ΑΝΑΡΤΗΤΕΑ ΣΤΟ ΔΙΑΔΙΚΤΥΟ Αθήνα 21/01/2015 Αριθμ. Πρωτ. 116

Transcript

1 Νοσ/µείο Παίδων «Αγία Σοφία» Παπαδιαµαντοπούλου και Θηβών 1 Αθήνα Γουδί Τηλ: Fax: inchildh@otenet.gr ΑΝΑΡΤΗΤΕΑ ΣΤΟ ΔΙΑΔΙΚΤΥΟ Αθήνα 21/01/2015 Αριθμ. Πρωτ. 116 Θέμα: Επαναληπτική πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος για την προμήθεια ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος για την οργάνωση και λειτουργία τμήματος ανθρώπινου δυναμικού και μισθοδοσίας την εμπορική διαχείριση και λογιστική παρακολούθηση Το Ινστιτούτο Υγείας του Παιδιού, Ν.Π.Ι.Δ. (Π.Δ. 867/1979) έχοντας υπόψη 1. Την απόφαση ΔΕ /01/2015 με θέμα: «Επανάληψη Πρόσκλησης εκδήλωσης ενδιαφέροντος για κατάθεση προσφορών για την προμήθεια Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος για την Οργάνωση και Λειτουργία Τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού και Μισθοδοσίας την Εμπορική Διαχείριση και Λογιστική Παρακολούθηση». 2. Την «Ανάληψη υποχρέωσης και δέσμευση ποσού ύψους ,00 ευρώ» με ΑΔΑ 6ΛΝΘ469ΗΣ3-ΠΣΘ 3. Τις συνημμένες Τεχνικές Προδιαγραφές Το Ινστιτούτο Υγείας του Παιδιού, Ν.Π.Ι.Δ. (Π.Δ. 867/1979) προτίθεται να προβεί στην προμήθεια ενός σύγχρονου Συστήματος Διαχείρισης Ανθρωπίνου Δυναμικού προκειμένου η Διεύθυνση Προσωπικού να διατηρεί ηλεκτρονικό μητρώο υπαλλήλων και να εναρμονιστεί με την Ενιαία Αρχή Πληρωμών Ν.3845/2010 και Ν.3870/2010. Να τηρεί ο φορέας μας εμπορική παρακολούθηση της αποθήκης μας, την λογιστική παρακολούθηση την τήρηση μητρώου δεσμεύσεων και αναρτήσεων αποφάσεων στη Διαύγεια. Τέλος την δημιουργία και τήρηση ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου Αντικείμενο του Έργου Τεχνικές Προδιαγραφές (όπως το συνημμένο παράρτημα Α ) Προϋπολογισμός και Όροι Πληρωμής Ο προϋπολογισμός της ανωτέρω προμήθειας θα ανέλθει έως το ποσό των δέκα χιλιάδων Ευρώ (10.000,00 ) συμπεριλαμβανομένου του αναλογούντος Φ.Π.Α. και θα καλυφθεί από τις πιστώσεις του Κωδικού Εξόδων ΚΑΕ Οι τιμές των προσφορών ισχύουν για εκατόν είκοσι (120) ημέρες και δεν υπόκεινται σε μεταβολή κατά τη διάρκεια ισχύος της προσφοράς, ούτε σε τυχόν παρατάσεις της. H πληρωμή του αναδόχου θα πραγματοποιείται σε ευρώ ( ) με την προσκόμιση των φορολογικών στοιχείων που προβλέπονται από τον Κ.Φ.Α.Σ. και των λοιπών νόμιμων δικαιολογητικών που προβλέπονται από τις ισχύουσες διατάξεις κατά το χρόνο πληρωμής (ενδεικτικά αναφέρονται η ασφαλιστική και φορολογική ενημερότητα) 1

2 Η αμοιβή θα καταβάλλεται μετά την ποιοτική και ποσοτική παραλαβή των προμηθευόμενων προϊόντων ή υπηρεσιών και ύστερα από βεβαίωση της αρμόδιας Επιτροπής του Ι.Υ.Π. για την καλή εκτέλεση του σχετικού. Ο Ανάδοχος επιβαρύνεται με κάθε νόμιμη ασφαλιστική εισφορά και κράτηση υπέρ νομικών προσώπων ή άλλων Οργανισμών, η οποία κατά νόμο βαρύνει τον Ανάδοχο, σύμφωνα με τους ισχύοντες κάθε φορά νόμους και εγκυκλίους του αρμόδιου Υπουργείου. H δαπάνη βαρύνει τον τακτικό προϋπολογισμό του Ι.Υ.Π. Η καθαρή αξία των παραστατικών υπόκειται σε παρακράτηση φόρου εισοδήματος βάσει του Ν. 2238/1994 (ΦΕΚ 151/Α/1994) όπως τροποποιήθηκε και ισχύει. Συγκεκριμένα, τον προμηθευτή βαρύνουν: Παρακράτηση ύψους 0,10% η οποία υπολογίζεται επί της αξίας, εκτός ΦΠΑ, της αρχικής, καθώς και κάθε συμπληρωματικής Σύμβασης, υπέρ της Ενιαίας Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Συμβάσεων, επ αυτής χαρτόσημο 3% και επ αυτού εισφορά υπέρ ΟΓΑ 20%. Παρακράτηση φόρου εισοδήματος 4% για προϊόντα & αγαθά ή Παρακράτηση φόρου εισοδήματος 8% για παροχή υπηρεσιών Το Ι.Υ.Π. βαρύνει ο ανάλογος Φ.Π.A. Κριτήριο Αξιολόγησης Προσφορών Ως κριτήριο ανάθεσης - μεταξύ των προσφορών που θα υποβληθούν και οι οποίες τηρούν τις προϋποθέσεις που ζητούνται -, είναι η χαμηλότερη προσφερόμενη τιμή Περιεχόμενα Προσφοράς Τρόπος Υποβολής Οι ενδιαφερόμενοι καλούνται να υποβάλλουν μέχρι και 06/02/2015 ημέρα Παρασκευή και ώρα 14.30μ.μ. στο Ινστιτούτο Υγείας του Παιδιού, Νοσοκομείο Παίδων «Αγία Σοφία», Θηβών και Παπαδιαμαντοπούλου 1 κτίριο «Σπύρου Δοξιάδη» 1ος όροφος τις προσφορές τους σε κλειστό φάκελο με την ένδειξη «εκδήλωση ενδιαφέροντος για την προμήθεια ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος για την οργάνωση και λειτουργία τμήματος ανθρωπίνου δυναμικού και μισθοδοσίας, εμπορικής διαχείρισης και λογιστικής παρακολούθησης». Ο κλειστός Φάκελος θα περιέχει (σε 1 πρωτότυπο και 1 αντίγραφο): α. Παραστατικό εκπροσώπησης (εφόσον ο προσφέρων συμμετέχει με αντιπρόσωπό του) β. Υπεύθυνη δήλωση της παρ. 4 του άρθρου 8 του ν. 1599/1986, όπως εκάστοτε ισχύει,, στην οποία να αναγράφονται: i. Τα στοιχεία της πρόσκλησης εκδήλωσης ενδιαφέροντος και να δηλώνεται ότι: ii. Η προσφορά συντάχθηκε σύμφωνα με τους όρους της παρούσας πρόσκλησης της οποίας έλαβε γνώση και τους αποδέχεται πλήρως και ανεπιφύλακτα. iii. Ο ενδιαφερόμενος είναι φορολογικά και ασφαλιστικά ενήμερος Αναφορικά με νομικά πρόσωπα, η απαιτούμενη κατά τα ως άνω υπεύθυνη δήλωση υπογράφεται, επί εταιριών περιορισμένης ευθύνης (Ε.Π.Ε.) και προσωπικών εταιριών (Ο.Ε. και Ε.Ε.) από τον διαχειριστή τους ή πρόσωπο ειδικώς εξουσιοδοτημένο απ αυτούς 2

3 και επί ανωνύμων εταιριών (Α.Ε.) από τον νόμιμο εκπρόσωπο της εταιρείας (δηλ. από φυσικό πρόσωπο το οποίο σύμφωνα με το καταστατικό εκπροσωπεί και δεσμεύει την εταιρεία) ή πρόσωπο ειδικώς εξουσιοδοτημένο με απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου της εταιρείας. γ. Για την απόδειξη των ανωτέρω ιδιοτήτων και της εξουσίας έκδοσης παραστατικού εκπροσώπησης, τα ημεδαπά νομικά πρόσωπα προσκομίζουν επιπρόσθετα: i. Οι προσωπικές εταιρείες (Ο.Ε. και Ε.Ε.) αντίγραφο του καταστατικού, όπως τροποποιημένο ισχύει, νόμιμα δημοσιευμένου. ii. Οι Ε.Π.Ε., αντίγραφο του καταστατικού, όπως τροποποιημένο ισχύει, νόμιμα δημοσιευμένου, μαζί με τα αντίστοιχα Φ.Ε.Κ. (τ. Α.Ε. και Ε.Π.Ε.). iii. Οι Α.Ε., αντίγραφο κωδικοποιημένου καταστατικού, όπως έχει κατατεθεί στην αρμόδια διοικητική Αρχή, μαζί με τα αντίστοιχα Φ.Ε.Κ. (τ. Α.Ε. και Ε.Π.Ε.) στα οποία έχουν δημοσιευτεί η σύσταση της Εταιρείας και οι τροποποιήσεις του καταστατικού, καθώς και το Φ.Ε.Κ. (τ. Α.Ε. και Ε.Π.Ε.) στο οποίο έχει δημοσιευτεί η συγκρότηση του Διοικητικού τους Συμβουλίου. Σε όσες περιπτώσεις δεν έχει ολοκληρωθεί η διαδικασία δημοσιότητας, αρκεί η προσκόμιση ανακοίνωσης της αρμόδιας διοικητικής αρχής για την καταχώρηση των σχετικών στοιχείων στον οικείο Μ.Α.Ε. iv. Για όλες τις πιο πάνω περιπτώσεις, βεβαίωση της αρμόδιας κατά περίπτωση διοικητικής ή δικαστικής αρχής, από την οποία να προκύπτουν οι τυχόν μεταβολές που έχουν επέλθει στο νομικό πρόσωπο και τα όργανα διοίκησης αυτού. ε. Εάν ο προσφέρων είναι Φυσικό Πρόσωπο, οφείλει να καταθέσει Έναρξη επιτηδεύματος από την αντίστοιχη Δημόσια Οικονομική Υπηρεσία και τις μεταβολές του. στ. Τεχνική Προσφορά (όπως το συνημμένο παράρτημα Α ) ζ. Οικονομική προσφορά (σε κλειστό υποφάκελο) του υποψηφίου ανάδοχου όπου θα προσδιορίζεται με σαφήνεια το κόστος των προσφερόμενων προϊόντων και υπηρεσιών καθώς και το συνολικό κόστος προμήθειας και του ΦΠΑ Σημειώνεται ότι οι τιμές θα πρέπει να δίνονται σε ΕΥΡΩ Η αποσφράγιση των προσφορών θα πραγματοποιηθεί την Τρίτη 10/02/2015 και ώρα π.μ. στο Ινστιτούτο Υγείας του Παιδιού, Νοσοκομείο Παίδων «Αγία Σοφία», Θηβών και Παπαδιαμαντοπούλου 1 κτίριο «Σπύρου Δοξιάδη» 1 ος όροφος Αρμόδια για την αποσφράγιση και αξιολόγηση των προσφορών που θα κατατεθούν είναι η Επιτροπή που ορίστηκε με την με την απόφαση ΔΕ /07/2014 Συνημμένο: Παράρτημα Α 3

4 Συνοπτικά Στοιχεία του Έργου ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α Αντικείμενο του Έργου Τεχνικές προδιαγραφές ΑΝΑΘΕΤΟΥΣΑ ΑΡΧΗ ΤΙΤΛΟΣ ΕΡΓΟΥ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΙΝΣΤΙΤΟΥΤΟ ΥΓΕΙΑΣ ΤΟΥ ΠΑΙΔΙΟΥ ΝΠΙΔ ΠΡΟΜΗΘΕΙΑ ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟΥ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΤΜΗΜΑΤΟΣ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΥ ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ ΚΑΙ ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ ΤΗΝ ΕΜΠΟΡΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ,00 - ΔΕΚΑ ΧΙΛΙΑΔΕΣ ΕΥΡΩ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗ ΕΡΓΟΥ ΤΑΚΤΙΚΟΣ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ Ι.Υ.Π. ΚΑΕ 2549 ΧΡΟΝΟΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΕΡΓΟΥ ΑΠΟ ΤΗΝ ΕΝΑΡΞΗ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΕΩΣ ΤΟ ΤΕΛΟΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ 1. ΣΤΟΧΟΙ ΕΡΓΟΥ Σκοπός του έργου είναι η προμήθεια ενός σύγχρονου Συστήματος Διαχείρισης Ανθρωπίνου Δυναμικού προκειμένου η Διεύθυνση Προσωπικού να διατηρεί ηλεκτρονικό μητρώο υπαλλήλων και να εναρμονιστεί με την Ενιαία Αρχή Πληρωμών Ν.3845/2010 και Ν.3870/2010. Να τηρεί ο φορέας μας εμπορική παρακολούθηση της αποθήκης μας, την λογιστική παρακολούθηση την τήρηση μητρώου δεσμεύσεων και αναρτήσεων αποφάσεων στη Διαύγεια. Τέλος την δημιουργία και τήρηση ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου 2. ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ Στα πλαίσια του παρόντος έργου ο Ανάδοχος αναλαμβάνει Την εγκατάσταση, την παραμετροποίηση και την υποστήριξη μιας ολοκληρωμένης πληροφορικής εφαρμογής Διαχείρισης Ανθρωπίνου Δυναμικού και Μισθοδοσίας, διαχείρισης του Εμπορικού Κυκλώματος και Παρακολούθησης των Οικονομικών Πόρων (Λογιστική Διαχείριση) όπως επίσης και την εκπαίδευση των χρηστών/διαχειριστών. Χρονοδιάγραμμα - Φάσεις του έργου Φάσεις του έργου 1. Εγκατάσταση & παραμετροποίηση του υλικού και του λογισμικού καθώς και μετάπτωση δεδομένων από την παλιά εφαρμογή. 2. Πιλοτική λειτουργία, έλεγχος και δοκιμές καλής λειτουργίας 1 μήνα Διάρκεια 2,5 μήνες μετά από την υπογραφή σύμβασης του έργου 4

5 και εκπαίδευση χρηστών 3. Επιχειρησιακή λειτουργία 1 μήνα 4. Παράδοση Παραλαβή - 5. Περίοδος Εγγύησης καλής λειτουργίας - Δωρεάν συντήρησης 1 έτος από την παραλαβή Στις επόμενες παραγράφους περιγράφονται αναλυτικά οι Τεχνικές Προδιαγραφές και τι περιλαμβάνουν οι φάσεις του έργου. 3. ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΠΙΝΑΚΕΣ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ Αρχιτεκτονική συστήµατος - Γενικά Α/Α ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ 1. Υιοθέτηση τεχνολογίας client-server (2-tier ή 3-tier). ΠΑΡΑΠΟΜΠ Η 2. Σε επιλεγμένα πεδία να υπάρχουν συγκεκριμένοι έλεγχοι για την ορθότητα της καταχώρησης π.χ. Α.Φ.Μ., ΙΒΑΝ, ΑΜΚΑ 3. Διαδικασίες εξαγωγής όλων των δεδομένων στο format ενός κοινού προγράμματος (π.χ. Excel) 4. Δυνατότητα ρόλων που εφαρμόζουν περιορισμούς στην πρόσβαση ή στις λειτουργίες κατά περίπτωση: Διαχειριστής: με πλήρη πρόσβαση σε όλα τα τμήματα του συστήματος αλλά και με δυνατότητες παραμετροποίησης, π.χ. διαχείριση χρηστών και κωδικών τους. Καταχωρητής: με δυνατότητα πλήρους ή στοχευμένης πρόσβασης στα δεδομένα, ώστε να μπορεί να προσθέτει, τροποποιεί και διαγράφει δεδομένα κατά περίπτωση, να παράγει αρχεία και να παίρνει τις εκτυπώσεις. Απλός αναγνώστης: με ελεγχόμενη πρόσβαση στα δεδομένα του συστήματος, κυρίως σε ειδικά διαμορφωμένες αναφορές, χωρίς να έχει δυνατότητα παρέμβασης στο σύστημα και τα δεδομένα του. (προσφορά για τουλάχιστον 3 άδειες χρήσης 1 διαχειριστής και 2 καταχωρητές) 5. Δυνατότητα ελεγχόμενης πρόσβασης, μέσω των διαδικασιών ταυτοποίησης χρήστη εφαρμογής (Client user authentication) & ταυτοποίησης χρήστη Βάσης Δεδομένων (Database user authentication). 6. Δυνατότητα Εφεδρικότητας & Επαναφοράς δεδομένων (Backup& Restore). Το λειτουργικό περιβάλλον του Συστήματος πρέπει μετά από την κατάλληλη παραμετροποίηση να εξασφαλίζει διαδικασία ημερησίου αντιγράφου των δεδομένων 5

6 Α/Α ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ της εφαρμογής στον ίδιο server ή σε άλλη συσκευή (server ή Disk Storage κ.λπ.) με δυνατότητα επαναφοράς 7. Επεκτασιμότητα: Το σύστημα θα πρέπει να εξασφαλίζει την εύκολη συντήρησή του και να επιτρέπει την επέκταση της λειτουργικότητάς του με την προσθήκη επιπλέον υποσυστημάτων που θα καλύψουν πιθανές μελλοντικές ανάγκες Επίσης να είναι εφικτή η δυνατότητα δημιουργίας γέφυρας ή αρχείων ώστε να επικοινωνεί με άλλα συστήματα εφόσον αυτό ζητηθεί ΠΑΡΑΠΟΜΠ Η Σύστηµα ιαχείρισης Ανθρωπίνων Πόρων Προσωπικό Υπολογισµός Μισθοδοσίας ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ 8. Στο Προσωπικό Μητρώο των υπαλλήλων θα πρέπει να περιλαμβάνονται τα πιο κάτω στοιχεία: Στα στοιχεία οικογενειακής κατάστασης: 1. Στοιχεία ταυτότητας υπαλλήλου ( Επώνυμο, όνομα, πατρώνυμο, όνομα μητέρας ημερομηνία γέννησης). 2. ΑΦΜ, ΑΜΚΑ, Αριθμός Μητρώου ΙΚΑ, Αριθμός Μητρώου λοιπών επικουρικών Ταμείων, Αριθμός Μητρώου ΤΣΑΥ 3. Αριθμός Δελτίου Ταυτότητας / Διαβατηρίου, ημερομηνία και αρχή έκδοσης, ημερομηνία λήξης 4. Στοιχεία οικογενειακής κατάστασης (έγγαμος άγαμος, αριθμός τέκνων, ημερομηνία γέννησής τους). Στα στοιχεία υπηρεσιακής κατάστασης: 1. Απόφαση κατάταξης σε μισθολογικό κλιμάκιο. 2. Απόφαση κατάταξης σε βαθμό ( και δυνατότητα έκδοσης πίνακα προακτέων σύμφωνα με τον υπαλληλικό κώδικα). 3. Απόφαση μονιμοποίησης μετά τη συμπλήρωση διετούς δοκιμαστικής υπηρεσίας. 4. Αποφάσεις χορήγησης μισθολογικού ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠ Η 6

7 ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ κλιμακίου ( δυνατότητα ωρίμανσης για Μ.Κ. και δυνατότητα έκδοσης μηνιαίων καταστάσεων χορήγησης Μ.Κ. σύμφωνα με το ενιαίο μισθολόγιο - βαθμολόγιο). 5. Άδειες: κανονικές, Αναρρωτικές, ΑΥΕ (πρωτοβάθμια υγειονομική επιτροπή), άδεια κύησης, λοχείας, ανατροφής ( 9μηνο), άνευ αποδοχών, με αποδοχές (τρίτο παιδί), εκπαιδευτικές άδειες, μηχανογραφικές, αιμοδοτικές, γονικές. 6. Απόφαση απόλυσης (λόγω συμπλήρωσης του ορίου ηλικίας, σωματικής η πνευματικής ανικανότητας). 7. Λοιπά στοιχεία τα οποία καταθέτει ο υπάλληλος στην υπηρεσία: συμμετοχή σε σεμινάρια, συνέδρια, ημερίδες, επιμορφωτικά προγράμματα, εργασίες, δημοσιεύσεις, προσωπικά και επιστημονικά ενδιαφέροντα, να είναι σε μορφή επεξεργάσιμη ώστε να μπορούμε να προσθέτουμε ότι νέο κατατίθεται. Επίσης: Η εφαρμογή πρέπει να διαχειρίζεται δεδομένα για το υπάρχον προσωπικό της Υπηρεσίας μας (τουλάχιστον 100 υπάλληλοι) με δυνατότητα επεκτασιμότητας όσον αφορά τον αριθμό τους. 9. Πρέπει να υπάρχει δυνατότητα κατανομής του προσωπικού σε υπηρεσίες σε επίπεδο διευθύνσεων, τμημάτων και γραφείων. Τα στοιχεία αυτά θα πρέπει να τηρούνται με ιστορικότητα. 10. Πρέπει να τηρείται αρχείο με τα είδη των προϋπηρεσιών που εμφανίζονται στο προσωπικό και, για κάθε είδος προϋπηρεσίας. 11. Οι άδειες πάσης φύσεως, οι απουσίες, οι αργίες, οι διαθεσιμότητες και γενικά οτιδήποτε σχετίζεται με τον υπολογισμό χρόνου υπηρεσίας των υπαλλήλων θα πρέπει επίσης να καταχωρούνται στο αρχείο εργαζομένων. 12. Σε περίπτωση όπου κάποιος υπάλληλος υπάρχει ήδη ενταγμένος στο αρχείο δεν θα πρέπει σε καμία περίπτωση να επαναδημιουργείται νέα εγγραφή για τον υπάλληλο αυτό, με κατάλληλη προσθήκη παραμέτρων και στοιχείων πρόσληψης, διορισμού ή μονιμοποίησης. ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠ Η 7

8 ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ 13. Το πρόγραμμα θα πρέπει αυτόματα να αλλάζει τη μισθολογική και βαθμολογική κατάσταση των υπαλλήλων και να παράγει όλες τις απαραίτητες καταστάσεις που δείχνουν τις παραπάνω μεταβολές. 14. Εκτυπώσεις Καταστάσεις προσωπικού. Καταστάσεις που αφορούν σε όλα τα είδη αδειών. Οι καταστάσεις αυτές περιλαμβάνουν συγκεντρωτικές για οποιοδήποτε διάστημα ζητηθεί και για οποιαδήποτε αδειών. Καταστάσεις που δείχνουν την οικογενειακή κατάσταση των υπαλλήλων. Καταστάσεις μεταβολής μισθολογικών στοιχείων που έχουν να κάνουν με το χρόνο υπηρεσίας π. χ. κλιμάκια, κλπ. Καταστάσεις που δείχνουν τις όποιες άλλες μεταβολές. 15. Άλλες Λειτουργίες Report generators στοιχείων προσωπικού σε μορφή λίστας και μορφή βεβαίωσης Δυνατότητα εξαγωγής όλων των στοιχείων του προσωπικού σε excel αρχεία. 16. Δυνατότητα παρακολούθησης μισθολογικής εξέλιξης των μονίμων ή αορίστου χρόνου υπαλλήλων ανά πάσα χρονική στιγμή. Θα πρέπει απαραίτητα να εμφανίζεται το κατεχόμενο μισθολογικό κλιμάκιο, η ημερομηνία χορήγησής του, το όριο αλλαγής του και η ημερομηνία χορήγησης του επόμενου Μ. Κ. 17. Σύστημα Μισθοδοσίας ΝΠΙΔ / ΕΝΙΑΙΑ ΑΡΧΗ ΠΛΗΡΩΜΩΝ Ολοκληρωμένη Διαχείριση Μισθοδοσίας - Ενιαίο Μισθολόγιο Βαθμολόγιο Ν. 4024/2011 Δυνατότητα εκκαθάρισης 2 φορές τον μήνα μέσα από την εφαρμογή της Ενιαίας Αρχής Πληρωμών 18. Πλήρης κάλυψης όλων των εργασιακών σχέσεων (έμμισθοι ιδιωτικού δικαίου αορίστου και ορισμένου χρόνου, μερική ή εκ περιτροπής απασχόληση, ειδικές περιπτώσεις ασφαλισμένων, συμβάσεις έργου κλπ) 19. Σύστημα Ασφαλείας, προειδοποιητικά και απαγορευτικά μηνύματα ασφαλείας 20. Κέντρα Κόστους. Πλήρης παρακολούθηση και επιμερισμός των κέντρων κόστους ανάλογα με τις εκάστοτε ανάγκες του φορέα. Παρακολούθηση των εργαζομένων ανά κέντρο κόστους 21. Αυτόματος υπολογισμός Απεργίας και Στάσης Εργασίας 22. Διαχείριση των βαθμών των εργαζομένων και εκτύπωση των διαπιστωτικών πράξεων ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠ Η 8

9 Γενική Λογιστική Το Σύστημα Μηχανογραφημένης Λογιστικής θα αποτελεί ένα ολοκληρωμένο λογιστικό και διαχειριστικό σύστημα που θα επιτρέπει την εισαγωγή, επεξεργασία και παρακολούθηση όλων των στοιχείων που σχετίζονται με την οικονομική διαχείριση των έργων του Ι.Υ.Π. Ειδικότερα, το Σύστημα θα πρέπει να υποστηρίζει τα ακόλουθα: Α/Α ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ 23. Δυνατότητα συντήρησης λογιστικού διπλογραφικού σχεδίου 24. Δυνατότητα παράλληλης λειτουργίας πολλών οικονομικών χρήσεων Προβολή/ Εκτύπωση: Ημερολογίων, 25. Καθολικών, Ισοζυγίων Λογιστικής, Ισολογισμού Χρήσης, Κατάστασης Αποτελεσμάτων Χρήσης, Κέρδη Εκμετάλλευσης Χρήσης 26. Αυτόματη διαδικασία κλείσιμο χρήσης - άνοιγμα νέας χρήσης Δυνατότητα συντήρησης κέντρων κόστους Δυνατότητα συγκέντρωσης κέντρων κόστους ανά οργανωτική μονάδα και ανά συγχρηματοδοτούμενο έργο Δυνατότητα συντήρησης λογαριασμών (κωδικός, περιγραφή, βαθμός, κατηγορία κ.α.) Δυνατότητα συντήρησης φύλλων μερισμού ανά λογαριασμό Δυνατότητα συντήρησης κινήσεων χρέωσης πίστωσης σε λογαριασμούς με δημιουργία λογιστικών άρθρων Παρακολούθηση όλων των πηγών χρηματοδότησης του φορέα (των επιχορηγήσεων του κρατικού προϋπολογισμού, των επιχορηγήσεων από το Υ.Υ. καθώς και των συγχρηματοδοτούμενων προγραμμάτων του Ι.Υ.Π.). Παρακολούθηση/προγραμματισμό του μητρώου δεσμεύσεων κατά έτος, αλλά και κατά πηγή χρηματοδότησης. Παραγωγή έκδοση και εκτύπωση απόφασης ανάληψης Υποχρέωσης για ανάρτηση στην Διαύγεια Συμπληρωματικές λειτουργικές απαιτήσεις Πέραν των ανωτέρων, το Σύστημα θα πρέπει να παρέχει επιπλέον δυνατότητες, όπως: (1) Κατάρτιση και παρακολούθηση Προϋπολογισμού 9

10 (2) Συντήρηση και παρακολούθηση Μητρώου Παγίων Παρακολούθηση Εµπορικού Κυκλώµατος Α/Α ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ Δυνατότητα συντήρησης διαδικασίας επιλογής 32. προμηθευτή (ανάθεση, διαγωνισμός: επιτροπή, απόφαση κ.α.) 33. Δυνατότητα συντήρησης σύμβασης με προμηθευτή Δυνατότητα συντήρησης Παραστατικών Εξόδων (ημερομηνία, προμηθευτής, αριθμός, κέντρα κόστους, είδη, κατηγορία είδους, 34. τεμάχια, ποσά κ.α.) με ικανότητα προδέσμευσης πίστωσης των ποσών των γραμμών του παραστατικού από τους λογαριασμούς εξόδων του Προϋπολογισμού. 35. Διαχείριση αποθεμάτων. Διαχείριση αγορών Παρακολούθηση/προγραμματισμό του μητρώου δεσμεύσεων κατά έτος, αλλά και κατά πηγή χρηματοδότησης. Παραγωγή έκδοση και εκτύπωση Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης για ανάρτηση στην Διαύγεια από τα στοιχεία του Μητρώου Δεσμεύσεων Υπηρεσίες Αναδόχου Α/Α ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ Εγκατάσταση Παραμετροποίηση Υλικού 38. και Λογισμικού, έλεγχος καλής λειτουργίας του εξοπλισμού και ενσωμάτωσή του στο χώρο της Υπηρεσίας μας ώρες Εκπαίδευση διαχειριστών 1 τμήμα ανά τμήμα ώρες Εκπαίδευση Χρηστών 1 τμήμα ανά τμήμα Πιλοτική Λειτουργία: Μετά το πέρας της εγκατάστασης, της παραμετροποίησης και της μετάπτωσης θα αρχίσει η Πιλοτική 41. Λειτουργία του έργου όπου θα πραγματοποιηθούν οι εκπαιδεύσεις του προσωπικού (όπως ορίζονται προηγουμένως). 10

11 Α/Α ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ Κατά την πιλοτική λειτουργία ο Ανάδοχος σε συνεργασία με τα αρμόδια τμήματα της Υπηρεσίας μας θα πιστοποιήσει ότι το σύστημα είναι έτοιμο για να μπει σε κανονική λειτουργία (live) με πραγματικά δεδομένα (εξαλείφοντας τις όποιες δυσλειτουργίες). Επιχειρησιακή λειτουργία (live): Μετά το πέρας της πιλοτικής Λειτουργίας το σύστημα μπαίνει σε κανονική λειτουργία από το σύνολο των χρηστών με πραγματικά δεδομένα και ο Ανάδοχος σε συνεργασία 42. με τα αρμόδια τμήματα της Υπηρεσίας μας θα πιστοποιήσει την ομαλή λειτουργία και ανταπόκριση του συστήματος (εξαλείφοντας τις όποιες δυσλειτουργίες). Η ομαλή λειτουργία του συστήματος είναι απαραίτητη προϋπόθεση για την οριστική παραλαβή του έργου. 43. Τεκμηρίωση Εφαρμογής: Ο Ανάδοχος είναι υποχρεωμένος να παράσχει πλήρη και αναλυτική τεκμηρίωση για την εφαρμογή που θα εγκαταστήσει σε κατάλληλα έντυπα εγχειρίδια. Περίοδος Εγγύησης καλής λειτουργίας - Δωρεάν συντήρησης: Με την οριστική 44. παραλαβή του έργου θα αρχίσει η περίοδος Εγγύησης καλής λειτουργίας - 1 έτος Δωρεάν Συντήρησης από τον Ανάδοχο με διάρκεια: Από τον Ανάδοχο: κατά την περίοδο Εγγύησης καλής λειτουργίας - Δωρεάν συντήρησης: Εγγύηση/Υποστήριξη καλής λειτουργίας Εφαρμογής & Λειτουργικού συστήματος. Αποκατάσταση των ανωμαλιών 45. λειτουργίας του λογισμικού εφαρμογών (bugs, patches) και τυχόν άλλων προβλημάτων. Διενέργεια αναγκαίων προσαρμογών στην εφαρμογή ή σε παραμέτρους λογισμικού (τυποποιημένο και εφαρμογές) του συστήματος, για τη συμμόρφωσή του σε αλλαγές του νομικού, θεσμικού και διαδικαστικού 11

12 Α/Α ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ πλαισίου. Για το Λογισμικό & το Υλικό ο ανάδοχος θα διαθέτει Υπηρεσία Άμεσης Βοήθειας (Help- Desk) μέσω τηλεφωνικής υποστήριξης κατά τις εργάσιμες ημέρες και ώρες της Αναθέτουσας Αρχής, και με παροχή κατάλληλου συστήματος υποστήριξης της υπηρεσίας του Help Desk με ηλεκτρονικό τρόπο. Συμβάσεις Συντηρήσεις: Για τα επόμενα έτη από την παραλαβή του έργου και τη λήξη της περιόδου δωρεάν συντήρησης ο Ανάδοχος υποχρεούται εφόσον του ζητηθεί να προσχωρήσει σε συνέχισης της προσφερόμενης υποστήριξης μέσω 46. ετησίου συμβόλαιο υποστήριξης - συντήρησης και αναβάθμισης της εφαρμογής σε τυχόν νεώτερες εκδόσεις του λογισμικού του συστήματος (releases& versions) ενσωματώνοντας τις όποιες ανάγκες προκύπτουν για αλλαγές του νομικού, θεσμικού και διαδικαστικού πλαισίου. Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο & Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση Εγγράφων Ηλεκτρονικό σύστημα πρωτοκόλλησης και αρχειοθέτησης εγγράφων Το Ινστιτούτο Υγείας του Παιδιού μπορεί να καλέσει τους υποψήφιους ανάδοχους να αναλύσουνπαρουσιάσουν το περιεχόμενο της προσφοράς τους να απαντήσουν σε τυχόν ερωτήσεις των μελών της. Η Επιτροπή θα ενημερώσει με σχετικό έγγραφο τους υποψήφιους αναδόχους για τις λεπτομέρειες της παρουσίασης, τον τόπο, το χρόνο και θα διαθέσει εύλογο χρονικό διάστημα για την προετοιμασία του υποψήφιου αναδόχου. Εάν κάποιος υποψήφιος δεν ανταποκριθεί στην πρόσκληση, η προσφορά του αποκλείεται από την παραπέρα διαδικασία αξιολόγησης. Επιπλέον, η Επιτροπή Αξιολόγησης του Διαγωνισμού δύναται να ζητήσει διευκρινίσεις επί των τεχνικών προσφορών σύμφωνα με όσα ορίζονται στην παρούσα Διακήρυξη και στη σχετική παράγραφο. 12

13 4. Αναλυτικά στοιχεία (βιογραφικό σημείωμα) του Υπεύθυνου Έργου και των στελεχών της Ομάδας Έργου. ΠΙΝΑΚΑΣ 1: ΑΝΑΛΥΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ ΟΜΑΔΑΣ ΕΡΓΟΥ Φυσικό / Νομικό πρόσωπο: Στέλεχος Θέση στην Ομάδα Καθήκοντα Αναλυτικό οργανωτικό σχήμα της ομάδας εργασίας που θα συστήσει ο Ανάδοχος για την εκτέλεση του έργου. Γενική περιγραφή των λειτουργιών που θα επιτελέσουν τα επιμέρους όργανα. Η Νόμιμη Εκπρόσωπος του Ι.Υ.Π.. Δέσποινα Μυλωνάκη, M.D., Ph.D Γενικός Χειρουργός Πρόεδρος Διοικούσας Επιτροπής Ι.Υ.Π. 13