ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Β. ΞΕΚΙΝΗΜΑ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΕΙΣ... 1

Transcript

1 /09/13 a

2

3 ΞΕΚΙΝΗΜΑ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΕΙΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Β. ΞΕΚΙΝΗΜΑ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΕΙΣ ΞΕΚΙΝΗΜΑ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΞΕΚΙΝΗΜΑ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΑ ΒΗΜΑΤΑ Βήμα 1ο ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΤΑΙΡΙΩΝ Βήμα 2ο ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ Βήμα 3ο ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΕΙΣ ΜΑΣΚΕΣ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΩΝ ΜΑΣΚΕΣ ΚΩΔΙΚΩΝ ΜΑΣΚΕΣ ΑΡΙΘΜΗΤΙΚΩΝ ΠΕΔΙΩΝ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΟΜΑΔΩΝ - ΧΡΗΣΤΩΝ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΜΕΝΟΥ ΟΜΑΔΩΝ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΕΔΙΩΝ ΟΜΑΔΩΝ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΕΤΑΙΡΙΩΝ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΦΟΡΜΩΝ ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΩΝ ΑΛΛΑΓΗ ΚΩΔΙΚΩΝ ΠΡΟΣΒΑΣΗΣ ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ ΧΡΗΣΤΗ Τελευταία αναθεώρηση εγχειριδίου χρήσης: Σεπτέμβριος 2013 copyright DATA COMMUNICATION

4

5 ΞΕΚΙΝΗΜΑ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΕΙΣ Β. ΞΕΚΙΝΗΜΑ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΕΙΣ 1. ΞΕΚΙΝΗΜΑ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ 1.1. ΞΕΚΙΝΗΜΑ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Μετά το τέλος της εγκατάστασης του Premium HRM - Μισθοδοσία μπορείτε αμέσως να ξεκινήσετε να εργάζεστε στο νέο πρόγραμμα. 1. Επιλέξτε τη συντόμευση (shortcut) της εφαρμογής που έχει ήδη δημιουργηθεί στην επιφάνεια εργασίας (desktop). 2. Στο παράθυρο Κωδικός Πρόσβασης πληκτρολογήστε Χρήστης DC και Κωδικός DC (Κεφαλαία Λατινικά). 3. Πατήστε OK. Στην οθόνη σας θα εμφανιστεί η οθόνη Αναζήτηση Εταιριών ώστε να επιλέξετε εταιρία και, στη συνέχεια, το Βασικό Μενού της εφαρμογής. ΠΡΟΣΟΧΗ: Εάν δώσετε συνέχεια δέκα φορές λάθος χρήστη ή κωδικό, το πρόγραμμα θα κλειδώσει για λόγους ασφαλείας. Στην εφαρμογή ήδη υπάρχει μία Δοκιμαστική (Demo) Εταιρία. Μπορείτε να δουλέψετε πάνω σε αυτήν, ή να δημιουργήσετε μία καινούργια, μεταφέροντας από την Demo αρχεία όπως η ενημέρωση χρήσης και οι μάσκες κωδικών. Στην περίπτωση που δημιουργείτε καινούργια εταιρία, ακολουθήστε υποχρεωτικά τα 3 Βήματα που ακολουθούν, ώστε να είστε αμέσως παραγωγικοί. Εάν θέλετε να εξοικειωθείτε με το Premium HRM Μισθοδοσία, συμβουλευτείτε και τις οδηγίες των προαιρετικών εργασιών παραμετροποιήσεων που ακολουθούν. copyright DATA COMMUNICATION

6 2. ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΑ ΒΗΜΑΤΑ 2.1. Βήμα 1ο ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΤΑΙΡΙΩΝ (Υποχρεωτικό) Από το βασικό μενού επιλέξτε διαδοχικά Παράμετροι / Διαχείριση Εταιρίας / Διαχείριση Εταιριών. Στην οθόνη Διαχείριση Εταιριών δηλώνετε τα βασικά στοιχεία της νέας Εταιρίας όπως επωνυμία, διεύθυνση, ΑΦΜ κ.λπ. (Ήδη βρίσκεστε στην Demo Εταιρία). Οι πληροφορίες που εισάγετε εδώ χρησιμοποιούνται από το πρόγραμμα στην εκτύπωση στοιχείων όπως σταθερά στοιχεία εντύπων, αποδείξεων, βεβαιώσεων κ.λπ. ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΑ ΠΕΔΙΑ Κωδικός: Επώνυμο (ία): Ενεργή: Δηλώστε τον κωδικό της εταιρίας ο οποίος είναι 4ψήφιος αλφαριθμητικός. Εάν χρησιμοποιήσετε γράμματα, αυτά πρέπει να είναι λατινικοί χαρακτήρες. Δηλώστε την επωνυμία της εταιρίας. Η εφαρμογή σάς προτείνει αυτόματα Ναι. Αν κάποια στιγμή η εταιρία γίνει ανενεργή, δηλώστε Όχι. Πατώντας F12 αρχίζουν να δημιουργούνται οι πίνακες και τα αρχεία της νέας εταιρίας. Ορισμένα από αυτά όπως η Ενημέρωση Χρήσης και οι Μάσκες Κωδικών- μεταφέρονται αυτούσια από την Demo Εταιρία στην οποία βρίσκεστε κατά την ίδρυση. Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας γίνεται αυτόματα η σύνδεση με τη νέα εταιρία. 2

7 ΞΕΚΙΝΗΜΑ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΕΙΣ 2.2. Βήμα 2ο ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ (Υποχρεωτικό) Από το βασικό μενού επιλέξτε διαδοχικά Παράμετροι / Διαχείριση Εταιρίας / Ενημέρωση Χρήσης. Στην οθόνη αυτή ορίζετε το οικονομικό έτος στο οποίο θέλετε να εργαστείτε. Υπενθυμίζεται ότι με το πρόγραμμα Premium HRM Μισθοδοσία μπορείτε να διαχειριστείτε απεριόριστο αριθμό χρήσεων, ενώ από οποιοδήποτε σημείο της εφαρμογής μπορείτε να επιλέξετε έτος εργασίας πατώντας το πλήκτρο F Βήμα 3ο ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ (Υποχρεωτικό) Από το βασικό μενού επιλέξτε διαδοχικά Παράμετροι / Διαχείριση Εταιρίας / Γενικές Παράμετροι Εφαρμογής. Στην οθόνη αυτή ορίζετε τις γενικές παραμέτρους βάσει των οποίων η εφαρμογή θα τηρεί βασικούς κανόνες υπολογισμού μισθοδοσίας. Υπολογισμός Ασφαλιστικών Εισφορών σε μη Πληρωτέες Αποδοχές Ασθένειας: Υπολογισμός Ασφαλιστικών Ημερών Στρογγυλοποιημένων προς τα πάνω: Επιλέξτε ΟΧΙ εάν θέλετε οι ασφαλιστικές εισφορές να υπολογίζονται μόνο στις πληρωτέες αποδοχές. Επιλέξτε ΝΑΙ στην αντίθετη περίπτωση. Επιλέγοντας ΝΑΙ ορίζετε ότι στην περίπτωση που οι ημέρες εργασίας δεν είναι ακέραιος αριθμός, οι ασφαλιστικές ημέρες στρογγυλοποιούνται προς τον αμέσως επόμενο ακέραιο. Εάν π.χ. οι ημέρες εργασίας είναι 12,4 τότε οι ασφαλιστικές ημέρες είναι 13. Αντίθετα, στην περίπτωση που έχετε ορίσει ΟΧΙ οι ασφαλιστικές ημέρες είναι 12. copyright DATA COMMUNICATION

8 Υπολογισμός Ασφαλιστικών Εισφορών βάσει Ασφαλιστικών Ημερών: Εάν επιλέξετε ΝΑΙ ορίζετε ότι κατά τον υπολογισμό της μισθοδοσίας παλαιών ασφαλισμένων, η εξεύρεση του πλαφόν ασφαλιστικών εισφορών θα γίνεται βάσει των ασφαλιστικών ημερών. Εάν επιλέξετε ΟΧΙ, ορίζετε ότι το ύψος του πλαφόν επί του οποίου υπολογίζονται εισφορές σε παλαιούς ασφαλισμένους θα προσδιορίζεται από τις ημέρες εργασίας της κίνησης. Υπολογισμός Παρακράτησης ΦΜΥ 2011 Εάν επιλέξετε Από 1/7/2011, η εφαρμογή δε θα λάβει υπόψη τον έως και 30/6/2011 παρακρατηθέντα φόρο και θα διενεργεί εκκαθάριση φόρου κάθε μήνα λαμβάνοντας υπόψη τη νέα κλίμακα μόνο για την περίοδο 1/7/ /12/2011. Εάν επιλέξετε Από 1/1/2011, τότε η εφαρμογή κατά τον υπολογισμό της μισθοδοσίας θα λαμβάνει υπόψη και τα ποσά του φόρου τα οποία έχουν παρακρατηθεί έως και 30/6/2011 με αποτέλεσμα την ετήσια σταδιακή εκκαθάριση του φόρου βάσει της νέας κλίμακας. Αναλογικός Υπολογισμός Αποδοχών σε περίπτωση αλλαγής μισθού στον ίδιο μήνα Επιλέγοντας ΝΑΙ ορίζετε ότι, σε περίπτωση αλλαγής μισθού στον ίδιο μήνα, η εφαρμογή θα υπολογίζει έναν μέσο μισθό αναλογικά και με βάση αυτόν τις αποδοχές του μήνα. Ο μέσος μισθός θα προκύπτει από τις ημερολογιακές ημέρες ισχύος του κάθε μισθού προς τις ημερολογιακές ημέρες του μήνα. Επιλέγοντας ΟΧΙ, ορίζετε η εφαρμογή θα χρησιμοποιεί τον τελευταίο μισθό για να υπολογίσει τις αποδοχές του μήνα ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ: Έστω ότι εργαζόμενος έχει ΜΙΣΘΟ Α έως 15/1/11 και αλλάζει σε ΜΙΣΘΟ Β από 16/1/11. Εάν έχετε επιλέξει ΝΑΙ, η εφαρμογή θα υπολογίσει τον μεσοσταθμικό μισθό για το μήνα και με βάση αυτόν τις αποδοχές του εργαζομένου. Ο μεσοσταθμικός μισθός θα υπολογιστεί με τον τύπο {[(15/31)*ΜΙΣΘΟ Α] + [(16/31)*ΜΙΣΘΟ Β]} Εάν έχετε επιλέξει ΟΧΙ, η εφαρμογή θα χρησιμοποιήσει το ΜΙΣΘΟ Β για να υπολογίσει τις αποδοχές του μήνα Υπολογισμός ΔΠ, ΔΧ, ΕΑ, ΑΑ Εργατών βάσει Ημερομισθίου ΣΣΕ: Ενημέρωση ΣΣΕ: Επιλέξτε ΝΑΙ εάν θέλετε τα δώρα Πάσχα και Χριστουγέννων, το επίδομα αδείας ή η αποζημίωση απόλυσης των εργατών να υπολογίζονται βάσει του προβλεπόμενου από τη ΣΣΕ ημερομισθίου. Επιλέξτε ΟΧΙ στην αντίθετη περίπτωση. Επιλέγοντας Στο μήνα αλλαγής μισθού ορίζετε ότι η ενημέρωση της ΣΣΕ θα γίνει τον ίδιο μήνα με το μήνα αλλαγής μισθού. Επιλέγοντας Στον επόμενο μήνα αλλαγής μισθού ορίζετε ότι η ενημέρωση θα γίνει τον επόμενο μήνα από το μήνα της αλλαγής μισθού. Επιλέγοντας Αναλόγως της ημέρας πρόσληψης (Α ή Β Δεκαπενθήμερο) ορίζετε ότι αν ο εργαζόμενος έχει προσληφθεί από 1 έως 15 του μήνα, η ενημέρωση θα γίνεται στο μήνα αλλαγής μισθού. Αντίθετα, αν έχει προσληφθεί από 16 έως 31 η ενημέρωση θα γίνεται τον επόμενο μήνα από το μήνα της αλλαγής μισθού. 4

9 ΞΕΚΙΝΗΜΑ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΕΙΣ Επιλέγοντας Δημόσιο Αναλόγως της ημέρας αλλαγής μισθού (<=4), ορίζετε ότι αν ο εργαζόμενος αμείβεται με τη ΣΣΕ του Δημοσίου και η ημερομηνία αλλαγής Κλιμακίου είναι από την 1 η έως και τις 4 του μήνα, τότε η ενημέρωση με το νέο μισθό θα γίνει από την 1 η αυτού του μήνα. Αντίθετα, εάν η ημερομηνία αλλαγής Κλιμακίου είναι από 5 έως 31, η ενημέρωση θα γίνεται τον επόμενο μήνα από το μήνα αλλαγής μισθού. Ενεργοποίηση Ασφάλειας: Ασφάλεια Εργαζομένων Επιλέξτε ΟΧΙ, στην περίπτωση που δεν χρησιμοποιείτε την επιλογή «Ασφάλεια Εφαρμογής». Επιλέξτε ΝΑΙ στην αντίθετη περίπτωση, αν δηλ. έχετε δημιουργήσει χρήστες ή έχετε κλειδώσει επιλογές και πεδία. Ο χρήστης έχει πρόσβαση στην παράμετρο αυτή ΜΟΝΟ εφόσον υπάρχει εγκατεστημένο στην εφαρμογή το υποσύστημα «Μητρώο Εργαζομένων». Η παράμετρος αφορά στη δυνατότητα που έχει ο κάθε χρήστης να εμφανίζει και να επεξεργάζεται τα στοιχεία των εργαζομένων, στην περίπτωση που έχουν δημιουργηθεί χρήστες (Παράμετροι/Ασφάλεια Εφαρμογής/Διαχείριση Ομάδων- Χρηστών) και έχουν οριστεί κριτήρια βάσει των οποίων ο κάθε χρήστης βλέπει και διαχειρίζεται τους εργαζομένους (Παράμετροι/Ασφάλεια Εφαρμογής/Διαχείριση Ασφάλειας Εργαζομένων). Αν επιλέξετε Βάσει Τρέχουσας Εικόνας Εργαζομένου, ορίζετε ότι ο κάθε χρήστης θα έχει τη δυνατότητα να εμφανίσει και να επεξεργαστεί τους εργαζομένους με βάση τις τιμές των κριτηρίων (π.χ. Υποκατάστημα, Τμήμα, Θέση) όπως αυτές είναι καταχωρημένες κάθε φορά στη «Διαχείριση Εργαζομένων». Αν επιλέξετε Βάσει Ιστορικών Στοιχείων Εργαζομένου, ορίζετε ότι ο κάθε χρήστης θα έχει τη δυνατότητα να εμφανίσει και να επεξεργαστεί τους εργαζομένους, ανάλογα με την ημερομηνία την οποία πληκτρολογεί κατά την είσοδό του στην εφαρμογή και την τιμή που έχουν στη συγκεκριμένη ημερομηνία τα κριτήρια της Ασφάλειας Εργαζομένων. ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ: Έστω ότι έχετε ορίσει, μέσω της Διαχείρισης Ασφάλειας Εργαζομένων, για έναν συγκεκριμένο χρήστη να έχει πρόσβαση στους εργαζομένους που απασχολούνται στο Υποκατάστημα Α και ότι και κάποιος εργαζόμενος του υποκαταστήματος Α την 1/6\2011 μεταφέρεται στο Υποκατάστημα Β. Εάν έχετε επιλέξει την τιμή Βάσει Τρέχουσας Εικόνας Εργαζομένου, τότε ο χρήστης που έχει πρόσβαση στο Υποκατάστημα Α, από 1/6/2011 δε θα βλέπει τον εργαζόμενο που άλλαξε υποκατάστημα. Αντίθετα, εάν έχετε επιλέξει την τιμή Βάσει Ιστορικών Στοιχείων Εργαζομένου, η διαχείριση του εργαζομένου από τον συγκεκριμένο χρήστη θα εξαρτάται από την ημερομηνία που θα πληκτρολογήσει κατά την είσοδό του στην εφαρμογή. Με ημερομηνία μέχρι 31\5\2011 ο χρήστης θα έχει πρόσβαση στον εργαζόμενο, ενώ για copyright DATA COMMUNICATION

10 ημερομηνίες μετά την 1\6\2011, οπότε και μεταβάλλεται το Υποκατάστημα, ο χρήστης δε θα έχει πρόσβαση στα στοιχεία και στη μισθοδοσία του συγκεκριμένου εργαζόμενου. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Έχετε τη δυνατότητα να αλλάξετε ημερομηνία ενώ βρίσκεστε ήδη στην εφαρμογή, είτε από την επιλογή «Εταιρίες/ Έτος Εργασίας» (στη Γραμμή Εντολών (taskbar) στο επάνω μέρος της οθόνης) είτε πατώντας το πλήκτρο F6. Ενημέρωση Κινήσεων για Βάρδιες/Άδειες-Απουσίες: Εάν επιλέξετε Από Μαζική Καταχώρηση Ανά Ημέρα, ορίζετε ότι τα στοιχεία που έχουν καταχωρηθεί στην επιλογή «Μισθοδοσία/ Κύριες Εργασίες/Μαζική Καταχώρηση/ Ημέρα» θα μεταφέρονται στην επιλογή «Στοιχεία Μισθοδοτικής Περιόδου». Εάν επιλέξετε Από Προγραμματισμό Βαρδιών/Αδειών Απουσιών Εργαζομένων, τότε στην επιλογή «Στοιχεία Μισθοδοτικής Περιόδου» θα μεταφέρονται τα δεδομένα που έχουν καταχωρηθεί στην επιλογή «Βάρδιες/ Κύριες Εργασίες/Προγραμματισμός Βαρδιών Ωραρίων Εργαζ.» Αποθήκευση Ημερολογίου: Αποθήκευση Βαρδιών: Αλλαγή Βάρδιας με Τύπο Άδειας-Απουσίας Επιλέξτε ΝΑΙ στην περίπτωση που θέλετε: α) να αποθηκεύονται οι αλλαγές που κάνετε στο Ημερολόγιο (Μισθοδοσία/Κύριες Εργασίες/ Στοιχεία Μισθοδοτικής Περιόδου) και β) να παίρνετε την εκτύπωση Ημερολόγιο Εργασίας (Εργαζόμενοι/Εκτυπώσεις/Πληροφοριακές). Επιλέξτε ΝΑΙ στην περίπτωση που θέλετε: α) να αποθηκεύονται οι αλλαγές που κάνετε στις Βάρδιες (Μισθοδοσία/Κύριες Εργασίες/Στοιχεία Μισθοδοτικής Περιόδου) και β) να παίρνετε την εκτύπωση Κατάσταση Μισθοδοσίας βάσει Βαρδιών (Μισθοδοσία/Εκτυπώσεις/ Πληροφοριακές). Εάν επιλέξετε ΝΑΙ, ορίζετε ότι η εφαρμογή θα επιτρέπει μεταβολές σε Βάρδιες με τύπο Άδειας-Απουσίας. Αντίθετα, εάν επιλέξετε ΟΧΙ, οι Βάρδιες με τύπο Άδειας-Απουσίας θα παραμένουν αμετάβλητες παρά τις όποιες αλλαγές. Παρακολούθηση Μεταβολών Δεδομένων: Επιλέξτε ΟΧΙ εάν δε θέλετε να παρακολουθείτε τις τροποποιήσεις και τις διαγραφές στα δεδομένα των εταιριών σας. Επιλέξτε ΝΑΙ εάν θέλετε να έχετε καταγραφή των τροποποιήσεων και των διαγραφών στα δεδομένα της εταιρίας. Σε αυτή την περίπτωση γίνεται καταγραφή όλων των τροποποιήσεων, η καταγραφή όμως των διαγραφών θα αφορά μόνο τα πεδία που υπάρχουν στην επικεφαλίδα (Header) ενός πίνακα ή μιας φόρμας και όχι τα πεδία που βρίσκονται στις αναλυτικές γραμμές (Detail). Επιλέξτε ΛΕΠΤΟΜΕΡΗΣ εάν θέλετε να έχετε καταγραφή των τροποποιήσεων και των διαγραφών και η καταγραφή των διαγραφών να αφορά όχι μόνο τα πεδία που περιέχονται στην επικεφαλίδα (Header) μιας φόρμας ή ενός πίνακα, αλλά και αυτά που βρίσκονται στις αναλυτικές γραμμές (Detail). Πατήστε F12 για να καταχωρίσετε τα νέα στοιχεία. 6

11 ΞΕΚΙΝΗΜΑ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΕΙΣ 3. ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΕΙΣ 3.1. ΜΑΣΚΕΣ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΩΝ (Προαιρετικό) Από το βασικό μενού επιλέξτε διαδοχικά Παράμετροι / Διαχείριση Εταιρίας / Μάσκα Ημερομηνιών. Στην οθόνη αυτή ορίζετε τη μορφή με την οποία θα εμφανίζονται οι ημερομηνίες στην καταχώριση και στην εκτύπωση, στην περίπτωση που η μορφή που προτείνεται από την εφαρμογή δε σας ικανοποιεί. Μορφή Ημ/νίας (Ημ/νία Καταχώρισης): Μορφή Ημ/νίας (Ημ/νία Εκτύπωσης): Δηλώστε, επιλέγοντας από τη λίστα επιλογής, τη μορφή με την οποία θα εμφανίζεται η ημερομηνία στις οθόνες της καταχώρισης των κινήσεων. Στο πεδίο Εμφάνιση Ημ/νίας εμφανίζεται αυτόματα το υπόδειγμα της φόρμας που έχετε επιλέξει (προτεινόμενη μορφή dd-mm-yy). Δηλώστε, επιλέγοντας από τη λίστα επιλογής, τη μορφή με την οποία θα εκτυπώνεται η ημερομηνία στις εκτυπώσεις. Στο πεδίο Εκτύπωση Ημ/νίας εμφανίζεται αυτόματα το υπόδειγμα της φόρμας, που έχετε επιλέξει (προτεινόμενη μορφή dd-mm-yy). Πατήστε F12 για να καταχωρίσετε τα νέα στοιχεία. ΠΡΟΣΟΧΗ: δηλώσετε τα στοιχεία πρέπει οπωσδήποτε να κάνετε Έξοδο από την εφαρμογή, για να ενεργοποιηθούν οι αλλαγές ΜΑΣΚΕΣ ΚΩΔΙΚΩΝ (Προαιρετικό) Από το βασικό μενού επιλέξτε διαδοχικά Παράμετροι / Διαχείριση Εταιρίας / Μάσκες Κωδικών. Στην οθόνη αυτή ορίζετε τις μάσκες των κωδικών για αρχεία των Εργαζομένων και τους Πίνακες, στην περίπτωση που η μορφή την οποία προτείνει το πρόγραμμα δε σας ικανοποιεί. copyright DATA COMMUNICATION

12 Για τον ορισμό των μασκών λογαριασμών μπορείτε γενικά να χρησιμοποιείτε τους παρακάτω χαρακτήρες: Χαρακτήρας Σημασία Παράδειγμα A (κεφαλαίοι, λατινικοί χαρακτήρες). Χ (κεφαλαίοι, λατινικοί χαρακτήρες). Ν (κεφαλαίοι, λατινικοί χαρακτήρες) Συνδυασμός των 3 παραπάνω τρόπων Σημαίνει αλφαριθμητικός χαρακτήρας υποχρεωτικού μεγέθους. Σημαίνει αλφαριθμητικός χαρακτήρας μεταβλητού μεγέθους Σημαίνει αριθμητικός χαρακτήρας υποχρεωτικού μεγέθους Αν ορίσετε ΑΑΑ, τότε ο κωδικός θα αποτελείται υποχρεωτικά από 3 αλφαριθμητικούς χαρακτήρες (γράμματα ή αριθμούς). Αν ορίσετε ΧΧΧ, τότε ο κωδικός θα μπορεί να αποτελείται από έναν έως τρεις χαρακτήρες (γράμματα ή αριθμούς). Αν ορίσετε ΝΝΝ, τότε ο κωδικός θα αποτελείται υποχρεωτικά από 3 αριθμητικούς χαρακτήρες. ΑΑ-ΝΝΝ-ΧΧΧΧ ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΑ ΠΕΔΙΑ Κωδικός Εργαζομένου: Μικροί Κωδικοί: Μεγάλοι Κωδικοί: Δηλώστε ανάλογα. Δηλώστε ανάλογα. Δηλώστε ανάλογα. Πατήστε F12 για να καταχωρίσετε τα νέα στοιχεία. ΠΡΟΣΟΧΗ: Αφού δηλώσετε τα στοιχεία πρέπει οπωσδήποτε να κάνετε Έξοδο από την εφαρμογή, για να ενεργοποιηθούν οι αλλαγές ΜΑΣΚΕΣ ΑΡΙΘΜΗΤΙΚΩΝ ΠΕΔΙΩΝ (Προαιρετικό) Από το βασικό μενού επιλέξτε διαδοχικά Παράμετροι / Διαχείριση Εταιρίας / Μάσκες Αριθμητικών Πεδίων. Για τον ορισμό των μασκών αριθμητικών πεδίων χρησιμοποιείτε τους παρακάτω χαρακτήρες: 8

13 ΞΕΚΙΝΗΜΑ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΕΙΣ Τελεία (.): Κόμμα (,): Μείον (-): Για να χωρίσετε τα ακέραια ψηφία από τα δεκαδικά. Για να χωρίσετε τις δεκάδες από τις εκατοντάδες κ.ο.κ. Για να συμβολίσετε το αρνητικό πρόσημο. (#): Για κάθε αριθμητικό ψηφίο της μάσκας. Ορισμός Μορφής (Θετ.): Ορισμός Μορφής (Αρν.): Ορισμός Μορφής (Μηδ.): Ορισμός Μορφής (Κενό): Δοκιμή της μορφής: Στο πεδίο αυτό ορίζεται η μορφή εμφάνισης / εκτύπωσης των θετικών αριθμητικών πεδίων. Στο πεδίο αυτό ορίζεται η μορφή εμφάνισης / εκτύπωσης των αρνητικών αριθμητικών πεδίων. Στο πεδίο αυτό ορίζεται η μορφή εμφάνισης / εκτύπωσης των μηδενικών αριθμητικών πεδίων. Στο πεδίο αυτό ορίζεται η μορφή εμφάνισης / εκτύπωσης των κενών αριθμητικών πεδίων. Μέσω του πεδίου αυτού, μπορείτε να δείτε με παραδείγματα πώς θα εμφανίζεται το αριθμητικό πεδίο με τη μάσκα που ορίσατε. Πατήστε F12 για να καταχωρίσετε τα νέα στοιχεία. ΠΡΟΣΟΧΗ: Αφού δηλώσετε τα στοιχεία πρέπει οπωσδήποτε να κάνετε Έξοδο από την εφαρμογή, για να ενεργοποιηθούν οι αλλαγές ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΟΜΑΔΩΝ - ΧΡΗΣΤΩΝ (Προαιρετικό) Από το βασικό μενού επιλέξτε διαδοχικά Παράμετροι / Ασφάλεια Εφαρμογής / Διαχείριση Ομάδων Χρηστών. Στην οθόνη αυτή δημιουργείτε τους χρήστες και τις ομάδες που δουλεύουν και διαχειρίζονται την εφαρμογή. Για κάθε χρήστη μπορείτε να δηλώσετε διαφορετικό κωδικό πρόσβασης. Με τον τρόπο αυτό οριοθετείτε τα δικαιώματα κάθε χρήστη και αποφεύγετε λάθη ή ανεπιθύμητες προσβάσεις. Επιλέξτε έναν χρήστη ή μια ομάδα. Αυτόματα στο κάτω μέρος της οθόνης βλέπετε σε επισκιασμένα πεδία την Επωνυμία και την Περιγραφή αυτών. copyright DATA COMMUNICATION

14 Για να τοποθετήσετε έναν χρήστη σε μια ομάδα πατάτε διαρκώς το ποντίκι επάνω στο χρήστη, τον σύρετε και τον τοποθετείτε στην ομάδα. Για να δείτε σε ποια ομάδα ανήκει ο χρήστης κάνετε διπλό κλικ επάνω στο χρήστη. Για να δείτε ποιοι χρήστες ανήκουν σε μια ομάδα κάνετε διπλό κλικ επάνω στην ομάδα. Για να τροποποιήσετε τα στοιχεία του χρήστη πατήστε Enter. ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΧΡΗΣΤΗ Καθώς είστε στη στήλη των χρηστών πατήστε F2. Εμφανίζεται το παράθυρο Δημιουργία Χρήστη στο οποίο εισάγετε τα στοιχεία του νέου χρήστη. Συμπληρώστε τα πεδία: Επωνυμία: Δραστηριότητα: Κωδικός Πρόσβασης: Επιβεβαίωση: Ορίστε το όνομα του χρήστη. Ορίστε αν ο χρήστης θα είναι Ενεργός ή Κλειδωμένος. Ορίστε τον κωδικό πρόσβασης. Επιβεβαιώστε, πληκτρολογώντας τον ξανά, τον κωδικό πρόσβασης. ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΟΜΑΔΑΣ Καθώς είστε στη στήλη των ομάδων πατήστε F2. Εμφανίζεται το παράθυρο Δημιουργία Ομάδας στο οποίο εισάγετε τα στοιχεία της νέας ομάδας. Συμπληρώστε τα πεδία: Όνομα: Περιγραφή: Ορίστε το όνομα της ομάδας. Ορίστε την περιγραφή της ομάδας. 10

15 ΞΕΚΙΝΗΜΑ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΕΙΣ 3.5. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΜΕΝΟΥ ΟΜΑΔΩΝ (Προαιρετικό) Από το βασικό μενού επιλέξτε διαδοχικά Παράμετροι / Ασφάλεια Εφαρμογής / Διαχείριση Menu Ομάδων. Έχοντας ορίσει ομάδες και χρήστες, στην επιλογή αυτή μπορείτε να ορίσετε τα δικαιώματα πρόσβασης στο μενού της εφαρμογής που θα έχει κάθε ομάδα και χρήστης. Ακόμη μπορείτε να προσωποποιήσετε το μενού αποκρύπτοντας συγκεκριμένα τμήματα για συγκεκριμένους χρήστες. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Για τη σωστότερη χρήση της δυνατότητας κλειδώματος κάποιων τμημάτων της εφαρμογής για συγκεκριμένους χρήστες, η Διαχείριση Menu Ομάδων πρέπει να γίνεται ΜΟΝΟ από τους διαχειριστές του συστήματος. Για να κλειδώσετε μία επιλογή μενού Επιλέξτε πρώτα την ομάδα ή τον χρήστη στην αριστερή στήλη Επιλέξτε το υποσύστημα ή την επιλογή του μενού που θέλετε να κλειδώσετε στη δεξιά στήλη. Μπορείτε να κλειδώσετε ένα τμήμα του μενού που περιλαμβάνει πολλά αρχεία είτε όλο μαζί ταυτόχρονα (π.χ. Εκτυπώσεις, Οικονομικές), είτε επιλέγοντας ένα-ένα αρχείο ξεχωριστά Πατήστε Ctrl + L Πατήστε F12 για να καταχωρίστε τα νέα στοιχεία. Για να ξεκλειδώσετε μία επιλογή μενού Επιλέξτε ομάδα ή χρήστη στην αριστερή στήλη Επιλέξτε το υποσύστημα ή την επιλογή του μενού που θέλετε να ξεκλειδώσετε στη δεξιά στήλη Πατήστε Ctrl + U Πατήστε F12 για να καταχωρίστε τα νέα στοιχεία. ΠΡΟΣΟΧΗ: Ο χρήστης έχει maximum τα δικαιώματα που έχει η ομάδα στην οποία ανήκει. Για να αποκρύψετε μία επιλογή μενού Επιλέξτε πρώτα τον χρήστη στην αριστερή στήλη Επιλέξτε το υποσύστημα ή την επιλογή του μενού στη δεξιά στήλη copyright DATA COMMUNICATION

16 Πατήστε Ctrl + H Πατήστε F12 για να καταχωρίστε τα νέα στοιχεία. Για να επανεμφανίσετε μία επιλογή μενού Επιλέξτε τον χρήστη στην αριστερή στήλη Επιλέξτε το υποσύστημα ή την επιλογή του μενού στη δεξιά στήλη Πατήστε Ctrl + S Πατήστε F12 για να καταχωρίστε τα νέα στοιχεία. Επιλογή Βασικού ή Προσωπικού Μενού Κατά την είσοδο στην εφαρμογή με τη χρήση των πλήκτρων Alt + F10 κάθε χρήστης μπορεί να επιλέγει είτε το Προσωπικό του Μενού, είτε το Βασικό Μενού. Επιλέγοντας το Βασικό Μενού θα βλέπει και τις επιλογές που έχουν κλειδωθεί, δηλ. εκείνες στις οποίες δεν έχει πρόσβαση. Επιλέγοντας το Προσωπικό Μενού θα βλέπει μόνο τις επιλογές στις οποίες μπορεί να εργαστεί. ΠΡΟΣΟΧΗ: Αφού δηλώσετε τα στοιχεία πρέπει οπωσδήποτε να κάνετε Έξοδο από την εφαρμογή, για να ενεργοποιηθούν οι αλλαγές ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΕΔΙΩΝ ΟΜΑΔΩΝ (Προαιρετικό) Από το βασικό μενού επιλέξτε διαδοχικά Παράμετροι / Ασφάλεια Εφαρμογής / Διαχείριση Πεδίων Ομάδων. Στην οθόνη αυτή έχετε τη δυνατότητα να αλλάξετε τα δικαιώματα πρόσβασης που θα έχει κάθε ομάδα και χρήστης στα πεδία που εμφανίζονται στα επιμέρους αρχεία της εφαρμογής. Σημειώνουμε ότι στο σημείο αυτό η εφαρμογή θα καθυστερήσει, λόγω του πλήθους των αρχείων που έχει να ελέγξει (δεν έχει κολλήσει). Επιλογή Χρήστη/ Ομάδας: Επιλέξτε το χρήστη ή την ομάδα των οποίων την πρόσβαση στα διάφορα πεδία θέλετε να αλλάξετε. 12

17 ΞΕΚΙΝΗΜΑ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΕΙΣ Αντικείμενο: Κατάσταση: Στην αριστερή στήλη έχετε την αναλυτική κατάσταση των αρχείων του προγράμματος, από την οποία θα κάνετε επιλογή του αρχείου στο οποίο θέλετε να αλλάξετε την πρόσβαση σε συγκεκριμένο πεδίο. Επιλέξτε το αρχείο που σας ενδιαφέρει. Αυτόματα εμφανίζονται στη διπλανή στήλη Αντικείμενο, επισκιασμένα τα πεδία που υπάρχουν σε αυτό. Αυτόματα εμφανίζεται η κατάσταση κάθε πεδίου. Επιλέξτε το πεδίο που σας ενδιαφέρει και δηλώστε τη νέα κατάσταση με την οποία θέλετε να καταχωρισθεί το πεδίο (Αόρατο, Ενεργό, Ανενεργό). Πατήστε F12 για να καταχωρίσετε τα νέα στοιχεία. ΠΡΟΣΟΧΗ: Αφού δηλώσετε τα στοιχεία πρέπει οπωσδήποτε να κάνετε Έξοδο από την εφαρμογή, για να ενεργοποιηθούν οι αλλαγές ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΕΤΑΙΡΙΩΝ (Προαιρετικό) Από το βασικό μενού επιλέξτε διαδοχικά Παράμετροι / Ασφάλεια Εφαρμογής / Διαχείριση Ασφάλειας Εταιριών. Στην οθόνη αυτή έχετε τη δυνατότητα να καθορίσετε για κάθε χρήστη ξεχωριστά τις εταιρίες στις οποίες μπορεί να έχει πρόσβαση. Εφόσον για το χρήστη έχει επιτραπεί πρόσβαση σε συγκεκριμένες εταιρίες, η εφαρμογή θα εμφανίζει ΜΟΝΟ αυτές τις εταιρίες κατά την είσοδο του στην εφαρμογή και στην οθόνη της αναζήτησης (F9). ΠΡΟΣΟΧΗ: Για την ενεργοποίηση της παραπάνω λειτουργίας είναι απαραίτητο ο κάθε χρήστης να έχει το δικό του Όνομα Χρήστη και τον δικό του Κωδικό Πρόσβασης, τα οποία θα πληκτρολογεί κατά τη σύνδεσή του στην εφαρμογή στις ενδείξεις «Χρήστης» και «Κωδικός». Η δημιουργία χρήστη και ο καθορισμός κωδικού πρόσβασης γίνεται από την επιλογή «Παράμετροι / Ασφάλεια / Διαχείριση Ομάδων Χρηστών». Για να διαχειριστείτε την πρόσβαση χρήστη σε εταιρία Εισάγετε στο πεδίο «Χρήστης» το όνομα του χρήστη για τον οποίο θέλετε να κάνετε διαχείριση ασφάλειας εταιριών και πατάτε Enter. Εμφανίζεται πίνακας με όλες τις εταιρίες που υπάρχουν στην εφαρμογή. copyright DATA COMMUNICATION

18 Δηλώνετε την εταιρία /εταιρίες που δε θέλετε να βλέπει ο συγκεκριμένος χρήστης, τσεκάροντας για κάθε μία εταιρία ξεχωριστά την ένδειξη «Μη Εμφανίσιμη». Πατάτε F12 για να καταχωρίσετε την κίνηση και συνεχίζετε με τον επόμενο χρήστη ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΦΟΡΜΩΝ ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗΣ (Προαιρετικό) Από το βασικό μενού επιλέξτε διαδοχικά Παράμετροι / Ασφάλεια Εφαρμογής / Διαχείριση Ασφάλειας Φορμών Καταχώρισης. Από την οθόνη αυτή έχετε τη δυνατότητα να καθορίσετε για κάθε χρήστη ξεχωριστά τις φόρμες καταχώρισης στην οποίες θα έχει πρόσβαση επιλέγοντας Μισθοδοσία / Κύριες Εργασίες / Στοιχεία Μισθοδοτικής Περιόδου. Εάν ορίσετε εδώ για μια καταχωρητική φόρμα να μην είναι προσβάσιμη σε έναν συγκεκριμένο χρήστη, τότε αυτός δε θα μπορεί να βλέπει τη συγκεκριμένη φόρμα. ΠΡΟΣΟΧΗ: Για την ενεργοποίηση της παραπάνω λειτουργίας είναι απαραίτητο ο κάθε χρήστης να έχει το δικό του Όνομα Χρήστη και τον δικό του Κωδικό Πρόσβασης, τα οποία θα πληκτρολογεί κατά τη σύνδεσή του στην εφαρμογή στις ενδείξεις «Χρήστης» και «Κωδικός». Η δημιουργία χρήστη και ο καθορισμός κωδικού πρόσβασης γίνεται από την επιλογή «Παράμετροι / Ασφάλεια / Διαχείριση Ομάδων Χρηστών». Για να διαχειριστείτε την πρόσβαση χρήστη σε φόρμα καταχώρισης Εισάγετε στο πεδίο «Χρήστης» το όνομα του χρήστη για τον οποίο θέλετε να κάνετε διαχείριση ασφάλειας φορμών και πατάτε Enter. Δηλώνετε τη φόρμα (ή τις φόρμες) που δε θέλετε να βλέπει ο συγκεκριμένος χρήστης, τσεκάροντας για κάθε μία φόρμα ξεχωριστά την ένδειξη «Μη Εμφάνιση». Οι φόρμες που εμφανίζονται στη λίστα είναι όλες οι καταχωρητικές φόρμες που διατίθενται μαζί με την εφαρμογή και αυτές που εσείς έχετε πιθανόν δημιουργήσει. Πατάτε F12 για να καταχωρίσετε την κίνηση και συνεχίζετε με τον επόμενο χρήστη. 14

19 ΞΕΚΙΝΗΜΑ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΕΙΣ 3.9. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΩΝ (Προαιρετικό) Από το βασικό μενού επιλέξτε διαδοχικά Παράμετροι / Ασφάλεια Εφαρμογής / Διαχείριση Ασφάλειας Εργαζομένων. Από την οθόνη αυτή έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε ποιοι εργαζόμενοι ή ποιες ομάδες εργαζομένων των εταιριών που διαχειρίζεστε θα είναι εμφανείς στους χρήστες της εφαρμογής. Μπορείτε, για παράδειγμα, να ορίσετε ότι ο χρήστης DC θα έχει δικαίωμα πρόσβασης μόνο στους εργαζομένους με κωδικούς 1-500, ή μόνο στους εργαζομένους του Τμήματος Πωλήσεων. Εφόσον για το χρήστη έχει επιτραπεί πρόσβαση σε συγκεκριμένους εργαζομένους, η εφαρμογή θα εμφανίζει ΜΟΝΟ αυτούς τους εργαζομένους στην οθόνη αναζήτησης (F9), στις εκτυπώσεις και στις καταχωρητικές οθόνες της Μισθοδοσίας. ΠΡΟΣΟΧΗ: Για την ενεργοποίηση της παραπάνω λειτουργίας είναι απαραίτητο ο κάθε χρήστης να έχει το δικό του Όνομα Χρήστη και τον δικό του Κωδικό Πρόσβασης, τα οποία θα πληκτρολογεί κατά τη σύνδεσή του στην εφαρμογή στις ενδείξεις «Χρήστης» και «Κωδικός». Η δημιουργία χρήστη και ο καθορισμός κωδικού πρόσβασης γίνεται από την επιλογή «Παράμετροι / Ασφάλεια / Διαχείριση Ομάδων Χρηστών». Για να διαχειριστείτε την πρόσβαση χρήστη σε ομάδα εργαζομένων Εισάγετε στο πεδίο «Χρήστης» το όνομα του χρήστη για τον οποίο θέλετε να κάνετε διαχείριση εργαζομένων και πατάτε Enter. Συμπληρώνετε όσα από τα διαθέσιμα πεδία εξυπηρετούν την επιλογή των εργαζομένων στους οποίους ο χρήστης θα μπορεί να έχει πρόσβαση. Τα κριτήρια που εμφανίζονται προέρχονται από τη «Διαχείριση Εργαζομένων». Διαθέσιμα υπάρχουν και τα Οριζόμενα Πεδία και οι Οριζόμενοι Πίνακες των εργαζομένων, που έχουν παραμετρικά δημιουργηθεί από τις επιλογές «Εργαζόμενοι / Βοηθητικές Εργασίες / Οριζόμενα Πεδία Εργαζομένων» και «Εργαζόμενοι / Βοηθητικές Εργασίες / Οριζόμενοι Πίνακες Εργαζομένων». copyright DATA COMMUNICATION

20 Αφού ορίσετε τους εργαζομένους στους οποίους θα έχει πρόσβαση ο συγκεκριμένος χρήστης, πατάτε F12 για να καταχωρίσετε τα στοιχεία σας. ΠΡΟΣΟΧΗ: Αφού δηλώσετε τα στοιχεία πρέπει οπωσδήποτε να κάνετε Έξοδο από την εφαρμογή ΑΛΛΑΓΗ ΚΩΔΙΚΩΝ ΠΡΟΣΒΑΣΗΣ (Προαιρετικό) Από το βασικό μενού επιλέξτε διαδοχικά Παράμετροι / Ασφάλεια Εφαρμογής / Αλλαγή Κωδικών Πρόσβασης. Από την οθόνη αυτή γίνεται η αλλαγή των κωδικών πρόσβασης στο σύστημα. Οι απλοί χρήστες έχουν δικαίωμα να αλλάξουν μόνο τον δικό τους κωδικό πρόσβασης. Όλους τους κωδικούς δικαιούται να τους αλλάξει μόνο ο διαχειριστής του συστήματος (administrator). Με την ενεργοποίηση της λειτουργίας εμφανίζονται επισκιασμένα στα πεδία Όνομα, Περιγραφή και Δραστηριότητα, τα στοιχεία του χρήστη με τον οποίο έχετε συνδεθεί στην εφαρμογή. Δώστε τον Παλαιό Κωδικό Πρόσβασης, καθορίστε τον νέο Κωδικό Πρόσβασης και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε πάλι τον νέο κωδικό στο Επιβεβαίωση ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ ΧΡΗΣΤΗ (Προαιρετικό) Από το βασικό μενού επιλέξτε διαδοχικά Παράμετροι / Ασφάλεια Εφαρμογής / Γενικές Παράμετροι Χρήστη. Από την οθόνη αυτή έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε αν το RSS Feed θα εμφανίζεται ή όχι κατά την εκκίνηση της εφαρμογής. Υπενθυμίζουμε ότι η συγκεκριμένη λειτουργία σάς επιτρέπει, εφόσον είστε συνδεδεμένοι στο Internet, να ενημερώνεστε για τα τελευταία νέα της Data Communication, για πρόσφατες Ειδήσεις, Νόμους, Εγκυκλίους, Φορολογικό Ημερολόγιο και Συλλογικές Συμβάσεις από το site του Tax Heaven, για Οικονομικά Στοιχεία από το Υπουργείο Οικονομικών και τα τελευταία νέα από την Ελλάδα και την Οικονομία από το In.gr. Επίσης, έχετε τη δυνατότητα να προσθέσετε δικές σας συνδέσεις για sites που διαθέτουν RSS. Τα στοιχεία Tax Heaven συμπληρώνονται μόνο από τους χρήστες που είναι συνδρομητές της διαδικτυακής πύλης Tax Heaven. Εφόσον τα συμπληρώσετε, μπορείτε να έχετε απευθείας μέσω της εφαρμογής πρόσβαση στις Συνδρομητικές Υπηρεσίες του κόμβου. 16