Σύστημα Καταγραφής του Κυβερνητικού Έργου - ΔΗΛΟΣ

Transcript

1 Σύστημα Καταγραφής του Κυβερνητικού Έργου - ΔΗΛΟΣ Δευτέρα 11/1/2015 Παρουσίαση Ηλία Τζιώρα Μάθημα «Ηλεκτρονικές Συναλλαγές» Β Εξάμηνο ΜΒΑ Τεχνοοικονομικά Συστήματα

2 ΤΟ ΔΗΛΟΣ είναι Ευρωπαϊκό εργαλείο Είναι Οδηγός εφαρμογής 2 βασικών αρχών σχεδίασης και διοίκησης έργων της Ε.Ε: Διαχείρισης Κύκλου Ζωής Έργου (Project Cycle Management - PCM) Ανάλυσης Λογικού Πλαισίου (Logical Framework Analysis - LFA)

3 2 λόγια μεταρρυθμιστικής ιστορίας.. Η μεθοδολογία Project Cycle Management (PCM) υιοθετήθηκε το 1992 από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή σαν ένα από τα κύρια εργαλεία σχεδίασης και διοίκησης έργων με βάση την Προσέγγιση Λογικού Πλαισίου (Logical Framework Approach). Το πρώτο εγχειρίδιο PCM εκδόθηκε το 1993 και ενημερώνεται διαρκώς από τότε. Αναλυτικές οδηγίες για την PCM έχουν εκδοθεί από την Ευρωπαϊκή Επιτροπήκαισυγκεκριμένα απότο προσωπικό του Γραφείου Μεθόδων Παροχής Υποστήριξης με την συμμετοχή του Γραφείου Συνεργασίας και Εξωτερικής Βοήθειας (European Aid Cooperation Office - EuropeAID.

4 Το Έργο Έργο είναι μία σειρά δράσεων που στοχεύουν στην επίτευξη σαφώς προσδιορισμένων στόχων εντός καθορισμένης χρονικής περιόδου καιμε δεδομένο προϋπολογισμού Ένα έργο πρέπει να καθορίζει / περιλαμβάνει τα ακόλουθα: Συγκεκριμένη στρατηγική παρέμβασης, με ξεκάθαρους στόχους / σκοπούς Ενδιαφερόμενα Μέρη (Αρχική Ομάδα στην οποία απευθύνεται + Τελικοί Επωφελούμενοι) Σαφή συντονισμό, διοίκηση και συμφωνίες (οικονομικές, πολιτικές κλπ) Ένα Σύστημα Παρακολούθησης και Αξιολόγησης Τρόπο επαλήθευσης ότι τα οφέλη υπερβαίνουν τα αναμενόμενα κόστη

5 Ο Κύκλος του Έργου Ανάπτυξη Έργου Αξιολόγηση & Έλεγχος Στρατηγική Αναγνώριση & Σχεδιασµός Εκτέλεση Προετοιµασία & Εκτίµηση Δέσµευση

6 Στρατηγική Implementation Στρατηγική Ανάλυση της κατάστασης σε εθνικό και τοµεακό επίπεδο. Προσδιορισµός προβληµάτων, περιορισµών και ευκαιριών. Προσδιορισµός κύριων στόχων και τοµεακών προτεραιοτήτων για την ανάπτυξη συνεργασίας. Παροχή ενός σχετικού και εφικτού πλαισίου προγραµµατισµού για το ποια έργα µπορούν να αναγνωριστούν και προετοιµαστούν. Σχηµατισµός/ Αξιολόγηση στρατηγικών που λαµβάνουν υπόψη την εµπειρία του παρελθόντος. Δέσµευση Ανάπτυξη Έργου Στρατηγική Αναγνώριση & Σχεδιασµός Προετοιµασία & Εκτίµηση

7 Προσδιορισμός & Σχεδιασμός Προσδιορισµός & Σχεδιασµός Καταγραφή ιδεών για έργα και άλλες δράσεις ανάπτυξης. Συµβουλές από τους δυνητικά επωφελούµενους κάθε δράσης, ανάλυση των προβληµάτων που αντιµετωπίζουν και προοπτικές για την αντιµετώπιση αυτών των προβληµάτων. Λήψη απόφασης για τη σχετικότητα κάθε ιδέας έργου και για το ποιες ιδέες πρέπει να µελετηθούν περαιτέρω κατά τη διάρκεια του Σχεδιασµού. Ανάπτυξη των σχετικών ιδεών έργων σε λειτουργικά σχέδια έργων. Εκτίµηση ως προς το κατά πόσο είναι εφικτό και βιώσιµο το έργο. Λήψη απόφασης για το αν θα εκπονηθεί µία επίσηµη πρόταση έργου και αναζήτηση χρηµατοδότησης του. Στρατηγική Ανάπτυξη Έργου Προσδιορισµός & Σχεδιασµός Προετοιµασία & Εκτίµηση

8 Προετοιμασία & Εκτίμηση Ανάπτυξη Έργου Προετοιµασία & Εκτίµηση Καθορισµός στόχων, εισόδων και εξόδων. Εκτίµηση των επιπτώσεων και της αειφορίαςβιωσιµότητας. Εκτίµηση των περιβαλλοντικών, κοινωνικών ζητηµάτων και ζητηµάτων ισότητας των φύλων. Αξιολόγηση του υπό προετοιµασία έργου ως προς τη θεσµική του ικανότητα, τα κόστη και τα οφέλη. Προετοιµασία των Τευχών Προκήρυξης (ToR) και Δηλώσεων Έγκρισης (endorsement statements). Λήψη έγκρισης από εταίρους (αν απαιτείται). Commitment Στρατηγική Αναγνώριση & Σχεδιασµός Προετοιµασία & Εκτίµηση

9 Δέσμευση Αξιολόγηση & Έλεγχος Εκτέλεση Δέσµευση Εξέταση προτάσεων έργων από το φορέα χρηµατοδότησης και λήψη απόφασης για τη χρηµατοδότηση ή όχι του έργου Ο φορέας χρηµατοδότησης και ο φορέας-εταίρος συµφωνούν τις λεπτοµέρειες εκτέλεσης και τις επισηµοποιούν σε ένα νοµικό έγγραφο, το οποίο καθορίζει το καθεστώς κάτω από το οποίο το έργο θα χρηµατοδοτηθεί και εκτελεσθεί. Στρατηγική Ανάπτυξη Έργου Αναγνώριση & Σχεδιασµός Δέσµευση Προετοιµασία & Εκτίµηση

10 Εκτέλεση Αξιολόγηση & Έλεγχος Εκτέλεση Δέσµευση Εκτέλεση Κινητοποίηση και εκτέλεση του έργου. Η Διοίκηση του Έργου αξιολογεί την πραγµατική πρόοδο έναντι της προγραµµατισµένης προόδου για να καθορίσει αν το έργο είναι σε καλό δρόµο ως προς την επίτευξη των στόχων του (Εσωτερική Παρακολούθηση) Αν κριθεί απαραίτητο το έργο επανακαθορίζεται για να επανέλθει στον αρχικό σχεδιασµό προόδου, ή για να τροποποιηθούν ορισµένοι από τους στόχους εφόσον έχουν προκύψει σηµαντικές αλλαγές από το σχεδιασµό του. Αναγνώριση & Σχεδιασµός Η µεθοδολογία Αξιολόγησης-Παρακολούθησης µε βάση τα αποτελέσµατα (Results Oriented Monitoring) ROM έχει αναπτυχθεί πλήρως. Προετοιµασία & Εκτίµηση

11 Αξιολόγηση & Έλεγχος Αξιολόγηση & Έλεγχος Εκτέλεση Δέσµευση Αξιολόγηση & Έλεγχος Ο φορέας χρηµατοδότησης και οι εταίροι αξιολογούν το έργο για να προσδιορίσουν τι έχει επιτευχθεί και την εµπειρία που αποκόµισαν από την υλοποίηση του. Τα ευρήµατα της Αξιολόγησης χρησιµοποιούνται για τη βελτίωση της σχεδίασης των µελλοντικών έργων ή προγραµµάτων. Είναι κοινή πρακτική επίσης, να συντάσσεται ενδιάµεση αξιολόγηση κατά την υλοποίηση του έργου, για τον προσδιορισµό µαθηµάτων (lessons learned) που µπορούν να εφαρµοστούν στην υπολειπόµενη διάρκεια ζωής του έργου. Αναγνώριση & Σχεδιασµός Προετοιµασία & Εκτίµηση

12 Εφαρμογή στην Ελληνική πραγματικότητα Το πληροφοριακό Σύστημα ΔΗΛΟΣ είναι μια απλή και εύχρηστη εφαρμογή διαχείρισης δεδομένων και έργων, που είχε στόχο να αποτελέσει το εργαλείο διαχείρισης δράσεων και έργων του συνόλου της Δημόσιας Διοίκησης.

13 Εφαρμογή στην Ελληνική πραγματικότητα Στον ΔΗΛΟΣ αποτυπώνονται οι Δράσεις ή τα Έργα των Δημόσιων φορέων. Κάθε φορέας καλείται να αποφασίσει για τις δράσεις ή τα έργα του που θα εισαχθούν στο σύστημα σε συνέχεια οριστικών αποφάσεων σε ανώτατο επίπεδο.

14 ΔΗΛΟΣ - ιστορικό Η μεθοδολογία Project Cycle Management (PCM) προσαρμόστηκε στις ανάγκες της Ελλάδας στην αρχή της οικονομικής κρίσης ώστε να αποτελέσει το εργαλείο διαχείρισης δράσεων και έργων του συνόλου της Δημόσιας Διοίκησης. Συμβάλλει : Στην βέλτιστη παρουσίαση μιας Δράσης (αποτέλεσμα, όφελος από αυτή, δείκτες) Στην αποτύπωση της πορείας στην οποία βρίσκεται η Δράση Στον συντονισμό των ενεργειών που θα οδηγήσουν στην ολοκλήρωση της Δράσης Στην καλύτερη επικοινωνία των εμπλεκόμενων φορέων και κατά συνέπεια τη γρηγορότερη υλοποίηση δραστηριοτήτων Στην τυποποίηση βημάτων που απαιτούνται για την επιτυχή ολοκλήρωση κάποιας Δράσης συντελώντας στη δημιουργία υποδειγμάτων για παρόμοιες Δράσεις Στην αξιοποίηση των αποτελεσμάτων που επιφέρουν οι Δράσεις (καταγράφοντας και αναδεικνύοντας τα θετικά αποτελέσματα που φανερώνουν οι δείκτες, προκειμένου να αξιοποιηθεί σε μέγιστο βαθμό η χρησιμότητα που επιφέρει η Δράση όταν υλοποιηθεί)

15 Διασφαλίζει πως τα έργα που υλοποιεί η Δημόσια Διοίκηση Είναι: 1. Υποστηρικτικά των πρωταρχικών στόχων Εθνικής και Ευρωπαϊκής πολιτικής 2. Σχετικά με τη συμφωνημένη στρατηγική και με τα πραγματικά προβλήματα των ομάδων/επωφελουμένων στις οποίες απευθύνονται 3. Εφικτά Μπορούν να επιτευχθούν ρεαλιστικά εντός των χρονικών ορίων και των ορίων προϋπολογισμού 4. Καλά διαχειριζόμενα από τα αντίστοιχα ενδιαφερόμενα μέρη και 5. Βιώσιμα, όσον αφορά τα οφέλη που παράγονται

16 Παράδειγμα.. Ο Πίνακας Προγραμματισμού Στρατηγικού Σχεδιασμού του ΕΟΤ

17 Το ΔΗΛΟΣ και η Ανάλυση Λογικού Πλαισίου (LFM) Όπως όλα τα εργαλεία Project Management που βασίζονται στη μεθοδολογία Project Cycle Management (PCM) για να αναλύσουν κάθε δράση χρησιμοποιούν την Ανάλυση Λογικού Πλαισίου (LFM). Αποτελεί μια διαδικασία ανάλυσης και ένα βοήθημα στην ορθολογική σκέψη. Αναπτύχθηκε από τον Αμερικανικό Οργανισμό Διεθνούς Βοήθειας (USAID) και είναι ένα εργαλείο σχεδιασμού, διαχείρισης και αξιολόγησης αναπτυξιακών δράσεων που χρησιμοποιεί η Ε.Ε. Περιλαμβάνει διάφορα στάδια όπως την ανάλυση εμπλεκομένων μερών, καθορισμό στόχων και επιλογή στρατηγικής. Κατάληξη αυτής της διαδικασία είναι η παραγωγή του Πίνακα Λογικού Πλαισίου (Logical Framework Matrix LFM), δηλαδή του προϊόντος τεκμηρίωσης αυτής της διαδικασίας ανάλυσης.

18 Αρχιτεκτονική του Συστήματος Στη συνέχεια για κάθε Δράση που έχει ενσωματωθεί, ακολουθεί η ανάλυση της στο παρακάτω LFM πίνακα: Στρατηγική Δράση Κωδικός Δράσης Γενικός Αντικειµενικός Σκοπός Αντικειµενικά Μετρήσιµοι Δείκτες Πηγές Επιβεβαίωσης Ειδικοί Στόχοι Αντικειµενικά Μετρήσιµοι Δείκτες Πηγές Επιβεβαίωσης Παραδοχές Επιδιωκόµενα Αποτελέσµατα Αντικειµενικά Μετρήσιµοι Δείκτες Πηγές Επιβεβαίωσης Παραδοχές Δραστηριότητες για την επίτευξη των Αποτελεσµάτων Μέσα Ηµεροµηνίες Ολοκλήρωησης: Προθεσµία - Εκτίµηση Ολοκλήρωσης - Ολοκλήρωση Παραδοχές

19 Πίνακας Λογικού Πλαισίου (LFM- συμπλήρωση) Περιγραφή Αντικειμενικά Μετρήσιμοι Δείκτες Πηγές Επιβεβαίωσης Παραδοχές Γενικός Αντικειμενικός Σκοπός Συμπληρώνετε τη Στρατηγική Επιλογή στην οποία ανήκει η Δράση Δεν χρειάζεται να ενταχθεί εφόσον δεν είναι γνωστός σε αυτό το στάδιο Ειδικός Στόχος Συμπληρώνετε τον Άξονα Πολιτκής στον οποία ανήκει η Δράση Ο Δείκτης που μετρά την επίτευξη του Ειδικού Στόχου: ποσοτικός, ποιοτικός, χρονικός, on/off Π.χ Αύξηση 10% εσόδων από τον τουρισμό υγείας το 2014 ως προς το 2012 H πηγή που επιβεβαιώνει τον κάθε Δείκτη Π.χ Ετήσια Έκθεση για τον Τουρισμό ΤτΕ Εξωγενείς του έργου παράγοντες που ενδέχεται να επηρεάσουν τη σχέση Ειδικού Στόχου Γενικού Αντικειμενικού Σκοπού Επιδιωκόμενα Αποτελέσματα Τα άμεσα, απτά αποτελέσματα του έργου / προγράμματος δηλαδή οι εκροές κατά την ολοκλήρωση της δράσης και ΟΧΙ τα όσα επακολουθούν Ο Δείκτης που μετρά την επίτευξη των Επιδιωκόμενων Αποτελεσμάτων: ποσοτικός, ποιοτικός, χρονικός, on/off Π.χ Προεδρικό Διάταγμα H πηγή που επιβεβαιώνει τον κάθε Δείκτη Π.χ ΦΕΚ 23Α/2012 Εξωγενείς του έργου παράγοντες που ενδέχεται να επηρεάσουν τη σχέση Επιδιωκόμενων Αποτελεσμάτων Ειδικού Στόχου Δραστηριότητες Οι επιμέρους εργασίες του έργου / προγράμματος οι οποίες θα υλοποιηθούν έτσι ώστε να παραχθούν τα αποτελέσματα Μέσα Οι εισροές που απαιτούνται για την υλοποίηση των δράσεων δηλαδή ανθρώπινοι, υλικοτεχνικοί και χρηματοοικονομικοί πόροι Ημερομηνίες Προθεσμία: ταυτίζεται με την εκτ. ολοκλήρωσης Εκτ. Ολοκλήρωσης: ταυτίζεται με την προθεσμία Ημ. Ολοκλήρωσης: συμπληρώνεται όταν ολοκληρωθεί η δράση Εξωγενείς του έργου παράγοντες που ενδέχεται να επηρεάσουν τη σχέση Δράσεων Επιδιωκόμενων Αποτελεσμάτων

20 Η λογική του LFΜ LFΜ ΑΝ ο Ειδικός Στόχος επιτευχθεί ΤΟΤΕ αυτό θα συνεισφέρει στην κάλυψη του Γενικού Αντικειμενικού Σκοπού ΑΝ τα Επιδιωκόμενα Αποτελέσματα παραχθούν ΤΟΤΕ ο Ειδικός Στόχος θα επιτευχθεί ΑΝ οι Δραστηριότητες υλοποιηθούν ΤΟΤΕ τα Επιδιωκόμενα Αποτελέσματα θα παραχθούν ΑΝ διατεθούν Επαρκή Μέσα ΤΟΤΕ οι Δραστηριότητες θα μπορούν να υλοποιηθούν

21 Οφέλη λειτουργίας του ΔΗΛΟΣ (ή άλλων project management systems στη Δημόσια Διοίκηση) Οι παράγοντες επιτυχίας και η αιτία ένθερμης υποστήριξης του ΔΗΛΟΣ από όσους το διαχειρίστηκαν είναι οι παρακάτω: 1. Στόχος έργου: Ο ορισμός ξεκάθαρων στόχων μέσω του ΔΗΛΟΣ αποτελεί κλειδί για τον προγραμματισμό και την εκτέλεση ενός έργου. Γίνεται καλός συντονισμός. Συνεπώς, όλοι οι εμπλεκόμενοι είναι εξ αρχής ενήμεροι για τους στόχους του έργου. 2. Υποστήριξη από την πλευρά της διοίκησης: Η συνεχής παρουσία της διοίκησης σε ολόκληρο το κύκλο ζωής του έργου βοηθά στην κατανόηση του στόχου του έργου και της σημασίας του. Συνεπώς, η ξεκάθαρη και συχνή επικοινωνία μεταξύ του project managerκαι της διοίκησης δρα καταλυτικά για την επιτυχία ενός έργου. 3. Προγραμματισμός έργου. Δενν τελειώνει όταν ξεκινά η εκτέλεση καθώς οι ανάγκη για αλλαγές ή μετατροπές είναι συνεχής. Ο προγραμματισμός είναι συνεπώς δυναμικός και διαρκής και συνδέει τους εναλλασσόμενους στόχους και την απόδοση με τα τελικά αποτελέσματα 4. Έλεγχος έργου. Η συνεχής ροή πληροφοριών σχετικά με την πραγματική πρόοδο και ο μηχανισμός ανατροφοδότησης επιτρέπουν στον project managerνα αντιμετωπίζει την αβεβαιότητα. 5. Επικοινωνία. Η επιτυχής μετάβαση ανάμεσα στις φάσεις του κύκλου ζωής ενός έργου και ο καλός συντονισμός ανάμεσα στους συμμετέχοντες σε κάθε φάση απαιτεί μία συνεχή ανταλλαγή πληροφοριών. Γενικά, η επικοινωνία διευκολύνεται εάν η γραμμή της εξουσίας είναι ξεκάθαρη. 6. Επίλυση προβλημάτων. Το σύστημα ελέγχου είναι σχεδιασμένο να μπορεί να βρίσκει τις προβληματικές περιοχές και την πηγή τους.

22 Σύστημα Καταγραφής του Κυβερνητικού Έργου - ΔΗΛΟΣ Δευτέρα 11/1/2015 Παρουσίαση Ηλία Τζιώρα Μάθημα «Ηλεκτρονικές Συναλλαγές» Β Εξάμηνο ΜΒΑ Τεχνοοικονομικά Συστήματα