THE GREATER GOOD. Ο Κώδικας Δεοντολογίας μας OUR CODE OF CONDUCT. For more information, go to

Transcript

1 THE GREATER GOOD OUR CODE OF CONDUCT Ο Κώδικας Δεοντολογίας μας I Lorem ipsum For more information, go to

2 Μήνυμα του Διευθύνοντος Συμβούλου

3 Αγαπητοί συνάδελφοι, Με μεγάλη ευχαρίστηση σάς παρουσιάζω την δεύτερη έκδοση του Κώδικα Δεοντολογίας της Marsh & McLennan Companies, The Greater Good. Από την εισαγωγή του το 2011, το The Greater Good έχει γίνει μέρος της βασικής φιλοσοφίας της Εταιρείας. Παρέχει καθοδήγηση στα νομικά και ηθικά ζητήματα, καθώς και τα ζητήματα που αφορούν την ανάληψη κινδύνου τα οποία αντιμετωπίζουμε κατά την εκτέλεση των καθηκόντων μας, και μας βοηθά να λαμβάνουμε υπόψη τους τρόπους με τους οποίους οι ενέργειες στις οποίες προβαίνουμε επηρεάζουν τα ευρύτερα συμφέροντα των συναδέλφων, πελατών και μετόχων μας, καθώς και των κοινωνιών, ιδιαίτερα στις περιπτώσεις όπου δεν είναι ξεκάθαρο το τι πρέπει να κάνει κανείς. Καθώς η Εταιρεία συνεχίζει την πορεία της για να γίνει μέλος της παγκόσμιας επιχειρηματικής ελίτ αναπτύσσοντας δραστηριότητα σε νέες αγορές, εισαγάγοντας πρωτοποριακά προϊόντα και υπηρεσίες, ανακαλύπτοντας νέες στρατηγικές για ανάπτυξη θα προκύψουν νέοι κίνδυνοι και νέες ευκαιρίες. Σας ζητώ να πάρετε το The Greater Good μαζί σας σε αυτό το ταξίδι, γιατί θα σας βοηθήσει να κάνετε καλές επιλογές. Να θυμάστε ότι δεν είστε μόνοι σας. Ζητήστε τη συμβουλή του διευθυντή ή του προϊσταμένου σας, όταν προβληματίζεστε σχετικά με κάποια απόφαση. Εκφράστε τους ενδοιασμούς που πιθανόν έχετε σχετικά με κάποια συναλλαγή. Εξοικειωθείτε με τους πόρους της Εταιρείας, συμπεριλαμβανομένων των ειδικών μας στους τομείς Συμμόρφωσης, Νομικών Ζητημάτων και Ανθρώπινου Δυναμικού, και με την τηλεφωνική Γραμμή Δεοντολογίας & Συμμόρφωσης. Σας διαβεβαιώνω ότι η Εταιρεία δεν θα ανεχθεί κανενός είδους αντίποινα σε βάρος οποιουδήποτε έχει εκφράσει καλόπιστα κάποια ανησυχία. The Greater Good περιγράφει τα μη διαπραγματεύσιμα πρότυπα δεοντολογίας που ισχύουν για όλους μας και, πράγμα πολύ σημαντικό, συσχετίζει αυτές τις αρχές με πραγματικές καταστάσεις και προκλήσεις που μπορεί να αντιμετωπίσουμε κατά την εκτέλεση των καθηκόντων μας. Σας προσκαλώ να διαβάσετε τον Κώδικα Δεοντολογίας μας και να ανατρέχετε σε αυτόν συχνά. Πρόκειται για ένα ισχυρό εργαλείο που συμβάλει στην προσωπική σας επιτυχία και στην επιτυχία της Εταιρείας. Προσβλέπω στη μελλοντική συνεργασία μαζί σας καθώς θα προάγουμε τις αρχές του The Greater Good κατά τα προσεχή έτη. Dan Glaser Πρόεδρος και Διευθύνων Σύμβουλος Marsh & McLennan Companies III

4 Η αποστολή ΜΑΣ Η Marsh & McLennan Companies είναι μία εταιρεία παροχής υπηρεσιών, αφοσιωμένη στο να βοηθά τους πελάτες της σε θέματα προστασίας και επαύξησης της υφιστάμενης αξίας, μέσω της παροχής συμβουλευτικών υπηρεσιών και λύσεων στους τομείς του κινδύνου, της στρατηγικής και του ανθρώπινου δυναμικού. Το όραμά ΜΑΣ Θα είμαστε ευρέως αναγνωρισμένοι ως μία εταιρεία της παγκόσμιας επιχειρηματικής ελίτ - ένας διακεκριμένος πάροχος υπηρεσιών. Θα παρέχουμε στους πελάτες μας τις πιο πολύτιμες ιδέες, υπηρεσίες και λύσεις. Θα προσφέρουμε στους συναδέλφους μας ευκαιρίες να εξελιχθούν, να συνεισφέρουν και να ευημερήσουν. Θα επιτύχουμε διατηρήσιμη ανάπτυξη κερδών. Θα επιτύχουμε σημαντική και διατηρήσιμη αύξηση της οικονομικής αξίας της εταιρείας προς όφελος των μετόχων μας. IV

5 Οι αξίες ΜΑΣ ΠΕΛΑΤΕΣ ΑΚΕΡΑΙΟΤΗΤΑ ΣΥΝΑΔΕΛΦΟΙ ΕΚΤΕΛΕΣΗ Θα προσφέρουμε εξαιρετικά οφέλη και αξία στους πελάτες μας σε παγκόσμια βάση, ικανοποιώντας ή υπερβαίνοντας τις απαιτήσεις των πελατών μας και καινοτομώντας για να ικανοποιήσουμε πρωτοεμφανιζόμενες ανάγκες των πελατών μας κατά τρόπο που θα αυξάνει την οικονομική αξία της εταιρείας μας με την πάροδο του χρόνου. Θα διεξάγουμε τις επιχειρηματικές μας δραστηριότητες τηρώντας τα πιο υψηλά δεοντολογικά και επαγγελματικά πρότυπα και δεν θα ανεχθούμε συμπεριφορές που αποκλίνουν από τα πρότυπα αυτά. Θα ενεργούμε με ακεραιότητα, ειλικρίνεια, θάρρος και αμοιβαίο σεβασμό. Θα καταστήσουμε την Marsh & McLennan Companies εξαιρετικό τόπο εργασίας για διακεκριμένους επαγγελματίες, συμπεριφερόμενοι προς τους συναδέλφους μας ως συνεργάτες που χαίρουν εκτίμησης, σε πνεύμα συνεργασίας και αφοσίωσης στους κοινούς στόχους. Θα ενισχύσουμε τις προσπάθειες των ανθρώπων μας, καθιστώντας τους υπόλογους για τα αποτελέσματα και ανταμείβοντάς τους με βάση την ατομική τους απόδοση, την απόδοσή τους στα πλαίσια της ομάδας τους αλλά και ως μέρος της Εταιρίας μας. Θα εστιάσουμε την προσοχή μας και θα επιτυγχάνουμε τους στόχους για τους οποίους έχουμε δεσμευτεί στους πελάτες, τους μετόχους και τους συναδέλφους μας. Θα εγγυηθούμε την ευθυγράμμιση με τους στόχους μας, την συγκράτηση του κόστους και την υπευθυνότητα σχετικά με τα οικονομικά αποτελέσματα μας. V

6 Πίνακας Περιεχομένων

7 ΟΙΚΟΔΟΜΗΣΗ ΕΜΠΙΣΤΟΣΥΝΗΣ ΚΑΝΟΝΤΑΣ ΤΟ ΣΩΣΤΟ 4 Ενεργούμε με ακεραιότητα 8 Οι ηγέτες έχουν πρόσθετες ευθύνες ΟΙΚΟΔΟΜΗΣΗ ΕΜΠΙΣΤΟΣΥΝΗΣ ΜΕ ΤΟΥΣ ΣΥΝΑΔΕΛΦΟΥΣ Να συμπεριφέρεστε με σεβασμό προς τους άλλους Συμπεριφερόμαστε προς τους άλλους όπως θα θέλαμε να μας συμπεριφέρονται Παρέχουμε ένα ασφαλές και υγιές εργασιακό περιβάλλον Σεβόμαστε την ιδιωτικότητα και τα προσωπικά στοιχεία Οικοδόμηση ΕΜΠΙΣτοΣΥΝΗΣ με τους πελάτες Να συμπεριφέρεστε δίκαια προς τους πελάτες Είμαστε ειλικρινείς και επαγγελματίες Προστατεύουμε τα στοιχεία των πελατών μας Συμμορφωνόμαστε προς τις ειδικές απαιτήσεις που διέπουν τις συναλλαγές με πελάτες που ανήκουν στο δημόσιο τομέα Ανταγωνιστείτε δεοντολογικά Τηρούμε τη νομοθεσία περί ανταγωνισμού Δεν δωροδοκούμε Θέτουμε τα συμφέροντα των πελατών μας πρώτα όταν τους βοηθούμε να επιλέξουν προμηθευτές Οικοδόμηση ΕΜΠΙΣτοΣΥΝΗΣ στην Εταιρεία Να γνωρίζετε τους επιχειρηματικούς μας εταίρους Τηρούμε τη νομοθεσία περί διεθνούς εμπορίου Προσπαθούμε να αποτρέψουμε το ξέπλυμα χρημάτων και τα οικονομικά εγκλήματα Χτίζουμε ισχυρές σχέσεις με τους προμηθευτές μας Διαχειριστείτε τα αντικρουόμενα συμφέροντα με ακεραιότητα Διαχειριζόμαστε τια αντικρουόμενα επιχειρηματικά συμφέροντα δίκαια και με ακεραιότητα Ενεργούμε με διαφάνεια σε περιπτώσεις πιθανώς αντικρουόμενων προσωπικών συμφερόντων Χρησιμοποιούμε σωστά την κρίση μας όταν δίνουμε ή αποδεχόμαστε δώρα ή ψυχαγωγία Δεν γνωστοποιούμε εσωτερική πληροφόρηση ούτε συναλλασσόμαστε με βάση αυτήν Να προστατεύετε τα περιουσιακά στοιχεία και τις πληροφορίες της Εταιρείας Χρησιμοποιούμε τα περιουσιακά στοιχεία της Εταιρείας με σύνεση Τηρούμε ακριβή αρχεία επιχειρηματικών συναλλαγών και ορθό εσωτερικό ελέγχο Επικοινωνούμε με ειλικρίνεια και επαγγελματισμό με τους επενδυτές και το ευρύτερο κοινό Οικοδόμηση ΕΜΠΙΣτοΣΥΝΗΣ με τις τοπικεσ κοινωνιεσ 56 Να είστε καλοί πολίτες 56 Βοηθούμε τις τοπικές κοινωνίες μας 58 Είμαστε περιβαλλοντικά υπεύθυνοι 61 Ενεργούμε υπεύθυνα σε θέματα σχετικά με την πολιτική 62 ΕΥΡΕΤΉΡΙΟ Οι εικόνες στον παρόντα Κώδικα προέρχονται από την ταινία Faces of Marsh & McLennan Companies ( Πρόσωπα της Εταιρείας Marsh & McLennan Companies ).

8 ΟΙΚΟΔΟΜΗΣΗ ΕΜΠΙΣΤΟΣΥΝΗΣ ΚΑΝΟΝΤΑΣ ΤΟ ΣΩΣΤΟ 2 2vv ipsum 2Building Οικοδόμηση 2 trust with by εμπιστοσύνης doing Communities the right με thing τους συναδέλφους

9 Οικοδόμηση εμπιστοσύνης κάνοντας το σωστό 3

10 Ενεργούμε με ακεραιότητα. Κάθε ένας από εμάς πρέπει να φέρει ατομικά την ευθύνη του να συμπεριφέρεται πάντοτε με ακεραιότητα, ακόμη κι αν αυτό σημαίνει ότι πρέπει να κάνουμε δύσκολες επιλογές. Αυτή η αρχή αποτελεί το θεμέλιο λίθο του να ενεργεί κανείς για το γενικότερο καλό. ΒΕΒΑΙΩΘΕΙΤΕ ΟΤΙ Τηρείτε όλους τους νόμους και κανονισμούς που ισχύουν για την εργασία σας. Κατανοείτε και τηρείτε κατά γράμμα, αλλά και ως προς το πνεύμα, τον παρόντα Κώδικα και την πολιτική της Εταιρείας. Έχετε λάβει το σύνολο της απαιτούμενης εκπαίδευσης για να κατανοήσετε τις ευθύνες σας. Ενεργείτε με ειλικρίνεια σε όλες τις επιχειρηματικές σας δοσοληψίες. Εκφράζετε την άποψή σας αν σας προβληματίζει οποιαδήποτε συμπεριφορά που σχετίζεται με την εργασία σας και μπορεί να αποτελεί παράβαση του νόμου, του παρόντος Κώδικα ή της πολιτικής της Εταιρείας. Συζητείτε τους προβληματισμούς σας με διευθυντικά στελέχη οποιουδήποτε επιπέδου, ή με το τμήμα Συμμόρφωσης, το Nομικό τμήμα, το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού ή μέσω της τηλεφωνικής γραμμής Δεοντολογίας και Συμμόρφωσης της Marsh & McLennan Companies. Συνεργάζεστε κατά τους εσωτερικούς και εξωτερικούς ελέγχους παρέχοντας πλήρη και ακριβή πληροφόρηση και φυλάσσοντας οποιοδήποτε έγγραφο ή οτιδήποτε άλλο μπορεί να είναι σχετικό. ΚΑΤΑ ΤΗ ΛΗΨΗ ΜΙΑΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΗΣ ΑΠΟΦΑΣΗΣ, ΑΝΑΡΩΤΗΘΕΙΤΕ Είναι σύννομη; Είναι σύμφωνη με τον παρόντα Κώδικα και την πολιτική της Εταιρείας; Βασίζεται στην πλήρη κατανόηση των κινδύνων; Θα συμβάλλει στη διατήρηση της εμπιστοσύνης των πελατών, μετόχων, λειτουργών ρυθμιστικών αρχών και συναδέλφων; Θα συνέβαλλε στη διατήρηση της καλής μας φήμης αν εμφανιζόταν στην τηλεόραση, στις εφημερίδες ή στο Διαδίκτυο; Αν η απάντηση σε οποιαδήποτε από αυτές τις ερωτήσεις είναι όχι, σταματήστε και εκφράστε την άποψή σας. 4 Οικοδόμηση εμπιστοσύνης κάνοντας το σωστό

11 ΕΚΦΡΑΣΤΕ ΤΗ ΓΝΩΜΗ ΣΑΣ Εσείς και οι συνάδελφοί σας σίγουρα θα έλθετε αντιμέτωποι με δύσκολες επιλογές και όλοι κάνουν λάθη κάποιες φορές. Στην Marsh & McLennan Companies, έχουμε αναλάβει τη δέσμευση να επιλέγουμε τις ενέργειές μας προσεκτικά και να διορθώνουμε τα λάθη μας γρήγορα. Μην διστάζετε να εκφράσετε τις ανησυχίες σας ή να ζητήσετε καθοδήγηση. Αν ενεργείτε γρήγορα, μας βοηθάτε όλους να διατηρήσουμε και να εδραιώσουμε περαιτέρω σχέσεις εμπιστοσύνης. Εναλλακτικά, αντί να εκφράσετε τις ανησυχίες σας προς ή να ζητήσετε καθοδήγηση από ένα διευθυντικό στέλεχος, το Νομικό τμήμα, το τμήμα Συμμόρφωσης ή το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την τηλεφωνική γραμμή Δεοντολογίας και Συμμόρφωσης της Marsh & McLennan Companies. Η Γραμμή σάς επιτρέπει να επιλέξετε είτε να εκφράσετε κάποια ανησυχία σας ή να ζητήσετε καθοδήγηση online ή τηλεφωνικά. Αν το επιθυμείτε, μπορείτε να παραμείνετε ανώνυμοι (εκτός από ένα μικρό αριθμό χωρών όπου η νομοθεσία δεν επιτρέπει την πραγματοποίηση ανώνυμων τηλεφωνημάτων). Παρακαλούμε επισκεφτείτε ή για λεπτομερείς οδηγίες. ΟΧΙ ΑΝΤΙΠΟΙΝΑ Δεν θα ανεχτούμε αντίποινα εναντίον οποιουδήποτε συναδέλφου εκφράσει καλόπιστα μία ανησυχία σχετικά με κάποια παράβαση νόμου, του παρόντος Κώδικα ή της πολιτικής της Εταιρείας. Παραδείγματα αντίποινων ενδέχεται να περιλαμβάνουν τον τερματισμό της απασχόλησης, τη μείωση των αποδοχών, μια αρνητική μεταβολή στα εργασιακά καθήκοντα, εκφοβισμό ή οποιαδήποτε άλλη σημαντική αλλαγή στις συνθήκες απασχόλησης ενός συναδέλφου. Ένας συνάδελφος ο οποίος προβαίνει σε μια κατηγορία παρότι γνωρίζει ότι δεν ισχύει, παραβιάζει τον παρόντα Κώδικα και υπόκειται σε πειθαρχική δίωξη σύμφωνα με την τοπική νομοθεσία και την εσωτερική διαδικασία. Επίσης, η αναφορά κάποιας ανησυχίας δεν απαλλάσσει ένα συνάδελφο από την ευθύνη του για τυχόν παραπτώματα. Οικοδόμηση εμπιστοσύνης κάνοντας το σωστό 5

12 Ο διευθυντής μου με προειδοποίησε πρόσφατα ότι κάποια από τις ενέργειές μου συνιστούσε παράβαση του Κώδικα. Δεν είχα ιδέα ότι έκανα κάτι λάθος. Πρέπει να θεωρηθώ υπεύθυνος/η παρόλο που δεν γνώριζα τον κανόνα; Έχω ένα πρόβλημα: Θεωρώ ότι κάποιος συνάδελφος ενεργεί κατά παράβαση του Κώδικα αλλά διστάζω να μιλήσω σχετικά με αυτό στον διευθυντή μου διότι ο συνάδελφός μου και ο διευθυντής είναι φίλοι. Επίσης φοβάμαι ότι οι συνάδελφοί μου θα μου κολλήσουν την ετικέτα του χαφιέ. Τι πρέπει να κάνω; A Πρέπει να διαβάσετε, να κατανοήσετε και να τηρείτε τις αρχές του Κώδικα και όλες τις πολιτικές της Εταιρείας. Οποτεδήποτε έλθετε αντιμέτωποι με κάποια διάταξη του Κώδικα ή με κάποια πολιτική η οποία είναι ασαφής ή δύσκολη στην εκτέλεσή της, πρέπει να ζητήσετε καθοδήγηση από ένα διευθυντικό στέλεχος, το Νομικό τμήμα, το τμήμα Συμμόρφωσης ή το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού. Η φήμη της ακεραιότητάς μας είναι το πολυτιμότερο περιουσιακό μας στοιχείο. Για να το προστατέψουμε, είναι σημαντικό να ακολουθείτε τις αρχές που ορίζονται στον Κώδικα και στις πολιτικές. A Έχετε καθήκον να μιλήσετε όταν υποπέσει στην αντίληψή σας κάποια παράβαση του Κώδικα. Oι μέτοχοί μας προσδοκούν, και έχουν το δικαίωμα να προσδοκούν, ότι θα διαχειριζόμαστε την εταιρεία τους με ηθικό τρόπο. Αλλά ενδέχεται να υπάρχουν περιπτώσεις όπου θα ήταν σωστό να εκφράσετε τις ανησυχίες σας σε κάποιο άλλο άτομο, εκτός του διευθυντή σας. Μπορείτε να κάνετε ένα εμπιστευτικό τηλεφώνημα (ή να στείλετε ένα εμπιστευτικό μήνυμα μέσω Διαδικτύου) στην τηλεφωνική γραμμή Δεοντολογίας και Συμμόρφωσης. Επισκεφτείτε το ή για οδηγίες σχετικά με τη χρήση της τηλεφωνικής γραμμής. Μπορείτε, εφόσον το επιθυμείτε, να κάνετε ένα τηλεφώνημα ή να στείλετε ένα μήνυμα ανώνυμα (αυτό δεν ισχύει για έναν μικρό αριθμό χωρών όπου η ανωνυμία δεν προβλέπεται από το νόμο). Να θυμάστε ότι: η Εταιρεία δεν θα ανεχτεί κανενός είδους αντίποινα ενάντια σε κάποιον συνάδελφο που εκφράζει τη γνώμη του καλόπιστα. 6 Οικοδόμηση εμπιστοσύνης με τους συναδέλφους

13 Ατομική ΕΥΘΥΝΗ Ο παρών Κώδικας ισχύει για όλους τους διευθυντές, στελέχη, υπαλλήλους και περιορισμένου χρόνου απασχολούμενους υπαλλήλους ( συνάδελφοι ), τόσο της Εταιρείας όσο και των θυγατρικών της σε όλο τον κόσμο. Επίσης διατηρούμε τους αντιπροσώπους, υπεργολάβους και προμηθευτές μας σε υψηλά πρότυπα ακεραιότητας απαιτώντας από αυτούς να συμμορφώνονται με σχετικές διατάξεις του κανονισμού μας περί Συμμόρφωσης. Δεν επιτρέπεται σε συνάδελφο να χρησιμοποιεί οποιοδήποτε τρίτο μέρος για να διαπράξει κάτι που απαγορεύεται από τον παρόντα Κώδικα. Οι συνάδελφοι που παραβιάζουν τις διατάξεις της νομοθεσίας, τον παρόντα Κώδικα ή την πολιτική της Εταιρείας υπόκεινται σε πειθαρχικές διώξεις σύμφωνα με την τοπική νομοθεσία και την εσωτερική διαδικασία. Η Marsh & McLennan Companies θα παραιτηθεί από την εφαρμογή των κανονισμών του παρόντος Κώδικα μόνο εάν η Εταιρεία κρίνει ότι αυτό δικαιολογείται ενόψει των συγκεκριμένων συνθηκών. Η σχετική παραίτηση παραχωρείται μόνο σε περιορισμένες περιπτώσεις. Μόνο η Ελεγκτική Επιτροπή του Διοικητικού Συμβουλίου της Marsh & McLennan Companies μπορεί να εγκρίνει την παραίτηση από τα αναφερόμενα στον παρόντα Κώδικα όταν αυτή αφορά τους διευθυντές και τα ανώτερα εκτελεστικά στελέχη της Εταιρείας. Οι παραιτήσεις πρέπει να κοινοποιούνται κατά τον προβλεπόμενο, σύμφωνα με τους ισχύοντες νόμους ή κανονισμούς, τρόπο. ΣΕ ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΑΝΤΙΚΡΟΥΟΜΕΝΩΝ ΔΙΑΤΑΞΕΩΝ ΝΟΜΟΥ Καθώς δραστηριοποιούμαστε σε πολλές χώρες, μερικές φορές κάποιοι νόμοι ενδέχεται να έρχονται σε αντίθεση είτε μεταξύ τους είτε με τον παρόντα Κώδικα ή με την πολιτική της Εταιρείας. Αν έλθετε αντιμέτωποι με μία τέτοια περίπτωση αντικρουόμενων διατάξεων νόμου, συμβουλευτείτε το Νομικό τμήμα ή το τμήμα Συμμόρφωσης πριν αποφασίσετε για το τι πρέπει να πράξετε. ΤΙ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΠΡΟΣΕΧΕΤΕ Αναπόφευκτα θα αντιμετωπίσουμε δύσκολες καταστάσεις κατά την εργασία μας. Υπό την ενότητα Τι πρέπει να προσέχετε στα περισσότερα τμήματα του παρόντος Κώδικα θα βρείτε τους πειρασμούς, τις πιέσεις που μπορεί να ασκούνται ή σημεία που αποτελούν προειδοποιητικές ενδείξεις. Όλα όσα αναφέρονται υπό την ενότητα Τι πρέπει να προσέχετε, θα πρέπει να σας κάνουν να δείξετε ιδιαίτερα αυξημένη προσοχή σε δυνητικά προβλήματα εγγενή στις επιλογές με τις οποίες έρχεστε αντιμέτωποι και σηματοδοτούν την ανάγκη να εκφράσετε τις ανησυχίες σας ή να αναζητήσετε καθοδήγηση. Για παράδειγμα, θα πρέπει να προσέχετε για τα εξής: Πειρασμούς που θα έχουν ως αποτέλεσμα να συμβιβάσετε την ακεραιότητά σας με αντάλλαγμα την αύξηση των εσόδων, Πιέσεις να προβείτε σε ενέργειες χωρίς να γνωρίζετε τους κινδύνους που εμπεριέχονται ή τις απαιτήσεις του νόμου, του παρόντος Κώδικα ή της πολιτικής της Εταιρείας, Δικαιολογίες για να παραβλέψετε ό,τι απαιτεί η αρχή της ακεραιότητας, όπως για παράδειγμα ότι αυτό κάνουν κι οι ανταγωνιστές μας, ή Υποθέσεις ότι κάποιος άλλος θα εντοπίσει το πρόβλημα ή ότι η διοίκηση ήδη το γνωρίζει. Αν αντιμετωπίσετε μία κατάσταση που εμπίπτει στην κατηγορία των προειδοποιητικών ενδείξεων, εκφράστε τις ανησυχίες σας: μιλήστε με κάποιο διευθυντικό στέλεχος, το τμήμα Συμμόρφωσης ή το Νομικό τμήμα. ΓΙΑ ΝΑ ΜΑΘΕΤΕ ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΑ Οι συνάδελφοι μπορούν να επισκέπτονται το δικτυακό τόπο The Greater Good για να συμβουλευτούν τις πολιτικές και το υλικό που βρίσκεται στην ενότητα Για να μάθετε περισσότερα. Οικοδόμηση εμπιστοσύνης κάνοντας το σωστό 7

14 Οι ηγέτες έχουν πρόσθετες ευθύνες. Αν είστε υπεύθυνος για άλλα άτομα, πρέπει να ηγείστε με το παράδειγμά σας. Η συμπεριφορά σας να είναι σύμφωνη με τα υψηλότερα πρότυπα και να καθιστάτε ξεκάθαρα τα πρότυπα αυτά στους υφιστάμενούς σας. Δημιουργήστε μία ατμόσφαιρα που ενθαρρύνει την ανοιχτή και ειλικρινή επικοινωνία. Να διαδραματίζετε ενεργό ρόλο στην κατανόηση των κινδύνων που εμπεριέχονται στην εργασία των συναδέλφων σας και να παράσχετε αποτελεσματική καθοδήγηση όποτε απαιτείται. ΒΕΒΑΙΩΘΕΙΤΕ ΟΤΙ Μεταδίδετε το γράμμα και το πνεύμα του παρόντος Κώδικα στους υφιστάμενούς σας και στους λοιπούς συναδέλφους σας. Διασφαλίστε ότι οι υφιστάμενοί σας έχουν επαρκή εκπαίδευση σχετικά με την πολιτική και τις διαδικασίες της Εταιρείας. Διαδραματίζετε ενεργό ρόλο στη διασφάλιση της ποιότητας του προϊόντος της εργασίας των υφισταμένων σας και στο να είναι δίκαιη και ειλικρινής η επικοινωνία τους με τους πελάτες, τους συναδέλφους και τους λοιπούς επιχειρηματικούς εταίρους και συνεργάτες. Χρησιμοποιείτε την τήρηση του παρόντος Κώδικα και της πολιτικής της Εταιρείας ως κριτήριο όταν αξιολογείτε και συστήνετε αμοιβή για τους υφισταμένους σας. Μεταδίδετε στους υφιστάμενούς σας την αίσθηση ότι η πόρτα σας είναι πάντα ανοιχτή για να σας αναφέρουν κάποιο σφάλμα ή την ύπαρξη αντικρουόμενων συμφερόντων ή για να εκφράσουν κάποια ανησυχία τους ή να συζητήσουν μία δύσκολη επιχειρηματική επιλογή. Ταυτόχρονα, θα πρέπει να καθιστάτε σαφές ότι είναι ελεύθεροι να αναφέρουν τις ανησυχίες τους και μέσω άλλων διαύλων. Ανταποκρίνεστε γρήγορα και αποτελεσματικά στις ανησυχίες που εκφράζουν οι συνάδελφοί σας. Επεμβαίνετε αμέσως διορθωτικά όταν ανακαλύπτονται σφάλματα ή παραπτώματα. Ενημερώνετε το τμήμα Συμμόρφωσης ή το Νομικό τμήμα όταν έρχεστε αντιμέτωποι με μία πιθανή παράβαση του νόμου, του παρόντος Κώδικα ή της πολιτικής της Εταιρείας. Προβαίνετε στις κατάλληλες γνωστοποιήσεις προς τους πελάτες ή τους λοιπούς επιχειρηματικούς εταίρους και συνεργάτες όποτε συμβαίνουν σφάλματα ή όταν προκύπτουν αντικρουόμενα συμφέροντα, αφού συμβουλευτείτε κάποιο διευθυντικό στέλεχος ή το τμήμα Συμμόρφωσης ή το Νομικό τμήμα. 8 Οικοδόμηση εμπιστοσύνης κάνοντας το σωστό

15 Η προϊσταμένη μου λέει ότι θα πρέπει να συζητάμε τους προβληματισμούς μας απευθείας μαζί της και δηλώνει ότι όποιος/α αναφέρει κάποιο περιστατικό σε κάποιον ανώτερο θα έχει μπελάδες. Αυτό είναι σωστό; Είμαι διευθυντής. Αν υποπέσει στην αντίληψή μου κάποιο σφάλμα το οποίο δεν εμπίπτει στις αρμοδιότητές μου, πρέπει να εκφράσω την ανησυχία μου; A Όχι. Ενεργεί κατά παράβαση της πολιτικής της Εταιρείας αν επιχειρεί να σας αποτρέψει από τη χρήση άλλων διαύλων αναφοράς. Παρόλο που συχνά είναι προτιμότερο να εκφράσετε τις ανησυχίες σας πρώτα στην προϊσταμένη σας, πολλές φορές αυτό ενδέχεται να μην είναι εφικτό ή να θεωρείτε ότι δεν είναι το σωστό. Μπορείτε να μοιραστείτε τις ανησυχίες σας χρησιμοποιώντας την τηλεφωνική γραμμή Δεοντολογίας και Συμμόρφωσης, κάποιον άλλο προϊστάμενο ή το τμήμα Συμμόρφωσης, το Νομικό τμήμα ή το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού. Αν η προϊσταμένη σας σας τιμωρεί, σας αναθέτει μη ευχάριστες εργασίες ή σας συμπεριφέρεται διαφορετικά διότι επιλέξατε να εκφράσετε τις ανησυχίες σας σε έναν άλλο δίαυλο, τότε ενδεχομένως ενεργεί κατά παράβαση της πολιτικής μας περί μη αντιποίνων και εσείς θα πρέπει να αναφέρετε αυτήν την συμπεριφορά της. A Ναι. Οι Διευθυντές, όπως και όλοι οι συνάδελφοι της εταιρείας, πρέπει να εκφράζουν την άποψή τους αν τους προβληματίζει οποιαδήποτε συμπεριφορά που σχετίζεται με την εργασία τους και μπορεί να αποτελεί παράβαση του νόμου, του παρόντος Κώδικα ή της πολιτικής της Εταιρείας. Όλοι οι συνάδελφοι, συμπεριλαμβανομένων των διευθυντών, πρέπει να συζητούν τους προβληματισμούς τους με τους διευθυντές τους σε οποιοδήποτε επίπεδο, με το τμήμα Συμμόρφωσης, το Νομικό τμήμα ή το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού ή μέσω της τηλεφωνικής γραμμής Δεοντολογίας και Συμμόρφωσης. Οικοδόμηση εμπιστοσύνης με τους συναδέλφους 9

16 Οικοδόμηση ΕΜΠΙΣτοΣΥΝΗΣ με τους συναδέλφους 10 Οικοδόμηση εμπιστοσύνης με τους πελάτες

17 Οικοδόμηση εμπιστοσύνης με τους συναδέλφους 11

18 Να συμπεριφέρεστε με ΣΕΒΑΣΜο προς τους άλλους Συμπεριφερόμαστε προς τους άλλους όπως θα θέλαμε να μας συμπεριφέρονται. Η Marsh & McLennan Companies είναι αφοσιωμένη στη διατήρηση ενός εργασιακού περιβάλλοντος που αφενός προάγει τη συμμετοχή και την παροχή ίσων ευκαιριών και αφετέρου σέβεται την αξιοπρέπεια όλων των συναδέλφων και των επιχειρηματικών εταίρων και συνεργατών ανεξάρτητα από το παρελθόν τους και τα προσωπικά τους χαρακτηριστικά. Η μοναδική συνεισφορά κάθε συναδέλφου είναι θεμελιώδους σημασίας για τη γενικότερη επιτυχία της Εταιρείας. ΒΕΒΑΙΩΘΕΙΤΕ ΟΤΙ Συμπεριφέρεστε στους άλλους με σεβασμό και επαγγελματισμό. Προάγετε τη διαφορετικότητα στις προσλήψεις και τις άλλες αποφάσεις σχετικά με την απασχόληση. Δεν προβαίνετε σε διακρίσεις και δεν παρενοχλείτε κάποιον συνάδελφο εξαιτίας φυλής, χρώματος, θρησκείας, εθνικής καταγωγής, ηλικίας, αναπηρίας, στρατιωτικής θητείας, οικογενειακής κατάστασης, σεξουαλικού προσανατολισμού ή οποιουδήποτε άλλου χαρακτηριστικού που προστατεύεται από το νόμο ή από την πολιτική της Εταιρείας. ανάρμοστες αναφορές στο σεξ ή συμπεριφορά σεξουαλικού χαρακτήρα. Δεν προσβάλλετε λεκτικώς, απειλείτε, χλευάζετε, εκφοβίζετε ή καταπιέζετε κανένα συνάδελφο. ΤΙ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΠΡΟΣΕΧΕΤΕ Σχόλια, αστεία ή υλικό, όπως , τα οποία οι άλλοι μπορεί να θεωρήσουν προσβλητικά. ΓΙΑ ΝΑ ΜΑΘΕΤΕ ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΑ Διαφορετικότητα στην Marsh & McLennan Companies Δεν παρενοχλείτε σεξουαλικά κάποιον συνάδελφο. Η σεξουαλική παρενόχληση περιλαμβάνει τις ερωτικές προτάσεις, 12 Οικοδόμηση εμπιστοσύνης με τους συναδέλφους

19 Ένας συνάδελφός μου στέλνει που περιέχουν αστεία σεξουαλικού περιεχομένου και αρνητικά σχόλια για άλλες εθνικότητες. Με κάνουν να αισθάνομαι άβολα, αλλά κανένας άλλος δεν έχει θίξει το ζήτημα αυτό. Τι πρέπει να κάνω; Ενώ βρισκόμουν σε επαγγελματικό ταξίδι, ένας συνάδελφος μου ζητούσε συνέχεια να βγούμε για ποτό και αρκετές φορές σχολίαζε την εμφάνισή μου με τρόπο που με ενοχλούσε. Εφόσον αυτό συνέβαινε εκτός γραφείου, εξακολουθεί να θεωρείται παρενόχληση; A Πρέπει να μιλήσετε αμέσως με τον διευθυντή σας ή το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού καθώς η αποστολή τέτοιου είδους αστείων ενδεχομένως συνιστά παραβίαση των πολιτικών της εταιρείας σχετικά με τη χρήση των , καθώς και μη τήρηση των προτύπων μας σχετικά με την παρενόχληση και τις διακρίσεις. Αν δεν αντιδράσετε μπορεί να σημαίνει ότι παραβλέπετε τις διακρίσεις ή ανέχεστε πεποιθήσεις οι οποίες ενδέχεται να πλήξουν σημαντικά το ομαδικό περιβάλλον το οποίο όλοι προσπαθήσαμε σκληρά να δημιουργήσουμε. A Αυτός ο τύπος συμπεριφοράς δεν είναι ανεκτός σε καμία κατάσταση η οποία σχετίζεται με την εργασία, συμπεριλαμβανομένων των επαγγελματικών ταξιδιών. Πρέπει να αναφέρετε το πρόβλημα στο τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού ή στον διευθυντή. Επίσης, αν αισθάνεστε άνετα, μπορείτε να πείτε στον συνάδελφό σας ότι θεωρείτε τις πράξεις του ανάρμοστες και ανεπιθύμητες. Οικοδόμηση εμπιστοσύνης με τους πελάτες 13

20 Νομίζω ότι ένας συνάδελφος που εργάζεται σε κοντινό γραφείο έρχεται στη δουλειά μεθυσμένος. Τι πρέπει να κάνω; Είδα δύο υπαλλήλους ενός άλλου τμήματος να μαλώνουν και ο ένας απείλησε τον άλλο με βία. Ένας φίλος μου που εργάζεται στο τμήμα αυτό λέει ότι έτσι συμπεριφέρεται ο ένας στον άλλο σε αυτό το τμήμα. Δεν αισθάνομαι άνετα να το αναφέρω, αλλά η κατάσταση μου φάνηκε πραγματική. Να αναφέρω την απειλή ή όχι; A Αυτό μπορεί να είναι ένα ζήτημα ασφάλειας, απόδοσης και δυσφήμισης της Εταιρίας. Το καλύτερο πράγμα που μπορείτε να κάνετε για όλους, και για τους συναδέλφους σας, είναι να αναφέρετε τις ανησυχίες σας στον προϊστάμενό σας ή στο τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού. A Πρέπει να αναφέρετε την απειλή αμέσως στον προϊστάμενό σας ή στο τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού. Σε ζητήματα ασφαλείας, είναι καλύτερα να σφάλλετε παίρνοντας περισσότερα μέτρα απ όσα χρειάζονται, παρά λιγότερα. 14 Οικοδόμηση εμπιστοσύνης με τους πελάτες

21 Παρέχουμε ένα ασφαλές και υγιές εργασιακό περιβάλλον. Η Marsh & McLennan Companies είναι αφοσιωμένη στο να παράσχει ένα ασφαλές και υγιές εργασιακό περιβάλλον για τους συναδέλφους και τους επισκέπτες στις εγκαταστάσεις της. Ο καθένας από εμάς είναι υπεύθυνος να ενεργεί κατά τρόπο που προστατεύει τόσο εμάς όσο και τους άλλους. ΒΕΒΑΙΩΘΕΙΤΕ ΟΤΙ Τηρείτε τους κανόνες ασφάλειας και υγιεινής που αφορούν την εργασία σας. Δεν αγγίζετε κανέναν κατά βίαιο ή μη αποδεκτό τρόπο στο χώρο εργασίας ή κατά τη διενέργεια εταιρικών επιχειρηματικών συναλλαγών. Δεν πωλείτε, κατέχετε ή χρησιμοποιείτε μη νόμιμα φαρμακευτικά σκευάσματα στο χώρο εργασίας ή κατά τη διενέργεια εταιρικών επιχειρηματικών συναλλαγών. Δεν έρχεστε για εργασία και δεν διενεργείτε εταιρικές επιχειρηματικές συναλλαγές σε κατάσταση μέθης ή υπό την επήρεια μη νόμιμων φαρμακευτικών παρασκευασμάτων ή οινοπνεύματος. Ασχολείστε αμέσως και αναφέρετε τους κινδύνους σχετικά με την ασφάλεια και την προστασία καθώς και οποιοδήποτε ατύχημα ή τραυματισμό στο χώρο εργασίας σε ένα μέλος της διοίκησης, του Ανθρώπινου Δυναμικού ή της Παγκόσμιας Ασφάλειας της Marsh & McLennan Companies. ΤΙ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΠΡΟΣΕΧΕΤΕ Μη ασφαλείς πρακτικές ή συνθήκες εργασίας, όπως η χρήση συσκευών χειρός ενώ οδηγείτε. Χαλαρά πρότυπα ασφαλείας, όπως διαδικασίες εισόδου στις εγκαταστάσεις και πρωτόκολλα κωδικών πρόσβασης. ΓΙΑ ΝΑ ΜΑΘΕΤΕ ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΑ Πολιτική Πρόληψης βίας στο χώρο εργασίας Παγκόσμια ασφάλεια στην Marsh & McLennan Companies Οικοδόμηση εμπιστοσύνης με τους συναδέλφους 15

22 Σεβόμαστε την ιδιωτικότητα και τα προσωπικά στοιχεία. Οι συνάδελφοι εμπιστεύονται ο ένας τον άλλο. Προστατεύουμε τα εμπιστευτικά στοιχεία των συναδέλφων μας. Σε αυτά περιλαμβάνονται τα στοιχεία που συλλέγουμε και επεξεργαζόμαστε για το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού, τις προσλήψεις, την παροχή χρηματικών αποζημιώσεων και την εκπαίδευση συναδέλφων, τη διαχείριση της ατομικής απόδοσης, τη χορήγηση επιδομάτων και την παροχή υγιεινής και ασφάλειας στην εργασία. ΒΕΒΑΙΩΘΕΙΤΕ ΟΤΙ Κατανοείτε και τηρείτε τη νομοθεσία και την πολιτική της Εταιρείας σχετικά με τη χρήση, προστασία και διατήρηση των στοιχείων που αφορούν τους συναδέλφους. Γνωρίζετε τους τύπους στοιχείων με αυξημένο επίπεδο ασφαλείας βάσει του νόμου και της πολιτικής της Εταιρείας (όπως στοιχεία που δύνανται να οδηγήσουν σε ταυτοποίηση του κυρίου τους, αριθμοί κοινωνικής ασφάλισης και αριθμοί τραπεζικών λογαριασμών) και προστατεύετε τα στοιχεία αυτά με πρόσφορα μέτρα (όπως κρυπτογράφηση ή άλλοι τύποι περιορισμένης πρόσβασης). Συμβουλεύεστε το τμήμα Συμμόρφωσης, το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού ή το Νομικό τμήμα, οποτεδήποτε κάποια αστυνομική αρχή ή ρυθμιστική αρχή ή οποιοδήποτε άλλο πρόσωπο εκτός της Εταιρείας σας ζητά στοιχεία συναδέλφων. Αναφέρετε αμέσως σε κάποιο διευθυντικό στέλεχος οποιαδήποτε απώλεια ή μη ηθελημένη κοινοποίηση στοιχείων συναδέλφων. ΤΙ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΠΡΟΣΕΧΕΤΕ Ακούσια έκθεση εμπιστευτικών στοιχείων συναδέλφων δημοσίως, όπως κατά τη διάρκεια τηλεφωνημάτων ή ενώ εργάζεστε στο φορητό σας υπολογιστή. ΓΙΑ ΝΑ ΜΑΘΕΤΕ ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΑ Πολιτική περί Προσωπικών Στοιχείων Πολιτική Διατήρησης Αρχείων 16 Οικοδόμηση εμπιστοσύνης με τους συναδέλφους

23 Η καλύτερή μου φίλη τυχαίνει να εργάζεται στο τμήμα μισθοδοσίας της Εταιρείας και έχει πρόσβαση στα στοιχεία των εργαζομένων. Σχεδιάζω ένα πάρτυ και θα ήθελα να στείλω τις προσκλήσεις στα σπίτια πολλών συναδέλφων. Μπορώ να της ζητήσω να μου δώσει τις διευθύνσεις τους; A Όχι. Αυτό συνιστά παραβίαση της ιδιωτικότητας και μπορεί να επιφέρει πειθαρχικές κυρώσεις για εσάς και τη φίλη σας. Μπορείτε να αναζητήσετε τις διευθύνσεις στο Διαδίκτυο ή να τις ζητήσετε απευθείας από τους συναδέλφους σας. Οικοδόμηση εμπιστοσύνης με τους συναδέλφους 17

24 Οικοδόμηση ΕΜΠΙΣτοΣΥΝΗΣ με τους πελάτες 18 Οικοδόμηση εμπιστοσύνης με τους πελάτες

25 Jane Ball London, U.K. For Για περισσότερες more information, πληροφορίες, go to επισκεφτείτε Οικοδόμηση εμπιστοσύνης με τους πελάτες 19

26 Να συμπεριφέρεστε ΔΙΚΑΙΑ προς τους πελάτες Είμαστε ειλικρινείς και επαγγελματίες. Συμπεριφερόμαστε δίκαια προς τους πελάτες. Προσπαθούμε να κατανοήσουμε και να ικανοποιήσουμε τις ανάγκες των πελατών μας, ενώ ταυτόχρονα παραμένουμε πιστοί στα ηθικά μας πρότυπα. Λέμε την αλήθεια σχετικά με τις υπηρεσίες, τις δυνατότητες και τις αμοιβές μας. Δεν δίνουμε υποσχέσεις που δεν μπορούμε να τηρήσουμε. Εν συντομία, συμπεριφερόμαστε στους πελάτες μας όπως θα θέλαμε να μας συμπεριφέρονται. ΒΕΒΑΙΩΘΕΙΤΕ ΟΤΙ Συμπεριφέρεστε σε κάθε πελάτη δίκαια και με ειλικρίνεια. Τεκμηριώνετε τους όρους των σχέσεων και των υποχρεώσεών μας προς τους πελάτες σύμφωνα με τις διαδικασίες της Εταιρείας στην οποία εργάζεστε. Αναπτύσσετε και παραδίδετε προϊόντα και υπηρεσίες σύμφωνα με τις διαδικασίες της Εταιρείας στην οποία εργάζεστε, περιλαμβανομένων και των κατάλληλων ελέγχων για τη διασφάλιση της υψηλής ποιότητας. Εκφράζετε σε κάποιο διευθυντικό στέλεχος ή προς το Νομικό τμήμα έγκαιρα τυχόν ανησυχίες σχετικά με κάποιο πιθανό σφάλμα, παράλειψη, προθεσμία που δεν τηρήθηκε ή ποιοτικό ελάττωμα. Αναφέρετε υφιστάμενες ή πιθανές αξιώσεις, αγωγές, σφάλματα και παραλείψεις στο Νομικό τμήμα χρησιμοποιώντας τη φόρμα Αναφορά στο Νομικό τμήμα της Εταιρείας όπου εργάζεστε. Εκφράζετε αμέσως σε κάποιο διευθυντικό στέλεχος και προς το τμήμα Συμμόρφωσης τις ανησυχίες σας για τυχόν αντικρουόμενα συμφέροντα μεταξύ πελατών, ή μεταξύ ενός πελάτη και της Εταιρείας. Συμμορφώνεστε με όλες τις απαιτήσεις περί αδειών και τις λοιπές απαιτήσεις του νόμου που ισχύουν για την εργασία σας. Ποτέ δεν ικανοποιείτε κάποιο αίτημα πελάτη που σας ζητά να κάνετε κάτι αντιδεοντολογικό ή παράνομο. Αν έχετε αμφιβολίες για το τι πρέπει να κάνετε, συμβουλευτείτε κάποιο διευθυντικό στέλεχος, το τμήμα Συμμόρφωσης ή το Νομικό τμήμα. ΤΙ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΠΡΟΣΕΧΕΤΕ Οποιοδήποτε αίτημα που γίνεται από υπάλληλο του πελάτη για ρύθμιση η οποία ωφελεί προσωπικά τον υπάλληλο αντί τον ίδιο τον πελάτη. Οποιοδήποτε αίτημα του πελάτη για κάποια διευθέτηση η οποία δεν είναι ξεκάθαρα νόμιμη ή θα μπορούσε να βλάψει τη φήμη της Εταιρείας. Πιέσεις από συναδέλφους ή διευθυντικά στελέχη να βάλετε νερό στο κρασί σας όσον αφορά την ποιότητα ή τα στάνταρ των παραδοτέων. Πειρασμούς να πείτε στους πελάτες αυτό που νομίζετε ότι θέλουν να ακούσουν, αντί για την αλήθεια. Αν μία κατάσταση είναι ασαφής, παρουσιάστε μία τίμια και ακριβή εικόνα στον πελάτη ως βάση για την απόφαση που θα λάβει αυτός. Οποιοδήποτε αίτημα πελάτη ή άλλου τρίτου να μοιραστούμε τα εισοδήματά μας, εάν κάτι τέτοιο θα αποτελούσε παραβίαση των όρων χορήγησης της άδειας ή άλλων νόμων ή κανονισμών. Σχόλια πελατών που μπορούν να θεωρηθούν προσβλητικά ή απρεπή για άλλους. ΓΙΑ ΝΑ ΜΑΘΕΤΕ ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΑ Αναφορά αξιώσεων και πιθανών σφαλμάτων και παραλείψεων Πολιτική σχετικά με Αντικρουόμενα επιχειρηματικά συμφέροντα Πολιτική σχετικά με Δώρα και Ψυχαγωγία Γνωστοποίηση αμοιβής και πολιτική αμοιβής/ προμηθειών Επαγγελματικά Πρότυπα της Εταιρείας που εργάζεσθε 20 Οικοδόμηση εμπιστοσύνης με τους πελάτες

27 Ένας πελάτης μου ζητά να αποκλίνω από τη συμφωνία μας. Είναι πολύ σημαντικός πελάτης και θέλω να τον ευχαριστήσω. Τι πρέπει να κάνω; Προετοιμάζω μια αναφορά για τον πελάτη εντός στενής προθεσμίας. Η αναφορά περιλαμβάνει ορισμένες πληροφορίες τις οποίες συγκεντρώσαμε. Έχω ελέγξει το μεγαλύτερο μέρος αυτής και φαίνεται εντάξει. Μπορώ απλώς να υποθέσω ότι και η υπόλοιπη αναφορά είναι σωστή ώστε να έχω τη δυνατότητα να την παραδώσω εντός της προθεσμίας; A Οι σημαντικές αλλαγές στον τομέα της συνεργασίας πρέπει να τεκμηριώνονται και να λαμβάνουν την έγκριση του πελάτη. Βεβαίως, αν οι απαιτήσεις αφορούν κάτι παράνομο ή ανάρμοστο, δεν πρέπει να βοηθήσετε ακόμη κι αν αυτό τον κάνει χαρούμενο. A Η δική σας και η δική μας φήμη έχουν άμεση σχέση με όσα παρέχουμε στους πελάτες. Όταν τους ενημερώνετε ότι οι πληροφορίες που παρέχετε είναι ακριβείς, πρέπει να είστε βέβαιοι ότι αυτό όντως ισχύει. Αν δεν είστε, τότε αυτό μπορεί να βλάψει τόσο εσάς τους ίδιους όσο και την Εταιρεία. Ανακάλυψα ότι έκανα ένα λάθος κατά την χρέωση του χρόνου μου σε κάποιον πελάτη. Είναι ένα μικρό λάθος, συγκριτικά με το μέγεθος του project, και θα φανεί άσχημα αν το αναφέρω. Μπορώ απλά να διορθώσω το σφάλμα τροποποιώντας ανάλογα τις μελλοντικές χρεώσεις; A Πρέπει να ειδοποιήσετε τις Οικονομικές Υπηρεσίες και τον πελάτη και να συμφωνήσετε σχετικά με το πώς μπορεί να επιλυθεί το σφάλμα. Αυτό είναι το σωστό να κάνετε, αυτό συνάδει με τις πολιτικές της Εταιρείας και στην πραγματικότητα χτίζει μια σχέση εμπιστοσύνης εξαιτίας της ειλικρίνειάς μας. Οικοδόμηση εμπιστοσύνης με τους πελάτες 21

28 Η πελάτισσά μου έχει ζητήσει πληροφορίες σχετικά με έναν ανταγωνιστή της ο οποίος τυγχάνει να είναι κι αυτός πελάτης της Εταιρείας. Τι πρέπει να της πω; Σήμερα το πρωί πέρασα μπροστά από το γραφείο μιας συναδέλφου. Εκείνη την ώρα βρισκόταν σε συνάντηση στην αίθουσα συσκέψεων, αλλά ορισμένες άκρως εμπιστευτικές πληροφορίες ενός πελάτη της ήταν σε κοινή θέα επάνω στο γραφείο της. Δεν είναι η πρώτη φορά που το κάνει αυτό. Τι πρέπει να κάνω; A Πρέπει με ευγενικό τρόπο ο οποίος δεν επιδέχεται αμφισβήτηση να δηλώσετε ότι δεν μπορείτε να παρέχετε πληροφορίες για κάποιον πελάτη σε κάποιον άλλον πελάτη. Να είστε προσεκτικοί και να αποφεύγετε τον πειρασμό να συζητάτε πράγματα τα οποία εσείς θεωρείτε ως ευρέως γνωστά. Βάλτε τον εαυτό σας στη θέση του άλλου πελάτη της Εταιρείας και αναρωτηθείτε αν θα μπορούσατε να χτίσετε μια σχέση εμπιστοσύνης με αυτόν ή αυτήν αν μάθαινε ότι συζητήσατε τα θέματά του με κάποιον ανταγωνιστή. A Θα πρέπει να μιλήσετε μαζί της ή με τον προϊστάμενό σας για το θέμα αυτό. Η προστασία των εμπιστευτικών πληροφοριών είναι ευθύνη όλων μας. 22 Οικοδόμηση εμπιστοσύνης με τους πελάτες

29 Προστατεύουμε τα στοιχεία των πελατών μας. Οι πελάτες μάς εμπιστεύονται. Κατά την έρευνα σχετικά με την επιχειρηματική δραστηριότητα κάποιου πελάτη ή κατά την παροχή υπηρεσιών προς τους πελάτες μας, πολύ συχνά μας δίδονται εμπιστευτικές, αποκλειστικές, μη δημόσιες πληροφορίες ή και εμπορικά μυστικά, τα οποία μας είναι απαραίτητα για να μπορέσουμε να επιτελέσουμε το έργο που μας έχουν αναθέσει οι πελάτες μας. Όποτε συμβαίνει αυτό, τηρούμε και προστατεύουμε αυτές τις πληροφορίες κατά τον ασφαλέστερο τρόπο, ώστε να μην κοινοποιηθούν ή χρησιμοποιηθούν κατά μη ορθό ή ασφαλή τρόπο. ΒΕΒΑΙΩΘΕΙΤΕ ΟΤΙ Κατανοείτε και τηρείτε τη νομοθεσία, την πολιτική της Εταιρείας και τις συμφωνίες με τους πελάτες σχετικά με τη χρήση, προστασία και διατήρηση των στοιχείων για ή από τους πελάτες μας. Γνωρίζετε τους τύπους στοιχείων με αυξημένο επίπεδο ασφαλείας βάσει του νόμου και της πολιτικής της Εταιρείας (όπως στοιχεία που δύνανται να οδηγήσουν σε ταυτοποίηση του κυρίου τους, αριθμοί κοινωνικής ασφάλισης και αριθμοί τραπεζικών λογαριασμών) και προστατεύετε τα στοιχεία αυτά με πρόσφορα μέτρα (όπως κρυπτογράφηση ή άλλοι τύποι περιορισμένης πρόσβασης). Χρησιμοποιείτε και κοινοποιείτε στοιχεία πελατών μόνο για νόμιμους επιχειρηματικούς σκοπούς, όπως ειδικά εγκρίνεται από την Πολιτική της Εταιρείας περί Προσωπικών Στοιχείων. Συμβουλεύεστε το Νομικό τμήμα ή το τμήμα Συμμόρφωσης, οποτεδήποτε κάποια αστυνομική αρχή ή ρυθμιστική αρχή ή οποιοδήποτε άλλο πρόσωπο εκτός της Εταιρείας, σας ζητά στοιχεία πελατών. Μοιράζεστε στοιχεία πελατών με άλλους συναδέλφους της Εταιρείας μόνο αφού βεβαιωθείτε ότι είναι κατάλληλα προστατευμένα. Προστατεύετε τα πληροφοριακά στοιχεία σύμφωνα με την Πολιτική αποδεκτής χρήσης πληροφοριακών στοιχείων της Εταιρείας μας. Προστατεύετε τους κωδικούς πρόσβασης και ταξιδεύετε μόνο με φορητούς υπολογιστές με λογισμικό κρυπτογράφησης καθώς και φορητές συσκευές προστατευμένες με κωδικό. Αναφέρετε αμέσως κάθε περιστατικό πιθανής ή πραγματικής απώλειας, κλοπής, μη εξουσιοδοτημένης κοινοποίησης ή ανάρμοστης χρήσης στοιχείων των πελατών τόσο στο τοπικό σας IT help desk όσο και στο τμήμα Συμμόρφωσης. ΤΙ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΠΡΟΣΕΧΕΤΕ Αιτήματα πελατών για στοιχεία που αφορούν άλλους πελάτες. Ακούσια έκθεση εμπιστευτικών στοιχείων πελατών δημοσίως, όπως κατά τη διάρκεια τηλεφωνημάτων ή ενώ εργάζεστε στο φορητό σας υπολογιστή. ΓΙΑ ΝΑ ΜΑΘΕΤΕ ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΑ Πολιτική περί Προσωπικών Στοιχείων Πολιτική Αποδεκτής χρήσης πληροφοριακών στοιχείων Πολιτική Διατήρησης Αρχείων Οικοδόμηση εμπιστοσύνης με τους πελάτες 23

30 Συμμορφωνόμαστε προς τις ειδικές απαιτήσεις που διέπουν τις συναλλαγές με πελάτες που ανήκουν στο δημόσιο τομέα. Η Εταιρεία έχει αναλάβει τη δέσμευση να συμμορφώνεται με τις πολυάριθμες νομικές, ρυθμιστικές και συμβατικές απαιτήσεις που ισχύουν αναφορικά με τα έργα όπου εμπλέκεται ο δημόσιος τομέας, σε όλο τον κόσμο. Οι απαιτήσεις αυτές ενδέχεται να ισχύουν ως προς τις προσφορές, τη λογιστική, την τιμολόγηση, τις υπεργολαβίες, τις πρακτικές απασχόλησης, την εκτέλεση των συμβάσεων, την εξυπηρέτηση πελατών, τα δώρα και την ψυχαγωγία καθώς και άλλα ζητήματα. Επίσης η Εταιρεία μπορεί να είναι υποχρεωμένη εκ του νόμου να επιβάλλει τις εν λόγω απαιτήσεις και στους αντιπροσώπους ή υπεργολάβους που χρησιμοποιούμε για να μας βοηθήσουν στο έργο μας. ΒΕΒΑΙΩΘΕΙΤΕ ΟΤΙ Σε κάθε περίπτωση προσδιορίζετε αν ο πελάτης με τον οποίο συνεργάζεστε είναι κάποια αρχή που σχετίζεται με τον δημόσιο τομέα. Τηρείτε όλους τους νόμους, κανονισμούς, συμβατικούς όρους και άλλους κανόνες που διέπουν την επιχειρηματική σχέση μεταξύ της Εταιρείας και κάθε πελάτη του δημόσιου τομέα με τον οποίο συνεργάζεστε. Κατανοείτε τους κανόνες σχετικά με τα δώρα, την ψυχαγωγία, τα ταξίδια και την φιλοξενία για κάθε πελάτη του δημόσιου τομέα με τον οποίο συνεργάζεστε, καθώς μπορεί να διαφέρουν σημαντικά από τους κανόνες που ισχύουν για τους άλλους σας πελάτες. Ενημερώνετε ξεκάθαρα σχετικά με όλες τις ειδικές απαιτήσεις του κάθε πελάτη σας του δημόσιου τομέα, όλους τους συναδέλφους, αντιπροσώπους, υπεργολάβους και άλλους επιχειρηματικούς εταίρους που εμπλέκονται στο έργο και θεσπίζετε διαδικασίες που διασφαλίζουν ότι θα τηρηθούν οι κανόνες αυτοί. Κατανοείτε και τηρείτε την πολιτική της Εταιρείας και τη σχετική καθοδήγηση στον τομέα αυτό, συμπεριλαμβανομένων των πολιτικών σχετικά με τις Αντικανονικές πληρωμές, τη Συνεργασία με το δημόσιο τομέα και τα Δώρα και Ψυχαγωγία. ΤΙ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΠΡΟΣΕΧΕΤΕ Επιχειρήσεις όπως οι αεροπορικές εταιρείες, οι πετρελαϊκές εταιρείες, τα χρηματοοικονομικά ιδρύματα, οι τηλεπικοινωνιακοί πάροχοι και άλλες, οι οποίες μπορεί να ανήκουν στο κράτος ή να ελέγχονται από αυτό, εν συνόλω ή εν μέρει, και υπόκεινται σε ειδικούς κανόνες. Νόμους, κανονισμούς ή κανόνες που διέπουν τη σχέση της Εταιρείας με ένα πελάτη του δημόσιου τομέα και στους οποίους δεν υπάρχει πάντοτε άμεση πρόσβαση. Όποτε είναι δυνατό, ζητήστε από τον πελάτη σας που ανήκει στον δημόσιο τομέα να σας πληροφορήσει για την ύπαρξη απαιτήσεων αυτού του είδους. Τον πειρασμό να παράσχετε σε κάποιον πελάτη σας του δημόσιου τομέα κάποιου είδους ψυχαγωγία - όπως ένα επιχειρηματικό γεύμα -, πράγμα που υπό κανονικές συνθήκες θα ήταν κάτι εύλογο, πριν ενημερωθείτε για τους κανόνες που ισχύουν για τον πελάτη αυτό σχετικά με την ψυχαγωγία. Ορισμένοι πελάτες του δημόσιου τομέα έχουν κανόνες που απαγορεύουν ή περιορίζουν την προσφορά ψυχαγωγικών παροχών αυτού του είδους. ΓΙΑ ΝΑ ΜΑΘΕΤΕ ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΑ Πολιτική σχετικά με τις Αντικανονικές πληρωμές Πολιτική σχετικά με τη Συνεργασία με το δημόσιο τομέα Πολιτική σχετικά με Δώρα και Ψυχαγωγία 24 Οικοδόμηση εμπιστοσύνης με τους πελάτες

31 Είμαι σε συνάντηση με έναν πελάτη του δημόσιου τομέα η οποία διαρκεί περισσότερο από την προγραμματισμένη διάρκεια και έτσι έχασαν την πτήση της επιστροφής. Δεν υπάρχουν άλλες πτήσεις εντός των επόμενων ωρών. Μπορώ να προσφέρω ένα δείπνο εφόσον βρισκόμαστε ακόμη στα γραφεία της Εταιρείας και εργαζόμαστε; AΌταν συναλλάσσεστε με πελάτες του δημόσιου τομέα, σύμφωνα με τον Κώδικα πρέπει να είστε εξοικειωμένοι με όλους τους ειδικούς κανόνες που σχετίζονται με την παροχή των υπηρεσιών μας στους συγκεκριμένους πελάτες. Αυτό περιλαμβάνει οποιουσδήποτε ειδικούς κανόνες τους οποίους μπορεί να ακολουθεί ο πελάτης ή να προβλέπονται από το νόμο, σχετικά με την προσφορά γευμάτων ή άλλων δώρων, την ψυχαγωγία ή τη φιλοξενία. Αν βρεθείτε αντιμέτωποι με μια κατάσταση παρόμοια με αυτήν που περιγράφεται στην ερώτηση και δεν γνωρίζετε τους κανόνες, ρωτήστε ευθέως τον πελάτη αν επιτρέπεται να του προσφέρετε ένα γεύμα. Σε κάθε περίπτωση, χρησιμοποιήστε την κοινή λογική και αν επιλέξετε να προσφέρετε ένα συνηθισμένο γεύμα, αναφέρετέ το έγκαιρα στο τμήμα Συμμόρφωσης, σύμφωνα με την Πολιτική Δώρων και Ψυχαγωγίας. Οικοδόμηση εμπιστοσύνης με τους πελάτες 25

32 Ένας γνωστός μου που εργάζεται για κάποιον ανταγωνιστή, μόλις μου τηλεφώνησε και μου ζήτησε να τον συναντήσω για ποτό και να συζητήσουμε τη δυνατότητα να στηρίξουμε ο ένας τον άλλον. Θα δημιουργηθεί κάποιο πρόβλημα αν τον συναντήσω και απλώς ακούσω αυτά που έχει να μου πει; Κάποτε εργαζόμουν για έναν ανταγωνιστή. Τα μέλη της ομάδας μου μου έχουν ζητήσει να τους ενημερώσω εν συντομία σχετικά με τις προτάσεις στρατηγικής της προηγούμενης εταιρείας. Αυτό είναι σωστό; A Προτού συμφωνήσετε να τον συναντήσετε, θα πρέπει να συζητήσετε με το Νομικό τμήμα το οποίο μπορεί να σας καθοδηγήσει όσον αφορά τα θέματα τα οποία δεν πρέπει να θίγονται σύμφωνα με το δίκαιο περί ανταγωνισμού. Παρόλο που ορισμένες φορές οι ανταγωνιστές συνεργάζονται με νόμιμους τρόπους, εσείς πρέπει να γνωρίζετε την πιθανότητα ο ανταγωνιστής σας να κατευθύνει τη συζήτηση σε θέματα τα οποία δεν επιτρέπονται. A Αν οι προτάσεις στρατηγικής δεν έχουν δημοσιοποιηθεί, ενδεχομένως να αποκαλύπτετε τις εμπιστευτικές αποκλειστικές πληροφορίες του ανταγωνιστή. Για να κατανοήσετε τα όρια μεταξύ των θεμάτων που μπορείτε να θίξετε και αυτών που δεν μπορείτε να θίξετε, επικοινωνήστε με το τμήμα Συμμόρφωσης, με το Νομικό τμήμα και με το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού για να συζητήσετε το εν λόγω ζήτημα. 26 Οικοδόμηση εμπιστοσύνης με τους πελάτες

33 Ανταγωνιστείτε δεοντολογικα Τηρούμε τη νομοθεσία περί ανταγωνισμού. Η Marsh & McLennan Companies έχει αναλάβει τη δέσμευση να ανταγωνίζεται δυναμικά και με τιμιότητα για να εξασφαλίσει συνεργασίες και πελάτες, προσφέροντας ανώτερα προϊόντα και υπηρεσίες, χωρίς να εμπλέκεται σε ανάρμοστες πρακτικές ή πρακτικές αθέμιτου ανταγωνισμού. Συμμορφωνόμαστε με όλους τους νόμους που αφορούν τον ανταγωνισμό, το αντιμονοπωλιακό δίκαιο και την απόκτηση στοιχείων για τον ανταγωνισμό στις χώρες όπου δραστηριοποιούμαστε επιχειρηματικά. ΒΕΒΑΙΩΘΕΙΤΕ ΟΤΙ Δεν εμπλέκεστε σε συμπεριφορές αθέμιτου ανταγωνισμού και ιδιαίτερα στις εξής: - Αθέμιτη σύμπραξη όταν οι εταιρείες συνεννοούνται κρυφά ή συμφωνούν σχετικά με το πώς θα ανταγωνίζονται η μία την άλλη. Εδώ μπορεί να εντάσσονται συμφωνίες ή ανταλλαγές πληροφοριών σχετικά με τον καθορισμό των τιμών, τους όρους, τους μισθούς ή την κατανομή πελατών ή τμημάτων της αγοράς. - Νόθευση προσφορών/ διαγωνισμών όταν οι ανταγωνιστές χειραγωγούν τη διαδικασία υποβολής προσφορών για να περιορίσουν τον θεμιτό ανταγωνισμό. Εδώ εντάσσεται η σύγκριση των προσφορών, η συμφωνία μη υποβολής προσφοράς ή η σκόπιμη υποβολή μη ανταγωνιστικών προσφορών. - Επιβαλλόμενες πωλήσεις όταν μία εταιρεία με ισχύ στην αγορά εξαναγκάζει τους πελάτες να αποκτήσουν προϊόντα ή υπηρεσίες που δεν επιθυμούν ή δεν χρειάζονται. - Επιθετική τιμολόγηση όταν μία εταιρεία με ισχύ στην αγορά πωλεί ένα προϊόν ή υπηρεσία κάτω του κόστους ώστε να εξοντώσει ή να βλάψει έναν ανταγωνιστή με απώτερο σκοπό να αυξήσει τις τιμές μετά την εξουδετέρωση του ανταγωνιστή ή την αποδυνάμωσή του. Πρέπει επίσης να αποφεύγετε τα ακόλουθα: - Εμπλοκή σε συζητήσεις, επίσημη ή ανεπίσημη συμφωνία με τους ανταγωνιστές της Εταιρείας σχετικά με οποιοδήποτε ευαίσθητο ζήτημα που αφορά τον ανταγωνισμό, συμπεριλαμβανομένων θεμάτων όπως η αμοιβή που χρεώνουμε ή άλλοι όροι που αφορούν τον τρόπο που δραστηριοποιούμαστε επιχειρηματικά. - Η αποκάλυψη ευαίσθητων πληροφοριών της Εταιρείας σχετικά με τον ανταγωνισμό σε έναν ανταγωνιστή. - Η αποκάλυψη ευαίσθητων ανταγωνιστικών πληροφοριών των πελατών ή τρίτων μερών στους ανταγωνιστές τους. - Ο συντονισμός ή η αποθάρρυνση υποβολής προσφορών σε διαγωνισμούς κάποιου πελάτη. - Απόκτηση ευαίσθητων ανταγωνιστικών πληροφοριών με ανάρμοστα μέσα. ΤΙ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΠΡΟΣΕΧΕΤΕ Πειρασμούς να εμπλακείτε σε ανεπίσημες συζητήσεις σχετικά με ευαίσθητες ανταγωνιστικές πληροφορίες. Μία συζήτηση μπορεί να αποτελεί παράβαση κάποιας διάταξης του νόμου περί ανταγωνισμού, είτε είναι επίσημη είτε ανεπίσημη. Χρήση ή διάδοση πληροφοριών μη δημόσιου χαρακτήρα σχετικά με ανταγωνιστές, από νεοπροσληφθέντες ή υποψήφιους προς πρόσληψη. Η συμμετοχή σε ένα εμπορικό, κλαδικό ή επαγγελματικό όμιλο ή ομάδα που γίνεται φόρουμ για το κλείσιμο μη σύννομων συμφωνιών ή την ανάρμοστη ανταλλαγή ευαίσθητων ανταγωνιστικών πληροφοριών. ΓΙΑ ΝΑ ΜΑΘΕΤΕ ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΑ Πολιτική Ανταγωνισμού Πολιτική σχετικά με Αντικρουόμενα επιχειρηματικά συμφέροντα Οικοδόμηση εμπιστοσύνης με τους πελάτες 27

34 Δεν δωροδοκούμε. Η ανάρμοστη επιρροή μπορεί να λάβει πολλές μορφές. Μετρητά, δώρα, γεύματα, ταξίδια, ψυχαγωγία, δάνεια, συνεισφορές φιλανθρωπικού χαρακτήρα, πολιτικές συνεισφορές ή προσφορές απασχόλησης μπορούν να χρησιμοποιηθούν κατά ανάρμοστο τρόπο σε απόπειρες επηρεασμού επιχειρηματικών αποφάσεων ή κυβερνητικών ενεργειών. Ανεξαρτήτως μορφής, δεν δωροδοκούμε ούτε χρησιμοποιούμε άλλα μέσα για να επηρεάσουμε κατά τρόπο ανάρμοστο τις αποφάσεις των πελατών, πιθανών πελατών ή κυβερνητικών αξιωματούχων. Δεν προσφέρουμε και δεν παρέχουμε δώρα ως δωροδοκία είτε άμεσα είτε μέσω τρίτων. Δεν δωροδοκούμε ούτε σε περιπτώσεις όπου αυτό θα μπορούσε να θεωρηθεί γενικά αποδεκτή πρακτική, ή όταν έτσι πράττουν οι ανταγωνιστές ή για οποιονδήποτε άλλο λόγο. ΒΕΒΑΙΩΘΕΙΤΕ ΟΤΙ Δεν δίδετε, προσφέρετε ή υπόσχεστε οτιδήποτε αξίας σε ένα πελάτη, πιθανό πελάτη ή κυβερνητικό λειτουργό εκτός εάν αυτό είναι νόμιμο, εύλογο και δεν εμπεριέχεται σκοπιμότητα, συμφωνία ή εντύπωση ότι αυτό πρόκειται ή θα μπορούσε να επηρεάσει μία επιχειρηματική απόφαση ή κυβερνητική ενέργεια. Ακολουθείτε πιστά τις σχολαστικές μας διαδικασίες πλήρους νομικού ελέγχου (due diligence) όταν χρησιμοποιείτε αντιπροσώπους ή τρίτα μέρη που μας συστήνουν πελάτες και επιβλέπετε τη δραστηριότητά τους για τη συνολική διάρκεια οποιασδήποτε συμφωνίας. Eκφράζετε τις ανησυχίες σας οποτεδήποτε υποπίπτει στην αντίληψή σας οποιοδήποτε σημάδι ή προειδοποιητική ένδειξη ότι κάποιος συνάδελφος, τρίτο μέρος ή άλλος αντιπρόσωπος της εταιρείας ενδέχεται να εμπλέκεται σε οποιαδήποτε απόπειρα ανάρμοστου επηρεασμού μιας απόφασης ενός πελάτη ή δυνητικού πελάτη ή κυβερνητικού λειτουργού. Ποτέ μην καταχωρείτε ή επιτρέπετε σε ένα συνάδελφο να καταχωρίσει μία συναλλαγή κατά τρόπο που αποκρύπτει την πραγματική της φύση, όπως για παράδειγμα η καταχώριση της δαπάνης ψυχαγωγίας ενός πελάτη ως τέλος παροχής συμβουλευτικών υπηρεσιών ή εκπαιδευτική δαπάνη. ΤΙ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΠΡΟΣΕΧΕΤΕ Αιτήματα για πληρωμές σε μία χώρα ή προς μέρος μη σχετιζόμενο με μία συναλλαγή, ή αίτημα πληρωμής σε μετρητά. Τρίτα μέρη ή αντιπροσώπους που θεωρούνται πολύτιμοι όχι για τις υπηρεσίες τους, αλλά για τις προσωπικές τους διασυνδέσεις, ή οι οποίοι ζητούν δυσανάλογη αποζημίωση σε σχέση με την αξία των υπηρεσιών που παρασχέθηκαν. Αιτήματα χρησιμοποίησης τρίτων μερών ή αντιπροσώπων χωρίς έγγραφο συμβόλαιο ή χωρίς τη συμπλήρωση των παραστατικών που απαιτούνται ενόψει της διαδικασίας πλήρους νομικού έλεγχου (due diligence) της Εταιρείας. Απαιτήσεις πελατών για χρησιμοποίηση συγκεκριμένων τρίτων μερών. Αιτήματα πελατών για χάρες, όπως συνεντεύξεις πρόσληψης σε κάποια εργασία για τα μέλη της οικογένειας τους. Ψυχαγωγία ή γεύματα που θα μπορούσαν να θεωρηθούν πλουσιοπάροχα ή ανάρμοστα. ΓΙΑ ΝΑ ΜΑΘΕΤΕ ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΑ Πολιτική σχετικά με τις Αντικανονικές πληρωμές Διαδικασίες της Εταιρείας που εργάζεσθε και φόρμες για τη χρήση τρίτων μερών Πολιτική σχετικά με Δώρα και Ψυχαγωγία Πολιτική σχετικά με τη Συνεργασία με το δημόσιο τομέα Πολιτική Συνεισφορών 28 Οικοδόμηση εμπιστοσύνης με τους πελάτες

35 Σκεφτόμαστε να χρησιμοποιήσουμε έναν διακεκριμένο επιχειρηματία ως σύμβουλο για να μας βοηθήσει να κάνουμε ένα άνοιγμα σε μια καινούρια αγορά προσφέροντας τις υπηρεσίες μας σε μια συγκεκριμένη χώρα. Ο αντιπρόσωπος ζητά έναν προϋπολογισμό μερικών χιλιάδων ευρώ ώστε να εξασφαλίσει ότι θα απολαμβάνουμε της εκτίμησς των κατάλληλων αξιωματούχων. Ο ίδιος ισχυρίζεται ότι με αυτόν τον τρόπο κλείνονται οι επιχειρηματικές συμφωνίες στη χώρα του. Πρέπει να συμφωνήσω; Έχω στείλει μια αίτηση έκδοσης θεώρησης διαβατηρίου (βίζα) σε μια πρεσβεία, αλλά έχει περάσει αρκετό χρονικό διάστημα και τώρα πρέπει να ταξιδέψω στη χώρα αυτή. Μου έχουν πει ότι η πρεσβεία μπορεί να επισπεύσει την επεξεργασία της αίτησής μου αν πληρώσω έναν υπάλληλο με ένα σχετικά μικρό ποσό. Μπορώ να προχωρήσω στην πληρωμή αυτή; Έχω έναν πελάτη σε μία άλλη χώρα του οποίου ο διευθυντής ασφαλίσεων πρόκειται να επισκεφτεί την πόλη μου για επαγγελματικές συναντήσεις διάρκειας τριών ημερών με μένα και τις ασφαλιστικές εταιρείες που ασφαλίζουν την κάλυψη του πελάτη. Ο διευθυντής μού ζήτησε να κανονίσω ώστε η Εταιρεία μας να διοργανώσει και να πληρώσει μια ημέρα με επισκέψεις σε αξιοθέατα γι αυτόν κατά τη διάρκεια του ταξιδιού του. Αποτελεί αυτό ζήτημα το οποίο θα πρέπει να συζητήσω με το τμήμα Συμμόρφωσης; A A A Όχι. Είναι σαφές ότι ο αντιπρόσωπος έχει την πρόθεση να πραγματοποιήσει ανάρμοστες πληρωμές κατά παράβαση του Κώδικα και της Πολιτικής μας περί Ανάρμοστων Πληρωμών και, πιθανότατα, κατά παράβαση του νόμου. Δεν μπορείτε να επιτρέψετε να συμβεί αυτό και δεν μπορείτε να εθελοτυφλείτε απλώς επειδή οι ανάρμοστες πράξεις πρόκειται να γίνουν από έναν αντιπρόσωπο και όχι από εσάς ή από κάποιον συνάδελφο της Εταιρείας. Όχι. Η πληρωμή θα γίνει σε ένα μεμονωμένο άτομο και όχι στην πρεσβεία. Πρόκειται για μια πληρωμή διευκόλυνσης η οποία δεν επιτρέπεται σύμφωνα με τον Κώδικα και είναι παράνομη σχεδόν σε όλες τις χώρες στις οποίες δραστηριοποιούμαστε. Εντούτοις, αν υπάρχει κάποιο αντίτιμο επίσπευσης το οποίο αποτελεί συνήθη πρακτική της πρεσβείας και το ποσό λαμβάνεται από την πρεσβεία και όχι από κάποιον μεμονωμένο υπάλληλο, τότε μπορεί να επιτρέπεται η πληρωμή ζητήστε τη βοήθεια του τμήματος Συμμόρφωσης ή του Νομικού τμήματος. Ναι. Η επίτευξη της σωστής ισορροπίας μεταξύ επαγγελματικών συναντήσεων και ψυχαγωγίας συχνά απαιτεί την προσεκτική κατανόηση των νόμων για την καταπολέμηση της διαφθοράς που εφαρμόζει η Εταιρεία μας. Το τμήμα Συμμόρφωσης μπορεί να σας βοηθήσει να κατανοήσετε ποια είναι τα όρια ώστε να μπορείτε να σχεδιάσετε την επίσκεψη ενός πελάτη που θα ενδυναμώσει τη σχέση με τον πελάτη και ταυτόχρονα θα συμμορφώνεται με το νόμο. Lorem ipsum 29