ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ ΕΝΩΣΗ ΔΗΜΩΝ ΑΤΤΙΚΗΣ Π.Ε.Δ.Α. ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ

Transcript

1 ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ ΕΝΩΣΗ ΔΗΜΩΝ ΑΤΤΙΚΗΣ Π.Ε.Δ.Α. ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ 2015

2 Π Ε Ρ Ι Ε Χ Ο Μ Ε Ν Α Αρθρο 1: Περιεχόμενο του Οργανισμού Εσωτερικής Υπηρεσίας (Ο.Ε.Υ.) 3 Αρθρο 2: Όργανα της Π.Ε.Δ.Α 3 Αρθρο 3: Οργανωτική διάρθρωση των υπηρεσιών της Π.Ε.Δ.Α 4 Αρθρο 4: Γραφείο Νομικών Συμβούλων 7 Αρθρο 5: Γραφείο ειδικού συμβούλου ή ειδικού συνεργάτη ή επιστημονικού Συνεργάτη 9 Αρθρο 6: Γραφείο Υγείας και Ασφάλειας 9 Αρθρο 7: Διεύθυνση 10 Αρθρο 8: Τμήμα Ανάπτυξης και Προγραμματισμού 12 Αρθρο 9: Τμήμα Διεθνών Σχέσεων και Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων 1 20 Αρθρο 10: Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης 25 Αρθρο 11: Τμήμα Οικονομικής Υποστήριξης 32 Αρθρο 12: Αρμοδιότητες Προϊσταμένων Τμημάτων 35 Αρθρο 13: Αρμοδιότητες Υπευθύνων Γραφείων 37 Αρθρο 14: Υπηρεσιακά όργανα προγραμματισμού και συντονισμού 39 Αρθρο 15: Διαδικασία Πρόσληψης Προσωπικού 40 Αρθρο 16: Περιγραφές καθηκόντων και διαδικασιών λειτουργίας 41 Αρθρο 17: Θέσεις τακτικού προσωπικού 42 Αρθρο 18: Προϊστάμενοι διοικητικών ενοτήτων 44 Αρθρο 19: Κατάταξη και κατανομή του προσωπικού 45 Αρθρο 20: Εποχιακό και Έκτακτο προσωπικό 45 Αρθρο 21: Συμβάσεις μίσθωσης έργου 45 Αρθρο 22: Ερμηνεία Μεταβολή Ισχύς του Οργανισμού 46 2

3 Άρθρο 1 Περιεχόμενο του Οργανισμού Εσωτερικής Υπηρεσίας (Ο.Ε.Υ.) Στον παρόντα Οργανισμό καθορίζονται: Η οργανωτική διάρθρωση των υπηρεσιών της Περιφερειακής Ένωσης Δήμων (Π.Ε.Δ.) ΑΤΤΙΚΗΣ σε διοικητικές ενότητες. Οι αρμοδιότητες των διοικητικών ενοτήτων. Οι αρμοδιότητες των υπευθύνων των διοικητικών ενοτήτων. Οι κατηγορίες, ο αριθμός των θέσεων και τα απαραίτητα ειδικά τυπικά προσόντα του αναγκαίου τακτικού προσωπικού για τη στελέχωση των διοικητικών ενοτήτων. Άρθρο 2 Όργανα της Π.Ε.Δ.Α. Τα όργανα της Π.Ε.Δ.Α., η σύνθεση και οι αρμοδιότητες των οποίων ορίζονται από το Π.Δ. 75/11, όπως ισχύει, είναι: Η Γενική Συνέλευση (Γ.Σ.) Το Διοικητικό Συμβούλιο (Δ.Σ.) και οι Επιτροπές του Η Εκτελεστική Επιτροπή (Ε.Ε.) Ο Πρόεδρος και ο Γενικός Γραμματέας Το Εποπτικό Συμβούλιο Τα όργανα Διοίκησης της Π.Ε.Δ.Α. είναι: Το Διοικητικό Συμβούλιο Η Εκτελεστική Επιτροπή Ο Πρόεδρος και ο Γενικός Γραμματέας 3

4 Άρθρο 3 Οργανωτική διάρθρωση των υπηρεσιών της Π.Ε.Δ.Α. Οι διοικητικές ενότητες των υπηρεσιών της Π.Ε.Δ.Α. αποτυπώνονται στο οργανόγραμμα του Σχήματος 1 και είναι οι εξής: ΓΡΑΦΕΙΟ ΝΟΜΙΚΩΝ ΣΥΜΒΟΥΛΩΝ ΓΡΑΦΕΙΟ ΕΙΔΙΚΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΟΥ Ή ΕΙΔΙΚΟΥ ΣΥΝΕΡΓΑΤΗ Ή ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΙΚΟΥ ΣΥΝΕΡΓΑΤΗ ΓΡΑΦΕΙΟ ΥΓΕΙΑΣ & ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Η Διεύθυνση των υπηρεσιών της Π.Ε.Δ.Α. συγκροτείται από τα εξής Τμήματα και Γραφεία: 1. ΤΜΗΜΑ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ, ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ ΠΟΛΙΤΙΚΩΝ Α. ΓΡΑΦΕΙΟ ΤΟΠΙΚΗΣ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΚΑΙ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΦΟΡΕΩΝ ΤΗΣ ΤΟΠΙΚΗΣ ΑΥΤΟΔΙΟΙΚΗΣΗΣ Β. ΓΡΑΦΕΙΟ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ, ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ ΚΑΙ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ 2. ΤΜΗΜΑ ΔΙΕΘΝΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ ΚΑΙ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ Α. ΓΡΑΦΕΙΟ ΔΙΕΘΝΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ Β. ΓΡΑΦΕΙΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ - ΘΕΜΑΤΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΔΡΑΣΕΩΝ/ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ ΚΑΙ ΩΡΙΜΑΝΣΗΣ ΔΡΑΣΕΩΝ - ΘΕΜΑΤΑ ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΩΝ, ΑΝΑΘΕΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ - ΘΕΜΑΤΑ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΚΑΙ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ ΔΡΑΣΕΩΝ 3. ΤΜΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ Α. ΓΡΑΦΕΙΟ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ Β. ΓΡΑΦΕΙΟ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ, ΔΗΜΟΣΙΟΤΗΤΑΣ, ΤΥΠΟΥ & ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ Γ. ΓΡΑΦΕΙΟ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΜΕΡΙΜΝΑΣ 4. ΤΜΗΜΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ Α. ΓΡΑΦΕΙΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΚΑΙ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ Β. ΓΡΑΦΕΙΟ ΤΑΜΕΙΑΚΗΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΚΑΙ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ 4

5 Τα διαδοχικά υπηρεσιακά επίπεδα διοίκησης των υπηρεσιών της Π.Ε.Δ.Α. είναι: Α επίπεδο διοίκησης: αναφέρεται στις αρμοδιότητες και δικαιοδοσίες της Διεύθυνσης των υπηρεσιών της Π.Ε.Δ.Α. Β επίπεδο Διοίκησης: αναφέρεται στις αρμοδιότητες των προϊσταμένων των Τμημάτων. Γ επίπεδο Διοίκησης: αναφέρεται στις αρμοδιότητες των υπεύθυνων Γραφείων. Τα προηγούμενα επίπεδα διοίκησης και οι διοικητικές ενότητες συμπληρώνονται από τα παρακάτω υπηρεσιακά όργανα προγραμματισμού και συντονισμού: Συμβούλιο προγραμματισμού και συντονισμού Διεύθυνσης Συμβούλιο προγραμματισμού και συντονισμού Τμήματος 5

6 Σχήμα 1 : Οργανόγραμμα υπηρεσιών της Π.Ε.Δ.Α. ΓΕΝΙΚΗ ΣΥΝΕΛΕΥΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΕΠΟΠΤΙΚΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΕΚΤΕΛΕΣΤΙΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΠΡΟΕΔΡΟΣ ΓΕΝΙΚΟΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ ΓΡΑΦΕΙΟ ΝΟΜΙΚΩΝ ΣΥΜΒΟΥΛΩΝ ΓΡΑΦΕΙΟ ΥΓΕΙΑΣ ΚΑΙ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΔΙΕΥΘΥΝΤΗΣ ΓΡΑΦΕΙΟ ΕΙΔΙΚΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΟΥ Ή ΕΙΔΙΚΟΥ ΣΥΝΕΡΓΑΤΗ Ή ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΙΚΟΥ ΣΥΝΕΡΓΑΤΗ ΤΜΗΜΑ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ, ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ ΠΟΛΙΤΙΚΩΝ ΤΜΗΜΑ ΔΙΕΘΝΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ ΚΑΙ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ ΤΜΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΤΜΗΜΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΓΡΑΦΕΙΟ ΤΟΠΙΚΗΣ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ & ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΦΟΡΕΩΝ Τ.Α. ΓΡΑΦΕΙΟ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ, ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ ΚΑΙ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΓΡΑΦΕΙΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ ΓΡΑΦΕΙΟ ΔΙΕΘΝΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ ΓΡΑΦΕΙΟ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΥΠΗΕΣΙΩΝ ΓΡΑΦΕΙΟ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ, ΔΗΜΟΣΙΟΤΗΤΑΣ, ΤΥΠΟΥ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ ΓΡΑΦΕΙΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΚΑΙ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟ ΤΑΜΕΙΑΚΗΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΚΑΙ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ ΓΡΑΦΕΙΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΔΡΑΣΕΩΝ/ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ ΚΑΙ ΩΡΙΜΑΝΣΗΣ ΔΡΑΣΕΩΝ ΓΡΑΦΕΙΟ ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΩΝ, ΑΝΑΘΕΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ ΓΡΑΦΕΙΟ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΚΑΙ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ ΔΡΑΣΕΩΝ ΓΡΑΦΕΙΟ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΜΕΡΙΜΝΑΣ 6

7 Άρθρο 4 Γραφείο Νομικών Συμβούλων Αντικείμενο της υπηρεσίας αυτής είναι: 1. Η νομική υποστήριξη των Οργάνων της Π.Ε.Δ.Α. 2. Η νομική υποστήριξη των φορέων της Τοπικής Αυτοδιοίκησης. 3. Η νομική δικαστηριακή υποστήριξη της Π.Ε.Δ.Α., ως αυτοτελής φορέας. 4. Η τήρηση νομικού αρχείου. Ειδικότερα οι αρμοδιότητες της υπηρεσίας είναι οι ακόλουθες: 1. Νομική υποστήριξη των Οργάνων της Π.Ε.Δ.Α. Συγκέντρωση αιτημάτων των Ο.Τ.Α. για νομοθετικές αλλαγές. Προώθησή τους στα Όργανα Διοίκησης της Π.Ε.Δ.Α. Διατύπωση προτάσεων για τροπολογίες επί διατάξεων σχεδίων νόμων ή διατύπωση παρατηρήσεων επί διατάξεων σχεδίων Νόμων, που αφορούν στην Τοπική Αυτοδιοίκηση. Συνεργασία με αρμόδια Υπουργεία και συνεχής ενημέρωση της Διοίκησης για θέματα που ενδιαφέρουν την Τ.Α. Συστηματική παρακολούθηση του Εθνικού και Ευρωπαϊκού δικαίου που αφορά στην Τοπική Αυτοδιοίκηση. Συνεργασία με Ευρωπαϊκά Όργανα. Επεξεργασία προτάσεων για νομοθετικές διατάξεις. Νομική τεκμηρίωση των θεμάτων της ημερήσιας διάταξης των συνεδριάσεων του Διοικητικού Συμβουλίου και της Εκτελεστικής Επιτροπής. Συστηματική παρακολούθηση των εργασιών της Βουλής για θέματα της Τοπικής Αυτοδιοίκησης. Συμμετοχή στην επεξεργασία και την τελική διατύπωση των αποφάσεων των Οργάνων Διοίκησης της Π.Ε.Δ.Α. Σύνταξη αμιγώς νομικών κειμένων και γνωμοδοτήσεων εφόσον τούτο ζητηθεί. Σύνταξη, προσυπογραφή και παράδοση των Συμβάσεων κάθε είδους και μορφής στον Πρόεδρο και στην Υπηρεσία, στις οποίες συμμετέχει η Π.Ε.Δ.Α. ή συνδιαμορφώνει με άλλους φορείς ή φυσικά πρόσωπα, π.χ. Προγραμματικές Συμβάσεις, Συμβάσεις εργασίας και Έργου ορισμένου χρόνου, Συμβάσεις προμηθειών, κ.λ.π., καθώς και τήρηση του αρχείου των Συμβάσεων αυτών. Συνεχής νομική υποστήριξη των Επιτροπών και του Διοικητικού Συμβουλίου της Π.Ε.Δ.Α. 7

8 2. Νομική υποστήριξη των φορέων της Τοπικής Αυτοδιοίκησης Η παροχή πληροφοριών και στοιχείων προς τους φορείς της Τοπικής Αυτοδιοίκησης σχετικά με το νομοθετικό πλαίσιο, την νομολογία των Δικαστηρίων, το Ευρωπαϊκό Δίκαιο, την εκπροσώπηση στα Δικαστήρια και την νομική βιβλιογραφία. Η παροχή νομικών συμβουλών και γνωμοδοτήσεων για συγκεκριμένα ζητήματα της αυτοδιοίκησης ή μετά από σχετικό αίτημα συγκεκριμένου φορέα της Τοπικής Αυτοδιοίκησης. Η παροχή νομικής βοήθειας στους δικηγόρους, που χειρίζονται υποθέσεις των φορέων της Τοπικής Αυτοδιοίκησης. Η παρέμβαση ενώπιον των πολιτικών και διοικητικών δικαστηρίων υπέρ των Ο.Τ.Α. και των Ν.Π.Δ.Δ. ή Ν.Π.Ι.Δ. αυτών, μετά από απόφαση των Οργάνων Διοίκησης της Π.Ε.Δ.Α., αν το αντικείμενο της διαφοράς επηρεάζει το γενικό συμφέρον της Τοπικής Αυτοδιοίκησης. Επεξεργασία, ανάπτυξη και δημοσίευση νομικών θεμάτων, που ενδιαφέρουν την Τοπική Αυτοδιοίκηση. 3. Νομική υποστήριξη της Π.Ε.Δ.Α. Νομική υποστήριξη εσωτερικών κανονισμών λειτουργίας. Συνεχής παροχή νομικών συμβουλών και γνωμοδοτήσεων για ζητήματα της Τ.Α. Επεξεργασία και δημοσίευση νομικών θεμάτων της Τ.Α. Σύνταξη, ερμηνεία και νομική παρακολούθηση συμβάσεων εργασίας και έργου. Νομική υποστήριξη σχέσεων της Π.Ε.Δ.Α. με τις εποπτεύουσες αρχές. Νομική υποστήριξη σχέσεων της Π.Ε.Δ.Α. με τρίτα πρόσωπα, φυσικά ή νομικά κατά τις συναλλαγές της με αυτά. Εκπροσώπηση της Π.Ε.Δ.Α. στα Δικαστήρια και όπου αλλού απαιτείται νομική εκπροσώπηση. Παρέμβαση ενώπιον των Διοικητικών και Πολιτικών Δικαστηρίων μετά από απόφαση του Δ.Σ. για διαφορές που επηρεάζουν το γενικό συμφέρον της Τ.Α. 4. Τήρηση νομικού αρχείου Παρακολούθηση και συγκέντρωση των Νόμων, Προεδρικών Διαταγμάτων, Υπουργικών Αποφάσεων, κ.λ.π., που αφορούν στην Τοπική Αυτοδιοίκηση. Οργάνωση και ενημέρωση βιβλιοθήκης με βασικές εκδόσεις, μελέτες, πραγματείες ή άρθρα σχετικά με την Τοπική Αυτοδιοίκηση. Διασύνδεση της Υπηρεσίας με Τράπεζα Νομικών πληροφοριών και αξιοποίησή της για την άμεση ενημέρωση για τις αλλαγές της νομοθεσίας. Τροφοδότηση του Γραφείου μηχανοργάνωσης, Πληροφορικής και Τεκμηρίωσης με το αναγκαίο πληροφοριακό υλικό (Νόμοι, διατάγματα, εγκύκλιοι, κ.λ.π.), που πρέπει να τεκμηριώνεται στο Γραφείο, με σκοπό την άμεση πληροφόρηση των Ο.Τ.Α. 8

9 Άρθρο 5 Γραφείο Ειδικού Συμβούλου ή Ειδικού Συνεργάτη ή Επιστημονικού Συνεργάτη Ο ειδικός σύμβουλος ή ειδικός συνεργάτης ή επιστημονικός συνεργάτης παρέχει συμβουλευτικό έργο και διατυπώνει εξειδικευμένες γνώμες, γραπτά ή προφορικά, για το συγκεκριμένο τομέα δραστηριοτήτων της Π.Ε.Δ.Α., τον οποίο έχει οριστεί να εξυπηρετήσει. Το συμβουλευτικό του έργο απευθύνεται προς τον Πρόεδρο, το Διοικητικό Συμβούλιο και την Εκτελεστική Επιτροπή, ανάλογα με τις αρμοδιότητές του. Δεν έχει αποφασιστικές αρμοδιότητες οποιασδήποτε μορφής και δεν παρεμβάλλεται, καθ οιονδήποτε τρόπο, στην οργανωτική και βαθμολογική κλίμακα, ούτε η θέση του έχει αντιστοιχία με τις θέσεις της κλίμακας αυτής. Υπόκειται απευθείας στην αρμοδιότητα του Προέδρου, για την επικουρία του οποίου έχει προσληφθεί, και είναι ανεξάρτητος από το ειδικό επιστημονικό προσωπικό ιδιωτικού δικαίου που προσλαμβάνεται σε οργανικές θέσεις της Ένωσης, για την εξυπηρέτηση διαρκών αναγκών της. Ο ανωτέρω προσλαμβάνεται με σύμβαση εργασίας ιδιωτικού δικαίου ορισμένου χρόνου, η οποία δεν μπορεί να υπερβαίνει την θητεία του οργάνου που τον προσλαμβάνει και διέπεται από τις διατάξεις του άρθρου 31 του Ν.3274/2004 (ΦΕΚ Α195), όπως ισχύει. Η θητεία του ακολουθεί την θητεία του εκάστοτε Προέδρου της Π.Ε.Δ.Α. και λήγει είκοσι (20) ημέρες μετά την αποχώρησή του. Ειδικά, παρέχει υπηρεσίες σε εξειδικευμένα επιστημονικά και τεχνικά θέματα, που αφορούν ιδίως στη διενέργεια ερευνών, εκπόνηση μελετών, σύνταξη εκθέσεων, υποβολή προτάσεων ή εισηγήσεων, επεξεργασία και παρουσίαση στοιχείων απαραίτητων για την πραγμάτωση των σκοπών της Π.Ε.Δ.Α. Άρθρο 6 Γραφείο Υγείας και Ασφάλειας Ο γιατρός εργασίας έχει ως καθήκον να παρέχει και στα όργανα Δ/νσης, υποδείξεις και συμβουλές, γραπτά ή προφορικά, σχετικά με τα μέτρα που πρέπει να λαμβάνονται για την σωματική και ψυχική υγεία των εργαζομένων, να επιβλέπει την υγεία των εργαζομένων και την εφαρμογή των μέτρων προστασίας της υγείας τους. Ο τεχνικός ασφάλειας παρέχει στον Δ/ντή, στους εργαζόμενους και στα όργανα της Δ/νσης υποδείξεις και συμβουλές, γραπτά ή προφορικά, σε θέματα σχετικά με την ασφάλεια εργασίας και την πρόληψη των εργατικών ατυχημάτων. 9

10 Άρθρο 7 Διεύθυνση Η Διεύθυνση των υπηρεσιών της Π.Ε.Δ.Α. ασκείται από το Διευθυντή, ο οποίος ευθύνεται έναντι των οργάνων διοίκησης για την αποτελεσματική και αποδοτική λειτουργία των υπηρεσιών της, προγραμματίζοντας, οργανώνοντας, συντονίζοντας και ελέγχοντας τις δραστηριότητές τους έτσι ώστε να διασφαλίζεται η υποστήριξη των οργάνων διοίκησης και η εκπλήρωση της αποστολής της Π.Ε.Δ.Α. Ειδικότερα ο Διευθυντής: Προΐσταται των υπηρεσιών και εισηγείται για τα θέματα προσωπικού της Π.Ε.Δ.Α. στον Πρόεδρο. Καταρτίζει την ημερήσια διάταξη του Δ.Σ. και της Ε.Ε. σε συνεργασία με τον Πρόεδρο. Εισηγείται στην Ε.Ε. τον προϋπολογισμό και τον απολογισμό Εσόδων και Εξόδων της Π.Ε.Δ.Α., καθώς και το πρόγραμμα δράσης των υπηρεσιών αυτής σε συνεργασία με τους υπεύθυνους των οικείων τομέων. Μεριμνά για την προετοιμασία των, κάθε φύσης, εισηγήσεων επιτελικής υποστήριξης των υπηρεσιών, που αφορούν σε διερευνήσεις (εναλλακτικές λύσεις) για τη διαμόρφωση στόχων, θέσεων, προτάσεων, μεθοδολογίας, πολιτικών δράσης, προγραμμάτων δράσης και γενικά θεμάτων για τα οποία πρόκειται να ληφθούν αποφάσεις από τα όργανα διοίκησης της Π.Ε.Δ.Α. Συγκεντρώνει από τις υπηρεσίες της Π.Ε.Δ.Α. τα θέματα για τα οποία ζητείται από τους φορείς της Τ.Α. η. κάθε φύσης. υποστήριξη της Π.Ε.Δ.Α, καθώς και τις σχετικές εισηγήσεις των υπηρεσιών και ενημερώνει την Ε.Ε. και το Δ.Σ. εισηγούμενος τη μεθοδολογία και τις αναγκαίες ενέργειες για την παροχή υποστήριξης. Μεριμνά για την εκτέλεση των, κάθε φύσης, αποφάσεων των οργάνων διοίκησης της Π.Ε.Δ.Α. Συντονίζει τις δραστηριότητες των υπηρεσιών της Π.Ε.Δ.Α. κατά τρόπο, ώστε να υλοποιούνται αποτελεσματικά και αποδοτικά το πρόγραμμα δράσης ή οι αποφάσεις και εντολές των οργάνων διοίκησης. Μεριμνά για την ετοιμασία του ετήσιου απολογισμού της δράσης των υπηρεσιών της Π.Ε.Δ.Α., σύμφωνα με τα προγράμματα και τον προϋπολογισμό και ενημερώνει την Ε.Ε. και το Δ.Σ. Εισηγείται την τροποποίηση του προγράμματος δράσης ανάλογα με την εξέλιξη υλοποίησής τους ή και με βάση τις μεταβολές των αντικειμενικών συνθηκών. 10

11 Ενημερώνει την Ε.Ε. και το Δ.Σ. για την πορεία υλοποίησης του εγκεκριμένου προγράμματος δράσης και γενικά για την εκτέλεση των αποφάσεών τους. Μεριμνά για την ουσιαστική επίτευξη των σκοπών της Π.Ε.Δ.Α. Συμμετέχει σε ενέργειες και λαμβάνει μέτρα, που προβάλλουν γενικώς και βελτιώνουν την εικόνα της Π.Ε.Δ.Α. και προωθούν την ανάπτυξη των εργασιών της. Μεριμνά για την έγκαιρη ετοιμασία, συγκέντρωση από τις υπηρεσίες και υποβολή στον Πρόεδρο του Δ.Σ., στο Γενικό Γραμματέα και στην Ε.Ε. των, κάθε φύσης, εγγράφων που πρέπει να υπογράφονται από τα όργανα αυτά. Μεριμνά για τη σύνταξη/μεταβολή των, κάθε φύσης, κανονισμών που ρυθμίζουν τη δομή, στελέχωση και λειτουργία των υπηρεσιών και τους υποβάλλει για έγκριση στην Ε.Ε. και στο Δ.Σ. Παρακολουθεί την εφαρμογή των προηγούμενων εγκεκριμένων κανονισμών. Μεριμνά για τη διευκόλυνση του έργου του Εποπτικού συμβουλίου με την παροχή των αναγκαίων παραστατικών, εγγράφων, στοιχείων, βιβλίων και δικαιολογητικών από το αρμόδιο Τμήμα, προκειμένου να διενεργηθεί ο έλεγχος της οικονομικής διαχείρισης της Π.Ε.Δ.Α. Συμμετέχει μαζί με τον Υπεύθυνο του Τμήματος Οικονομικής Υποστήριξης στις συνεδριάσεις του Εποπτικού Συμβουλίου (όταν υπάρχει σχετική πρόσκληση) για την παροχή στοιχείων, διευκρινήσεων και πληροφοριών σχετικά με την εξεταζόμενη περίοδο οικονομικής διαχείρισης. Ελέγχει την τήρηση του ωραρίου εργασίας και εγκρίνει τη χορήγηση αδειών στο προσωπικό και τη μετακίνηση των υπαλλήλων για εκτέλεση υπηρεσίας. Μεριμνά για την αξιολόγηση, την ανάπτυξη και την αξιοποίηση των γνώσεων, των ικανοτήτων και των εμπειριών των υπαλλήλων, καθώς και για την διαμόρφωση κλίματος καλών εργασιακών σχέσεων. Συστήνει τις κατάλληλες διατμηματικές ομάδες έργου για τις ανάγκες έργων/εργασιών που απαιτούν αξιοποίηση προσωπικού από όλες τις διοικητικές ενότητες και ορίζει τον Υπεύθυνο έργου σε κάθε περίπτωση. Στις ομάδες έργου μπορεί να συμμετέχουν και εξωτερικοί συνεργάτες της Π.Ε.Δ.Α. Διενεργεί περιοδικές συγκεντρώσεις των προϊστάμενων των διοικητικών ενοτήτων με αντικείμενο την ανταλλαγή απόψεων, την αλληλοενημέρωση, τον συντονισμό των ενεργειών, την επισήμανση και την αντιμετώπιση προβλημάτων, τη βελτίωση της ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών, κ.λπ. Ασκεί κάθε άλλη αρμοδιότητα που του ανατίθεται από τα όργανα διοίκησης της Π.Ε.Δ.Α. ή προβλέπεται από τους Κανονισμούς αυτής. Τον Διευθυντή απόντα ή κωλυόμενο ή όταν είναι κενή η θέση, αναπληρώνει ο Προϊστάμενος του Τμήματος Διοικητικής Υποστήριξης. 11

12 Άρθρο 8 ΤΜΗΜΑ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ, ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ ΠΟΛΙΤΙΚΩΝ Αντικείμενο του τμήματος αυτού είναι: Η επιστημονική και τεχνική υποστήριξη των φορέων της Αυτοδιοίκησης Α Βαθμού της Περιφέρειας και των Οργάνων της Π.Ε.Δ.Α. Τα θέματα που έχουν σχέση με την περιφερειακή και τεχνική ανάπτυξη. Ο αναπτυξιακός προγραμματισμός της Τοπικής Αυτοδιοίκησης. Το τμήμα υποστηρίζει τα όργανα διοίκησης της Π.Ε.Δ.Α. (το Δ.Σ., την Ε.Ε., τον Πρόεδρο), τις Επιτροπές Πολιτικής της Π.Ε.Δ.Α., που έχουν συσταθεί από το Δ.Σ., τους εκπροσώπους της Π.Ε.Δ.Α., καθώς και τους Δήμους μέλη της Π.Ε.Δ.Α. Το τμήμα διαρθρώνεται στα εξής Γραφεία: Α. ΓΡΑΦΕΙΟ ΤΟΠΙΚΗΣ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΚΑΙ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΦΟΡΕΩΝ ΤΗΣ ΤΟΠΙΚΗΣ ΑΥΤΟΔΙΟΙΚΗΣΗΣ Β. ΓΡΑΦΕΙΟ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ, ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ ΚΑΙ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ Ο προσδιορισμός και η κατανομή των θεματικών αντικειμένων στα παραπάνω γραφεία γίνεται ανάλογα με τις εκάστοτε ανάγκες και προτεραιότητες των Οργάνων της Π.Ε.Δ.Α. με απόφαση του Διευθυντή σε συνεργασία με τον Πρόεδρο. 12

13 Α. ΓΡΑΦΕΙΟ ΤΟΠΙΚΗΣ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΚΑΙ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΦΟΡΕΩΝ ΤΗΣ ΤΟΠΙΚΗΣ ΑΥΤΟΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΘΕΜΑΤΙΚΑ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΑ 1. Τεχνικές υποδομές, Πολεοδομία και Περιβάλλον - Θέματα Τεχνικών υποδομών - Θέματα Μεταφορών / Κυκλοφορίας / Συγκοινωνιών - Θέματα Χωροταξίας / Πολεοδομίας - Θέματα Προστασίας του φυσικού και δομημένου περιβάλλοντος/ενέργειας/φυσικών πόρων - Θέματα Διαχείρισης στερεών και υγρών αποβλήτων - Θέματα Ποιότητας ζωής - Θέματα Ασφάλειας και προστασίας των πολιτών από φυσικές καταστροφές 2. Κοινωνική πολιτική - Θέματα Κοινωνικής πολιτικής - Θέματα Υγείας / Πρόνοιας - Θέματα Ισότητας 3. Αθλητισμός Πολιτισμός - Νεολαία Παιδεία - Θέματα Αθλητισμού Πολιτισμού - Νεολαίας - Θέματα Εκπαίδευσης Δια βίου μάθησης 4. Οικονομική Ανάπτυξη και Απασχόληση - Θέματα Αγροτικής ανάπτυξης - Θέματα Τουρισμού - Θέματα Υποστήριξης Μικρομεσαίων επιχειρήσεων - Θέματα Προώθησης της απασχόλησης 5. Οικονομικά της Τ.Α. - Θέματα διάρθρωσης των Οικονομικών της Τ.Α. (ίδιοι πόροι, κρατικές επιχορηγήσεις, κ.λ.π.). - Θέματα κατανομής επιχορηγήσεων στους Δήμους από κεντρικούς φορείς (Κ.Α.Π., Σ.Α.Τ.Α., ειδικά αναπτυξιακά προγράμματα, κ.λ.π.). - Θέματα οικονομικής διοίκησης και διαχείρισης των φορέων της Τ.Α. (π.χ. εφαρμογή μεθόδων αύξησης των εσόδων και περιορισμού των δαπανών, εφαρμογή μεθόδων είσπραξης ίδιων εσόδων) - Θέματα οικονομικού ελέγχου των Δήμων - Συστηματική παρακολούθηση των πηγών χρηματοδότησης που αφορούν στην Αυτοδιοίκηση και των δυνατοτήτων για νέες πηγές χρηματοδότησης των Δήμων. 13

14 6. Συγκρότηση και λειτουργία νέων θεσμών & Ανθρώπινου Δυναμικού των φορέων στο χώρο της Τ.Α. - Θεσμοί προώθησης της τοπικής ανάπτυξης (Δίκτυα και Εταιρικές σχέσεις, Αναπτυξιακές συμπράξεις, Αναπτυξιακές εταιρίες, Υπηρεσίες προγραμματισμού και ανάπτυξης των Ο.Τ.Α., κ.λ.π.) - Θεσμοί διαδημοτικής συνεργασίας. - Θεσμοί εξυπηρέτησης του πολίτη. - Θεσμοί συμμετοχής και αναβάθμισης της τοπικής δημοκρατίας. - Θεσμοί κοινωνικής αλληλεγγύης και κοινωνικού ελέγχου. - Θέματα λειτουργίας των αιρετών οργάνων και των οργάνων διοίκησης των φορέων της Τ.Α. - Θέματα οργάνωσης υπηρεσιών, σύνταξης Οργανισμών εσωτερικής υπηρεσίας και Κανονισμών λειτουργίας των δημοτικών υπηρεσιών και των αιρετών οργάνων, των Ν.Π.Δ.Δ., των Συνδέσμων και άλλων δομών διαδημοτικής συνεργασίας και των δημοτικών επιχειρήσεων. - Θέματα τοπικού αναπτυξιακού σχεδιασμού, μεσοχρόνιου, και ετήσιου επιχειρησιακού προγραμματισμού και διοίκησης με χρήση στόχων. - Θέματα παρακολούθησης της λειτουργίας των Ο.Τ.Α. με δείκτες επίδοσης των δημοτικών υπηρεσιών (οικονομικότητα, αποδοτικότητα, ποιότητα, αποτελεσματικότητα, δικαιοκατανομή). - Θέματα ανασχεδιασμού και διαδικασιών λειτουργίας, με σκοπό την ικανοποίηση του δημότη, τη μείωση της γραφειοκρατίας και την βελτίωση της αποδοτικότητας. - Θέματα διασφάλισης της ποιότητας των δημοτικών υπηρεσιών και διοίκησης ολικής ποιότητας. - Θέματα μέτρησης της ικανοποίησης και διαχείρισης των παραπόνων των πολιτών. 7. Προσωπικό της Τ.Α. - Θέματα προσλήψειων / μονιμοποιήσεων / μετατάξεων προσωπικού, προγραμματισμός προσλήψεων, κίνητρα - Μητρώο εργαζομένων Σχέσεις εργασίας τακτικού και έκτακτου προσωπικού - Θέματα συνθηκών εργασίας και θέματα υγείας και ασφάλειας - Θέματα επιμόρφωσης και ανάπτυξης των εργαζομένων 14

15 Για τα παραπάνω θεματικά αντικείμενα το Γραφείο ΤΟΠΙΚΗΣ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΚΑΙ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΦΟΡΕΩΝ ΤΗΣ ΤΟΠΙΚΗΣ ΑΥΤΟΔΙΟΙΚΗΣΗΣ έχει τις εξής αρμοδιότητες: 1. Διερεύνηση αναγκών και δυνατοτήτων των φορέων της Τ.Α. 2. Υποστήριξη του έργου των οργάνων διοίκησης, των Επιτροπών Πολιτικής και των εκπροσώπων της Π.Ε.Δ.Α. 3. Ανάπτυξη των συνεργασιών της Π.Ε.Δ.Α. με άλλους φορείς και μεταξύ των φορέων της Τ.Α. 1. Διερεύνηση αναγκών και δυνατοτήτων των φορέων της Τ.Α. Διερεύνηση των αναγκών των φορέων της Τ.Α. Α Βαθμού της Περιφέρειας και εισήγηση θεμάτων επί των οποίων είναι αναγκαίο να ληφθούν αποφάσεις από τα όργανα της Π.Ε.Δ.Α. Καταγραφή αιτημάτων, επιδιώξεων και προτάσεων με έρευνες αναγκών, οργάνωση συναντήσεων, επισκέψεων και επαφών με τους φορείς της ΤΑ ή εκπροσώπους τους. Επισήμανση προβλημάτων, διερεύνηση αιτίων, ανάλυση δυνατοτήτων και προοπτικών των φορέων της Τ.Α. Α Βαθμού. Αξιολόγηση των πολιτικών της Κεντρικής διοίκησης και των Ευρωπαϊκών πολιτικών που αφορούν στην Τ.Α. και διατύπωση προτάσεων βελτίωσης της αποτελεσματικότητάς τους προς όφελος των φορέων της Τ.Α. σε συνεργασία με την Π.Ε.Δ.Α. 2. Υποστήριξη του έργου των Οργάνων διοίκησης των Επιτροπών Πολιτικής και των εκπροσώπων της Π.Ε.Δ.Α. Παροχή επιστημονικής/συμβουλευτικής υποστήριξης για την τεκμηρίωση των θέσεων των οργάνων της Π.Ε.Δ.Α. και για το σχεδιασμό και τη προώθηση πολιτικών για την Τ.Α. Εισήγηση προς τα όργανα διοίκησης της Π.Ε.Δ.Α. εναλλακτικών λύσεων και σχεδίων παρέμβασης με εκτίμηση των θετικών και αρνητικών επιπτώσεων των προτεινόμενων παρεμβάσεων. Επεξεργασία και ολοκλήρωση με λεπτομερειακές αναλύσεις του σχεδιασμού των επιλεγμένων, από τα όργανα, πολιτικών. Παρακολούθηση της εφαρμογής των αποφάσεων των οργάνων και αξιολόγηση των αποτελεσμάτων. Ετοιμασία σχεδίων εισηγήσεων των οργάνων διοίκησης της Π.Ε.Δ.Α. σε συνέδρια, ημερίδες, κ.λ.π. Επεξεργασία νομοσχεδίων, που αφορούν στο θεματικό αντικείμενο σε συνεργασία με την Νομική Υπηρεσία. 15

16 Συνεχής υποστήριξη, παροχή πληροφοριών και ενημέρωση των εκπροσώπων της Π.Ε.Δ.Α. Υποστήριξη του έργου των Επιτροπών Πολιτικής, που συστήνει το Δ.Σ. της Π.Ε.Δ.Α. για την μελέτη και επεξεργασία θεμάτων, που αφορούν στην Τ.Α. Τήρηση ειδικού αρχείου για τις υποθέσεις για τις οποίες ζητείται από τους φορείς της Τ.Α. η, κάθε φύσης, υποστήριξη της Π.Ε.Δ.Α. και εισήγηση για τον προγραμματισμό των ενεργειών, που συνεπάγεται η παροχή της υποστήριξης αυτής. 3. Ανάπτυξη των συνεργασιών της Π.Ε.Δ.Α. με άλλους φορείς και μεταξύ των φορέων της Τ.Α. Υποστήριξη της ανάπτυξης του πνεύματος της εθελοντικής συνεργασίας των δημοτών και των κατοίκων γενικότερα. Υποστήριξη της ανάπτυξης σχέσεων συνεργασίας της Π.Ε.Δ.Α. με φορείς του εξωτερικού της περιβάλλοντος, π.χ. με τους φορείς της Δημόσιας Διοίκησης με τους συνδικαλιστικούς φορείς των εργαζομένων στην Τ.Α. με την Π.Ε.Τ.Α. με την Ε.Ε.Τ.Τ.Α. με άλλους κοινωνικούς, οικονομικούς και επιστημονικούς φορείς. Β. ΓΡΑΦΕΙΟ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ, ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ ΚΑΙ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΘΕΜΑΤΙΚΑ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΑ 1. Αξιοποίηση της πληροφορικής και των τηλεπικοινωνιών από τους φορείς της Τ.Α. - Οργάνωση υπηρεσιών πληροφορικής. - Ηλεκτρονική δικτύωση των Δήμων. - Σχεδιασμός ολοκληρωμένων πληροφοριακών συστημάτων των Δήμων, επιλογή και προμήθεια του κατάλληλου εξοπλισμού σε λογισμικό και υλικό. - Επιμόρφωση του ανθρώπινου δυναμικού στη χρήση Η/Υ. - Αξιοποίηση των δυνατοτήτων της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης (e-government) και των ευκαιριών στο πλαίσιο των διαδικασιών ανάπτυξης της «Κοινωνίας της πληροφορίας». - Υποστήριξη των φορέων της Τ.Α. σε θέματα αξιοποίησης της πληροφορικής και των νέων τεχνολογιών. 16

17 Για το παραπάνω θεματικό αντικείμενο το Γραφείο ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ, ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ ΚΑΙ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ έχει τις εξής αρμοδιότητες: 1. Παρακολούθηση της υφιστάμενης κατάστασης και συγκέντρωση στοιχείων και πληροφοριών σε κάθε θεματικό αντικείμενο του Γραφείου. 2. Ενημέρωση/Πληροφόρηση/Παροχή συμβουλών στους φορείς της Τ.Α. 3. Τεκμηρίωση / Βιβλιοθήκη. 4. Υποστήριξη της μηχανοργάνωσης των υπηρεσιών της Π.Ε.Δ.Α. 1. Παρακολούθηση της υφιστάμενης κατάστασης και συγκέντρωση στοιχείων και πληροφοριών σε κάθε θεματικό πεδίο του Γραφείου. Συνεχής μέριμνα για την συγκέντρωση και αξιολόγηση στοιχείων και πληροφοριών, που σχετίζονται με την υφιστάμενη κατάσταση, τα προβλήματα, τις ανάγκες και τις δυνατότητες των φορέων της Τ.Α. και των πολιτικών, στα θεματικά αντικείμενα του Γραφείου. Συγκέντρωση πληροφοριών από το εξωτερικό περιβάλλον που ενδιαφέρουν την Τ.Α., π.χ. πλαίσια του εθνικού, περιφερειακού και νομαρχιακού προγραμματισμού, αποφάσεις Ευρωπαϊκών οργάνων, ευρωπαϊκές πολιτικές και Ευρωπαϊκά προγράμματα, χρηματοδοτήσεις, δημόσιες πολιτικές, κατευθύνσεις της Κ.Ε.Δ.Ε., προγράμματα δράσης της Ε.Ε.Τ.Α.Α., κ.λ.π. Συστηματική παρακολούθηση των νομοθετικών εργασιών της Βουλής και των αποφάσεων των Υπουργείων και των δημόσιων οργανισμών που αφορούν στην Τ.Α. Συνεχής μέριμνα για τη συγκέντρωση ερευνών, μελετών και σχεδίων που παράγονται και διατίθενται από άλλους φορείς και αφορούν στα ενδιαφέροντα των Δήμων της Περιφέρειας (π.χ. αναπτυξιακές μελέτες, μελέτες οργάνωσης, ειδικές επιστημονικές έρευνες, στρατηγικά σχέδια, επιχειρησιακά προγράμματα, κ.λ.π.). Τήρηση βάσεων δεδομένων με στοιχεία, που πρέπει να τεκμηριώνονται στο πληροφοριακό σύστημα της Π.Ε.Δ.Α. και για το έντυπο πληροφοριακό υλικό που πρέπει να τηρείται στη βιβλιοθήκη της Π.Ε.Δ.Α. 2. Ενημέρωση/Πληροφόρηση/ Παροχή συμβουλών στους φορείς της Τ.Α. Αξιοποίηση ηλεκτρονικών δικτύων (π.χ.internet, VPN). Επιμέλεια της έκδοσης του ηλεκτρονικού ενημερωτικού δελτίου. Συνεχής επικοινωνία με τους Δήμους, με σκοπό τη διερεύνηση των αναγκών και τη συγκέντρωση αιτημάτων ενημέρωσης/πληροφόρησης των αιρετών και στελεχών των φορέων της Τ.Α. και στη συνέχεια συνεργασία με Κ.Ε.Δ.Ε. ή και με άλλους φορείς για την ικανοποίηση των αιτημάτων ενημέρωσης/πληροφόρησης. 17

18 Συγκέντρωση, επιλογή, ετοιμασία του ενημερωτικού υλικού και επίβλεψη της διαμονής του μέχρις ότου φθάσει στους τελικούς αποδέκτες. Συνεχής μέριμνα για την βελτίωση της αμφίδρομης ροής πληροφοριών εφ ενός μεταξύ της Π.Ε.Δ.Α. και της Κ.Ε.Δ.Ε. και αφ ετέρου μεταξύ της Π.Ε.Δ.Α. και των Ο.Τ.Α. Παροχή συμβουλών και πληροφοριών στους φορείς της Τ.Α. Παροχή συμβουλών και πληροφοριών προς αιρετούς και υπαλλήλους για τα θέματα της ευθύνης του Γραφείου, είτε μετά από σχετικό τους αίτημα, είτε με πρωτοβουλία της Π.Ε.Δ.Α. Αποστολή πληροφοριακού υλικού προς τους Ο.Τ.Α., σχετικού με τα θέματα αρμοδιότητας του Γραφείου. Συνεργασία με το Γραφείο Δημοσίων Σχέσεων, Δημοσιότητας, Τύπου & Επικοινωνίας. Λειτουργία των στελεχών του Γραφείου ως επιστημονικών υπευθύνων των επιμορφωτικών και ενημερωτικών προγραμμάτων, που διοργανώνει το Γραφείο Δημοσίων Σχέσεων, Δημοσιότητας, Τύπου & Επικοινωνίας για τις ανάγκες των αιρετών στα θέματα που ευθύνεται το Γραφείο. 3. Τεκμηρίωση/Βιβλιοθήκη Συγκέντρωση στοιχείων και πληροφοριών από επίσημες πηγές ή πρωτογενή έρευνα πεδίου για όλους τους φορείς της Τ.Α. της Περιφέρειας και καταχώρησή τους σε βάσεις δεδομένων. Οι βάσεις δεδομένων είναι δυνατό να περιλαμβάνουν διάφορα στοιχεία των Ο.Τ.Α. της Περιφέρειας (π.χ. στοιχεία των αιρετών, του προσωπικού, των οικονομικών, των υπηρεσιών, των δραστηριοτήτων, των έργων, των νομικών προσώπων δημόσιου και ιδιωτικού δικαίου των Ο.Τ.Α., κ.λ.π.) Συνεργασία με το Γραφείο Τεκμηρίωσης της Κ.Ε.Δ.Ε. Σύνδεση με Τράπεζες Πληροφοριών άλλων φορέων κ.λ.π. Επεξεργασία των στοιχείων και δημιουργία αναφορών και εκθέσεων. Αξιοποίηση των βάσεων δεδομένων για την παροχή στοιχείων και πληροφοριών στα Όργανα διοίκησης, στις υπηρεσίες της Π.Ε.Δ.Α., στους φορείς της Τ.Α. και σε άλλους ενδιαφερόμενους φορείς. Ανάπτυξη και συντήρηση βάσεων πληροφοριών και γνώσεων με απαντήσεις σε συχνά ερωτήματα που υποβάλλουν στην Π.Ε.Δ.Α. οι φορείς της Τ.Α. Οργάνωση και λειτουργία της Βιβλιοθήκης της Π.Ε.Δ.Α. Συγκέντρωση του πληροφοριακού υλικού που παράγεται ή συγκεντρώνεται από τις υπηρεσίες της Π.Ε.Δ.Α. Συγκέντρωση πληροφοριακού υλικού από το εξωτερικό περιβάλλον της Π.Ε.Δ.Α. (π.χ. κειμένων, βιβλίων, περιοδικών εκδόσεων, οπτικοακουστικού υλικού, κ.λ.π.), που αφορούν στην Τ.Α. 18

19 Διαλογή, επεξεργασία, κωδικοποίηση και αρχειοθέτηση του προηγουμένου πληροφοριακού υλικού με βάση το θεματολόγιο του γενικότερου πληροφοριακού συστήματος της Π.Ε.Δ.Α. (ηλεκτρονική ή / και χειρόγραφη αρχειοθέτηση). Αναζήτηση και παροχή πληροφοριών από τα αρχεία ή τη Βιβλιοθήκη της Π.Ε.Δ.Α. ή από άλλα κέντρα τεκμηρίωσης μετά από σχετικό αίτημα των οργάνων διοίκησης ή των φορέων της Τ.Α. 4. Υποστήριξη της μηχανοργάνωσης των υπηρεσιών της Π.Ε.Δ.Α. Συνεχής ενημέρωση των Οργάνων διοίκησης της Π.Ε.Δ.Α. για τις δυνατότητες που προσφέρουν οι τεχνολογίες πληροφορικής και τηλεπικοινωνιών και διατύπωση εισηγήσεων, μετά από ανάλυση κόστους ωφελειών, για την αξιοποίηση τέτοιων τεχνολογιών. Υποστήριξη των διαδικασιών προμήθειας του απαραίτητου εξοπλισμού σε λογισμικό και υλικό. Επίβλεψη για την ομαλή και αποτελεσματική λειτουργία όλου μηχανογραφικού συστήματος της Π.Ε.Δ.Α. του Μέριμνα για την τεκμηρίωση και συντήρηση των εφαρμογών. Ανάπτυξη μικρών εφαρμογών λογισμικού για τις ανάγκες των υπηρεσιών. Συντήρηση και βελτίωση των εφαρμογών. Μέριμνα για τη διαρκή εκπαίδευση του προσωπικού σε θέματα πληροφορικής. Διαχείριση των δικτύων και των λειτουργικών συστημάτων της Π.Ε.Δ.Α. Μέριμνα για την ασφάλεια των δικτύων και των συστημάτων. Μέριμνα για την ασφάλεια των αποθηκευμένων πληροφοριών και προστασία τους από τυχόν δυνατότητες μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης. 19

20 Άρθρο 9 ΤΜΗΜΑ ΔΙΕΘΝΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ ΚΑΙ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ Αντικείμενο του τμήματος αυτού είναι: Η υποστήριξη των Διεθνών Σχέσεων της Π.Ε.Δ.Α. Η υποστήριξη και υλοποίηση Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων Το τμήμα υποστηρίζει τα όργανα διοίκησης της Π.Ε.Δ.Α. (το Δ.Σ., την Ε.Ε., τον Πρόεδρο), τις Επιτροπές Πολιτικής της Π.Ε.Δ.Α., που έχουν συσταθεί από το Δ.Σ., τους εκπροσώπους της Π.Ε.Δ.Α., καθώς και τους Δήμους μέλη της Π.Ε.Δ.Α. Το τμήμα διαρθρώνεται στα εξής Γραφεία: Α. ΓΡΑΦΕΙΟ ΔΙΕΘΝΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ Β. ΓΡΑΦΕΙΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ Το Γραφείο Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων διαρθρώνεται στα εξής υποτμήματα: ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΔΡΑΣΕΩΝ/ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ ΚΑΙ ΩΡΙΜΑΝΣΗΣ ΔΡΑΣΕΩΝ ΤΜΗΜΑ ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΩΝ, ΑΝΑΘΕΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ ΤΜΗΜΑ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΚΑΙ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ ΔΡΑΣΕΩΝ Ο προσδιορισμός και η κατανομή των θεματικών αντικειμένων στα παραπάνω γραφεία γίνεται ανάλογα με τις εκάστοτε ανάγκες και προτεραιότητες των Οργάνων της Π.Ε.Δ.Α. με απόφαση του Διευθυντή σε συνεργασία με τον Πρόεδρο. 20

21 Α. ΓΡΑΦΕΙΟ ΔΙΕΘΝΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ ΘΕΜΑΤΙΚΑ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΑ Υποστήριξη των Οργάνων και των υπηρεσιών της Π.Ε.Δ.Α. στις σχέσεις τους με τα θεσμικά όργανα και Οργανισμούς της Ευρωπαϊκής Ένωσης και με Ενώσεις των Ο.Τ.Α. άλλων χωρών. Υποστήριξη των φορέων της Τ.Α. στις Ευρωπαϊκές και διεθνείς σχέσεις τους με Ο.Τ.Α. άλλων χωρών. Πληροφόρηση για τα Ευρωπαϊκά προγράμματα. Μεταφράσεις και Διερμηνεία. Συμβουλευτική υποστήριξη των οργάνων διοίκησης της Π.Ε.Δ.Α. σε Ευρωπαϊκά και Διεθνή θέματα για την προώθηση των συμφερόντων της Ελληνικής Τ.Α. σε Ευρωπαϊκό και Διεθνές επίπεδο. Υποστήριξη της συμμετοχής αντιπροσωπείας της Π.Ε.Δ.Α. σε Ευρωπαϊκά θεσμικά όργανα και σε επιτροπές, όργανα, συναντήσεις εργασίας και συνέδρια Διεθνών και Ευρωπαϊκών Ενώσεων της Αυτοδιοίκησης όπως: - της Επιτροπής των Περιφερειών - της Διεθνούς Ένωσης Τοπικών Αρχών (IULA) - του Συμβουλίου Ευρωπαϊκών Δήμων και Περιφερειών (CEMR) - του Κογκρέσου Τοπικών και Περιφερειακών Αρχών του Συμβουλίου της Ευρώπης - (CLRAE) Συνεργασία με το Γραφείο της Τ.Α. στις Βρυξέλλες για την καλύτερη προετοιμασία της συμμετοχής των εκπροσώπων της Π.Ε.Δ.Α. Αξιοποίηση της πληροφόρησης από το Γραφείο της Τ.Α. στις Βρυξέλλες και ενημέρωση των Ο.Τ.Α. για τις δυνατότητες συμμετοχής τους σε προγράμματα της Ευρωπαϊκής Ένωσης, για τις ευρωπαϊκέ εξελίξεις και τα κοινοτικά ζητήματα που αφορούν στην Τ.Α. Συνεργασία με τις αντίστοιχες υπηρεσίες των φορέων της Τ.Α., με σκοπό την παροχή τεχνικής βοήθειας στους Ο.Τ.Α. για την συμμετοχή τους στα προγράμματα της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Υποστήριξη της δικτύωσης των Ελληνικών Ο.Τ.Α. με ευρωπαϊκούς Ο.Τ.Α., ΟΤΑ χωρών της Μεσογείου, των Βαλκανίων και Ο.Τ.Α. άλλων χωρών. Αξιοποίηση των δυνατοτήτων δικτύωσης και ανταλλαγής εμπειριών που προσφέρουν τα προγράμματα της Ε.Ε. και άλλων διεθνών οργανισμών (π.χ. προγράμματα Ευρωμεσογειακής συνεργασίας). Τήρηση βάσεων δεδομένων με επαφές, συνδέσμους και άτομα «κλειδιά» 21

22 της Ευρωπαϊκής Ένωσης και Τ.Α. άλλων χωρών, χρήσιμες για την Ελληνική Τ.Α. και παροχή βοήθειας στους Ελληνικούς Ο.Τ.Α. για την εύρεση των κατάλληλων Ο.Τ.Α. συνεργατών (partners). Προώθηση - διαχείριση ζητημάτων σχετικών με τον απόδημο Ελληνισμό (Ανάπτυξη σχέσεων με τις αποδημικές οργανώσεις του εξωτερικού, συνεργασία για την από κοινού διοργάνωση εκδηλώσεων, υποκίνηση της ανάληψης αναπτυξιακών πρωτοβουλιών εκ μέρους των αποδήμων συνεργασία με το Σ.Α.Ε., κ.λ.π). Παροχή τεχνικής βοήθειας και παρακολούθηση των προγραμμάτων αδελφοποιήσεων των Ο.Τ.Α. της Περιφέρειας. Αξιολόγηση των Ευρωπαϊκών και διεθνών σχέσεων των Ελληνικών Ο.Τ.Α., εξαγωγή συμπερασμάτων και ανάπτυξη οδηγών και εργαλείων, που θα βελτιώσουν την αποτελεσματικότητα σ αυτό τον τομέα (π.χ. αξιολόγηση των αδελφοποιήσεων). Μεταφράσεις και διερμηνείες για τις ανάγκες των Οργάνων και των υπηρεσιών της Π.Ε.Δ.Α. Β. ΓΡΑΦΕΙΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ ΘΕΜΑΤΙΚΑ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΑ 1. Ευρωπαϊκά προγράμματα και διεθνείς σχέσεις - Συμβουλευτική και οργανωτική υποστήριξη σε Ευρωπαϊκά θέματα και προγράμματα. - Αξιοποίηση και συμμετοχή σε διεθνείς συνεργασίες. - Μεταφράσεις και διερμηνείες. - Διοργάνωση διεθνών συνεδρίων και συναντήσεων εργασίας. Για το παραπάνω θεματικό αντικείμενο το Γραφείο ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ έχει τις εξής αρμοδιότητες: 1. Υποστήριξη στον σχεδιασμό αναπτυξιακών προγραμμάτων και προγραμμάτων συλλογικής υποστήριξης της Τ.Α / Υποστήριξη της συμμετοχής των Ο.Τ.Α. σε Ευρωπαϊκά Προγράμματα και κοινοτικές πρωτοβουλίες σε συνεργασία με την Π.Ε.Δ.Α. 2. Υποστήριξη και υλοποίηση Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων. 1. Υποστήριξη στον σχεδιασμό αναπτυξιακών προγραμμάτων και προγραμμάτων συλλογικής υποστήριξης της Τ.Α. Υποστήριξη της συμμετοχής των ΟΤΑ σε ευρωπαϊκά προγράμματα και κοινοτικές πρωτοβουλίες σε συνεργασία με την Π.Ε.Δ.Α. Η υποστήριξη της συμμετοχής της Τ.Α. στις διαδικασίες του αναπτυξιακού προγραμματισμού της χώρας (Εθνικά προγράμματα, Κοινοτικά Πλαίσια στήριξης, Ευρωπαϊκά προγράμματα και Κοινοτικές πρωτοβουλίες). 22

23 Παροχή συμβουλών για την υποβολή προτάσεων συμμετοχής των Ο.Τ.Α. στα προηγούμενα προγράμματα. Η τεχνική υποστήριξη της διεκδίκησης ειδικών αναπτυξιακών προγραμμάτων της Τ.Α. και συλλογικών προγραμμάτων υποστήριξης της Τ.Α. από την Κεντρική διοίκηση ή την Κ.Ε.Δ.Ε. (π.χ. προγράμματα οργάνωσης, μηχανοργάνωσης, επιμόρφωσης). Παρακολούθηση και αξιολόγηση της υλοποίησης των αναπτυξιακών προγραμμάτων και των προγραμμάτων συλλογικής υποστήριξης των Ο.Τ.Α. Διατύπωση προτάσεων αναθεώρησής τους ή βελτίωσης της διαδικασίας σχεδιασμού και εφαρμογής τους. Επιστημονική και τεχνική υποστήριξη της συμμετοχής της Π.Ε.Δ.Α. σε Ευρωπαϊκά προγράμματα και Κοινοτικές πρωτοβουλίες. 2. Υποστήριξη και υλοποίηση Ευρωπαϊκών προγραμμάτων Συμβουλευτική υποστήριξη των οργάνων της Π.Ε.Δ.Α. σε ευρωπαϊκά και διεθνή θέματα για τις ευρωπαϊκές εξελίξεις και τα κοινοτικά ζητήματα, που αφορούν στην Τ.Α., με σκοπό την προώθηση των επιδιώξεων της Π.Ε.Δ.Α. σε Ευρωπαϊκό και Διεθνές επίπεδο. Υποστήριξη των οργάνων διοίκησης στην επιλογή των κατάλληλων εκπροσώπων της Π.Ε.Δ.Α. σε όργανα, επιτροπές, συναντήσεις εργασίας και διεθνή και ευρωπαϊκά συνέδρια της Αυτοδιοίκησης. Πληροφόρηση και ενημέρωση των προηγούμενων εκπροσώπων της Π.Ε.Δ.Α., με σκοπό την προώθηση των θέσεων και επιδιώξεων της Π.Ε.Δ.Α. και την αξιοποίηση των δυνατοτήτων, που προσφέρουν οι διεθνείς συνεργασίες. Υποστήριξη της συμμετοχής της Π.Ε.Δ.Α. σε Ευρωπαϊκά και Διεθνή δίκτυα. Υποστήριξη της δικτύωσης των Δήμων της Περιφέρειας με ευρωπαϊκούς Ο.Τ.Α., Ο.Τ.Α. χωρών της Μεσογείου και Ο.Τ.Α. άλλων χωρών. Αξιοποίηση των δυνατοτήτων δικτύωσης και ανταλλαγής εμπειριών που προσφέρουν τα προγράμματα της Ευρωπαϊκής Ένωσης και άλλων διεθνών οργανισμών. Διοργάνωση συνεδρίων, σεμιναρίων, ημερίδων, συναντήσεων στο πλαίσιο Ευρωπαϊκών προγραμμάτων και διεθνών συνεργασιών στις οποίες συμμετέχει η Π.Ε.Δ.Α. Διατήρηση επαφών με την Ευρωπαϊκή Ένωση, Ενώσεις των Ο.Τ.Α. άλλων χωρών και Διεθνείς Οργανισμούς. Τήρηση βάσης δεδομένων με επαφές, συνδέσμους και άτομα «κλειδιά» της Ευρωπαϊκής Ένωσης και της Τ.Α. άλλων χωρών χρήσιμες για την Π.Ε.Δ.Α. και παροχή βοήθειας στους Ο.Τ.Α. για την εύρεση των κατάλληλων Ο.Τ.Α. συνεργατών (partners). Συγκέντρωση και προώθηση πληροφοριών, που προκύπτουν από τις Ευρωπαϊκές και Διεθνείς σχέσεις. 23

24 Τροφοδότηση του Τμήματος Μηχανοργάνωσης, πληροφορικής και Τεκμηρίωσης με πληροφοριακό υλικό που πρέπει να τεκμηριώνεται στο Τμήμα. Μεταφράσεις και διερμηνείες για τις ανάγκες των Οργάνων και των υπηρεσιών της Π.Ε.Δ.Α. Προώθηση και διάδοση των πολιτικών και των προγραμμάτων της Ευρωπαϊκής Ένωσης στους φορείς της Τ.Α. Συνεργασία με όλες τις υπηρεσίες της Π.Ε.Δ.Α. και των φορέων της Τ.Α. για την υλοποίηση Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων, που συμμετέχει η Π.Ε.Δ.Α. Χειρισμός εφαρμογών λογισμικού. Το Γραφείο Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων διαρθρώνεται στα εξής υποτμήματα: 1. ΘΕΜΑΤΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΔΡΑΣΕΩΝ/ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ ΚΑΙ ΩΡΙΜΑΝΣΗΣ ΔΡΑΣΕΩΝ. 2. ΘΕΜΑΤΑ ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΩΝ, ΑΝΑΘΕΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ. 3. ΘΕΜΑΤΑ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΚΑΙ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ ΔΡΑΣΕΩΝ. 1. ΘΕΜΑΤΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΔΡΑΣΕΩΝ/ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ ΚΑΙ ΩΡΙΜΑΝΣΗΣ ΔΡΑΣΕΩΝ. Αρμοδιότητες: Διαδικασία κατάρτισης ετήσιου προγράμματος επανεξέτασης και πιθανής αναθεώρησής του. Διαδικασία καθορισμού απαιτήσεων σχεδιασμού και ωρίμανσης έργων. 2. ΘΕΜΑΤΑ ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΩΝ, ΑΝΑΘΕΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ. Το τμήμα αυτό έχει τις εξής αρμοδιότητες: Διαδικασία προετοιμασίας και διενέργειας διαγωνισμού. Διαδικασία αξιολόγησης προσφορών / ωφελουμένων και χειρισμού ενστάσεων. Διαδικασία υπογραφής σύμβασης επιλογής ωφελουμένων, ολοκλήρωσης διαγωνισμού. 24

25 3. ΘΕΜΑΤΑ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΚΑΙ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ ΔΡΑΣΕΩΝ. Αρμοδιότητες: Παρακολούθηση και υλοποίηση έργου. - Σχέδιο υλοποίησης έργου. - Έλεγχος προόδου του έργου και παρακολούθηση χρονοδιαγράμματος. - Διαχείριση προβλημάτων και αλλαγών (τροποποιήσεις συμβάσεων, τεχνικών δελτίων, κ.α.). - Διαχείριση εγγράφων. Έλεγχος και παραλαβή φυσικού αντικειμένου. - Διαδικασία πιστοποίησης φυσικού αντικειμένου. - Διαδικασία ελέγχου τήρησης λοιπών υποχρεώσεων αναδόχου. Ενημέρωση Διαχειριστικής Αρχής. - Κατάρτιση και υποβολή εκθέσεων και αναφορών, επικοινωνία και ενημέρωση διαχειριστικής αρχής. Άρθρο 10 ΤΜΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ Αντικείμενο του τμήματος αυτού είναι: 1. Υποστήριξη της οργάνωσης των υπηρεσιών της Π.Ε.Δ.Α. 2. Διοικητική υποστήριξη των οργάνων Διοίκησης της Π.Ε.Δ.Α. 3. Διαχείριση θεμάτων ανθρώπινου δυναμικού. 4. Γραμματεία - Διοικητική υποστήριξη των υπηρεσιών της Π.Ε.Δ.Α. - Διοικητική μέριμνα, Αποθήκη και Διαχείριση Βιβλιοθήκης. Το τμήμα απασχολείται με όλα τα θέματα του προσωπικού της Π.Ε.Δ.Α. και υποστηρίζει τα όργανα διοίκησης της Π.Ε.Δ.Α. (το Δ.Σ., την Ε.Ε., τον Πρόεδρο), τις Επιτροπές Πολιτικής της Π.Ε.Δ.Α., που έχουν συσταθεί από το Δ.Σ., τους εκπροσώπους της Π.Ε.Δ.Α., καθώς και τους Δήμους μέλη της Π.Ε.Δ.Α. 25

26 Το τμήμα διαρθρώνεται στα εξής Γραφεία: Α. ΓΡΑΦΕΙΟ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ Β. ΓΡΑΦΕΙΟ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ, ΔΗΜΟΣΙΟΤΗΤΑΣ, ΤΥΠΟΥ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ Γ. ΓΡΑΦΕΙΟ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΜΕΡΙΜΝΑΣ Ο προσδιορισμός και η κατανομή των θεματικών αντικειμένων στα παραπάνω γραφεία γίνεται ανάλογα με τις εκάστοτε ανάγκες και προτεραιότητες των Οργάνων της Π.Ε.Δ.Α. με απόφαση του Διευθυντή σε συνεργασία με τον Πρόεδρο. Α. ΓΡΑΦΕΙΟ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ 1. Υποστήριξη της οργάνωσης των υπηρεσιών της Π.Ε.Δ.Α. Σχεδιασμός και εισήγηση στα όργανα Διοίκησης της Π.Ε.Δ.Α., του Οργανισμού Εσωτερικής Υπηρεσίας της Π.Ε.Δ.Α., του Κανονισμού Προσωπικού, των κανονισμών λειτουργίας του Δ.Σ., της Ε.Ε. και του Εποπτικού Συμβουλίου. Εισήγηση και παρακολούθηση της υλοποίησης προγραμμάτων, έργων και δράσεων για την βελτίωση της οργάνωσης της Π.Ε.Δ.Α. Σχεδιασμός και εισήγηση συστημάτων και μεθόδων μέτρησης της αποτελεσματικότητας και αποδοτικότητας των υπηρεσιών της Π.Ε.Δ.Α. (διαδικασίες, δείκτες κ.λ.π). Διατύπωση και εισήγηση περιοδικών στόχων για την βελτίωση της αποτελεσματικότητας και αποδοτικότητας των υπηρεσιών. Εισήγηση και συντονισμός της εφαρμογής συστημάτων διοίκησης ολικής ποιότητας και διαδικασιών αυτοαξιολόγησης. Μέριμνα για την εγκατάσταση και τήρηση του συστήματος διασφάλισης της διαχειριστικής επάρκειας της Π.Ε.Δ.Α. στο σχεδιασμό και παραγωγή έργων. Μέριμνα για τον προσδιορισμό των αναγκαίων θέσεων εργασίας και τον προσδιορισμό του αριθμού του προσωπικού ανά θέση εργασίας και οργανωτική μονάδα της Π.Ε.Δ.Α., σε συνεργασία με τις αρμόδιες υπηρεσίες. 2. Διοικητική υποστήριξη των οργάνων της Π.Ε.Δ.Α. Συγκέντρωση από τις αρμόδιες υπηρεσίες της Π.Ε.Δ.Α., των, κάθε φύσης, κειμένων ή γενικά του πληροφοριακού υλικού, που προορίζονται για τα μέλη των οργάνων της Π.Ε.Δ.Α. (Δ.Σ., Ε.Ε., Επιτροπές, Παραρτήματα, κ.λ.π.) και πρέπει να αποσταλούν σ' αυτά εγκαίρως πριν τη σύγκληση των αντιστοίχων οργάνων διοίκησης. Οργανωτική προετοιμασία των συνεδριάσεων των οργάνων διοίκησης της Π.Ε.Δ.Α. 26

27 Τήρηση και στη συνέχεια γραμματειακή επεξεργασία και σύνταξη πρακτικών και αποφάσεων των οργάνων με ιδιαίτερη μέριμνα για την οριστική διατύπωση των αποφάσεων του Δ.Σ. με τη συνεργασία της Νομικής υπηρεσίας και στη συνέχεια ολοκληρωμένη επεξεργασία με τον Διευθυντή. Τήρηση αρχείων πρακτικών, εισηγήσεων και αποφάσεων των οργάνων διοίκησης. Μέριμνα για την αναπαραγωγή, διανομή ή αποστολή των αποφάσεων ή εισηγήσεων των οργάνων στους αποδέκτες, σύμφωνα με τις οδηγίες του Διευθυντή. Ανάρτηση των αποφάσεων των οργάνων στο διαδίκτυο, σύμφωνα με τα όσα προβλέπει ο ν. 3861/2010, όπως ισχύει. Υποστήριξη των οργάνων διοίκησης με τα κατάλληλα πρόσωπα της Π.Ε.Δ.Α. σε όργανα φορέων, στους οποίους αυτή εκπροσωπείται ή συμμετέχει. Τήρηση του αρχείου εκπροσώπων της Π.Ε.Δ.Α. Γραμματειακή υποστήριξη του Προέδρου και του Διευθυντή (διεκπεραίωση προσωπικής αλληλογραφίας, δακτυλογραφήσεις, ενημέρωση για ραντεβού και τηλεφωνήματα και διεκπεραίωση κάθε άλλης, παρόμοιου χαρακτήρα, διοικητικής δραστηριότητας). Γραμματειακή υποστήριξη των μελών των οργάνων διοίκησης. Διοικητική υποστήριξη της διοργάνωσης των τακτικών συνεδρίων και των έκτακτων γενικών συνελεύσεων ή θεματικών συνεδρίων της Π.Ε.Δ.Α., Διοικητική υποστήριξη της διοργάνωσης θεματικών συναντήσεων εργασίας και συναντήσεων ανταλλαγής απόψεων και εμπειριών μεταξύ των αιρετών της Τ.Α. Διοικητική υποστήριξη της διοργάνωσης συνεδρίων, σεμιναρίων, ημερίδων, συναντήσεων, εκθέσεων και άλλων εκδηλώσεων της Π.Ε.Δ.Α. Χειρισμός εφαρμογών λογισμικού σχετικών με τις προηγούμενες λειτουργίες. 3. Διοικητικές Υπηρεσίες (προσωπικό) - Διαχείριση θεμάτων ανθρώπινου δυναμικού Μέριμνα για τη σύνταξη του κανονισμού προσωπικού της Π.Ε.Δ.Α. Προγραμματισμός των προσλήψεων προσωπικού στο πλαίσιο των προβλέψεων του Οργανισμού Εσωτερικής υπηρεσίας, σύμφωνα με τις διατάξεις, που κάθε φορά ισχύουν. Η τήρηση των διαδικασιών που σχετίζονται με τις, κάθε φύσης, διοικητικές υποθέσεις του προσωπικού, σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στο Κανονισμό Προσωπικού της Π.Ε.Δ.Α. (πρόσληψη, τοποθέτηση, μονιμοποίηση, μετακίνηση, προαγωγή, τοποθέτηση προϊσταμένων οργανικών μονάδων, απόσπαση, αναγνώριση προϋπηρεσιών, λύση υπαλληλικής σχέσης και συνταξιοδότηση των υπαλλήλων). Τήρηση του μητρώου και των ατομικών φακέλων του προσωπικού της Π.Ε.Δ.Α. με συνεχή ενημέρωση των υπηρεσιακών μεταβολών του. Επεξεργασία στοιχείων για τη σύνθεση και τις μεταβολές του προσωπικού. 27

28 Παρακολούθηση και τήρηση των νόμων και των γενικών ρυθμίσεων της πολιτείας σε θέματα προσωπικού και εργασιακών σχέσεων. Μέριμνα για τη σύνταξη των εκθέσεων αξιολόγησης των υπαλλήλων, σύμφωνα με το προβλεπόμενο σύστημα αξιολόγησης. Θέματα που αφορούν στον πειθαρχικό έλεγχο. Χορήγηση οποιασδήποτε κατηγορίας άδειας στους υπαλλήλους. Μέριμνα για την εκπαίδευση, εξειδίκευση, επιμόρφωση και ανάπτυξη του προσωπικού και εισήγηση της επιμόρφωσής του. Παρακολούθηση και εφαρμογή των διατάξεων νόμων, σχετικά με θέματα αξιολόγησης, αποδοτικότητας και αποτελεσματικότητας των υπηρεσιών και των εργαζομένων. Εισήγηση για την εισαγωγή ενός συστήματος διοίκησης με στόχους και συστήματος παρακολούθησης της λειτουργίας των υπηρεσιών μέσω δεικτών αποδοτικότητας και αποτελεσματικότητας. Μέριμνα, εφαρμογή και συνεχή βελτίωση του συστήματος. Μέριμνα για την εισαγωγή ενός συστήματος κινήτρων του προσωπικού και για την εφαρμογή και συνεχή βελτίωση του συστήματος. Μελέτη και εφαρμογή μέτρων για την απλούστευση των διοικητικών διαδικασιών, καθώς και ανασχεδιασμός των χρησιμοποιούμενων εντύπων στα πλαίσια των αρμοδιοτήτων της υπηρεσίας. Χειρισμός εφαρμογών λογισμικού σχετικών με τις προηγούμενες λειτουργίες. Β. ΓΡΑΦΕΙΟ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ, ΔΗΜΟΣΙΟΤΗΤΑΣ, ΤΥΠΟΥ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ 1. Διοργάνωση εκδηλώσεων και υποστήριξη των δημόσιων σχέσεων της Π.Ε.Δ.Α. Διοργάνωση εκδηλώσεων στην αλλοδαπή και ημεδαπή και Υποστήριξη των δημόσιων σχέσεων της Π.Ε.Δ.Α. Σχεδιασμός και εισήγηση προγραμμάτων εκδηλώσεων και δημοσίων σχέσεων. Οργανωτική προετοιμασία και οργανωτική υποστήριξη των τακτικών συνεδρίων και των έκτακτων γενικών συνελεύσεων ή θεματικών συνεδρίων της Π.Ε.Δ.Α. Διοργάνωση θεματικών συναντήσεων εργασίας και συναντήσεων ανταλλαγής απόψεων και εμπειριών μεταξύ των αιρετών της Τ.Α. Οργάνωση και εξοπλισμός των χώρων των συνεδριάσεων του Δ.Σ. και της Ε.Ε. σε συνεργασία με το Γραφείο Διοικητικής Υποστήριξης και Οργάνωσης Υπηρεσιών. Διοργάνωση συνεδρίων, σεμιναρίων, ημερίδων, συναντήσεων, εκθέσεων και άλλων εκδηλώσεων της Π.Ε.Δ.Α. σε συνεργασία με άλλους φορείς Φιλοξενία αντιπροσώπων, συνέδρων, εισηγητών, κ.λ.π. Διοργάνωση αποστολών, επισκέψεων, εκδρομών, κ.λ.π. Χειρισμός εφαρμογών λογισμικού σχετικών με τις λειτουργίες του Γραφείου. 28

29 2. Δημοσιότητα - Γραφείο Τύπου - Εκδόσεις Διερεύνηση των αναγκών πληροφόρησης / ενημέρωσης του κοινού και άλλων φορέων για την προώθηση των επιδιώξεων της Τοπικής Αυτοδιοίκησης. Σχεδιασμός, εισήγηση και εκτέλεση προγραμμάτων δημοσιότητας, προβολή του έργου των Δήμων της Περιφέρειας και της Π.Ε.Δ.Α. για την ενημέρωση του κοινού. Επεξεργασία, κατάρτιση, διατύπωση και εισήγηση της στρατηγικής και της κατάλληλης μεθοδολογίας παροχής των πληροφοριών, (π.χ. καταχωρήσεις στον τύπο, περιοδικές εκδόσεις, ραδιοτηλεοπτικές εκπομπές). Συγκέντρωση, ταξινόμηση και αξιολόγηση ειδήσεων από τον χώρο της Τοπικής Αυτοδιοίκησης Α βαθμού της Περιφέρειας και μέριμνα για τη προβολή τους. Παρακολούθηση του ημερήσιου και περιοδικού τύπου, συγκέντρωση /ταξινόμηση των δημοσιευμάτων και ενημέρωση των οργάνων διοίκησης και των υπηρεσιών της Π.Ε.Δ.Α. για δημοσιεύματα που τα αφορούν. Σύνταξη δελτίων τύπου και καταχωρήσεων στον τύπο. Υποστήριξη του εκπροσώπου Τύπου της Π.Ε.Δ.Α. Διοργάνωση συνεντεύξεων Τύπου. Μέριμνα για την κατάλληλη οργάνωση και εξοπλισμό του χώρου των συνεντεύξεων. Συνεχής επικοινωνία και συνεργασία με τον ημερήσιο και περιοδικό τύπο, (Αθηναϊκό και περιφερειακό), τα ηλεκτρονικά Μ.Μ.Ε. και αξιοποίηση των δημοσιογράφων, που καλύπτουν θέματα Αυτοδιοίκησης. Πληροφοριακή υποστήριξη του επαρχιακού τύπου. Χειρισμός εφαρμογών λογισμικού σχετικών με τις προηγούμενες λειτουργίες του Τμήματος. Η παραγωγή εκδόσεων, εντύπου και οπτικό-ακουστικού υλικού, (π.χ. Βιβλία, οδηγοί, κατάλογοι, ενημερωτικά δελτία, πληροφοριακά έντυπα, βιντεοταινίες, CD-ROM, κ.λ.π.). 3. Επιμόρφωση των αιρετών της Τ.Α. και των εργαζομένων στην Π.Ε.Δ.Α. Διερεύνηση των επιμορφωτικών αναγκών των αιρετών και των εργαζομένων της Τ.Α. και προσδιορισμός των προτεραιοτήτων. Σχεδιασμός προγραμμάτων ενημέρωσης - επιμόρφωσης αντιστοίχων προς τις προσδιοριζόμενες ανάγκες. Μέριμνα για την εξασφάλιση της χρηματοδότησης των προγραμμάτων επιμόρφωσης (αναζήτηση χρηματοδότησης, καθορισμός της συμμετοχής της Π.Ε.Δ.Α., οικονομική συμφωνία με ενδιαφερόμενους φορείς, κ.λ.π.). Εισήγηση και, μετά από τη σχετική απόφαση του ΔΣ, διενέργεια διαδικασιών ανάθεσης των προγραμμάτων σε εξειδικευμένο δυναμικό εκτός της Π.Ε.Δ.Α. 29

30 Συνεργασία με το εξειδικευμένο επιστημονικό δυναμικό, πιθανή συμμετοχή στις ομάδες εργασίας και επίβλεψη της εκτέλεσης των προγραμμάτων. Αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας και της αποδοτικότητας των προγραμμάτων ενημέρωσης - επιμόρφωσης. Στις περιπτώσεις που τα προγράμματα υλοποιούνται από τη Π.Ε.Δ.Α., το Γραφείο ευθύνεται για: Την προετοιμασία της υλοποίησης των προγραμμάτων ενημέρωσηςεπιμόρφωσης (ανεύρεση των κατάλληλων εισηγητών, δημιουργία ή προμήθεια του αναγκαίου επιμορφωτικού υλικού, κατάρτιση καταλόγου συμμετεχόντων, έγκαιρη ετοιμασία χώρων διεξαγωγής, εξασφάλιση των καταλλήλων οπτικοακουστικών μέσων, κ.λ.π.). Την υλοποίηση των προγραμμάτων επιμόρφωσης και τη μέριμνα της τήρησης των προδιαγραφών και των διαδικασιών παρακολούθησης και ελέγχου. Τη τήρηση αρχείου εισηγητών και επιμορφωτικού υλικού. Γ. ΓΡΑΦΕΙΟ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΜΕΡΙΜΝΑΣ ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ 1. Γραμματεία - Διοικητική υποστήριξη των υπηρεσιών της Π.Ε.Δ.Α. - Διοικητική μέριμνα Αποθήκη και Διαχείριση (βιβλιοθήκη) Τήρηση πρωτοκόλλου όλων των εισερχομένων και εξερχόμενων εγγράφων της Π.Ε.Δ.Α. / Χειρισμός εφαρμογής ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου. Συνεργασία με το Διευθυντή για τον χαρακτηρισμό/κωδικοποίηση και τη διανομή των προηγουμένων εγγράφων, εντός ή εκτός Π.Ε.Δ.Α. /Διεκπεραίωση της διανομής αυτής. Οργάνωση και τήρηση του γενικού αρχείου εγγράφων της Π.Ε.Δ.Α., όπου καταχωρούνται τα πρωτότυπα των εισερχομένων εγγράφων, καθώς και τα αντίστοιχα των εξερχόμενων. Τήρηση αρχείου αποδεκτών. Δακτυλογράφηση εγγράφων για τις ανάγκες των υπηρεσιών της Π.Ε.Δ.Α. Χειρισμός εφαρμογών λογισμικού σχετικών με τις προηγούμενες λειτουργίες. Διεκπεραίωση διοικητικών εργασιών για τις ανάγκες των οργάνων και των υπηρεσιών της Π.Ε.Δ.Α. (αναπαραγωγή κειμένων, τευχοποίηση διαφόρων εντύπων, σφράγισμα φακέλων, επιμέλεια και αποστολή διαφόρων εντύπων, αποστολή fax, κ.λ.π.). Υποδοχή και πληροφόρηση των επισκεπτών. Χειρισμός Τηλεφωνικού Κέντρου, FAX και άλλων ηλεκτρονικών μέσων επικοινωνίας. Μέριμνα για τη στέγαση των υπηρεσιών της Π.Ε.Δ.Α., τον εξοπλισμό τους, την τηλεπικοινωνιακή εξυπηρέτησή τους, τη συντήρηση, την καθαριότητα και 30

31 επισκευή των κτηρίων και του εξοπλισμού, καθώς και για την ασφάλεια τους. Εκτέλεση εξωτερικών εργασιών για τις ανάγκες των υπηρεσιών της Π.Ε.Δ.Α. Μεταφορά υλικών, εξοπλισμού και προσώπων με ιδιόκτητο όχημα της Π.Ε.Δ.Α. Τήρηση των διαδικασιών παραλαβής αποθήκευσης και χορήγησης των ειδών που τηρούνται στα αποθέματα της αποθήκης της Π.Ε.Δ.Α. στις επιμέρους υπηρεσίες. Φροντίδα για την φύλαξη και τακτοποίηση των ειδών της αποθήκης. Παρακολούθηση και ενημέρωση του υπεύθυνου προμηθειών για τις αναλώσεις και την ανάγκη ανανέωσης των αποθεμάτων της αποθήκης. Οργάνωση και λειτουργία της βιβλιοθήκης. Συγκέντρωση πληροφοριακού υλικού (κειμένων, βιβλίων, περιοδικών εκδόσεων οπτικοακουστικού υλικού κ.λ.π.), που αφορούν στην Τ.Α. Διαλογή, επεξεργασία, κωδικοποίηση και αρχειοθέτηση του πληροφοριακού υλικού με βάση το θεματολόγιο. Συνεργασία με τις υπηρεσίες της Π.Ε.Δ.Α. Επικοινωνία με άλλα κέντρα τεκμηρίωσης ελληνικά ή ξένα με χρησιμοποίηση και ηλεκτρονικών διασυνδέσεων. Αναζήτηση και παροχή πληροφοριών από τα αρχεία ή την βιβλιοθήκη της Π.Ε.Δ.Α. ή από άλλα κέντρα τεκμηρίωσης, μετά από σχετικό αίτημα των οργάνων διοίκησης ή των υπηρεσιών της Π.Ε.Δ.Α. και των φορέων της Τ.Α. Τήρηση ιστορικού αρχείου. Διασύνδεση και συνεργασία με Δημοτικές βιβλιοθήκες. Συγκέντρωση εκδόσεων των Ο.Τ.Α. και διοργάνωση σχετικών εκθέσεων. 31