14PROC

Transcript

1 Ειδικός Λογαριασμός - Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης Συγκρότημα Πολυτεχνικής Σχολής Βασ. Σοφίας 12, T.K Ξάνθη Tηλ: , Fax: PROC ΑΝΑΡΤΗΤΕΑ ΣΤΟ ΔΙΑΔΙΚΤΥΟ Ξάνθη, Aριθ. πρωτ.: 788 Αρ. Διακήρυξης: 1/2013 Δ I A K H P Y Ξ H Δημόσιου Ανοικτού Διαγωνισμού για την «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» του Υποέργο 1 «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» στα πλαίσια υλοποίησης της ενταγμένης στο Ε.Π. "Ψηφιακή Σύγκλιση" (ΕΣΠΑ) Πράξης «Ανάπτυξη Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης» {Κ.Ε (80800)} ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ ΚΡΙΤΗΡΙΟ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΘΕΙΣΑ ΔΑΠΑΝΗ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΚΑΙ ΩΡΑ ΑΠΟΣΦΡΑΓΙΣΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ (Διενέργεια Διαγωνισμού) ΤΟΠΟΣ ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑΣ «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» Oικονομικά συμφερότερη προσφορά Ογδόντα επτά χιλιάδες,οχτακόσια τέσσερα ευρώ και ογδόντα οκτώ λεπτά (87.804,88 ) χωρίς ΦΠΑ 04/03/2013 ημέρα Δευτέρα και ώρα 09:30 π.μ. Υπολογιστικό Κέντρο Κέντρο Διαχείρισης Δικτύων, Συγκρότημα Πολυτεχνικής Σχολής του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης, Βασ. Σοφίας 12, 1 ος όροφος, Ξάνθη.

2 Ημερομηνία δημοσίευσης στο Εθνικό Τυπογραφείο (Τεύχος Δημοσίων Συμβάσεων) Ημερομηνία δημοσίευσης στον Ελληνικό Τύπο & Η περίληψη και η αναλυτική διακήρυξη του διαγωνισμού διατίθεται δωρεάν από την ιστοσελίδα του Ειδικού Λογαριασμού στο δικτυακό τόπο Ο Ειδικός Λογαριασμός του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης, ενεργώντας ως Αναθέτουσα Αρχή, για την υλοποίηση του υποέργου 1 «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» της Πράξης «Ανάπτυξη Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης» [K.E (80800) και MIS ], που είναι ενταγμένη στο Ε.Π. "Ψηφιακή Σύγκλιση" του ΕΣΠΑ και συγχρηματοδοτείται από το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης και Εθνικούς Πόρους (ΣΑΕ 2011ΣΕ ), προκηρύσσει Δημόσιο Ανοιχτό Διαγωνισμό, προϋπολογισμού δαπάνης, ογδόντα επτά χιλιάδων,οκτακοσίων τέσσερα ευρώ και ογδόντα οκτώ λεπτών (87.804,88 ) χωρίς ΦΠΑ, με κριτήριο κατακύρωσης την Oικονομικά συμφερότερη προσφορά και αντικείμενο την «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» έχοντας υπόψη: το Νόμο 3614/2007 «Διαχείριση, έλεγχος και εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την Προγραμματική Περίοδο » (ΦΕΚ 267/Α/ ), όπως τροποποιήθηκε και ισχύει με τον Ν. 3840/2010 (ΦΕΚ53/ ) «Αποκέντρωση, απλοποίηση και ενίσχυση της αποτελεσματικότητας των διαδικασιών του Εθνικού Στρατηγικού Πλαισίου Αναφοράς (ΕΣΠΑ) και άλλες διατάξεις» και ισχύει. το Π.Δ. 118/2007 «Κανονισμός Προμηθειών Δημοσίου» (ΦΕΚ 150/Α/ ), όπως εν προκειμένου και σύμφωνα με την φύση του έργου δύναται να ισχύει αναλογικά ή συμπληρωματικά και κατά το μέρος που δεν αντίκειται στις διατάξεις του ΠΔ 60/2007 και όπου στην παρούσα γίνεται ρητή αναφορά στα άρθρα του. το Ν.2286/1995 Περί Προμηθειών του Δημοσίου Τομέα και ρυθμίσεις συναφών θεμάτων το Ν.2362/1995 Περί Δημοσίου Λογιστικού, ελέγχου των δαπανών του κράτους και άλλες διατάξεις όπως αυτός ισχύει σήμερα του Ν.2198/94 (αρθ. 24) «Παρακράτηση φόρου εισοδήματος» (ΦΕΚ 43/Α/ ) του Ν.2842/00 περί λήψης συμπληρωματικών μέτρων για την εφαρμογή των κανονισμών του Συμβουλίου, όπως ισχύουν σχετικά με την εισαγωγή του ΕΥΡ' καθώς και της Κ.Υ.Α. αριθ. Ζ-288 και Ζ-412 περί εφαρμογής του Την υπ αριθμόν 117/ γνωμοδότηση του Νομικού Συμβουλίου του Κράτους του Ν.2690/99 κυρώσεις του κώδικα διοικητικής διαδικασίας και άλλες διατάξεις την Αρ /808/0026 (ΦΕΚ 433/Β/96) Υπουργική Απόφαση «Καθορισμός του επιτοκίου των προκαταβολών που δίδονται από το Δημόσιο για προμήθεια προϊόντων, παροχή υπηρεσιών ή εκτέλεση έργων» του Ν.3021/02 (ΦΕΚ 143/Α/ ) περί υπαγωγής της σύμβασης που θα συναφθεί στη διαδικασία διασταύρωσης στοιχείων που προβλέπεται από το άρθρο 4 αυτού. Την Υπουργική Απόφαση ΚΑ/679/ (Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Ιδρύματα της χώρας). Το Π.Δ 432/81 περί συστάσεων Ειδικών Λογαριασμών Αξιοποιήσεως κονδυλίων για εκτέλεση ερευνητικών έργωνστα στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας, όπως

3 τροποποιήθηκε από την ΚΥΑ Β1/819/ (Φ.Ε.Κ. Β 950/ ) και την ΚΑ/679/ΦΕΚ 826/Β Του Ν. 3549/2007 (ΦΕΚ 69/ τ.α) "Περί της δομής και λειτουργίας των A.E.I." την Υπουργική Απόφαση Συστήματος Διαχείρισης (ΦΕΚ Β 540/ , αρ. πρωτ /ΕΥΣ1749/ ), όπως τροποποιηθείσα ισχύει με την υπ' αριθ. πρωτ /ΕΥΘΥ 2041/09 (ΦΕΚ 1957/Β/ ) και την αριθ. πρωτ /ΕΥΘΥ 1212/2010 (ΦΕΚ 1088/Β/2010). Tου Ν.3548/2007 περί «Καταχώρηση δημοσιεύσεων των φορέων του Δημοσίου στο νομαρχιακό και τοπικό Τύπο και άλλες διατάξεις», όπως αυτός ισχύει σήμερα. Τις σχετικές Αποφάσεις της Επιτροπής Ερευνών του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης Ειδικός Λογαριασμός Τις σχετικές διατάξεις του Οδηγού Χρηματοδότησης και του Οδηγού Προμηθειών του Ειδικού Λογαριασμού του Δ.Π.Θ Την με αριθμ. πρωτ /ΨΣ9579-Α2/ απόφαση ένταξης της Πράξης «Ανάπτυξη Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης», με κωδικό MIS , στο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση». Tην απόφαση που λήφθηκε στην υπ αριθμ.48/ συνεδρίαση του Ειδικού Επταμελούς Οργάνου της Επιτροπής Ερευνών του Δ.Π.Θ. περί Αποδοχής της διαχείρισης της Πράξης «Ανάπτυξη Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης», με K.E.2095 (80800) και κωδικό MIS Την απόφαση που ελήφθη στην υπ αριθμ.50/ συνεδρίαση του Ειδικού Επταμελούς Οργάνου της Επιτροπής Ερευνών του Δ.Π.Θ., που αφορά στην έγκριση διενέργειας του παρόντος πρόχειρου διαγωνισμού, στα πλαίσια της Πράξης «Α2-Ανάπτυξη Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης» στον Αξονα Προτεραιότητας «02 ΤΠΕ και βελτίωση της ποιότητας ζωής», του Ε.Π. «Ψηφιακή Σύγκλιση», για το υποέργο 1 «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας», με επιστημονικό υπεύθυνο τον αναπληρωτή Καθηγητή κ. Δημήτριο Γεωργίου, αφού προηγουμένως τεθεί σε Δημόσια Διαβούλευση το σχέδιο διακήρυξής του. Την έγκριση με εξουσιοδότηση από τον Πρόεδρο της Ε.Ε. (Α.Π.6206/ ), των μελών των επιτροπών διενέργειας διαγωνισμού αξιολόγησης προσφορών και παραλαβής, κατόπιν κληρώσεως (Ν.4024/2011, άρθρο 26). την υπ.αριθμ /ΨΣ2302-Β / Σύμφωνη Γνώμη της Ε.Υ.Δ. Ε.Π. «Ψηφιακής Σύγκλισης» για την συγκεκριμένη προκήρυξη. Ο Διαγωνισμός που διέπεται από την ισχύουσα Κοινοτική και Εθνική Νομοθεσία και ιδιαίτερα από το νομικό και θεσμικό πλαίσιο που οριοθετείτε σύμφωνα με τα παραπάνω, θα διενεργηθεί από την Επιτροπή Διενέργειας του Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών στις 4 Μαρτίου 2013 ημέρα Δευτέρα και ώρα 09:30 π.μ. στο Υπολογιστικό Κέντρο Κέντρο Διαχείρισης Δικτύων, Συγκρότημα Πολυτεχνικής Σχολής του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης, Βασ. Σοφίας 12, Ξάνθη. Οι έγγραφες προσφορές (σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στη λεπτομερή Διακήρυξη) θα πρέπει να κατατίθενται με οποιονδήποτε τρόπο, αρκεί αυτές να περιέλθουν στο Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης-Ειδικός Λογαριασμός, Συγκρότημα Πολυτεχνικής Σχολής, Βασ. Σοφίας 12, ΤΚ 67100, Ξάνθη, Κτίριο 4, 1 ος όροφος (Γραφείο Πρωτοκόλλου), το αργότερο μέχρι τις 04/03/2013 και ώρα 09:00 π.μ. Οι Προσφορές κατά την παραλαβή τους πρωτοκολλούνται και σε κάθε φάκελο σημειώνεται ο αριθμός πρωτοκόλλου, η ημερομηνία και η ώρα καταχώρησης.

4 Προσφορές που θα υποβληθούν εκπρόθεσμα, δε λαμβάνονται υπόψη και επιστρέφονται χωρίς να αποσφραγιστούν. Με την υποβολή της προσφοράς θεωρείται ότι ο διαγωνιζόμενος αποδέχεται ανεπιφύλακτα τους όρους της παρούσας διακήρυξης. Οι υποβαλλόμενες στο διαγωνισμό αυτό προσφορές, ισχύουν και δεσμεύουν τους συμμετέχοντες για έξι μήνες (6) από την επόμενη μέρα της καταληκτικής ημερομηνίας υποβολής τους. Προσφορές που ορίζουν χρόνο ισχύος μικρότερο του παραπάνω οριζόμενου, θα απορρίπτονται ως απαράδεκτες. Δικαίωμα Συμμετοχής στο Διαγωνισμό έχουν όλα τα φυσικά και νομικά πρόσωπα, ημεδαπά ή αλλοδαπά, συνεταιρισμοί, κοινοπραξίες και ενώσεις προμηθευτών που ασκούν εμπορικό ή βιοτεχνικό επάγγελμα στην Ελλάδα ή στην Αλλοδαπή (Κράτη μέλη Ε.Ε., του Ε.Ο.Χ. και από χώρες που έχουν υπογράψει και κυρώσει τη συμφωνία περί Δ.Σ. της Π.Ο.Ε.). Κατά τα λοιπά ο διαγωνισμός θα γίνει σύμφωνα με τα παρακάτω μέρη που επισυνάπτονται στην παρούσα και αποτελούν αναπόσπαστο μέρος αυτής: 1 ΜΕΡΟΣ Α' ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ 2 ΜΕΡΟΣ Β' ΓΕΝΙΚΟΙ ΚΑΙ ΕΙΔΙΚΟΙ ΟΡΟΙ 3 ΜΕΡΟΣ Γ' ΥΠΟΔΕΙΓΜΑΤΑ ΚΑΙ ΠΙΝΑΚΕΣ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ Ο Πρόεδρος της Επιτροπής Ερευνών του Δ.Π.Θ. Καθηγητής Κώστα Γεώργιος Αντιπρύτανης του Δ.Π.Θ.

5 Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» του Υποέργου 1 «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» της Πράξης Ανάπτυξη Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης. Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» του Υποέργου 1 Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας της Πράξης «Ανάπτυξη Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης» {K.E (80800)} Αναθέτουσα Αρχή: Ειδικός Λογαριασμός Δημοκρίτειου Πανεπιστήμιου Θράκης Προϋπολογισμός: ,88 (χωρίς ΦΠΑ) ,00 (με ΦΠΑ) Διάρκεια: 7 μήνες Διαδικασία Ανάθεσης: Δημόσιος Ανοικτός Διαγωνισμός με κριτήριο την οικονομικά συμφερότερη προσφορά Ημερομηνία δημοσίευσης στο ΦΕΚ Δημοσίων Συμβάσεων : 18/01/2013 Ημερομηνία αποστολής στον Ελληνικό τύπο : 21/01/2013 & 24/01/2013 Ημερομηνία δημοσίευσης στον Ελληνικό τύπο : 23/01/2013 & 26/01/2013 Ημερομηνία διενέργειας διαγωνισμού: 04/03/2013 Κωδικός ΟΠΣ: [304239] Σελ. 1 από 68

6 Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» του Υποέργου 1 «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» της Πράξης Ανάπτυξη Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης. Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Σελ. 2 από 68

7 Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» του Υποέργου 1 «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» της Πράξης Ανάπτυξη Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης. Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Πίνακας Περιεχομένων Πίνακας Περιεχομένων... 3 Συνοπτικά στοιχεία Έργου... 5 ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ... 6 Συντομογραφίες... 6 Συντομογραφίες γενικά... 6 Συντομογραφίες έργου... 6 Α1. Περιβάλλον του Έργου... 7 Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου... 7 Α1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας & Υλοποίησης... 7 Α1.1.2 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) Α1.2 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου) Α1.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας Α1.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Α1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών Α1.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών Α1.2.5 Τεχνικές προδιαγραφές ΟΠΣ-ΔΠΘ Α2. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Α2.1 Αντικείμενο του Έργου Α2.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη Α2.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου Α2.4 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Α3. Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου Α3.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες Α3.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος Α3.2.1 Γενικές αρχές Α3.2.2 Θέματα συνάφειας με το Υποέργο Κεντρικών Στατιστικών της οριζόνιας δράσης Α1 της πρόσκλησης 21.1, σύστημα Ερμή και Εύδοξο Α3.3 Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου Α3.4 Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων (Υποσυστημάτων, Εφαρμογών) Α3.4.1 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για τη Διαχείριση Δεδομένων Φοιτητών καθώς και Προγραμμάτων Σπουδών Α3.4.2 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για τη διαχείριση του Χρονικού Προγραμματισμού Αιθουσών 37 Α3.4.3 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Αιτούντων φοιτητών Α3.4.4 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για τη Διαχείριση Χρηστών Α3.4.5 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για τη Διαχείριση Αναφορών Εκτύπωσης Α3.4.6 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για τη Λήψη Εγγραφών από εξωτερικό αρχείο 41 Α3.4.7 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για την Εξυπηρέτηση Φοιτητών μέσω διαδικτύου 41 Σελ. 3 από 68

8 Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» του Υποέργου 1 «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» της Πράξης Ανάπτυξη Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης. Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α3.4.8 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για την Εξυπηρέτηση Διδασκόντων μέσω διαδικτύου Α3.4.9 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για τη διαχείριση στατιστικών στοιχείων Α Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για τη διαχείριση των συγγραμμάτων Α Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Διαχείρισης Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου Α Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Φοιτητικής Μέριμνας για τη Σίτιση, Στέγαση και Περίθαλψη 49 Α3.5 Προδιαγραφές Οριζόντιων Λειτουργιών Α3.6 Διαλειτουργικότητα Α3.7 Πολυκαναλική προσέγγιση Α3.8 Ανοιχτά δεδομένα Α3.9 Απαιτήσεις Ασφάλειας Α3.10 Απαιτήσεις Ευχρηστίας Συστήματος Α3.11 Απαιτήσεις Προσβασιμότητας Α3.12 Χρονοδιάγραμμα και Φάσεις Έργου Α3.13 Πίνακας Παραδοτέων Α3.14 Σημαντικά Ορόσημα υλοποίησης Έργου Α4. Ελάχιστες προδιαγραφές Υπηρεσιών Α4.1 Υπηρεσίες Δοκιμών Ελέγχου Α4.2 Υπηρεσίες Μετάπτωσης Δεδομένων Α4.3 Υπηρεσίες Εκπαίδευσης Α4.4 Υπηρεσίες Πιλοτικής και Δοκιμαστικής Παραγωγικής Λειτουργίας Α4.5 Υπηρεσίες Εγγύησης «Καλής Λειτουργίας» Α5. Μεθοδολογία Διοίκησης και Υλοποίησης Έργου Α5.1 Μέθοδοι και Τεχνικές Υλοποίησης και Υποστήριξης Α5.2 Σχήμα Διοίκησης, σχεδιασμού και υλοποίησης του Έργου Α5.2.1 Υπεύθυνος Έργου και Συντονιστής Εμπειρογνωμόνων Α5.2.2 Σύμβουλος Συστήματος Διαχείρισης Φοιτητικών Στοιχείων Α5.2.3 Συντονιστής της ομάδας ανάπτυξης Α5.2.4 Μέλη της ομάδας ανάπτυξης Α5.2.5 Συντονιστής της ομάδας παραμετροποίησης Α5.2.6 Μέλη της ομάδας παραμετροποίησης Α5.2.7 Συντονιστής της ομάδας εκπαίδευσης Α5.2.8 Μέλη της ομάδας εκπαίδευσης Α5.3 Σχέδιο και Σύστημα Διασφάλισης Ποιότητας Α5.4 Σενάρια χρήσης και Ελέγχου - Διαδικασία παραλαβής λειτουργικότητας συστημάτων και Έργου 67 Σελ. 4 από 68

9 Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» του Υποέργου 1 «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» της Πράξης Ανάπτυξη Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης. Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Συνοπτικά στοιχεία Έργου Το παρόν έργο αποτελεί το υποέργο 1 της ενταγμένης στο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση» πράξης με τίτλο «Ανάπτυξη Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης». Σκοπός του προτεινόμενου έργου είναι η «Παροχή Υπηρεσιών Αναβάθμισης και Ολοκλήρωσης του Υφιστάμενου Πληροφοριακού Συστήματος Φοιτητολογίου» Το παρόν έργο αναφέρεται στην αναβάθμιση - επέκταση των δυνατοτήτων του υφιστάμενου Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος Διαχείρισης Φοιτητολογίου μέσω της υιοθέτησης των αποτελεσμάτων του έργου «E- University Υλοποίηση Ολοκληρωμένου Συστήματος Πληροφόρησης & Συναλλαγών του Πολίτη Προμήθεια και Εγκατάσταση Εξοπλισμού», ώστε να καλύψει το σύνολο των Γραμματειών των μεταπτυχιακών Τμημάτων του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης, όπου οι τελικοί χρήστες μέσω διαδικτύου θα απολαμβάνουν υπηρεσίες υψηλού επιπέδου που θα προσφέρουν την δυνατότητα αυτοεξυπηρέτησης και SSO (Single Sign-On). Στόχος είναι να προσφέρονται όσο το δυνατό περισσότερες ηλεκτρονικές υπηρεσίες για όλους τους φοιτητές και τους καθηγητές και να διασφαλισθεί η δυνατότητα διασύνδεσης του υφιστάμενου ΟΠΣ φοιτητολογίόυ με την κεντρική υποδομή που αναπτύσσεται παράλληλα στα πλαίσια των έργων του ΤΔΠΠ της Α1 της πρόσκλησης με δικαιούχο το GUNet και περιλαμβάνει τις εξής διασυνδέσεις: 1) διασύνδεση με το Κεντρικό Πληροφοριακό Σύστημα Επιχειρηματικής Ευφυίας της πράξης «Ψηφιακές Υπηρεσίες Ακαδημαϊκών Ιδρυμάτων Οριζόντια Δράση» με δικαιούχο το Ακαδημαϊκό Διαδίκτυο GUnet. 2) διασύνδεση με την Κεντρική υποδομή αποστολής και λήψης σύντομων μηνυμάτων (SMS) της πράξης «Ψηφιακές Υπηρεσίες Ακαδημαϊκών Ιδρυμάτων Οριζόντια Δράση» με δικαιούχο το Ακαδημαϊκό Διαδίκτυο GUnet. 3) διασύνδεση με το Mobile Portal της πράξης «Ψηφιακές Υπηρεσίες Ακαδημαϊκών Ιδρυμάτων Οριζόντια Δράση» με δικαιούχο το Ακαδημαϊκό Διαδίκτυο GUnet. 4) διασύνδεση με την Ηλεκτρονική Υπηρεσία Ολοκληρωμένης Διαχείρισης Συγγραμμάτων ΕΥΔΟΞΟΣ που αναπτύσσεται παράλληλα από το ΕΔΕΤ καθώς και 5) διασύνδεση με την εθνική πύλη ΕΡΜΗΣ. Συγκεκριμένα, στοχεύει στην ολοκλήρωση των υφιστάμενων πληροφοριακών υποσυστημάτων Φοιτητολογίου του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος με την εγκατάσταση, παραμετροποίηση και θέση σε λειτουργία πρόσθετων υποσυστημάτων και πρόσθετης λειτουργικότητας στην περιοχή φοιτητολογίου, όπως καθορίστηκε στο έργο «E- University Υλοποίηση Ολοκληρωμένου Συστήματος Πληροφόρησης & Συναλλαγών του Πολίτη Προμήθεια και Εγκατάσταση Εξοπλισμού». Σελ. 5 από 68

10 Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» του Υποέργου 1 «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» της Πράξης Ανάπτυξη Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης. Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ Συντομογραφίες Συντομογραφίες γενικά ΑΑ ΕΕ ΕΣΠΑ ΕΠ ΨΣ ISO HTML SMS ΔΕΠ ΔΠΘ ΕΛ ΕΠ ΨΣ ΕΠΠΕ ΕΤΕΠ ΙΚΥ Π.Σ. ΟΠΣ ΥΠΔΒΜΘ Αναθέτουσα Αρχή Ευρωπαϊκή Ένωση Εθνικό Στρατηγικό Πλαίσιο Αναφοράς Επιχειρησιακό Πρόγραμμα Ψηφιακή Σύγκλιση International Organization for Standarization Hyper Text Markup Language Short Message Service Διδακτικό Ερευνητικό Προσωπικό Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης Ειδικός Λογαριασμός Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση» Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου Ειδικό Τεχνικό Εργαστηριακό Προσωπικό Ίδρυμα Κρατικών Υποτροφιών Πληροφοριακό Σύστημα Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Υπουργείο Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων Συντομογραφίες έργου ΑΑ ΑΕΙ ΔΕΠ ΕΔΙΠ ΕΕΔΙΠ ΕΛ ΕΣ ΕΤΕΠ ΕΤΠ ΛΕ ΛΣ ΟΠΣ ΕΔΔΑΠ ΕΠΠΕ ΠΔΕ ΠΔΗΔ ΠΕΣ ΣΔΠΕ ΣΗΔΕ-ΡΕ Αναθέτουσα Αρχή Ανώτατο Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Μέλη Διδακτικού Ερευνητικού Προσωπικού Ειδικό Διδακτικό Προσωπικό Μέλη Ειδικού και Εργαστηριακού Διδακτικού Προσωπικού κλάδου Ι και ΙΙ Ειδικός Λογαριασμός Ελεγκτικό Συνέδριο Μέλη Ειδικού Τεχνικού Εργαστηριακού Προσωπικού Ειδικό Τεχνικό Προσωπικό Λειτουργική Ενότητα Λειτουργικό Σύστημα Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής έργου Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων Πλαίσιο Διαλειτουργικότητας Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης Συνολική Περίοδος Εγγύησης και Συντήρησης του Έργου Σχέδιο Διαχείρισης και Ποιότητας Έργου Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων και Ροής Εργασιών Σελ. 6 από 68

11 Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» του Υποέργου 1 «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» της Πράξης Ανάπτυξη Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης. Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου ΤΕΙ ΦΕΚ ΠΕΣ AS ΒΔ ή DΒ ECTS DS Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Φύλλο Εφημερίδας της Κυβερνήσεως Συνολική Περίοδος Εγγύησης και Συντήρησης του Έργου Application Server Βάση Δεδομένων / Data Base European Credit Transfer and Accumulation System Συνθήκης Bologna, βλέπε προδιαγραφές Diploma Supplement Συνθήκης Bologna, βλέπε προδιαγραφές html Α1.Περιβάλλον του Έργου Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου Για την υλοποίηση του Έργου της παρούσας Διακήρυξης εμπλέκονται οι ακόλουθοι: ΦΟΡΕΑΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΟΥ ΕΠ ΨΣ ΕΥΔ ΨΣ ortal/ ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ & ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΦΟΡΕΑΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ ΕΔΔΑΠ - Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών ΕΠΠΕ - Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής του Έργου Επιτροπή Παραλαβής του Έργου Δημοκρίτειου Πανεπιστήμιου Θράκης - Ειδικός Λογαριασμός Υπουργείο Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων Βλ. παρ. Α1.1.2 Βλ. παρ. Α1.1.2 Βλ. παρ. Α Α1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας & Υλοποίησης Το Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης ιδρύθηκε τον Ιούλιο του 1973 και ξεκίνησε την λειτουργία του το ακαδημαϊκό έτος με την εισαγωγή φοιτητών στα τμήματα των Πολιτικών Μηχανικών στην Ξάνθη και Νομικής στην Κομοτηνή. Ονομάστηκε «Δημοκρίτειο» προς τιμήν του αρχαίου Έλληνα φιλοσόφου Δημόκριτου, ο οποίος καταγόταν από την πόλη Άβδηρα του Νομού Ξάνθης. Η διοικητική έδρα του Πανεπιστημίου είναι στην πόλη της Κομοτηνής, η οποία αποτελεί και την πρωτεύουσα της Διοικητικής Περιφέρειας Ανατολικής Μακεδονίας και Θράκης, όμως διοικητικές υπηρεσίες παρέχονται και στις τέσσερις πόλεις έδρες του. Το Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης υπήρξε από την ίδρυση του το πρώτο Ελληνικό περιφερειακό πολυεδρικό πανεπιστήμιο η αναγκαιότητα του οποίου δεν αφορούσε αποκλειστικά εκπαιδευτικούς στόχους. Η λειτουργία του μέσα από την πολυεδρικότητα του (αρχικά στις πόλεις Ξάνθη και Κομοτηνή και στη συνέχεια σε Αλεξανδρούπολη και Ορεστιάδα), πλέον της εκπαιδευτικής και Σελ. 7 από 68

12 Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» του Υποέργου 1 «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» της Πράξης Ανάπτυξη Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης. Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου ερευνητικής του δραστηριότητας, απετέλεσε ουσιαστική παρέμβαση στην οικονομική ανάπτυξη και συνέβαλε σημαντικότατα στην ενίσχυση της εθνικής και πολιτιστικής φυσιογνωμίας της ευρύτερης περιοχής της Θράκης αλλά και στην αναβάθμιση του βιοτικού και κοινωνικού επιπέδου με άμεσες και έμμεσες δράσεις προσφοράς. Η λειτουργία του κατά πρώτα έτη ήταν εστιασμένη κυρίως στην παροχή προπτυχιακών σπουδών και μη ανταγωνιστικής έρευνας λόγω της έλλειψης οργανωμένων συνθηκών υποστήριξης μεταπτυχιακών σπουδών και ολοκληρωμένων υποδομών. Κατά την αρχική φάση της λειτουργίας του, εκτός από την διασπορά του σε διαφορετικές πόλεις, εξ αιτίας της παντελούς έλλειψης υποδομών, υπήρχε και αντίστοιχη διασπορά σε επίπεδο πόλης ακόμα και υποδομών του ιδίου τμήματος. Η διασπορά αυτή η οποία εν μέρει συνεχίζεται μέχρι σήμερα (σε μικρότερο βαθμό) και η μη ύπαρξη ακόμη πλήρους και ενιαίας οργανωμένης Πανεπιστημιούπολης ανά πόλη (campus) δημιουργεί σημαντικό μειονέκτημα στην λειτουργία του Πανεπιστημίου αφού εκτός από το ότι απαιτεί σημαντικά αυξημένους οικονομικούς πόρους, παράλληλα διασπά την εκπαιδευτική και ερευνητική δραστηριότητα. Τις τελευταίες δεκαετίες έχουν ήδη αναπτυχθεί σε σημαντικό βαθμό (και αναπτύσσονται) οι πανεπιστημιουπόλεις στις πόλεις έδρες οι οποίες με την ολοκλήρωση τους θα άρουν σε σημαντικό βαθμό το μειονέκτημα αυτό. Το Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο παίζει σημαντικό ρόλο στην ενίσχυση της εθνικής και πολιτιστικής φυσιογνωμίας της περιοχής της Θράκης και συμβάλλει στο υψηλό επίπεδο των σπουδών ανώτατης εκπαίδευσης στην Ελλάδα. Με την ποιότητα διδασκαλίας και το επίπεδο έρευνάς του έχει εξασφαλίσει μια θέση μεταξύ των καλύτερων Ελληνικών Α.Ε.Ι., ενώ ως προς το μέγεθός του κατέχει την τρίτη θέση μεταξύ όλων των Πανεπιστημίων της χώρας. Σήμερα περιλαμβάνει συνολικά 20 Τμήματα με έδρες τις πόλεις Ξάνθη, Κομοτηνή, Αλεξανδρούπολη και Ορεστιάδα και αριθμεί συνολικά φοιτητές, ( προπτυχιακούς και μεταπτυχιακούς, από τους οποίους οι είναι υποψήφιοι διδάκτορες), καθώς και 572 μέλη Διδακτικού Ερευνητικού Προσωπικού (Δ.Ε.Π.). Με συνεχείς προσπάθειες επιστημονικής και τεχνολογικής αναβάθμισης τα Τμήματά του έχουν γίνει πόλος έλξης για επιστήμονες κύρους από την Ελλάδα και το εξωτερικό. Σήμερα οι συνεργασίες με ερευνητικά και ακαδημαϊκά ιδρύματα του εσωτερικού και του εξωτερικού αυξάνονται συνεχώς, όπως και η συμμετοχή σε χρηματοδοτούμενα ερευνητικά και αναπτυξιακά προγράμματα, ενώ οργανώνονται και μεταπτυχιακά προγράμματα εξειδίκευσης. Επιπλέον τα Τμήματα διοργανώνουν σημαντικό αριθμό συνεδρίων και ημερίδων με συμβολή στην επιστημονική έρευνα και εκπαίδευση αλλά και στην πολιτιστική ζωή της τοπικής κοινωνίας. ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΕΡΕΥΝΩΝ Τα όργανα διοίκησης και διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού είναι : 1. Επιτροπή Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού (καλούμενη Επιτροπή Ερευνών) 2. Η Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού Σκοπός του Ε.Λ. είναι η διάθεση και διαχείριση κονδυλίων που προέρχονται από οποιαδήποτε πηγή και προορίζονται για την κάλυψη δαπανών οποιουδήποτε είδους, οι οποίες είναι απαραίτητες για τις ανάγκες ερευνητικών, εκπαιδευτικών, επιμορφωτικών, αναπτυξιακών, καθώς και έργων συνεχιζόμενης κατάρτισης, έργων παροχής επιστημονικών, τεχνολογικών και καλλιτεχνικών υπηρεσιών, την εκπόνηση ειδικών μελετών, την εκτέλεση δοκιμών, μετρήσεων εργαστηριακών εξετάσεων και αναλύσεων, την παροχή γνωμοδοτήσεων, τη σύνταξη προδιαγραφών για λογαριασμό τρίτων, ως και άλλων σχετικών υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων, που συμβάλλουν στη σύνδεση της εκπαίδευσης και της έρευνας με την παραγωγή και εκτελούνται ή παρέχονται από τα μέλη του επιστημονικού προσωπικού του Πανεπιστημίου και με τη συνεργασία άλλων ειδικών επιστημόνων, σύμφωνα με το άρθρο 1 παρ.2 της ΚΥΑ/679/ Η Επιτροπή Ερευνών έχει τις παρακάτω αρμοδιότητες : Σελ. 8 από 68

13 Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» του Υποέργου 1 «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» της Πράξης Ανάπτυξη Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης. Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου 1. Επεξεργάζεται προτάσεις των Σχολών ή/και των Τμημάτων του Πανεπιστημίου που αφορούν θέματα ερευνητικής πολιτικής και εισηγείται σχετικά προς τη Σύγκλητο. 2. Επικουρεί τη Σύγκλητο του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης στο συντονισμό των έργων που χρηματοδοτούνται μέσω του Ειδικού Λογαριασμού και εισηγείται τη λήψη μέτρων για την εξασφάλιση πόρων του Ειδικού Λογαριασμού. 3. Προτείνει στη Σύγκλητο του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης διαδικασίες, τρόπους αξιολόγησης, επιλογής, χρηματοδότησης, πληρωμής των δαπανών και παραλαβής των αποτελεσμάτων των έργων που χρηματοδοτούνται μέσω του Ειδικού Λογαριασμού. 4. Εγκρίνει προτάσεις για τη χρηματοδότηση έργων, που εκτελούνται εντός του Πανεπιστημίου, με τη συνεργασία των Τμημάτων ή/και των Σχολών του, σύμφωνα με τις διαδικασίες που προβλέπονται στον παρόντα Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης. 5. Καταρτίζει ετήσιο επιστημονικό και οικονομικό προϋπολογισμό και απολογισμό κίνησης του Ειδικού Λογαριασμού και παρέχει κάθε αναγκαία ενημέρωση προς τον Πρύτανη, τη Σύγκλητο του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης, το ΥπΕΠΘ, άλλα Υπουργεία και λοιπούς αρμόδιους φορείς της Πολιτείας. 6. Συντάσσει και υποβάλλει για έγκριση στη Σύγκλητο του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης τον Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού, όπου περιγράφονται οι διαδικασίες παρακολούθησης και ελέγχου της λειτουργίας και των πεπραγμένων του Ειδικού Λογαριασμού. 7. Αναθέτει μελέτες με αμοιβή για την εξυπηρέτηση των σκοπών της στο προσωπικό του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης ή τρίτους, μετά από τεκμηρίωση της σκοπιμότητας και με τις διαδικασίες που προβλέπονται από τον «Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης». 8. Αποδέχεται κάθε είδους επιχορηγήσεις, δωρεές και εισφορές τρίτων προς τον Ειδικό Λογαριασμό και καθορίζει τους ειδικότερους όρους αποδοχής και διάθεσής τους. 9. Αναζητεί πηγές χρηματοδότησης του Ειδικού Λογαριασμού και ενεργεί κάθε πράξη που είναι απαραίτητη για την εξασφάλιση χρηματικών πόρων. 10. Φροντίζει για την ενημέρωση της Πανεπιστημιακής Κοινότητας για τις διάφορες ευκαιρίες χρηματοδότησης έργων. 11. Χορηγεί υποτροφίες σύμφωνα με ειδικό κανονισμό που εγκρίνει η Σύγκλητος του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης στο πλαίσιο του Οδηγού Χρηματοδότησης και Διαχείρισης. 12. Προσλαμβάνει ειδικό προσωπικό για τη στελέχωση της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού 13. Εποπτεύει το έργο της Γραμματείας, ορίζει τον Προϊστάμενό της και τον Αναπληρωτή του 14. Διατηρεί αρχείο των τελικών εκθέσεων όλων των έργων που χρηματοδοτούνται μέσω του Ειδικού Λογαριασμού. 15. Καταρτίζει, κάθε έτος, προϋπολογισμό διαχείρισης του χρηματικού πλεονάσματος του Ειδικού Λογαριασμού που προκύπτει, είτε από τις κρατήσεις που επιβάλλονται σε εκτελούμενα έργα, είτε από άλλα έσοδα που προέρχονται από τη διαχείριση των πόρων του. Η Επιτροπή Ερευνών έχει ιδιαίτερη ευθύνη ως προς τον προσδιορισμό του σκέλους των εξόδων του ετήσιου προϋπολογισμού, τα οποία πρέπει να εκτιμώνται τουλάχιστον με βάση το πλεόνασμά της μέχρι και την προηγούμενη του έτους, της κατάρτισης του προϋπολογισμού. Ο προϋπολογισμός αυτός, ο οποίος συντάσσεται με τη σύμφωνη γνώμη του Πρυτανικού Συμβουλίου, δύναται να περιλαμβάνει και τα έξοδα που προβλέπονται να διατεθούν για τις ανάγκες του Ιδρύματος που συνάδουν με το σκοπό ίδρυσης του Ειδικού Λογαριασμού και εγκρίνεται από τη Σύγκλητο του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης. 16. Ιδρύει / καταργεί συμπτύσσει, μετά από εισήγηση του Προέδρου της Επιτροπής Ερευνών, νέες / υπάρχουσες Διοικητικές Μονάδες της Γραμματείας τόσο σε οργανωτικό όσο και σε χωροταξικό επίπεδο. Το έργο υλοποιείται στο πλαίσιο του Προγράμματος «Ψηφιακή Σύγκλιση» με κωδικό ΟΠΣ , με Φορέα Λειτουργίας/Υλοποίησης το Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης Ειδικός Λογαριασμός (ΕΛ). Σελ. 9 από 68

14 Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» του Υποέργου 1 «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» της Πράξης Ανάπτυξη Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης. Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Στα πλαίσια του έργου έχει οριστεί ως Επιστημονικός Υπεύθυνος και Υπεύθυνος Υλοποίησης ο κ. Γεωργίου Δημήτριος, Αν. Καθηγητής του Τμήματος Ηλεκτρολόγων Μηχανικών & Μηχανικών Υπολογιστών. Α1.1.2 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ) Για τις ανάγκες υλοποίησης του Έργου της παρούσας Διακήρυξης θα οριστεί «Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ)». Αρμοδιότητα της ΕΔΔΑΠ αποτελεί η διενέργεια του διαγωνισμού και η αξιολόγηση των προσφορών του παρόντος Έργου. Επιτροπή Παραλαβής : Η Επιτροπή παραλαβής (τριμελής) έχει οριστεί από την Αναθέτουσα Αρχή σύμφωνα με το Ν.4024/2011, άρθρο 26 και αρμοδιότητά της αποτελεί μόνο η παραλαβή του αντικειμένου του εν λόγω έργου (διαγωνισμού) Επιτροπή Ενστάσεων : Η Επιτροπή Ενστάσεων ορίσθηκε από την Αναθέτουσα Αρχή σύμφωνα με το άρθρο 26 του ν.4024/2011 και το άρθρο 38, παράγραφος 2β του Π.Δ. 118/2007, με μέλη διάφορα της Επιτροπής Διενέργειας Διαγωνισμού. Έργο της Επιτροπής είναι η εκδίκαση προσφυγών που τυχόν κατατεθούν κατά τη διαδικασία διενέργειας του διαγωνισμού Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής του έργου: Για τις ανάγκες παρακολούθησης και τελικής παραλαβής (του φυσικού αντικειμένου του έργου), όπως θα προκηρυχθεί από την παρούσα διακήρυξη έχει οριστεί από την Αναθέτουσα Αρχή «Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ)». Αρμοδιότητα της ΕΠΠΕ είναι η παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης και η τμηματική και οριστική παραλαβή του παρόντος Έργου (του φυσικού αντικειμένου του έργου) Α1.2 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου) Στο ΔΠΘ όλες οι Γραμματείες Τμημάτων, διαθέτουν πλέον μια σχετικά ομογενοποιημένη έκδοση Λογισμικού Φοιτητολογίου - Ηλεκτρονικής Γραμματείας (eduth), με τα εξής υποσυστήματα: 1. Υποσύστημα Διαχείρισης Δεδομένων Προπτυχιακών Φοιτητών καθώς και Προγραμμάτων Σπουδών. 2. Υποσύστημα Χρονικού Προγραμματισμού Αιθουσών (οι γραμματείες της Πολυτεχνικής). 3. Υποσύστημα Διαχείρισης Χρηστών. 4. Υποσύστημα Λήψης Εγγραφών από εξωτερικό αρχείο. 5. Υποσύστημα εξυπηρέτησης φοιτητών μέσω διαδικτύου. 6. Υποσύστημα εξυπηρέτησης διδασκόντων μέσω διαδικτύου. Με τα ανωτέρω υποσυστήματα υποστηρίζει πλήρως τις παρακάτω διαδικασίες: Διαχείριση δεδομένων προπτυχιακών φοιτητών Εγγραφές φοιτητών (διαχείριση ηλεκτρονικής καρτέλας φοιτητή) Σελ. 10 από 68

15 Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» του Υποέργου 1 «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» της Πράξης Ανάπτυξη Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης. Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Διαχείριση φοιτητικών μεταβολών (διαγραφές, μεταγραφές, ανανεώσεις εγγραφών, προγράμματα ανταλλαγής) Διαχείριση δηλώσεων μαθημάτων και κανόνων δηλώσεων (εισαγωγή, διαγραφή, μεταβολή) Έκδοση καταστάσεων (βαθμολογίας, πιστοποιητικών, αναλυτικών βαθμολογιών κτλ) Διαχείριση βαθμολογίας Διαχείριση συγγραμμάτων Ανακήρυξη πτυχιούχων Διαχείριση προγραμμάτων σπουδών Διαχείριση διπλωματικών εργασιών Διαχείριση πρακτικών ασκήσεων Πρωτοκόλληση και διανομή εγγράφων (μερικώς). Το υφιστάμενο ΟΠΣ Φοιτητολογίου στηρίζεται σε ευέλικτη δομή της βάσης δεδομένων, που επιτρέπει ταχύτερη, ευκολότερη και ασφαλέστερη πρόσβαση στις διαδικασίες που διεκπεραιώνονται από τις Γραμματείες των Τμημάτων. Παρέχει τη δυνατότητα για: α) εξασφάλιση πρόσβασης στα στοιχεία μόνο εξουσιοδοτημένων ατόμων, β) διαβάθμιση εργασιών αναλόγως του επιπέδου σημαντικότητας της εργασίας και το βαθμό εξουσιοδότησης του χρήστη (ως χρήστες θεωρούνται το προσωπικό των Γραμματειών, οι καθηγητές και οι φοιτητές). Είναι μοντέρνας αρχιτεκτονικής πολλών επιπέδων, και λειτουργεί με βάση δεδομένων MS SQL Server Το ανωτέρω λογισμικό, καλύπτει όλες τις διαδικασίες των γραμματειών και επιπλέον προσφέρει βασικές ψηφιακές υπηρεσίες στους φοιτητές και καθηγητές. Το υφιστάμενο σύστημα φοιτητολογίου προσφέρει τις παρακάτω ψηφιακές υπηρεσίες: 1. Ψηφιακές Υπηρεσίες προς τους Φοιτητές Δηλώσεις μαθημάτων με προσυμπληρωμένα δεδομένα, ανάλογα με το πρόγραμμα σπουδών που ακολουθεί ο φοιτητής Αυτόματη ενημέρωση βαθμολογίας μαθημάτων που έχει συμμετάσχει ο φοιτητής μέσω web Ηλεκτρονική πληροφόρηση για διδασκαλία, μαθήματα, προγράμματα σπουδών, πρόγραμμα εξετάσεων Προσωποποιημένη πληροφόρηση για πρόγραμμα εξετάσεων, πρόγραμμα διδασκαλίας Παροχή πληροφοριακού επίσημου υλικού (αιτήσεις, κτλ) Παρακολούθηση της καρτέλας, της προσωπικής προόδου, της τήρησης προϋποθέσεων λήψης πτυχίου και της τήρησης προϋποθέσεων λήψης φοιτητικών παροχών 2. Ψηφιακές Υπηρεσίες προς τους Διδάσκοντες Πρόσβαση σε καρτέλα φοιτητή Ασφαλής αποστολή βαθμολογίας καθηγητών στις γραμματείες Καταχώρηση βαθμολογίας φοιτητών Ιστορικά στοιχεία αναφορικά με την βαθμολογία των φοιτητών Σελ. 11 από 68

16 Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» του Υποέργου 1 «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» της Πράξης Ανάπτυξη Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης. Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α1.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας Η οργάνωση του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης δομείται ιεραρχικά σε Σχολές και αντίστοιχα μία Σχολή αποτελείται από έναν αριθμό Τμημάτων. Τα Τμήματα είναι βασικές μονάδες. Παρέχουν εκπαιδευτικές υπηρεσίες που καταλήγουν σε πτυχία ή/ διπλώματα και επιπλέον είναι οι μονάδες εκείνες στις οποίες ανήκουν διάφορες κατηγορίες προσωπικού. Το προσωπικό μπορεί να ανήκει σε Σχολή ή και σε άλλες διοικητικές μονάδες/υπηρεσίες της Πανεπιστημιακής κοινότητας. Τα Τμήματα χωρίζονται σε Τομείς που αντιστοιχούν σε μικρότερα και διακριτά μέρη του ευρύτερου γνωστικού αντικειμένου του Τμήματος. Το προσωπικό του Πανεπιστημίου διακρίνεται στις ακόλουθες τρεις γενικές κατηγορίες: (α) το διδακτικό προσωπικό, (β) το ειδικό τεχνικό εργαστηριακό προσωπικό και (γ) το διοικητικό προσωπικό. Το διδακτικό προσωπικό αποτελείται από τις ακόλουθες κατηγορίες: (α) το Διδακτικό και Ερευνητικό Προσωπικό ΔΕΠ (Καθηγητές, Αναπληρωτές Καθηγητές, Επίκουροι Καθηγητές, Λέκτορες), (β) τους Επισκέπτες καθηγητές, (γ) του Ειδικούς Επιστήμονες και τους Εντεταλμένους Επίκουρους Καθηγητές (οι οποίοι καλύπτουν ειδικές εκπαιδευτικές ανάγκες), (δ) τους διδάσκοντες βάσει του ΠΔ407/80 (προσλαμβάνονται με σύμβαση ορισμένου χρόνου), και (ε) το Ειδικό και Εργαστηριακό Διδακτικό Προσωπικό (ΕΕΔΙΠ). Το Ειδικό Τεχνικό Εργαστηριακό Προσωπικό (ΕΤΕΠ) προσφέρει εξειδικευμένες τεχνικές εργαστηριακές υπηρεσίες για την υποστήριξη των διδακτικών και ερευνητικών δραστηριοτήτων του Τμήματος. Τέλος, το Διοικητικό Προσωπικό αποτελείται από τους υπαλλήλους που υπηρετούν στις διοικητικές, οικονομικές και τεχνικές υπηρεσίες του Πανεπιστημίου. Α1.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Τα όργανα διοίκησης του Πανεπιστημίου είναι η Σύγκλητος, το Πρυτανικό Συμβούλιο και η Πρυτανεία. Ο Πρύτανης εκπροσωπεί το Α.Ε.Ι., το διευθύνει και συγκαλεί τη Σύγκλητο και το Πρυτανικό Συμβούλιο. Κατά την άσκηση των καθηκόντων του επικουρείται από τους Αντιπρυτάνεις, δηλαδή τον Αντιπρύτανη Ακαδημαϊκών Υποθέσεων και Προσωπικού, τον Αντιπρύτανη Φοιτητικών Θεμάτων και Εξωτερικών Υποθέσεων και τον Αντιπρύτανη Οικονομικού Προγραμματισμού και Ανάπτυξης. Οι αρμοδιότητες έχουν καθοριστεί και ανατεθεί από το Πρυτανικό Συμβούλιο. Ο Πρύτανης και οι Αντιπρυτάνεις εκλέγονται για τετραετή θητεία από ειδικό σώμα εκλεκτόρων. Η Σύγκλητος αποτελείται από τον Πρύτανη, τους Αντιπρυτάνεις, τους Κοσμήτορες των Σχολών, τους Προέδρους των Τμημάτων, μέλη του Διδακτικού Ερευνητικού Προσωπικού (Δ.Ε.Π.), έναν εκπρόσωπο των φοιτητών από κάθε Τμήμα, δύο εκπροσώπους των μεταπτυχιακών φοιτητών και ειδικών μεταπτυχιακών υποτρόφων (Ε.Μ.Υ.), έναν εκπρόσωπο των βοηθών - επιμελητών - επιστημονικών συνεργατών, έναν εκπρόσωπο του Ειδικού και Εργαστηριακού Διδακτικού Προσωπικού (Ε.Ε.ΔΙ.Π.), έναν εκπρόσωπο του Ειδικού Τεχνικού Εργαστηριακού Προσωπικού (Ε.Τ.Ε.Π.) και έναν εκπρόσωπο του διοικητικού προσωπικού. Το Πρυτανικό Συμβούλιο αποτελείται από τον Πρύτανη, τους Αντιπρυτάνεις, έναν εκπρόσωπο των φοιτητών, που υποδεικνύεται από το σύνολο και μεταξύ των φοιτητών που μετέχουν στη Σύγκλητο, έναν εκπρόσωπο των διοικητικών υπαλλήλων και τον Προϊστάμενο της Γραμματείας. Το Πρυτανικό Συμβούλιο έχει αρμοδιότητα να αποφασίζει ως σύνολο για κάθε θέμα του Δ.Π.Θ., που δεν περιλαμβάνεται στις αρμοδιότητες της Συγκλήτου. Επίσης έχει την ευθύνη της Σελ. 12 από 68

17 Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» του Υποέργου 1 «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» της Πράξης Ανάπτυξη Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης. Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου εφαρμογής των αποφάσεων της Συγκλήτου, αποφασίζει για τις αρμοδιότητες των Αντιπρυτάνεων και εισηγείται στη Σύγκλητο τον προϋπολογισμό και το πρόγραμμα έργων του Δ.Π.Θ. Στο ΔΠΘ λειτουργούν σήμερα δύο Σχολές και είκοσι Τμήματα σε τέσσερις πόλεις της Θράκης: Ξάνθη Πολυτεχνική Σχολή Τμήμα Πολιτικών Μηχανικών Τμήμα Ηλεκτρολόγων Μηχανικών και Μηχανικών Υπολογιστών Τμήμα Μηχανικών Περιβάλλοντος Τμήμα Αρχιτεκτόνων Μηχανικών Τμήμα Μηχανικών Παραγωγής και Διοίκησης Κομοτηνή Τμήμα Νομικής Τμήμα Επιστήμης Φυσικής Αγωγής και Αθλητισμού Τμήμα Ιστορίας και Εθνολογίας Τμήμα Ελληνικής Φιλολογίας Τμήμα Κοινωνικής Διοίκησης Τμήμα Διεθνών Οικονομικών Σχέσεων και Ανάπτυξης Τμήμα Γλωσσών, Φιλολογίας και Πολιτισμού Παρευξεινίων Χωρών Τμήμα Πολιτικών Επιστημών Τμήμα Διοίκησης Επιχειρήσεων Αλεξανδρούπολη Τμήμα Ιατρικής Τμήμα Μοριακής Βιολογίας και Γενετικής Σχολή Επιστημών Αγωγής Παιδαγωγικό Τμήμα Δημοτικής Εκπαίδευσης Τμήμα Επιστημών της Εκπαίδευσης στην Προσχολική Ηλικία Ορεστιάδα Τμήμα Αγροτικής Ανάπτυξης Τμήμα Δασολογίας και Διαχείρισης Περιβάλλοντος και Φυσικών Πόρων Επιπλέον, επίκειται η δημιουργία Σχολής Δια βίου Μάθησης, οπότε το ΠΣ θα πρέπει να καλύπτει και τις ανάγκες της νέας Σχολής. Α1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών Οι αρμοδιότητες των γραμματέων των Τμημάτων σε σχέση με τα φοιτητικά θέματα είναι οι εξής: Εγγραφές φοιτητών (δημιουργία ηλεκτρονικής καρτέλας σπουδαστή) Διαχείριση φοιτητικών μεταβολών (διαγραφές, μεταγραφές, ανανεώσεις εγγραφών) Εισαγωγή δηλώσεων μαθημάτων Έκδοση βαθμολογικών καταστάσεων Εισαγωγή βαθμολογίας Έκδοση πιστοποιητικών Διαχείριση συγγραμμάτων Σελ. 13 από 68

18 Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» του Υποέργου 1 «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» της Πράξης Ανάπτυξη Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης. Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Ανακήρυξη πτυχιούχων Εισαγωγή προγραμμάτων σπουδών. Πρωτοκόλληση και διανομή εγγράφων Σίτιση, Στέγαση, Περίθαλψη Φοιτητών Α1.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών Στο Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης λειτουργούν δύο δομές στήριξης λειτουργίας πληροφοριακών συστημάτων, το Υπολογιστικό Κέντρο - Κέντρο Διαχείρισης Δικτύων και η Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης. Αναλυτικότερα, το Υπολογιστικό Κέντρο Κέντρο Διαχείρισης Δικτύων (ΥΚ-ΚΔΔ) του Δ.Π.Θ. έχει αναλάβει την εποπτεία της λειτουργίας του δικτύου επικοινωνιών, την τυποποίηση και την τεκμηρίωση των διαδικασιών, τη συνεχή παρακολούθηση των συναφών αναγκών του Ιδρύματος και την ικανοποίηση των χρηστών του δικτύου επικοινωνιών. Επίσης, το ΥΚ-ΚΔΔ έχει την ευθύνη της ορθής λειτουργίας του DUTHNet και της πρόσβασης στο Πανεπιστημιακό Διαδίκτυο (GUNet). Επίσης, στο Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης λειτουργεί η Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης, που είναι αρμόδια για την υποστήριξη της λειτουργίας, της συντήρησης και της διαρκούς αναβάθμισης της υπολογιστικής υποδομής των Διοικητικών Υπηρεσιών του Πανεπιστημίου. Α1.2.5 Τεχνικές προδιαγραφές ΟΠΣ-ΔΠΘ Το ΟΠΣ για λόγους ασφαλείας υλοποιείται πάνω στην λογική των δύο αυτόνομων και μη διασυνδεδεμένων δικτύων. Τα δύο δίκτυα που από εδώ και στο εξής θα αναφέρονται ως «εσωτερικό» και «εξωτερικό» δίκτυο έχουν τα εξής χαρακτηριστικά: Α)Εσωτερικό δίκτυο: Είναι το δίκτυο το οποίο αποτελείται από τους διακομιστές που συγκρατούν τα δεδομένα (db servers), τους διακομιστές που περιλαμβάνουν τα προγράμματα και τις ιστοσελίδες που απαιτούνται για την κεντρική επεξεργασία και τον έλεγχο των προς καταχώρηση δεδομένων σε επίπεδο εφαρμογής (app servers) καθώς και τα τερματικά με την εφαρμοφή πελάτη που είναι εγκατεστημένα στις εκάστοτε γραμματείες. Α1)Δρομολόγηση δικτύου Το εσωτερικό δίκτυο υλοποιείται με την χρήση του πρωτοκόλλου VPN και στηρίζεται στην υπάρχουσα υποδομή του Πανεπιστημίου μας. Το εσωτερικό δίκτυο υποστηρίζει δρομολόγηση των πακέτων δεδομένων μεταξύ των κόμβων και από έκαστο κόμβο προς τα τερματικά των γραμματειών των τμημάτων. Η επικοινωνία μεταξύ των τερματικών των γραμματειών δεν είναι δυνατή για λόγους απλότητας στην δρομολόγηση και επιπλέον ασφάλειας του συστήματος. Η παραπάνω υλοποίηση έγινε από το Πανεπιστημίου και αποτελεί ευθύνη του.. Α2)Κρυπτογράφηση δεδομένων Τα δεδομένα στο εσωτερικό δίκτυο υφίστανται κρυπτογράφηση πριν τη μεταφορά τους πάνω από το δημόσιο δίκτυο ώστε να προστατεύονται από υποκλοπή και αλλοίωση. Η κρυπτογράφηση γίνεται με συσκευές υλισμικού και στηρίζεται σε γνωστά πρωτόκολλά των οποίων η αντοχή έχει δοκιμαστεί ευρέως (3DES AES192 bit ή ισχυρότερα). Η κρυπτογράφηση των δεδομένων γίνεται τόσο στην εσωτερική διασύνδεση των κόμβων όσο και στην διασύνδεση του κάθε κόμβου με τα τερματικά των γραμματειών. Η παραπάνω υλοποίηση αποτέλεσε ευθύνη του Πανεπιστημίου Σελ. 14 από 68

19 Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» του Υποέργου 1 «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» της Πράξης Ανάπτυξη Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης. Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Β) Εξωτερικό δίκτυο: Πρόκειται για το δίκτυο που κύριο στόχο έχει την προβολή των δεδομένων μέσω διαδικτύου στους εξουσιοδοτημένους χρήστες του συστήματος. Σε αυτό ανήκουν οι διακομιστές των δεδομένων του εξωτερικού δικτύου (web dbservers) και οι διακομιστές ιστοσελίδων που εξυπηρετούν τους ιστότοπους του classweb και unistudent. Δύναται δε οι διακομιστές δεδομένων εξωτερικού δικτύου να βρίσκονται σε ένα επιπλέον δίκτυο κατά τα πρότυπα του εσωτερικού δικτύου, το oποίο δεν είναι συνδεδεμένο με το διαδίκτυο, για την μεταξύ τους επικοινωνία και να επικοινωνούν άμεσα με ένα μόνο διακομιστή ιστοσελίδων ο καθένας. Στη πλήρη ανάπτυξή του το ΟΠΣ αποτελείται από 3 συστοιχίες διακομιστών, οι οποίοι από εδώ και πέρα αναφέρονται ως κόμβοι. Οι κόμβοι έχουν ισότιμα αντίγραφα των δεδομένων του ΟΠΣ. Σκοπός τους είναι να προσφέρουν αδιάλειπτη λειτουργία του συστήματος σε περίπτωση που ένας ή δύο κόμβοι τεθούν εκτός λειτουργίας. Επιπλέον θα προσφέρουν αυτονομία σε περίπτωση διακοπής λειτουργίας του δικτύου μεταξύ των κόμβων και ίσως και μια υποτυπώδη διαχείριση φορτίου, εάν στην τελική υλοποίηση του ΟΠΣ τα τερματικά των γραμματειών θα συνδέονται υπό κανονικές συνθήκες στον κόμβο του νομού στον οποίο ανήκει το τμήμα. Ο κάθε κόμβος θα περιλαμβάνει χωρίζεται σε 4 διακομιστές ήτοι: Ένα διακομιστή db server Ένα διακομιστή appserver Ένα διακομιστή web dbserver Ένα διακομιστή webserver Οι κόμβοι, ένας για κάθε νόμο που έχει παρουσία το πανεπιστήμιο μας, είναι εγκατεστημένοι στην Ξάνθη την Κομοτηνή και την Αλεξανδρούπολη. Συγκεκριμένα η υφιστάμενη κατάσταση έχει ως εξής: Ξάνθη Εσωτερικός DB Windows 2008 Enterprise SQL Server 2008 R2 Enterprise, Εσωτερικός APP Server Windows 2008 Standard, Εξωτερικός DB Windows 2008 Enterprise SQL Server 2008 R2 Enterprise, Εξωτερικός APP Server Windows 2008 Standard, Κομοτηνή Εσωτερικός DB Windows 2008 Enterprise SQL Server 2008 R2 Enterprise, Εσωτερικός APP Server Windows 2008 Standard, Εξωτερικός DB Windows 2008 Enterprise SQL Server 2008 R2 Enterprise, Εξωτερικός APP Server Windows 2008 Standard, Αλεξανδρούπολη Εσωτερικός DB Windows 2008 Enterprise SQL Server 2008 R2 Enterprise, Εσωτερικός APP Server Windows 2008 Standard, Εξωτερικός DB Windows 2008 Enterprise SQL Server 2008 R2 Enterprise, Εξωτερικός APP Server Windows 2008 Standard. Τονίζεται ότι μετά το πέρας του έργου θα πρέπει να υπάρχουν 3 ομότιμοι κόμβοι που θα εξασφαλίζουν αντοχή του ΟΠΣ τόσο σε απώλεια δικτύου όσο και διακομιστών. Σελ. 15 από 68

20 Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» του Υποέργου 1 «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» της Πράξης Ανάπτυξη Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης. Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α2. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Α2.1 Αντικείμενο του Έργου Το παρόν έργο στοχεύει στην αναβάθμιση - επέκταση της λειτουργικότητας του υφιστάμενου Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος Διαχείρισης Φοιτητολογίου, υιοθετώντας για τις επεκτάσεις το λογισμικό Φοιτητολογίου του έργου «E- University Υλοποίηση Ολοκληρωμένου Συστήματος Πληροφόρησης & Συναλλαγών του Πολίτη Προμήθεια και Εγκατάσταση Εξοπλισμού», όπου Κύριος του Έργου είναι το Υπουργείο Παιδείας, Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων. Στα πλαίσια του παρόντος έργου ο Ανάδοχος θα προσαρμόσει, παραμετροποιήσει και θα προβεί σε επιπλέον ανάπτυξη των διασυνδέσεων, ώστε να καλύψει το σύνολο των Γραμματειών των προπτυχιακών και μεταπτυχιακών Τμημάτων του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος, όπου οι τελικοί χρήστες μέσω διαδικτύου θα απολαμβάνουν υπηρεσίες υψηλού επιπέδου που θα προσφέρουν την δυνατότητα αυτοεξυπηρέτησης και SSO (Single Sign-On) μέσω Shibboleth. Στόχος είναι να προσφέρονται όσο το δυνατό περισσότερες ηλεκτρονικές υπηρεσίες για όλους τους φοιτητές και καθηγητές του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. Το έργο στοχεύει επίσης και στην ολοκλήρωση των υφιστάμενων υποσυστημάτων στη λειτουργική περιοχή του Φοιτητολογίου όπως καθορίστηκε από το έργο e-university του 3 ου ΚΠΣ. Η ολοκλήρωση θα γίνει με την ανάπτυξη, την εγκατάσταση, την παραμετροποίηση και την θέση σε λειτουργία πρόσθετων λειτουργικοτήτων κυρίως σε ότι αφορά: 1) Τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες προς τους συναλλασσόμενους με το Ίδρυμα. 2) Τις δυνατότητες διαλειτουργικότητας με τρίτα συστήματα, όπως π.χ. η διασύνδεση με τις κεντρικές υποδομές που θα αναπτυχθούν μέσω της δράσης Α1 της πρόσκλησης 21-1 (βλέπε Α3.2.2, «Θέματα συνάφειας με το Υποέργο Κεντρικών Στατιστικών της οριζόνιας δράσης Α1 της πρόσκλησης 21.1, σύστημα Ερμή και Εύδοξο.») Ο παρόν διαγωνισμός περιλαμβάνει ενσωμάτωση επεκτάσεων που θα δώσουν προστιθέμενη αξία στο πληροφοριακό σύστημα με νέες υπηρεσίες και αντιμετώπιση θεμάτων αξιοπιστίας και διασύνδεσης των επιμέρους υποσυστημάτων. Αναλυτικότερα: Θα προστεθούν υποσυστήματα που θα επιτρέψουν τη διασύνδεση των υποδομών με κεντρικά συστήματα όπως περιγράφονται στην παράγραφο Α3.2.2 Θα προστεθούν υποσυστήματα όπως περιγράφονται στην παράγραφο Α3.4. Θα πραγματοποιηθεί επέκταση του υφιστάμενου ΟΠΣ Φοιτητολογίου σε όλα τα μεταπτυχιακά (τα οποία σήμερα δεν είναι μηχανογραφημένα) για το σύνολο της βασικής, πρόσθετης λειτουργικότητας και των επεκτάσεων. Η εργασία αυτή περιλαμβάνει: Υπηρεσίες μετάπτωσης δεδομένων Υπηρεσίες παραμετροποίησης, ώστε το λογισμικό να προσαρμοστεί στις ανάγκες του κάθε Τμήματος, όπως αυτές περιγράφονται στην παράγραφο Α3.3 «Τεχνολογίες και Σχέδιο Υλοποίησης του Έργου». Υπηρεσίες σχεδίασης αναφορών εκτύπωσης Υπηρεσίες εγκατάστασης Υπηρεσίες εκπαίδευσης Υπηρεσίες υποστήριξης έναρξης λειτουργίας Θα πραγματοποιηθεί ολοκλήρωση με νέες ψηφιακές υπηρεσίες για το σύνολο των τμημάτων του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος, όπως αυτές περιγράφονται στην παράγραφο Α.3.1. Θα πραγματοποιηθεί ολοκλήρωση των υποσυστημάτων Διαχείρισης Δεδομένων Προπτυχιακών και Μεταπτυχιακών Φοιτητών, Προγραμμάτων Σπουδών, Χρονικού Προγραμματισμού Αιθουσών, Διαχείρισης Χρηστών, Διαχείρισης Αναφορών Εκτύπωσης Report Generator, Εξυπηρέτησης Σελ. 16 από 68