Αυτοματοποίηση Ροών Εργασιών & Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Αλληλογραφίας και εγγράφων

Transcript

1 29 Νοεμβρίου, 2016 Αυτοματοποίηση Ροών Εργασιών & Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Αλληλογραφίας και εγγράφων Version 4.3

2 Η ΕΤΑΙΡΕΙΑ Η Motivian είναι μία αξιόπιστη εταιρεία παροχής ολοκληρωμένων λύσεων πληροφορικής, βασισμένες σε τεχνολογίες αιχμής, καλύπτοντας τις ανάγκες μεγάλων Οργανισμών. Διαθέτει έμπειρο προσωπικό με εξειδικευμένη γνώση, δημιουργώντας καινοτόμες λύσεις λογισμικού που συνδυάζονται με ευπροσάρμοστες και υψηλής ποιότητας υπηρεσίες, ώστε να οδηγήσει τους πελάτες της σε επιχειρηματική ανάπτυξη προσφέροντας τους παράλληλα μία συναρπαστική εμπειρία συνεργασίας. Η Motivian δραστηριοποιείται στους εξής τομείς: Ιδρύματα Χρηματοοικονομικών και Ασφαλιστικών Υπηρεσιών Τηλεπικοινωνίες Δημόσιος Τομέας Μεγάλες Ιδιωτικές Επιχειρήσεις Η εταιρεία ιδρύθηκε το Δραστηριοποιείται στην Ελλάδα, Βουλγαρία, Κύπρο, Ιταλία, Ηνωμένο Βασίλειο και Μέση Ανατολή. Η Motivian αναπτύσσει καινοτόμες λύσεις προϊόντων και υπηρεσιών, συμμετέχοντας σε Ευρωπαϊκά Προγράμματα Έρευνας και Ανάπτυξης σε συνεργασία με Πανεπιστήμια, Ερευνητικά Ιδρύματα και άλλες εταιρείες.

3 ΟΙ ΠΕΛΑΤΕΣ

4 Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Αλληλογραφίας ΚΑΙ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

5 ΕΛΕΙΨΗ ΑΥΤΟΜΑΤΟΠΟΙΗΣΗΣ 50% του παραγωγικού χρόνου των υπαλλήλων ακόμα δαπανάται σε προετοιμασία, δημιουργία κι αναζήτηση εγγράφων

6 Ένα «έγγραφο» είναι κάτι περισσότερο από ένα απλό κομμάτι χαρτιού. Είναι ένας συνδυασμός γνώσης, το αποτέλεσμα συνεργατικής δουλειάς, με «ζωή» πριν και μετά την έγκρισή του. Στο τέλος της ημέρας είναι πραγματικά πολύτιμο, απλώς για να αρχειοθετηθεί. - MOTIVIAN -

7 ΤΥΠΙΚΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΣΕ ΕΝΑΝ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟ o Ποιος έχει την τελευταία έκδοση του εγγράφου ; o Έχει ακολουθηθεί η διαδικασία υπογραφής/ έγκρισης ; o Ο ρόλος μου άλλαξε. Ποιος θα ακολουθήσει την λίστα ενεργειών μου ; Ποιος θα εργαστεί στην δική μου ; Τρίτοι Πρότυπα ; Τελικό έγγραφο Intranet portal Τελικοί Χρήστες o Πόσοι από τους χρήστες μας διάβασαν τα έγγραφά ; Πότε ; Σύστημα Αρχειοθέτησης Φυσική Αποθήκευση o Πόσοι εκτέλεσαν τις απαιτούμενες εργασίες ; Πότε ;

8 Η ΠΛΗΡΗΣ ΖΩΗ ΤΟΥ ΕΓΓΡΑΦΟΥ Προς Ενέργεια Δημιουργία εγγράφου Υπογραφή # 1 Υπογραφή # 2 Προς Ενημέρωση Προς Αρχείο Υποβολή Σχολίων

9 ΤΑ ΠΑΝΤΑ ΠΡΙΝ ΚΑΙ ΜΕΤΑ ΤΗΝ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΕΓΓΡΑΦΟΥ Περιεχόμενο Πρότυπα Έλεγχος Συνδυασμοί Φόρμες ή κείμενα υπογραφών Office Διασύνδεση με Fax/ / Scanner (OCR/OMR) Εμπιστευτικότητα, Προτεραιοποίηση Ρυθμιστικό και Νομικό Πλαίσιο/ Συμμόρφωση Συνεργατικότητα Αυτοματοποίηση ροής Έλεγχος έκδοσης Χρόνος Απόκρισης Παρακολούθηση Ενεργειών Σχόλια Υπογραφή Ασφάλεια Διαχείριση Ταυτότητας (IDM) Ψηφιακά Πιστοποιητικά Συγχρονισμός CRM HRMS ERP ΤΡΙΤΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Αποθήκευση & Κοινοχρησία DB-FS- Eξωτερική Αποθήκευση Προστασία Δεδομένων Κωδικοποίηση και Σύνθετη Αναζήτηση Διαχείριση Χρηστών / Ρόλων

10 ΧΡΗΣΗ ΚΑΙ ΑΠΌ ΚΙΝΗΤΑ ΜΕ ANDROID KAI ios Mobile App

11 Μελέτη Περίπτωσης

12 ΕΘΝΙΚΗ ΤΡΑΠΕΖΑ ΕΛΛΑΔΑΣ ΜΕΛΕΤΗ ΠΕΡΙΠΤΩΣΗΣ (1/2) Μεγέθη Στην παραγωγή από το Συνολικό Πλήθος Εγρράφων: > 5 εκ. + Συνολικό Πλήθος Προτύπων: > 500 Δεδομένα (από 2015) + Πλήθος χρηστών: Συνολικό Πλήθος Εγγράφων: 1 εκ. + Μέσος αριθμός Νέων Εγγράφων ανά ημέρα: Συνολικό Πλήθος χρησιμοποιούμενων Προτύπων: 300

13 ΕΘΝΙΚΗ ΤΡΑΠΕΖΑ ΕΛΛΑΔΑΣ ΜΕΛΕΤΗ ΠΕΡΙΠΤΩΣΗΣ (2/2) Χρόνος Ολοκλήρωσης Εγγράφων 68.26% 70% των εγγράφων υπογράφονται σε < 6 ώρες 15% σε 2 μέρες 9.89% 8.01% 0.94% 2.39% 3.44% 4.49% 1.60% 0.64% 0.34% Source: 2015 Data

14 ΆΛΛΕΣ ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ ΤΠΔ ΤΑΜΕΙΟ ΠΑΡΑΚΑΤΑΘΗΚΩΝ ΚΑΙ ΔΑΝΕΙΩΝ (>250 ΑΤΟΜΑ, ΣΥΝΔΕΣΗ ΜΕ ΕΡΜΗ ΓΙΑ ΨΗΦΙΑΚΕΣ ΥΠΟΓΡΑΦΕΣ ΠΑΝΤΕΙΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ (> 200 ΑΤΟΜΑ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟ ΚΑΙ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΙΚΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ ΚΑΙ ΑΠΕΡΙΟΡΙΣΤΟΙ ΦΟΙΤΗΤΕΣ, ΣΥΝΔΕΣΗ ΜΕ ΕΡΜΗ, ΣΥΝΔΕΣΗ ΜΕ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟ) ΡΥΘΜΙΣΤΙΚΗ ΑΡΧΗ ΕΝΕΡΓΕΙΑΣ ΚΥΠΡΟΥ (20 ΧΡΗΣΤΕΣ)

15 VIA. the cloud

16 ΣΤΟ CLOUD.. Μοντέλα As-a-Service : SaaS / IaaS - IBM cloud Κύρια Πλεονεκτήματα Επιχειρηματικά Οφέλη Αποδοτικότητα Ασφάλεια Δεδομένων, Ιδιωτικό Δίκτυο Άριστη Αρχιτεκτονική Υποδομής Συνδεσιμότητα Υψηλής ταχύτητας Εξοπλισμός για «Τείχη Ασφαλείας», Εξισορρόπηση Φορτίου (firewall, load balance) Διαχείριση Επεκτασιμότητας Χωρίς Αρχικό Κεφάλαιο Απόκτησης (CAPEX) Υποδομή Disaster Recovery Αυτοματοποιημένη ενημέρωση λογισμικού Απρόσκοπτη εργασία από κάθε τοποθεσία Ταχύτατη υλοποίηση/ εγκατάσταση Διαβαθμισμένη επεκταστιμότητα Τυπικές Τεχνικές Προδιαγραφές CPUs: 4 vcpus RAM: 4GB Disk Space:100 GB (SAN) OS: Linux flavors / Windows DB: mysql / Oracle / SQL Server

17 THANK YOU Μιλτιάδης Αναστασιάδης, Δ/ντής Πωλήσεων Δημοσίου Phone: Web: