Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο

Transcript

1 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο 14PROC Υλοποίηση ψηφιακής πλατφόρμας συμμετοχής του πολίτη στα κοινά των Δήμων Κορινθίων και Νεμέας Αναθέτουσα Αρχή: Δήμος Κορινθίων Προϋπολογισμός: ,00 συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ ήτοι ,00 χωρίς ΦΠΑ. Δικαιώματα προαίρεσης: 10% του προϋπολογισμού του έργου (περιλαμβανομένου ΦΠΑ) ήτοι δέκα χιλιάδες οκτακόσια σαράντα οκτώ ευρώ και εξήντα λεπτά (10.848,60 ) όσον αφορά το Φυσικό Αντικείμενο και 24% του προϋπολογισμού του έργου (περιλαμβανομένου ΦΠΑ) ήτοι είκοσι έξι χιλιάδες τριάντα έξι ευρώ και εξήντα τέσσερα λεπτά (26.036,64 ) όσον αφορά υπηρεσίες Συντήρησης Διάρκεια: 12 μήνες Διαδικασία Ανάθεσης: Ανοικτός με κριτήριο την οικονομικά συμφερότερη προσφορά Αριθμ. Πρωτ / Αποστολής και δημοσίευσης στον Ελληνικό Τύπο: 26/03/14 και 28,29/03/14 Ημερομηνία διενέργειας διαγωνισμού: 15/04/2014 Κωδικός ΟΠΣ:

2 Πίνακας Περιεχομένων Πίνακας Περιεχομένων... 2 Συνοπτικά στοιχεία Έργου... 4 Συνοπτικά στοιχεία Έργου... 4 ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ... 5 Συντομογραφίες... 5 Α1. Περιβάλλον του Έργου... 6 Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου...6 Α1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας και Υλοποίησης...6 Α1.1.2 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου)...6 Α1.2 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου)...7 Α1.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας 7 Α1.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα...8 Α1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών...9 Α1.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών...10 Α2. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου...10 Α2.1 Αντικείμενο του Έργου...10 Α2.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη...11 Α2.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου...11 Α2.4 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου...11 Α3. Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου...12 Α3.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες...12 Α3.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος...13 Α3.3 Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου...15 Α3.4 Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων (Υποσυστημάτων, Εφαρμογών)...16 Α3.4.1 Πλατφόρμα Τηλεδιάσκεψης...16 Α3.4.2 Υποσύστημα Χρηστών...17 Α3.4.3 Υποσύστημα Διαχείρισης Περιεχομένου...18 Α3.4.4 Υποσύστημα Ηλεκτρονικής Συμμετοχής...19 Α3.5 Διαλειτουργικότητα...19 Α3.6 Πολυκαναλική προσέγγιση...20 Α3.7 Ανοιχτά δεδομένα...21 Α3.8 Απαιτήσεις Ασφάλειας...21 Σελίδα 2 από 36

3 Α3.9 Απαιτήσεις Ευχρηστίας Συστήματος...22 Α3.10 Απαιτήσεις Προσβασιμότητας...22 Α3.11 Χρονοδιάγραμμα και Φάσεις Έργου...22 Α3.12 Πίνακας Παραδοτέων...23 Α3.13 Σημαντικά ορόσημα υλοποίησης του έργου...24 Α4. Ελάχιστες προδιαγραφές Υπηρεσιών...24 Α4.1 Υπηρεσίες Εκπαίδευσης...24 Α4.2 Υπηρεσίες Ευαισθητοποίησης...25 Α4.3 Υπηρεσίες Πιλοτικής Λειτουργίας...26 Α4.4 Υπηρεσίες Εγγύησης «Καλής Λειτουργίας»...27 Α4.5 Υπηρεσίες Συντήρησης...28 Α4.6 Τήρηση προδιαγραφών ποιότητας υπηρεσιών...32 Α5. Μεθοδολογία Διοίκησης και Υλοποίησης Έργου...33 Α5.1 Μέθοδοι και Τεχνικές Υλοποίησης και Υποστήριξης...33 Α5.2 Σχήμα Διοίκησης, σχεδιασμού και υλοποίησης του Έργου...34 Α5.2.1 Υπεύθυνος Έργου & Αναπληρωτής...34 Α5.2.2 Μέλη Ομάδας Έργου...34 Α5.3 Σχέδιο και Σύστημα Διασφάλισης Ποιότητας και Διαχείρισης Κινδύνων...35 Σελίδα 3 από 36

4 Συνοπτικά στοιχεία Έργου Συνοπτικά στοιχεία Έργου ΑΝΑΘΕΤΟΥΣΑ ΑΡΧΗ ΤΙΤΛΟΣ ΕΡΓΟΥ ΦΟΡΕΑΣ ΓΙΑ ΤΟΝ ΟΠΟΙΟ ΠΡΟΟΡΙΖΕΤΑΙ ΤΟ ΕΡΓΟ ΤΟΠΟΣ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ ΤΟΠΟΣ ΠΑΡΟΧΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΕΙΔΟΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΕΙΔΟΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ Δήμος Κορινθίων «Υλοποίηση ψηφιακής πλατφόρμας συμμετοχής του πολίτη στα κοινά των Δήμων Κορινθίων και Νεμέας» Δήμος Κορινθίων Δήμος Νεμέας Έδρα του Δήμου Κορινθίων Δήμου Νεμέας Ταξινόμηση κατά CPV : Σύμβαση Υπηρεσιών και Εξοπλισμού Δημόσιος Εθνικός Διαγωνισμός με κριτήριο ανάθεσης την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά Ο προϋπολογισμός του Έργου ανέρχεται στο ποσό των ,00, συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ 23%. (Προϋπολογισμός χωρίς ΦΠΑ: ,00. ΦΠΑ: ,00). Το Έργο χρηματοδοτείται από το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση», στο πλαίσιο του ΕΣΠΑ, από το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗ ΕΡΓΟΥ Ανάπτυξης και από Εθνικούς Πόρους. Οι δαπάνες του Έργου θα βαρύνουν το Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων, και συγκεκριμένα τον ενάριθμο κωδικό Συλλογικής Απόφασης Ένταξης (ΣΑΕ) Ε0558 ΧΡΟΝΟΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ 12 Μήνες από την υπογραφή της Σύμβασης ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΕΡΓΟΥ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΔΙΑΚΗΡΥΞΗΣ 26/ 03 / 2014 ΠΡΟΘΕΣΜΙΑ ΓΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗ ΔΙΕΥΚΡΙΝΙΣΕΩΝ ΕΠΙ ΤΩΝ ΟΡΩΝ 11 / 04 / 2014 ΤΗΣ ΔΙΑΚΗΡΥΞΗΣ ΚΑΤΑΛΗΚΤΙΚΗ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΚΑΙ 15 / 04 / 2014 και ώρα 12:00 ΩΡΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ ΤΟΠΟΣ ΚΑΤΑΘΕΣΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Η έδρα του Δήμου Κορινθίων ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΚΑΙ ΩΡΑ 15 / 04 / 2014 και ώρα 12:00 ΑΠΟΣΦΡΑΓΙΣΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Σελίδα 4 από 36

5 ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ Συντομογραφίες Συντομογραφίες ΕΕ ΕΕΕΕ ΕΟΧ ΕΠ ΨΣ ΕΥΔ ΕΠ ΨΣ ΝΠΔΔ ΝΠΙΔ ΣΑΕ ΤΠΕ Ευρωπαϊκή Ένωση Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης/ επίσημο έντυπο όπου δημοσιεύεται η Νομοθεσία, καθώς και διοικητικές πράξεις, ανακοινώσεις, προκηρύξεις κλπ., που έχουν νομικές ή άλλες δεσμεύσεις για τα κράτη μέλη ή αυτούς που αφορούν. Ευρωπαϊκός Οικονομικός Χώρος Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση» Ειδική Υπηρεσία Διαχείρισης του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Ψηφιακή Σύγκλιση» Νομικό Πρόσωπο Δημοσίου Δικαίου σύμφωνα με το ελληνικό δίκαιο Νομικό Πρόσωπο Ιδιωτικού Δικαίου σύμφωνα με το ελληνικό δίκαιο Συλλογική Απόφαση Έργου Τεχνολογίες Πληροφορικής και Επικοινωνιών Σελίδα 5 από 36

6 Α1. Περιβάλλον του Έργου Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου Στην υλοποίηση του αντικειμένου του έργου εμπλέκονται ο Δήμος Κορινθίων και ο Δήμος Νεμέας. Α1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας και Υλοποίησης Φορέας λειτουργίας και υλοποίησης του έργου είναι ο Δήμος Κορινθίων. Ο Δήμος Κορινθίων διαρθρώνεται σύμφωνα με το ακόλουθο οργανόγραμμα και λειτουργεί με στόχο τον προγραμματισμό και την ενίσχυση της τοπικής ανάπτυξης, την προστασία & διαχείριση του περιβάλλοντος, την οργάνωση διαδικασιών Στρατηγικού/ επιχειρησιακού προγραμματισμού του Δήμου, την αξιοποίηση Ευρωπαϊκών Εθνικών Προγραμμάτων, την εξοικονόμηση (φυσικών & οικονομικών) πόρων & τη βιώσιμη ανάπτυξη υλοποιώντας πρωτοβουλίες με γνώμονα το γενικότερο κοινωνικό όφελος & της ευημερίας της περιοχής αναφοράς. Η διάρθρωση (συνοπτικά) του ΟΕΥ έχει ως ακολούθως: Γραφ. Ειδικών Συνεργατών, Συμβούλων ή Επιστημονικών Συνεργατών Γραφ. Νομικής Υποστήριξης Αυτοτελές Γραφ. Στρατηγικού Σχεδιασμού, Προγραμματισμού Δ/νση Διοικητικών και Οικονομικών Υπηρεσιών Τμήμα Οικονομικών Υπηρεσιών Τμήμα Διοικητικών Υπηρεσιών Δ/νση Δημ. Αστυνομίας Δ/νση Τεχ/κών Υπ/σιών, Περιβάλλοντος & Διαχείρισης Απορριμμάτων Γραφ. Προγραμματισμού Τμήμα Κατασκευών & Συντήρησης Έργων, Ηλεκτρομηχανολογικών Έργων & Εγκαταστάσεων Τμήμα Περιβάλλοντος και Διαχείρισης Απορριμμάτων Α1.1.2 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής του Έργου (Ε.Π.Ε.) Οι ανάγκες υλοποίησης του Έργου της παρούσας Διακήρυξης θα καλυφθούν από τις ισχύουσες επιτροπές διενέργειας - αξιολόγησης παραλαβής του Δήμου Αλεξανδρούπολης και διοικητικά στελέχη της Αναθέτουσας Αρχής που ως βασικό στόχο έχουν την προετοιμασία και παρακολούθηση της υλοποίησης του Έργου, την λήψη Σελίδα 6 από 36

7 αποφάσεων στα καίρια ζητήματα του έργου και τη διοίκηση και συντονισμό των επιμέρους εργασιών του. Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ) Για τις ανάγκες υλοποίησης του Έργου της παρούσας Διακήρυξης θα οριστεί από το αρμόδιο όργανο του Δήμου η «Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ)». Αρμοδιότητα της ΕΔΔΑΠ αποτελεί η διενέργεια του διαγωνισμού και η αξιολόγηση των προσφορών του παρόντος Έργου καθώς και ο έλεγχος των ενδικοφανών προσφυγών. Α1.2 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου) Σήμερα ο ενεργός πολίτης των νέων Δήμων αντιμετωπίζει βασικά προβλήματα έκφρασης σχετικά με καθημερινά ζητήματα του τόπου του ενώ η Δημοτική αρχή αδυνατεί να εντοπίσει όλες τις παραμέτρους οι οποίες συνθέτουν μία αναπτυξιακή, για την τοπική κοινωνία, πολιτική απόφαση. Ειδικά στους Δήμους Κορίνθου και Νεμέας, οι νέες πολιτικές ηγεσίες θα βρεθούν αντιμέτωπες με ένα πλήθος ουσιαστικών προβλημάτων τα οποία απαιτούν τον μέγιστο πλουραλισμό απόψεων για την ορθολογιστική αντιμετώπισή τους. Η χρήση των νέων τεχνολογιών με τη δημιουργία της πλατφόρμας ηλεκτρονικής συμμετοχής αντιμετωπίζει αυτό το έλλειμμα επικοινωνίας και δημοκρατίας με πολλαπλά οφέλη τόσο για τον πολίτη όσο και για τους νέους Δήμους. Ενισχύεται αμφίδρομα η αρχή της διαφάνειας, μεγιστοποιείται η δυνατότητα κοινωνικής συμμετοχής, ισχυροποιείται η έννοια της συνεργατικότητας μεταξύ των πολιτών και της δημόσιας διοίκησης ενώ μέσω των πολλαπλών καναλιών επικοινωνίας που δημιουργούνται (web, mobile κτλ) δίνεται η δυνατότητα και σε ευπαθείς, απομακρυσμένες και μειονεκτούσες κοινωνικές ομάδες να επικοινωνήσουν αμφίδρομα με την δημοτική αρχή. Η προτεινόμενη πράξη αφορά όμορους Δήμους επομένως η υλοποίηση της μια φορά για όλους αποτελεί πράξη εξοικονόμησης κόστους και μείωσης δαπανών μέσω οικονομίας κλίμακας. Τέλος μέσω του συστήματος τηλεδιάσκεψης που περιγράφεται αίρονται οι όποιες δυσκολίες φυσικής παρουσίας στα Δημοτικά Συμβούλια με ποικίλα πλεονεκτήματα όπως πιο εύκολη συνεργασία, αύξηση της παραγωγικότητας, εξοικονόμηση χρόνου κ.α. Διεθνώς υπάρχουν πολλά παραδείγματα βέλτιστων πρακτικών εφαρμογής υπηρεσιών ηλεκτρονικής δημοκρατίας και εφαρμογών τηλεδιάσκεψης. Ενδεικτικά αναφέρονται οι πόλεις του Seattle, της Μαδρίτης, της Σεούλ, του Tampere οι οποίες θεωρούνται ως βέλτιστες πρακτικές και για τον λόγο αυτό ο σχεδιασμός της προτεινόμενης πράξης έχει βασιστεί στις θεμελιώδεις αρχές τους και στο στοιχείο της καινοτομίας τους. Α1.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας Φορέας λειτουργίας και υλοποίησης του έργου είναι ο Δήμος Κορινθίων. Ο Δήμος Κορινθίων διαρθρώνεται σύμφωνα με το ακόλουθο οργανόγραμμα και λειτουργεί με στόχο τον προγραμματισμό και την ενίσχυση της τοπικής ανάπτυξης, την προστασία & Σελίδα 7 από 36

8 διαχείριση του περιβάλλοντος, την οργάνωση διαδικασιών Στρατηγικού/ επιχειρησιακού προγραμματισμού του Δήμου, την αξιοποίηση Ευρωπαϊκών Εθνικών Προγραμμάτων, την εξοικονόμηση (φυσικών & οικονομικών) πόρων & τη βιώσιμη ανάπτυξη υλοποιώντας πρωτοβουλίες με γνώμονα το γενικότερο κοινωνικό όφελος & της ευημερίας της περιοχής αναφοράς. Η διάρθρωση (συνοπτικά) του ΟΕΥ έχει ως ακολούθως: Γραφ. Ειδικών Συνεργατών, Συμβούλων ή Επιστημονικών Συνεργατών Γραφ. Νομικής Υποστήριξης Αυτοτελές Γραφ. Στρατηγικού Σχεδιασμού, Προγραμματισμού Δ/νση Διοικητικών και Οικονομικών Υπηρεσιών Τμήμα Οικονομικών Υπηρεσιών Τμήμα Διοικητικών Υπηρεσιών Δ/νση Δημ. Αστυνομίας Δ/νση Τεχ/κών Υπ/σιών, Περιβάλλοντος & Διαχείρισης Απορριμμάτων Γραφ. Προγραμματισμού Τμήμα Κατασκευών & Συντήρησης Έργων, Ηλεκτρομηχανολογικών Έργων & Εγκαταστάσεων Τμήμα Περιβάλλοντος και Διαχείρισης Απορριμμάτων Α1.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Η υλοποίηση του προτεινόμενου έργου θα πραγματοποιηθεί σύμφωνα με το Εγχειρίδιο Διαχείρισης Συγχρηματοδοτούμενων Πράξεων που τηρεί ο φορέας. Το σύνολο του έργου μπορεί να χωριστεί στις παρακάτω διακριτές φάσεις υλοποίησης ΦΑΣΗ 1.Προετοιμασία Υλοποίησης 1.1.Προκαταρκτικές Ενέργειες Διοίκησης/Διαχείρισης Πράξης -Υπογραφή συμφώνου Αποδοχής όρων & Λήψη Απόφασης Ένταξης -Κατάρτιση σχεδίων Διοίκησης/ Υλοποίησης/ Ποιότητας/ Διαχείρισης Κινδύνων 1.2.Διαδικασία Δημοπράτησης -Επικαιροποίηση τευχών διαγωνισμού & αποστολή στην ΕΥΔ για προέλεγχο -Λήψη παρατηρήσεων ενσωμάτωση & οριστικοποίηση τευχών -Λήψη οριστικής έγκρισης τευχών από ΕΥΔ -Έκδοση αποφάσεων συλλογικού οργάνου -Δημοσίευση της προκήρυξης 1.3.Διαδικασία Επιλογής και ανάθεσης σύμβασης -Διάθεση τευχών σε ενδιαφερόμενους υποψήφιους & παροχή διευκρινίσεων -Διεξαγωγή διαγωνισμού επιλογής αναδόχου -Απόφαση ανάθεσης έργου & απόφαση συγκρότησης ΕΠΠΕ -Κατάρτιση σχεδίου σύμβασης & αποστολή για έλεγχο στην ΕΥΔ -Υποβολή Νομικής Δέσμευσης -Σύνταξη & Υποβολή τεχνικού δελτίου Υποέργου ΦΑΣΗ 2.Παρακολούθηση Υλοποίησης του Έργου 2.1.Παρακολούθηση Φυσικού Αντικειμένου -Δημιουργία Λίστας Ελέγχου Φυσικού Αντικειμένου Πράξης -Παραλαβή Έργου από αρμόδια επιτροπή Σελίδα 8 από 36

9 -Τήρηση και ενημέρωση φακέλου πράξης με όλα τα στοιχεία που αφορούν στην εκτέλεση της πράξης -Αποδοχή παραλαβής έργου από αρμόδιο όργανο 2.2.Ολοκλήρωση Έργου -Τροποποίηση του ΤΔΠ -Δήλωση ολοκλήρωσης πράξης Παράλληλα με τις ανωτέρω φάσεις υλοποίησης του Έργου, θα ακολουθηθούν οι ακόλουθες οριζόντιες διαδικασίες: -Οικονομική Διαχείριση Έργου -Αλληλογραφία με Διαχειριστική Αρχή -Διαχείριση Κινδύνων & Αλλαγών -Παρακολούθηση Εθνικού & κοινοτικού πλαισίου Ο υπεύθυνος έργου, κ. Περόγαμβρος Προϊστ. ΤΥ & ο Αντιδήμαρχος κος X. Ντιγκιρλάκης είναι οι αρμόδιοι για τη διαχείριση της προτεινόμενης πράξης. Η εμπειρία τους στη διαχείριση συγχρηματοδοτούμενων προγραμμάτων αποτελεί εχέγγυο για την επιτυχή & απρόσκοπτη εξέλιξη του έργου σύμφωνα με το Σύστημα διαχειριστικής επάρκειας. Α1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών Το προτεινόμενο έργο αποτελείται από ένα υποέργο. Σκοπός του έργου είναι η δημιουργία μιας ολοκληρωμένης πλατφόρμας ηλεκτρονικής συμμετοχής για τους 2 Δήμους η οποία σε σχέση με τα παραδοσιακά μέσα θα προσφέρει διαδραστική και άμεση συμμετοχή σε σχέση με την παθητική και έμμεση που επικρατεί. Με στόχο «η Δημοκρατία και ο Διάλογος να γίνουν καθημερινή πρακτική» σε κάθε επίπεδο διακυβέρνησης, από το κυβερνητικό μέχρι το τοπικό, η πρόταση αυτή παρέχει ένα ευρύ φάσμα εργαλείων, μεθόδων και υπηρεσιών που με συγκεκριμένα βήματα μπορούν να οδηγήσουν στην επιτυχημένη εφαρμογή της ηλεκτρονικής δημοκρατίας στην πράξη Οι βασικές υπηρεσίες είναι οι ακόλουθες. Υπηρεσίες Διαβούλευσης: Η πλατφόρμα υποστηρίζει την δομημένη διαδικασία της διαβούλευσης η οποία στοχεύει στην ορθολογιστική αντιπαράθεση με στόχο την λήψη αποφάσεων. Υπηρεσίες Δημοσκοπήσεων: Η διερεύνηση της στάσης των πολιτών απέναντι σε συγκεκριμένες πολιτικές και αποφάσεις είναι το πρώτο στάδιο της συμμετοχικής δημοκρατίας. Υπηρεσίες Τηλεδιάσκεψης (Teleconference & Streaming services) : Με την ενοποίηση των Δήμων η συνεδρίαση του διευρυμένου Δημοτικού Συμβουλίου αποκτάει ιδιαίτερη βαρύτητα τόσο για τα απομακρυσμένα τοπικά συμβούλια όσο και για τους πολίτες οι οποίοι θα έχουν τη δυνατότητα real time παρακολούθησης και παρέμβασης. Υπηρεσίες Κοινωνικής Δικτύωσης (Social Networking) : Με την εκμετάλλευση τεχνολογιών Web 2.0 η πλατφόρμα δίνει τη δυνατότητα στους πολίτες να δημιουργήσουν τον δικό τους χώρο έκφρασης σε αυτή με σκοπό την ενίσχυση των συνεκτικών δεσμών μεταξύ τους. Υπηρεσίες Πληροφόρησης : Ο πολίτης χρησιμοποιεί την πλατφόρμα για να ενημερώνεται άμεσα και στοχευμένα σχετικά με τις εξελίξεις στον Δήμο του κάνοντας χρήση ad hoc εργαλείων όπως calendar, newsletter, news alerts, rss feed Σελίδα 9 από 36

10 Υπηρεσίες Εκπαίδευσης : Η πλατφόρμα υποστηρίζει την ανάπτυξη εκπαιδευτικών εφαρμογών σε θέματα διαδικασιών και υπηρεσιών. Η καλύτερη ενημέρωση οδηγεί σε καλύτερη και ορθότερη χρήση των υπηρεσιών που παρέχονται. Α1.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών Ο Δήμος Κορινθίων διαθέτει πλήρως εξοπλισμένο data center, στο οποίο είναι εγκατεστημένοι: - 3 εξυπηρετητές HP DL 360, - 4 δρομολογητές Cisco μεταγωγείς Cisco UPS, 5KVA έκαστο - Άδειες Χρήσης Windows 2008 Server Standard Edition και SQL Server Standard Edition Η λειτουργία του data center υποστηρίζεται από εξειδικευμένο προσωπικό του Δήμου. Ο ανωτέρω εξοπλισμός θα χρησιμοποιηθεί για την εγκατάσταση και λειτουργία όλων των συστημάτων λογισμικού που θα προμηθευτεί ο Δήμος στα πλαίσια του έργου. Α2. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Α2.1 Αντικείμενο του Έργου Σκοπός του έργου είναι η δημιουργία μιας ολοκληρωμένης πλατφόρμας ηλεκτρονικής συμμετοχής για τους 2 Δήμους η οποία σε σχέση με τα παραδοσιακά μέσα θα προσφέρει διαδραστική και άμεση συμμετοχή σε σχέση με την παθητική και έμμεση που επικρατεί. Με στόχο «η Δημοκρατία και ο Διάλογος να γίνουν καθημερινή πρακτική» σε κάθε επίπεδο διακυβέρνησης, από το κυβερνητικό μέχρι το τοπικό, η πρόταση αυτή παρέχει ένα ευρύ φάσμα εργαλείων, μεθόδων και υπηρεσιών που με συγκεκριμένα βήματα μπορούν να οδηγήσουν στην επιτυχημένη εφαρμογή της ηλεκτρονικής δημοκρατίας στην πράξη Οι βασικές υπηρεσίες είναι οι ακόλουθες. Υπηρεσίες Διαβούλευσης: Η πλατφόρμα υποστηρίζει την δομημένη διαδικασία της διαβούλευσης η οποία στοχεύει στην ορθολογιστική αντιπαράθεση με στόχο την λήψη αποφάσεων. Υπηρεσίες Δημοσκοπήσεων: Η διερεύνηση της στάσης των πολιτών απέναντι σε συγκεκριμένες πολιτικές και αποφάσεις είναι το πρώτο στάδιο της συμμετοχικής δημοκρατίας. Υπηρεσίες Τηλεδιάσκεψης (Teleconference & Streaming services) : Με την ενοποίηση των Δήμων η συνεδρίαση του διευρυμένου Δημοτικού Συμβουλίου αποκτάει ιδιαίτερη βαρύτητα τόσο για τα απομακρυσμένα τοπικά συμβούλια όσο και για τους πολίτες οι οποίοι θα έχουν τη δυνατότητα real time παρακολούθησης και παρέμβασης. Υπηρεσίες Κοινωνικής Δικτύωσης (Social Networking) : Με την εκμετάλλευση τεχνολογιών Web 2.0 η πλατφόρμα δίνει τη δυνατότητα στους πολίτες να δημιουργήσουν τον δικό τους χώρο έκφρασης σε αυτή με σκοπό την ενίσχυση των συνεκτικών δεσμών μεταξύ τους. Σελίδα 10 από 36

11 Υπηρεσίες Πληροφόρησης : Ο πολίτης χρησιμοποιεί την πλατφόρμα για να ενημερώνεται άμεσα και στοχευμένα σχετικά με τις εξελίξεις στον Δήμο του κάνοντας χρήση ad hoc εργαλείων όπως calendar, newsletter, news alerts, rss feed Υπηρεσίες Εκπαίδευσης: Η πλατφόρμα υποστηρίζει την ανάπτυξη εκπαιδευτικών εφαρμογών σε θέματα διαδικασιών και υπηρεσιών. Η καλύτερη ενημέρωση οδηγεί σε καλύτερη και ορθότερη χρήση των υπηρεσιών που παρέχονται. Α2.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη Το παρόν έργο έχει ως στόχο την ισότιμη πρόσβαση όλων των πολιτών στις δυνατότητες των νέων τεχνολογιών και στη γνώση, στη διαθεσιμότητα ψηφιακών υπηρεσιών προς τους πολίτες καθώς και στην καταπολέμηση του ψηφιακού χάσματος σε όλες του τις εκφάνσεις. Όπως προκύπτει από το φυσικό αντικείμενο του έργου κύριο γνώρισμα της πλατφόρμας ηλεκτρονικής συμμετοχής είναι η δυνατότητα της ΙΣΟΤΙΜΗΣ συμμετοχής όλων των κοινωνικών ομάδων που συνθέτουν το προφίλ των 2 Καλλικρατικών Δήμων με σκοπό την λήψη αποφάσεων για τη βελτίωση της καθημερινής τους ζωής και βελτίωση των παρεχόμενων ευκαιριών. Α2.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου Η συνένωση των Δήμων με τον νέο νόμο για την αναδιάρθρωση της Τοπικής Αυτοδιοίκησης, δημιουργεί μεγαλύτερους δήμους οι οποίοι καλούνται να αντιμετωπίσουν αυξημένες ανάγκες με περισσότερους πολίτες με αποτέλεσμα να είναι αδήριτη ανάγκη η ύπαρξη ενός συστήματος συνεργατικότητας και συμμετοχής των πολιτών στην τοπική κοινωνία. Σκοπός του έργου είναι η δημιουργία μιας ολοκληρωμένης πλατφόρμας ηλεκτρονικής συμμετοχής η οποία σε σχέση με τα παραδοσιακά μέσα θα προσφέρει διαδραστική και άμεση συμμετοχή σε σχέση με την παθητική και έμμεση που επικρατεί. Με στόχο «η Δημοκρατία και ο Διάλογος να γίνουν καθημερινή πρακτική» σε κάθε επίπεδο διακυβέρνησης, από το κυβερνητικό μέχρι το τοπικό, η πρόταση αυτή παρέχει ένα ευρύ φάσμα εργαλείων, μεθόδων και υπηρεσιών που με συγκεκριμένα βήματα μπορούν να οδηγήσουν στην επιτυχημένη εφαρμογή της ηλεκτρονικής δημοκρατίας στην πράξη. Α2.4 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Κρίσιμος Παράγοντας Επιτυχίας Υποστήριξη παραγωγικής λειτουργίας συστήματος Τύπος Τ Σχετικές Ενέργειες Αντιμετώπισης Εκπαίδευση του αρμόδιου προσωπικού πληροφορικής του Δήμου Σελίδα 11 από 36

12 Κορινθίων, ώστε να είναι δυνατή η συνεχής υποστήριξη της παραγωγικής λειτουργίας του συστήματος. Α3. Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου Α3.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες Περιγραφή Υπηρεσίας Υπηρεσίες Διαβούλευσης: Η πλατφόρμα υποστηρίζει την δομημένη διαδικασία της διαβούλευσης η οποία στοχεύει στην ορθολογιστική αντιπαράθεση με στόχο την λήψη αποφάσεων. Υπηρεσίες Δημοσκοπήσεων: Η διερεύνηση της στάσης των πολιτών απέναντι σε συγκεκριμένες πολιτικές και αποφάσεις είναι το πρώτο στάδιο της συμμετοχικής δημοκρατίας. Υπηρεσίες Τηλεδιάσκεψης (Teleconference& Streaming services) : Με την ενοποίηση των Δήμων η συνεδρίαση του διευρυμένου Δημοτικού Συμβουλίου αποκτάει ιδιαίτερη βαρύτητα τόσο για τα απομακρυσμένα τοπικά συμβούλια Απαιτούμενα στοιχεία (δεδομένα εισόδου) Γνώμες πολιτών Γνώμες πολιτών Δεδομένα Δημοτικών Συμβουλίων και παρέμβασης πολιτών Στοιχεία αποτελέσματος (δεδομένα εξόδου) Δεδομένα διαβούλευσης Δεδομένα δημοσκόπησης Αποτελέσματα τηλεδιάσκεψης Σελίδα 12 από 36

13 όσο και για τους πολίτες οι οποίοι θα έχουν τη δυνατότητα real time παρακολούθησης και παρέμβασης Υπηρεσίες Κοινωνικής Δικτύωσης (Social Networking): Με την εκμετάλλευση τεχνολογιών Web 2.0 η πλατφόρμα δίνει τη δυνατότητα στους πολίτες να δημιουργήσουν τον δικό τους χώρο έκφρασης σε αυτή με σκοπό την ενίσχυση των συνεκτικών δεσμών μεταξύ τους Υπηρεσίες Πληροφόρησης : Ο πολίτης χρησιμοποιεί την πλατφόρμα για να ενημερώνεται άμεσα και στοχευμένα σχετικά με τις εξελίξεις στον Δήμο του κάνοντας χρήση ad hoc εργαλείων όπως calendar, newsletter, news alerts, rss feed Υπηρεσίες Εκπαίδευσης: Η πλατφόρμα υποστηρίζει την ανάπτυξη εκπαιδευτικών εφαρμογών σε θέματα διαδικασιών και υπηρεσιών. Η καλύτερη ενημέρωση οδηγεί σε καλύτερη και ορθότερη χρήση των υπηρεσιών που παρέχονται Δεδομένα κοινωνικού προφίλ πολιτών Δεδομένα ενημέρωσης Εκπαιδευτικό υλικό Κοινωνική Διτκυώση πολιτών Ενημέρωση πολιτών Εκπαίδευση πολιτών Α3.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος Ο Εξοπλισμός που χρησιμοποιείται είναι ο ήδη υπάρχων στις υποδομές του φορέα ενώ μεγαλύτερη σημασία δίνεται στο λογισμικό. Κορμό του έργου αποτελεί το κεντρικό portal διαχείρισης της πληροφορίας και των διαδικασιών συμμετοχής των πολιτών. Σε αυτό Σελίδα 13 από 36

14 περιλαμβάνονται μία σειρά υπηρεσιών και modules τα οποία εξυπηρετούν τον σκοπό του έργου. Οι βασικές υπηρεσίες είναι οι ακόλουθες. Υπηρεσίες Διαβούλευσης: Η πλατφόρμα υποστηρίζει την δομημένη διαδικασία της διαβούλευσης η οποία στοχεύει στην ορθολογιστική αντιπαράθεση με στόχο την λήψη αποφάσεων. Υπηρεσίες Δημοσκοπήσεων: Η διερεύνηση της στάσης των πολιτών απέναντι σε συγκεκριμένες πολιτικές και αποφάσεις είναι το πρώτο στάδιο της συμμετοχικής δημοκρατίας. Υπηρεσίες Τηλεδιάσκεψης (Teleconference & Streaming services) : Με την ενοποίηση των Δήμων η συνεδρίαση του διευρυμένου Δημοτικού Συμβουλίου αποκτάει ιδιαίτερη βαρύτητα τόσο για τα απομακρυσμένα τοπικά συμβούλια όσο και για τους πολίτες οι οποίοι θα έχουν τη δυνατότητα real time παρακολούθησης και παρέμβασης. Υπηρεσίες Κοινωνικής Δικτύωσης (Social Networking) : Με την εκμετάλλευση τεχνολογιών Web 2.0 η πλατφόρμα δίνει τη δυνατότητα στους πολίτες να δημιουργήσουν τον δικό τους χώρο έκφρασης σε αυτή με σκοπό την ενίσχυση των συνεκτικών δεσμών μεταξύ τους. Υπηρεσίες Πληροφόρησης : Ο πολίτης χρησιμοποιεί την πλατφόρμα για να ενημερώνεται άμεσα και στοχευμένα σχετικά με τις εξελίξεις στον Δήμο του κάνοντας χρήση ad hoc εργαλείων όπως calendar, newsletter, news alerts, rss feed Υπηρεσίες Εκπαίδευσης : Η πλατφόρμα υποστηρίζει την ανάπτυξη εκπαιδευτικών εφαρμογών σε θέματα διαδικασιών και υπηρεσιών. Η καλύτερη ενημέρωση οδηγεί σε καλύτερη και ορθότερη χρήση των υπηρεσιών που παρέχονται. Σε επίπεδο δικτυακών υποδομών αλλά και κεντρικών υποδομών (DATA CENTERS) ο φορέας διαθέτει μια επαρκή για τις απαιτήσεις του και τις ανάγκες του υποδομή. Δεδομένου ότι στόχος τόσο του ΕΠ ΨΣ όσο και της πολιτείας είναι η πλήρης αξιοποίηση των υφιστάμενων υποδομών που διαθέτει ο φορέας, θα ζητηθεί από τον ανάδοχο και θα προβλεφθεί στο τεύχος διακήρυξης η διενέργεια μιας μελέτης βελτιστοποίησης του υφιστάμενου κεντρικού εξοπλισμού καθώς και οι απαραίτητες υπηρεσίες που θα έχουν στόχο: Τη μείωση του ενεργειακού κόστους λειτουργίας του κέντρου δεδομένων του φορέα Τη μείωση του κόστους συντήρησης του κέντρου δεδομένων Την απρόσκοπτη και απροβλημάτιστη λειτουργία των συστημάτων (High Availability 99,999%) Την καταγραφή, αποτύπωση και ολοκλήρωση των υφιστάμενων εξυπηρετητών σε ένα ενιαίο σύστημα διαχείρισης αξιοποιώντας τεχνολογίες consolidation και virtualization Τον επανασχεδιασμό της αρχιτεκτονικής αποθήκευσης δεδομένων (Storage) ώστε να επιτευχθεί και εκεί μια ενοποίηση των «δεξαμενών» δεδομένων (Data warehouses) Την αξιοποίηση εργαλείων για την απομακρυσμένη διαχείριση των πόρων (εξυπηρετητών, ενεργού δικτυακού εξοπλισμού κλπ). Τον εντοπισμό των αδυνάτων σημείων στην ασφάλεια και προτάσεις για την κάλυψη τους Τη δημιουργία ολοκληρωμένης πολιτικής backup για την ασφαλή διαφύλαξη των δεδομένων Τη δημιουργία πολιτικής ασφαλείας των δεδομένων σύμφωνα με τα πρότυπα ISO 27001, ITIL Σελίδα 14 από 36

15 Σε κάθε περίπτωση ο ανάδοχος θα πρέπει να προσφέρει και την λύση φιλοξενίας των εφαρμογών σε ένα πιστοποιημένο data center (μοντέλο SaaS) για την περίοδο συντήρησης (μετά την εγγύηση) και εφόσον την επιλέξει ο ανάδοχος. Σε κάθε περίπτωση θα πρέπει να ληφθεί ιδιαίτερη πρόνοια και να καταβληθεί κάθε προσπάθεια ώστε να υπάρξει ενοποίηση των εφαρμογών και να υπάρξει εξοικονόμηση πόρων. Η επιλογή του κέντρου δεδομένων που θα επιλεχθεί θα πρέπει να λάβει υπόψη της και να σταθμίσει τις παρακάτω παραμέτρους, οι οποίες και θα αξιολογηθούν στα πλαίσια του διαγωνισμού: Υπάρχει δυνατότητα Dedicated server ή όχι; Ποιες οι προδιαγραφές ασφαλείας του Datacenter, που βρίσκεται; Ποια είναι τα τεχνικά χαρακτηριστικά του; Ποια είναι η ασφάλεια που προσφέρεις; Τι εγγυήσεις διαθεσιμότητας υπάρχουν; Ποια είναι η μηνιαία κίνηση δεδομένων; Πόσες οι διαθέσιμες IP; Ποια η ταχύτητα σύνδεσης στο internet (με τι μέσο); Τι υπηρεσίες διαχείρισης παρέχονται; Ποια είναι η πολιτική SLA: Service Level Agreement; Ο ανάδοχος θα πρέπει να περιγράψει αναλυτικά στην προσφορά του τις εναλλακτικές δυνατότητες που μπορεί να προσφέρει. Η τελική λύση θα καθοριστεί στα πλαίσια της μελέτης εφαρμογής και της μελέτης βελτιστοποίησης του υφιστάμενου εξοπλισμού που θα αποτελεί τμήμα της μελέτης εφαρμογής. Α3.3 Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου Στα πλαίσια του έργου θα δώθεί ιδιαίτερη προσοχή σε ένα σύνολο απο ειδικές ποιοτικές προδιαγραφές, οι οποίες είναι απαραίτητες για την αποτελεσματική παροχή των ηλεκτρονικών υπηρεσιών. Πιο συγκεκριμένα: Χρήση Τεχνολογικών Standards-Portability Οι τεχνολογιες που θα χρησιμοποιηθούν για την υλοποίηση των υποσυστημάτων, θα πρέπει να είναι συμβατές με διεθνώς αναγνωρισμένα standards (όπως HTML, XML, Voice CXML, LDAP κλπ). Χρήση σύγχρονων/δοκιμασμένων Τεχνολογιών Η υλοποίηση των υποσυστημάτων θα πρέπει να βασιστεί σε σύγχρονες και δοκιμασμένες τεχνολογίες, εξασφαλίζοντας με αυτόν τον τρόπο, ανθεκτικότητα στο χρόνο, αξιοπιστία και επεκτασιμότητα. Ο Ανάδοχος υποχρεούται να παρουσιάσει αναλυτικά στην προσφορά του, τις χρησιμοποιούμενες τεχνολογίες. Σελίδα 15 από 36

16 Α3.4 Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων (Υποσυστημάτων, Εφαρμογών) Α3.4.1 Πλατφόρμα Τηλεδιάσκεψης Με την ενοποίηση των Δήμων η συνεδρίαση του διευρυμένου Δημοτικού Συμβουλίου αποκτάει ιδιαίτερη βαρύτητα τόσο για τα απομακρυσμένα τοπικά συμβούλια όσο και για τους πολίτες οι οποίοι θα έχουν τη δυνατότητα ζωντανής παρακολούθησης και παρέμβασης. Το αντικείμενο της συγκεκριμένης δράσης περιλαμβάνει την εγκατάσταση και λειτουργία υποδομής για τη διεξαγωγή τηλεσυνεδριάσεων μέσω Διαδικτύου (web conferencing) και ζωντανή μετάδοση στο διαδίκτυο για το ευρύ κοινό. Στο Δημαρχείο καθώς και στα τέσσερα (4) Δημοτικά διαμερίσματα θα εγκατασταθεί ολοκληρωμένο σύστημα τηλεσυνεδριάσεων μέσω Διαδικτύου, το οποίο θα επιτρέπει τη διεξαγωγή προγραμματισμένων Δημοτικών Συμβουλίων με τη συμμετοχή και των τεσσάρων δημοτικών διαμερισμάτων χωρίς να απαιτείται επί τόπου παρουσία των Δημοτικών συμβούλων των υπολοίπων δημοτικών διαμερισμάτων. Λειτουργικές & Τεχνικές Προδιαγραφές Αναφορικά με τον εξοπλισμό του συστήματος παραγωγής τηλεσυνεδριάσεων, τονίζονται τα ακόλουθα: Το σύστημα θα εγκατασταθεί από τον προμηθευτή πλήρως και θα παραδοθεί σε λειτουργία. Ο προμηθευτής θα συμπεριλάβει στην προσφορά του κάθε κόστος υλικών κι εργασιών εγκατάστασης καθώς και μεταφοράς του εξοπλισμού στο σημείο εγκατάστασης. Ιδιαίτερη έμφαση θα δοθεί κατά την αξιολόγηση στην ευχρηστία του συστήματος και στη φιλικότητα προς τον χρήστη των προσφερόμενων συσκευών. Ειδικά για το λογισμικό τηλεσυνεδριάσεων θα εκτιμηθεί ιδιαίτερα η ευκολία στη χρήση και αξιοποίηση από μη εξειδικευμένους χρήστες και ότι ο εξοπλισμός θα είναι κατάλληλος για να καλύψει αίθουσες τηλεσυνεδριάσεων. Όλα τα μέρη του προσφερόμενου εξοπλισμού θα πρέπει να είναι τελευταίας τεχνολογίας, συμβατά μεταξύ τους, και επεκτάσιμα. Βασικός Εξοπλισμός Τηλεδιάσκεψης και Σύστημα προβολής στο διαδίκτυο. Στο χώρο του Δημαρχείου και συγκεκριμένα στο αίθουσα του Δημοτικού Συμβουλίου θα υλοποιηθεί αίθουσα τηλεδιασυνεδριάσεων με ειδικό εξοπλισμό που περιλαμβάνει : 1. Κεντρική Μονάδα Τηλεδιάσκεψης για τη διεξαγωγή τηλεσυνεδριάσεων 2. Ειδική κάμερα τηλεδιάσκεψης 3. Επιτραπέζιο μικρόφωνο κάλυψης της άιθουσας 4. Video προβολέας High Definition 5. Οθόνη προβολής LED Καλωδιώσεις αίθουσας 7. Σταθμός εργασίας και λογισμικό μετατροπής εικόνας και ήχου σε κατάλληλη μορφή για προβολή στο διαδίκτυο Περιφερειακός Εξοπλισμός Τηλεδιάσκεψης Στο χώρο τεσσάρων Δημοτικών Διαμερισμάτων και σε συγκεκριμένη αίθουσα θα εγκατασταθεί ο εξοπλισμός τηλεδιάσκεψης ο οποίος θα περιλαμβάνει : Σελίδα 16 από 36

17 1. Περιφερειακή Μονάδα Τηλεδιάσκεψης για τη διεξαγωγή τηλεσυνεδριάσεων 2. Ειδική κάμερα τηλεδιάσκεψης 3. Επιτραπέζιο μικρόφωνο κάλυψης της αίθουσας 4. Οθόνη προβολής LED Καλωδιώσεις αίθουσας Αναλυτικές προδιαγραφές για όλα τα παραπάνω αντικείμενα παρατίθενται στους σχετικούς πίνακες συμμόρφωσης. Οι χώροι τηλεδιάσκεψης που θα δημιουργηθούν θα δίνουν την δυνατότητα στους χρήστες να πραγματοποιούν τηλεσυνεδρίες υψηλής ποιότητας πάνω από δίκτυα TCP/IP, Μέσα από τις εφαρμογές που θα προσφερθούν οι χρήστες θα μπορούν να αλληλεπιδρούν σε πραγματικό χρόνο με δεδομένα, ήχο και εικόνα σε ένα εύκολο στην χρήση περιβάλλον δημιουργώντας ένα σύγχρονο περιβάλλον τηλεδιάσκεψης και τηλεσυνεργασίας. Οι βασικές λειτουργίες που θα παρέχονται στους χρήστες είναι: Τηλεδιάσκεψη (audio/video-teleconferencing). Μεταφορά αρχείων (application sharing) Διαμοίραση εφαρμογών(application sharing) σε πραγματικό χρόνο Για την καλύτερη απόδοση των μεταδόσεων στο Διαδίκτυο, θα προσφερθεί ολοκληρωμένο σύστημα (υλικό λογισμικό) ζωντανής μετάδοσης στο διαδίκτυο (Media streaming Server) ώστε να παρέχεται δυνατότητα παρακολούθησης των δημοτικών από ένα ευρύτερο κοινό. Α3.4.2 Υποσύστημα Χρηστών Το υποσύστημα χρηστών διαχειρίζεται τους χρήστες και τις ομάδες χρηστών του πληροφοριακού συστήματος. Η καθεμιά από αυτές τις προαναφερθείσες ομάδα χρηστών έχει διαφορετικές απαιτήσεις από το πληροφοριακό σύστημα αλλά και διαφορετικές δυνατότητες πρόσβασης σε αυτό. Οι βασικές λειτουργίες του Υποσυστήματος Χρηστών αναλύονται στη συνέχεια: ιαχείριση των χρηστών του πληροφοριακού συστήατος: Ο διαχειριστής του πληροφοριακού συστήατος θα πορεί να δηιουργήσει οάδες χρηστών, να ορίσει τα δικαιώατα κάθε οάδας, να δηιουργήσει λογαριασούς χρηστών και να εντάξει χρήστες σε οάδες. Επίσης, ο διαχειριστής θα πορεί να εταβάλει τα δικαιώατα πρόσβασης των οάδων και των χρηστών. Τήρηση στοιχείων χρήστη: Κάθε χρήστης θα πορεί να γίνει έλος της διαδικτυακής πύλης συπληρώνοντας όνος του τις ηλεκτρονικές φόρες που θα είναι διαθέσιες στη διαδικτυακή πύλη (ακολουθώντας σχετικό σύνδεσο στην Κεντρική Σελίδα). Ο χρήστης θα συπληρώνει τις φόρες ε τα προσωπικά του στοιχεία και θα επιλέγει τις υπηρεσίες στις οποίες επιθυεί να έχει πρόσβαση. Με αυτό τον τρόπο θα δηιουργεί όνος του το προφίλ του στο πληροφοριακό σύστηα. Έλεγχος πρόσβασης/πιστοποίηση χρήστη: Κάθε χρήστης θα έχει ένα οναδικό συνδυασό ονόατος χρήστη (username) και κωδικού πρόσβασης (password). Ακολουθώντας σχετικό σύνδεσο στην Κεντρική Σελίδα της διαδικτυακής πύλης ο χρήστης θα συπληρώνει το όνοα και τον κωδικό του για να γίνει στη συνέχεια ο σχετικός έλεγχος από το Υποσύστηα Χρηστών προκειένου να επιτραπεί η Σελίδα 17 από 36

18 πρόσβασή του σε συγκεκριένες υπηρεσίες που δεν θα είναι διαθέσιες στους η εγγεγραένους χρήστες (απλοί επισκέπτες της διαδικτυακής πύλης). Το Υποσύστημα Χρηστών θα έχει τα ακόλουθα χαρακτηριστικά: Η διεπαφή για το διαχειριστή του πληροφοριακού συστήατος θα είναι βασισένη σε τεχνολογίες ιαδικτύου (web based) επιτρέποντας πρόσβαση σε αυτό από ένα πρόγραα πλοήγησης στο ιαδίκτυο (web browser). Ο χρήστης θα πορεί να αλλάζει όνος του όσο συχνά θέλει τον κωδικό πρόσβασης. Σε περίπτωση που ο χρήστης ξεχάσει τον κωδικό του θα υπάρχει δυνατότητα αυτόατης υπενθύισης, ε αποστολή του κωδικού από τη διαδικτυακή πύλη στο που είχε δηλωθεί στο προφίλ του χρήστη. Ο διαχειριστής θα επιλέγει εάν ο χρήστης κατά την εγγραφή του θα είναι ενεργός ή ανενεργός. Σε περίπτωση που επιλέξει να ην είναι ενεργός, θα υπάρχουν δύο τρόποι ενεργοποίησης. Ο πρώτος είναι να ενεργοποιηθεί χειρονακτικά από το διαχειριστή. Ο δεύτερος είναι να σταλεί αυτόατα από τη διαδικτυακή πύλη ήνυα ηλεκτρονικού ταχυδροείου το οποίο να έχει ένα οναδικό link που όταν πατηθεί από τον χρήστη θα κάνει αυτόατα την ενεργοποίηση. Να υπάρχει δυνατότητα single signdon για τους χρήστες, δηλαδή όταν ο χρήστης συνδεθεί σε ια περιοχή της διαδικτυακής πύλης (login) χρησιοποιώντας το όνοα και τον κωδικό του θα έχει πρόσβαση και σε όλες τις υπόλοιπες περιοχές ελεγχόενης πρόσβασης, χωρίς να απαιτείται εκ νέου διαδικασία σύνδεσης. Αυτό θα επιτυγχάνεται ε αποθήκευση στο user session όλων των απαραίτητων στοιχείων από το προφίλ του χρήστη. Α3.4.3 Υποσύστημα Διαχείρισης Περιεχομένου Το Υποσύστημα Διαχείρισης Περιεχομένου θα υποστηρίζει πλήρως τη λειτουργικότητα των υποσυστημάτων. Λειτουργικά θα αποτελείται από εργαλεία: Διαχείρισης Εγγράφων Μορφοποίησης περιεχομένου Κύκλου Ζωής Περιεχομένου Υποστήριξης Διαβουλεύσεων & Δημοσκοπήσεων Ευφυούς Μηχανισμού Αναζήτησης Το σύστημα ηλεκτρονικής διαβούλευσης θα πρέπει να καλύπτει όλες τις σύγχρονες απαιτήσεις ενός ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος. Γενικές απαιτήσεις του προς ανάπτυξη συστήματος είναι: Καλαίσθητη εικαστική παρουσίαση του περιεχομένου. Ευκολία ανανέωσης και γρήγορη παρουσίαση των πληροφοριών. Δυνατότητα υποστήριξης πολλαπλών γλωσσών (π.χ. Ελληνικής, Αγγλικής) στο λογισμικό διαχείρισης του portal, το οποίο θα χρησιμοποιείται και για τη διαχείριση του συστήματος ηλεκτρονικής διαβούλευσης. Κατανοητό σύστημα πλοήγησης και θεματολογίας. Ευέλικτη αναζήτηση στο περιεχόμενο (από πολλαπλές, δομημένες και αδόμητες πηγές) της πύλης βάσει πολλαπλών κριτηρίων πληροφοριών (λέξεις κλειδιά, κείμενο, ημερομηνία κλπ.). Σελίδα 18 από 36

19 Αλληλεπίδραση με τους χρήστες με δυνατότητες που περιγράφονται στα επόμενα (εργαλεία ηλεκτρονικής συμμετοχής). Διάθεση χάρτη του δικτυακού τόπου (site map), ο οποίος παρουσιάζει τη δομή του portal, ώστε να μπορεί ο επισκέπτης να δει τι περιέχει κάθε ενότητα, και να πλοηγείται γρήγορα και εύκολα. O χάρτης ενημερώνεται δυναμικά κάθε φορά που εισάγεται νέο περιεχόμενο. Αναγνώριση των χρηστών και ασφαλής αλληλεπίδραση µε το περιεχόμενο και τις υπηρεσίες της πύλης. Θα είναι δυνατό να υπάρχει διαβαθμισμένο περιεχόμενο, στο οποίο οι χρήστες δεν θα έχουν πρόσβαση αν δεν έχουν τα κατάλληλα δικαιώματα. Α3.4.4 Υποσύστημα Ηλεκτρονικής Συμμετοχής Το Υποσύστημα Ηλεκτρονικής Συμμετοχής αποτελεί το μέσο για την αμφίδρομη και διαδραστική επικοινωνία με τους χρήστες του ΠΣ. Επιπλέον, το υποσύστημα συνεργάζεται με όλα τα υποσυστήματα, λειτουργώντας κατά μια έννοια ως συνδετικός ιστός μεταξύ τους, αφού είναι αυτό που τα ενοποιεί και μέσω αυτού πραγματοποιείται η επικοινωνία με τους χρήστες. Όσον αφορά τη λειτουργικότητα, το υποσύστημα αποτελείται από τις ακόλουθες οντότητες: Δικτυακή Πύλη Εφαρμογή Τηλεδιάσκεψης Εφαρμογή Διαβουλεύσεων Εφαρμογή Εκπαίδευσης Εφαρμογή Ενημέρωσης Εργαλείο Δημόσιας Συζήτησης Εργαλείο Δημοσκοπήσεων Ηλεκτρονική Βιβλιοθήκη Εφαρμογή Βάσης Γνώσης με χρήση εργαλείων σημασιολογικού ιστού (semantic web) Α3.5 Διαλειτουργικότητα Η διαλειτουργικότητα αφορά στην ικανότητα του προτεινόμενου συστήματος για την μεταφορά και χρησιμοποίηση της πληροφορίας που αποθηκεύει, επεξεργάζεται και διακινεί - με άλλα πληροφοριακά συστήματα. Συγκεκριμένα αφορά σε: Μια σαφώς προσδιορισμένη και καθορισμένη μορφή για τις πληροφορίες (πρότυπα δόμησης της πληροφορίας / δεδομένων και της μετά-πληροφορίας / δεδομένων). Ένα σαφώς προσδιορισμένο και καθορισμένο τρόπο για την ανταλλαγή των πληροφοριών (τεχνολογίες επικοινωνιών και πρωτόκολλα με τα οποία μεταφέρεται η πληροφορία με την μορφή που καθορίζεται στο προηγούμενο σημείο). Σελίδα 19 από 36

20 Ένα σαφώς προσδιορισμένο και καθορισμένο τρόπο για την πρόσβαση στις πληροφορίες και στα δεδομένα (ασφάλεια / έλεγχος πρόσβασης δηλαδή τεχνολογίες που χρησιμοποιούνται για την προστασία των υπηρεσιών διαλειτουργικότητας). Ένα σαφώς προσδιορισμένο και καθορισμένο τρόπο για την αναζήτηση των πληροφοριών και των δεδομένων (τεχνολογίες μεταδεδομένων, καταλόγου ή άλλες που χρησιμοποιούνται για την αναζήτηση πληροφοριών στο πλαίσιο των διαλειτουργικών υπηρεσιών). Η ολοκλήρωση με αυτά τα συστήματα θα πρέπει να πραγματοποιηθεί σε συνεργασία με τους αντίστοιχους προμηθευτές για την επίτευξη του μέγιστου βαθμού ολοκλήρωσης. Οι τεχνολογίες που θα χρησιμοποιηθούν θα πρέπει να εξασφαλίζουν αξιοπιστία, ταχύτητα και επεκτασιμότητα. Ενδειτικά αναφέρεται η χρήση προτύπου ανταλλαγής δεδομένων XML αλλά και η ανάπτυξη ειδικού Application Programming Interface (API) για τη διασύνδεση και ανταλλαγή δεδομένων ανάμεσα στα συστήματα του Φορέα. Με τον τρόπο αυτό η ανταλλαγή δεδομένων με άλλα υποσυστήματα και πλατφόρμες γίνεται δυνατή με τη χρήση XSLT (extended Stylesheet Language Transformation). Ο ανάδοχος υποχρεούται να περιγράψει αναλυτικά στην προσφορά του τους τρόπους και τις τεχνολογίες που προτίθεται να χρησιμοποιήσει για την επίτευξη του μέγιστου βαθμού διαλειτουργικότητας του προτεινόμενου συστήματος. Α3.6 Πολυκαναλική προσέγγιση Υπηρεσία Υπηρεσίες Διαβούλευσης Υπηρεσίες Δημοσκοπήσεων Υπηρεσίες Τηλεδιάσκεψης (Teleconference& Streaming services) Υπηρεσίες Κοινωνικής Δικτύωσης (Social Τρόποι Αλληλεπίδρασης Web Brower Web Brower Web Brower Web Brower Σελίδα 20 από 36 Τερματικό Πρόσβασης PC / Laptop Κινητό Τηλέφωνο PC / Laptop Κινητό τηλέφωνο PC / Laptop Κινητό τηλέφωνο PC / Laptop Κινητό τηλέφωνο

21 Networking) Υπηρεσίες Πληροφόρησης Υπηρεσίες Εκπαίδευσης Web Brower Web Brower PC / Laptop Κινητό τηλέφωνο PC / Laptop Κινητό τηλέφωνο Α3.7 Ανοιχτά δεδομένα Κατά την υλοποίηση της παραγωγής του περιεχομένου ήτοι του συνόλου του περιεχομένου που αφορά τα δημοτικά συμβούλια, το συγκεντρωμένο υλικό δεδομένων υποβάλλεται σε επιστημονικό έλεγχο και τεκμηρίωση και γίνονται οι απαραίτητες προσαρμογές. Επίσης στο υλικό προστίθενται τα αντίστοιχα μεταδεδομένα που το καθιστούν έτοιμο για εκμετάλλευση από οποιαδήποτε εφαρμογή ή πλατφόρμα. Το υλικό έπειτα αποθηκεύεται σε μόνιμα αποθετήρια, προσβάσιμα από το ευρύ κοινό και διατίθεται με τιε κατάλληλες άδειες ανοιχτού περιεχομένου (π.χ. Creative Commons, GPL κτλ.) Α3.8 Απαιτήσεις Ασφάλειας Ο Ανάδοχος σε συνεργασία με το φορέα θα πρέπει να εκπονήσει ως μέρος της Μελέτης Εφαρμογής, μελέτη ασφαλείας συστημάτων και δεδομένων η οποία: θα αναδεικνύει θέματα ασφάλειας και αξιοπιστίας του συστήματος ως λογισμικό, δεδομένα αλλά και διαδικασίες, με στόχο την αντιμετώπισή τους έγκαιρα από τη σχεδίαση και υλοποίηση του. θα αποτιμά το σύστημα και θα διερευνά όλα τα ενδεχόμενα κινδύνου, προβλέποντας λύσεις μείωσης του κινδύνου ή της ζημιάς και ασφάλισης του εναπομένοντος κινδύνου. θα προβλέπει την αποκατάσταση του συστήματος μετά από καταστροφή / αστοχία / παραβίαση οποιασδήποτε μορφής. θα προδιαγράφει τις διαδικασίες συνεχούς παρακολούθησης κινδύνου καταστροφής / αστοχίας / παραβίασης και της αντίδρασης σε μεταβολές αυτού. θα προτείνει τυποποιημένη μεθοδολογία ελέγχου του συστήματος και των διαδικασιών γύρω από αυτό, την οποία ο Ανάδοχος είναι υποχρεωμένος να ακολουθήσει κατά την εκτέλεση των ελέγχων του Έργου, και ο φορέας θα υιοθετήσει κατά τη διάρκεια λειτουργίας του. Σελίδα 21 από 36

22 Α3.9 Απαιτήσεις Ευχρηστίας Συστήματος Οι λειτουργίες του συστήματος θα πρέπει να εκτελούνται με ικανοποιητική ταχύτητα, συγκρίσιμη με αυτές παρόμοιων συστημάτων, προδιαθέτοντας τον χρήστη στην χρήση της εφαρμογής. Οι χρήστες και οι διαχειριστές του συστήματος θα πρέπει να μπορούν να εκτελέσουν την επιθυμητή εργασία με ευκολία (με χρήση του ελάχιστου αριθμού βημάτων). Το σύστημα πρέπει να είναι σε θέση να εξυπηρετήσει μεγάλο αριθμό ταυτοχρόνων χρηστών (της τάξης των 1000) με σταθερή και ικανοποιητική απόδοση, γρήγορη απόκριση και με δυνατότητα γρήγορης κλιμάκωσης σε περιπτώσεις αύξησης του φορτίου. Α3.10 Απαιτήσεις Προσβασιμότητας Στην εκτέλεση του έργου θα πρέπει να ληφθούν υπόψη οι ιδιαίτερες ανάγκες και απαιτήσεις πρόσβασης στις αναπτυσσόμενες διαδικτυακές εφαρμογές και υπηρεσίες από ΑΜΕΑ και άλλες ευπαθείς ομάδες πληθυσμού, και να εφαρμοστούν οι σχετικοί διεθνώς αναγνωρισμένοι κανόνες και οδηγίες προσβασιμότητας και συγκεκριμένα Web Content Accessibility Guidelines WAI AA/WCAG από το World Wide Web Consortium s (W3C) που αφορούν την ανάπτυξη προσβάσιμων εφαρμογών και υπηρεσιών σε περιβάλλον Παγκοσμίου Ιστού. Α3.11 Χρονοδιάγραμμα και Φάσεις Έργου ΠΑΡΑΔΟΤΕΑ ΦΑΣΗ Α : Μελέτη Εφαρμογής Π.1: Μελέτη Εφαρμογής ΦΑΣΗ Β : Ανάπτυξη, Έλεγχος και Ολοκλήρωση Υποσυστημάτων και Εφαρμογών Π.2.1 Υποσύστη α ιαχείρισης Χρηστών ΜΗΝΕΣ Π.2.2 Υποσύστη α Ηλεκτρονικής Συ ετοχής Π.2.3 ιαδικτυακή Γνωσιακή Πύλη Συ ετοχής Πολιτών σε λειτουργία Π.2.4 Εγκατάσταση και Παρα ετροποίηση Υπηρεσίας Τηλεδιάσκεψης Υπηρεσίες streaming Π.2.5 Υποσύστη α ιαχείρισης Σελίδα 22 από 36

23 Περιεχο ένου Πύλης ΦΑΣΗ Γ : Προμήθεια και Εγκατάσταση Εξοπλισμού Τηλεδιάσκεψης Π.3.1 Παράδοση και Παρα ετροποίηση Εξοπλισ ού ΦΑΣΗ Δ : Δοκιμές Ελέγχου Τεκμηρίωση Π.4.1 Πρόγρα α Ελέγχου και Σενάρια Ελέγχου ΦΑΣΗ Ε : Εκπαίδευση Π.5.1 Οριστικοποιη ένα Προγρά ατα Σπουδών / Εκπαίδευση Στελεχών / Εκπαιδευτικό Υλικό ΦΑΣΗ ΣΤ : Πιλοτική Λειτουργία Π.6.1 Έκθεση Αξιολόγησης Περιόδου Πιλοτικής Λειτουργίας ΦΑΣΗ Ζ : Δημοσιότητα Π.7.1 Έκθεση Ενεργειών Δημοσιότητας Α3.12 Πίνακας Παραδοτέων Α/Α Παραδοτέου Τίτλος Παραδοτέου Τύπος Παραδοτέου Μήνας Παράδοσης 1. Π1: Μελέτη Εφαρμογής M Μ1 2. Π.2.1 Υποσύστημα Διαχείρισης Χρηστών Λ Μ4 3. Π.2.2 Υποσύστημα Ηλεκτρονικής Συμμετοχής Λ Μ6 4. Π.2.3 Διαδικτυακή Γνωσιακή Πύλη Συμμετοχής Πολιτών σε λειτουργία Λ Μ7 Π.2.4 Εγκατάσταση και Παραμετροποίηση 5. Υπηρεσίας Τηλεδιάσκεψης Υπηρεσίες streaming YΠ Μ7 6. Π.2.5 Υποσύστημα Διαχείρισης Περιεχομένου Πύλης Λ Μ7 7. Π.3.1 Παράδοση και Παραμετροποίηση Εξοπλισμού Υ Μ7 8. Π.4.1 Πρόγραμμα Ελέγχου και Σενάρια Ελέγχου Μ Μ8 Π.5.1 Οριστικοποιημένα Προγράμματα 9. Σπουδών / Εκπαίδευση Στελεχών / Εκπαιδευτικό Υλικό Μ Μ10 Σελίδα 23 από 36

24 Π.6.1 Έκθεση Αξιολόγησης Περιόδου 10. Πιλοτικής Λειτουργίας Μ Μ Π.7.1 Έκθεση Ενεργειών Δημοσιότητας Μ Μ12 Α3.13 Σημαντικά ορόσημα υλοποίησης του έργου Α/Α Τίτλος Οροσήμου Μήνας Επίτευξης 1 Υπογραφή της Σύμβασης 0 2 Οριστική Μελέτη Εφαρμογής 1ος Μέθοδος μέτρησης της επίτευξης Έγκριση από Επιτροπή Παρακολούθησης του έργου 3 Ανάπτυξη, Έλεγχος και Ολοκλήρωση Υποσυστημάτων και Εφαρμογών 4 Προμήθεια και Εγκατάσταση Εξοπλισμού Τηλεδιάσκεψης 7ος 7ος Ποσοτική & Ποιοτική Παραλαβή υποσυστημάτων από Επιτροπή Παραλαβής Ποσοτική & Ποιοτική Παραλαβή εξοπλισμού από Επιτροπή Παραλαβής 5 Δοκιμές Ελέγχου Τεκμηρίωση 8ος Έγκριση από Επιτροπή Παρακολούθησης του έργου 6 Εκπαίδευση 7 Πιλοτική Λειτουργία 8 Δημοσιότητα 10ος Έγκριση από Επιτροπή Παρακολούθησης του έργου 12 ος Έγκριση από Επιτροπή Παρακολούθησης του έργου 12 ος Έγκριση από Επιτροπή Παρακολούθησης του έργου Α4. Ελάχιστες προδιαγραφές Υπηρεσιών Α4.1 Υπηρεσίες Εκπαίδευσης Στα πλαίσια παροχής της συγκεκριμένης υπηρεσίας θα πρέπει να παρασχεθεί η κατάλληλη τεχνική εκπαίδευση σε επιλεγμένες ομάδες χρηστών της αναθέτουσας αρχής, με σκοπό να επιτευχθούν οι παρακάτω στόχοι: Η επίλυση προβλημάτων που σχετίζονται με την αρχική εξοικείωση των χρηστών του συστήματος και η υποστήριξη της προσαρμογής τους. Η μεταφορά τεχνογνωσίας προς τα στελέχη του Φορέα και των υπηρεσιών του, που θα αναλάβουν μετά το πέρας του έργου την ενημέρωση, διαχείριση και υποστήριξη του συστήματος. Η ανάληψη του καθήκοντος της εκπαίδευσης από επιλεγμένα στελέχη του Φορέα, προς τους υπόλοιπους τη διαχείριση του προμηθευόμενου συστήματος, εξοπλισμού, καθώς και λογισμικού συστημάτων και εφαρμογών που θα Σελίδα 24 από 36

25 χρησιμοποιηθεί στο πλαίσιο του έργου και για την παραγωγική λειτουργία της Πύλης και των εφαρμογών που θα αναπτυχθούν. Χρήστες, οι οποίοι θα αναλάβουν την ενημέρωση της Πύλης με νέο περιεχόμενο, καθώς και την τροποποίηση των προσφερόμενων ηλεκτρονικών υπηρεσιών, μετά τη λήξη του έργου. Εκπαιδευτές, με σκοπό την ενημέρωση και διαρκή εκπαίδευση του υπόλοιπου προσωπικού του Φορέα, αναφορικά με τις διαδικασίες που θα τηρούνται κατά την παροχή ηλεκτρονικών υπηρεσιών από το Φορέα. Η συγκεκριμένη τεχνική επιλογή αποσκοπεί στη μείωση του προϋπολογισμού του έργου και είναι σύμφωνη με διαδεδομένες πρακτικές σε έργα ΤΠΕ (Teach the teachers). Ο υποψήφιος ανάδοχος, θα πρέπει να παρουσιάσει στην προσφορά του ολοκληρωμένο προτεινόμενο πρόγραμμα κατάρτισης ανά κατηγορία εκπαιδευομένων και γνωστικό αντικείμενο καθώς επίσης αναλυτικό χρονοδιάγραμμα εκπαίδευσης ανά ομάδα εκπαιδευομένων και εκπαιδευτικό κύκλο. Α4.2 Υπηρεσίες Ευαισθητοποίησης Στο πλαίσιο των υπηρεσιών του υποψηφίου Αναδόχου συμπεριλαμβάνεται και η προβολή του έργου με στόχο την ενημέρωση των πολιτών και χρηστών για τις υπηρεσίες του νέου συστήματος. Σε αυτό το πλαίσιο ο υποψήφιος Ανάδοχος θα πρέπει να προβεί σε ενέργειες προώθησης και προβολής. Σε συνεργασία με την Αναθέτουσα Αρχή θα καθοριστούν οι ομάδες αποδεκτών πληροφοριών σχετικά με το νέο σύστημα, οι στόχοι της επικοινωνίας, το περιεχόμενο της πληροφόρησης καθώς και ο τρόπος με τον οποίο θα είναι δυνατή η πληροφόρηση του κοινού. Ενδεικτικά αναφέρονται οι εξής ενέργειες τις οποίες θα εκτελέσει κατ ελάχιστο ο Ανάδοχος στα πλαίσια της παροχής αυτών των υπηρεσιών : Οργάνωση μιας (1) Ημερίδας σε συνεργασία με την Αναθέτουσα Αρχή με συμμετοχή όλων τον ενδιαφερομένων όπου θα γίνει πλήρη ενημέρωση σχετικά με τις δυνατότητες που προσφέρει το νέο σύστημα, ενώ παράλληλα θα δοθεί και η δυνατότητα για ανοιχτή συζήτηση όπου οι ενδιαφερόμενοι θα μπορούν να εκθέσουν τις απορίες και τους προβληματισμούς τους και να γίνει εποικοδομητική ανταλλαγή απόψεων. Σχεδίαση και Παραγωγή τετράχρωμων ενημερωτικών φυλλαδίων που θα ενημερώνουν το ευρύ κοινό για τις νέες ηλεκτρονικές υπηρεσίες, τις δυνατότητες που παρουσιάζουν και τις απαιτήσεις για την αποδοτική χρησιμοποίηση τους. Ο υποψήφιος Ανάδοχος θα πρέπει να τεκμηριώσει στην προσφορά του το ακριβές είδος και αριθμό των ενεργειών που θα υλοποιήσει Σελίδα 25 από 36

26 Α4.3 Υπηρεσίες Πιλοτικής Λειτουργίας Μετά την επιτυχή ολοκλήρωση όλων των ελέγχων και την αποδοχή τους από την Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής του Έργου, αρχίζει η Περίοδος Πιλοτικής Λειτουργίας. Στην περίοδο αυτή το σύστημα θα εγκατασταθεί και θα λειτουργήσει σε πραγματικές συνθήκες εργασίας. Ο Ανάδοχος υποχρεούται να υποστηρίξει την λειτουργία του συστήματος και τους χρήστες κάτω από πραγματικές συνθήκες λειτουργίας εξασφαλίζοντας την απαιτούμενη διαθεσιμότητα για χρονικό διάστημα τουλάχιστον δύο (2) μηνών (πιλοτική λειτουργία). Κατά την περίοδο αυτή ο Ανάδοχος θα βρίσκεται σε συνεχή συνεργασία με τους υπεύθυνους του Φορέα Υλοποίησης. Στη φάση της Πιλοτικής λειτουργίας ο Ανάδοχος υποχρεούται να προσφέρει τις εξής υπηρεσίες: Άμεση τηλεφωνική υποστήριξη Help-desk Άμεση υποστήριξη σε όλους τους χρήστες Συστήματος που χρησιμοποιούν το Πληροφοριακό Σύστημα μέσω τηλεφώνου κατά το ωράριο λειτουργίας 08:00-18:00. Ο Ανάδοχος υποχρεούται να παρέχει τις ακόλουθες υπηρεσίες: Τηλεφωνική υποστήριξη σχετικά με τη χρήση του συστήματος Τηλεφωνική υποστήριξη για την αντιμετώπιση προβλημάτων κατά την χρήση Ο υποψήφιος Ανάδοχος στην τεχνική προσφορά του υποχρεούται να περιγράψει αναλυτικά την δομή και οργάνωση της παραπάνω υπηρεσίας. Υπηρεσίες Τεχνικής Υποστήριξης της Πιλοτικής Ο Ανάδοχος για όλη τη διάρκεια της πιλοτικής λειτουργίας, καλείται να διαθέσει εξειδικευμένο προσωπικό τουλάχιστον δύο (2) ατόμων στο χώρο εγκατάστασης του Συστήματος (on the job) με στόχο την υποστήριξη των χρηστών του φορέα στη λειτουργία των εφαρμογών. Η υποστήριξη κατά την δοκιμαστική & παραγωγική λειτουργία του συστήματος θα πρέπει να περιλαμβάνει: Α1. Συνεχής τεχνική υποστήριξη (κεντρικά, αλλά και τοπικά) για την απρόσκοπτη λειτουργία συστημάτων και υποδομών. Α1. Βελτιώσεις / Διορθώσεις των εφαρμογών Α2. Επίλυση προβλημάτων υποστήριξη χρηστών Α3. Συλλογή παρατηρήσεων από τους χρήστες Α4. Διόρθωση / Διαχείριση λαθών Α5. Υποστήριξη στον χειρισμό και λειτουργία των υπολογιστών, και λοιπού προσφερόμενου εξοπλισμού. Α6. Επικαιροποίηση (update) τεκμηρίωσης. Σελίδα 26 από 36

27 Ειδικότερα στις υποχρεώσεις του Αναδόχου κατά τη δοκιμαστική & παραγωγική λειτουργία είναι να ελεγχθούν διεξοδικά: Α2. Οι κωδικοποιήσεις που χρησιμοποιήθηκαν Α3. Οι παραμετροποιήσεις και προσαρμογές λογισμικού που έγιναν Α4. Η εγκατάσταση του εξοπλισμού Α5. Οι ρυθμίσεις του λογισμικού συστήματος Α6. Οι ρυθμίσεις της βάσης δεδομένων Α7. Η ολοκλήρωση του λογισμικού με τις απαιτούμενες διαδικασίες Α8. Η φυσική ανταπόκριση του συστήματος Α9. Οι διασυνδέσεις και οι ανταλλαγές δεδομένων Α10. Οποιαδήποτε άλλη παράμετρος επηρεάζει την ομαλή λειτουργία του συστήματος Α11. Οι τελικές ρυθμίσεις του συστήματος για την βελτίωση της απόδοσης (fine tuning) Α12. Η ομαλή λειτουργία των επί μέρους υποσυστημάτων και λειτουργιών. Α13. Η ασφάλεια και ομαλή λειτουργία των δεδομένων της τεκμηρίωσης. Από τη συλλογή των παρατηρήσεων και των εκκρεμοτήτων ενδέχεται να δημιουργηθεί η ανάγκη για συγκεκριμένες παρεμβάσεις ή διορθώσεις στη λειτουργία του συστήματος. Ο Ανάδοχος μετά από συνεννόηση με την αρμόδια Επιτροπή, θα προχωρήσει στις απαραίτητες διορθωτικές κινήσεις, οι οποίες θα πρέπει να ολοκληρωθούν μέσα στο χρονικό διάστημα της δοκιμαστικής & παραγωγικής λειτουργίας. Σε περίπτωση που κατά την περίοδο της πιλοτικής λειτουργίας, εμφανισθούν σοβαρά κατά την κρίση της Επιτροπής Παρακολούθησης Παραλαβής Έργου προβλήματα ή διαπιστωθεί ότι δεν πληρούνται κάποιες από τις προδιαγραφόμενες απαιτήσεις, διακόπτεται η περίοδος δοκιμαστικής & παραγωγικής λειτουργίας και καλείται ο Ανάδοχος να αποκαταστήσει το πρόβλημα μέσα στους προβλεπόμενους από τους πίνακες συμμόρφωσης χρόνους. Ο Ανάδοχος πρέπει να ειδοποιήσει εγγράφως την ΕΠΠΕ ότι αποκατέστησε τη δυσλειτουργία ή βλάβη και τον τρόπο που το πραγματοποίησε. Η αρμόδια επιτροπή μετά από έλεγχο πιστοποιεί την αποκατάσταση της δυσλειτουργίας. Ο χρόνος της δοκιμαστικής & παραγωγικής λειτουργίας επιμηκύνεται αντίστοιχα για όσο χρόνο μεσολάβησε από την διαπίστωση της βλάβης μέχρι την πιστοποίηση της αποκατάστασής της. Με την ολοκλήρωση της πιλοτικής λειτουργίας και πριν από την οριστική παραλαβή του έργου ο Ανάδοχος είναι υποχρεωμένος να παραδώσει επικαιροποιημένη έκδοση του συνόλου της τεχνικής και λειτουργικής τεκμηρίωσης. Α4.4 Υπηρεσίες Εγγύησης «Καλής Λειτουργίας» Ο Ανάδοχος υποχρεούται να προσφέρει υπηρεσίες Εγγύησης Καλής Λειτουργίας για τον εξοπλισμό και τις εφαρμογές, που περιλαμβάνουν τα ακόλουθα: Σελίδα 27 από 36