Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο

Transcript

1 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση, οργάνωση και διάθεση εγγράφων σε περιβάλλον WEB, ολοκλήρωση υπηρεσιών ΠΣ Σπουδαστών» Αναθέτουσα Αρχή: ΕΙΔΙΚΟΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ ΤΕΙ ΚΡΗΤΗΣ Προϋπολογισμός: ,00 (με ΦΠΑ) ,04 (χωρίς ΦΠΑ) Διάρκεια: 9 μήνες Διαδικασία Ανάθεσης: Ανοικτός Διεθνής με κριτήριο την οικονομικά συμφερότερη προσφορά Ημερομηνία διενέργειας διαγωνισμού: HH/MM/EE Ημερομηνία Αποστολής Διακήρυξης σε Ε.Ε. (Υπ. Επίσημων Εκδόσεων) HH/MM/EE Ημερομηνία Αποστολής σε ελληνικό τύπο HH/MM/EE Ημερομηνία Αποστολής στην ΕτΚ - ΦΕΚ Δημοσίων Συμβάσεων HH/MM/EE Ημερομηνία Αποστολής στον νομαρχιακό τύπο HH/MM/EE Κωδικός ΟΠΣ:

2 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Πίνακας Περιεχομένων Πίνακας Περιεχομένων... 2 Συνοπτικά στοιχεία Έργου... 4 ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ... 5 Συντομογραφίες... 5 Συντομογραφίες γενικά... 5 Συντομογραφίες έργου... 5 Α1. Περιβάλλον του Έργου... 6 Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου... 6 Α Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας & Υλοποίησης... 7 Α Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου... 8 Α Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου)... 8 Α1.2 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου)... 8 Α Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας Α Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Α Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών Α Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών Α2. Αντικείμενο του Έργου Α2.1 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη Α2.2 Στόχοι και Έκταση του Έργου Α2.3 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Α3. Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου Α3.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες Α3.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος Α3.2.1 Γενικές αρχές Α3.2.2 Λογική Αρχιτεκτονική Α3.2.3 Θέματα Ασφάλεια πληροφοριών Α3.2.4 Θέματα συνάφειας με το Υποέργο Κεντρικών Στατιστικών της οριζόντιας δράσης Α1 της πρόσκλησης Α3.3 Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου Α3.4 Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων (Υποσυστημάτων, Εφαρμογών) Α Υποσύστημα Φοιτητολογίου για τη Διαχείριση των Αποφοίτων Α Υποσύστημα Φοιτητολογίου για την πραγματοποίηση Ηλεκτρονικών Προεγγραφών Υποψηφίων Σπουδαστών Α Ολοκλήρωση υπηρεσιών, λοιπών διοικητικών και δημιουργία εναλλακτικής πρόσβασης ώστε να υποστηριχθεί η χρήση ηλεκτρονικών εγγράφων (πρακτικών, αποφάσεων κτλ) με στόχο την απλοποίηση της διαδικασίας πιστοποίησης του ΟΠΣ, δημιουργώντας υπηρεσίες εναλλακτικής πρόσβασης - Υποστήριξη προγράμματος Δι@ύγεια Α Υποσύστημα Επιλογής Εκτάκτου Εκπαιδευτικού Προσωπικού Α3.5 Υπηρεσίες Ψηφιοποίηση, οργάνωση και διάθεση εγγράφων σε περιβάλλον Web

3 Α3.5.1 Προμήθεια σαρωτή Α3.5.2 Ανάπτυξη Συστήματος Ολοκληρωμένης Διαχείρισης Ψηφιακών Διοικητικών Εγγράφων Α3.5.3 Ψηφιοποίηση και τεκμηρίωση Α3.5.4 Απαιτήσεις διασφάλισης ποιότητας ψηφιοποίηση Τεχνικές Προδιαγραφές ψηφιοποίηση 56 Α Διαδικασία ελέγχου Α Απαιτήσεις για την ασφάλεια των δεδομένων κατά την ψηφιοποίηση Α Κωδικοποίηση ονομασίας παραγόμενων προϊόντων Α Παραγόμενα προϊόντα ψηφιοποίηση Α Τεκμηρίωση Ψηφιοποιημένων εγγράφων - Μεταδεδομένα Α Διαδικασία παράδοσης παραλαβής Α Διαδικασία διαχείρισης μη αναγνώσιμου ή κατεστραμμένου υλικού Α3.5.5 Ανάπτυξη προτύπων για τα έντυπα προβολής - πληροφόρησης Α3.6 Προδιαγραφές Οριζόντιων Λειτουργιών Α3.7 Διαλειτουργικότητα Α3.8 Πολυκαναλική προσέγγιση Α3.9 Ανοιχτά δεδομένα Α3.10 Απαιτήσεις Ασφάλειας Α3.11 Απαιτήσεις Ευχρηστίας Συστήματος Α3.12 Απαιτήσεις Προσβασιμότητας Α3.13 Χρονοδιάγραμμα και Φάσεις Έργου Α3.14 Πίνακας Παραδοτέων Α3.15 Σημαντικά Ορόσημα υλοποίησης Έργου Α4. Ελάχιστες προδιαγραφές Υπηρεσιών Α4.1 Υπηρεσίες Δοκιμών Ελέγχου Α4.2 Υπηρεσίες Μετάπτωσης Δεδομένων Α4.3 Υπηρεσίες Εκπαίδευσης Α4.4 Υπηρεσίες Πιλοτικής και Παραγωγικής Λειτουργίας Α4.5 Υπηρεσίες Εγγύησης «Καλής Λειτουργίας» Α5. Μεθοδολογία Διοίκησης και Υλοποίησης Έργου Α5.1 Μέθοδοι και Τεχνικές Υλοποίησης και Υποστήριξης Α5.2 Σχήμα Διοίκησης, σχεδιασμού και υλοποίησης του Έργου Α5.3 Σχέδιο και Σύστημα Διασφάλισης Ποιότητας Α5.4 Σενάρια χρήσης και Ελέγχου - Διαδικασία παραλαβής λειτουργικότητας συστημάτων και Έργου

4 Συνοπτικά στοιχεία Έργου Το παρόν έργο αποτελεί το υποέργο 2 «Ψηφιοποίηση, οργάνωση και διάθεση εγγράφων σε περιβάλλον WEB, ολοκλήρωση υπηρεσιών ΠΣ σπουδαστών», της ενταγμένης στο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση» πράξης με τίτλο «Ολοκλήρωση Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών e-university στο ΤΕΙ Κρήτης». Στόχος είναι να προσφέρονται όσο το δυνατό περισσότερες ηλεκτρονικές υπηρεσίες για όλους τους φοιτητές και στο προσωπικό του ιδρύματος. Το έργο αφορά στη επέκταση και ενοποίηση των ψηφιακών υπηρεσιών, οι οποίες οριοθετούνται στα πλαίσια ηλεκτρονικού πανεπιστημίου (ε-university) και αποβλέπουν στην εξυπηρέτηση των πολιτών που ανήκουν στην ακαδημαϊκή κοινότητα του ΤΕΙ Κρήτης (φοιτητές, διδάσκοντες, ερευνητικό τεχνικό και διοικητικό προσωπικό και απόφοιτοι) είτε συναλλάσσονται ποικιλοτρόπως με το Ίδρυμα (γονείς, μαθητές, επιχειρήσεις, προμηθευτές). Παράλληλα έχει ως στόχο την ψηφιοποίηση και εμπλουτισμό των εγγράφων με μεταδεδομένα, που έχουν στο αρχείο τους κάποιες υπηρεσίες του ΤΕΙ Κρήτης. Τα έγγραφα θα αποθηκευτούν και θα οργανωθούν σε ηλεκτρονικό αποθετήριο σε περιβάλλον WEB, για την αποτελεσματικότερη διαχείριση και αναζήτηση τους από το προσωπικό του Ιδρύματος. Η η επέκταση αφορά στην ανάπτυξη νέων υπηρεσιών, ενώ η ενοποίηση αναφέρεται σε ομοιόμορφο τρόπο αναζήτησης και ασφαλούς πρόσβασης, αξιοποιώντας δυνατότητες που προσφέρονται μέσα από προσωποποιημένα περιβάλλοντα λειτουργίας. Επιπλέον θα εγκατασταθούν υπηρεσίες που θα απευθύνονται σε σπουδαστές, απόφοιτους και στις διοικητικές υπηρεσίες του Ιδρύματος. Απώτερος στόχος του έργου είναι να προσφέρει ένα ομοιόμορφο και δομημένο περιβάλλον εργασίες με τη μέγιστη εκμετάλλευση των δυνατοτήτων του διαδικτύου για την πρόσβαση σε ψηφιακές υπηρεσίες διεκπεραίωσης ακαδημαϊκών και διοικητικών διαδικασιών που αφορούν σε θέματα οργάνωσης διαχείρισης και ποιοτικής πληροφόρησης. 4

5 ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ Συντομογραφίες Συντομογραφίες γενικά ΑΑ ΕΕ ΕΣΠΑ ΕΠ ΨΣ ISO HTML SMS ΔΕΠ ΕΕΕΚ ΕΛΚΕ ΕΠ ΨΣ ΕΠΠΕ ΕΤΕΠ ΙΚΥ Π.Σ. ΥΠΔΒΜΘ Αναθέτουσα Αρχή Ευρωπαϊκή Ένωση Εθνικό Στρατηγικό Πλαίσιο Αναφοράς Επιχειρησιακό Πρόγραμμα Ψηφιακή Σύγκλιση International Organization for Standarization Hyper Text Markup Language Short Message Service Διδακτικό Ερευνητικό Προσωπικό Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων/ επίσημο έντυπο όπου δημοσιεύεται η Νομοθεσία, καθώς και διοικητικές πράξεις, ανακοινώσεις, προκηρύξεις κλπ, που έχουν νομικές ή άλλες δεσμεύσεις για τα κράτη μέλη ή αυτούς που αφορούν. Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων και Έρευνας Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση» Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου Ειδικό Τεχνικό Εργαστηριακό Προσωπικό Ίδρυμα Κρατικών Υποτροφιών Πληροφοριακό Σύστημα Υπουργείο Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων Συντομογραφίες έργου ΑΑ ΑΕΙ ΔΕΠ ΔΕΣΕ ΕΔΙΠ ΕΕΔΙΠ ΕΛΚΕ ΕΣΡ ΕΣ ΕΤΕΠ ΕΤΠ ΛΕ ΛΣ ΟΠΣ ΕΔΔΑΠ Αναθέτουσα Αρχή Ανώτατο Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Μέλη Διδακτικού Ερευνητικού Προσωπικού Διεύθυνση Εκτέλεσης & Συντήρησης Έργων Ειδικό Διδακτικό Προσωπικό Μέλη Ειδικού και Εργαστηριακού Διδακτικού Προσωπικού κλάδου Ι και ΙΙ Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας Εθνικό Συμβούλιο Ραδιοτηλεόρασης Ελεγκτικό Συνέδριο Μέλη Ειδικού Τεχνικού Εργαστηριακού Προσωπικού Ειδικό Τεχνικό Προσωπικό Λειτουργική Ενότητα Λειτουργικό Σύστημα Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών 5

6 ΠΔΕ ΠΔΗΔ ΠΕΣ ΣΔΠΕ ΣΗΔΕ-ΡΕ ΤΕΙ ΦΕΚ ΠΕΣ AS ΒΔ ή DΒ ECTS DS Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων Πλαίσιο Διαλειτουργικότητας Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης Συνολική Περίοδος Εγγύησης και Συντήρησης του Έργου Σχέδιο Διαχείρισης και Ποιότητας Έργου Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων και Ροής Εργασιών Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Φύλλο Εφημερίδας της Κυβερνήσεως Συνολική Περίοδος Εγγύησης και Συντήρησης του Έργου Application Server Βάση Δεδομένων / Data Base European Credit Transfer and Accumulation System Συνθήκης Bologna, βλέπε προδιαγραφές ndex_en.html Diploma Supplement Συνθήκης Bologna, βλέπε προδιαγραφές n/diploma_en.html Α1. Περιβάλλον του Έργου Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου Για την υλοποίηση του Έργου της παρούσας Διακήρυξης εμπλέκονται οι ακόλουθοι: ΦΟΡΕΑΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΟΥ ΕΠ ΨΣ ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ & ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΦΟΡΕΑΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ ΕΔΔΑΠ - Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών ΕΠΠΕ - Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής του Έργου ΕΥΔ ΨΣ ΤΕΙ Κρήτης-Ειδικός Λογαριασμός Υπουργείο Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων Βλ. παρ. Α1.1.3 Βλ. παρ. Α

7 Α Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας & Υλοποίησης Το ΤΕΙ Κρήτης είναι Ανώτατο Τεχνολογικό Ίδρυμα έχει ως πρωτεύοντα στόχο την παροχή ανώτατης παιδείας υψηλών προδιαγραφών και την προαγωγή των επιστημών και της τεχνολογίας. Για την επίτευξη της αποστολής του, ενισχύει συνεχώς τις δομές του, αναβαθμίζει τις υπηρεσίες που παρέχει στα μέλη και του συνεργάτες του, και θεμελιώνει λειτουργίες που υποστηρίζουν τις νέες τεχνολογίες και την έρευνα. Στρατηγική επιλογή του Ιδρύματος είναι η παροχή υψηλής στάθμης σπουδών στους σπουδαστές του, η αναβάθμιση και η εξέλιξη των παρεχόμενων υπηρεσιών προς τους σπουδαστές/εκπαιδευτικό προσωπικό/ διοικητικό προσωπικό/εξωτερικούς συνεργάτες και η προώθηση της συνεργασίας με τους κυβερνητικούς και κοινωνικούς φορείς. Στα πλαίσια της υποστήριξής των στρατηγικών του επιλογών, το ίδρυμα: συνεχώς αναβαθμίζει την υλικοτεχνική του υποδομή αναπτύσσει ηλεκτρονικές υπηρεσίες για την υποστήριξη της λειτουργίας του συνεργάζεται με κοινωνικούς φορείς, μέσω της παροχή τεχνογνωσίας και συμβουλευτικής υποστήριξης αξιοποιεί τις νέες τεχνολογίες σε όλους τους τομείς λειτουργίας του, διοικητικούς και ακαδημαϊκούς και προσπαθεί να εναρμονιστεί με τα διεθνή standards της ψηφιακής εποχής στην εκπαίδευση και την έρευνα Το ίδρυμα διαθέτει την οργανωτική δομή και την εμπειρία για την διαχείριση προγραμμάτων Δημόσιων Επενδύσεων, έργων και κονδυλίων. Επιπλέον, έχει αποκτήσει μεγάλη εμπειρία στην ανάπτυξη και λειτουργία πληροφοριακών συστημάτων. Το ΚΕΔΔ της κεντρικής διοίκησης του ΤΕΙ Κρήτης έχει μεγάλη εμπειρία στην ανάπτυξη, εγκατάσταση, παραμετροποίηση και υποστήριξη πληροφοριακών συστημάτων, καθώς στο ήδη έχει αναπτύξει και υποστηρίζει το πληροφοριακό σύστημα «Πανδώρα» που χρησιμοποιείται από τις γραμματείες των τμημάτων για την διαχείριση των στοιχείων των σπουδαστών. Επιπλέον, έχει αναπτύξει και συντηρεί τους δικτυακούς τόπους του τμήματος, του ιδρύματος και των περισσοτέρων τμημάτων του ιδρύματος. Ακόμα, το ΚΕΔΔ υποστηρίζει μια σειρά από εφαρμογές που έχουν αναπτυχθεί ή αγοραστεί, από εξωτερικούς συνεργάτες, και έχουν εγκατασταθεί για τις διοικητικές ανάγκες του ιδρύματος. Η Διεύθυνση Οικονομικών Υπηρεσιών του ΤΕΙ Κρήτης, έχει μεγάλη εμπειρία στην διαχείρισης δαπανών ανθρωπίνου δυναμικού, καθώς έχει την ευθύνη της οικονομικής παρακολούθησης του Ιδρύματος και διαχειρίζεται τη μισθοδοσία του μόνιμου προσωπικού του Ιδρύματος συμπεριλαμβανομένων του μόνιμου ακαδημαϊκού προσωπικού, του διοικητικού και τεχνικού προσωπικού καθώς και του έκτακτου ακαδημαϊκού προσωπικού. Διαθέτει Τμήμα Προμηθειών, μεγάλη εμπειρία στην διεξαγωγή διαγωνισμών προμηθείας υπηρεσιών, υλικού και λογισμικού. Το τμήμα Προμηθειών έχει μεγάλη ευχέρεια στην προκήρυξη, την διαχείριση και την παρακολούθηση διαγωνισμών, αφού για τον σκοπό αυτών έχουν συσταθεί οι απαραίτητες ομάδες αξιολόγησης για όλες της κατηγορίες διαγωνισμών. Επιπλέον, η Διεύθυνση Οικονομικών Υπηρεσιών του ΤΕΙ 7

8 Κρήτης διαθέτει εμπειρία στην διαχείριση κονδυλίων του Προγράμματος Δημοσίων Επενδύσεων για την αναβάθμιση των υποδομών του ιδρύματος, εκπαιδευτικών και διοικητικών. Στο ΤΕΙ Κρήτης υπάρχει ο Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας, που έχει μεγάλη εμπειρία στην διαχείριση κονδυλίων για την έρευνα, την εκπαίδευση και γενικότερα έργων που εντάσσονται στα Επιχειρησιακά Προγράμματα των Κοινοτικών Πλαισίων Στήριξης. Ο Ειδικός Λογαριασμός σε συνεργασία με το επιστημονικό και διοικητικό προσωπικό του ΤΕΙ ή εξωτερικών συνεργατών, έχει την δυνατότητα να εκπονεί τις απαραίτητες μελετών, να παρέχει γνωμοδοτήσεις, να συντάσσει τις προδιαγραφές που απαιτούνται για την εκτέλεση ενός προγράμματος. Α Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου Δεν υπάρχουν άλλοι φορείς που εμπλέκονται άμεσα με την εκτέλεση του έργο, παρά μόνο έμμεσα. Συγκεκριμένα, έμμεσα εμπλέκεται το Ελληνικό Ακαδημαϊκό Διαδίκτυο (GUnet), το οποίο είναι υπεύθυνο για τα κεντρικά πληροφοριακά συστήματα που θα αναπτυχτούν από την οριζόντια δράση και πιθανή καθυστέρηση ή εμπλοκή στην ολοκλήρωση τους θα δημιουργήσει πρόβλημα στην ολοκλήρωση της διασύνδεση με τις κεντρικές υποδομές εντός των προβλεπόμενων χρόνων. Α Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ) Για τις ανάγκες υλοποίησης του Έργου της παρούσας Διακήρυξης θα οριστεί «Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ)». Αρμοδιότητα της ΕΔΔΑΠ αποτελεί η διενέργεια του διαγωνισμού και η αξιολόγηση των προσφορών του παρόντος Έργου. Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ) Για τις ανάγκες παρακολούθησης και τελικής παραλαβής του Έργου όπως θα προκηρυχθεί από την παρούσα διακήρυξη θα οριστεί από το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα η «Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ)». Αρμοδιότητα της ΕΠΠΕ είναι η παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης και η τμηματική και οριστική παραλαβή του παρόντος Έργου. Α2. Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου) Οι Γραμματείες των τμημάτων χρησιμοποιούν σύστημα για τη διαχείριση των στοιχείων των σπουδαστών, που έχει αναπτυχθεί από το τμήμα πληροφορικής της διοίκησης του ιδρύματος και την ομάδα εργασίας «Πανδώρα». Το σύστημα «Πανδώρα» υποστηρίζει και ηλεκτρονικές υπηρεσίες μέσω διαδικτύου που επιτρέπουν στους φοιτητές την 8

9 πραγματοποίηση συγκεκριμένων εργασιών (δήλωση μαθημάτων, τροποποίηση δήλωσης μαθημάτων, ενημέρωση για την αναλυτική βαθμολογία). Όμως το σύστημα «Πανδώρα» επειδή δεν είναι πλήρως διαθέσιμο μέσω διαδικτύου, αναγκαστικά είναι εγκατεστημένο τόσο στις κεντρικές εγκαταστάσεις του Ιδρύματος, όσο και στα παραρτήματα για λόγους ασφάλειας των δεδομένων, αλλά και καλής λειτουργίας. Το γεγονός δημιουργεί επιπλέον κόστος συντήρησης του συστήματος και σπατάλη πόρων για υλικό και λογισμικό. Το σύστημα αυτό θα αντικατασταθεί από το Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Φοιτητολογίου του έργου «Φοιτητολόγιο και Ολοκληρωμένο Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων και Ροής Εργασιών Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου», της Πράξης με τίτλο «Ανάπτυξη Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών e-university» με κωδικό MIS , μέσω διαγωνισμού που θα προκηρύξει το Ίδρυμα παράλληλα, στα πλαίσια της ενταγμένης στο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση». Από την Γενική γραμματεία της Διεύθυνσης Διοικητικού χρησιμοποιείται λογισμικό για το ηλεκτρονικό πρωτόκολλο την ηλεκτρονική αρχειοθέτηση και την ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων. Όμως, το πρωτόκολλο δεν είναι διαθέσιμο στις υπόλοιπες υπηρεσίες του ιδρύματος, έτσι η ψηφιακή αρχειοθέτηση των εγγράφων γίνεται μερικώς και με σπατάλη ανθρώπινων πόρων και αναλωσίμων. Τα συστήματα που είναι εγκατεστημένα στο Ίδρυμα δεν παρέχουν την απαραίτητη λειτουργικότητα για την πλήρη χρησιμοποίηση τους μέσω διαδικτύου από τους εργαζόμενους, το ακαδημαϊκό προσωπικό και τους σπουδαστές του ιδρύματος, δεν έχουν την δυνατότητα να υποστηρίξουν την συνεργασία του ιδρύματος με εξωτερικούς συνεργάτες. Γενικότερα, οι υπηρεσίες αυτές έχουν αναπτυχθεί κατά την διάρκεια της τελευταίας δεκαετίας, είναι βασισμένες σε ποικίλες τεχνολογικές πλατφόρμες, άλλες έχουν αναπτυχθεί από υπηρεσίες του ΤΕΙ Κρήτης, άλλες προέρχονται από διάφορους προμηθευτές, λειτουργούν σε διαφορετικά περιβάλλοντα χρήσης, αλλά κυρίως δεν ακολουθούν κάποιο πρότυπο διαλειτουργικότητας που επιτρέπει την συνεργασία, την ανταλλαγή στοιχείων με άλλους φορείς για την παροχή επιπλέον υπηρεσιών σε πολίτες/φορείς/επιχειρήσεις/υπηρεσίες. Επιπρόσθετα, δεν έχουν την δυνατότητα συνεργασίας και ανταλλαγής πληροφοριών ανάμεσα του ώστε να δημιουργείται ένα ενιαίο πληροφοριακό σύστημα που θα καλύπτει τις ανάγκες του ιδρύματος. Η μη συμμόρφωση των υπαρχόντων συστημάτων με πρότυπα διαλειτουργικότητας, και ειδικότερα με τα πρότυπα που ορίζονται από το «Ελληνικό Πλαίσιο Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και Πρότυπα Διαλειτουργικότητας», δεν επιτρέπει την σύνδεση και την συνεργασία τους με άλλα πληροφοριακά συστήματα της Δημόσιας Διοίκησης, όπως το κεντρικό Πληροφορικά Σύστημα Διαχείρισης Στατιστικών, αλλά κυρίως δεν επιτρέπουν την πρόσβαση μέσω κυβερνητικών διαδικτυακών πυλών (π.χ. η κεντρική κυβερνητική πύλη ΕΡΜΗΣ). Τα συστήματα των διοικητικών υπηρεσιών θα αναβαθμιστούν προσφέροντας νέες ηλεκτρονικές υπηρεσίες στα πλαίσια του υποέργου 2 με τίτλος «Υλοποίηση Πληροφοριακού Συστήματος Λειτουργικών Υπηρεσιών του ΤΕΙ ΚΡΗΤΗΣ», της Πράξης με τίτλο «Ανάπτυξη Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών e-university» με κωδικό MIS , μέσω διαγωνισμού που θα προκηρύξει το Ίδρυμα παράλληλα, στα πλαίσια τις ενταγμένης στο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση». 9

10 Την παρούσα στιγμή τα αρχεία των υπηρεσιών του ΤΕΙ Κρήτης, διατηρούνται σε χώρους διακριτούς ανά υπηρεσία, μέσα στα γραφεία κάθε υπηρεσίας. Η οργάνωση και η φύλαξη τους ακολουθεί παραδοσιακές μεθόδους αρχειοθέτησης, με την αποθήκευση των εγγράφων να γίνεται σε φωριαμούς, ντουλάπες, ράφια και σε χώρους χωρίς της απαραίτητες εγκαταστάσεις ασφάλεια (π.χ. πυρασφάλεια).επιπλέον, το κόστος συντήρησης αρχείων ανά υπηρεσία είναι υψηλό καθώς: i. σε κάθε υπηρεσία απαιτείται άτομο υπεύθυνο για τη παρακολούθηση του αρχείου δεν υπάρχουν τυποποιημένες διαδικασίες για την αξιοποίηση των αρχείων ii. δεν έχει οριστεί σαφώς ο τρόπος πρόσβασης του αρχείου (κάτω από ποιες συνθήκες και διαδικασίες), iii. συχνά η αναζήτηση των εγγράφων αποδεικνύεται χρονοβόρος διαδικασία καθώς πρέπει να εντοπιστεί η υπηρεσία που διαθέτει το έγγραφο, να γίνει το σχετικό αίτημα, να αναζητηθεί το έγγραφο, να αντιγραφεί και να παραδοθεί στον αιτούντα, iv. τα έγγραφα σε έντυπη μορφή, παρουσιάζουν αλλοιώσεις με το πέρασμα του χρόνου και απαιτείται ιδιαίτερη μέριμνα για να μην καταστραφούν v. λόγο μείωσης προσωπικού το υπάρχον προσωπικό δεν επαρκεί. Γενικότερα, όπως γίνεται σήμερα η διαχείριση των διακινούμενων εγγράφων είναι μια αρκετά χρονοβόρος διαδικασία, με πιθανόν αβέβαια αποτελέσματα και καθίσταται επιτακτική η ανάγκη αυτοματοποίησης της. Το ΤΕΙ Κρητης στα πλαίσια της μείωσης του κόστους λειτουργίας του και βελτιστοποίησης της παραγωγικότητας του έχει ψηφιοποιήσει μέρος των διοικητικών εγγράφων του. Παρόλα αυτά σημαντικό μέρος τους παραμένει σε έντυπη μορφή με αποτέλεσμα να μην είναι εύκολη η αναζήτηση τους, η διακίνηση και διαχείριση των στοιχείων τους όπως επιτάσσουν οι σύγχρονες ανάγκες αποτελεσματικής διοίκησης. Α2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας Οργανωτική δομή των ΤΕΙ Η ακαδημαϊκή οργάνωση των ΤΕΙ δομείται ιεραρχικά σε τέσσερα επίπεδα: Το Ίδρυμα. Η Σχολή. Το Τμήμα. Ο Τομέας. Ένα Τεχνολογικό Ίδρυμα αποτελείται από μία ή περισσότερες Σχολές και αντίστοιχα μία Σχολή αποτελείται από έναν αριθμό Τμημάτων. Τα Τμήματα είναι οι βασικές ακαδημαϊκές μονάδες και αντιστοιχούν σε ένα "γνωστικό αντικείμενο" ή επιστημονικό τομέα. Παρέχουν το αντίστοιχο πτυχίο και επιπλέον είναι οι μονάδες στις οποίες ανήκουν οι θέσεις του Εκπαιδευτικού Προσωπικού (ΕΠ). Τα Τμήματα χωρίζονται σε Τομείς που αντιστοιχούν σε μικρότερα και διακριτά μέρη του ευρύτερου γνωστικού αντικειμένου του Τμήματος. 10

11 Το προσωπικό του Τεχνολογικού Ιδρυμάτων διακρίνεται στις ακόλουθες τρεις γενικές κατηγορίες: (α) το διδακτικό προσωπικό, (β) το ειδικό τεχνικό προσωπικό και (γ) το διοικητικό προσωπικό. Το διδακτικό προσωπικό αποτελείται από τις ακόλουθες κατηγορίες: (α) το Εκπαιδευτικό Προσωπικό ΕΠ (Καθηγητές, Αναπληρωτές Καθηγητές, Επίκουροι Καθηγητές, Καθηγητές Εφαρμογών), (β) το Έκτακτο Ωρομίσθιο και επί συμβάσει Εκπαιδευτικό προσωπικό, (γ) το Ειδικό και Τεχνικό Προσωπικό (ΕΤΠ). Το Ειδικό Τεχνικό Προσωπικό (ΕΤΠ) προσφέρει εξειδικευμένες τεχνικές εργαστηριακές υπηρεσίες για την υποστήριξη των διδακτικών δραστηριοτήτων του Τμήματος. Τέλος, το Διοικητικό Προσωπικό αποτελείται από τους υπαλλήλους που υπηρετούν στις διοικητικές, οικονομικές και τεχνικές υπηρεσίες του ΤΕΙ. Α2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Στο ΤΕΙ Κρήτης λειτουργούν 16 Τμήματα τα οποία οργανώνονται σε 5 Σχολές και 5 Παραρτήματα, στα Χανιά (2 τμήματα) στο Ρέθυμνο (1 τμήμα), στον Άγιο Νικόλαο (2 τμήματα) στην Ιεράπετρα (1 τμήμα) και στην Σητεία (1 τμήμα) : Σχολή Τεχνολογικών Εφαρμογών (Σ.Τ.ΕΦ): Η Σχολή Τεχνολογικών Εφαρμογών (Σ.Τ.ΕΦ) του Τ.Ε.Ι. Κρήτης εδρεύει στο Ηράκλειο και απαρτίζεται από τα Τμήματα 1. Ηλεκτρολόγων Μηχανικών (Ηράκλειο) 2. Μηχανολόγων Μηχανικών (Ηράκλειο) 3. Πολιτικών Δομικών Έργων (Ηράκλειο) 4. Μηχανικών Πληροφορικής (Ηράκλειο) Σχολή Τεχνολογικών Εφαρμογών (Σ.Ε.Ε): H Σχολή Εφαρμοσμένων Επιστημών (Σ.Ε.Ε) του ΤΕΙ Κρήτης έχει έδρα τα Χανιά και είναι ανεπτυγμένη σε δύο πόλεις της Κρήτης, τα Χανιά και το Ρέθυμνο, και απαρτίζεται από τα Τμήματα 5. Μουσικής Τεχνολογίας & Ακουστικής (Παράρτημα Ρεθύμνου) 6. Ηλεκτρονικής (Παράρτημα Χανίων) 7. Μηχανικών Φυσικών Πόρων και Περιβάλλοντος Τ.Ε (Παράρτημα Χανίων) Σχολή Διοίκησης και Οικονομίας (Σ.Δ.Ο.): Η Σχολή Διοίκησης και Οικονομίας (Σ.Δ.Ο.) του ΤΕΙ Κρήτης είναι ανεπτυγμένη σε τρεις πόλεις της Κρήτης, το Ηράκλειο, τον Άγιο Νικόλαο και την Ιεράπετρα, και απαρτίζεται από τα Τμήματα 8. Λογιστικής & Χρηματοοικονομικής (Ηράκλειο) 9. Τουριστικών Επιχειρήσεων (Ηράκλειο) 10. Διοίκησης Επιχειρήσεων (Ηράκλειο) 11. Διοίκησης Επιχειρήσεων (Άγιος Νικόλαος) 12. Εμπορίας και Διαφήμισης (Ιεράπετρα) 11

12 Σχολή Επαγγελμάτων Υγείας και Πρόνοιας (Σ.Ε.Υ.Π): Η Σχολή Επαγγελμάτων Υγείας & Πρόνοιας (Σ.Ε.Υ.Π.) του ΤΕΙ Κρήτης εδρεύει στο Ηράκλειο και απαρτίζεται από τα Τμήματα 13. Κοινωνικής Εργασίας (Ηράκλειο) 14. Νοσηλευτικής (Ηράκλειο) Σχολή Τεχνολογίας Γεωπονίας και Τεχνολογίας Τροφίμων (Σ.ΤΕ.Γ.ΤΕ.Τ.)): Η Σχολή Τεχνολογίας Γεωπονίας (Σ.ΤΕ.Γ.ΤΕ.Τ.) του ΤΕΙ Κρήτης είναι ανεπτυγμένη σε δύο πόλεις της Κρήτης το Ηράκλειο και τη Σητεία και απαρτίζεται από τα Τμήματα 15. Τεχνολόγων Γεωπόνων (Ηράκλειο) 16. Διατροφής και Διαιτολογίας (Σητεία) Στο ΤΕΙ Κρήτης λειτουργούν 4 αυτοδύναμα μεταπτυχιακά προγράμματα, από τα τμήματα: 1. Λογιστικής & Ελεγκτική 2. Ενεργειακά Συστήματα 3. Πληροφορική & Πολυμέσα - Informatics & Multimedia 4. Προηγμένα Συστήματα Παραγωγής, Αυτοματισμού και Ρομποτικής Επίσης, στο ΤΕΙ Κρήτης λειτουργούν 3 μεταπτυχιακά προγράμματα σε σύμπραξη με άλλα εκπαιδευτικά ιδρύματα: 5. Επαγγελματική & Περιβαλλοντική υγεία - Διαχείριση & Οικονομική Αποτίμηση 6. Οικονομική των Επιχειρήσεων, Χρηματοοικονομική και Τραπεζική 7. Τεχνολογίες Προστασίας Περιβάλλοντος Ο αριθμός των μεταπτυχιακών προγραμμάτων προβλέπεται να αυξηθεί στο μέλλον, αφού: το τμήμα Μουσικής Τεχνολογίας & Ακουστικής του ΤΕΙ Κρήτης, τα Τμήματα Φυσικής των Imperial College London, University Bordeaux 1, Queen's University of Belfast, University of Milano - Bicocca, Institute National des Sciences et Techniques Nucleares και Politechnica Universidad de Madrid από το εαρινό εξάμηνο του θα προσφέρουν 2ετες ΜΠΣ που θα οδηγεί στην απόκτηση MSc. Απευθύνεται σε πτυχιούχους Τμημάτων Ηλεκτρονικής, Φυσικής, Ηλεκτρολόγους Μηχανικούς. Το Τμήμα Χρηματοοικονομικής και Ασφαλιστικής σε συνεργασία με το Παν/μιο της Λευκωσίας, Σχολή Επιχειρήσεων προσφέρει, από το Χειμερινό Εξάμηνο του , εξ' αποστάσεως υλοποιούμενο ΜΠΣ που οδηγεί στην απόκτηση του τίτλου MBA (Master in Business Administrations). Α2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών Οι αρμοδιότητες των γραμματέων των Τμημάτων σε σχέση με τα φοιτητικά θέματα είναι οι εξής: 12

13 Εγγραφές φοιτητών (δημιουργία ηλεκτρονικής καρτέλας σπουδαστή) Διαχείριση φοιτητικών μεταβολών (διαγραφές, μεταγραφές, ανανεώσεις εγγραφών) Εισαγωγή δηλώσεων μαθημάτων Έκδοση βαθμολογικών καταστάσεων Εισαγωγή βαθμολογίας Έκδοση πιστοποιητικών Διαχείριση συγγραμμάτων Ανακήρυξη πτυχιούχων Εισαγωγή προγραμμάτων σπουδών. Πρωτοκόλληση και διανομή εγγράφων Σίτιση, Στέγαση, Περίθαλψη Φοιτητών Α2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών Το ΤΕΙ Κρήτης θα διαθέσει την εξής υποδομή για τις ανάγκες του έργου: Το ακαδημαϊκό Ίδρυμα θα διαθέσει τον εξής εξοπλισμό για τις ανάγκες του έργου: 2 εικονικά μηχανήματα στις κεντρικές εγκαταστάσεις στο Ηράκλειο, που θα φιλοξενηθούν σε υπάρχον εξοπλισμό και στον εξοπλισμό που θα αποκτηθεί μέσω του υποέργου 4 της ιδίας πράξης. Τα εικονικά μηχανήματα στις εγκαταστάσεις στο Ηράκλειο με χαρακτηριστικά: Επεξεργαστής Intel XEON Χ5650 six core ταχύτητας >= 2.66GHz, 12M Cache, 6.40 GT/s QPI, Turbo, HT Μνήµη 16GB DDR3, 1066MHz Storage SAN network µε επικοινωνία οπτικής ίνας στα 8GBps ίκτυο 1000mbps X2 κάρτες µε load-balancing και με λειτουργικό Windows Servser 2008 R2 Standard και με βάση δεδομένων MS SQL Server 2008 ή νεότερες εκδόσεις αυτών, θα αντλούν πόρους από διακομιστές τύπου Βlade server. Το Ίδρυμα διαθέτει άδειες χρήσης, για όλα τα προαναφερόμενα λογισμικά. Σε περίπτωση που ο Ανάδοχος επιλέξει διαφορετικό λειτουργικό σύστημα ή βάση δεδομένων, αναλαμβάνει το κόστος κτήσης των απαραίτητων αδειών, αν υπάρχει, και επιπλέον πρέπει να αναλάβει να ενημερώσει τους διαχειριστές του Ιδρύματος για τις διαδικασίες συντήρησης, λήψης αντιγράφων ασφαλείας και αναβάθμισης του συγκεκριμένου λογισμικού. Ο αριθμός των εικονικών μηχανημάτων μπορεί να αυξηθεί, αν κατά την πρώτη φάση του έργου που θα γίνει η «Μελέτη Εφαρμογής», διαπιστωθεί ότι πρέπει να αλλάξει η αρχιτεκτονική του συστήματος ώστε: 1. Να επιτυγχάνεται ο μικρότερος δυνατόν χρόνος απόκρισης του συστήματος 2. Να μεγιστοποιείται η διαθεσιμότητας (availability) του συστήματος 3. Να μειώνεται ο κίνδυνος απώλειας δεδομένων 4. Να αποφεύγονται δυσλειτουργιες από προβλήματα υλικού 5. Να διευκολύνεται η συντήρηση του λογισμικού αλλά και του υλικού 6. Η ενσωμάτωση στα υπό επέκταση συστήματα να γίνει ομαλά. 13

14 Α3. Αντικείμενο του Έργου Το παρόν έργο στοχεύει στην ολοκλήρωση των προσφερόμενων ψηφιακών υπηρεσιών του Πληροφοριακού Συστήματος Διαχείρισης Φοιτητολογίου που θα αποκτήσει το Ίδρυμα μέσω της ενταγμένης πράξης στο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση» πράξης με τίτλο «Ανάπτυξη Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών e-university», με ΟΠΣ Στα πλαίσια του παρόντος έργου ο Ανάδοχος θα παραδώσει υποσυστήματα που θα συμπληρώσουν την παροχή υπηρεσιών Φοιτητολογίου για : τη διαχείριση των Αποφοίτων. την πραγματοποίηση Ηλεκτρονικών Προεγγραφών Υποψηφίων Σπουδαστών. την επιλογή Εκτάκτου Εκπαιδευτικού Προσωπικού. δημιουργία εναλλακτικής πρόσβασης ώστε να υποστηριχθεί η διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων (πρακτικών, αποφάσεων κτλ). Την υποστήριξη του προγράμματος Δι@ύγεια με την ανάπτυξη κατάλληλης γέφυρας Ανάπτυξη υπηρεσίας Ηλεκτρονικού Αποθετήριο ψηφιακού υλικού Ψηφιοποίηση, οργάνωση και διάθεση εγγράφων σε περιβάλλον Web. Με την ψηφιοποίηση, τον εμπλουτισμό με μεταδεδομένα, την οργάνωση και αποθήκευση σε ηλεκτρονικό αποθετήριο εγγράφων από το αρχείο των υπηρεσιών του ΤΕΙ Κρήτης. Ο παρών διαγωνισμός περιλαμβάνει την ολοκλήρωση του πληροφοριακού συστήματος του Φοιτητολογίου με την εγκατάσταση και λειτουργία των τα ανωτέρω υποσυστημάτων. Συγκεκριμένα,. Υπηρεσίες ανάλυσης και μελέτης εφαρμογής Υπηρεσίες εγκατάστασης. Υπηρεσίες παραμετροποίησης για όλα τα ανωτέρω Τμήματα, ώστε το λογισμικό να προσαρμοστεί στις ανάγκες του κάθε Τμήματος, όπως αυτές περιγράφονται στην παράγραφο Α4.3. «Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου». Υπηρεσίες μετάπτωσης δεδομένων Υπηρεσίες ψηφιοποίησης, οργάνωσης και διάθεσης εγγράφων Ανάπτυξη πληροφοριακού συστήματος αποθετηρίου ψηφιακών εγγράφων Υπηρεσίες εκπαίδευσης προσωπικού Υπηρεσίες υποστήριξης έναρξης λειτουργίας Προμήθεια σαρωτή με πλήρες λογισμικό ψηφιοποίησης Α3.1 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη Η υλοποίηση των προτεινομένων υπηρεσιών στο Ακαδημαϊκό Ίδρυμα αναμένεται να: - βελτιώσει άμεσα τις παρεχόμενες υπηρεσίες του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος προς τους πολίτες και αυξάνει την παραγωγικότητα του προσωπικού, 14

15 - συμβάλει στην καλύτερη αξιοποίηση, των μέχρι σήμερα σχετικών επενδύσεων στο Ακαδημαϊκό Ίδρυμα, - Αποτελέσει προϋπόθεση τόσο από τεχνική όσο και από οργανωτική άποψη για την επιτυχή μετεξέλιξη του Ιδρύματος αποκτώντας ένα ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα Φοιτητολογίου που παρέχει την απαραίτητη λειτουργικότητα όπως προσδιορίζεται στο e-university, - συμβάλει στην σταδιακή τεχνική και οργανωτική προσαρμογή του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος στο νέο ψηφιακό περιβάλλον, - Αξιοποιήσει την μέχρι σήμερα σημαντική εμπειρία του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος σε σχετικά θέματα και να συμβάλλει στο να αποκτηθεί πολύτιμη τεχνογνωσία, - δώσει την δυνατότητα εσωτερικής ανάπτυξης νέων εφαρμογών και την προσαρμογή των υφιστάμενων, χρησιμοποιώντας ένα ενδιάμεσο τεχνολογικό υπόβαθρο (που θα αναπτυχθεί στο πλαίσιο της πρότασης) και τα πρωτογενή δεδομένα με σκοπό την εξαγωγή στατιστικών στοιχείων / αναφορών και την τροφοδοσία συστημάτων λήψης απόφασης. - δώσει τη δυνατότητα διασύνδεσης των εφαρμογών του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος με τις οριζόντιες κεντρικές εφαρμογές του ΥΠΔΒΜΘ στα πλαίσια της γενικότερης στρατηγικής του ΥΠΔΒΜΘ, - απελευθερώσει το προσωπικό των γραμματειών από το χρόνο που αποδίδεται στην εξυπηρέτηση των φοιτητών και στην εισαγωγή δηλώσεων μαθημάτων, βαθμολογιών και στοιχείων φοιτητή, - μειώσει τον φόρτο εργασίας του προσωπικού των γραμματειών και τον συνωστισμό που παρατηρείται στις θυρίδες των γραμματειών, - βελτιώσει την εξυπηρέτηση των φοιτητών και να ελαχιστοποιήσει το χρόνο συνδιαλλαγής του φοιτητή με τη Γραμματεία του Τμήματος όπου ανήκει, - συμβάλει στην απλοποίηση των διαδικασιών εγγραφής φοιτητών, - συμβάλει στην απλοποίηση των διαδικασιών διαχείρισης των αποφοίτων και την επικοινωνία μαζί τους, - συμβάλει στην απλοποίηση των διαδικασιών ανάρτησης αποφάσεων, συμβάσεων, κτλ. στην Διαύγεια - δώσει τη δυνατότητα πρόσβασής στο αρχεία του Ιδρύματος σε όλα τα μέλη του, προάγοντας την διαφάνεια, - συμβάλει στην απλοποίηση των διαδικασιών αναζήτησης και εντοπισμού εγγράφων του αρχείου, - διασφαλίσει την διατήρηση του αρχείου του Ιδρύματος με μικρό κόστος και την απρόσκοπτή πρόσβαση σε αυτό. Το έργο σηματοδοτεί την έναρξη νέων διαδικασιών διαχείρισης των διοικητικών εγγράφων του ΤΕΙ Κρήτης, που θα είναι ευκολότερα προσβάσιμα, μέσω της ψηφιοποίησης, της οργάνωσης και της διάθεσης σε περιβάλλον web, στα μέλη της Ακαδημαϊκής Κοινότητας του ΤΕΙ Κρήτης. Συγκεκριμένα για το ΤΕΙ Κρήτης, η διαχείριση των ψηφιακών εγγράφων από τα τμήματα της τεχνικής υπηρεσίας, του ειδικού λογαριασμού κονδυλίων έρευνας (ΕΛΚΕ), του 15

16 τμήματος προμηθειών και διαχείρισης οικονομικών και της νομικής υπηρεσίας θα έχει ως αποτελέσματα: Την αύξηση της ταχύτητας αναζήτησης και ελέγχου εγγράφων Την αυτοματοποίηση χρονοβόρων χειρωνακτικών διαδικασιών αρχειοθέτησης Την κεντρική διάθεση πληροφορίας Την αύξηση της Ασφάλεια εγγράφων Την ελαχιστοποίηση της απώλειας εγγράφων Την ελάττωσή των αποθηκευτικών χώρων Την αύξηση της παραγωγικότητας Την καλύτερη ποιότητα υπηρεσιών Το καλύτερο περιβάλλον εργασίας Την λήψη γρήγορων, εμπεριστατωμένων και τεκμηριωμένων αποφάσεων Την ικανοποίηση του προσωπικού για την επιτάχυνση και απλοποίηση των διαδικασιών Την μείωση κόστους της γραφικής ύλης Την μείωση κόστους του αποθηκευτικού χώρου της έντυπης έκδοσης Α3.2 Στόχοι και Έκταση του Έργου Το έργο στοχεύει να εξυπηρετήσει τους 900 περίπου εργαζόμενους του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος και κυρίως του 60 εργαζόμενους στις γραμματείες των Τμημάτων, τους εργαζόμενους στην Φοιτητική Μέριμνα στο Γραφείο Πρακτικής Άσκησης, τους φοιτητές, τους 600 καθηγητές του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος και σε βάθος χρόνου τις δεκάδες χιλιάδες απόφοιτους. Στόχος του έργου είναι «Η χρήση των υπηρεσιών από το σύνολο των φοιτητών κατά το πρώτο έτος παραγωγικής λειτουργίας μετά την οριστική παραλαβή του έργου και από μέρος του διοικητικού προσωπικού». Ο στόχος είναι ρεαλιστικός, γιατί ήδη το σύνολο των φοιτητών χρησιμοποιεί της υπάρχουσες βασικές ηλεκτρονικές υπηρεσίες του συστήματος «Πανδώρα». Επιπλέον, λόγω της διασποράς του ΤΕΙ Κρήτης σε 6 πόλεις και των μεγάλων αποστάσεων, οι ηλεκτρονικές υπηρεσίες είναι ζητούμενο από όλα τα μέλη της ακαδημαϊκής κοινότητας. Μετρήσιμος Στόχος Η χρήση των υπηρεσιών από φοιτητές κατά το πρώτο έτος παραγωγικής λειτουργίας μετά την οριστική παραλαβή του έργου. Η χρήση των υπηρεσιών από διοικητικό προσωπικό κατά το πρώτο έτος παραγωγικής λειτουργίας μετά την οριστική παραλαβή του έργου. Τιμή 80% των φοιτητών 40% των εργαζομένων Πίνακας 1: Ποσοτικοποίηση των Στόχων του Έργου 16

17 Α3.3 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Για την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου απαιτείται η συνεπής αντιμετώπιση από τον ανάδοχο μίας σειράς θεμάτων: Οι εργασίες για την επέκταση αναβάθμιση του ΟΠΣ Φοιτητολογίου να γίνουν με στόχο τη μη διαταραχή των λειτουργιών του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. Η μετάπτωση στο νέο αναβαθμισμένο σύστημα, αποτελεί κομβικό σημείο αναφοράς στη λύση και χρήζει ιδιαίτερης προσοχής προκειμένου να εξασφαλιστεί η αδιάλειπτη λειτουργία των δραστηριοτήτων του Ιδρύματος. Η μετάπτωση των εφαρμογών και δεδομένων από το υπάρχον περιβάλλον στο νέο, καθώς αυτά περιέχουν ευαίσθητα δεδομένα, αποτελεί κομβικό σημείο αναφοράς στην προτεινόμενη λύση και χρήζει ιδιαίτερης προσοχής προκειμένου να εξασφαλιστεί η ασφάλεια των δεδομένων και αδιάλειπτη λειτουργία των ακαδημαϊκών δραστηριοτήτων του Ιδρύματος. Η απόλυτη κάλυψη των αναγκών λειτουργικότητας και η μεταφορά τους σε λογισμικό αποτελεί το κύριο ζητούμενο από τον ανάδοχο. Η αποτυχία πλήρους εξυπηρέτησης των αναγκών με τρόπο εύληπτο και αποδοτικό ενδέχεται να οδηγήσει στην απόρριψη του πληροφοριακού συστήματος. Ταυτόχρονα, θα πρέπει να αντιμετωπιστεί κατάλληλα η ενδεχόμενη ανάγκη διαφοροποίησης (προσαρμογής) κάθε περιοχής εφαρμογής, κατά τη φάση της μελέτης εφαρμογής. Η προσαρμογή των χρηστών στο νέο πληροφοριακό σύστημα είναι ένα σύνηθες πρόβλημα ιδιαίτερα σε μεγάλους εργασιακούς χώρους και θα πρέπει να απαιτηθεί η ελάχιστη προσπάθεια από μέρους του χρήστη, ώστε να περιοριστεί το μεσοδιάστημα προσαρμογής και να μειωθεί ο κίνδυνος απόρριψης του συστήματος από τους χρήστες. Η οποιαδήποτε αλλαγή προταθεί από τον υποψήφιο ανάδοχο είτε στις υφιστάμενες λειτουργικότητες του ΟΠΣ Φοιτητολογίου, είτε στον τρόπο καθημερινής λειτουργίας των υπηρεσιών, θα πρέπει γίνει χωρίς να προκληθεί καμία αναστάτωση και χωρίς να απαιτηθεί επιπλέον απασχόληση των χρηστών για εργασίες επανεκπαίδευσης παραμετροποίησης καταχωρήσεων τεστ ορθής λειτουργίας κλπ. Στην περίπτωση αυτή θα πρέπει ο υποψήφιος ανάδοχος να περιγράψει αναλυτικά τον τρόπο που θα το πετύχει. Η προμήθεια του απαραίτητου υλικού και λογισμικού για την ανάπτυξη της υπηρεσίας ψηφιοποίησης, πρέπει να γίνει έγκαιρα από τον ανάδοχο, ώστε να μην δημιουργήσει πρόβλημα στην ανάπτυξη της υπηρεσίας. Τα νέα υποσύστημα τα θα πρέπει να κερδίσουν την εμπιστοσύνη του χρήστη. Πολύ σημαντικό θέμα αποτελεί η διαλειτουργικότητα με τα κεντρικά πληροφορικά συστήματα, τα οποία είτε ήδη λειτουργούν είτε αναπτύσσονται είτε προβλέπονται και τα οποία σχετίζονται με τη λειτουργία του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. Η ενημέρωση και εκπαίδευση τεχνικών και χρηστών του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος σε όποιο αντικείμενο ο Ανάδοχος κρίνει απαραίτητο και περιγράφει στην πρόταση του. Η ύπαρξη διαρκούς και καλής ποιότητας τεχνικής υποστήριξης. Κατά την διάρκεια υλοποίησης του έργου ο ανάδοχος θα φέρει την ευθύνη: Της έγκαιρης προμήθειας και εγκατάστασης λογισμικού. 17

18 Της υλοποίησης ρυθμίσεων και παραμετροποιήσεων που απαιτούνται για την καλή λειτουργία του συστήματος, όπως αυτή προσδιορίζεται από τις προδιαγραφές και την τεχνική του πρόταση. o Της παροχής σχετικού υλικού τεκμηρίωσης για το λογισμικό αλλά και όποιες επιπλέον ενέργειες εγκατάστασης και παραμετροποίησης έγιναν επ αυτού, το οποίο θα επικαιροποιείται σε κάθε φάση μεταβολής. Η επιτυχημένη εκπαίδευση των χρηστών και ιδιαίτερα των διαχειριστών του συστήματος, των οποίων ο ρόλος θα είναι καθοριστικός για τη μελλοντική ομαλή λειτουργία του. Η ευκολία εντοπισμού διοικητικών εγγράφων στο αποθετήριο, από τους εργαζόμενους. Η ανάπτυξη της απαραίτητης διαλειτουργικότητας από το αποθετήριο για την διασύνδεση του με το υποσύστημα Διαχείρισης Εγγράφων και Ροής Εργασιών του ΟΠΣ Φοιτητολογίου ή μελλοντικών συστημάτων διαχείρισης εγγράφων Η ευκολία προσαρμογής των χρηστών στο νέο πληροφοριακό σύστημα, ώστε να περιοριστεί στο ελάχιστο η μεταβατική περίοδος από την υφιστάμενη κατάσταση λειτουργίας στη νέα, και χωρίς να δημιουργηθούν προβλήματα στην εύρυθμη λειτουργία του φορέα, και ιδίως στην απρόσκοπτη, έγκαιρη και σωστή διεκπεραίωση των πάσης φύσεως υποθέσεων του. Α4. Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου Α4.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες Στα πλαίσια του έργου θα προσφέρονται ηλεκτρονικές υπηρεσίες μίας στάσης στο Ακαδημαϊκό Ίδρυμα προς όλους τους συναλλασσόμενους με αυτό, ήτοι μέλη της ακαδημαϊκής κοινότητας (φοιτητές, μέλη ΔΕΠ, εργαζόμενοι) και λοιπούς εξωτερικούς φορείς (π.χ. ΥΠΔΒΜΘ και ΕΣΥΕ), αλλά και το γενικό κοινό, δηλαδή οποιοδήποτε απλό πολίτη. Οι υπηρεσίες που θα προκύψουν από το προτεινόμενο έργο θα πρέπει να καλύψουν όλο το φάσμα φοιτητικών δραστηριοτήτων του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. Τα μέλη της ακαδημαϊκής κοινότητας, συνεργαζόμενοι φορείς, αλλά και οποιοσδήποτε απλός πολίτης, θα έχουν ένα σημείο επαφής με το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα, από το οποίο θα λαμβάνουν και θα προσφέρουν με ασφαλή τρόπο και χωρίς διακρίσεις υπηρεσίες και ενημέρωση. Ενδεικτικά στις προσωποποιημένες ηλεκτρονικές υπηρεσίες ανά κατηγορία επωφελούμενων πρέπει να ενταχθούν οι ακόλουθες: Περιγραφή Υπηρεσίας Απαιτούμεν α στοιχεία (δεδομένα εισόδου) Στοιχεία αποτελέσματος (δεδομένα εξόδου) Παρατηρήσεις (π.χ. επίπεδο «ηλεκτρονικο ποίησης», επίπεδο Υπηρεσίας κλπ.) 18

19 Υποβολή on line αίτησης για αντίγραφο πτυχίου ή αναλυτική βαθμολογία Υπηρεσία on line αναζήτησης αποφοίτου Ενημέρωση για εκδηλώσεις, κτλ Αποστολή στοιχείων στη κεντρική βάση δεδομένων διαχείρισης στατιστικών που θα αναπτυχθεί μέσω της δράσης Α1 της Αναζήτηση βιογραφικών βάσει κριτηρίων Υπηρεσίες Αποφοίτων Username και password Προσωπικά στοιχεία Αντίγραφο 4 πτυχίου ή αναλυτική βαθμολογία απόφοιτος 3 - Εκδηλώσεις 2 Username και password Υποσύστημα Διαχείρισης προεγγραφών φοιτητών Προεγγραφή φοιτητή Κωδικό Αριθμό του Υποψηφίου Αριθμός ταυτότητας Ενημέρωση για διαδικασίες Στατιστικά Στοιχεία Κριτήρια βιογραφικό 4 Προεγγραφή φοιτητή Ενημερωτικά στοιχεία, Οδηγίες Υποσύστημα Επιλογής Εκτάκτου Εκπαιδευτικού Προσωπικού Επιλογή Εκπαιδευτικού Προσωπικού Υποψήφιοι Επιλεγμένο Εκπαιδευτικό Προσωπικό Αίτηση Εκπαιδευτικού Username και password Ψηφιοποιημένα Έγγραφα Υπηρεσία Ψηφιοποίησης Εγγράφων Προσωποιημένη προβολή των ψηφιοποιημένων εγγράφων Username και password Ψηφιοποιημένα Έγγραφα 3 Υπηρεσία Υποστήριξη προγράμματος Δι@ύγεια Αναζήτηση με λέξεις κλειδιά Κριτήρια Πρακτικά 2 Αίτηση για ανάρτηση στην Διαύγεια Username Ψηφιοποιημένα 3 και password Έγγραφα 19

20 Α4.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος Τα 3 υποσυστήματα Φοιτητολογίου: 1. Υποσύστημα Διαχείρισης Προεγγραφών Σπουδαστών 2. Υποσύστημα Διαχείρισης Αποφοίτων 3. Υποσύστημα Επιλογής Εκτάκτου Εκπαιδευτικού Προσωπικού θα προστεθούν ως επεκτάσεις στο ΟΠΣ Φοιτητολογίου και θα εγκατασταθούν στους κόμβους που θα είναι εγκατεστημένο το ΟΠΣ Φοιτητολογίου, καθώς αφορούν υπηρεσίες ολοκλήρωσης αυτού. Το υποσύστημα «Ψηφιοποίησης, Οργάνωσης και Διάθεσης Εγγράφων σε περιβάλλον Web» θα είναι ανεξάρτητο και θα έχει ως σκοπό την διάθεση των ψηφιοποιημένων και τεκμηριωμένων εγγράφων του Ιδρύματος μέσω διαδικτύου. Ιδιαίτερα επιθυμητό το υποσύστημα «Ψηφιοποίησης, Οργάνωσης και Διάθεσης Εγγράφων σε περιβάλλον Web» να είναι διασυνδεδεμένο με το ΟΠΣ Φοιτητολογίου και ειδικότερα με το υποσύστημα Διαχείρισης Εγγράφων & Ροής Εργασιών. Τα υποσυστήματα λόγο της κρισιμότητας των υπηρεσιών που θα προσφέρουν, θα ακολουθούν την αρχιτεκτονικής του ΟΠΣ Φοιτητολογίου και θα πρέπει να διασφαλίζει κατ ελάχιστο τις ακόλουθες βασικές αρχές: Υψηλή Διαθεσιμότητα Επεκτασιμότητα Υψηλές Επιδόσεις Ασφάλεια Επιπλέον, θα πρέπει να βασίζονται σε αποδεδειγμένα ώριμες και δοκιμασμένες πλατφόρμες συστημάτων και να διασφαλίζει ομοιομορφία ώστε να διευκολύνεται η υποστήριξη και συντήρησή τους. Τα εν λόγω υποσυστήματα θα πρέπει να υποστηρίζουν την πλήρη διασύνδεση με τα υπόλοιπα υποσυστήματα του ΟΠΣ Φοιτητολογίου, όπως περιεγράφηκε και θα υλοποιηθεί στα πλαίσια της Πράξης με τίτλο «Ανάπτυξη ηλεκτρονικών Υπηρεσιών e-univeristy Και ΟΠΣ , η οποία έγκειται στα ακόλουθα: Στην ύπαρξη ενός ενιαίου τρόπου επιβολής των πολιτικών (ρόλοι χρηστών, δικαιώματα και εξουσιοδοτήσεις, ασφάλεια κτλ.) Στην ενιαία τήρηση των κοινών δεδομένων μέσω τήρησης ενιαίας βάσης δεδομένων, ώστε οι πληροφορίες για μία οντότητα να διατηρούνται σε ένα και μοναδικό σημείο μέσα στο σύστημα και να δημιουργούνται/ενημερώνονται μόνο από το κατάλληλο υποσύστημα. Οποιοδήποτε υποσύστημα θα πρέπει να μπορεί να εκτελεί οποιαδήποτε παρεχόμενη λειτουργία του συστήματος μέσω ανοικτής τεχνολογίας διασύνδεσης όπως Web Services. Επίσης, τα υποσυστήματα θα πρέπει να μπορούν να επικοινωνούν με Κυβερνητικά Συστήματα. Αυτό θα πρέπει να υλοποιηθεί είτε με SOAP δηλαδή μέσω Web Services, ή με XML αν υπάρχουν τα αντίστοιχα πρότυπα για την ανταλλαγή κατάλληλων μηνυμάτων ή με SMTP (δηλαδή μέσω ηλεκτρονικής αλληλογραφίας) ή μέσω Web Forms. Τα web forms είναι τελείως χειρωνακτικός τρόπος και θα γίνεται από κάποιον υπάλληλο, ο οποίος 20

21 συνδέεται μέσω του Web Browser του στην κατάλληλη σελίδα και θα αποστέλλει το έγγραφό του μέσω των πρωτοκόλλων HTTP ή HTTPS. Ειδικά όσον αφορά στην φυσική αρχιτεκτονική και για την αξιολόγηση του προσφερόμενου λογισμικού ο Ανάδοχος θα πρέπει να προσδιορίσει στην προσφορά του και για κάθε ένα από τα επίπεδα της αρχιτεκτονικής (Web, Application, Database) ποια υποσυστήματα ή ενότητες υποσυστημάτων μπορούν να αναπτυχθούν σε ανεξάρτητες εγκαταστάσεις εξυπηρετητών, εφόσον αυτό υποδειχθεί και επιλεχθεί κατά τη φάση της επιβεβαίωσης των απαιτήσεων (μελέτη εφαρμογής). Επιπλέον για κάθε ένα τα υποσυστήματα, κατ ελάχιστον ο Ανάδοχος πρέπει να αποσαφηνίζει: ποια θα μπορούν να λειτουργήσουν σε περιβάλλον με απαιτήσεις οριζόντιας επεκτασιμότητας (scale-out) δηλαδή πολλαπλών εγκαταστάσεων του συγκεκριμένου τμήματος της λύσης για το συγκεκριμένο επίπεδο (tier) έστω και αν αυτό απαιτεί προηγούμενα εργασίες διαμόρφωσης σε παράθυρο συντήρησης τους μηχανισμούς προστασίας (security isolation level) κάθε υποσυστήματος σε κάθε ένα από τα τρία επίπεδα της αρχιτεκτονικής (Web, Application, Database) ώστε ένα περιστατικό παραβίασης να μην μπορεί να επηρεάσει την ασφαλή λειτουργία και την ακεραιότητα των δεδομένων άλλων υποσυστημάτων. Ελάχιστα αποδεκτοί μηχανισμοί είναι η λειτουργία σε ανεξάρτητα σχήματα ή τα δικαιώματα πρόσβασης (πχ DB ACLs READ/INSERT/UPDATE/EXECUTE) στα αντικείμενα της Βάσης Δεδομένων. Επίσης ως ελάχιστη απαίτηση είναι αυτοί οι μηχανισμοί να είναι αυτόματοι και να προσφέρονται εγγενώς από λογισμικό της εφαρμογής ή/και το λογισμικό συστημάτων, χωρίς να απαιτούν χειροκίνητη παρέμβαση διαχειριστών και την λειτουργία της εφαρμογής σε παράθυρο συντήρησης. 21

22 Λογική Αρχιτεκτονική ΟΠΣ Η αρχιτεκτονική, θα πρέπει να παρέχει μηχανισμούς SOAP ή (XML/JSON)-RPC για την επίτευξη των στόχων διαλειτουργικότητας προβλέποντας την υλοποίηση WS για την επικοινωνία μεταξύ ετερογενών εφαρμογών. Επιπλέον μια τεχνική πρόταση που θα υλοποιήσει τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες βασιζόμενη σε υπηρεσιοστραφή αρχιτεκτονική (SOA) ανάπτυξης, θα θεωρηθεί επιπλέον θετικό χαρακτηριστικό. Α4.2.1 Γενικές αρχές Οι γενικές αρχές που θα πρέπει να διέπουν τα προτεινόμενα υποσυστήματα σε λειτουργικό και τεχνολογικό επίπεδο πρέπει να ακολουθούν τις γενικές αρχές του ΟΠΣ Φοιτητολογίου αφού αφορούν υπηρεσίες ολοκλήρωσης αυτού. Συγκεκριμένα θα πρέπει να τα διέπουν: 1. Συστήματα «ανοικτής» αρχιτεκτονικής (open architecture), κάνοντας χρήση προτύπων που θα διασφαλίζουν: o Ομαλή συνεργασία και λειτουργία μεταξύ των επιμέρους λειτουργικών εφαρμογών και υποσυστημάτων του πληροφοριακού συστήματος καθώς και με άλλες εξωτερικές εφαρμογές o Τη δικτυακή συνεργασία μεταξύ εφαρμογών ή/και συστημάτων τα οποία βρίσκονται σε διαφορετικά υπολογιστικά συστήματα o Την επεκτασιμότητα των μηχανογραφικών συστημάτων και εφαρμογών χωρίς αλλαγές στη δομή και αρχιτεκτονική τους. 22

23 2. Αρθρωτή (modular) αρχιτεκτονική του συστήματος, ώστε να επιτρέπονται μελλοντικές επεκτάσεις και αντικαταστάσεις, ενσωματώσεις, αναβαθμίσεις ή αλλαγές διακριτών τμημάτων λογισμικού ή εξοπλισμού. 3. Πολύ-επίπεδη αρχιτεκτονική n-tier, για την ευελιξία της κατανομής του κόστους και φορτίου μεταξύ κεντρικών συστημάτων και σταθμών εργασίας, για την αποδοτική εκμετάλλευση του δικτύου και την ευκολία στην επεκτασιμότητα. 4. Λειτουργία των επιμέρους εφαρμογών, υποσυστημάτων και λύσεων που θα αποτελέσουν διακριτά τμήματα του πληροφοριακού συστήματος, σε ένα ολοκληρωμένο περιβάλλον, το οποίο θα αποτελέσει το βασικό «χώρο εργασίας» για τους «διαχειριστές» και τους εξουσιοδοτημένους χρήστες των εφαρμογών του με στόχο την o Επίτευξη της μεγαλύτερης δυνατής ομοιομορφίας στις διεπαφές μεταξύ των διαφόρων υποσυστημάτων και στον τρόπο εργασίας των χρηστών o Επιλογή κοινών και φιλικών τρόπων παρουσίασης, όσον αφορά τις διεπαφές των χρηστών με τις εφαρμογές 5. Διαχωρισμός του επιπέδου παρουσίασης (Presentation Layer) από το επίπεδο των αντικειμένων της εφαρμογής (Application Layer) και των αλληλεπιδράσεων με τη Βάση Δεδομένων (Data Access Layer). Με παράλληλη υποστήριξη της δυνατότητας να χρησιμοποιούνται περισσότεροι του ενός server σε κάθε επίπεδο, ώστε να αυξάνει το επίπεδο ασφάλειας, διαθεσιμότητας και απόκρισης. 6. Εξασφάλιση πλήρους λειτουργικότητας μέσω του Διαδικτύου (internet) για το σύνολο των εφαρμογών και εργαλείων που θα καλύψουν τις γενικότερες ανάγκες διαχείρισης πληροφορίας. Θα γίνουν αποδεκτά συστήματα που χρησιμοποιούν εφαρμογές και εργαλεία εσωτερικού δικτύου (intranet) που απευθύνονται μόνο στους διαχειριστές του συστήματος και το προσωπικό των γραμματειών και της φοιτητικής μέριμνας. 7. Χρήση υφιστάμενων συστημάτων διαχείρισης σχεσιακών βάσεων δεδομένων (RDBMS) για την ευκολία διαχείρισης του αναμενόμενου μεγάλου όγκου δεδομένων, για τη δυνατότητα δημιουργίας εφαρμογών φιλικών στο χρήστη, για την αυξημένη διαθεσιμότητα του συστήματος και για τη δυνατότητα ελέγχου των προσβάσεων στα δεδομένα με χρήση υπηρεσιών καταλόγου. Θα πρέπει να διασφαλίζονται: o Ανοικτό περιβάλλον ανάπτυξης εφαρμογών o Ανοικτά τεκμηριωμένα και δημοσιευμένα συστήματα διεπαφής με προγράμματα τρίτων o Ανοικτά πρωτόκολλα επικοινωνίας o Ανοικτό περιβάλλον ως προς τη μεταφορά και ανταλλαγή δεδομένων με άλλα συστήματα 8. Χρήση συλλογής εργαλείων ανάπτυξης, συντήρησης και διαχείρισης των εφαρμογών και των εργαλείων που θα χρησιμοποιηθούν, η οποία θα είναι συμβατή με την επιλεχθείσα βάση δεδομένων. Στο πλαίσιο αυτό απαιτείται: o Χρήση γραφικού περιβάλλοντος λειτουργίας του χρήστη με το σύστημα (GUI) για την αποδοτική χρήση των εφαρμογών και την ευκολία εκμάθησής τους. 23

24 o Ενσωμάτωση υποστήριξης βοήθειας και οδηγιών προς τους χρήστες. Μηνύματα λαθών (error messages) στην Ελληνική γλώσσα και ειδοποίηση των χρηστών με όρους οικείους προς αυτούς. o Χρησιμοποίηση από τον εξουσιοδοτημένο χρήστη συγκεκριμένων προσχεδιασμένων αναφορών καθώς και δυνατότητα δημιουργίας ad-hoc αναφορών για την άντληση πληροφοριών ειδικότερου χαρακτήρα. o Άμεση σύνδεση των αναφορών κατά τη δημιουργία τους με επίπεδα ταυτοποίησης (authorization) και ασφάλειας σε επίπεδο χρήστη και δεδομένων o Δυνατότητα συνδυασμού και επεξεργασίας στοιχείων για τη δημιουργία αναφορών τόσο από εσωτερικές όσο και από εξωτερικές πηγές πληροφόρησης o Δυνατότητα ανάλυσης και παρουσίασης των πληροφοριών είτε με προκαθορισμένη μορφή είτε με δυναμική μορφή (πίνακες, γραφικά, στατιστικά κλπ.). o Δυνατότητα ανταλλαγής επεξεργάσιμων στοιχείων από και προς εργαλεία υποστήριξης εργασιών γραφείου 9. Πιστοποίηση χρήστη μία και μόνο φορά (Single Sign On): Οι χρήστες των εφαρμογών εξυπηρέτησης φοιτητών και διδασκόντων θα έχουν τη δυνατότητα να χρησιμοποιούν τις αντίστοιχες δικτυακές πύλες και τις εφαρμογές τους (σύμφωνα με τα δικαιώματά τους) περνώντας από τη διαδικασία πιστοποίησης μία και μοναδική φορά μέχρι την οριστική έξοδό τους. Κατά συνέπεια οι εφαρμογές εξυπηρέτησης φοιτητών και διδασκόντων θα πρέπει να είναι σε θέση να αναθέτουν την διαδικασία αυθεντικοποίησης σε εξωτερικές υπάρχουσες υποδομές του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. (Pubcookie και Shibboleth). Ο υποψήφιος Ανάδοχος θα πρέπει αποδεδειγμένα να διαθέτει εγκαταστάσεις σε ελληνικά ακαδημαϊκά Ιδρύματα όπου το σύστημά του συνεργάζεται με υποδομή Pubcookie και Shibboleth. 10. Δυνατότητα διασύνδεσης με τα κεντρικά ΠΣ που αναπτύσσονται παράλληλα μέσω των δράσεων της Α1/ Δυνατότητα διασύνδεσης με την κεντρική εφαρμογή διανομής συγγραμμάτων ΕΥΔΟΞΟΣ. 12. Χρήση της υποδομής Single Sign-On CAS (Central Authentication Service - που διαθέτει το Ίδρυμα 13. Υποστήριξη Κεντρικής Υπηρεσίας Καταλόγου του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος (LDAP/Directory service): Οι εφαρμογές εξυπηρέτησης φοιτητών και διδασκόντων θα πρέπει να είναι σε θέση να επικοινωνούν με ασφάλεια, π.χ. πάνω από ένα VPN στέλνοντας και λαμβάνοντας πληροφορία στην ή από την υπάρχουσα υπηρεσία καταλόγου του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος που διατηρεί πληροφορίες όπως τηλεφωνικό κατάλογο, κατάλογο διευθύνσεων, ιδιότητα, κεντρικό UID, ΑΓΜ για φοιτητές ή Αριθμός Μητρώου ΔΕΠ και Διοικητικών Υπαλλήλων, κλπ. Κατ αυτόν τον τρόπο η Κεντρική Υπηρεσία Καταλόγου θα μπορεί να ενημερώνεται για αλλαγές σε στοιχεία φοιτητών όπως στοιχεία επικοινωνίας ή αλλαγές της κατάστασης φοίτησης των (π.χ. ενεργών, ανενεργών φοιτητών, κλπ.). 24