Μείωση του κόστους και αύξηση της ρευστότητας μέσω επιτάχυνσης των διαδικασιών

Transcript

1 Λογιστική Solution Info Μείωση του κόστους και αύξηση της ρευστότητας μέσω επιτάχυνσης των διαδικασιών Τα λογιστικά τμήματα αποτελούν το κατεξοχήν πεδίο εφαρμογής του DocuWare. Λόγω της υποχρέωσης προσκόμισης αποδείξεων υπάρχει επείγουσα ανάγκη εφαρμογής ενός ηλεκτρονικού αρχείου. Επιπρόσθετα οφέλη: Λιγότερες αναζητήσεις, σημαντική εξοικονόμηση χώρου, υψηλότερες πιθανότητες έκπτωσης λόγω πρόωρης εξόφλησης λογαριασμών και επιτάχυνση εισερχόμενων πληρωμών. Οι οικονομικές και νομικές διατάξεις που ισχύ- ουν στον κλάδο της λογιστικής επιβάλλουν τη φύλαξη πληθώρας εγγράφων. Η συστηματική αρχειοθέτηση των εγγράφων χωρίς τη χρήση ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων (DMS) είναι μια εξαιρετικά χρονοβόρα διαδικασία που δεσμεύει πολύ χώρο. Η αναζήτηση εγγράφων σε περίπτωση μετακίνησης του παραστατι- κού ή λανθασμένης ταξινόμησής του απαιτεί επίσης πολύ χρόνο. Νομικές απαιτήσεις Οφέλη Λιγότερες αναζητήσεις Εξοικονόμηση χώρου Ασφαλής αρχειοθέτηση - Αρχές νόμιμης τήρησης λογιστικών βιβλίων Πληρότητα, επικαιρότητα, επαληθευσιμότητα και η αρχή "Δεν εκτελείται λογιστική καταχώ- ρηση χωρίς παραστατικό" σε κάθε λογιστικό τμήμα. Τήρηση των νομικών απαιτήσεων Μεγαλύτερες εκπτώσεις σε μετρητά - Περίοδος τήρησης των στοιχείων Σύμφωνα με τη φορολογική νομοθεσία, η περί- οδος τήρησης στοιχείων μπορεί να ανέρχεται σε έως και δέκα χρόνια. Για παράδειγμα, τα έγγραφα παίζουν ιδιαίτερα σημαντικό ρόλο σε περίπτωση ευθύνης λόγω ελαττωματικών προϊόντων ή συμβατικών αξιώσεων. Σε αυτές τις περιπτώσεις απαιτείται κάποιες φορές ακόμη πιο μακροχρόνια τήρηση στοιχείων. 1

2 Εσωτερική επικοινωνία Η δυνατότητα πρόσβασης σε πρόσφατες πληροφορίες όπως κέντρα κόστους ή κωδικούς λογιστικών καταχωρήσεων πρέπει να διατίθεται ανά πάσα στιγμή. Μόνο με αυτό τον τρόπο διασφαλίζεται ότι η εσωτερική αναλυτική λογιστική εκμετάλλευσης αναφέρει σωστά στοιχεία. Αποτελεσματική διαχείριση με το DocuWare Με τη χρήση του συστήματος διαχείρισης εγγράφων DocuWare επιχυγχάνεται πολύ μεγαλύτερη διαφάνεια στον τομέα της λογιστικής. Το DocuWare οργανώνει εγκαίρως και με ασφάλεια τις εσωτερικές διαδικασίες ελέγχου. Ο χρόνος που δαπανάται στη μεταβίβαση, μεταφορά και μη χρήση των παραστατικών μειώνεται ή ακόμη και εκμηδενίζεται. Παρέχεται επίσης η δυνατότητα αποκεντρωμένης ταυτόχρονης εργασίας. Εξασφαλίζεται η άμεση παροχή πληροφοριών σε όλους τους υπευθύνους διότι υπάρχει δυνατότητα άμεσης αναζήτησης κάθε παραστατικού. Οι απαραίτητοι έλεγχοι διεξάγονται ευκολότερα και καλύτερα, δεν απαιτούνται πλέον αίθουσες αρχείων κα η προετοιμασία λογιστικών ελέγχων λαμβάνει χώρα πολύ πιο γρήγορα. DocuWare Το DocuWare DMS συγκεντρώνει σε έναν κεντρικό χώρο έγγραφα διαφορετικής μορφής και προέλευσης, όπως παραστατικά, επιστολές, λίστες, πρωτόκολλα, δεδομένα ή . Το DocuWare επιτρέπει τη σάρωση αυτών των εγγράφων καθώς και την καταχώρηση τους σε ευρετήριο, την αποστολή, την επισήμανση, την επεξεργασία, την εκτύπωση και την αποστολή τους μέσω φαξ και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μέσω του Διαδικτύου παρέχεται η δυνατότητα πρόσβασης στο κεντρικό αρχείο από όλον τον κόσμο, οποιαδήποτε στιγμή. 2

3 Οι διαδικασίες Λογιστική διαχείριση εισπρακτέων λογαριασμών Το χρονικό διάστημα που μεσολαβεί από την έκδοση ενός λογαριασμού και την υπενθύμιση εξόφλησης οφειλής ως την είσπραξη είναι μεγάλο. Πριν από την εξόφληση της οφειλής προκύπτει πολύ συχνά πληθώρα ερωτήσεων από τον πελάτη. Οφέλη του DocuWare Εφόσον όλα τα σχετικά έγγραφα διατίθενται σε έναν κεντρικό χώρο συγκέντρωσης, όλες οι ερωτήσεις διασαφηνίζονται άμεσα και τα αντίγραφα παραστατικών αποστέλλονται με ένα πάτημα του ποντικιού. Επομένως, οι έγκαιρη καταχώρηση των εισερχόμενων πληρωμών δεν αποτελεί πλέον πρόβλημα. Η αποτροπή αξιώσεων εγγύησης όπως επίσης και η βελτίωση των ελέγχων και της συνεργασίας των αποκεντρωμένων λειτουργικών μονάδων αποτελούν εξαιρετικά σημαντικά πλεονεκτήματα. Ο απαιτούμενος χρόνος έρευνας ελαχιστοποιείται και ως εκ τούτου οι εργαζόμενοι αφιερώνουν περισσότερο χρόνο στις σημαντικές εργασίες τους. Ο προσανατολισμός στην επίτευξη στόχων και το αίσθημα ικανοποίησης αυξάνονται σημαντικά. Λογιστική διαχείριση πληρωτέων λογαριασμών Το χρονικό διάστημα που μεσολαβεί από την παραλαβή μιας απόδειξης μέχρι την εξόφλησή της είναι συχνά μεγαλύτερο από αυτό που ορίζει ο κατασκευαστής για τη χορήγηση έκπτωσης. Τα αντίγραφα αποδείξεων διέρχονται από πολλά στάδια μέχρι την αποδέσμευσή τους και συχνά λείπουν πληροφορίες που απαιτούνται για τον έλεγχο, όπως συμβάσεις ή δελτία παράδοσης. Οι περίοδοι αδράνειας και επεξεργασίας είναι κατά κανόνα μακροχρόνιοι. Κάποιες φορές οι εργαζόμενοι δεν γνωρίζουν το τρέχον στάδιο της έγκρισης. Ερωτήσεις από τους προμηθευτές προκαλούν χρονοβόρες αναζητήσεις και επανεκτύπωση αντιγράφων. Τα διπλά αντίτυπα πρωτοτύπου και αντιγράφων περιπλέκουν περαιτέρω την κατάσταση. Οφέλη του DocuWare Ο χώρος συγκέντρωσης εγγράφων του συστήματος DocuWare παρέχει άμεση πρόσβαση σε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες και προσδίδει διαφάνεια στην επεξεργασία, εξασφαλίζοντας παράλληλα εκπτώσεις λόγω πρόωρης εξόφλησης των λογαριασμών. Η διάρκεια της διαδικασίας επεξεργασίας μειώνεται σημαντικά και δεν απαιτούνται πλέον αντίγραφα και πρωτοτύπα ή διπλότυπα έγγραφα. Διαβάστε στη σελίδα 3 με ποιόν τρόπο διαχειρίζεται το DocuWare τη ροή εργασιών στη λογιστική. Αλλά και στον τομέα της λογιστικής διαχείρισης πληρωτέων λογαριασμών, οι εργαζόμενοι έχουν περισσότερο χρόνο για τις σημαντικές τους εργασίες διότι εξοικονομούν χρόνο κατά την αναζήτηση. Η επιχείρηση επωφελείται από τη μείωση του συνολικού κόστους κατά τον έλεγχο των αποδείξεων. Οι βελτίωση των όρων για τους προμηθευτές όπως επίσης και η αξιοποίηση των δυνατοτήτων που ορίζονται βάσει συμβάσεων αποτελούν σαφή πλεονεκτήματα του συστήματος DocuWare. Οι επιπρόσθετες χρεώσεις λόγω καθυστέρησης εξόφλησης και οι διπλές πληρωμές ανήκουν πλέον στο παρελθόν. 3

4 Ανάλυση απόκλισης κόστους Πολύ συχνά στη Διοικητική Λογιστική ορίζονται λεπτομερή κέντρα κόστους όπως επίσης και αξιολογήσεις κομιστών και διαβιβάζονται στους αρμοδίους με σκοπό την διαχείριση των επιχειρηματικών διαδικασιών. Από αυτή τη διαδικασία προκύπτουν ερωτήσεις, οι οποίες μπορούν να απαντηθούν μόνο αν παρέχεται πρόσβαση σε έγγραφα. Οφέλη του DocuWare λα τα σχετικά έγγραφα καθώς και οι αλλαγές σε στρατηγικές και προϋπολογισμούς περιλαμβάνονται στον κεντρικό χώρο συγκέντρωσης εγγράφων του DocuWare και διατίθενται άμεσα με το πάτημα ενός κουμπιού ενώ τυχόν ερωτήσεις απαντώνται ταχύτατα. Οι δυνατότητες ελέγχου των αποκλίσεων ενισχύονται και ταυτόχρονα μειώνεται το κόστος που δαπανάται σε αυτόν τον τομέα. Ως αποτέλεσμα, η διαχείριση της εταιρείας είναι περισσότερο αποτελεσματική. Τα σωστά νούμερα βρίσκονται στο σωστό χρονικό σημείο στον κατάλληλο χώρο. Σχεδιασμός Στο σχεδιασμό ενός προϋπολογισμού εμπλέκεται ένας μεγάλος αριθμός ατόμων από διαφορετικά τμήματα. Απαραίτητη προϋπόθεση είναι ο ακριβής συντονισμός και η σύνθεση απόψεων. Τα οφέλη του DocuWare Το DocuWare περιλαμβάνει σε ένα κεντρικό χώρο αποθήκευσης εγγράφων όλα τα προσχέδια, τις εκτιμήσεις έργου και τα χρονοδιαγράμματα όπως επίσης και ένα σύστημα διαχείρισης παραλλαγών αρχείων για την τεκμηρίωση των σχεδιαστικών σταδίων. Με αυτόν τον τρόπο διασφαλίζεται από το σύστημα διαχείρισης εγγράφων ότι μέσω των λειτουργιών ροής εργασιών εκτελούνται εύκολα τα μεμονωμένα στάδια, όπως π.χ. κατά τη δημοσίευση εγγράφων και την πρόσβαση σε σχέδια προηγούμενων ετών και άλλων τμημάτων. Η ταχεία πρόσβαση σε αξιολογήσεις κομιστών, αποδείξεις, στατιστικά στοιχεία και εκθέσεις της τρέχουσας περιόδου είναι εξασφαλισμένη. Εκτός από τη βελτίωση της ποιότητας, το DocuWare μειώνει ταυτόχρονα και το κόστος σχεδιασμού. Ως εκ τούτου, αποφεύγονται λάθη που οφείλονται σε διαφορετικές εκδόσεις σχεδιαστικών δεδομένων, εγγράφων υποβολής σχεδίων ή προσχέδιων. 4

5 Διαχείριση ελέγχου αποδείξεων με το DocuWare Η μονάδα CONTENT-FOLDER και οι λειτουργίες σήμανσης του συστήματος διαχείρισης εγγράφων διαχειρίζονται τη διαδικασία ελέγχου αποδείξεων αποτελεσματικά, ταχύτατα και αποδοτικά. Με την πρόσθετη μονάδα CONTENT- FOLDER μπορείτε να ορίζετε λίστες εργασιών και να αναθέτετε ξεχωριστά ελεγκτές. Τα έγγραφα που προορίζονται για τα στάδια επεξεργασίας και λήψης αποφάσεων τοποθετούνται αυτόματα μέσω των λειτουργιών σήμανσης στη λίστα εργασιών του επόμενου ελεγκτή. Παράδειγμα: Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία παραλαβής, οι νέοι λογαριασμοί εμφανίζονται στη λίστα εργασιών του πρώτου ελεγκτή. Αυτός ορίζει για κάθε λογαριασμό το αντίστοιχο κέντρο κόστους χρησιμοποιώντας μια σήμανση. Οι αποδείξεις εμφανίζονται τώρα αυτόματα στις λίστες εργασιών του υπεύθυνου για τα κέντρα κόστους. Αφού υποβληθούν σε έλεγχο, οι λογαριασμοί εγκρίνονται με σήμανση και προωθούνται αυτόματα στη λίστα εργασιών του αρμόδιου λογιστή. Η διαδικασία ροής εργασιών ορίζεται με απλό τρόπο. Όλα τα στάδια επεξεργασίας παρουσιάζονται με σαφήνεια και γίνονται εύκολα κατανοητά μέσω των σημάνσεων στα παραστατικά. Η σφραγίδα εγγράφων έχει πλέον εξαλειφθεί. Οι ηλεκτρονικές σημάνσεις φέρουν εις πέρας με αξιοπιστία και διαφάνεια τη διαδικασία ελέγχου Στον εικονιζόμενο σταθμό εργασίας με όνομα CONTENT-FOLDER μπορείτε να διαχειρίζεστε και να επιβλέπετε τη διαδικασία ελέγχου αποδείξεων. Οι ηλεκτρονικές σημάνσεις χαρακτηρίζουν την κατάσταση και διαχειρίζονται τη διαδικασία κατά την παραλαβή αποδείξεων 5

6 Η λειτουργία BARTEC Η BARTEC Componenten und Systeme GmbH, ειδική σε θέματα ασφαλείας, ενσωμάτωσε στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων DocuWare την οικονομικά αποδοτική λύση της SAΡ. Οι διαδικα- σίες χαρακτηρίζονται από μεγαλύτερη διαφάνεια και οι εργαζόμενοι δεν χρειάζεται πλέον να πραγματοποιούν μακροχρόνιες αναζητήσεις σε αρχεία εγγράφων. Ως εκ τούτου, μπορούν να εστιάσουν όλη τους την προσοχή στις σημαντικές εργασίες τους. Πριν από την χρήση της ηλεκτρονικής αρχικοποίησης, το σύνολο των παραστατικών διατηρούνταν αποκλειστικά σε έντυπη μορφή και φυλάσσονταν από ειδικούς σε θέματα ασφαλείας στο Bad Mergentheim. Σε μερικά γραφεία μάλιστα διατηρούνταν περιττοί φάκελοι επιπροσθέτως του κεντρικού αρχείου. Εργαζόμενοι οι οποίοι δεν διέθεταν δικό τους αρχείο αναγκάζονταν να διασχίσουν μεγάλες αποστάσεις για να πραγματοποιήσουν αναζήτηση στην κεντρική συλλογή εγγράφων. Σήμερα τα εξερχόμενα παραστατικά αρχικοποιούνται άμεσα και αυτόματα κατά τη δημιουργία τους. Τα εισερχόμενα παραστατικά φέρουν μια ετικέτα με γραμμωτό κωδικό. Μετά από τον απαραίτητο έλεγχο, καταχωρούνται στο σύστημα R/3. Έπειτα, τα έγγραφα μεταφέρονται στο αρχείο και μέσω του γραμμωτού κωδικού γίνεται αυτόματα ανάθεση της εγγραφής τους. Ως εκ τούτου, δεν απαιτείται αναδιοργάνωση της επεξεργασίας. Οι εργαζόμενοι μπορούν να αποκτήσουν πρόσβαση στο αρχείο μέσω της εφαρμογής που χρησιμοποιούν συνήθως, χωρίς να χρειάζεται να μεταβούν στο DMS. Τα έγγραφα είναι άμεσα διαθέσιμα στην οθόνη του υπολογιστή με το πάτημα ενός κουμπιού, π.χ. κατά τη διάρκεια ενός τηλεφωνήματος με πελάτες ή προμηθευτές. Η BARTEC εγγυάται επίσης την ασφάλεια των δεδομένων. Το ενδεχόμενο πυρκαγιάς ή πλημμύρας δεν εγκυμονεί πλέον κινδύνους. 6

7 Εργασία Εξοικονόμηση χώρου και σαφής αρχειοθέτηση εγγράφων Μείωση του χρόνου αναζήτησης και αρχειοθέτησης Εύκολη και άμεση πρόσβαση από το λογισμικό χρήσης που χρησιμοποιείται από τον χρήστη "Χάρη στο DocuWare δεν χρειάζεται πλέον να χρησιμοποιούμε αίθουσες αρχείων ενώ όλα τα έγγραφα που αφορούν τους πελάτες μας διατίθενται άμεσα μέσω του λογισμικού SAP/R3. Οι συνεργάτες μας έχουν περισσότερο χρόνο για να παρέχουν άριστες υπηρεσίες" Οφέλη Σημαντική μείωση του κόστους αναζήτησης Καλύτερη ροή πληροφοριών Βελτιωμένη παροχή υπηρεσιών, εξοικονόμηση κόστους Wolfgang Hornung, Επικεφαλής τμήματος Οργάνωσης / Πληροφορικής This document can also be found here: For more information please visit our website at 7