ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΣΕ ΕΤΑΙΡΙΕΣ ΔΤΑΧΕΤΡΤΣΗΣ ΕΦΟΔΙΑΣΤΙΚΗΣ ΑΛΥΣΙΔΑΣ

Transcript

1 ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ ΚΑΒΑΛΑΣ ΤΜΗΜΑ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ ΘΕΜΑ: ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΣΕ ΕΤΑΙΡΙΕΣ ΔΤΑΧΕΤΡΤΣΗΣ ΕΦΟΔΙΑΣΤΙΚΗΣ ΑΛΥΣΙΔΑΣ ΠΑΤΡΩΝΗΣ ΜΑΥΡΟΥΔΗΣ ΕΠΙΒΛΕΠΩΝ ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ: ΒΑΛΣΑΜΙΔΗΣ ΣΤΑΥΡΟΣ ΝΟΕΜΒΡΙΟΣ 2012

2 ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ ΠΕΡΙΛΗΨΗ... 3 ABSTRACT... 4 ΕΙΣΑΓΩΓΗ... 5 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1: ΕΦΟΔΙΑΣΤΙΚΗ ΑΛΥΣΙΔΑ : ΟΡΙΣΜΟΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΦΟΔΙΑΣΤΙΚΗΣ ΑΛΥΣΙΔΑΣ : ΣΚΟΠΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΦΟΔΙΑΣΤΙΚΗΣ ΑΛΥΣΙΔΑΣ : ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΕΦΟΔΙΑΣΤΙΚΗΣ ΑΛΥΣΙΔΑΣ...13 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2: ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΣΤΟ ΕΠΙΧΕΙΡΕΙΝ : ΟΡΙΣΜΟΣ ΚΑΙ ΣΚΟΠΟΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ : ΤΥΠΟΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3: ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΚΑΙ ΕΦΟΔΙΑΣΤΙΚΗ ΑΛΥΣΙΔΑ : ΕΝΣΩΜΑΤΩΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΣΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΗΣ ΕΦΟΔΙΑΣΤΙΚΗΣ ΑΛΥΣΙΔΑΣ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4: ΕΡΕΥΝΗΤΙΚΗ ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ : ΔΙΕΞΑΓΩΓΗ ΔΕΙΓΜΑΤΟΛΗΠΤΙΚΗΣ ΕΡΕΥΝΑΣ ΜΕ ΔΙΑΝΟΜΗ ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟΥ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5: ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΤΗΣ ΕΡΕΥΝΑΣ : ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΚΑΙ ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΗ ΑΝΑΛΥΣΗ ΤΩΝ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ ΤΗΣ ΕΡΕΥΝΑΣ ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ-ΕΠΙΛΟΓΟΣ ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ

3 ΠΕΡΙΛΗΨΗ Στόχος της εργασίας είναι η παρουσίαση της σημασίας των πληροφοριακών συστημάτων στη διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας των σύγχρονων επιχειρήσεων. Η εργασία αποτελείται από τη θεωρητική διερεύνηση της χρησιμότητας των πληροφοριακών συστημάτων και της διαχείρισης της εφοδιαστικής αλυσίδας στο επιχειρείν της σημερινής ψηφιακής εποχής, αλλά και από την εμπειρική διερεύνηση του βαθμού ενσωμάτωσης και της αποτελεσματικότητας των πληροφοριακών συστημάτων στον τομέα των logistics. Για τους σκοπούς της εργασίας διεξάγεται δειγματοληπτική έρευνα με τη διανομή ερωτηματολογίου σε εταιρίες διαχείρισης εφοδιαστικής αλυσίδας. Το ερωτηματολόγιο είναι σχεδιασμένο με τρόπο που να συμπεριλαμβάνει κρίσιμα ερωτήματα τόσο για την ενσωμάτωση όσο και για την ποιότητα που επιφέρει η ενσωμάτωση των πληροφοριακών συστημάτων στη διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας. Κατόπιν, πραγματοποιείται η στατιστική ανάλυση των απαντήσεων στο ερωτηματολόγιο και η παρουσίαση των αποτελεσμάτων της έρευνας. Από την ανάλυση των αποτελεσμάτων της έρευνας, καταλήγουμε στο συμπέρασμα ότι η εισαγωγή των πληροφοριακών συστημάτων στην διαδικασία των logistics είναι πολύ σημαντική, καθώς συμβάλλει στην επέκταση της αλυσίδας της αξίας της επιχείρησης, ενοποιώντας την επιχείρηση με τους άμεσα ενδιαφερόμενους (π.χ. Προμηθευτές), αλλά και συνδέοντας την Παραγγελιοληψία, την Παραγωγή, την Διαχείριση της αποθήκης και την Δρομολόγηση των παραγγελιών, παρέχοντας την κατάλληλη ροή πληροφοριών μεταξύ τους. Επιπλέον, συμπεραίνουμε ότι η εξασφάλιση της ποιότητας, των πληροφορικών συστημάτων, του κλάδου των Logistics και των πληροφοριακών συστημάτων, με την τήρηση κάποιων κριτηρίων είναι ύψιστης σημασίας για την επιτυχή και κερδοφόρα λειτουργία της διαδικασίας της εφοδιαστικής αλυσίδας. Τέλος, συμπεραίνουμε ότι οι επιχειρήσεις θεωρούν κάποια χαρακτηριστικά πολύ σημαντικά για την επιλογή του τρόπυ διαχείρισης της εφοδιαστικής τους αλυσίδας. Τα χαρακτηριστικά αυτά, αφορούν κυρίως την αξιοπιστία, την ποιότητα των συνεργατών και φυσικά το κόστος διαχείρισης. 3

4 ABSTRACT The impact of information systems on the structure and management of a supply chain in an electronic trading environment is analysed from a managerial perspective. The basic functions of the supply chain and the various types of information systems are described, while their relationship is analysed. This paper also includes a sample survey that attempts to investigate the development and role of information systems within supply chain management. It is shown that organizations evaluate total management cost, reliability and intraorganizational cooperation as the most significant criteria in an effort to make the supply chain as a whole more competitive. 4

5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ Η εφοδιαστική αλυσίδα και η διαχείρισή της είναι έννοιες με τις οποίες ασχολήθηκαν χιλιάδες χρόνια πριν μηχανικοί, στρατηγοί και καθημερινοί άνθρωποι σε όσες περιπτώσεις απαιτούσαν ροή υλικών και πληροφοριών με τον πλέον αποτελεσματικό τρόπο. Για τη μεταφορά υλικών που απαιτούσε η κατασκευή κτιρίων, για τη διανομή τροφίμων, για τη μετακίνηση του στρατού και για τη μεταφορά πολεμοφοδίων, ήταν αναγκαία η διαχείριση της ροής προϊόντων και πληροφοριών με σκοπό την εξοικονόμηση χρόνου και χρήματος, αλλά και την επίτευξη της μεταφοράς με άριστο τρόπο. Οι αρχές στις οποίες βασίζεται η διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας παραμένουν ίδιες, με τη μόνη διαφορά ότι ο ρόλος της αναγνωρίστηκε πρόσφατα από τον επιχειρηματικό κόσμο. Στη σύγχρονη οικονομία, όπου οι αγορές χαρακτηρίζονται από παγκοσμιοποίηση και έντονο ανταγωνισμό, κάθε επιχείρηση καλείται να εξυπηρετήσει τους πελάτες της και να προωθήσει τα προϊόντα της με νέους τρόπους, περισσότερο αποτελεσματικούς, προκειμένου να αποκτήσει ανταγωνιστικό πλεονέκτημα και να εδραιώσει τη θέση της στην αγορά. Η επίδραση της εφοδιαστικής αλυσίδας σε αυτή την επιχειρηματική επιδίωξη είναι πολύ σημαντική και συνεπάγεται ότι η επιχείρηση οφείλει να δημιουργήσει συστήματα απόδοσης αξίας, τα οποία να χαρακτηρίζονται αφενός από ευελιξία και προσαρμοστικότητα στις συνεχώς μεταβαλλόμενες αγορές, αφετέρου από συνέπεια και αξιοπιστία στην απόδοση της αξίας αυτής. Βασικό ρόλο στο σύγχρονο επιχειρησιακό περιβάλλον διαδραματίζει η τεχνολογική πρόοδος. Η χρήση ηλεκτρονικών υπολογιστών και διάφορων εφαρμογών λογισμικού εκ μέρους των επιχειρήσεων τούς δίνει τη δυνατότητα να έχουν ανά πάσα χρονική στιγμή στη διάθεσή τους αξιόπιστες πληροφορίες και να κάνουν πιο αποτελεσματική τη διαχείριση των δραστηριοτήτων τους. Η τεχνολογία δικτύων και η άνοδος των οικονομιών της πληροφορίας προσφέρει τις βάσεις για νέα επιχειρηματικά μοντέλα, στα οποία όλες οι επιχειρηματικές διεργασίες και οι σχέσεις με πελάτες και προμηθευτές υποβοηθούνται ψηφιακά. Για αυτήν τη ψηφιοποίηση των επιχειρήσεων κρίνεται αναγκαία η ύπαρξη πληροφοριακών συστημάτων που να στηρίζουν τις επιχειρηματικές αποφάσεις. Καθώς οι αυτοματοποιημένες λειτουργίες και η επακόλουθη συνεχής διαθεσιμότητα της πληροφορίας κάθε χρονική στιγμή και οπουδήποτε στην επιχείρηση ελαττώνουν το συνολικό κόστος διαχείρισης και διευκολύνουν την οργάνωση των 5

6 επιχειρηματικών διεργασιών, είναι εύλογο το γεγονός της αλματώδους αύξησης που σημειώνει τα τελευταία χρόνια η ενσωμάτωση πληροφοριακών συστημάτων και στις διαδικασίες της εφοδιαστικής αλυσίδας. Μάλιστα, η ενσωμάτωση αυτή βελτιώνει σημαντικά τη διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας, αλλά και επηρεάζει τις επιχειρήσεις τόσο ως προς τον τρόπο λειτουργίας τους, όσο και ως προς την ίδια τους την ταυτότητα και τη δομή. Ο συντονισμός της εφοδιαστικής αλυσίδας γίνεται ευκολότερος και αμεσότερος, αφού τα πληροφοριακά συστήματα επιτρέπουν την αυτοματοποίηση των πωλήσεων και των παραγγελιών, τον καλύτερο προγραμματισμό της παραγωγής και την ηλεκτρονική επικοινωνία μεταξύ των τμημάτων που διαχειρίζονται από κοινού την εφοδιαστική αλυσίδα. Στην παρούσα εργασία επιχειρείται η εις βάθος μελέτη της ανάπτυξης των πληροφοριακών συστημάτων και του κλάδου της διαχείρισης της εφοδιαστικής αλυσίδας (Logistics), καθώς και η ανάλυση του συνδυασμού των δύο. Συγκεκριμένα, πραγματοποιείται διερεύνηση των αποτελεσμάτων που επιφέρει η εισαγωγή των πληροφοριακών συστημάτων στον κλάδο των Logistics, καθώς και ανάλυση της ενσωμάτωσης της ποιότητας στα πληροφοριακά συστήματα που εφαρμόζονται στον κλάδο αυτό. Για την ενίσχυση των αποτελεσμάτων τούτης της θεωρητικής διερεύνησης, πραγματοποιείται παράλληλα εμπειρική διερεύνηση μέσω της διαξαγωγής δειγματοληπτικής έρευνας με τη διανομή ειδικά διαμορφωμένων ερωτηματολογίων σε εταιρίες logistics. Τα αποτελέσματα της δειγματοληπτικής έρευνας αναλύονται στατιστικά, προκειμένου να εξαχθούν πιο ευνόητα ως προς την παρουσίαση, αλλά και πιο στέρεα αποτελέσματα, όσον αφορά το βαθμό ενσωμάτωσης και αποτελεσματικότητας των πληροφοριακών συστημάτων στις διαδικασίες της εφοδιαστικής αλυσίδας. Η μεθοδολογία που ακολουθείται για τη θεωρητική διερεύνηση είναι η βιβλιογραφική έρευνα. Ωστόσο, για τους σκοπούς της εργασίας χρησιμοποιούνται διαδικτυακές πηγές για την εύρεση επιστημονικών άρθρων και προηγούμενων αναλύσεων σχετικών με το προς διερεύνηση θέμα. Για την εμπειρική διερεύνηση, συντάσσεται ένα ειδικά σχεδιασμένο ερωτηματολόγιο, που περιλαμβάνει κάθε κρίσιμο για το προς διερεύνηση θέμα στοιχείο, το οποίο διανέμεται προς εταιρίες διαχείρισης εφοδιαστικής αλυσίδας και εταιρίες που επενδύουν στη διαχείριση της εφοδιαστικής τους αλυσίδας. Πραγματοποιείται κατόπιν στατιστική ανάλυση των αποτελεσμάτων του διανεμηθέντος ερωτηματολογίου με τη χρήση του στατιστικού προγράμματος SPSS. 6

7 Η εργασία δομείται σε 5 κεφάλαια, στα οποία παρουσιάζονται βασικές έννοιες και ουσιώδη θέματα σχετικά με την ενσωμάτωση των πληροφοριακών συστημάτων στην εφοδιαστική αλυσίδα. Στο πρώτο κεφάλαιο δίδεται μία σύντομη παρουσίαση της έννοιας και του σκοπού της εφοδιαστικής αλυσίδας, καθώς και μια περιγραφή των διαδικασιών που αυτή περιλαμβάνει. Το δεύτερο κεφάλαιο πραγματεύεται την έννοια των πληροφοριακών συστημάτων διοίκησης και παρουσιάζει τους σκοπούς που εξυπηρετεί η ύπαρξή τους στη σύγχρονη επιχείρηση. Παρουσιάζονται, ακόμη, οι διάφοροι τύποι πληροφοριακών συστημάτων που έχουν αναπτυχθεί για την καλύτερη οργάνωση των επιχειρηματικών μονάδων και τη διευκόλυνση λήψης διοικητικών αποφάσεων από τους οργανισμούς. Στο τρίτο κεφάλαιο εξετάζεται η ενσωμάτωση των πληροφοριακών συστημάτων διοίκησης στην εφοδιαστική αλυσίδα. Παρουσιάζονται οι τρόποι με τους οποίους η ενσωμάτωση αυτή βρίσκει εφαρμογή στο σύγχρονο επιχειρείν. Επίσης, διερευνάται και η συνδρομή της στην πιο αποτελεσματική διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας. Ακολούθως, στο τέταρτο κεφάλαιο γίνεται παρουσίαση της ερευνητικής μεθοδολογίας που εφαρμόζεται στα πλαίσια της παρούσας εργασίας. Επεξηγείται ο τρόπος με τον οποίο σχεδιάζεται και πραγματοποιείται η δειγματοληπτική έρευνα έρευνα και οι παράγοντες που κρίνεται σκόπιμο να συμπεριληφθούν στο ερωτηματολόγιο. Στο πέμπτο κεφάλαιο παρατίθενται τα αποτελέσματα της έρευνας. Παρουσιάζεται η διεξαχθείσα έρευνα, καθώς και η στατιστική ανάλυση των αποτελεσμάτων της, προκειμένου να εξαχθούν συμπεράσματα για το υπό εξέταση θέμα. 7

8 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1: ΕΦΟΔΙΑΣΤΙΚΗ ΑΛΥΣΙΔΑ 1.1: ΟΡΙΣΜΟΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΦΟΔΙΑΣΤΙΚΗΣ ΑΛΥΣΙΔΑΣ Η έννοια της εφοδιαστικής αλυσίδας αποτελεί αντικείμενο συζήτησης και θέμα αυξανόμενου επιχειρηματικού και επιστημονικού ενδιαφέροντος σε παγκόσμιο επίπεδο. Καθώς οι επιχειρήσεις αναζητούν διαρκώς την καλύτερη διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας με σκοπό να μειώσουν τα κόστη τους και να αυξήσουν το επιχειρηματικό τους κέρδος, η διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας απασχολεί και τον επιστημονικό τομέα, ο οποίος αφιερώνει πόρους στη διερεύνηση του θέματος. Πρωταρχικής σημασίας, όμως, κατά την ανάλυση της διαχείρισης της εφοδιαστικής αλυσίδας είναι ο ορισμός της, όπως έχει οροθετηθεί από τους ερευνητές που ασχολήθηκαν με το θέμα. Η εφοδιαστική αλυσίδα αποτελείται από όλες εκείνες τις επιχειρήσεις και τους οργανισμούς που είναι απαραίτητοι, ώστε ένα προϊόν να καταλήξει στον τελικό πελάτη δηλαδή από τους κρίκους της προμήθειας, της αποθήκευσης, της παραγωγής ή μεταποίησης, του ποιοτικού ελέγχου, της μεταφοράς και της τελικής διάθεσης στον καταναλωτή. Η αποτελεσματική οργάνωση και διοίκηση της ροής προϊόντων και πληροφοριών σε αυτήν την αλυσίδα καλείται διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας και είναι αναγκαία η καταγραφή αυτής της πορείας στη σύγχρονη ανταγωνιστική και παγκοσμιοποιημένη αγορά (Σιφνιώτης Κ., 1997). Ο πιο πλήρης ορισμός για τη διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας έχει δοθεί από το Συμβούλιο της Εφοδιαστικής Αλυσίδας (Supply Chain Council), έναν μη κερδοσκοπικό οργανισμό που στοχεύει στην ανάπτυξη και πρακτική της εφοδιαστικής αλυσίδας. Σύμφωνα με το Συμβούλιο αυτό, λοιπόν, ως εφοδιαστική διαχείριση (logistics) ορίζεται η διαδικασία και η επιστήμη που περιλαμβάνει το σχεδιασμό, την εφαρμογή και τον έλεγχο της αποτελεσματικής και αποδοτικής μεταφοράς και αποθήκευσης πρώτων υλών, ενδιάμεσων και τελικών προϊόντων, καθώς και τη διαχείριση πληροφοριών που σχετίζονται με τη διακίνηση προϊόντων από τους τόπους παραγωγής σε τόπους κατανάλωσης, με στόχο την ικανοποίηση των απαιτήσεων των πελατών. Από τον παραπάνω ορισμό προκύπτει ότι η διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας αφορά τη σύνδεση δραστηριοτήτων και διαδικασιών που σχετίζονται με το σχεδιασμό, το συντονισμό και τον έλεγχο ημιέτοιμων ή έτοιμων προϊόντων από τους 8

9 προμηθευτές προς τον τελικό καταναλωτή. Πέρα από τη ροή προϊόντων, όμως, αφορά και τη ροή πληροφοριών που διαχέονται κατά μήκος της εφοδιαστικής αλυσίδας. Στόχος των διαδικασιών που περιλαμβάνει η εφοδιαστική αλυσίδα είναι η εξυπηρέτηση του πελάτη με τρόπο άριστο ως προς το χρόνο και τόπο παράδοσης, την ποιότητα και το κόστος των προϊόντων. Το τμήμα της διαχείρισης της εφοδιαστικής αλυσίδας που σχεδιάζει, υλοποιεί και ελέγχει την αποδοτική και αποτελεσματική, κανονική και αντίστροφη, ροή και αποθήκευση των προϊόντων και των σχετικών πληροφοριών από το σημείο προέλευσης τους έως το σημείο κατανάλωσης τους, ώστε να ικανοποιηθούν οι απαιτήσεις των πελατών, ονομάζεται Logistics. Στην περίπτωση που το τμήμα Logistics εφαρμόζεται στην επιχείρηση, τότε η ίδια η επιχείρηση οργανώνει την εισροή, την εσωτερική διακίνηση και την εκροή υλικών και προϊόντων, με τρόπο που να εξασφαλίζει τη μέγιστη ικανοποίηση των πελατών της. Στην περίπτωση, όμως, που εφαρμόζεται στην εφοδιαστική αλυσίδα, τότε η διαχείριση γίνεται από όλους τους εμπλεκόμενους στην εφοδιαστική αλυσίδα οργανισμούς, οι οποίοι είναι υπεύθυνοι για να καταλήξει ένα προϊόν, από πρώτες ύλες, στον τελικό πελάτη. Με άλλα λόγια, η διαχείριση γίνεται σε όλες τις επιχειρηματικές δραστηριότητες που μεσολαβούν από τον προμηθευτή ως τον τελικό πελάτη, στις οποίες περιλαμβάνονται η διαχείριση της προσφοράς και της ζήτησης, η προμήθεια πρώτων υλών, η παραγωγή ή μεταποίηση, η συναρμολόγηση και η αποθήκευση, η παραγγελιοληψία και η παρακολούθηση των παραγγελιών, η διανομή σε όλα τα κανάλια, η παράδοση στον τελικό καταναλωτή και η μετά πώλησης εξυπηρέτηση (Κυριαζόπουλος Α., 1996). Επομένως, στην σύγχρονη επιχείρηση τα Logistics είναι υπεύθυνα για την διάθεση όλων των κατηγοριών υλικών (από την πρώτη ύλη μέχρι το έτοιμο προϊόν) στην κατάλληλη ποσότητα, ποιότητα, τόπο και χρόνο και στο χαμηλότερο δυνατό κόστος, αξιοποιώντας όλους τους διατιθέμενους πόρους. Επίσης, αφορούν τις εξής επιχειρηματικές δραστηριότητες: διανομή των προϊόντων από την επιχείρηση μέχρι τον τελικό καταναλωτή, υποστήριξη της παραγωγής με όλο το απαιτούμενο στην κάθε φάση υλικό (πρώτες ύλες, ημιέτοιμα προϊόντα, υλικά συσκευασίας κ.λ.π.), και προμήθειες για την απόκτηση όλου του απαραίτητου υλικού για την υλοποίηση των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων. Για να υλοποιηθούν οι παραπάνω δραστηριότητες συνεργάζονται σχεδόν όλα τα τμήματα και τα στοιχεία της επιχείρησης: 9

10 Τα μεταφορικά μέσα, προκειμένου να μεταφερθεί το προϊόν από και προς την επιχείρηση. Η διαχείριση διανομών, για να καθορισθούν τα βέλτιστα δρομολόγια και οι χρόνοι παράδοσης των προϊόντων. Οι αποθηκευτικοί χώροι, για τη φύλαξη των ημιτελών και έτοιμων προϊόντων. Τα αποθέματα, για τον καθορισμό του είδους και το ύψους των τηρούμενων αποθεμάτων και της πολιτικής ελέγχου τους. Η ιχνηλασιμότητα, για να είναι γνωστή η ποσότητα που έχει διαθέσει και που έχει προμηθευτεί η επιχείρηση και για να παρακολουθούνται εύκολα οι ανακλήσεις προϊόντων. Οι προμήθειες, για να γίνεται κατάλληλη επιλογή πηγών προμήθειας και να καθορίζονται τα κριτήρια επιλογής προμηθευτών και της πολιτικής ποιότητας πρώτων υλών. Το προσωπικό, για την ποσοτική και ποιοτική εκτίμηση του προσωπικού που απαιτείται για την υλοποίηση κάθε επιχειρηματικού έργου. Η εκπαίδευση, για τον προσδιορισμό της απαιτούμενης εκπαίδευσης του προσωπικού. Οι εγκαταστάσεις, για τη διεκπεραίωση των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων. Η τεκμηρίωση, για την ανάπτυξη γραπτών οδηγιών και διαδικασιών για όλες τις δραστηριότητες με τη σύνταξη εγχειριδίων. Τα πληροφοριακά συστήματα, για την επεξεργασία και αξιοποίηση όλων των απαραίτητων πληροφοριών. Για την καλύτερη κατανόηση της έννοιας της εφοδιαστικής αλυσίδας παρατίθεται το παρακάτω σχήμα (Σχήμα 1). Όπως μπορεί κανείς να παρατηρήσει σε αυτό, η εφοδιαστική αλυσίδα αποτελεί τον σύνδεσμο ανάμεσα στα τμήματα του εσωτερικού μιας επιχείρησης και στους εξωτερικούς της συνεργάτες (προμηθευτές, διανομείς, πωλητές, συμμέτοχες εταιριές και πάροχοι πληροφοριακών συστημάτων), τα οποία συνεργάζονται συλλογικά για να είναι αποτελεσματική η εφοδιαστική αλυσίδα (Σιφνιώτης Κ., 1997). 10

11 Raw Materials supplier Consumer Customer D istributio n Σχήμα 1: Η Εφοδιαστική Αλυσίδα Από τη δεκαετία του 1980, αρκετές εταιρείες ασχολήθηκαν με την ανάπτυξη της πράσινης εφοδιαστικής αλυσίδας (green logistics), η οποία αποτελεί μια μορφή της παραδοσιακής εφοδιαστικής αλυσίδας δομημένη με τρόπο τέτοιο, ώστε να είναι περιβαλλοντικά και κοινωνικά φιλική, εκτός από οικονομικά λειτουργική. Συγκεκριμένα, η απόφαση της Διεθνούς Επιτροπής για το Περιβάλλον το 1978 ήταν η κινητήριος δύναμη για την ώθηση στα περιβαλλοντικά θέματα τόσο σε οικονομικό, όσο και σε πολιτικό επίπεδο. Έκτοτε, οι θεσπισμένοι περιβαλλοντικοί νόμοι αποτελούν ισχυρό λόγο υιοθέτησης της πράσινης εφοδιαστικής αλυσίδας από τις επιχειρήσεις. Επιπλέον, ο έντονος ανταγωνισμός που υπάρχει στις σύγχρονες παγκοσμιοποιημένες αγορές για την προσέλκυση πελατών και τη διαφοροποίηση προϊόντων σε συνδυασμό με την περιβαλλοντική ευαισθησία πολλών καταναλωτών, έχουν οδηγήσει στον «πράσινο» σχεδιασμό της εφοδιαστικής αλυσίδας (Hoskin P., 2011). Ένας κοινά αποδεκτός ορισμός για την πράσινη εφοδιαστική αλυσίδα είναι αυτός του Srivastara (2007), σύμφωνα με τον οποίο πράσινη εφοδιαστική αλυσίδα ονομάζεται η ενσωμάτωση του περιβαλλοντικού προβληματισμού στη διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας. Αυτός ο περιβαλλοντικός προβληματισμός της εφοδιαστικής βρίσκει εφαρμογή στην προμήθεια πρώτων υλών, στην κατασκευή ή παραγωγή του τελικού προϊόντος, στη διανομή του προϊόντος και στη διαχείριση της επιστροφής των προϊόντων. Μεταξύ των πρακτικών που εφαρμόζονται σε αυτές τις επιχειρησιακές δραστηριότητες βρίσκονται ο επανασχεδιασμός των υλικών συσκευασίας για την εξοικονόμηση πρώτης ύλης, η επιλογή λιγότερο επιβλαβών για το περιβάλλον 11

12 υλικών, ο επανασχεδιασμός των προϊόντων για τη διευκόλυνση της ανακύκλωσής τους, η χρήση νέων τεχνολογιών που εξοικονομούν ενέργεια, κ.ά. (Beamon B., 1999). Η αντίστροφη εφοδιαστική αλυσίδα (reverse logistics) αποτελεί ιδιαίτερο και κομμάτι της πράσινης εφοδιαστικής αλυσίδας. Ως αντίστροφη εφοδιαστική αλυσίδα ορίζεται ο σχεδιασμός, η εφαρμογή και ο έλεγχος της ροής των πρώτων υλών, των ημιέτοιμων προϊόντων και των σχετικών πληροφοριών που κατευθύνονται από τον τελικό καταναλωτή στο σημείο προέλευσης για να αποκτήσουν εκ νέου αξία ή να απορριφθούν. Επομένως, πρόκειται για μια αντίστροφη ως προς την παραδοσιακή εφοδιαστική αλυσίδα διαδικασία, όπου οι ροές ορίζονται προς την αντίστροφη κατεύθυνση, δηλαδή από τον τελικό πελάτη προς τον παραγωγό. Η δραστηριότητα αυτή περιλαμβάνει την αφαίρεση και απόθεση απορριμμάτων και υπολοίπων από την παραγωγή, τη διανομή και τη συσκευασία. Εκτός από συλλογή και μεταφορές, η διαδικασία αυτή απαιτεί πρόσκαιρη αποθήκευση, διαλογή, ανακύκλωση, επαναχρησιμοποίηση και εκ νέου επεξεργασία. Η ανάκτηση των προϊόντων μπορεί να πραγματοποιηθεί με τους εξής τρόπους: επιδιόρθωση (repair), ανανέωση (refurbishing), ανακατασκευή (remanufacturing), επαναχρησιμοποίηση ανταλλακτικών (cannibalization) και ανακύκλωση (recycling). Ιδιαίτερη βαρύτητα στη διαχείριση της αντίστροφης εφοδιαστικής αλυσίδας έχει η διαχείριση των αποβλήτων, κατά την οποία πραγματοποιείται ιεράρχηση των αποβλήτων προκειμένου να ελαχιστοποιηθούν οι εκπομπές επιβλαβών για το περιβάλλον ουσιών. Ο κλάδος των reverse logistics είναι ιδιαιτέρως αναπτυσσόμενος, καθώς η διαδικασία της αντίστροφης εφοδιαστικής αλυσίδας έχει οικολογική και οικονομική αξία. Από τη μία πλευρά, οδηγεί σε περιορισμό της ποσότητας των ρύπων και των απορριμμάτων που απελευθερώνονται στο περιβάλλον. Από την άλλη, οι δραστηριότητες που σχετίζονται με τη ανάκτηση χρησιμοποιημένων προϊόντων ή και απορριμμάτων δημιουργούν νέες επιχειρηματικές ευκαιρίες στη διαχείριση και στη φυσική μετακίνηση των υλικών. 1.2: ΣΚΟΠΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΦΟΔΙΑΣΤΙΚΗΣ ΑΛΥΣΙΔΑΣ Ο απώτερος σκοπός της διαχείρισης της εφοδιαστικής αλυσίδας είναι η δημιουργία προστιθέμενης αξίας σε κάθε στάδιο της. Αυτό σημαίνει ότι κάθε διαδικασία που σχετίζεται με την εφοδιαστική αλυσίδα πρέπει να δίνει αξία στο τελικό προϊόν. Με τη 12

13 σωστή διαχείριση, η επιχείρηση πετυχαίνει να μεταφέρει το σωστό προϊόν, στη σωστή ποσότητα, στο σωστό τόπο και χρόνο, με το σωστό κόστος. Ο αντικειμενικός λοιπόν σκοπός της διαχείρισης της εφοδιαστικής αλυσίδας είναι η αύξηση της συνολικής κερδοφορίας κατά μήκος της αλυσίδας, που συνεπάγεται την αύξηση της κερδοφορίας όλων των εταίρων της. Αυτό επιτυγχάνεται με την κατανόηση και ικανοποίηση των πελατειακών αναγκών στον απαιτούμενο χρόνο, και με την προσφορά προϊόντων υψηλής προστιθέμενης αξίας και ανταγωνιστικού κόστους (Christopher M., 2007). Πιο συγκεκριμένα, για τη δημιουργία μιας αποτελεσματικής εφοδιαστικής αλυσίδας θα πρέπει να ικανοποιούνται ταυτοχρόνως ορισμένα κριτήρια. Το πρώτο αφορά την ποιότητα των προϊόντων και υπηρεσιών που παρέχει η επιχείρηση, δηλαδή πρέπει να παρέχει προϊόντα και υπηρεσίες υψηλής ποιότητας, τόσο στο τμήμα παραγωγής και στο τμήμα εξυπηρέτησης. Το δεύτερο κριτήριο αφορά το χαμηλό κόστος με το οποίο επιτυγχάνει την ποιότητα αυτών των υπηρεσιών και προϊόντων, δηλαδή πρεπει να ελαχιστοποιείται το συνολικό κόστος για κάθε επίπεδο ποιότητας. Η ποιότητα της διαχείρισης της εφοδιαστικής αλυσίδας μετράται από τα εξής χαρακτηριστικά: διαθεσιμότητα (availability), δυναμικότητα (capacity) και συνέπεια (consistency). Η διαθεσιμότητα αναφέρεται στην ικανότητα του συστήματος να έχει επαρκή αποθέματα για την εξυπηρέτηση των πελατών στον κατάλληλο χρόνο, ενώ η δυναμικότητα αναφέρεται στην ικανότητα του συστήματος να διακινεί, εντός του απαιτούμενου χρόνου, τις ζητούμενες ή τις παραγόμενες ποσότητες. Τέλος, η συνέπεια σχετίζεται με την ικανότητα του συστήματος να παρέχει τα ζητούμενα προϊόντα στο ζητούμενο τόπο και χρόνο, και στη ζητούμενη ποιότητα και ποσότητα. Αποτελεσματική διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας, επομένως, σημαίνει μείωση του συνολικού κόστους των διαδικασιών, καλύτερος έλεγχος και διοίκηση, πελατοκεντρικές υπηρεσίες, αύξηση μεριδίου αγοράς και αύξηση ανταγωνιστικότητας. Επομένως, ο σχεδιασμός και η λειτουργία μιας αποτελεσματικής εφοδιαστικής αλυσίδας είναι ιδιαιτέρως ς για την ανάπτυξη ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος (Σιφνιώτης Κ., 1997). 1.3: ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΕΦΟΔΙΑΣΤΙΚΗΣ ΑΛΥΣΙΔΑΣ Η διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας, όπως ορίστηκε, αναφέρεται στο σχεδιασμό και τη διαχείριση όλων των δραστηριοτήτων που σχετίζονται με την προμήθεια, την 13

14 παραγωγή ή μεταποίηση και τη διανομή. Οι δραστηριότητες αυτές μπορούν να ομαδοποιηθούν σε επίπεδο στρατηγικής, σε επίπεδο τακτικής και σε επιχειρησιακό/λειτουργικό επίπεδο. Σε επίπεδο στρατηγικής, οι δραστηριότητες της εφοδιαστικής αλυσίδας σχετίζονται με τη βελτιστοποίηση του στρατηγικού δικτύου, τις στρατηγικές συμφωνίες με προμηθευτές, διανομείς και πελάτες, με τη διαχείριση του κύκλου ζωής προϊόντος και με τις λειτουργίες της τεχνολογίας πληροφόρησης. Σε επίπεδο τακτικής, οι δραστηριότητες της εφοδιαστικής αλυσίδας αφορούν αποφάσεις συνδιαλλαγών, αποφάσεις για την παραγωγή και απογραφή και τη στρατηγική των μεταφορών. Τέλος, σε λειτουργικό επίπεδο, οι δραστηριότητες της εφοδιαστικής αλυσίδας περιλαμβάνουν τον προγραμματισμό της παραγωγής και της διανομής, το σχεδιασμός της ζήτησης και της πρόβλεψης, το σχεδιασμό των προμηθειών, τις εσωτερικές λειτουργίες, τις συμφωνημένες παραγγελίες, τις εξερχόμενες εργασίες, κ.ά. (Κυριαζόπουλος Α., 1996). Οι δραστηριότητες της εφοδιαστικής αλυσίδας ομαδοποιούνται, επίσης, σε κύριες και δευτερεύουσες. Μία προσέγγιση ορίζει ως κύριες δραστηριότητες τη μεταφορά και διανομή, τη διαχείριση αποθεμάτων και την επεξεργασία παραγγελιών. Οι επιμέρους διαδικασίες της μεταφοράς και διανομής είναι η διακίνηση υλικών και η προστατευτική συσκευασία. Η διαχείριση αποθεμάτων περιλαμβάνει τον προγραμματισμό της παραγωγής και την πληροφοριακή υποστήριξη, ενώ οι δευτερεύουσες διαδικασίες της επεξεργασίας παραγγελιών είναι η αποθήκευση και οι προμήθειες. Η ευρέως αποδεκτή προσέγγιση που ταξινομεί τις διαδικασίες της εφοδιαστικής αλυσίδας σε κύριες και δευτερεύουσες είναι αυτή του Συμβουλίου της Εφοδιαστικής Αλυσίδας. Συγκεκριμένα, για τη διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας το Συμβούλιο έχει αναπτύξει το μοντέλο SCOR (Supply Chain Operations Reference Model), ένα παγκόσμιο πρότυπο για τον καθορισμό και τη σύνδεση των μετρήσεων απόδοσης, τον καθορισμό διαδικασιών και βέλτιστων πρακτικών. Σύμφωνα με το μοντέλο αυτό, οι πέντε κύριες διαδικασίες της εφοδιαστικής αλυσίδας είναι: Σχεδιασμός (Plan), Προμήθεια (Source), Δημιουργία (Make), Διανομή (Deliver) και Επιστροφή (Return) (Christopher M., 2007). Η δραστηριότητα του σχεδιασμού έχει άμεση σχέση με τη συνολική ζήτηση προϊόντος και υπηρεσιών και αποσκοπεί στην κάλυψη των προμηθειών, της παραγωγής και της παράδοσης στον τελικό καταναλωτή. Ο σχεδιασμός της ζήτησης και του εφοδιασμού περιλαμβάνει τη διαχείριση πόρων και αποθεμάτων, τη συλλογή δεδομένων σε κάθε 14

15 στάδιο της ροής υλικών και την ευθυγράμμιση της εφοδιαστικής αλυσίδας με το χρηματοοικονομικό σχέδιο της επιχείρησης. Η δραστηριότητα της προμήθειας αποσκοπεί στην παραγωγή του ζητούμενου τελικού προϊόντος και σχετίζεται με την απόκτηση προϊόντων, που μπορεί να είναι βασικές πρώτες ύλες, υλικά συσκευασίας, ενέργεια (καύσιμα, ηλεκτρισμός) και υπηρεσίες. Η επιλογή των προμηθευτών και η αξιολόγηση της απόδοσης τους, η διαχείριση του δικτύου προμηθευτών και των αποθεμάτων, καθώς και η διαμόρφωση πολιτικής αγορών και η οργάνωση τμήματος αγορών αποτελούν τις επιμέρους διαδικασίες της προμήθειας. Κατά τη δραστηριότητα της δημιουργίας πραγματοποιείται η μετατροπή του προϊόντος στην τελική μορφή του, προκειμένου να καλυφθεί η προβλεπόμενη ή πραγματική ζήτηση. Περιλαμβάνει τις εγκαταστάσεις παραγωγής, το εργατικό δυναμικό και τις μεθόδους παραγωγής προϊόντων που εφαρμόζονται. Η δραστηριότητα της διανομής αποσκοπεί στην παροχή έτοιμων προϊόντων και υπηρεσίων και στην παράδοση τους στον πελάτη, μέσω της εξεύρεσης του άριστου τρόπου φυσικής μετακίνησης των προϊόντων. Περιλαμβάνει τις επιμέρους δραστηριότητες της διαχείρισης των παραγγελιών, της διαχείρισης των μεταφορών και της διαχείρισης της διανομής. Κατά τη διανομή συντονίζονται όλα τα βήματα διαχείρισης μιας παραγγελίας, εκδίδονται παραστατικά (τιμολόγια, φορτωτικές, κ/ά.) και ελέγχεται η αποστολή και η παραλαβή του προϊόντος στον και από τον πελάτη. Τέλος, κατά τη δραστηριότητα της επιστροφής γίνεται η επιστροφή πρώτων υλών και η παραλαβή επιστροφών τελικών προϊόντων, ελαττωματικών και μη. Σχετίζεται άμεσα με την υποστήριξη των πελατών μετά την παράδοση του προϊόντος και απαιτεί τη διαμόρφωση δικτύου επιστροφών (Stephens S., 2001). Οι πέντε κύριες δραστηριότητες που προτείνει το SCOR μοντέλο δίνονται γραφικά στο σχήμα που ακολουθεί (Σχήμα 2). 15

16 Σχήμα 2: Διαδικασίες της Εφοδιαστικής Αλυσίδας σύμφωνα με SCOR model ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2: ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΣΤΟ ΕΠΙΧΕΙΡΕΙΝ 2.1: ΟΡΙΣΜΟΣ ΚΑΙ ΣΚΟΠΟΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Τέσσερις σημαντικές αλλαγές έχουν διαφοροποιήσει το επιχειρηματικό περιβάλλον, στο οποίο καλείται να κάνει ευρεία χρήση των πληροφοριακών συστημάτων όποιος επιχειρηματικός οργανισμός στοχεύει στη βιωσιμότητα και την ανάπτυξή του. Πρώτη και πιο εμφανής αλλαγή είναι η παγκοσμιοποίηση των αγορών, η οποία συνεπάγεται την ύπαρξη διεθνών ομάδων εργασίας, τη διοίκηση και τον έλεγχο, αλλά και την αντιμετώπιση του ανταγωνισμού σε παγκόσμιες αγορές. Έπειτα, η άνοδος της οικονομίας της πληροφορίας έχει δημιουργήσει νέα προϊόντα και υπηρεσίες, με μικρότερη διάρκεια ζωής και χρονικό ανταγωνισμό, καθιστώντας τη γνώση ουσιώδες παραγωγικό και στρατηγικό περιουσιακό στοιχείο. Η σύγχρονη επιχείρηση έχει, επίσης, μετασχηματιστεί σε οργανισμό ευέλικτο και ανεξάρτητο από συγκεκριμένο τόπο, με χαμηλά έξοδα συντονισμού, λιγότερα κλιμάκια ιεραρχίας, αλλά με συνεργατική και ομαδική εργασία. Τέλος, οι βασικές επιχειρηματικές διεργασίες, οι σχέσεις με πελάτες, προμηθευτές και προσωπικό, καθώς και η διαχείριση των εταιρικών περιουσιακών στοιχείων υποστηρίζονται μέσω ψηφιακών δικτύων, 16

17 αναδύοντας τη ψηφιακή επιχείρηση, η οποία δύναται να ανιχνεύει ταχέως τις περιβαλλοντικές αλλαγές και να αποκρίνεται σε αυτές. Θεωρείται, επομένως, κρίσιμη η ενσωμάτωση των πληροφοριακών συστημάτων από τις σύγχρονες επιχειρήσεις (Laudon K., Laudon J., 2006). Από τεχνικής απόψεως, ένα πληροφοριακό σύστημα ορίζεται ως ένα σύνολο αλληλοσχετιζόμενων στοιχείων, τα οποία συλλέγουν ή ανακτούν, επεξεργάζονται, αποθηκεύουν και διανέμουν πληροφορίες που υποστηρίζουν τη λήψη αποφάσεων και τον έλεγχο σε έναν οργανισμό. Βοηθούν, επίσης, το προσωπικό στην ανάλυση προβλημάτων, στην απεικόνιση σύνθετων θεμάτων και στη δημιουργία νέων προϊόντων. Βασικό στοιχείο, λοιπόν, του ορισμού αποτελεί η πληροφορία. Όλες οι ροές πρωτογενών στοιχείων που αντιπροσωπεύουν γεγονότα που λαμβάνουν χώρα στην επιχείρηση ή στο εξωτερικό περιβάλλον αποτελούν δεδομένα, τα οποία διαμορφώνονται με τρόπο που να γίνονται κατανοητά και χρήσιμα στους ανθρώπους ώστε να αποτελέσουν πληροφορία. Είναι σημαντική η διάκριση ανάμεσα σε δεδομένα και πληροφορίες, καθώς το πληροφοριακό σύστημα είναι αυτό που από τα δεδομένα παράγει τις πληροφορίες που χρειάζεται η επιχείρηση για να λαμβάνει αποφάσεις, να ελέγχει λειτουργίες, να αναλύει προβλήματα και να σχεδιάζει νέα προϊόντα. Η παραγωγή πληροφοριών γίνεται μέσα από τις εξής τρεις δραστηριότητες του πληροφοριακού συστήματος: είσοδος, επεξεργασία, έξοδος. Η διαδικασία της εισόδου (input) περιλαμβάνει τη σύλληψη και συλλογή πρωτογενών δεδομένων από την επιχείρηση ή το εξωτερικό περιββάλλον της επιχείρησης, προκειμένου να γίνει η επεξεργασία τους στο πληροφοριακό σύστημα. Η επεξεργασία (processing) αφορά στη μετατροπή, στην κατάλληλη διαχείριση και στην ανάλυση της πρωτογενούς εισόδου σε μια πιο κατανοητή μορφή. Η διανομή των επεξεργασμένων πληροφοριών στους ανθρώπους ή στις δραστηριότητες στις οποίες θα χρησιμοποιηθούν αποτελεί την έξοδο (output). Ιδιαίτερα σημαντική είναι η λειτουργία της ανατροφοδότησης (feedback), η οποία αποτελεί την έξοδο που επιστρέφει στα αρμόδια μέλη της επιχείρησης για να τα βοηθήσει την αξιολόγηση ή τη διόρθωση της δραστηριότητας της εισόδου (Περγάμαλης Δ., 2006). Όταν το σύστημα είναι δομημένο, δηλαδή βασίζεται σε αποδεκτούς και προσδιορισμένους ορισμούς δεδομένων και διαδικασιών και λειτουργεί με προκαθορισμένους κανόνες, τότε πρόκειται για επίσημο σύστημα. Τα επίσημα συστήματα στην πλειοψηφία τους χρησιμοποιούν την τεχνολογία υλικού και λογισμικού των υπολογιστών για την επεξεργασία και τη διάδοση των πληροφοριών, 17

18 για το λόγο αυτό ονομάζονται πληροφοριακά συστήματα με υπολογιστές (computerbased). Οι ηλεκτρονικοί υπολογιστές και τα προγράμματα λογισμικού αποτελούν την τεχνική υποδομή και τα εργαλεία των σύγχρονων πληροφοριακών συτημάτων, καθώς αποτελούν τον εξοπλισμό και τις δέσμες εντολών που κατευθύνουν και ελέγχουν την επεξεργασία πληροφοριών. Ωστόσο, ο τρόπος με τον οποίο οι υπολογιστές και τα προγράμματα λειτουργούν, δηλαδή τα αρχιτεκτονικά και σχεδιαστικά τους στοιχεία, συνδέεται άρρηκτα με τη στρατηγική της επιχείρησης και τις οργανωσιακές διεργασίες που επιτελούνται σε αυτήν. Από επιχειρηματικής απόψεως, τα πληροφοριακά συστήματα αποτελούν χρήσιμο εργαλείο για τη δημιουργία οικονομικής αξίας στην επιχείρηση. Προσφέρουν μια οργανωσιακή και διοικητική λύση, με βάση την τεχνολογία πληροφοριών, σε μια πρόκληση που τίθεται από το περιβάλλον. Η συνεισφορά των πληροφοριακών συστημάτων στην εταιρική αξία καθορίζεται κυρίως από το βαθμό στον οποίο θα οδηγήσουν σε καλύτερες διευθυντικές αποφάσεις, αποτελεσματικότερες επιχειρηματικές διεργασίες και μεγαλύτερη κερδοφορία. Η απόδοση αξίας είναι δυνατόν να εκδηλωθεί με τη μορφή αύξησης της παραγωγικότητας, αύξησης των εταιρικών εσόδων ή ως μακροπρόθεσμη ανταγωνιστική τοποθέτηση της επιχείρησης σε ορισμένες αγορές. Σε κάθε περίπτωση, όμως, η επιχειρηματική οπτική γωνία δίνει έμφαση στην κατανόηση των πληροφοριακών συστημάτων, η οποία περιλαμβάνει συμπεριφορικές γνώσεις για τους οργανισμούς και τεχνικές γνώσεις για τους υπολογιστές. Με άλλα λόγια, προαπαιτεί παιδεία πληροφοριακών συστημάτων (Laudon K., Laudon J., 2006). Τα πληροφοριακά συστήματα αποτελούν τμήμα μιας σειράς δραστηριότητων προστιθέμενης αξίας για τη συγκέντρωση, το μετασχηματισμό και τη διάδοση πληροφοριών, τις οποίες αξιοποιούν τα στελέχη των επιχειρήσεων κατά τη λήψη διοικητικών και οργανωσιακών αποφάσεων. Πιο αναλυτικά, οι δραστηριότητες επεξεργασίας πληροφοριών (είσοδος δεδομένων, μετασχηματισμός σε επιχειρηματικά συστήματα, διάδοση) εφαρμόζονται στις επιχειρηματικές διεργασίες και στις διευθυντικές δραστηριότητες. Οι μεν επιχειρηματικές διεργασίες αφορούν τη διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας, την επιχειρησιακή διαχείριση και τη διαχείριση πελατών και γνώσεων, ενώ οι διευθυντικές δραστηριότητες περιλαμβάνουν το σχεδιασμό, το συντονισμό, τον έλεγχο και τη μοντελοποίηση των αποφάσεων. Απώτερος σκοπός αυτής της αλυσίδας πληροφοριών αποτελεί η 18

19 κερδοφορία και η απόκτηση στρατηγικής θέσης για την επιχείρηση, όπως απεικονίζεται στη σχήμα που ακολουθεί (Σχήμα 3) (Περγάμαλης Δ., 2006). Σχήμα 3: Η αλυσίδα αξίας των πληροφοριών σε μια επιχείρηση Στην πράξη, οι καθημερινές λειτουργίες και η στρατηγική του οργανισμού καθοδηγούνται από τα πληροφοριακά συστήματα. Ισχυροί υπολογιστές, λογισμικό και δίκτυα, έχουν συνδράμει στην ευελιξία των οργανισμών, στο διαχωρισμό της εργασίας από τον τόπο, στην κατάργηση επιπέδων διοίκησης και στην αναδιάρθρωσης της ροής εργασίας. Καθώς παρέχουν εργαλεία για ακριβή προγραμματισμό, πρόγνωση και παρακολούθηση της επιχείρησης, τα πληροφοριακά συστήματα, σε τελική ανάλυση, ενισχύουν την αποτελεσματική λειτουργία των επιχειρήσεων. Η μεγάλη χρησιμότητα των πληροφοριακών συστημάτων, που οφείλεται στο γεγονός ότι αποτελούν τη δομή, την κουλτούρα και τη ροή πρότυπων διαδικασιών λειτουργίας του κάθε οργανισμού, επιβεβαιώνεται από την εδραίωσή τους στους επιχειρηματικούς οργανισμούς. Ως μηχανισμοί οργανωσιακής αλλαγής και δημιουργίας αξίας, τα πληροφοριακά συστήματα επιτρέπουν την επαναχάραξη των συνόρων των επιχειρήσεων. Επιπλέον, αποτελούν ισχυρό εργαλείο στη διάθεση των 19

20 ανώτερων διοικητικών στελεχών, τα οποία θέτουν τις πληροφορίες που λαμβάνουν στην αποστολή της επίλυσης προβλημάτων και της χάραξης της εταιρικής στρατηγικής. Επομένως, τα πληροφοριακά συστήματα αφενός αντανακλούν τις διευθυντικές αποφάσεις και αφετέρου χρησιμεύουν ως όργανα για αλλαγή της διοικητικής διεργασίας. Η αποτελεσματικότητα τους ενισχύεται εφόσον συνοδεύονται από επικουρικά στοιχεία ενεργητικού, όπως οι νέες επιχειρηματικές διεργασίες, η οργανωσιακή κουλτούρα ή η στελεχική συμπεριφορά ^αυάοη Κ., Laudon 1, 2006). 2.2: ΤΥΠΟΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Η ύπαρξη διαφορετικών ειδών πληροφοριακών συστημάτων οφείλεται στο γεγονός ότι μέσα σε μια επιχείρηση υπάρχουν διαφορετικά επίπεδα και ειδικότητες. Οι οργανισμοί μπορούν να διαιρεθούν αφενός σε στρατηγικό, διοικητικό και εκτελεστικό επίπεδο, και αφετέρου στους εξής λειτουργικούς τομείς: πωλήσεις και μάρκετινγκ, κατασκευή και παραγωγή, χρηματοοικονομικά και λογιστήριο, και ανθρώπινοι πόροι. Κατά συνέπεια, τα πληροφοριακά συστήματα διαμορφώνονται με τρόπο που εξυπηρετούν όλα αυτά τα επίπεδα και τις λειτουργίες, όπως απεικόνιζεται στο ακόλουθο σχήμα (Σχήμα 4). 20

21 Από το Σχήμα 4 προκύπτουν τρία βασικά είδη πληροφοριακών συστημάτων. Πρώτα, τα συστήματα εκτελεστικού επιπέδου, τα οποία εξυπηρετούν τα εκτελεστικά στελέχη της επιχείρησης στην παρακολούθηση των τρεχόντων θεμάτων, των στοιχειωδών δραστηριοτήτων και συναλλαγών, όπως πωλήσεις, εισπράξεις, καταθέσεις, μισθοδοσία, ροή υλικών και πιστωτικές αποφάσεις. Χαρακτηριστικό παράδειγμα αυτού του τύπου συστήματος αποτελούν τα ΑΤΜ (Αυτόματες Ταμειολογιστικές Μηχανές) που καταγράφουν καθημερινές καταθέσεις και αναλήψεις σε και από τραπεζικούς λογαριασμούς. Έπειτα, τα συστήματα διοικητικού επιπέδου προορίζονται στο να εξυπηρετούν τις δραστηριότητες των μεσαίων στελεχών της επιχείρησης, μεταξύ των οποίων περιλαμβάνονται η παρακολούθηση, ο έλεγχος, η λήψη αποφάσεων και ορισμένες διοικητικές αρμοδιότητες. Τα εν λόγω συστήματα εκδίδουν περιοδικές αναφορές, αντί για άμεσες εκτελεστικές πληροφορίες, και συχνά υποστηρίζουν τη λήψη αποφάσεων για μη τρέχοντα θέματα και εστιάζουν σε λιγότερο δομημένες αποφάσεις. Καλούνται δηλαδή να απαντήσουν σε ερωτήματα του τύπου «τι θα συμβεί εάν». Τα συστήματα στρατηγικού επιπέδου είναι αυτά που εξυπηρετούν τα ανώτερα στελέχη του οργανισμού στην αντιμετώπιση και στη διερεύνηση στρατηγικών θεμάτων και μακροπρόθεσμων τάσεων εντός και εκτός της επιχείρησης. Τα συστήματα αυτά ως επί το πλείστον αντιστοιχίζουν τις αλλαγές στο εξωτερικό περιβάλλον με τις υφιστάμενες δυνατότητες του οργανισμού και συνδράμουν στο μακροχρόνιο σχεδιασμό των δραστηριότητων της επιχείρησης. Αυτά τα τρία είδη πληροφοριακών συστημάτων υπάρχουν σε κάθε λειτουργικό επίπεδο, δηλαδή σε κάθε έναν από τους τέσσερις λειτουργικούς τομείς. Για παράδειγμα, η λειτουργία των πωλήσεων διαθέτει ένα σύστημα εκτελεστικού επιπέδου για την καταγραφή των ημερήσιων πωλήσεων και την διεκπεραίωση των παραγγελιών. Διαθέτει, επίσης, ένα πληροφοριακό σύστημα διοικητικού επιπέδου για την παρακολούθηση των μηνιαίων πωλήσεων κατά περιοχή και έκδοση αναφορών για τη σύγκριση πραγματικών με προβλεπόμενων πωλήσεων. Τέλος, διαθέτει κι ένα πληροφοριακό σύστημα στρατηγικού επιπέδου για την εκτίμηση προβλέψεων σε μεσοπρόθεσμο ή μακροπρόθεσμο ορίζοντα (Laudon K., Laudon J., 2006). Στους σύγχρονους οργανισμούς υπάρχουν τέσσερις βασικοί τύποι πληροφοριακών συστημάτων: τα συστήματα επεξεργασίας συναλλαγών (TPS) σε εκτελεστικό επίπεδο, τα συστήματα υποστήριξης αποφάσεων (DSS) και τα πληροφοριακά συστήματα διοίκησης (MIS) σε διοικητικό επίπεδο, και τα συστήματα υποστήριξης 21

22 διοίκησης (ESS) σε στρατηγικό επίπεδο. Τα συστήματα σε κάθε οργανωσιακό επίπεδο εξυπηρετούν κάθε κύριο λειτουργικό τομέα. Τα συστήματα επεξεργασίας συναλλαγών αποτελούν μηχανογραφημένα συστήματα, τα οποία καταγράφουν και εκτελούν τις τρέχουσες καθημερινές συναλλαγές που απαιτούνται για τη διεξαγωγή ορισμένης δραστηριότητας. Εξυπηρετούν το εκτελεστικό επίπεδο του οργανισμού και αφορούν προκαθορισμένους και δομημένους στόχους και εργασίες, καθώς χρειάζονται για την παρακολούθηση των εσωτερικών λειτουργιών και των σχέσεων του οργανισμού με το εξωτερικό περιβάλλον. Τα συστήματα αυτά αποτελούν τις κύριες πηγές πληροφόρησης για τους άλλους τύπους πληροφοριακών συστημάτων, για το λόγο αυτό είναι κεφαλαιώδη για τη λειτουργία της επιχείρησης. Τα πληροφοριακά συστήματα διοίκησης αφορούν το διοικητικό επίπεδο οργάνωσης της επιχείρησης και εξυπηρετούν τις λειτουργίες προγραμματισμού, ελέγχου και λήψης αποφάσεων με την έκδοση αναφορών επίδοσης και αναφορών απόκλισης. Συνήθως, είναι προσανατολισμένα αποκλειστικά σε εσωτερικά γεγονότα, αναφέρουν στοιχεία για τις βασικές επιχειρησιακές δραστηριότητες και βασίζονται στα δεδομένα των βασικών συναλλαγών από τα συστήματα επεξεργασίας συναλλαγών. Σε διοικητικό επιχειρησιακό επίπεδο υπάρχουν, επίσης, τα συστήματα υποστήριξης αποφάσεων, τα οποία συνδυάζουν δεδομένα και εξελιγμένα αναλυτικά μοντέλα ή εργαλεία ανάλυσης δεδομένων για να υποστηρίζουν τη λήψη ημιδομημένων ή αδόμητων αποφάσεων. Υποστηρίζουν τα ανώτερα στελέχη στη λήψη αποφάσεων για θέματα μοναδικά, ταχέως μεταβαλλόμενα και δύσκολα προσδιορίσιμα εκ των προτέρων. Για το λόγο αυτό, είναι σχεδιασμένα με τρόπο φιλικό προς το χρήστη, συχνά είναι αλληλεπιδραστικά και επιτρέπουν στο χρήστη να θέτει νέα ερωτήματα ή να συμπεριλαμβάνει νέα δεδομένα. Στο ανώτερο οργανωσιακό επίπεδο της επιχείρησης, στο στρατηγικό, τα ανώτερα στελέχη χρησιμοποιούν τα συστήματα υποστήριξης διοίκησης, τα οποία είναι σχεδιασμένα να αντιμετωπίζουν τη μη δομημένη λήψη αποφάσεων με τη βοήθεια προηγμένων γραφικών και επικοινωνιών. Δημιουργούν ένα γενικευμένο υπολογιστικό περιβάλλον, το οποίο προσαρμόζεται σε μια μεταβαλλόμενη σειρά προβλημάτων που χρειάζονται κρίση και διαίσθηση. Τα συστήματα αυτά είναι αποδέκτες δεδομένων από τα συστήματα κατώτερου οργανωσιακού επιπέδου (Laudon K., Laudon J., 2006). 22

23 Στον ακόλουθο πίνακα (Πίνακας 1), παρουσιάζονται συνήθη παραδείγματα συστημάτων TPS, DSS, MIS ΚΑΙ ESS, ανάλογα με την επιχειρηματική λειτουργία που υποστηρίζει το καθένα. ΤΥΠΟΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Συστήματα Επεξεργασίας Συναλλαγώ ν Συστήματα Υ ποστήριξης Αποφάσεω ν Π ληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης Συστήματα υποστήριξης Διοίκησης ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΙ ΤΟΜΕΙΣ Πωλήσεις & M arketing Κ ατασκευή & Παραγωγή Χρηματοοικονομικά & Λογιστήριο Α νθρώ πινοι Π όροι Επεξεργασία Π αραγγελιών Έ λεγχος Διακίνησης Υ λικών Μ ισθοδοσία, Π ληρωτέοι Λ ογ/σμοι Τήρηση αρχείων Π ροσωπικού Ανάλυση Περιοχών Πωλήσεων Χ ρονοπρογραμματισμός Π αραγωγής Ανάλυση Κ ερδοφορίας Ανάλυση Κ όστους Συμβάσεων Διαχείριση πωλήσεων Έ λεγχος αποθεμάτων Κατάρτιση Ετήσιου Π ροϋπολογισμού Έ λεγχος Κ όστους Μ ετεγκατάστασης Πρόβλεψη Τάσης Πωλήσεων Επιχειρησιακό Π ρόγραμμα Π ρογραμματισμός Κερδών Π ρογραμματισμός Προσωπικού Πίνακας 1: Οι Τέσσερις Κύριοι Τύποι Πληροφοριακών Συστημάτων Από τον Πίνακα 1, προκύπτει ο διαχωρισμός των πληροφοριακών συστημάτων σε τέσσερις τύπους, από λειτουργική σκοπιά. Πρώτα, διακρίνονται τα συστήματα πωλήσεων και marketing, τα οποία βοηθούν την εταιρεία να εντοπίζει πελάτες, να αναπτύσσει προϊόντα και υπηρεσίες που ικανοποιούν τις ανάγκες τους, να προωθεί αυτά τα προϊόντα και τις υπηρεσίες στην αγορά και να παρέχει συνεχή υποστήριξη στους πελάτες της. Ο δεύτερος τύπος πληροφοριακών συστημάτων από λειτουργική σκοπιά είναι τα συστήματα κατασκευής και παραγωγής, τα οποία ασχολούνται με τον προγραμματισμό, τη δημιουργία και την παραγωγή προϊόντων και υπηρεσιών, καθώς και με τον έλεγχο της ροής της παραγωγής. Τέλος, τα συστήματα χρηματοοικονομικής διαχείρισης και λογιστηρίου παρακολουθούν τα οικονομικά στοιχεία και τις χρηματικές ροές της επιχείρησης, ενώ τα συστήματα ανθρωπίνων πόρων είναι επιφορτισμένα με την τήρηση αρχείων προσωπικού, την παρακολούθηση των δεξιοτήτων, της απόδοσης και της εκπαίδευσης του προσωπικού και υποστηρίζουν, επίσης, το προγραμματισμό των αμοιβών και την εξέλιξη της σταδιοδρομίας τους. Εκτός από την επιχειρηματική δραστηριότητα που υποστηρίζουν και το είδος υποστήριξης που προσφέρουν, τα πληροφοριακά συστήματα διακρίνονται ακόμη 23

24 ανάλογα με την αρχιτεκτονική τους σε κύριους υπολογιστές, προσωπικούς υπολογιστές και κατανεμημένα συστήματα. Ορίζονται, επίσης, οι εξής τρεις τύποι πληροφοριακών συστημάτων με βάση το υποσύστημα που στηρίζουν: συστήματα για τα τμήματα της επιχείρησης, συστήματα για όλη την επιχείρηση και διεπιχειριματικά συστήματα. Αυτό το τελευταίο κριτήριο ακολουθεί την ιεραρχική δομή των σύγχρονων επιχειρήσεων για την οργάνωση των πληροφοριακών συστημάτων. Τα πιο γνωστά πληροφοριακά συστήματα είναι τα ERP (Enterprise Resource Planning), καθώς έχουν υιοθετηθεί από το σύνολο σχεδόν των σύγχρονων επιχειρήσεων. Ένα πληροφοριακό σύστημα αυτής της κατηγορίας αποτελεί μία ακολουθία από άμεσα υλοποιήσιμα πακέτα εφαρμογών, που καλύπτουν όλες τις λειτουργίες μίας επιχείρησης και διαθέτουν την ευελιξία που απαιτεί η δυναμική προσαρμογή τους στις απαιτήσεις και τις μεταβολές που της συμβαίνουν. Παρέχει, με τον τρόπο αυτό, ολοκληρωμένες πληροφοριακές λύσεις για την αποδοτικότερη διαχείριση και τον καλύτερο προγραμματισμό των πόρων και δίνει τη δυνατότητα στην επιχείρηση να λειτουργήσει συντονισμένα ως ενιαίο σύνολο, καθοδηγούμενη από τις πληροφορίες που δέχεται από το εσωτερικό και εξωτερικό της περιβάλλον. Τα συστήματα ERP δημιουργήθηκαν για τη βελτίωση της ποιότητας των παρεχόμενων προϊόντων και υπηρεσιών, τη μείωση του συνολικού κόστους διαχείρισης της εφοδιαστικής αλυσίδας, τον περιορισμό του χρόνου παραγωγής, την ικανοποίηση των πελατών και τη βέλτιστη διαχείριση των αποθεμάτων (Simchi-Levi, Kaminsky, 2003). Ένα σύστημα ERP λειτουργεί σε τρία βασικά επίπεδα. Καταρχάς, λειτουργεί σε επίπεδο του σχεδιασμού, το οποίο περιλαμβάνει το σχεδιασμό της εφοδιαστικής αλυσίδας, το σχεδιασμό παραγωγής και άλλες διαδικασίες σχεδιασμού. Στο επίπεδο της εκτέλεσης, λειτουργεί σε στοιχεία όπως τα συστήματα παραγωγής, η διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας (αποθήκες, παραγγελίες και μεταφορές) και η διαχείριση ανθρωπίνων πόρων. Έπειτα, στο επίπεδο της ανάλυσης λειτουργεί επί διαδικασιών όπως η κοστολόγηση, τα χρηματοοικονομικά, οι προϋπολογισμοί και η ανάλυση πωλήσεων. Οι λόγοι της ευρείας ενσωμάτωσης των συστημάτων ERP στις επιχειρήσεις είναι η υψηλή ποιότητα εφαρμογών που περιλαμβάνουν, οι οργανωμένες διαδικασίες και λειτουργίες που υπηρετούν, η υψηλή παραγωγικότητα κατά τη διάρκεια υλοποίησης και συντήρησης τους, καθώς και η ολοκληρωμένη και προγραμματιζόμενη αξιοποίηση των πόρων της επιχείρησης. Διευκολύνουν, επίσης, την οργάνωση του 24

25 Ελληνικού Λογιστικού Σχεδίου, με σκοπό την ελαχιστοποίηση των λαθών εκ μέρους των χρηστών και τη μεγιστοποίηση της ασφάλειας. Παράλληλα, παρακολουθούν τα πραγματικά δεδομένα παραγωγής και διανομών και μεταφράζουν τα κύρια προγράμματα των παραπάνω τομέων σε επιμέρους αναλυτικά προγράμματα, για τα οποία ενημερώνουν τα υπόλοιπα συστήματα της επιχείρησης. Λόγω αυτών των πλεονεκτημάτων τους, τα συστήματα ERP συναντώνται σε πολύ μεγάλο αριθμό επιχειρήσεων. Ανεξάρτητα από τον τύπο τους, η ύπαρξη και η λειτουργία πληροφοριακών συστημάτων είναι αυτονόητη για κάθε σύγχρονη επιχείρηση, καθώς παρέχουν στις επιχειρήσεις πολλά οφέλη και υπηρεσίες. Η ταχύτατη και ακριβής επεξεργασία δεδομένων, η μεγάλη αποθηκευτική ικανότητα και η ταχύτατη επικοινωνία μεταξύ τοποθεσιών είναι τα στοιχεία των πληροφοριακών συστημάτων που επιτρέπουν τον καλύτερο συντονισμό ατόμων και τμημάτων, την υποστήριξη αποφάσεων, την αυτοματοποίηση και τη βελτίωση της ροής των εργασιών και, εν τέλει, την αύξηση της αποτελεσματικότητας του οργανισμού. Ωστόσο, η ανάπτυξη και η ενσωμάτωσή τους θα πρέπει να ανταποκρίνεται στις ανάγκες της κάθε επιχείρησης. Είναι απαραίτητο τα πληροφοριακά συστήματα να είναι αξιόπιστα και ασφαλή, αλλά και εύχρηστα και φιλικά προς τους χρήστες τους, παρόλη την πολυπλοκότητα και συνεχή εξέλιξή τους. Τέλος, σημαντική παράμετρο αποτελεί η συμβατότητά τους με τα υπόλοιπα πληροφοριακά συστήματα της επιχείρησης, ώστε να μπορούν να συνεργαστούν μεταξύ τους όταν απαιτείται. ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3: ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΚΑΙ ΕΦΟΔΙΑΣΤΙΚΗ ΑΛΥΣΙΔΑ Στα πλαίσια της οργάνωσης και της λειτουργίας κάθε οργανισμού, υπάρχουν σύνολα δραστηριοτήτων με συγκεκριμένες ροές εργασιών, υλικών και πληροφοριών, στις οποίες συντονίζεται, οργανώνεται και εστιάζεται η εργασία με στόχο την παραγωγή προϊόντος ή την παροχή υπηρεσίας. Αυτές οι επιχειρηματικές διεργασίες είναι μοναδικά καθορισμένες σε κάθε επιχείρηση, ανάλογα με τις ανάγκες και τη στρατηγική της, και βρίσκονται στο επίκεντρο των διοικούντων, καθώς αυτές καθορίζουν το βαθμό επιτυχίας ή αποτυχίας των επιχειρηματικών στόχων. Καθώς οι επιχειρηματικές διεργασίες περιλαμβάνουν και τη ροή πληροφοριών, είναι επόμενο 25

26 ότι τα πληροφοριακά συστήματα μπορούν να βοηθήσουν στην αύξηση της αποτελεσματικότητας των οργανισμών, μέσω της αυτοματοποίησης των διεργασιών αυτών ή βοηθώντας στον επανασχεδιασμό και στον εξορθολογισμό τους. Έτσι, οι επιχειρήσεις εστιάζουν στην προώθηση των προϊόντων τους και στην εξυπηρέτηση των πελατών τους, αυξάνοντας την ανταγωνιστικότητά τους. Οι σύγχρονες επιχειρήσεις διαπιστώνουν ότι μπορούν να αυξήσουν την ευελιξία τους, εφόσον ολοκληρώσουν τις επιχειρηματικές διεργασίες με τρόπο που να εστιάζουν στην αποτελεσματική διαχείριση πόρων και πελατών. Η διαπίστωση αυτή έχει οδηγήσει στην ανάπτυξη επιχειρησιακών εφαρμογών, σχεδιασμένων για να υποστηρίζουν και να συντονίζουν τις διεργασίες σε επίπεδο ολόκληρης της επιχείρησης. Μεταξύ αυτών των επιχειρησιακών εφαρμογών ανήκουν τα επιχειρησιακά συστήματα, τα συστήματα διαχείρισης των σχέσεων με τους πελάτες και τα συστήματα διαχείρισης γνώσεων. Η επιχειρησιακή εφαρμογή, ωστόσο, που άπτεται του ενδιαφέροντος της παρούσας μελέτης, είναι τα συστήματα διαχείρισης της εφοδιαστικής αλυσίδας (Laudon K., Laudon J., 2006). 3.1: ΕΝΣΩΜΑΤΩΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΣΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΗΣ ΕΦΟΔΙΑΣΤΙΚΗΣ ΑΛΥΣΙΔΑΣ Τα συστήματα διαχείρισης εφοδιαστικής αλυσίδας αποτελούν συστήματα που αυτοματοποιούν τη ροή πληροφοριών μεταξύ της επιχείρησης και των προμηθευτών της, με σκοπό τον προγραμματισμό, την αναζήτηση και επιλογή προμηθευτών, την παραγωγή και την παράδοση προϊόντων και υπηρεσιών με τον πλέον βέλτιστο τρόπο. Τα πληροφοριακά συστήματα κάνουν ευκολότερη και πιο αποτελεσματική τη διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας, καθώς διευκολύνουν αυτούς που τη διαχειρίζονται σε μια σειρά από σημαντικές δραστηριότητες, όπως: Λήψη αποφάσεων για το τι και πότε θα παραχθεί, θα αποθηκευτεί και θα διακινηθεί, Γρήγορη διαβίβαση των παραγγελιών, Παρακολούθηση της κατάστασης των παραγγελιών, Έλεγχος της διαθεσιμότητας και του επιπέδου αποθεμάτων ανά πάσα χρονική στιγμή, Μείωση του κόστους διατήρησης αποθεμάτων, μεταφοράς και αποθήκευσης, Παρακολούθηση των αποστολών προϊόντων (track & trace), 26

27 Προγραμματισμός της παραγωγής με βάση την πραγματική ζήτηση, Άμεση επικοινωνία για τις αλλαγές στο σχεδιασμό των προϊόντων. Η επιτυχής διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας απαιτεί την άριστη επικοινωνία και συνεργασία μεταξύ όλων των μελών της. Αυτά θα πρέπει να μπορούν να συνεργάζονται για τον ίδιο σκοπό και να επανασχεδιάζουν ορισμένες επιχειρηματικές διεργασίες, ώστε να συντονίζουν καλύτερα τις δραστηριότητές τους. Οι σύγχρονες επιχειρήσεις έχουν επεκτείνει τα συστήματα διαχείρισης εφοδιαστικής αλυσίδας, με τρόπο που να επιτρέπει τη στενότερη συνεργασία τους με πελάτες, προμηθευτές και άλλους συνεργάτες. Έχουν δημιουργηθεί για το σκοπό αυτό κοινόχρηστα συστήματα και επιχειρηματικές διεργασίες που βελτιστοποιούν την αξία των σχέσεων μεταξύ των κρίκων της εφοδιαστικής αλυσίδας. Αυτές οι νέες συνεργατικές σχέσεις βελτιώνουν τον προγραμματισμό, την παραγωγή και τη διανομή προϊόντων και υπηρεσιών και πραγματοποιούνται μέσω ψηφιακών τεχνολογιών. Η δυνατότητα που δίνεται στις σύγχρονες εταιρίες να σχεδιάζουν, να αναπτύσσουν και να διαχειρίζονται σε συνεργατική βάση προϊόντα σε όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής τους περιγράφεται από τον όρο συνεργατικό εμπόριο. Με το συνεργατικό εμπόριο, οι οργανισμοί ενοποιούν τα πληροφοριακά συστήματά τους με αυτά των συνεργατών τους, με σκοπό να συντονίζουν την πρόβλεψη της ζήτησης, τον προγραμματισμό των πόρων, τον προγραμματισμό της παραγωγής, την αναπλήρωση των αποθεμάτων, την αποθήκευση και άλλες δραστηριότητες που συναποτελούν την εφοδιαστική αλυσίδα. Όπως δείχνει και το ακόλουθο σχήμα (Σχήμα 5), η συνεργατική κοινότητα κάνει χρήση κοινόχρηστων δεδομένων και διεργασιών, που αποτελούν εσωτερικό κτήμα της επιχείρησης στα παραδοσιακά συστήματα διαχείρισης της εφοδιαστικής αλυσίδας. Στα σύγχρονα (συνεργατικά) συστήματα, οι ψηφιακά υποβοηθούμενες συνεργατικές αλληλεπιδράσεις αποτελούν χρήσιμα εργαλεία για την επίτευξη νέων επιπέδων αποτελεσματικότητας, με μείωση του κύκλου σχεδιασμού των προϊόντων, ελαχιστοποίηση των πλεοναζόντων αποθεμάτων και ακριβή πρόβλεψη της ζήτησης (Tractinsky Ν., 8 ΐ^ α Ό.Ι., 1995). 27