Εγχειρίδιο Χρήσης Λογισμικού (Software User Manual) Σφάλμα! Το αρχείο προέλευσης της αναφοράς δεν βρέθηκε.

Transcript

1 Εγχειρίδιο Χρήσης Λογισμικού (Software User Manual) SUM Σφάλμα! Το αρχείο προέλευσης της αναφοράς δεν βρέθηκε. Κωδικός Έργου: 111_O Όνομα Έργου: Περιφέρειες Οργανισμός: Υπουργείο Εσωτερικών Περιγραφή: Το παρόν έγγραφο αποτελεί το Εγχειρίδιο Χρήσης του λογισμικού που θα αναπτυχθεί για το έργο Περιφέρειες με κωδικό 111_O για το Υπουργείο Εσωτερικών. ALTEC ABEE Software Development Department Συντάκτης (Author): [ukeb1]πάνος Αναγνωστόπουλος ALTEC ABEE, Πάτμου 12, ΜΑΡΟΥΣΙ Τηλ: ( ) Fax : ( )

2 ΦΥΛΛΟ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ ΕΓΓΡΑΦΟΥ (DOCUMENT STATUS SHEET) ΤΙΤΛΟΣ TITLE Περιφέρειες Software User Manual ΑΡΙΘΜΟΣ QM D Template SUM v0.3 GR.doc DOCUMENT REFERENCE NUMBER ΠΡΟΤΥΠΟ TEMPLATE REF QM C Template SUM v0.3 GR ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΕΚΔΟΣΕΩΝ (VERSION HISTORY) Έκδοση Ημερομηνία Αιτία αλλαγής Έγκριση ΤΡΕΧΟΥΣΑ ΕΚΔΟΣΗ (CURRENT VERSION) Έκδοση Ημερομηνία Αιτία αλλαγής Έγκριση /02/05 Αρχική Έκδοση QAM ΑΝΑΦΟΡΑ ΜΕΤΑΤΡΟΠΩΝ ΕΓΓΡΑΦΟΥ (DOCUMENT CHANGE RECORD) Σελίδα (Page) Παράγραφος (Paragraph) Αιτία Αλλαγής (Reason for change) Αλλαγή (Change No) Άτομο (Person) Περιφέρειες v0.1 21/02/05 Page 2 of 80

3 ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ (TABLE OF CONTENTS) 1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΠΡΟΣΔΟΚΩΜΕΝΟΙ ΑΝΑΓΝΩΣΤΕΣ ΔΗΛΩΣΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΣΚΟΠΟΣ ΤΡΟΠΟΣ ΧΡΗΣΗΣ ΤΟΥ ΕΓΓΡΑΦΟΥ ΠΑΡΑΠΟΜΠΕΣ ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ ΟΔΗΓΙΕΣ ΑΝΑΦΟΡΑΣ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΟΣ ΕΠΙΣΚΟΠΗΣΗ ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΟΔΗΓΙΕΣ ΠΡΩΤΟΚΌΛΛΗΣΗ ΕΙΣΕΡΧΌΜΕΝΟΥ ΕΓΓΡΆΦΟΥ Σκοπός Βήματα διαδικασίας Είσοδος στο σύστημα Είσοδος στο φάκελο μη αρχειοθετημένα Εκκίνηση πρωτοκόλλησης Συμπλήρωση φόρμας Αρχειοθέτηση Απόδοση αριθμού πρωτοκόλλου Επανεμφάνιση φόρμας Τέλος ΠΡΩΤΟΚΌΛΛΗΣΗ ΕΞΕΡΧΌΜΕΝΟΥ ΕΓΓΡΆΦΟΥ Σκοπός Βήματα διαδικασίας Είσοδος στο σύστημα Είσοδος στο φάκελο μη αρχειοθετημένα Εκκίνηση πρωτοκόλλησης Συμπλήρωση φόρμας Αρχειοθέτηση Απόδοση αριθμού πρωτοκόλλου Επανεμφάνιση φόρμας Τέλος ΠΡΩΤΟΚΌΛΛΗΣΗ ΕΞΕΡΧΌΜΕΝΟΥ ΤΑΥΤΆΡΙΘΜΟΥ Σκοπός Βήματα διαδικασίας Επιλογή εισερχομένου προς απάντηση Εμφάνιση στοιχείων εισερχομένου εγγράφου προς απάντηση Συμπλήρωση πεδίων Σύνδεση εισερχομένου εξερχομένου Ολοκλήρωση λειτουργίας Τέλος ΕΚΤΥΠΏΣΕΙΣ Σκοπός Βήματα διαδικασίας Είσοδος στο φάκελο μη αρχειοθετημένα Μετάβαση στη λίστα εκτύπωσης Επιλογή εκτύπωσης Καθορισμός κριτηρίων Εμφάνιση κατάστασης προς εκτύπωση Εκτύπωση...32 Περιφέρειες v0.1 21/02/05 Page 3 of 80

4 Καθαρισμός Τέλος ΕΙΣΑΓΩΓΉ ΜΕ Σκοπός Προϋποθέσεις Βήματα διαδικασίας Μετάβαση στο περιβάλλον Ηλεκτρονική Αλληλογραφία Παραλαβή εγγράφων Αποστολή στον Πάπυρο ΕΙΣΑΓΩΓΉ ΕΓΓΡΆΦΩΝ Σκοπός Βήματα διαδικασίας Εισαγωγή εγγράφων Επιλογή πηγής Ρυθμίσεις Τρόποι εισαγωγής εγγράφων Διαγραφή Προεπισκόπηση Αποθήκευση Τέλος ΣΎΝΔΕΣΗ ΕΓΓΡΆΦΟΥ ΜΕ ΑΡΙΘΜΌ ΠΡΩΤΟΚΌΛΛΟΥ Σκοπός Βήματα διαδικασίας Εμφάνιση φόρμας πρωτοκόλλησης Πρωτοκόλληση Τέλος ΣΧΕΔΊΑΣΗ ΡΟΏΝ ΕΡΓΑΣΊΑΣ Σκοπός Εκκίνηση εφαρμογής Δημιουργία νέας Ιδιότητες διαδικασίας Δημιουργία βημάτων Ορισμός ιδιοτήτων βήματος Επιμέλεια διαδικασίας Διαγραφή διαδικασίας ΕΚΤΈΛΕΣΗ ΡΟΉΣ ΕΡΓΑΣΊΑΣ Σκοπός Εκκίνηση διαδικασίας Διεκπεραίωση βήματος Μετάβαση στο επόμενο βήμα ΒΟΗΘΗΤΙΚΕΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΣΎΣΤΗΜΑ ΕΠΊΒΛΕΨΗΣ Σκοπός Είσοδος στην εφαρμογή Διαδικασίες Διαχείριση χρηστών Διαχείριση ομάδων Επιλογές ΑΝΑΦΟΡΑ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ # Λειτουργική Περιγραφή Προειδοποιήσεις Παράμετροι Απαιτούμενες Προαιρετικές Προεπιλεγμένες Σύνταξη Παραδείγματα...79 Περιφέρειες v0.1 21/02/05 Page 4 of 80

5 6.1.5 Πιθανά Σφάλματα και αιτίες Συσχετισμός με άλλες Λειτουργίες ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ Α ΜΗΝΥΜΑΤΑ ΛΑΘΟΥΣ ΚΑΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΕΠΑΝΑΚΤΗΣΗΣ Β ΛΕΞΙΛΟΓΙΟ Γ ΕΥΡΕΤΗΡΙΟ Δ ΓΡΗΓΟΡΟ ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΧΡΗΣΤΗ...80 Περιφέρειες v0.1 21/02/05 Page 5 of 80

6 1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ (INTRODUCTION[JP2]) 1.1 Προσδοκώμενοι Αναγνώστες (Intended readership)[pj3] Το παρόν εγχειρίδιο χρήσης λογισμικού πρόκειται να χρησιμοποιηθεί: Από κάθε ενδιαφερόμενο για το υποσύστημα ο οποίος μπορεί να χρησιμοποιήσει το τμήμα 2 (Επισκόπηση) για μια γρήγορη αναφορά στα περιεχόμενα του παρόντος εγχειριδίου χρήσης. από τους χειριστές (operators) του υποσυστήματος Προϋπολογισμού οι οποίοι θα αναφέρονται κυρίως στο τμήμα 4 (Οδηγίες Χρήστη) από τον διαχειριστή του υποσυστήματος (system Administrator) ο οποίος θα αναφέρεται κυρίως στα τμήματα 3 και 6. από τον υπεύθυνο συντήρησης του υποσυστήματος (maintenance personnel) για την εγκατάσταση ο οποίος θα αναφέρεται κυρίως στο τμήμα 3 (Εγκατάσταση). 1.2 Δήλωση Εφαρμογής (Applicability statement[pj4]) Το παρόν εγχειρίδιο αναφέρεται στην αρχική έκδοση (v0.1) του υποσυστήματος Προϋπολογισμού (Α03). 1.3 Σκοπός (Purpose)[PJ5] Ο σκοπός του υποσυστήματος Προϋπολογισμού είναι να υποστηρίξει τις λειτουργίες του Προϋπολογισμού των Περιφερειών. [PJ6]Ο σκοπός του εγχειριδίου χρήσης λογισμικού είναι να βοηθήσει τον χρήστη να λειτουργήσει και να συντηρήσει (Operation and Maintenance) το υποσύστημα του Προϋπολογισμού. 1.4 Τρόπος Χρήσης του Εγγράφου (How to use this document[pj7]) Το παρόν εγχειρίδιο (SUM) περιλαμβάνει τρεις βασικές ενότητες και τα Παραρτήματα. Οι Ενότητες είναι: Η Επισκόπηση (Overview) που περιέχει τη διαδικασία που περιγράφεται από το Λογισμικό, και με ποιόν τρόπο υποστηρίζεται αυτή από το Λογισμικό. Επίσης, παρουσιάζει τι χρειάζεται να παρέχει ο χρήστης στο Λογισμικό. Η Εγκατάσταση (Installation) περιγράφει τις διαδικασίες για την ενεργοποίηση του λογισμικού στο Μηχάνημα-Στόχος Οι Οδηγίες (Instruction) παρέχουν, για κάθε εργασία: Μια λειτουργική περιγραφή (what the task will achieve) Προειδοποιήσεις (Do s and don t s) Παραμέτρους, που περιλαμβάνουν: (α) Απαιτούμενες (β) Προαιρετικές Περιφέρειες v0.1 21/02/05 Page 6 of 80

7 (γ) Προεπιλογές (Default options) Διαδικασίες, που περιλαμβάνουν: (α) Αρχική Εγκατάσταση και Εκκίνηση (Setup and initialisation) (β) Λειτουργίες εισαγωγής δεδομένων (Input operations) (γ) Αναμενόμενα Αποτελέσματα (What results to expect) Πιθανά σφάλματα και αιτίες (what to do when things go wrong) Τα Παραρτήματα περιλαμβάνουν Μηνύματα Λάθους (Error Messages) και διαδικασίες επανάκτησης (recovery procedures). Περιγράφονται όλα τα μηνύματα λάθους. Λεξιλόγιο και Ευρετήριο Γρήγορο εγχειρίδιο χρήστη Περιφέρειες v0.1 21/02/05 Page 7 of 80

8 1.5 Παραπομπές (References[ukeb8]) α/α Έγγραφο Παράγραφος Τίτλος [1] Quality [1.1] ISO 9001 [1.2] U-PD Quality Manual 4.xx ESA PSS-05-0 [1.3] (Issue ) ESA Software Engineering Standards ESA PSS [1.4] (Issue 1 Oct 91) Guide to the Software Detailed Design and Production Phase [2] Contractual Documents [2.1] [2.2] [2.3] Appendix C C.5 Chapter 6 The Software User Manual SUM Table of contents The Software User Manual Εφαρμ ογή x x Αναφ. [2] 111_O [2.1] URD v0.1.2 User Requirements Document x [3] 111_O URD_3.2.4 SUIG MDI v0.4.1.doc Standard UI & Guidelines in MDI environment 1.6 Συμβάσεις (Conventions)[PJ9] Όπως περιγράφεται στην παραπομπή [3]. [PJ10] Περιφέρειες v0.1 21/02/05 Page 8 of 80

9 1.7 Οδηγίες Αναφοράς Προβλήματος (Problem Reporting instructions[pj11]) Κατά την διάρκεια της λειτουργίας του λογισμικού μπορεί να υπάρξουν προβλήματα ή ανάγκες αλλαγής του λογισμικού. Αυτά αντιμετωπίζονται με την ακόλουθη διαδικασία Σε περίπτωση προβλήματος ή αίτησης αλλαγής επικοινωνήστε τηλεφωνικά στο TBD_Specify_Tel/Name. Αν το πρόβλημα δεν μπορεί να λυθεί με τηλεφωνικές οδηγίες ή πρόκειται για αλλαγή τότε συμπληρώστε την παρακάτω φόρμα και αποστείλετε τη με fax ή με θέμα 111_O_TBD_Specify_CI_Problem/Change Αίτηση αναφοράς προβλήματος ή αλλαγής Τίτλος αίτησης Όνομα αιτούντος Ημερομηνία Στοιχείο Αναλυτική περιγραφή προβλήματος ή αλλαγής Προτεινόμενη λύση 111_O (Τίτλος αίτησης) Όνομα αιτούντος Xx/xx/xxxx Όνομα φόρμας ή εκτυπωτικού που αναφέρεται το πρόβλημα Αναλυτική περιγραφή προβλήματος ή αλλαγής Προτείνετε αναλυτικά πιο θέλετε να είναι το αποτέλεσμα της συγκεκριμένης λειτουργίας Υπογραφή αιτούντος Υπογραφή Υπευθύνου (όνομα) (Όνομα.) Περιφέρειες v0.1 21/02/05 Page 9 of 80

10 2 ΕΠΙΣΚΟΠΗΣΗ (OVERVIEW[PJ12]) Περιφέρειες v0.1 21/02/05 Page 10 of 80

11 3 ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ (Installation) Οι εμπλεκόμενοι με την εκτέλεση των Εφαρμογών ρόλοι μπορούν να ταξινομηθούν σε τρείς κατηγορίες: a) Καθήκοντα Διαχειριστή (Administrator) που μπορεί να καθορίζει τα δικαιώματα εκτέλεσης μίας Εφαρμογής από μία Οργανωτική Μονάδα και παραμετροποιεί τους συγκεκριμένους χρήστες (ή ομάδες χρηστών) σε σχέση με τους εμπλεκόμενους Ρόλους. b) Δικαιώματα Υπευθύνων Χρηστών που μπορούν να εκτελέσουν τα ενεργά σενάρια χρήσης με λήψη αποφάσεων c) Δικαιώματα απλών Χρηστών που περιορίζονται στο να έχουν το δικαίωμα να ενημερωθούν για τα καταχωρημένα στοιχεία. d) Δικαιώματα δημιουργίας Εκθέσεων και Εκτυπώσεων που μπορούν να είναι διακριτά χωρίς να αποκλείεται να δοθεί η δυνατότητα στους (a), (b) και (c) να δοθεί, από τον (a). Οπως ορίζεται και στο έγγραφο SUIG διατίθενται δύο τρόποι εκτέλεσης των Εφαρμογών: i) Σαν Java Applet, τρόπος εκτέλεσης που επιτρέπει να μη γίνεται τοπική εγκατάσταση βιβλιοθηκών κλάσεων. ii) Μέσω του Java Web Start που δεν πρόκειται μεν για thin client αλλά επιτρέπει να γίνεται αυτόματο deployment και η ταχύτητα εκτέλεσης να βελτιστοποιηθεί. Σε επίπεδο μηχανής Client μπορεί να χρησιμοποιηθεί ένας Web Browser (MS Explorer 6, Netscape 6.5, Mozilla 1.6, Opera 7, ή σε νεώτερη έκδοση) με τις εξής προϋποθέσεις: Η συμβατική υποχρέωση δεν καλύπτει παλαιές μηχανές και εγγυάται ασφαλή λειτουργία σε Windows (έκδοση 2000, XP, ή νεώτερη), Linux (Redhat, Suse, Mandrake), Unix (Solaris, HP-UX, AIX). Η μηχανή του client πρέπει να είναι java-enabled με έκδοση του JRE (Java Runtime Environment) ή νεώτερη Πρέπει να έχει γίνει ενεργοποίηση της Java (applets, Java Web Start) στον χρησιμοποιούμενο Web Browser του Client. Περιφέρειες v0.1 21/02/05 Page 11 of 80

12 4 ΟΔΗΓΙΕΣ Περιγράφονται οι διαδικασίες Πρωτοκόλληση εισερχόμενου εγγράφου Πρωτοκόλληση εξερχόμενου εγγράφου Πρωτοκόλληση εξερχόμενου ταυτάριθμου Εκτύπωση κατάστασης παράδοσης εγγράφων Εισαγωγή φακέλων σύνδεση με αριθμό πρωτοκόλλου Εισαγωγή Σχεδιασμός ροής εργασίας Εκτέλεση ροής εργασίας Βοηθητικές εργασίες ασφάλεια δεδομένων και εγγράφων 4.1 Πρωτοκόλληση εισερχόμενου εγγράφου Σκοπός Πρωτοκόλληση εγγράφων όταν δεν είναι επιθυμητή η αποθήκευση του ίδιου του εγγράφου (κείμενο του). Σε αυτή την περίπτωση δεν γίνεται σάρωση εγγράφου, ούτε εισαγωγή κάποιου εγγράφου σε ηλεκτρονική μορφή Βήματα διαδικασίας Είσοδος στο σύστημα Πραγματοποιώντας τη σύνδεση µε το σύστημα και μετά από την ταυτοποίηση των στοιχείων του χρήστη (login) εμφανίζεται το περιβάλλον εργασίας του συστήματος Περιφέρειες v0.1 21/02/05 Page 12 of 80

13 Είσοδος στο φάκελο μη αρχειοθετημένα Επιλέγοντας το link «μη αρχειοθετημένα», εμφανίζεται ο φάκελος Μη Αρχειοθετημένα Περιφέρειες v0.1 21/02/05 Page 13 of 80

14 Εκκίνηση πρωτοκόλλησης Πιέζοντας το πλήκτρο «Πρωτόκολλο», εμφανίζεται η φόρμα πρωτοκόλλου Περιφέρειες v0.1 21/02/05 Page 14 of 80

15 Τα μέχρι εδώ βήματα δεν είναι ανάγκη να επαναλαμβάνονται για κάθε έγγραφο, αφού μετά από κάθε πρωτοκόλληση εγγράφου η φόρμα πρωτοκόλλησης επανεμφανίζεται αυτόματα Συμπλήρωση φόρμας Συμπλήρωση υποχρεωτικών πεδίων Επιλέγετε το πλαίσιο επιλογής «Εισερχόμενο». Επιλέγετε τον Αποστολέα πιέζοντας το πλήκτρο στο πλαίσιο που ορίζει το συγκεκριμένο πεδίο. που εμφανίζεται πάνω δεξιά Συμπληρώνετε το πεδίο Θέμα με το θέμα του εγγράφου. Η συμπλήρωση γίνεται με πληκτρολόγηση πάνω στο πεδίο αφού πρώτα βάλετε το δείκτη πάνω στο πεδίο και πιέσετε το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού. Πιέζοντας το πλήκτρο στο δεξί πάνω μέρος του πλαισίου που ορίζει το πεδίο Αποστολέας, εμφανίζεται το ακόλουθο παράθυρο από το οποίο μπορείτε να διαχειριστείτε τους Αποστολείς που αποθηκεύονται στο ευρετήριο. Στο παράθυρο εμφανίζεται καρτέλα με τον τίτλο Αναζήτηση η οποία και παρέχει πεδία για αναζήτηση όρων. Περιφέρειες v0.1 21/02/05 Page 15 of 80

16 Όταν επιθυμείτε να επιλέξετε Αποστολέα πρέπει να εκτελέσετε μια αναζήτηση για να δείτε αν είναι ήδη καταχωρημένος. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στην αναζήτηση οποιοδήποτε πεδίο επιθυμείτε ενώ μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ειδικό σύμβολο % %, με ή χωρίς κάποια φράση ανάμεσα. εμφανίζονται όλοι οι όροι που στο όνομα τους περιέχουν τη %φράση% σε οποιοδήποτε σημείο κι αν βρίσκεται αυτή. Την αναζήτηση μπορείτε να την εκκινήσετε πιέζοντας το πλήκτρο Αναζήτηση. Αν ο όρος υπάρχει τότε τον επιλέγετε και πιέζετε το πλήκτρο Επιλογή που ενεργοποιείται με την επιλογή του όρου, οπότε το πεδίο αποστολέας συμπληρώνεται. Σε περίπτωση που εκτελέσετε την αναζήτηση όρου και δεν εμφανιστεί κανένα αποτέλεσμα, αυτό σημαίνει ότι όρος με τα κριτήρια που κάνατε την αναζήτηση δεν υπάρχει. Δοκιμάστε ξανά, κάνοντας χρήση του συμβόλου % και αφαιρώντας κάποιους χαρακτήρες από τη ζητούμενη φάση, για να βεβαιωθείτε (ορθογραφία). Αν παρόλα αυτά ο όρος δεν υπάρχει, τότε πιέζοντας το πλήκτρο <Νέος> εμφανίζεται η καρτέλα Περιφέρειες v0.1 21/02/05 Page 16 of 80

17 στην οποία πληκτρολογείτε στα πεδία το όνομα και τα στοιχεία του νέου Αποστολέα. Πιέζοντας το πλήκτρο Καταχώριση ο όρος και τα στοιχεία του αποθηκεύονται. Η καρτέλα επανεμφανίζεται για καταχώρηση καινούριου αποστολέα. Αν δεν επιθυμείτε να καταχωρήσετε άλλους πατήστε άκυρο. Το πλήκτρο Επιμέλεια επαναφέρει τα στοιχεία ενός επιλεγμένου όρου προκειμένου να τα τροποποιήσετε Το πλήκτρο καμία επιλογή προκαλεί το κλείσιμο του παραθύρου διαχείρισης του πεδίου Αποστολέας και την αφαίρεση όλων επιλεγμένων όρων στο πεδίο στη φόρμα αρχειοθέτησης. Το πλήκτρο Άκυρο προκαλεί την ακύρωση των ενεργειών που εκτελείτε και σας επαναφέρει στο προηγούμενο κάθε φορά παράθυρο. Τα παραπάνω πεδία είναι υποχρεωτικά. Αν προχωρήσετε στο επόμενο βήμα (αρχειοθέτηση) χωρίς να έχετε συμπληρώσει κάποιο από αυτά, εμφανίζονται αντίστοιχα τα μηνύματα: Περιφέρειες v0.1 21/02/05 Page 17 of 80

18 Συμπλήρωση των υπόλοιπων πεδίων Στο πεδίο Έτος υπάρχει προεπιλεγμένο το τρέχον έτος Το πεδίο Ημ/νία είναι συμπληρωμένο από το σύστημα με την τρέχουσα ημερομηνία Στο πεδίο βαθ. Ασφάλ. Επιλέγετε από την πτυσσόμενη λίστα το βαθμό ασφαλείας (καμία επιλογή, κοινό, εμπιστευτικό) Συμπληρώνετε το πεδίο Ημ. Πρ. Απ. με την ημερομηνία πρωτοκόλλου του αποστολέα όταν αυτή υφίσταται στο έγγραφο. Η συμπλήρωση γίνεται με πληκτρολόγηση πάνω στο πεδίο αφού πρώτα βάλετε το δείκτη πάνω στο πεδίο και πιέσετε το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού. Τα πεδία Αρ. Πρωτ. Περίφ. Και Αρ. Πρωτ. Πύλης αφορούν τον αριθμό πρωτοκόλλου περιφέρειας και αριθμό πρωτοκόλλου πύλης αντίστοιχα και αποδίδονται αυτόματα από το σύστημα κατά την αρχειοθέτηση. Συμπληρώνετε το πεδίο Αρ. Πρ. Απ. με τον αριθμό πρωτοκόλλου του αποστολέα όταν υφίσταται. Η συμπλήρωση γίνεται με πληκτρολόγηση πάνω στο πεδίο αφού πρώτα βάλετε το δείκτη πάνω στο πεδίο και πιέσετε το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού. Επιλέγετε το Φορέα που πραγματοποιεί την πρωτοκόλληση πιέζοντας το πλήκτρο. Στο πεδίο Παρατηρήσεις (πλαίσιο κειμένου) συμπληρώνετε οτιδήποτε επιπλέον κριθεί αναγκαίο για το έγγραφο. Στο πεδίο Λέξεις Κλειδιά (ευρετήριο πολλαπλής επιλογής) και πιέζοντας το πλήκτρο, επιλέγετε χαρακτηρισμούς του Εισερχόμενου εγγράφου προς περαιτέρω διευκόλυνση κατά το στάδιο της αναζήτησης εάν αυτό είναι αναγκαίο ή επιθυμητό. Ενεργοποιείστε το πεδίο κατάθεσης πρωτοκόλλου αν επιθυμείτε την εμφάνιση αποδεικτικού Αντίστοιχα συμπληρώνονται και όσα άλλα πεδία στη φόρμα κριθούν αναγκαία Αρχειοθέτηση Αφού έχει ολοκληρωθεί η διαδικασία απόδοσης χαρακτηριστικών, πιέζετε το πλήκτρο «Αρχειοθέτηση» και το Εισερχόμενο έγγραφο αποκτά, αυτόματα από το σύστημα, Αριθμό Πρωτοκόλλου Περιφέρειας και Αριθμό Πρωτοκόλλου Πύλης Απόδοση αριθμού πρωτοκόλλου Εμφανίζεται το μήνυμα: Περιφέρειες v0.1 21/02/05 Page 18 of 80

19 Και το Αποδεικτικό κατάθεσης πρωτοκόλλου Επανεμφάνιση φόρμας Πατώντας οκ στο μήνυμα: Επανεμφανίζεται η φόρμα πρωτοκόλλησης, προκειμένου να προχωρήσετε σε πρωτοκόλληση καινούριου εγγράφου. Περιφέρειες v0.1 21/02/05 Page 19 of 80

20 Τέλος Για να σταματήσετε τη διαδικασία πρωτοκόλλησης, πατήστε το πλήκτρο άκυρο στο κάτω μέρος της φόρμας πρωτοκόλλησης 4.2 Πρωτοκόλληση εξερχόμενου εγγράφου Σκοπός Πρωτοκόλληση εγγράφων όταν δεν είναι επιθυμητή η αποθήκευση του ίδιου του εγγράφου. Σε αυτή την περίπτωση δεν γίνεται σάρωση εγγράφου, ούτε εισαγωγή κάποιου εγγράφου σε ηλεκτρονική μορφή Βήματα διαδικασίας Είσοδος στο σύστημα Πραγματοποιώντας τη σύνδεση µε το σύστημα και μετά από την ταυτοποίηση των στοιχείων του χρήστη (login) εμφανίζεται το περιβάλλον εργασίας του συστήματος Είσοδος στο φάκελο μη αρχειοθετημένα Επιλέγοντας το link «μη αρχειοθετημένα», εμφανίζεται ο φάκελος μη αρχειοθετημένα Περιφέρειες v0.1 21/02/05 Page 20 of 80

21 Εκκίνηση πρωτοκόλλησης Πιέζοντας το πλήκτρο «πρωτόκολλο», εμφανίζεται η φόρμα πρωτοκόλλου Περιφέρειες v0.1 21/02/05 Page 21 of 80

22 Τα μέχρι εδώ βήματα δεν είναι ανάγκη να επαναλαμβάνονται για κάθε έγγραφο, αφού μετά από κάθε πρωτοκόλληση εγγράφου η φόρμα πρωτοκόλλησης επανεμφανίζεται αυτόματα Συμπλήρωση φόρμας Συμπλήρωση υποχρεωτικών πεδίων Επιλέγετε το πλαίσιο επιλογής «Εξερχόμενο» Επιλέγετε τους Αποδέκτες πιέζοντας το πλήκτρο που εμφανίζεται πάνω δεξιά στο πλαίσιο που ορίζει το συγκεκριμένο πεδίο. Συμπληρώνετε το πεδίο Θέμα με το θέμα του εγγράφου. Η συμπλήρωση γίνεται με πληκτρολόγηση πάνω στο πεδίο αφού πρώτα βάλετε το δείκτη πάνω στο πεδίο και πιέσετε το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού. Τα παραπάνω πεδία είναι υποχρεωτικά. Αν προχωρήσετε στο επόμενο βήμα (αρχειοθέτηση) χωρίς να έχετε συμπληρώσει κάποιο από αυτά, εμφανίζονται αντίστοιχα τα μηνύματα: Περιφέρειες v0.1 21/02/05 Page 22 of 80

23 Συμπλήρωση των υπόλοιπων πεδίων Στο πεδίο Έτος υπάρχει προεπιλεγμένο το τρέχον έτος Το πεδίο Ημ/νία είναι συμπληρωμένο από το σύστημα με την τρέχουσα ημερομηνία Στο πεδίο βαθ. Ασφάλ. Επιλέγετε από την πτυσσόμενη λίστα το βαθμό ασφαλείας (καμία επιλογή, κοινό, εμπιστευτικό) Τα πεδία Αρ. Πρωτ. Περίφ. Και Αρ. Πρωτ. Πύλης αφορούν τον αριθμό πρωτοκόλλου περιφέρειας και αριθμό πρωτοκόλλου πύλης αντίστοιχα και αποδίδονται αυτόματα από το σύστημα κατά την αρχειοθέτηση. Επιλέγετε το Φορέα που πραγματοποιεί την πρωτοκόλληση πιέζοντας το πλήκτρο. Στο πεδίο Παρατηρήσεις (πλαίσιο κειμένου) συμπληρώνετε οτιδήποτε επιπλέον κριθεί αναγκαίο για το έγγραφο. Στο πεδίο Λέξεις Κλειδιά (ευρετήριο πολλαπλής επιλογής) και πιέζοντας το πλήκτρο, επιλέγετε (από ήδη καταχωρημένους όρους) χαρακτηρισμούς του Εισερχόμενου εγγράφου προς περαιτέρω διευκόλυνση κατά το στάδιο της αναζήτησης εάν αυτό είναι αναγκαίο ή επιθυμητό. Αντίστοιχα συμπληρώνονται και όσα άλλα πεδία στη φόρμα κριθούν αναγκαία Περιφέρειες v0.1 21/02/05 Page 23 of 80

24 Αρχειοθέτηση Αφού έχει ολοκληρωθεί η διαδικασία απόδοσης χαρακτηριστικών, πιέζετε το πλήκτρο «Αρχειοθέτηση» και το Εξερχόμενο έγγραφο αποκτά, αυτόματα από το σύστημα, Αριθμό Πρωτοκόλλου Περιφέρειας και Αριθμό Πρωτοκόλλου Πύλης Απόδοση αριθμού πρωτοκόλλου Εμφανίζεται το μήνυμα: Και το Αποδεικτικό κατάθεσης πρωτοκόλλου Επανεμφάνιση φόρμας Πατώντας οκ στο μήνυμα: Περιφέρειες v0.1 21/02/05 Page 24 of 80

25 Επανεμφανίζεται η φόρμα πρωτοκόλλησης, προκειμένου να προχωρήσετε σε πρωτοκόλληση καινούριου εγγράφου Τέλος Για να σταματήσετε τη διαδικασία πρωτοκόλλησης, πατήστε το πλήκτρο Άκυρο στο κάτω μέρος της φόρμας πρωτοκόλλησης 4.3 Πρωτοκόλληση εξερχόμενου ταυτάριθμου Σκοπός Πρωτοκόλληση εξερχόμενου εγγράφου στο οποίο επιθυμείτε να αποδώσετε τον ίδιο αριθμό πρωτοκόλλου με κάποιο Εισερχόμενο έγγραφο (απαντητικό σε εισερχόμενο ταυτάριθμο) Βήματα διαδικασίας Αν η φόρμα πρωτοκόλλησης δεν είναι ανοιχτή, ακολουθούμε τα βήματα εκκίνησης πρωτοκόλλησης όπως περιγράφηκαν για την πρωτοκόλληση εισερχομένου και εξερχομένου εγγράφου Επιλογή εισερχομένου προς απάντηση Επιλέγετε το πλαίσιο επιλογής Εξερχόμενο πιέζοντας πάνω του. Στο πεδίο Έτος Εισερχόμενου (πτυσσόμενη λίστα), που εμφανίζεται στο δεξί κάτω μέρος της φόρμας, επιλέγετε το έτος πρωτοκόλλησης του Εισερχόμενου που πρόκειται να απαντηθεί. Στο πεδίο που εμφανίζεται ακριβώς από κάτω Αριθμός Πρωτοκόλλου Εισερχομένου συμπληρώνετε τον Αριθμό Πρωτοκόλλου του Εισερχόμενου που πρόκειται να απαντηθεί Εμφάνιση στοιχείων εισερχομένου εγγράφου προς απάντηση Πιέζοντας το πλήκτρο Εξερχόμενο συμπληρώνονται αυτόματα στη φόρμα τα στοιχεία του Εισερχομένου εγγράφου που πρόκειται να απαντηθεί. Αν ο αριθμός που δίνεται, δεν υφίσταται στο σύστημα εμφανίζεται σχετικό μήνυμα Συμπλήρωση πεδίων Σε αυτή την περίπτωση δεν είναι υποχρεωτική η συμπλήρωση των πεδίων Αποδέκτης και Θέμα εξερχομένου Περιφέρειες v0.1 21/02/05 Page 25 of 80

26 Συμπληρώνετε τα στοιχεία που αφορούν το εξερχόμενο έγγραφο Σύνδεση εισερχομένου εξερχομένου Πιέζοντας το πλήκτρο Σύνδεση, ολοκληρώνεται η διαδικασία σύνδεσης των εγγράφων Ολοκλήρωση λειτουργίας Εμφανίζεται μήνυμα ολοκλήρωσης της διαδικασίας Τέλος Πιέζοντας το πλήκτρο Κλείσιμο στο παραπάνω πλαίσιο, τερματίζεται η διαδικασία πρωτοκόλλησης και η φόρμα πρωτοκόλλησης δεν επανεμφανίζεται 4.4 Εκτυπώσεις Σκοπός Εκτύπωση καταστάσεων ημερήσιων, εβδομαδιαίων, μηνιαίων, βιβλίου πρωτοκόλλου κλπ Βήματα διαδικασίας Είσοδος στο φάκελο μη αρχειοθετημένα Πραγματοποιώντας τη σύνδεση µε το σύστημα και μετά από την ταυτοποίηση των στοιχείων του χρήστη (login) εμφανίζεται το περιβάλλον εργασίας του συστήματος Επιλέγοντας το link «μη αρχειοθετημένα», εμφανίζεται ο φάκελος μη αρχειοθετημένων Μετάβαση στη λίστα εκτύπωσης Πατώντας το πλήκτρο εμφανίζεται η λίστα με τις διαθέσιμες εκτυπώσεις, από όπου μπορείτε να επιλέξετε την εκτύπωση που θέλετε Περιφέρειες v0.1 21/02/05 Page 26 of 80

27 Επιλογή εκτύπωσης Από τη λίστα των εκτυπώσεων επιλέγετε την εκτύπωση που θέλετε πατώντας το αντίστοιχο link Καθορισμός κριτηρίων Στη συνέχεια εμφανίζεται μια φόρμα της μορφής Περιφέρειες v0.1 21/02/05 Page 27 of 80

28 Στην οποία συμπληρώνετε τα κριτήρια αναζήτησης που αφορούν την επιλεγμένη εκτύπωση (πχ ημερομηνία, πύλη, χώρος αποθήκευσης, κλπ.) Εμφάνιση κατάστασης προς εκτύπωση Πατώντας το πλήκτρο οκ εμφανίζεται η προς εκτύπωση κατάσταση. Στη συνέχεια απεικονίζονται οι προς εκτύπωση καταστάσεις για κάθε εκτύπωση Ημερήσια κατάσταση εισερχομένων εγγράφων πύλης πρωτοκόλλησης Ημερήσια κατάσταση εισερχομένων εγγράφων πύλης πρωτοκόλλησης Περιφέρειες v0.1 21/02/05 Page 28 of 80

29 Ημερήσια κατάσταση πρωτοκόλλου (εισερχόμενα & εξερχόμενα έγγραφα) πύλης πρωτοκόλλησης Εβδομαδιαία κατάσταση εισερχομένων εγγράφων πύλης πρωτοκόλλησης Εβδομαδιαία κατάσταση εξερχομένων εγγράφων πύλης πρωτοκόλλησης Εβδομαδιαία κατάσταση πρωτοκόλλου (εισερχόμενα & εξερχόμενα έγγραφα) πύλης πρωτοκόλλησης Μηνιαία κατάσταση εισερχομένων εγγράφων πύλης πρωτοκόλλησης Περιφέρειες v0.1 21/02/05 Page 29 of 80

30 Αρ.Πρωτ.Πύλης Αρ.Πρωτ.Περιφ. Αποστολέας Ημερ.Αποστ. Αρ.Πρωτ.Αποστ. Θέμα Εισερχ. Στάδιο Διεκπ. Ημ/νία Διεκπ. Μονάδα Έτος/Μήνας: _/_ Έτος/Μήνας: _/_ Μηνιαία κατάσταση εξερχομένων εγγράφων πύλης πρωτοκόλλησης Μηνιαία κατάσταση πρωτοκόλλου (εισερχόμενα & εξερχόμενα έγγραφα) πύλης πρωτοκόλλησης Εκτύπωση βιβλίου πρωτοκόλλου πύλης πρωτοκόλλησης εγγράφων για χρονικό διάστημα που θα ορίζεται από το χρήστη Κατάσταση πρωτοκόλλων περιφέρειας ανά μονάδα Κατάσταση εισερχομένων εγγράφων πύλης πρωτοκόλλησης τα οποία δεν έχουν διεκπεραιωθεί ανά μονάδα Περιφέρειες v0.1 21/02/05 Page 30 of 80

31 Κατάσταση εισερχομένων εγγράφων πύλης πρωτοκόλλησης τα οποία δεν έχουν διεκπεραιωθεί ανά υπεύθυνο χειρισμού Κατάλογος εγγράφων πύλης πρωτοκόλλησης εγγράφων ανά φυσικό χώρο αρχειοθέτησης Ημερήσια κατάσταση εισερχομένων εγγράφων ανά μονάδα χρέωσης και τρόπο επίδοσης Ημερήσια κατάσταση εξερχομένων εγγράφων ανά τρόπο διεκπεραίωσης Περιφέρειες v0.1 21/02/05 Page 31 of 80

32 Εκτύπωση Πατώντας το πλήκτρο Εκτύπωση, εκτυπώνεται η επιλεγμένη κατάσταση Καθαρισμός Πατώντας το πλήκτρο καθαρισμός, σβήνονται τα κριτήρια αναζήτησης που έχετε θέσει προκειμένου να διαμορφώσετε μια άλλη κατάσταση προς εκτύπωση Τέλος Η διαδικασία ολοκληρώνεται κλείνοντας το παράθυρο της εκτύπωσης 4.5 Εισαγωγή με Σκοπός Εισαγωγή στο σύστημα εγγράφων των οποίων η αποστολή ή η λήψη έχει γίνει μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Προϋποθέσεις Θα πρέπει να υφίσταται στον υπολογιστή λογαριασμός στο Microsoft Outlook Βήματα διαδικασίας Μετάβαση στο περιβάλλον Ηλεκτρονική Αλληλογραφία Από το φάκελο μη αρχειοθετημένα, πατώντας το πλήκτρο Ηλεκτρονική Αλληλογραφία, μεταβαίνετε στο αντίστοιχο περιβάλλον Περιφέρειες v0.1 21/02/05 Page 32 of 80

33 Παραλαβή εγγράφων Στην κατηγορία φάκελος που εμφανίζεται στα αριστερά του περιβάλλοντος εργασίας υπάρχουν δύο επιλογές: Εισερχόμενα και Απεσταλμένα Επιλέγοντας μια από τις δύο και πατώντας παραλαβή, εμφανίζεται στην οθόνη η λίστα με τα Εισερχόμενα ή τα εξερχόμενα από το αντίστοιχο περιβάλλον του Outlook Αποστολή στον Πάπυρο Επιλέγοντας ένα και πατώντας Αποστολή στον Πάπυρο, αυτό εισάγεται στο φάκελο μη αρχειοθετημένων του χρήστη, από όπου και γίνεται η πρωτοκόλληση του. 4.6 Εισαγωγή εγγράφων Σκοπός Η διαδικασία αυτή αφορά την εισαγωγή εγγράφων στο σύστημα. Έγγραφα δηλαδή τα οποία είτε εισάγονται στο σύστημα μέσω σαρωτή (scanner), ή έχουν δημιουργηθεί από διάφορες εφαρμογές (word, excel, κλπ.). Περιφέρειες v0.1 21/02/05 Page 33 of 80

34 4.6.2 Βήματα διαδικασίας Εισαγωγή εγγράφων Επιλέγοντας το link «μη αρχειοθετημένα», εμφανίζεται ο φάκελος μη αρχειοθετημένων. Πατώντας το πλήκτρο Εισαγωγής Εγγράφων ενεργοποιείται το περιβάλλον Επιλογή πηγής Από την πτυσσόμενη λίστα επιλέγετε μία από τις ακόλουθες Επιφάνεια σάρωσης Αυτόματη τροφοδοσία Αρχείο Ρυθμίσεις Μπορείτε να κάνετε τις εξής ρυθμίσεις σε σχέση με το έγγραφο: Βάθος χρώματος: επιλέγετε την ποιότητα του χρώματος με την οποία θα σαρωθεί το έγγραφο (φυσικό χρώμα, ασπρόμαυρο, αποχρώσεις του γκρι). Ανάλυση: Επιλέγετε την ανάλυση με την οποία επιθυμείτε να σαρωθεί το έγγραφο Αντίθεση: Σύροντας το δείκτη ρυθμίζετε την αντίθεση με την οποία επιθυμείτε να σαρωθεί το έγγραφο. Φωτεινότητα: Σύροντας το δείκτη ρυθμίζετε τη φωτεινότητα με την οποία επιθυμείτε να σαρωθεί το έγγραφο Τρόποι εισαγωγής εγγράφων Εισαγωγή εγγράφου από αρχείο Περιφέρειες v0.1 21/02/05 Page 34 of 80

35 Επιλέξτε πηγή: αρχείο Πατήστε Νέο έγγραφο. Η λίστα εγγράφων εμφανίζει την ονομασία του εγγράφου. Πατήστε επόμενη σελίδα για να εισάγετε το αρχείο που θέλετε από το παράθυρο Η λίστα εγγράφων αποκτά δενδροειδή δομή µε τις εισαχθείσες σελίδες. Περιφέρειες v0.1 21/02/05 Page 35 of 80

36 Στην περίπτωση αυτή δεδομένου ότι εισάγετε αρχείο, το έγγραφο μπορεί να αποτελείται από μια µόνο σελίδα, επομένως: Πατήστε Αποθήκευση ή Συνεχίστε να δημιουργείτε νέα έγγραφα Εισαγωγή εγγράφου από σαρωτή Επιλέξτε πηγή: επιφάνεια σάρωσης Πατήστε νέο έγγραφο Πατήστε επόμενη Σελίδα για να γίνει η εισαγωγή της σελίδας στο έγγραφο Εισαγωγή εγγράφου από σαρωτή Επιλέξτε πηγή: αυτόματη τροφοδοσία Πατήστε επόμενη σελίδα για να γίνει ξεκινήσει η σάρωση Διαγραφή Για να διαγράψετε μια σελίδα ή ένα έγγραφο, επιλέξτε το από την δενδροειδή δομή και πατήστε διαγραφή Προεπισκόπηση Μόλις εκκινήσετε την εφαρμογή, θα εμφανιστεί παράλληλα µε αυτήν το παράθυρο προεπισκόπησης από σαρωτή. Το κλείσιμο του γίνεται παράλληλα µε το κλείσιμο της. Σε αυτό το παράθυρο μπορείτε να δείτε την προεπισκόπηση των σελίδων που σαρώνονται, καθώς και των αρχείων εφόσον αυτά είναι σε μορφή εικόνας Αποθήκευση Πατήστε το πλήκτρο αποθήκευση για να εισάγετε τα αρχεία στο σύστημα Τέλος Τα αρχεία αυτά εμφανίζονται στο φάκελο μη αρχειοθετημένα από όπου και μπορούμε να προχωρήσουμε σε πρωτοκόλληση 4.7 Σύνδεση εγγράφου με αριθμό Πρωτοκόλλου Σκοπός Αυτή η διαδικασία έχει ως στόχο την απόδοση αριθμού πρωτοκόλλου στα έγγραφα που είναι αποθηκευμένα στο σύστημα. Αφορά τα έγγραφα που εισάγονται στο σύστημα από (διαδικασία 1.5), ή από σαρωτή, τροφοδότη σελίδων ή αρχείο (διαδικασία 1.6). Περιφέρειες v0.1 21/02/05 Page 36 of 80

37 4.7.2 Βήματα διαδικασίας Εμφάνιση φόρμας πρωτοκόλλησης Στο φάκελο μη αρχειοθετημένων, επιλέγετε το έγγραφο το οποίο θέλετε να πρωτοκολλήσετε, πατώντας το πλήκτρο, το οποίο βρίσκεται στα αριστερά του ονόματος του εγγράφου Και εμφανίζεται το μενού του εγγράφου, όπου επιλέγετε Αρχειοθέτηση> Πρωτόκολλο και εμφανίζεται η φόρμα πρωτοκόλλησης. Περιφέρειες v0.1 21/02/05 Page 37 of 80

38 Πρωτοκόλληση Η συμπλήρωση της φόρμας γίνεται με τον τρόπο που περιγράφηκε παραπάνω Τέλος Πατώντας το πλήκτρο Αρχειοθέτηση, γίνεται απόδοση αριθμού πρωτοκόλλου ακριβώς όπως έχει περιγραφεί, με τη διαφορά ότι η φόρμα πρωτοκόλλου δεν επανεμφανίζεται προκειμένου να γίνει πρωτοκόλληση επόμενου εγγράφου. 4.8 Σχεδίαση ροών εργασίας Σκοπός Η εφαρμογή Σχεδίαση διαδικασιών είναι ένα εργαλείο σχεδιασμού ροών εργασίας. Οι διαδικασίες αποτελούνται από βήματα στα οποία καθορίζονται εκ των προτέρων οι παράμετροι δρομολόγησης των εγγράφων, καθώς επίσης προβλέπεται και η διασύνδεση των βημάτων μεταξύ τους. Με τον τρόπο αυτό, ο χρήστης απαλλάσσεται από επιλογές ανάθεσης για τυπικές και συνηθισμένες διαδρομές, ακολουθώντας μια ανάλογα σχεδιασμένη διαδικασία Εκκίνηση εφαρμογής Από το φάκελο μη αρχειοθετημένων του συστήματος, και πατώντας ενεργοποιείται το περιβάλλον σχεδίασης διαδικασιών Περιφέρειες v0.1 21/02/05 Page 38 of 80