Print to Pay (P2P) (Manual) Μηχανογραφική Υποστήριξη

Transcript

1 Print to Pay (P2P) (Manual) Μηχανογραφική Υποστήριξη

2 Σ ε λ 2 Περιεχόμενα Περιεχόμενα Εισαγωγή για το σύστημα Print to Pay (P2P) Καταχώρηση αίτησης Αίτηση MH ένταξης στο Print to Pay : Αίτηση ένταξης στο Print to Pay : Πρόσβαση στο σύστημα Print to Pay Γενικές διευκρινήσεις σχετικά με την διαδικασία και το κλείδωμα του λογαριασμού (ποσοτικό / χρονικό όριο) Α) Κλείδωμα τρόπου είσπραξης Print to Pay από το σύστημα... 9 Β) Ανανεώσεις που αφορούν συμβόλαια P2P Γ) Ατύπωτες Πρόσθετες Πράξεις συμβολαίων P2P... 10

3 Σ ε λ 3 1. Εισαγωγή για το σύστημα Print to Pay (P2P) Στα πλαίσια της συνεχούς βελτίωσης και εμπλουτισμού των δυνατοτήτων της μηχανογραφικής πλατφόρμας Cheetah, σας παραθέτουμε το εγχειρίδιο λειτουργίας του εναλλακτικού τρόπου είσπραξης Print to Pay. Όπως μπορείτε να δείτε ήδη στην αρχική οθόνη της εφαρμογής, στην ενότητα βοηθήματα, έχει προστεθεί το εικονίδιο που αφορά το Print to Pay. Είναι χρήσιμο λόγω της εξουσιοδότησης του συστήματος P2P, να σας υπενθυμίσουμε ενδεικτικά κάποια σημεία στη δημιουργία της αίτησης μέσω της μηχανογραφικής πλατφόρμας, διαφοροποιώντας όπως θα δείτε παρακάτω κάποια σημεία εισαγωγής δεδομένων. Σας επισημαίνουμε ότι έχετε πάντα τη δυνατότητα να δείτε και να τυπώσετε όλο το manual του Cheetah (βοηθητικό menu / ρυθμίσεις / βοήθεια). Με βάση την εγκύκλιο Νο366 «Τροποποίηση διαδικασιών Εκδόσεων-Εισπράξεων το Print to Pay θα εμπλουτιστεί τις επόμενες ημέρες, με όλους τους Κλάδους των Γενικών Ασφαλίσεων.

4 Σ ε λ 4 2. Καταχώρηση αίτησης Προκειμένου να ξεκινήσουμε την καταχώρηση μίας νέας αίτησης ασφάλισης ακολουθούμε τους τρόπους που οδηγούν στην οθόνη καταχώρησης της αίτησης και επιλέγουμε (αναζητήστε περισσότερες πληροφορίες στο manual cheetah). Καταχωρώντας την αίτηση στο πεδίο επιλογής εντολοδόχου έχουμε τις ακόλουθες διαφοροποιήσεις : 2.1 Αίτηση MH ένταξης στο Print to Pay : Τα πεδία Παραγωγός και Εντολοδόχος είσπραξης έρχονται αυτόματα συμπληρωμένα σύμφωνα με στοιχεία που έχουν περαστεί στο σύστημα και αφορούν τον εκάστοτε χρήστη της εφαρμογής. Το πεδίο εντολοδόχου περιέχει για όλους τους χρήστες την ταχυπληρωμή (ένδειξη 8010), αν χρειαστεί να επιλεγεί ο συγκεκριμένος τρόπος είσπραξης. Εάν κάποιος χρήστης διαχειρίζεται περισσότερους του ενός κωδικούς παραγωγής, μπορεί με το βελάκι να επιλέξει όποιον κωδικό επιθυμεί από την λίστα που εμφανίζεται. 2.2 Αίτηση ένταξης στο Print to Pay : Το πεδίο Παραγωγός έρχεται αυτόματα συμπληρωμένο ενώ το πεδίο Εντολοδόχος είσπραξης περιέχει τον τετραψήφιο αριθμό του πρακτορείου/εντολοδόχου, την ταχυπληρωμή (ένδειξη 8010) και τυχόν άλλους που είναι διαθέσιμοι στον εκάστοτε χρήστη της εφαρμογής (π.χ. εισπράκτορας). Θα γίνεται πάντα επιλογή του κωδικού πρακτορείου/εντολοδόχου, ώστε η αίτηση να εντάσσεται αμέσως στο σύστημα P2P. Εάν κάποιος χρήστης διαχειρίζεται περισσότερους του ενός κωδικούς παραγωγής, μπορεί με το βελάκι να επιλέξει όποιον κωδικό επιθυμεί από την λίστα που εμφανίζεται. Εδώ επισημαίνουμε ότι, σε τυχόν πρόσθετες πράξεις η διαδικασία επιλογής του εντολοδόχου θα παραμένει η ίδια. Διευκρινίζεται ότι, αν η αίτηση αυτοκινήτου προχωρήσει άμεσα σε έκδοση συμβολαίου σύμφωνα με το σύστημα P2P της εφαρμογής, δεν χρειάζεται η εκτύπωση του προσωρινού σήματος.

5 Σ ε λ 5 Μόλις ολοκληρωθούν όλες οι εργασίες καταχώρησης της αίτησης, ο κλάδος ελέγχει όλη τη διαδικασία και προχωρά στην έκδοση του ασφαλιστηρίου συμβολαίου. Το συμβόλαιο είναι έτοιμο προς εκτύπωση από το Συνεργάτη.

6 Σ ε λ 6 3. Πρόσβαση στο σύστημα Print to Pay Προκειμένου να αντλήσουμε όλες τις πληροφορίες του συστήματος Print to Pay από την εφαρμογή CHEETAH, για το τι δημιουργήθηκε, τι εκτυπώθηκε ποιο το ποσοτικό και χρονικό όριο κ.α., ακολουθούμε τα παρακάτω επιλέγοντας το πλακίδιο που αφορά την εφαρμογή Print to Pay. Πατώντας λοιπόν επάνω στο πλακίδιο εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη: Ξεκινώντας στο παραπάνω πίνακα από αριστερά προς τα δεξιά, οι πρώτες πληροφορίες που έχουμε είναι: 1. Η επωνυμία του πρακτορείου του οποίου βλέπουμε τα στοιχεία. Την εμφάνιση των παραγωγικών υποκωδικών που μπορεί να υπάρχουν. 2. Το ποσοτικό και χρονικό όριο του πρακτορείου που έχει οριστεί από τη Groupama, το ποσό που έχει χρησιμοποιηθεί όπως και το ποσό που είναι διαθέσιμο. Προς διευκόλυνση του χρήστη αποτυπώνεται περίπου στο μέσο του

7 Σ ε λ 7 πίνακα ένα γράφημα με όλες τις πληροφορίες των ενεργειών που έγιναν μέσα από το σύστημα P2P. 3. Οι κλάδοι για τους οποίους το πρακτορείο έχει πρόσβαση στο σύστημα Print to Pay, όπως και το ποσοστό του συμφωνημένου συνολικού ποσού που έχει χρησιμοποιηθεί από το συγκεκριμένο κλάδο. Στη συνέχεια, στο δεξί μέρος της οθόνης, μπορούμε να πάρουμε πληροφορίες που αφορούν τα ανείσπρακτα συμβόλαια Print to Pay που έχουμε καταχωρήσει, όπως αντίστοιχα και τις ανείσπρακτες πρόσθετες πράξεις και ανανεώσεις οι οποίες θα εμφανίζονται μετά από την γνωστή διαδικασία (μηνιαία δημιουργία ανανεώσεων). Για τα ανανεωτήρια που δεν θα έχουν επιλεγεί μέσα από το σύστημα P2P θα ακολουθείται η γνωστή ροή των διαδικασιών. Στα παραπάνω πεδία του πίνακα ξεκινώντας πάλι από αριστερά προς τα δεξιά, οι πληροφορίες που έχουμε είναι: 1. O κλάδος του συμβολαίου (εμφανίζεται με το αντίστοιχο εικονίδιο στην αρχή της γραμμής). 2. Το ονοματεπώνυμο του συμβαλλόμενου. 3. Ο αριθμός του συμβολαίου καθώς και ο δικαιούχος. 4. Το σύμβολο του εκτυπωτή ( ). Η ύπαρξη του συγκεκριμένου συμβόλου μας ενημερώνει ότι, το συμβόλαιο έχει εκτυπωθεί και κατά συνέπεια έχει επηρεάσει το διαθέσιμο ποσοτικό/χρονικό όριο του συνεργάτη 5. Μία χρωματική ένδειξη όπου : Το πράσινο ( ) δείχνει μεγάλο χρονικό περιθώριο, το πορτοκαλί ( ) μικρό, ενώ το κόκκινο ( τρέχουσα μόνο ημέρα. ) μας τονίζει ότι το περιθώριό μας αφορά στην

8 Σ ε λ 8 Εάν το συμβόλαιο έχει εκτυπωθεί ( όπου ήδη εμφανίζεται αριστερά το εικονίδιο του εκτυπωτή), η χρωματική αυτή ένδειξη αφορά το διάστημα που έχουμε στη διάθεση μας για να πληρωθεί το συμβόλαιο, πριν κλειδωθεί ο λογαριασμός Print to Pay. ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ : Η εκτύπωση ασφαλιστηρίου συμβολαίου και η μεταβολή του ποσοτικού/χρονικού ορίου ορίζεται, από την στιγμή που θα επιλέξετε την ένδειξη ΕΚΤΥΠΩΣΗ και θα εμφανιστεί το συμβόλαιο στην οθόνη. Εάν το συμβόλαιο ΔΕΝ έχει εκτυπωθεί (δεν εμφανίζεται το εικονίδιο του εκτυπωτή όπως προαναφέραμε) η χρωματική ένδειξη αυτή αφορά το διάστημα που έχουμε στη διάθεση μας για να τυπώσουμε το συμβόλαιο πριν ο εντολοδόχος του μεταφερθεί και ακολουθήσει τη διαδικασία της ταχυπληρωμής (βλέπετε ιδιωτικό συμφωνητικό). 6. Η ημερομηνία που αφορά το τέλος του χρονικού περιθωρίου που προαναφέρθηκε. 7. Τέλος υπάρχει μία συντόμευση που μας οδηγεί στην εικόνα του συμβολαίου. Υπενθυμίζουμε ότι, απαραίτητη προϋπόθεση είναι η εκτύπωση πρώτα του σήματος του συμβολαίου. Ακολουθεί αμέσως μετά, η εκτύπωση του σώματος του συμβολαίου. Για να δημιουργηθεί και αποσταλεί πρόσθετη πράξη πρέπει απαραίτητα το ασφαλιστήριο συμβόλαιο να είναι εκτυπωμένο ή εξοφλημένο. Η έκδοση πρόσθετης πράξης σε ανεξόφλητη ανανέωση με εντολοδόχο τη ταχυπληρωμή είναι δυνατή, μετά την εκτύπωση και επομένως χρέωσης της ανανέωσης. Η περίπτωση ακύρωσης ασφαλιστηρίου συμβολαίου θα αντιμετωπίζεται κατ εξαίρεση. Το σχετικό έγγραφο εφόσον εγκριθεί, θα εκδίδεται από το κλάδο με τη δυνατότητα εκτύπωσης από το συνεργάτη, έχοντας πάντα την αντίστοιχη χρέωση πίστωση του λογαριασμού του. Οι πράσινες κάρτες των ασφαλιστήριων συμβολαίων αυτοκινήτου εξαιρούνται της διαδικασίας, εκδίδονται από τον κλάδο και αποστέλλονται με την ισχύουσα διαδικασία.

9 Σ ε λ 9 4. Γενικές διευκρινήσεις σχετικά με την διαδικασία και το κλείδωμα του λογαριασμού (ποσοτικό / χρονικό όριο). Α) Κλείδωμα τρόπου είσπραξης Print to Pay από το σύστημα Μπορεί να γίνει με για 2 λόγους : 1. Εφόσον το συμβόλαιο έχει τυπωθεί (κατά συνέπεια το πρακτορείο έχει δεσμευτεί για την πληρωμή του) και έχει περάσει το χρονικό περιθώριο, (όπως αυτό αναφέρεται στο ιδιωτικό συμφωνητικό) που είχε στη διάθεση του για να το πληρώσει. Στην εικόνα που ακολουθεί μπορούμε να δούμε ένα τέτοιο παράδειγμα με ημερομηνία αναφοράς την 12/12: Όπως παρατηρούμε, εμφανίζεται αριστερά η ένδειξη Προσωρινά κλειδωμένος, ενώ δεξιά εμφανίζεται ένα θαυμαστικό στη γραμμή του συμβολαίου το οποίο ευθύνεται για το κλείδωμα. 2. Εφόσον τα ολικά ασφάλιστρα του συμβολαίου που θέλουμε να εκτυπώσουμε, ξεπερνάνε το διαθέσιμο ποσοτικό και χρονικό όριο τη στιγμή της εκτύπωσης η συγκεκριμένη ενέργεια δεν μπορεί να ολοκληρωθεί. Στην εικόνα που ακολουθεί μπορούμε να δούμε το μήνυμα που εμφανίζεται σε αυτή τη περίπτωση: Και στις δύο περιπτώσεις που προαναφέρθηκαν, το σύστημα δεν θα μας επιτρέψει να τυπώσουμε το συμβόλαιό μας.

10 Σ ε λ 10 Β) Ανανεώσεις που αφορούν συμβόλαια P2P Όλες οι Ανανεώσεις που αφορούν συμβόλαια P2P εκδίδονται ώστε να ακολουθήσουν τη διαδικασία της ταχυπληρωμής. Εφόσον το συμβόλαιο είναι ανείσπρακτο έχουμε τη δυνατότητα να το τυπώσουμε και να χρεώσει το λογαριασμό μας, ακολουθώντας την διαδικασία P2P δεσμευόμενοι ότι θα το πληρώσουμε. Το επαρκές ποσοτικό και χρονικό μας όριο, καθορίζει και επιτρέπει την εκτύπωση νέου ασφαλιστηρίου συμβολαίου καθώς και τη δυνατότητα επιλογής από τη λίστα των συμβολαίων (π.χ. ανανεώσεων), μέσα από το σύστημα P2P. Τα παραστατικά των καταθέσεων για εξόφληση των συμβολαίων μέσω του συστήματος P2P αποστέλλονται στο fax ή στην ηλεκτρονική διεύθυνση Πρέπει να αναγράφεται απαραίτητα το ονοματεπώνυμο του συνεργάτη, ο κωδικός εντολοδόχου είσπραξης του P2P και να συνοδεύονται από τη λίστα των ασφαλιστηρίων συμβολαίων που εξοφλούνται. Για τους συνεργάτες με παραγωγικούς υποκωδικούς υπάρχει η δυνατότητα της επιλογής του διαθέσιμου ορίου του λογαριασμού ξεχωριστά για τον καθένα από αυτούς τους υποκωδικούς, πάντα φυσικά με τελικό άθροισμα το σύνολο του ορίου για το οποίο έχει δοθεί η σχετική έγκριση από την Εταιρεία. Μέσα από τα εικονίδια που αφορούν τα στοιχεία παραγωγής (παραγωγή, ανανεώσεις, ανείσπρακτα κ.α.) υπάρχει η δυνατότητα να γίνει ταξινόμηση (sort) σε κάθε στήλη επιλέγοντας την μορφή εκτύπωσης που εξυπηρετεί καλύτερα τον εκάστοτε χρήστη. Γ) Ατύπωτες Πρόσθετες Πράξεις συμβολαίων P2P Σχετικά με τις ατύπωτες πρόσθετες πράξεις που αφορούν συμβόλαια Print to Pay υπάρχουν δύο περιπτώσεις : 1. Η πρώτη αφορά τις επιστροφικές πρόσθετες πράξεις. Σε αυτή τη περίπτωση ο χρήστης δε δεσμεύεται από χρονικό όριο ως προς την εκτύπωση. 2. Η δεύτερη αφορά τις εισπρακτικές πρόσθετες πράξεις. Σε αυτή τη περίπτωση δεν χρεώνεται το ποσοτικό όριο. Σημαντικό : Αν δεν τυπωθεί εντός του συμφωνημένου χρονικού ορίου (ιδ. συμφωνητικό), ο λογαριασμός του P2P κλειδώνεται. Δ) Τυπωμένες Πρόσθετες Πράξεις συμβολαίων P2P Οι τυπωμένες πρόσθετες πράξεις δεσμεύουν το υπόλοιπο και ακολουθούν τη λογική των εκτυπωμένων συμβολαίων μέσω της διαδικασίας Print to Pay.

11 Σ ε λ 11 Ε) Πρωτασφαλιστήρια συμβολαίων P2P Επισημαίνουμε ότι το σύστημα ακολουθεί την εξής διαδικασία: Όποιο πρωτασφαλιστήριο δεν τυπωθεί εντός του συμφωνημένου χρονικού ορίου (ιδ. συμφωνητικό), αυτόματα αλλάζει κωδικό και αποστέλλεται ταχυπληρωμή (σε εντολοδόχο 8010) στον πελάτη. Όταν εξοφλείται με οποιονδήποτε άλλο τρόπο το πρωτασφαλιστήριο της εφαρμογής P2P, χωρίς να έχει προηγηθεί εκτύπωση, το σύστημα επιτρέπει να τυπωθεί ξανά από το συνεργάτη χωρίς να επηρεαστεί ο λογαριασμός του Print to Pay.