Jumbo AEΕ : Ροή Εργασιών & Διαχείριση Εγγράφων. Case Study

Transcript

1 Jumb AEΕ : Ροή Εργασιών & Διαχείριση Εγγράφων Case Study

2 Περιεχόμενα Στρατηγική Ανάγκες Στόχοι του έργου Η Λύση Αποτελέσματα Jumb ΑΕ

3 Στρατηγική Αυτοματοποίηση Τυποποίηση Αύξηση παραγωγικότητας Κεντρικοποιημένη πληροφορία Ταχύτερη διεκπεραίωση διαδικασιών Paperless Office Περιβάλλον Μείωση κόστους εργασιών

4 Αρχική Κατάσταση Ανάγκες & Στόχοι Έργου

5 Αρχική Κατάσταση Δυσχερής Φυσική Διαχείριση & Διακίνηση εγγράφων Διάσπαρτη, πολλαπλή & μη αξιοποιήσιμη επιχειρησιακή πληροφορία σε: s, Φυσικά Έγγραφα, Εκτυπώσεις,Τοπικά Αρχεία κ.α. Σημαντική ανθρώπινη παρέμβαση για την συλλογή, καταχώρηση & έλεγχο επιχειρησιακών Δεδομένων Χειροκίνητη Παραγωγή εταιρικών εντύπων

6 Αρχική Κατάσταση Δυσκολία στην παρακολούθηση της πορείας των Εισαγωγών Αναζήτηση εγγράφων & φακέλων εισαγωγών στο φυσικό αρχείο Υψηλός ρυθμός εμφάνισης λαθών Έλλειψη Τυποποίησης Διαδικασιών μεταξύ ιδίων Οργανωτικών Μονάδων Έλλειψη Διασύνδεσης Συστημάτων (Web Services)

7 Στόχοι του Έργου Paperless ffice σε όλο το φάσμα Επιχειρησιακής Λειτουργίας των Εισαγωγών Jumb 12 Εμπλεκόμενα Τμήματα (Τμ. Αγοραστών, Τμ. Κωδικοποίησης, Τμ. Εισαγωγών, Τμ. Λογιστηρίου, Τμ. Αποθήκης, Εκτελωνιστές κτλ) Πάνω από 100 Διαφορετικά Dcument Types Περισσότερα απο 12 Φυσικά Αρχεία Εγγράφων προς κατάργηση Ψηφιοποίηση, Αναγνώριση & Διαχείριση Εισερχόμενων Παραστατικών Jumb Εισερχόμενα Παραστατικά / Έτος Χειροκίνητες Λογιστικές Εγγραφές / Έτος Enterprise Dcument & Wrkflw Management Κάλυψη οριζόντιων αναγκών Διαχείρισης Εγγράφων & Ροής Εργασιών Archiving & Backup System Integratin Πάπυρος Millennium III IBM AS400 i-series Integratin Web Services Layer

8 Η Λύση Προσέγγιση, Τεχνολογίες, Αρχιτεκτονική

9 Προσέγγιση

10 Τεχνολογίες Η λύση βασίσθηκε στην χρήση των ακόλουθων τεχνολογιών: Πάπυρος Millennium III R6 - Τεχνολογική Πλατφόρμα Διαχείρισης Εγγράφων & Επιχειρησιακών Ροών Εργασίας IBM i-series AS400 Micrsft SQL Server 2012 ABBYY FlexiCapture 10 Fujitsu Scanning API XUL framewrk Jasper i-reprts 5.0

11 Αρχιτεκτονική

12 Βασικά Χαρακτηριστικά Συστήματος

13 Βασικά Χαρακτηριστικά Συστήματος

14 Διαχείριση Φακέλων Εισαγωγών Χαρακτηριστικά Υλοποίησης

15 Διαχείριση Φακέλων Εισαγωγών #001 Μετάβαση στην Ηλεκτρονική Διαχείριση Εγγράφων Καθολική διαχείριση φυσικού χαρτιού με εκτύπωση του συνόλου των εγγράφων που λαμβάνονται ή παράγονται καθώς και ένταξή τους σε φυσικούς Φακέλους Εισαγωγών Φάκελοι / Έτος 20 + Έγγραφα / Φάκελο 12 + Φυσικά Αρχεία Εγγράφων Πολλαπλά Αντίγραφα & Εκτυπώσεις Παραδείγματα: Prfrma Invices, Παραστατικά, Παραλαβητήρια, Αιτήσεις Πληρωμών, Εξοδολόγια, Κοστολόγια κτλ Σχεδίαση & Yλοποίηση Ηλεκτρονικού Φακέλου Εισαγωγής Παραμετροποίηση Εφαρμογής Ψηφιοποίησης & Αναγνώρισης Δεδομένων Σχεδίαση & Ανάπτυξη Εφαρμογής Thunderbird Add-n για την διαχείριση s & εισαγωγή τους στο σύστημα Μηχανισμός Αυτοματοποιημένης παραγωγή εντύπων : Αίτηση Τραπεζικού Διακανονισμού, Prmissry Letter, Bank Details, Στοιχεία Προμηθευτή, Debit Nte, Αίτηση Εγγυητικής Επιστολής, Αίτηση Πίστωσης κ.α

16 Διαχείριση Φακέλων Εισαγωγών Αρχική Οθόνη

17 Διαχείριση Φακέλων Εισαγωγών #002 Ηλεκτρονική Διακίνηση Εγγράφων Φυσική διακίνηση εγγράφων ανάμεσα σε τμήματα & καταστήματα της εταιρείας, καθώς & εξωτερικούς συνεργάτες (π.χ. Τράπεζες, Μεταφορικές Εταιρείες, Εκτελωνιστές, Κεντρικές Αποθήκες κ.α.) Έξοδα Curier Έξοδα Data Entry Υψηλό κόστος συντονισμού & ελέγχου της ροής εγγράφων Παραδείγματα: Προφόρμες, Παραστατικά, Παραλαβητήρια, Αιτήσεις Τραπεζικών Πληρωμών, Εσωτερικές Αιτήσεις κ.α. Μοντελοποίηση & Υλοποίηση Βασικών Ροών Εργασίας όπως: 1. Φάκελος Εισαγωγής 2. Παραλαβητήριο 3. Φόρτωση 4. Τραπεζική Πληρωμή 5. Νέος Προμηθευτής Ηλεκτρονική Διακίνηση Εγγράφων διαμέσω του συστήματος Σχεδίαση & Ανάπτυξη Ηλεκτρονικών Φορμών Αρχειοθέτησης & Αναζήτησης Παροχή εξουσιοδοτημένης πρόσβασης σε συνεργάτες Ανάπτυξη Ηλεκτρονικών Διεπαφών (Web Services File Transfer Mdule)

18 Διαχείριση Φακέλων Εισαγωγών #003 Τυποποίηση Διαδικασιών Συλλογής & Καταχώρησης Δεδομένων Τα κρίσιμα επιχειρησιακά δεδομένα συλλέγονται διαμέσω υποβολής εγγράφων σε φυσική ή ηλεκτρονική μορφή από τους εξωτερικούς φορείς προς στην εταιρεία Αυτό οδηγεί σε: Έξοδα Φυσικής Διαχείρισης Υψηλό κόστος Καταχώρησης & Διαχείρισης Δεδομένων Μεγάλο πλήθος ανθρώπινων λαθών Παραδείγματα: Παραστατικά, Στοιχεία Αφίξεων Πλοίων, Τιμοκατάλογοι Προμηθευτών κ.α. Αυτοματοποιημένη δημιουργία αιτημάτων (προς Προμηθευτές, Συνεργάτες, Μεταφορείς κτλ) Αυτοματοποιημένη Αποστολή s Σχεδίαση & Υλοποίηση External Web sites για την συλλογή δεδομένων & Εγγράφων Ενοποιημένη διαχείριση των αιτημάτων με τα εσωτερικά wrkflws των χρηστών του back ffice Αυτοματοποιημένη δημιουργία οντοτήτων στο ERP σύστημα (π.χ. Νέος Προμηθευτής) Μαζική Διαχείριση & Εισαγωγή Δεδομένων διαμέσω του Imprt Data Mdule (π.χ Ενημέρωση Παραλαβών) Χρήση Web Services

19 Διαχείριση Φακέλων Εισαγωγών #004 Τυποποίηση Διαδικασιών Εξαγωγής & Αποστολής Δεδομένων Επιχειρησιακά δεδομένα εξάγονται από το ERP σύστημα, καταχωρούνται σε ηλεκτρονικά dcuments & προωθούνται στους τελικούς αποδέκτες σε φυσική ή ηλεκτρονική μορφή Αυτό οδηγεί σε: Πολλαπλές Επαναληπτικές Χειροκίνητες Διαδικασίες Υψηλό κόστος Επεξεργασίας Δεδομένων - Αυτοματοποιημένη παραγωγή εντύπων με αξιοποίηση των δεδομένων του ERP (rtf, csv, pdf κ.α.) - Παροχή περιβάλλοντος σχεδίασης & διαχείρισης προσχεδίων s & Εγγράφων - Αυτοματοποιημένη σύνθεση s μέσω προσχεδίων - Ενοποίηση & διασύνδεση του μηχανισμού Παραγωγής Εντύπων με τον Μηχανισμό Αυτοματοποιημένης Σύνθεσης s

20 Διαχείριση Εισαγωγής Παραστατικών Χαρακτηριστικά Υλοποίησης

21 Διαχείριση Εισ. Παραστατικών #001 Ηλεκτρονική Διαχείριση Παραστατικών Φυσική Διαχείριση & Αρχειοθέτηση Παραστατικών η οποία επιφέρει: - Υψηλό Κόστος Καταχώρησης Δεδομένων - Υψηλό Κόστος Τήρησης & Ανάκτησης Παραστατικών από το Φυσικό Αρχείο - Υψηλό δείκτη εμφάνισης σφαλμάτων Αριθμητικά Στοιχεία: Εισερχόμενα Παραστατικά / Έτος Χειροκίνητες Λογιστικές Εγγραφές / Έτος - Πρωτοκόλληση Παραστατικών - Παραγωγή Barcdes - Ψηφιοποίηση & Αναγνώριση Παραστατικών - Αυτοματοποίηση Χρεωπίστωσης Λογαριασμών Γενικής Λογιστικής (ERP Integratin) - Παραμετροποίηση Ροής Εργασίας - Διασύνδεση με το Φυσικό Αρχείο - Διασύνδεση Συνοδευτικών Εγγράφων - Εκδόσεις Παραστατικών - Διαχείριση Εκρεμμοτήτων

22 Διαχείριση Εισ. Παραστατικών Ροή Εργασίας: Εισερχόμενα Παραστατικά Jumb

23 Σύνοψη Δείκτες & Συμπεράσματα

24 Δείκτες - Συμπεράσματα Αντικείμενο Αρχικό Μοντέλο Εργασίας Νέο Μοντέλο Εργασίας Εκτυπώσεις Εγγράφων Εισαγωγών Χρόνος Διαβίβασης Φακέλων & Εγγράφων Εισαγωγών Χρόνος Ανάκτησης Φακέλων Εισαγωγών Χρόνος Ανάκτησης Εγγράφων Εισαγωγών Μ.Ο. 20 Έγγραφα / Φάκελο Εισαγωγής ~ 60 Σελίδες Μ.Ο 4 Μετακινήσεις Ανάμεσα σε Τμήματα - 2 min/ Μετακίνηση Από 1 min + για το Τρέχων Αρχείο Έως 1 Ημέρα για το Παλαιό Αρχείο ( Εκτός Εταιρείας) Από 2 min+ για το Τρέχων Αρχείο Έως 1 Ημέρα για το Παλαιό Αρχείο ( Εκτός Εταιρείας) 0 Σελίδες 1 sec 1 sec 1 sec Συντήρηση Φυσ. Αρχείων Εγγράφων για παρακολούθηση του Status Εισαγωγής ~ 7 Αρχεία Φυσικών Εγγράφων 0 Αρχεία Φυσικών Εγγράφων Πλήθος συντηρούμενων Excel Αρχείων για την παρακολούθηση της πορείας κάθε Φακέλου ~ 4 Αρχεία συνολικά για όλα τα τμήματα (Τμ. Αγοραστών, Τμ Κωδικοποίησης, Τμ. Εισαγωγών ) 0 Αρχεία Χρόνος Καταχώρησης Εγγράφων Τραπεζικής Πληρωμής M.O 3 Έγγραφα / Τράπεζα Συνολικά ~ 15 min 9 sec Συνολικός Χρόνος Διαχείρισης Νέου Προμηθευτή ~ 20 min 10 sec

25 Δείκτες - Συμπεράσματα Αντικείμενο Χρόνος Καταχώρησης & Διαχείρισης Εισ. Παραστατικού Χρόνος Ανάκτησης Παραστατικού Αρχικό Μοντέλο Εργασίας ~ 1 min Από 3 min + για το Τρέχων Αρχείο Έως 1 Ημέρα για το Παλαιό Αρχείο ( Εκτός Εταιρείας) Νέο Μοντέλο Εργασίας 20 sec (Συνυπολογισμός: Χρόνου Scanning & Capturing) 1 sec Χρόνος Ελέγχου & Επαλήθευσης Τιμολογήσεων Προμηθευτών ~ 5 Ώρες ανά Αρχείο Μαζίκής Τιμολόγησης 3 sec ανά Αρχείο Μαζίκής Τιμολόγησης Χρόνος Αναζήτησης Φακέλων Εισαγωγής προς Cnslidatin Από 5 min έως 30 min 2 sec Συνολικός Χρόνος Εσωτερικής Διεκπεραίωσης Παραλαβητηρίου Μ.Ο. 15 min 1 min Χρόνος Ενημέρωσης Στοιχείων Άφιξης Παραλαβητηρίου 1 min / Cntainer 0,01 sec / Cntainer

26 Η Jumb πλέον, με την παραγωγική χρήση του συστήματος Πάπυρος Millennium III, έχει επιτύχει σημαντική βελτίωση του χρόνου εκτέλεσης των επιχειρησιακών της διαδικασιών, μείωση/κατάργηση των εκτυπώσεων, αξιόλογη μείωση του ρυθμού εμφάνισης λαθών κατά την παραγωγή και αρχειοθέτηση εγγράφων, αυτοματοποίηση των λειτουργιών συλλογής, καταχώρησης & ελέγχου των δεδομένων της, τυποποίηση των διαδικασιών μεταξύ ιδίων οργανωτικών μονάδων, αξιοποίηση της εταιρικής πληροφορίας.