ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ I ΤΕΧΝΙΚΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ

Transcript

1 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ I ΤΕΧΝΙΚΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ Πίνακας Περιεχομένων 1. Περιγραφή Υφιστάμενης Κατάστασης Διαστασιολόγηση Έργου Απαιτήσεις ΔΕΔΔΗΕ Γενικές Απαιτήσεις Υπηρεσίες Ετοιμασίας Φυσικού Αρχείο προς Μεταφορά Υπηρεσίες Μεταφοράς Φυσικού Αρχείου Υπηρεσίες Αρχειοθέτησης Φυσικού Αρχείου Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου Τεχνικές Απαιτήσεις Λειτουργικές Απαιτήσεις Εξοπλισμός Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου (Εξοπλισμός / Hardware) Υπηρεσίες Υλοποίησης και αρχικής Υποστήριξης Συστήματος Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου (Υπηρεσίες Έργου) Υπηρεσίες Εγγύησης, Συντήρησης και Συνεχιζόμενης Τεχνικής Υποστήριξης του Συστήματος Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου (Υπηρεσίες μετά την Οριστική Παραλαβή)...23 Υπηρεσίες Διασφάλισης Καλής Λειτουργίας Υπηρεσίες Εξέλιξης του Συστήματος

2 1. Περιγραφή Υφιστάμενης Κατάστασης Η υφιστάμενη κατάσταση σε ότι αφορά το Φυσικό Αρχείο των πρακτορείων της Διεύθυνσης Περιφέρειας Αττικής του ΔΕΔΔΗΕ περιγράφεται ως εξής: 1. Κάθε Παροχή ηλεκτρικού ρεύματος «υπάγεται» λειτουργικά σε κάποιο Πρακτορείο, ενώ χαρακτηρίζεται από ένα μοναδικό 8ψήφιο αριθμό 2. Κατά την ηλεκτροδότηση ενός ακινήτου δίδεται στην παροχή ο εν λόγω μοναδικός 8ψήφιος αριθμός και δημιουργείται ένας (φυσικός) Φάκελος Παροχής, στον οποίον εντάσσονται τα έγγραφα και δικαιολογητικά που αφορούν την Παροχή. 3. Επιπλέον κάθε αλλαγή στην κατάσταση της Παροχής (π.χ. επαυξήσεις ισχύος, διαχωρισμοί, προσωρινές διακοπές) δημιουργεί έγγραφα τα οποία ενημερώνουν το Φάκελο Παροχής. 4. Τα έγγραφα των Παροχών α) δύναται να βρίσκονται εντός ενός αποκλειστικού φακέλου ο οποίος αφορά μόνο μία συγκεκριμένη Παροχή (Φάκελος Παροχής) ή β) δύναται να είναι αρχειοθετημένα εντός ενός Πανόδετου Ντοσιέ στο οποίο είναι αρχειοθετημένα τα έγγραφα που αφορούν περισσότερες παροχές. 5. Τα όποια έγγραφα βρίσκονται εκτός Φακέλων Παροχής και εκτός Πανόδετων Ντοσιέ δεν αποτελούν αντικείμενο του παρόντος έργου. Εφόσον όμως πριν ή κατά τη διάρκεια του έργου ο ΔΕΔΔΗΕ με ιδίους πόρους τα τοποθετήσει σε Φακέλους Παροχής ή σε Πανόδετα Ντοσιέ, ο Ανάδοχος οφείλει να τα επεξεργαστεί. Το προσωπικό των Πρακτορείων της Διεύθυνσης Περιφέρειας Αττικής του ΔΕΔΔΗΕ βρίσκεται στη διαδικασία αρχειοθέτησης των εγγράφων που βρίσκονται εκτός Φακέλων και εκτός Ντοσιέ. 6. Οι Φάκελοι και τα Ντοσιέ στα Φυσικά Αρχεία των Πρακτορείων της Διεύθυνσης Περιφέρειας Αττικής σήμερα είναι αρχειοθετημένοι σειριακά. 7. Οι Φάκελοι και τα Ντοσιέ συγκεκριμένων Πρακτορείων θα μεταφερθούν σε έναν ενιαίο χώρο αρχειοθέτησης στην Ελευσίνα, ο οποίος βρίσκεται ήδη υπό διαμόρφωση και θα αποτελέσει το Κεντρικό Φυσικό Αρχείο της Διεύθυνσης Περιφέρειας Αττικής. 2. Διαστασιολόγηση Έργου Παρακάτω παρουσιάζεται μία κατά το δυνατό συνοπτική αποτύπωση των βασικών μεγεθών μέσω των οποίων καθορίζεται το εύρος του συγκεκριμένου έργου. 2

3 Τα παρακάτω σημεία δεν εξαντλούν το εύρος του Έργου και τις απαιτήσεις του ΔΕΔΔΗΕ, οι οποίες περιγράφονται επακριβώς στις επόμενες ενότητες της Διακήρυξης. 1. Υλοποίηση και αρχική Υποστήριξη Συστήματος Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου (Record Management System). 2. Προμήθεια είκοσι (20) αδειών χρήσης λογισμικού του Συστήματος Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου προς χρήση από προσωπικό του ΔΕΔΔΗΕ που θα έχουν το ρόλο «αρχειοθέτη» 3. Προμήθεια εξήντα αδειών χρήσης λογισμικού (μειωμένης λειτουργικότητας εφόσον είναι διαθέσιμες από το προσφερόμενο Σύστημα) προς χρήση από προσωπικό των Πρακτορείων της Διεύθυνσης Περιφέρειας Αττικής του ΔΕΔΔΗΕ με δικαίωμα α) καταχώρησης νέου Φακέλου Παροχής, β) αναζήτησης Φακέλων Παροχής, γ) υποβολής αίτησης / αιτήματος για κάποιο συγκεκριμένο έγγραφο από το Κεντρικό Φυσικό Αρχείο και δ) ανάκλησης (view) των ψηφιοποιημένων εγγράφων. 4. Παροχή υπηρεσιών Εγγύησης, Συντήρησης και Συνεχιζόμενης Τεχνικής Υποστήριξης του Συστήματος Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου. 5. Τοποθέτηση εγγράφων παροχών (που είναι αρχειοθετημένα είτε σε μεμονωμένους φακέλους, είτε σε πανόδετα ντοσιέ) των Πρακτορείων του πίνακα 1 σε Κιβώτια Αρχειοθέτησης (που θα διαθέσει ο ΔΕΔΔΗΕ) και μεταφορά τους, με μεταφορικά μέσα που θα διαθέσει ο Ανάδοχος στις εγκαταστάσεις του, όπου θα παρασχεθούν Υπηρεσίες Αρχειοθέτησης Φυσικού Αρχείου (εφεξής «Ενδιάμεσος Χώρος Αρχειοθέτησης Αναδόχου»). 6. Ο Ανάδοχος οφείλει να προμηθευτεί, εγκαταστήσει, διαχειριστεί / τεχνικά υποστηρίξει και λειτουργήσει, μέχρι την οριστική παραλαβή του έργου, όλο τον εξοπλισμό που θα απαιτηθεί για να παρέχει τις Υπηρεσίες Αρχειοθέτησης Φυσικού Αρχείου που προβλέπονται στην παρούσα στον Ενδιάμεσο Χώρο Αρχειοθέτησης Αναδόχου. Ο εν λόγω εξοπλισμός ενδεικτικά αλλά όχι περιοριστικά περιλαμβάνει: υπολογιστές (clients και servers), barcode printers, barcode readers, αναλώσιμα, κλπ. 7. Τονίζεται ότι η προμήθεια και διάθεση του απαιτούμενου εξοπλισμού πληροφορικής στον οποίο τελικώς θα εγκατασταθεί το Σύστημα Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου δηλαδή διακομιστές (servers), Λειτουργικό Σύστημα, Βάση Δεδομένων, προσωπικοί υπολογιστές ΔΕΝ αποτελεί τμήμα του παρόντος έργου καθότι θα εκτελεσθεί από τον ΔΕΔΔΗΕ, βάσει προδιαγραφών που θα υποβάλει ο Ανάδοχος. 8. Οι υπηρεσίες αρχειοθέτησης οφείλουν να παρέχονται από ομάδα του Αναδόχου με ρυθμό παράδοσης / «αποδοτικότητα» της τάξης των ογδόντα χιλιάδων (80.000) φακέλων την εβδομάδα. 3

4 9. Μεταφορά όλων των Κιβωτίων Αρχειοθέτησης από τον Ενδιάμεσο Χώρο Αρχειοθέτησης Αναδόχου στον τελικό Χώρο Αρχειοθέτησης. 10. Τοποθέτηση των Κιβωτίων Αρχειοθέτησης στην τελική θέση αρχειοθέτησης (ράφι) στον προβλεπόμενο Χώρο Αρχειοθέτησης. 11. Σε εβδομαδιαία βάση παράδοση από τον Ανάδοχο και Παραλαβή προς χρήση των πλήρως αρχειοθετημένων Κιβωτίων Αρχειοθέτησης. Έχει υπολογισθεί ότι σε κάθε Κιβώτιο Αρχειοθέτησης εξωτερικών διαστάσεων 33εκ. Βάθος x 30εκ. Ύψος x 38εκ. συμπεριλαμβανομένου του καπακιού του κιβωτίου. Πλάτος, αφήνοντας εύλογο περιθώριο που δεν θα είναι μικρότερο από 3 εκ., δύναται να αρχειοθετηθούν πενήντα πέντε (55) περίπου Φάκελοι Παροχών, ενώ υπολογίζεται ότι για τις καταργημένες παροχές ενδέχεται ο αριθμός των Φακέλων Παροχών ανά κιβώτιο να ανέλθει στους εβδομήντα (70). Το ακριβές περιθώριο στα Κιβώτια Αρχειοθέτησης θα προσδιορισθεί την πρώτη ημέρα της αρχειοθέτησης, λαμβάνοντας υπόψη ότι έχει αποφασισθεί από τη Διεύθυνση Περιφέρειας Αττικής εφεξής στους φακέλους να τηρούνται τα απολύτως απαραίτητα έγγραφα. Η Παροχή Υπηρεσιών Αρχειοθέτησης αφορά τα παρακάτω Πρακτορεία και όγκους εγγράφων που αποτυπώνονται στον πίνακα που ακολουθεί: Πρακτορείο Πίνακας 1: Βασικά μεγέθη Φυσικού Αρχείου Πρακτορείων ΔΕΔΔΗΕ/ΔΠΑ (στοιχεία 28/2/2013) Παροχές Καταχωρημένες Καταργημένες Σύνολο Παροχές Χωρίς Ενεργές Παροχές Καταργημένες προ «ΕΡΜΗ» Καταργημένων (1) Φάκελο (3) Παροχές (Εκτίμηση) (6) (2) (4) (5) (4)+(5) Σύνολο προς Αρχειοθέτηση (7) (3)+(6) Αιγάλεω Χαλανδρίου Νέας Ιωνίας Αγ. Αναργύρων Αχαρνών Περιστερίου Κηφισιάς ΣΥΝΟΛΟ Επιπλέον Πρακτορεία Καλλιθέας Παγκρατίου ΣΥΝΟΛΟ Διευκρινίζονται τα παρακάτω: Τα Πρακτορεία αναφέρονται στον Πίνακα 1 σε επιθυμητή σειρά προτεραιότητας αρχειοθέτησης. Ωστόσο η επιθυμητή προτεραιότητα / σειρά επεξεργασίας των 4

5 φυσικών αρχείων των Πρακτορείων μπορεί να αλλάξει μέχρι την έναρξη της εκτέλεσης της συγκεκριμένης δραστηριότητας. Στήλη 1 «Παροχές»: Αφορά το σύνολο των παροχών (είτε ενεργών, είτε καταργημένων, είτε νέων δυνητικών) που «υπάγονται» σε κάθε Πρακτορείο Στήλη 2 - «Παροχές Χωρίς Φάκελο»: Αφορά νέες δυνητικές Παροχές που αρχικά παραμένουν στις μονάδες μέχρι να τοποθετηθεί μετρητής (ρολόι) στην Παροχή, οπότε και ολοκληρώνεται ο Φάκελος Παροχής, ο οποίος εν συνεχεία προωθείται για αρχειοθέτηση. Σημειώνεται ότι σε αρκετές περιπτώσεις δεν τελεσφορεί η διαδικασία λόγω απόφασης του πελάτη, οπότε παρά το γεγονός ότι έχει δοθεί ένας αριθμός παροχής στην αίτηση του πελάτη, ο Φάκελος Παροχής ποτέ δεν θα ολοκληρωθεί και αρχειοθετηθεί. Όσοι Φάκελοι δεν έχουν ολοκληρωθεί και παραδοθεί προς αρχειοθέτηση δεν θα αρχειοθετηθούν από τον Ανάδοχο στο πλαίσιο του έργου. Αντιθέτως για ορισμένες παροχές μέχρι την έναρξη του έργου δύναται να έχει προχωρήσει η διαδικασία και να έχει τοποθετηθεί μετρητής, οπότε ο Ανάδοχος οφείλει να αρχειοθετήσει όσους επιπλέον φακέλους παροχών θα έχουν δημιουργηθεί. Στήλη 3 «Ενεργές Παροχές»: Αφορά τις ενεργές Παροχές κάθε Πρακτορείου, οι οποίες θα αρχειοθετηθούν στο Κεντρικό Φυσικό Αρχείο. Όπως προαναφέρθηκε δύναται να αυξηθούν από όσες νέες Παροχές θα προκύψουν εκ των «Παροχών Χωρίς Φάκελο» της στήλης 2. Σημειώνεται ότι σε συγκεκριμένα Πρακτορεία οι Φάκελοι Παροχών είναι αρχειοθετημένοι εντός Πανόδετων Ντοσιέ (Πίνακας 2). Οι εν λόγω Φάκελοι Παροχών, ανεξαρτήτως της «κατάστασης» κάθε παροχής (ενεργή, καταργημένη) θα αρχειοθετηθούν «ως έχουν», εντός των Πανόδετων Ντοσιέ (βλ. ενότητα Υπηρεσίες Αρχειοθέτησης Φυσικού Αρχείου για λεπτομέρειες). Ο παρακάτω πίνακας αποτελεί μία εκτίμηση των σχετικών ποσοτήτων. Πίνακας 2: Πανόδετα Ντοσιέ Φυσικού Αρχείου Πρακτορείων ΔΕΔΔΗΕ/ΔΠΑ Πρακτορείο Ντοσιέ Παροχές (περίπου) Χαλανδρίου Νέας Ιωνίας Σύνολο

6 Στήλη 4 «Καταχωρημένες Καταργημένες Παροχές»: Αφορά παροχές των πρακτορείων που έχουν καταργηθεί και οι οποίες είναι καταχωρημένες στο Κεντρικό Πληροφοριακό Σύστημα του ΔΕΔΔΗΕ «ΕΡΜΗ». Στήλη 5 «Καταργημένες Προ Ερμή»: Τονίζεται ότι τα εν λόγω μεγέθη αφορούν εκτίμηση, καθώς αφορούν καταργημένες Παροχές οι οποίες δεν είχαν ποτέ καταγραφεί / καταχωρηθεί στο Κεντρικό Πληροφοριακό Σύστημα του ΔΕΔΔΗΕ «ΕΡΜΗ». Εκτιμώνται σε ποσοστό 15% επί των καταχωρημένων στον «ΕΡΜΗ» καταργημένων παροχών (Στήλη 4). Στήλη 6 «Σύνολο Καταργημένων»: Αφορά το σύνολο των δύο προηγούμενων στηλών. Οι εν λόγω Παροχές θα αρχειοθετηθούν από τον Ανάδοχο, ενώ για τις εν λόγω Παροχές ο ΔΕΔΔΗΕ δύναται να ζητήσει από τον Ανάδοχο υπηρεσίες προσωρινής αποθήκευσης στις εγκαταστάσεις του Αναδόχου (φύλαξη Κιβωτίων Αρχειοθέτησης) και στη συνέχεια μεταφορά σε χώρο τελικής αρχειοθέτησης στην Αττική. Ο ΔΕΔΔΗΕ δεσμεύεται να υποδείξει τον χώρο της τελικής αρχειοθέτησης των καταργημένων παροχών μέχρι και ένα (1) έτος μετά την οριστική παραλαβή του έργου. Στήλη 7 «Σύνολο προς Αρχειοθέτηση»: Αφορά το σύνολο των Παροχών που οφείλει να αρχειοθετήσει ο Ανάδοχος, είτε σε επίπεδο Φακέλου Παροχής είτε σε επίπεδο Πανόδετου Ντοσιέ. Όπως αναφέρθηκε στις προηγούμενες παραγράφους, οι ενεργές παροχές θα μεταφερθούν στο Κεντρικό Φυσικό Αρχείο, ενώ τόσο οι καταχωρημένες καταργημένες παροχές όσο και οι καταργημένες προ Ερμή ΔΕΝ θα μεταφερθούν στο Κεντρικό Φυσικό Αρχείο, αλλά σε άλλο χώρο τελικής αρχειοθέτησης εντός της Αττικής. Τέλος, καθώς είναι ιδιαίτερα δύσκολο να υπολογισθεί εξ αρχής επακριβώς η συνολική χωρητικότητα του Κεντρικού Φυσικού Αρχείου, τονίζεται ότι εφόσον το Κεντρικό Φυσικό Αρχείο χωρέσει επιπλέον Φακέλους και Πανόδετα από όσα περιλαμβάνονται στα επτά (7) Πρακτορεία τότε θα αρχειοθετηθούν και μεταφερθούν εκεί Φάκελοι και Πανόδετα και από τα Πρακτορεία Παγκρατίου και Καλλιθέας. 6

7 Σε κάθε περίπτωση όλα τα μεγέθη των Πινάκων 1 και 2 είναι ενδεικτικά και όχι δεσμευτικά εκ μέρους του ΔΕΔΔΗΕ, κυρίως λόγω της πιθανότητας να χωρέσουν τελικώς και οι Φάκελοι Παροχών άλλων πρακτορείων στο Κεντρικό Φυσικό Αρχείο. 3. Απαιτήσεις ΔΕΔΔΗΕ 3.1 Γενικές Απαιτήσεις Ο Ανάδοχος οφείλει να αποτυπώσει στο Παραδοτέο «Σχεδιασμός Συστήματος και Διαδικασιών Αρχειοθέτησης Φυσικού Αρχείου ΔΕΔΔΗΕ» τις διαδικασίες με στόχο τη διαχείριση της ασφάλειας των πληροφοριών που θα επεξεργαστεί στο πλαίσιο του έργου. Οι διαδικασίες οφείλουν να εναρμονίζονται στις βασικές αρχές ασφάλειας που θα θέσει ο ΔΕΔΔΗΕ στην αρχή του Έργου, να υποστηρίζονται από τη σχετική λειτουργικότητα του Συστήματος Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου και να τηρούνται από τον Ανάδοχο κατά την εκτέλεση του Έργου ενώ επιθυμητό είναι οι διαδικασίες να είναι πιστοποιημένες από τρίτο φορέα. 3.2 Υπηρεσίες Ετοιμασίας Φυσικού Αρχείο προς Μεταφορά Στο πλαίσιο της συγκεκριμένης υπηρεσίας ο Ανάδοχος θα εκτελέσει τα παρακάτω: Τοποθέτηση Φακέλων Παροχών από τα σημεία που είναι αρχειοθετημένοι σήμερα (ενδεικτικά φοριαμοί, πακέτα φακέλων εγγράφων, κλπ) σε ειδικά Κιβώτια Αρχειοθέτησης που θα παρέχει ο ΔΕΔΔΗΕ, καταμέτρηση των Φακέλων / Ντοσιέ που τοποθετήθηκαν σε κάθε Κιβώτιο και σήμανση των Κιβωτίων Αρχειοθέτησης α) όταν περιλαμβάνουν Φακέλους Παροχής με ένδειξη πρώτου και τελευταίου Φάκελου ανά Κιβώτιο καθώς και του πλήθους των καταμετρημένων Φακέλων που περιλαμβάνει το Κιβώτιο) και β) όταν περιλαμβάνουν Πανόδετα Ντοσιέ με ένδειξη πρώτου και τελευταίου Φάκελου ανά Πανόδετο που εντάσσεται σε Κιβώτιο καθώς και του πλήθους των Ντοσιέ που παραλαμβάνει το Κιβώτιο Τοποθέτηση των Πανόδετων Ντοσιέ από τα σημεία που είναι αρχειοθετημένα σήμερα σε ειδικά Κιβώτια Αρχειοθέτησης που θα παρέχει ο ΔΕΔΔΗΕ και αντίστοιχη σήμανση των περιεχόμενων στο Κιβώτιο Πανόδετων Ντοσιέ και των περιεχόμενων Φακέλων Παροχών σε κάθε Ντοσιέ. 7

8 1004. Σαφή αποτύπωση σε φυσικό και ηλεκτρονικό αρχείο που θα παραδοθεί στον υπεύθυνο έργου του ΔΕΔΔΗΕ των καταγεγραμμένων στοιχείων των Κιβωτίων που παραλαμβάνει ο Ανάδοχος από το Πρακτορείο σύμφωνα με την απαίτηση 1002 (Πρωτόκολλο Ποσοτικής Παραλαβής Αρχείου από Πρακτορείο ΔΠΑ). 3.3 Υπηρεσίες Μεταφοράς Φυσικού Αρχείου Στο πλαίσιο της συγκεκριμένης υπηρεσίας ο Ανάδοχος θα εκτελέσει τα παρακάτω: Παραλαβή των Κιβωτίων Αρχειοθέτησης (βλ. απαιτήσεις 1002, 1003) από τα Πρακτορεία του ΔΕΔΔΗΕ, φόρτωση και μεταφορά τους με μεταφορικά μέσα που θα διαθέσει ο Ανάδοχος, στον Ενδιάμεσο Χώρο Αρχειοθέτησης του Αναδόχου στον οποίο θα εκτελεσθούν οι Υπηρεσίες Αρχειοθέτησης. Σε κάθε περίπτωση ο Ενδιάμεσος Χώρος Αρχειοθέτησης οφείλει α) να φυλάσσεται καθημερινά επί 24ωρης βάσεως, β) να διαθέτει σύστημα πυρανίχνευσης και πυρόσβεσης, γ) να καλύπτεται από ασφαλιστήριο συμβόλαιο κατά φθορών, φυσικών καταστροφών, κλπ Την πρώτη εργάσιμη ημέρα κάθε εβδομάδας (ή συχνότερα εφόσον συμφωνηθεί κατά την εκτέλεση του έργου), μεταφορά με μέσα που θα διαθέσει ο Ανάδοχος, όλων των αρχειοθετημένων Φακέλων και Ντοσιέ που έχει επεξεργαστεί ο Ανάδοχος και έχει τοποθετήσει σε Κιβώτια Αρχειοθέτησης από τον Ενδιάμεσο Χώρο Αρχειοθέτησης Αναδόχου στον Χώρο Αρχειοθέτησης (π.χ. Κεντρικό Φυσικό Αρχείο) Κατά τη μεταφορά οφείλουν να τοποθετούνται το πολύ πέντε (5) Κιβώτια Αρχειοθέτησης το ένα πάνω στο άλλο για την αποφυγή φθορών τους. Στην περίπτωση που κατά τη μεταφορά, για οποιοδήποτε λόγο προκληθεί φθορά σε Κιβώτιο αρχειοθέτησης, ο Ανάδοχος οφείλει να το αντικαταστήσει με νέο Κιβώτιο ιδίων κατ ελάχιστο προδιαγραφών χωρίς κόστος για τον ΔΕΔΔΗΕ O Ανάδοχος οφείλει να λάβει κατάλληλα μέτρα για να διασφαλίσει την κατά 100% εγγυημένη μεταφορά των εγγράφων και κατ ελάχιστον οφείλει να: Διαθέτει ασφαλιστική κάλυψη για τα οχήματα που θα εκτελέσουν τη μεταφορά Χρησιμοποιεί προσωπικό το οποίο θα αναλάβει να εκτελέσει τη συσκευασία και μεταφορά των εγγράφων, ασφαλισμένο σε κρατικό ασφαλιστικό φορέα. 8

9 Προσδιορίσει πριν τη μεταφορά τις προδιαγραφές των οχημάτων που θα εκτελούν τη μεταφορά καθώς και άλλα μέσα ή/και διαδικασίες ή/και προφυλάξεις ώστε να μην υπάρξει περίπτωση καταστροφής / φθοράς των εγγράφων. Τονίζεται ότι ο Ανάδοχος αναλαμβάνει την ευθύνη για οποιαδήποτε απώλεια, καταστροφή ή ζημιά τόσο των μεταφερομένων εγγράφων όσο και των χώρων του ΔΕΔΔΗΕ (π.χ. σε δάπεδα, τοιχοποιία). 3.4 Υπηρεσίες Αρχειοθέτησης Φυσικού Αρχείου Οι υπηρεσίες αρχειοθέτησης που καλείται να προσφέρει η Ομάδα Έργου του Ανάδοχου εξαρτώνται από την κατάσταση των εγγράφων της κάθε Παροχής και αφορούν: Α. Αρχειοθέτηση Φακέλων Παροχών Β. Αρχειοθέτηση Πανόδετων Ντοσιέ Οι υπηρεσίες οφείλουν να παρασχεθούν στον Ενδιάμεσο Χώρο Αρχειοθέτησης Αναδόχου με τρόπο που να καλύπτει τόσο τη διαδικασία που περιγράφεται στη συνέχεια όσο και τις σχετικές προδιαγραφές που έχουν οριοθετηθεί στο πλαίσιο της περιγραφής της λειτουργικότητας του Συστήματος Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου. Για την παροχή των υπηρεσιών ο Ανάδοχος θα χρησιμοποιήσει τον εξοπλισμό όπως περιγράφεται στην ενότητα «3.5.3 Εξοπλισμός Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου». Α. Αρχειοθέτηση Φακέλων Παροχών Αφορά την αρχειοθέτηση ενός Φακέλου Παροχής σε ένα Κιβώτιο Αρχειοθέτησης, την ταυτοποίησή του στο Σύστημα Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου και τη μεταφορά του στον κατάλληλο Χώρο Αρχειοθέτησης μέχρι την τοποθέτησή του στην τελική Θέση Αρχειοθέτησης (π.χ. ράφι). Συγκεκριμένα θα πρέπει να πραγματοποιηθούν τα εξής: Αρχειοθέτηση: Λήψη Φακέλου Παροχής από α) Κιβώτια Αρχειοθέτησης, β) συρταριέρες, γ) «δέματα». 9

10 1010. Πληκτρολόγηση του 8ψήφιου Αριθμού Παροχής στο Σύστημα Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου και αυτόματη αναζήτηση από το Σύστημα των στοιχείων που έχουν μεταφερθεί από το Κεντρικό Πληροφοριακό Σύστημα του ΔΕΔΔΗΕ Ταυτοποίηση του ΑΠ που αναγράφεται στον Φάκελο με το ΑΠ των 1-2 εκ των βασικών περιεχομένων του Φακέλου Παροχής (εκ των οποίων το ένα θα είναι το Συμβόλαιο) και με την καταχώρηση στο Σύστημα Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου (π.χ. μέσω ΑΠ ή Διεύθυνσης της παροχής). Στην περίπτωση που δεν διαπιστώνεται η ταύτιση (π.χ. περιεχόμενο που αφορά δύο (2) ΑΠ), ο Φάκελος παραδίδεται από τον Ανάδοχο στο προσωπικό του ΔΕΔΔΗΕ για χειρισμό και στη συνέχεια εκ νέου επεξεργασία από τον Ανάδοχο. Στις απαιτήσεις της ενότητας «3.5 Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου» περιγράφεται ο τρόπος με τον οποίο τα στοιχεία των Παροχών θα είναι διαθέσιμα στο Σύστημα Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου Στην περίπτωση των καταργημένων Παροχών για τις οποίες δεν έχουν μεταφερθεί στοιχεία από το Κεντρικό Πληροφοριακό Σύστημα του ΔΕΔΔΗΕ θα πρέπει να καταχωρείται ο κωδικός ΑΠ, η διεύθυνση του ακινήτου ή άλλος ανάλογος συνδυασμός πεδίων για τις Παροχές αυτές Στην περίπτωση των καταργημένων Παροχών τα έγγραφα θα τοποθετούνται σε ξεχωριστά Κιβώτια Αρχειοθέτησης για αρχειοθέτηση σε διαφορετικό Χώρο Αρχειοθέτησης Επικόλληση Ετικέτας Barcode στο Φάκελο Παροχής Επιλογή του Τμήματος Φυσικού Αρχείου στο οποίο θα αρχειοθετηθεί και τοποθέτηση του Φακέλου Παροχής στο κατάλληλο Κιβώτιο Αρχειοθέτησης που προορίζεται για το συγκεκριμένο Τμήμα Φυσικού Αρχείου Εκτέλεση διορθωτικών ενεργειών, εφόσον απαιτούνται, βάσει των ελέγχων που εκτελούνται αυτόματα από το Σύστημα και οι οποίοι προβλέπονται στις σχετικές απαιτήσεις (βλ. απαιτήσεις 1045, 1046) : Σάρωση της Ετικέτας Barcode του Φακέλου Παροχής και σάρωση της Ετικέτας Barcode του Κιβωτίου Αρχειοθέτησης η οποία θα πρέπει να έχει ήδη επικολληθεί στο κιβώτιο Μετά τη συμπλήρωση του Κιβωτίου Αρχειοθέτησης, θα προωθείται για την εκτέλεση ποιοτικού ελέγχου των περιεχομένων του (βλ. επόμενο σημείο) Ποιοτικός έλεγχος περιεχομένου Κιβωτίου Αρχειοθέτησης: Διαφορετικό μέλος της ομάδας έργου από αυτό που εκτέλεσε την αρχειοθέτηση οφείλει στο Κεντρικό Φυσικό Αρχείο να επαληθεύσει ότι το Κιβώτιο Αρχειοθέτησης 10

11 περιλαμβάνει τους Φακέλους Παροχών που εμφανίζονται στο Σύστημα Διαχείρισης Φυσικού αρχείου Τελική τοποθέτηση Κιβωτίου Αρχειοθέτησης: Σάρωση της Ετικέτας Barcode του Κιβωτίου Αρχειοθέτησης και της θέσης της αποθήκης του φυσικού αρχείου έτσι ώστε να ολοκληρωθεί η αρχειοθέτηση. Β. Αρχειοθέτηση Πανόδετων Ντοσιέ Αφορά την αρχειοθέτηση Πανόδετων Ντοσιέ τα οποία περιλαμβάνουν έγγραφα πολλών παροχών σε ένα Κιβώτιο Αρχειοθέτησης, την ταυτοποίησή του στο Σύστημα Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου και τη μεταφορά του στο κατάλληλο Χώρο Αρχειοθέτησης. Ουσιαστικά ακολουθούνται τα βήματα της διαδικασίας «Α. Αρχειοθέτηση Φακέλων Παροχών», με βασικό σημείο διαφοροποίησης ότι αρχειοθετούνται ως μία οντότητα του Φυσικού Αρχείου ολόκληρα τα Πανόδετα Ντοσιέ (δηλ. με όλα τα έγγραφα παροχών που περιλαμβάνει το κάθε Πανόδετο Ντοσιέ) και όχι οι επιμέρους φάκελοι παροχής που περιλαμβάνονται στο Πανόδετο Ντοσιέ. Συγκεκριμένα θα πρέπει να πραγματοποιηθούν τα εξής: Αρχειοθέτηση: Πληκτρολόγηση του εύρους των αριθμών παροχής («από έως») των Πανόδετων Ντοσιέ στο Σύστημα Επικόλληση Ετικέτας Barcode στα Πανόδετα Ντοσιέ. Έπονται τα βήματα «Ποιοτικός έλεγχος περιεχομένου Κιβωτίου Αρχειοθέτησης» και «Τελική τοποθέτηση Κιβωτίου Αρχειοθέτησης» που αναφέρονται στη διαδικασία «Α. Αρχειοθέτηση Φακέλων Παροχών». 11

12 Συμπληρωματικές Απαιτήσεις κατά τη Διαδικασία Αρχειοθέτησης Οι εγγραφές που καταχωρεί ο Ανάδοχος κατά την εκτέλεση την αρχειοθέτηση οφείλουν να έχουν μεταφερθεί στο Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου του ΔΕΔΔΗΕ το αργότερο στις 12:00 της επόμενης ημέρας Το Κεντρικό Φυσικό Αρχείο οφείλει μέσω του Συστήματος Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου να γνωρίζει ανά πάσα στιγμή την ακριβή θέση κάθε Κιβωτίου Αρχειοθέτησης, ήτοι αν βρίσκεται α) στις εγκαταστάσεις του Αναδόχου (εφόσον έχει επεξεργαστεί), β) στη διαδρομή από τις εγκαταστάσεις του Αναδόχου προς τον χώρο τελικής αρχειοθέτησης ή γ) στον Κεντρικό Χώρο Αρχειοθέτησης (προς εναπόθεση ή αρχειοθετημένο). Για τους Φακέλους / Ντοσιέ που δεν έχει επεξεργαστεί πλήρως ο Ανάδοχος, οφείλει το προσωπικό του να παρέχει κάθε δυνατή πληροφορία σχετικά με την ακριβή θέση του Φακέλου / Ντοσιέ Τα όποια θέματα ή/και ερωτήματα προκύπτουν κατά τη διάρκεια αρχειοθέτησης στις εγκαταστάσεις του Αναδόχου θα επιλύονται στον Χώρο Αρχειοθέτησης στην Ελευσίνα Ο Ανάδοχος οφείλει να παρέχει στον Ενδιάμεσο Χώρο Αρχειοθέτησης Αναδόχου δύο πλήρως εξοπλισμένες θέσεις εργασίας για χρήση από προσωπικό του ΔΕΔΔΗΕ, το οποίο δεν θα συμμετέχει παραγωγικά στην παροχή υπηρεσιών του Αναδόχου αλλά το οποίο θα έχει τη δυνατότητα να παρακολουθεί τη διαδικασία, να εκπαιδεύεται ή/και να επιβλέπει το έργο Ο Ανάδοχος οφείλει να παρέχει υπηρεσίες φύλαξης των Κιβωτίων Αρχειοθέτησης (storage), για όσο χρονικό διάστημα το επιθυμεί ο ΔΕΔΔΗΕ βάσει κόστους που θα προσδιορισθεί στην οικονομική του προσφορά (π.χ. η συγκεκριμένη υπηρεσία δύναται να ζητηθεί για έγγραφα καταργημένων παροχών). Κατά τη φύλαξη των Κιβωτίων Αρχειοθέτησης ο Ανάδοχος οφείλει να εξυπηρετεί μηνιαίως μέχρι δέκα (10) αιτήματα ανάκλησης από το Κεντρικό Φυσικό Αρχείο χωρίς επιβάρυνση για το ΔΕΔΔΗΕ, είτε αποστέλλοντας τους φυσικούς Φακέλους στο Κεντρικό Φυσικό Αρχείο, είτε σαρώνοντας τα επιθυμητά έγγραφα και αποστέλλοντας τα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Ο Ανάδοχος οφείλει να είναι σε θέση να εξυπηρετεί «τρέχουσες ανάγκες» του ΔΕΔΔΗΕ εντός της επόμενης εργάσιμης από το σχετικό αίτημα του ΔΕΔΔΗΕ και μέχρι τις 13:00 (ωράριο υπηρεσιών ΔΕΔΔΗΕ 7:00 15:00) για όσα έγγραφα βρίσκονται στον Ενδιάμεσο Χώρο Αρχειοθέτησης Αναδόχου και δεν έχουν ακόμα παραδοθεί στο ΔΕΔΔΗΕ, π.χ. με τη σάρωση και αποστολή των ζητούμενων εγγράφων στα επιμέρους Πρακτορεία. 12

13 3.5 Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου Τεχνικές Απαιτήσεις Το Σύστημα Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου οφείλει να βασίζεται σε «έτοιμη» λύση (off the shelf). Η προσαρμογή του συστήματος στις απαιτήσεις του ΔΕΔΔΗΕ οφείλει να γίνεται σε μεγάλο βαθμό (π.χ. ορισμός νέου πεδίου σε κάρτα αρχειοθέτησης, ορισμός δικαιωμάτων πρόσβασης) μέσω παραμετροποίησης και προσαρμογής και όχι μέσω εκ νέου ανάπτυξης από εξειδικευμένο προγραμματιστή Το Σύστημα Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου θα πρέπει να επιτρέπει τον ορισμό δικαιωμάτων πρόσβασης βάσει διακριτών ρόλων ενώ κατ ελάχιστον θα ορίζονται οι ρόλοι του διαχειριστή συστήματος (administrator), των αρχειοθετών και των απλών χρηστών Το Σύστημα Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου θα πρέπει να επιτρέπει τον καθορισμό δικαιωμάτων πρόσβασης σε επίπεδο Τμήματος Φυσικού Αρχείου ή/και Πρακτορείου που αφορούν τα έγγραφα. Συγκεκριμένα, εφόσον ένας χρήστης του Συστήματος Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου δεν έχει πρόσβαση σε ένα Τμήμα Φυσικού Αρχείου δεν θα πρέπει να μπορεί να εκτελέσει αναζητήσεις στο συγκεκριμένο Τμήμα Φυσικού Αρχείου ή να δει οποιαδήποτε σχετική πληροφορία Το Σύστημα Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου θα πρέπει να επιτρέπει τον ορισμό δικαιωμάτων χρήσης ανά χρήστη και ανά ομάδα χρηστών. Κάθε χρήστης οφείλει να μπορεί να ανήκει σε πολλές ομάδες χρηστών (π.χ. Ομάδα Διεύθυνσης Περιφέρειας Αττικής, Ομάδα Πρακτορείου Περιστερίου) Διασυνδεσιμότητα με λοιπά Πληροφοριακά Συστήματα ΔΕΔΔΗΕ: Το προσφερόμενο σύστημα θα ενημερώνει τα στοιχεία που τηρεί, καθημερινά και με αυτόματο τρόπο από στοιχεία που θα προκύπτουν από κεντρικό πληροφοριακό σύστημα του ΔΕΔΔΗΕ. Η διασύνδεση που θα υλοποιηθεί στο πλαίσιο του έργου σε συνεργασία με το Κλιμάκιο Πληροφορικής και Τηλεπικοινωνιών οφείλει: να προσθέτει στο Σύστημα Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου τους νέους ΑΠ που έχουν δημιουργηθεί στο κεντρικό πληροφοριακό σύστημα του ΔΕΔΔΗΕ καθώς και να ενημερώνει (update) τα στοιχεία των Αριθμών Παροχής (ΑΠ) που υφίστανται στο Σύστημα Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου από τα αντίστοιχα του κεντρικού πληροφοριακού συστήματος του ΔΕΔΔΗΕ. 13

14 1034. Πρόσβαση στο Σύστημα Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου αποκλειστικά μέσω web εφαρμογής προσβάσιμης μέσω internet και intranet, ήτοι θα πρέπει να είναι δυνατή η λειτουργία της εφαρμογής μέσω των πιο διαδεδομένων προγραμμάτων περιήγησης στο Διαδίκτυο. Το Σύστημα Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου πρέπει να είναι ανοικτής αρχιτεκτονικής ώστε να μπορεί να διασυνδεθεί με άλλα Πληροφοριακά Συστήματα του ΔΕΔΔΗΕ. Η εφαρμογή οφείλει να έχει αρχιτεκτονική n-tier και όχι client-server. Τονίζεται ότι η αρχιτεκτονική της λύσης πρέπει να εμπεριέχει όλα τα απαραίτητα τεχνολογικά χαρακτηριστικά που εξασφαλίζουν την αδιάλειπτη λειτουργία του Συστήματος Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου Το σύστημα οφείλει να παρέχει χρόνο απόκρισης ο οποίος δεν θα ξεπερνά τα τρία (3) δευτερόλεπτα ανά συναλλαγή (συμπεριλαμβανομένων των απομακρυσμένων χρηστών που θα συνδέονται με την το σύστημα μέσω intranet / internet). Διευκρινίζεται ότι α) ως «συναλλαγή» δεν θεωρείται η παραγωγή αναφορών, αλλά όλες οι ενέργειες (transactions) που αφορούν στην Διαχείριση του Αρχείου (π.χ. καταχώρηση, αναζήτηση Φακέλου) και β) για την επίτευξη του συγκεκριμένου χρόνου απόκρισης ο ΔΕΔΔΗΕ οφείλει να παρέχει την τηλεπικοινωνιακή σύνδεση που έχει συμφωνήσει ο Ανάδοχος με τον ΔΕΔΔΗΕ για τη διασύνδεση των σημείων χρήσης του Συστήματος (Μηχανογραφικό Κέντρο, Ελευσίνα, Πρακτορεία). Εφόσον ο Ανάδοχος αποδείξει ότι οι τηλεπικοινωνιακές συνδέσεις προκαλούν καθυστερήσεις στην απόκριση του συστήματος δεν θα θεωρείται υπεύθυνος για τις καθυστερήσεις αυτές Το προσφερόμενο σύστημα να μπορεί να λειτουργήσει με μεγάλο όγκο χρηστών (τουλάχιστον τριάντα (30) ταυτόχρονους χρήστες) ώστε να έχει τη δυνατότητα μελλοντικά να υποστηρίξει το σύνολο των οργανωτικών μονάδων του ΔΕΔΔΗΕ Το Σύστημα Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου θα πρέπει να διαθέτει αρχείο (audit trail) όπου καταγράφεται το χρονικό σημείο (timestamp) όλων των καταχωρήσεων και τροποποιήσεων (μετακινήσεων οντοτήτων του Φυσικού Αρχείου) καθώς και τον χρήστη (user) που πραγματοποίησε την εκάστοτε καταχώρηση ή τροποποίηση Το σύστημα να διαθέτει μηχανισμό μαζικής εισαγωγής εγγραφών (data import) από καταχωρήσεις που δύναται στο μέλλον να πραγματοποιηθούν σε τρίτα πληροφοριακά συστήματα. Να μπορεί να υποστηριχθεί η χρήση Ετικετών Barcode οι οποίες έχουν μαζικά προ-εκτυπωθεί, ώστε μία ομάδα εργασίας του ΔΕΔΔΗΕ π.χ. σε ένα Πρακτορείο το οποίο δεν έχει ενταχθεί στο έργο να αρχειοθετήσει το Φυσικό αυτό Αρχείο, καταχωρώντας κωδικούς παροχών και κωδικούς barcode σε αρχείο Excel το οποίο στη συνέχεια μαζικά θα εισαχθεί (data import) στο Σύστημα Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου Το Σύστημα Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου λειτουργώντας με τον εξοπλισμό που θα προδιαγραφεί από τον Ανάδοχο στην πρότασή του, οφείλει να υποστηρίζει τη 14

15 διαχείριση τουλάχιστον δέκα πέντε εκατομμυρίων ( ) οντοτήτων αρχειοθέτησης (π.χ. Φάκελος / Ντοσιέ) Το Σύστημα Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου οφείλει να μπορεί, μόνο με την προσθήκη επιπλέον εξοπλισμού, να επεκταθεί για να καλύψει όσες άλλες οντότητες (Φακέλους, Κλασέρ, Ντοσιέ κλπ) δύναται να αρχειοθετήσουν οι λοιπές Διευθύνσεις του ΔΕΔΔΗΕ στο μέλλον Λειτουργικές Απαιτήσεις Υποστήριξη Πολλαπλών Αποθηκών / Χώρων Αρχειοθέτησης και δομής οντοτήτων Φυσικού Αρχείου οι οποίες μπορεί να διαφοροποιούνται ανά Χώρο Αρχειοθέτησης (δηλ. διαφορετικός σχεδιασμός σε κάθε Αποθήκη / Φυσικό Αρχείο). Ενδεικτικές οντότητες Φυσικού Αρχείου, συνδυασμός των οποίων αναμένεται να χρησιμοποιηθεί στους Χώρους Αρχειοθέτησης του ΔΕΔΔΗΕ, είναι οι εξής: α) Φυσικό Αρχείο / Αποθήκη, με γεωγραφικό προσδιορισμό (π.χ. Αρχείο Ελευσίνας #1 «Ενεργές Παροχές»), β) Τμήμα Φυσικού Αρχείου, γ) Διάδρομος / Επίπεδο / Στήλη / Ράφι, δ) θέση Κιβωτίου Αρχειοθέτησης, ε) κιβώτιο και στ) φάκελος. Σε άλλους Χώρους Αρχειοθέτησης οφείλουν να προβλέπονται και να υποστηρίζονται από το Σύστημα Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου διαφορετικές δομές οι οποίες δύναται να περιλαμβάνουν φοριαμούς με συρτάρια, κυλιόμενους φοριαμούς με ράφια, κλπ Θα αποδίδεται από το Σύστημα μοναδικός κωδικός barcode για τις βασικές οντότητες του Φυσικού αρχείου οι οποίες κατ ελάχιστον περιλαμβάνουν τον Φάκελο Παροχής, το Πανόδετο Ντοσιέ, το Κιβώτιο Αρχειοθέτησης και την τελική Θέση Αρχειοθέτησης (π.χ. ράφι αρχειοθέτησης) Τα Φυσικά Αρχεία του ΔΕΔΔΗΕ θα χωρίζονται σε διακριτά Τμήματα Φυσικού Αρχείου τα οποία θα καθορίζουν μεταξύ άλλων τη θέση στο Φυσικό Αρχείο των Κιβωτίων Αρχειοθέτησης και κατ επέκταση των Φακέλων / Ντοσιέ που περιλαμβάνονται σε αυτά. Τα Τμήματα Φυσικού Αρχείου μπορεί να εξαρτώνται από την πιθανότητα ανάκλησης ενός Φακέλου Παροχής (βλ. παρακάτω). Μελλοντικά ο ΔΕΔΔΗΕ επιθυμεί να δημιουργήσει νέους χώρους αρχειοθέτησης με νέα Τμήματα Φυσικού Αρχείου για την εξυπηρέτηση άλλων οργανωτικών μονάδων του (π.χ. αρχείο συμβάσεων, αρχείο παραστατικών / τιμολογίων) στην οποία περίπτωση θα πρέπει να υπάρχει τρόπος διαχωρισμού του Φυσικού Αρχείου της κάθε οργανωτικής μονάδας τόσο σε επίπεδο φυσικής αποθήκευσης όσο και σε επίπεδο προσβάσεων στο πληροφοριακό σύστημα. Ειδικά για το Φυσικό Αρχείο που θα εντάσσεται στο αντικείμενο του έργου, προβλέπεται : 15

16 Πολύ Παλαιό / αδρανές αρχείο: το οποίο θα αποθηκεύεται σε δευτερεύοντα αποθηκευτικό χώρο και σε αποθηκευτικό μέσο (φοριαμοί, κιβώτια κ.λπ.) που θα αποφασίσει ο ΔΕΔΔΗΕ. Ενεργό αρχείο: το οποίο θα αποθηκεύεται στο Φυσικό Αρχείο της Διεύθυνσης Περιφέρειας Αττικής στην Ελευσίνα και θα περιλαμβάνει ενεργές Παροχές. Ο ΔΕΔΔΗΕ θα παραδώσει, στην αρχή της δραστηριότητας αρχειοθέτησης, λίστα σε επεξεργάσιμο ηλεκτρονικό αρχείο με τις ενεργές και τις καταργημένες παροχές (βλ. επίσης σημείο δ σε επόμενη απαίτηση). Όσες παροχές δεν περιλαμβάνονται στη λίστα θα αφορούν το «Πολύ Παλαιό / αδρανές αρχείο» Το προσφερόμενο σύστημα θα τηρεί / αποθηκεύει συγκεκριμένα πεδία για κάθε Φάκελο Παροχής, τα οποία θα περιλαμβάνουν κατ ελάχιστον τα εξής στοιχεία (metadata): α) Αριθμό Παροχής (ΑΠ), β) Κωδικός Γραφείου / Πρακτορείου (2ψήφιο), γ) Διεύθυνση Ακινήτου, δ) Ενεργή Παροχή (ΝΑΙ/ΟΧΙ) καθώς και μέχρι είκοσι (20) άλλα πεδία με πληροφορίες που δύναται να προκύψουν στο μέλλον. Τα στοιχεία αυτά θα παρέχονται από τον ΔΕΔΔΗΕ στον Ανάδοχο και θα ενημερώνονται μέσω της προβλεπόμενης διασύνδεσης με το Κεντρικό Πληροφοριακό Σύστημα του ΔΕΔΔΗΕ Κατά την καταχώρηση στοιχείων στο σύστημα, το σύστημα οφείλει να ελέγχει βάσει αλγορίθμων ή/και λίστας ελέγχου, το περιεχόμενο που πληκτρολογεί ο χρήστης (validation), με στόχο την αποφυγή λαθών. Για παράδειγμα κατά την πληκτρολόγηση ενός Αριθμού Παροχής, το Σύστημα Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου δεν θα πρέπει να επιτρέπει λιγότερα από 8 ψηφία, ενώ θα ειδοποιεί το χρήστη για τυχόν διπλοεγγραφές, ή για ΑΠ το οποίο δεν έχει εισαχθεί στο Σύστημα Διαχείρισης Φυσικού Αρχείο από κεντρικό πληροφοριακό σύστημα του ΔΕΔΔΗΕ Αν καταχωρηθεί ΑΠ που έχει ήδη αρχειοθετηθεί, να εμφανίζεται μήνυμα λάθους και να διακόπτεται η διαδικασία αρχειοθέτησης για το συγκεκριμένο Φάκελο Παροχής Αρχειοθέτηση μοναδικών οντοτήτων (π.χ. Φάκελος Παροχής) αλλά και ομάδας οντοτήτων (π.χ. Πανόδετο Ντοσιέ με έγγραφα που αφορούν ομάδα Παροχών) Αναζήτηση οντοτήτων που έχουν αρχειοθετηθεί με πολλαπλά κριτήρια / συνδυασμούς πεδίων που περιλαμβάνουν το σύνολο της πληροφόρησης που έχει χρησιμοποιηθεί για την αρχειοθέτηση (π.χ. Πρακτορείο, Αριθμός Παροχής, Τμήμα Φυσικού Αρχείου, Αριθμός Κιβωτίου Αρχειοθέτησης) Στη περίπτωση ομάδας οντοτήτων (π.χ. Πανόδετο Ντοσιέ με έγγραφα που αφορούν ομάδα Παροχών) το Σύστημα Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου οφείλει να 16

17 επιτρέπει την αναζήτηση συγκεκριμένου εγγράφων συγκεκριμένης Παροχής η οποία θα εμπεριέχεται σε Πανόδετο Ντοσιέ κατανοώντας π.χ. ότι ο ΑΠ περιλαμβάνεται στο Πανόδετο Ντοσιέ που περιλαμβάνει τους Φακέλους Παροχής ΑΠ ΑΠ Υποστήριξη αποθήκευσης κριτηρίων αναζήτησης και εύκολης ανάκλησης / επανεκτέλεσης της αναζήτησης από τον χρήστη (Quick Search) Υποστήριξη παρακολούθησης πορείας φακέλου από τον χώρο δημιουργίας του (Πρακτορείο) μέχρι να φτάσει στον Χώρο Αρχειοθέτησης και να αρχειοθετηθεί. Στόχος του ΔΕΔΔΗΕ είναι η σταδιακή αρχειοθέτηση και η αρχική καταχώρηση να γίνεται με προτυπωμένες Ετικέτες Barcode στα επιμέρους Πρακτορεία και όχι στην Ελευσίνα Να γνωρίζει το σύστημα Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου ανά πάσα στιγμή την ακριβή θέση α) κάθε Φακέλου Παροχής και β) κάθε Κιβωτίου Αρχειοθέτησης. Η ακριβής θέση μπορεί να είναι θέση σε Φυσικό Χώρο, χώρος αρχειοθέτησης, υπάλληλος που έχει χρεωθεί τον Φάκελο ή το Κιβώτιο Αρχειοθέτησης Διαχείριση μεταφοράς Φακέλου από το ένα Κιβώτιο Αρχειοθέτησης σε άλλο (π.χ. επειδή ο Φάκελος Παροχής δεν χωράει πλέον στο Κιβώτιο Αρχειοθέτησης). Να περιγραφούν τα βήματα που οφείλουν να ακολουθηθούν με έμφαση στα στοιχεία που οφείλει να καταχωρήσει ο χρήστης Με στόχο τη μεγιστοποίηση της χωρητικότητας του κάθε χώρου αποθήκευσης μέσω της βελτιστοποίησης του κενού χώρου στο κάθε Κιβώτιο Αρχειοθέτησης, το σύστημα οφείλει να υποβοηθά την επιλογή κατάλληλου Κιβωτίου Αρχειοθέτησης για τους νέους Φακέλους. Ενδεικτική λειτουργικότητα: α) ένδειξη του Συστήματος για το ποιο είναι το τελευταίο Κιβώτιο Αρχειοθέτησης στο οποίο έχουν αρχειοθετηθεί Φάκελοι ή Ντοσιέ, β) πόσο χώρο διαθέσιμο έχει το κάθε Κιβώτιο Αρχειοθέτησης ή εναλλακτικά αν είναι πλήρες ή όχι Να υποστηρίζεται για κάθε αρχειοθετημένη οντότητα (π.χ. Φάκελος Παροχής) η συμπληρωματική αρχειοθέτηση και απεικόνιση των σχετικών ψηφιοποιημένων εγγράφων. Αναλυτικότερα πρέπει να: Επιτρέπεται η αποθήκευση ψηφιοποιημένων εγγράφων είτε α) μέσω του Συστήματος Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου είτε β) σε τοπικό file server του ΔΕΔΔΗΕ και καταχώρηση στο Σύστημα Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου των σχετικών υπερσυνδέσμων (hyperlink) Επιτρέπεται η απεικόνιση των ψηφιοποιημένων εγγράφων. Υποστηρίζεται η άντληση των σχετικών στοιχείων (metadata) με στόχο τη μετάπτωση όλων των ψηφιοποιημένων εγγράφων μελλοντικά σε 17

18 εξειδικευμένο Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων (λίστα εγγραφών του Συστήματος Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου και των ψηφιοποιημένων αρχείων (directory &filename)). Διευκρινίζεται ότι δεν είναι επιθυμητό ο Ανάδοχος να προσφέρει / παραδώσει εντός του πλαισίου του παρόντος Έργου, με κόστος ή χωρίς κόστος για τον ΔΕΔΔΗΕ, α) εξειδικευμένο Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων (Electronic Document Management System) ή β) εξοπλισμό ψηφιοποίησης. Δεν είναι απαραίτητο η προσφερόμενη λύση να διαχειρίζεται διαφορετικές εκδόσεις (versions) των εγγράφων. Ο ΔΕΔΔΗΕ προσανατολίζεται μελλοντικά να διασυνδέσει το προσφερόμενο Σύστημα με Σύστημα Διαχείρισης Ροής Εργασιών (Workflow Management System) στην οποία περίπτωση στο πλαίσιο των υπηρεσιών Εξέλιξης του συστήματος ο Ανάδοχος οφείλει να παρέχει σχετικές υπηρεσίες Ο Ανάδοχος στο πλαίσιο του έργου οφείλει να υλοποιήσει / σχεδιάσει κατ ελάχιστον δέκα (10) αναφορές, οι οποίες θα παράγονται από το σύστημα αυτόματα αφού πρώτα ο χρήστης επιλέξει / τροποποιήσει όποιες παραμέτρους της κάθε αναφοράς επιθυμεί (π.χ. Πρακτορείο). Οι αναφορές που θα υλοποιηθούν / σχεδιαστούν θα οριστούν σε συνεργασία ΔΕΔΔΗΕ και Αναδόχου και θα αποτυπωθούν στο Παραδοτέο «Σχεδιασμός Συστήματος και Διαδικασιών Αρχειοθέτησης Φυσικού Αρχείου ΔΕΔΔΗΕ» και ενδεικτικά θα περιλαμβάνουν: ΑΠ που δεν έχουν αρχειοθετηθεί στον νέο χώρο αρχειοθέτησης και εκκρεμούν ανά Πρακτορείο. ΑΠ ανά Κιβώτιο Αρχειοθέτησης ή/και ανά Τμήμα Φυσικού Αρχείου ή/και ανά Χώρο Αρχειοθέτησης Αναφορά Φακέλων που έχουν δημιουργηθεί αλλά δεν έχουν φτάσει στο Χώρο Αρχειοθέτησης (π.χ. στην Ελευσίνα) για την τελική αρχειοθέτησή τους Αριθμός Φακέλων Παροχών που καταχωρήθηκαν από συγκεκριμένους χρήστες εντός συγκεκριμένης περιόδου Αναφορά Φακέλων που τυχόν λείπουν μέσα από τα Πανόδετα Ντοσιέ Αναφορά Φακέλων που έχουν εξαχθεί από τη Θέση Αρχειοθέτησης (ράφι) και βρίσκονται στα χέρια υπαλλήλων του Χώρου Αρχειοθέτησης ή/και των Πρακτορείων με ένδειξη του υπαλλήλου που έχει τον Φάκελο Αναφορά Παροχών που έχουν καταργηθεί (ανενεργές), με στόχο να συγκεντρωθούν σε νέα Κιβώτια Αρχειοθέτησης και να μεταφερθούν σε άλλο χώρο αρχειοθέτησης Οι αναφορές που θα παράγει το Σύστημα Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου οφείλουν α) να εκτυπώνονται καθώς ή/και β) να εξάγονται αυτόματα όποτε 18

19 ζητηθεί από τον ΔΕΔΔΗΕ (π.χ. κάθε βράδυ) σε επίπεδο πίνακα ή view στη βάση δεδομένων με στόχο την αυτόματη φόρτωση για επεξεργασία μέσω MS Excel Το Σύστημα Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου θα πρέπει να εκτυπώνει Ετικέτες Barcode μεμονωμένα κατά την αρχειοθέτηση ή εναλλακτικά μαζικά σε «ρολό» Ετικετών Barcode για αποστολή π.χ. σε Πρακτορεία για αρχειοθέτηση νέων Φακέλων Στο Σύστημα Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου να μπορεί να ορισθεί η πολιτική διατήρησης / καταστροφής κάθε Τμήματος Φυσικού Αρχείου, με στόχο τον περιοδικό προσδιορισμό των Φακέλων προς καταστροφή / μετακίνηση Καταχώρηση από χρήστη π.χ. Πρακτορείου της Διεύθυνσης Περιφέρειας Αττικής αίτησης / αιτήματος στο Σύστημα Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου για ανάκληση εγγράφων, με στόχο είτε την τηλεφωνική του εξυπηρέτηση είτε την αποστολή του φυσικού εγγράφου είτε την ψηφιοποίηση και αποστολή του ψηφιοποιημένου εγγράφου (μέσω ή μέσω του Συστήματος Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου) Το Σύστημα Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου οφείλει να διευκολύνει τη μαζική πρόσβαση (εννοώντας κατ ελάχιστο: αρχειοθέτηση, ανάκληση, ενημέρωση Φακέλου Παροχής ή Πανόδετου Ντοσιέ) με τους εξής τρόπους: Προτείνοντας στην οθόνη του Η/Υ του χρήστη, με τρόπο που να εκτυπώνεται, τη βέλτιστη διαδρομή εντός του φυσικού αρχείου καθώς και τις θέσεις / κιβώτια, ώστε να επιταχυνθεί η συγκεκριμένη εργασία (αρχειοθέτηση, ανάκληση, ενημέρωση). Εμφανίζοντας τις θέσεις και κιβώτια που αφορούν τη συγκεκριμένη εργασία με σειρά, συνεργαζόμενο με την ασύρματη συσκευή barcode που θα προμηθευθεί ο ΔΕΔΔΗΕ, σύμφωνα με τις προδιαγραφές που θα δώσει ο Ανάδοχος Το Σύστημα Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου οφείλει να υποβοηθά τη διαδικασία ενημέρωσης υφιστάμενων Φακέλων στο Κεντρικό Φυσικό Αρχείο, με τα έγγραφα που συγκεντρώνονται στα Πρακτορεία. Συγκεκριμένα το Σύστημα οφείλει μέσω κατάλληλα διαμορφωμένης οθόνης: κατά τη συγκέντρωση των εγγράφων στο Πρακτορείο να επιτρέπει την καταγραφή των Παροχών για τις οποίες υπάρχουν έγγραφα (εκκρεμότητες) προς ενημέρωση Φακέλων από χρήστες των Πρακτορείων, ανά πάσα στιγμή να παρέχει πληροφόρηση σχετικά με α) τα σημεία στα οποία υφίστανται έγγραφα που αφορούν μία Παροχή (αρχειοθετημένα ή σε εκκρεμότητα) και β) με τον αριθμό των εκκρεμοτήτων ενημέρωσης του Κεντρικού Φυσικού Αρχείου. 19

20 3.5.3 Εξοπλισμός Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου (Εξοπλισμός / Hardware) Η υλοποίηση του Έργου απαιτεί τη διάθεση α) εξοπλισμού «λειτουργίας», δηλαδή του εξοπλισμού που απαιτείται για να εγκατασταθεί και να λειτουργήσει το Σύστημα Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου (servers κλπ) και ο οποίος περιλαμβάνει το περιβάλλον παραγωγικής λειτουργίας και το περιβάλλον δοκιμών και εκπαίδευσης και β) εξοπλισμού «αρχειοθέτησης», δηλαδή του εξοπλισμού που απαιτείται για την αρχειοθέτηση του Φυσικού Αρχείου (εξοπλισμός τεχνολογίας barcode κλπ.) Η παροχή των υπηρεσιών που περιγράφονται στην ενότητα Υπηρεσίες Αρχειοθέτησης Φυσικού Αρχείου από τον Ανάδοχο, τόσο στον Ενδιάμεσο Χώρο Αρχειοθέτησης Αναδόχου όσο και στους Χώρους Αρχειοθέτησης του ΔΕΔΔΗΕ, θα εκτελεσθεί εξ ολοκλήρου με εξοπλισμό «αρχειοθέτησης» και αναλώσιμα (PCs, barcode printers, barcode readers, Ετικέτες Barcode) του Αναδόχου. Ο Ανάδοχος επίσης οφείλει να παρέχει εξοπλισμό «αρχειοθέτησης» για δύο (2) υπαλλήλους του ΔΕΔΔΗΕ στον Ενδιάμεσο Χώρο Αρχειοθέτησης Αναδόχου, μέχρι την οριστική παραλαβή του έργου Ο ΔΕΔΔΗΕ θα προμηθευτεί (εκτός του πλαισίου του παρόντος διαγωνισμού) και θα θέσει σε λειτουργία τον εξοπλισμό «λειτουργίας» ο οποίος θα καλύπτει τις προδιαγραφές που έχει θέσει ο Ανάδοχος στον Φάκελο Β της προσφοράς του. Ο Ανάδοχος εν συνεχεία θα εγκαταστήσει το Σύστημα Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου στον εξοπλισμό «λειτουργίας» που θα παρέχει ο ΔΕΔΔΗΕ, θα εγκαταστήσει τον εξοπλισμό «αρχειοθέτησης» του ΔΕΔΔΗΕ, και στη συνέχεια θα προβεί σε όλες τις απαραίτητες δοκιμές καλής λειτουργίας του Συστήματος και του εξοπλισμού «αρχειοθέτησης». 3.6 Υπηρεσίες Υλοποίησης και αρχικής Υποστήριξης Συστήματος Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου (Υπηρεσίες Έργου) Ο Ανάδοχος στο πλαίσιο των Υπηρεσιών Υλοποίησης και αρχικής Υποστήριξης Συστήματος Διαχείρισης Φυσικού Αρχείου (Υπηρεσίες του Έργου) οφείλει να παρέχει / εκτελέσει: 20