copyright DATA COMMUNICATION

Transcript

1 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ copyright DATA COMMUNICATION

2

3 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Α. ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΣΥΝΟΠΤΙΚΗ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΩΝ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΛΗΨΗ ΒΟΗΘΕΙΑΣ ΕΝΕΡΓΟΠΟΙΗΣΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΩΝ ΕΙΔΙΚΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ΒΑΣΕΙ ΣΥΝΔΥΑΣΜΩΝ ΠΛΗΚΤΡΩΝ ΒΑΣΙΚΟ ΜΕΝΟΥ ΠΡΟΣΩΠΟΠΟΙΗΣΗ ΜΕΝΟΥ ΣΥΝΗΘΕΙΣ ΕΠΙΛΟΓΕΣ ΜΕΝΟΥ ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΗ ΑΠΟ ΠΕΔΙΟ ΣΕ ΠΕΔΙΟ ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΗ ΑΠΟ ΥΠΟ-ΟΘΟΝΗ ΣΕ ΥΠΟ-ΟΘΟΝΗ ΕΤΙΚΕΤΕΣ ΠΕΔΙΩΝ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΠΕΔΙΩΝ ΕΠΙΛΟΓΗ ΜΕΓΕΘΟΥΣ ΛΙΣΤΩΝ ΟΡΙΖΟΜΕΝΑ ΠΕΔΙΑ ΠΡΟΕΠΙΛΟΓΗ ΑΞΙΑΣ ΣΤΑ ΠΕΔΙΑ ΠΑΡΑΜΕΤΡΙΚΑ ΜΗΝΥΜΑΤΑ RSS FEED ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΡΧΕΙΩΝ ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ ΕΓΓΡΑΦΗΣ ΜΗΝΥΜΑΤΑ ΛΑΘΟΥΣ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗ ΕΓΓΡΑΦΗΣ ΑΝΟΙΓΜΑ ΝΕΑΣ ΕΓΓΡΑΦΗΣ ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ΣΕ ΟΘΟΝΗ ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗΣ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ ΑΝΑΖΗΤΗΣΗΣ ΔΙΑΓΡΑΦΗ ΕΓΓΡΑΦΗΣ ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ ΚΑΘΟΡΙΣΜΟΣ ΚΡΙΤΗΡΙΩΝ ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ ΝΕΑ ΕΚΤΥΠΩΤΙΚΗ ΦΟΡΜΑ ΔΙΑΜΟΡΦΩΣΗ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ ΓΕΝΙΚΑ ΠΡΟΕΠΙΣΚΟΠΗΣΗ ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ ΕΚΤΥΠΩΣΗ ΑΝΑΚΤΗΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΦΙΛΤΡΑΡΙΣΜΑ copyright DATA COMMUNICATION

4 5.6. ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ ΤΑ ΒΕΛΑΚΙΑ ΣΜΙΚΡΥΝΣΗ & ΜΕΓΕΘΥΝΣΗ ΜΟΡΦΟΠΟΙΗΣΗ ΑΠΟΚΟΠΗ, ΑΝΤΙΓΡΑΦΗ, ΕΠΙΚΟΛΛΗΣΗ ΠΡΙΝ ΑΠΟ ΤΗ ΓΡΑΜΜΗ, ΕΠΙΚΟΛΛΗΣΗ ΜΕΤΑ ΤΗ ΓΡΑΜΜΗ ΕΥΡΕΣΗ ΕΜΦΑΝΙΣΗ ΓΡΑΦΗΜΑΤΟΣ ΙΔΙΟΤΗΤΕΣ ΓΡΑΦΗΜΑΤΟΣ Τελευταία αναθεώρηση εγχειριδίου χρήσης: Σεπτέμβριος 2013 copyright DATA COMMUNICATION

5 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ Α. ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ 1. ΣΥΝΟΠΤΙΚΗ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΩΝ Yποοθόνες (Tabs) Τα βασικά αρχεία καταχωρίσεων έχουν τη μορφή σελίδων και σε αυτά εμφανίζονται υπο-οθόνες (tabs). Όταν βρίσκεστε σε μία υπο-οθόνη, αυτή εμφανίζεται με έντονη γραφή (Bold). Για να πάτε σε μία υπo-οθόνη κάνετε κλικ στον τίτλο της με το ποντίκι ή πατάτε Ctrl + Page Up για την επόμενη υπο-οθόνη Ctrl + Page Down για την προηγούμενη υπο-οθόνη Διαφορετικά, φθάνοντας στο τέλος της υπο-οθόνης που βρίσκεστε και πατώντας Enter το πρόγραμμα σας οδηγεί αυτόματα στην επόμενη. Bold Ετικέτες Οι ετικέτες με έντονη γραφή (Bold) υποδηλώνουν ότι ο χρήστης πρέπει οπωσδήποτε να τις συμπληρώσει, αλλιώς θα εμφανιστεί απαγορευτικό λάθος και δε θα γίνει καταχώριση της εγγραφής. Υπογραμμισμένες Ετικέτες Οι ετικέτες που έχουν υπογράμμιση υποδηλώνουν ότι ο χρήστης έχει τις παρακάτω δυνατότητες: με το πλήκτρο F3 ή με διπλό κλικ να μπει στην οθόνη του δευτερεύοντος αρχείου για νέα καταχώριση ή τροποποίηση. με το πλήκτρο F4 ή με κλικ στο βέλος δεξιά του πεδίου να ενεργοποιήσει λίστα (Drop Down Window) που περιέχει τα στοιχεία που αναζητά. με το πλήκτρο F9 να κάνει «Αναζήτηση» στο δευτερεύον αρχείο το οποίο αναφέρεται το συγκεκριμένο πεδίο. copyright DATA COMMUNICATION 1

6 ΑΠΛΕΣ ΕΤΙΚΕΤΕΣ Οι απλές ετικέτες υποδηλώνουν ότι στο συγκεκριμένο πεδίο δεν υπάρχει κάποια συγκεκριμένη υποχρέωση για το χρήστη. ΑΠΑΓΟΡΕΥΤΙΚΟ ΛΑΘΟΣ Το απαγορευτικό λάθος απεικονίζεται με κόκκινο καμπανάκι και ειδοποιεί ότι υπάρχει λάθος, το οποίο πρέπει οπωσδήποτε να διορθωθεί. Αλλιώς ο χρήστης δε θα μπορεί να καταχωρίσει την εγγραφή. ΠΡΟΕΙΔΟΠΟΙΗΤΙΚΟ ΛΑΘΟΣ Το προειδοποιητικό λάθος απεικονίζεται με κίτρινο ερωτηματικό και προειδοποιεί ότι υπάρχει κάποιο λάθος, αλλά ο χρήστης, εάν θέλει, μπορεί να μην κάνει διόρθωση και να καταχωρίσει την εγγραφή. 2

7 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ 2. ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΡΓΑΣΙΑΣ 2.1. ΛΗΨΗ ΒΟΗΘΕΙΑΣ Υπάρχουν τέσσερις τρόποι για να λάβετε βοήθεια στο PREMIUM ΗRΜ - Μισθοδοσία: Το πλήκτρο F1 Όταν πατάτε το πλήκτρο F1, εμφανίζεται ο γενικός πίνακας περιεχομένων για το σύστημα βοήθειας του PREMIUM ΗΡΜ - Μισθοδοσία. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση στη γενική βοήθεια είτε από τον πίνακα περιεχομένων, είτε από το ευρετήριο ή χρησιμοποιώντας τη λειτουργία της αναζήτησης. Ο συνδυασμός Shift + F1* Όταν πατάτε το συνδυασμό Shift + F1, μπορείτε να λάβετε ειδική βοήθεια για το μέρος του προγράμματος στο οποίο βρίσκεστε. Για παράδειγμα, εάν είστε στην επιλογή Εργαζόμενοι / Κύριες Εργασίες / Διαχείριση Εργαζομένων, η βοήθεια θα σας δώσει πληροφορίες για τις δυνατότητες της συγκεκριμένης επιλογής και τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να εργαστείτε. Το εικονίδιο βοήθειας Όταν κάνετε κλικ στο εικονίδιο εμφανίζεται ο γενικός πίνακας περιεχομένων για το σύστημα βοήθειας του PREMIUM HRM- Μισθοδοσία. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση στη βοήθεια είτε από τον πίνακα περιεχομένων, είτε από το ευρετήριο, είτε χρησιμοποιώντας τη λειτουργία της αναζήτησης. Βοήθεια στο οριζόντιο μενού Περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία: Βοήθεια Γενικά Εμφανίζει το γενικό πίνακα περιεχομένων για το σύστημα βοήθειας του PREMIUM HRM - Μισθοδοσία. Περιέχει χρήσιμες πληροφορίες σχετικά με την επιλογή στην οποία βρίσκεστε. Βοήθεια Επιλογής Βοήθεια Ιστότοπου TaxHeaven Βοηθήματα Πληροφορίες Νέες Δυνατότητες Για παράδειγμα, εάν βρίσκεστε στην επιλογή Εργαζόμενοι / Κύριες Εργασίες / Διαχείριση Εργαζομένων, θα σας δώσει πληροφορίες για τη συγκεκριμένη επιλογή. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Για να μπορεί να λειτουργήσει το Shift + F1 πρέπει, κάνοντας δεξί κλικ στον Internet Explorer στην επιλογή Ιδιότητες (Properties) / Για Προχωρημένους (Advanced), να είναι επιλεγμένη η επιλογή «Να επιτρέπεται η εκτέλεση ενεργού περιεχομένου στον Υπολογιστή». Εμφανίζει το σύστημα Βοήθειας του Ιστότοπου TaxHeaven από το οποίο μπορείτε να λάβετε βοήθεια για την περιήγησή σας στον κόμβο Εμφανίζει την αριθμομηχανή ή το Ημερολόγιο. Παρουσιάζει πληροφορίες για το προϊόν, συμπεριλαμβανομένου του αριθμού έκδοσης του προγράμματος. Παρουσιάζει όλες τις νέες δυνατότητες που έχουν ενσωματωθεί στην έκδοση του προγράμματος που διαθέτετε. copyright DATA COMMUNICATION 3

8 Επικοινωνία με Τμήματα Τ.Υ Επικοινωνία με Sites Εμφανίζει χρήσιμα τηλέφωνα και διευθύνσεις επικοινωνίας με την Data Communication. Επιτρέπει τη σύνδεση με 10 sites του Internet που ο χρήστης χρησιμοποιεί, ώστε να έχει εύκολη πρόσβαση σε αυτά από τη στιγμή που είναι συνδεδεμένος στο Internet. Υπάρχουν ήδη καταχωρημένα από την Data Communication 5 sites, ενώ από το κουμπί Sites Χρήστη έχετε τη δυνατότητα να καταχωρίσετε τα 10 sites της επιλογής σας ΕΝΕΡΓΟΠΟΙΗΣΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΩΝ Έχετε στη διάθεσή σας τρεις τρόπους για να ενεργοποιήσετε τις λειτουργίες του PREMIUM HRM - Μισθοδοσία: 1. Το πάτημα ενός λειτουργικού πλήκτρου (Function Key) ή ενός συνδυασμού πλήκτρων. 2. Την επιλογή της λειτουργίας από το οριζόντιο μενού. 3. Την επιλογή της λειτουργίας με το ποντίκι από τα εικονίδια που υπάρχουν στη γραμμή εντολών (taskbar). Και οι τρεις τρόποι είναι ισοδύναμοι ως προς το αποτέλεσμα και αυτός με τον οποίο θα εργαστείτε είναι θέμα δικής σας επιλογής. Λειτουργικό Πλήκτρο F1 Γενική Βοήθεια Shift + F1 Βοήθεια Επιλογής (Online Help) F2 Νέα Εγγραφή F3 Μετάβαση σε Βοηθητικό Αρχείο F4 Λίστες Επιλογών Shift + F4 Αριθμομηχανή/ Ημερολόγιο Συντόμευση Γραμμής Εντολών Περιγραφή Ενέργειας Εμφανίζει τον γενικό πίνακα περιεχομένων για το σύστημα βοήθειας. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση στη γενική βοήθεια είτε από τον πίνακα περιεχομένων, είτε από το ευρετήριο, είτε χρησιμοποιώντας τη λειτουργία της αναζήτησης. Περιέχει χρήσιμες πληροφορίες σχετικά με την επιλογή στην οποία βρίσκεστε Για παράδειγμα, εάν είστε στην επιλογή Εργαζόμενοι / Κύριες Εργασίες / Διαχείριση Εργαζομένων, η βοήθεια θα σας δώσει πληροφορίες για τις δυνατότητες της συγκεκριμένης επιλογής και τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να εργαστείτε. Καθαρίζει τα πεδία από το περιεχόμενό τους και ανοίγει νέα εγγραφή στις οθόνες καταχώρισης. ΠΡΟΣΟΧΗ: το πλήκτρο αυτό δε διαγράφει την κίνηση, καθαρίζει απλώς την οθόνη. Ενεργοποιείται MONO σε υπογραμμισμένα πεδία που αναφέρονται σε δευτερεύοντα αρχεία και σας μεταφέρει αυτόματα στην οθόνη του δευτερεύοντος αρχείου, για καταχώριση ή τροποποίηση. Ενεργοποιεί τις λίστες επιλογών (Drop Down Windows) στις οθόνες καταχώρισης. Σε αριθμητικό πεδίο ενεργοποιεί την αριθμομηχανή. Σε πεδίο ημερομηνίας ενεργοποιεί το ημερολόγιο. 4

9 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ F5 Διαγραφή F6 Ενημέρωση Χρήσης Εταιρίας F7 Επόμενος Κωδικός F8 Εκτύπωση Για τη διαγραφή εγγραφής στις οθόνες καταχώρισης. ΠΡΟΣΟΧΗ: Η διαγραφή είναι μη αναστρέψιμη διαδικασία. Εμφανίζει την οθόνη της χρήσης για τη συγκεκριμένη εταιρία. Γεννήτρια κωδικών. Ενεργοποιείται μόνο στα πεδία που η μάσκα τους έχει οριστεί αριθμητική και προτείνει τον αμέσως επόμενο κωδικό. Για προβολή στην οθόνη και εκτύπωση. F9 Αναζήτηση Ctrl + F9 Αντίστροφη Αναζήτηση F10 Βασικό Μενού Alt + F10 Επιλογή Προσωπικού/ Βασικού Μενού Crtrl + F10 Μενού Συνήθων Επιλογών F11 Επιλογή/ Αλλαγή Εταιρίας F12 Καταχώριση Ctrl + Ins Εισαγωγή Γραμμής Ctrl + Del Διαγραφή Γραμμής Ctrl + P Παράμετροι Παράθεση Ενεργοποιεί την οθόνη της αναζήτησης. Εμφανίζει την οθόνη της αναζήτησης με τις εγγραφές σε αντίστροφη σειρά, δηλ. η τελευταία ημερολογιακά εγγραφή εμφανίζεται πρώτη. Εμφανίζει το βασικό μενού. Για την επιλογή του βασικού μενού της εφαρμογής ή του προσωπικού μενού του χρήστη. Εμφανίζει το μενού των επιλογών που ο χρήστης χρησιμοποιεί συνήθως. Εμφανίζει τις υπάρχουσες εταιρίες, ώστε να επιλέξετε ή να αλλάξετε εταιρία εργασίας. Για την καταχώριση εγγραφής στις οθόνες καταχώρισης. Εισάγει νέες γραμμές, όταν σε μια οθόνη καταχώρισης υπάρχουν αναλυτικές γραμμές. Διαγράφει γραμμές, όταν σε μια οθόνη καταχώρισης υπάρχουν αναλυτικές γραμμές. Σε οθόνη αναζήτησης ενεργοποιεί τις παραμέτρους αναζήτησης. Σε οθόνη εκτύπωσης ενεργοποιεί τη λειτουργία της μορφοποίησης. Σας δίνει τη δυνατότητα να επιλέξετε με ποιον τρόπο θα παρατίθενται τα παράθυρα που ανοίγονται. Δυνατές είναι οι μορφές: Κατακόρυφη Παράθεση, Οριζόντια Παράθεση, Layer, Σε Επικάλυψη. copyright DATA COMMUNICATION 5

10 Page Up / Page Down Ctrl + Page Down Ctrl + Page Up Alt + H Παρακολούθησ η Μεταβολών Δεδομένων Esc Κλείσιμο Παραθύρου Alt + X Κλείσιμο Μενού Alt + F4 Έξοδος Μετάβαση στην Προηγούμενη/Επόμενη Σελίδα, όταν βρίσκεστε σε οθόνη εκτύπωσης. Μετάβαση στην Προηγούμενη Υπο-οθόνη (tab) όταν βρίσκεστε σε καταχωρητική οθόνη με μορφή σελίδων (tabs). Μετάβαση στην Επόμενη Υπο-οθόνη (tab) όταν βρίσκεστε σε καταχωρητική οθόνη με μορφή σελίδων (tabs). Στις οθόνες καταχώρισης εμφανίζει το παράθυρο Παρακολούθηση Μεταβολών Δεδομένων, στο οποίο βλέπετε αναλυτικά τις τροποποιήσεις και τις διαγραφές που έχουν γίνει στο αρχείο. Κλείνει το παράθυρο (οθόνη). Εάν πατήσετε <Esc> χωρίς να έχετε κάνει αλλαγές, το παράθυρο κλείνει αυτόματα. Εάν υπάρχουν αλλαγές, εμφανίζεται ερώτηση αν θέλετε να αποθηκευτούν οι αλλαγές. Για κλείσιμο του βασικού μενού. Για έξοδο από την εφαρμογή. Στη γραμμή εντολών υπάρχουν και τα παρακάτω εικονίδια, τα οποία σας δίνουν τη δυνατότητα να μεταφερθείτε απευθείας στην αντίστοιχη λειτουργία, χωρίς να είναι απαραίτητο να ελαχιστοποιήσετε ή να κλείσετε την εφαρμογή. Sql Manager Query Analyzer Sql Manager Σύνδεση Βάσεων (Attach DataBases) Αποσύνδεση Βάσεων (Detach DataBases) Πίνακας Ελέγχου (Control Panel) Εξερεύνηση Windows MsDos Prompt RSS Feed Σας επιτρέπει, εφόσον είστε συνδεμένοι στο Internet, να ενημερώνεστε για τα τελευταία νέα της Data Communication, για Ειδήσεις, Νόμους, Εγκυκλίους, Φορολογικό Ημερολόγιο, Συλλογικές Συμβάσεις κ.λπ. Επίσης, να δημιουργήσετε τις δικές σας συνδέσεις για sites που διαθέτουν RSS. Μέσα από την εφαρμογή μπορείτε να έχετε πρόσβαση στο φορολογικό αρχείο και στις συνδρομητικές υπηρεσίες του TaxHeaven, του μεγαλύτερου φορολογικού αρχείου στην Ελλάδα. Αναλυτικές οδηγίες στο βοηθητικό υλικό. 6

11 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ Επιλογή από το οριζόντιο μενού Τις ίδιες λειτουργίες που περιγράφηκαν παραπάνω τις ενεργοποιείτε και από το οριζόντιο μενού: Αρχείο Εταιρίες Εργαλεία Παράθυρα Βοήθεια 2.3. ΕΙΔΙΚΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ΒΑΣΕΙ ΣΥΝΔΥΑΣΜΩΝ ΠΛΗΚΤΡΩΝ ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑ Κύριες Εργασίες/Στοιχεία Μισθοδοτικής Περιόδου Συνδυασμός Ενέργεια Περιγραφή Alt + Y Ctrl + A Ctrl + Β Ctrl + E Ctrl + F Μαζικός Επαναϋπολογισμός Κινήσεων Κυριακές Βάρδιες Μισθοδοτικά Στοιχεία ανά Υποκατάστημα/ Έργο Επιλογή Φόρμας Επιλέγοντας το «Μήνα» και το «Είδος Αποδοχών» της κίνησης και πατώντας Alt + Y αρχίζει αυτόματα ο επαναϋπολογισμός της μισθοδοσίας των εργαζομένων στους οποίους έχουν αλλάξει στοιχεία (όπως ο μισθός ή τα ανώτατα ασφαλιστικά όρια) και θέλετε να ενημερώσετε τις κινήσεις με τις νέες αξίες. Εμφανίζει το παράθυρο «Κυριακές», όπου εισάγετε τον αριθμό των Κυριακών που έχει εργαστεί ο εργαζόμενος. Εμφανίζει την οθόνη «Βάρδιες» στην οποία βλέπετε τόσο τις ημέρες του μήνα, όσο και τη σύντομη περιγραφή των προγραμματισμένων βαρδιών σύμφωνα με τα στοιχεία που έχετε ορίσει στην επιλογή «Εργαζόμενοι/Κύριες Εργασίες Προγραμματισμός Βαρδιών Εργαζομένων». Η ενεργοποίηση και η έξοδος από τη συγκεκριμένη επιλογή είναι απαραίτητη προϋπόθεση προκειμένου να υπολογίζονται αυτόματα τα στοιχεία των βαρδιών του εργαζομένου στην καταχωρητική οθόνη, Από εδώ μπορείτε, αν θέλετε, να κάνετε και αλλαγές στο πρόγραμμα των βαρδιών. Εμφανίζει την οθόνη «Ανάλυση Στοιχείων ανά Υπ/στημα- Έργο» στην οποία μπορείτε να καταχωρίσετε αναλυτικά τα μισθοδοτικά στοιχεία του εργαζομένου, ανά υποκατάστημα και ανά έργο, εφ όσον έχετε συμπληρώσει για τον εργαζόμενο τα πεδία «Έργο» ή «Υποκατάστημα» (ή και τα δύο) στην επιλογή «Εργαζόμενοι / Κύριες Εργασίες / Διαχείριση Εργαζομένων (Προσωπικά Σελ2)». Εμφανίζει το παράθυρο «Επιλογή Φόρμας» με όλες τις φόρμες καταχώρισης μισθοδοσίας που έχετε δημιουργήσει, από το οποίο και επιλέγετε αυτήν στην οποία θέλετε να εργαστείτε. copyright DATA COMMUNICATION 7

12 Ctrl + Η Ctrl + Κ Ctrl + Μ Ctrl + Y Ημερολόγιο Κριτήρια Εργαζομένων Αυτόματη Καταχώριση Εργαζομένων συνδεδεμένων με Βάρδιες ή με Ωράρια. Επαναϋπολογισμός Κίνησης Εμφανίζει την οθόνη «Ημερολόγιο» στην οποία βλέπετε τις ημέρες και ώρες εργασίας του εργαζομένου σύμφωνα με τα στοιχεία που έχετε ορίσει στην επιλογή Μισθοδοσία / Πίνακες / Ωράρια Εργασίας. Η ενεργοποίηση και η έξοδος από τη συγκεκριμένη επιλογή είναι απαραίτητη προϋπόθεση προκειμένου να υπολογίζονται αυτόματα τα στοιχεία των ημερών και ωρών εργασίας στην καταχωρητική οθόνη Από εδώ μπορείτε, αν θέλετε, να κάνετε και αλλαγές σύμφωνα πάντα με το Διαχωρισμό Ωρών που έχετε ορίσει στην επιλογή Ωράρια Εργασίας. Εμφανίζει το παράθυρο «Κριτήρια Εργαζομένων» το οποίο σας δίνει τη δυνατότητα καταχώρισης μισθοδοσίας συγκεκριμένων εργαζόμενων με τη χρήση κριτηρίων, όπως «Κωδικός Εργαζομένου», «Επώνυμο Εργαζομένου», «Εργασιακή Κατάσταση» κ.α. Συμπληρώστε στα κριτήρια που θέλετε τις επιθυμητές τιμές και πατήστε Ok. Αν θέλετε μπορείτε να ορίσετε και σταθερά κριτήρια αναζήτησης που θα εμφανίζονται κάθε φορά όταν πατάτε Ctrl+K. Για να επιλέξετε σταθερά κριτήρια, κάντε κλικ στην οθόνη «Πεδία Κριτηρίων». Σε περίπτωση που θέλετε να απενεργοποιήσετε τη συγκεκριμένη δυνατότητα, κάντε κλικ στο πεδίο «Εμφάνιση Κριτηρίων Εργαζομένων στο Άνοιγμα Παραθύρου Στοιχεία Μισθοδοτικής Περιόδου». Επιλέγοντας το «Μήνα» και το «Είδος Αποδοχών» της κίνησης και πατώντας Ctrl + M αρχίζει αυτόματα ο υπολογισμός της μισθοδοσίας των εργαζομένων, οι οποίοι είναι συνδεδεμένοι είτε με Βάρδια Εργασίας στην επιλογή «Εργαζόμενοι / Κύριες Εργασίες / Προγραμματισμός Βαρδιών Εργαζομένων», είτε με Ωράριο Εργασίας στην επιλογή «Εργαζόμενοι / Κύριες Εργασίες / Διαχείριση Εργαζομένων (Εργασιακά)» ΒΑΣΙΚΟ ΜΕΝΟΥ Η κύρια οθόνη του προγράμματος περιλαμβάνει το Βασικό Μενού. Για να ενεργοποιήσετε το βασικό μενού Πατήστε το πλήκτρο F10 ή Κάντε κλικ στο εικονίδιο του βασικού μενού Για να κλείσετε το βασικό μενού Πατήστε Alt + X. 8

13 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ Το Βασικό Μενού αποτελείται: 1. Από τις Επιλογές, στις οποίες περιλαμβάνονται τα υποσυστήματα του προγράμματος (Μισθοδοσία, Εργαζόμενοι, Έντυπα- Βεβαιώσεις, Οικον. Αναφορές κ.λπ.) 2. Από το μενού του κάθε υποσυστήματος, όπου περιλαμβάνονται όλες οι λειτουργίες του υποσυστήματος ομαδοποιημένες σε Κύριες Εργασίες, Εκτυπώσεις, Πίνακες και Βοηθητικές Εργασίες. Κάθε μια από τις βασικές ομάδες απεικονίζεται με ένα μπλε βιβλίο συγκεκριμένη επιλογή περιλαμβάνει άλλες επιλογές. που υποδηλώνει ότι η Μέσα σε κάθε βασική ομάδα υπάρχουν οι εργασίες- προγράμματα που απεικονίζονται με ένα κόκκινο βιβλίο. Για να ανοίξετε μια βασική ομάδα Πηγαίνετε στη συγκεκριμένη ομάδα Κάντε κλικ στο + δίπλα στην περιγραφή της ή Πατήστε Δεξί Βελάκι. Για να κλείσετε μία βασική ομάδα Πηγαίνετε στη συγκεκριμένη ομάδα Κάντε κλικ στο - δίπλα στην περιγραφή της ή πατήστε Αριστερό Βελάκι. copyright DATA COMMUNICATION 9

14 Για να επιλέξετε μια εργασία Πηγαίνετε στη συγκεκριμένη εργασία Κάντε διπλό κλικ επάνω της με το ποντίκι ή Πατήστε Εnter. Δομή Βασικού Μενού Η δομή του Βασικού Μενού είναι ίδια για όλα τα υποσυστήματα, εκτός από τα υποσυστήματα «Έντυπα - Βεβαιώσεις», «Office Management», «Επικοινωνίες» και «Παράμετροι» τα οποία παρέχουν διαφορετικές εργασίες. Οι εργασίες είναι ομαδοποιημένες σε: Κύριες Εργασίες Εκτυπώσεις Πίνακες (όταν υπάρχουν) Βοηθητικές Εργασίες (όταν υπάρχουν) Η διαχείριση των βοηθητικών αρχείων γίνεται από τους Πίνακες, ενώ η διαχείριση των βασικών αρχείων στις Κύριες Εργασίες. Κίνηση στο Βασικό Μενού Με το πλήκτρο F10 εμφανίζεται το Βασικό Μενού. Μπορείτε να κινηθείτε από επίπεδο σε επίπεδο κάνοντας κλικ με το ποντίκι επάνω στην περιγραφή του επιπέδου που θέλετε να ανοίξετε. Εάν χρησιμοποιείτε πλήκτρα, κινηθείτε από επίπεδο σε επίπεδο με το πλήκτρο Tab (ή Enter) και με τα βελάκια. Με το Tab (ή Enter) πηγαίνετε από το αριστερό μέρος της οθόνης στο δεξί και στο επίπεδο που έχετε ανοιχτό κάθε φορά που πατάτε το πλήκτρο. Με τα βελάκια κινείστε σε όλες τις επιλογές στο μέρος στης οθόνης όπου βρίσκεστε. Όταν βρίσκεστε σε μια επιλογή στο δεξί μέρος, πατώντας Δεξί Βελάκι το Μενού ανοίγει. Όταν το μενού είναι ήδη ανοιχτό, πατώντας Αριστερό Βελάκι κλείνει. 10

15 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ 2.5. ΠΡΟΣΩΠΟΠΟΙΗΣΗ ΜΕΝΟΥ Παρέχεται η δυνατότητα στον κάθε χρήστη του συστήματος να έχει διαθέσιμες (εμφανείς) μόνο τις επιλογές του Βασικού Μενού που αυτός χρησιμοποιεί. Απαραίτητη προϋπόθεση είναι ο κάθε χρήστης να έχει το δικό του Όνομα Χρήστη και τον δικό του Κωδικό Πρόσβασης, τα οποία θα πληκτρολογεί κατά τη σύνδεσή του στην εφαρμογή στις ενδείξεις «Χρήστης» και «Κωδικός». Η δημιουργία χρήστη και ο καθορισμός κωδικού πρόσβασης γίνεται από την επιλογή Παράμετροι / Ασφάλεια Εφαρμογής / Διαχείριση Ομάδων Χρηστών. Η απόκρυψη/εμφάνιση των επιλογών του μενού γίνεται από την επιλογή Παράμετροι / Ασφάλεια / Διαχείριση Menu Ομάδων. Για να αποκρύψετε μία επιλογή μενού Επιλέξτε πρώτα τον χρήστη στην αριστερή στήλη Επιλέξτε το υποσύστημα ή την επιλογή του μενού που θέλετε να αποκρύψετε στη δεξιά στήλη Πατήστε Ctrl + H. Για να εμφανίσετε πάλι μία επιλογή μενού Επιλέξτε τον χρήστη στην αριστερή στήλη Επιλέξτε το υποσύστημα ή την επιλογή του μενού που θέλετε να εμφανίσετε στη δεξιά στήλη Πατήστε Ctrl + S. Για να κλειδώσετε μία επιλογή μενού Επιλέξτε πρώτα το χρήστη στην αριστερή στήλη Επιλέξτε το υποσύστημα ή την επιλογή του μενού που θέλετε να κλειδώσετε στη δεξιά στήλη Πατήστε στη συνέχεια Ctrl + L. Για να ξεκλειδώσετε μία επιλογή μενού Επιλέξτε χρήστη στην αριστερή στήλη Επιλέξτε το υποσύστημα ή την επιλογή του μενού που θέλετε να ξεκλειδώσετε στη δεξιά στήλη Πατήστε Ctrl + U. Επιλογή Βασικού ή Προσωπικού Μενού Κατά την είσοδο στην εφαρμογή με τη χρήση των πλήκτρων Alt + F10 κάθε χρήστης μπορεί να επιλέγει είτε το Προσωπικό του Μενού, είτε το Βασικό Μενού. Επιλέγοντας το Βασικό Μενού θα βλέπει και τις επιλογές που έχουν κλειδωθεί, δηλ. εκείνες στις οποίες δεν έχει πρόσβαση. Επιλέγοντας το Προσωπικό Μενού θα βλέπει μόνο τις επιλογές στις οποίες μπορεί να εργαστεί. copyright DATA COMMUNICATION 11

16 2.6. ΣΥΝΗΘΕΙΣ ΕΠΙΛΟΓΕΣ ΜΕΝΟΥ Παρέχεται η δυνατότητα στον κάθε χρήστη να καθορίσει ποιες λειτουργίες του προγράμματος χρησιμοποιεί περισσότερο και να τις εντάξει σε ένα ενιαίο μενού, τις Συνήθεις Επιλογές. Για να ενεργοποιήσετε το μενού των Συνήθων Επιλογών Πατήστε Ctrl + F10. Για να εντάξετε μια εργασία στις Συνήθεις Επιλογές Επιλέξτε πρώτα την εργασία Κάντε στη συνέχεια δεξί κλικ και επιλέξτε «Αντιγραφή στις Συνήθεις Επιλογές». Για να διαγράψετε μια εργασία από τις Συνήθεις Επιλογές Επιλέξτε την εργασία Κάντε δεξί κλικ και πατήστε Διαγραφή. 12

17 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ Για να επαναφέρετε το κανονικό Μενού της εφαρμογής Πατήστε F ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΗ ΑΠΟ ΠΕΔΙΟ ΣΕ ΠΕΔΙΟ Από πεδίο σε πεδίο πηγαίνετε με το πλήκτρο Enter ή Tab. Τα δύο πλήκτρα λειτουργούν με τον ίδιο ακριβώς τρόπο. Για να πάτε στο προηγούμενο πεδίο πατήστε Shift + Entrer ή Shift + Tab Εάν χρησιμοποιείτε ποντίκι επιλέξτε το πεδίο στο οποίο θέλετε να μεταφερθείτε, κάνοντας κλικ σε αυτό ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΗ ΑΠΟ ΥΠΟ-ΟΘΟΝΗ ΣΕ ΥΠΟ-ΟΘΟΝΗ Σε ορισμένες οθόνες καταχωρίσεων υπάρχουν περισσότερες από μια οθόνες (υπο-οθόνες ή tabs). π.χ. στη Διαχείριση Εργαζομένων υπάρχουν οι υπο-οθόνες Προσωπικά, Προσωπικά / Σελ. 2, Εργασιακά, Εργασιακά / Σελ 2, Οικονομικά, Λοιπά, Οριζόμενα Πεδία, Δημόσιο, κ.λπ. Όταν βρίσκεστε σε μία υπο-οθόνη, ο τίτλος της εμφανίζεται με έντονη γραφή (Bold). Για να πάτε σε μία συγκεκριμένη υπο-οθόνη κάντε κλικ στον τίτλο της με το ποντίκι ή copyright DATA COMMUNICATION 13

18 πατήστε Ctrl + Page Up για την επόμενη υπο-οθόνη Ctrl + Page Down για την προηγούμενη υπο-οθόνη Διαφορετικά, φθάνοντας στο τέλος της υπο-οθόνης που βρίσκεστε και πατώντας Enter το πρόγραμμα σας οδηγεί αυτόματα στην επόμενη ΕΤΙΚΕΤΕΣ ΠΕΔΙΩΝ Υπάρχουν τριών ειδών ετικέτες (Labels) στις οθόνες καταχώρισης: 1. οι ετικέτες με έντονη γραφή (Bold) (π.χ. Εργασιακή Κατάσταση, Κατηγορία Εργ. Κατάστασης) που υποδηλώνουν ότι ο χρήστης πρέπει οπωσδήποτε να τις συμπληρώσει, αλλιώς θα εμφανιστεί μήνυμα απαγορευτικού λάθους και δε θα γίνει καταχώριση της εγγραφής. 2. οι ετικέτες που έχουν υπογράμμιση (π.χ. Ωράριο Εργασίας, Υποκατάστημα, Τμήμα) και υποδηλώνουν ότι ο χρήστης μπορεί με το πλήκτρο F3 ή με διπλό κλικ να μπει στην οθόνη του δευτερεύοντος αρχείου για να κάνει μια νέα καταχώριση ή τροποποίηση. με το πλήκτρο F4 ή με κλικ στο βέλος δεξιά του πεδίου να ενεργοποιήσει λίστα επιλογών (Drop Down Window) που περιέχει τα στοιχεία που αναζητά. με το πλήκτρο F9 να κάνει «Αναζήτηση» στο δευτερεύον αρχείο το οποίο αναφέρεται το συγκεκριμένο πεδίο. οι απλές ετικέτες (π.χ. «Υπολ. Αλλαγής Κλιμακίων ΣΣΕ», «Ειδικές Κατηγ. Εργαζομένων») που υποδηλώνουν ότι στο συγκεκριμένο πεδίο δεν υπάρχει κάποια συγκεκριμένη υποχρέωση για το χρήστη ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΠΕΔΙΩΝ Το πεδίο που περιμένει να εισαχθούν στοιχεία είναι αυτό που έχει πιο σκούρο χρώμα. Εάν το πεδίο είναι κενό, το χρώμα του είναι υπόλευκο. Εάν υπάρχουν στοιχεία στο πεδίο, τότε το περιεχόμενο του πεδίου εμφανίζεται σε πράσινο φόντο. Εάν το πεδίο έχει πράσινο φόντο και γράψετε κάτι, θα σβηστούν όλα τα προηγούμενα στοιχεία που υπήρχαν. Εάν πατήσετε βελάκι, τότε γράφετε πάνω στα προηγούμενα. 14

19 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ Εάν βρίσκεστε σε πεδίο υπογραμμισμένο, π.χ. Ωράριο Εργασίας, Τρόπος Υπολογισμού ΦΜΥ, και θέλετε να δείτε ποιες τιμές μπορεί να πάρει, πατήστε Κάτω Βελάκι για να δείτε την πρώτη τιμή. Εάν πατήσετε ξανά Κάτω Βελάκι θα δείτε την επόμενη τιμή. Αν θελήσετε να πάτε στην προηγούμενη τιμή, πατήστε Πάνω Βελάκι Για να δείτε σε μορφή πίνακα όλες τις τιμές που μπορεί να πάρει ένα υπογραμμισμένο πεδίο, κάντε κλικ στο βέλος στα δεξιά του, ή πατήστε F4. Αν πληκτρολογήσετε τα αρχικά γράμματα μιας περιγραφής σε ένα υπογραμμισμένο πεδίο, εμφανίζεται αυτόματα η περιγραφή που αρχίζει από τα γράμματα που δώσατε. Με τα βελάκια μπορείτε να κινηθείτε επάνω ή κάτω από την περιγραφή που εμφανίστηκε. Τέλος, αν θέλετε να καταχωρίσετε μια νέα τιμή στον πίνακα, πατήστε F3 ή κάντε διπλό κλικ με το ποντίκι, ώστε να κάνετε εισαγωγή εγγραφής ΕΠΙΛΟΓΗ ΜΕΓΕΘΟΥΣ ΛΙΣΤΩΝ Στις οθόνες καταχώρισης, στα υπογραμμισμένα πεδία στα οποία ανοίγει λίστα επιλογών (π.χ. Είδος Αποδοχών), έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε το μήκος της ανοιγόμενης λίστας. Για να ορίσετε το μήκος της λίστας πηγαίνετε στην καταχωρητική οθόνη που σας ενδιαφέρει, κάντε δεξί κλικ στο πεδίο που θέλετε και επιλέξτε «Μέγεθος Λιστών». copyright DATA COMMUNICATION 15

20 Διαθέσιμες είναι τέσσερις επιλογές: 1) «Μήκος=100% όπως έχει οριστεί» 2) «Μήκος = Μέγεθος επί 1,5» 3)«Μήκος = Μέγεθος επί 2» και 4) «Μήκος = Μέγιστο Μήκος». Επιλέγοντας την 1 η επιλογή, το μήκος του ανοιγόμενου παραθύρου θα είναι ίσο με το μήκος του πεδίου, επιλέγοντας τη 2 η, θα είναι 1,5 φορές το μήκος του πεδίου, επιλέγοντας την 3 η θα είναι διπλάσιο του μήκους του πεδίου, ενώ επιλέγοντας την 4 η θα είναι το μέγιστο δυνατό ΟΡΙΖΟΜΕΝΑ ΠΕΔΙΑ Στα βασικά αρχεία της εφαρμογής, π.χ. στη Διαχείριση Εργαζομένων, υπάρχει η υπο-οθόνη (tab) με τον τίτλο Οριζόμενα Πεδία. Πρόκειται για πεδία κειμένων, ημερομηνιών, αριθμών, μεταβλητών και πινάκων που ορίζονται παραμετρικά από το χρήστη. Σκοπός της ύπαρξης των οριζόμενων πεδίων είναι να μπορείτε να παρακολουθείτε στοιχεία που καλύπτουν ιδιόρρυθμες ή εξειδικευμένες περιπτώσεις εργαζομένων ή εξυπηρετούν ειδικές ανάγκες της εταιρίας σας. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να υπολογίσετε το ωρομίσθιο ενός εργαζομένου διαφορετικά από το ισχύον. Σε αυτήν την περίπτωση έχετε τη δυνατότητα να μετονομάσετε το οριζόμενο πεδίο Αριθμός 1 σε Ειδικό Ωρομίσθιο και να κρατάτε πλέον αυτό το στοιχείο. Οι εργασίες παραμετροποίησης γίνονται για κάθε αρχείο ξεχωριστά στην επιλογή Βοηθητικές Εργασίες / Οριζόμενα Πεδία. Για παράδειγμα, στο Εργαζόμενοι / Βοηθητικές Εργασίες / Οριζόμενα Πεδία Εργαζομένων γίνονται οι εργασίες για τα οριζόμενα των εργαζομένων. Σταθερή Περιγραφή Στη στήλη αυτή εμφανίζεται η σταθερή περιγραφή του πεδίου, την οποία ο χρήστης δεν μπορεί να επηρεάσει. Περιγραφή Πεδίου Εδώ εισάγετε την περιγραφή με την οποία θέλετε να εμφανίζεται το συγκεκριμένο πεδίο, τόσο στην οθόνη καταχώρισης όσο και στις εκτυπώσεις. Ενεργό Δηλώνετε τσεκάροντας αν το πεδίο θα εμφανίζεται ή όχι. 16

21 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ Η ίδια διαδικασία παραμετροποίησης ισχύει για όλα τα αρχεία στα οποία υπάρχουν διαθέσιμα οριζόμενα πεδία ΠΡΟΕΠΙΛΟΓΗ ΑΞΙΑΣ ΣΤΑ ΠΕΔΙΑ Το PREMIUM HRM Μισθοδοσία σάς παρέχει τη δυνατότητα εισαγωγής προεπιλεγμένων αξιών στα πεδία, ώστε να μην χρειάζεται να καταχωρείτε τις ίδιες τιμές κάθε φορά που εκτελείτε μια εργασία. Οι προεπιλεγμένες τιμές μπορούν να είναι διαφορετικές ανά Χρήστη και δεν έχουν εφαρμογή στα πεδία τα οποία προκύπτουν από υπολογισμούς π.χ. Βασικές, Νυκτερινή Εργασία κ.λπ. ΠΡΟΣΟΧΗ: Η παραπάνω δυνατότητα ισχύει εφόσον υπάρχει εγκατεστημένο στην εφαρμογή το υποσύστημα Form Designer. Για να ορίσετε μια αξία ως προεπιλεγμένη Έστω ότι η επιχείρηση για την οποία υπολογίζετε μισθοδοσία προσλαμβάνει εργαζομένους των οποίων η Κατηγορία Εργασιακής Κατάστασης είναι μόνο «Κανονική». Σε αυτήν την περίπτωση θα πρέπει να εργαστείτε ως εξής: 1. Επιλέγετε από το μενού Εργαζόμενοι / Κύριες Εργασίες / Διαχείριση Εργαζομένων, πηγαίνετε στην υπο-οθόνη Εργασιακά, κάνετε κλικ στο πεδίο Κατηγορία Εργασιακής Κατάστασης και από τον πίνακα που εμφανίζεται επιλέγετε την τιμή «ΚΑΝΟΝΙΚΗ». 2. Στη συνέχεια, και ενώ παραμένετε στο πεδίο «Κατηγορία Εργασιακής Κατάστασης», κάνετε δεξί κλικ και επιλέγετε Προεπιλογή Αξίας. 3. Τέλος, πατάτε Esc και στο μήνυμα που εμφανίζεται επιλέγετε «Όχι». Με αυτό τον τρόπο σας δίνεται η δυνατότητα κάθε φορά που δημιουργείτε έναν εργαζόμενο να έχετε προεπιλεγμένη την τιμή «ΚΑΝΟΝΙΚΗ» στο πεδίο «Κατηγορία Εργασιακής Κατάστασης». Για να διαγράψετε μια προεπιλεγμένη αξία 1. Πηγαίνετε στο πεδίο του οποίου την προεπιλεγμένη αξία θέλετε να διαγράψετε και μηδενίζετε την τιμή του πεδίου. 2. Στη συνέχεια, και ενώ παραμένετε στο κενό πλέον πεδίο, κάνετε δεξί κλικ και επιλέγετε Προεπιλογή Αξίας. 3. Τέλος, πατάτε Esc και στο μήνυμα που εμφανίζεται επιλέγετε «Όχι». copyright DATA COMMUNICATION 17

22 2.14. ΠΑΡΑΜΕΤΡΙΚΑ ΜΗΝΥΜΑΤΑ Το PREMIUM HRM Μισθοδοσία δίνει τη δυνατότητα στο χρήστη να δημιουργήσει δικά του μηνύματα λάθους σε όλες τις επιλογές της εφαρμογής. Τα μηνύματα αυτά μπορούν να είναι είτε προειδοποιητικά είτε απαγορευτικά. Η δυνατότητα ισχύει εφόσον υπάρχει εγκατεστημένο στην εφαρμογή το υποσύστημα Form Designer. Για να δημιουργήσετε ένα παραμετρικό μήνυμα 1. Κάνετε δεξί κλικ στο πεδίο για το οποίο θέλετε να έχετε μήνυμα και από το μενού που θα εμφανιστεί επιλέγετε Παραμετρικά Μηνύματα. 2. Στον πίνακα των πεδίων που θα εμφανιστεί, στη στήλη Λάθος, επιλέγετε αν το μήνυμα που δημιουργείτε θα είναι «Απαγορευτικό» ή «Προειδοποιητικό», 3. Στη στήλη Περιγραφή Μηνύματος εισάγετε ο κείμενο του μηνύματος που θέλετε να εμφανίζεται για το πεδίο. 4. Στη στήλη Έκφραση καθορίζετε την έκφραση που θα ισχύει, προκειμένου να εμφανίζεται ή όχι το μήνυμα. Για παράδειγμα, εάν η έκφραση είναι IF is Null, τότε το μήνυμα θα εμφανίζεται στην περίπτωση που το πεδίο είναι κενό. Για να συντάξετε μία έκφραση κάνετε διπλό κλικ στο πεδίο Έκφραση και ακολουθείτε την παρακάτω διαδικασία: 18

23 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ Στον πίνακα Συναρτήσεις - Πεδία επιλέγετε αρχικά το είδος της συνάρτησης που επιθυμείτε. Στη συνέχεια, από τον πίνακα Περιγραφή, επιλέγετε τα πεδία που θέλετε να έχει η έκφρασή σας. Με το κουμπί Επαλήθευση επαληθεύετε την ορθότητα της έκφρασής σας και με το Καθαρισμός σβήνετε το περιεχόμενο του πεδίου. Ολοκληρώνοντας πατάτε Ok και επιστρέφετε στην αρχική οθόνη. Η εφαρμογή θα συμπληρώσει αυτόματα την έκφραση που ορίσατε στη στήλη Έκφραση. 5. Συνεχίζετε στη στήλη Εμφάνιση, δηλώνοντας αν το συγκεκριμένο μήνυμα θα εμφανίζεται ή όχι. Επιλέγοντας «Ναι» ορίζετε ότι το μήνυμα, είτε είναι Απαγορευτικό είτε Προειδοποιητικό, θα εμφανίζεται εφόσον θα ισχύει η έκφραση. Επιλέγοντας «Όχι» ορίζετε ότι το μήνυμα δε θα εμφανίζεται, ακόμη και αν ισχύει η έκφραση. 6. Αποθηκεύετε τα στοιχεία σας πατώντας F12. Τέλος, κάνετε έξοδο από τη λειτουργία, ώστε να ενεργοποιηθούν οι αλλαγές. copyright DATA COMMUNICATION 19

24 2.15. RSS FEED Η λειτουργία RSS Feed (Really Simple Syndication) σας επιτρέπει, εφόσον είστε συνδεμένοι στο Internet, να ενημερώνεστε για τα τελευταία νέα της Data Communication, για πρόσφατες Ειδήσεις, Νόμους, Εγκυκλίους, Φορολογικό Ημερολόγιο και Συλλογικές Συμβάσεις από το site του Tax Heaven, για Οικονομικά Στοιχεία από το Υπουργείο Οικονομικών και για τα τελευταία νέα από την Ελλάδα και την Οικονομία από το in.gr. Έχετε επίσης τη δυνατότητα να προσθέσετε και δικές σας συνδέσεις για sites που διαθέτουν RSS. Για να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία RSS Feed: Επιλέγετε από το οριζόντιο μενού το εικονίδιο RSS Feed. Εμφανίζεται το παράθυρο Web Feed Reader και στα αριστερά οι συνδέσεις με τα sites των Data Communication, Tax Heaven, Υπουργείου Οικονομικών και in.gr. Από εδώ θα επιλέξετε αυτήν με την οποία θέλετε να συνδεθείτε. Για να προσθέσετε τις δικές σας RSS συνδέσεις Ενώ έχετε ήδη ανοιχτό το παράθυρο Web Feed Reader πατάτε F3 (ή επιλέγετε από το οριζόντιο μενού στο επάνω μέρος της οθόνης Αρχείο / Εισαγωγή Εγγραφών). Εμφανίζεται η οθόνη Ιδιότητες RRS στην οποία και συμπληρώνετε τη διεύθυνση URL, το όνομα και την περιγραφή του site με το οποίο θέλετε να συνδέεστε. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Έχετε τη δυνατότητα να προσθέσετε συνδέσεις μόνο για sites που διαθέτουν RSS. Πατάτε στο Κλείσιμο Ιδιοτήτων RRS H σύνδεση που προσθέσατε θα εμφανιστεί στο Web Feed Reader, στο σημείο Τα δικά μου RSS, εφόσον πρώτα κάνετε έξοδο από τη λειτουργία ώστε να ενεργοποιηθούν οι αλλαγές. 20

25 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ Για να ανοίγει αυτόματα το Web Feed Reader με την εκκίνηση της εφαρμογής Εάν θέλετε το παράθυρο Web Feed Reader να ανοίγει αυτόματα με την εκκίνηση της εφαρμογής, πηγαίνετε στην επιλογή Παράμετροι / Ασφάλεια Εφαρμογής / Γενικές Παράμετροι Χρήστη και επιλέξτε NAI στο πεδίο Εμφάνιση RSS Feed. copyright DATA COMMUNICATION 21

26 3. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΡΧΕΙΩΝ 3.1. ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ ΕΓΓΡΑΦΗΣ Η καταχώριση μιας εγγραφής γίνεται είτε με το πλήκτρο F12 είτε με κλικ στο εικονίδιο εφόσον δεν έχουν βρεθεί απαγορευτικά λάθη, η εγγραφή θα καταχωρισθεί με τα στοιχεία που παρουσιάζονται στην οθόνη. Στη συνέχεια, η οθόνη καθαρίζει από το περιεχόμενό της και είναι έτοιμη για νέα καταχώριση ΜΗΝΥΜΑΤΑ ΛΑΘΟΥΣ Το PREMIUM HRM Μισθοδοσία διαθέτει ενσωματωμένο οπτικό σύστημα επισήμανσης λαθών. Υπάρχουν δύο ειδών λάθη: τα απαγορευτικά και τα προειδοποιητικά Απαγορευτικά Λάθη Απεικονίζονται με Κόκκινο Καμπανάκι και εμφανίζονται όταν σε μια καταχώριση προσπεράσετε ένα πεδίο που είναι υποχρεωτικό να συμπληρωθεί, χωρίς να το συμπληρώσετε. Σας ειδοποιούν ότι η εγγραφή δεν μπορεί να καταχωρισθεί, χωρίς να συμπληρωθεί το πεδίο που προσπεράσατε. Προειδοποιητικά Λάθη Απεικονίζονται με Κίτρινο Ερωτηματικό και εμφανίζονται όταν σε μια καταχώριση προσπεράσετε ένα πεδίο, όπως π.χ. ο ΑΦΜ στη Διαχείριση Εργαζομένων, χωρίς να το συμπληρώσετε σωστά. Σας ειδοποιούν ότι υπάρχει λάθος, αλλά μπορείτε αν θέλετε να μην κάνετε καμία διόρθωση και να καταχωρίσετε την εγγραφή. Αν προσπαθήσετε να αποθηκεύσετε μία εγγραφή ενώ υπάρχουν λάθη, προβάλλεται ένα μικρό παράθυρο κάτω δεξιά στην οθόνη, στο οποίο βλέπετε όλα τα λάθη που υπάρχουν, είτε έχετε περάσει από τα αντίστοιχα πεδία είτε όχι. Ταυτόχρονα μπροστά σε κάθε πεδίο εμφανίζεται το εικονίδιο που αντιστοιχεί στο λάθος (δηλ. καμπανάκι ή ερωτηματικό). Εάν έχετε έστω και ένα απαγορευτικό λάθος η επιλογή «Αποθήκευση» είναι απενεργοποιημένη. Πρέπει να χρησιμοποιήσετε την επιλογή «Άκυρο» και να κάνετε πρώτα τις απαραίτητες διορθώσεις. Εάν υπάρχουν λάθη μόνο προειδοποιητικά τότε μπορείτε είτε να επιστρέψετε στην καταχώριση για να κάνετε τις διορθώσεις σας 22

27 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ είτε να κλείσετε το παράθυρο πατώντας «Αποθήκευση» και να ενημερώσετε την καταχώριση. Σε περίπτωση που η εφαρμογή σάς εμφανίσει μηνύματα λάθους που δεν κατανοείτε, έχετε τη δυνατότητα να τα τυπώσετε με την επιλογή «Εκτύπωση». Έτσι μπορείτε να τα ελέγξετε καλύτερα, ή να τα στείλετε με Fax στο τμήμα Τεχνικής Υποστήριξης, για να εντοπιστεί το λάθος που έχετε κάνει. Για τη διευκόλυνσή σας κάθε πιθανό λάθος έχει κωδικοποιηθεί ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗ ΕΓΓΡΑΦΗΣ Για να τροποποιήσετε μία εγγραφή επιλέξτε την εγγραφή που θέλετε με οποιοδήποτε κριτήριο. Θα εμφανιστούν όλα τα στοιχεία που έχουν καταχωρισθεί. Διορθώστε ό,τι χρειάζεται και πατήστε F12 για να αποθηκευτούν οι αλλαγές ΑΝΟΙΓΜΑ ΝΕΑΣ ΕΓΓΡΑΦΗΣ Η εισαγωγή μιας εγγραφής γίνεται είτε με το πλήκτρο F2 είτε με κλικ στο εικονίδιο Η οθόνη θα καθαρίσει από τα στοιχεία που πιθανόν υπάρχουν και θα είναι έτοιμη να δεχτεί τη νέα εγγραφή. Τυχόν αλλαγές ή τροποποιήσεις ΔΕΝ σώζονται ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ΣΕ ΟΘΟΝΗ ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗΣ Για να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία της αναζήτησης επιλέξετε το εικονίδιο F9. Εμφανίζεται η οθόνη Αναζήτηση. ή πατήστε Αναζήτηση Με Αναζήτηση Στην περίπτωση που το προεπιλεγμένο κριτήριο δε σας ικανοποιεί, δηλώστε με ποιο κριτήριο θέλετε να κάνετε αναζήτηση. Για να δείτε τα διαθέσιμα κριτήρια κάντε κλικ στο βέλος στα δεξιά, ή πατήστε F4. Πληκτρολογήστε τον συγκεκριμένο χαρακτήρα που ορίζει αυτό που αναζητάτε. Πατώντας Enter εμφανίζονται οι εγγραφές που πληρούν τις συνθήκες αναζήτησης. copyright DATA COMMUNICATION 23

28 Επιλέξτε την εγγραφή που θέλετε. Με το ποντίκι ή με Page Down βλέπετε τις υπόλοιπες εγγραφές. Για να αλλάξετε τη σειρά των εγγραφών 1. Πηγαίνετε στη γραμμή της επικεφαλίδας 2. Κάντε κλικ στο όνομα του πεδίου με το οποίο έχουν ταξινομηθεί. 3. Στην οθόνη θα παρουσιαστούν τα ίδια στοιχεία με φθίνουσα σειρά του κριτηρίου που επιλέξατε. (εμφανίζεται και η σχετική ένδειξη στη γραμμή της επικεφαλίδας του πεδίου). Για να αλλάξετε το κριτήριο αναζήτησης 1. Πηγαίνετε στο Αναζήτηση Με 2. Κάντε κλικ στο πεδίο με το οποίο θέλετε να ταξινομηθούν οι εγγραφές. ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ Έχετε κάνει αναζήτηση Εργαζομένων που το επώνυμό τους αρχίζει από Α. Όταν εμφανιστούν τα ονόματα στην οθόνη, διαπιστώνετε ότι θα μπορούσατε να εργαστείτε καλύτερα εάν αυτούς τους εργαζόμενους τους βλέπετε ανά Κωδικό. Κάνοντας κλικ στον «Κωδικό», τα ονόματα θα παρουσιαστούν με τη σειρά που επιθυμείτε. Όταν εμφανιστούν τα αποτελέσματα της αναζήτησης, μέσα στην οθόνη διαχείρισης παρουσιάζονται τα αναλυτικά στοιχεία του επιλεγμένου εργαζομένου και μπορείτε με το ποντίκι ή με τα βελάκια (επάνω/κάτω) να πάτε στην προηγούμενη/επόμενη εγγραφή. Υπάρχουν δυο ειδών αναζητήσεις, που μπορείτε να πραγματοποιήσετε σε μια οθόνη καταχωρίσεων: Αναζήτηση σε κύριο αρχείο Αν έχετε ενεργοποιήσει την αναζήτηση σε πεδίο που δεν είναι υπογραμμισμένο, ενεργοποιείται αναζήτηση για το κύριο αρχείο (π.χ. αρχείο εργαζομένων). Αναζήτηση σε βοηθητικό αρχείο Αν βρίσκεστε σε οποιοδήποτε υπογραμμισμένο πεδίο, μπορείτε κάνοντας κλικ στα δεξιά του ή πατώντας F4 να ενεργοποιήσετε λίστα (Drop Down Window) που περιέχει τα στοιχεία που αναζητάτε. Φυσικά και εδώ γίνεται αναζήτηση με τη διαδικασία του πλήκτρου F9. 24

29 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ 3.6. ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ ΑΝΑΖΗΤΗΣΗΣ Η εφαρμογή παρέχει τη δυνατότητα στο χρήστη να ορίσει παραμετρικά τα στοιχεία που βλέπει στον πίνακα αναζήτησης. Απαραίτητη προϋπόθεση για να ενεργοποιηθεί η συγκεκριμένη δυνατότητα είναι να είναι εγκατεστημένο στον Η/Υ το υποσύστημα Report Generator Basic. Για να παραμετροποιήσετε τον πίνακα της αναζήτησης Αφού βρίσκεστε στον πίνακα της αναζήτησης, πατήστε CTRL + P ή επιλέξτε το εικονίδιο Εμφανίζεται η οθόνη Παράμετροι Αναζήτησης. Πεδίο Αναζήτησης 1, Πεδίο Αναζήτησης 2 Σειρά: Πεδίο: Εμφάνιση: Μέγεθος: Τα πεδία αυτά προσδιορίζουν με ποιο πεδίο θα γίνεται συνήθως η αναζήτηση. Αρχικά η εφαρμογή θα αναζητήσει με το Πεδίο Αναζήτησης 1. Εάν στο τέλος αυτού που αναζητάτε πληκτρολογήσετε και το σύμβολο / τότε η αναζήτηση θα γίνει με το Πεδίο Αναζήτησης 2. Εμφανίζει τη σειρά με την οποία θα εμφανίζονται τα πεδία στην οθόνη αναζήτησης (99 σημαίνει ότι δεν εμφανίζεται). Εμφανίζει το όνομα του πεδίου. Δηλώνετε τσεκάροντας αν θέλετε το πεδίο να εμφανίζεται στην οθόνη αναζήτησης. Ορίζετε πόσους χαρακτήρες θα καταλαμβάνει το κάθε πεδίο στην οθόνη Τα βελάκια κάτω από τον πίνακα έχουν την ιδιότητα να αλλάζουν την σειρά κάποιου πεδίου που έχετε επιλέξει στον πίνακα, τοποθετώντας το πρώτο ή τελευταίο, ή ανεβάζοντάς το μία θέση πιο πάνω ή πιο κάτω. Με F12 καταχωρείτε τις νέες παραμέτρους. copyright DATA COMMUNICATION 25

30 3.7. ΔΙΑΓΡΑΦΗ ΕΓΓΡΑΦΗΣ Η διαγραφή μιας εγγραφής γίνεται είτε με το πλήκτρο F5 είτε με κλικ στο εικονίδιο Μόλις ενεργοποιήσετε τη διαγραφή, εμφανίζεται το προειδοποιητικό ερώτημα «Είστε Σίγουροι;». Εάν απαντήσετε Όχι, η διαγραφή δεν πραγματοποιείται. ΠΡΟΣΟΧΗ: Η διαγραφή είναι διαδικασία αμετάκλητη. 26

31 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ 4. ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ 4.1. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ Η διαδικασία της εκτύπωσης είναι κοινή σε όλη την εφαρμογή και βασίζεται στο δίπολο της προβολής στην οθόνη και, στη συνέχεια, της εκτύπωσης των δεδομένων στον εκτυπωτή. Οποιαδήποτε εκτύπωση μπορεί να αποθηκευθεί στο clipboard είτε ως αρχείο Excel, Text, Lotus, Html και Pdf για αποστολή μέσω . Επιλέγοντας μια εκτύπωση εμφανίζεται η οθόνη Κριτήρια. Αρχικά επιλέγετε τη Φόρμα Εκτύπωσης που επιθυμείτε, οπότε ανάλογα διαμορφώνονται και τα κριτήρια της εκτύπωσης. Επιπλέον, μπορείτε να αλλάξετε τα πεδία ταξινόμησης της εκτύπωσης μέσω της υπο-οθόνης Πεδία Ταξινόμησης, ενώ από την υπο-οθόνη Επιλογή Εταιριών μπορείτε να δηλώσετε για ποιες εταιρίες θέλετε τη συγκεκριμένη εκτύπωση. Αφού ορίσετε τα παραπάνω, πατήστε F8 και στην οθόνη σας θα εμφανιστεί το αποτέλεσμα της εκτύπωσης. Σημειώνουμε ότι την πρώτη φορά που θα ζητήσετε εκτύπωση με F8 σε κάποιον εκτυπωτή, θα εμφανιστεί το μήνυμα «θέλετε να τυπώσετε σε DotMatrix ή σε Laser εκτυπωτή;» στο οποίο και απαντάτε ανάλογα με τον εκτυπωτή στον οποίο θα στέλνετε τις εκτυπώσεις του προγράμματος. Σημειώνουμε επίσης ότι σε κάθε εκτύπωση υπάρχει μια εκτυπωτική φόρμα προκαθορισμένη από την Data Communication, την οποία μπορείτε να ενεργοποιήσετε αυτούσια. Έχετε ωστόσο τη δυνατότητα να δημιουργήσετε δικές σας εκτυπωτικές φόρμες, ή να τροποποιήσετε τις ήδη υπάρχουσες. ακολουθώντας τη διαδικασία που περιγράφεται στο κεφάλαιο «Νέα Εκτυπωτική Φόρμα» (4.3). ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Όταν σε μια εκτύπωση έχετε επιλέξει να εμφανιστούν και στοιχεία άλλης εταιρίας, εκτός από αυτή που είστε ήδη συνδεδεμένοι, η εκτύπωση τυπώνεται κατευθείαν στον εκτυπωτή χωρίς να εμφανίζεται πρώτα στην οθόνη. copyright DATA COMMUNICATION 27

32 4.2. ΚΑΘΟΡΙΣΜΟΣ ΚΡΙΤΗΡΙΩΝ ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ Φιλτράρετε το αποτέλεσμα της εκτύπωσης 1. είτε χρησιμοποιώντας την αναζήτηση F9 2. είτε πληκτρολογώντας συγκεκριμένη τιμή 3. είτε πληκτρολογώντας συγκεκριμένους Wild Characters Αναζήτηση Η λειτουργία της αναζήτησης στα εκτυπωτικά προγράμματα είναι περίπου ίδια με αυτήν στα προγράμματα καταχώρισης και ενεργοποιείται επίσης με το πλήκτρο F9. Η αναζήτηση μπορεί να γίνει από διάφορα πεδία που έχουν οριστεί ως κριτήρια. Στο πεδίο Αναζήτηση πληκτρολογήστε έναν χαρακτήρα που ορίζει αυτό που αναζητάτε και από το πεδίο Αναζήτηση Με επιλέξτε το κριτήριο με το οποίο θέλετε να κάνετε αναζήτηση. Πατώντας Enter η εφαρμογή εμφανίζει τις εγγραφές που πληρούν τις συνθήκες αναζήτησης. Εάν τοποθετηθείτε στην εγγραφή που θέλετε και πατήσετε Enter, η εγγραφή μεταφέρεται στην οθόνη κριτηρίων στο πεδίο από το οποίο ενεργοποιήθηκε η αναζήτηση. ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ: Είστε στην εκτύπωση Είδη Αποδοχών στο πεδίο Περιγραφή Από και πληκτρολογείτε F9. Επιστρέφοντας στην οθόνη της εκτύπωσης, στο πεδίο Περιγραφή Από θα εμφανιστεί η περιγραφή του είδους αποδοχών της γραμμής που βρισκόσαστε στον πίνακα αναζήτησης Συγκεκριμένη Τιμή Εάν θέλετε να εκτυπώσετε τις εγγραφές ή την εγγραφή που κάποιο πεδίο τους είναι αλφαριθμητικό και έχει μία συγκεκριμένη τιμή, περνάτε στην αντίστοιχη στήλη την εγγραφή αυτή. ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ: Εάν θέλετε μόνο τον εργαζόμενο με κωδικό τον 0001, τότε στο πεδίο Κωδικός Από και στο πεδίο Κωδικός Έως θα πληκτρολογήσετε Μπορείτε ακόμη να κάνετε αναζήτηση πολλαπλών τιμών σε πεδία που δεν ανοίγουν λίστα επιλογών (δεν είναι πίνακες) πληκτρολογώντας τις τιμές που θέλετε και χωρίζοντας τις με το χαρακτήρα του ελληνικού ερωτηματικού (;). ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ: Εάν είστε στην εκτύπωση «Κατάσταση Εργαζομένων» και θέλετε να εμφανίσετε τα στοιχεία τριών μόνο εργαζομένων, στο πεδίο «Κωδικός» πληκτρολογήστε π.χ. 001;012;033 και θα εμφανιστούν ΜΟΝΟ τα στοιχεία των εργαζομένων που πληκτρολογήσατε. Τέλος, σε όλα τα κριτήρια των εκτυπώσεων έχετε τη δυνατότητα να ενημερώσετε αυτόματα επιλεγμένα κριτήρια αναζήτησης με προκαθορισμένες τιμές, χρησιμοποιώντας το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+K. 28

33 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ Πατήστε Ctrl+K, ορίστε στον πίνακα που εμφανίζεται τις τιμές που επιθυμείτε και πατήστε, στη συνέχεια, Εργαζόμενοι και ΟΚ Wild Characters Έχετε τη δυνατότητα, χρησιμοποιώντας συγκεκριμένους χαρακτήρες στα κριτήρια, να φιλτράρετε τα αποτελέσματα των εκτυπώσεων. Αναλυτικότερα: Χαρακτήρας Περιγραφή % _ Εάν θέλετε να εκτυπώσετε τις εγγραφές που κάποιο πεδίο τους είναι αλφαριθμητικό και γνωρίζετε μόνο ένα τμήμα του πεδίου, χρησιμοποιείτε τον χαρακτήρα %. ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ: Εάν θέλετε όλους τους εργαζόμενους που το επώνυμό τους ξεκινάει από «Γ», τότε στο πεδίο Επώνυμο Από θα πληκτρολογήσετε Γ% Εάν θέλετε να εκτυπώσετε τις εγγραφές που κάποιο πεδίο τους είναι αλφαριθμητικό και γνωρίζετε κάποιους από τους χαρακτήρες του, χρησιμοποιείτε τον χαρακτήρα _. ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ: Εάν θέλετε όλους τους εργαζόμενους που ο κωδικός τους ξεκινάει από 20, τότε στο πεδίο Κωδικός Από θα πληκτρολογήσετε 20_ Εάν θέλετε να εκτυπώσετε τις εγγραφές που κάποιο πεδίο τους είναι αλφαριθμητικό και έχει τιμή μεγαλύτερη ή μικρότερη από μία συγκεκριμένη τιμή, περνάτε την τιμή σε μία στήλη και προσθέτετε το χαρακτήρα > ή < αντίστοιχα. > ή < ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ: Εάν θέλετε όλους τους εργαζόμενους με κωδικό μεγαλύτερο από 100, τότε στο πεδίο Κωδικός Από θα πληκτρολογήσετε 100> Εάν θέλετε όλους τους εργαζόμενους με κωδικό μικρότερο από 100, τότε στο πεδίο Κωδικός Από θα πληκτρολογήσετε 100< Εάν θέλετε ενεργοποίηση της ελεύθερης αναζήτησης κειμένου. %.% ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ: Για τους εργαζόμενους που μέρος του ονόματός τους περιέχει το ΠΑΠΑΔΟ, πληκτρολογείτε %Παπαδο% copyright DATA COMMUNICATION 29

34 4.3. ΝΕΑ ΕΚΤΥΠΩΤΙΚΗ ΦΟΡΜΑ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΝΕΑΣ ΕΚΤΥΠΩΤΙΚΗΣ ΦΟΡΜΑΣ Το Premium HRM σας παρέχει τη δυνατότητα να δημιουργήσετε δικές σας εκτυπωτικές φόρμες, ορίζοντας εσείς τα κριτήρια που θα εμφανίζονται σε συγκεκριμένη εκτύπωση. Απαραίτητη προϋπόθεση για να ενεργοποιηθεί η συγκεκριμένη δυνατότητα είναι να υπάρχει εγκατεστημένο στην εφαρμογή το υποσύστημα Report Generator Basic. Για να δημιουργήσετε μία νέα φόρμα 1. Ενώ βρίσκεστε στην οθόνη Κριτήρια Αναζήτησης, πληκτρολογήστε Ctrl + P ή επιλέξτε το εικονίδιο 2. Εμφανίζεται η οθόνη των Παραμέτρων. Η οθόνη αυτή έχει διαφορετική μορφή από αυτή που εμφανίζεται αν δώσετε Ctrl+P από οθόνη αναζήτησης. 3. Στην ένδειξη Φόρμες γράψτε το όνομα με το οποίο θα καλείται η φόρμα που δημιουργείτε. Εάν θέλετε αυτή να είναι η πρώτη φόρμα που θα εμφανίζεται στον πίνακα Φόρμα Εκτύπωσης όταν θα μπαίνετε στη συγκεκριμένη εκτύπωση, κάντε κλικ και στην ένδειξη Προεπιλογή. 4. Στο Παράμετροι Εμφάνισης στην αριστερή στήλη, ορίστε τσεκάροντας ποια συγκεκριμένα πεδία επιθυμείτε να υπάρχουν ως κριτήρια στη φόρμα σας. Εάν θέλετε κάποιο πεδίο να εμφανίζεται και στον τίτλο της εκτυπωτικής φόρμας (Header), τότε κάντε κλικ στο τετραγωνίδιο Από - Έως. 5. Στη δεξιά στήλη ορίστε, αν θέλετε, προεπιλεγμένες τιμές που επιθυμείτε να εμφανίζονται στη συγκεκριμένη φόρμα. ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ: Εάν συνηθίζετε να εκτυπώνετε τακτικά τους εργαζόμενους που έχουν εργασιακή κατάσταση «Υπάλληλος», επιλέξτε το «Εργασιακή Κατάσταση» στην αριστερή στήλη και στη δεξιά, στο πεδίο «Εργασιακή Κατάσταση», δηλώστε Υπάλληλος. Κάθε φορά που θα ζητάτε να τυπώσετε αυτή τη φόρμα, το πεδίο «Εργασιακή Κατάσταση» θα δείχνει Υπάλληλος. Εάν επιθυμείτε άλλη τιμή μπορείτε να αλλάξετε το στοιχείο γράφοντας από πάνω. 6. Στο κάτω μέρος της οθόνης στην ένδειξη Πεδία Ταξινόμησης, μπορείτε να ορίσετε τα πεδία βάσει των οποίων επιθυμείτε να είναι αρχικά ταξινομημένη η φόρμα. Επιλέξτε ανάλογα από τις λίστες αναζήτησης που υπάρχουν. 30

35 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ- ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ΕΚΤΥΠΩΤΙΚΗΣ ΦΟΡΜΑΣ Πατώντας F12 αποθηκεύετε τη μορφή της φόρμας που δημιουργήσατε, ώστε να μπορείτε να την επιλέγετε όποτε επιθυμείτε από τον πίνακα Φόρμα Εκτύπωσης ΑΝΤΙΓΡΑΦΗ ΕΚΤΥΠΩΤΙΚΗΣ ΦΟΡΜΑΣ Στην περίπτωση που η νέα εκτυπωτική φόρμα που θέλετε να δημιουργήσετε περιέχει τα ίδια πεδία με μια υπάρχουσα φόρμα, για να μην τα ορίζετε ξανά από την αρχή, δημιουργήστε αντίγραφο της φόρμας ακολουθώντας την παρακάτω διαδικασία. 1. Αφού ήδη βρίσκεστε στη φόρμα που θέλετε να αντιγράψετε, από την οθόνη Κριτήρια Αναζήτησης πατήστε Ctrl + P ή επιλέξτε 2. Από τον πίνακα Φόρμες επιλέξετε τη φόρμα που θέλετε να αντιγραφεί και δώστε της ένα νέο όνομα. 3. Πατήστε το κουμπί Αντιγραφή Φόρμας επάνω δεξιά στην οθόνη. 4. Μετά τη διαδικασία της αντιγραφής η νέα φόρμα θα υπάρχει διαθέσιμη στον πίνακα Φόρμα Εκτύπωσης, ώστε να την επιλέξετε. copyright DATA COMMUNICATION 31

36 5. ΔΙΑΜΟΡΦΩΣΗ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ 5.1. ΓΕΝΙΚΑ Έχοντας ορίσει στην οθόνη Κριτήρια Αναζήτησης τις πληροφορίες που θέλετε να εκτυπώσετε, πατήστε F8 και θα δείτε στην οθόνη σας το αποτέλεσμα της εκτύπωσης. Κάνοντας διπλό κλικ σε μία αναλυτική γραμμή του αποτελέσματος της εκτύπωσης, αυτόματα μεταφέρεστε στην οθόνη διαχείρισης της συγκεκριμένης εγγραφής. Εκεί μπορείτε να τροποποιήσετε ή να διαγράψετε την εγγραφή. Στη γραμμή εργαλείων της εκτύπωσης παρέχονται πρόσθετες λειτουργίες με τις οποίες μπορείτε να επηρεάσετε το αποτέλεσμα της εκτύπωσης. Οι λειτουργίες αυτές περιγράφονται στη συνέχεια ΠΡΟΕΠΙΣΚΟΠΗΣΗ ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Προεπισκόπηση βλέπετε στην οθόνη, τον τρόπο εκτύπωσης στον εκτυπωτή, δηλαδή πώς θα εμφανιστεί και πώς θα σελιδοποιηθεί η εκτύπωση από τον εκτυπωτή. Η δυνατότητα ισχύει μόνο για εκτυπώσεις σε Inkjet και Laser εκτυπωτές. 32

37 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ 5.3. ΕΚΤΥΠΩΣΗ Κάνοντας κλικ εικονίδιο Εκτύπωση ή πατώντας F8 ξεκινάει η εκτύπωση στον εκτυπωτή, αφού πρώτα έχετε επιλέξει σε ποιον από τους διαθέσιμους εκτυπωτές θέλετε να κατευθύνετε την εκτύπωση ΑΝΑΚΤΗΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Ανάκτηση Δεδομένων έχετε τη δυνατότητα να ανακτήσετε τα δεδομένα που έχετε αποκλείσει από την εκτύπωση (π.χ. από φιλτράρισμα ή κάνοντας διαγραφές αναλυτικών γραμμών). Με την ανάκτηση ουσιαστικά επιλέγετε ξανά τα δεδομένα, όπως τα είχατε επιλέξει την πρώτη φορά ΦΙΛΤΡΑΡΙΣΜΑ Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Φιλτράρισμα εμφανίζεται η οθόνη Καθορισμός Κριτηρίων Αναζήτησης. Στο κάτω μέρος της οθόνης, στο tab Πεδία, υπάρχει πίνακας με τα πεδία βάσει των οποίων μπορείτε να φιλτράρετε. Κάντε κλικ στο πεδίο που θέλετε και αυτό θα εμφανιστεί σε μπλε φόντο. Ταυτόχρονα μεταφέρεται στο επάνω παράθυρο, το οποίο θα δεχτεί και τη συνθήκη φιλτραρίσματος. ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ Βρίσκεστε στην εκτύπωση Τρόποι Υπολογισμού ΦΜΥ και έχετε εκδώσει την κατάσταση αυτή με όλους τους διαθέσιμους τρόπους. Εάν θελήσετε να δείτε τους τρόπους των οποίων ο κωδικός είναι μικρότερος από τον κωδικό π.χ. 030, τότε κάντε κλικ στο πεδίο Κωδικός, κλικ στο < και πληκτρολογήστε 030. Κάνοντας κλικ στο OK η εμφάνιση των αποτελεσμάτων της εκτύπωσης αλλάζει. ΠΡΟΣΟΧΗ: Ο χρήστης θα πρέπει να προσέξει έναν βασικό κανόνα όταν διαμορφώνει τις συνθήκες που επιθυμεί. Εάν το πεδίο που ελέγχει στην συνθήκη είναι αλφαριθμητικό, οι τιμές που γράφονται θα πρέπει να βρίσκονται μέσα σε (quotes). copyright DATA COMMUNICATION 33

38 5.6. ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Ταξινόμηση εμφανίζεται η οθόνη Ταξινόμηση. Η οθόνη αυτή έχει δύο στήλες. Στην αριστερή υπάρχουν όλα τα πεδία με τα οποία μπορείτε να ταξινομήσετε. Κάνοντας κλικ σε ένα από τα πεδία που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για ταξινόμηση και σύροντάς το με το ποντίκι προς τα δεξιά, εμφανίζεται βελάκι. Αφήνετε το πεδίο για το οποίο θέλετε να ισχύει η ταξινόμηση στη δεξιά στήλη της οθόνης. Αυτόματα έχει ενεργοποιηθεί και η ένδειξη Αύξουσα Σειρά. Αν επιθυμείτε να γίνει η ταξινόμηση με φθίνουσα σειρά, απενεργοποιήστε την ένδειξη. Η ταξινόμηση θα γίνει με όσα πεδία έχουν μεταφερθεί στη δεξιά στήλη και με τη σειρά που έχουν μεταφερθεί. Επίσης μπορείτε να ταξινομήσετε (κατά αύξουσα ή φθίνουσα σειρά) το αποτέλεσμα μιας εκτύπωσης, κάνοντας κλικ στην επικεφαλίδα μιας από τις στήλες ΤΑ ΒΕΛΑΚΙΑ Το εικονίδιο Πρώτη Σελίδα με το βέλος «αριστερά με γραμμή» οδηγεί το χρήστη στην αρχή της κατάστασης. Το εικονίδιο Τελευταία Σελίδα με το βέλος «δεξιά με γραμμή» οδηγεί στο τέλος της κατάστασης. Το εικονίδιο Προηγ. Σελίδα με το βέλος «αριστερά» οδηγεί μία σελίδα πάνω από τη γραμμή που βρίσκεται ο χρήστης. Το εικονίδιο Επόμενη Σελίδα με το βέλος «δεξιά» οδηγεί μία σελίδα κάτω από τη γραμμή που βρίσκεται ο χρήστης ΣΜΙΚΡΥΝΣΗ & ΜΕΓΕΘΥΝΣΗ Κάθε φορά που κάνετε κλικ στο εικονίδιο Σμίκρυνση μπορείτε να δείτε την κατάσταση σε πιο μικρή μορφή. Στο εικονίδιο Μεγέθυνση εμφανίζεται η κατάσταση σε μεγαλύτερη μορφή. 34

39 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ 5.9. ΜΟΡΦΟΠΟΙΗΣΗ Επιλέγοντας το εικονίδιο Μορφοποίηση έχετε τη δυνατότητα να σχεδιάσετε το αποτέλεσμα της εκτύπωσης σύμφωνα με τις ανάγκες σας, σε αντίγραφα εκτυπώσεων της DC ή σε καινούργιες φόρμες. Απαραίτητη προϋπόθεση για να ενεργοποιηθεί η συγκεκριμένη δυνατότητα είναι να διαθέτετε το υποσύστημα Report Generator Basic. Για να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία της μορφοποίησης θα πρέπει πρώτα να έχετε δημιουργήσει ένα αντίγραφο εκτύπωσης, ή μία νέα φόρμα. (δείτε τις σχετικές οδηγίες στο κεφάλαιο Νέα Εκτυπωτική Φόρμα (κεφ. Β. 4.3) Αφού εμφανίσετε το αντίγραφο ή τη νέα εκτύπωση, πατήστε Εκτύπωση (F8) και στη συνέχεια επιλέξτε Μορφοποίηση Η οθόνη της Μορφοποίησης αποτελείται από 3 υπο-οθόνες (tabs): Βασικά, Τμήματα, Ταξινόμηση. Στην οθόνη Βασικά εμφανίζεται ένας πίνακας με όλα τα πεδία της εκτύπωσης: Η πρώτη στήλη ορίζει το όνομα του πεδίου. Η δεύτερη στήλη ορίζει τον τύπο του πεδίου, εάν πρόκειται δηλ. για Τίτλο ή Τιμή. Η τρίτη στήλη ορίζει αν θα εμφανιστεί ή όχι το πεδίο στην οθόνη. Εάν το πεδίο δεν είναι ενεργοποιημένο εμφανίζεται με κόκκινα γράμματα. Η τέταρτη στήλη Χ ορίζει την οριζόντια θέση εμφάνισης του πεδίου στην οθόνη. 1 Η πέμπτη στήλη Υ ορίζει την κάθετη θέση εμφάνισης του πεδίου στην οθόνη. 1 Η έκτη στήλη ορίζει το μήκος του πεδίου. Η έβδομη στήλη ορίζει το ύψος του πεδίου. 1 Η μονάδα μέτρησης της θέσης ύψους, μήκους, πλάτους, κλπ είναι μία μονάδα που αντιστοιχεί περίπου σε κάθε pixel στην οθόνη. Αν για παράδειγμα βάλετε ύψος ενός τμήματος το 80 θα διαπιστώσετε ότι είναι ένα μικρό ύψος (περίπου 1 γραμμή) Ένας χαρακτήρας (μέσος όρος) = 32 pixel copyright DATA COMMUNICATION 35

40 Ακολουθούν η όγδοη και η ένατη στήλη όπου αντίστοιχα ορίζονται πόσοι χαρακτήρες θα τυπωθούν σε DOT MATRIX εκτυπωτή για κάθε πεδίο και από ποια θέση θα ξεκινήσει να εκτυπώνεται κάθε πεδίο. Στο κάτω μέρος της οθόνης υπάρχουν οι επιλογές: Μικρά Ανενεργά Σύντομη Φόρμα Εάν επιλέξετε Μικρά, ορίζετε ότι η εκτύπωση θα βγαίνει με μικρά γράμματα (condensed) όταν αυτή γίνεται σε DOT MATRIX εκτυπωτή. Εάν απο-επιλέξετε το Ανενεργά, τότε στον πίνακα θα εμφανίζονται μόνο τα ενεργά πεδία. Εάν επιλέξετε Σύντομη Φόρμα εμφανίζονται και άλλες στήλες στον πίνακα όπως τα περιθώρια, η στοίχιση, το χρώμα, η γραμματοσειρά και το κείμενο. Με αυτά τα πεδία μπορείτε να διαμορφώσετε ανάλογα τις εκτυπώσεις σας. Στην υπo-οθόνη Τμήματα ο χρήστης μπορεί να ορίσει το ύψος που θα καταλαμβάνει στην εκτύπωση η επικεφαλίδα, η αναλυτική γραμμή και το υποσέλιδο. Στην οθόνη Ταξινόμηση ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να ορίσει εύκολα τη σειρά με την οποία θα εμφανίζονται τα πεδία στην εκτύπωση. Μετά τις όποιες αλλαγές πραγματοποιήσετε στην ταξινόμηση πατήστε Τμήματα, ώστε να τροποποιηθεί ανάλογα η μορφοποίηση της εκτύπωσης. Τέλος, αποθηκεύετε τη μορφή της εκτύπωσης που δημιουργήσατε επιλέγοντας Καταχώριση. 36

41 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΑΠΟΚΟΠΗ, ΑΝΤΙΓΡΑΦΗ, ΕΠΙΚΟΛΛΗΣΗ ΠΡΙΝ ΑΠΟ ΤΗ ΓΡΑΜΜΗ, ΕΠΙΚΟΛΛΗΣΗ ΜΕΤΑ ΤΗ ΓΡΑΜΜΗ Μπορείτε να διαγράψετε μία αναλυτική γραμμή κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Αποκοπή, εφόσον βρίσκεστε σε αυτήν. Μπορείτε να αντιγράψετε μία αναλυτική γραμμή, κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Αντιγραφή εφόσον βρίσκεστε σε αυτήν. Αν θέλετε να τοποθετήσετε μία αναλυτική γραμμή κάπου αλλού πηγαίνετε με το επάνω/κάτω βελάκι στην επόμενη γραμμή από εκεί όπου θέλετε να μπει και κάντε κλικ στο εικονίδιο Επικόλληση από Πριν τη Γραμμή ή πηγαίνετε με το βελάκι στην προηγούμενη γραμμή από εκεί όπου θέλετε να μπει και κάντε κλικ στο εικονίδιο Επικόλληση Μετά τη Γραμμή ΕΥΡΕΣΗ Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Εύρεση εμφανίζεται η οθόνη Εύρεση που ζητάει να γράψετε το κείμενο ή τη λέξη που επιθυμείτε να εντοπίσετε. Εάν θέλετε να υπάρξει Ταίριασμα Πεζών-Κεφαλαίων χαρακτήρων, τσεκάρετε την αντίστοιχη ένδειξη και η εφαρμογή θα σταματήσει σε οποιαδήποτε μορφή εντοπίσει το κείμενο/λέξη ΕΜΦΑΝΙΣΗ ΓΡΑΦΗΜΑΤΟΣ Εφ όσον έχετε δημιουργήσει γράφημα για τη συγκεκριμένη εκτύπωση, κάνοντας κλικ στο συγκεκριμένο εικονίδιο θα εμφανιστεί το γράφημα. Με νέο κλικ το εικονίδιο θα φύγει από την οθόνη. copyright DATA COMMUNICATION 37

42 5.13. ΙΔΙΟΤΗΤΕΣ ΓΡΑΦΗΜΑΤΟΣ Έχοντας ενεργοποιήσει τη λειτουργία Εμφάνιση Γραφήματος ενεργοποιείται η λειτουργία Ιδιότητες Γραφήματος. Με αυτήν μπορείτε να μορφοποιήσετε σε γράφημα τα αποτελέσματα που έχει εμφανίσει η συγκεκριμένη εκτύπωση. Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Ιδιότητες Γραφήματος εμφανίζεται ένα παράθυρο με 6 υπο-οθόνες (tabs). Αναλυτικότερα: ΠΕΔΙΑ ΠΕΔΙΑ Επιλογή Πεδίου \ Κατηγορία Επιλογή Πεδίου \ Τιμές Επιλογή Πεδίου \ Σειρές Ταξινόμηση \ Σειρές Ταξινόμηση \ Κατηγορία Βάθος Αποθήκευση Δηλώστε το πεδίο του οποίου τις τιμές θα εμφανίζει ο άξονας των (Ψ). Δηλώστε το πεδίο του οποίου τις τιμές θα εμφανίζει ο άξονας των (Χ). Δηλώστε την κατηγοριοποίηση του Πεδίου «Κατηγορία». Ορίστε τον Τρόπο ταξινόμησης των σειρών. Ορίστε τον Τρόπο ταξινόμησης του άξονα των (Χ). Σε περιπτώσεις τρισδιάστατων γραφημάτων (3D) ορίστε το βάθος του γραφήματος. Μπορείτε να αποθηκεύσετε το γράφημα είτε στο Πρόχειρο, είτε στο MS Excel, είτε στη Ζωγραφική. Με F12 μπορείτε σε οποιοδήποτε σημείο να δείτε τις αλλαγές που έχετε κάνει στο γράφημα. 38

43 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΓΡΑΦΗΜΑ ΠΕΔΙΑ Τίτλος: Τύπος: Κείμενα: Στο Προσκήνιο: Στο Φόντο: Δηλώστε τον τίτλο του γραφήματος. Ορίστε τον τύπο του γραφήματος (Πίτα, Στήλες, 3D Στηλών, κ.λπ. Ορίστε τη γραμματοσειρά, το χρώμα, το στιλ του συγκεκριμένου κειμένου. Κάνοντας κλικ το γράφημα θα εμφανιστεί στο προσκήνιο (μπροστά από την εκτύπωση). Κάνοντας κλικ το γράφημα θα εμφανιστεί στο φόντο (πίσω από την εκτύπωση) ΧΡΩΜΑΤΑ ΠΕΔΙΑ Αντικείμενο: Επιλογή: Επιλέξτε το αντικείμενο στο οποίο θέλετε να ορίσετε το χρώμα. Κάνοντας κλικ γίνεται η ενεργοποίηση που χρώματος που επιθυμείτε. copyright DATA COMMUNICATION 39

44 Προκαθορισμένα Χρώματα: Κόκκινο, Πράσινο, Μπλε: Επιλέξτε ένα από τα προκαθορισμένα χρώματα. Μπορείτε, αν επιθυμείτε, να δημιουργήσετε τα δικά σας χρώματα ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΠΕΔΙΑ Πλαίσιο: Υπόμνημα: Μεταβαλλόμενων Διαστάσεων: Μετακινούμενο: Περιστροφή, Προοπτική, Ανύψωση, Διαστήματα: Δηλώστε τον τύπο του πλαισίου του παράθυρου του γραφήματος. Έχοντας επιλέξει «Σειρές» στο TAB Πεδία, τότε ενεργοποιείται η επιλογή ορισμού του σημείου που θα εμφανιστεί το υπόμνημα με τις τιμές των σειρών. Κάνοντας κλικ, μπορείτε να μεταβάλετε τις διαστάσεις του παράθυρου με το ποντίκι. Κάνοντας κλικ, μπορείτε να μετακινήσετε το παράθυρο με το ποντίκι. Τροποποιώντας τις παραμέτρους, τροποποιείται ανάλογα η εμφάνιση του γραφήματος. 40

45 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΑΞΟΝΑΣ ΚΑΤΗΓΟΡΙΩΝ ΠΕΔΙΑ Ετικέτα: Τιμή Ανά: Κύριες Υποδιαιρέσεις \ Αριθμός: Κύριες Υποδιαιρέσεις \ Πλέγμα: Κύριες Υποδιαιρέσεις \ Σημάδι: Δευτ/σες Υποδιαιρέσεις \ Αριθμός: Δευτ/σες Υποδιαιρέσεις \ Πλέγμα: Δευτ/σες Υποδιαιρέσεις \ Σημάδι: Γραμμές \ Κύρια: Ορίστε την ετικέτα του άξονα των (Χ). Δηλώστε ανά πόσα διαστήματα θα εμφανίζονται οι τιμές στον άξονα των (Χ). Δηλώστε ανά πόσα διαστήματα θα εμφανίζονται οι τιμές στον άξονα των (Χ). Ορίστε τον τρόπο εμφάνισης του πλέγματος του άξονα των (Χ). Ορίστε πώς θα εμφανίζεται το σημαδάκι των διαστημάτων του άξονα των (Χ). Δηλώστε ανά πόσα διαστήματα θα εμφανίζονται οι Δευτερεύουσες τιμές (αν υπάρχουν) στον άξονα των (Χ). Ορίστε τον τρόπο εμφάνισης του πλέγματος των δευτερευουσών τιμών (αν υπάρχουν) του άξονα των (Χ). Ορίστε πώς θα εμφανίζεται το σημαδάκι των διαστημάτων των δευτερευουσών τιμών (αν υπάρχουν) του άξονα των (Χ). Επιλέξτε τον τρόπο εμφάνισης της γραμμής του άξονα των (Χ). Γραμμές \ Δευτερεύουσα: Γραμμές \ Αρχική: Γραμμές \ Πλαίσιο: Επιλέξτε τον τρόπο εμφάνισης της δευτερεύουσας (αν υπάρχει) γραμμής του άξονα των (Χ). Ισχύει για τα 3D γραφήματα. Ισχύει για τα 3D γραφήματα. copyright DATA COMMUNICATION 41

46 ΑΞΟΝΑΣ ΤΙΜΩΝ Ισχύουν τα παραπάνω αλλά αφορούν τον άξονα των (Ψ) ΑΞΟΝΑΣ ΣΕΙΡΩΝ Ισχύουν τα παραπάνω αλλά αφορούν τον άξονα των σειρών. 42