ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΑΙΓΑΙΟΥ ΣΧΟΛΗ ΕΠΙΣΤΗΜΩΝ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΤΜΗΜΑ ΝΑΥΤΙΛΙΑΣ ΚΑΙ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ

Transcript

1 ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΑΙΓΑΙΟΥ ΣΧΟΛΗ ΕΠΙΣΤΗΜΩΝ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΤΜΗΜΑ ΝΑΥΤΙΛΙΑΣ ΚΑΙ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ «Η σημαντικότητα του εσωτερικού ελέγχου στις μονάδες υγείας, μελέτη περίπτωσης το νοσοκομείο Χίου» Διπλωματική Εργασία για το Προπτυχιακό Πρόγραμμα Σπουδών Δημήτρης Τσιμάρας 16/02/2016 ΧΙΟΣ

2 Δημήτρης Τσιμάρας «Η σημαντικότητα του εσωτερικού ελέγχου στις μονάδες υγείας, μελέτη περίπτωσης το νοσοκομείο Χίου» 16/02/2016 Διπλωματική Εργασία για το Προπτυχιακό Πρόγραμμα Σπουδών Τμήμα Ναυτιλίας και Επιχειρηματικών Υπηρεσιών Συγγραφέας: Δημήτρης Τσιμάρας Επιβλέπων: Δρ. Ανδρέας Κουτούπης ΧΙΟΣ Page 1

3 Περιεχόμενα Ευχαριστίες... 5 Περίληψη ή Σύνοψη... 6 Keywords: Εσωτερικός Έλεγχος, Δημόσια Διοίκηση, Μονάδες Δημόσιας Υγείας... 8 Πίνακας Συντομογραφιών... 8 Εισαγωγή Κεφάλαιο 1: Εσωτερικός Έλεγχος Ορισμός και Έννοια του Εσωτερικού Ελέγχου Νομικό Πλαίσιο Εσωτερικού Ελέγχου στην Ελλάδα Στόχος/Σκοπός και Αναγκαιότητα/Χρησιμότητα του Εσωτερικού Ελέγχου Είδη/Τύποι Εσωτερικού Ελέγχου Έλεγχος Παραγωγής Οικονομικός/Λογιστικός/Διαχειριστικός Έλεγχος Διοικητικός Έλεγχος Λειτουργικός Έλεγχος Έλεγχος Συμμόρφωσης Έλεγχος Συστημάτων Μηχανογράφησης/Πληροφόρησης Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου Ορισμός και Έννοια του Σ.Ε.Ε Στόχος/σκοπός και Περιεχόμενο του Σ.Ε.Ε Βασικές Αρχές του Σ.Ε.Ε Αδυναμίες του Σ.Ε.Ε Προϋποθέσεις Δημιουργίας Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου Μέσα Μελέτης Εσωτερικού Ελέγχου Μέθοδοι Μελέτης Εσωτερικού Ελέγχου Διαγράμματα Ροής Ερωτηματολόγιο Γραπτή Περιγραφή Δοκιμασίες Βασικές Αρχές του Εσωτερικού Ελέγχου Κώδικας Δεοντολογίας Εσωτερικού Ελέγχου Διεθνή Επαγγελματικά Πρότυπα Εσωτερικού Ελέγχου Πιστοποίηση Συνεχής Επαγγελματική Εκπαίδευση Ελληνικό Ινστιτούτο Εσωτερικών Ελεγκτών (Ε.Ι.Ε.Ε.) Επιτροπή Ελέγχου (Audit Committee) Page 2

4 Κεφάλαιο 2: Δημόσια Διοίκηση και Εσωτερικός Έλεγχος Εισαγωγή Οργάνωση Δημόσιου Τομέα στην Ελλάδα Οι Ελεγκτικές Διαδικασίες στο Δημόσιο Τομέα Επιτροπή Ελέγχου στο Δημόσιο Τομέα Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου Δημόσιας Διοίκηση, ο Ρόλος και η Χρησιμότητά του Τα Σημαντικότερα Θεσμικά Όργανα Εσωτερικού Ελέγχου στο Δημόσιο Τομέα Σώμα Επιθεωρητών Ελεγκτών της Δημόσιας Διοίκησης (Σ.Ε.Ε.Δ.Δ.) Ελεγκτικό Συνέδριο (Ε.Σ.) Οικονομική Επιτροπή Συνήγορος του Πολίτη Συμπαραστάτης του Δημότη και της Επιχείρησης Αυτοτελής Υπηρεσία Εποπτείας Γενική Διεύθυνση Δημοσιονομικών Ελέγχων (Γ.Δ.Δ.Ε.) Οικονομική Επιθεώρηση Υπηρεσίες Εσωτερικού Ελέγχου των Δ.Ε.Κ.Ο Υπηρεσία Ειδικών Ελέγχων (ΥΠ.Ε.Ε.) Σώμα Επιθεωρητών Υπηρεσιών Υγείας & Πρόνοιας (Σ.Ε.Υ.Υ.Π.) Υπηρεσία Ελέγχου Δαπανών Υγείας Φορέων Κοινωνικής Ασφάλισης (ΥΠ.Ε.Δ.Υ.Φ.Κ.Α.) Σώμα Επιθεωρητών Ελεγκτών του Υπουργείου Μεταφορών και Επικοινωνιών (Σ.Ε.Ε.Υ.Μ.Ε.) Σώμα Επιθεωρητών Δημοσίων Έργων (Σ.Ε.Δ.Ε.) Σώμα Επιθεώρησης Εργασίας (Σ.ΕΠ.Ε.) Ειδική Υπηρεσία Επιθεωρητών Περιβάλλοντος (Ε.Υ.Ε.Π.) Σώμα Επιθεώρησης & Ελέγχου Καταστημάτων Κράτησης (Σ.Ε.Ε.Κ.Κ.) Κεφάλαιο 3: Μελέτη Περίπτωσης Γενικού Νοσοκομείου Χίου «Σκυλίτσειο» Εισαγωγή Το Σύστημα Υγείας στην Ελλάδα Εθνικό Σύστημα Υγείας (Ε.Σ.Υ.) Εθνικός Οργανισμός Παροχής Υπηρεσιών Υγείας (Ε.Ο.Π.Υ.Υ.) Οργάνωση Συγχρόνου Νοσοκομείου Τα Τμήματα της Διοικητικής Υπηρεσίας και οι Κύριες Λειτουργίες τους Εσωτερικός Έλεγχος στις Δημόσιες Μονάδες Υγείας Γενικό Νοσοκομείο Χίου «Σκυλίτσειο» Page 3

5 3.4.1 Εισαγωγή Μεθοδολογία Έρευνας Παρουσίαση του Γενικού Νοσοκομείου Χίου Ερωτηματολόγιο Κεφάλαιο 4: Συμπεράσματα Προτάσεις για Αποτελεσματικότερο Εσωτερικό Έλεγχο στις Δημόσιες Μονάδες Υγείας Βιβλιογραφία Παράρτημα Page 4

6 Ευχαριστίες Στο σημείο αυτό θα ήθελα να εκφράσω τις ειλικρινείς μου ευχαριστίες, στον επιβλέπων καθηγητή Δρ. Κουτούπη Ανδρέα, που συνέβαλλε με την πολύτιμη βοήθειά του στην επιτυχή ολοκλήρωση της πτυχιακής εργασίας μου. Επιπλέον, νιώθω την ανάγκη να ευχαριστήσω το εκπαιδευτικό και διοικητικό προσωπικό του τμήματος Ναυτιλίας και Επιχειρηματικών Υπηρεσιών του Πανεπιστημίου Αιγαίου, για το ήθος, τις γνώσεις και τις πλούσιες και μοναδικές εμπειρίες που μου παρείχαν όλα αυτά τα τέσσερα χρόνια της φοιτητικής μου δραστηριότητας. Τέλος, και πάνω από όλους θα ήθελα να ευχαριστήσω από τα βάθη της καρδιάς μου την οικογένεια μου, για την ενθάρρυνση, ηθική συμπαράσταση και οικονομική υποστήριξη που μου προσέφεραν όλα αυτά τα χρόνια των σπουδών μου. Page 5

7 Περίληψη ή Σύνοψη Στην παρούσα πτυχιακή εργασία θα μελετήσουμε τον ρόλο, την λειτουργία, την χρησιμότητα, καθώς και την αναγκαιότητα ύπαρξης Εσωτερικού Ελέγχου σε δημόσιους οργανισμούς, για την επίτευξη των στόχων τους. Κατά πόσο ο Εσωτερικός Έλεγχος, μπορεί να αυξήσει την παραγωγικότητα και αποδοτικότητα της δημόσιας διοίκησης και του οργανισμού και να καταστείλει φαινόμενα όπως, απάτη, κακοδιαχείριση/διοίκηση, διαφθορά, ενώ παράλληλα να προάγει τις αρχές της διαφάνειας, της ηθικής και της ακεραιότητας. Τέλος, επιχειρούμε να μελετήσουμε πιο συγκεκριμένα την εφαρμογή του εσωτερικού ελέγχου, καθώς και τα αποτελέσματά του στις δημόσιες μονάδες υγείας, ώστε να αναδείξουμε την αναγκαιότητα αλλά και τη χρησιμότητα ποιοτικού εσωτερικού ελέγχου σε έναν τόσο ευαίσθητο τομέα, όπως αυτόν της δημόσιας υγείας. Page 6

8 Στην συνέχεια, στο 1 ο Κεφάλαιο μελετάμε πιο στοχευμένα τον εσωτερικό έλεγχο. Παρουσιάζεται το νομικό πλαίσιο που τον διέπει, οι στόχοι, η χρησιμότητα και η αναγκαιότητά ύπαρξης του. Ακόμα, γίνεται μια σχετική διάκριση στα είδη του εσωτερικού ελέγχου. Επίσης, περιγράφεται το Σύστημα εσωτερικού ελέγχου οι στόχοι, οι βασικές αρχές, καθώς και οι αδυναμίες του. Τέλος, δίνονται πληροφορίες για τις μεθόδους μελέτης του εσωτερικού ελέγχου, καθώς και για το Ελληνικό Ινστιτούτο Εσωτερικών Ελεγκτών, άλλα και για την Επιτροπή Ελέγχου, φορείς και όργανα, τα οποία προάγουν την αποτελεσματική εφαρμογή του εσωτερικού ελέγχου. Στο 2 ο Κεφάλαιο, γίνεται μια παρουσίαση της οργάνωσης του δημόσιου τομέα στην Ελλάδα, καθώς και των ελεγκτικών μηχανισμών/διαδικασιών και οργάνων που εφαρμόζονται/υπάρχουν στην διοίκηση αυτού. Πιο συγκεκριμένα, γίνεται αναφορά σε όλα τα θεσμικά όργανα εσωτερικού ελέγχου του δημόσιου τομέα, της δράσης τους, καθώς και της χρησιμότητας ύπαρξης συστήματος εσωτερικού ελέγχου στον δημόσιο τομέα, για αποτελεσματικότερη και αποδοτικότερη δημόσια διοίκηση. Ακολουθεί, το 3 ο Κεφάλαιο και η μελέτη περίπτωσης του νοσοκομείου Χίου, ως προς τον εσωτερικό έλεγχο. Ειδικότερα, επιχειρείται η μελέτη της εφαρμογής του εσωτερικού ελέγχου σε επιλεγμένα τμήματα του Νοσοκομείου Χίου, πριν από αυτό όμως παρουσιάζεται το σύστημα υγείας στην Ελλάδα, η οργάνωση του σύγχρονου νοσοκομείου δίνοντας προσοχή και αναλύοντας τα τμήματα της διοικητικής υπηρεσίας, προκειμένου να έχουμε μια ολοκληρωμένη εικόνα των διοικητικών οργάνων ενός νοσοκομείου, καθώς και της οργάνωσης της δημόσιας υγείας. Επιπλέον, μελετάμε τον ρόλο/σκοπό, το αντικείμενο, τους κανονισμούς, καθώς και τις διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου στις δημόσιες μονάδες υγείας. Επίσης, αναφορά γίνεται στην μεθοδολογία του εσωτερικού ελέγχου και του εύρους εργασιών του, καθώς και των προβλημάτων που έχει να αντιμετωπίσει, μαζί με αυτά της εταιρικής διακυβέρνησης των δημόσιων μονάδων υγείας. Τέλος, αναλύεται η μελέτη περίπτωσης του Νοσοκομείου Χίου, καθώς γίνεται παρουσίαση των δραστηριοτήτων του Νοσοκομείου, μαζί με το οργανόγραμμα. Έπειτα, παρατίθεται το ερωτηματολόγιο από την προσωπική συνέντευξη, που πραγματοποιήθηκε στο Νοσοκομείο, με τις απαντήσεις που δόθηκαν από τους προϊσταμένους και τους υπαλλήλους των τμημάτων. Κλείνοντας, στο 4 ο Κεφάλαιο παρατίθενται τα συμπεράσματα που προέκυψαν από την παρούσα εργασία/μελέτη, καθώς και προτάσεις για αποτελεσματικότερο εσωτερικό έλεγχο των δημόσιων μονάδων υγείας. Page 7

9 Keywords: Εσωτερικός Έλεγχος, Δημόσια Διοίκηση, Μονάδες Δημόσιας Υγείας Πίνακας Συντομογραφιών Α.Ε. Γ.Δ.Δ.Ε. Δ.Σ. Ανώνυμη Εταιρεία Γενική Διεύθυνση Δημοσιονομικών Ελέγχων Διοικητικό Συμβούλιο Page 8

10 Ε.Δ.Ε. Ένορκη Διοικητική Εξέταση Ε.Ε. Ευρωπαϊκή Ένωση Ε.Ι.Ε.Ε. Ελληνικό Ινστιτούτο Εσωτερικών Ελεγκτών Ε.Ο.Π.Υ.Υ. Εθνικός Οργανισμός Παροχής Υπηρεσιών Υγείας Ε.Ο.Φ. Εθνικός Οργανισμός Φαρμάκων Ε.Σ. Ελεγκτικό Συνέδριο Ε.Σ.Υ. Εθνικό Σύστημα Υγείας Ε.Τ.Α. Ενιαίο Ταμείο Ανεξάρτητα Απασχολούμενων Ε.Τ.Α.Π.-Μ.Μ.Ε. Ενιαίο Ταμείο Ασφάλισης Προσωπικού Μέσων Μαζικής Ενημέρωσης Ε.Υ.Ε.Π. Ειδική Υπηρεσία Επιθεωρητών Περιβάλλοντος Ε.Φ.Ε.Τ. Ενιαίος Φορέας Ελέγχου Τροφίμων Η.Λ.Π.Α.Π. Ηλεκτροκίνητα Λεωφορεία Περιοχής Αθηνών - Πειραιώς Η.Σ.Α Π. Ηλεκτρικοί Σιδηρόδρομοι Αθηνών Πειραιώς Ι.Κ.Α. Ίδρυμα Κοινωνικών Ασφαλίσεων Μ.Ε.Ε. Μονάδες Εσωτερικού Ελέγχου Ν. Νόμος Ν.Π.Δ.Δ. Νομικό Πρόσωπο Δημοσίου Δικαίου Ν.Π.Ι.Δ. Νομικό Πρόσωπο Ιδιωτικού Δικαίου Ο.Α.Ε.Ε. Οργανισμός Ασφάλισης Ελευθέρων Επαγγελματιών Ο.Τ.Α. Οργανισμοί Τοπικής Αυτοδιοίκησης Σ.Δ. Συμβούλιο Διοίκησης Σ.Ε.Ε. Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου Σ.Ε.Δ.Ε. Σώμα Επιθεώρησης Δημοσίων Έργων Σ.Ε.Ε.Δ.Δ. Σώμα Επιθεωρητών Ελεγκτών Δημόσιας Διοίκησης Σ.Ε.Ε.Κ.Κ. Σώμα Επιθεώρησης & Ελέγχου Καταστημάτων Κράτηση Σ.Ε.Ε.Υ.Μ.Ε. Σώμα Επιθεωρητών Ελεγκτών Υπουργείου Μεταφορών & Επικοινωνίας Σ.ΕΠ.Ε. Σώμα Επιθεώρησης Εργασίας Σ.Ε.Υ.Υ.Π. Σώμα Επιθεωρητών Υπηρεσιών Υγείας & Πρόνοιας Σ.Ο.Ε.Ε. Συντονιστικό Όργανο Επιθεώρησης και Ελέγχου Σ.Ο.Ε.Λ. Σώμα Ορκωτών Ελεγκτών Λογιστών Τ.Υ.Δ.Κ.Υ. Ταμείο Υπαλλήλων Δήμων και Κοινοτήτων Υ.Δ.Ε. Υπηρεσίες Δημοσιονομικού Ελέγχου ΥΠ.Ε.Δ.Υ.Φ.Κ.Α. Υπηρεσία Ελέγχου Δαπανών Υγείας Φορέων Κοινωνικής Ασφάλισης ΥΠ.Ε.Ε. Υπηρεσία Ειδικών Ελέγχων Φ.Ε.Κ. Φύλλα Εφημερίδας της Κυβερνήσεως Χ.Υ.Τ.Α. Χώρος Υγειονομικής Ταφής Απορριμμάτων A.I.C.P.A. American Institute Of Certified Public Accountants C.C.A.F. Canadian Comprehensive Audit Foundation C.C.S.A. Certification in Control Self Assessment C.F.S.A. Certified Financial Services Auditor C.G.A.P. Certified Government Auditing Professional Page 9

11 C.I.A. C.I.C.A. C.O.S.O. G.A.A.S. G.A.O. I.F.A.C. I.I.A. I.N.T.O.S.A.I. I.S.O. M.I.S. Certified Internal Auditor Canadian Institute of Chartered Accountants Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission Generally Accepted Auditing Standards Government Accountability Office International Federation of Accountants Institute of Internal Auditors Internal Organization of Supreme Audit Institutions Standards International Organization for Standardization Management Information System Page 10

12 Εισαγωγή Ο Εσωτερικός Έλεγχος, είναι ένας όρος που έχει απασχολήσει τα τελευταία χρόνια την ακαδημαϊκή κοινότητα, τις κυβερνήσεις των κρατών και τις διοικήσεις των επιχειρήσεων. Αποτελεί μια διαδικασία σχεδιασμένη έτσι, ώστε να προσθέτει αξία στις επιχειρήσεις και να βελτιώνει το σύνολο των λειτουργιών τους. Τις τρεις τελευταίες δεκαετίες, η παγκόσμια κοινή γνώμη συγκλονίστηκε από μεγάλα σκάνδαλα και φαινόμενα διαφθοράς και κακοδιαχείρισης, που είχαν ως αποτέλεσμα των απώλεια χιλιάδων θέσεων εργασίας, τον οικονομικό θάνατο εταιριών και επενδυτών, καθώς και τη σταδιακή απώλεια εμπιστοσύνης στις μεγάλες επιχειρήσεις και τις διοικήσεις τους. Προκείμενου να αποφευχθούν μελλοντικές δυσάρεστες καταστάσεις, οι κυβερνήσεις των μεγάλων οικονομιών διεθνώς, καθιέρωσαν μεταξύ άλλων, την άσκηση του εσωτερικού ελέγχου, ως υποχρέωση των μεγάλων επιχειρήσεων, εντάσσοντάς τον στη νομοθεσία που διέπει την άσκηση της επιχειρηματικότητας. Επίσης, οι ασταθείς οικονομικές συνθήκες, η αύξηση των οικονομικών εγκλημάτων, οι περίπλοκες νομικές διαδικασίες, καθώς και η απαίτηση για την διασφάλιση των αρχών της διαφάνειας και της ακεραιότητας, έχουν δημιουργήσει διεθνώς μια τάση για υιοθέτηση των αρχών εσωτερικού ελέγχου από τους δημόσιους οργανισμούς. Οι φορείς δημόσιας διοίκησης με το πλήθος των υπηρεσιών που παρέχουν και την πολυπλοκότητα των εργασιών τους, δεν έχουν τον κατάλληλο βαθμό προσαρμοστικότητας στις αλλαγές του συνεχώς μεταβαλλόμενου περιβάλλοντος, με αποτέλεσμα να σημειώνονται φαινόμενα κακοδιαχείρισης. Κύρια απαίτηση των πολιτών, είναι η τήρηση της διαφάνειας στους φορείς αυτούς και σε όσους διαχειρίζονται δημοσίους πόρους. Για να ικανοποιηθεί το αίτημα των πολιτών, απαιτείται η έντονη δράση των ελεγκτικών σωμάτων, στην εποπτεία των οργανισμών και η εφαρμογή των διαδικασιών του εσωτερικού ελέγχου. Ο κυβερνητικός έλεγχος, αποτελεί τον ακρογωνιαίο λίθο της ορθής διακυβέρνησης του δημόσιου τομέα. Με την παροχή αμερόληπτης, αντικειμενικής αξιολόγησης του κατά πόσον οι δημόσιοι πόροι χρησιμοποιούνται υπεύθυνα και αποτελεσµατικά για την επίτευξη των επιδιωκόμενων αποτελεσμάτων, οι ελεγκτές βοηθούν τους οργανισμούς να επιτύχουν την απαραίτητη λογοδοσία προς την κυβέρνηση, τη βελτίωση των λειτουργιών τους και να ενισχύσουν την εμπιστοσύνη µεταξύ των πολιτών και ενδιαφερομένων μερών. Πιο συγκεκριμένα, με την καθημερινή αξιολόγηση των διαδικασιών, την αναγνώριση πιθανής ανεπαρκούς λειτουργίας σε σημεία του οργανισμού και την παροχή συμβουλών για βελτίωση, ο εσωτερικός έλεγχος προσθέτει αξία και θωρακίζει έτσι την αποτελεσματικότητα του οργανισμού στην επίτευξη των στόχων του. Στη σημερινή του μορφή, ο εσωτερικός έλεγχος αποτελεί το πιο αποτελεσματικό όπλο στο οπλοστάσιο των διοικήσεων των επιχειρήσεων. Εκτός από την αποτρεπτική του δύναμη, είναι έτσι σχεδιασμένος, ώστε να αντλεί πληροφορίες από όλα τα κομμάτια μιας επιχείρησης, με αποτέλεσμα να προσφέρει συμβουλευτικές υπηρεσίες για την εξασφάλιση της ομαλής λειτουργίας της εταιρίας και τη μεγιστοποίηση των Page 11

13 κερδών της. Εκτός των επιχειρήσεων, ο εσωτερικός έλεγχος προστατεύει όλους όσους συνδέονται άμεσα και έμμεσα με αυτές. Το εργατικό δυναμικό, αισθάνεται μεγαλύτερη ασφάλεια γνωρίζοντας πως υπάρχει και λειτουργεί μια τέτοια υπηρεσία, ενώ αντίστοιχα συναισθήματα μπορούν να έχουν οι μέτοχοι των εταιριών, αλλά και οι επίδοξοι επενδυτές. Αξίζει να σημειωθεί, πως ο Εσωτερικός Έλεγχος, ενεργεί συμπληρωματικά, ως σύμβουλος, δίχως να υποκαθιστά τους διοικητές και αποτελεί απαραίτητο εργαλείο αποτελεσματικής διοίκησης, συμβάλλοντας με το δικό του τρόπο στη βελτίωση της ποιότητας των δημόσιων υπηρεσιών, ιδιαίτερα στον ευαίσθητο και ιδιόμορφο τομέα της υγείας, ο οποίος ιδιαίτερα στην χώρα μας, πλήττεται από φαινόμενα κακοδιοίκησης και έλλειψης ποιότητας στην παροχή υπηρεσιών. Τέλος, ο εσωτερικός έλεγχος δεν έχει πλέον αποκλειστικά οικονομικό χαρακτήρα, δεδομένου ότι έχει επεκταθεί το πεδίο εφαρµογής του σε διάφορα θέματα, όπως τις διαδικασίες και τα συστήματα επιχειρηματικών κινδύνων, την ασφάλεια και την κοινωνική ευθύνη. Page 12

14 Κεφάλαιο 1: Εσωτερικός Έλεγχος 1.1 Ορισμός και Έννοια του Εσωτερικού Ελέγχου Αρχικά, σύμφωνα με το Αμερικανικό Ινστιτούτο Ορκωτών Λογιστών (American Institute Of Certified Public Accountants A.I.C.P.A., 1983), ο εσωτερικός έλεγχος αποτελούσε το σχέδιο οργάνωσης και όλες τις συντονισμένες προσπάθειες, μέθοδοι και μέτρα που υιοθετούνται εντός μιας επιχείρησης, για την διαφύλαξη και προστασία των περιουσιακών της στοιχείων, τον έλεγχο της ακρίβειας και αξιοπιστίας των λογιστικών στοιχείων, την προώθηση της αποτελεσματικότητας της λειτουργίας και την ενθάρρυνση της διατήρησης της προδιαγραμμένης επιχειρηματικής πολιτικής. Επιπλέον, σύμφωνα με το Καναδικό Ίδρυμα Ολοκληρωμένου Ελέγχου (Canadian Comprehensive Audit Foundation C.C.A.F., 1991) Ο έλεγχος εξυπηρετεί μια σχέση λογοδοσίας. Είναι η ανεξάρτητη, αντικειμενική εκτίμηση της δίκαιης απεικόνισης της απόδοσης της διοίκησης είτε της αξιολόγησης των συστημάτων και πρακτικών της διοίκησης ενάντια στα κριτήρια, τα οποία αναφέρονται σε ένα κυβερνών σώμα ή άλλα με παρόμοιες αρμοδιότητες. Ακόμα, ένας πιο ευρύς ορισμός, αποδόθηκε με το Πλαίσιο (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission - C.O.S.O., 1992) και την έκθεση Turnbull (1999). Σύμφωνα με τα ανωτέρω, το σύστημα εσωτερικού ελέγχου περιλαμβάνει τα στοιχεία εκείνα ενός οργανισμού (συμπεριλαμβανομένων των πόρων, των συστημάτων, των διαδικασιών, της κουλτούρας και της δομής), που υποστηρίζουν το ανθρώπινο δυναμικό στην επίτευξη των στόχων της επιχείρησης. Ταυτόχρονα, το σύστημα εσωτερικού ελέγχου διευκολύνει την αποτελεσματική και αποδοτική λειτουργία των επιχειρήσεων, παρέχοντας τη δυνατότητα διαχείρισης σημαντικών επιχειρηματικών, λειτουργικών και οικονομικών κινδύνων (Sarens και Beelde, 2006). Επίσης, ο ορισμός ο οποίος έχει δοθεί από το Σώμα Ορκωτών Ελεγκτών Λογιστών (Σ.Ο.Ε.Λ., 1992) είναι ο εξής: Εσωτερικός έλεγχος είναι ο έλεγχος που έχει οργανωθεί μέσα σε μια επιχείρηση και ασκείται από τους υπαλλήλους της. Με τον όρο «εσωτερικός έλεγχος» δεν εννοούμε μόνο την ιδιαίτερη υπηρεσία ελέγχου, που τυχόν υπάρχει στην επιχείρηση και τους υπαλλήλους, οι οποίοι μαζί με τα άλλα καθήκοντα τους διενεργούν και προληπτικό έλεγχο, αλλά εννοούμε όλο το σύστημα οργανώσεως των διαδικασιών εκτελέσεως των διαχειριστικών πράξεων και της λογιστικής τους απεικονίσεως. Επιπροσθέτως, ο ορισμός ο οποίος δίνει η Διεθνής Ομοσπονδία Λογιστών (International Federation of Accountants I.F.A.C.) είναι ότι, ο εσωτερικός έλεγχος αποτελεί μια δραστηριότητα αξιολόγησης, η οποία παρέχεται ως υπηρεσία σε μια οικονομική οντότητα. Η υπηρεσία αυτή περιλαμβάνει μεταξύ άλλων, την εξέταση, την αξιολόγηση και την παρακολούθηση της επάρκειας και της αποτελεσματικότητας του ελέγχου των εσωτερικών διαδικασιών της επιχείρησης. Page 13

15 Τέλος, σύμφωνα με το νεότερο και πιο ολοκληρωμένο ορισμό από το Ινστιτούτο Εσωτερικών Ελεγκτών (Institute of Internal Auditors I.I.A., 2004), ο εσωτερικός έλεγχος είναι μια ανεξάρτητη, αντικειμενική, διαβεβαιωτική και συμβουλευτική δραστηριότητα, οργανωμένη και σχεδιασμένη να προσθέτει αξία και να βελτιώνει τις λειτουργίες του οργανισμού. Βοηθά έναν οργανισμό να επιτύχει τους στόχους του, προσφέροντας μία συστηματική επιστημονική προσέγγιση για την αποτίμηση και βελτίωση της αποτελεσματικότητας της διαχείρισης των κινδύνων, των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου (Control) και των διαδικασιών της διοίκησης. Ο Εσωτερικός Έλεγχος (Internal Audit), είναι μια αναγκαία λειτουργία του σύγχρονου μάνατζμεντ, καθώς είναι ο σύμβουλος του σε όλα τα ιεραρχικά επίπεδα. Αυτό σημαίνει, πως καλύπτει όλη την επιχείρηση και αφορά όλες τις δραστηριότητες αυτής, δηλαδή επεκτείνεται και πέραν των λογιστικών και οικονομικών λειτουργιών. Η έννοια του εσωτερικού ελέγχου είναι ευρύτατη και περιλαμβάνει όλα τα αναγκαία οργανωτικά μέτρα, που αναπληρώνουν τη μείωση της προσωπικής επιβλέψεως και εξασφαλίζουν την καλή λειτουργία και την προστασία της περιουσίας και των συμφερόντων της εκάστοτε επιχείρησης. Επίσης, ο εσωτερικός έλεγχος μια επιχείρησης προσομοιάζεται, με το νευρικό σύστημα ενός ανθρώπου, δηλαδή διακλαδώνεται σε όλη την επιχείρηση, μεταφέροντας εντολές και αντιδράσεις από και προς τη διοίκηση της επιχείρησης. Γίνεται αντιληπτό, ότι κάθε διαδικασία και κάθε μέτρο που λαμβάνεται στο πλαίσιο της οργάνωσης μιας επιχείρησης, ανήκει στο σύστημα του εσωτερικού ελέγχου αυτής. Τέλος, αξίζει να σημειωθεί ότι, η υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου είναι ένα μέρος του όλου συστήματος εσωτερικού ελέγχου, που διεξάγεται από εσωτερικούς ελεγκτές-υπαλλήλους της εκάστοτε επιχείρησης. 1.2 Νομικό Πλαίσιο Εσωτερικού Ελέγχου στην Ελλάδα Η πρώτη προσπάθεια για τη θεσμοθέτηση του εσωτερικού ελέγχου στην Ελλάδα έγινε με την απόφαση 5/204/ (ΦΕΚ Β 1487 / ) που εξέδωσε η επιτροπή κεφαλαιαγοράς. Σε αυτή την απόφαση και συγκεκριμένα στο άρθρο 12 ορίζεται ότι: «κάθε εισηγμένη εταιρεία στο Χ.Α.Α. οφείλει να διαθέτει τμήμα εσωτερικού ελέγχου το οποίο θα παρακολουθεί τη λειτουργία της εταιρείας και θα ενημερώνει εγγράφως, σε τακτά χρονικά διαστήματα το Δ.Σ. για την εφαρμογή του κανονισμού εσωτερικής λειτουργίας». Ακολούθως, καθορίζονται οι αρμοδιότητες του τμήματος εσωτερικού ελέγχου. Οι αρμοδιότητες, η σύνθεση, ο τρόπος επικοινωνίας των εσωτερικών ελεγκτών με τα λοιπά μέλη της εταιρείας και οι όροι λειτουργίας του τμήματος εσωτερικού ελέγχου πρέπει να περιγράφονται στον εσωτερικό κανονισμό λειτουργίας της εταιρείας. Ο πρώτος νόμος όμως που καθιέρωσε τον εσωτερικό έλεγχο στην Ελλάδα είναι ο Ν. 3016/20026 (ΦΕΚ Α 110 / ). Με το νόμο αυτό ο εσωτερικός έλεγχος γίνεται υποχρεωτικός για όλες τις εισηγμένες εταιρείες, οι οποίες πρέπει να διαθέτουν υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου. Η υπηρεσία αυτή στελεχώνεται από εσωτερικούς Page 14

16 ελεγκτές οι οποίοι διορίζονται από το Δ.Σ. και είναι πλήρους και αποκλειστικής απασχόλησης. Κατοχυρώνεται επίσης, η ανεξαρτησία τους κατά την άσκηση των καθηκόντων τους, αφού δεν υπάγονται ιεραρχικά σε καμία υπηρεσιακή μονάδα της εταιρείας, αναφέρονται στην ανώτερη διοίκηση και στο Δ.Σ. και εποπτεύονται από ένα έως τρία μη εκτελεστικά μέλη του Δ.Σ.. Συγχρόνως, διασφαλίζεται και η πρόσβασή τους στα βιβλία, έγγραφα, αρχεία, τραπεζικούς λογαριασμούς και χαρτοφυλάκια, όπως επίσης και σε κάθε λειτουργική μονάδα της εταιρείας, για να μπορούν να εκτελούν ανεμπόδιστοι το καθήκον τους. Αυτό σημαίνει πως τα μέλη της διοίκησης οφείλουν να συνεργάζονται και να διευκολύνουν το έργο της υπηρεσίας εσωτερικού ελέγχου. Επίσης, οι εσωτερικοί ελεγκτές δε µπορούν να είναι µέλη του διοικητικού συμβουλίου, διευθυντικά στελέχη ή συγγενείς των παραπάνω. Επιπρόσθετα, για κάθε μεταβολή στα πρόσωπα ή στην οργάνωση του εσωτερικού ελέγχου είναι υποχρεωτικό να ενηµερώνεται η Επιτροπή Κεφαλαιαγοράς εντός δέκα εργάσιμων ημερών. Τέλος στο άρθρο 8 του Ν.3016/2002 γίνεται παράθεση των αρμοδιοτήτων της υπηρεσίας εσωτερικού ελέγχου. Αναφέρεται ότι η υπηρεσία αυτή είναι επιφορτισμένη µε: i. Την παρακολούθηση της εφαρµογής και της τήρησης του Εσωτερικού Κανονισμού Λειτουργίας και της νομοθεσίας στην οποία εµπίπτει η δράση της επιχείρησης. ii. Την παράθεση στο διοικητικό συμβούλιο των περιπτώσεων σύγκρουσης των συμφερόντων των στελεχών µε τα συμφέροντα της επιχείρησης. iii. Την τουλάχιστον µία έγγραφη ενηµέρωση ανά τρίμηνο για την πορεία των διενεργούμενων ελέγχων. iv. Την παράσταση στις γενικές συνελεύσεις των μετόχων. v. Την παροχή µετά από έγκριση του διοικητικού συμβουλίου, όλων των πληροφοριών που θα ζητηθούν για τη διευκόλυνση του έργου εποπτείας και ελέγχου. Επόμενη σημαντική εξέλιξη, είναι ο Ν. 3429/20057 (ΦΕΚ Α 314 / ) με τον οποίο όλες οι Δημόσιες Επιχειρήσεις και Οργανισμοί (Δ.Ε.Κ.Ο), υποχρεούνται να οργανώσουν υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου (άρθρο 4, παρ.3). Οι διαφορές των εσωτερικών ελεγκτών στις Δ.Ε.Κ.Ο. από τους εσωτερικούς ελεγκτές στις εισηγμένες εταιρείες είναι ότι οι πρώτοι διορίζονται από τη γενική συνέλευση των μετόχων και όχι από το Δ.Σ.. Επίσης, παρέχουν υπηρεσίες με έμμισθη εντολή, χωρίς να αποκτούν ιδιότητα υπαλλήλου ή σχέση εξαρτημένης εργασίας, καθώς είναι ανεξάρτητοι και δεν υπάγονται ιεραρχικά σε καμία υπηρεσιακή µονάδα της δημόσιας επιχείρησης. Αντίθετα, στις εισηγμένες εταιρείες είναι υπάλληλοι πλήρους και αποκλειστικής απασχόλησης όπως προαναφέρθηκε. Πιο συγκεκριµένα το άρθρο 4 αναφέρει: «Κάθε δημόσια επιχείρηση οργανώνει υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου. Η υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου έχει τις ακόλουθες αρμοδιότητες: i. Παρακολουθεί την εφαρμογή και τη συνεχή τήρηση του εσωτερικού κανονισμού λειτουργίας και του καταστατικού της δημόσιας επιχείρησης, καθώς και της εν γένει νομοθεσίας που αφορά την επιχείρηση. ii. Παρακολουθεί και αναφέρει στο διοικητικό συμβούλιο της δημόσιας επιχείρησης και στη γενική συνέλευση των μετόχων, περιπτώσεις σύγκρουσης Page 15

17 iii. iv. των ιδιωτικών συμφερόντων των µελών του διοικητικού συμβουλίου, µε τα συμφέροντα της επιχείρησης ή παράβασης των διατάξεων του νόμου αυτού, από µέλη του διοικητικού συμβουλίου, συµπεριλαµβανοµένου του προέδρου και του διευθύνοντος συμβούλου. Ενημερώνει εγγράφως µία φορά τουλάχιστον κάθε τρίμηνο το διοικητικό Συμβούλιο, καθώς και τη γενική συνέλευση των μετόχων, για τους ελέγχους που διενεργεί. Είναι υπεύθυνη για την παροχή και την ακρίβεια οποιασδήποτε πληροφορίας ζητηθεί από την Ειδική Γραμματεία Δημοσίων Επιχειρήσεων και Οργανισμών, που συνιστάται µε το άρθρο 11 του νόμου αυτού και διευκολύνει µε κάθε πρόσφορο μέσο το έργο παρακολούθησης, ελέγχου και εποπτείας που αυτή εκτελεί. Με τις διατάξεις της παρ. 2, του άρθρου 4 του Ν. 3492/20068 (ΦΕΚ Α 210 / ) ορίζονται στην ελληνική έννομη τάξη ο εσωτερικός έλεγχος, η μονάδα εσωτερικού ελέγχου και το σύστημα εσωτερικού ελέγχου. Έτσι, «Εσωτερικός Έλεγχος (Internal Audit) είναι η ανεξάρτητη ελεγκτική συμβουλευτική δραστηριότητα παροχής διαβεβαίωσης περί της επάρκειας των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου ενός φορέα, με στόχο τη βελτίωση των λειτουργιών του και την επίτευξη των στόχων του χρησιμοποιώντας συστημικές και δομημένες μεθοδολογίες. Οι μεθοδολογίες αυτές στοχεύουν κυρίως στη βελτίωση της αποτελεσματικότητας των διαδικασιών που διέπουν τη λειτουργία του, των διαδικασιών διαχείρισης κινδύνου και των διαδικασιών ελέγχου. Ακολούθως, Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου είναι η ανεξάρτητη ελεγκτική συμβουλευτική υπηρεσία, η οποία θα παρέχει διαβεβαίωση περί της επάρκειας των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου ενός φορέα. Τέλος, Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου (Internal Control) είναι το συνολικό σύστημα διαχειριστικών και άλλων ελέγχων, συμπεριλαμβανομένων των ελέγχων της οργανωτικής δομής, των μεθοδολογιών, των διαδικασιών και του εσωτερικού ελέγχου (Internal Audit), που έχει εφαρμόσει η διοίκηση στις λειτουργίες του φορέα, για την υποστήριξη της επίτευξης των στόχων του, με αποδοτικό, αποτελεσματικό και οικονομικό τρόπο. Το σύστημα εσωτερικού ελέγχου, εξασφαλίζει τη συμμόρφωση στις πολιτικές της διοίκησης, διασφαλίζει τα περιουσιακά στοιχεία και πόρους του φορέα, μέσω πιστοποίησης της πληρότητας και ακρίβειας των λογιστικών εγγραφών και καταστάσεων και παρέχει επίκαιρες και αξιόπιστες δημοσιονομικές και διαχειριστικές πληροφορίες». Πέρα από τους ορισμούς, ο Ν. 3492/2006 (ΦΕΚ Α 210 / ) προέβλεπε μια ακόμα σημαντική εξέλιξη για τον εσωτερικό έλεγχο, τη σύσταση Μονάδων Εσωτερικού Ελέγχου (Μ.Ε.Ε.) σε όλα τα Υπουργεία, τις Περιφέρειες της χώρας και στους εποπτευόμενους από αυτά φορείς με προϋπολογισμό πάνω από ευρώ, στο πλαίσιο προστασίας των οικονομικών τους συμφερόντων. Αυτός ο Νόμος είναι μια σημαντική εξέλιξη, καθώς επιχειρείται για πρώτη φορά μαζική εφαρμογή του εσωτερικού ελέγχου σε υπηρεσίες του Δημοσίου Τομέα, οι οποίες μάλιστα διαχειρίζονται σημαντικά κονδύλια του κρατικού προϋπολογισμού. Ο νόμος προβλέπει ότι οι Μονάδες Εσωτερικού Ελέγχου συστήνονται με Π.Δ. ύστερα από πρόταση των Υπουργών Εσωτερικών και Οικονομικών και του καθ ύλην αρμόδιου Υπουργού. Ωστόσο, δεν έχει ξεκινήσει η διαδικασία υλοποίησης του εσωτερικού Page 16

18 ελέγχου στα Υπουργεία, τις Περιφέρειες και στους εποπτευόμενους από αυτά φορείς με προϋπολογισμό πάνω από ευρώ, καθώς δεν έχουν εκδοθεί μέχρι σήμερα τα σχετικά Π.Δ. για τη σύσταση και λειτουργία των ΜΕΕ. Ακόμα, με την Π /ΤΕ 2577/ προσαρμόστηκαν στις τρέχουσες συνθήκες οι αρχές λειτουργίας και τα κριτήρια αξιολόγησης της οργάνωσης και των Συστημάτων εσωτερικού Ελέγχου (Σ.Ε.Ε.) των πιστωτικών και χρηματοδοτικών ιδρυμάτων, τόσο σε επίπεδο ιδρύματος όσο και σε επίπεδο Οµίλου. Στη συνέχεια, παρουσιάζεται αναλυτικά ο κατάλογος των εγγράφων που αποτελούν το θεσμικό πλαίσιο αυτής της ενότητας. Οι βασικότερες προσαρμογές που πραγµατοποιούνται αφορούν κυρίως τα εξής: i. Θεσπίζεται η υποχρέωση σύστασης ανεξάρτητης υπηρεσιακής Μονάδας ιαχείρισης Κινδύνων σε όλα τα πιστωτικά ιδρύματα, προκειµένου να παρακολουθούνται αποτελεσµατικά όλες οι µορφές κινδύνων, συµπεριλαµβανοµένου του λειτουργικού. Επιπλέον, ανάλογα µε το μέγεθος και την πολυπλοκότητα των δραστηριοτήτων του κάθε πιστωτικού ιδρύματος, θεσπίζεται και υποχρέωση σύστασης Επιτροπής ιαχείρισης Κινδύνων. ii. Θεσπίζεται η υποχρέωση σύστασης λειτουργίας κανονιστικής συμμόρφωσης, η οποία θα καλύπτει θέματα συμμόρφωση του πιστωτικού ιδρύματος προς το ισχύον νομοθετικό και κανονιστικό πλαίσιο, µε ιδιαίτερη αναφορά στα θέματα της πρόληψης και καταστολής της νομιμοποίησης εσόδων από εγκληματικές δραστηριότητες και χρηματοδότηση της τρομοκρατίας. iii. Προβλέπεται η υποχρέωση του Διοικητικού Συμβουλίου να διαθέτει, συλλογικά, επαρκείς γνώσεις και εμπειρία για τις κύριες δραστηριότητες του πιστωτικού ιδρύματος, ώστε να έχει τη δυνατότητα άσκησης εποπτείας επί του συνόλου των λειτουργιών του πιστωτικού ιδρύματος. iv. Ενισχύεται η σημασία της διασφάλισης της ποιότητας των υπηρεσιών που παρέχονται στους πελάτες, καθώς και της διαφάνειας των συναλλαγών, ως αναπόσπαστο μέρος της διαχείρισης του λειτουργικού κινδύνου. v. Καθορίζονται οι βασικές αρχές που θα ισχύουν στην περίπτωση εκχώρησης δραστηριοτήτων σε τρίτους, περιλαμβανομένων των εργασιών είσπραξης οφειλών και διαχείρισης καρτών. Τέλος, η πιο πρόσφατη εξέλιξη στον εσωτερικό έλεγχο στην Ελλάδα είναι ο Ν.3871/20109 (ΦΕΚ Α 141 / ). Αυτός προβλέπει την καθολική διενέργεια εσωτερικού ελέγχου σε όλους τους φορείς της Γενικής Κυβέρνησης. Ο εσωτερικός έλεγχος διενεργείται από τις Μονάδες Εσωτερικού Ελέγχου (Μ.Ε.Ε.) με τη συνολική καθοδήγηση και επίβλεψη του Γενικού Λογιστηρίου του Κράτους και πιο συγκεκριμένα της αρμόδιας Γενικής Διεύθυνσης Δημοσιονομικών Ελέγχων (Γ.Δ.Δ.Ε.). Επομένως, με το Νόμο αυτό που περιλαμβάνει όλους τους φορείς της Γενικής Κυβέρνησης, σε συνδυασμό με το Ν. 3429/2005 (ΦΕΚ Α 314 / ) που περιλαμβάνει όλες τις Δ.Ε.Κ.Ο., ολόκληρος ο ελληνικός Δημόσιος τομέας υπόκειται σε εσωτερικό έλεγχο, ο οποίος ασκείται από τις αρμόδιες Μ.Ε.Ε.. Αξίζει να σημειωθεί, πως ο νόμος αυτός παραμένει ανενεργός μέχρι τη σύσταση, στελέχωση και λειτουργία των Μ.Ε.Ε. Page 17

19 1.3 Στόχος/Σκοπός και Αναγκαιότητα/Χρησιμότητα του Εσωτερικού Ελέγχου Την Διοίκηση της επιχείρησης, την ενδιαφέρει όλα τα όργανα της να λειτουργούν ομαλά και αποτελεσματικά. Για να επιτευχθεί αυτό, ο Εσωτερικός Έλεγχος πρέπει να παρακολουθεί όλα τα τμήματα και τις λειτουργίες της παραγωγής και διοίκησης, ώστε να προσδιοριστούν τα προβλήματα που τυχόν υπάρχουν και οι αιτίες τους, καθώς και να βρεθούν λύσεις, στις οποίες κάθε ελεγκτής φέρει τη δική του γνώμη και τη δική του λύση, που θεωρεί ότι είναι η καλύτερη και πιο αποτελεσματική. Επομένως, ο βασικότερος σκοπός του εσωτερικού ελέγχου είναι η παροχή υψηλού και ταυτόχρονα εξειδικευμένου επιπέδου υπηρεσιών προς τη διοίκηση κάθε οργανισμού, μέσω ενός αποδοτικού συστήματος εσωτερικού ελέγχου, άλλα και η προώθηση της αποτελεσματικότητας των υπηρεσιών που προσφέρουν τα τμήματα της εκάστοτε επιχείρησης (Οικονομικές υπηρεσίες, Παραγωγής, Πωλήσεις κ.λπ.), περιορίζοντας έτσι, τους επιχειρησιακούς κινδύνους. Επίσης, ο εσωτερικός έλεγχος σκοπεύει, όχι μόνο στη συμμόρφωση με κανόνες και ρυθμίσεις, αλλά στην δημιουργία αρχών, πρότυπων και αξιών στα άτομα της επιχείρησης, με αποτέλεσμα την δημιουργία ασφάλειας, τόσο στους ιδιοκτήτες της οικονομικής μονάδας, όσο και στο ευρύτερο επιχειρησιακό περιβάλλον, δηλαδή με λίγα λόγια αποσκοπεί στην εφαρμογή των αρχών της Εταιρικής Διακυβέρνησης, για τη θωράκιση των συμφερόντων της επιχείρησης, των μετόχων και τη διαφύλαξη των εργαζομένων. Τέλος, ο εσωτερικός έλεγχος αποσκοπεί στην ενημέρωση των στελεχών της επιχείρησης, αλλά και στη βοήθεια αυτών στην αποτελεσματική άσκηση των καθηκόντων τους, μέσα από τη διαδικασία επιστημονικών αναλύσεων, αξιολογήσεων και παροχής συμβουλών, με όσο το δυνατόν μικρότερο κόστος. Πιο συγκεκριμένα στα πλαίσια αυτού του σκοπού ο εσωτερικός έλεγχος μέσω του συστήματος και της υπηρεσίας εσωτερικού ελέγχου (τα οποία θα αναλυθούν στην συνέχεια του κεφαλαίου), μελετά, εξετάζει και αξιολογεί τα παρακάτω: 1. Το συνολικό και επιμέρους κόστος των τμημάτων και τη σύγκριση αυτού με το προϋπολογισθέν, όπως επίσης και με τη σχέση κόστους, οφέλους. 2. Την αποφυγή, (μέσω της παρουσίας του Εσωτερικού Ελέγχου), ατασθαλιών, καταχρήσεων, κλοπών, φθορών, απόκρυψη στοιχείων, προσπορισμό οικονομικών οφελών, καθώς και την αδιαφορία των ιθυνόντων. 3. Την ακρίβεια, την ειλικρίνεια, καθώς και την εξασφάλιση της πληρότητας, της αξιοπιστίας και της νομιμότητας των οικονομικών καταστάσεων και βιβλίων. 4. Την διαδικασία τήρησης των προδιαγραφών του ποιοτικού ελέγχου, δηλαδή το κατά πόσο η παραγωγική δραστηριότητα και οι υπηρεσίες ανταποκρίνονται προς τα καθορισμένα πρότυπα (standards) που έχουν θεσπιστεί. Page 18

20 5. Τα μέσα προστασίας για την επαρκή φύλαξη των περιουσιακών στοιχείων μιας επιχείρησης, ή ενός οργανισμού από κλοπές, απώλειες και φθορές. 6. Το βαθμό συνεργασίας του φορέα με τρίτους, και γενικά το ανταγωνιστικό περιβάλλον στο οποίο δρα και αναπτύσσεται ο φορέας. 7. Την αξιοποίηση των μέσων παραγωγής και την αποδοτικότητα αυτών, τη συντήρηση του μηχανολογικού εξοπλισμού, τα προγράμματα παραγωγής, το ύψος και τη διαχείριση των αποθεμάτων, καθώς τη διάθεση των προϊόντων. 8. Την ύπαρξη κλίματος αποδοχής και διάθεση συνεργασίας των ελεγχομένων με τον Εσωτερικό Έλεγχο (και τους ελεγκτές). 9. Τη τήρηση πολιτικής πωλήσεων και εισπράξεων. Τη διαχείριση των διαθεσίμων, τις αποδόσεις αυτών, τους όρους δανεισμού και πληρωμής των υποχρεώσεων αυτών, καθώς επίσης την αξιολόγηση των οικονομικών αποτελεσμάτων. 10. Τον τρόπο επικοινωνίας και συνεργασίας των εργαζομένων τόσο σε επίπεδο τμήματος, όσο και μεταξύ των τμημάτων. Τις αδυναμίες και τα προβλήματα του προσωπικού (απώλεια ηθικού, συνεχείς αποχωρήσεις, δυσφορία για παραγωγή έργου κ.λπ.), τα οποία οδηγούν σε δυσάρεστα αποτελέσματα και για τα δυο μέρη. 11. Την εικόνα που έχει η επιχείρηση στην αγορά ανταγωνισμό, καθώς και την εικόνα που έχει το καταναλωτικό κοινό προς την επιχείρηση και τα προϊόντα της. Επίσης, την εικόνα του φορέα που παρουσιάζουν οι εργαζόμενοι προς τα έξω. 12. Η διαπίστωση, το κατά πόσο οι υπηρεσίες τμήματα έχουν σαφή αντίληψη της αποστολής του οράματος και της κουλτούρας της επιχείρησης, καθώς και των αρμοδιοτήτων που τους έχουν εκχωρηθεί. Αν είναι κατάλληλα στελεχωμένες και αν αξιοποιείται κατά άριστο τρόπο το ανθρώπινο δυναμικό. 13. Το βαθμό συμμόρφωσης των εργαζομένων στις αποφάσεις της διοίκησης, τους κανόνες λειτουργίας και τις παρεχόμενες εξουσιοδοτήσεις με τρίτους. 14. Την αξιολόγηση απόδοσης των επενδύσεων σύμφωνα με τον αρχικό σχεδιασμό αυτών. 15. Την τήρηση της πολιτικής προσωπικού, πολιτικής προαγωγών, αξιολογήσεων και αξιοποιήσεων των στελεχών. Την τήρηση των κανόνων επαγγελματικής συμπεριφοράς, νομοθεσίας και διαδικασιών, καθώς και την απονομή ευθυνών και επιβραβεύσεων. Page 19

21 16. Τη συστηματική παρακολούθηση και αξιολόγηση του επιχειρηματικού κινδύνου, καθώς και την αποτελεσματική διαχείρισή του. Η επιτυχίας του Εσωτερικού Ελέγχου είναι να επισημάνει τις περιοχές υψηλών κινδύνων, να αξιολογήσει τον κίνδυνο (πιθανότητες να μην πραγματοποιηθούν οι ευκαιρίες), να επισημάνει τις γενεσιουργές αιτίες και να εισηγηθεί στη διοίκηση για τη λήψη διορθωτικών μέτρων. 17. Την ύπαρξη συστήματος οργάνωσης και επάρκεια αυτού σε όλα τα ιεραρχικά επίπεδα, καθώς επίσης και την ύπαρξη κατάλληλων διαδικασιών και απαραίτητων εξουσιοδοτήσεων, που να ρυθμίζουν τη σωστή θεμελίωση των σχέσεων συναλλαγών συνεργασίας με τρίτους. 18. Την περιοδική επιβεβαίωση και κατά αντικειμενικό τρόπο πιστοποίηση της λειτουργίας της επιχείρησης και τη σύγκριση των αρχικά καθορισμένων στόχων προτύπων με το αποτέλεσμα 19. Το σύστημα του εσωτερικού ελέγχου ως καθ αυτού σύστημα, καθώς και τα επιμέρους υποσυστήματά του. 20. Τη μέτρηση της αποδοτικότητας του σύγχρονου Management σε όλα τα επίπεδα, εξαιρούμενης αυτής της διοίκησης, προσδοκώντας τη αποτελεσματική διαχείριση των παραγωγικών συντελεστών (μέσων και πόρων). Στο σημείο αυτό, αξίζει να σημειωθεί, πως η έκταση και η ένταση του ελέγχου προσδιορίζεται, από την επιχειρησιακή αρχή συσχέτισης του κόστους με την ωφέλεια (cost-benefit analysis). Αυτό σημαίνει ότι ο εσωτερικός έλεγχος δεν είναι αυτοσκοπός, αλλά οφείλει να δικαιολογεί την ύπαρξη του, συνεισφέροντας στη μεγιστοποίηση της αξίας της επιχείρησης. Για να συμβεί αυτό, το κόστος του εσωτερικού ελέγχου δεν πρέπει να υπερβαίνει τις ωφέλειες που θα προκύψουν από τον έλεγχο. Για παράδειγμα, εάν διαπιστωθεί ότι πραγματοποιούνται λανθασμένες καταχωρήσεις π.χ. (αποδείξεων παροχής υπηρεσιών δικηγόρων και συμβολαιογράφων της τάξεως των τετρακοσίων (400) ευρώ ανά μήνα), είναι προτιμότερο, όσο παράδοξο και αν ακούγεται, να αφεθεί η κατάσταση ως έχει εάν το κόστος επίβλεψης είναι επτακόσια (700) ευρώ ανά μήνα. Επίσης, είναι σημαντικό να αναφέρουμε ότι ο εσωτερικός έλεγχος δεν παρέχει απόλυτη, αλλά (εύλογη) διασφάλιση (reasonable assurance), ότι οι σκοποί και οι στόχοι μιας επιχείρησης ή ενός οργανισμού, θα επιτευχθούν με τον αποδοτικότερο και οικονομικότερο τρόπο. Τέλος όσον αφορά την αναγκαιότητα του Εσωτερικού Ελέγχου, μπορούμε να πούμε πως, παρά την αντίθετη άποψη μιας μικρής μερίδας, οι διαδικασίες του Εσωτερικού Ελέγχου είναι χωρίς αμφισβήτηση αναγκαίες για όλες τις επιχειρήσεις, ανεξαρτήτως αντικειμένου, μεγέθους και περιοχής δραστηριοποίησης. Η αναγκαιότητα ύπαρξής Page 20

22 του, προκύπτει από τις ανθρώπινες αδυναμίες (προσπάθεια για φοροδιαφυγή, αμέλεια, αναβλητικότητα κ.τ.λ.), που παρατηρούνται σε κάθε επιχείρηση όπου πρωταγωνιστεί ο ανθρώπινος παράγοντας. Καθώς ο ιδιοκτήτης της εκάστοτε επιχείρησης, δεν μπορεί να έχει την πληροφόρηση που απαιτείται, ώστε να προστατευτεί από τους κινδύνους του σύγχρονου σκληρού οικονομικού περιβάλλοντος, ο Εσωτερικός Έλεγχος καλύπτει το κενό αυτό, προστατεύοντας την επιχείρηση από ενδεχόμενους (επιχειρηματικούς) κινδύνους και λάθη. 1.4 Είδη/Τύποι Εσωτερικού Ελέγχου Ο Εσωτερικός Έλεγχος, προσπαθεί να καλύψει ελεγκτικά όλους τους τομείς μιας επιχείρησης, χωρίς να περιορίζεται σε συγκεκριμένα αντικείμενα. Έχει ξεφύγει από το παραδοσιακό πλαίσιο, δηλαδή του ελέγχου μόνο των οικονομικών στοιχείων και έχει επεκταθεί σε τόσα είδη, όσες και οι λειτουργίες μιας επιχείρησης όπως για παράδειγμα (έλεγχος παραγωγής, οικονομικός έλεγχος, διοικητικός έλεγχος, έλεγχος μηχανογράφησης, τεχνικός έλεγχος, έλεγχος προμηθειών, έλεγχος διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού, έλεγχος αποδοτικότητας, ποιοτικός έλεγχος) και πολλοί ακόμη που διαφέρουν, ανάλογα με το μέγεθος, το είδος και τον τομέα στον οποίο δραστηριοποιείται η επιχείρηση. Η κατηγοριοποίηση των ελέγχων μπορεί να γίνει με βάση το στοιχείο στο οποίο επιλέγει να δώσει έμφαση ο κάθε έλεγχος. Έτσι, μια σχετική διάκριση ακολουθεί παρακάτω Έλεγχος Παραγωγής Ο έλεγχος παραγωγής εξετάζει την παραγωγική διαδικασία, από το αρχικό στάδιο μέχρι το τελικό. Στόχος του ελέγχου παραγωγής είναι να διαπιστώσει κατά πόσο τηρούνται οι διαδικασίες και οι κανόνες που έχει θέση η διοίκηση στην παραγωγική διαδικασία. Πιο συγκεκριμένα, εξετάζει κατά ποιο ποσοστό επιτυγχάνονται η επιθυμητή ποσότητα και ποιότητα των προϊόντων που παράγονται κατά τη διάρκεια του έτους, σύμφωνα με το πρόγραμμα παραγωγής και την πολιτική της εταιρίας, κατά πόσο γίνεται σωστή χρήση και συντήρηση του μηχανολογικού και τεχνολογικού εξοπλισμού, κατά πόσο είναι καταρτισμένο το προσωπικό που απασχολείται στην παραγωγική διαδικασία, κατά πόσο ακολουθούνται οι κανόνες ασφαλείας, αν γίνεται σωστά και εγκαίρως η προμήθεια των πρώτων υλών και αν υπάρχει έλεγχος της ποιότητας τους (προδιαγραφές ποιοτικού ελέγχου I.S.O.). Τέλος, ασχολείται με τη Page 21

23 διαδικασία συσκευασίας, παράδοσης παραλαβής των προϊόντων και γενικότερα όλες τις απαραίτητες διαδικασίες και τα μέσα που αφορούν την παραγωγή προϊόντων Οικονομικός/Λογιστικός/Διαχειριστικός Έλεγχος Πιστοποιεί την ορθότητα, την ειλικρίνεια, την αξιοπιστία, την νομιμότητα και την ακρίβεια των λογιστικών καταστάσεων/βιβλίων, πληροφοριών, και στοιχείων, περιφρουρώντας και διαφυλάσσοντας με αυτόν τον τρόπο, την περιουσία και τα συμφέροντα της επιχείρησης. Σκοπός του είναι να εξετασθεί, κάθε στοιχείο που δημιουργεί υποψία απάτης ή κατάχρησης. Επιπροσθέτως, ελέγχει κατά πόσο τηρούνται οι διαδικασίες εγκρίσεων και εξουσιοδοτήσεων, που αφορούν στην εκταμίευση χρημάτων, αν αποτυπώνονται σωστά και εγκαίρως όλες οι συναλλαγές με τρίτους και αν γίνεται ορθολογική διαχείριση της περιουσία της επιχείρησης. Τέλος, η διαχείριση και καταχώρηση όλων των οικονομικών δεδομένων από τους εργαζομένους γίνεται κατά τέτοιο τρόπο ώστε: i. Να εξασφαλίζεται η ορθότητα, ακεραιότητα και η αμεσότητα τους. ii. Να τεκμηριώνονται από τα απαραίτητα δικαιολογητικά έγγραφα. iii. Να απεικονίζουν την πραγματική κατάσταση κάθε συναλλαγής. iv. Να αναγνωρίζεται το επίπεδο υπευθυνότητας Διοικητικός Έλεγχος Ασχολείται με τις μεθόδους, διαδικασίες, μέτρα και συστήματα ελέγχου, που αφορούν το διοικητικό τομέα της επιχείρησης και αξιολογούν την αποτελεσματικότητά του. Με τον διοικητικό εσωτερικό έλεγχο, επιδιώκεται γενικά η διαρκής προσήλωση όλων των οργάνων της επιχείρησης στις αρχές, στις εντολές και στους στόχους της Διοίκησης, για την καλύτερη δυνατή λειτουργία και αποδοτικότητα της επιχείρησης. Οι εσωτερικοί ελεγκτές, ερευνούν και εξετάζουν τις λειτουργίες της οργάνωσης, συνεργασίας και επικοινωνίας όλων των τμημάτων και επιπέδων της επιχείρησης, στοχεύοντας στην αντιμετώπιση των όποιων προβλημάτων. Ακόμα, εξετάζουν την συμπεριφορά και την συμμόρφωση των εργαζομένων προς τον εσωτερικό κανονισμό, στις εξουσιοδοτήσεις της διοίκησης και γενικότερα στη πολιτική της διοίκησης της εταιρίας. Τέλος, ερευνούν το κατά πόσο αξιοποιούνται και κατανέμονται σωστά οι πόροι της επιχείρησης και γενικότερα επιδιώκουν την σωστή και ομαλή λειτουργία της επιχείρησης με το λιγότερο δυνατό κόστος και το μεγαλύτερο όφελος. Page 22

24 1.4.4 Λειτουργικός Έλεγχος Στοχεύει στην επαλήθευση ότι μια διεργασία / λειτουργία (ενός τμήματος) εκτελείται, σύμφωνα με τους κανόνες που έχει θεσπίσει η διοίκηση (εγχειρίδια διαδικασιών), αλλά και τους ισχύοντες νόμους. Στο πλαίσιο αυτό διασφαλίζουμε τα απαραίτητα εργαλεία για την αποτελεσματική και αποδοτική εφαρμογή των λειτουργιών. Επίσης, αναφέρεται στον τρόπο διοίκησης, κατά πόσο οι αποφάσεις και οι διαδικασίες είναι αποτελεσματικές και αν με τις κατάλληλες παρεμβάσεις εκπληρώνονται οι στόχοι της επιχείρησης. Ακόμα, σκοπός του λειτουργικού ελέγχου είναι η αξιολόγηση του υπάρχοντος συστήματος και η υποβολή μέτρων διόρθωσης και αλλαγών όπου αυτές απαιτούνται. Επιπλέον, στόχος του λειτουργικού ελέγχου είναι ο έλεγχος της λειτουργίας του οργανογράμματος, της εφαρμογής των νόμων, καθώς και των αποφάσεων του διοικητικού συμβουλίου. Τέλος, αποβλέπει στην διαπίστωση, του αν οι λειτουργίες συμβάλουν στη βελτίωση της ενδοεπιχειρησιακής επικοινωνίας μεταξύ των ιεραρχικών επιπέδων και μεταξύ των τμημάτων, δημιουργώντας κλίμα αρμονικής και ομαλής λειτουργίας μεταξύ αυτών Έλεγχος Συμμόρφωσης Με κατάλληλους ελέγχους διασφαλίζεται η συμμόρφωση με τις καθιερωμένες πολιτικές της εταιρικής διακυβέρνησης, τα σχέδια, την ισχύουσα νομοθεσία, τις συμβατικές υποχρεώσεις και τις κανονιστικές διατάξεις, καθώς επίσης και τις εταιρικές διαδικασίες π.χ. (συμμόρφωση με τους όρους των συμβάσεων δανείων, με τις διαδικασίες προμηθειών, των συστημάτων πληροφορικής με τις προβλεπόμενες διαδικασίες κ.λπ.) Έλεγχος Συστημάτων Μηχανογράφησης/Πληροφόρησης Είναι ο έλεγχος της λειτουργίας των μηχανογραφικών εφαρμογών και εγκαταστάσεων, δικτύων και επικοινωνιών, καθώς και ο έλεγχος ανάλυσης δεδομένων. Επικεντρώνεται στην διασφάλιση της αξιοπιστίας, εμπιστευτικότητας, ακεραιότητας και διαθεσιμότητας των πληροφοριών. Επίσης, με τον έλεγχο αυτό επιδιώκεται η επάρκεια και αποτελεσματικότητα των ελεγκτικών μηχανισμών, καθώς και η διαπίστωση του βαθμού ασφάλειας στην συγκέντρωση, επεξεργασία, μεταφορά και διαφύλαξη της πληροφορίας σε ηλεκτρονική μορφή. Η αυξανόμενη εξάρτηση των σύγχρονων επιχειρήσεων από τις λογισμικές και υλιστικές εφαρμογές, καθιστούν Page 23

25 την διασφάλιση των παραπάνω ζωτικής σημασίας, αφού όλες σχεδόν οι στρατηγικές αποφάσεις λαμβάνονται με βάση την ηλεκτρονική επεξεργασία διαφόρων δεδομένων. 1.5 Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου Ορισμός και Έννοια του Σ.Ε.Ε. Με τον όρο Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου (Internal Control System) εννοούμε το σύνολο των διαδικασιών, των λειτουργιών, των αρχών και των κανόνων που έχουν οριστεί από την επιχείρηση ή τον οργανισμό, προκειμένου να εξασφαλίσουν την αποτελεσματικότητα και την αποδοτικότητα των λειτουργιών, την αξιοπιστία των οικονομικών καταστάσεων και τη συμμόρφωσή τους με την κείμενη νομοθεσία. (ορισμός που έχει υιοθετήσει η επιτροπή C.O.S.O. 1992). Το σύστημα εσωτερικού ελέγχου είναι μια ζωντανή νευραλγική λειτουργία που μεταφέρει όλα τα μηνύματα, εντολές και αντιδράσεις προς τη διοίκηση, καθώς και προς όλα τα ιεραρχικά επίπεδα που ασκούν διοίκηση. Κατά τον Cook Wincle, το Σ.Ε.Ε. είναι κάτι σαν το νευρικό σύστημα του ανθρώπινου οργανισμού, που διακλαδώνεται μέσα στην επιχείρηση μεταφέροντας εντολές και αντιδράσεις, από και προς τη διοίκηση. Επίσης, συνδέεται άμεσα με την οργανωτική δομή και τους γενικούς κανόνες λειτουργίας της Επιχείρησης. Τέλος, το Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου πρέπει να σχεδιάζεται με τέτοιο τρόπο, ώστε να διασφαλίζεται ότι καμία διαχειριστική πράξη και λογιστική καταχώρηση δεν επιτρέπεται να ολοκληρώνεται από ένα και μόνο υπάλληλο, αλλά η εργασία καθενός πρέπει απαραίτητα, να είναι συμπληρωματική της εργασίας ενός (τουλάχιστον) άλλου υπαλλήλου και να ελέγχεται από ένα τρίτο υπάλληλο. Η αναγκαιότητα ύπαρξης ενός συστήματος εσωτερικού ελέγχου, καθώς και η πληρότητα, το μέγεθος και η έκταση αυτού σε μια επιχείρηση, καθορίζεται από τις δραστηριότητες, την πολυπλοκότητα του αντικείμενου εκμετάλλευσης και των συναλλαγών, την εκπαίδευση και την εξειδίκευση του προσωπικού, καθώς και μια σειρά άλλων παραγόντων. Η ύπαρξη ενός οργανωμένου Σ.Ε.Ε. παρέχει τα εχέγγυα στις διοικήσεις, μέσω δικλείδων ασφαλείας που παρέχει, ως σύστημα, να συμβάλει αποτελεσματικά στην εύρυθμη λειτουργία και στην επίτευξη των επιχειρηματικών στόχων. Page 24

26 1.5.2 Στόχος/σκοπός και Περιεχόμενο του Σ.Ε.Ε. 1 Οι στόχοι που θέτει ένα σύστημα εσωτερικού ελέγχου είναι οι εξής: 1. Εφαρμογή των πολιτικών της επιχείρησης βάσει του οργανογράμματος και του εσωτερικού κανονισμού, καθώς και μέτρηση των αποτελεσμάτων και σύγκριση αυτών με τους αρχικούς στόχους. 2. Προστασία των περιουσιακών στοιχείων της επιχείρησης, κάλυψη των ζωτικών αναγκών της, πλήρης αξιοποίηση του διαθέσιμου ανθρώπινου δυναμικού για τη διασφάλιση της οικονομικής μονάδας σε ένα ανταγωνιστικό περιβάλλον. 3. Παροχή εχέγγυων, μέσα από ένα σύστημα κανόνων συμπεριφοράς των εργαζομένων και των στελεχών, που θα διασφαλίζουν τη βιωσιμότητα και την ευρωστία της επιχείρησης ή του οργανισμού. 4. Άσκηση εσωτερικού ελέγχου στο ίδιο το σύστημα εσωτερικού ελέγχου με σκοπό την αξιολόγηση και αξιοποίησή του. 5. Παροχή πρωτοβουλιών για δημιουργική εργασία και παράλληλη ανυπαρξία περιορισμών που θα ήταν αποτρεπτικές για την ανάπτυξη του φορέα. 6. Διασφάλιση ότι οι εντολές των ανώτερων στελεχών στους εργαζομένους είναι κατανοητές και ότι οι εντολές αυτές είναι εφαρμόσιμες από όλο το εργατικό δυναμικό. 7. Τέλος, την ύπαρξη δικλείδων ασφαλείας ελέγχου, προκειμένου να συμβάλει στον συντονισμό και στην αρμονική συνύπαρξη των λειτουργιών των τμημάτων της επιχείρησης. Ένα σύστημα εσωτερικού ελέγχου περιλαμβάνει ένα σύνολο συστημάτων και υποσυστημάτων, τα οποία και αποτελούν τον κορμό της αποτελεσματικής λειτουργίας μιας επιχείρησης. Ως τέτοια συστήματα-υποσυστήματα αναφέρονται τα εξής: 1. Οργανόγραμμα της επιχείρησης και η τρέχουσα στελέχωσή του. Ένα οργανόγραμμα για να είναι ικανοποιητικό οφείλει να απεικονίζει αρχικά τις κύριες λειτουργίες της επιχείρησης, καθώς και τις υποδιαιρέσεις αυτών. Παράλληλα, θα πρέπει να τονίζεται η σημασία της κάθε λειτουργίας, κάτι το οποίο φαίνεται από τη θέση της στη γενικότερη ιεραρχία. Το σημαντικότερο 1 Παπαστάθης Π. (2003). «Ο Σύγχρονος Εσωτερικός Έλεγχος στις επιχειρήσεις-οργανισμούς και η πρακτική εφαρμογή του, Τόμος Α, Αθήνα. Page 25

27 όμως στοιχείο ενός οργανογράμματος, είναι η ξεκάθαρη αποτύπωση των γραμμών εξουσίας, οριζοντίως και καθέτως, από τη διοίκηση ως τον τελευταίο υπάλληλο. Με αυτόν τον τρόπο είναι ξεκάθαρη η περιοχή ευθύνης κάθε εργαζομένου και έτσι αποφεύγονται παρερμηνείες και προβλήματα. 2. Εγχειρίδια γραπτών διαδικασιών που συνδέονται άμεσα ή έμμεσα με τη λογιστική λειτουργία. 3. Συστήματα εξουσιοδότησης, αρμοδιοτήτων και ευθυνών. Ξεκινώντας από τη διοίκηση και φθάνοντας ως τον τελευταίο εργαζόμενο, θα πρέπει να είναι ξεκάθαρη η θέση του καθενός εντός της επιχείρησης, όπως και οι ευθύνες και οι αρμοδιότητές του. Οι εξουσιοδοτήσεις θα πρέπει να εκτελούνται από τα άτομα τα οποία έχουν ορισθεί ως κατάλληλα σύμφωνα με το οργανόγραμμα της επιχείρησης και σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να συσσωρεύονται στα χέρια ενός ατόμου. 4. Την αποτύπωση της πολιτικής, της στρατηγικής και της φιλοσοφίας της επιχείρησης με τρόπο κατανοητό και ξεκάθαρο, ούτως ώστε να εξασφαλιστεί η επίτευξη των προκαθορισμένων στόχων. 5. Πολιτική αγορών προμηθειών. Η συγκεκριμένη πολιτική θα εφαρμόζεται σε όλα τα επίπεδα και τις λειτουργίες της επιχείρησης, σύμφωνα με τους κανόνες που έχει θεσπίσει εκ των προτέρων η διοίκηση. Για να είναι αποτελεσματική, οι εργαζόμενοι οφείλουν να τηρούν ευλαβικά όλες τις διαδικασίες που απαιτούνται από την αρχή ως το τέλος, δηλαδή από την απόφαση της αγοράς ως και την καταχώρηση της λογιστικής πράξης. 6. Πολιτική πωλήσεων και τιμολόγησης. Ισχύουν τα δεδομένα που αναφέρονται και στην πολιτική αγορών προμηθειών. Ειδικότερα στην πολιτική της τιμολόγησης, είναι πολύ σημαντικό να ακολουθείται κατά γράμμα η τιμολογιακή πολιτική που έχει επιβάλλει η διοίκηση, έτσι ώστε να αποφεύγονται λάθη και παρερμηνείες. 7. Πολιτική προσωπικού. Σε αυτή περιλαμβάνονται οι διαδικασίες που ισχύουν από την πρόσληψη του εργαζόμενου και την εκπαίδευσή του, μέχρι την επίβλεψη και τον έλεγχό του. 8. Αξιόπιστο Πληροφοριακό Σύστημα Διοίκησης (Management Information System, M.I.S.) και συγγενή συστήματα (μελέτες, στατιστικές). Ένα Πληροφοριακό Σύστημα Διοίκησης, παρέχει πληροφορίες που χρειάζονται για να διαχειρίζονται οι οργανισμοί αποδοτικά και αποτελεσματικά. Τα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης περιλαμβάνουν τρεις βασικές πηγές: ανθρώπους, τεχνολογία και πληροφορία. 9. Αξιόπιστο μηχανογραφικό σύστημα. Η επιλογή του πρέπει να γίνει με βάση τις ανάγκες της επιχείρησης και λαμβάνοντας υπόψη τις ιδιαιτερότητες του κάθε κλάδου. Το μηχανογραφικό σύστημα προσφέρει πολύτιμες πληροφορίες και για αυτό το λόγο οι μεγάλες επιχειρήσεις έχουν επενδύσει αρκετά χρήματα και αρκετές ώρες στην επιλογή και την παραμετροποίηση του καταλληλότερου για εκείνες συστήματος. 10. Σύστημα I.S.O. (International Organization for Standardization). Tα Συστήματα διασφάλισης ποιότητας (I.S.O.) ή αλλιώς πρότυπα, είναι τα έγγραφα τα οποία έχουν εκδοθεί από αναγνωρισμένο φορέα και περιέχουν κανόνες, κατευθυντήριες οδηγίες και τεχνικές προδιαγραφές, οι οποίες Page 26