ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΕΝΙΑΙΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ

Transcript

1 Έκδοση: 2 Σελίδα: 1/3 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΕΝΙΑΙΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ISO 9001:2008 / ISO 14001:2004 / OHSAS ΣΥΝΤΑΞΗ PROTYPON ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ / ΕΝΕΡΓΕΙΑ ΙΩΑΝΝΗΣ ΔΡΑΜΑΤΙΝΟΣ ΕΓΚΡΙΣΗ ΜΙΧΑΗΛ ΣΤΟΓΙΑΝΝΟΣ ΙΔΙΟΤΗΤΑ ΤΕΧΝΙΚΟΣ ΣΥΜΒΟΥΛΟΣ ΙΔΙΟΤΗΤΑ Υ.Δ.Σ. ΙΔΙΟΤΗΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗ Το παρόν αποτελεί περιουσιακό στοιχείο της εταιρείας ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ. Οποιαδήποτε χρήση, διανομή, τροποποίηση, αναπαραγωγή ή αντιγραφή του επιτρέπεται μόνον στο εξουσιοδοτημένο προς τούτο προσωπικό της εταιρείας. Για την αξιοποίησή του από άλλα φυσικά πρόσωπα ή φορείς, απαιτείται γραπτή συναίνεση του Υπεύθυνου Διαχείρισης Συστημάτων.

2 Έκδοση: 2 Σελίδα: 2/3 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1. Εισαγωγή - Πεδίο εφαρμογής Συστήματος Διαχείρισης 2. Μοντέλο διεργασίας του ISO 9001: Παρουσίαση της εταιρείας ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ 4. ΕΝΙΑΙΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ 4.1. ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ 4.2 Απαιτήσεις για την τεκμηρίωση Γενικές Απαιτήσεις Εγχειρίδιο Διαχείρισης Ποιότητας Έλεγχος Εγγράφων Έλεγχος Αρχείων Ποιότητας 5. ΕΥΘΥΝΗ ΤΗΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 5.1 Δέσμευση της Διοίκησης 5.2 Εστίαση στο πελάτη 5.3 Πολιτική για τη ποιότητα 5.4 Σχεδίαση Αντικειμενικοί Σκοποί για την Ποιότητα Σχεδιασμός Συστήματος Διαχείρισης 5.5 Ευθύνες, αρμοδιότητες και επικοινωνία Ευθύνες και αρμοδιότητες Εκπρόσωπος Διοίκησης Εσωτερική Επικοινωνία 5.6 Ανασκόπηση από τη Διοίκηση Γενικά Εισερχόμενα Ανασκόπησης Εξερχόμενα Ανασκόπησης 6. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΟΡΩΝ 6.1 Διάθεση Πόρων 6.2 Ανθρώπινοι Πόροι Γενικά Ικανότητα, ενημέρωση και εκπαίδευση

3 Έκδοση: 2 Σελίδα: 3/3 6.3 Υποδομή 6.4 Περιβάλλον εργασίας 7. ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΠΡΟΪΟΝΤΟΣ 7.1 Σχεδίαση της υλοποίησης του προϊόντος 7.2 Διεργασίες σχετιζόμενες με τους πελάτες 7.3 Σχεδιασμός και ανάπτυξη 7.4 Προμηθευτές 7.5 Παραγωγή και παροχή υπηρεσιών 7.6 Έλεγχος των συσκευών παρακολούθησης και μέτρησης 8. ΜΕΤΡΗΣΗ, ΑΝΑΛΥΣΗ ΚΑΙ ΒΕΛΤΙΩΣΗ 8.1 Γενικά 8.2 Παρακολούθηση και μέτρηση Ικανοποίηση του πελάτη Εσωτερική επιθεώρηση Παρακολούθηση και μέτρηση διεργασιών Παρακολούθηση και μέτρηση 8.3 Έλεγχος μη συμμορφούμενου προϊόντος 8.4 Ανάλυση δεδομένων 8.5 Βελτίωση Συνεχής Βελτίωση Διορθωτικές ενέργειες Προληπτικές Ενέργειες 9. ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟΥ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ, ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ & ΥΑΕ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ ΠΙΝΑΚΑΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ

4 Έκδοση: 2 Σελίδα: 4/3 1.Εισαγωγή Το παρόν Εγχειρίδιο Συστήματος Διαχείρισης (ΕΣΔ) περιγράφει το ενιαίο Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας, Περιβαλλοντικής Διαχείρισης και ΥΑΕ της εταιρείας ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ, καθορίζοντας με σαφήνεια όλες τις διαδικασίες σχεδιασμού, εφαρμογής, ελέγχου και ανασκόπησης του Συστήματος Διαχείρισης σύμφωνα με τα πρότυπα ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 & OHSAS Ειδικότερα στα πλαίσια του παρόντος εγχειριδίου καθορίζονται αλλά και περιγράφονται τα ακόλουθα: η Πολιτική Ποιότητας, Περιβαλλοντικής Διαχείρισης και ΥΑΕ της εταιρείας οι Διαδικασίες Ποιότητας και οι τρόποι υλοποίησης της Πολιτικής οι απαιτήσεις του Συστήματος Διαχείρισης η Οργανωτική Δομή της εταιρείας και η εμπλοκή της στο Σύστημα Διαχείρισης. Το Ε.Σ.Δ. έχει συνταχθεί σύμφωνα με τις απαιτήσεις του διεθνούς προτύπου ΕΝ ΙSO 9001:2008, για Συστήματα Διαχείρισης Ποιότητας (Quality Management Systems) και είναι δομημένο ακολουθώντας την ίδια θεματολογική σειρά με αυτή που αναφέρεται στις παραγράφους του κεφαλαίου 4 του προτύπου. Σε κάθε μια από τις παραγράφους αυτές του εγχειριδίου αναφέρεται ο τρόπος που το σύστημα καλύπτει τόσο την αντίστοιχη απαίτηση του προτύπου ISO 9001:2008 όσο και τις αντίστοιχες απαιτήσεις των προτύπων ISO & OHSAS 18001, παραπέμποντας στις αντίστοιχες παραγράφους των προτύπων για να επιβεβαιώσει τη συμμόρφωση του Συστήματος Διαχείρισης της εταιρείας με τις σχετικές απαιτήσεις για την Ποιότητα, την Περιβαλλοντική Διαχείριση και την ΥΑΕ. Πεδίο εφαρμογής Το ενιαίο Σύστημα Διαχείρισης καλύπτει όλες τις λειτουργίες και δραστηριότητες της εταιρείας ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ και παρέχει τις κατευθυντήριες γραμμές για την υλοποίηση της πολιτικής της εταιρείας. Ειδικότερα το πεδίο εφαρμογής του

5 Έκδοση: 2 Σελίδα: 5/3 εφαρμοζόμενου Συστήματος Διαχείρισης αναφέρεται στις βασικές λειτουργίες της εταιρείας οι οποίες είναι: ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ, ΚΑΤΑΣΚΕΥΗ & ΣΥΝΤΗΡΗΣΗ ΔΗΜΟΣΙΩΝ & ΙΔΙΩΤΙΚΩΝ ΕΡΓΩΝ Αναλυτικά τα είδη και περιγραφή των υλοποιούμενων έργων από την εταιρεία ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ αναφέρονται στην παράγραφο 3 του παρόντος ΕΣΔ (προφίλ εταιρείας). Το Ε.Σ.Δ. ισχύει για όλες τις θέσεις εργασίας, τα τμήματα και τα διοικητικά επίπεδα σύμφωνα με το οργανόγραμμα και είναι απολύτως δεσμευτικό για όλα τα στελέχη και τους συνεργάτες της εταιρείας. Το Ε.Σ.Δ. περιγράφει το εγκατεστημένο ενιαίο Σύστημα Διαχείρισης της εταιρείας και καλύπτει όλες τις σχετικές απαιτήσεις των προτύπων ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 & OHSAS Είναι δομημένο βάσει των σχετικών ενοτήτων του προτύπου ISO 9001 και τεκμηριώνει τις πολιτικές οι οποίες ακολουθούνται από την εταιρεία ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ για την εκπλήρωση των απαιτήσεων των παραπάνω προδιαγραφών. Επιπροσθέτως, το υπάρχον Σύστημα Διαχείρισης περιλαμβάνει την εφαρμογή όλων των απαιτήσεων της Ευρωπαϊκής και Εθνικής Νομοθεσίας. Το Ε.Σ.Δ. αποτελεί Ελεγχόμενο Έγγραφο του ενιαίου Συστήματος Διαχείρισης. Αρμόδιος για τον έλεγχο / αναθεώρηση του παρόντος είναι ο Υπεύθυνος Διαχείρισης Συστημάτων και η τελική του έγκριση γίνεται από τη Διοίκηση της εταιρείας. 2. Μοντέλο διεργασίας του ISO 9001:2008 Η διαχείριση των διεργασιών εφαρμόζεται για όλες τις διεργασίες που απαιτούνται για την διαχείριση των παρεχόμενων υπηρεσιών και τα αποτελέσματα των διεργασιών επαληθεύονται. Οι μετρήσεις της ικανοποίησης των πελατών, αλλά και των άλλων εμπλεκομένων μερών χρησιμοποιούνται ως ανατροφοδότηση για εκτίμηση και επικύρωση του κατά πόσον οι απαιτήσεις τους έχουν ικανοποιηθεί. Στο παρακάτω σχήμα παρουσιάζονται οι γενικές απαιτήσεις του Συστήματος Διαχείρισης, οποίες στο εν λόγω διεθνές πρότυπο ISO 9001:2008 αναφέρονται ως Μοντέλο Διεργασίας

6 Έκδοση: 2 Σελίδα: 6/3 3. Προφίλ Εταιρείας - Παρουσίαση της ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ ΠΟΙΟΙ ΕΙΜΑΣΤΕ Η τεχνική εταιρεία περιβαλλοντικών εφαρμογών ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ με δραστηριότητα στην κατασκευή δημόσιων και ιδιωτικών τεχνικών έργων ιδρύθηκε το Διαχειριστές της εταιρείας είναι οι : ΙΩΑΝΝΗΣ ΔΡΑΜΗΤΙΝΟΣ απόφοιτος της σχολής Δασολογίας και Φυσικού Περιβάλλοντος του Α.Π.Θ γραμμένος στο Μητρώο Εμπειρίας Κατασκευαστών (Μ.Ε.Κ) στην Δ βαθμίδα, και ΣΤΟΓΙΑΝΝΟΣ ΜΙΧΑΗΛ απόφοιτος του Γεωπονικού Πανεπιστημίου Αθηνών γραμμένος στο Μητρώο Εμπειρίας Κατασκευαστών (Μ.Ε.Κ) στην Δ βαθμίδα.

7 Έκδοση: 2 Σελίδα: 7/3 Η εταιρεία στελεχώνεται επίσης με Αγρονόμο Τοπογράφο Μηχανικό με Μητρώο Εμπειρίας Κατασκευαστών (Μ.Ε.Κ) Δ βαθμίδας, και Ηλεκτρολόγο Μηχανικό με Μητρώο Εμπειρίας Κατασκευαστών (Μ.Ε.Κ) Β βαθμίδας Εργοληπτικό πτυχίο (ΜΕΕΠ) ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ ΕΡΓΑ ΠΡΑΣΙΝΟΥ 2 η ΤΑΞΗ (έως ) ΕΡΓΑ ΟΙΚΟΔΟΜΙΚΑ 2 η ΤΑΞΗ (έως ) ΕΡΓΑ ΗΛΕΚΤΡΟΜΗΧΑΝΟΛΟΓΙΚΑ 1 η ΤΑΞΗ (έως ) ΕΡΓΑ ΟΔΟΠΟΙΙΑΣ 1 η ΤΑΞΗ (έως ) ΕΡΓΑ ΥΔΡΑΥΛΙΚΩΝ 1 η ΤΑΞΗ (έως ) ΕΡΓΑ ΛΙΜΕΝΙΚΑ 1 η ΤΑΞΗ (έως ) ΕΡΓΑ ΒΙΟΜΗΧΑΝΙΚΩΝ -ΕΝΕΡΓΕΙΑΚΩΝ 1 η ΤΑΞΗ (έως ) ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ Οι δραστηριότητες της εταιρείας συνοπτικά αφορούν: Την Ανάδειξη και Διαχείριση του Αστικού και Περιαστικού Πρασίνου. Έργα διαμόρφωσης αρχιτεκτονικής τοπίου και ανάπλασης Πλατειών, Νησίδων, Πάρκων, Αρχαιολογικών χώρων, Κοινόχρηστων Χώρων, Περιβαλλόντων Χώρων Δημόσιων και Ιδιωτικών Κτιρίων, Οργανισμών, Υπουργείων, Αεροδρομίων, Ξενοδοχείων, Βιομηχανιών, Οικιών και Καταστημάτων. Κατασκευή φυτεμένων δωμάτων (ταρατσόκηποι) Κατασκευή και συντήρηση αθλητικών χώρων ( Γήπεδα ποδοσφαίρου, 5Χ5 ) Έργα σε δασικές εκτάσεις (Αναδασώσεις, Καθαρισμοί, Αναψυχή) Εγκατάσταση, συντήρηση πρασίνου και καθαρισμός Οδικών Αξόνων και Εθνικών Οδών. Μεταφυτεύσεις Μεγάλων Δέντρων, Καθαρισμοί Χώρων, Αποψιλώσεις, Κλάδευμα Υψηλών Δέντρων. Την Κατασκευή Έργων Οικοδομικών, Υδραυλικών, Ηλεκτρομηχανολογικών και Οδοποιίας. Την Προμήθεια Υλικών, Φυτών, Λιπασμάτων και Φυτοφαρμάκων. ΚΥΡΙΟΤΕΡΑ ΕΡΓΑ Φορείς έργων : ΥΠΟΜΕΔΙ (πρώην ΥΠΕΧΩΔΕ), ΟΤΑ, ΟΕΚ, ΟΣΚ, ΔΕΗ, ΟΤΕ, ΝΠΔΔ, ΓΓΑ, ΕΤΒΑ ΒΙΠΕ ΑΕ, Λοιποί Δημόσιοι Φορείς, ΙΔΙΩΤΕΣ, κλπ.)

8 Έκδοση: 2 Σελίδα: 8/3 ΕΡΓΑ ΔΙΑΜΟΡΦΩΣΗΣ ΑΡΧΙΤΕΚΤΟΝΙΚΗΣ ΤΟΠΙΟΥ, ΑΝΑΠΛΑΣΕΙΣ ΧΩΡΩΝ Εγκατάσταση και συντήρηση πρασίνου και αρδευτικού δικτύου στον περιβάλλοντα χώρο του Κρατικού Αερολιμένα Χανίων. Εγκατάσταση και συντήρηση πρασίνου και αρδευτικού δικτύου στον περιβάλλοντα χώρο του Κρατικού Αερολιμένα Ηρακλείου. Διαμόρφωση περιβάλλοντος χώρων στα ΤΕΦΑΑ, στην Οδοντιατρική σχολή Αθηνών και σε χώρους της Πανεπιστημιούπολης Αθηνών Διαμόρφωση βλάστησης (ανάπλαση πάρκου) και μόρφωση επιφανείας χώρου στάθμευσης στην περιοχή Καστρομηνά Δήμου Χίου (LIFE/ENVIRONMENT) Εγκατάσταση και 2ετής συντήρηση πρασίνου των οικισμών του ΟΕΚ στις Αχαρνές Αθηνών. Φύτευση και συντήρηση των οικισμών του ΟΕΚ στο Ναύπλιο. Αποκατάσταση περιβάλλοντος χώρου στο εργοστάσιο της ΔΕΗ στην Κω. Επέκταση της δυτικής πύλης εισόδου της πόλης των Αθηνών και αποκατάσταση τοπίου στο Σχιστό Σκαραμαγκά. (OLYMPIC PROJECT) Ανάπλαση χώρου παιδικής χαράς και ενίσχυση ασφαλείας των παιδιών στο Ο.Τ. 395 δήμου Ν. Ιωνίας. Διαμόρφωση πλατείας ΟΤ 13 και πλήρης μελέτη δημοτικής αγοράς αντίκας Β φάση Δήμου Ζεφυρίου Έργα διαμόρφωσης περιβάλλοντα χώρου στις Β.Ι.Π.Ε. Μακεδονίας, Θράκης, και Ηπείρου ΚΟ1/09 "ΔΙΑΜΟΡΦΩΣΗ ΧΩΡΩΝ ΠΡΑΣΙΝΟΥ ΚΑΙ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΟΣ ΣΤΗΝ ΠΕΡΙΟΧΗ ΛΙΠΑΣΜΑΤΑ - ΚΟΜΒΟΣ ΤΕΛΩΝΕΙΟΥ ΤΗΣ ΠΑΡΑΛΙΑΚΗΣ ΟΔΙΚΗΣ ΣΥΝΔΕΣΗΣ ΠΕΙΡΑΙΑ - ΔΡΑΠΕΤΣΩΝΑ - ΚΕΡΑΤΣΙΝΙ" «ΔΕΝΔΡΟΦΥΤΕΥΣΗ ΤΩΝ ΚΟΙΝΟΧΡΗΣΤΩΝ ΧΩΡΩΝ ΠΡΑΣΙΝΟΥ ΤΟΥ ΟΙΚΙΣΜΟΥ ΤΟΥ ΟΕΚ «ΗΡΑΚΛΕΙΟ VIII», ΚΑΙ ΣΥΝΤΗΡΗΣΗ ΕΠΙ ΔΥΟ (2) ΕΤΗ ΤΗΣ ΔΕΝΔΡΟΦΥΤΕΥΣΗΣ» ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΤΩΝ ΑΜΕΣΩΝ ΚΑΙ ΚΑΤΕΠΕΙΓΟΥΣΩΝ ΦΥΤΟΚΟΜΙΚΩΝ ΕΡΓΑΣΙΩΝ ΣΤΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΤΗΣ ΑΠΟΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ ΤΟΥ ΑΡΧΑΙΟΛΟΓΙΚΟ ΚΑΙ ΕΥΡΥΤΕΡΟΥ ΤΟΠΙΟΥ ΤΗΣ ΟΛΥΜΠΙΑΣ ΒΕΛΤΙΩΣΗ ΧΩΡΩΝ ΠΡΑΣΙΝΟΥ ΚΑΙ ΚΟΙΝΟΧΡΗΣΤΩΝ ΧΩΡΩΝ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΝΑΒΑΘΜΙΣΗ ΤΗΣ ΖΩΗΣ ΣΤΟ ΔΗΜΟ ΚΕΡΑΤΣΙΝΙΟΥ ΕΡΓΑ ΚΑΤΑΣΚΕΥΗΣ ΚΑΙ ΣΥΝΤΗΡΗΣΗΣ ΑΘΛΗΤΙΚΩΝ ΧΩΡΩΝ Κατασκευή σταδίου και βοηθητικού γηπέδου στο αθλητικό κέντρο του Δήμου Καματερού. Κατασκευή αγωνιστικού χώρου στο ΕΑΚ Τρίπολης Ανακατασκευή χλοοτάπητα και αρδευτικού δικτύου στο Εθνικό στάδιο Νίκαιας Κατασκευή κύριου και βοηθητικού γηπέδου και δεξαμενής νερού στο δημοτικό γήπεδο Δραπετσώνας

9 Έκδοση: 2 Σελίδα: 9/3 Κατασκευή σταδίου στον δήμο Αρχανών Ηρακλείου Κρήτης Εγκατάσταση χλοοτάπητα και διαμόρφωση χώρου στο Εθνικό Αθλητικό Κέντρο Κέρκυρας ΕΡΓΑ ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ ΠΡΑΣΙΝΟΥ ΣΕ ΟΔΙΚΟΥΣ ΑΞΟΝΕΣ Εργασίες πρασίνου Α) Στην περιφερειακή οδό Θεσσαλονίκης από κόμβο Κ4 έως κόμβο Κ9 και Β) στην Εγνατία Οδό από κόμβο Κ4 έως κόμβο Γηροκομείου. Εγκατάσταση και διετής συντήρηση πρασίνου στις κεντρικές νησίδες, και παράπλευρα στον οδικό άξονα Λαυρίου Κερατέας. Εργασίες πρασίνου στον νομό Λασιθίου του ΒΟΑΚ ΕΡΓΑ ΣΥΝΤΗΡΗΣΗΣ ΠΡΑΣΙΝΟΥ - ΚΑΘΑΡΙΣΜΟΣ ΟΔΙΚΩΝ ΑΞΟΝΩΝ Συντήρηση πρασίνου Ανάπλαση χώρων και καθαρισμός νησίδων και παράπλευρων χώρων των εθνικών οδών Μεσογείων, Κηφησίας, Ποσειδώνος, Συγγρού, Λ. Μαραθώνος, Λ. Βάρης Κορωπίου, Λ. Χαμοστέρνας, Λ. Πειραιώς) και λοιπών οδών αρμοδιότητας ΔΚΕΣΟ Συντήρηση πρασίνου στην Πολυτεχνειούπολη Ζωγράφου. Έλεγχος βλάστησης δένδρων στους κυριότερους οδικούς άξονες στον Δήμο της Αθήνας Εργασίες καθαρισμού πρασίνου και περίφραξης οικοπέδων Ο.Σ.Κ. Α.Ε. Υπολοίπου Νομαρχίας Αθηνών και Ανατολικής Αττικής ΚΑΘΑΡΙΣΜΟΣ ΑΚΑΛΥΠΤΩΝ ΧΩΡΩΝ ΣΤΟΝ ΔΗΜΟ ΑΓΙΩΝ ΑΝΑΡΓΥΡΩΝ ΚΑΜΑΤΕΡΟΥ ΕΡΓΑ ΣΕ ΔΑΣΙΚΕΣ ΕΚΤΑΣΕΙΣ Αναδασωτικές εργασίες σε διάφορες περιοχές του όρους Υμηττού. Καθαρισμός εύφλεκτης βιομάζας, κλαδεύσεις και δημιουργία στεγασμένων αντιπυρικών ζωνών στο όρος Υμηττός. ΣΥΝΤΗΡΗΣΗ ΔΑΣΙΚΟΥ ΟΔΙΚΟΥ ΔΙΚΤΥΟΥ ΚΑΙ ΚΑΘΑΡΙΣΜΟΣ ΔΑΣΙΚΩΝ ΕΚΤΑΣΕΩΝ ΣΤΟ ΚΟΙΝΟΤΙΚΟ ΔΑΣΟΣ ΑΦΙΔΝΩΝ ΕΡΓΑ ΟΙΚΟΔΟΜΙΚΑ ΗΛΕΚΤΟΜΗΧΑΝΟΛΟΓΙΚΑ «ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΤΟΥ ΜΠΕΝΑΚΕΙΟΥ ΦΥΤΟΠΑΘΟΛΟΓΙΚΟΥ ΙΝΣΤΙΤΟΥΤΟΥ ΩΣ ΚΕΝΤΡΟΥ ΑΡΙΣΤΕΙΑΣ ΣΤΗΝ ΦΥΤΟΥΓΕΙΑ ΚΑΙ ΦΥΤΟΠΡΟΣΤΑΣΙΑ» «Κατασκευή Βρεφονηπιακού Σταθμού στη Δ.Κ. Κρυονερίου στο Ο.Τ.102»

10 Έκδοση: 2 Σελίδα: 10/3

11 Έκδοση: 2 Σελίδα: 11/3 4. ΕΝΙΑΙΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ 4.1. ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ Ακολουθώντας τις Γενικές Απαιτήσεις των εφαρμοζόμενων προτύπων, η εταιρεία ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ: α) έχει εντοπίσει τις διεργασίες που χρειάζονται για το Σύστημα Διαχείρισης και την εφαρμογή τους σε όλες τις λειτουργίες της εταιρείας β) έχει καθορίσει την διαδοχή και τις αλληλεπιδράσεις αυτών των διεργασιών γ) έχει καθορίσει κριτήρια και μεθόδους για να διασφαλίσει ότι τόσο η λειτουργία, όσο και οι έλεγχοι αυτών των διεργασιών είναι αποτελεσματικοί δ) έχει εξασφαλίσει την διαθεσιμότητα Πόρων και πληροφοριών για την υποστήριξη, τη λειτουργία και την παρακολούθηση αυτών των διεργασιών ε) εκτελεί την παρακολούθηση, μέτρηση και ανάλυση των διεργασιών και εφαρμόζει ενέργειες απαραίτητες για να επιτύχει τα επιδιωκόμενα αποτελέσματα και την συνεχή βελτίωση των διεργασιών Διεργασία Κάθε βασική δραστηριότητα ή σύνολο δραστηριοτήτων της εταιρείας που είναι απαραίτητη για τη λειτουργία της, που λαμβάνει εισερχόμενα και τα μετατρέπει σε εξερχόμενα θεωρείται ως διεργασία. Η αλληλεπίδραση και η σχηματική απεικόνιση των διεργασιών παρουσιάζεται παρακάτω:

12 Έκδοση: 2 Σελίδα: 12/3 ΣΧΗΜΑΤΙΚΗ ΑΠΕΙΚΟΝΙΣΗ ΔΙΕΡΓΑΣΙΩΝ ΤΗΣ ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΜΕ ΠΕΛΑΤΕΣ & ΤΡΙΤΟΥΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΕΡΓΟΥ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ & ΜΕΤΡΗΣΗ ΣΥΝΕΧΗΣ ΒΕΛΤΙΩΣΗ Επικοινωνία με πελάτες & ενδιαφερόμενα μέρη Ελεγχοι & μετρήσεις QP. 10 Διαδικασία υλοποίησης έργου Εκπαίδευση ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ ΣΚΟΠΟΙ & ΣΤΟΧΟΙ Διαδικασία υλοποίησης έργου QP 06 Σκοποί & στόχοι QP. 02 Χειρισμός παραπόνων Σκοποί & στόχοι Αξιολόγηση Προμηθευτών ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΟΡΩΝ Ικανοποίηση πελάτη / απαιτήσεων τρίτων Διορθωτικές & προληπτικές ενέργειες ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Πολιτική-Στόχοι Ποιότητας Εκπαίδευση Ανθρώπινοι Πόροι Τεκμηρίωση Οργάνωση & Αρμοδιότητες Εσωτερική Επιθεώρηση

13 Έκδοση: 2 Σελίδα: 13/3 Στην εταιρεία ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ έχουν καθιερωθεί 4 βασικές διεργασίες: 1. Επικοινωνία 2. Υλοποίηση έργου 3. Παρακολούθηση και μέτρηση 4. Συνεχής βελτίωση Κάθε μία από τις παραπάνω διεργασίες αποτελείται από συγκεκριμένες Διαδικασίες Ποιότητας (Quality Procedures) η περιγραφή και η τεκμηρίωση των οποίων αποτελούν τον τρόπο λειτουργίας της εταιρείας. Τα παραγόμενα αρχεία των Διαδικασιών Ποιότητας συνιστούν την τεκμηρίωση της εφαρμογής του Συστήματος Διαχείρισης που εφαρμόζει η εταιρεία ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ. Όπως αναφέρθηκε παραπάνω διεργασίες είναι οι δραστηριότητες της εταιρείας που λαμβάνουν εισερχόμενα και τα μετατρέπουν σε εξερχόμενα. Τα εξερχόμενα λοιπόν μιας διεργασίας μπορεί να αποτελούν εισερχόμενα για κάποια άλλη ή και το αντίστροφο. Αναλυτική περιγραφή της αλληλεπίδρασης των διεργασιών της εταιρείας δίνεται παρακάτω: ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΑ ΔΙΕΡΓΑΣΙΑ ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΑ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ 1. ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΕΡΓΟΥ 2. ΠΑΡΑΠΟΝΑ 3. ΝΟΜΙΚΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ QP 08 ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ QP 06 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΕΡΓΟΥ QP 10 ΕΛΕΓΧΟΙ & ΜΕΤΡΗΣΕΙΣ QP 14 ΝΟΜΙΚΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ 1.ΦΑΚΕΛΟΣ ΕΡΓΟΥ 2. ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΕΡΓΟΥ 3. ΚΑΤΑΓΡΑΦΗ ΠΑΡΑΠΟΝΩΝ

14 Έκδοση: 2 Σελίδα: 14/3 ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΑ ΔΙΕΡΓΑΣΙΑ ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΑ 1. ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ 2. ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ 3. ΣΚΟΠΟΙ ΚΑΙ ΣΤΟΧΟΙ 4. ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ 5. ΟΡΓΑΝΩΣΗ & ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΕΡΓΟΥ ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ QP 06 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΕΡΓΟΥ 1. ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΕΡΓΟΥ 2. ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΑ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΚΑΙ ΜΕΤΡΗΣΗΣ ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΑ ΔΙΕΡΓΑΣΙΑ ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΑ 1.ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΕΡΓΟΥ 2. ΠΑΡΑΠΟΝΑ 3. ΕΣΩΤΕΡΙΚΗ ΕΞΩΤΕΡΙΚΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ 4. ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ / ΥΠΕΡΓΟΛΑΒΩΝ / ΣΥΝΕΡΓΑΤΩΝ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΚΑΙ ΜΕΤΡΗΣΗ ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ QP 10 ΕΛΕΓΧΟΙ & ΜΕΤΡΗΣΕΙΣ QP 11 ΕΣΩΤΕΡΙΚΗ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗ QP 02 ΣΚΟΠΟΙ & ΣΤΟΧΟΙ 1. ΣΚΟΠΟΙ ΚΑΙ ΣΤΟΧΟΙ 2. ΠΟΛΙΤΙΚΗ 3. ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ 4. ΕΓΚΕΚΡΙΜΕΝΟΙ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ 5. ΕΓΚΕΚΡΙΜΕΝΟΙ ΥΠΕΡΓΟΛΑΒΟΙ 6. ΠΡΟΛΗΠΤΙΚΕΣ ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ 7. ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΕΡΓΟΥ ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΑ ΔΙΕΡΓΑΣΙΑ ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΑ 1. ΠΡΟΤΑΣΕΙΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ 1. ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ ΕΛΕΓΧΩΝ & ΜΕΤΡΗΣΕΩΝ ΣΥΝΕΧΗΣ ΒΕΛΤΙΩΣΗ 2. ΒΕΛΤΙΩΣΗ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ 3. ΒΕΛΤΙΩΣΗ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ 4. ΝΕΟΙ ΣΚΟΠΟΙ ΚΑΙ ΣΤΟΧΟΙ 5. ΠΡΟΛΗΠΤΙΚΕΣ ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ

15 Έκδοση: 2 Σελίδα: 15/3 4.2 Απαιτήσεις για την τεκμηρίωση Γενικές Απαιτήσεις Το ενιαίο Σύστημα Διαχείρισης περιλαμβάνει: Την έγγραφη δήλωση της πολιτικής της εταιρείας για την Ποιότητα, την Περιβαλλοντική Διαχείριση & την ΥΑΕ, καθώς και των αντίστοιχων στόχων. Το Εγχειρίδιο Συστήματος Διαχείρισης Διαδικασίες οι οποίες περιγράφουν τις απαιτούμενες δραστηριότητες για την εφαρμογή του Συστήματος Διαχείρισης Διαδικασίες που περιγράφουν την συχνότητα και την αλληλεπίδραση μεταξύ των απαραίτητων διεργασιών για την Διαχείρισης Ποιότητας των έργων της εταιρείας. Οδηγίες που καθορίζουν τις πρακτικές λειτουργίας και του ελέγχου των δραστηριοτήτων Εγχειρίδιο Συστήματος Διαχείρισης Η Διοίκηση της εταιρείας ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ είναι υπεύθυνη για την κατάρτιση και την τήρηση του Εγχειριδίου Συστήματος Διαχείρισης (το παρόν έγγραφο). Το Ε.Σ.Δ. : περιγράφει γενικά τις απαιτήσεις των εφαρμοζόμενων προτύπων και τις ενέργειες της εταιρείας ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ για την ικανοποίηση τους περιγράφει τα στοιχεία του Συστήματος Διαχείρισης και την αλληλεπίδρασή τους αποτελεί οδηγό για την εφαρμογή, διατήρηση και βελτίωση του Συστήματος Διαχείρισης Οι Διαδικασίες Ποιότητας (QP s) περιγράφουν σαφώς τις ενέργειες που λαμβάνουν χώρα στα πλαίσια λειτουργίας του Συστήματος Διαχείρισης: σε διοικητικό επίπεδο σε επίπεδο λειτουργιών της εταιρείας

16 Έκδοση: 2 Σελίδα: 16/3 σε επίπεδο αλληλεπιδράσεων των σχετικών διεργασιών έτσι ώστε να ικανοποιούνται οι απαιτήσεις των εφαρμοζόμενων προτύπων ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 & OHSAS Έλεγχος Εγγράφων Τα έγγραφα του Συστήματος Διαχείρισης των οποίων η διανομή και αναθεώρηση ελέγχεται είναι τα κάτωθι: Το Εγχειρίδιο Διαχείρισης Ποιότητας Διαδικασίες Ποιότητας (QP-Quality Procedures) Τα Έντυπα Εργασίας Οι Οδηγίες Εργασίας Η εταιρεία ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ έχει καθιερώσει κατάλληλες διαδικασίες διαχείρισης των εγγράφων και δεδομένων (QP01-ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ) που σχετίζονται με το Σύστημα Διαχείρισης, έτσι ώστε: 1) Nα ελέγχεται ο τρόπος έκδοσης και τροποποίησης τους, 2) Nα χρησιμοποιούνται μόνο τα ισχύοντα έγγραφα ή δεδομένα σε όλες τις θέσεις εργασίας. 3) Η τεκμηρίωση να τηρείται για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα Η κατάσταση αναθεώρησης των παραπάνω εγγράφων ελέγχεται με βάση την ημερομηνία έκδοσης. Όλα τα μη ισχύοντα ελεγχόμενα έγγραφα του Συστήματος αποσύρονται άμεσα από το σημείο χρήσης τους όταν παραληφθεί η νέα αναθεώρηση. Αντίγραφα μη ισχυόντων εγγράφων είναι δυνατόν να διατηρούνται για λόγους αρχείου εφόσον αυτό κρίνεται απαραίτητο. Το προσωπικό που διαθέτει αντίγραφα των ελεγχόμενων εγγράφων του Συστήματος ενημερώνεται για τις αλλαγές με την παραλαβή της νέας αναθεώρησης. Όλα τα παραπάνω περιγράφονται αναλυτικά στη Διαδικασία QP01 ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ. Σχετικές Διαδικασίες Σ.Δ. QP 01 ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ QP 08 ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ

17 Έκδοση: 2 Σελίδα: 17/3 QP 14 ΝΟΜΙΚΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ Έλεγχος Αρχείων Ως αρχεία ορίζονται όλα τα συμπληρωμένα έγγραφα που αφορούν στις διαδικασίες/διεργασίες του Σ.Δ. της εταιρείας. Στα αρχεία του Συστήματος Διαχείρισης περιλαμβάνονται όλα τα έγγραφα, τα οποία αποδεικνύουν άμεσα ή έμμεσα ελεγχόμενη λειτουργία της εταιρείας ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ. Τα αρχεία ποιότητας τηρούνται και φυλάσσονται με τέτοιο τρόπο ώστε να ελαχιστοποιείται η υποβάθμιση ή η καταστροφή τους και να προλαμβάνεται τυχόν απώλειά τους. Τα αρχεία του Συστήματος Διαχείρισης που δημιουργούνται, αναφέρονται στην παράγραφο 4, στο τέλος κάθε διαδικασίας ποιότητας. Το είδος και η χρονική διάρκεια διατήρησης των Αρχείων καθορίζεται στη Διαδικασία QP01-ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ. Σχετικές Διαδικασίες Σ.Δ. QP 01 ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ QP 08 ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ QP 14 ΝΟΜΙΚΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ 5. Ευθύνη της Διοίκησης 5.1 Δέσμευση της Διοίκησης Η διοίκηση της εταιρείας ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ δεσμεύεται για την υποστήριξη του Συστήματος Διαχείρισης με όλα τα δυνατά μέσα και τη διάθεση όλων των απαραίτητων πόρων με στόχο την ανάπτυξη, εφαρμογή και συνεχή βελτίωση του Συστήματος Διαχείρισης, μέσω: Της γνωστοποίησης στο προσωπικό της σημασίας της ικανοποίησης των απαιτήσεων του πελάτη, καθώς και των νομοθετικών και κανονιστικών απαιτήσεων. Της καθιέρωσης της Πολιτικής για την Ποιότητα, την Περιβαλλοντική Διαχείριση και την Υγεία & Ασφάλεια στην Εργασία. Της καθιέρωσης Αντικειμενικών Σκοπών & Στόχων για την Ποιότητα, την Περιβαλλοντική Διαχείριση και την ΥΑΕ Της σαφούς ανάθεσης αρμοδιοτήτων και υπευθυνοτήτων σ όλο το προσωπικό

18 Έκδοση: 2 Σελίδα: 18/3 Του ορισμού Υπεύθυνου Διαχείρισης του ενιαίου συστήματος με συγκεκριμένες αρμοδιότητες όσον αφορά το Σύστημα Διαχείρισης. Της τακτικής επιθεώρησης του συστήματος για την εξακρίβωση της αποτελεσματικότητας του Της λήψης διορθωτικών αλλά και προληπτικών ενεργειών για τον έλεγχο του συστήματος Της τακτικής ενημέρωσης της διοίκησης για τα αποτελέσματα και τους στόχους του συστήματος. Της διεξαγωγής Ανασκοπήσεων του Συστήματος Διαχείρισης από τη Διοίκηση Σχετικές Διαδικασίες Σ.Δ. QP 02 ΣΚΟΠΟΙ & ΣΤΟΧΟΙ QP 03 ΟΡΓΑΝΩΣΗ & ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ QP 04 ΑΝΑΣΚΟΠΗΣΗ QP 05 ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΙ ΠΟΡΟΙ-ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ QP 08 ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ QP 11 ΕΣΩΤΕΡΙΚΗ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗ QP 13 ΔΙΟΡΘΩΤΙΚΕΣ & ΠΡΟΛΗΠΤΙΚΕΣ ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ QP 14 ΝΟΜΙΚΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ QP 16 ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΙΚΑ ΘΕΜΑΤΑ QP 17 ΥΓΕΙΑ & ΑΣΦΑΛΕΙΑ ΣΤΗΝ ΕΡΓΑΣΙΑ (ΥΑΕ) 5.2 Εστίαση στο πελάτη Η συνεχής ικανοποίηση των απαιτήσεων αλλά και των προσδοκιών των πελατών της εταιρείας ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ, αποτελεί έναν από τους επιχειρηματικούς αντικειμενικούς σκοπούς για την εταιρεία. Οι επιμέρους βασικές διεργασίες της εταιρείας, είναι σχεδιασμένες με τη λογική να υπηρετούν και να συμβάλλουν στην επίτευξη του προαναφερθέντος στόχου για την Ποιότητα, την Περιβαλλοντική Διαχείριση και την ΥΑΕ. Συμπληρωματικά, η συστηματική καταγραφή και αξιολόγηση των παραπόνων (EE 10.3 ΕΝΤΥΠΟ ΠΑΡΑΠΟΝΩΝ) από τη Διοίκηση συμβάλλουν αποφασιστικά στη συνεχή βελτίωση των υπηρεσιών που παρέχει η ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ. Με αυτόν τον τρόπο

19 Έκδοση: 2 Σελίδα: 19/3 υπάρχει μία συνεχής εκτίμηση της ικανοποίησης των πελατών και όλων των ενδιαφερόμενων μερών. Επιπλέον η εταιρεία εφαρμόζει τεκμηριωμένες διαδικασίες και μεθοδολογίες σχετικά με τον εντοπισμό και αξιολόγηση των πιθανών περιβαλλοντικών και εργασιακών θεμάτων, τα οποία λαμβάνει υπόψη κατά την καθιέρωση, εφαρμογή και βελτίωση του Σ.Δ. Σχετικές Διαδικασίες Σ.Δ. QP 02 ΣΚΟΠΟΙ & ΣΤΟΧΟΙ QP 04 ΑΝΑΣΚΟΠΗΣΗ QP 08 ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ QP 06 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΕΡΓΟΥ QP 07 ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ QP 10 ΕΛΕΓΧΟΙ & ΜΕΤΡΗΣΕΙΣ QP 14 ΝΟΜΙΚΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ QP 16 ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΙΚΑ ΘΕΜΑΤΑ QP 17 ΥΓΕΙΑ & ΑΣΦΑΛΕΙΑ ΣΤΗΝ ΕΡΓΑΣΙΑ (ΥΑΕ) 5.3 Πολιτική για την Ποιότητα, Περιβαλλοντική Διαχείριση & ΥΑΕ Η πολιτική της εταιρείας ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ καθορίζεται κυρίως από την επιθυμία κάλυψης των εξής παραμέτρων: Σχεδιασμό και υλοποίηση έργων υψηλών ποιοτικών προδιαγραφών Αναγνώριση, αξιολόγηση και μείωση των πιθανών περιβαλλοντικών επιπτώσεων που απορρέουν από το σύνολο των δραστηριοτήτων της Αναγνώριση, αξιολόγηση και μείωση των εργασιακών κινδύνων Κάλυψη των νομικών και κανονιστικών απαιτήσεων που διέπουν την λειτουργία της, αλλά και αυτών που σχετίζονται με περιβαλλοντικά θέματα και ζητήματα ΥΑΕ Η εγκατάσταση του ενιαίου Συστήματος Διαχείρισης κατά ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 & OHSAS αποτελεί για τη Διοίκηση της εταιρείας ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ το εργαλείο επίτευξης των στόχων της για την Ποιότητα, την Περιβαλλοντική Διαχείριση & την ΥΑΕ. Η πολιτική της εταιρείας ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ είναι κοινοποιημένη σε όλα τα μέλη της εταιρείας, τους προμηθευτές και υπεργολάβους, αλλά και στους πελάτες και τα ενδιαφερόμενα μέρη.

20 Έκδοση: 2 Σελίδα: 20/3 Η καταλληλότητα της Πολιτικής αποτελεί αντικείμενο της Ανασκόπησης από τη Διοίκηση. Η Πολιτική της εταιρείας παρουσιάζεται παρακάτω: Η εταιρεία «ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ» έχοντας ως γνώμονα τη διατήρηση υψηλού επιπέδου υπηρεσιών και την υλοποίηση έργων βέλτιστης ποιότητας και προδιαγραφών, έχει προχωρήσει στην εγκατάσταση ενιαίου Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας, Περιβαλλοντικής Διαχείρισης και Υγείας & Ασφάλειας στη Εργασία σύμφωνα με τα διεθνή πρότυπα ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 & OHSAS Η εφαρμογή του παραπάνω Σ.Δ. καλύπτει όλο το φάσμα λειτουργίας της εταιρείας και εγγυάται: - την συνεχή παρακολούθηση και έλεγχο όλων των σταδίων παραγωγής και διεργασιών - τον εντοπισμό και την εξάλειψη όλων των ελαττωματικών προϊόντων και αποκλίσεων - τη δημιουργία σχέσεων εμπιστοσύνης με τους πελάτες της και τα ενδιαφερόμενα μέρη, μέσα από την παροχή υπηρεσιών με τις υψηλότερες προδιαγραφές ποιότητας και τεχνικών προδιαγραφών -την ανάπτυξη περιβαλλοντικής ευθύνης σε όλα τα μέλη της εταιρείας και την παροχή όλων των απαραίτητων πόρων για τη ευημερία των εργαζομένων και την εξάλειψη των εργασιακών κινδύνων. -την τήρηση όλων των νομικών απαιτήσεων που σχετίζονται με την λειτουργία της εταιρείας, την προστασία του Περιβάλλοντος και την Υγεία & Ασφάλεια στην εργασία. 5.4 Σχεδίαση Η Διοίκηση της «ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ» δεσμεύεται για τη διαρκή βελτίωση του ΣΔ, καθώς και της επίδοσης του οργανισμού σε θέματα Περιβαλλοντικής Διαχείρισης και Εργασιακής Ασφάλειας και για την κοινοποίηση των ανωτέρω σε όλους τους εμπλεκόμενους (προσωπικό, πελάτες, προμηθευτές και ενδιαφερόμενα μέρη) Για την επίτευξη των ανωτέρω, η Διοίκηση της «ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ» δεσμεύεται για την εξασφάλιση και παροχή όλων των απαραίτητων πόρων, καθώς και για την εγκατάσταση, τεκμηρίωση, παρακολούθηση και ανασκόπηση στόχων για την Ποιότητα, Περιβαλλοντική Διαχείριση και ΥΑΕ. Όλα τα παραπάνω δέσμευση της. ανασκοπούνται σε ετήσια βάση από τη Διοίκηση της εταιρείας και αποτελούν

21 Έκδοση: 2 Σελίδα: 21/3 Το κείμενο της Πολιτικής, όπως και το παρόν Εγχειρίδιο συμπεριλαμβάνονται ως τεκμηρίωση στον φάκελο του Προγράμματος Ποιότητας Έργου προς ενημέρωση των αρμοδίων αρχών. Επίσης, αποστέλλονται στον ΚτΕ ή σε νέο πελάτη πριν την έναρξη κάθε συνεργασίας με ευθύνη της επιχείρησης Αντικειμενικοί Σκοποί & Στόχοι Η εταιρεία ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ έχει καθορίσει μετρήσιμους και αντικειμενικούς στόχους για την Ποιότητα, την Περιβαλλοντική Διαχείριση και την ΥΑΕ σε όλα τα επίπεδα λειτουργίας της, οι οποίοι απορρέουν από την Πολιτική και δίνουν την δυνατότητα αξιολόγησης της επίδοσης της εταιρείας, των επιμέρους τμημάτων και των διεργασιών. Για κάθε στόχο τίθεται συνήθως και ένας δείκτης μέτρησης με τον οποίο γίνεται η παρακολούθηση του βαθμού υλοποίησης του στόχου. Οι Στόχοι ανασκοπούνται ανά τακτά χρονικά διαστήματα από τη Διοίκηση της εταιρείας ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ και είναι αντικείμενο συζήτησης κατά τη Σύσκεψη Ανασκόπησης. Αναλυτική περιγραφή του καθορισμό των αντικειμενικών σκοπών της εταιρείας ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ όπως και η παρουσίαση των στόχων και των δεικτών μέτρησης γίνεται στη διαδικασία QP 02 ΣΚΟΠΟΙ ΚΑΙ ΣΤΟΧΟΙ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ. Σχετικές Διαδικασίες Σ.Δ. QP 02 ΣΚΟΠΟΙ & ΣΤΟΧΟΙ QP 04 ΑΝΑΣΚΟΠΗΣΗ Σχεδιασμός Συστήματος Διαχείρισης Η Διοίκηση της εταιρείας ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ στα πλαίσια εγκατάστασης του Συστήματος Διαχείρισης έχει προβεί στις ακόλουθες ενέργειες: Αναγνώριση των βασικών διεργασιών της εταιρείας και της αλληλεπίδρασης τους Εξασφάλιση της διαθεσιμότητας πόρων (εγκαταστάσεων, εξοπλισμού και προσωπικού) που είναι απαραίτητα για την υποστήριξη, τη λειτουργία και την παρακολούθηση των Διεργασιών του Σ.Δ. Παρακολούθηση, μέτρηση και ανάλυση των Διεργασιών της, μέσω μετρήσεων Αντικειμενικών Σκοπών για την Ποιότητα, την Περιβαλλοντική Διαχείριση και την ΥΑΕ Διατήρηση της ακεραιότητας του Σ.Δ. όταν σχεδιάζονται και τίθενται σε εφαρμογή αλλαγές στο Σ.Δ. μέσω της διάθεσης των απαραίτητων πόρων, της ενημέρωσης του

22 Έκδοση: 2 Σελίδα: 22/3 προσωπικού και της στενής παρακολούθησης από τη Διοίκησης της αποτελεσματικότητας κάθε αλλαγής. Αναλυτικότερα ο σχεδιασμός του Συστήματος Διαχείρισης της εταιρείας ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ περιλαμβάνει: τις απαιτούμενες διεργασίες του Συστήματος Διαχείρισης οι οποίες συντελούνται κατά τη διάρκεια της λειτουργίας της εταιρείας και έχουν άμεση ή έμμεση συσχέτιση με την ποιότητα την αλληλεπίδραση των παραπάνω διεργασιών τις μεθόδους και τα κριτήρια που χρησιμοποιούνται για τη λειτουργία των διεργασιών της εταιρείας τις απαραίτητες δραστηριότητες επαλήθευσης, κριτήρια αποδοχής και αρχεία ποιότητας. Τη στρατηγική και τους στόχους της εταιρείας ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ Ο σχεδιασμός διασφαλίζει ότι η οργανωτική αλλαγή διεξάγεται με ελεγχόμενο τρόπο και ότι το Σύστημα Διαχείρισης τηρείται κατά τη διάρκεια των αλλαγών αυτών. 5.5 Ευθύνες, αρμοδιότητες και επικοινωνία Ευθύνες και αρμοδιότητες Η οργάνωση & η οργανωτική δομή της ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ καταγράφονται στο συνημμένο οργανόγραμμα παρακάτω:

23 Έκδοση: 2 Σελίδα: 23/3 Η εταιρεία έχει φροντίσει να υπάρχει μια προσδιορισμένη δομή, και κάθε εργαζόμενος να έχει κατανοήσει τις υπευθυνότητες και τις αρμοδιότητές του οι οποίες περιγράφονται αναλυτικά στα καθηκοντολογία τους.

24 Έκδοση: 2 Σελίδα: 24/3 Η οργάνωση και οι αρμοδιότητες της εταιρείας ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ περιγράφονται αναλυτικά στη διαδικασία QP 03 ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ. Σχετικές Διαδικασίες Σ.Δ. QP 03 ΟΡΓΑΝΩΣΗ & ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ QP 05 ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΙ ΠΟΡΟΙ-ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ Εκπρόσωπος Διοίκησης Ο εκπρόσωπος της Διοίκησης έχει την ευθύνη και την αρμοδιότητα υπευθυνότητα να διασφαλίσει την εγκατάσταση, εφαρμογή, και λειτουργία του Συστήματος Διαχείρισης στην εταιρεία σύμφωνα με τα εφαρμοζόμενα πρότυπα ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 & OHSAS Ως εκπρόσωπος της Διοίκησης ορίζεται ο κ. Ιωάννης Δραμητινός με συγκεκριμένη υπευθυνότητα για: Την εξασφάλιση της απαραίτητων πόρων για την εφαρμογή και διατήρηση των διεργασιών που χρειάζονται για το σύστημα διαχείρισης. Την εξασφάλιση της προαγωγής της ενημέρωσης και την επικοινωνία για τις απαιτήσεις των πελατών και τρίτων Την ενημέρωση της Ανώτατης Διοίκησης σχετικά με την επίδοση του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας, Περιβαλλοντικής Διαχείρισης και ΥΑΕ Εσωτερική Επικοινωνία Η Διοίκηση της εταιρείας ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ είναι ενημερωμένη ώστε να ειδοποιεί τον Υπεύθυνο Συστημάτων Διαχείρισης σε οποιαδήποτε περίπτωση σκέφτεται να προβεί σε μια από τις παρακάτω ενέργειες: 1. να αλλάξει τη στρατηγική και την πολιτική της εταιρείας, 2. να παρέχει νέες υπηρεσίες ή προϊόντα, 3. να κάνει αλλαγές στο προσωπικό ή/και στον καταμερισμό των υπευθυνοτήτων/ αρμοδιοτήτων του προσωπικού 4. να γίνει αλλαγή στο οργανόγραμμα της εταιρείας

25 Έκδοση: 2 Σελίδα: 25/3 5. να γίνει συμφωνία με κάποιο μεγάλο πελάτη, η οποία ενδέχεται να τροποποιήσει τη λειτουργία της εταιρείας π.χ πρόσληψη προσωπικού Στόχος της εταιρείας ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ είναι η διασφάλιση της έγκαιρης και αποτελεσματικής επικοινωνίας μεταξύ όλων των στελεχών και των συνεργατών της εταιρείας σε όλους τους τομείς και ιδιαίτερα σε θέματα ποιότητας, περιβαλλοντικής διαχείρισης και εργασιακής ασφάλειας. Για το λόγο η εταιρεία έχει καθιερώσει το έντυπο ΕΕ 13.1 ΑΙΤΗΜΑ ΠΡΟΛΗΠΤΙΚΩΝ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ σύμφωνα με το οποίο το προσωπικό μπορεί να υποβάλλει τις προτάσεις του για βελτίωση της απόδοσης της λειτουργίας της εταιρείας, τα οποία αποτελούν αντικείμενο μελέτης από τη Διοίκηση. Ο τρόπος της παραπάνω επικοινωνίας περιγράφεται αναλυτικά στη διαδικασία QP 08 ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ. Σχετικές Διαδικασίες Σ.Δ. QP 01 ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ QP 05 ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΙ ΠΟΡΟΙ-ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ QP 08 ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ QP 14 ΝΟΜΙΚΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ QP 17 ΥΓΕΙΑ & ΑΣΦΑΛΕΙΑ ΣΤΗΝ ΕΡΓΑΣΙΑ 5.6 Ανασκόπηση από τη Διοίκηση Η Διοίκηση της εταιρείας ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ προβαίνει σε ανασκόπηση της λειτουργίας του Συστήματος Διαχείρισης (ΣΔ) που εφαρμόζει μία φορά το χρόνο για να διαπιστώσει την πληρότητα και αποτελεσματικότητα του. Κύριος στόχος της ανασκόπησης είναι να επιβεβαιώσει την επάρκεια, την καταλληλότητα και αποτελεσματικότητα του σε σχέση με τις τρέχουσες ανάγκες της εταιρείας και τη λήψη αποφάσεων για τυχόν αναθεώρηση του. Η Ανασκόπηση αυτή έπεται συνήθως της Γενικής Εσωτερικής Επιθεώρησης του ΣΔ, η οποία διενεργείται από τον ΥΔΣ της εταιρείας ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ ή εξωτερικό Τεχνικό Σύμβουλο της εταιρείας. Το σύστημα ανασκοπείται από την διοίκηση τουλάχιστον ετησίως ή πιο συχνά αν κάτι τέτοιο κρίνεται απαραίτητο.

26 Έκδοση: 2 Σελίδα: 26/3 Ο Υπεύθυνος Διαχείρισης Συστημάτων παρουσιάζει στην διοίκηση της εταιρείας ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ τα αποτελέσματα των επιθεωρήσεων (εσωτερικών και εξωτερικών), των παραπόνων και των ερευνών ικανοποίησης των πελατών και άλλα στατιστικά στοιχεία που δείχνουν την πορεία του συστήματος, για να βοηθήσει τη Διοίκηση στις αποφάσεις της. Επίσης, γίνεται ανασκόπηση της επίτευξης των θεσπισμένων στόχων και ορίζονται οι στόχοι της νέας χρονιάς, καθώς επίσης και η αξιολόγηση των προμηθευτών της εταιρείας. Κρατούνται πρακτικά και καταγράφονται οι αποφάσεις. Αναλυτική περιγραφή της διαδικασίας ανασκόπησης του Συστήματος Διαχείρισης γίνεται στη γενική διαδικασία QP 04 ΑΝΑΣΚΟΠΗΣΗ 6. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΟΡΩΝ 6.1 Διάθεση Πόρων H εταιρεία ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ έχει προσδιορίσει τους πόρους που χρειάζονται για την λειτουργία της. Παρακάτω δίνονται στοιχεία για τους ανθρώπινους και τους υλικούς πόρους, τους οποίους διαθέτει η εταιρεία. Για την εταιρεία ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ οι βασικές ομάδες πόρων είναι: Ανθρώπινοι πόροι Υποδομές (κτίριο, εξοπλισμός, υλικά) Περιβάλλον εργασίας Η εταιρεία έχει εξασφαλίσει την διαθεσιμότητα όλων των απαραίτητων πόρων για την λειτουργία της την κάλυψη των σχετικών απαιτήσεων που επηρεάζουν την περιβαλλοντική της επίδοση και την παροχή εργασιακής ασφάλειας. Ο εντοπισμός των αναγκών σε πόρους, η διαθεσιμότητα τους και η γενικότερη κατάσταση και λειτουργία, παρακολουθείται συστηματικά και ανασκοπείται από την Διοίκηση τόσο σε καθημερινή βάση ανάλογα με τις ανάγκες που προκύπτουν από την λειτουργία της εταιρείας όσο και κατά ετήσια ανασκόπηση του ΣΔ.

27 Έκδοση: 2 Σελίδα: 27/3 Η αναγκαιότητα παροχής νέων πόρων δύναται να προκύψει ως επίλυση ενός προβλήματος, που εντοπίστηκε κατά τη διάρκεια μιας εσωτερικής επιθεώρησης ή κατά την καθημερινή λειτουργία της εταιρείας. Οι σχετικές διαδικασίες του Συστήματος Διαχείρισης οι οποίες αναφέρονται στον εντοπισμό και χειρισμό των Πόρων της εταιρείας ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ είναι: Σχετικές Διαδικασίες Σ.Δ. QP 05 ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΙ ΠΟΡΟΙ-ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ QP 04 ΑΝΑΣΚΟΠΗΣΗ QP 09 ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ QP 16 ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΙΚΑ ΘΕΜΑΤΑ QP 17 ΥΓΕΙΑ & ΑΣΦΑΛΕΙΑ ΣΤΗΝ ΕΡΓΑΣΙΑ (ΥΑΕ) 6.2 Ανθρώπινοι Πόροι Γενικά Ικανότητα, ενημέρωση και εκπαίδευση Πολιτική της εταιρείας ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ αποτελεί η συνεχής αξιολόγηση και εκπαίδευση του προσωπικού της συμπεριλαμβανομένου και των εξωτερικών συνεργατών της, όπου αυτό κρίνεται απαραίτητο, έτσι ώστε να είναι δυνατή η εντόπιση των αναγκών εκπαίδευσης όπως και η αντιμετώπιση προβλημάτων που θα συμβάλλουν στη συνεχή βελτίωση της εταιρείας, της ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών, την αύξηση της περιβαλλοντικής επίδοσης και της διαφύλαξης της υγείας & ασφάλειας των εργαζομένων. Η επιλογή και αξιολόγηση όλων των στελεχών της εταιρείας ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ, πραγματοποιείται με συγκεκριμένα κριτήρια και προσόντα τα οποία περιγράφονται για κάθε θέση στο EE 03.1 ΚΑΘΗΚΟΝΤΟΛΟΓΙΟ-ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΘΕΣΕΩΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ. Η αξιολόγηση των προσωπικού καθώς και των εξωτερικών συνεργατών γίνεται με αντικειμενικά κριτήρια και μετρήσιμα στοιχεία σύμφωνα με τους στόχους και τους μετρήσιμους δείκτες απόδοσης που έχουν τεθεί. Για όλα τα παραπάνω τηρούνται Αρχεία, τα οποία συμπεριλαμβάνουν τόσο τις ικανότητες των προσλαμβανόμενων ανθρώπων όσο και την αξιολόγησή τους από τη Διοίκηση. Η πλήρης περιγραφή του μηχανισμού αξιολόγησης και ο χειρισμός των ανθρώπινων πόρων περιγράφεται αναλυτικά στη διαδικασία QP 05 ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΙ ΠΟΡΟΙ-ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ

28 Έκδοση: 2 Σελίδα: 28/3 6.3 Υποδομή Η εταιρεία ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ προσδιορίζει, διαθέτει και διατηρεί την υποδομή που χρειάζεται για την επίτευξη των απαιτούμενων προδιαγραφών των υλοποιούμενων έργων. Η εταιρεία ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ στεγάζεται σε γραφεία συνολικής έκτασης 120 τ.μ.. Τα γραφεία της εταιρείας ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ είναι πλήρως εξοπλισμένα με ηλεκτρονικούς υπολογιστές και όλα τα απαραίτητα προγράμματα λογισμικού. Κάθε θέση εργασίας διαθέτει πρόσβαση στο διαδίκτυο, τηλεφωνική γραμμή με σύνδεση σε τηλεφωνικό κέντρο και τον σχετικό απαραίτητο εξοπλισμό έτσι ώστε να εξασφαλίζεται ένα αρκετά ικανοποιητικό περιβάλλον εργασίας για την απόδοση και λειτουργία του προσωπικού. Ο σχετικός με την υλοποίηση έργων εξοπλισμός και μηχανήματα, ανήκει είτε στην ίδια την εταιρεία είτε καλύπτεται μέσω των συνεργαζόμενων υπεργολάβων σε κάθε έργο. Για εξοπλισμό που ανήκει στην επιχείρηση, τηρείται τακτικό πρόγραμμα συντήρησης και βαθμονόμησης, σύμφωνα με τη Διαδικασία QP10 ΕΛΕΓΧΟΙ & ΜΕΤΡΗΣΕΙΣ. Για τον εξοπλισμό και τα μηχανήματα που ανήκουν στους υπεργολάβους, οι εργασίες ελέγχου και συντήρησης αυτών αποτελούν συμβατικές υποχρεώσεις, τις οποίες η εταιρεία ελέγχει κατά τη διάρκεια υλοποίησης του έργου. Η επάρκεια και η συνεχιζόμενη καταλληλότητα των υποδομών παρακολουθείται συνεχώς και αξιολογείται κατά την Ανασκόπηση από τη Διοίκηση. Κατά την αξιολόγηση της καταλληλόλητας των υποδομών για την αποδοτική και αποτελεσματική υλοποίηση των έργων, η Ανώτατη Διοίκηση λαμβάνει υπόψη: Την ασφάλεια και αποδοτικότερη επίδοση του προσωπικού Την απόδοση και το κόστος εξοπλισμού που διαθέτει Το πρόγραμμα και τις απαιτήσεις συντήρησης των υποδομών Τις περιβαλλοντικές επιπτώσεις από την λειτουργία του εξοπλισμού και των μηχανημάτων Σχετικές Διαδικασίες Σ.Δ. QP 10 ΕΛΕΓΧΟΙ & ΜΕΤΡΗΣΕΙΣ QP 09 ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ QP 07 ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ

29 Έκδοση: 2 Σελίδα: 29/3 6.4 Περιβάλλον εργασίας Όσον αφορά τις κτιριακές εγκαταστάσεις και του γενικότερου περιβάλλοντος εργασίας η εταιρεία ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ έχει προσδιορίσει και εξασφαλίσει συνθήκες κατάλληλες εντός της εταιρείας, οι οποίες βοηθούν στην απρόσκοπτη εκτέλεση των παρεχόμενων υπηρεσιών. Η εταιρεία ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ έχει φροντίσει να είναι πλήρως εξοπλισμένη με όλο τον απαραίτητο βοηθητικό εξοπλισμό για το προσωπικό της και να έχουν δημιουργηθεί οι απαραίτητες συνθήκες εργασίας. Σχετικές Διαδικασίες Σ.Δ. QP 17 ΥΓΕΙΑ & ΑΣΦΑΛΕΙΑ ΣΤΗΝ ΕΡΓΑΣΙΑ 7. Υλοποίηση Υπηρεσίας / Προϊόντος 7.1 Σχεδίαση της υλοποίησης Υπηρεσίας / Προϊόντος Η εταιρεία ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ έχει σχεδιάσει και αναπτύξει τις διεργασίες για την υλοποίηση των υπηρεσιών της, έχοντας λάβει υπόψη: α) όλες τις απαιτήσεις των πελατών της σχετικά με τις προδιαγραφές των παραγόμενων έργων β) όλες τις απαραίτητες διεργασίες της εταιρείας γ) την ανάγκη ύπαρξης διεργασιών και πόρων για την υλοποίηση του έργου δ) την ανάγκη ύπαρξης της απαραίτητης τεκμηρίωσης για τη λειτουργία της εταιρείας ε) τις περιβαλλοντικές απαιτήσεις και τις απαιτήσεις για την εργασιακή ασφάλεια. Επίσης αυτές έχουν επαληθευθεί και επικυρωθεί ως ικανές για την υλοποίηση έργων που ικανοποιούν τις απαιτήσεις, παρακολουθούνται και ελέγχονται όσον αφορά την ποιότητα και ασφάλεια τους. Στα πλαίσια αυτά, έχουν τεθεί αντίστοιχοι αντικειμενικοί σκοποί και έχει εξασφαλιστεί η διαθεσιμότητα των πόρων για τις προδιαγραφές του υλοποιούμενου έργου και συλλέγονται δεδομένα σε κατάλληλα στάδια των διεργασιών, τα οποία στη συνέχεια επεξεργάζονται.

30 Έκδοση: 2 Σελίδα: 30/3 Από τα αρχεία που διατηρεί η εταιρεία μπορεί να αποδειχθεί η ικανοποίηση των αναγκών των πελατών από τις παρεχόμενες υπηρεσίες και έργα της εταιρείας. Σχετικές Διαδικασίες Σ.Δ. QP 01 ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ QP 02 ΣΚΟΠΟΙ & ΣΤΟΧΟΙ QP 06 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΕΡΓΟΥ QP 07 ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ 7.2 Διεργασίες σχετιζόμενες με τους πελάτες Προσδιορισμός απαιτήσεων έργου Η ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ και συγκεκριμένα ο Υπεύθυνος Διαγωνισμών, προσδιορίζει τις απαιτήσεις που καθορίζονται από τους πελάτες μέσω διαγωνισμών, διακηρύξεων, προκηρύξεων κ.λ.π., ενημερώνοντας κάθε φορά το Διαχειριστή της επιχείρησης για τα υποψήφια έργα και τις αντίστοιχες απαιτήσεις. Σε περίπτωση που η εταιρεία αποφασίσει να υποβάλλει πρόταση για ένα έργο, τότε ο Υπεύθυνος Διαγωνισμών συλλέγει όλα τα απαραίτητα στοιχεία της προκήρυξης και ελέγχονται τα εξής: Όλες οι απαιτήσεις που καθορίζονται από τον πελάτη των τευχών διαγωνισμού, συμπεριλαμβανομένων των απαιτήσεων για την παράδοση και τις δραστηριότητες μετά την παράδοση του έργου Τις απαιτήσεις που δεν δηλώνονται από τον πελάτη, αλλά είναι απαραίτητες για την επιτυχή ολοκλήρωση των υπηρεσιών ή / και έργων, Τις νομικές και κανονιστικές απαιτήσεις που ισχύουν για την υπηρεσία / έργο Τις τυχόν πρόσθετες απαιτήσεις που θεωρούνται απαραίτητες για να εξασφαλιστεί η έγκαιρη και οικονομικά αποδοτική παροχή της υπηρεσίας / έργου Εφόσον όλες οι επιμέρους απαιτήσεις προσδιορίζονται και καλύπτονται, η εταιρεία προχωρά στην προετοιμασία του φακέλου για την κατάθεση πρότασης με σκοπό την λήψη του έργου. Ο Υπεύθυνος Διαγωνισμών είναι υπεύθυνος για την προετοιμασία του φακέλου σε συνεργασία με τη Γραμματεία. Ανάθεση έργου Ανασκόπηση Συμβάσεων Εφόσον η εταιρεία αναλάβει το έργο, πριν την υπογραφή της σχετικής σύμβασης

31 Έκδοση: 2 Σελίδα: 31/3 ανασκοπούνται προσεκτικά όλα τα ποιοτικά και ποσοτικά συμβατικά θέματα, με σκοπό να εξασφαλιστεί ότι: Οι ανάγκες των πελατών έχουν αναλυθεί επαρκώς και είναι πλήρως κατανοητές Η εταιρεία διαθέτει την απαραίτητη τεχνογνωσία και τα μέσα για την επιτυχή εκτέλεση του έργου Το εκτιμώμενο κόστος είναι λογικό και αποδεκτό σε σχέση με τις αντίστοιχες απαιτήσεις του έργου Οι τυχόν διαφορές μεταξύ της σύμβασης και της τεχνικής / οικονομοτεχνικής προσφοράς, κατά περίπτωση, έχουν εντοπιστεί και δεόντως επιλυθεί Έχουν ληφθεί υπόψη όλες οι νομικές, ρυθμιστικές και άλλες απαιτήσεις και μπορούν να αντιμετωπιστούν επαρκώς από την εταιρεία. Η ανωτέρω διαδικασία ακολουθείται επίσης και στην περίπτωση που ο πελάτης ζητήσει την τροποποίηση της σύμβασης κατά τη διάρκεια της εκτέλεσης της. Σχεδιασμός Έργου Ειδικές απαιτήσεις Με την υπογραφή της σχετικής σύμβασης και την ανάληψη του έργου, η ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ προετοιμάζει το αντίστοιχο Πρόγραμμα Ποιότητας Έργου, σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία. Το Π.Π.Ε. κατατίθεται προς έγκριση στον πελάτη (αρμόδια δημόσια υπηρεσία ή ιδιώτης), εφόσον είναι και συμβατική υποχρέωση, αλλιώς ανασκοπούνται για την καταλληλότητα τους από τον ΥΔΠ και εγκρίνονται από τη Διοίκηση (Διαχειριστής). Τα Προγράμματα Ποιότητας Έργων (ΠΠΕ) προσδιορίζουν τον σχεδιασμό ποιότητας για κάθε αναλαμβανόμενο έργο και είναι τα βασικά έγγραφα του ΣΔΠ που προετοιμάζονται για το έργο. Τα ΠΠΕ αποδεικνύουν ότι η εταιρεία έχει καθορίσει τις πολιτικές και τους στόχους του έργου, έχει αναπτύξει ένα σύστημα διαδικασιών για την επίτευξη τους, περιγραφές θέσεων εργασίας και σχετικά καθηκοντολόγια, κατάλληλες τεχνικές για τον έλεγχο των εκτελούμενων φάσεων και της ολοκλήρωσης τους. Το ΠΠΕ επίσης αναφέρει τον τρόπο ελέγχου των υπεργολάβων / προμηθευτών που θα χρησιμοποιηθούν στο έργο, κατά περίπτωση, οι οποίοι υποχρεούνται να συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις του ΣΔΠ της εταιρείας, σύμφωνα με το πεδίο εφαρμογής της εργασίας τους.

32 Έκδοση: 2 Σελίδα: 32/3 Τα ΠΠΕ είναι πάντα συμμορφούμενα με τις απαιτήσεις που περιλαμβάνονται στα Τεύχη Προκήρυξης, στα Συμβατικά Τεύχη και στο πρότυπο 9001:2008. Σχετικές Διαδικασίες Σ.Δ. QP 06 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΕΡΓΟΥ QP 07 ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ QP 08 ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ QP 10 ΕΛΕΓΧΟΙ & ΜΕΤΡΗΣΕΙΣ QP 14 ΝΟΜΙΚΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ QP 16 ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΙΚΑ ΘΕΜΑΤΑ QP 17 ΥΓΕΙΑ & ΑΣΦΑΛΕΙΑ ΣΤΗΝ ΕΡΓΑΣΙΑ (ΥΑΕ) 7.3 Σχεδιασμός και ανάπτυξη Δεν εφαρμόζονται 7.4 Προμηθευτές Πολιτική της εταιρείας ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ είναι οι προμήθειες υλικών, καθώς και οι παρεχόμενες υπηρεσίες των υπεργολάβων και εξωτερικών συνεργατών να γίνονται από ελεγχόμενα αξιολογημένους και εγκεκριμένους προμηθευτές που διαθέτουν επώνυμα και αξιόπιστα υλικά και υπηρεσίες. Η εταιρεία έχει θεσπίσει κριτήρια επιλογής και αξιολόγησης όλων των προμηθευτών, υπεργολάβων και συνεργατών της. Η διαδικασία σύμφωνα με την οποία περιγράφεται αναλυτικά η αξιολόγηση και ο χειρισμός των προμηθευτών, υπεργολάβων και εξωτερικών συνεργατών είναι η QP 09 ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ. 7.5 Παραγωγή και παροχή υπηρεσιών Έλεγχος της διαδικασίας λειτουργίας και της παροχής υπηρεσιών Για την αποτελεσματικότερη και αποδοτική λειτουργία της εταιρείας έχει δημιουργηθεί μια πλήρης διαδικασία υλοποίησης έργου στην οποία περιγράφεται αναλυτικά ο τρόπος που λειτουργεί η εταιρεία από τη στιγμή της λήψης του έργου μέχρι τη διεκπεραίωση του σύμφωνα με τις εκάστοτε συμβατικές υποχρεώσεις. Επίσης η διοίκηση της εταιρείας ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ για να επιτύχει βελτίωση της αποτελεσματικότητας της παραγωγής και τη μέτρηση της, έχει εκπαιδεύσει κατάλληλα το

33 Έκδοση: 2 Σελίδα: 33/3 προσωπικό της και έχει δημιουργήσει την απαραίτητη υποδομή για τη μέτρηση της ικανοποίησης των πελατών μέσω της καταγραφής των παραπόνων και των ελλείψεων που παρουσιάζονται. Σχετικές Διαδικασίες Σ.Δ. QP 05 ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΙ ΠΟΡΟΙ-ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ QP 06 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΕΡΓΟΥ QP 07 ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ QP 10 ΕΛΕΓΧΟΙ & ΜΕΤΡΗΣΕΙΣ QP 17 ΥΓΕΙΑ & ΑΣΦΑΛΕΙΑ ΣΤΗΝ ΕΡΓΑΣΙΑ Επικύρωση διεργασιών παραγωγής και παροχής υπηρεσιών Η εταιρεία έχει προσδιορίσει πλήρως όλες τις διεργασίες παραγωγής της, η αποτελεσματικότητα των οποίων ελέγχεται και ανασκοπείται σε τακτική βάση όποτε αυτό είναι αναγκαίο. Τα αποτελέσματα των παραπάνω ελέγχων καταχωρούνται στα αντίστοιχα αρχεία ποιότητας του συστήματος ακολουθώντας την διαδικασία ελέγχου εγγράφων και αρχείων. Για τις ειδικές διεργασίες οι οποίες δεν μπορούν ενταχθούν σε περαιτέρω παρακολούθηση ή μέτρηση (π.χ. επαλήθευση τεχνικών εργασιών υπεργολάβου), η εταιρεία λαμβάνει όλα τα απαραίτητα προληπτικά μέτρα ελέγχου και μεθόδους, συμπεριλαμβανομένων των εξής: Καθορισμένων κριτηρίων ανασκόπησης και αποδοχής των σχετικών διεργασιών (π.χ. λήψη πιστοποιητικών, βεβαιώσεων εργασιών) Καταλληλότητας του εξοπλισμού και προσόντων του προσωπικού (π.χ. πιστοποιητικά καταλληλότητας/λειτουργίας, εσωτερικός έλεγχος έργου, εκπαίδευση προσωπικού) Χρήσης ειδικών μεθόδων και διαδικασιών (π.χ. εισαγωγή ως συμβατική απαίτηση) Απαιτήσεων για τήρηση αρχείων Μεθόδων επανεπικύρωσης Σχετικές Διαδικασίες Σ.Δ. QP 05 ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΙ ΠΟΡΟΙ-ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ QP 06 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΕΡΓΟΥ QP 07 ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ QP 09 ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ-ΣΥΝΕΡΓΑΤΩΝ

34 Έκδοση: 2 Σελίδα: 34/3 QP 10 ΕΛΕΓΧΟΙ & ΜΕΤΡΗΣΕΙΣ Απόδοση ταυτότητας και ιχνηλασιμότητας Για να εξασφαλιστεί η ταυτοποίηση και οι απαιτήσεις ιχνηλασιμότητας, κάθε έργο έχει έναν μοναδικό κωδικό αριθμό και όλα τα σχετικά με αυτό αρχεία τηρούνται σε ξεχωριστό αρχείο. Για κάθε υλοποιούμενο έργο τηρείται ξεχωριστός φάκελος (φάκελος έργου) ο οποίος περιέχει όλα τα στοιχεία επικοινωνίας (εισερχόμενη & εξερχόμενη αλληλογραφία) με δημόσιους φορείς, εξωτερικούς συνεργάτες, υπεργολάβους κ.α., καθώς και το σύνολο της τεκμηρίωσης που αφορά το έργο (π.χ. ΠΠΕ, ΣΑΥ-ΦΑΥ, έντυπα και αρχεία Συστήματος Διαχείρισης). Μετά την ολοκλήρωση του έργου ο φάκελος του αρχειοθετείται υπό την ευθύνη του ΥΔΣ στα γραφεία της εταιρείας Ιδιοκτησία του πελάτη Μ/Ε Διατήρηση του προϊόντος Για κάθε υλοποιούμενο έργο τηρείται ξεχωριστός φάκελος (φάκελος έργου) ο οποίος περιέχει όλα τα στοιχεία επικοινωνίας (εισερχόμενη & εξερχόμενη αλληλογραφία) με δημόσιους φορείς, εξωτερικούς συνεργάτες, υπεργολάβους κ.α., καθώς και το σύνολο της τεκμηρίωσης που αφορά το έργο (π.χ. ΠΠΕ, ΣΑΥ-ΦΑΥ, έντυπα και αρχεία Συστήματος Διαχείρισης). Μετά την ολοκλήρωση του έργου ο φάκελος του αρχειοθετείται υπό την ευθύνη του ΥΔΣ στα γραφεία της εταιρείας. 7.6 Έλεγχος των συσκευών παρακολούθησης και μέτρησης Η εταιρεία ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ έχει καθορίσει, σχεδιάσει και εφαρμόζει όλες τις απαιτούμενες ενέργειες που αφορούν τον έλεγχο του χρησιμοποιούμενου εξοπλισμού στα πλαίσια υλοποίησης του έργου. Όπως αναφέρεται και στη διαδικασία QP 10 ΕΛΕΓΧΟΙ ΚΑΙ ΜΕΤΡΗΣΕΙΣ, η εταιρεία διενεργεί περιοδικούς ελέγχους και εργασίες συντήρησης / διακρίβωσης του συνολικού εξοπλισμού της, τεκμηριώνοντας ταυτόχρονα τις παραπάνω ενέργειες στα αρχεία συντήρησης & διακρίβωσης του Συστήματος Διαχείρισης.

35 Έκδοση: 2 Σελίδα: 35/3 Για τον εξοπλισμό που παρέχεται από τους υπεργολάβους, η εταιρεία απαιτεί από αυτούς την χρήση κατάλληλα συντηρημένου / διακριβωμένου εξοπλισμού ως συμβατική υποχρέωση και ελέγχει παράλληλα τα αντίστοιχα αρχεία αυτών σε όλα τα στάδια υλοποίησης του έργου, μέσω των εσωτερικών ελέγχων έργου που διενεργεί. Σχετικές Διαδικασίες Σ.Δ. QP 07 ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ QP 09 ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ-ΣΥΝΕΡΓΑΤΩΝ QP 10 ΕΛΕΓΧΟΙ & ΜΕΤΡΗΣΕΙΣ 8. Μέτρηση, ανάλυση και βελτίωση 8.1 Γενικά Η εταιρεία ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ καθορίζει, σχεδιάζει και εφαρμόζει διεργασίες μετρήσεων, παρακολούθησης, ανάλυσης και βελτίωσης για να διασφαλίσει ότι το εφαρμοζόμενο Σύστημα Διαχείρισης και οι παρεχόμενες υπηρεσίες της εταιρείας πληρούν τις απαιτήσεις των πελατών και των ενδιαφερόμενων μερών, καλύπτουν όλες τις περιβαλλοντικές πτυχές και τις απαιτήσεις για την ΥΑΕ. Τα εργαλεία που εφαρμόζει η διοίκηση της εταιρείας για την παρακολούθηση της αποτελεσματικότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών και του Συστήματος Διαχείρισης ανήκουν στις παρακάτω κύριες κατηγορίες: Μέτρηση ικανοποίησης πελατών / πληρότητας έργων Υλοποίηση εσωτερικών επιθεωρήσεων και ελέγχων Παρακολούθηση διορθωτικών και προληπτικών ενεργειών Μέτρηση θεσπισμένων σκοπών και στόχων Έλεγχος προμηθευόμενων υλικών Έλεγχος προμηθευτών & υπεργολάβων Έλεγχος εξοπλισμού & μηχανημάτων 8.2 Παρακολούθηση και μέτρηση Ικανοποίηση του πελάτη

36 Έκδοση: 2 Σελίδα: 36/3 H εταιρεία ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ θεωρεί υποχρέωσή της την καταγραφή και τη διερεύνηση των παραπόνων που προκύπτουν σε σχέση με τα υλοποιούμενα έργα. Τα παράπονα αυτά καταγράφονται, διερευνώνται και γίνεται προσπάθεια αναίρεσης τους. Η εταιρεία ΓΑΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΠΕ θεωρεί αρκετά σημαντικό να γνωρίζει το βαθμό εκπλήρωσης των απαιτήσεων των πελατών της. Η παρακολούθηση λοιπόν του βαθμού ικανοποίησης των πελατών της εταιρείας γίνεται με τους παρακάτω τρόπους: 1. Την μέτρηση των καταγεγραμμένων παρατηρήσεων, ενστάσεων και ειδικών εντολών από τους αντίστοιχους δημόσιους φορείς σε όλα τα στάδια υλοποίησης του έργου. 2. Οποιοδήποτε μη συμμορφούμενο προϊόν/υπηρεσία ή παράπονο γίνει αντιληπτό, συμπληρώνεται το ΕΕ 12.1 ΔΕΛΤΙΟ ΜΗ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ & EE 10.3 ΕΝΤΥΠΟ ΠΑΡΑΠΟΝΩΝ αντίστοιχα, στο οποίο περιγράφεται το πρόβλημα που προέκυψε. Το έντυπο αρχειοθετείται στο Αρχείο Παραπόνων από τον ΥΔΣ και αποτελεί αντικείμενο προς συζήτηση και προβληματισμό ενώ εξετάζονται οι πιθανοί λόγοι που προέκυψε το παράπονο. Αναλυτική περιγραφή του τρόπου μέτρησης της ικανοποίησης του πελάτη γίνεται στη διαδικασία QP 10 ΕΛΕΓΧΟΙ & ΜΕΤΡΗΣΕΙΣ Σχετικές Διαδικασίες Σ.Δ. QP 02 ΣΚΟΠΟΙ & ΣΤΟΧΟΙ QP 10 ΕΛΕΓΧΟΙ & ΜΕΤΡΗΣΕΙΣ Εσωτερική επιθεώρηση Όλες οι ενέργειες του Συστήματος Διαχείρισης, εξετάζονται σε προγραμματισμένες τακτικές εσωτερικές επιθεωρήσεις, για να διαπιστώνεται κάθε φορά με τρόπο αντικειμενικό, η συμφωνία με τα όσα έχουν προσχεδιασθεί. Σύμφωνα με τη σχετική τεκμηριωμένη διαδικασία επιθεωρούνται όλα τα τμήματα τουλάχιστον μια φορά το χρόνο, εκτός αν άλλοι λόγοι επιβάλλουν συχνότερες επιθεωρήσεις. Οι επιθεωρήσεις διεξάγονται σε κάθε τμήμα από τον Υπεύθυνο Διαχείρισης Συστημάτων, όπως ορίζεται από τη σχετική διαδικασία και ο οποίος συντάσσει κάθε φορά αναφορά ευρημάτων. Τα αποτελέσματα ανακοινώνονται στους υπεύθυνους οι οποίοι αποφασίζουν για διορθωτικές ενέργειες, αν έχουν προκύψει μη συμμορφώσεις. Τα ευρήματα απασχολούν και τη διοίκηση κατά την ανασκόπηση του συστήματος.