3.5.4 Μέθοδοι Λήψης Ομαδικών Αποφάσεων

Transcript

1 3.5.4 Μέθοδοι Λήψης Ομαδικών Αποφάσεων Οι πιο σύγχρονες μέθοδοι λήψης ομαδικών αποφάσεων είναι η «Τεχνική της Ονομαστικής Ομάδας» (Nominal Group Technique), η «Τεχνική των Δελφών» (Delphi Technique ) και το μοντέλο των Vroom Yetton - jago (Βρουμ-Γιέτον-Τζάγκο). Η Τεχνική της ονομαστικής Ομάδας και η Τεχνική των Δελφών είναι ειδικά σχεδιασμένες για να εξουδετερώνονται τα αρνητικά στοιχεία του ομαδικού τρόπου σκέψης, που ήδη αναφέραμε. Η Τεχνική της Ονομαστικής Ομάδας είναι μία τεχνική κατά την οποία τα μέλη της ομάδας συνέρχονται σε επίσημη συνάντηση. Τα βήματα εφαρμογής αυτής της τεχνικής είναι τα παρακάτω: 1. Ανακοινώνεται το πρόβλημα στα μέλη της ομάδας και ζητείται από κάθε μέλος να σκεφτεί προτάσεις για την επίλυση του προβλήματος. 2. Το κάθε μέλος καταγράφει σιωπηρά τις προσωπικές του απόψεις σε μία κόλα χαρτί, χωρίς προηγουμένως να έχει επικοινωνήσει με τα άλλα μέλη αναφορικά με το πρόβλημα. 3. Καθορίζονται χρονικές περίοδοι διάρκειας 10 ή 15 λεπτών, κατά τις οποίες, κυκλικά κάθε φορά, κάθε μέλος αναφέρει μία πρόταση από αυτές που κατέγραψε στο προηγούμενο βήμα. Αυτό που πρέπει να υπογραμμίσουμε είναι ότι σε κάθε χρονική περίοδο (γύρο) το κάθε μέλος κάνει μόνο μία πρόταση. Η διαδικασία αυτή σταματά, μόλις τελειώσουν όλες οι προτάσεις. Επειδή συμβαίνει μερικά μέλη να μην έχουν πολλές προτάσεις, όπως άλλα μέλη, η διαδικασία συνεχίζεται μέχρι να διατυπωθούν όλες οι απόψεις, ακόμη κι αν μόνο ένα μέλος συνεχίζει να προτείνει σε κάθε γύρο. 4. Όλες οι απόψεις καταγράφονται από έναν πρακτικογράφο πάνω σε ένα χαρτί ή σε ένα πίνακα (είναι προτιμότερος). 5. Όλες οι απόψεις που γράφονται πάνω στον πίνακα συζητούνται από τα μέλη της ομάδας. Η συζήτηση αναπτύσσεται γύρω από τα πλεονεκτήματα, τα μειονεκτήματα και την εφικτότητα της κάθε πρότασης. 6. Μετά τη συζήτηση, κάθε μέλος ψηφίζει σιωπηρά σύμφωνα με την προτίμηση του. Το αποτέλεσμα της ψηφοφορίας καθορίζει την επιλογή της ομάδας. Η Τεχνική των Δελφών παρουσιάζει πολλές ομοιότητες με την Τεχνική της Ονομαστικής Ομάδας, αλλά διαφέρει ως προς την κατά πρόσωπο επικοινωνία μεταξύ των μελών της ομάδας. Αντί για την άμεση επικοινωνία, χρησιμοποιείται η τεχνική των ερωτηματολογίων. Τα στάδια της διαδικασίας είναι τα ίδια με την προηγούμενη τεχνική, με μόνη διαφοροποίηση ότι σε κάθε διαδοχικό κύκλο δίνεται ένα ερωτηματολόγιο. Πριν δοθεί το επόμενο ερωτηματολόγιο, παρέχεται στο κάθε μέλος ανατροφοδότηση (δηλαδή πληροφόρηση) της εκτίμησης της κατάστασης από τα προηγούμενα ερωτηματολόγια. Στον τελευταίο κύκλο ερωτηματολογίων, το κάθε μέλος καλείται να ψηφίσει σχετικά με τα εξεταζόμενα θέματα που τέθηκαν με τα ερωτηματολόγια. Η συγκέντρωση των ατομικών ψήφων καθορίζει την ομαδική απόφαση. Το Μοντέλο των Vroom Yetton και jago είναι πολύ σημαντικό για τα ηγετικά στελέχη γιατί, ανάλογα με την περίπτωση, υποδεικνύεται η κατάλληλη μέθοδος ή μορφή απόφασης που πρέπει να ακολουθήσουν. Υπάρχουν πέντε μορφές απόφασης, που ένας ηγέτης μπορεί να χρησιμοποιήσει για να πάρει μία απόφαση. Οι μορφές αυτές διαφέρουν μόνο ως προς το βαθμό συμμετοχής των υφισταμένων, δηλαδή ως προς το βαθμό που αυτοί μπορούν να επηρεάσουν την απόφαση. A. Ο ηγέτης αποφασίζει μόνος του. Δε ζητά βοήθεια από τα μέλη της ομάδας. Βασίζεται απόλυτα στην προσωπική του εμπειρία, γνώση και εκτίμηση της κατάστασης. B. Ο ηγέτης αναζητά πληροφορίες από τους υφισταμένους του και έπειτα αποφασίζει μόνος του. Επιδιώκει μόνο τη συλλογή πληροφοριών και όχι προτάσεις ή λύσεις για το πρόβλημα. C. Ο ηγέτης συμβουλεύεται τους υφισταμένους του σε ατομικό επίπεδο και έπειτα αποφασίζει μόνος του. Συζητά το πρόβλημα με υφισταμένους της προτίμησης του και ζητά τη συμβουλή τους για την εξεύρεση πιθανών λύσεων για το πρόβλημα 1

2 D. Ο ηγέτης συμβουλεύεται την ομάδα και έπειτα αποφασίζει μόνος του. Ο ηγέτης συναντά τους υφισταμένους του και συζητούν όλοι μαζί τις πιθανές λύσεις για το πρόβλημα. Τους χρησιμοποιεί ως συμβούλους. Ακούγονται οι απόψεις και οι προτάσεις όλων. Ο ηγέτης μπορεί να λαμβάνει επιπλέον υπόψη του τα συναισθήματα των υφισταμένων του. E. Ο ηγέτης συζητά το πρόβλημα με τα άτομα της ομάδας του, και όλοι μαζί αποφασίζουν για την κατάλληλη λύση. Ο ηγέτης λειτουργεί ως πρόεδρος (δεν προσπαθεί να επηρεάσει τους άλλους), δέχεται την απόφαση που λαμβάνεται από κοινού και έχει την ευθύνη για την εφαρμογή της. Οι μέθοδοι χαρακτηρίζονται με ένα γράμμα. Αυτές που συμβολίζονται με τα γράμματα Α και Β έχο υν χαρακτήρα αυταρχικό. Αυτές που χαρακτηρίζονται με τα γράμματα Γ και Δ είναι συμβουλευτικού τύπου, ενώ αυτή που προσδιορίζεται με το γράμμα Ε είναι ομαδικού τύπου. Πρέπει να υπογραμμισθεί στο σημείο αυτό ότι για κάθε τύπο απόφασης, ο ηγέτης φέρει την ευθύνη και ότι σε καμία περίπτωση δεν μεταβιβάζεται στους υφισταμένους του. Για το πότε είναι κατάλληλη κάθε μορφή απόφασης, χρειάζεται να απαντήσει ο ηγέτης σε μια σειρά διαγνωστικών ερωτήσεων. Οι ερωτήσεις αυτές είναι ουσιαστικά κριτήρια για την ορθότητα και την αποδοχή της απόφασης από τους υφισταμένους. Πρόκειται για επτά διαγνωστικές ερωτήσεις, στις οποίες απαντούμε σύμφωνα με τη σειρά που τίθενται στο διάγραμμα «δένδρο απόφασης» του μοντέλου. Το πρώτο βήμα είναι να εντοπίσουμε το πρόβλημα και στη συνέχεια να απαντήσουμε στις διαδοχικές ερωτήσεις με ένα ναι ή με ένα όχι. Ερωτήσεις Συμπλήρωσης Κενών Οι πιο σύγχρονες μέθοδοι λήψης ομαδικών αποφάσεων είναι η «Τεχνική της.. Ομάδας» (Nominal Group Technique), η «Τεχνική των.» (Delphi Technique ) και το των Vroom Yetton - jago (Βρουμ-Γιέτον-Τζάγκο). Η Τεχνική της ονομαστικής Ομάδας και η Τεχνική των Δελφών είναι σχεδιασμένες για να. τα.. στοιχεία του τρόπου.., που ήδη αναφέραμε. Η Τεχνική της Ονομαστικής Ομάδας είναι μία τεχνική κατά την οποία τα της ομάδας. σε.. συνάντηση. Τα βήματα εφαρμογής αυτής της τεχνικής είναι τα παρακάτω: 1. το πρόβλημα στα. της ομάδας και ζητείται από κάθε μέλος να σκεφτεί προτάσεις για την.. του προβλήματος. 2. Το κάθε. καταγράφει σιωπηρά τις. του απόψεις σε μία κόλα χαρτί, χωρίς να έχει. με τα άλλα μέλη αναφορικά με το πρόβλημα. 3. Καθορίζονται. περίοδοι.. 10 ή 15 λεπτών, κατά τις οποίες, κάθε φορά, κάθε μέλος αναφέρει μία. από αυτές που κατέγραψε στο βήμα. Αυτό που πρέπει να.. είναι ότι σε κάθε περίοδο (γύρο) το κάθε. κάνει μόνο μία πρόταση. Η διαδικασία αυτή σταματά, μόλις. όλες οι προτάσεις. Επειδή συμβαίνει μερικά. να μην έχουν πολλές, όπως άλλα μέλη, η διαδικασία. μέχρι να. όλες οι απόψεις, ακόμη κι αν μόνο ένα συνεχίζει να.. σε κάθε γύρο. 4. Όλες οι απόψεις.. από έναν πάνω σε ένα. ή σε ένα (είναι προτιμότερος). 5. Όλες οι.. που γράφονται πάνω στον συζητούνται από τα μέλη της ομάδας. Η συζήτηση. γύρω από τα, τα.. και την.. της κάθε πρότασης. 6. Μετά τη συζήτηση, κάθε. ψηφίζει. σύμφωνα με την προτίμηση του. Το αποτέλεσμα της.. καθορίζει την επιλογή της ομάδας. 2

3 Η Τεχνική των. παρουσιάζει πολλές με την Τεχνική της. Ομάδας, αλλά ως προς την κατά.. επικοινωνία μεταξύ των της ομάδας. Αντί για την επικοινωνία, χρησιμοποιείται η.. των ερωτηματολογίων. Τα της διαδικασίας είναι τα ίδια με την προηγούμενη, με μόνη διαφοροποίηση ότι σε κάθε. κύκλο. ένα ερωτηματολόγιο. Πριν. το επόμενο ερωτηματολόγιο, παρέχεται στο κάθε μέλος (δηλαδή πληροφόρηση) της. της κατάστασης από τα. ερωτηματολόγια. Στον τελευταίο ερωτηματολογίων, το κάθε μέλος καλείται να σχετικά με τα εξεταζόμενα που τέθηκαν με τα ερωτηματολόγια. Η συγκέντρωση των. ψήφων καθορίζει την ομαδική απόφαση. Το Μοντέλο των Vroom Yetton και jago είναι πολύ.. για τα ηγετικά στελέχη γιατί, ανάλογα με την, υποδεικνύεται η κατάλληλη.. ή μορφή.. που πρέπει να ακολουθήσουν. Υπάρχουν πέντε. απόφασης, που ένας μπορεί να.. για να πάρει μία απόφαση. Οι μορφές αυτές διαφέρουν μόνο ως προς το βαθμό. των υφισταμένων, δηλαδή ως προς το που αυτοί μπορούν να την απόφαση. A. Ο.. αποφασίζει μόνος του. Δε ζητά βοήθεια από τα. της ομάδας. Βασίζεται.. στην προσωπική του., γνώση και εκτίμηση της κατάστασης. B. Ο ηγέτης αναζητά από τους υφισταμένους του και έπειτα αποφασίζει μόνος του. Επιδιώκει μόνο τη συλλογή και όχι προτάσεις ή λύσεις για το πρόβλημα. C. Ο ηγέτης τους του σε ατομικό επίπεδο και έπειτα. μόνος του. Συζητά το πρόβλημα με. της προτίμησης του και ζητά τη τους για την πιθανών λύσεων για το πρόβλημα D. Ο ηγέτης την ομάδα και έπειτα. μόνος του. Ο ηγέτης.. τους υφισταμένους του και.. όλοι μαζί τις πιθανές λύσεις για το πρόβλημα. Τους ως συμβούλους. Ακούγονται οι απόψεις και οι. όλων. Ο ηγέτης μπορεί να λαμβάνει επιπλέον του τα συναισθήματα των. του. E. Ο. συζητά το με τα άτομα της.. του, και όλοι μαζί.. για την.. λύση. Ο ηγέτης λειτουργεί ως. (δεν προσπαθεί να. τους άλλους), δέχεται την απόφαση που λαμβάνεται από.. και έχει την για την εφαρμογή της. Οι.. χαρακτηρίζονται με ένα γράμμα. Αυτές που με τα γράμματα Α και Β έχουν.. αυταρχικό. Αυτές που χαρακτηρίζονται με τα γράμματα C και D είναι τύπου, ενώ αυτή που προσδιορίζεται με το γράμμα Ε είναι τύπου. Πρέπει να υπογραμμισθεί στο σημείο αυτό ότι για κάθε. απόφασης, ο φέρει την.. και ότι σε καμία περίπτωση δεν.. στους υφισταμένους του. Για το. είναι κάθε απόφασης, χρειάζεται να. ο ηγέτης σε μια διαγνωστικών ερωτήσεων. Οι ερωτήσεις αυτές είναι ουσιαστικά.. για την. και την της απόφασης από τους υφισταμένους. Πρόκειται για.. διαγνωστικές., στις οποίες απαντούμε σύμφωνα με τη σειρά που τίθενται στο διάγραμμα «δένδρο απόφασης» του μοντέλου. Το πρώτο βήμα είναι να εντοπίσουμε το πρόβλημα και στη συνέχεια να απαντήσουμε στις διαδοχικές ερωτήσεις με ένα ναι ή με ένα όχι. 3

4 Ερωτήσεις Σωστού Λάθους 1. Μία από τις πιο σύγχρονες μέθοδοι λήψης ομαδικών αποφάσεων είναι και η μέθοδος της ονομαστικής ομάδας 2.Στην τεχνική της ονομαστικής ομάδας τα μέλη της συνέρχονται σε ανεπίσημη συνάντηση. 3.Στην τεχνική των Δελφών χρησιμοποιείται το ερωτηματολόγιο. 4.Κατα τους Vroom Yetton και jago οι μορφές απόφασης διαφέρουν μόνο ως προς το βαθμό συμμετοχής. 5.Όταν ανακοινώνεται το πρόβλημα στα μέλη της ομάδας και ζητείται από κάθε μέλος να σκεφτεί προτάσεις για την επίλυση του προβλήματος μιλάμε για την τεχνική των Δελφών. 6.Η τεχνική της ονομαστικής ομάδας εξουδετερώνει τα αρνητικά στοιχεία του ομαδικού τρόπου σκέψης. 7.Όταν η συζήτηση αναπτύσσεται γύρω από τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα χρησιμοποιούμε το μοντέλο των Vroom Yetton και jago. 8.Όταν ο ηγέτης αποφασίζει μόνος του στηριζόμενος στην προσωπική εμπειρία και γνώση αποτελεί στοιχείο της μορφής Vroom Yetton και jago. 9.Όταν ο ηγέτης λαμβάνει υπόψη τις προτάσεις των άλλων τότε μιλάμε για τη μορφή του μοντέλου των Δελφών. 10. Όταν ο ηγέτης λειτουργεί ως πρόεδρος τότε μιλάμε για το μοντέλο της ονομαστικής απόφασης. 11.Η λειτουργία του ηγέτη ως προέδρου σημαίνει ότι δέχεται την απόφαση που λαμβάνεται από κοινού και έχει την ευθύνη για την εφαρμογή της. Ερωτήσεις Πολλαπλής Επιλογής 11. Ποια από τις παρακάτω ανήκει στο μοντέλο της ονομαστικής απόφασης: α. Οι απαντήσεις σε μια σειρά διαγνωστικών ερωτήσεων. γ. Η επίσημη συνάντηση. 12. Ποια από τις παρακάτω ανήκει στο μοντέλο των Δελφών: α. Η φανερή ψηφοφορία. γ. Η κυκλική παρουσίαση προτάσεων. δ. κανένα από τα παραπάνω 13. Ποια από τις παρακάτω ανήκει στο μοντέλο των Vroom Yetton και jago: α. Οι απαντήσεις σε μια σειρά διαγνωστικών ερωτήσεων. γ. Η επίσημη συνάντηση. δ. Ο βαθμός που οι υφιστάμενοι μπορούν να επηρεάσουν μια απόφαση 14. Ποια από τις παρακάτω προτάσεις είναι σωστή: α. δεν καταγράφονται όλες οι απόψεις αλλά μόνο αυτές που συμφωνεί ο ηγέτης β. με την τεχνική της ονομαστικής ομάδας δημιουργούνται προβλήματα αρνητικής σκέψης. γ. η τεχνική των Δελφών χρησιμοποιεί ερωτηματολόγια. 4

5 15. Κατά την εφαρμογή της τεχνικής των προτάσεων ισχύει: α. καθορίζονται χρονικές περίοδοι διάρκειας 20 με 30 λεπτών β. οι προτάσεις γίνονται κυκλικά γ. σε κάθε γύρο το κάθε μέλος μπορεί να κάνει πολλές προτάσεις 16. Κατά την εφαρμογή της τεχνικής των προτάσεων ισχύει: α. όλες οι προτάσεις καταγράφονται. β. Όλες οι προτάσεις συζητούνται από τα μέλη. γ. το αποτέλεσμα της ψηφοφορίας καθορίζει την επιλογή της ομάδας. 17.Ποια από τις παρακάτω προτάσεις είναι λανθασμένη: α. η τεχνική των Δελφών παρουσιάζει πολλές διαφορές με την τεχνική της ονομαστικής ομάδας. β. τα στάδια της διαδικασίας είναι τα ίδια με αυτά της ονομαστικής ομάδας. γ. στη τεχνική των Δελφών δεν υπάρχει άμεση επικοινωνία δ. κανένα από τα παραπάνω. 18.Κατα την εφαρμογή της τεχνικής των Δελφών : α. σε κάθε διαδοχικό κύκλο μοιράζονται ερωτηματολόγια. β. πριν δοθεί το επόμενο ερωτηματολόγιο παρέχεται στα μέλη ανατροφοδότηση γ. η συγκέντρωση των ατομικών ψήφων καθορίζει το αποτέλεσμα. 19. Ανατροφοδότηση σημαίνει : α. πληροφόρηση για τη συνέχεια της διαδικασίας β. εκτίμηση της κατάστασης από τα προηγούμενα ερωτηματολόγια γ. πληροφόρηση στα μέλη που δεν κατάλαβαν τη διαδικασία δ. κανένα από τα παραπάνω 20. Η συμπεριφορά του ηγέτη ως προέδρου σημαίνει: α. δεν προσπαθεί να επηρεάσει τους άλλους β. δέχεται την απόφαση που θα ληφθεί από κοινού γ. έχει την ευθύνη εφαρμογής της απόφασης. 5