Κανονισμοί Οργάνωσης και Λειτουργίας Συνεργατικών Πιστωτικών Ιδρυμάτων (ΣΠΙ)

Transcript

1 Κανονισμοί Οργάνωσης και Λειτουργίας Συνεργατικών Πιστωτικών Ιδρυμάτων (ΣΠΙ) Αύγουστος 2014 Ετοιμάστηκε από: Μονάδα Κανονιστικής Συμμόρφωσης

2 Περιεχόμενα Ακρωνύμια 3 Άλλοι Όροι 4 Προοίμιο Προέδρου ΣΚΤ 5 Εισαγωγή 1 Βάση και Σκοπός 6 2 Οργάνωση 6 3 Παραρτήματα 7 Επιτροπεία 4 Μέλη 8 5 Σύνθεση 8 6 Αρμοδιότητες / καθήκοντα 8 7 Συνεδρίες 10 8 Λήψη αποφάσεων 10 9 Δικαίωμα πληροφόρησης Αυτοαξιολόγηση Επιτροπείας Πρόεδρος Επιτροπείας Γραμματέας Επιτροπείας Επιτροπές 12 Διακυβέρνηση 14 Εκτελεστική Εξουσία Γραμματέας Διευθυντής και Αναπληρωτής Γραμματέας Διευθυντής Διευθυντές Διευθύνσεων Επικεφαλής Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου Επικεφαλής Μονάδας Διαχείρισης Κινδύνων και Κανονιστικής Συμμόρφωσης 15 Λειτουργίες Ελέγχου 19 Εσωτερικός Έλεγχος 19.1 Πεδίο δράσης, ευθύνες, εξουσίες, υποβολή εκθέσεων Οργάνωση Διαχείριση Κινδύνων & Κανονιστική Συμμόρφωση 20.1 Πεδίο δράσης, ευθύνες, εξουσίες, υποβολή εκθέσεων Οργάνωση 18 Ειδικές Διατάξεις 21 Δικαίωμα υπογραφής Συμπεριφορά μελών Επιτροπείας και Διευθυντικών Στελεχών Έναρξη ισχύος 20 Παραρτήματα Α. Οργανόγραμμα ΣΠΙ 21 Β. Αρμοδιότητες και εξουσίες 22 Γ. Κανονισμοί λειτουργίας Επιτροπών 26 Δ. Προφίλ και προσδοκίες 35 2

3 Ακρωνύμια Όλες οι αναφορές στους παρόντες Κανονισμούς ισχύουν και για τα δύο φύλα. ΑΓΔ ΑΕΔ ΒΔΑ ΓΔ Γ/Δ ΔΔ ΔΟΔ ΕΑ ΕΑν Σ ΕκΓΣ ΕΔΕΔ ΕΔΚ ΕΕ ΕΕ/Π ΚΟ&Λ ΚΤΚ ΜΑΣ ΜΔΚ ΜΕΕ ΜΚΣ ΣΚΤ ΣΠΙ ΥΑΔ ΥΔΔ Αναπληρωτής Γενικός Διευθυντής ΣΚΤ Ανώτερη Εκτελεστική Διεύθυνση συμπεριλαμβανομένου και του Γενικού Διευθυντή Βασικοί Δείκτες Απόδοσης (KPI s) Γενικός Διευθυντής της ΣΚΤ Γραμματέας Διευθυντής ΣΠΙ Διευθυντές Διευθύνσεων / Μονάδων Διεύθυνση Οικονομικής Διαχείρισης Επιτροπή Αμοιβών Επιτροπή Αναδιάρθρωσης. Η Επιτροπή που έχει την ευθύνη της παρακολούθησης της εφαρμογής του σχεδίου αναδιάρθρωσης Ετήσια Γενική Συνέλευση των μετόχων (Annual General Meeting of the shareholders) Έκτακτη Γενική Συνέλευση Επιτροπή Διορισμών και Εσωτερικής Διακυβέρνησης Επιτροπή Διαχείρισης Κινδύνων Επιτροπή Ελέγχου (Audit Committee) Επιτροπή Ενεργητικού / Παθητικού (ALCO Committee). Η Επιτροπή που αποτελείται από στελέχη της Τράπεζας και έχει ως σκοπό την διαχείριση των στοιχείων ενεργητικού και παθητικού της ΣΚΤ σύμφωνα με την καθορισμένη στρατηγική της Τράπεζας, τις εποπτικές υποχρεώσεις και τα συμφέροντα των μετόχων Κανονισμοί Οργάνωσης και Λειτουργίας ΣΚΤ Κεντρική Τράπεζα της Κύπρου Μονάδα Αναδιάρθρωσης Συνεργατισμού Μονάδα Διαχείρισης Κινδύνων Μονάδα Εσωτερικής Επιθεώρησης Μονάδα Κανονιστικής Συμμόρφωσης Συνεργατική Κεντρική Τράπεζα Συνεργατικό Πιστωτικό Ίδρυμα Υπηρεσία Ανθρώπινου Δυναμικού Υπηρεσία Διαχείρισης Διαθεσίμων της ΣΚΤ (treasury function), η οποία έχει την ευθύνη της αποτελεσματικής διαχείρισης των αποθεματικών της Τράπεζας, συμπεριλαμβανομένου του ισολογισμού, των κεφαλαίων, των επιτοκίων της διαθέσιμης ρευστότητας και της άντλησης ρευστότητας 3

4 Άλλοι Όροι Οι ακόλουθοι όροι χρησιμοποιούνται στο κείμενο που ακολουθεί: Διευθύνσεις Ειδικοί Κανονισμοί Εξωτερικοί Ελεγκτές Επιτροπεία Επιτροπές Μονάδες Οικονομικές Καταστάσεις Πρακτικά Πρόεδρος Πρόεδροι Επιτροπών Σύγκρουση Συμφερόντων Οι Διευθύνσεις της ΣΚΤ είναι οι εξής: (i) Διεύθυνση Τομέα Ιδιωτών - ΔΤΙ (ii) Διεύθυνση Τομέα Επιχειρήσεων - ΔΤΕ (iii) Διεύθυνση Λειτουργικών Εργασιών ΔΛΕ (iv) Διεύθυνση Οικονομικής Διαχείρισης - ΔΟΔ (v) Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών - ΔΔΥ (v) Διεύθυνση Διαχείρισης Μη Εξυπηρετούμενων Χορηγήσεων - ΔΔΜΕΧ Οι Ειδικοί Κανονισμοί της ΣΚΤ (το καταστατικό λειτουργίας) Οι εξωτερικοί ελεγκτές οι οποίοι έχουν την ευθύνη του ελέγχου των οικονομικών καταστάσεων της ΣΚΤ και των συνδεδεμένων ΣΠΙ Επιτροπεία ΣΚΤ ή ΣΠΙ Επιτροπές στις οποίες συμμετέχουν μέλη της Επιτροπείας Οι Μονάδες της ΣΚΤ είναι οι εξής: (i) Μονάδα Αναδιάρθρωσης Συνεργατισμού - ΜΑΣ (ii) Μονάδα Διαχείρισης Κινδύνων - ΜΔΚ (iii) Μονάδα Παρακολούθησης και Ελέγχου Χορηγήσεων ΜΠ&ΕΧ (iv) Μονάδα Κανονιστικής Συμμόρφωσης - ΜΚΣ (v) Μονάδα Εσωτερικής Επιθεώρησης ΜΕΕ Ετήσιες και Τριμηνιαίες Οικονομικές Καταστάσεις που ετοιμάζονται από το Γενικό Λογιστήριο της Τράπεζας και υπόκεινται στον έλεγχο των Εξωτερικών Ελεγκτών Πρακτικά συνεδριάσεων Επιτροπείας / Επιτροπών Το μέλος της Επιτροπείας που έχει εκλεγεί από την Επιτροπεία να εκτελεί τα καθήκοντα του Προέδρου της Τα μέλη της Επιτροπείας στα οποία έχουν ανατεθεί τα καθήκοντα του Προέδρου Επιτροπής (Ελέγχου, Διαχείρισης Κινδύνων, Διορισμών & Εσωτερικής Διακυβέρνησης, Αμοιβών) Κάθε προσωπικό συμφέρον ή το συμφέρον στενά συνδεδεμένου προσώπου ή εταιρείας, το οποίο ένα μέλος της Επιτροπείας ή της Ανώτερης Εκτελεστικής Διεύθυνσης θα μπορούσε να έχει σε ένα συγκεκριμένο θέμα και το οποίο θα μπορούσε να θεωρηθεί ότι βρίσκεται σε σύγκρουση με τα συμφέροντα της ΣΚΤ και των συνδεδεμένων ΣΠΙ 4

5 Προοίμιο Προέδρου Σε μια περίοδο σημαντικών εκσυγχρονιστικών και δομικών αλλαγών για το Συνεργατικό Πιστωτικό Τομέα, με νέες πραγματικότητες και προκλήσεις, οι συνεργατικές αρχές και αξίες όπως ισχύουν και διεθνώς συνεχίζουν να είναι στο επίκεντρο των δραστηριοτήτων μας. Τα μέλη μας, οι εργαζόμενοι, οι μέτοχοι και τα υπόλοιπα ενδιαφερόμενα μέρη συνεχίζουν να έχουν τις υψηλότερες προσδοκίες και απαιτήσεις για τον τρόπο εξάσκησης των καθηκόντων μας στη βάση αυτών των διαχρονικών αρχών και αξιών. Είναι υποχρέωση και καθήκον μας να διασφαλίσουμε ότι η Συνεργατική Κεντρική Τράπεζα Λτδ θα συνεχίσει να εφαρμόζει τα υψηλότερα επίπεδα επαγγελματικής και δεοντολογικής συμπεριφοράς. Ένας από τους κεντρικούς στόχους αυτής της χρονιάς υπήρξε και η αναβάθμιση του πλαισίου εταιρικής διακυβέρνησης, έτσι ώστε να καθοριστεί το σύνολο εκείνων των κανονισμών που θα διασφαλίζουν τη συνεπή, συνεχή και αποτελεσματική λειτουργία της Επιτροπείας στην άσκηση των διοικητικών της καθηκόντων της. Ο ξεκάθαρος σκοπός μας είναι η αντιμετώπιση των προκλήσεων που βρίσκονται μπροστά μας και η επίτευξη των φιλόδοξων στόχων και του οράματος που έχουμε εκπονήσει. Οι παρόντες Κανονισμοί Οργάνωσης και Λειτουργίας των ΣΠΙ έχουν στηριχθεί σε σύγχρονα διεθνή τραπεζικά πρότυπα βέλτιστης πρακτικής και συμπληρώνουν τις υποχρεωτικές πρόνοιες του νόμου. Οι Κανονισμοί έχουν εγκριθεί από την Επιτροπεία της Τράπεζας και για σκοπούς διαφάνειας θα αναρτηθούν στην ιστοσελίδα του κάθε ΣΠΙ. Νικόλας Χατζηγιάννης Πρόεδρος Επιτροπείας Συνεργατική Κεντρική Τράπεζα Λτδ 5

6 Εισαγωγή 1. Βάση και σκοπός Οι παρόντες Κανονισμοί Οργάνωσης & Λειτουργίας του ΣΠΙ έχουν εγκριθεί από την Επιτροπεία της ΣΚΤ σύμφωνα με τις εποπτικές απαιτήσεις για την εσωτερική διακυβέρνηση των τραπεζών. Σκοποί των ΚΟ&Λ είναι: (α) Να εφαρμόσουν και να εξειδικεύσουν τις απαιτήσεις: Της ισχύουσας νομοθεσίας, και Των σχετικών εποπτικών οδηγιών (β) Ο καθορισμός των λειτουργιών, ευθυνών και των εξουσιών των εταιρικών οργάνων και των εκτελεστικών στελεχών (γ) Η υιοθέτηση των ισχυόντων κωδικών βέλτιστης πρακτικής. 2. Οργάνωση Η οργάνωση λειτουργίας του ΣΠΙ έχει ως ακολούθως: (α) η Επιτροπεία κάτω από την καθοδήγηση του Προέδρου εφαρμόζει τη στρατηγική που έχει καθορίσει η Επιτροπεία της ΣΚΤ. Έχει την κύρια ευθύνη εποπτείας του Γ/Δ και της ΑΕΔ του ΣΠΙ, του διορισμού και παύσης της εκτελεστικής διεύθυνσης και ασκεί όλα τα καθήκοντα που περιγράφονται λεπτομερώς στο έγγραφο αυτό (β) Η εκτελεστική διεύθυνση των ΣΠΙ ανατίθεται στον Γ/Δ όπως ορίζουν οι σχετικές νομοθεσίες, κανονισμοί και οδηγίες, οι Ειδικοί Κανονισμοί του ΣΠΙ και οι παρόντες ΚΟ&Λ. (γ) τα μη εκτελεστικά μέλη της Επιτροπείας του ΣΠΙ έχουν την ευθύνη της εξέτασης των εκθέσεων και αναφορών των Μονάδων Ελέγχου του ΣΠΙ και υποβάλλονται στις Μονάδες Ελέγχου της ΣΚΤ (ΜΕΕ, ΜΔΚ, ΜΚΣ). Η ΣΚΤ έχει τον ρόλο του Κεντρικού Φορέα και έχει τον έλεγχο των συνδεδεμένων ΣΠΙ μέσω της διατήρησης της πλειοψηφίας του μετοχικού τους κεφαλαίου. Το ΣΠΙ είναι οργανωμένο σε Διευθύνσεις κάτω από την καθοδήγηση του Γ/Δ και λειτουργεί ως ξεχωριστή νομική οντότητα με τους δικούς του Ειδικούς Κανονισμούς λειτουργίας, πολιτικές και διαδικασίες οι οποίες διαμορφώνονται με την καθοδήγηση της ΣΚΤ και είναι συμμορφούμενες με τις ισχύουσες νομοθεσίες. 6

7 3. Παραρτήματα Παράρτημα Α: περιλαμβάνει το οργανόγραμμα των ΣΠΙ. Παράρτημα Β: παρουσιάζει αναλυτικά τις αρμοδιότητες και τις εξουσίες των εταιρικών οργάνων και της ΑΕΔ. Παράρτημα Γ: περιγράφει τη σύσταση, το σκοπό και τις αρμοδιότητες των Επιτροπών. Παράρτημα Δ: περιγράφει το προφίλ, τις προσδοκίες, τις αρμοδιότητες και ευθύνες του Προέδρου, των μελών και του Γραμματέα και της Επιτροπείας καθώς και των Επιτροπών της. 7

8 Επιτροπεία 4. Μέλη Τα μέλη της Επιτροπείας προτείνονται και διορίζονται από την Επιτροπεία της ΣΚΤ σύμφωνα με τις πρόνοιες του Διατάγματος του Υπουργού Οικονομικών για την ανακεφαλαιοποίηση του Συνεργατισμού, της συμφωνίας RFA με το Υπουργείο Οικονομικών, των περί Συνεργατικών Εταιρειών Νόμων και Θεσμών και τις Οδηγίες για το Πλαίσιο Αρχών Λειτουργίας και Κριτηρίων Αξιολόγησης της Οργανωτικής Δομής, Εσωτερικής Διακυβέρνησης και των Συστημάτων Εσωτερικού Ελέγχου των Τραπεζών (2006 εώς 2012) της Κεντρικής Τράπεζας της Κύπρου. 5. Σύνθεση Η Επιτροπεία αποτελείται από πέντε (5) ή επτά (7) μέλη επιτρόπους ανάλογα με το μέγεθος του ΣΠΙ. Η σύνθεση της Επιτροπείας έχει ως εξής: (α) πέντε (5) μη εκτελεστικά μέλη, εκ των οποίων τα τρία (3) είναι ανεξάρτητα μη εκτελεστικά ή επτά (7) μέλη από τα οποία τα πέντε (5) είναι ανεξάρτητα μη εκτελεστικά, ένα εκ των οποίων δύναται να είναι μη ανεξάρτητο (β) δυο (2) εκτελεστικά μέλη: ο ένας είναι ο εκάστοτε Γ/Δ του ΣΠΙ που διορίζεται από την Επιτροπεία της ΣΚΤ και ο άλλος ένας από τους Διευθυντές των Διευθύνσεων του ΣΠΙ που διορίζεται από την Επιτροπεία του ΣΠΙ. Η Επιτροπεία συγκροτείται σε σώμα στην πρώτη της συνεδρία και εκλέγει τον Πρόεδρο και τα μέλη των Επιτροπών. Η Επιτροπεία δύναται να απομακρύνει από την θέση του οποιονδήποτε μέλος κρίνει σκόπιμο. Η θητεία των μη εκτελεστικών μελών έχει διάρκεια τριών (3) ετών και καθορίζεται ως εξής: (α) για τον Πρόεδρο της Επιτροπείας η μέγιστη περίοδος είναι δυο θητείες (έξι έτη) (β) για τα άλλα μη εκτελεστικά μέλη της Επιτροπείας η μέγιστη περίοδος είναι τρεις θητείες (εννέα έτη). 6. Αρμοδιότητες / καθήκοντα Η Επιτροπεία έχει τις πιο κάτω αρμοδιότητες και ευθύνες καθώς και εκείνες που αναφέρονται στα Παραρτήματα Β και Δ: (α) εφαρμογή της επιχειρηματικής στρατηγικής (business strategy) και επιδιώξεων (objectives) όπως αυτές καθορίστηκαν από την Επιτροπεία της ΣΚΤ 8

9 (β) εφαρμογή της καθορισθείσας στρατηγικής κινδύνων που να περιλαμβάνει το πλαίσιο αποδοχής κινδύνων (risk tolerance / appetite framework) και δήλωση αποδοχής κινδύνων (risk tolerance / appetite statement) (γ) ανάπτυξη κατάλληλων υποδομών, πολιτικής και διαδικασιών για αναγνώριση, επιμέτρηση και αποτελεσματική διαχείριση κινδύνων με την λειτουργία αρμόδιας μονάδας διαχείρισης κινδύνων και τον καθορισμό ορίων ανάληψης κινδύνων που να συνάδουν με το πλαίσιο αποδοχής κινδύνων τους σχετικούς κανονισμούς εποπτικών αρχών (δ) διαμόρφωση της κατάλληλης εσωτερικής οργάνωσης και συστήματος εσωτερικής επικοινωνίας, που να διασφαλίζει ότι κάθε διευθυντικό στέλεχος σε όλα τα ιεραρχικά επίπεδα του ΣΠΙ κατανοεί τόσο τη φύση κάθε κινδύνου, που σχετίζεται με τις δραστηριότητες στις οποίες μετέχει ή εποπτεύει, όσο και την ανάγκη της αποτελεσματικής αντιμετώπισής τους, αναγνωρίζει τη σημασία των ελεγκτικών διαδικασιών και διευκολύνει την εφαρμογή τους (ε) διασφάλιση της χρηματοοικονομικής σταθερότητας του ΣΠΙ με την τακτική αξιολόγηση των κεφαλαιακών και ρευστοτικών αναγκών του και την έγκαιρη λήψη μέτρων για ενίσχυση τους όποτε κριθεί αναγκαίο (στ) παροχή στην Ανώτατη Εκτελεστική Διεύθυνση και τις υπηρεσιακές μονάδες όλων των απαραίτητων μέσων και εξουσιών για την υλοποίηση του έργου τους (ζ) ανάπτυξη και λειτουργία ενός περιεκτικού και υγιούς συστήματος πληροφοριών που να επιτρέπει στην Επιτροπεία να ανταποκριθεί στο καθήκον της αποτελεσματικής παρακολούθησης και εποπτείας των εργασιών της Τράπεζας (η) προώθηση της διαφάνειας και προστασίας των συμφερόντων των μετόχων, καταθετών και άλλων εμπλεκομένων μερών με την δημοσιοποίηση ετήσιων και περιοδικών οικονομικών καταστάσεων του ΣΠΙ, σε ατομική βάση, καθώς και των υποβαλλομένων στην Κεντρική Τράπεζα της Κύπρου και τις άλλες εποπτικές αρχές στοιχείων (θ) εφαρμογή της εγκεκριμένης από την Επιτροπεία της ΣΚΤ πολιτικής αμοιβών (ι) υιοθέτηση του εγκεκριμένου από την Επιτροπεία της ΣΚΤ Κώδικα Ηθικής Συμπεριφοράς. Ο κώδικας εφαρμόζεται από την Ανώτατη Εκτελεστική Διεύθυνση και το σύνολο του προσωπικού του ΣΠΙ επί τη βάσει των γενικώς αποδεκτών αρχών της σχετικής νομοθεσίας και οδηγιών εποπτικών αρχών οι οποίες περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων, την επιμέλεια, την αποτελεσματικότητα, την υπευθυνότητα, την ευπρέπεια στις σχέσεις με το κοινό, τη μη αίτηση ή αποδοχή ασυνήθους αξίας ωφελημάτων και την τήρηση επαγγελματικού απορρήτου (ια) εφαρμογή των εσωτερικών κανονισμών εταιρικής διακυβέρνησης της ΣΚΤ και εσωτερικού ελέγχου και διασφάλιση της λειτουργίας του ΣΠΙ σύμφωνα με τα προβλεπόμενα από το θεσμικό πλαίσιο, τους εσωτερικούς κανονισμούς και τις αρχές της εταιρικής διακυβέρνησης (ιβ) καταγραφή διαδικασιών περιλαμβανομένης της ανάθεσης συγκεκριμένων ρόλων και συντονισμό τους. Εξουσιοδότηση προσώπων για επικοινωνία με την Κεντρική Τράπεζα ή/και άλλες εποπτικές αρχές, και τους εξωτερικούς ελεγκτές με σκοπό την έγκαιρη λήψη μέτρων που να διασφαλίζουν την συνεχή και υγιή επιχειρησιακή λειτουργία του ΣΠΙ. 9

10 7. Συνεδρίες Η Επιτροπεία συνεδριάζει τουλάχιστον μια φορά κάθε μήνα κατά προτίμηση σε προκαθορισμένες από την αρχή του έτους ημερομηνίες. Η Επιτροπεία έχει την ευελιξία συνεδριάσεων όποτε κρίνεται αναγκαίο. Οι συνεδρίες συγκαλούνται από τον Πρόεδρο της Επιτροπείας. Ο Πρόεδρος της Επιτροπείας δύναται να συγκαλεί έκτακτη συνεδρία για διεξαγωγή ειδικής εργασίας και οφείλει να συγκαλεί μια τέτοια συνεδρία κατόπιν έγγραφης αίτησης δύο (2) μελών της Επιτροπείας. Οι προσκλήσεις για συνεδρίες αποστέλλονται στα μέλη τουλάχιστον τέσσερις (4) εργάσιμες ημέρες πριν την ημέρα της συνεδρίας και περιλαμβάνουν την ημερήσια διάταξη και άλλη σχετική πληροφόρηση. Των συνεδριών προεδρεύει ο Πρόεδρος της Επιτροπείας ή στην απουσία του οποιονδήποτε μέλος επιλεγεί από τα μέλη της Επιτροπείας. Τα πρακτικά περιλαμβάνουν τα ονόματα των παρόντων μελών, την ημερομηνία και την ώρα προσέλευσης και αποχώρησης των μελών της συνεδρίας, το όνομα του Προέδρου, καθώς και σύντομη έκθεση για τα θέματα που έχουν συζητηθεί, τον τρόπο και τις αποφάσεις που έχουν ληφθεί. Οι αποφάσεις που λαμβάνονται και το σκεπτικό τηρούνται σε πρακτικά από τον Γραμματέα της Επιτροπείας και υπογράφονται από τα παριστάμενα, σε κάθε συνεδρίαση μέλη. Στα πρακτικά καταγράφονται τυχόν διαφορετικές απόψεις ή διαφωνίες που έχουν εκφρασθεί επί των αποφάσεων που έχουν ληφθεί όταν οι αποφάσεις λαμβάνονται κατά πλειοψηφία. 8. Λήψη αποφάσεων Η Επιτροπεία βρίσκεται σε απαρτία, συνεδριάζει και αποφασίζει έγκυρα όταν είναι παρόντα σ αυτή τουλάχιστον τα μισά συν ένα μέλη της. Στις συνεδρίες η πλειοψηφία των παρόντων μελών είτε προσωπικά είτε μέσω τηλεδιάσκεψης πρέπει να είναι ανεξάρτητα. Οι συνεδριάσεις κατά τις οποίες τα μέλη δεν είναι παρόντα προσωπικά πρέπει να είναι λιγότερες του 50% του συνόλου των συνεδριάσεων ενός έτους. Οι αποφάσεις της Επιτροπείας λαμβάνονται με απλή πλειοψηφία των παρόντων μελών και σε περίπτωση ισοψηφίας ο Πρόεδρος ή ο προεδρεύων της συνεδρίας έχει τη νικώσα ψήφο. 9. Δικαίωμα πληροφόρησης Τα μέλη της Επιτροπείας έχουν πρόσβαση και δικαίωμα να λαμβάνουν πληροφόρηση για όλα τα γεγονότα που επηρεάζουν τις εργασίες και τα συμφέροντα του ΣΠΙ. 10

11 Κατά τις συνεδρίες όλα τα μέλη της Επιτροπείας έχουν δικαίωμα να ζητήσουν οποιανδήποτε πληροφόρηση για τις εργασίες του ΣΠΙ έστω και αν αυτή η πληροφόρηση δεν συμπεριλαμβάνεται στα θέματα της ημερήσιας διάταξης. Τα εκτελεστικά μέλη της Επιτροπείας έχουν υποχρέωση να δώσουν σαφείς απαντήσεις στο μέτρο του δυνατού. Στις περιπτώσεις που ένα μέλος της Επιτροπείας ζητεί συγκεκριμένες πληροφορίες ή να εξετάσει έγγραφα αυτό πρέπει να γίνεται με αίτημα προς τον Πρόεδρο της Επιτροπείας μέσω του Γραμματέα της Επιτροπείας. Τα αιτήματα τους μπορούν να απευθύνονται στον Γενικό Διευθυντή, στις ανεξάρτητες μονάδες ελέγχου (ΜΕΕ, ΜΔΚ, ΜΚΣ), ή στους εξωτερικούς ελεγκτές της Τράπεζας. Σχετική ενημέρωση πρέπει να παρέχεται στον Πρόεδρο και στον Γενικό Διευθυντή. 10. Αυτοαξιολόγηση Επιτροπείας Η Επιτροπεία του ΣΠΙ έχει την ευθύνη της αξιολόγησης της αποτελεσματικότητας, της δομής, του μεγέθους, της σύνθεσης της Επιτροπείας και Επιτροπών της, καθώς και της απόδοσης, των δεξιοτήτων, της γνώσης, της εμπειρογνωμοσύνης και της εποικοδομητικής συνεισφοράς του κάθε μέλους περιλαμβανομένου και του Προέδρου. Η αξιολόγηση γίνεται σε συνεργασία με την ΕΔΕΔ της ΣΚΤ, με βάση εγκεκριμένα από την Επιτροπεία της ΣΚΤ έντυπα. 11. Πρόεδρος Επιτροπείας Ο Πρόεδρος της Επιτροπείας εκλέγεται από το σύνολο των μελών της Επιτροπείας. Ο Πρόεδρος καθοδηγεί την Επιτροπεία και έχει την ευθύνη της σύνταξης της ημερήσιας διάταξης. Έχει την ευθύνη μαζί με τον Γραμματέα / Διευθυντή της διατήρησης αποτελεσματικής επικοινωνίας με τους μετόχους και τους συμμέτοχους, όπως την ΣΚΤ, τις Εποπτικές Αρχές και άλλους οργανισμούς. Ο Πρόεδρος είναι ο κύριος εκπρόσωπος της Επιτροπείας και μαζί με τον Γραμματέα / Διευθυντή μπορεί να εκπροσωπεί το ΣΠΙ σε συνεννόηση με τον Πρόεδρο της Επιτροπείας της ΣΚΤ. Τα άλλα μέλη της Επιτροπείας μπορούν να εκφράζονται στα ΜΜΕ μόνο μετά από έγκριση του Προέδρου της Επιτροπείας του ΣΠΙ. Ο Πρόεδρος εγκαθιδρύει και διατηρεί στενές σχέσεις συνεργασίας με τον Γραμματέα / Διευθυντή και τα άλλα μέλη της ΑΕΔ του ΣΠΙ. Έχει την ευθύνη της παραγωγικής επικοινωνίας των μελών της Επιτροπείας με την Ανώτερη Εκτελεστική Διεύθυνση του ΣΠΙ. Αναλυτικότερα αναφορά στις αρμοδιότητες και τις ευθύνες του Προέδρου γίνεται στο Παράρτημα Δ. 12. Γραμματέας Επιτροπείας 11

12 Ο Γραμματέας διορίζεται από την Επιτροπεία. Αναλυτική αναφορά στις αρμοδιότητες και τα καθήκοντα του Γραμματέα γίνεται στο Παράρτημα Δ. 13. Επιτροπές Η Επιτροπεία διορίζει τα μέλη και τους Προέδρους των Επιτροπών της. Η Επιτροπεία του ΣΠΙ αποφασίζει αν θα έχει μια ενιαία επιτροπή ή δυο ξεχωριστές (ΕΕ και ΕΔΚ), ανάλογα με τον αριθμό των μη εκτελεστικών μελών της. Οι αρμοδιότητες και ευθύνες των Προέδρων των Επιτροπών καθορίζονται στο Παράρτημα Δ. Οι αρμοδιότητες και ευθύνες των Επιτροπών καθορίζονται στο Παράρτημα Γ. Οι αρμοδιότητες και ευθύνες της ΕΑ και της ΕΔΕΔ αναλαμβάνονται από τις Επιτροπές της ΣΚΤ. 12

13 Διακυβέρνηση 14. Εκτελεστική εξουσία Η Επιτροπεία αναθέτει τη διοίκηση του ΣΠΙ στον Γ/Δ σύμφωνα με την παράγραφο 2 (β) των παρόντων κανονισμών. Ο Γ/Δ του ΣΠΙ δύναται να αναθέσει αρμοδιότητες και εξουσίες σε άλλα μέλη της ΑΕΔ ή σε ειδικές επιτροπές και αυτές με τη σειρά τους να αναθέσουν σε άλλα στελέχη ή επιτροπές αρμοδιότητες και εξουσίες. Σε όλες τις περιπτώσεις, περιλαμβανομένων και των λειτουργικών Επιτροπών στις οποίες ανατίθενται καθήκοντα από τον Γ/Δ του ΣΠΙ, υπάρχει καταγεγραμμένος κανονισμός λειτουργίας εγκεκριμένος από την Επιτροπεία του ΣΠΙ συμμορφούμενες με τα ισχύοντα και τις οδηγίες της ΣΚΤ. 14. Γραμματέας / Διευθυντής και Αναπληρωτής Γραμματέας / Διευθυντής Ο Γ/Δ διορίζεται από την Επιτροπεία της ΣΚΤ. Μαζί με τον Πρόεδρο ο Γ/Δ έχει την ευθύνη της διατήρησης της καλής φήμης του ΣΠΙ. Εκπροσωπεί το ΣΠΙ σε συνεννόηση με τον Πρόεδρο της Επιτροπείας στις επαφές με τα μέλη / μετόχους, πελάτες και άλλους συμμέτοχους καθώς επίσης και γενικά με το κοινό. Ο Γ/Δ είναι το ανώτατο εκτελεστικό στέλεχος του ΣΠΙ και έχει την ευθύνη για την διακυβέρνηση και για τα οικονομικά αποτελέσματα και γενικότερα την επίδοση του ΣΠΙ. Ο ΑΓ/Δ αναπληροί τον Γ/Δ όταν παραστεί ανάγκη και δύναται να εξασκεί προσωρινά όλες τις εξουσίες του Γ/Δ. Ο Γ/Δ καθοδηγεί και επιτηρεί την εργασία όλων των στελεχών του ΣΠΙ στην προσπάθεια επίτευξης των τεθέντων στόχων και επιδιώξεων του οργανισμού και διασφαλίζει την έγκαιρη λήψη αποφάσεων και την υλοποίηση αυτών. Ο Γ/Δ έχει το δικαίωμα λήψης ολοκληρωμένης πληροφόρησης για όλα τα ζητήματα που αφορούν το ΣΠΙ. Έχει την εξουσία να απορρίπτει τις αποφάσεις όλων των λειτουργικών επιτροπών του ΣΠΙ. Ο Γ/Δ διασφαλίζει ότι ο Πρόεδρος και η Επιτροπεία ενημερώνονται τακτικά επί σημαντικών θεμάτων και εξελίξεων περιλαμβανομένων των ακόλουθων. (α) τρέχουσες επιχειρηματικές εξελίξεις όπως i. εξελίξεις στις αγορές και με τον ανταγωνισμό ii. τις κύριες δραστηριότητες μέσω ΒΔΑ iii. στους υφιστάμενους και διαμορφούμενους κινδύνους (β) κερδοφορία, ρευστότητα, κεφαλαιουχική επάρκεια, θέματα του ισολογισμού, επενδύσεις και θέματα προσωπικού (γ) εξελίξεις που δυνατό να αφορούν τον εποπτικό ή ελεγκτικό ρόλο της Επιτροπείας 13

14 Αναλυτικότερη αναφορά στις ευθύνες και τις εξουσίες του Γ/Δ γίνονται στο Παράρτημα Β. 16. Διευθυντές Διευθύνσεων Οι ΔΔ έχουν την ευθύνη της εποπτείας της λειτουργίας τους και της καθοδήγησης των υπηρεσιών του ΣΠΙ που υπάγονται στην διεύθυνση τους. Οι ΔΔ αναφέρονται στον Γ/Δ και σε συνεργασία μαζί του εφαρμόζουν την προκαθορισμένη στρατηγική και στόχους του ΣΠΙ. 17. Επικεφαλής Μονάδας Εσωτερικής Επιθεώρησης Ο ΕΜΕΕ προΐσταται και είναι υπεύθυνος για την εύρυθμη λειτουργία της ΜΕΕ του ΣΠΙ υπό την καθοδήγηση και επιτήρηση του ΕΜΕΕ της ΣΚΤ. Ο ΕΜΕΕ έχει την ευθύνη της ανεξάρτητης, αντικειμενικής και συστηματικής αξιολόγησης της επάρκειας και αποτελεσματικότητας της δομής των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου καθώς και της ποιότητας της απόδοσης των λοιπών μηχανισμών και συστημάτων αναφορικά με την επίτευξη των καθορισμένων στόχων του ΣΠΙ. Ο ΕΜΕΕ είναι υπεύθυνος για την τακτική θεώρηση των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου και υποβολή εισηγήσεων προς την ΕΕ για αναγκαίες βελτιώσεις. Ο ΕΜΕΕ αναφέρεται στο Πρόεδρο της Επιτροπείας του ΣΠΙ, στις ΕΕ του ΣΠΙ και της ΣΚΤ και στην ΜΕΕ της ΣΚΤ προς τις οποίες έχει ελεύθερη και άμεση πρόσβαση. Δεν έχει οποιαδήποτε αρμοδιότητα ή ευθύνη για επιχειρηματικές μονάδες. Η επαφή του ΕΜΕΕ με την ΜΕΕ της ΣΚΤ πραγματοποιείται τακτικά και για τη συνάντηση τηρούνται πρακτικά. Τα μη εκτελεστικά μέλη της Επιτροπείας του ΣΠΙ έχουν το δικαίωμα να διευθετούν συνάντηση με τον ΕΜΕΕ χωρίς την παρουσία του Γ/Δ. Ο ΕΜΜΕ ετοιμάζει υπό καθεστώς πλήρους ανεξαρτησίας τις εκθέσεις και δεν υπόκειται σε κανένα περιορισμό ή οδηγία. Οι ετήσιες εκθέσεις του ΕΜΕΕ υποβάλλονται στις ΕΕ του ΣΠΙ και της ΣΚΤ και τον Πρόεδρο της Επιτροπείας του ΣΠΙ με κοινοποίηση στον Γ/Δ. Ο ΕΜΕΕ έχει την κατάλληλη θέση στην ιεραρχία του ΣΠΙ και επαρκείς εξουσίες που να του διασφαλίζουν ανεξαρτησία και αποτελεσματικότητα στην εκτέλεση των καθηκόντων του. Προς τούτο έχει ελεύθερη πρόσβαση σε πληροφορίες που κρίνει απαραίτητες για το έργο του. Ο ΕΜΕΕ διορίζεται από την Επιτροπεία του ΣΠΙ μετά από εισήγηση / έγκριση της Επιτροπείας της ΣΚΤ. Αλλαγή του ΕΜΕΕ μπορεί να γίνει μόνο με την έγκριση της Επιτροπείας της ΣΚΤ. Της αλλαγής προηγείται συζήτηση με την εποπτική αρχή και η τελική απόφαση δημοσιοποιείται. 18. Επικεφαλής Μονάδας Διαχείρισης Κινδύνων & Κανονιστικής Συμμόρφωσης 14

15 Ο ΕΜΔΚ&ΚΣ προΐσταται και είναι υπεύθυνος για την εύρυθμη λειτουργία και απόδοση της ΜΔΚ&ΚΣ, υπό την καθοδήγηση και την επιτήρηση των Επικεφαλής των ΜΔΚ και ΜΚΣ της ΣΚΤ. Ο ΕΜΔΚ&ΚΣ έχει την ευθύνη της εφαρμογής των μηχανισμών ελέγχου κινδύνων που αποφασίζονται από την Επιτροπεία της ΣΚΤ σε συνεργασία με την Επιτροπεία του ΣΠΙ και υποβάλλει τις απόψεις του για δραστηριότητες που εμπεριέχουν κινδύνους. Έχει την ευθύνη της αναφοράς κινδύνων μη συμμόρφωσης, της διενέργειας ειδικών ελέγχων σχετικών με θέματα συμμόρφωσης και της διαβεβαίωσης ότι το ΣΠΙ επιτυγχάνει την απαιτούμενη συμμόρφωση με τα τεθέντα επαγγελματικά πρότυπα διεξαγωγής των εργασιών του. Ο ΕΜΔΚ&ΚΣ είναι υπεύθυνος για τη τακτική θεώρηση του συστήματος κανονιστικής συμμόρφωσης και υποβολής εισηγήσεων προς την ΕΕ για αναγκαίες βελτιώσεις. Ο ΕΜΔΚ&ΚΣ αναφέρεται παράλληλα στον Γ/Δ του ΣΠΙ, στην ΕΔΚ του ΣΠΙ και στις ΜΔΚ και ΜΚΣ της ΣΚΤ ανάλογα με την περίπτωση προς τις οποίες έχει ελεύθερη και άμεση πρόσβαση. Δεν έχει οποιαδήποτε αρμοδιότητα ή ευθύνη για επιχειρηματικές μονάδες. Η επαφή του ΕΜΔΚ&ΚΣ με την ΜΔΚ και ΜΚΣ της ΣΚΤ πραγματοποιείται τακτικά και για τις συναντήσεις τηρούνται πρακτικά. Τα μη εκτελεστικά μέλη της Επιτροπείας του ΣΠΙ έχουν το δικαίωμα να διευθετούν συνάντηση με το ΕΜΔΚ&ΚΣ χωρίς την παρουσία του Γ/Δ. Ο ΕΜΔΚ&ΚΣ έχει την κατάλληλη θέση στην ιεραρχία του ΣΠΙ και έχει επαρκείς εξουσίες που να του διασφαλίζουν ανεξαρτησία και αποτελεσματικότητα στην εκτέλεση των καθηκόντων του. Προς τούτο έχει ελεύθερη πρόσβαση σε πληροφορίες που κρίνει απαραίτητες για το έργο του. Ο ΕΜΔΚ&ΚΣ διορίζεται από την Επιτροπεία του ΣΠΙ μετά από εισήγηση / έγκριση της Επιτροπείας της ΣΚΤ. Αλλαγή του ΕΜΔΚ&ΚΣ μπορεί να γίνει μόνο με την έγκριση της Επιτροπείας της ΣΚΤ. Της αλλαγής προηγείται συζήτηση με την εποπτική αρχή και η τελική απόφαση δημοσιοποιείται. 15

16 Λειτουργίες Ελέγχου 19. Εσωτερικός Έλεγχος 19.1 Πεδίο δράσης, ευθύνες, εξουσίες και υποβολή εκθέσεων Η ΜΕΕ ελέγχει συστηματικά με ανεξαρτησία και αντικειμενικότητα την: (α) αποτελεσματικότητα των διαδικασιών διαμόρφωσης της στρατηγικής και της διάθεσης ανάληψης κινδύνων καθώς επίσης και την εφαρμογή της καθορισθείσας στρατηγικής (β) αποτελεσματικότητα της διακυβέρνησης (γ) ικανοποιητική αναγνώριση και εντοπισμό των κινδύνων και την αποτελεσματική διαχείριση τους (δ) αποτελεσματικότητα του Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου (ε) αξιοπιστία και την ακεραιότητα των καταστάσεων οικονομικών και λειτουργικών αποτελεσμάτων και την ποιότητα των στοιχείων και μοντέλων που χρησιμοποιούνται (στ) συμμόρφωση με το ρυθμιστικό πλαίσιο και με τις εσωτερικές διαδικασίες της ΣΚΤ (ζ) συμμόρφωση στα τοπικά και διεθνή επαγγελματικά πρότυπα εσωτερικού ελέγχου. Ο ρόλος, οι αρμοδιότητες και οι εξουσίες της ΜΕΕ του ΣΠΙ περιγράφονται λεπτομερώς στο Καταστατικό Λειτουργίας της το οποίο εγκρίνεται από την Επιτροπεία της ΣΚΤ με εισήγηση της ΕΕ. Η ΜΕΕ του ΣΠΙ μέσα στα πλαίσια της άσκησης των ελεγκτικών της καθηκόντων έχει δικαίωμα πρόσβασης σε όλα τα δεδομένα, αρχεία, πληροφορίες, συστήματα, περιουσία και προσωπικό του ΣΠΙ. Η ΜΕΕ είναι ανεξάρτητη και οι εκθέσεις της δεν υπόκεινται σε οποιουσδήποτε περιορισμούς και οδηγίες Οργάνωση Ο Επικεφαλής της ΜΕΕ του ΣΠΙ διορίζεται από την Επιτροπεία του ΣΠΙ μετά από εισήγηση / έγκριση της Επιτροπείας, της ΣΚΤ. Η ΕΕ της ΣΚΤ και των ΣΠΙ έχουν δικαίωμα να διατάξουν την διενέργεια από την ΜΕΕ ειδικών ελέγχων. Ειδικούς ελέγχους μπορεί να ζητήσουν και τα μέλη της Επιτροπείας ή ο Γ/Δ του ΣΠΙ αφού προηγηθεί ενημέρωση της ΜΕΕ της ΣΚΤ. 16

17 20. Διαχείριση Κινδύνων & Κανονιστική Συμμόρφωση 20.1 Πεδίο δράσης, ευθύνες, εξουσίες και υποβολή εκθέσεων Η Διαχείριση Κινδύνων παρακολουθείται από την ΜΔΚ&ΚΣ του ΣΠΙ. Η ΜΔΚ&ΚΣ έχει τις πιο κάτω αρμοδιότητες: Διαχείριση Κινδύνων (α) εξειδίκευση και υλοποίηση της στρατηγικής σε θέματα διαχείρισης κινδύνων και κεφαλαιακής επάρκειας, σύμφωνα με τις οδηγίες και της κατευθύνσεις της ΕΔΚ της ΣΚΤ (β) χρησιμοποίηση κατάλληλων μεθόδων για την επιμέτρηση και διαχείριση των κινδύνων περιλαμβανομένης της χρήσης υποδειγμάτων, για την αναγνώριση, μέτρηση, παρακολούθηση τους, σύμφωνα με τις οδηγίες και τις κατευθύνσεις της ΕΔΚ της ΣΚΤ (γ) εξειδίκευση, με τη συνεργασία των αρμόδιων εκτελεστικών μονάδων, των ορίων ανάληψης κινδύνων (δ) καθορισμό των κριτηρίων έγκαιρου εντοπισμού κινδύνων στο ΣΠΙ (ε) εξαμηνιαία διενέργεια δοκιμών προσομοίωσης καταστάσεων κρίσης, σύμφωνα με τα σενάρια και κατευθύνσεις της ΕΔΚ της ΣΚΤ (στ) σύνταξη των απαιτούμενων αναφορών, για την επαρκή πληροφόρηση της Διοίκησης, της ΕΔΚ της Επιτροπείας της ΣΚΤ και του κάθε ΣΠΙ, σε θέματα αρμοδιότητας της, τουλάχιστον ανά τρίμηνο (ζ) υποβολή εισηγήσεων προς την ΕΔΚ της ΣΚΤ για λήψη διορθωτικών μέτρων, σε περίπτωση απόκλισης από στόχους αποδεκτών κινδύνων, και διασφάλιση της αποτελεσματικής εφαρμογής τους Κανονιστική Συμμόρφωση (α) θέσπιση και εφαρμογή κατάλληλων διαδικασιών καθώς και εκπόνηση ετήσιου προγράμματος, με στόχο την έγκαιρη, πλήρη και διαρκή συμμόρφωση του ΣΠΙ προς το εκάστοτε ισχύον ρυθμιστικό πλαίσιο και τις εσωτερικές οδηγίες και κανονισμούς και αναγνώριση του βαθμού επίτευξης του στόχου αυτού (β) ενημέρωση της ΜΚΣ της ΣΚΤ καθώς επίσης και της Επιτροπείας και του Γ/Δ του ΣΠΙ για κάθε διαπιστωθείσα παράβαση (γ) παροχή σχετικών οδηγιών σε περίπτωση τροποποιήσεων του εκάστοτε ισχύοντος ρυθμιστικού πλαισίου, σύμφωνα με τις κατευθύνσεις της ΣΚΤ (δ) διασφάλιση της συμμόρφωσης του ΣΠΙ με το κανονιστικό πλαίσιο, το σχετικό με την πρόληψη και την καταστολή της νομιμοποίησης εσόδων από εγκληματικές δραστηριότητες και τη χρηματοδότηση της τρομοκρατίας, σύμφωνα με τις κατευθύνσεις της ΣΚΤ 17

18 (ε) υποβολή εισηγήσεων προς την ΜΕΕ της ΣΚΤ για λήψη διορθωτικών μέτρων σε περιπτώσεις μη συμμόρφωσης προς εσωτερικές οδηγίες και το ρυθμιστικό πλαίσιο, και διασφάλιση της αποτελεσματικής εφαρμογής τους. Ο ρόλος, οι αρμοδιότητες και οι εξουσίες της ΜΔΚ&ΚΣ του ΣΠΙ περιγράφονται λεπτομερώς στο Καταστατικό Λειτουργίας της το οποίο εγκρίνεται από την Επιτροπεία της ΣΚΤ με εισήγηση των ΜΔΚ και την ΜΚΣ της ΣΚΤ Οργάνωση Ο Επικεφαλής της ΜΔΚ&ΚΣ του ΣΠΙ διορίζεται από την Επιτροπεία μετά από εισήγηση / έγκριση της Επιτροπείας της ΣΚΤ. 18

19 Ειδικές Διατάξεις 21. Δικαίωμα υπογραφής Όλοι οι πιο κάτω υπάλληλοι / στελέχη του ΣΠΙ έχουν δικαίωμα υπογραφής εκ μέρους του ΣΠΙ: (α) Ο Πρόεδρος (β) Ο Γραμματέας / Διευθυντής (γ) Οι Διευθυντές Διευθύνσεων (δ) Οι Διευθυντές των Μονάδων (ε) Οποιοσδήποτε άλλος αξιωματούχος στον οποίο έχει δοθεί δικαίωμα υπογραφής από την Επιτροπεία του ΣΠΙ Το ΣΠΙ εκδίδει κατάσταση με τους αξιωματούχους του οι οποίοι έχουν δικαίωμα υπογραφής εκ μέρους του. Υπάρχουν δύο κατηγορίες υπογραφών Α & Β. Εκεί όπου προνοούν οι κανονισμοί για έγκριση κάποιων πράξεων θα πρέπει να υπάρχουν και οι δυο κατηγορίες υπογραφών. 22. Συμπεριφορά μελών Επιτροπείας και Διευθυντικών Στελεχών Όλα τα μέλη της Επιτροπείας και όλα τα στελέχη της ΑΕΔ του ΣΠΙ οφείλουν όπως εκτελούν τα καθήκοντα τους με την δέουσα προσοχή και επιμέλεια λαμβάνοντας υπόψη το συμφέρον του ΣΠΙ και γενικότερα όλων συνδεδεμένων ΣΠΙ και της ΣΚΤ και των μετόχων του, των καταθετών και άλλων εμπλεκομένων μερών (stakeholders). Τα μέλη της Επιτροπείας και όλα τα στελέχη της ΑΕΔ του ΣΠΙ οφείλουν να αποφεύγουν περιπτώσεις σύγκρουσης συμφερόντων. Τα μέλη της Επιτροπείας και τα στελέχη της ΑΕΔ του ΣΠΙ έχουν υποχρέωση όπως δηλώνουν ενδεχόμενες περιπτώσεις σύγκρουσης συμφερόντων που τους αφορούν τόσο πριν την συζήτηση θεμάτων που έχουν συμπεριληφθεί στην ημερήσια διάταξη όσο και για θέματα που μπορεί να προκύψουν κατά την διάρκεια της συνεδρίας. Οι συγκρούσεις συμφερόντων πρέπει να καταγράφονται από τον Γραμματέα στα πρακτικά της συνεδρίας. Κατά τις περιπτώσεις όπου εντοπίζεται σύγκρουση συμφέροντος το μέλος της Επιτροπείας που το αφορά οφείλει να το δηλώσει και να αποχωρήσει από την συνεδρία όταν συζητείται το συγκεκριμένο θέμα. Ο Πρόεδρος της Επιτροπείας οφείλει να καθοδηγεί την Επιτροπεία για τις περιπτώσεις αυτές. Τα μέλη της Επιτροπείας και τα στελέχη της ΑΕΔ του ΣΠΙ οφείλουν να διατηρούν όλες τις πληροφορίες που ήρθαν εις γνώση τους κατά την διάρκεια της εκτέλεσης των καθηκόντων τους με αυστηρή εμπιστευτικότητα. Εμπιστευτικές πληροφορίες μπορούν να κοινοποιηθούν σε τρίτους μόνο μετά από γραπτή συγκατάθεση του Προέδρου της Επιτροπείας ή του Γ/Δ. Η υποχρέωση τήρησης της 19

20 εμπιστευτικότητας των πληροφοριών παραμένει και μετά την αποχώρηση του μέλους της Επιτροπείας ή της ΑΕΔ του ΣΠΙ. 23. Έναρξη ισχύος Αυτοί οι ΚΛ&Ο του ΣΠΙ τέθηκαν σε ισχύ με απόφαση της Επιτροπείας της ΣΚΤ ημερομηνίας 17/07/

21 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α Οργανόγραμμα ΣΠΙ

22 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Γ Κανονισμοί Λειτουργίας Επιτροπών ΣΠΙ Α = Άποψη, = Έγκριση, Ε Εξ = Εγκριτική Εξουσία, Κ = Κοινοποίηση, ΕΠ = Επεξεργασία, Π = Πρόταση, Οι Κανονισμοί αυτοί ορίζουν τις εγκριτικές αρμοδιότητες και το διαχωρισμό τον ρόλων της Επιτροπείας και της ΑΕΔ. Στις περιπτώσεις που δεν υπάρχει κάποια πρόνοια στους παρόντες κανονισμούς, τότε η Επιτροπεία της Τράπεζας έχει την αρμοδιότητα έγκρισης. Επιτροπεία ΣΚΤ Πρόεδρος/ 1 Επιτροπές ΓΔ ΔΔ Επιτροπεία ΣΠΙ Γ/Δ ΣΠΙ Σημειώσεις 1. ΔΟΜΗ ΣΚΤ Ειδικοί Κανονισμοί / Καταστατικό ΣΚΤ Π Απαιτείται έγκριση από Γενική Συνέλευση των μελών της Τράπεζας Κανονισμοί Οργάνωσης & Λειτουργίας ΣΚΤ ΕΠ:ΕΔΕΔ Π Οργανόγραμμα ΣΚΤ Π Κώδικας Δεοντολογίας ΕΠ:ΕΔΕΔ Π Ετοιμασία από ΜΚΣ ΣΠΙ Ειδικοί Κανονισμοί / Καταστατικό ΣΠΙ Α Απαιτείται έγκριση από Π Γενική Συνέλευση των μελών του ΣΠΙ Κανονισμοί Οργάνωσης & Λειτουργίας ΣΠΙ ΕΠ:ΕΔΕΔ Π Α Οργανόγραμμα ΣΠΙ Π Α Αρμοδιότητες και εξουσίες στα ΣΠΙ ΕΠ:ΕΔΕΔ Π Α Κώδικας Δεοντολογίας Προσωπικού ΕΠ:ΕΔΕΔ Π 2. ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗ Στρατηγική ΣΚΤ Π Στρατηγική ΣΠΙ ΕΠ Π 3. ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ & ΑΠΟΛΑΒΕΣ 3.1 Διορισμοί, μετακινήσεις, παύσεις και αξιολογήσεις Σε συνεργασία με τον ΓΔ της ΣΚΤ και σε συνάρτηση με την καθορισθείσα Στρατηγική της ΣΚΤ Διορισμοί και παύσεις μελών Επιτροπείας και ΑΕΔ ΣΚΤ Π: Πρόεδρος / Μέλη Επιτροπείας ΣΚΤ ΕΔΕΔ ΓΔ ΣΚΤ Π: Πρόεδρος / ΕΔΕΔ Αναπληρωτής ΓΔ και Διευθυντές Διευθύνσεων ΣΚΤ Π Επικεφαλής ΜΕΕ ΣΚΤ Επικεφαλής ΜΔΚ ΣΚΤ Επικεφαλής ΜΚΣ ΣΚΤ Π:ΕΕ Π:ΕΔΚ Π:ΕΕ/ΕΔΚ Επικεφαλής ΜΑΣ ΣΚΤ Επικεφαλής ΜΠ&ΕΧ ΣΚΤ Π Π Γραμματέας Επιτροπείας ΣΚΤ Π: Πρόεδρος / ΕΔΕΔ 1 Πρόεδρος Επιτροπείας ΣΚΤ 22

23 ΣΠΙ Μέλη Επιτροπείας ΣΠΙ Επιτροπεία ΣΚΤ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Γ Κανονισμοί Λειτουργίας Επιτροπών ΣΠΙ Πρόεδρος/ 1 Επιτροπές Π: Πρόεδρος / ΕΔΕΔ ΓΔ ΔΔ Επιτροπεία ΣΠΙ Γ/Δ ΣΠΙ Σημειώσεις Γ/Δ ΣΠΙ Κ: Πρόεδρος / ΕΔΕΔ Α Π Σε συνεργασία με το ΓΔ της ΣΚΤ Αναπληρωτής Γ/Δ και Διευθυντές Διευθύνσεων ΣΠΙ Α Π Επικεφαλής ΜΕΕ ΣΠΙ Π:ΕΕ Επικεφαλής ΜΔΚ&ΚΣ ΣΠΙ Π:ΕΔΚ Γραμματέας Επιτροπείας ΣΠΙ Κ: Πρόεδρος / ΕΔΕΔ Π Προσλήψεις προσωπικού ΣΚΤ Προσλήψεις σε ειδικές θέσεις ΣΚΤ Π Αφορά εξειδικευμένες θέσεις εκτός της ΑΕΔ και των Επικεφαλής των Μονάδων Προσλήψεις γενικού προσωπικού ΣΚΤ Π ΣΠΙ Προσλήψεις σε ειδικές θέσεις ΣΠΙ Προσλήψεις γενικού προσωπικού ΣΠΙ Μετακινήσεις και παύσεις προσωπικού ΣΚΤ Μετακινήσεις προσωπικού ΣΚΤ Κ:Πρόεδρος Α Π Κ Π Π Σύμφωνα με τον εγκεκριμένο προϋπολογισμό Αφορά εξειδικευμένες θέσεις εκτός της ΑΕΔ και των Επικεφαλής των Μονάδων Σύμφωνα με τον εγκεκριμένο προϋπολογισμό και σε συνεργασία με Γ/Δ Παύσεις προσωπικού ΣΚΤ Π Παύσεις προσωπικού μετά από ενδελεχή εξέταση από την ΥΑΔ και την ΜΕΕ ΣΠΙ Μετακινήσεις προσωπικού ΣΠΙ Κ Π Παύσεις προσωπικού ΣΠΙ Αξιολογήσεις ΣΚΤ Πρόεδρος, Επιτροπεία, Μέλη Επιτροπείας και Επιτροπές ΣΚΤ Π:ΕΔΕΔ ΓΔ ΣΚΤ Π:Πρόεδρος/ΕΑ Αναπληρωτής ΓΔ και Διευθυντές Διευθύνσεων ΣΚΤ Επικεφαλής ΜΕΕ ΣΚΤ Επικεφαλής ΜΔΚ ΣΚΤ Επικεφαλής ΜΚΣ ΣΚΤ Επικεφαλής ΜΑΣ ΣΚΤ Επικεφαλής ΜΠ&ΕΧ ΣΚΤ Γραμματέας Επιτροπείας ΣΚΤ ΕΕξ:ΕΕ ΕΕξ:ΕΔΚ ΕΕξ:ΕΕ&ΕΔΚ Π:Πρόεδρος Επιτρ. Α Π ΕΕξ ΕΕξ ΕΕξ Παύσεις προσωπικού μετά από ενδελεχή εξέταση από την ΥΑΔ και την ΜΕΕ Αξιολόγηση με βάση εγκεκριμένη μεθοδολογία Αξιολόγηση με βάση εγκεκριμένη μεθοδολογία 23

24 Επιτροπεία ΣΚΤ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Γ Κανονισμοί Λειτουργίας Επιτροπών ΣΠΙ Πρόεδρος/ 1 Επιτροπές ΓΔ ΔΔ Επιτροπεία ΣΠΙ Γ/Δ ΣΠΙ Σημειώσεις ΣΠΙ Πρόεδρος, Επιτροπεία, Μέλη Επιτροπείας και Επιτροπές ΣΠΙ Κ:ΕΔΕΔ Α Π Γ/Δ ΣΠΙ Π Αναπληρωτής Γ/Δ και Διευθυντές Διευθύνσεων ΣΠΙ Επικεφαλής ΜΕΕ ΣΠΙ Επικεφαλής ΜΔΚ&ΚΣ ΣΠΙ Γραμματέας Επιτροπείας ΣΠΙ 3.2 Απολαβές και Πολιτική Αμοιβών Έγκριση Πολιτικής Αμοιβών :ΕΕ :ΕΔΚ Π:ΕΑ Α:ΕΔΚ Απολαβές μελών Επιτροπείας Π:ΕΑ Αξιολόγηση με βάση εγκεκριμένη μεθοδολογία από την Επιτροπεία της ΣΚΤ Αξιολόγηση από την Επιτροπεία του ΣΠΙ Κ Π Αξιολόγηση από τον ΓΔ Αυξήσεις μισθολογίου Π Α Π ΕΕξ Με τη συμβολή της ΕΕ του ΣΠΙ και της ΜΕΕ της ΣΚΤ Με τη συμβολή της ΕΔΚ του ΣΠΙ και της ΜΕΕ της ΣΚΤ Πολιτική Αμοιβών για την ΣΚΤ & τα ΣΠΙ Τελική έγκριση από Υπουργείο Οικονομικών 4. ΈΛΧΟΣ Διορισμός εξωτερικών ελεγκτών Π:ΕΕ Ετήσιο πρόγραμμα ΜΕΕ :ΕΕ Π Κανονισμοί Λειτουργίας ΜΕΕ ΣΚΤ & ΣΠΙ Εκθέσεις Επικεφαλής ΜΕΕ ΣΚΤ (Ετήσιες/Εξαμηνιαίες) Εκθέσεις Επικεφαλής ΜΕΕ ΣΠΙ (Ετήσιες/Εξαμηνιαίες) ΕΠ:ΕΕ Π Κ Τελική έγκριση από το Υπουργείο Οικονομικών Ετοιμασία από ΜΕΕ ΣΚΤ σε συνεννόηση με ΕΕ Ετοιμασία από ΜΕΕ ΣΚΤ σε συνεννόηση με ΕΕ :ΕΕ Π Ετοιμασία από ΜΕΕ ΣΚΤ Α:ΕΕ ΣΠΙ :ΕΕ Κ Α Κ Κ Ετοιμασία από ΜΕΕ ΣΠΙ, απόψεις από ΕΕ ΣΠΙ και ΜΕΕ ΣΚΤ 5. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΙΝΔΥΝΩΝ Πολιτικές Διαχείρισης Κινδύνων αρχές, πλαίσιο διαχείρισης κινδύνων Κανονισμοί Λειτουργίας ΜΔΚ ΣΚΤ & ΣΠΙ Εκθέσεις Επικεφαλής ΜΔΚ ΣΚΤ :ΕΔΚ Π ΕΠ:ΕΔΚ Π Ετοιμασία από ΜΔΚ ΕΠ:ΕΔΚ Π Ετοιμασία από ΜΔΚ ΣΚΤ Ετοιμασία από ΜΔΚ ΣΚΤ Εκθέσεις Επικεφαλής ΜΔΚ ΣΠΙ :ΕΔΚ ΣΠΙ Α:ΜΔΚ ΣΚΤ Κ Α Κ Κ Ετοιμασία από ΜΔΚ ΣΠΙ, πρώτη άποψη από ΕΔΚ ΣΠΙ (απόψεις από ΜΔΚ ΣΚΤ) 6. ΚΑΝΟΝΙΣΤΙΚΗ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗ Πολιτική Κανονιστικής Συμμόρφωσης ΕΠ:ΕΔΕΔ Π Ετοιμασία από ΜΚΣ ΣΚΤ Πολιτική Αποδοχής Πελατών Π Ετοιμασία από ΜΚΣ ΣΚΤ μέσω ΕΕ Ετήσιο πρόγραμμα ΜΚΣ ΣΚΤ & ΣΠΙ Κ :ΕΕ Π Κ Ετοιμασία από ΜΚΣ ΣΚΤ Κανονισμοί Λειτουργίας ΜΚΣ ΣΚΤ & ΣΠΙ Εκθέσεις Επικεφαλής ΜΚΣ ΣΚΤ (Ετήσιες/Εξαμηνιαίες) Εκθέσεις Επικεφαλής ΜΚΣ ΣΠΙ (Ετήσιες/Εξαμηνιαίες) 7. ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΣ Κ :ΕΕ Π Κ Ετοιμασία από ΜΚΣ ΣΚΤ Κ :ΕΕ Κ Π Ετοιμασία από ΜΚΣ ΣΚΤ Κ Α:ΕΕ ΣΠΙ :ΕΕ ΣΚΤ Α Κ Ετοιμασία από ΜΚΣ ΣΠΙ. Απόψεις από ΕΕ ΣΠΙ και ΜΚΣ ΣΚΤ 24

25 ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ & ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΕΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ ΣΚΤ Προϋπολογισμοί Επιτροπεία ΣΚΤ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Γ Κανονισμοί Λειτουργίας Επιτροπών ΣΠΙ Πρόεδρος/ 1 Επιτροπές ΓΔ ΔΔ Επιτροπεία ΣΠΙ Γ/Δ ΣΠΙ Σημειώσεις Α:ΕΕ ΕΠ Π Ετοιμασία από ΔΟΔ Τριμηνιαία οικονομική πληροφόρηση management accounts Κ Α: ΕΕ Π/Α Ετοιμασία από ΔΟΔ Άποψη από ΜΕΕ και ΕΕ Οικονομικές Καταστάσεις Α:ΕΕ ΕΠ Π Ετοιμασία από ΔΟΔ Πρόνοιες επισφαλών χρεών ΣΠΙ Προϋπολογισμοί Α:ΕΕ ΕΠ Π Α:ΕΕ Α ΕΠ Π Τριμηνιαία οικονομική πληροφόρηση management accounts Κ Κ Οικονομικές Καταστάσεις Πρόνοιες επισφαλών χρεών 8. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΝΕΡΓΗΤΙΚΟΥ - ΠΑΘΗΤΙΚΟΥ Διαχείριση και δομή ισολογισμού Α:ΕΔΚ Π Έγκριση Κανονισμών Λειτουργίας και όρων εντολής επιτροπής Ενεργητικού - Παθητικού Πολιτική Διαχείρισης Ενεργητικού και Παθητικού Κ Α:ΕΕ Α ΕΠ Π ΕΠ Π Α:ΕΔΚ Π ΕΠ Ετοιμασία από ΔΟΔ. Έγκριση μπορεί να δίδεται και από το ΓΔ μέχρι ενός προκαθορισμένου ορίου. Άποψη ΓΔ σε συνεννόηση με ΔΟΔ Ετοιμασία από ΔΟΔ ΣΠΙ. Άποψη από ΜΕΕ και ΕΕ του ΣΠΙ. Ετοιμασία ΔΟΔ ΣΠΙ. Ετοιμασία από ΔΟΔ ΣΠΙ. Έγκριση μπορεί να δίδεται και από το Γ/Δ μέχρι ενός προκαθορισμένου ορίου. Έγκριση και αναθεώρηση των ορίων της επιτροπής Ενεργητικού - Παθητικού Ετοιμασία από Υπηρεσία Διαχείρισης Διαθεσίμων της ΔΟΔ 9. ΔΙΑΦΟΡΑ ΑΛΛΑ ΘΕΜΑΤΑ Έγκριση Πολιτικών ΣΚΤ & ΣΠΙ ΕΠ Π Έγκριση εγχειριδίων διαδικασιών ΣΚΤ & ΣΠΙ Κανονισμοί Λειτουργίας Υπηρεσιακών Επιτροπών της Τράπεζας ΕΠ Π Π Ετοιμασία από τις αρμόδιες υπηρεσίες και υποβολή τους στην Επιτροπεία της ΣΚΤ για έγκριση μέσω του ΓΔ Το εγχειρίδιο διαδικασιών τηρείται από την Υπηρεσία Οργάνωσης & Μεθόδων τροποποιείται με εισηγήσεις των επηρεαζόμενων υπηρεσιών ή/και της ΜΕΕ, ΜΔΚ και ΜΚΣ Ετοιμασία τους από τις εμπλεκόμενες υπηρεσίες και υποβολή τους για έγκριση μέσω του ΓΔ 25

26 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Γ Κανονισμοί Λειτουργίας Επιτροπών ΣΠΙ Περιεχόμενα 1 Βάση και Σκοπός 27 2 Αριθμός μελών και Σύνθεση Επιτροπών 27 3 Πρόεδρος και Αντιπρόεδρος της Επιτροπείας και Πρόεδροι Επιτροπών 27 4 Γραμματέας των Επιτροπών 27 5 Αρμοδιότητες και Εξουσίες 28 6 Επιτροπή Ελέγχου 28 7 Επιτροπή Διαχείρισης Κινδύνων 31 8 Επιπρόσθετες Ευθύνες και Αρμοδιότητες 33 9 Εξουσιοδότηση Υποεπιτροπής Δικαίωμα Πληροφόρησης Λήψη Συμβουλών από Τρίτους Συνεδρίες Αποφάσεις και Δικαίωμα Πληροφόρησης Τακτικές Αναφορές Ειδικές Αναφορές 34 26

27 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Γ Κανονισμοί Λειτουργίας Επιτροπών ΣΠΙ 1. Βάση και σκοπός Ο Κανονισμός Λειτουργίας των Επιτροπών καθορίζει τη σύσταση, τον σκοπό και τις αρμοδιότητες των θεσμοθετημένων Επιτροπών του ΣΠΙ. I. Επιτροπή Ελέγχου II. Επιτροπή Διαχείρισης Κινδύνων Στην περίπτωση μη ικανοποιητικού αριθμού μη εκτελεστικών μελών της Επιτροπείας του ΣΠΙ, οι δύο αυτές Επιτροπές μπορεί να συμπτυχθούν σε μία. Η Επιτροπεία δύναται να συστήσει οποιαδήποτε άλλη μη θεσμοθετημένη Επιτροπή (ad hoc) για συγκεκριμένο σκοπό. 2. Αριθμός μελών και Σύνθεση Επιτροπών Τα μέλη των Επιτροπών ορίζονται με απόφαση της Επιτροπείας. Η Επιτροπεία έχει το δικαίωμα αντικατάστασης οποιουδήποτε μέλους των Επιτροπών. Κάθε Επιτροπή πρέπει να έχει τουλάχιστον τρία μέλη και το μέγιστο πέντε μέλη. Όλες οι Επιτροπές αποτελούνται από μη εκτελεστικά μέλη της Επιτροπείας. Σε όλες τις Επιτροπές τα ανεξάρτητα μέλη αποτελούν την πλειοψηφία. Τα ανεξάρτητα μέλη των Επιτροπών έχουν υποχρέωση όπως διατηρούν την ανεξαρτησία τους καθ όλη την διάρκεια του διορισμού τους σύμφωνα με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο. Τα μέλη των Επιτροπών πρέπει να διαθέτουν τις απαραίτητες γνώσεις και εμπειρίες για την εκτέλεση των καθηκόντων τους. 3. Πρόεδρος Επιτροπείας και Πρόεδροι Επιτροπών Ο Πρόεδρος της Επιτροπείας δεν δικαιούται να εκτελεί καθήκοντα Προέδρου σε καμία από τις Επιτροπές. Ο Πρόεδρος μπορεί να παραστεί σε συνεδρία των Επιτροπών σε συνεννόηση με τον Πρόεδρο της σχετικής Επιτροπής. Όλοι οι Πρόεδροι των Επιτροπών πρέπει να προέρχονται από τα ανεξάρτητα μη εκτελεστικά μέλη της Επιτροπείας και δεν μπορεί ένα μέλος να προεδρεύει δύο Επιτροπών. 27

28 4. Γραμματέας των Επιτροπών ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Γ Κανονισμοί Λειτουργίας Επιτροπών ΣΠΙ Χρέη γραμματέα των Επιτροπών εκτελεί ο Γραμματέας της Επιτροπείας του ΣΠΙ, σύμφωνα με Παράρτημα Δ των ΚΟ&Λ. 5. Αρμοδιότητες και Εξουσίες Σύμφωνα με το άρθρο 13 των παρόντων ΚΟ&Λ η Επιτροπεία του ΣΠΙ εξουσιοδοτεί τις Επιτροπές με τις αρμοδιότητες και εξουσίες που παρατίθενται στα Παραρτήματα Β «Αρμοδιότητες και Εξουσίες» και Γ Κανονισμοί Λειτουργίας Επιτροπών. Νοείται ότι οι νομοθεσίες ή και οδηγίες των εποπτικών αρχών υπερισχύουν των κανονισμών αυτών. 6. Επιτροπή Ελέγχου Ο ρόλος της ΕΕ είναι να υπηρετεί ως ανεξάρτητο και αντικειμενικό σώμα με ευθύνες παρακολούθησης των πιο κάτω: (α) της εφαρμογής και συμμόρφωσης των αρχών ετοιμασίας Οικονομικών Καταστάσεων του ΣΠΙ (β) της ποιότητας, ανεξαρτησίας και αντικειμενικότητας των εξωτερικών ελεγκτών (γ) του συστήματος εσωτερικού ελέγχου και της κανονιστικής συμμόρφωσης του ΣΠΙ (δ) της ανεξαρτησίας, επάρκειας και αποτελεσματικότητας του εσωτερικού ελέγχου του ΣΠΙ. Τα μέλη της Επιτροπής πρέπει να έχουν εξειδικευμένες γνώσεις, ιδιαίτερα σε τομείς όπως χρηματοοικονομική αναφορά, λογιστικά και έλεγχος. Τα μέλη της Επιτροπής δύνανται να συναντώνται με τους επόπτες και άλλα μέρη σε συνεννόηση με τον Γ/Δ. Τα εκτελεστικά μέλη της Επιτροπείας του ΣΠΙ έχουν την ευθύνη της ετοιμασίας, της παρουσίασης και της ακεραιότητας των οικονομικών καταστάσεων. Οι εξωτερικοί ελεγκτές έχουν την ευθύνη του ελέγχου των οικονομικών καταστάσεων του ΣΠΙ. 6.1 Ευθύνες και αρμοδιότητες της ΕΕ Οικονομικές Καταστάσεις (α) διασφάλιση της αξιοπιστίας των Οικονομικών Εκθέσεων, εξετάζοντας και κρίνοντας τις αν είναι ολοκληρωμένες και συνεπείς και αν ανταποκρίνονται στις σωστές λογιστικές αρχές, τις απαιτήσεις της σχετικής νομοθεσίας και τις οδηγίες των εποπτικών αρχών ώστε να προτείνουν την έγκριση τους από την Επιτροπεία. Η ΕΕ δικαιούται να ζητήσει και η Εκτελεστική Διεύθυνση είναι υπόχρεη να παράσχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες που η ΕΕ κρίνει απαραίτητες 28

29 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Γ Κανονισμοί Λειτουργίας Επιτροπών ΣΠΙ (β) επίβλεψη των διαδικασιών που ακολουθούνται για την επιλογή των λογιστικών αρχών και λογιστικών υπολογισμών που εφαρμόζονται για την ετοιμασία των Οικονομικών Καταστάσεων του ΣΠΙ, υποβάλλοντας στην Επιτροπεία τις σχετικές εισηγήσεις της (γ) εξέταση αποτελεσμάτων ελέγχου σε συνεργασία με την Διεύθυνση και τους εξωτερικούς ελεγκτές τα αποτελέσματα του ελέγχου, συμπεριλαμβανομένων και αδυναμιών που προέκυψαν, καθώς και όλα τα θέματα που χρειάζονται για να κοινοποιηθούν στην Επιτροπή βάσει των αποδεδειγμένων ελεγκτικών προτύπων (δ) εξέταση τριμηνιαίων οικονομικών καταστάσεων με τη Διεύθυνση ώστε να κρίνει αν είναι ολοκληρωμένες και συνεπείς (ε) αξιολόγηση πληροφοριών που περιλαμβάνονται στον ετήσιο προϋπολογισμό και υποβολή εισηγήσεων. Εσωτερικός Έλεγχος (α) Εξέταση της Επάρκειας, της αποδοτικότητας και της αποτελεσματικότητας των Συστημάτων Εσωτερικού Ελέγχου του ΣΠΙ Για υλοποίηση της ευθύνης αυτής: i. φροντίζει για την ορθή και αποτελεσματική οργάνωση, ικανοποιητική στελέχωση και λειτουργία της ΜΕΕ ii. iii. αξιολογεί το έργο της Μονάδας Εσωτερικής Επιθεώρησης εγκρίνει και αναθεωρεί τον Κανονισμό Λειτουργίας της ΜΕΕ βάσει του οποίου καθορίζονται: Ο ρόλος, οι αρμοδιότητες και οι υποχρεώσεις της Η ανεξαρτησία της μέσα στο ΣΠΙ Το ελεύθερο δικαίωμα πρόσβασης σε αρχεία, πόρους και στοιχεία του ΣΠΙ Η οριοθέτηση του πεδίου δράσης της ΜΕΕ. iv. αξιολογεί τις Εκθέσεις της Μονάδας Εσωτερικής Επιθεώρησης και παρακολουθεί την αποτελεσματική εφαρμογή των μέτρων που απαιτούνται v. υποβάλλει προτάσεις για την αντιμετώπιση των αδυναμιών που έχουν διαπιστωθεί vi. vii. εγκρίνει τον Προϋπολογισμό της ΜΕΕ αξιολογεί ετησίως την αντικειμενικότητα και την ανεξαρτησία των Εσωτερικών Ελεγκτών και της Μονάδας Εσωτερικής Επιθεώρησης γενικότερα viii. αξιολογεί και εγκρίνει το ετήσιο Πρόγραμμα Ελέγχου και τους στόχους της ΜΕΕ του ΣΠΙ. (β) Επιθεώρηση συναλλαγών ιδίου συμφέροντος (γ) Επιθεώρηση των ουσιαστικών συναλλαγών του ΣΠΙ οποιασδήποτε μορφής, σε σχέση με τις οποίες μέλος της Επιτροπείας, ο Γραμματέας / Διευθυντής, Ανώτερο Διευθυντικό στέλεχος ή Ελεγκτής, έχει άμεσα ή έμμεσα οποιοδήποτε ουσιαστικό συμφέρον, ούτως ώστε να διασφαλίζεται ότι αυτές γίνονται στα πλαίσια της συνήθους εμπορικής πρακτικής (arm s length) 29

30 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Γ Κανονισμοί Λειτουργίας Επιτροπών ΣΠΙ (δ) Εξέταση Εκθέσεων Ελεγκτών και Εποπτικών Αρχών i εξέταση των Εκθέσεων των Εξωτερικών Ελεγκτών και Εποπτικών Αρχών, για σημαντικά ευρήματα και εισηγήσεις προς βελτίωση ii παρακολούθηση και αξιολόγηση της εφαρμογής των διαπιστώσεων, παρατηρήσεων και εισηγήσεων των εξωτερικών ελεγκτών και των εποπτικών αρχών. Εξωτερικός Έλεγχος (α) υποβολή πρότασης προς την Επιτροπεία για την επιλογή των εξωτερικών ελεγκτών (β) έγκριση της επιστολής ανάθεσης υπηρεσιών στους εξωτερικούς ελεγκτές που θα περιλαμβάνει τουλάχιστο την έκταση του ελέγχου, τους όρους και την αμοιβή τους (γ) αξιολόγηση της ανεξαρτησίας, της αντικειμενικότητας, της έκτασης και της αποτελεσματικότητας του ελέγχου που διενεργούν τουλάχιστον μια φορά τον χρόνο και όποτε κρίνεται σκόπιμο, υποβολή πρότασης στην Επιτροπεία για αντικατάσταση τους, ή αλλαγή του επικεφαλής συνεταίρου (δ) παρακολούθηση των υπηρεσιών που προσφέρουν, αποσκοπώντας στην ισορροπία μεταξύ της διατήρησης της αντικειμενικότητας και της προστιθέμενης αξίας από τις υπηρεσίες που προσφέρονται (ε) αξιολόγηση ότι ουσιώδεις συμβουλευτικές υπηρεσίες που ανατίθενται στους Εξωτερικούς Ελεγκτές δεν επηρεάζουν την ανεξαρτησία και την αντικειμενικότητα τους και εξασφάλιση γραπτής βεβαίωσης από αυτούς (στ) εξέταση οποιωνδήποτε θεμάτων σχετίζονται με τους Εξωτερικούς Ελεγκτές συμπεριλαμβανομένης και της συνεργασίας με τους Εσωτερικούς Ελεγκτές. Συμμόρφωση νόμων και κανονισμών (α) εξέταση του Συστήματος Παρακολούθησης της Συμμόρφωσης με τους Νόμους και Κανονισμούς που πρέπει να εφαρμόζει το ΣΠΙ και των αποτελεσμάτων ερευνών της ΜΔΚ&ΚΣ και εντοπισμός περιπτώσεων μη συμμόρφωσης (β) εξέταση ευρημάτων και σχετικών παρατηρήσεων για μη συμμόρφωση από τους Εσωτερικούς Ελεγκτές (γ) εξέταση της διαδικασίας επικοινωνίας του κώδικα δεοντολογίας με το προσωπικό του ΣΠΙ και λήψη μέτρων συμμόρφωσης με αυτόν (δ) λήψη τακτικά από τη Διεύθυνση και το Νομικό Σύμβουλο πληροφοριών, σχετικά με θέματα συμμόρφωσης. 30

31 Άλλες Ευθύνες ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Γ Κανονισμοί Λειτουργίας Επιτροπών ΣΠΙ (α) ενημέρωση της Επιτροπείας για τις δραστηριότητες και διάφορα θέματα της Επιτροπής και τις σχετικές εισηγήσεις (β) διασφάλιση ανοικτής επικοινωνίας μεταξύ των Εσωτερικών Ελεγκτών, Εξωτερικών Ελεγκτών και της Επιτροπείας (γ) εξέταση οποιωνδήποτε εκθέσεων σχετίζονται με τις ευθύνες της Επιτροπής (δ) εκτέλεση δραστηριοτήτων που σχετίζονται με τον Κανονισμό Λειτουργίας της όπως αυτό ζητείται από την Επιτροπεία (ε) διεξαγωγή ειδικών ερευνών μετά από απόφαση της ΕΕ και αξιολόγηση των ευρημάτων. Για το σκοπό αυτό δύναται να αγοράσει υπηρεσίες εξωτερικών συμβούλων, όπως η ίδια κρίνει απαραίτητο (στ) διασφάλιση και βεβαίωση ετησίως ότι όλα τα καθήκοντα και αρμοδιότητες που αναφέρονται στο Κανονισμό Λειτουργίας της ΕΕ έχουν υλοποιηθεί ορθά (ζ) διατήρηση καναλιών επικοινωνίας με τις εποπτικές αρχές, υποβάλλοντας μέσω της Επιτροπείας τουλάχιστο της ετήσιας έκθεσης της Επιτροπής προς την Κεντρική Τράπεζα της Κύπρου διευθετώντας ειδικές συναντήσεις της Επιτροπής με την ΚΤΚ για αλληλοενημέρωση ιδιαίτερα επί θεμάτων που πρέπει να τύχουν ιδιαίτερης προσοχής σε συνεννόηση με την ΕΕ της ΣΚΤ (η) διασφάλιση ότι υπάρχει κατάλληλος μηχανισμός υποβολής, από το προσωπικό, εμπιστευτικών και ανώνυμων καταγγελιών τους σχετικά με λογιστικά, ελεγκτικά και άλλα θέματα. 7. Επιτροπή Διαχείρισης Κινδύνων Η Επιτροπή Διαχείρισης Κινδύνων έχει τον ρόλο της υποστήριξης της Επιτροπείας στην εκπλήρωση των ευθυνών της όσον αφορά την εποπτεία και τον καθορισμό των κατάλληλων αρχών διαχείρισης και ελέγχου κινδύνων στα πιο κάτω: (α) διαχείριση και έλεγχος όλων των μορφών κινδύνων συμπεριλαμβανομένων του πιστωτικού, αγοράς, συγκέντρωσης, λειτουργικού, νομικού (β) διαχείριση διαθεσίμων (ρευστότητα και πηγές άντλησης ρευστότητας) και κεφαλαιακής επάρκειας (γ) διαχείριση του ισολογισμού Τα μέλη της Επιτροπής πρέπει να έχουν εξειδικευμένες γνώσεις ιδιαίτερα στον τραπεζικό τομέα και τη διαχείριση κινδύνων. Τα μέλη της Επιτροπής δύνανται να συναντώνται με τους επόπτες και άλλα μέρη σε συνεννόηση με τον Γ/Δ. 31

32 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Γ Κανονισμοί Λειτουργίας Επιτροπών ΣΠΙ 7.1 Ευθύνες και αρμοδιότητες της ΕΔΚ (α) παρακολούθηση της εφαρμογής της πολιτικής κινδύνων (risk policy) και υποβολή εισηγήσεων για τροποποιήσεις στην αντίστοιχη ΕΔΚ της ΣΚΤ, όποτε αυτό κρίνεται αναγκαίο (β) υποβολή εισηγήσεων αναφορικά με το πλαίσιο ανάληψης κινδύνων και δήλωση ανάληψης κινδύνων που θα περιέχουν τα όρια ανάληψης κινδύνων (γ) παρακολούθηση της εφαρμογής των εσωτερικών διαδικασιών διαχείρισης κινδύνων οι οποίες διέπουν τη λήψη των επιχειρηματικών αποφάσεων σε όλο το εύρος των δραστηριοτήτων του ΣΠΙ (δ) διαμόρφωση συμπερασμάτων και καθορισμός πολιτικών σε συνεννόηση με την ΕΔΚ της ΣΚΤ με βάση τα αποτελέσματά των δοκιμών προσομοίωσης καταστάσεων κρίσης συμπεριλαμβανομένων σεναρίων χείριστης περίπτωσης, για όλες τις μορφές των κινδύνων που αναγνωρίζονται. Παράλληλα η ΕΔΚ των ΣΠΙ ενημερώνεται για περιστατικά ασφάλειας (security incidents), πορίσματα ελέγχων διείσδυσης και ευπάθειας συστημάτων που άπτονται θεμάτων ασφάλειας συστημάτων και πληροφοριών (ε) διασφάλιση ότι οι τεχνικές και οι μέθοδοι για την ποσοτικοποίηση των κινδύνων, συμπεριλαμβανομένης της χρήσης υποδειγμάτων, καθώς και οι ποιοτικές προσεγγίσεις και μετρήσεις, είναι κατάλληλες προς το είδος των κινδύνων και της δραστηριότητας που αναλαμβάνει το ΣΠΙ (στ) αξιολόγηση ετησίως µε βάση την ετήσια έκθεση του Επικεφαλής της ΜΔΚ&ΚΣ: i. της επάρκειας και της αποτελεσματικότητας της πολιτικής διαχείρισης κινδύνων του ΣΠΙ και ιδίως της συμμόρφωσης προς το καθορισμένο επίπεδο ανοχής κινδύνου, ii. της καταλληλότητας των ορίων, της επάρκειας των προβλέψεων και της εν γένει επάρκειας των ιδίων κεφαλαίων (εποπτικών και οικονομικών) σε σχέση µε το ύψος και τη μορφή των αναλαμβανομένων κινδύνων, του ΣΠΙ (ζ) υποβολή προτάσεων στην Επιτροπεία του ΣΠΙ σχετικά με την εκχώρηση στη Διεύθυνση του ΣΠΙ και σε άλλα εγκριτικά συλλογικά όργανα ή κλιμάκια του ΣΠΙ, εγκριτικών αρμοδιοτήτων που αφορούν ανάληψη κινδύνων, καθώς επίσης και των ορίων και περιορισμών που διέπουν την άσκηση των αρμοδιοτήτων αυτών (η) υποβολή εισηγήσεων προς την Επιτροπεία του ΣΠΙ αναφορικά με οποιαδήποτε νέα προϊόντα ή υπηρεσίες που το ΣΠΙ σκοπεύει να εισαγάγει, για την υιοθέτηση ορίων κινδύνων στη βάση των σχετικών εισηγήσεων της ΜΔΚ. Νοείται ότι θα πρέπει να έχει προηγηθεί ικανοποιητικός και τεκμηριωμένος έλεγχος και αξιολόγηση των διάφορων κίνδυνων που εμπεριέχουν τα προϊόντα αυτά (πιστωτικός, αγοράς, ρευστότητας, λειτουργικός, κλπ.) από την ΜΔΚ (θ) εξέταση πάνω σε συστηματική βάση των περιοχών υψηλού κινδύνου και αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας των μέτρων που λαμβάνονται για μετριασμό των κινδύνων αυτών (ι) διατύπωση προτάσεων για διορθωτικές ενέργειες στην Επιτροπεία, σε περίπτωση που διαπιστώνεται αδυναμία υλοποίησης της στρατηγικής που έχει διαμορφωθεί για τη διαχείριση πάσης μορφής κινδύνων του ΣΠΙ ή αποκλίσεις στην εφαρμογή της 32