Employee Self Service. Εγχειρίδιο Χρήσης για υπεύθυνο τμήματος/προϊστάμενο

Transcript

1 Employee Self Service Εγχειρίδιο Χρήσης για υπεύθυνο τμήματος/προϊστάμενο

2 Αυτό το εγχειρίδιο απευθύνεται σε εργαζόμενο ο οποίος ορίζεται ως «Manager» (υπεύθυνος τμήματος, προϊστάμενος διεύθυνσης, διευθυντής κλπ), ο οποίος έχει όλα τα σενάρια του «απλού» εργαζομένου, αλλά έχει και επιπλέον δυνατότητες όπως για παράδειγμα να παρακολουθεί όλα τα στοιχεία των υφισταμένων του συμπεριλαμβανομένων και των αιτήσεών του. Το εγχειρίδιο αυτό περιγράφει μόνο τα επιπλέον σενάρια που έχει ένας Manager. Για τα σενάρια του απλού εργαζομένου, παρακαλώ απευθυνθείτε στο εγχειρίδιο του εργαζόμενου. Page 2 of 14

3 Περιεχόμενα 1. Αιτήσεις εργαζομένων Αιτήσεις που χρειάζονται την Έγκρισή μου Αναζήτηση Αίτησης Φόρμα Αίτησης... 6 Επιλογές... 7 Tab «Πληροφορίες»... 7 Tab Workflow... 8 Tab Ιστορικό Εγκρίσεων Σημειώσεις σχετικές με τις ροές έγκρισης Στοιχεία Υφισταμένων Αναζήτηση Εργαζομένου Εταιρικό Οργανόγραμμα Προσωπικά Στοιχεία Άδειες Υπόλοιπα αδειών (Direct) Υπόλοιπα αδειών (Όλοι) Ανάλυση Αδειών Ωράρια Ωράριο Εργασίας Ωρομέτρηση Αιτήσεις Υφισταμένων Εργασίες Λοιπές Δυνατότητες Page 3 of 14

4 1. Αιτήσεις εργαζομένων 1.1. Αιτήσεις που χρειάζονται την Έγκρισή μου Το τμήμα HR σας έχει ορίσει ως άτομο το οποίο εγκρίνει τις αιτήσεις άλλων εργαζομένων. Οι αιτήσεις που μπορεί να έρθουν για έγκρισή σας περιλαμβάνουν τα εξής σενάρια: Αιτήσεις των άμεσων υφισταμένων σας που πρέπει να εγκρίνετε (πχ αίτηση για άδεια) Αιτήσεις άλλων εργαζομένων (πχ χαμηλότερων υφιστάμενων σας που πρέπει να δοθεί έγκριση 2 ου σταδίου, όπως σε αίτηση για δάνειο) Αιτήσεις ατόμων που έχουν προϊστάμενο κάποιο άτομο που αντικαθιστάτε Σημειώνεται ότι η ροή εγκρίσεων (πόσα και ποια άτομα εγκρίνουν μία αίτηση) ορίζεται ανά τύπο αίτησης και παραμετροποιείται από το διαχειριστή της εφαρμογής (συνήθως άτομο στο τμήμα HR ή στο τμήμα Μηχανογράφησης). Ως υπεύθυνος, ενημερώνεστε με τους εξής τρόπους για τις αιτήσεις στις οποίες χρειάζεται να δώσετε έγκριση: (Αν έχει παραμετροποιηθεί η δυνατότητα από το διαχειριστή) Έρχεται ειδοποίηση στο σας το οποίο περιέχει σύνδεσμο στην εφαρμογή ESS και σας κατευθύνει απευθείας στην καρτέλα έγκρισης. Από την οθόνη «Αναζήτηση Αίτησης», κάτω από την ενότητα «Τα στοιχεία μου», στο μενού «Αιτήσεις και Βεβαιώσεις μου». Από το κεντρικό dashboard της εφαρμογής, στην ενότητα «Αιτήσεις προς έγκριση» (εμφανίζονται οι πρώτες 5 αιτήσεις). [Μόνο μέχρι την έκδοση του ESS] Από την οθόνη «Περιμένουν Έγκρισή μου», κάτω από την ενότητα «Τα στοιχεία μου», στο μενού «Αιτήσεις και Βεβαιώσεις μου» (περιγράφεται παρακάτω) Παράδειγμα Στο τμήμα των αναλυτών μισθοδοσίας είναι ο ΕΠΙΚΕΦΑΛΗΣ ΑΝΑΛΥΤΩΝ, ο ΑΝΑΛΥΤΗΣ Α ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ και ο ΑΝΑΛΥΤΗΣ Β ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ. Σύμφωνα με το οργανόγραμμα της εταιρίας, ο ΕΠΙΚΕΦΑΛΗΣ ΑΝΑΛΥΤΩΝ είναι ο προϊστάμενος του τμήματος, και οι άλλοι δύο οι υφιστάμενοί του. Όλες οι αιτήσεις (άδειες ή βεβαιώσεις) των υφισταμένων του συγκεκριμένου τμήματος θα περιμένουν έγκριση από τον ΕΠΙΚΕΦΑΛΗΣ ΑΝΑΛΥΤΩΝ. Page 4 of 14

5 1.2. Αναζήτηση Αίτησης Στο φίλτρο «Αιτήσεις», επιλέξτε «Αιτήσεις Υφισταμένων μου» για να δείτε τις αιτήσεις που έχουν καταχωρήσει υφιστάμενοί σας, είτε είναι «Direct Reports» (ανήκουν απευθείας στο τμήμα σας) είτε είναι εργαζόμενοι υπο-τμήματος κάτω από το δικό σας. Μπορείτε να συμπληρώσετε και τα εξής φίλτρα: Ημερομηνίες καταχώρησης αίτησης (Από Έως) o Το φίλτρο είναι προαιρετικό Εκκρεμότητα o Περιμένουν έγκρισή μου Εμφανίζονται οι αιτήσεις των υφισταμένων μου για τις οποίες μπορώ να δώσω άμεσα έγκριση o Περιμένουν έγκρισή μου μετά από έγκριση άλλων Η συγκεκριμένη επιλογή ισχύει μόνο αν έχει οριστεί «Αυστηρή τήρηση σειράς» στη ροή εγκρίσεων Εμφανίζονται οι αιτήσεις των υφισταμένων μου για τις οποίες θα πρέπει να δώσω έγκριση, αλλά αυτή τη στιγμή δεν μου επιτρέπεται γιατί εκκρεμεί μία ή περισσότερες εγκρίσεις από άλλα άτομα o Δεν χρειάζονται έγκριση από εμένα Εμφανίζονται οι αιτήσεις των υφισταμένων μου στις οποίες δεν εμφανίζομαι ως άτομο που πρέπει να δώσω έγκριση. Αυτό μπορεί να συμβαίνει στις εξής περιπτώσεις: είμαι ο διευθυντής κάποιου ατόμου και η έγκριση δίνεται από προϊστάμενο/υπεύθυνους χαμηλότερα στο οργανόγραμμα η ροή για τη συγκεκριμένη αίτηση συμπεριλαμβάνει άλλα άτομα και όχι τον προϊστάμενο του εργαζομένου η ροή για τη συγκεκριμένη αίτηση έχει οριστεί να μεταφέρεται αυτόματα στο τμήμα HR, χωρίς την έγκριση κάποιου ατόμου Direct Reports o Εφόσον το πεδίο είναι τσεκαρισμένο (προεπιλογή), εμφανίζονται οι αιτήσεις που περιμένουν έγκριση από εμένα μόνο για τα direct reports, δηλαδή άτομα τα οποία ανήκουν στο ίδιο τμήμα οργανογράμματος με εμένα Page 5 of 14

6 o Εφόσον το πεδίο είναι αποτσεκαρισμένο, εμφανίζονται οι αιτήσεις που περιμένουν έγκριση από εμένα για όλους τους εργαζόμενους κάτω από εμένα, δηλαδή σε οποιοδήποτε τμήμα του οργανογράμματος από το δικό μου και κάτω Αντικαταστάτες o o Η συγκεκριμένη επιλογή έχει νόημα μόνο όταν σε μια ροή έχουν οριστεί περισσότερα από 1 άτομα που δίνουν έγκριση, εγώ είμαι ένα από αυτά τα άτομα, και επιπλέον αντικαθιστώ ακόμα ένα άτομο το οποίο εμφανίζεται στη ροή Εφόσον το πεδίο είναι επιλεγμένο, εμφανίζονται και όλες οι αιτήσεις υφισταμένων μου για τις οποίες έχει οριστεί και άλλο άτομο στη ροή για έγκριση το οποίο εγώ αντικαθιστώ. Προβολή Σχολίων o Εφόσον το πεδίο είναι επιλεγμένο, εμφανίζονται και τα σχόλια της κάθε αίτησης Αν οι αιτήσεις προέρχονται από εργαζόμενο ο οποίος δεν είναι υφιστάμενος (ούτε direct report ούτε εργαζόμενος υπο-τμήματός σας), θα αναζητήσετε την αίτησή του επιλέγοντας στο μενού «Αιτήσεις» την επιλογή «Αιτήσεις άλλων εργαζομένων». Εδώ ισχύουν τα εξής φίλτρα: Ημερομηνίες καταχώρησης αίτησης (Από Έως) o Το φίλτρο είναι προαιρετικό Εκκρεμότητα o Περιμένουν έγκρισή μου Εμφανίζονται οι αιτήσεις εργαζομένων, οι οποίοι δεν είναι υφιστάμενοί μου, για τις οποίες μπορώ να δώσω άμεσα έγκριση o Περιμένουν έγκρισή μου μετά από έγκριση άλλων Η συγκεκριμένη επιλογή ισχύει μόνο αν έχει οριστεί «Αυστηρή τήρηση σειράς» στη ροή εγκρίσεων Εμφανίζονται οι αιτήσεις εργαζομένων, οι οποίοι δεν είναι υφιστάμενοί μου για τις οποίες θα πρέπει να δώσω έγκριση, αλλά αυτή τη στιγμή δεν μου επιτρέπεται γιατί εκκρεμεί μία ή περισσότερες εγκρίσεις από άλλα άτομα Αντικαταστάτες o Εφόσον το πεδίο είναι επιλεγμένο, εμφανίζονται και όλες οι αιτήσεις ατόμων για τις οποίες δίνουν έγκριση άτομα που αντικαθιστώ. Προβολή Σχολίων o Εφόσον το πεδίο είναι επιλεγμένο, εμφανίζονται και τα σχόλια της κάθε αίτησης 1.3. Φόρμα Αίτησης Στην οθόνη που ανοίγει, εμφανίζονται τα στοιχεία της αίτησης, οι πληροφορίες σχετικά με την έγκριση και τη ροή, καθώς και ιστορικό της αίτησης σε 3 ξεχωριστά tabs. Page 6 of 14

7 Επιλογές Υπάρχουν στην οθόνη διαθέσιμες οι εξής επιλογές: Πάνω Αριστερά o «Επιστροφή» για να επιστρέψετε στην προηγούμενη οθόνη o «Ακύρωση Αίτησης» για να ακυρώσετε την αίτηση (εφόσον είστε ο εργαζόμενος που καταχώρησε την αίτηση) Πάνω Δεξιά o «Έγκριση» για να εγκρίνετε την αίτηση του εργαζόμενου o «Απόρριψη» για να απορρίψετε το αίτημα και Κάτω o «Ενημέρωση Στοιχείων Αίτησης» για να μεταβάλλετε τα στοιχεία της αίτησης, όπως τις μέρες αδείας ή το ποσό δανείων που έχει ζητήσει ο εργαζόμενος. Tab «Πληροφορίες» Εμφανίζει τα στοιχεία έγκρισης και τα στοιχεία αίτησης. Page 7 of 14

8 Ως προϊστάμενος μπορείτε να ενημερώσετε τα στοιχεία της αίτησης. Παράδειγμα Ο εργαζόμενος ΑΝΑΛΥΤΗΣ Α ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ ζήτησε 3 μέρες κανονική άδεια από 2/6/2015-4/6/2015. Αυτές οι ημέρες μπορεί να αλλαχθούν από τον προϊστάμενο και έτσι η χορηγούμενη τελικά κανονική άδεια προς τον εργαζόμενο να είναι η περίοδος 15/6/ /6/2015. Προφανώς αυτή η κίνηση αλλαγή του προϊσταμένου θα είναι ορατή από τον εργαζόμενο, εφόσον αυτός συνδεθεί στο ESS με τα δικά του στοιχεία σύνδεσης. Tab Workflow Εμφανίζει την ροή της έγκρισης και την τρέχουσα κατάσταση της αίτησης, δηλαδή λίστα όλων των ατόμων που θα πρέπει να δοθεί έγκριση και από ποια από αυτά τα άτομα έχει ήδη δοθεί έγκριση. Η συγκεκριμένη δυνατότητα είναι χρήσιμη όταν στην ροή υπάρχουν περισσότερα από 1 άτομα που δίνουν έγκριση για να δείτε σε σε ποιο άτομο πιθανά έχει «κολλήσει» μία αίτηση. Page 8 of 14

9 Tab Ιστορικό Εγκρίσεων Εμφανίζει το ιστορικό των αιτήσεων, ώρα και ημέρα έγκρισης. Μέσα στο ιστορικό, θα εμφανιστούν τα εξής μηνύματα: Εφόσον η ροή εγκρίσεων έχει ολοκληρωθεί, θα εμφανίζεται το μήνυμα «Η διαδικασία εγκρίσεων έχει ολοκληρωθεί η αίτηση έχει εγκριθεί / απορριφθεί». Κάθε φορά που εγκρίνει κάποιο άτομο την αίτηση, αλλά υπάρχουν και άλλα άτομα που πρέπει να δώσουν έγκριση στη ροή, εμφανίζεται το μήνυμα «Καταχωρήθηκε έγκριση της αίτησης από το χρήστη. Εκκρεμούν επιπλέον εγκρίσεις για να ολοκληρωθεί η διαδικασία» Αν κάποιος υπεύθυνος αλλάξει τα στοιχεία της αίτησης, θα εμφανιστεί ανάλογο μήνυμα Σημειώσεις σχετικές με τις ροές έγκρισης Θα πρέπει να σας έχουν δοθεί από το διαχειριστή τα απαραίτητα δικαιώματα και συγκεκριμένα ο ρόλος «Application Approver», έτσι ώστε να μπορείτε να δει την οθόνη «Περιμένουν Έγκρισή μου» και να μπορείτε να καταχωρήσει κίνηση Έγκρισης ή Απόρριψης. Εφόσον «Απορρίψετε» μία αίτηση, σταματάει άμεσα η ροή, δηλαδή τα υπόλοιπα άτομα στη σειρά έγκρισης δεν θα έχουν τη δυνατότητα να καταχωρήσουν κίνηση. Ως προεπιλεγμένη παραμετροποίηση στην εφαρμογή o Όλοι οι τύποι αιτήσεων έχουν οριστεί να χρειάζονται έγκριση μόνο από τον άμεσο προϊστάμενο (manager) o Δεν φεύγει κανένα ως ειδοποίηση για την αίτηση 2. Στοιχεία Υφισταμένων Στην ενότητα «ΥΦΙΣΤΑΜΕΝΟΙ» μπορείτε να δείτε στοιχεία των υφισταμένων σας. Page 9 of 14

10 2.1. Αναζήτηση Εργαζομένου Αν σας έχουν δοθεί από τον διαχειριστή τα απαραίτητα δικαιώματα και συγκεκριμένα ο ρόλος HR Viewer, εμφανίζεται στην ενότητα «Γενικά Στοιχεία Εργαζομένων» το μενού «Όλοι οι Εργαζόμενοι» το οποίο προσφέρει δυνατότητα αναζήτησης οποιουδήποτε εργαζόμενου Εταιρικό Οργανόγραμμα Αν σας έχουν δοθεί από τον διαχειριστή τα απαραίτητα δικαιώματα και συγκεκριμένα ο ρόλος HR Viewer, επίσης εμφανίζεται στην ενότητα «Γενικά Στοιχεία Εργαζομένων» το μενού «Εταιρικό Οργανόγραμμα». Στο οργανόγραμμα της εταιρίας εμφανίζονται τα τμήματα απασχόλησης και οι εργαζόμενοι που είναι σε κάθε τμήμα σύμφωνα με το πρόγραμμα της Pylon Μισθοδοσίας. Στα στοιχεία τμήματος εμφανίζει το όνομα τμήματος, τον υπεύθυνο και το manager και από κάτω τους εργαζόμενους του συγκεκριμένου τμήματος απασχόλησης. Μπορεί ο χρήστης να τσεκάρει την επιλογή «Υποτμήματα» ώστε να εμφανίσει από κάτω και όσα τμήματα «κρέμονται» κάτω από το επιλεγμένο στο οργανόγραμμα στα αριστερά τμήμα. Προφανώς και θα δει και τους εργαζόμενους και τον προϊστάμενο του κάθε υπο-τμήματος Προσωπικά Στοιχεία Έχετε τη δυνατότητα να παρακολουθείτε συγκεντρωτικά κάθε στιγμή βασικά στοιχεία των υφισταμένων σας μέσω των μενού που βρίσκονται στην ενότητα «Στοιχεία Υφισταμένων». Τα στοιχεία διαχωρίζονται με βάση την οικογενειακή κατάσταση, τα στοιχεία επικοινωνίας, Page 10 of 14

11 την προϋπηρεσία, τα στοιχεία βιογραφικού, τα στοιχεία εργασιακής σχέσης και τα στοιχεία πρόσληψης. Σημείωση: Σε όλες τις λίστες υφισταμένων, συμπεριλαμβάνεστε και εσείς ως ο manager του τμήματος. 3. Άδειες Μέσα από αυτήν την ενότητα, μπορείτε να δείτε συγκεντρωτικά για όλους τους υφισταμένους σας τα υπόλοιπα αδειών, την ανάλυση αδειών, τα ωράρια εργασίας, τις εκκρεμείς και τις ολοκληρωμένες αιτήσεις Υπόλοιπα αδειών (Direct) Με τη συγκεκριμένη επιλογή εμφανίζονται τα υπόλοιπα αδειών όλων των εργαζομένων του τμήματός σας (άμεσοι υφιστάμενοι). Page 11 of 14

12 3.2. Υπόλοιπα αδειών (Όλοι) Με τη συγκεκριμένη ειλογή εμφανίζονται τα υπόλοιπα αδειών όλων των εργαζομένων του τμήματός σας και των εργαζομένων που ανήκουν σε τμήματα που κρέμονται κάτω από το τμήμα σας, σύμφωνα με το εταιρικό οργανόγραμμα Ανάλυση Αδειών Με τη συγκεκριμένη επιλογή μπορείτε να δειτε αναλυτικά τις άδειες που έχουν πάρει οι υφιστάμενοί σας. Page 12 of 14

13 4. Ωράρια 4.1. Ωράριο Εργασίας Με τη συγκεκριμένη επιλογή μπορείτε να δείτε όλα τα ωράρια εργασίας των εργαζομένων του τμήματός σας, συμπεριλαμβανομένου και του δικού σας ωραρίου. Σημείωση: Η πληροφορία αυτή πρόκειται για το γενικό ωράριο που καταχωρείται στην καρτέλα εργαζομένου, και δεν αφορά το κύκλωμα Ωρομέτρησης της εφαρμογής Business Μισθοδοσία / Pylon Ωρομέτρηση Υπάρχουν και οθόνες οι οποίες ενεργοποιούνται ξεχωριστά με το κύκλωμα Ωρομέτρησης: Ανάθεση Ωραρίων Εβδομαδιαίο Παρουσιολόγιο Πλάνο Αδειών Διαχείριση Χτυπημάτων Καρτών Παρακαλώ απευθυνθείτε στον αντίστοιχο οδηγό για όλες τις δυνατότητες Ωρομέτρησης μέσα από το Employee Self Service. 5. Αιτήσεις Υφισταμένων Από αυτήν την ενότητα μπορείτε να δειτε όλες τις αιτήσεις των υφισταμένων, οι οποίες διαχωρίζονται σε εκκρεμείς και ολοκληρωμένες. Στη φόρμα που εμφανίζεται μπορεί να γίνει ταξινόμηση με βάση την ημερομηνία, τον τύπο αίτησης, τον εργαζόμενο και την κατάσταση της αίτησης. Page 13 of 14

14 6. Εργασίες Στην ενότητα «Επικοινωνίες», υποενότητα «Εργασίες», μέσω του μενού «Όλες οι εργασίες των υφισταμένων», μπορείτε να δειτε τις εργασίες σας ή τις εργασίες που έχουν οι υφιστάμενοί σας, ολοκληρωμένες ή μη. Επίσης μπορεί να δημιουργήσει μια νέα εργασία που θα αφορά εσάς ή κάποιο υφιστάμενό σας. 7. Λοιπές Δυνατότητες Μπορεί να έχετε και επιπλέον δυνατότητες ως «manager», ανάλογα το ποια κυκλώματα έχουν ενεργοποιηθεί και παραμετροποιηθεί στην εφαρμογή, όπως: Καταχώρηση και παρακολούθηση αξιολογήσεων προσωπικού (υφισταμένων σας) Διαχείριση συνεντεύξεων και καταχώρηση αξιολόγησης για υποψήφιους εργαζόμενους Διαχείριση ενεργειών recruitment και αποστολή τελικής απόφασης για πρόσληψη υποψηφίων Παρακαλώ απευθυνθείτε στους αντίστοιχους οδηγούς Αξιολόγησης Προσωπικού και Recruitment. Page 14 of 14