Εγχειρίδιο Ποιότητας Υπηρεσίες ιαχείρισης Έργου ΕΠ-EOAE- Ε-001 ΑΝΑΘ. ΣΤ

Transcript

1 Εγχειρίδιο Ποιότητας Υπηρεσίες ιαχείρισης Έργου ΕΠ-EOAE- Ε-001 ΑΝΑΘ. ΣΤ

2 ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ:... ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ Α. Ε. ΣΥΣΤΗΜΑ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΕΓΧΕΙΡΙ ΙΟ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΟΥ ΑΡΙΘ. ΕΓΓΡΑΦΟΥ: ΕΠ-ΕΟΑΕ- Ε-001 ΑΝΑΘ. ΗΜ/ΝΙΑ ΣΚΟΠΟΣ ΕΚ ΟΣΗΣ ΣΥΝΤΑΞΑΣ ΑΡΜΟ ΙΟΣ ΣΤ 15/10/ Η ΕΚ ΟΣΗ ΓΙΑ ΕΦΑΡΜΟΓΗ Α. ΣΤΑΣΙΝΟΣ A. ΣΤΑΣΙΝΟΣ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΑΛΛΑΓΗΣ: Όπως περιγράφεται στον Κατάλογο Τροποποιήσεων. ΤΜΗΜΑΤΑΡΧΗΣ ΙΑΣΦ. ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΗΜ/ΝΙΑ ΕΞΟΥΣΙΟ ΟΤΗΣΗ ΑΠΟ: ΗΜ/ΝΙΑ Α. ΣΤΑΣΙΝΟΣ G. HINDLEY ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Ενηµερώστε τον Αρµόδιο για τυχόν λάθη, παραλείψεις ή προτεινόµενες βελτιώσεις.

3 ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ Α.Ε. Εγχειρίδιο Ποιότητας Υπηρεσιών ιαχείρισης Έργου Κατάλογος Τροποποιήσεων 1 από 1 Αριθ. Τροποπ. Ηµεροµηνία Τροποποιηµένη ενότητα (ες) Αφαίρεση Σελίδων 11 30/04/2003 Τροποποίηση ολόκληρου του εγγράφου. Εκδίδεται ως Αναθεώρηση. Πλήρης αναµόρφωση του εγγράφου, λόγω: α) εναρµόνισης µε το νέο πρότυπο ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 9001: 2000 β) εναρµόνισης µε το νέο Οργανόγραµµα της ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ Α.Ε., καθώς και µε τις απορρέουσες από αυτό αρµοδιότητες. Εισαγωγή Σελίδων Αναθεωρήθηκαν η Πολιτική και οι Αντικειµενικοί Σκοποί για την Ποιότητα. Αναθεωρήθηκε το κείµενο «Εγνατία Οδός». Αναθεωρήθηκε το κείµενο «ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ Α.Ε.» /09/2003 Μερική τροποποίηση του εγγράφου, λόγω παρατηρήσεων/πρότασης του ΕΛΟΤ Εκδίδεται ως Αναθεώρηση Ε. Αναθεωρήθηκαν τα εξής: - Πίνακας 1, Ενότητα Α (προστέθηκε ο /ντής Περιφ. Υπηρεσίας Κυκλάδων) - Κεφάλαια: 5.5.3, 7.2, 7.5.5, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, Προστέθηκαν τα Σχήµατα 3 έως 8 (διαγράµµατα διεργασιών της Εταιρείας) στο κεφάλαιο 7.5. Αφαιρέθηκε ο Πίνακας Α-1 (Παραδείγµατα Νόµων, Προεδρικών ιαταγµάτων (Π ) και Οδηγιών) του Παραρτήµατος /06/2004 Επανέκδοση της Εισαγωγής, σελ. 1 και της Ενότητας Α, σελ /10/2004 Τροποποίηση του εγγράφου, λόγω παρατηρήσεων του ΕΛΟΤ. Εκδίδεται ως Αναθεώρηση ΣΤ. Αναθεωρήθηκαν τα εξής: - Εισαγωγή, σελ. 1, 2. - Κεφάλαια: 2.1, 3.1, 4.1 / Σχήµα 1, 5.4.1, 7.2, 7.4, 7.4.1, 7.4.3, 7.5, 8.2.1, 8.2.3, 8.4,

4 ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ A.E. Εγχειρίδιο Ποιότητας Υπηρεσιών ιαχείρισης Έργου Περιεχόµενα 1 από 2 Το Εγχειρίδιο Ποιότητας διαιρείται σε Ενότητες. Κάθε σελίδα δείχνει τον αριθµό Ενότητας, τον αριθµό σελίδας ανά Ενότητα, καθώς και τον συνολικό αριθµό των σελίδων της Ενότητας. ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Αντικείµενο Κατάλογος Τροποποιήσεων Περιεχόµενα Εισαγωγή Πολιτική για την Ποιότητα Αντικειµενικοί Σκοποί για την Ποιότητα Εγνατία Οδός ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ Α.Ε. Ενότητα Α 1. Ορισµοί, Συντοµογραφίες 2. Σκοπός και Εύρος 2.1 Σκοπός 2.2 Εύρος 3. ιαχείριση και Έλεγχος του Εγχειριδίου Ποιότητας 3.1 Αρµοδιότητες 3.2 ιαδικασία ιαχείρισης και Τροποποίησης 3.3 ιανοµή του Εγχειριδίου Ποιότητας Ενότητα Β 4. Σύστηµα διαχείρισης της ποιότητας 4.1 Γενικές απαιτήσεις 4.2 Απαιτήσεις για την τεκµηρίωση Γενικότητες Εγχειρίδιο για την Ποιότητα Έλεγχος εγγράφων Έλεγχος αρχείων Ενότητα Γ 5. Ευθύνη της ιοίκησης 5.1 έσµευση της ιοίκησης 5.2 Εστίαση στον πελάτη 5.3 Πολιτική για την ποιότητα 5.4 Σχεδίαση Αντικειµενικοί σκοποί για την ποιότητα Σχεδίαση του Σ Π 5.5 Ευθύνες, αρµοδιότητες και επικοινωνία Ευθύνες και αρµοδιότητες Εκπρόσωπος της ιοίκησης Εσωτερική επικοινωνία 5.6 Ανασκόπηση από την ιοίκηση Ενότητα 6. ιαχείριση Πόρων 6.1 ιάθεση Πόρων 6.2 Ανθρώπινοι πόροι Γενικότητες Ικανότητα, ενηµέρωση και εκπαίδευση 6.3 Υποδοµή 6.4 Περιβάλλον εργασίας

5 ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ A.E. Εγχειρίδιο Ποιότητας Υπηρεσιών ιαχείρισης Έργου Περιεχόµενα 2 από 2 Ενότητα Ε 7. Υλοποίηση του προϊόντος 7.1 Σχεδίαση της υλοποίησης του προϊόντος 7.2 ιεργασίες που σχετίζονται µε τους πελάτες 7.3 Σχεδιασµός και ανάπτυξη 7.4 Αγορές (Προµήθειες) ιεργασία αγορών Πληροφορίες αγορών Επαλήθευση του προϊόντος που αγοράζεται 7.5 Παραγωγή και παροχή υπηρεσιών Έλεγχος της παραγωγής και της παροχής υπηρεσιών Επικύρωση διεργασιών παραγωγής και παροχής υπηρεσιών Απόδοση ταυτότητας και ιχνηλασιµότητα Ιδιοκτησία του πελάτη ιατήρηση του προϊόντος 7.6 Έλεγχος των συσκευών παρακολούθησης και µέτρησης Ενότητα ΣΤ 8. Μέτρηση, ανάλυση και βελτίωση 8.1 Γενικότητες 8.2 Παρακολούθηση και µέτρηση Ικανοποίηση των πελατών Εσωτερική επιθεώρηση Παρακολούθηση και µέτρηση διεργασιών Παρακολούθηση και µέτρηση του προϊόντος 8.3 Έλεγχος του µη συµµορφούµενου προϊόντος 8.4 Ανάλυση δεδοµένων 8.5 Βελτίωση ιαρκής βελτίωση ιορθωτικές ενέργειες Προληπτικές ενέργειες Ενότητα Ζ Παράρτηµα 1 Παράρτηµα 1 Κατάλογοι Σχετικών Εγγράφων Πίνακας A-1 Παραδείγµατα Λειτουργικών ιαδικασιών και Οδηγιών Εργασίας σχετικά µε τον Έλεγχο των ιεργασιών Πίνακας Α-2 Άλλες Λειτουργικές ιαδικασίες και Οδηγίες Εργασίας του Σ Π Πίνακες Πίνακας 1 (Ενότητα Α) Κάτοχοι αντιγράφων Εγχειριδίου Ποιότητας Πίνακας 2 (Ενότητα Ε) Κύριες Κατηγορίες Παροχέων Υπηρεσιών στο Έργο Πίνακας 3 (Ενότητα Ε) Παράδειγµα Απαιτούµενων Προδιαγραφών και Εγγράφων για την ηµοπράτηση Κατασκευής Σχήµατα Σχήµα 1 (Ενότητα Β) οµή Εγγράφων Τεκµηρίωσης του Συστήµατος Ποιότητας Σχήµα 2 (Ενότητα Ε) ιάγραµµα: Αντικείµενο ηµοπράτησης της Κατασκευής και Σύµβασης Σχήµα 3 (Ενότητα Ε) ιεργασίες της ΕΟΑΕ

6 ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ Α.Ε. Εγχειρίδιο Ποιότητας Υπηρεσιών ιαχείρισης Έργου Εισαγωγή 1 από 2 Πολιτική για την Ποιότητα ΗΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ Α.Ε. έχει δεσµευτεί για την υψηλή ποιότητα του έργου, του Αυτοκινητοδρόµου Εγνατία Οδός, και κατά την εκτέλεση των δραστηριοτήτων της, δίνει ιδιαίτερη έµφαση στη διαχείριση της ποιότητας και στην ικανοποίηση των απαιτήσεων των χρηστών του αυτοκινητο- δρόµου. Η Εταιρεία έχει δεσµευτεί για την πλήρη τήρηση της σχετικής Κοινοτικής και Ελληνικής νοµοθεσίας. Για να εξασφαλίσει ότι οι δραστηριότητές της θα γίνονται µε τρόπο συστηµατικό, οργανωµένο και οικονοµικά αποτελεσµατικό, η Εταιρεία λειτουργεί σύµφωνα µε τεκµηριωµένο Σύστηµα ιαχείρισης Ποιότητας, βασισµένο στο ISO 9001 : έσµευσή της είναι η διαρκής βελτίωση της αποτελεσµατικότητας του Συστήµατος ιαχείρισης Ποιότητας, για την επίτευξη της οποίας καθιερώνονται αντικειµενικοί σκοποί για την ποιότητα, οι οποίοι ανασκοπούνται σε τακτά χρονικά διαστήµατα. Για την πολιτική αυτή, είναι σηµαντικό όλοι οι λοιποί συµµετέχοντες στο έργο να διατηρούν Συστήµατα Ποιότητας που είναι συµβατά και υποστηρίζουν το Σύστηµα ιαχείρισης Ποιότητας της Εταιρείας. Η ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ Α.Ε. απαιτεί όλοι οι συµµετέχοντες στο έργο να ενεργούν σύµφωνα µε τις απαιτήσεις του Συστήµατος ιαχείρισης Ποιότητας και να δεσµεύονται προσωπικά προς αυτή την κατεύθυνση. Όλοι όσοι εµπλέκονται στο έργο ενθαρρύνονται, όποτε κρίνουν ότι είναι απαραίτητο, να αναζητούν και προτείνουν βελτιώσεις. Απόστολος Γούλας Πρόεδρος ιοικητικού Συµβουλίου

7 ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ Α.Ε. Εγχειρίδιο Ποιότητας Υπηρεσιών ιαχείρισης Έργου Εισαγωγή 2 από 2 Εγνατία Οδός Εγνατία Οδός κατασκευάζεται ως ένας νέος, σύγχρονος και ασφαλής αυτοκινητόδροµος που θα Η συνδέει τις χώρες της Ευρωπαϊκής Ένωσης, τα Βαλκάνια και την Ανατολή. Ενώνει την ενδοχώρα της Β. Ελλάδας, συµβάλλει στον εκσυγχρονισµό της και ανοίγει νέους ορίζοντες για διασυνοριακή συνεργασία µε τις αγορές των Βαλκανίων που βρίσκονται τα τελευταία χρόνια υπό αναδιάρθρωση. Ακόµη, παρέχει βελτιωµένη επικοινωνία µε τις χώρες της Μαύρης Θάλασσας και της Μέσης Ανατολής. Ο αυτοκινητόδροµος αποτελεί µέρος του ιευρωπαϊκού ικτύου Μεταφορών και είναι ένα από τα 14 έργα προτεραιότητας για την επίτευξη των στόχων της Κοινής Αγοράς και των ευκαιριών που παρουσιάζονται στο πλαίσιο αυτής, καθώς και της οικονοµικής συνοχής των κρατών µελών της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Η Εγνατία Οδός: Εξυπηρετεί τέσσερα λιµάνια: Ηγουµενίτσα, Θεσσαλονίκη, Καβάλα και Αλεξανδρούπολη. Συνδέεται µε εννέα κάθετους άξονες µε την Αλβανία, την ΠΓ Μ, τη Βουλγαρία και την Τουρκία. Συνδέεται µε τα αεροδρόµια της ευρύτερης περιοχής, δηλαδή των Ιωαννίνων, της Καστοριάς, της Κοζάνης, της Θεσσαλονίκης, της Καβάλας και της Αλεξανδρούπολης. Το Έργο Ο άξονας της Εγνατίας έχει συνολικό µήκος 680 χλµ. και προβλέπεται να είναι ένας κλειστός αυτοκινητόδροµος, µε δύο λωρίδες κυκλοφορίας και µία βοηθητική ανά κλάδο, µε ενδιάµεση διαχωριστική νησίδα. Η διατοµή του οδοστρώµατος είναι κατά κανόνα 24,5 µ., ποικίλλει όµως όταν συναντάται δύσκολο έδαφος. Το έργο περιλαµβάνει πάνω από 100 εργολαβίες κατασκευής. Έχει γίνει πρόβλεψη για την κατασκευή ανισόπεδων κόµβων και παράπλευρων οδών. Τα έργα οδοποιίας κατά µήκος της διαδροµής περιλαµβάνουν: 720 χλµ. βοηθητικών δρόµων για την εξυπηρέτηση και την ανάπτυξη των αστικών, των αγροτικών περιοχών, καθώς και για άλλες ειδικές χρήσεις (βοηθητικοί δρόµοι). 50 κόµβους που συνδέουν τον αυτοκινητόδροµο µε το ήδη υπάρχον εθνικό επαρχιακό ή τοπικό οδικό δίκτυο και 350 άνω και κάτω διαβάσεις που ενοποιούν την ευρύτερη εκατέρωθεν περιοχή. 196 κύριες γέφυρες (καθώς και πολυάριθµες µικρότερες) οι οποίες θα διαπερνούν κοιλάδες, ποτάµια ή µεγάλους χείµαρρους (συνολικού µήκους 2x40 χλµ.) 69 µεγάλες και µικρές σήραγγες (συνολικού µήκους 2x45 χλµ.) 43 διαβάσεις ποταµών 11 ανισόπεδες σιδηροδροµικές διαβάσεις. Η Εγνατία Οδός συνδέεται µε εννέα κάθετους οδικούς άξονες που εξυπηρετούν την διασυνοριακή επικοινωνία. Αυτοί είναι: Οι οδικοί άξονες Ιωάννινα - Κακαβιά και Σιάτιστα - Καστοριά - Κρυσταλλοπηγή οι οποίοι αποτελούν τµήµα του ιευρωπαϊκού ικτύου, και συνδέουν την Ελλάδα µε την Αλβανία. Οι οδικοί άξονες Κοζάνη - Φλώρινα - Νίκη και Θεσσαλονίκη Εύζωνοι, τµήµα του ιευρωπαϊκού ικτύου, που συνδέουν την Ελλάδα µε την Πρώην Γιουγκοσλαβική ηµοκρατία της Μακεδονίας (ΠΓ Μ) και το Πανευρωπαϊκό ίκτυο Μεταφορών µέσω των αξόνων X και IV. Οι οδικοί άξονες Θεσσαλονίκη - Σέρρες Προµαχώνας, που είναι τµήµα του ιευρωπαϊκού ικτύου, ράµα Νευροκόπι Εξοχή, Ξάνθη Εχίνος και Κοµοτηνή - Νυµφαίο που συνδέουν την Ελλάδα µε τη Βουλγαρία. Ο οδικός άξονας Αλεξανδρούπολη - Ορµένιο που συνδέει την Ελλάδα µε τη Βουλγαρία και το Πανευρωπαϊκό ίκτυο µέσω των αξόνων IV και IX. ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ A.E. Η Εταιρεία ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ A.E., που ιδρύθηκε το 1995, αποτελεί εγγύηση για την πραγµατοποίηση του σηµαντικότατου αυτού έργου. Η Εταιρεία - µοναδικός µέτοχος της οποίας είναι το Ελληνικό ηµόσιο που εκπροσωπείται από τον Υπουργό ΠΕΧΩ Ε - έχει αναλάβει τη διαχείριση του έργου, τη διεύθυνση των µελετών και των έργων κατασκευής, καθώς και τη λειτουργία, συντήρηση και εκµετάλλευση του δρόµου. Τα Κεντρικά Γραφεία της Εταιρείας βρίσκονται στην Θεσσαλονίκη, όµως υπάρχουν επίσης Περιφερειακές Υπηρεσίες στα Ιωάννινα, στο Μέτσοβο, στην Κοζάνη, στο ερβένι, στην Καβάλα, στην Κοµοτηνή και στην Αλεξανδρούπολη. Η Εταιρεία απασχολεί περίπου 300 άτοµα.

8 ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ Α.Ε. Εγχειρίδιο Ποιότητας Υπηρεσιών ιαχείρισης Έργου Εισαγωγή 3 από 2 Η ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ A.E. έχει καθορίσει το θεσµικό πλαίσιο για τη διαχείριση του έργου µε ένα σύγχρονο και αποδοτικό τρόπο, υιοθετώντας νέες µεθόδους δηµοπράτησης/ανάθεσης και διαχείρισης των µελετών, εκτέλεσης των έργων και ιαχείρισης Ποιότητας.

9 ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ A.E. Εγχειρίδιο Ποιότητας Υπηρεσιών ιαχείρισης Έργου Ενότητα Α 1 από 3 Ενότητα Α 1. Ορισµοί, Συντοµογραφίες 1 Με τη συντοµογραφία EOAE ή Η Εταιρεία εννοείται η εταιρεία µε την επωνυµία ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ Α.Ε. της οποίας µοναδικός µέτοχος είναι το Ελληνικό ηµόσιο. 2 Με τον όρο Έργο εννοείται το έργο µε την επωνυµία ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ και οι οργανισµοί και τα συστήµατα που σχετίζονται µε το έργο. 3 Προϊόν, όπως ορίζεται στο ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 9000: 2000, είναι το αποτέλεσµα µιας διεργασίας και µπορεί να περιλαµβάνει σύνολο πραγµατικών εκροών, όπως εγκαταστάσεις ή κατεργασµένα υλικά (σκυρόδεµα, γέφυρες) και επίσης Υπηρεσίες και άϋλα αγαθά, όπως Ιδέες, Γνώση. Το Προϊόν, για το παρόν Εγχειρίδιο Ποιότητας, είναι οι Υπηρεσίες που παρέχουν οι Τοµείς Έργων, Συµβούλου ιαχείρισης Έργου και Υποστήριξης της ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ Α.Ε., δηλαδή η ιαχείριση Έργου, και περιλαµβάνει ηµοπράτηση/ανάθεση και ιαχείριση των απαραίτητων εσωτερικών και εξωτερικών Υπηρεσιών για την υλοποίηση του Έργου. 4 Σ σηµαίνει ιοικητικό Συµβούλιο της ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ A.E. 5 Γ σηµαίνει Γενικός ιευθυντής της ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ A.E. 6 Σ Ε σηµαίνει Σύµβουλος ιαχείρισης Έργου. Είναι η εταιρεία συµβούλων που διορίστηκε Σύµβουλος ιαχείρισης του Έργου. 7 Τ Π σηµαίνει Τµηµατάρχης ιασφάλισης Ποιότητας της ΕΟΑΕ. 8 ΑΥΕ σηµαίνει Ανάδοχος Υπηρεσιών Επίβλεψης. 9 Σ Π ή Σύστηµα Ποιότητας σηµαίνει Σύστηµα ιαχείρισης Ποιότητας (µπορεί να αναφέρεται στην EOAE, στον ΑΥΕ ή στον Ανάδοχο, ανάλογα µε το πνεύµα του κειµένου). 2. Σκοπός και Εύρος 2.1 Σκοπός Σκοπός του παρόντος εγγράφου είναι να περιγράψει την Πολιτική, τις Αρχές και τη οµή του Συστήµατος ιαχείρισης Ποιότητας της ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ A.E. στο πλαίσιο της ιαχείρισης Έργου της Εγνατίας Οδού. Το Σύστηµα Ποιότητας σχεδιάστηκε για να ικανοποιεί τις απαιτήσεις του ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 9001: Το Εγχειρίδιο Ποιότητας αναφέρεται στις σχετικές Λειτουργικές ιαδικασίες και ιεργασίες της Εταιρείας οι οποίες καθορίζουν το Σύστηµα Ποιότητας. 2.2 Εύρος Η Εταιρεία είναι υπεύθυνη για τις Προδιαγραφές, τη ηµοπράτηση/ανάθεση και τον Έλεγχο των συµβάσεων µελετών, καθώς και των συµβάσεων κατασκευής, που εµπίπτουν στο πλαίσιο του Έργου. Η Εταιρεία δεν εκπονεί η ίδια τις µελέτες, παρέχει όµως προδιαγραφές και απαιτήσεις, δηµοπρατεί/αναθέτει τις υπηρεσίες µελετών και τις υπηρεσίες ελέγχου των µελετών και διαχειρίζεται τη συνεργασία µε αυτούς τους εµπειρογνώµονες. ιεξάγει ελέγχους, για να διασφαλίσει ότι αυτοί συµµορφώνονται µε τις προδιαγεγραµµένες απαιτήσεις, και εγκρίνει το τελικό προϊόν. Η Εταιρεία έχει την ευθύνη για τη διοίκηση των συµβάσεων κατασκευής, εν τούτοις δηµοπρατεί/αναθέτει τις υπηρεσίες επίβλεψης κατασκευής, ώστε να διαθέτει την άµεση εποπτεία των κατασκευαστικών δραστηριοτήτων. ιεξάγει ελέγχους, για να διασφαλίσει ότι οι ΑΥΕ συµµορφώνονται µε τις υποδεικνυόµενες απαιτήσεις.

10 ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ A.E. Εγχειρίδιο Ποιότητας Υπηρεσιών ιαχείρισης Έργου Ενότητα Α 2 από 3 Το παρόν έγγραφο εφαρµόζεται στους παρακάτω Τοµείς ή δραστηριότητες. Τοµέας Έργων, Σύµβουλος ιαχείρισης Έργου, Τοµέας Υποστήριξης της EOAE ιαχείριση Έργου της Εγνατίας Οδού Προδιαγραφές των απαιτήσεων Προγραµµατισµός και παρακολούθηση του προϋπολογισµού, του χρονοδιαγράµµατος, του ελέγχου δαπανών και εγγράφων ηµοπράτηση/ανάθεση των εξωτερικών Υπηρεσιών Μελετών ιαχείριση των συνεργασιών µε τις εξωτερικές Υπηρεσίες Μελετών ηµοπράτηση/ανάθεση των Υπηρεσιών Κατασκευής για τις Συµβάσεις Κατασκευής ηµοπράτηση/ανάθεση των Υπηρεσιών Επίβλεψης και Εµπειρογνωµόνων για τις Συµβάσεις Κατασκευής ιαχείριση των Υπηρεσιών Επίβλεψης και Εµπειρογνωµόνων για τις Συµβάσεις Κατασκευής ιαχείριση Συµβάσεων για τις Συµβάσεις Κατασκευής 3. ιαχείριση και Έλεγχος του Εγχειριδίου Ποιότητας 3.1 Αρµοδιότητες Η Πολιτική Ποιότητας εξουσιοδοτείται από το ιοικητικό Συµβούλιο. Το Εγχειρίδιο Ποιότητας εξουσιοδοτείται από τον Προϊστάµενο Συµβούλου ιαχείρισης Έργου. Ο Τ Π είναι ο αρµόδιος για το Εγχειρίδιο Ποιότητας και είναι υπεύθυνος για τη σύνταξη, τη διανοµή, την τροποποίηση και τη συντήρηση του Εγχειριδίου Ποιότητας. 3.2 ιαδικασία ιαχείρισης και Τροποποίησης Ο Τ Π διεξάγει ανασκοπήσεις του παρόντος Εγχειριδίου Ποιότητας, προκειµένου να διασφαλίζει την καταλληλότητά του και τη συµµόρφωσή του προς την τρέχουσα Πολιτική της Εταιρείας. Τέτοιου είδους ανασκόπηση θα διεξάγεται, όποτε αυτό κρίνεται απαραίτητο. Ένας Κατάλογος Τροποποιήσεων βρίσκεται στην αρχή του Εγχειριδίου Ποιότητας. Για να διασφαλίζεται ότι κάθε αντίγραφο του Εγχειριδίου είναι ενηµερωµένο, ο πιο πρόσφατος Κατάλογος Τροποποιήσεων που περιλαµβάνει οδηγίες θα εκδίδεται µαζί µε κάθε οµάδα αναθεωρηµένων σελίδων. Σύµφωνα µε τις απαιτήσεις, οι σελίδες µε αναθεωρηµένο περιεχόµενο θα διανέµονται στους Κατόχους του Εγχειριδίου και όλες οι επιµέρους τροποποιήσεις θα αριθµούνται διαδοχικά. Οι αναθεωρηµένες σελίδες πρέπει να εισάγονται στη θέση των σελίδων που ήδη υπάρχουν µε τον ίδιο αριθµό σελίδας και οι παληές σελίδες πρέπει να απορρίπτονται. Μόνο για λόγους παραποµπής, όλες οι σελίδες οι οποίες επηρεάζονται από τις τροποποιήσεις πρέπει να διατηρούνται στην αρχική τους κατάσταση από τον Τ Π. Μετά από σηµαντικό αριθµό τροποποιήσεων ή εάν έχουν γίνει σηµαντικές αλλαγές, το Εγχειρίδιο µπορεί να αποσύρεται και να αναδιανέµεται µε τον επόµενο αριθµό αναθεώρησης. Οι Κάτοχοι Εγχειριδίων πρέπει να διατηρούν ενηµερωµένα τα αντίγραφα τα οποία τους έχουν αποσταλεί, να αντικαθιστούν όλες τις αναθεωρηµένες σελίδες και να εισάγουν πρόσθετες σελίδες, όπως αρµόζει.

11 ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ A.E. Εγχειρίδιο Ποιότητας Υπηρεσιών ιαχείρισης Έργου Ενότητα Α 3 από ιανοµή του Εγχειριδίου Ποιότητας Κάθε αντίγραφο του Εγχειριδίου Ποιότητας θα είναι αριθµηµένο. Ο Τ Π θα εκδίδει ένα ελεγχόµενο, αριθµηµένο αντίγραφο του Εγχειριδίου Ποιότητας για τους κατόχους που αναφέρονται στον Πίνακα 1. Κάθε κάτοχος µπορεί να εκδίδει µη ελεγχόµενα αντίγραφα του Εγχειριδίου Ποιότητας σε µεµονωµένα πρόσωπα ή σε φορείς για κάθε νόµιµη χρήση που σχετίζεται µε το Έργο. Σε κάθε παρόµοια περίπτωση ο εγγεγραµµένος κάτοχος θα διατηρεί κατάλογο όλων των µη ελεγχόµενων αντιγράφων που εξέδωσε. Ο κατάλογος αυτός θα είναι στη διάθεση του Τ Π, εάν ζητηθεί. Επιπρόσθετα, οι γενικές απαιτήσεις για ελεγχόµενη διανοµή των εγγράφων του Σ Π θα πρέπει να εφαρµόζονται, όπως περιγράφονται λεπτοµερώς στην: Λειτουργική ιαδικασία Λ -EOAE- Π-012, ιανοµή των Εγγράφων του Σ Π. Πίνακας 1 Κάτοχοι αντιγράφων Εγχειριδίου Ποιότητας Γραµµατεία ιοικητικού Συµβουλίου ιευθυντής Περιφερειακής Υπηρεσίας Κοµοτηνής Γενικός ιευθυντής ιευθυντής Κλιµακίου Αλεξανδρούπολης Προϊστάµενος Νοµικής Υπηρεσίας ιευθυντής Υπηρεσιών Επίβλεψης Προϊστάµενος Τοµέα Έργων ιευθυντής Συµβάσεων & Υπηρεσιών Έργου Προϊστάµενος Συµβούλου ιαχείρισης Έργου ιευθυντής Υποστήριξης ικτύου Προϊστάµενος Τοµέα Υποστήριξης ιευθυντής ιαχείρισης ικτύου ιευθυντής Εποπτείας Έργων Ηπείρου ιευθυντής Εκµετάλλευσης ιευθυντής Εποπτείας Έργων υτικής Μακεδονίας ιευθυντής Οικονοµικής ιεύθυνσης ιευθυντής Εποπτείας Έργων Κεντρικής-Ανατολικής Μακεδονίας & Θράκης ιευθυντής Ανθρωπίνων Πόρων & ιοικητικής Μέριµνας Σύµβουλος ιαχείρισης Έργου Ηπείρου Αναπληρώτρια ιευθύντρια Συµβούλου ιαχείρισης Έργου Σύµβουλος ιαχείρ. Έργου Μακεδονίας - Θράκης Τµηµατάρχης Υγιεινής & Ασφάλειας ιευθυντής Μελετών Ανάδοχος Υπηρεσιών Επίβλεψης υτικού Τοµέα ιευθυντής Περιφερειακής Υπηρεσίας Ιωαννίνων Ανάδοχος Υπηρεσιών Επίβλεψης Κεντρικού/ υτικού Τοµέα ιευθυντής Περιφερειακής Υπηρεσίας Μετσόβου Ανάδοχος Υπηρεσιών Επίβλεψης Κεντρικού Τοµέα ιευθυντής Περιφερειακής Υπηρεσίας Κοζάνης Ελληνικός Οργανισµός Τυποποίησης Α.Ε. (ΕΛΟΤ) ιευθυντής Περιφ. Υπηρεσίας Θεσσαλονίκης Τµηµατάρχης ιασφάλισης Ποιότητας (διατηρεί το πρωτότυπο του Εγχειριδίου)

12 ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ A.E. Εγχειρίδιο Ποιότητας Υπηρεσιών ιαχείρισης Έργου Ενότητα Β 1 από 3 Ενότητα Β 4. Σύστηµα διαχείρισης της ποιότητας 4.1 Γενικές απαιτήσεις Η µεθοδολογία και οµή του Συστήµατος ιαχείρισης Ποιότητας της ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ Α.Ε. περιγράφεται λεπτοµερώς στη Λειτουργική ιαδικασία Λ -EOAE- Π-002 οµή του Συστήµατος ιαχείρισης Ποιότητας και φαίνεται στο Σχήµα 1 παρακάτω. Σχήµα 1 οµή Εγγράφων Τεκµηρίωσης του Συστήµατος Ποιότητας Πολιτική Ποιότητας, Οργάνωση, Αρµ οδιότητες κλειδιά, Επισκόπηση του Σ Π, Αλληλεπίδραση ιεργασιών, 1 Αναφορές σε λεπτοµ ερείς διαδικασίες Ε γχειρίδιο Ποιότητας και ιεργασίες Λειτουργικές ιαδικασίες διαφόρων τοµ έων 2 Λειτουργικές ιαδικασίες Λειτουργικές ιαδικασίες ενός τοµ έα 3 Οδηγίες Εργασίας Προγράµµατα Ποιότητας, Έντυπα, Πρότυπα, Προδιαγραφές, Λίστες Ελέγχου, 4 Εκθέσεις, Απαντητικά Έγγραφα, Αρχεία Έντυπα, Αρχεία, Πρότυπα 4.2 Απαιτήσεις για την τεκµηρίωση Γενικότητες ιαδικασίες Συστήµατος Ποιότητας Λεπτοµερείς απαιτήσεις για τις Λειτουργικές ιαδικασίες και τις Οδηγίες Εργασίας δίδονται στις ακόλουθες Λειτουργικές ιαδικασίες: Λ -EOAE- Π-006, Ανάπτυξη των Λειτουργικών ιαδικασιών. Λ -EOAE- Π-007, Ανάπτυξη των Οδηγιών Εργασίας. Λ -EOAE- Π-010, Αρίθµηση των Εγγράφων του Σ Π. Λ -EOAE- Π-011, Πρότυπο για τα ιαγράµµατα Ροής ραστηριοτήτων. Λ -EOAE- Π-012, ιανοµή των Εγγράφων του Σ Π. Οι παραπάνω Λειτουργικές ιαδικασίες παρέχουν κανόνες και καθοδήγηση, εντούτοις το Σύστηµα Ποιότητας θα πρέπει να είναι ευέλικτο και δυναµικό και οι διαδικασίες δεν θα πρέπει να τηρούνται «κατά γράµµα» όπου δεν είναι πλήρως κατάλληλες. Όλο το προσωπικό ενθαρρύνεται να προτείνει βελτιώσεις των εγγράφων τεκµηρίωσης και των εφαρµοζόµενων πρακτικών. Ορισµένα άλλα έγγραφα τεκµηρίωσης, όπως ο Οδηγός Σχεδιασµού Μελετών Έργων Οδοποιίας (ΟΣΜΕΟ), τα Εγχειρίδια Χρήστη Συστήµατος Η/Υ, οι Προδιαγραφές και τα Έγγραφα Τεκµηρίωσης Συµβάσεων Κατασκευής έχουν τις δικές τους απαιτήσεις, όσον αφορά τη µορφή, την έγκριση, τη σύνταξη και τη διανοµή. Όπου συµβαίνει αυτό, οι απαιτήσεις αυτές πρέπει να καθορίζονται µε ακρίβεια, να τεκµηριώνονται και να τίθενται σε εφαρµογή από τους αρµόδιους ιευθυντές. Οι βασικές αρχές και οι στόχοι για την ανάπτυξη Λειτουργικών ιαδικασιών και Οδηγιών Εργασίας είναι να διασφαλίζεται ότι: Όλες οι σχετικές δραστηριότητες στο πλαίσιο της διεργασίας είναι προσδιορισµένες και έχει εκχωρηθεί δεδοµένη αρµοδιότητα. Υπάρχει λογική ακολουθία των δραστηριοτήτων στο πλαίσιο της διεργασίας.

13 ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ A.E. Εγχειρίδιο Ποιότητας Υπηρεσιών ιαχείρισης Έργου Ενότητα Β 2 από 3 Οι συνεργασίες µεταξύ των µερών που εµπλέκονται στη διεργασία είναι προσδιορισµένες, κατανοητές και κοινώς συµφωνηµένες. Τα σχετικά αρχεία είναι προσδιορισµένα και τηρούνται δεόντως. Κάθε ιευθυντής/προϊστάµενος είναι υπεύθυνος να διασφαλίζει ότι οι οποιεσδήποτε αναγκαίες Λειτουργικές ιαδικασίες και Οδηγίες Εργασίας θα αναπτύσσονται και θα εκδίδονται προς το προσωπικό, καθότι οποιαδήποτε έλλειψη τέτοιων εγγράφων θα µπορούσε να επηρεάσει την ποιότητα, τον χρόνο ή το κόστος. Ο πρωταρχικός στόχος των εγγράφων των Λειτουργικών ιαδικασιών είναι να προωθηθεί µια αµοιβαία κατανόηση ανάµεσα σε διαφορετικούς Τοµείς/ ιευθύνσεις/τµήµατα, οµάδες ή τοµείς που συνεισφέρουν προκειµένου να διεξαχθεί µια δεδοµένη διεργασία. Αυτό επιτυγχάνεται µε την επισήµανση και τη διάδοση των προδιαγεγραµµένων απαιτήσεων, των συνεργασιών και των αρµοδιοτήτων, σηµεία για τα οποία όλοι όσοι συνεισφέρουν ή είναι υπεύθυνοι της διεργασίας πρέπει να είναι ενήµεροι. Τα έγγραφα των Οδηγιών Εργασίας θα πρέπει να καθορίζουν τις εφαρµοζόµενες πρακτικές εργασίας και πρότυπα στο πλαίσιο κάθε τοµέα. Οι Οδηγίες Εργασίας θα πρέπει να είναι συµβατές µε και να υποστηρίζουν τις απαιτήσεις της Λειτουργικής ιαδικασίας, η οποία σχετίζεται µε τη συγκεκριµένη δραστηριότητα εκπόνησης έργου Εγχειρίδιο για την ποιότητα Η διαχείριση και ο έλεγχος του Εγχειριδίου Ποιότητας αναλύονται στην Ενότητα Α, κεφάλαιο Έλεγχος εγγράφων Γενικά Όλα τα έγγραφα τεκµηρίωσης και τα δεδοµένα τα οποία σχετίζονται µε το ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 9001: 2000 και το Σ Π της Εταιρείας, θα ελέγχονται µε καθορισµένες και τεκµηριωµένες διαδικασίες. Οι έλεγχοι αυτοί θα εκτείνονται σε δεδοµένα και έγγραφα τεκµηρίωσης εξωτερικής προέλευσης που επηρεάζουν ενδεχοµένως την ποιότητα και/ή απαιτούνται από τη νοµοθεσία ή τους κανονισµούς. Σε γενικές γραµµές, αυτό συνεπάγεται έλεγχο των συνεργασιών µεταξύ Τµηµάτων της Εταιρείας, Οργανισµών του ηµοσίου και της Ευρωπαϊκής Ένωσης, θεσπισµένων Οργάνων, Μελετητών, ΑΥΕ, Συµβούλων και Αναδόχων. Το Τµήµα Προγραµµατισµού & Ελέγχου Κόστους θα διατηρεί ένα κατάλογο µε το σύνολο όλων των παρόµοιων συνεργασιών µε εσωτερικούς και εξωτερικούς φορείς των οποίων η συµµετοχή στο Έργο κρίνεται απαραίτητη. Οι ιευθυντές/τµηµατάρχες θα τηρούν παρόµοιους καταλόγους για τις συνεργασίες που αφορούν ειδικά την αντίστοιχη ιεύθυνση/τµήµα. Έγκριση, Έκδοση και Τροποποίηση Εγγράφων και εδοµένων Η εξουσιοδότηση των εγγράφων των Λειτουργικών ιαδικασιών και Οδηγιών Εργασίας του Σ Π θα γίνεται από τον αρµόδιο Προϊστάµενο Τοµέα ή από τον Γενικό ιευθυντή ως απαιτείται. Εκτός εάν ορίζεται διαφορετικά από τον Γενικό ιευθυντή, όλα τα έγγραφα τεκµηρίωσης του Σ Π πρέπει να συντονίζονται από τον Τ Π και δεν θα ενσωµατώνονται στο επίσηµο Σ Π µέχρις ότου εγκριθούν και υπογραφούν από τον Τ Π και τον Εξουσιοδοτούντα ιευθυντή. Οι βασικές αρχές των ελέγχων θα περιλαµβάνουν: Όνοµα και έγκριση του αρµόδιου συντάκτη και των αρµόδιων µελών ανασκόπησης. Ανασκόπηση, έγκριση και έκδοση από εξουσιοδοτηµένους και αρµόδιους τοµείς και προσωπικό. Ανασκόπηση, έγκριση και έκδοση των τροποποιήσεων από εξουσιοδοτηµένους και αρµόδιους τοµείς. Έλεγχο διανοµής, ώστε να διασφαλίζεται ότι τα έγκυρα έγγραφα τεκµηρίωσης είναι διαθέσιµα χωρίς δυσκολία σε όλους όσους απαιτούν πρόσβαση σε αυτά και ότι τα µη ελεγχόµενα ή παρωχηµένα έγγραφα τεκµηρίωσης έχουν εντοπιστεί ή έχουν αποσυρθεί από την κυκλοφορία. Το Τµήµα ιαχείρισης Εγγράφων είναι κατά γενικό κανόνα αρµόδιο να διατηρεί το σύστηµα διανοµής και αρχειοθέτησης των σχεδίων του Έργου σε έντυπη και ηλεκτρονική µορφή. Το Γραφείο Εκθέσεων Έργου είναι αρµόδιο να διατηρεί το σύστηµα διανοµής και αρχειοθέτησης των Εκθέσεων του Έργου σε έντυπη και ηλεκτρονική µορφή. Τα συνολικά συστήµατα ελέγχου περιγράφονται λεπτοµερώς στις διαδικασίες του Σ Π. Οι Λειτουργικές ιαδικασίες και οι Οδηγίες Εργασίας εξειδικευµένων δραστηριοτήτων θα εκδίδονται από τους διάφορους τοµείς, όπου απαιτείται.

14 ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ A.E. Εγχειρίδιο Ποιότητας Υπηρεσιών ιαχείρισης Έργου Ενότητα Β 3 από 3 Οι Λειτουργικές ιαδικασίες και Οδηγίες Εργασίας για τον έλεγχο των εγγράφων και των δεδοµένων, συµπεριλαµβανοµένου και του ελέγχου ηλεκτρονικών δεδοµένων, είναι οι ακόλουθες. Λ -EOAE- Π-006 Ανάπτυξη των Λειτουργικών ιαδικασιών Λ -EOAE- Π-007 Ανάπτυξη των Οδηγιών Εργασίας Λ -EOAE- Π-010 Αρίθµηση των Εγγράφων του Σ Π Λ -EOAE- Π-011 Πρότυπο για τα ιαγράµµατα Ροής ραστηριοτήτων Λ -EOAE- Π-012 ιανοµή των Εγγράφων του Σ Π Λ -EOAE- Π-101 Έλεγχος Αλληλογραφίας Λ -EOAE- Π-103 Τυποποίηση Εγγράφων της Εταιρείας Λ -EOAE- Π-120 Αλληλογραφία Λ -EOAE- Π-150 Σύστηµα Αρχειοθέτησης Τοµέων/ ιευθύνσεων/τµηµάτων ιαχείρισης του Έργου Κατασκευής ΟΕ-EOAE- Π-105 Έλεγχος Αλληλογραφίας (Εξωτερικοί Σύµβουλοι Μελετητές) ΟΕ-EOAE- Π-155 Σύστηµα Αρχειοθέτησης Εξωτερικών Συµβούλων Μελετητών Λ -EOAE-ΥΠΕ-100 Παρακολούθηση των Εξωτερικών Τεχνικών Προτύπων / Εκδόσεων Λ -EOAE-ΥΠΕ-210 Έκθεση Προόδου του Έργου Λ -EOAE-ΥΠΕ-610 Οργάνωση Ηλεκτρονικών Αρχείων Λ -EOAE-ΥΠΕ-670 Ασφάλεια Πληροφοριακών Συστηµάτων ΟΕ-EOAE-ΥΠΕ-550 Καταστροφή Τεχνικών Εγγράφων / Μελετών Λ -EOAE-ΜΕΛ-450 Σύνταξη, Έκδοση και Έλεγχος των ΟΣΜΕΟ Λ -EOAE-ΑΠ Μ-530 Παρακολούθηση - Ενηµέρωση - Αναθεώρηση του Οργανογράµµατος Λ -EOAE-ΑΠ Μ-550 ιαχείριση Αποφάσεων ιοικητικού Συµβουλίου Λ -EOAE-ΚΑΤ-025 Τυποποίηση Συµβατικών Τευχών - Τευχών ηµοπράτησης Κατασκευής Έργου Λ -EOAE-ΚΑΤ-051 ιάθεση Τευχών ηµοπράτησης Έργου/Προµήθειας/Υπηρεσιών Λ -EOAE-ΚΑΤ-090 ιατήρηση Αρχείων Τµηµάτων Συµβάσεων Λ -EOAE-ΚΑΤ-091 Πρωτοκόλληση Εισερχοµένων και Εξερχοµένων Εγγράφων Τµηµάτων Συµβάσεων Λ -EOAE-ΝΟΜΥ-025 ιατήρηση Αρχείων Νοµικής Υπηρεσίας Λ -EOAE-ΝΟΜΥ-040 ιακίνηση Εγγράφων Εξωδίκων Υποθέσεων Νοµικής Υπηρεσίας Έλεγχος αρχείων Τα αρχεία ποιότητας διατηρούνται και ελέγχονται έτσι, ώστε να παραµένουν ευανάγνωστα και να επιτυγχάνεται η ασφαλής αποθήκευσή τους και η εύκολη εύρεσή τους. Οι απαιτήσεις αναφέρονται στην παράγραφο και οι Λειτουργικές ιαδικασίες απαριθµούνται στον κατάλογο του Παραρτήµατος 1. Κάθε Επικεφαλής Τµήµατος είναι υπεύθυνος για την εφαρµογή των διαδικασιών απόδοσης ταυτότητας, αποθήκευσης, διατήρησης και διάθεσης των αρχείων ποιότητας. Ο Τ Π θα προσδιορίσει τα αρχεία τα οποία καταδεικνύουν την επίτευξη της ποιότητας της υπηρεσίας και την αποτελεσµατική λειτουργία του Συστήµατος Ποιότητας. Πέραν των αποτελεσµάτων των επιθεωρήσεων και των ανασκοπήσεων, πρέπει επίσης να τηρούνται αρχεία ανασκόπησης και έγκρισης των εγγράφων του Σ Π, εκπαίδευσης, µη συµµόρφωσης και διορθωτικών ενεργειών. Όλα τα αρχεία ποιότητας θα διατηρούνται για µια ελάχιστη χρονική περίοδο 15 ετών, εκτός και αν καθορίζεται διαφορετικά στις Λειτουργικές ιαδικασίες / Οδηγίες Εργασίας του Σ Π.

15 ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ Α.Ε. Εγχειρίδιο Ποιότητας Υπηρεσιών ιαχείρισης Έργου Ενότητα Γ 1 από 3 Ενότητα Γ 5. Ευθύνη της ιοίκησης 5.1 έσµευση της ιοίκησης Η Ανώτατη ιοίκηση της ΕΟΑΕ δεσµεύεται για την ανάπτυξη και τη θέση σε εφαρµογή του Σ Π, καθώς και για τη διαρκή βελτίωση της αποτελεσµατικότητάς του. Η ικανοποίηση των πελατών και των νοµικών και κανονιστικών απαιτήσεων, η πολιτική για την ποιότητα, οι αντικειµενικοί σκοποί για την ποιότητα, οι ανασκοπήσεις από την ιοίκηση και οι πόροι αναλύονται σε επόµενα κεφάλαια. 5.2 Εστίαση στον πελάτη Οι απαιτήσεις των πελατών προσδιορίζονται και ικανοποιούνται, µε σκοπό την αύξηση της ικανοποίησης των πελατών, όπως αναλύεται στα κεφάλαια 7.2 και Πολιτική για την ποιότητα Η Πολιτική για την Ποιότητα θα καθορίζεται από το ιοικητικό Συµβούλιο και θα ανασκοπείται ετησίως. Η Πολιτική για την Ποιότητα καθορίζεται στην Πολιτική για την Ποιότητα της ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ Α.Ε., η οποία βρίσκεται στην αρχή του Εγχειριδίου Ποιότητας. Ο Προϊστάµενος Συµβούλου ιαχείρισης Έργου θα διασφαλίζει ότι η Πολιτική για την Ποιότητα έχει µεταφερθεί στους αρµόδιους, είναι κατανοητή και εφαρµόζεται σε ολόκληρη την οργάνωση. 5.4 Σχεδίαση Αντικειµενικοί σκοποί για την ποιότητα Οι Αντικειµενικοί Σκοποί για την Ποιότητα θα καθορίζονται από τον Γενικό ιευθυντή και θα ανασκοπούνται ετησίως. Οι Αντικειµενικοί Σκοποί για την Ποιότητα θα είναι µετρήσιµοι και συνεπείς µε την Πολιτική για την Ποιότητα Σχεδίαση του Σ Π Η Ανώτατη ιοίκηση της ΕΟΑΕ εξασφαλίζει ότι η σχεδίαση του Σ Π διεξάγεται µε γνώµονα την ικανοποίηση των απαιτήσεων του ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 9001: 2000 (παράγραφος 4.1) και των Αντικειµενικών Σκοπών για την Ποιότητα. Ακόµη, εξασφαλίζει την διατήρηση της ακεραιότητας του Σ Π, όταν σχεδιάζονται και τίθενται σε εφαρµογή αλλαγές στο Σ Π. 5.5 Ευθύνες, αρµοδιότητες και επικοινωνία Ευθύνες και αρµοδιότητες Οργάνωση Ολοκληρωµένο οργανόγραµµα της Εταιρείας διατηρεί η ιεύθυνση Ανθρωπίνων Πόρων & ιοικητικής Μέριµνας. Η καινοτόµος οργάνωση της ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ Α.Ε. στηρίζεται στη συνεργασία που έχει µε εταιρεία συµβούλων ύστερα από διεθνή ιαγωνισµό (Kellogg Brown & Root) για τη ιαχείριση Έργου και µε Εταιρείες συµβούλων για Υπηρεσίες Επίβλεψης Κατασκευής (Ανάδοχοι Υπηρεσιών Επίβλεψης), επίσης ύστερα από διεθνή ιαγωνισµό. Σύµφωνα µε το αντικείµενό της, η Εταιρεία: ιεξήγαγε τον έλεγχο και την ολοκλήρωση των µελετών που παρέλαβε από το ΥΠΕΧΩ Ε και τελειοποίησε τα τεχνικά χαρακτηριστικά του έργου. Παρέλαβε συµβάσεις κατασκευής από το ΥΠΕΧΩ Ε και ανέλαβε τη διαχείριση των διεξαγόµενων εργασιών. Προώθησε την εύρεση λύσης δύσκολων τεχνικών, περιβαλλοντικών και άλλων ειδικών προβληµάτων, όπως διέλευση από τα υψηλά ορεινά περάσµατα Καστανιάς και Κατάρας, την παράκαµψη του Θεάτρου ωδώνης, τη διέλευση από τον ποταµό Νέστο, κλπ. ιεξήγαγε και διεξάγει δηµοπρατήσεις µελετών και κατασκευών και διαχειρίζεται τις σχετικές συµβάσεις, µε στόχο την ολοκλήρωση του χρηµατοδοτούµενου προγράµµατος του έργου εντός των τεθέντων προθεσµιών.

16 ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ Α.Ε. Εγχειρίδιο Ποιότητας Υπηρεσιών ιαχείρισης Έργου Ενότητα Γ 2 από 3 Υπευθυνότητες και Αρµοδιότητες Το Καταστατικό της Α.Ε. µε την επωνυµία Εγνατία Οδός Α.Ε. εγκρίθηκε µε την Υπουργική απόφαση της 8 ης Αυγούστου 1995, αριθµός Πρωτοκόλλου 1/0/12/121,το οποίο παραπέµπει επίσης στην Πρωθυπουργική Απόφαση YΠ 123/ και στην Κοινή Απόφαση των Υπουργών Εθνικής Οικονοµίας, Οικονοµικών και Περιβάλλοντος, Χωροταξίας και ηµοσίων Έργων αρ. 1/4α/02/69 Φ.Ν. 380/ Το Καταστατικό τροποποιήθηκε τελευταία φορά την , σύµφωνα µε απόφαση της Έκτακτης Γενικής Συνέλευσης των µετόχων. Καθορίζονται αρµοδιότητες και υπευθυνότητες στελεχών και οργάνων µε αποφάσεις του ιοικητικού Συµβουλίου, σύµφωνα µε το Οργανόγραµµα. Ο Γενικός ιευθυντής θα διασφαλίζει ότι τέτοιου είδους τροποποιήσεις και αποφάσεις καταγράφονται στα πρακτικά και διανέµονται, όπως απαιτείται. Συγκεκριµένα, µεµονωµένα έγγραφα ή σύνολο εγγράφων που αφορούν αποφάσεις οι οποίες επηρεάζουν τις αρµοδιότητες της ιαχείρισης Έργου πρέπει να διατηρούνται και να διανέµονται µε ελεγχόµενο τρόπο. Ειδικά καθήκοντα και αρµοδιότητες οι οποίες ενδεχοµένως επηρεάζουν την Ποιότητα ορίζονται στο Εγχειρίδιο Ποιότητας, στις Λειτουργικές ιαδικασίες, στις Οδηγίες Εργασίας, στις περιγραφές θέσης εργασίας και στις κατευθυντήριες οδηγίες (τα έγγραφα τεκµηρίωσης του Συστήµατος ιαχείρισης Ποιότητας). Οι βασικές αρχές παρατίθενται παρακάτω. Ο Προϊστάµενος Συµβούλου ιαχείρισης Έργου είναι υπεύθυνος για την γενική εποπτεία της ανάπτυξης του Συστήµατος Ποιότητας των Υπηρεσιών ιαχείρισης Έργου και αναθέτει τις καθηµερινές αρµοδιότητες εφαρµογής του Συστήµατος στον Τµηµατάρχη ιασφάλισης Ποιότητας. Ο Προϊστάµενος Τοµέα Έργων και ο Προϊστάµενος Τοµέα Υποστήριξης αναθέτουν τις καθηµερινές αρµοδιότητες εφαρµογής του Συστήµατος στους ιευθυντές ιευθύνσεων. Ο Τµηµατάρχης ιασφάλισης Ποιότητας είναι αρµόδιος για την επιτήρηση της εφαρµογής της συγκεκριµένης πολιτικής στην πράξη, καθώς και για την επιστασία και την συντήρηση του Συστήµατος Ποιότητας, σε συµµόρφωση µε το ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 9001: Ο Προϊστάµενος Συµβούλου ιαχείρισης Έργου, ο Προϊστάµενος Τοµέα Έργων και ο Προϊστάµενος Τοµέα Υποστήριξης έχουν την γενική αρµοδιότητα να ελέγχουν την περαιτέρω επεξεργασία ή λειτουργία των µη συµµορφούµενων υπηρεσιών, µέχρις ότου η ατέλεια διορθωθεί. Οι ιευθυντές ιευθύνσεων και οι Προϊστάµενοι Τµηµάτων είναι υπεύθυνοι για την παροχή και ενηµέρωση των ιαδικασιών, και εξασφαλίζουν ότι όλο το προσωπικό έχει γνώση όλων των σχετικών προτύπων και διαδικασιών και συµµορφώνονται µε αυτές. Έχουν επίσης την ευθύνη να ενθαρρύνουν βελτιώσεις στο σύστηµα. Όλο το προσωπικό είναι υπεύθυνο να εφαρµόζει τις διεργασίες του Σ Π, να εργάζεται ακολουθώντας συµφωνηθέντα πρότυπα, καθώς και να ενηµερώνει την διοίκηση για όλα τα θέµατα ποιότητας και για βελτιώσεις στο σύστηµα Εκπρόσωπος της ιοίκησης Ο Τ Π είναι ο Εκπρόσωπος της ιοίκησης, όπως ορίζεται στο ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 9001: 2000, παράγραφος και, σε σχέση µε αυτό, έχει την δικαιοδοσία και τις αρµοδιότητες που ορίζονται παρακάτω: Να εξασφαλίζει ότι καθιερώνονται, τίθενται σε εφαρµογή και διατηρούνται οι διεργασίες που χρειάζονται για το Σ Π. Να ενηµερώνει γραπτώς την Ανώτατη ιοίκηση σχετικά µε την επίδοση του Σ Π και οποιαδήποτε ανάγκη για βελτίωση. Να εξασφαλίζει την προαγωγή της ενηµέρωσης όλης της Εταιρείας για τις απαιτήσεις των πελατών. Άλλες ιδιαίτερες αρµοδιότητες του Τ Π είναι οι ακόλουθες: Να διασφαλίζει ότι όλα τα αρχεία και τα έγγραφα τεκµηρίωσης του Σ Π είναι δεόντως ελεγχόµενα. Να επαληθεύει ότι οι διεργασίες/ ιαδικασίες του Συστήµατος Ποιότητας εφαρµόζονται µε συνέπεια. Να διασφαλίζει ότι οι εσωτερικές επιθεωρήσεις και ανασκοπήσεις διεξάγονται όπως απαιτείται. Να επαληθεύει την υλοποίηση σχετικά µε την επίλυση προβληµάτων, καθώς και τις διορθωτικές ή προληπτικές ενέργειες. Σε περίπτωση απουσίας του Τ Π, η ευθύνη για το Σύστηµα Ποιότητας θα επανέρχεται στον Προϊστάµενο Συµβούλου ιαχείρισης Έργου ή σε πρόσωπο που έχει ο ίδιος εξουσιοδοτήσει.

17 ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ Α.Ε. Εγχειρίδιο Ποιότητας Υπηρεσιών ιαχείρισης Έργου Ενότητα Γ 3 από Εσωτερική επικοινωνία Οι διεργασίες εσωτερικής επικοινωνίας της Εταιρείας περιγράφονται στις ακόλουθες Λειτουργικές ιαδικασίες: Λ -EOAE- Π-101 Έλεγχος Αλληλογραφίας Λ -EOAE- Π-103 Τυποποίηση Εγγράφων της Εταιρείας Λ -EOAE- Π-120 Αλληλογραφία Στο Intranet της Εταιρείας λειτουργεί ιστοσελίδα του Τµήµατος ιασφάλισης Ποιότητας, στην οποία έχει πρόσβαση όλο το προσωπικό της ΕΟΑΕ. Εκεί έχουν τη δυνατότητα να ενηµερώνονται για ενδιαφέροντα θέµατα και για νέες εξελίξεις που αφορούν στην λειτουργία του Σ Π, καθώς επίσης και να αναζητούν το Εγχειρίδιο Ποιότητας, τις Λειτουργικές ιαδικασίες, τις Οδηγίες Εργασίας και τα έντυπα του Σ Π. 5.6 Ανασκόπηση από την ιοίκηση Λεπτοµερείς οδηγίες δίδονται στην: Λειτουργική ιαδικασία Λ -EOAE- Π-025 Ανασκόπηση του Σ Π από την ιοίκηση. Η πρόοδος και η απόδοση της ποιότητας θα ανασκοπούνται επίσης από την διοίκηση, όπως περιγράφεται λεπτοµερώς στην: Λειτουργική ιαδικασία Λ -EOAE-ΥΠΕ-210 Έκθεση Προόδου του Έργου. Οι ανασκοπήσεις θα διεξάγονται περιοδικά και συστηµατικά, ώστε να εξασφαλίζεται η συνεχιζόµενη καταλληλότητα, επάρκεια και αποτελεσµατικότητα του Σ Π. Οι στόχοι της συνολικής διαδικασίας ανασκόπησης είναι να ανασκοπούνται η Πολιτική και οι Αντικειµενικοί Σκοποί για την Ποιότητα, να διασφαλίζεται η διαρκής συµµόρφωση µε το σύστηµα, να επιβεβαιώνεται ότι οι αντικειµενικοί σκοποί της διοίκησης και των πελατών ικανοποιούνται και να προσδιορίζονται οποιεσδήποτε διορθωτικές/προληπτικές ενέργειες ή βελτιώσεις. Η αρµοδιότητα για την εφαρµογή της Ανασκόπησης του Σ Π από την ιοίκηση βαρύνει τον Προϊστάµενο Συµβούλου ιαχείρισης Έργου, ο οποίος ορίζει την Οµάδα Ανασκόπησης. Στην οµάδα θα περιλαµβάνεται ο Τ Π. Η Οµάδα Ανασκόπησης διεξάγει την ανασκόπηση και συντάσσει σχετική έκθεση, την οποία υποβάλλει στον Προϊστάµενο Συµβούλου ιαχείρισης Έργου. Ο Γενικός ιευθυντής, ή εκπρόσωπός του, πρέπει να προγραµµατίζει την ανασκόπηση του συστήµατος όχι λιγότερο από µία φορά κάθε 12 µήνες και πρέπει να εντοπίζει και να εφαρµόζει οποιεσδήποτε απαιτούµενες διορθωτικές ενέργειες ή βελτιώσεις. Η ανασκόπηση πρέπει να περιλαµβάνει ανάλυση και εισηγήσεις ως προς τα ακόλουθα: Επιθεωρήσεις και αποτελεσµατικότητα των διαδικασιών επιθεώρησης. Εφαρµογή του Σ Π. Γίνεται σωστή χρήση του συστήµατος; Αποτελεσµατικότητα του Σ Π. Ικανοποιεί την Πολιτική και τους Αντικειµενικούς Σκοπούς για την Ποιότητα της Εταιρείας; Παράπονα Αγορές Ανασκόπηση Παροχέων Υπηρεσιών Έργου. Ποιότητα και Απόδοση υπηρεσιών. Πόροι, προσωπικό και εκπαίδευση. Πολιτική και Αντικειµενικοί Σκοποί για την Ποιότητα. Ισχύουν ακόµη; Αναπροσδιορισµός ή επιβεβαίωση των Αντικειµενικών Σκοπών της Εταιρείας. Αναγνώριση των διορθωτικών και προληπτικών ενεργειών και βελτιώσεων.

18 ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ Α.Ε. Εγχειρίδιο Ποιότητας Υπηρεσιών ιαχείρισης Έργου Ενότητα 1 από 2 Ενότητα 6. ιαχείριση πόρων 6.1 ιάθεση πόρων Οι Προϊστάµενοι Τοµέων και οι ιευθυντές πρέπει να διασφαλίζουν ότι υπάρχουν οι κατάλληλοι πόροι για την εφαρµογή και συντήρηση του Σ Π και την διαρκή βελτίωση της αποτελεσµατικότητάς του, καθώς και για την αύξηση της ικανοποίησης των πελατών, µέσω της εκπλήρωσης των απαιτήσεών τους. Οι Προϊστάµενοι Τοµέων και οι ιευθυντές πρέπει να καθορίζουν, να τεκµηριώνουν και να εφαρµόζουν τις απαραίτητες διαδικασίες, καθώς και να διασφαλίζουν ότι το προσωπικό είναι κατάλληλα εκπαιδευµένο. Όλοι οι ιευθυντές είναι αρµόδιοι να διασφαλίζουν ότι οι κατάλληλοι πόροι είναι διαθέσιµοι για την υποστήριξη, τη σύνταξη και τη συντήρηση των εγγράφων τεκµηρίωσης του Σ Π. 6.2 Ανθρώπινοι πόροι Γενικότητες Οι Προϊστάµενοι Τοµέων και οι ιευθυντές εξασφαλίζουν, ώστε το προσωπικό που εκτελεί εργασίες οι οποίες επηρεάζουν την ποιότητα του προϊόντος είναι ικανό και έχει την κατάλληλη µόρφωση, εκπαίδευση, δεξιότητες και εµπειρία Ικανότητα, ενηµέρωση και εκπαίδευση Λεπτοµερείς οδηγίες δίδονται στην: Λειτουργική ιαδικασία Λ -EOAE-ΑΠ Μ-050 Εκπαίδευση Προσωπικού Αποτελεί Πολιτική της Εταιρείας να διασφαλίζει ότι όλο το προσωπικό είναι κατάλληλα καταρτισµένο και διαθέτει τα απαραίτητα προσόντα για την εκτέλεση των ανατεθέντων καθηκόντων. Ιδιαίτερη έµφαση δίδεται στην αποδοτικότητα σε καθήκοντα που αφορούν στην ποιότητα και στην ασφάλεια. Τα προσόντα του προσωπικού αξιολογούνται στο στάδιο της πρόσληψης. Εφαρµόζεται η Λειτουργική ιαδικασία Λ -EOAE- ΑΠ Μ-020 Πρόσληψη Προσωπικού. Κάθε ιευθυντής έχει την ευθύνη να διασφαλίζει ότι το προσωπικό που βρίσκεται υπό τον έλεγχό του είναι επαρκώς καταρτισµένο και θα πρέπει να τηρεί έναν κατάλογο αρµοδιοτήτων. Ο συγκεκριµένος κατάλογος θα προσδιορίζει τις δραστηριότητες και τα καθήκοντα που επηρεάζουν την ποιότητα και τα πρόσωπα που κρίνονται κατάλληλα να διεκπεραιώσουν τα καθήκοντα αυτά. Η κρίση του µπορεί να βασίζεται στην αξιολόγηση προγενέστερων επιδόσεων, στην εµπειρία, στην εκπαίδευση, στα προσόντα. Εάν υπάρχουν οποιαδήποτε καθήκοντα ή θέσεις εργασίας µε ελάχιστες εκπαιδευτικές ή επαγγελµατικές απαιτήσεις, τότε θα πρέπει να προσκοµίζονται οι απαραίτητες πληροφορίες, να επαληθεύονται και να τηρούνται σε φακέλους του προσωπικού ως µέσου υποστήριξης του καταλόγου αρµοδιοτήτων. Είναι αρµοδιότητα του ιευθυντή να εντοπίζει και να προσδιορίζει τέτοιου είδους απαιτήσεις και άλλες παρόµοιες ανάγκες εκπαίδευσης. Η εκπαίδευση µπορεί να περιλαµβάνει διδασκαλία και επίβλεψη κατά την ώρα της εργασίας, οι οποίες ενισχύονται από γραπτές οδηγίες και διαδικασίες για όλα τα καθήκοντα που επηρεάζουν την ποιότητα. Όπου απαιτείται, θα υπάρχει συµπληρωµατική εκπαίδευση είτε εξωτερική είτε στο πλαίσιο της Εταιρείας για ειδικά θέµατα. Τα αρχεία εκπαίδευσης τηρούνται στους φακέλους τους προσωπικού. Η υποδοχή/αρχική εκπαίδευση του νέου προσωπικού καλύπτεται από την Λειτουργική ιαδικασία Λ -EOAE-ΑΠ Μ-030 Υποδοχή Νεοπροσληφθέντος Προσωπικού, η οποία περιλαµβάνει τα ακόλουθα βασικά θέµατα: Οργάνωση και δραστηριότητες της ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ Α.Ε. Πολιτική για την Ποιότητα και Αντικειµενικοί Σκοποί για την Ποιότητα της Εταιρείας Πολιτική Υγιεινής και Ασφάλειας της Εταιρείας Ανασκόπηση των καθηκόντων, των αρµοδιοτήτων και των διαύλων επικοινωνίας. Οι νέοι διορισµοί υπόκεινται στη διαδικασία γνωµοδότησης µετά από µια δοκιµαστική περίοδο. Το προσωπικό αξιολογείται κάθε χρόνο από τους ιευθυντές/προϊσταµένους. Εφαρµόζεται η Λειτουργική ιαδικασία Λ -EOAE- ΑΠ Μ-400 Αξιολόγηση Προσωπικού. Η αξιολόγηση µπορεί να έχει ως αποτέλεσµα τον καθορισµό νέων αναγκών εκπαίδευσης.

19 ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ Α.Ε. Εγχειρίδιο Ποιότητας Υπηρεσιών ιαχείρισης Έργου Ενότητα 2 από Υποδοµή Η Εταιρεία διαθέτει και διατηρεί την κατάλληλη υποδοµή για την επιτυχή διεξαγωγή των δραστηριοτήτων της. Η υποδοµή περιλαµβάνει κτήρια γραφείων κατάλληλα εξοπλισµένα, κατάλληλο εξειδικευµένο λογισµικό, καθώς και υπηρεσίες υποστήριξης. 6.4 Περιβάλλον εργασίας Η Εταιρεία διαθέτει το κατάλληλο περιβάλλον εργασίας, το οποίο διαχειρίζεται και διατηρεί ως απαιτείται.

20 ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ Α.Ε Εγχειρίδιο Ποιότητας Υπηρεσιών ιαχείρισης Έργου Ενότητα Ε 1 από 7 Ενότητα Ε 7. Υλοποίηση του προϊόντος 7.1 Σχεδίαση της υλοποίησης του προϊόντος Οι δραστηριότητες οι οποίες καλύπτονται από το παρόν Εγχειρίδιο Ποιότητας θα πρέπει να σχεδιάζονται, για να υποδεικνύουν τον τρόπο µε τον οποίο θα ικανοποιούνται οι απαιτήσεις ποιότητας του προϊόντος. Η σχεδίαση της υλοποίησης του προϊόντος πρέπει να τεκµηριώνεται και τα σχετικά αρχεία πρέπει να τηρούνται, ώστε να καταδεικνύουν τον τρόπο µε τον οποίο εφαρµόστηκε ο σχεδιασµός. Τα λεπτοµερή στοιχεία των Προγραµµάτων Ποιότητας θα ενσωµατώνονται στις Λειτουργικές ιαδικασίες, στις Οδηγίες Εργασίας, στα ιαγράµµατα Ροής ραστηριοτήτων και στα Χρονοδιαγράµµατα. Άλλες µέθοδοι µπορεί να χρησιµοποιούνται, εάν ενδείκνυνται. Σχεδίαση της υλοποίησης του προϊόντος απαιτείται για τους αναδόχους µελετών, κατασκευής και επίβλεψης της κατασκευής, ως µέρος της διεργασίας προµηθειών που περιγράφεται στην παράγραφο 7.4, για να επιδειχθεί ο τρόπος που αυτοί σχεδιάζουν και εφαρµόζουν τη διαχείριση της ποιότητας για το συγκεκριµένο έργο. Οι απαιτήσεις αυτές, συµπεριλαµβανοµένων και των Προγραµµάτων Επιθεωρήσεων και οκιµών, επιθεωρούνται για επιβεβαίωση της εφαρµογής τους. 7.2 ιεργασίες που σχετίζονται µε τους πελάτες Η κάθε σύµβαση Έργου που προκύπτει από το ΥΠΕΧΩ Ε παρακολουθείται και τεκµηριώνεται µέσω των µηνιαίων Εκθέσεων Προόδου, οι οποίες εκπονούνται από τα κλιµάκια των ΑΥΕ. Στη συνέχεια, συντάσσονται οι µηνιαίες Εκθέσεις από το Τµήµα Προγραµµατισµού & Ελέγχου Κόστους, οι οποίες προωθούνται στον Γενικό ιευθυντή. Βάσει των στοιχείων προόδου, όπου απαιτούνται, αναλαµβάνονται δράσεις πρόληψης ή διόρθωσης αποτελεσµάτων, στις οποίες µπορεί να εµπλέκονται όλα τα βασικά τµήµατα της ΕΟΑΕ. Σε γενικές γραµµές, η όλη δραστηριότητα της ΕΟΑΕ είναι η ανασκόπηση µιας σύµβασης. 7.3 Σχεδιασµός και ανάπτυξη Η Εταιρεία δεν διεξάγει άµεσα σχεδιασµό/µελέτη, αλλά παρέχει προδιαγραφές και απαιτήσεις, δηµοπρατεί/αναθέτει υπηρεσίες σχεδιασµού και τις υπηρεσίες των ελεγκτών σχεδιασµού, διαχειρίζεται τις συνεργασίες µεταξύ των συγκεκριµένων εµπειρογνωµόνων και εφαρµόζει ελέγχους, για να διασφαλίζει ότι συµµορφώνονται µε τις προδιαγραµµένες απαιτήσεις. Ο Έλεγχος Σχεδιασµού/Μελέτης στην προκειµένη περίπτωση αποτελεί µέρος της παραγωγικής διεργασίας της ΕΟΑΕ και καλύπτεται από το παρόν Εγχειρίδιο Ποιότητας στην Ενότητα 7.5 (Παραγωγή και παροχή υπηρεσιών). 7.4 Αγορές (Προµήθειες) Γενικά Η προµήθεια υπηρεσιών για την εκτέλεση συµβάσεων µελετών και/ή κατασκευής στο Έργο είναι µέρος της Παραγωγικής ιεργασίας της Εταιρείας και ως εκ τούτου σχετίζεται επίσης µε την Ενότητα 7.5 (Παραγωγή και παροχή υπηρεσιών) του παρόντος Εγχειριδίου Ποιότητας. Οι βασικές αρχές και απαιτήσεις περιλαµβάνονται στην παρούσα ενότητα, για να διευκολύνουν τον αναγνώστη όσον αφορά τις παραποµπές. Υπάρχουν πολλοί πιθανοί συνδυασµοί για τη σύναψη σύµβασης (για παράδειγµα: ανοιχτός διαγωνισµός, κλειστός διαγωνισµός, Προθεσµιακή Σύµβαση) και για την πληρωµή του ποσού που αναφέρεται στη σύµβαση (για παράδειγµα: Προµετρήσεις και Τιµολόγηση, κατ αποκοπή τίµηµα, Μελέτη-Κατασκευή-Χρηµατοδότηση-Λειτουργία). Είναι υποχρέωση της Εταιρείας να εφαρµόζει τις καταλληλότερες µεθόδους δηµοπράτησης και σύναψης σύµβασης και να συµµορφώνεται µε τους σχετικούς κανονισµούς και το νοµοθετικό πλαίσιο της Ευρωπαϊκής Ένωσης και της Ελληνικής ηµοκρατίας. Ο χαρακτηρισµός των συµβάσεων βάσει αντικειµένου φαίνεται στο Σχήµα 2. Η ηµοπράτηση/ανάθεση είναι στοιχείο-κλειδί για τις δραστηριότητες της Εταιρείας και πρέπει να εκτελείται υπό ελεγχόµενες συνθήκες, όπως ορίζεται στις τεκµηριωµένες ιαδικασίες, όπως αυτές που απαριθµούνται στο Παράρτηµα 1.

21 ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ Α.Ε Εγχειρίδιο Ποιότητας Υπηρεσιών ιαχείρισης Έργου Ενότητα Ε 2 από 7 Σχήµα 2 ιάγραµµα: Αντικείµενο ηµοπράτησης της Κατασκευής και Σύµβασης ΙΑΓΡΑΜΜΑ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΜΟΣ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ ΒΑΣΕΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ ΣΗΜΕΙΟ ΕΝΑΡΞΗΣ - ΓΝΩΣΤΗ ΧΑΡΑΞΗ ΣΥΜΒΑΣΗ ΜΕΛΕΤΗΣ - ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΣΤΑ ΙΩΝ 1 N ΑΡΧΙΚΗ ΜΕΛΕΤΗ ΜΗ ΠΛΗΡΗΣ 2 N 3 ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΑΡΧΙΚΗΣ ΜΕΛΕΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗ ΚΑΤΑΣΚΕΥΗΣ ΕΡΓΟΥ ΣΥΜΒΑΣΗ ΜΕΛΕΤΗΣ/ΚΑΤΑΣΚΕΥΗΣ ΜΕΡΙΚΗ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΑΡΧΙΚΗΣ ΜΕΛΕΤΗΣ 5 ΣΗΜΕΙΟ ΠΕΡΑΤΟΣ - ΕΝΑΡΞΗ ΚΑΤΑΣΚΕΥΗΣ ΕΝ ΜΕΡΕΙ ΠΛΗΡΗΣ ΜΕΛΕΤΗ ΚΑΙ ΕΝ ΜΕΡΕΙ ΠΡΟΜΕΛΕΤΕΣ ΕΝ ΜΕΡΕΙ ΜΕΛΕΤΗ / ΚΑΤΑΣΚΕΥΗ ΚΑΙ ΕΝ ΜΕΡΕΙ ΚΑΤΑΣΚΕΥΗ ΕΡΓΟΥ ιεργασία αγορών Αξιολόγηση και Απαιτούµενα Προσόντα των Παροχέων Υπηρεσιών (Προµηθευτών) Οι κύριες κατηγορίες προµηθειών της ΕΟΑΕ αφορούν Παροχή Υπηρεσιών που σχετίζονται µε το Έργο. Οι απαιτήσεις ποιότητας για την προκαταρκτική διαδικασία επιλογής των Παροχέων Υπηρεσιών πρέπει να καθορίζονται και να τεκµηριώνονται από τον αρµόδιο ιευθυντή, ο οποίος λαµβάνει υπόψη τις συγκεκριµένες οδηγίες ή απαιτήσεις της Εταιρείας και τους σχετικούς Κανονισµούς. Με βάση τα παραπάνω, προσδιορίζεται η αξιολόγηση, που µπορεί να ανήκει σε µία ή περισσότερες από τις ακόλουθες κατηγορίες: Αξιολόγηση σε σχέση µε νοµικές, τεχνικές, επαγγελµατικές απαιτήσεις για την προκαταρκτική διαδικασία επιλογής. Ανασκόπηση παλαιοτέρων επιδόσεων, ιστορικών αρχείων κλπ. Ανασκόπηση των εγγράφων τεκµηρίωσης ποιότητας και της κατάστασης πιστοποίησης. Τα κριτήρια επιλογής/αξιολόγησης/περιοδικής αξιολόγησης όλων των Παροχέων Υπηρεσιών καθορίζονται από την ισχύουσα νοµοθεσία και από τις αποφάσεις του ιοικητικού Συµβουλίου. Η προκαταρκτική διαδικασία επιλογής και η αξιολόγηση των Μελετητών καλύπτεται από διάφορες νοµικές διατάξεις και περιγράφεται στις Λειτουργικές ιαδικασίες: Λ -EOAE-ΜΕΛ-005 Μέθοδος Ανάθεσης Υπηρεσιών Λ -EOAE-ΜΕΛ-085 Υπογραφή Σύµβασης Υπηρεσιών Προϋπολογισµού Μικρότερου των ΕΥΡΩ

22 ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ Α.Ε Εγχειρίδιο Ποιότητας Υπηρεσιών ιαχείρισης Έργου Ενότητα Ε 3 από 7 Τα κριτήρια επιλογής των ΑΥΕ καθορίζονται στα σχετικά τεύχη δηµοπράτησης. Η επίδοση των ΑΥΕ αξιολογείται κάθε έτος από τον αντίστοιχο ιευθυντή Εποπτείας Έργων, ο οποίος υποβάλλει σχετική έκθεση αξιολόγησης στον Προϊστάµενο Τοµέα Έργων. Για την ανανέωση των συµβάσεων των ΑΥΕ, λαµβάνονται υπόψη οι ανωτέρω εκθέσεις αξιολόγησης. Πίνακας 2 Κατηγορία Κύριας Υπηρεσίας Κύριες Κατηγορίες Παροχέων Υπηρεσιών στο Έργο Παραδείγµατα Η προκαταρκτική διαδικασία επιλογής και η αξιολόγηση των Αναδόχων Κατασκευής καλύπτεται από διάφορες νοµικές διατάξεις και περιγράφεται λεπτοµερώς στις Λειτουργικές ιαδικασίες: Λ -ΕΟΑΕ-ΚΑΤ-071 ιαγωνισµός Έργου µε Ανοικτή ιαδικασία µε Συµπλήρωση Τιµολογίου και Έλεγχο Οµαλότητας των Τιµών Λ -ΕΟΑΕ-ΚΑΤ-072 ιαγωνισµός Έργου µε Ανοικτή ιαδικασία µε Μελέτη/Κατασκευή Λ -ΕΟΑΕ-ΚΑΤ-073 ιαγωνισµός Έργου µε Κλειστή ιαδικασία µε Συµπλήρωση Τιµολογίου και Έλεγχο Οµαλότητας των Τιµών Λ -ΕΟΑΕ-ΚΑΤ-074 ιαγωνισµός Έργου µε Κλειστή ιαδικασία µε Μελέτη/Κατασκευή Λ -ΕΟΑΕ-ΚΑΤ-075 ιαγωνισµός Έργου µε ιαπραγµάτευση µε Συµπλήρωση Τιµολογίου και Έλεγχο Οµαλότητας των Τιµών Λ -ΕΟΑΕ-ΚΑΤ-076 ιαγωνισµός Έργου µε ιαπραγµάτευση µε Μελέτη/Κατασκευή. Μελέτες Μελέτες (προκαταρκτικές, προµελέτες, οριστικές µελέτες κλπ.) Υπηρεσίες Ελέγχου Μελετών Υπηρεσίες Ανασκόπησης Μελετών Εξωτερικοί Σύµβουλοι Μελετητές Εµπειρογνώµονες Γεωτεχνική/Γεωλογική Έρευνα Υπηρεσίες Συµβούλου Κατασκευή Συµβάσεις Κατασκευής, σύµφωνα µε εγκεκριµένη Μελέτη Συµβάσεις Κατασκευής που περιλαµβάνουν και εκπόνηση της απαιτούµενης Μελέτης (Μελέτη & Κατασκευή) Επίβλεψη της Κατασκευής Ανάδοχοι Υπηρεσιών Επίβλεψης Οι κύριες κατηγορίες Παροχέων Υπηρεσιών στο Έργο φαίνονται στον Πίνακα 2. Οι κύριοι προµηθευτές Παροχής Υπηρεσιών επιθεωρούνται και αξιολογούνται σε τακτά χρονικά διαστήµατα. Κατάλληλα αρχεία επιθεωρήσεων και διορθωτικών ενεργειών τηρούνται. Όλες οι υπόλοιπες προµήθειες που αφορούν κυρίως την λειτουργία γραφείων (γραφικά, κλπ.) δεν θεωρούνται κύριες και η διαχείρισή τους γίνεται από το Τµήµα Προµηθειών, βάσει της ιαδικασίας Λ -ΕΟΑΕ-ΑΠ Μ-610 ιαδικασία Προµηθειών. Κατάλογος εν ενεργεία προµηθευτών τηρείται, ο οποίος ανασκοπείται και αναθεωρείται σε ετήσια βάση Πληροφορίες αγορών Πληροφορίες Σύµβασης Οι απαιτήσεις για συµφωνίες αγοράς, συµβάσεις και παραγγελίες στους προµηθευτές περιγράφονται λεπτοµερώς σε διάφορες Λειτουργικές ιαδικασίες, όπως αναφέρθηκαν σε προηγούµενες παραγράφους. Ελλείψει ειδικών οδηγιών, οι συµβάσεις θα πρέπει να περιλαµβάνουν σαφείς αναφορές όσον αφορά στα ακόλουθα: Τον τίτλο της σύµβασης. Τον κωδικό αριθµό της σύµβασης (όπου εφαρµόζεται). Την περιγραφή ή την επισήµανση µιας υπηρεσίας ή µιας εργασίας. Τον αριθµό αναφοράς των προδιαγραφών, των σχεδίων ή άλλων εγγράφων αναφοράς (όπου εφαρµόζεται). Τις απαιτήσεις του συστήµατος ποιότητας. Τις µεθόδους επιθεώρησης, δειγµατοληψίας και δοκιµών (όπου εφαρµόζονται). Τα κριτήρια αποδοχής (όπου εφαρµόζονται). Τον χρόνο, την Ποσότητα και τα Παραδοτέα (όπου εφαρµόζονται).

23 ΕΓΝΑΤΙΑ Ο ΟΣ Α.Ε Εγχειρίδιο Ποιότητας Υπηρεσιών ιαχείρισης Έργου Ενότητα Ε 4 από Επαλήθευση του προϊόντος που αγοράζεται Ο έλεγχος και η έγκριση των παραλαµβανοµένων µελετών από Αναδόχους Μελετητές ή Αναδόχους Κατασκευής γίνεται, όπως περιγράφεται στην Ενότητα 7.5. Η τελική επιθεώρηση πριν την παράδοση οδικού τµήµατος στον πελάτη διεξάγεται από την ΕΟΑΕ, σύµφωνα µε τη Λειτουργική ιαδικασία Λ -EOAE-ΚΑΤ-520 Παράδοση Οδικού Τµήµατος στην Κυκλοφορία. Όταν ολοκληρώνεται η σύµβαση κατασκευής ενός έργου, ακολουθεί η παραλαβή του σύµφωνα µε τη Λειτουργική ιαδικασία Λ -EOAE-ΚΑΤ-400 Παραλαβή Έργου (Προσωρινή, Οριστική, ιοικητική για Χρήση). Για δευτερεύουσες προµήθειες (π.χ., γραφικά) ακολουθείται η ιαδικασία Λ -ΕΟΑΕ-ΑΠ Μ-610 ιαδικασία Προµηθειών. 7.5 Παραγωγή και παροχή υπηρεσιών Έλεγχος της παραγωγής και της παροχής υπηρεσιών και Επικύρωση διεργασιών παραγωγής και παροχής υπηρεσιών (δεν αφορά την Εταιρεία) Σύνοψη ιεργασιών Η Εταιρεία (µέσω του Τοµέα Έργων, του Συµβούλου ιαχείρισης Έργου και του Τοµέα Υποστήριξης) παρέχει προδιαγραφές και απαιτήσεις, δηµοπρατεί/αναθέτει υπηρεσίες µελετών, κατασκευής και επίβλεψης έργων, διαχειρίζεται τις συνεργασίες µε αυτούς τους εµπειρογνώµονες και πραγµατοποιεί ελέγχους, για να διασφαλίσει ότι αυτοί συµµορφώνονται µε τις προδιαγραµµένες απαιτήσεις. Αυτές οι δραστηριότητες διεξάγονται υπό ελεγχόµενες συνθήκες όπως περιγράφονται στις Λειτουργικές ιαδικασίες, στις Οδηγίες Εργασίας και στις Προδιαγραφές. Παραδείγµατα δίνονται στο Παράρτηµα 1. Οι διεργασίες παρουσιάζονται γραφικά στο Σχήµα 3. Σχήµα 3 ιεργασίες ΕΟΑΕ ΙΕΡΓΑΣΙΕΣ ΕΟΑΕ Αποφάσεις ΥΠΕΧΩ Ε MANAGEMENT Λειτουργία Σ/ Ε/Γενική ιεύθυνση/ Νοµική Υπηρεσία Στόχοι/ Σκοποί Πόροι - Χρηµατοδοτήσεις - Προσωπικό - Εξοπλισµός Σύστηµα Ποιότητας/ Υγιεινή & Ασφάλεια Εσωτερική Επικοινωνία Αποφάσεις Σ/ Ε/ Γενική ιεύθυνση ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ ΜΕΛΕΤΩΝ ΣΥΝΤΑΞΗ ΠΡΟ ΙΑΓΡΑΦΩΝ/ΟΣΜΕΟ/ ΣΥΝΤΑΞΗ ΕΚΘΕΣΗΣ ΕΡΓΑΣΙΩΝ ΜΕΛΕΤΗΣ Μελέτες Περιβαλλοντικές Άδειες ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ ΚΑΤΑΣΚΕΥΗΣ ΗΜΟΠΡΑΤΗΣΗ/ ΑΝΑΘΕΣΗ Σύµβαση ΑΥΕ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ ΑΥΕ ΗΜΟΠΡΑΤΗΣΗ/ ΑΝΑΘΕΣΗ ΗΜΟΠΡΑΤΗΣΗ/ ΑΝΑΘΕΣΗ Απαλλοτριώσεις ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΕΛΕΓΧΟΙ/ ΕΓΚΡΙΣΕΙΣ Παράδοση Τµήµατος Έργου