3.1 Δημιουργία νέου βιβλίου εργασίας

Transcript

1 3.1 Δημιουργία νέου βιβλίου εργασίας Ρυθμίσεις Το Discoverer μας παρέχει τη δυνατότητα να αλλάξουμε τις Ρυθμίσεις ενός βιβλίου εργασίας. Για να κάνουμε χρήση της λειτουργίας αυτής ακολουθούμε τη διαδρομή "Εργαλεία > Ρυθμίσεις". Στο πλαίσιο διαλόγου Ρυθμίσεις διακρίνουμε τις καρτέλες: Γενικά Διαχείριση ερωτημάτων Μορφή φύλλου Προκαθορισμένες μορφές Για προχωρημένους EUL ΣΗΜΕΙΩΣΗ Οι καρτέλες "Διαχείριση ερωτημάτων" και "Μορφή φύλλου" είναι διαθέσιμες και κατά τα στάδια δημιουργίας ή επεξεργασίας ενός βιβλίου εργασίας. Στην καρτέλα Γενικά μπορούμε να αλλάξουμε τις ρυθμίσεις όσον αφορά τα ακόλουθα: Βιβλία εργασίας Προγραμματισμένα βιβλία εργασίας Οδηγούς Στην καρτέλα Διαχείριση ερωτημάτων μπορούμε να αλλάξουμε τις ρυθμίσεις όσον αφορά τα ακόλουθα: τα δεδομένα περίληψης τη διαχείριση ερωτημάτων

2 Στην καρτέλα Μορφή φύλλου μπορούμε να αλλάξουμε τις ρυθμίσεις όσον αφορά τα ακόλουθα: την εμφάνιση του τίτλου, των γραμμών του πλέγματος κελιών, των τιμών Null και των τιμών που δεν είναι δυνατόν να αθροιστούν το στυλ των αριθμών γραμμών τη διάταξη της σελίδας οθόνης (αριθμός γραμμών ανά σελίδα) Στην καρτέλα Προκαθορισμένες μορφές μπορούμε να αλλάξουμε τις ρυθμίσεις όσον αφορά τα ακόλουθα: Μορφή Δεδομένων Μορφή Επικεφαλίδας Μορφή συνόλου

3 Τέλος πατώντας το πλήκτρο ΟΚ εμφανίζεται το βιβλίο εργασίας μας με τα δεδομένα σύμφωνα με τις ρυθμίσεις που ορίσαμε Δημιουργία νέου βιβλίου εργασίας Για να δημιουργήσουμε ένα νέο βιβλίο εργασίας στον Discoverer από το μενού Αρχείο επιλέγουμε Δημιουργία. Στην οθόνη μας εμφανίζεται ένας πίνακας όπου μας ζητείται να καθορίσουμε τον τρόπο με τον οποίο θα εμφανίζονται οι πληροφορίες στο βιβλίο εργασίας μας. Οι διαθέσιμες επιλογές είναι οι ακόλουθες: 1. Πίνακας Ένα φύλλο εργασίας με πίνακα παραθέτει τα δεδομένα σε γραμμές και στήλες, και αποτελεί πιθανώς την πλέον γνωστή διάταξη για δεδομένα.

4 2. Μήτρα Ένα φύλλο εργασίας με μήτρα συσχετίζει δύο διαφορετικά σετ δεδομένων και συνοψίζει την αλληλεξάρτησή τους χρησιμοποιώντας ένα τρίτο σετ δεδομένων. Για παράδειγμα, μια τυπική μήτρα για ένα άξονα προτεραιότητας μπορεί να παρουσιάζει τον επιλέξιμο προϋπολογισμό κάθε έργου ανά έτος. 3. Πίνακας σελίδα Λεπτομερειακό Ένα φύλλο εργασίας πίνακα με λεπτομέρειες σελίδας είναι ένας πίνακας με πολλαπλές σελίδες δεδομένων, όπου κάθε σελίδα παρουσιάζει διάφορα τμήματα των δεδομένων αναλυτικά. Ορίζονται τα κριτήρια για την εμφάνιση τμημάτων δεδομένων ώστε ο χρήστης να βλέπει ακριβώς αυτό που επιθυμεί σε κάθε σελίδα. Αυτή η διάταξη φύλλου εργασίας χρησιμοποιείται όταν θέλουμε να εξετάζουμε κάθε φορά ένα σετ δεδομένων.

5 4. Μήτρα Σελίδα Λεπτομερειακό Ένα φύλλο εργασίας μήτρας με λεπτομέρειες σελίδας είναι ένα φύλλο εργασίας με πολλαπλές σελίδες δεδομένων, όπου κάθε σελίδα παρουσιάζει διάφορα τμήματα των δεδομένων αναλυτικά. Επιλέγεται μια τιμή στοιχείου σελίδας για να προσδιοριστεί ποιο τμήμα δεδομένων θέλουμε να αναλυθεί. Αυτή η διάταξη φύλλου εργασίας χρησιμοποιείται όταν θέλουμε να εξετάζουμε κάθε φορά ένα σετ δεδομένων. Αφού επιλέξουμε τη διάταξη που επιθυμούμε πατάμε το πλήκτρο Επόμενο. Στην επόμενη οθόνη που εμφανίζεται καλούμαστε να επιλέξουμε από τη λίστα Διαθέσιμα τα στοιχεία που επιθυμούμε να εμφανίζονται στο φύλλο εργασίας μας. Η επιλογή αυτή γίνεται πολύ απλά. Επιλέγοντας είτε ένα φάκελο, είτε ένα στοιχείο από την αριστερή στήλη Διαθέσιμα και μετά πατώντας το βελάκι (>) το βλέπουμε να μεταφέρεται στη δεξιά στήλη Επιλεγμένα. Σε περίπτωση που αλλάξουμε γνώμη σε σχέση με ένα στοιχείο απλά το επιλέγουμε από τη στήλη Επιλεγμένα και πατάμε το αντίστοιχο βελάκι (<). Πατώντας το πλήκτρο με το φακό ενεργοποιείται η δυνατότητα εύρεσης. Για να βρούμε ένα στοιχείο ή ένα φάκελο, κατ' αρχήν επιλέγουμε τη θεματική ενότητα που μας ενδιαφέρει από την αναπτυσσόμενη λίστα "Αναζήτηση σε". Επιπλέον μέσω της αναδυόμενης λίστας "Αναζήτηση για" έχουμε τις ακόλουθες επιλογές: Περιέχει Αρχίζει από Τελείωνει σε Συμφωνεί ακριβώς με Στη συνέχεια, στο πεδίο "Αναζήτηση για" πληκτρολογούμε το κείμενο βάση του οποίου θα γίνει η αναζήτηση και πατάμε το πλήκτρο "Μετάβαση".

6 Όταν ολοκληρωθεί η αναζήτηση, επιλέγουμε το στοιχείο που επιθυμούμε από την λίστα και πατάμε το πλήκτρο ΟΚ. Αφού επιλέξουμε όλα τα στοιχεία που επιθυμούμε να εμφανίζονται στο φύλλο εργασίας μας πατάμε το πλήκτρο Επόμενο. Στην οθόνη που εμφανίζεται μπορούμε να αλλάξουμε τον τρόπο εμφάνισης του φύλλου εργασίας τοποθετώντας τις επικεφαλίδες των διαφόρων στηλών με τη σειρά που επιθυμούμε. Αφού ολοκληρώσουμε τη διάταξη όπως επιθυμούμε πατάμε το πλήκτρο Επόμενο. Στην οθόνη που εμφανίζεται μπορούμε να επεξεργαστούμε τη μορφοποίηση των δεδομένων. Για παράδειγμα μπορούμε να επιλέξουμε τη μορφή εμφάνισης μιας ημερομηνίας ή ενός αριθμού. Αφού ολοκληρώσουμε τη διάταξη όπως επιθυμούμε πατάμε το πλήκτρο Επόμενο. Στη συνέχεια ορίζουμε κατά σειρά: τις Συνθήκες που θέλουμε να πληρούν τα αποτελέσματα του φύλλου εργασίας, την Ταξινόμηση που θέλουμε να ακολουθούν τα αποτελέσματα του φύλλου εργασίας μας, τους Υπολογισμούς προκειμένου να προστεθούν νέες πληροφορίες στα αποτελέσματα του φύλλου εργασίας, τα Ποσοστά που θέλουμε να υπολογίσουμε, τα Σύνολα που μας ενδιαφέρουν να εμφανίζονται στο φύλλο εργασίας και τέλος τις Παραμέτρους που θα χρησιμοποιούνται για την αποθήκευση μιας τιμής σε μια συνθήκη ή ένα υπολογισμό. Αφού ολοκληρώσουμε όλες τις επιλογές μας πατάμε το πλήκτρο Τέλος και αρχίζει η δημιουργία του φύλλου εργασίας μας. ΣΗΜΕΙΩΣΗ Αφού εκτελέσουμε την αναφορά, τα βήματα 6-10, δηλαδή η χρήση Ταξινόμησης, Υπολογισμών, Ποσοστών, Συνόλων και Παραμέτρων, χρησιμοποιούνται για τον εμπλουτισμό ενός βιβλίου εργασίας Αποθήκευση νέου βιβλίου εργασίας Για να μπορέσουμε να αποθηκεύσουμε ένα βιβλίο εργασίας πρέπει να μας έχει δοθεί η δυνατότητα αυτή από το διαχειριστή της εφαρμογής. Για να αποθηκεύσουμε ένα φύλλο εργασίας επιλέγουμε "Αρχείο>Αποθήκευση ως.." και στο πλαίσιο διαλόγου που εμφανίζεται δίνουμε το νέο όνομα που επιθυμούμε στο βιβλίο εργασίας. Το όνομα που θα επιλέξουμε μπορεί να έχει μέγεθος μέχρι 45 χαρακτήρες. Το βιβλίο αποθηκεύεται στη βάση δεδομένων.

7 Εναλλακτικά μπορούμε να αποθηκεύσουμε ένα ήδη υπάρχον βιβλίο εργασίας επιλέγοντας "Αρχείο> Αποθήκευση (Ctrl + S)", με το ίδιο όνομα, αν έχουμε κάνει κάποιες αλλαγές/ προσαρμογές εκ νέου Εξαγωγή του βιβλίου εργασίας σε Excel, HTML Με τον Oracle Discoverer μπορείτε να διαθέσετε τα έγγραφά σας σε τρίτους, εξάγοντας τα δεδομένα σας σε μορφές όπως HTML ή Microsoft Excel. Για να εξάγετε δεδομένα του Discoverer αρχικά θα πρέπει να εκκινήσετε το φύλλο εργασίας το οποίο θέλετε να εξάγετε. Μέσω της διαδρομής "Αρχείο > Εξαγωγή..." μπορούμε να εξάγουμε ένα φύλλο εργασίας σε αρχείο νέας μορφής. Στο 1ο βήμα της εξαγωγής ενός βιβλίου εργασίας μπορούμε να επιλέξουμε "Ποια φύλλα εργασίας θέλουμε να εξάγουμε", "Τι θέλουμε να εξάγουμε" και στη συνέχεια πατάμε το πλήκτρο Επόμενο.

8 Στο 2ο βήμα ορίζουμε τη μορφή εξαγωγής του αρχείου από την αναδυόμενη λίστα "Ποια μορφή εξαγωγής επιθυμείτε για τον πίνακα/ τη μήτρα". Επίσης ορίζουμε πού θέλουμε να αποθηκεύσουμε το αρχείο πατώντας το πλήκτρο Αναζήτηση. Στο παράθυρο που εμφανίζεται δίνουμε το όνομα του αρχείου, τη θέση και τον τύπο και πατάμε το πλήκτρο Αποθήκευση.

9 Για να συνεχίσουμε πατάμε το πλήκτρο Επόμενο. Στο 3ο βήμα επιλέγουμε αν θέλουμε να επιβλέπουμε τη διαδικασία εξαγωγής. Για να ολοκληρώσουμε τη διαδικασία πατάμε το πλήκτρο Τέλος. Σε περίπτωση που έχουμε επιλέξει να επιβλέπουμε τη διαδικασία εξαγωγής εμφανίζεται η ακόλουθη οθόνη. Πατώντας το πλήκτρο ΟΚ ολοκληρώνεται η διαδικασία εξαγωγής του αρχείου.

10 Εμφανίζεται στην οθόνη μας μήνυμα σχετικό με την πορεία ανάκτησης των στοιχείων του αιτήματός μας. Στη συνέχεια, πηγαίνουμε στο φάκελο που έχουμε αποθηκεύσει το αρχείο που δημιουργήσαμε, και με διπλό κλικ πάνω του ανοίγουμε το αρχείο. Στο παράδειγμα μας το αρχείο είναι το: Φύλλο Παράδειγμα.xls και είναι αποθηκευμένο στο: C:\Documents and Settings\ops.

11 Στην περίπτωση που θέλουμε να εξάγουμε ένα φύλλο εργασίας σε μορφή HTML ακολουθούμε τη διαδρομή "Αρχείο > Εξαγωγή σε HTML".

12 Εμφανίζεται στην οθόνη μας μήνυμα σχετικό με την πορεία ανάκτησης των στοιχείων του αιτήματός μας. Στη συνέχεια, πηγαίνουμε στο φάκελο που έχουμε αποθηκεύσει το αρχείο HTML, και με διπλό κλικ πάνω του ανοίγουμε το αρχείο. Στο παράδειγμα μας το αρχείο είναι το: Φύλλο Παράδειγμα.htm και είναι αποθηκευμένο στο: C:\Documents and Settings\ops. Στην περίπτωση που θέλουμε να εξάγουμε ένα φύλλο εργασίας σε μορφή Microsoft Excel ακολουθούμε τη διαδρομή "Αρχείο > Εξαγωγή σε Excel".

13 Εμφανίζεται στην οθόνη μας μήνυμα σχετικό με την πορεία ανάκτησης των στοιχείων του αιτήματός μας. Στη συνέχεια, πηγαίνουμε στο φάκελο που έχουμε αποθηκεύσει το αρχείο Excel, και με διπλό κλικ πάνω του ανοίγουμε το αρχείο. Στο παράδειγμα μας το αρχείο είναι το: Φύλλο Παράδειγμα.xls και είναι αποθηκευμένο στο: C:\Documents and Settings\ops. 3.2 Επιλογή στοιχείων Επιλογή στοιχείων Αρχικά, επιλέγουμε μία από τις περιοχές εργασίας (θεματικές ενότητες), οπότε εμφανίζονται οι Φάκελοι (Folders) και τα Πεδία (Items). Μία θεματική ενότητα περιέχει έναν ή περισσότερους φακέλους. Πατώντας το σύμβολο +/- αριστερά του φακέλου, ανοίγει ή κλείνει αντίστοιχα, κινούμαστε δηλαδή σε διαφορετικά επίπεδα. Το περιεχόμενο του κάθε φακέλου είναι τα πεδία τα οποία αντιστοιχούν στη στήλη ενός πίνακα ή σε ένα επίπεδο μιας μήτρας. Τα πεδία έχουν μοναδικές τιμές και φαίνονται σαν μία λίστα τιμών. Μπορούμε να επιλέξουμε δεδομένα από διάφορα επίπεδα από τη λίστα Διαθέσιμα. Η επιλογή μπορεί να είναι φάκελοι ή πεδία ενός ή περισσοτέρων φακέλων, που με το βελάκι με φορά προς τα δεξιά καταχωρούνται στη λίστα Επιλεγμένα. ΣΗΜΕΙΩΣΗ Αν μετακινήσουμε ένα αριθμητικό πεδίο, αυτόματα περιλαμβάνει και τις πράξεις που του έχουμε ορίσει.

14 Για να βγάλουμε από τη λίστα Διαθέσιμα ένα πεδίο το μαρκάρουμε και πατάμε το βελάκι με φορά προς τα αριστερά για να τοποθετηθεί πάλι στη λίστα Διαθέσιμα. ΠΕΡΙΟΧΕΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ i. Στην περιοχή εργασίας Ενδοεπιχειρησιακή Πληροφόρηση και στον φάκελο «Έργα - Διοικητικές Διαδικασίες» υπάρχει η υποχρεωτική συνθήκη "ΕΛΕΓΧΟΣ = ΝΑΙ", που διασφαλίζει τη λογική της διαδικασίας ένταξης των έργων. Πρακτικά αυτό σημαίνει ότι αν δημιουργήσουμε μία αναφορά παίρνοντας στοιχεία από τα πεδία αυτού του φακέλου «Έργα - Διοικητικές Διαδικασίες» θα παίρνουμε ελεγμένα στοιχεία όσον αφορά: Κατάλογο (ελεγμένα ΠΡΟΤΕΙΝΟΜΕΝΑ έργα) - ΣΤΔΕ, ΔΕΕΚ, Γνωμοδότηση, Ένταξη, Απόρριψη, Απένταξη. ii. Οι φάκελοι, που δεν έχουν δικό τους έλεγχο, κληρονομούν τη συνθήκη "ΕΛΕΓΧΟΣ = ΝΑΙ" από το «Έργα - Διοικητικές Διαδικασίες». Οι φάκελοι αυτοί φαίνονται παρακάτω. iii. Σε φακέλους που έχουν δικό τους έλεγχο, όπως είναι αυτοί των ΜΗΝΙΑΙΩΝ και ΤΡΙΜΗΝΙΑΙΩΝ έρχονται στοιχεία ελεγμένα και μη, άρα αν θέλουμε π.χ. ελεγμένα μηνιαία θα πρέπει να βάζουμε τη συνθήκη "ΕΛΕΓΧΟΣ = ΝΑΙ" κατά τη διαδικασία δημιουργίας της αναφοράς από τον αντίστοιχο φάκελο ΥΠΟΕΡΓΑ-ΜΗΝΙΑΙΑ ΥΠΟΕΡΓΟΥ. iv. Στην περιοχή εργασίας Ενδοεπιχειρησιακή Πληροφόρηση και στον φάκελο «Έργα - Διοικητικές Διαδικασίες» υπάρχει η (προαιρετική) συνθήκη που εξαιρεί τα Απενταγμένα έργα (κωδικός κατάστασης = 6). v. Για τη δημιουργία αναφορών ο χρήστης πρέπει οπωσδήποτε να επιλέγει ένα πεδίο από τον φάκελο «Έργα - Διοικητικές Διαδικασίες». vi. Αν δημιουργήσουμε μία αναφορά παίρνοντας πεδία από το φάκελο «Κατάλογος Έργων - Χωροθετήσεις» θα ανακτήσουμε τα ελεγμένα έργα του καταλόγου κι ας μην έχουν ακόμα γίνει προτεινόμενα. Αν πάρουμε πεδία από το φάκελο «Έργα - Διοικητικές Διαδικασίες» και «Κατάλογος Έργων - Χωροθετήσεις» τότε θα πάρουμε τα ελεγμένα προτεινόμενα έργα. vii. Στο φάκελο «Έργα - Διοικητικές Διαδικασίες» υπάρχει ένα ΣΤΔΕ που είναι και το τρέχον με βάση την παρακάτω λογική. Τρέχον είναι το ΣΤΔΕ που συνδέεται με την πιο πρόσφατη διοικητική πράξη με σειρά προτεραιότητας την ακόλουθη: ΣΤΔΕ< ΔΕΕΚ< ΓΝΩΜΟΔΟΤΗΣΗ< ΑΠΟΦΑΣΗ ΕΝΤΑΞΗΣ< ΑΠΟΦΑΣΗ ΑΠΟΡΡΙΨΗΣ. Δηλαδή:

15 ΣΤΔΕ με maximum ημ/νία ένταξης ή απόρριψης έργου (ΠΡΟΣΟΧΗ μόνο η απόρριψη έργου λαμβάνεται υπόψη, και όχι η απόρριψη ΣΤΔΕ), αν δεν υπάρχει τότε max (Ημ/νία Γνωμοδότησης), αν δεν υπάρχει τότε max (Ημ/νία ΔΕΕΚ), αν δεν υπάρχει τότε max(ημ/νία Υποβολής). Με βάση τα παραπάνω υπάρχει η πιθανότητα, το ΣΤΔΕ του έργου που είναι το τρέχον να μην έχει για παράδειγμα ΔΕΕΚ οπότε αυτή η πληροφορία θα έρθει από το ΣΤΔΕ που θα έχει το max ΔΕΕΚ (max ημ/νία ΔΕΕΚ). Σε αυτή την περίπτωση επιλέγονται τα πεδία: 1. ΣΤΔΕ ΑΑ αξιολογημένο, που φέρνει το ΤΔΕ ΑΑ με το οποίο είναι συνδεδεμένο αυτό το ΔΕΕΚ. 2. ΑΑ ΣΤΔΕ από max ημ/νία ΔΕΕΚ, που φέρνει το ΤΔΕ ΑΑ το οποίο δεν έχει ΔΕΕΚ αλλά έχει προχωρήσει σε ένταξη οπότε κληρονομεί την ημερομηνία αξιολόγησης από προηγούμενο ΔΕΕΚ. 3. Προϋπoλογισμός ΣΤΔΕ (max ημ/νία ΔΕΕΚ), που φέρνει τον Π/Υ του ΑΑ ΣΤΔΕ από max ημ/νία ΔΕΕΚ. Με την ίδια λογική τα πεδία για τις Γνωμοδοτήσεις και τα Υποβληθέντα αναφέρονται στη συνέχεια. Για τις γνωμοδοτήσεις: 1. ΣΤΔΕ ΑΑ Γνωμοδοτημένο, 2. ΑΑ ΔΕΕΚ με Γνωμοδότηση, 3. ΑΑ ΣΤΔΕ από max Ημ/νία Γνωμοδότησης 4. Προϋπoλογισμός ΣΤΔΕ (max ημ/νία Γνωμοδότησης) Για τα υποβληθέντα: 1. ΑΑ ΣΤΔΕ από max Ημ/νία Υποβολής, 2. Max Ημ/νία Υποβολής, 3. Προϋπoλογισμός MIS (max ημ/νία Υποβολής). Επομένως από το Discoverer εξάγονται: Κωδ. Έργου ΑΑ ΣΤΔΕ από max Ημ/νία Υποβολής Max Ημ/νία Υποβ. Προϋπ. MIS (max Ημ/νία Υποβ.) ΣΤΔΕ ΑΑ Αξιολογ ημένο ΑΑ ΣΤΔΕ από max Ημ/νία ΔΕΕΚ Προϋπ. ΣΤΔΕ (max Ημ/νία ΔΕΕΚ) ΣΤΔΕ ΑΑ Γνωμοδ οτημέν ο ΑΑ ΔΕΕΚ με Γνωμοδ ότηση ΑΑ ΣΤΔΕ από max Ημ/νία Γνωμοδ Προϋπ. ΣΤΔΕ (max Ημ/νία Γνωμοδ ΑΑ ΤΔΕ Επιλέξ. Προϋπ Έργου (ΕΥΡΩ) Περιγραφή Κατάστασης Έργου * Τα πεδία ΑΑ ΤΔΕ, Επιλέξιμος Προϋπ. Έργου (ΕΥΡΩ) αντιστοιχούν στην πιο πρόσφατη κατάσταση του έργου, π.χ. αν το έργο έχει ενταχθεί ταυτίζεται με τον Π/Υ ενταγμένων έργων, αν έχει φτάσει μέχρι γνωμοδότηση ταυτίζεται με το πεδίο «Προϋπολογισμός ΣΤΔΕ (max Ημ/νία Γνωμοδότησης)». Για την κατανόηση της λογικής παραθέτουμε τα ακόλουθα παραδείγματα. ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ 1 Από τα «Γεγονότα Έργων» του ΟΠΣ βλέπουμε ότι το έργο 69309, αα ΤΔΕ 1, υποβλήθηκε 26/2/02,

16 αξιολογήθηκε στις 20/3/02 Από την οθόνη των Γνωμοδοτήσεων προκύπτει ότι: γνωμοδοτήθηκε στις 5/4/02, 11/4/02 και εντάχθηκε 1η φορά στις 22/4/02. Στις 25/3/02 το δελτίο τροποποιήθηκε και υποβλήθηκε με νέο ΣΤΔΕ με αα 2, το οποίο εγκρίθηκε στις 27/2/03, χωρίς να ξαναπεράσει τη διαδικασία της αξιολόγησης και της γνωμοδότησης. Από την Ενδοεπιχειρησιακή Πληροφόρηση (με ιστορικότητα) θα παίρναμε τον παρακάτω πίνακα: Κωδικός Έργου Ημ/νια Υποβολής στην Διαχειρ. Αρχή ΑΑ ΤΔΕ Έλε γχος ΤΔΕ Επιλέξιμος Προϋπ. (ΕΥΡΩ) ΑΑ ΔΕΕΚ Ημ/νία Αξιολόγησης ΔΕΕΚ Ημ/νία Γνωμοδότησης Ημ/νια Εγκρισης Αναλυτικού ΤΔΕ Φεβ ΝΑΙ , Μαρ Απρ Απρ Φεβ ΝΑΙ , Μαρ Απρ Απρ Φεβ ΝΑΙ ,80 NULL NULL NULL 27-Φεβ Οκτ ΟΧΙ ,00 NULL NULL NULL NULL Από την Ενδοεπιχειρησιακή Πληροφόρηση τα στοιχεία του πίνακα θα είναι:

17 Κωδικός Έργου ΑΑ ΣΤΔΕ από max Ημ/νία Υποβολής Max Ημ/νία Υποβολής Προϋπ. MIS (max Ημ/νία Υποβολής) ΣΤΔΕ ΑΑ Αξιολογημένο ΑΑ ΣΤΔΕ από max Ημ/νία ΔΕΕΚ Φεβ , ΑΑ ΔΕΕΚ με Γνωμοδότη ση Προϋπ. ΣΤΔΕ (max Ημ/νία ΔΕΕΚ) ΣΤΔΕ ΑΑ Γνωμοδοτη μένο ΑΑ ΣΤΔΕ από max Ημ/νία Γνωμοδότησης Προϋπ. ΣΤΔΕ (max Ημ/νία Γνωμοδότησης) ΑΑ ΤΔΕ Επιλέξιμος Προϋπ. Έργου (ΕΥΡΩ) Περιγραφή Κατάστασης Έργου , , ,80 Ενταγμένο ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ 2 Για δημιουργία αναφοράς με τα υποβληθέντα έργα, ο πίνακας θα φέρνει: Κωδικός Έργου ΑΑ ΣΤΔΕ από max Ημ/νία Υποβολής Max Ημ/νία Υποβολής Προϋπολογισμός MIS (max Ημ/νία Υποβολής) Φεβ ,80 Κι όχι το ΤΔΕ 3 γιατί δεν είναι ελεγμένο. Για δημιουργία αναφοράς με τα αξιολογημένα έργα, ο πίνακας θα φέρνει: Κωδικός Έργου ΣΤΔΕ ΑΑ Αξιολογημένο ΑΑ ΣΤΔΕ από max Ημ/νία ΔΕΕΚ ΑΑ ΔΕΕΚ με Γνωμοδότηση Προϋπολογισμός ΣΤΔΕ (max Ημ/νία ΔΕΕΚ) ,80 Για δημιουργία αναφοράς με τα γνωμοδοτημένα έργα, ο πίνακας θα φέρνει: Κωδικός Έργου ΣΤΔΕ ΑΑ Γνωμοδοτημένο ΑΑ ΣΤΔΕ από max Ημ/νία Γνωμοδότησης ,80 Προϋπολογισμός ΣΤΔΕ (max Ημ/νία Γνωμοδότησης) *Σαν στοιχεία γνωμοδότησης θα φέρει και τους 2 φορείς, απλά βρίσκει τη max ημερομηνία και όλες τις εγγραφές που εμπεριέχονται στην οθόνη των γνωμοδοτήσεων. Για δημιουργία αναφοράς με τα ενταγμένα έργα, ο πίνακας θα φέρνει: Κωδικός Έργου ΑΑ ΤΔΕ Επιλέξιμος Προυπ. Έργου (ΕΥΡΩ) Περιγραφή Κατάστασης Έργου με μόνο κριτήριο ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ = ,80 Ενταγμένο

18 3.3 Διάταξη Πίνακα Διάταξη Πίνακα Με τη Διάταξη Πίνακα σχεδιάζουμε τη μορφή της αναφοράς. Όταν έχουμε επιλέξει Πίνακα όλα τα πεδία που επιλέχθηκαν στο προηγούμενο βήμα θα εμφανιστούν σε στήλες. Στην οθόνη αυτή έχουμε τη δυνατότητα να αλλάξουμε τη μορφή της αναφοράς ως ακολούθως: Μπορούμε να διαγράψουμε στήλες Μπορούμε να μετακινήσουμε στήλες Επιπλέον έχουμε τη δυνατότητα να αλλάξουμε τις Ρυθμίσεις της μορφής του πίνακα πατώντας το πλήκτρο Ρυθμίσεις. Στην οθόνη αυτή μπορούμε να αλλάξουμε τις ρυθμίσεις όσον αφορά τα ακόλουθα: την εμφάνιση του τίτλου, των γραμμών του πλέγματος κελιών, των τιμών Null και των τιμών που δεν είναι δυνατόν να αθροιστούν το στυλ των αριθμών γραμμών τη διάταξη της σελίδας οθόνης (αριθμός γραμμών ανά σελίδα) Στην οθόνη αυτή μπορούμε να αλλάξουμε τις ρυθμίσεις όσον αφορά τα ακόλουθα: τα δεδομένα περίληψης τη διαχείριση ερωτημάτων

19 3.3.2 Εμφάνιση στοιχείων Αν επιλέξουμε το πλαίσιο ελέγχου και ενεργοποιήσουμε την Εμφάνιση Στοιχείων Σελίδας, τότε μπορούμε να επιλέξουμε διάφορα πεδία και να τα σύρουμε στο κελί που δημιουργείται με τίτλο: Στοιχεία Σελίδας, οπότε από στήλη γίνεται στοιχείο σελίδας. Τα πεδία που θα τοποθετήσουμε σε αυτό το κελί θα εμφανίζονται ως δεδομένα στον πίνακα. Π.χ. αν τα πεδία ΕΠ, Άξονας και Μέτρο γίνουν στοιχεία σελίδας, αυτό συνεπάγεται την εμφάνιση των δεδομένων για κάθε μέτρο ανά άξονα του ΕΠ σε διαφορετική σελίδα. Για να απομακρύνουμε ένα στοιχείο σελίδας από το κελί το μετακινούμε στον κορμό του πίνακα (στήλη) ή αν θέλουμε να σβήσουμε κάποιο πεδίο το μαρκάρουμε και πατάμε DEL από το πληκτρολόγιο Απόκρυψη διπλότυπων γραμμών Αν επιλέξουμε το πλαίσιο ελέγχου και ενεργοποιήσουμε την Απόκρυψη Διπλότυπων Γραμμών, δε θα εμφανιστούν οι γραμμές του φύλλου εργασίας με τα ίδια στοιχεία. Για παράδειγμα, αν το εικονίδιο είναι ανενεργό και καλέσουμε το έργο από το φάκελο ΕΡΓΟ_ΧΩΡΟΘΕΤΗΣΕΙΣ θα εμφανίσει τόσες γραμμές για το έργο όσες και οι γραμμές της χωροθέτησης.

20 3.4 Μορφή Μορφή Στην οθόνη αυτή μπορούμε να μορφοποιήσουμε τα στοιχεία που επιλέξαμε για τη δημιουργία του βιβλίου εργασίας μας. Τα στοιχεία αυτά εμφανίζονται μέσα σε λίστα και μπορούμε επιλέγοντας κάποιο στοιχείο να επεξεργαστούμε ή να μορφοποιήσουμε την επικεφαλίδα του, καθώς και να μορφοποιήσουμε τα δεδομένα του. ΣΗΜΕΙΩΣΗ Όλα τα πεδία του ΟΠΣ διατηρούν στο discoverer τη μορφή που τους έχει ήδη δoθεί. Επομένως η δυνατότητα μορφοποίησης αξιοποιείται κατά τη δημιουργία νέων πεδίων (π.χ. από υπολογισμό). Στο κάτω μέρος της οθόνης εμφανίζεται μέσα σε πλαίσιο παράδειγμα της μορφοποίησης του πεδίου. Η μορφοποίηση εφαρμόζεται στο φύλλο εργασίας στο οποίο εργαζόμαστε. ΣΗΜΕΙΩΣΗ Για να εφαρμοστεί σε όλα τα φύλλα εργασίας του βιβλίου που θα δημιουργήσουμε, πρέπει να τα ορίσουμε επιλέγοντας "Εργαλεία > Ρυθμίσεις > Προκαθορισμένες Μορφές". H παραπάνω διαδρομή βρίσκεται εκτός φύλλου εργασίας και ο χρήστης το διαχειρίζεται αυτό ανεξάρτητα από το συγκεκριμένο φύλλο στο οποίο βρίσκεται και δουλεύει Μορφοποίηση δεδομένων Επιλέγοντας ένα στοιχείο από τη λίστα και πατώντας το πλήκτρο Μορφοποίηση Δεδομένων εμφανίζεται στην οθόνη μας το μενού μορφοποίησης. Στο παράθυρο αυτό έχουμε τη δυνατότητα να επιλέξουμε τη μορφοποίηση που επιθυμούμε τόσο για τη μορφή όσο και για το κείμενο. Έτσι όσον αφορά τη μορφή μπορούμε να επιλέξουμε:

21 Γραμματοσειρά Μέγεθος Στυλ (Έντονα, Πλάγια, Υπογράμμιση, Σήμανση Διαγραφής) Χρώμα κειμένου και φόντου Στοίχιση (Αριστερά, Κέντρο, Δεξιά κ.ο.κ.) Όσον αφορά τη μορφοποίηση του κειμένου υπάρχουν οι ακόλουθες κατηγορίες: Κανένα (με αυτή την επιλογή τα κείμενα μορφοποιούνται ακριβώς όπως είναι αποθηκευμένα στη βάση δεδομένων) Προκαθορισμένα (με αυτή την επιλογή τα κείμενα μορφοποιούνται ακριβώς όπως έχουν οριστεί από το διαχειριστή) Κείμενο (με αυτή την επιλογή τα κείμενα μορφοποιούνται ως πεζά ή κεφαλαία) Μορφοποίηση επικεφαλίδας Επιλέγοντας ένα στοιχείο από τη λίστα και πατώντας το πλήκτρο Μορφοποίηση επικεφαλίδας εμφανίζεται στην οθόνη μας το μενού μορφοποίησης επικεφαλίδας. Έτσι όσον αφορά τη μορφή μπορούμε να επιλέξουμε: Γραμματοσειρά Μέγεθος Στυλ (Έντονα, Πλάγια, Υπογράμμιση, Σήμανση Διαγραφής) Χρώμα κειμένου και φόντου Στοίχιση (Αριστερά, Κέντρο, Δεξιά κ.ο.κ.) Επεξεργασία επικεφαλίδας Επιλέγοντας ένα στοιχείο από τη λίστα και πατώντας το πλήκτρο Επεξεργασία επικεφαλίδας εμφανίζεται στην οθόνη μας το μενού επεξεργασίας επικεφαλίδας. Στο παράθυρο αυτό βλέπουμε λεπτομέρειες για την επικεφαλίδα και μπορούμε να εισάγουμε έναν καινούριο τίτλο.

22 3.5 Συνθήκες Συνθήκες Μία συνθήκη λειτουργεί ως κριτήριο για να βρούμε συγκεκριμένα στοιχεία. Η εφαρμογή μιας συνθήκης "φιλτράρει" τα δεδομένα που δεν ικανοποιούν τη συνθήκη κι εμφανίζονται μόνο τα στοιχεία που επιθυμούμε. Ένα φύλλο εργασίας μπορεί να έχει καθορισμένες συνθήκες από τον Διαχειριστή του Discoverer ή να δημιουργηθούν από το χρήστη. Αν έχει το δικαίωμα ο χρήστης μπορεί να διορθώσει ή να επιλέξει τις συνθήκες που θέλει να εφαρμόσει. Ο Discoverer χρησιμοποιεί τις διάφορες συνθήκες με τον ακόλουθο τρόπο: τα δεδομένα τα οποία ικανοποιούν τη συνθήκη που έχουμε δημιουργήσει απεικονίζονται στο φύλλο εργασίας τα δεδομένα τα οποία δεν ικανοποιούν τη συνθήκη που έχουμε ορίσει δεν απεικονίζονται στο φύλλο εργασίας Οι συνθήκες μπορούν να κατηγοριοποιηθούν ως εξής: απλές συνθήκες πολλαπλές συνθήκες ένθετες συνθήκες (nested conditions) Ενεργοποίηση συνθηκών Ο λόγος για τον οποίο ενεργοποιούμε μια συνθήκη είναι η ανάγκη μας να φιλτράρουμε τα δεδομένα του φύλλου εργασίας μας. Για παράδειγμα μπορεί να επιθυμούμε να εμφανίσουμε στοιχεία μόνο για ένα συγκεκριμένο Άξονα ή μόνο για ένα Επιχειρησιακό Πρόγραμμα. Από την αναδυόμενη λίστα "Εμφάνιση συνθηκών για το" επιλέγετε τη συνθήκη (για κάποιο στοιχείο της αναφοράς) που θέλετε να εμφανίσετε. Επιλέγοντας ένα συγκεκριμένο στοιχείο από τη λίστα προκύπτει η συνθήκη (αν υπάρχει) για το στοιχείο αυτό. Έτσι για παράδειγμα, επιλέγοντας "Ενεργό Μόνο", εμφανίζονται μόνο οι συνθήκες που είναι ενεργές, ένω επιλέγοντας "Όλα τα Στοιχεία" εμφανίζονται οι πιο συχνά χρησιμοποιούμενες συνθήκες.

23 Για να εφαρμοστεί μία συνθήκη αρκεί να ενεργοποιήσουμε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα από τη συνθήκη. ΣΗΜΕΙΩΣΗ Σε περίπτωση που επιλεγούν δυο ή περισσότερες συνθήκες οι οποίες έρχονται σε σύγκρουση μεταξύ τους εμφανίζεται προειδοποιητικό μήνυμα. ΣΗΜΕΙΩΣΗ Αφού εκτελέσουμε την αναφορά, τα βήματα 6-10, δηλαδή η χρήση Ταξινόμησης, Υπολογισμών, Ποσοστών, Συνόλων και Παραμέτρων, χρησιμοποιούνται για τον εμπλουτισμό ενός βιβλίου εργασίας Απενεργοποίηση συνθηκών Όταν αποφασίσουμε ότι δεν θέλουμε πλέον vα φιλτράρουμε το φύλλο εργασίας μας απλά απενεργοποιούμε τις συνθήκες που έχουμε ενεργές. Πρέπει να έχουμε υπόψη μας ότι όποτε χρειαστούμε να "φιλτράρουμε" το φύλλο εργασίας μας πολύ απλά ενεργοποιούμε ξανά την επιθυμητή συνθήκη. Προσοχή!!!

24 Μην χρησιμοποιείτε το πλήκτρο Delete για να απενεργοποιήσετε μια συνθήκη. Το πλήκτρο Delete διαγράφει οριστικά μια συνθήκη από το φύλλο εργασίας μας. Για να απενεργοποιήσουμε μια συνθήκη επιλέγουμε "Εργαλεία > Συνθήκες". Στη συνέχεια από τη λίστα που εμφανίζεται επιλέγουμε τη συνθήκη που θέλουμε να απενεργοποιήσουμε, και πατάμε το πλήκτρο ΟΚ. Ο Discoverer πλέον εμφανίζει μόνο τα στοιχεία που εκπληρώνουν τις συνθήκες που παραμένουν ενεργοποιημένες. Όταν απενεργοποιηθούν όλες οι συνθήκες ξαναεμφανίζονται όλα τα δεδομένα Δημιουργία απλής συνθήκης Όταν επιθυμούμε να εφαρμόσουμε ένα καινούριο φίλτρο στα δεδομένα του βιβλίου εργασίας μας μπορούμε να δημιουργήσουμε μια νέα συνθήκη. Για παράδειγμα θα μπορούσαμε να δημιουργήσουμε μια συνθήκη που να μας εμφανίζει στοιχεία αποκλειστικά από ένα συγκεκριμένο ΕΠ. Για να δημιουργήσουμε μια απλή συνθήκη επιλέγουμε "Εργαλεία > Συνθήκες" για να εμφανίσουμε το πλαίσιο διαλόγου "Επεξεργασία φύλλου εργασίας": καρτέλα "Συνθήκες". Στη συνέχεια πατώντας το πλήκτρο Δημιουργία εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Νέα Συνθήκη. Στην οθόνη αυτή μπορούμε αρχικά να ονομάσουμε τη συνθήκη (αν προτιμούμε να δημιουργείται αυτόματα το όνομα της συνθήκης απλά επιλέγουμε το πλαίσιο ελέγχου Αυτόματη Δημιουργία Ονόματος) και να της δώσουμε μια περιγραφή (προαιρετικά). Στην περιοχή Φόρμουλα μπορούμε να καθορίσουμε τη συνθήκη μας. Από την αναδυόμενη λίστα Στοιχείο επιλέγουμε το στοιχείο με βάση το οποίο επιθυμούμε να φιλτράρουμε τα δεδομένα μας (για παράδειγμα ΕΠ Κωδικός). ΣΗΜΕΙΩΣΗ Να σημειωθεί ότι επιλέγουμε τα στοιχεία με βάση τον φάκελο από τα οποία τα έχουμε επιλέξει αρχικά (π.χ. το στοιχείο ΕΠ Κωδικός το έχουμε επιλέξει από τον φάκελο Έργα - Διοικητικές διαδικασίες και είναι αυτό το συγκεκριμένο στοιχείο, το οποίο θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε στη συνθήκη - το ίδιο στοιχείο μπορεί να υπάρχει και σε έναν άλλο φάκελο που μπορεί να έχουμε επιλέξει κατά τη δημιουργία του φύλλου εργασίας). Στη συνέχεια από την αναδυόμενη λίστα Συνθήκη επιλέγουμε τη συνθήκη την οποία θέλουμε να πληρούν τα δεδομένα μας σε σχέση με το στοιχείο (για παράδειγμα επιθυμούμε ο ΕΠ Κωδικός να ισούται με κάποια συγκεκριμένη τιμή). Στο πεδίο Τιμές ορίζουμε τα δεδομένα που θέλουμε να αντιπαραβάλουμε με το στοιχείο. Οι τρόποι επιλογής τιμών μπορούν να γίνουν: είτε με τη δημιουργία Υπολογισμού, είτε με την επιλογή Στοιχείου, είτε με τη δημιουργία νέας Παραμέτρου,

25 είτε με την επιλογή πολλαπλών τιμών, είτε επιλέγοντας την τιμή για την οποία θέλουμε να ισχύει η συνθήκη. Στην περίπτωσή μας θέλουμε να εμφανιστούν μόνο τα δεδομένα που ανήκουν στο ΕΠ 24, οπότε επιλέγουμε την τιμή 24 από την "Επιλογή πολλαπλών τιμών" στην αναδυόμενη λίστα του πεδίου τιμές. Σε περίπτωση που επιθυμούμε στις τιμές να γίνεται διάκριση μεταξύ πεζών και κεφαλαίων επιλέγουμε το αντίστοιχο πλαίσιο ελέγχου. Πατάμε το πλήκτρο ΟΚ και αποθηκεύουμε τη συνθήκη που δημιουργήσαμε. Η συνθήκη που δημιουργήσαμε εμφανίζεται πλέον ενεργοποιημένη στη λίστα συνθηκών. Επιλέγοντας το πλήκτρο ΟΚ εμφανίζεται το βιβλίο εργασίας μας με τα δεδομένα φιλτραρισμένα σύμφωνα με τη συνθήκη που δημιουργήσαμε και ενεργοποιήσαμε Δημιουργία πολλαπλής συνθήκης Πολλαπλές συνθήκες χρησιμοποιούμε όταν επιθυμούμε να εμφανίσουμε δεδομένα που ικανοποιούν συνδυασμούς που δεν θα μπορούσαν να καλυφθούν από μια απλή συνθήκη. Για παράδειγμα μπορεί να επιθυμούμε να εμφανίσουμε έργα που να ανήκουν στον Άξονα Προτεραιότητας 002 του ΕΠ 24. Για να δημιουργήσουμε μια πολλαπλή συνθήκη σε ένα συγκεκριμένο φύλλο εργασίας επιλέγουμε "Εργαλεία > Συνθήκες". Στην οθόνη μας εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου "Επεξεργασία φύλλου εργασίας": καρτέλα "Συνθήκες". Στη συνέχεια πατώντας το πλήκτρο Δημιουργία εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Νέα Συνθήκη όπου και δημιουργούμε μια νέα απλή συνθήκη όπως είδαμε στο "Δημιουργία Απλής Συνθήκης" και στη συνέχεια πατάμε το πλήκτρο Για προχωρημένους. Ο Discoverer εμφανίζει τα πλήκτρα Νέο στοιχείο, Και, Ή με τα οποία μπορούμε να δημιουργήσουμε πολλαπλές συνθήκες. Επιλέγοντας το πλήκτρο Νέο στοιχείο μπορούμε να δημιουργήσουμε μια νέα συνθήκη. Εκ των προτέρων η νέα συνθήκη συνδέεται με την παλιά με το λογικό σύνδεσμο ΚΑΙ (AND). Επιλέγοντας το πλήκτρο Ή μπορούμε να δημιουργήσουμε μια νέα συνθήκη η οποία συνδέεται με την προηγούμενη με το λογικό σύνδεσμο Η' (OR). Κάνοντας κλικ στο πλήκτρο OK επιστρέφουμε στο παράθυρο επεξεργασίας και επιλέγοντας ξανά OK αποθηκεύουμε τις αλλαγές μας. Πλέον ο Discoverer εμφανίζει μόνο τα δεδομένα τα οποία ικανοποιούν την πολλαπλή συνθήκη.

26 3.5.6 Διόρθωση συνθήκης Όταν επιθυμούμε να αλλάξουμε τον τρόπο φιλτραρίσματος των δεδομένων μπορούμε να το κάνουμε μέσω της επεξεργασίας μιας συνθήκης. Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να επεξεργαστούμε τη συνθήκη ΕΠ Κωδικός = 24 και Άξονας Προτεραιότητας= 002. Αρχικά πρέπει να επιλέξουμε τη συνθήκη. Στη συνέχεια πατάμε το πλήκτρο Επεξεργασία. Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου "Επεξεργασία Συνθήκης". Στο παράδειγμά μας θέλουμε να εμφανίσουμε τα έργα που ανήκουν στον Άξονα Προτεραιότητας 002 ή στον Άξονα Προτεραιότητας 004 του ΕΠ 24.

27 Για το λόγο αυτό τροποποιούμε την συνθήκη ως εξής: ΕΠ Κωδικός = '24' AND (Άξονας Προτεραιότητας= '002' OR Άξονας Προτεραιότητας= '004'). Κάνοντας κλικ στο πλήκτρο OK επιστρέφουμε στο παράθυρο επεξεργασίας και επιλέγοντας ξανά OK αποθηκεύουμε τις αλλαγές μας. Πλέον ο Discoverer εμφανίζει μόνο τα δεδομένα τα οποία ικανοποιούν την πολλαπλή συνθήκη. ΠΡΟΣΟΧΗ Δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε συνθήκες που έχει δημιουργήσει ο Διαχειριστής της εφαρμογής. Στην περίπτωση αυτή δεν υπάρχει πλήκτρο Επεξεργασία αλλά Εμφάνιση Διαγραφή συνθήκης Όταν μια συνθήκη δεν μας είναι πλέον χρήσιμη μπορούμε να τη διαγράψουμε μόνιμα από το βιβλίο εργασίας μας. ΣΗΜΕΙΩΣΗ Αντί να διαγράψουμε οριστικά μια συνθήκη μπορούμε απλά να ακυρώσουμε την επιλογή όπως είδαμε στο "Απενεργοποίηση Συνθηκών". Για να διαγράψουμε μια συνθήκη αρχικά επιλέγουμε "Εργαλεία >Συνθήκες" έτσι ώστε να μεταφερθούμε στο πλαίσιο διαλόγου "Επεξεργασία φύλλου εργασίας": καρτέλα "Συνθήκες". Στην οθόνη μας εμφανίζεται μια λίστα με όλες τις συνθήκες του βιβλίου εργασίας μας, από όπου και μπορούμε να επιλέξουμε τη συνθήκη την οποία επιθυμούμε να διαγράψουμε. Αφού επιλέξουμε τη συνθήκη πατάμε το πλήκτρο Διαγραφή για να τη διαγράψουμε μόνιμα από το βιβλίο εργασίας μας και στη συνέχεια πατάμε το πλήκτρο ΟΚ για να επιβεβαιώσουμε την ενέργειά μας και επιστρέφουμε στο βιβλίο εργασίας μας. Αν η συνθήκη που διαγράψαμε ήταν προηγουμένως ενεργοποιημένη, ο Discoverer αφαιρεί τη συνθήκη και τα δεδομένα εμφανίζονται όπως πριν την εφαρμογή της. Δεν μπορείτε να διαγράψετε συνθήκες που έχει δημιουργήσει ο Διαχειριστής της εφαρμογής. Ο μόνος που έχει αυτό το δικαίωμα είναι ο ίδιος ο Διαχειριστής.

28 3.6 Ταξινόμηση Ταξινόμηση Μέσω της ταξινόμησης θέτουμε τα δεδομένα σε μια σειρά η οποία μας βοηθά να τα ερμηνεύσουμε και να τα αναλύσουμε πιο αποτελεσματικά. Μια ταξινόμηση μπορεί να γίνει είτε αλφαβητικά είτε αριθμητικά. Η διαδικασία ομαδικής ταξινόμησης είναι διαθέσιμη σε βιβλία εργασίας μορφής Πίνακα και αφαιρεί τα επαναλαμβανόμενα στοιχεία προκειμένου τα δεδομένα να γίνουν περισσότερο αξιοποιήσιμα. ΣΗΜΕΙΩΣΗ Αν το αρχείο πρόκειται να εξαχθεί σε excel αποφεύγεται η ομαδοποίηση γιατί στη συνέχεια δε μπορούν να λειτουργήσουν τα φίλτρα στο excel. Για να ταξινομήσουμε τα δεδομένα ενός βιβλίου εργασίας σε μορφή Πίνακα πρέπει κατ' αρχήν να εμφανίσουμε τον πίνακα στον οποίο θα εφαρμόσουμε την ταξινόμηση. Στη συνέχεια επιλέγουμε "Εργαλεία > Ταξινόμηση" και μεταφερόμαστε στο πλαίσιο διαλόγου "Επεξεργασία φύλλου εργασίας": καρτέλα "Ταξινόμηση" (σε φύλλο εργασίας με πίνακα). Πατώντας Προσθήκη εμφανίζονται καινούριες επιλογές σχετικές με την ταξινόμηση και έτσι μπορούμε να επιλέξουμε με βάση ποιο στοιχείο επιθυμούμε να γίνει η ταξινόμηση καθώς και εάν επιθυμούμε η ταξινόμηση να γίνει από το κατώτερο στο ανώτερο στοιχείο ή αντίστροφα.

29 Στη λίστα του πεδίου "Ομάδα" έχουμε τις επιλογές: Κανένα, τα δεδομένα στη στήλη δεν ομαδοποιούνται αλλά απλά ταξινομούνται ως μονάδα. Ταξινόμηση ομάδων, τα δεδομένα ταξινομούνται μέσα στην κάθε ομάδα. Το όνομα της ομάδας εμφανίζεται μία φορά στην αρχή των ομαδοποιημένων στοιχείων. ΣΗΜΕΙΩΣΗ Ομαδοποίηση μπορούμε να κάνουμε σε πίνακα, όχι σε μήτρα. Το πεδίο Κρυφό αν ενεργοποιηθεί, αποκρύπτει τα πεδία που χρησιμοποιούνται για ταξινόμηση, π.χ. στην ταξινόμηση ανά χρόνο, αν ενεργοποιηθεί το πεδίο Κρυφό, δε θα φαίνεται η στήλη του χρόνου. Μπορούμε επιπλέον να αλλάξουμε τη διάταξη ενός στοιχείου μέσω των πλήκτρων Μετακίνηση Πάνω και Μετακίνηση Κάτω ή και να διαγράψουμε μια Ταξινόμηση μέσω του πλήκτρου Διαγραφή.

30 Αφού ολοκληρώσουμε την εργασία μας πατώντας το πλήκτρο OK επιβεβαιώνουμε τις επιλογές μας και μεταφερόμαστε στο βιβλίο εργασίας μας του οποίου η εμφάνιση έχει μεταβληθεί σύμφωνα με την ταξινόμηση που εφαρμόσαμε.

31 3.7 Υπολογισμοί Υπολογισμοί Πολλές φορές για να μπορέσουμε να αναλύσουμε καλύτερα τα δεδομένα μας χρησιμοποιούμε κάποιες εκφράσεις είτε μαθηματικές είτε λογικές που ονομάζονται Υπολογισμοί. Μέσω διάφορων Υπολογισμών μπορούμε μεταξύ άλλων να: υπολογίσουμε μια αύξηση στις πληρωμές ενός έργου ή μιας κατηγορίας έργων υπολογίσουμε το μέσο όρο μιας ομάδας τιμών Στην εφαρμογή Discoverer η δημιουργία των Υπολογισμών είναι μια απλή διαδικασία η οποία θα αναλυθεί στο "Δημιουργία Υπολογισμών". Πρόκειται για μια διαδικασία η οποία μπορεί να διενεργηθεί τόσο από το Διαχειριστή όσο και από απλούς χρήστες της εφαρμογής Δημιουργία Υπολογισμών Για να δημιουργήσουμε έναν υπολογισμό ακολουθούμε τα εξής βήματα. Αρχικά ανοίγουμε το βιβλίο εργασίας στο οποίο επιθυμούμε να προσθέσουμε τον υπολογισμό. Επιλέγουμε "Εργαλεία > Υπολογισμοί". Στη συνέχεια από το πλαίσιο διαλόγου "Επεξεργασία φύλλου εργασίας": καρτέλα "Υπολογισμοί" πατάμε το πλήκτρο Δημιουργία για να δημιουργήσουμε ένα νέο Υπολογισμό. Προσθέτουμε τον τίτλο του Υπολογισμού που θα δημιουργήσουμε και επιλέγουμε το στοιχείο στο οποίο θέλουμε να εφαρμοστεί ο υπολογισμός. Στην περίπτωση μας θέλουμε να υπολογίσουμε τον ΦΠΑ 18% για τον Αρχικό Προϋπολογισμό Ένταξης του Έργου (σε Ευρώ). Πατώντας το πλήκτρο Επικόλληση, το στοιχείο που θέλουμε μεταφέρεται στη δεξιά στήλη Υπολογισμός. Τέλος εισάγουμε τη φόρμουλα και πατάμε το πλήκτρο ΟΚ. ΣΗΜΕΙΩΣΗ Σε περίπτωση που ο υπολογισμός έχει κάποιο συντακτικό σφάλμα, η εφαρμογή μας ειδοποιεί με σχετικό μήνυμα. Προτού αποθηκεύσετε τον υπολογισμό είναι απαραίτητο να διορθώσετε τα σφάλματα στη σύνταξη του υπολογισμού. Βλέπουμε ότι ο υπολογισμός που μόλις δημιουργήσαμε έχει προστεθεί (και ενεργοποιηθεί) στη λίστα των διαθέσιμων υπολογισμών.

32 Πατώντας ξανά το πλήκτρο ΟΚ μεταφερόμαστε στο φύλλο εργασίας μας όπου βλέπουμε ότι έχει προστεθεί μια επιπλέον στήλη όπου υπολογίζεται ο Αρχικός Π/Υ Ένταξης Έργου με ΦΠΑ 18% Διόρθωση Υπολογισμών Ας υποθέσουμε ότι έχουμε δημιουργήσει μια φόρμουλα που υπολογίζει τον ΦΠΑ (18%) του επιλέξιμου προϋπολογισμού για κάθε έργο και επιθυμούμε να προσαρμόσουμε τα επίπεδα του ΦΠΑ στο 19%. Αρχικά από το βιβλίο εργασίας μας θα επιλέξουμε "Εργαλεία > Υπολογισμοί". Στην οθόνη που εμφανίζεται πατάμε το κουμπί Επεξεργασία και μεταφερόμαστε στο πλαίσιο διαλόγου "Επεξεργασία Υπολογισμού" όπου μπορούμε να μετονομάσουμε τον υπολογισμό αλλά και να τροποποιήσουμε τη φόρμουλά του. Αφού κάνουμε τις επιθυμητές αλλαγές, τόσο στο όνομα όσο και στη φόρμουλα, τις επιβεβαιώνουμε μέσω του πλήκτρου ΟΚ. Βλέπουμε ότι έχουμε μεταφερθεί στην καρτέλα Υπολογισμοί όπου έχει ενημερωθεί τόσο το όνομα όσο και η περιγραφή του ενεργού υπολογισμού μας. ΣΗΜΕΙΩΣΗ Στο σημείο αυτό, μπορούμε να μεταφερθούμε στην καρτέλα Μορφή, για να μορφοποιήσουμε το νέο πεδίο που δημιουργήσαμε, π.χ. αν είναι ημερομηνία ή αριθμός με δεκαδικά ψηφία.

33 Πατώντας το πλήκτρο ΟΚ θα δούμε ότι εμφανίζεται το φύλλο εργασίας μας με τροποποιημένη την τελευταία στήλη σύμφωνα με τις αλλαγές που κάναμε στον υπολογισμό. Έτσι έχει αλλάξει τόσο ο τίτλος της στήλης όσο και τα ποσά που υπολογίζει Διαγραφή Υπολογισμών Όταν ένας υπολογισμός δεν μας είναι πλέον χρήσιμος μπορούμε να τον διαγράψουμε μόνιμα από το βιβλίο εργασίας μας. Προσοχή Μπορούμε πάντα να αφαιρέσουμε έναν υπολογισμό από ένα βιβλίο εργασίας απενεργοποιώντας τον χωρίς να χρειαστεί να τον διαγράψουμε μόνιμα. Αρχικά επιλέγουμε "Εργαλεία>Υπολογισμοί" και μεταφερόμαστε στο πλαίσιο διαλόγου "Επεξεργασία φύλλου εργασίας": καρτέλα "Υπολογισμοί". Στην οθόνη αυτή βλέπουμε μια λίστα με τους υπολογισμούς που είναι διαθέσιμοι καθώς και ποιοι από αυτούς είναι ενεργοποιημένοι. Σε περίπτωση που επιθυμούμε να διαγράψουμε έναν υπολογισμό απλά τον επιλέγουμε και πατάμε το πλήκτρο Διαγραφή. Ο υπολογισμός έχει πλέον διαγραφεί μόνιμα. Σε περίπτωση που ήταν ενεργός τώρα πλέον δεν εμφανίζεται στο βιβλίο εργασίας μας. 3.8 Ποσοστά Τι είναι τα Ποσοστά και γιατί τα χρησιμοποιούμε Ο Oracle Discoverer μας επιτρέπει την εύκολη και γρήγορη δημιουργία ποσοστών διαφόρων στοιχείων.

34 Στην ανάλυση των δεδομένων η ύπαρξη ποσοστών είναι ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο καθώς μας επιτρέπει να έχουμε μια ολοκληρωμένη ματιά πάνω στα δεδομένα και να εξάγουμε χρήσιμα στοιχεία για κάποιο συγκεκριμένο έργο. Τα ποσοστά που μας ενδιαφέρουν είναι πιθανότερο να έχουν σχέση με οικονομικά στοιχεία όπως για παράδειγμα τι ποσοστό επί του συνόλου του ΕΠ αποτελεί ο προϋπολογισμός ενός συγκεκριμένου μέτρου Δημιουργία Ποσοστών Τα ποσοστά στον Oracle Discoverer μπορούν να δημιουργηθούν τόσο από το Διαχειριστή όσο και από τους απλούς χρήστες της εφαρμογής. Για να δημιουργήσουμε ένα ποσοστό στο βιβλίο εργασίας το οποίο έχουμε ανοιχτό επιλέγουμε "Εργαλεία > Ποσοστά". Στη συνέχεια από το πλαίσιο διαλόγου "Επεξεργασία φύλλου εργασίας": καρτέλα "Ποσοστά" πατάμε το πλήκτρο Δημιουργία για να δημιουργήσουμε ένα νέο ποσοστό. Ο Discoverer δίνει ένα προκαθορισμένο όνομα για το ποσοστό που θα δημιουργήσουμε αναλόγως με το τι ποσοστό θα επιλέξουμε να δημιουργήσουμε στο βιβλίο εργασίας μας. Παρ' όλα αυτά υπάρχει η δυνατότητα ο κάθε χρήστης να αλλάξει το προεπιλεγμένο από την εφαρμογή όνομα. Στο δεύτερο πεδίο που βλέπουμε στην οθόνη μας καθορίζουμε το σημείο δεδομένων στο οποίο θέλουμε να βασίσουμε το ποσοστό που δημιουργούμε. Στη λίστα που ανοίγει εμφανίζονται όλα τα αριθμητικά πεδία τα οποία περιλαμβάνει το βιβλίο εργασίας μας. Στη συγκεκριμένη περίπτωση καθορίζουμε ότι το σημείο αυτό είναι το πεδίο Επιλέξιμος Προϋπολογισμός Έργου (ΕΥΡΩ). Στο επόμενο πεδίο καθορίζουμε πού επιθυμούμε να εμφανίζεται το ποσοστό που δημιουργούμε. Έτσι μπορούμε να επιλέξουμε υπολογισμό ως ποσοστό στο γενικό σύνολο των τιμών ή ως ποσοστό σε υποκατηγορίες. Για παράδειγμα, αν θέλαμε να δούμε τι ποσοστό αποτελεί ο επιλέξιμος Π/Υ ενός συγκεκριμένου έργου για ένα ΕΠ επί του συνόλου του Π/Υ του ΕΠ, θα επιλέγαμε εμφάνιση ως μερικό σύνολο με κάθε αλλαγή στο ΕΠ Κωδικός. Στη συνέχεια επιλέγουμε αν στον υπολογισμό του ποσοστού θέλουμε να συμπεριληφθούν τα τρέχοντα ή το σύνολο των στοιχείων της σελίδας. Τέλος επιλέγουμε ποια σύνολα θέλουμε να εμφανίζονται καθώς και τον τρόπο με τον οποίο θα εμφανίζονται τα σύνολα και τα υποσύνολα. ΣΗΜΕΙΩΣΗ Οι διαθέσιμες επιλογές εξαρτώνται από το αν έχετε επιλέξει το κουμπί Γενικό σύνολο όλων των τιμών ή το κουμπί Μερικό σύνολο με κάθε αλλαγή στο.

35 Για παράδειγμα, αν επιλέξατε το κουμπί Γενικό σύνολο όλων των τιμών, σημειώστε το τετραγωνίδιο επιλογής Εμφάνιση του γενικού συνόλου και του ποσοστού γενικού συνόλου αν θέλετε να υπολογίσετε συνολικές τιμές στο κάτω μέρος του φύλλου εργασίας. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε μια ετικέτα για το σύνολο και κάνοντας κλικ στο "Μορφοποίηση δεδομένων", μπορείτε να καθορίσετε τον τρόπο εμφάνισης της ετικέτας στο φύλλο εργασίας. Διαφορετικά, αν επιλέξατε το κουμπί Μερικό σύνολο με κάθε αλλαγή στο, σημειώστε το τετραγωνίδιο επιλογής Εμφάνιση μερικού συνόλου και ποσοστού μερικού συνόλου αν θέλετε να υπολογίσετε τα μερικά σύνολα για κάθε υπο-ομάδα δεδομένων ή Εμφάνιση του ποσοστού του γενικού συνόλου για κάθε μερικό σύνολο για να εμφανίσετε το σύνολο της υπο-ομάδας ως ποσοστό της συνολικής τιμής για όλες τις ομάδες. Στη συνέχεια πατάμε το πλήκτρο ΟΚ για να επικυρώσουμε τις επιλογές μας. Αφού πατήσουμε το πλήκτρο ΟΚ βλέπουμε ότι μεταφερόμαστε στο πλαίσιο διαλόγου "Επεξεργασία φύλλου εργασίας": καρτέλα "Ποσοστά", όπου στη λίστα των διαθέσιμων ποσοστών εμφανίζεται ενεργοποιημένο το ποσοστό το οποίο δημιουργήσαμε. Πατώντας το πλήκτρο ΟΚ βλέπουμε ότι στο βιβλίο εργασίας μας έχει προστεθεί μια ακόμα στήλη όπου εμφανίζεται το ποσοστό του Επιλέξιμου Π/Υ κάθε έργου ως προς το συνολικό προϋπολογισμό του ΕΠ στο οποίο ανήκει Διόρθωση Ποσοστών Είναι πολύ πιθανό σε κάποιες περιπτώσεις να χρειαστεί να αλλάξουμε τον τρόπο ή το επίπεδο στο οποίο απεικονίζεται ένα ποσοστό. Ας υποθέσουμε λοιπόν ότι στο βιβλίο εργασίας μας υπολογίζουμε το ποσοστό του Αρχικού Π/Υ ως μερικό σύνολο με κάθε αλλαγή στο πεδίο ΕΠ και αποφασίζουμε ότι χρειάζεται να το εμφανίζουμε ως μερικό σύνολο με κάθε αλλαγή στο πεδίο Μέτρο Κωδικός. Το πρώτο βήμα είναι να επιλέξουμε "Εργαλεία > Ποσοστά" οπότε και μεταφερόμαστε στο πλαίσιο διαλόγου "Επεξεργασία φύλλου εργασίας": καρτέλα "Ποσοστά". Στη λίστα που εμφανίζεται υπάρχουν όλα τα ποσοστά τα οποία έχουν δημιουργηθεί για το συγκεκριμένο βιβλίο εργασίας. Στην περίπτωση μας υπάρχει διαθέσιμο μόνο ένα ποσοστό το οποίο και είναι ήδη επιλεγμένο. Πατώντας το πλήκτρο Επεξεργασία μεταφερόμαστε στο πλαίσιο διαλόγου Επεξεργασία Ποσοστού. Εδώ μπορούμε να κάνουμε όποιες μεταβολές επιθυμούμε στον τρόπο υπολογισμού, όπως για παράδειγμα να ορίσουμε ότι επιθυμούμε την εμφάνιση του ποσοστού ως μερικό σύνολο με κάθε αλλαγή στο πεδίο Μέτρο Κωδικός.

36 Τέλος πατάμε το πλήκτρο ΟΚ για να επικυρώσουμε τις αλλαγές μας και μεταφερόμαστε πίσω στο πλαίσιο διαλόγου "Επεξεργασία φύλλου εργασίας": καρτέλα "Ποσοστά". Βλέπουμε το ποσοστό που επεξεργαστήκαμε με τροποποιημένο τίτλο και περιγραφή σύμφωνα με τις αλλαγές που κάναμε. Πατώντας ξανά το πλήκτρο ΟΚ βλέπουμε ότι στο φύλλο εργασίας μας η τελευταία στήλη έχει τροποποιηθεί σύμφωνα με τις αλλαγές που κάναμε και πλέον υπολογίζει τον Επιλέξιμο Π/Υ του κάθε έργου ως προς τον συνολικό προϋπολογισμό του Μέτρου στο οποίο ανήκει Διαγραφή Ποσοστών Όταν ένα ποσοστό δεν μας είναι πλέον χρήσιμο μπορούμε να το διαγράψουμε μόνιμα από το βιβλίο εργασίας μας. Για να σβήσουμε ένα ποσοστό που έχουμε δημιουργήσει στο βιβλίο εργασίας επιλέγουμε "Εργαλεία > Ποσοστά" και μεταφερόμαστε στο πλαίσιο διαλόγου "Επεξεργασία φύλλου εργασίας": καρτέλα "Ποσοστά". Στην οθόνη αυτή εμφανίζεται μια λίστα με τα διαθέσιμα ποσοστά για το συγκεκριμένο βιβλίο εργασίας.

37 Για να σβήσουμε κάποιο ποσοστό απλά το επιλέγουμε και πατάμε το πλήκτρο Διαγραφή. Όπως μπορούμε να δούμε στη λίστα μας δεν υπάρχουν πλέον διαθέσιμα ποσοστά. Καθώς το συγκεκριμένο ποσοστό ήταν ενεργοποιημένο αφού επικυρώσουμε τις αλλαγές μας πατώντας το πλήκτρο ΟΚ θα δούμε ότι πλέον έχει εξαφανιστεί η στήλη όπου υπολογιζόταν το ποσοστό του Επιλέξιμου Π/Υ στο φύλλο εργασίας μας Παραδείγματα Ποσοστών Η δημιουργία ποσοστών είναι ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο για την ανάλυση των δεδομένων ενός βιβλίου εργασίας καθώς μας επιτρέπει να εξάγουμε χρήσιμα στοιχεία για την πορεία των διαφόρων έργων. Ας δούμε τώρα κάποια παραδείγματα ποσοστών που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε στα βιβλία εργασίας μας. Όπως βλέπουμε στο πλαίσιο διαλόγου "Επεξεργασία φύλλου εργασίας": καρτέλα "Ποσοστά" υπάρχουν πέντε διαθέσιμα ποσοστά προς χρήση στο συγκεκριμένο φύλλο εργασίας.

38 Πρόκειται για τα ακόλουθα: Ποσοστό Επιλέξιμος Π/Υ Έργου (Ευρώ) Ποσοστό Επιλέξιμος Π/Υ Έργου (Ευρώ), Άξονας Προτεραιότητας Κωδικός Ποσοστό Επιλέξιμος Π/Υ Έργου (Ευρώ), ΕΠ Κωδικός Ποσοστό Επιλέξιμος Π/Υ Έργου (Ευρώ), Κατηγορία Ενέργειας Ποσοστό Επιλέξιμος Π/Υ Έργου (Ευρώ), Μέτρο Κωδικός Στη συνέχεια θα δούμε τι αποτέλεσμα έχει στο φύλλο εργασίας μας η εφαρμογή του κάθε ενός από αυτά τα ποσοστά. Ποσοστό Επιλέξιμος Π/Υ Έργου (Ευρώ) Η εφαρμογή του ποσοστού αυτού μας εμφανίζει τον Επιλέξιμο Π/Υ του κάθε έργου ως επί τοις εκατό ποσοστό στο γενικό σύνολο του βιβλίου εργασίας μας. Έτσι βλέπουμε για παράδειγμα ότι ο επιλέξιμος Π/Υ του έργου με κωδικό MIS ο οποίος ανέρχεται σε ποσό αντιπροσωπεύει ένα ποσοστό της τάξης του 0,02% όλων των έργων της αναφοράς μας. Ποσοστό Επιλέξιμος Π/Υ Έργου (Ευρώ), Άξονας Προτεραιότητας Κωδικός Η εφαρμογή του ποσοστού αυτού μας εμφανίζει τον Επιλέξιμο Π/Υ του κάθε έργου ως επί τοις εκατό ποσοστό στο σύνολο των έργων ενός Άξονα Προτεραιότητας. Έτσι βλέπουμε για παράδειγμα ότι ο επιλέξιμος Π/Υ του έργου με κωδικό MIS ο οποίος ανέρχεται σε ποσό αντιπροσωπεύει ένα ποσοστό της τάξης του 0,74% όλων των έργων που ανήκουν στον Άξονα Προτεραιότητας 008. Ποσοστό Επιλέξιμος Π/Υ Έργου (Ευρώ), ΕΠ Κωδικός Η εφαρμογή του ποσοστού αυτού μας εμφανίζει τον Επιλέξιμο Π/Υ του κάθε έργου ως επί τοις εκατό ποσοστό στο σύνολο των έργων ενός Επιχειρησιακού Προγράμματος. Έτσι βλέπουμε για παράδειγμα ότι ο επιλέξιμος Π/Υ του έργου με κωδικό MIS ο οποίος ανέρχεται σε ποσό αντιπροσωπεύει ένα ποσοστό της τάξης του 0,04% όλων των έργων που ανήκουν στο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα 24. Ποσοστό Επιλέξιμος Π/Υ Έργου (Ευρώ),Κατηγορία Ενέργειας Η εφαρμογή του ποσοστού αυτού μας εμφανίζει τον Επιλέξιμο Π/Υ του κάθε έργου ως επί τοις εκατό ποσοστό στο σύνολο των έργων μιας Κατηγορίας Ενέργειας. Έτσι βλέπουμε για παράδειγμα ότι ο επιλέξιμος Π/Υ του έργου με κωδικό MIS ο οποίος ανέρχεται σε ποσό αντιπροσωπεύει ένα ποσοστό της τάξης του 0,04% όλων των έργων που ανήκουν στην Κατηγορία Ενέργειας 301. Ποσοστό Επιλέξιμος Π/Υ Έργου (Ευρώ), Μέτρο Κωδικός Η εφαρμογή του ποσοστού αυτού μας εμφανίζει τον Επιλέξιμο Π/Υ του κάθε έργου ως επί τοις εκατό ποσοστό στο σύνολο των έργων ενός Μέτρου. Έτσι βλέπουμε για παράδειγμα ότι ο επιλέξιμος Π/Υ του έργου με κωδικό MIS ο οποίος ανέρχεται σε ποσό ,20 αντιπροσωπεύει ένα ποσοστό της τάξης του 0,13% όλων των έργων που ανήκουν στο Μέτρο 001.

39 3.9 Σύνολα Τι είναι τα Σύνολα και γιατί τα χρησιμοποιούμε Πολλές φορές κατά τη διάρκεια μιας εργασίας μας σε ένα βιβλίο εργασίας χρειάζεται να βρούμε σε σύντομο χρόνο το άθροισμα διαφόρων δεδομένων. Πολλές φορές για παράδειγμα χρειάζεται να υπολογίσουμε το σύνολο των πληρωμών μιας κατηγορίας έργων ή το σύνολο των επιλέξιμων προϋπολογισμών των έργων ενός ΕΠ. Ο Oracle Discoverer μας επιτρέπει να εκτελέσουμε τέτοιου είδους εργασίες πολύ απλά και γρήγορα μέσω της χρήσης των Συνόλων. Μέσω των Συνόλων του Discoverer μπορούμε να υπολογίζουμε επιπλέον: το άθροισμα τιμών, το μέσο όρο τιμών, τη μικρότερη και μεγαλύτερη τιμή, την τυπική απόκλιση, τη διακύμανση διάφορων τιμών Τα είδη των Συνόλων Η συνάρτηση Άθροισμα Διακριτών Τιμών αποδίδει το άθροισμα όλων των αριθμών που περιλαμβάνονται σε μία λίστα ορισμάτων. Υπολογίζονται οι αριθμοί, οι λογικές τιμές ή το κείμενο που παριστάνει αριθμούς, που καταχωρούνται απευθείας στη λίστα ορισμάτων. Η συνάρτηση Μέσος Όρος Διακριτών Τιμών αποδίδει τον μέσο όρο (αριθμητική μέση τιμή) των ορισμάτων. Τα ορίσματα πρέπει να είναι είτε αριθμοί, είτε ονόματα, πίνακες ή αναφορές που περιέχουν αριθμούς. Εάν ένα όρισμα πίνακα ή αναφοράς περιέχει κείμενο, λογικές τιμές ή κενά κελιά, οι τιμές αυτές παραβλέπονται. Ωστόσο, περιλαμβάνονται τα κελιά με την τιμή μηδέν. Η συνάρτηση Μέγιστο αποδίδει τη μέγιστη τιμή μίας λίστας ορισμάτων. Εάν τα ορίσματα δεν περιέχουν αριθμούς, η συνάρτηση MAX αποδίδει την τιμή 0. Η συνάρτηση Ελάχιστο αποδίδει την ελάχιστη τιμή μίας λίστας ορισμάτων. Εάν τα ορίσματα δεν περιέχουν αριθμούς, η συνάρτηση ΜΙΝ αποδίδει την τιμή 0. Η συνάρτηση Τυπική Απόκλιση Διακριτών Τιμών αποδίδει τη μέση τιμή της απόστασης των τετραγώνων των τιμών από το μέσο όρο, χρησιμοποιώντας μόνο μοναδικές μη διπλότυπες τιμές. Η συνάρτηση Διακύμανση αποδίδει μια εκτίμηση της διακύμανσης βάσει δείγματος.

40 Η συνάρτηση Μέτρηση Διακριτών Τιμών αποδίδει τον αριθμό των κελιών που περιέχουν αριθμούς και των αριθμών που υπάρχουν στη λίστα ορισμάτων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση COUNT για να βρείτε τον αριθμό των καταχωρίσεων σε ένα αριθμητικό πεδίο μιας περιοχής ή ενός πίνακα αριθμών Δημιουργία Συνόλων Για να δημιουργήσουμε ένα Σύνολο σε ένα βιβλίο εργασίας μας αρχικά επιλέγουμε "Εργαλεία > Σύνολα" για να εμφανίσουμε το πλαίσιο διαλόγου "Επεξεργασία φύλλου εργασίας": καρτέλα "Σύνολα". Στην καρτέλα Σύνολα εμφανίζεται μια λίστα που περιλαμβάνει όλα τα διαθέσιμα σύνολα για το συγκεκριμένο φύλλο εργασίας. Όπως μπορούμε να δούμε αυτή τη στιγμή η λίστα είναι κενή καθώς δεν έχει δημιουργηθεί μέχρι τώρα κανένα Σύνολο. Επιλέγοντας το πλήκτρο Δημιουργία μεταφερόμαστε στο πλαίσιο διαλόγου Δημιουργία Συνόλου όπου και μπορούμε να δημιουργήσουμε τα Σύνολα που επιθυμούμε. Στο πρώτο πεδίο της οθόνης καθορίζουμε από την πτυσσόμενη λίστα το σημείο δεδομένων για το οποίο θέλουμε να δημιουργήσουμε ένα Σύνολο. Στην περίπτωση μας είναι το σημείο δεδομένων Επιλέξιμος Π/Υ Έργου (Ευρώ). Στο επόμενο πεδίο καθορίζουμε το είδος του συνόλου το οποίο θέλουμε να δημιουργήσουμε (Π.χ. Άθροισμα Διακριτών Τιμών, Τυπική Απόκλιση κοκ). Στην περίπτωσή μας επιλέγουμε Άθροισμα διακριτών τιμών. Στη συνέχεια επιλέγουμε αν το σύνολο που θέλουμε να δημιουργήσουμε θα εμφανιστεί σαν Γενικό Σύνολο ή σαν Μερικό Σύνολο με κάθε αλλαγή σε κάποιο στοιχείο. Επειδή η επιλογή μας είναι να εμφανίζεται σαν μερικό σύνολο ενεργοποιείται και η αναδυόμενη λίστα από όπου επιλέγουμε ΕΠ Κωδικός. Ενεργοποιούμε το πλαίσιο ελέγχου του επόμενου πεδίου προκειμένου να μην εμφανίζονται σύνολα για μια μόνο εγγραφή έτσι ώστε να αποφεύγεται η διπλή εμφάνιση μιας γραμμής. Από το πλήκτρο Μορφοποίηση Δεδομένων έχουμε τη δυνατότητα να μορφοποιήσουμε τα δεδομένα του φύλλου εργασίας μας είτε πρόκειται για κείμενο είτε για αριθμούς. Επειδή το σύνολο που δώσαμε αφορά τους Επιλέξιμους Π/Υ των έργων ορίζουμε ότι ο αριθμός μας θα έχει 2 δεκαδικά ψηφία. Πατώντας το πλήκτρο ΟΚ μεταφερόμαστε στο πλαίσιο διαλόγου "Επεξεργασία φύλλου εργασίας": καρτέλα "Σύνολα" όπου πλέον στη λίστα με τα διαθέσιμα Σύνολα υπάρχει ενεργοποιημένο το Σύνολο που δημιουργήσαμε.

41 Πατώντας το πλήκτρο OK επικυρώνουμε την επιλογή μας και μεταφερόμαστε στην οθόνη του βιβλίου εργασίας. Το Σύνολο που δημιουργήσαμε έχει πλέον ενεργοποιηθεί και εφαρμοστεί στο βιβλίο εργασίας μας Διόρθωση Συνόλων Σε πολλές περιπτώσεις πιθανόν να χρειαστεί να κάνουμε κάποιες τροποποιήσεις στα Σύνολα που έχουμε δημιουργήσει. Για να γίνει αυτό ανοίγουμε το βιβλίο εργασίας που μας ενδιαφέρει και επιλέγουμε "Εργαλεία > Σύνολα" ώστε να μεταφερθούμε στο πλαίσιο διαλόγου "Επεξεργασία φύλλου εργασίας": καρτέλα "Σύνολα". Στην οθόνη που εμφανίζεται βλέπουμε μια λίστα η οποία περιλαμβάνει όλα τα σύνολα τα οποία έχουν δημιουργηθεί καθώς και το ποιά από αυτά είναι ενεργά. Από τη λίστα αυτή επιλέγουμε το Σύνολο το οποίο θέλουμε να επεξεργαστούμε και πατάμε το πλήκτρο Επεξεργασία για να μεταφερθούμε στο πλαίσιο διαλόγου Επεξεργασίας Συνόλων. Στην οθόνη Επεξεργασία Συνόλου καταχωρούμε όλες τις αλλαγές που επιθυμούμε. Στην περίπτωση μας αλλάξαμε το σύνολο από εμφάνιση ως προς το Γενικό σύνολο στη βάση σε εμφάνιση ως μερικό σύνολο με κάθε αλλαγή σε όλα τα ταξινομημένα στοιχεία Ομάδας. Στη συνέχεια πατώντας το πλήκτρο ΟΚ επιβεβαιώνουμε τις αλλαγές. Αφού επιβεβαιώσουμε τις τροποποιήσεις του Συνόλου μπορούμε να μεταφερθούμε στο βιβλίο εργασίας μας για να δούμε τις αλλαγές μας σε εφαρμογή πατώντας το πλήκτρο OK Διαγραφή Συνόλων Όταν ένα σύνολο δεν μας είναι πλέον χρήσιμο μπορούμε να το διαγράψουμε μόνιμα από το βιβλίο εργασίας μας. Για να σβήσουμε ένα σύνολο που έχουμε δημιουργήσει στο βιβλίο εργασίας επιλέγουμε "Εργαλεία > Σύνολα" και μεταφερόμαστε στην οθόνη στο πλαίσιο διαλόγου "Επεξεργασία φύλλου εργασίας": καρτέλα "Σύνολα". Στην οθόνη αυτή εμφανίζονται όλα τα Σύνολα που έχουμε δημιουργήσει για το συγκεκριμένο βιβλίο εργασίας.