ΕΘΝΙΚΗ ΣΧΟΛΗ ΗΜΟΣΙΑΣ ΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑ ΕΚΠΑΙ ΕΥΤΙΚΗ ΣΕΙΡΑ ΤΕΛΙΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ

Transcript

1 Ε ΕΘΝΙΚΗ ΣΧΟΛΗ ΗΜΟΣΙΑΣ ΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑ ΕΚΠΑΙ ΕΥΤΙΚΗ ΣΕΙΡΑ ΤΜΗΜΑ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΤΕΛΙΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ Θέµα: Χρήση εργαλείων Web 2.0 στη ηµόσια ιοίκηση: Η περίπτωση των ηλεκτρονικών προµηθειών. Επιβλέπων: Στασής Αντώνιος Σπουδαστής: Θεοχάρης Γεώργιος ΑΘΗΝΑ 2011

2 2 Ευχαριστίες Με την ολοκλήρωση της πτυχιακής µου εργασίας και κατ επέκταση της φοίτησής µου στην Εθνική Σχολή ηµόσιας ιοίκησης, θα ήθελα να ευχαριστήσω θερµά τον επιβλέποντα καθηγητή µου, κύριο Στασή Αντώνιο για την καθοδήγηση και βοήθεια που µου παρείχε σε όλο το διάστηµα της εκπόνησης της εργασίας µου. Επίσης θα ήθελα να ευχαριστήσω τους συναδέλφους Τρουλλινού Ελένη, Παπαδόπουλο Θοδωρή και Σούλη Κωνσταντίνο για την υποστήριξη και τις πολύτιµες συµβουλές τους και την αγαπητή µου φίλη Τριπολίτου Μαρία που δάνεισε τη φωνή της στα βίντεο που υποστηρίζουν την διαδικτυακή εφαρµογή της εργασίας. Αθήνα, Σεπτέµβριος 2011 Γιώργος Θεοχάρης

3 3 Περίληψη Καθηµερινά γινόµαστε αποδέκτες ειδήσεων σχετικών µε την κατασπατάληση δηµοσίου χρήµατος και την πολύπλοκη λειτουργία του κρατικού µηχανισµού. Ένας τοµέας που κατεξοχήν χαρακτηρίζεται από τέτοιες καταγγελίες είναι αυτός των δηµοσίων προµηθειών. Η δύσκολη οικονοµική συγκυρία για την χώρα µας, έχει καταστήσει αναγκαίο τον εκσυγχρονισµό του δηµοσίου τοµέα, µε όσο το δυνατόν µικρότερο κόστος. Επίσης έχει καταστεί αναγκαία η µείωση των δηµοσίων δαπανών και η εµφάνιση αναπτυξιακών ευκαιριών για τον ιδιωτικό τοµέα. Μία εφαρµογή δηµοσίων ηλεκτρονικών προµηθειών, αφενός απλουστεύει τη διαδικασία των δηµοσίων προµηθειών και επιτυγχάνει χαµηλότερες τιµές µέσω του αυξηµένου ανταγωνισµού. Αφετέρου, δίνει πρόσβαση σε πολλές µικροµεσαίες επιχειρήσεις στον τοµέα των δηµοσίων προµηθειών µειώνοντας το κόστος συµµετοχής και αυξάνει τον αριθµό των συµµετεχόντων, απλουστεύοντας τις διαδικασίες. Η ανάπτυξη του Web 2.0, επιτρέπει και ενθαρρύνει την υιοθέτηση απλών και οικονοµικών λύσεων από τη ηµόσια ιοίκηση. Μία τέτοια λύση είναι η προτεινόµενη εφαρµογή δηµοσίων προµηθειών. Μέσω απλών εργαλείων που έχουµε συνηθίσει να χρησιµοποιούµε στην καθηµερινότητά µας µε εντελώς διαφορετικό τρόπο, µε την εργασία αυτή προτείνουµε µία ηλεκτρονική εφαρµογή που φέρνει εις πέρας έναν διαγωνισµό δηµοσίου από τη φάση της έκδοσης της προκήρυξής, έως και την ανάθεση και την υπογραφή της σύµβασης µε βάση το ισχύον καθεστώς προµηθειών αλλά και µε µηδενικό κόστος σε επενδύσεις υποδοµών. Με τον τρόπο αυτό παρέχεται µία οικονοµική και εύχρηστη λύση για οποιονδήποτε δηµόσιο φορέα, ενώ ταυτόχρονα βελτιώνεται η διεθνής εικόνα και η κατάταξη της χώρας µας σε συγκριτικές µελέτες, όπου µέχρι τώρα, η Ελλάδα ήταν το µόνο κράτος- µέλος της ΕΕ που δεν λάµβανε καν βαθµολογία.

4 4 Λέξεις κλειδιά: δηµόσιες προµήθειες, διαγωνισµοί δηµοσίου, εργαλεία Web 2.0, εφαρµογή ηλεκτρονικών προµηθειών Abstract Every day we receive news related to the squandering of public money and the malfunctioning of the state. An area characterized by such accusations is that of public procurement. In such a difficult economic context for our country, it has become necessary to modernize the public sector, with as little cost as possible. It has also become necessary to reduce public expenditure and to create growth opportunities for the private sector. An application of electronic public procurement, both simplifies the process of public procurement and achieves lower prices through increased competition. It also gives access to many small and medium enterprises (SMEs) in public procurement by reducing fees and increasing the number of participants, by simplifying procedures. The development of Web 2.0, allows and encourages the adoption of simple and affordable solutions by the Public Administration. One such solution is the proposed implementation of public e-procurement. Through simple tools that we use in our everyday life for completely different purposes, an application that carries out a public tender from the stage of issuing of the call until the assignment and signing of the contract, has been implemented. Thus an economic and convenient solution for any public body is provided, while improving our country's international image and ranking in benchmarking measurement where until now, Greece was the only member state of the EU that has not even received score. Keywords: public procurement, public tenders, Web 2.0 tools, e-procurement application

5 5 Συντοµογραφίες ΕΕ ΕΠΠ ΚΕΠ ΤΠΕ PEPPOL SMEs TED VCD VoIP Ευρωπαϊκή Ένωση Ενιαίο Πρόγραµµα Προµηθειών Κέντρο Εξυπηρέτησης Πολιτών Τεχνολογίες Πληροφορίας και Επικοινωνιών Pan European Public Procurement OnLine Small and Medium Enterprises Tenders Electronic Daily Virtual Company Dossier Voice over IP

6 6 Πίνακας Περιεχοµένων Ευχαριστίες... 2 Περίληψη... 3 Abstract... 4 Συντοµογραφίες... 5 Πίνακας Περιεχοµένων ΕΙΣΑΓΩΓΗ Στόχος της Εργασίας Μεθοδολογία ΕΡΓΑΛΕΙΑ WEB Ψηφιακή Υπογραφή Timestamping Χρονοσήµανση Timemarker.org Twitter LinkedIn Facebook MailChimp Google Calendar Google docs Google Sites Google Cloud Connect... 34

7 Windows Live Mesh Box.net WeTransfer.com Εργαλεία αποθήκευσης και αναπαραγωγής ψηφιακών ταινιών Skype ΗΜΟΣΙΕΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ ΣΤΗΝ ΕΛΛΑ Α Είδη ιαγωνισµών ιαδικασίες Υλοποίησης ηµοσίων Προµηθειών ιαβούλευση ηµοσίευση Προθεσµίες Συµµετοχής Υποβολή Αιτήσεων Συµµετοχής και ικαιολογητικών Υποβολή Προσφορών Αποσφράγιση ικαιολογητικών και Τεχνικών Προσφορών Αποσφράγιση Οικονοµικών Προσφορών και Αξιολόγηση Προσφορών Κατακύρωση και Υπογραφή Σύµβασης Ενστάσεις ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΝΩΣΗ ΚΑΙ ΗΜΟΣΙΕΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ Πρόγραµµα PEPPOL European Benchmark Measurement ιαφάνεια ηµοσίων Προµηθειών ιαθεσιµότητα ιαδικασιών Ηλεκτρονικών Προµηθειών προ Ανάθεσης 61

8 ιαθεσιµότητα ιαδικασιών Ηλεκτρονικών Προµηθειών µετά την Ανάθεση ΣΕΝΑΡΙΟ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ Σύνταξη ιακήρυξης ιαβούλευση ηµοσίευση ιαγωνισµού Προθεσµίες Συµµετοχής Υποβολή Αιτήσεων Συµµετοχής και ικαιολογητικών Υποβολή Προσφορών Αποσφράγιση ικαιολογητικών και Τεχνικών Προσφορών Αποσφράγιση Οικονοµικών Προσφορών και Αξιολόγηση Προσφορών Κατακύρωση και Υπογραφή Σύµβασης Βοήθεια Ενστάσεις ΕΠΙΛΟΓΟΣ Συµπεράσµατα Εξέλιξη της Εργασίας ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι - Ιστοσελίδα ιαδικτυακής Εφαρµογής Ηλεκτρονικών Προµηθειών ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ - Οδηγός συµµετοχής στην εφαρµογή ηλεκτρονικών προµηθειών για ηµοσίους Υπαλλήλους

9 9 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙΙ - Οδηγός συµµετοχής στην εφαρµογή ηλεκτρονικών προµηθειών για Προµηθευτές ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙV - Ικανοποίηση απαιτήσεων Άρθρου 78 του Π.. 60/ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ V - Πρότυπα newsletters ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ VΙ Ενδεικτικά φύλλα αξιολόγησης προσφορών

10 10 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ 1.1. Στόχος της Εργασίας Σε µία ιδιαίτερα κρίσιµη περίοδο για την ελληνική και παγκόσµια οικονοµία, το ελληνικό κράτος καλείται να εξοικονοµήσει πόρους και να βρει λύσεις σε χρόνια δηµοσιονοµικά του προβλήµατά. Η χρήση των Τεχνολογιών της Πληροφορίας και Επικοινωνιών, µπορεί να αποτελέσει µία ιδιαίτερα αποδοτική λύση των προβληµάτων αυτών, καθώς όταν γίνει σωστή εφαρµογή των ΤΠΕ, το αποτέλεσµα είναι µία ιδιαίτερα επικερδής σχέση κόστους οφέλους. Ωστόσο η ελληνική οικονοµία και πιο συγκεκριµένα, η ελληνική ηµόσια ιοίκηση, δεν έχει ανάγκη µόνο από µεγαλόπνοες, µακροχρόνιες µεταρρυθµίσεις που υπόσχονται τον εκσυγχρονισµό της, αλλά και από απλές αλλά έξυπνες, οικονοµικές λύσεις που είναι άµεσα υλοποιήσιµες. Η ανάπτυξη του Web 2.0 ενθαρρύνει την εφαρµογή τέτοιων λύσεων και τη χρήση συνεργατικών εργαλείων που µπορούν να κάνουν την επικοινωνία και συνδιαλλαγή ανάµεσα σε κράτος και πολίτες ταχύτερη και λιγότερο κοστοβόρα. Ένα πεδίο το οποίο έχει µείνει στάσιµο τα τελευταία χρόνια σε επίπεδο εκσυγχρονισµού και διαθέτει πρόσφορο έδαφος για την ανάπτυξη απλών διαδικτυακών εφαρµογών είναι αυτό των δηµοσίων προµηθειών. Η ανάπτυξη µιας εφαρµογής ηλεκτρονικών δηµόσιων προµηθειών, θα ωφελούσε τόσο τη δηµόσια διοίκηση όσο και τους ιδιώτες που επιθυµούν να συµµετέχουν σε διαγωνισµούς προµηθειών δηµοσίου. Οι δηµόσιες υπηρεσίες τυποποιούν ηλεκτρονικά µία διαδικασία και έτσι µειώνουν τον φόρτο εργασίας τους, ενώ ταυτόχρονα κάνουν απλούστερη τη διαχείριση µιας πολύ σύνθετης διαδικασίας. Οι υποψήφιοι προµηθευτές µειώνουν σηµαντικά το κόστος συµµετοχής τους σε έναν διαγωνισµό, ενώ παράλληλα αποφεύγουν χρονοβόρες γραφειοκρατικές διαδικασίες. Αυτό και µόνο το γεγονός αποτελεί κίνητρο συµµετοχής στους διαγωνισµούς, που ως τελικό κερδισµένο βρίσκει εκ νέου το ίδιο το ηµόσιο, αφού επιτυγχάνει καλύτερες συµφωνίες λόγω του ανταγωνισµού.

11 11 Η χρήση των ΤΠΕ στον τοµέα των δηµοσίων προµηθειών, είναι κάτι που ενθαρρύνει και η ίδια η ΕΕ, καθώς αναγνωρίζει την σηµασία τους τόσο για τον δηµόσιο, όσο και για τον ιδιωτικό τοµέα. Είναι ενδεικτικό πως το συνολικό µέγεθος των δηµοσίων προµηθειών των κρατών-µελών αντιστοιχεί στο 16% του Ακαθάριστου Εγχώριου Προϊόντος της ΕΕ. Για τον λόγο αυτό, η ΕΕ προσπαθεί να παίξει και έναν συντονιστικό ρόλο στη συνεργασία και τη διαλειτουργικότητα µεταξύ των συστηµάτων ηλεκτρονικών προµηθειών των κρατών µελών. Σε κάποιες περιπτώσεις αυτό γίνεται δηµιουργώντας κάποια κοινά πρότυπα για όλους (Πρόγραµµα PEPPOL), ενώ σε κάποιες άλλες δηµιουργώντας βαθµολογίες και κατατάξεις που ορίζονται µέσα από την επίτευξη κάποιων ελάχιστων κριτηρίων (Benchmark Measurement). Οι παραπάνω συγκυρίες και απαιτήσεις, οδήγησαν στην εκπόνηση αυτής της εργασίας, που έχει ως στόχο την υλοποίηση ενός σεναρίου δηµόσιων ηλεκτρονικών προµηθειών µέσω της χρήσης ελεύθερων εργαλείων Web Μεθοδολογία Αντικείµενο της παρούσας εργασίας ήταν ο εντοπισµός εργαλείων Web 2.0 τα οποία θα µπορούσαν να χρησιµοποιηθούν από τη ηµόσια ιοίκηση και η ένταξή τους µέσα σε ένα σενάριο ηλεκτρονικών προµηθειών. Επιθυµητό αποτέλεσµα ήταν η πλήρης διεξαγωγή ενός διαγωνισµού προµηθειών δηµοσίου, µέσα από αυτά τα εργαλεία. Σε πρώτη φάση µελετήθηκε τι ισχύει σχετικά µε τις ηλεκτρονικές προµήθειες σε επίπεδο ΕΕ και συγκεκριµένα ποιες είναι οι απαιτήσεις και οι προτάσεις του προγράµµατος PEPPOL. Στη συνέχεια αποτυπώθηκαν τα κριτήρια σχετικά µε τις ηλεκτρονικές προµήθειες τα οποία εξετάζει και βαθµολογεί η Ευρωπαϊκή Επιτροπή στην ετήσια συγκριτική της µελέτη για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση. Η διαπίστωση σχετικά µε τη θέση της Ελλάδας ήταν πως ήταν το µοναδικό κράτος-µέλος το οποίο δεν έλαβε βαθµολογία, καθώς δεν έχει κάποιο σύστηµα ηλεκτρονικών προµηθειών. Επόµενο βήµα ήταν η καταγραφή διαδικτυακών εφαρµογών και εργαλείων Web 2.0, τα οποία µπορούν να υλοποιήσουν τις απαιτήσεις των κριτηρίων που θέτει η ΕΕ. Το κριτήριο που τέθηκε σχετικά µε τα εργαλεία που θα χρησιµοποιούνταν ήταν να είναι ελεύθερα, ώστε η εφαρµογή που θα προέκυπτε να είναι µηδενικού προϋπολογισµού.

12 12 Στη συνέχεια αποτυπώθηκε η υπάρχουσα κατάσταση µε τη συµβατική διεξαγωγή των διαγωνισµών προµηθειών του ηµοσίου και µελετήθηκε η υπάρχουσα νοµοθεσία σχετικά µε τις δηµόσιες προµήθειες και τις δυνατότητες ηλεκτρονικής συναλλαγής ανάµεσα στη ηµόσια ιοίκηση και τους πολίτες. Ζητούµενο από τα παραπάνω ήταν η ηλεκτρονική διεκπεραίωση του κάθε βήµατος ενός διαγωνισµού µε τη χρήση των εργαλείων που είχαν καταγραφεί παραπάνω. Στο τέλος κάθε βήµατος, έγινε συγκέντρωση των κειµένων που τεκµηριώνουν τη νοµιµότητα της διαδικασίας αλλά και αποτίµηση της βελτίωσης στη βαθµολόγηση της Ελλάδας, µε την υλοποίηση του συγκεκριµένου βήµατος. Τελευταίο βήµα στην εκπόνηση της εργασίας ήταν η δηµιουργία της ιστοσελίδας η οποία αποτελεί µια πρακτική εφαρµογή και υλοποίηση των όσων είχαν καταγραφεί σε θεωρητικό επίπεδο.

13 13 2. ΕΡΓΑΛΕΙΑ WEB 2.0 Ο όρος Web 2.0 1, χρησιµοποιείται για να περιγράψει τη νέα γενιά του Παγκόσµιου Ιστού η οποία βασίζεται στην όλο και µεγαλύτερη δυνατότητα των χρηστών του ιαδικτύου να µοιράζονται πληροφορίες και να συνεργάζονται online. Αυτή η νέα γενιά είναι µια δυναµική διαδικτυακή πλατφόρµα στην οποία µπορούν να αλληλεπιδρούν χρήστες χωρίς εξειδικευµένες γνώσεις σε θέµατα υπολογιστών και δικτύων. Το Web ξεπερνά τα όρια της περιορισµένης πλατφόρµας ενός υπολογιστή. Ο χρήστης µπορεί και δρα πλέον στον Παγκόσµιο Ιστό, όπως δρούσε µέχρι τώρα στον υπολογιστή του. Πρόκειται για έναν τρόπο σχεδίασης ιστοσελίδων που βασίζεται στη διάδραση µε τον χρήστη. Επιτρέπεται στον χρήστη να αλλάξει τόσο το περιβάλλον της σελίδας, όσο και να παρέµβει στο περιεχόµενό της. Χαρακτηριστικότερες εφαρµογές-εργαλεία Web 2.0 είναι τα κοινωνικά µέσα (social media), τα wikis και τα ιστολόγια (blogs). Τα κυριότερα εργαλεία τα οποία και θα χρησιµοποιηθούν στην εφαρµογή ηµόσιων Ηλεκτρονικών Προµηθειών είναι: 2.1. Ψηφιακή Υπογραφή Η ανάπτυξη του διαδικτύου 3, το ηλεκτρονικό εµπόριο και οι συναλλαγές µέσω ανοιχτών δικτύων κάνουν επιτακτική την ανάγκη ασφάλειας στις συναλλαγές. Ο χρήστης που συναλλάσσεται ηλεκτρονικά απαιτεί τα δεδοµένα (π.χ. ένα µήνυµα ή ένα κείµενο) που στέλνει να µην µπορούν να αποκαλυφθούν ή να διατεθούν σε µη εξουσιοδοτηµένα από αυτόν άτοµα (εµπιστευτικότητα). Τα δεδοµένα, δεν θα πρέπει να

14 14 είναι δυνατόν να αλλοιωθούν κατά την µετάδοσή τους. Ο παραλήπτης θα πρέπει να τα λάβει όπως ακριβώς ο αποστολέας τα έστειλε και να είναι σίγουρος ότι τα δεδοµένα που λαµβάνει είναι αυτά που ο αποστολέας έχει στείλει (ακεραιότητα). Επιπλέον, σε µία τέτοια συναλλαγή, είναι απαραίτητο ο παραλήπτης να είναι σίγουρος για την ταυτότητα του αποστολέα (αυθεντικότητα). ηλαδή, να γνωρίζει µε σιγουριά ότι το µήνυµα που λαµβάνει και φαίνεται να το υπογράφει ο Χ, είναι όντως από τον Χ και όχι από κάποιον που παριστάνει τον Χ. Τέλος, συµµετέχοντας σε µία ηλεκτρονική συναλλαγή (π.χ. ηλεκτρονικό εµπόριο) θα πρέπει να µην είναι δυνατόν τα εµπλεκόµενα µέρη να αρνηθούν εκ των υστέρων την συµµετοχή τους στη συναλλαγή αυτή (µη αποποίηση ευθύνης). ιάφοροι µηχανισµοί, τεχνικές και τεχνολογίες έχουν αναπτυχθεί αποσκοπώντας να διασφαλίσουν τις ιδιότητες αυτές σε µία ηλεκτρονική συναλλαγή. Ένας από αυτούς είναι οι ψηφιακές υπογραφές. Οι ψηφιακές υπογραφές χρησιµοποιούν την κρυπτογραφία δηµοσίου κλειδιού. Ο χρήστης διαθέτει δύο κλειδιά (το δηµόσιο και το ιδιωτικό) τα οποία έχουν κάποιο µαθηµατικό συσχετισµό. Η σχέση των κλειδιών είναι τέτοια όπου αν κάποιος γνωρίζει το ένα κλειδί, να είναι πρακτικά αδύνατον να υπολογίσει το άλλο. Το ένα κλειδί χρησιµοποιείται για τη δηµιουργία της υπογραφής και το άλλο για την επαλήθευσή της. Η χρήση της ηλεκτρονικής υπογραφής περιλαµβάνει δύο διαδικασίες: τη δηµιουργία της υπογραφής και την επαλήθευσή της: ηµιουργία i. Ο αποστολέας χρησιµοποιώντας κάποιον αλγόριθµο κατακερµατισµού δηµιουργεί τη σύνοψη του µηνύµατος που θέλει να στείλει. Ανεξάρτητα από το µέγεθος του µηνύµατος, αυτό που θα παραχθεί θα είναι µία συγκεκριµένου µήκους σειρά ψηφίων. ii. Με το ιδιωτικό του κλειδί, ο αποστολέας κρυπτογραφεί τη σύνοψη. Αυτό που παράγεται είναι η ψηφιακή υπογραφή. Η υπογραφή είναι ουσιαστικά µία σειρά ψηφίων συγκεκριµένου πλήθους.

15 15 iii. Η κρυπτογραφηµένη σύνοψη (ψηφιακή υπογραφή) προσαρτάται στο κείµενο και το µήνυµα µε τη ψηφιακή υπογραφή µεταδίδονται µέσω του δικτύου. Επαλήθευση i. Ο παραλήπτης αποσπά από το µήνυµα την ψηφιακή υπογραφή. ii. iii. iv. Εφαρµόζοντας στο µήνυµα που έλαβε τον ίδιο αλγόριθµο κατακερµατισµού, ο παραλήπτης δηµιουργεί τη σύνοψη του µηνύµατος. Στη συνέχεια, αποκρυπτογραφεί µε το δηµόσιο κλειδί του αποστολέα, την κρυπτογραφηµένη σύνοψη του µηνύµατος ( ψηφιακή υπογραφή). Συγκρίνονται οι δύο συνόψεις και αν βρεθούν ίδιες, αυτό σηµαίνει ότι το µήνυµα που έλαβε ο παραλήπτης είναι ακέραιο. Αν το µήνυµα έχει µεταβληθεί, η σύνοψη που θα παράγει ο παραλήπτης θα είναι διαφορετική από την σύνοψη που έχει κρυπτογραφηθεί. Με την λήψη ενός µηνύµατος µε ηλεκτρονική υπογραφή, ο παραλήπτης επαληθεύοντας την ηλεκτρονική υπογραφή βεβαιώνεται ότι το µήνυµα είναι ακέραιο. Αυτό όµως που δεν µπορεί να γνωρίζει ο παραλήπτης µε βεβαιότητα, είναι αν ο αποστολέας του µηνύµατος είναι όντως αυτός που ισχυρίζεται ότι είναι. Θεωρώντας ότι ο κάτοχος του ιδιωτικού κλειδιού είναι πράγµατι αυτός που ισχυρίζεται ότι είναι (και η µυστικότητα του ιδιωτικού κλειδιού δεν έχει παραβιαστεί) ο αποστολέας του µηνύµατος που υπέγραψε, δεν µπορεί να αρνηθεί το περιεχόµενο του µηνύµατος που έστειλε (µη αποποίηση). Κατά συνέπεια, απαιτείται να διασφαλιστεί ότι ο δικαιούχος του ιδιωτικού κλειδιού, και µόνον αυτός, δηµιούργησε την ηλεκτρονική υπογραφή και ότι το δηµόσιο κλειδί του αποστολέα που χρησιµοποιεί ο παραλήπτης για την επαλήθευση της υπογραφής είναι όντως του αποστολέα. Απαιτείται δηλαδή, η ύπαρξη ενός µηχανισµού τέτοιου, ώστε ο παραλήπτης να µπορεί να είναι σίγουρος για την ταυτότητα του προσώπου µε το δηµόσιο κλειδί. Ο µηχανισµός αυτός θα πρέπει να υλοποιείται από µία οντότητα που εµπνέει εµπιστοσύνη και που εγγυάται ότι σε ένα συγκεκριµένο πρόσωπο αντιστοιχεί το συγκεκριµένο δηµόσιο κλειδί.

16 16 Ο Πάροχος Υπηρεσιών Πιστοποίησης είναι η οντότητα που παρέχει την υπηρεσία εκείνη µε την οποία πιστοποιείται η σχέση ενός προσώπου µε το δηµόσιο κλειδί του. Ο τρόπος µε τον οποίο γίνεται αυτό, είναι µε την έκδοση ενός πιστοποιητικού (ένα ηλεκτρονικό αρχείο) στο οποίο ο Πάροχος Υπηρεσιών Πιστοποίησης πιστοποιεί την ταυτότητα του προσώπου και το δηµόσιο κλειδί του. Το ψηφιακό πιστοποιητικό, είναι στον ηλεκτρονικό κόσµο ότι είναι το διαβατήριο στο φυσικό κόσµο. Η συσχέτιση ενός δηµοσίου κλειδιού µε τον δικαιούχο του γίνεται µε χρήση της ψηφιακής υπογραφής του Παρόχου Υπηρεσιών Πιστοποίησης, όπου ο Πάροχος µε την ψηφιακή του υπογραφή, υπογράφει το πιστοποιητικό του δικαιούχου. Αν ένας χρήστης εµπιστεύεται έναν Πάροχο Υπηρεσιών Πιστοποίησης, εµπιστεύεται και το πιστοποιητικό που ο Πάροχος εκδίδει. Σε µερικές χώρες όπως τις ΗΠΑ και κάποιες χώρες της ΕΕ, οι ψηφιακές υπογραφές έχουν και νοµική υπόσταση. Οι ψηφιακές υπογραφές σε ψηφιακά έγγραφα είναι παρόµοιες µε τις αντίστοιχες χειρόγραφες υπογραφές σε έντυπα έγγραφα. Όταν οι ψηφιακές υπογραφές υλοποιούνται - εφαρµόζονται σωστά (µε χρήση ασφαλών κρυπτογραφικών αλγορίθµων), είναι πολύ δυσκολότερο να πλαστογραφηθούν σε σχέση µε τις αντίστοιχες χειρόγραφες. Επίσης το φυσικό πρόσωπο που υπογράφει ψηφιακά το έγγραφο δεν µπορεί να ισχυριστεί ότι δεν το υπόγραψε (όσο το ιδιωτικό κλειδί που χρησιµοποίησε δεν υποκλάπηκε). Πολλοί οργανισµοί υιοθετούν την χρήση των ψηφιακών υπογραφών ώστε να αποφεύγεται η αποστολή τυπωµένων εγγράφων (επικυρωµένα µε χρήση σφραγίδων και υπογραφών). Το Π.. 150/2000 που εναρµόνισε την Οδηγία 99/93/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συµβουλίου σχετικά µε το κοινοτικό πλαίσιο για ηλεκτρονικές υπογραφές, καθόρισε το πλαίσιο εκείνο µέσα στο οποίο µία ψηφιακή υπογραφή αναγνωρίζεται νοµικά ως ιδιόχειρη. Αυτό σηµαίνει ότι υπό συγκεκριµένες προϋποθέσεις, τα πρόσωπα που συµβάλλονται σε µία ηλεκτρονική συναλλαγή, και υπογράφουν ηλεκτρονικά, δεν µπορεί να την αρνηθούν. Σε µία εφαρµογή ηλεκτρονικών προµηθειών, κρίνεται απαραίτητο να είναι ψηφιακά υπογεγραµµένο κάθε έγγραφο που διακινείται. Αυτό ισχύει και για τα έγγραφα που εκδίδει ο δηµόσιος φορέας, ώστε να εξασφαλίζεται η αυθεντικότητα των εγγράφων, αλλά και για τα έγγραφα που αποστέλλουν οι υποψήφιοι προµηθευτές.

17 17 Καθώς τίθεται το θέµα της αξιοπιστίας των Παρόχων Υπηρεσιών Πιστοποίησης, θα πρέπει οι πιστοποιήσεις να προέρχονται από αναγνωρισµένους παρόχους. Στην ιδανική περίπτωση θα µπορούσαν οι ψηφιακές υπογραφές να παρέχονται από έναν κρατικό φορέα. Τη δεδοµένη στιγµή, αυτή τη δυνατότητα την έχει η Εθνική Πύλη ηµόσιας ιοίκησης Ermis 4 και θα µπορούσε να αποτελέσει έναν αξιόπιστο πάροχο ψηφιακών πιστοποιητικών για κάθε ενδιαφερόµενο υποψήφιο προµηθευτή. Εικόνα 1 Λήψη Ψηφιακού Πιστοποιητικού από Ermis 4

18 Timestamping Χρονοσήµανση Μία χρονοσφραγίδα είναι µία ακολουθία χαρακτήρων που δηλώνει την ακριβή ηµεροµηνία και τον χρόνο που συνέβη ένα γεγονός. Για την ακρίβεια, η χρονοσφραγίδα δηλώνει τη στιγµή που το γεγονός καταγράφηκε από κάποιον ηλεκτρονικό υπολογιστή και όχι την στιγµή που συνέβη το γεγονός καθαυτό. Σε ορισµένες περιπτώσεις µια χρονοσήµανση µπορεί να είναι απλά η αρίθµηση γεγονότων σε µία χρονική σειρά. Σε ένα σύστηµα αρχείων, µία χρονοσφραγίδα θα µπορούσε να αποδείξει την ακριβή ώρα δηµιουργίας, αποθήκευσης ή τροποποίησης ενός αρχείου. Χρονοσήµανση είναι η διαδικασία µε την οποία µπορούµε µε ακρίβεια και ασφάλεια να «σηµειώσουµε» την ώρα δηµιουργίας ή τροποποίησης ενός εγγράφου. Η έννοια της ασφάλειας στη συγκεκριµένη περίπτωση έγκειται στο να µην βρίσκεται σε θέση να αλλάξει αυτή τη σήµανση ούτε ο δηµιουργός του εγγράφου. Μια αξιόπιστη χρονοσφραγίδα είναι µία χρονοσφραγίδα που εκδίδεται από κάποιον αξιόπιστο τρίτο φορέα, που ενεργεί ως αρχή χρονοσήµανσης. Χρησιµοποιείται για να αποδείξει την ύπαρξη κάποιων δεδοµένων πριν από ένα ορισµένο σηµείο, χωρίς κάποιος να µπορεί να προ-χρονολογήσει το σηµείο αυτό. Η τεχνική δηµιουργίας χρονοσφραγίδας βασίζεται σε ψηφιακές υπογραφές και συναρτήσεις κατακερµατισµού (hash functions). ηµιουργείται µία σύνοψη από τα δεδοµένα. Η σύνοψη αυτή είναι ένα είδος δακτυλικών αποτυπωµάτων των αρχικών δεδοµένων, δηλαδή είναι µοναδική και διαφορετική για κάθε σύνολο δεδοµένων. Εάν µε κάποιον τρόπο αλλάξουν τα αρχικά δεδοµένα, τότε αυτό θα οδηγήσει και σε νέα σύνοψη. Η σύνοψη αποστέλλεται στην αρχή χρονοσήµανσης και αυτή ενσωµατώνει στη σύνοψη µία χρονοσφραγίδα και δηµιουργεί µια νέα σύνοψη. Η νέα αυτή σύνοψη υπογράφεται ψηφιακά µε το ιδιωτικό κλειδί της αρχής χρονοσήµανσης. Αυτή η ψηφιακά υπογεγραµµένη σύνοψη αποστέλλεται πίσω στον αιτούντα τη χρονοσήµανση και αποθηκεύεται µαζί µε τα αρχικά δεδοµένα. Σηµειώνεται πως η αρχή χρονοσήµανσης δεν µπορεί να εξάγει τα αρχικά δεδοµένα από τη σύνοψη, καθώς η συνάρτηση κατακερµατισµού που χρησιµοποιείται είναι µονόδροµη, γεγονός που κάνει τη µέθοδο ιδανική για διαχείριση εµπιστευτικών δεδοµένων.

19 19 Εικόνα 2 Ψηφιακή χρονοσήµανση εγγράφου µέσω Ermis 5 Στη συνέχεια, οποιοσδήποτε εµπιστεύεται την αρχή χρονοσήµανσης µπορεί να βεβαιωθεί ότι το έγγραφο δεν δηµιουργήθηκε ή τροποποιήθηκε µετά την ηµεροµηνία της χρονοσφραγίδας. Επιπλέον δεν µπορεί να αµφισβητηθεί το γεγονός πως ο αιτών την χρονοσφραγίδα είχε στην κατοχή του τα συγκεκριµένα δεδοµένα τη χρονική στιγµή που υποδηλώνει η σφραγίδα αυτή. Για να επαληθευτούν τα παραπάνω, αποστέλλονται στην αρχή χρονοσήµανσης τα αρχικά δεδοµένα και η χρονοσφραγίδα. Στη υπολογίζεται εκ νέου η σύνοψη των αρχικών δεδοµένων, ενσωµατώνεται σε αυτά η χρονοσφραγίδα και δηµιουργείται η νέα σύνοψη και συγκρίνεται µε τη σύνοψη που έχει αποστείλει ο αιτών. Εάν οι δύο συνόψεις είναι ίδιες, τότε σηµαίνει πως τα αρχικά δεδοµένα και ο χρόνος που δηλώνει η χρονοσφραγίδα δεν έχουν αλλοιωθεί. Από τα παραπάνω γίνεται κατανοητό πως η υπηρεσία χρονοσήµανσης µπορεί να θεωρηθεί αξιόπιστη, στον βαθµό που θεωρείται αξιόπιστη και η αρχή χρονοσήµανσης. 5

20 20 Εικόνα 3 Επαλήθευση ψηφιακής χρονοσήµανσης εγγράφου µέσω Ermis 6 Σε µία εφαρµογή ηλεκτρονικών προµηθειών, στην οποία παίζουν πολύ σηµαντικό ρόλο οι προθεσµίες και η τήρησή τους, θα πρέπει κάθε διακινούµενο έγγραφο και αρχείο να φέρει χρονοσήµανση. Ιδανικό σενάριο θα ήταν αυτό στο οποίο η αρχή χρονοσήµανσης θα είναι ένας δηµόσιος φορέας. Τον ρόλο αυτό µπορεί να παίξει η Εθνική Πύλη ηµόσιας ιοίκησης Ermis, η οποία µπορεί να παρέχει υπηρεσίες χρονοσήµανσης, αλλά και επιβεβαίωσης των χρονοσφραγίδων. 6

21 Timemarker.org Εναλλακτικά προτείνεται η χρήση χρονοσφραγίδων από κάποιον τρίτο πάροχο, όπως το ιαδικτυακό εργαλείο timemarker.org 7. Το εργαλείο αυτό δίνει στους χρήστες τη δυνατότητα να λάβουν χρονοσήµανση για όποιο αρχείο επιθυµούν. Ο χρήστης επιλέγει το αρχείο και η εφαρµογή παράγει ένα αρχείο που περιέχει τη χρονοσφραγίδα και είναι αναγνώσιµο από κάθε απλό κειµενογράφο. Εικόνα 4 Ψηφιακή χρονοσήµανση εγγράφου µέσω Timemarker.org 7

22 22 Προκειµένου να διασταυρωθεί η αυθεντικότητα της χρονοσφραγίδας, ο χρήστης µπορεί µέσα από την ίδια ιστοσελίδα, να επιλέξει το αρχείο που επιθυµεί να ελεγχθεί και λαµβάνει άµεσα τα στοιχεία της χρονοσήµανσης που έχει λάβει το συγκεκριµένο αρχείο. Εικόνα 5 Επαλήθευση ψηφιακής χρονοσήµανσης εγγράφου µέσω Timemarker.org

23 Twitter Το Twitter 8 είναι µία υπηρεσία κοινωνικής δικτύωσης και microblogging (µικροιστολογίου) που επιτρέπει στους χρήστες του να λαµβάνουν και να πραγµατοποιούν µικρές ανακοινώσεις αναρτήσεις µεγέθους έως εκατόν σαράντα (140) χαρακτήρων, γνωστές ως tweets (τιτιβίσµατα). Η επιλογή των εκατόν σαράντα χαρακτήρων έγινε για να υπάρχει συµβατότητα µε τα γραπτά µηνύµατα των κινητών τηλεφώνων (SMS). Βασική ιδέα του Twitter είναι πως προκειµένου κάποιος να ενηµερώνει ή να ενηµερώνεται, να εκφέρει την άποψή του ή να κάνει ανακοινώσεις, δεν χρειάζεται να διαθέτει και να συντηρεί δική του ιστοσελίδα ή δικό του ιστολόγιο (blog), αλλά µπορεί να το κάνει µε πολύ πιο απλό, εύκολο και γρήγορο τρόπο. Το Twitter δηµιουργήθηκε τον Μάρτιο του 2006 και ξεκίνησε την λειτουργία του τον Ιούλιο του ίδιου έτους. Αυξάνοντας συνεχώς τη δηµοτικότητά του, ξεπέρασε τα διακόσια εκατοµµύρια χρήστες το 2011 και υπολογίζεται πως παράγει περίπου 200 εκατοµµύρια tweets και 1,6 δισεκατοµµύρια ερωτήµατα αναζήτησης ηµερησίως. Για τον λόγο αυτό έχει χαρακτηριστεί ως το SMS του διαδικτύου. Οι χρήστες της υπηρεσίας µπορούν να εγγραφούν στα tweets άλλων χρηστών, ώστε να λαµβάνουν κάθε νέο µήνυµα. Οι χρήστες αυτοί είναι γνωστοί ως ακόλουθοι (followers). Τα tweets είναι από προεπιλογή της υπηρεσίας ορατά σε όλους, ωστόσο οι χρήστες µπορούν να επιλέξουν τα µηνύµατά τους να εµφανίζονται αυστηρά και µόνο στους ακόλουθούς τους. Οι αναρτήσεις µπορούν να γίνουν µέσω του ιστοτόπου του Twitter ( µέσω συµβατών συσκευών όπως έξυπνα κινητά τηλέφωνα ή µε τη χρήση SMS. 8

24 24 Η λειτουργία της εφαρµογής είναι πολύ απλή καθώς ο κάθε χρήστης στην κεντρική του σελίδα βλέπει το τελευταίο µήνυµα που έχει ανεβάσει ο ίδιος και ακολούθως τα µηνύµατα όσων ατόµων έχει επιλέξει να ακολουθεί, µε το τελευταίο χρονολογικά tweet να εµφανίζεται πρώτο. Μία από της λειτουργίες που έχει µεγάλη απήχηση στους χρήστες του tweeter είναι αυτή της αναδηµοσίευσης του σχολίου κάποιου άλλου χρήστη (retweet). Το Twitter εκτός από την προφανή χρήση για κοινωνική δικτύωση και ενηµέρωση, χρησιµοποιείται πλέον ευρέως και στους τοµείς της διαφήµισης, της βιοµηχανίας, των επιχειρήσεων, της πολιτικής, ενώ εσχάτως χρησιµοποιήθηκε και για την οργάνωση και το συντονισµό µαζικών κοινωνικών κινηµάτων. Εικόνα 6 Ανάρτηση προκήρυξης νέου διαγωνισµού στο Twitter Στη ηµόσια ιοίκηση και συγκεκριµένα στον τοµέα των Ηλεκτρονικών Προµηθειών, το Twitter θα µπορούσε να χρησιµοποιηθεί για την αναγγελία νέων διαγωνισµών και για την ενηµέρωση όσων ενδιαφέρονται για την εξέλιξη και την ολοκλήρωση τρεχόντων διαγωνισµών.

25 LinkedIn Το LinkedIn 9 είναι ένας ιστοχώρος κοινωνικής δικτύωσης που απευθύνεται κυρίως σε επαγγελµατίες. Τα εγγεγραµµένα µέλη του έχουν τη δυνατότητα να δηµιουργήσουν το προσωπικό τους προφίλ, να συνδεθούν µε άλλους χρήστες, να αναζητήσουν εργασία, αλλά και πελατολόγιο. Το LinkedIn θεωρείται σήµερα ο πιο επιτυχηµένος ιστοχώρος κοινωνικής δικτύωσης για επαγγελµατίες στον κόσµο, αριθµώντας περισσότερους από εκατόν είκοσι (120) εκατοµµύρια εγγεγραµµένους χρήστες και περισσότερες από δύο εκατοµµύρια καταχωρηµένες επιχειρήσεις. Βασική λειτουργία της εφαρµογής είναι το να δίνει τη δυνατότητα στους χρήστες να τηρούν µία λίστα µε στοιχεία επικοινωνίας ατόµων µε τα οποία έχουν κάποια σχέση, που ονοµάζεται Σύνδεσµος (Connection). Οι χρήστες µπορούν να προσκαλούν οποιονδήποτε επιθυµούν ώστε να συνδεθούν, είτε είναι χρήστης της εφαρµογής, είτε όχι. Η λίστα των συνδέσµων του κάθε χρήστη µπορεί να χρησιµοποιηθεί µε πολλούς τρόπους, οι σηµαντικότεροι εκ των οποίων είναι: ηµιουργείται ένα δίκτυο επαφών (contact network) που αποτελείται από τους άµεσους συνδέσµους, τους συνδέσµους του κάθε άµεσου συνδέσµου (σύνδεσµοι δευτέρου βαθµού) και τους συνδέσµους των συνδέσµων δευτέρου βαθµού (σύνδεσµοι τρίτου βαθµού). Με τον τρόπο αυτό µπορεί να δηµιουργηθεί µια νέα γνωριµία µέσω κάποιου κοινού συνδέσµου. Η δηµιουργία γνωριµιών µέσω κοινών συνδέσµων στοχεύει στη δηµιουργία εµπιστοσύνης ανάµεσα σε χρήστες που είναι άγνωστοι µεταξύ τους. 9

26 26 Μπορεί να χρησιµοποιηθεί για την εύρεση ατόµων ή ευκαιριών εργασίας που συστήνουν κάποια από τα µέλη του δικτύου επαφών. Οι εργοδότες µπορούν να δηµιουργήσουν µία λίστα κενών θέσεων εργασίας και υποψήφιων εργαζοµένων. Όσοι αναζητούν εργασία µπορούν να χρησιµοποιήσουν κάποιον σύνδεσµό τους ώστε να γίνει η γνωριµία µε κάποιον πιθανό εργοδότη. Οι χρήστες µπορούν να παρακολουθούν εταιρείες και να λαµβάνουν ενηµερώσεις για επαγγελµατικές ευκαιρίες. ίνεται τέλος η δυνατότητα στους χρήστες να αναζητούν πληροφορίες και στατιστικά για επιχειρήσεις στις οποίες θα µπορούσαν να απασχοληθούν στο µέλλον. Η υπηρεσία LinkedIn θα µπορούσε να χρησιµοποιηθεί από κάποιο δηµόσιο φορέα στα πλαίσια µιας εφαρµογής ηλεκτρονικών προµηθειών, τόσο για την ενηµέρωση πιθανών αναδόχων σχετικά µε επαγγελµατικές ευκαιρίες (διεξαγωγή διαγωνισµών), όσο και για τον εντοπισµό µελλοντικών αναδόχων και τη διερεύνηση του εταιρικού προφίλ τους.

27 Facebook Το Facebook 10 είναι η µεγαλύτερη εφαρµογή κοινωνικής δικτύωσης παγκοσµίως, αφού αριθµεί πάνω από επτακόσια πενήντα (750) εκατοµµύρια χρήστες. Οι χρήστες του Facebook δηµιουργούν ένα προσωπικό προφίλ στο οποίο συµπεριλαµβάνουν τις προσωπικές πληροφορίες που αυτοί επιθυµούν, προσθέτουν άλλους χρήστες ως φίλους τους και ανταλλάζουν µηνύµατα µαζί τους, πολλά από τα οποία είναι αυτοµατοποιηµένα και αφορούν διάφορες µεταβολές του προφίλ τους. Επιπλέον οι χρήστες µπορούν να γίνονται µέλη σε οµάδες κοινού ενδιαφέροντος. Η διάδραση µεταξύ των χρηστών µπορεί να γίνει µε πολλούς και διαφορετικούς τρόπους. ίνεται η δυνατότητα ανταλλαγής προσωπικών ή δηµόσιων µηνυµάτων, η δυνατότητα γραπτής συνοµιλίας σε πραγµατικό χρόνο (chat) και η ανταλλαγή απόψεων µέσω σελίδων που αντιστοιχούν σε θεµατικές οµάδες. Το Facebook έχει δεχθεί µεγάλη κριτική σε θέµατα που αφορούν την έκθεση προσωπικών δεδοµένων και για τον λόγο αυτό έχει δώσει µεγάλες δυνατότητες παραµετροποίησης στους χρήστες. Κάθε χρήστης µπορεί να ρυθµίσει ποια δεδοµένα είναι εµφανή και σε ποιες συγκεκριµένες οµάδες χρηστών. 10

28 28 Εικόνα 7 Αρχική σελίδα Εφαρµογής ηµοσίων Προµηθειών στο Facebook Μία δηµόσια υπηρεσία στα πλαίσια της διαδικασίας ηλεκτρονικών προµηθειών θα µπορούσε να χρησιµοποιήσει το Facebook ως ένα µέσο δηµοσίευσης νέων προσκλήσεων σε διαγωνισµούς και ενηµέρωσης για την διεξαγωγή µελλοντικών και την εξέλιξη τρεχόντων διαγωνισµών, µέσω αποστολής µαζικών ενηµερωτικών µηνυµάτων σε άτοµα και επιχειρήσεις που ενδιαφέρονται.

29 MailChimp Το MailChimp 11 είναι µια εφαρµογή µαζικής αποστολής και διαχείρισης µηνυµάτων ηλεκτρονικού ταχυδροµείου. ιατίθεται τόσο σε ελεύθερη έκδοση, όσο και εµπορική. Ωστόσο η ελεύθερη έκδοση µπορεί να ικανοποιήσει τις ανάγκες κάθε µικροµεσαίας επιχείρησης ή δηµόσιου φορέα. Η έκδοση αυτή υποστηρίζει έως δύο χιλιάδες (2000) εγγεγραµµένους αποδέκτες µηνυµάτων και συνολική αποστολή έως έξι χιλιάδων (6000) µηνυµάτων ηλεκτρονικού ταχυδροµείου τον µήνα. Η εµπορική έκδοση της εφαρµογής δεν διαθέτει κάποιον περιορισµό επαφών ή µηνυµάτων. Μέσω του MailChimp ο χρήστης µπορεί να διαχειριστεί λίστες ηλεκτρονικών µηνυµάτων και επαφών µε την προσθήκη ή διαγραφή µελών. Επίσης παρέχεται η δυνατότητα δηµιουργίας και αποθήκευσης πρότυπων µηνυµάτων και ο προγραµµατισµός αποστολής οµαδικών ενηµερωτικών µηνυµάτων. Τέλος η εφαρµογή παρέχει στατιστικά στοιχεία και αναφορές σχετικά µε τα µηνύµατα και τους παραλήπτες τους, για µελλοντικά περισσότερο στοχευµένες αποστολές µηνυµάτων. Ένας δηµόσιος φορέας στα πλαίσια µιας εφαρµογής ηλεκτρονικών προµηθειών, θα µπορούσε να χρησιµοποιήσει το MailChimp αρχικά για τη δηµιουργία µιας λίστας επαφών που ενδιαφέρονται να λαµβάνουν ενηµερωτικά newsletters και την αποστολή των µηνυµάτων αυτών. Θα µπορούσε όµως παράλληλα να αποτελέσει και ένα χρήσιµο εργαλείο για τη δηµιουργία και αποθήκευση πρότυπων µηνυµάτων που θα αφορούσαν την κάθε φάση ενός διαγωνισµού ξεχωριστά. 11

30 Google Calendar Το Google Calendar 12 είναι ένα δωρεάν διαδικτυακό εργαλείο της Google, το οποίο αποτελεί ένα εξελιγµένο ηλεκτρονικό ηµερολόγιο. Βασική προϋπόθεση για να το χρησιµοποιήσει κάποιος είναι να διαθέτει έναν λογαριασµό Google. Το Google Calendar είναι πολύ απλό στη λειτουργία του και δίνει τη δυνατότητα στον χρήστη να βλέπει προγραµµατισµένα γεγονότα, να προγραµµατίζει νέα και να τα µεταφέρει από ηµεροµηνία σε ηµεροµηνία. Επίσης δίνεται η δυνατότητα κοινοποίησης του ηµερολογίου σε άλλους χρήστες της εφαρµογής, µε διαφορετικά δικαιώµατα στον κάθε χρήστη. Για παράδειγµα µπορεί σε κάποιους χρήστες να επιτραπεί µόνο να βλέπουν τα προγραµµατισµένα γεγονότα, ενώ σε κάποιους άλλους να επιτραπεί και η τροποποίηση του ηµερολογίου. Εικόνα 8 Ενσωµάτωση ηµερολογίου Google Calendar σε Google Site Η εφαρµογή Google Calendar θα µπορούσε να φανεί χρήσιµη σε µια δηµόσια επιχείρηση στα πλαίσια των ηλεκτρονικών προµηθειών, τόσο όσο αφορά τον προγραµµατισµό κάποιων εσωτερικών διεργασιών (λ.χ. συναντήσεις επιτροπών), όσο 12

31 31 και στην ενηµέρωση των ενδιαφερόµενων προµηθευτών σχετικά µε τις προθεσµίες και τις ηµεροµηνίες ορόσηµο ενός διαγωνισµού Google docs Το Google docs 13 είναι µία ελεύθερη εφαρµογή από την Google, η οποία επιτρέπει στον χρήστη να δηµιουργήσει, να ανεβάσει και να επεξεργαστεί έγγραφα online, σε πραγµατικό χρόνο, ταυτόχρονα µε άλλους χρήστες, χωρίς να χρειάζεται να έχει εγκατεστηµένο στον υπολογιστή του κάποιο λογισµικό (λ.χ. Microsoft Word, Excel κλπ). Τα παραπάνω έγγραφα µπορεί να είναι αρχεία κειµένου (.doc,.docx), φύλλα εργασίας (.xls,.xlsx), παρουσιάσεις (.ppt,.pptx), αρχεία.pdf, συµπιεσµένα αρχεία (.zip,.rar) κ.α.. Τα αρχεία αυτά δεν αποθηκεύονται τοπικά, αλλά στο νέφος της Google, µε αποτέλεσµα να µην κινδυνεύει ο χρήστης να χάσει δεδοµένα λόγω βλάβης του υλικού του, ενώ ταυτόχρονα αποκτά πρόσβαση σε αυτά ανεξάρτητα από το µέρος που βρίσκεται και τον ηλεκτρονικό υπολογιστή που χειρίζεται. Εικόνα 9 Αναρτηµένα έγγραφα στο Google docs 13

32 32 Το Google docs δίνει τη δυνατότητα σε κάθε δηµιουργό ή ιδιοκτήτη ενός αρχείου να το µοιράζεται µε άλλους χρήστες, δίνοντας τους τον ρόλο που αυτός επιθυµεί. Μπορεί δηλαδή να επιτρέψει σε κάποιους να βλέπουν µόνο το έγγραφο, ενώ σε κάποιους άλλους να επιτρέψει να το βλέπουν και να το τροποποιούν. Οι αλλαγές που γίνονται αποθηκεύονται αυτόµατα, ενώ το Google docs κρατάει και ένα ιστορικό µε τις αλλαγές που πραγµατοποιούνται και τον χρήστη που προβαίνει σε αυτές. Το συνολικό µέγεθος των αρχείων που µπορεί να ανεβάσει κάποιος χρήστης είναι 1GB, το οποίο όµως µπορεί να αυξηθεί µε ένα µικρό αντίτιµο. Τέλος, οι χρήστες έχουν τη δυνατότητα να κατεβάζουν και να αποθηκεύουν στους υπολογιστές τους τα έγγραφα που είναι αποθηκευµένα στο Google docs. Η χρήση του Google docs µπορεί να συµπληρωθεί από το πρόσθετο εργαλείο Google Cloud Connect που παρουσιάζεται παρακάτω. Εικόνα 10 Ενσωµάτωση εγγράφου από Google docs σε Google site Το Google docs µπορεί να βρει εφαρµογή σε ένα σύστηµα ηλεκτρονικών προµηθειών σε πολλές διαδικασίες. Αρχικά ως συνεργατική πλατφόρµα µπορεί να χρησιµοποιηθεί για την συγγραφή της διακήρυξης. Στη συνέχεια µπορεί να χρησιµοποιηθεί για να παρέχει τα απαραίτητα για την συµµετοχή έγγραφα στους υποψήφιους ή ακόµα και για να αναρτηθεί εκεί η διακήρυξη του διαγωνισµού. Τέλος µπορεί να χρησιµοποιηθεί από τους υποψήφιους προµηθευτές για την αποστολή των προσφορών τους.

33 Google Sites To Google Sites 14 είναι ένα ελεύθερο εργαλείο δηµιουργίας ιστοσελίδων της Google, το οποίο εκτός από τη δηµιουργία της ιστοσελίδας, παρέχει και δωρεάν υπηρεσίες διακοµιστή (hosting). Για την δηµιουργία και λειτουργία µιας ιστοσελίδας µέσω του Google Sites δεν είναι απαραίτητη η κατοχή ενός domain name. Το Google Sites προσφέρει στους χρήστες του έτοιµα πρότυπα ιστοσελίδων, δυνατότητα δηµιουργίας νέων σελίδων, παραµετροποίησης της σελίδας, δηµιουργίας σελίδων ανακοινώσεων, υποβολής σχολίων και εισαγωγής πολυµέσων σε συνδυασµό µε άλλα εργαλεία της Google, όπως τα Google Docs, Google Calendar, Picasa, Google Maps κ.α.. Επίσης παρέχεται η δυνατότητα αποθήκευσης αρχείων αλλά και τήρησης στατιστικών στοιχείων µέσω του εργαλείου Google Analytics. Εικόνα 11 Αρχική σελίδα Google site εφαρµογής ηλεκτρονικών προµηθειών 14

34 34 Η εφαρµογή Google Sites µπορεί να χρησιµοποιηθεί στα πλαίσια ενός δηµόσιου φορέα για τη δηµιουργία µιας απλής ιστοσελίδας µέσω της οποίας θα λαµβάνουν χώρα οι περισσότερες ενέργειες στη διαδικασία ηλεκτρονικών προµηθειών. Στην ιστοσελίδα αυτή µπορούν να αναρτώνται πληροφορίες, έγγραφα και αρχεία απαραίτητα για τη συµµετοχή σε έναν διαγωνισµό Google Cloud Connect Η εφαρµογή Google docs, µπορεί έχει το πλεονέκτηµα πως προκειµένου να επεξεργαστεί ο χρήστης κάποιο έγγραφο δεν χρειάζεται να έχει εγκατεστηµένο το αντίστοιχο πρόγραµµα (πχ MS Word, MS Excel κλπ), όµως έχει το µειονέκτηµα πως δεν ενσωµατώνει πλήρως όλες τις δυνατότητες των παραπάνω προγραµµάτων. Αυτό έχει ως αποτέλεσµα τον περιορισµό των δυνατοτήτων των χρηστών. Η Google παρέχει ένα δωρεάν εργαλείο, ως πρόσθετο για τα MS Word, Excel και Powerpoint το οποίο έρχεται να συνδυάσει τις δυνατότητες των παραπάνω προγραµµάτων µε τις δυνατότητες διάδρασης του Google docs. Πρόκειται για το εργαλείο Google Cloud Connect 15, το οποίο µπορεί αυτοµατοποιηµένα να αποθηκεύει και να συγχρονίζει οποιοδήποτε αρχείο Word, Excel ή Powerpoint µε κάποιο αρχείο αποθηκευµένο στο Google docs. Φυσικά στην περίπτωση αυτή οι χρήστες πρέπει υποχρεωτικά να έχουν εγκατεστηµένη την αντίστοιχη εφαρµογή στον υπολογιστή τους, όµως τους δίνεται η δυνατότητα πλήρους αξιοποίησης των προγραµµάτων και παράλληλα η δυνατότητα ταυτόχρονης επεξεργασίας κάποιου αρχείου από πολλά άτοµα. Το αντίγραφο που βρίσκεται αποθηκευµένο στο Google Docs ενηµερώνεται αυτόµατα κάθε φορά που σώζονται κάποιες αλλαγές στο αποθηκευµένο τοπικά αρχείο. Σε περίπτωση που τη στιγµή των 15

35 35 αλλαγών δεν υπάρχει σύνδεση στο ιαδίκτυο, ο συγχρονισµός των εγγράφων θα πραγµατοποιηθεί την επόµενη φορά που θα βρεθεί ενεργή σύνδεση µε το Internet. Εκτός από τα παραπάνω, το Google Cloud Connect προσφέρει ένα αντίγραφο ασφαλείας (backup) προσβάσιµο ανά πάσα ώρα, προστασία των εγγράφων µέσω της εξουσιοδοτηµένης πρόσβασης στα αρχεία, αυξηµένες δυνατότητες συνεργασίας από απόσταση και άµεση ενηµέρωση µέσω ειδοποιήσεων κάθε φορά που κάποιος συνεργάτης πραγµατοποιεί αλλαγή σε ένα αρχείο. Η χρήση του Google Cloud Connect από έναν δηµόσιο φορέα στα πλαίσια µιας εφαρµογής ηλεκτρονικών προµηθειών θα µπορούσε να γίνει συµπληρωµατικά µε αυτήν του Google docs Windows Live Mesh Αντίστοιχο εργαλείο µε το Google Cloud Connect είναι το Windows Live Mesh 16 που παρέχεται ελεύθερα από τη Microsoft. Το Windows Live Mesh είναι ένα εργαλείο συγχρονισµού αρχείων, που επιτρέπει σε αρχεία ή φακέλους αρχείων που βρίσκονται αποθηκευµένοι σε διαφορετικούς υπολογιστές να παραµένουν συγχρονισµένοι µεταξύ τους. Κάθε αλλαγή που πραγµατοποιείται σε ένα συγχρονισµένο φάκελο ή αρχείο, αυτοµάτως γίνεται και στο αντίστοιχο αρχείο ή φάκελο του άλλου υπολογιστή, µε την προϋπόθεση πως είναι και οι δύο συνδεδεµένοι στο διαδίκτυο. Σε διαφορετική περίπτωση ο συγχρονισµός πραγµατοποιείται την επόµενη φορά που θα συνδεθούν οι δύο υπολογιστές στο ιαδίκτυο. 16

36 36 Η διαφορά του Windows Live Mesh µε το Google Cloud Connect είναι πως το πρώτο δεν αφορά µόνο συγχρονισµό αρχείων Word, Excel και Powerpoint, αλλά κάθε είδους αρχείου και πως για να πραγµατοποιηθεί ο συγχρονισµός δεν παρεµβάλλεται κάποιο άλλο εργαλείο (Google docs). To Windows Live Mesh παρέχει τη δυνατότητα συγχρονισµού µέχρι διακοσίων (200) φακέλων, µε εκατό (100) χιλιάδες αρχεία ο καθένας, µεγέθους σαράντα (40) GB το κάθε αρχείο. Ταυτόχρονα αποτελεί και µία πολύ αξιόπιστη λύση αποµακρυσµένης πρόσβασης στα αρχεία ενός υπολογιστή. Ένας δηµόσιος φορέας στα πλαίσια µια εφαρµογής ηλεκτρονικών προµηθειών θα µπορούσε να χρησιµοποιήσει το Windows Live Mesh κυρίως για την δηµιουργία και σύνθεση εσωτερικών εγγράφων που απαιτούν συνεργασία, όπως η διακήρυξη, οι πίνακες τεχνικών προδιαγραφών κ.α Box.net Το Box.net 17 είναι αντίστοιχη εφαρµογή µε το Google Cloud Connect και το Windows Live Mesh. Πρόκειται για µια συνεργατική εφαρµογή που επιτρέπει στον χρήστη να αποθηκεύει αρχεία οποιουδήποτε τύπου σε ένα νέφος και να έχει πρόσβαση σε αυτά από οποιονδήποτε υπολογιστή. To Box.net, συνδυάζει τη δυνατότητα που παρέχει το Google Docs για προβολή κάποιου αρχείου απευθείας από τον browser χωρίς την παρεµβολή κάποιου άλλου προγράµµατος µε τη δυνατότητα συγχρονισµού φακέλων διαφορετικών χρηστών, µε τον ίδιο τρόπο που περιγράφεται στην εφαρµογή Windows Live Mesh. Η ελεύθερη έκδοση του Box.net παρέχει αποθηκευτικό χώρο έως 50 GB για αρχεία µεγέθους έως 1 GB. 17

37 37 Ένας δηµόσιος φορέας στα πλαίσια µια εφαρµογής ηλεκτρονικών προµηθειών θα µπορούσε να χρησιµοποιήσει το Box.net κυρίως για την δηµιουργία και σύνθεση εσωτερικών εγγράφων που απαιτούν συνεργασία, όπως η διακήρυξη, οι πίνακες τεχνικών προδιαγραφών κ.α WeTransfer.com Το WeTransfer.com 18, είναι µία δωρεάν διαδικτυακή εφαρµογή µεταφοράς και αποστολής αρχείων. Η χρήση της υπηρεσίας γίνεται απευθείας από τον browser του χρήστη, χωρίς να απαιτείται η εγκατάσταση πρόσθετου λογισµικού και χωρίς να χρειάζεται ο χρήστης να εγγραφεί στην υπηρεσία. Εικόνα 12 Φόρµα αποστολής αρχείου µε WeTransfer 18

38 38 Η εφαρµογή υποστηρίζει τη µεταφορά αρχείων οποιουδήποτε τύπου και µεγέθους έως 2 GB. Για να γίνει η µεταφορά, ο χρήστης ανεβάζει τα αρχεία που επιθυµεί στο νέφος της εφαρµογής και στη συνέχεια εισάγει το του και τα s των παραληπτών. Μόλις ολοκληρωθεί το ανέβασµα του αρχείου, αποστέλλεται αυτόµατα ένα µήνυµα ηλεκτρονικού ταχυδροµείου στους παραλήπτες, το οποίο περιέχει τον σύνδεσµο από όπου µπορούν να κατεβάσουν τα αρχεία. Μόλις κάποιος παραλήπτης ολοκληρώσει τη λήψη των αρχείων, ο αποστολέας λαµβάνει µήνυµα επιβεβαίωσης. Ένας δηµόσιος φορέας στα πλαίσια µια εφαρµογής ηλεκτρονικών προµηθειών θα µπορούσε να χρησιµοποιήσει το WeTransfer.com για την παραλαβή των προσφορών από τους υποψήφιους αναδόχους, καθώς το µέγεθός τους ενδέχεται να είναι τέτοιο που κάνει αδύνατη την επισύναψή τους σε ένα µήνυµα ηλεκτρονικού ταχυδροµείου.

39 Εργαλεία αποθήκευσης και αναπαραγωγής ψηφιακών ταινιών Τα τελευταία χρόνια υπάρχει µία σειρά εφαρµογών στο διαδίκτυο, οι οποίες επιτρέπουν στους χρήστες να ανεβάζουν στο ιαδίκτυο ψηφιακές ταινίες που διαθέτουν οι ίδιοι αποθηκευµένες στους υπολογιστές τους, δίνοντας τη δυνατότητα σε άλλους χρήστες να τις παρακολουθήσουν χωρίς να χρειάζεται να τις αποθηκεύουν τοπικά και χωρίς να χρειάζονται κάποιο ιδιαίτερο λογισµικό πέρα από ένα Flash Player plug-in που διαθέτει κάθε σύγχρονος φυλλοµετρητής ιστού. Οι γνωστότερες είναι το Youtube 19, το Dailymotion 20, το Vimeo 21 και το Blip.tv 22. Εκτός όµως από τους χρήστες που επιθυµούν να προβάλουν κάτι, οι εφαρµογές αυτές εξυπηρετούν και όσους χρήστες επιθυµούν να αναζητήσουν κάποια ψηφιακή ταινία. Η δυνατότητα αυτή δίνεται µέσω ετικετών (tags) που εισάγουν οι δηµιουργοί των ψηφιακών ταινιών κατά το ανέβασµά τους στον διαδικτυακό τόπο της εφαρµογής. Οι ετικέτες αυτές παρέχουν µία σύντοµη περιγραφή της ταινίας, του θέµατος ή του δηµιουργού χρησιµοποιώντας λέξεις κλειδιά

40 40 Μία άλλη δυνατότητα που παρέχουν οι συγκεκριµένες εφαρµογές είναι η δηµιουργία προσωπικού καναλιού του κάθε χρήστη και η δυνατότητα εγγραφής και παρακολούθησης συγκεκριµένων καναλιών. Με τον τρόπο αυτό οι µεν δηµιουργοί, οργανώνουν και προβάλουν τις ταινίες τους από συγκεκριµένη τοποθεσία, ενώ οι δε ενδιαφερόµενοι, µπορούν να εντοπίσουν συγκεντρωµένο το υλικό που τους ενδιαφέρει σε συγκεκριµένα κανάλια. Εικόνα 13 Κανάλι Εφαρµογής ηµοσίων Προµηθειών στο Youtube Οι ψηφιακές ταινίες που προβάλλονται µέσω των παραπάνω εφαρµογών σε κάποιες περιπτώσεις είναι άµεσα διαθέσιµες για κατέβασµα και αποθήκευση στον υπολογιστή του χρήστη που το επιθυµεί, ενώ σε κάποιες άλλες περιπτώσεις απαιτείται η χρήση ενός πρόσθετου ελεύθερου λογισµικού. Επίσης οι παραπάνω εφαρµογές παρέχουν ελεύθερα των κώδικα ενσωµάτωσης των ταινιών σε κάποια άλλη ιστοσελίδα, ώστε να είναι δυνατή η προβολή τους και από σελίδες εκτός της εφαρµογής.

41 41 Εικόνα 14 Ενσωµάτωση video από Youtube στην ιστοσελίδα ηλεκτρονικών προµηθειών Ένας δηµόσιος φορέας στα πλαίσια µιας εφαρµογής ηλεκτρονικών προµηθειών θα µπορούσε να χρησιµοποιήσει τις παραπάνω εφαρµογές για την παροχή οδηγιών συµµετοχής σε έναν διαγωνισµό. Μπορεί ο φορέας να δηµιουργήσει µία ψηφιακή ταινία-οδηγό για την κάθε φάση διεξαγωγής του διαγωνισµού, στην οποία να παρουσιάζεται µία υποθετική συµµετοχή ως παράδειγµα. Οι ψηφιακές ταινίες θα µπορούσαν να αποθηκευτούν στο κανάλι του φορέα και από εκεί θα ήταν προσβάσιµες σε κάθε ενδιαφερόµενο. Ταυτόχρονα θα µπορούσε να εκµεταλλευτεί ο κάθε φορέας τη δυνατότητα που του δίνεται για ενσωµάτωση των ταινιών στην ιστοσελίδα του και να τις προβάλλει και από εκεί.

42 Skype Το Skype 23 είναι η δηµοφιλέστερη εφαρµογή VoIP αυτή τη στιγµή στον κόσµο, µε περισσότερους από εξακόσια εξήντα (660) εκατοµµύρια χρήστες. Το Skype προσφέρει υπηρεσίες φωνητικής κλήσης, συνοµιλίας µέσω γραπτών µηνυµάτων (chat), τηλεφωνικών κλήσεων σε οποιοδήποτε δίκτυο σταθερής ή κινητής τηλεφωνίας µε χαµηλές χρεώσεις, αποστολής SMS, αποστολής αρχείων και πραγµατοποίησης βιντεοκλήσεων και τηλεδιασκέψεων µε τη χρήση κάµερας. Εικόνα 15 Παράδειγµα τηλεδιάσκεψης µε χρήση Skype 23

43 43 Κάθε εγγεγραµµένος χρήστης χαρακτηρίζεται από ένα µοναδικό όνοµα και µπορεί να αναζητεί και να προσθέτει επαφές στη λίστα επαφών του. Στη συνέχεια µπορεί να επικοινωνεί µε τις επαφές του µε όποιον από τους τρόπους που αναφέρθηκαν παραπάνω επιθυµεί. Ένας δηµόσιος φορέας µπορεί να χρησιµοποιήσει το Skype στο πλαίσιο µιας εφαρµογής ηλεκτρονικών προµηθειών για την επικοινωνία των µελών του κατά την προετοιµασία του διαγωνισµού. Επίσης µπορεί να χρησιµοποιηθεί στα πλαίσια κάποιων τηλεδιασκέψεων που θα πραγµατοποιούν τα µέλη των επιτροπών, αλλά και για την επικοινωνία µε υποψήφιους αναδόχους για την παροχή διευκρινήσεων ή την ανταλλαγή απόψεων.

44 44 3. ΗΜΟΣΙΕΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ ΣΤΗΝ ΕΛΛΑ Α ηµόσιες προµήθειες είναι οι αγορές που πραγµατοποιούν οι διάφορες ηµόσιες Υπηρεσίες. Οι αγορές αυτές µπορεί να αφορούν αγαθά ή υπηρεσίες και πραγµατοποιούνται µέσα από συγκεκριµένη διαδικασία. Η διαδικασία αυτή είναι ο διαγωνισµός, κατά τον οποίο η ηµόσια Υπηρεσία απευθύνει πρόσκληση συµµετοχής, οι υποψήφιοι προµηθευτές του δηµοσίου υποβάλλουν τις προσφορές τους και µέσα από προκαθορισµένα κριτήρια, επιλέγεται ο τελικός προµηθευτής. Ο διαγωνισµός ολοκληρώνεται µε την υπογραφή της σύµβασης, στην οποία αναφέρονται αναλυτικά οι όροι της συµφωνίας Είδη ιαγωνισµών Τα βασικά είδη συµβάσεων δηµοσίων προµηθειών είναι: Ανοικτός ιαγωνισµός: Πρόκειται για την περισσότερο διαδεδοµένη διαδικασία στη χώρα µας. Με τη διαδικασία αυτή εξασφαλίζεται η µεγαλύτερη δυνατή συµµετοχή υποψηφίων αναδόχων, αφού προϋποθέτει την δηµοσίευση της πλήρους διακήρυξης και επιτρέπει σε κάθε ενδιαφερόµενο την υποβολή προσφοράς. Κλειστός ιαγωνισµός: Ο αναθέτων φορέας δηµοσιεύει πρόσκληση ενδιαφέροντος και οι ενδιαφερόµενοι υποβάλλουν αιτήσεις συµµετοχής µαζί µε έναν φάκελο που περιγράφει τις δυνατότητες και το προφίλ της εταιρείας. Όσοι επιλεγούν, λαµβάνουν γνώση της πλήρους διακήρυξης και καλούνται να υποβάλουν Τεχνική και Οικονοµική Προσφορά. ιαδικασία µε διαπραγµάτευση: Σε εξαιρετικές περιπτώσεις (λ.χ. επείγουσες ανάγκες, εξοπλισµός έρευνας, συµπληρωµατικές προµήθειες από ήδη επιλεγµένο ανάδοχο, αποτυχία προηγούµενου διαγωνισµού κ.α.) επιτρέπεται στους αναθέτοντες φορείς η 24 Φρατζέσκος Α., «ιαδικασίες ανάθεσης συµβάσεων δηµοσίων έργων, υπηρεσιών και προµηθειών»

45 45 απευθείας διαπραγµάτευση µε τους υποψηφίους της επιλογής τους, µε ή χωρίς προηγούµενη δηµοσίευση προκήρυξης. Στις διαπραγµατεύσεις χωρίς δηµοσίευση οφείλουν να προσκληθούν τουλάχιστον τρεις (3) υποψήφιοι. Πρόχειρος ή Συνοπτικός ιαγωνισµός: Προβλέπεται µόνο για προµήθειες χαµηλού κόστους µέχρι ενός ορίου ( ). Ο συνοπτικός διαγωνισµός δεν προϋποθέτει δηµοσίευση και διενεργείται από τριµελή επιτροπή µε υποβολή έγγραφων προσφορών. Κατά τον συνοπτικό διαγωνισµό καλούνται να καταθέσουν προσφορές τουλάχιστον τρεις (3) υποψήφιοι ιαδικασίες Υλοποίησης ηµοσίων Προµηθειών Σύµφωνα µε την υφιστάµενη κατάσταση, ένας διαγωνισµός περιλαµβάνει τα παρακάτω στάδια: ιαβούλευση Κάθε φορέας, πριν τη δηµοσίευση της διακήρυξης, µπορεί να υποβάλλει το κείµενο της διακήρυξης σε δηµόσια διαβούλευση. Η δηµόσια διαβούλευση λαµβάνει χώρα προκειµένου να εντοπιστούν τυχόν λάθη στην κατάρτιση της διακήρυξης αλλά και προκειµένου να ελαχιστοποιηθούν οι ενστάσεις κατά τη διενέργεια του διαγωνισµού. Η συγκεκριµένη διαδικασία µπορεί να λάβει χώρα κατά το στάδιο της θεώρησης των τεχνικών προδιαγραφών από την Τεχνική ιεύθυνση, ενώ η διαβούλευση για τους όρους της διακήρυξης γίνεται από την αρµόδια ιεύθυνση Προµηθειών. ιαβούλευση µπορεί να διεξαχθεί και µεταξύ της αναθέτουσας αρχής και του προµηθευτή αναφορικά µε όρους της σύµβασης που πρόκειται να συναφθεί (τιµή, ποσότητα κλπ). Σύµφωνα µε τις τροποποιήσεις που έχουν προταθεί για το Π.. 118/2007 και οι οποίες δόθηκαν σε δηµόσια διαβούλευση, σκοπός του Υπουργείου Ανάπτυξης,

46 46 Ανταγωνιστικότητας και Ναυτιλίας είναι η θεσµοθέτηση υποχρεωτικής διαβούλευσης των τεχνικών προδιαγραφών, των κριτηρίων αξιολόγησης και των συντελεστών βαρύτητας πριν από την οριστική έκδοση της διακήρυξης ηµοσίευση Οι κανόνες δηµοσιότητας ενός διαγωνισµού προσδιορίζονται από το άρθρο 4 του Π.. 118/2007. Αρχικά κάθε χρόνο δηµοσιεύεται το Ετήσιο Ενιαίο Πρόγραµµα Προµηθειών (ΕΠΠ) στο οποίο περιλαµβάνονται όλοι οι διαγωνισµοί που έχουν χαρακτηρισθεί ως προµήθειες. Το ΕΠΠ δίνει τη δυνατότητα στους προµηθευτές-υποψήφιους αναδόχους να σχηµατίσουν µια εικόνα των κρατικών αναγκών και να κάνουν έγκαιρα τον προγραµµατισµό ικανοποίησης αυτών των αναγκών. Το ΕΠΠ δηµοσιεύεται στον ηµερήσιο ελληνικό οικονοµικό τύπο αλλά και στην Επίσηµη Εφηµερίδα της ΕΕ και στη βάση δεδοµένων TED (το καθηµερινό ηλεκτρονικό δελτίο υποβολής προσφορών που αποτελεί την ηλεκτρονική έκδοση του «Συµπληρώµατος στην Επίσηµη Εφηµερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης» και αφορά τις ευρωπαϊκές προκηρύξεις δηµοσίων συµβάσεων). Οι διαγωνισµοί που έχουν χαρακτηρισθεί ως υπηρεσίες δεν εντάσσονται στο ΕΠΠ, αλλά για τη δηµοσίευσή τους µεριµνά ο φορέας που διενεργεί το διαγωνισµό και ισχύουν οι παρακάτω κανόνες που ορίζει το Π.. 118/2007: Αποστέλλεται και δηµοσιεύεται η προκήρυξη (περίληψη των ουσιωδών στοιχείων της διακήρυξης) στο Τεύχος ιακηρύξεων ηµοσίων Συµβάσεων, καθώς και σε δύο (2) τουλάχιστον ηµερήσιες οικονοµικές εφηµερίδες ευρείας κυκλοφορίας και σε τοπική εφηµερίδα, εφόσον ο διαγωνισµός προκηρύσσεται από περιφερειακή Υπηρεσία. Αναρτάται η προκήρυξη σε εµφανές µέρος της Υπηρεσίας που διενεργεί τον διαγωνισµό. Αποστέλλεται η διακήρυξη στα Επιµελητήρια και στον Ελληνικό Οργανισµό Μικροµεσαίων Μεταποιητικών Επιχειρήσεων και Χειροτεχνίας (Ε.Ο.Μ.Μ.Ε.Χ.).

47 47 Σε περίπτωση κλειστού διαγωνισµού, διατίθεται η προκήρυξη στους ενδιαφερόµενους. ηµοσιεύεται περίληψη του διαγωνισµού στην Επίσηµη Εφηµερίδα της Ε.Ε., καθώς και στην κοινοτική βάση δεδοµένων TED. Οι σχετικές ανακοινώσεις συντάσσονται σύµφωνα µε τις υποδείξεις και τα παραρτήµατα της Κοινοτικής Οδηγίας 2004/18 και χρησιµοποιώντας τα τυποποιηµένα έντυπα του Κανονισµού 1564/2005. Επισηµαίνεται πως η δηµοσίευση της προκήρυξης στον ελληνικό τύπο δεν γίνεται πριν από την ηµεροµηνία αποστολής της στην Υπηρεσία Επίσηµων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, η οποία πρέπει να αναφέρει και την ηµεροµηνία αυτή και δεν µπορεί να περιέχει πληροφορίες διάφορες από τις δηµοσιευµένες στην Επίσηµη Εφηµερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων Προθεσµίες Συµµετοχής Προκειµένου να εξασφαλιστεί ο µεγαλύτερος δυνατός αριθµός υποψηφίων αναδόχων και η µέγιστος βαθµός διαφάνειας, τηρούνται κάποιες προθεσµίες από την ηµέρα δηµοσίευσης της διακήρυξης µέχρι την ηµέρα υποβολής των προσφορών, ώστε να προλάβουν οι υποψήφιοι να ετοιµάσουν τις προσφορές τους. Οι προβλεπόµενες προθεσµίες είναι: Ανοικτοί διαγωνισµοί: Η προθεσµία για τη διενέργεια του διαγωνισµού δεν µπορεί να είναι µικρότερη των πενήντα δύο (52) ηµερών από την ηµεροµηνία αποστολής της προκήρυξης στην Υπηρεσία Επισήµων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων ή των τριάντα (30) ηµερών από την ηµεροµηνία δηµοσίευσης της προκήρυξης στο Τεύχος ιακηρύξεων ηµοσίων Συµβάσεων και στον ελληνικό τύπο, όταν δεν απαιτείται δηµοσίευση στην Επίσηµη Εφηµερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων. Σε περίπτωση επείγοντος, η προθεσµία των τριάντα (30) ηµερών επιτρέπεται να συντµηθεί σε δεκαπέντε (15) το λιγότερο ηµέρες µε αιτιολογηµένη απόφαση της αρµόδιας Υπηρεσίας.

48 48 Κλειστοί διαγωνισµοί: Η προθεσµία για την υποβολή των αιτήσεων συµµετοχής σε κλειστό διαγωνισµό δεν πρέπει να είναι µικρότερη των τριάντα επτά (37) ηµερών από την ηµεροµηνία αποστολής της προκήρυξης στην Υπηρεσία Επισήµων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων για δηµοσίευση ή των είκοσι (20) ηµερών από την ηµεροµηνία δηµοσίευσής της στο Τεύχος ιακηρύξεων ηµοσίων Συµβάσεων και στον ελληνικό τύπο, όταν δεν απαιτείται δηµοσίευση στην Επίσηµη Εφηµερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων. Σε περίπτωση κατά την οποία επείγοντες λόγοι καθιστούν τις προθεσµίες αυτές ανεφάρµοστες, τότε µπορεί να περιοριστούν µε αιτιολογηµένη απόφαση της αρµόδιας Υπηρεσίας σε δεκαπέντε (15) και δέκα (10) ηµέρες αντίστοιχα. Στους προµηθευτές που έχουν επιλεγεί για την υποβολή προσφοράς, αποστέλλεται ταυτόχρονα έγγραφη πρόσκληση συνοδευόµενη από τη διακήρυξη του διαγωνισµού. Η προθεσµία για την υποβολή των προσφορών δεν πρέπει να είναι µικρότερη από σαράντα (40) ηµέρες από την ηµεροµηνία αποστολής της έγγραφης πρόσκλησης. Σε περίπτωση κατά την οποία επείγοντες λόγοι καθιστούν την προθεσµία αυτή ανεφάρµοστη, τότε µπορεί να περιοριστεί µε αιτιολογηµένη απόφαση της αρµόδιας Υπηρεσίας µέχρι δέκα (10) ηµέρες από την αποστολή της έγγραφης πρόσκλησης. Οι διαγωνισµοί που περιλαµβάνουν διαπραγµάτευση έχουν τις ίδιες προθεσµίες µε τους κλειστούς διαγωνισµούς. Οι συνοπτικοί διαγωνισµοί και αυτοί που γίνονται µε απευθείας ανάθεση δεν υπόκεινται σε προθεσµίες καθώς αποσκοπούν στην κάλυψη επειγουσών αναγκών Υποβολή Αιτήσεων Συµµετοχής και ικαιολογητικών Οι υποψήφιοι ανάδοχοι του δηµοσίου µπορεί να ανήκουν σε µια από τις παρακάτω κατηγορίες: i. Φυσικά ή νοµικά πρόσωπα ii. iii. iv. Συνεταιρισµοί Ενώσεις φυσικών ή νοµικών προσώπων Κοινοπραξίες

49 49 Η υποβολή των στοιχείων και των δικαιολογητικών που υποβάλλονται για συµµετοχή σε διαγωνισµό ορίζονται στα Άρθρα 5α και 6 του Π.. 118/2007. Ανάλογα µε το είδος του διαγωνισµού τα δικαιολογητικά αυτά µπορεί να είναι: Υπεύθυνη δήλωση για τυχόν νοµικούς περιορισµούς λειτουργίας της επιχείρησης και τυχόν επιβολή της ποινής του αποκλεισµού από διαγωνισµούς µε αµετάκλητη απόφαση του Υπουργού Ανάπτυξης. Βεβαιώσεις τραπεζών για πιστοληπτική ικανότητα της επιχείρησης, αντίγραφο ή απόσπασµα ισολογισµού και υπεύθυνη δήλωση περί συνολικού κύκλου εργασιών της επιχείρησης. Κατάλογος µε τις κυριότερες παραδόσεις έργων των τριών (3) τελευταίων ετών. ήλωση χώρας καταγωγής του τελικού προϊόντος που προσφέρουν. Εγγυητική επιστολή από τράπεζα (εγγύηση συµµετοχής, εγγύηση καλής εκτέλεσης και σύµβασης, εγγύηση προκαταβολής, εγγύηση καλής λειτουργίας ή/και εγγύηση καλής λειτουργίας και συντήρησης). Υπεύθυνη δήλωση µε τα στοιχεία του εκάστοτε διαγωνισµού που συµµετέχουν ότι: δεν έχουν καταδικαστεί για τα προβλεπόµενα στο Άρθ. 6, παρ. 2, εδ. α, περίπτωση (1) του Π.. 118/2007 δεν τελούν σε κάποια από τις αναφερόµενες στο Άρθ. 6, παρ. 2, εδ. α, περίπτωση (2) του Π.. 118/2007 καταστάσεις είναι φορολογικά και ασφαλιστικά ενήµεροι ως προς τις υποχρεώσεις του Άρθ. 6, παρ. 2, εδ. α, περίπτωση (3) του Π.. 118/2007 είναι εγγεγραµµένοι στο οικείο επιµελητήριο Παραστατικό εκπροσώπησης, εάν συµµετέχουν στο διαγωνισµό µε αντιπρόσωπο. Περιγραφή Τεχνικού εξοπλισµού και µέτρων που λαµβάνει η επιχείρηση για την εξασφάλιση της ποιότητας του προϊόντος.

50 50 Πιστοποιητικό από επίσηµα γραφεία ποιοτικού ελέγχου και εφόσον δεν είναι σύµφωνο µε τα εναρµονισµένα ευρωπαϊκά πρότυπα, πιστοποιητικό συµµόρφωσης από επίσηµο φορέα πιστοποίησης προϊόντων. Κατάσταση τεχνικού προσωπικού της επιχείρησης κατά ειδικότητα. ήλωση επιχειρηµατικής µονάδας όπου κατασκευάζεται το προϊόν. Απόσπασµα ποινικού µητρώου. Πιστοποιητικό µη πτώχευσης. Ασφαλιστική και φορολογική ενηµερότητα. Πιστοποιητικό εγγραφής οικείου επιµελητηρίου. Ξεχωριστά υποβάλλονται ο φάκελος της Τεχνικής Προσφοράς και ο φάκελος της Οικονοµικής Προσφοράς Υποβολή Προσφορών Σύµφωνα µε το άρθρο 11, παρ. 4 του Π.. 118/2007, οι προσφορές µπορούν να αποστέλλονται µε οποιονδήποτε τρόπο και παραλαµβάνονται µε απόδειξη, µε την προϋπόθεση ότι περιέρχονται στην Υπηρεσία µέχρι την προηγούµενη της ηµεροµηνίας διενέργειας του διαγωνισµού. Οι προσφορές υποβάλλονται σε δύο αντίγραφα, µέσα σε σφραγισµένο φάκελο, ο οποίος φέρει τη λέξη «Προσφορά», τον πλήρη τίτλο της αρµόδιας Υπηρεσίας που διενεργεί την προµήθεια, τον αριθµό της διακήρυξης, την ηµεροµηνία διενέργειας του διαγωνισµού και τα στοιχεία του αποστολέα. Στον κυρίως φάκελο προσφοράς τοποθετούνται όλα τα απαιτούµενα δικαιολογητικά και στοιχεία. Τα τεχνικά στοιχεία της προσφοράς τοποθετούνται σε ξεχωριστό σφραγισµένο φάκελο µέσα στον κυρίως φάκελο µε την ένδειξη «Τεχνική Προσφορά». Τα οικονοµικά στοιχεία της προσφοράς τοποθετούνται επί ποινή απορρίψεως, επίσης σε χωριστά σφραγισµένο φάκελο µέσα στον κυρίως φάκελο µε την ένδειξη «Οικονοµική Προσφορά». Επιπρόσθετα, οι φάκελοι της τεχνικής και οικονοµικής προσφοράς φέρουν και τις ενδείξεις του κυρίως φακέλου.

51 51 Μετά την κατάθεση της προσφοράς, µπορεί να ζητηθούν διευκρινήσεις από τους διαγωνιζόµενους, επί νοµίµως υποβληθέντων δικαιολογητικών. Στους διαγωνισµούς δεν γίνονται δεκτές αντιπροσφορές Αποσφράγιση ικαιολογητικών και Τεχνικών Προσφορών Σύµφωνα µε το Άρθρο 19 του Π.. 118/2007, η αποσφράγιση των προσφορών γίνεται από το αρµόδιο όργανο παραλαβής και αποσφράγισης, την ηµεροµηνία και ώρα που ορίζεται από τη διακήρυξη του διαγωνισµού. Προσφορές που υποβάλλονται µετά την έναρξη της διαδικασίας θεωρούνται εκπρόθεσµες και δεν αποσφραγίζονται, αλλά επιστρέφονται. Η αποσφράγιση γίνεται µε την παρακάτω διαδικασία: Αρχικά αποσφραγίζονται ο κυρίως φάκελος προσφοράς, ο φάκελος των δικαιολογητικών και ο φάκελος τεχνικής προσφοράς, σε τόπο και χρόνο που ορίζονται από τη διακήρυξη και παρουσία των διαγωνιζοµένων ή των εκπροσώπων τους. Η αρµόδια Επιτροπή καταχωρεί όσους προµηθευτές έχουν υποβάλει προσφορά και µονογράφει και σφραγίζει όλα τα δικαιολογητικά που κατατέθηκαν και τις τεχνικές προσφορές. Στο στάδιο αυτό οι συµµετέχοντες δεν δικαιούνται να λάβουν γνώση για το περιεχόµενο φακέλων άλλου διαγωνιζόµενου. Στη συνέχεια συντάσσεται πρακτικό της διαδικασίας και παραδίδονται σφραγισµένες οι οικονοµικές προσφορές σε υπάλληλο της Υπηρεσίας που διενεργεί το διαγωνισµό. Εάν το κριτήριο ανάθεσης είναι η χαµηλότερη τιµή, τότε η τεχνική προσφορά ελέγχεται απλά και µόνο βάσει των ελάχιστων προδιαγραφών της διακήρυξης. Εάν το κριτήριο ανάθεσης είναι η πλέον συµφέρουσα από οικονοµική άποψη προσφορά, τότε γίνεται βαθµολόγηση της τεχνικής προσφοράς βάσει του πίνακα αξιολόγησης κριτηρίων που ορίζει η διακήρυξη. Η αποσφράγιση των οικονοµικών στοιχείων όσων προσφορών κρίθηκαν αποδεκτές γίνεται σε τόπο και χρόνο που αποφασίζει η υπηρεσία που διενεργεί το διαγωνισµό. Όσες προσφορές δεν κρίθηκαν αποδεκτές δεν αποσφραγίζονται και επιστρέφονται. Η αποσφράγιση γίνεται παρουσία εκπροσώπων των υποψηφίων αναδόχων των οποίων οι προσφορές θα αποσφραγισθούν.

52 Αποσφράγιση Οικονοµικών Προσφορών και Αξιολόγηση Προσφορών Η επιτροπή αποσφράγισης ελέγχει το περιεχόµενο των οικονοµικών προσφορών προκειµένου να διαπιστώσει εάν ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις της διακήρυξης. Εάν κάποια οικονοµική προσφορά είναι ασυνήθιστα χαµηλή, ζητείται από τον υποψήφιο ανάδοχο έγγραφη ανάλυση της προσφοράς αυτής. Οι οικονοµικές προσφορές αξιολογούνται και κατατάσσονται σε συγκριτικό πίνακα. Όταν πρόκειται για διαγωνισµό µε κριτήριο αποκλειστικά την χαµηλότερη τιµή, τότε επιλέγεται ο προµηθευτής µε την χαµηλότερη τιµή εκ των προµηθευτών των οποίων οι προσφορές έχουν κριθεί ως αποδεκτές. Όταν για την τελική επιλογή κριτήριο είναι η πλέον συµφέρουσα από οικονοµική άποψη προσφορά, λαµβάνονται υπόψη η τιµή, το κόστος εγκατάστασης, λειτουργίας και συντήρησης, η συµφωνία των προσφερόµενων υλικών µε τις τεχνικές προδιαγραφές που θέτει η διακήρυξη, η παρεχόµενη εγγύηση καλής λειτουργίας, η ποιότητα εξυπηρέτησης µετά την πώληση, ο χρόνος παράδοσης των υλικών και κάθε άλλο στοιχείο εφόσον ζητείται από την προκήρυξη. Μετά την ανάδειξη αυτού στον οποίο πρόκειται να γίνει η κατακύρωση, το αρµόδιο όργανο παραλαβής και αποσφράγισης προσφορών προβαίνει στην αποσφράγιση του φακέλου των δικαιολογητικών του άρθρου 6, παρ. 2 του Π.. 118/2007 και ελέγχεται η ορθότητα και η πληρότητά τους Κατακύρωση και Υπογραφή Σύµβασης Στον προµηθευτή στον οποίο έγινε η κατακύρωση ή ανάθεση της προµήθειας, αποστέλλεται σχετική ανακοίνωση που περιλαµβάνει τουλάχιστον τα παρακάτω στοιχεία: Το προς προµήθεια είδος Την ποσότητα Την τιµή

53 53 Τον φορέα για τον οποίο προορίζεται το υλικό Τη συµφωνία της κατακύρωσης ή της ανάθεσης µε τους όρους της διακήρυξης και της πρόσκλησης καθώς και µε το σχέδιο σύµβασης που έχει επισυναφθεί στη διακήρυξη Την προθεσµία υπογραφής της σύµβασης Ο προµηθευτής στον οποίον κατακυρώθηκε η προµήθεια, υποχρεούται να προσέλθει σε δέκα (10) µέρες από την κοινοποίηση της ανακοίνωσης για την υπογραφή της σύµβασης. Κατά την υπογραφή προσκοµίζει και την εγγύηση καλής εκτέλεσης Ενστάσεις Κάθε διαγωνιζόµενος ο οποίος κρίνει ότι έχει αδικηθεί λόγω εσφαλµένης εκτίµησης ή εφαρµογής του νοµοθετικού πλαισίου µπορεί να προσφύγει διοικητικά και δικαστικά κατά των παρακάτω πράξεων: Κατά της διακήρυξης και των όρων της. Κατά της διαδικασίας ανοίγµατος των προσφορών Κατά της απόφασης του αποφαινόµενου οργάνου σχετικά µε τον αποκλεισµό ή την παραµονή συµµετεχόντων στο διαγωνισµό. Κατά της πράξης του αποφαινόµενου οργάνου που εγκρίνει το Πρακτικό τεχνικής αξιολόγησης. Κατά της πράξης του αποφαινόµενου οργάνου που εγκρίνει το Πρακτικό τελικής κατάταξης των διαγωνιζοµένων, µετά το άνοιγµα των οικονοµικών προσφορών. Η υποβολή των παραπάνω ενστάσεων γίνεται σύµφωνα µε τις διαδικασίες και εντός των προθεσµιών που προβλέπονται στο Άρθρο 15 του Π.. 118/2007.

54 54 4. ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΝΩΣΗ ΚΑΙ ΗΜΟΣΙΕΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ Η ΕΕ, δίνει ολοένα και µεγαλύτερη βαρύτητα στις δηµόσιες προµήθειες και συγκεκριµένα στην αξιοποίηση των ΤΠΕ µέσα στη διαδικασία των δηµοσίων προµηθειών και στην ανάπτυξη κοινών προτύπων ηλεκτρονικών προµηθειών. Η επίτευξη των δύο αυτών στόχων φέρνει ακόµα πιο κοντά τη δηµιουργία της κοινής ευρωπαϊκής αγοράς. Κυριότερες πρωτοβουλίες σχετικά µε την εξάπλωση των ηλεκτρονικών προµηθειών στο κράτη-µέλη είναι η δηµιουργία του Προγράµµατος PEPPOL 25 και η ετήσια έκδοση της συγκριτικής ανάλυσης της Ευρωπαϊκής Επιτροπής για την Ψηφιοποίηση του ηµοσίου Τοµέα (Benchmark Measurement) Πρόγραµµα PEPPOL Οι κυβερνήσεις αποτελούν τον µεγαλύτερο αγοραστή υπηρεσιών του ιδιωτικού τοµέα στην ΕΕ, καθώς ο συνολικός όγκος κρατικών προµηθειών στην ΕΕ υπολογίζεται περίπου στο 16% του Ακαθάριστου Εγχώριου Προϊόντος της Ένωσης ή σε περίπου 1,5 τρις 26. Ήδη, πολλά κράτη-µέλη χρησιµοποιούν συστήµατα ηλεκτρονικών προµηθειών προκειµένου να καταστήσουν τη διενέργεια διαγωνισµών και τη σύναψη δηµοσίων συµβάσεων απλούστερη και πιο αποτελεσµατική. Ωστόσο, οι κρατικοί φορείς υστερούν αρκετά, σε σχέση µε τη βιοµηχανία, στην ηλεκτρονική ανταλλαγή δεδοµένων µε τους προµηθευτές τους. Επιπρόσθετα, οι περισσότερες λύσεις ηλεκτρονικών προµηθειών εφαρµόζονται σε εθνικό ή τοπικό επίπεδο, µε περιορισµένη ή και καθόλου πρόσβαση σε άλλα συστήµατα. Αυτή η «PEPPOL factsheet», ICT Policy Support Programme, Agency for Public Management and egovernment

55 55 έλλειψη διαλειτουργικότητας σε συνδυασµό µε την απουσία κοινών προτύπων αποτελεί το κυριότερο εµπόδιο συµµετοχής των επιχειρήσεων (και κυρίως των µικροµεσαίων επιχειρήσεων) στις δηµόσιες προµήθειες. Η βούληση των κρατών-µελών να αλλάξουν την υπάρχουσα κατάσταση των δηµοσίων προµηθειών, γίνεται πράξη µέσω του Προγράµµατος PEPPOL. Το Πρόγραµµα PEPPOL 27 που ξεκίνησε το 2008, αποτελεί µια πρωτοβουλία της Ευρωπαϊκής Επιτροπής σχετικά µε την υλοποίηση διασυνοριακών Ηλεκτρονικών Προµηθειών. Μέσω της καθιέρωσης κοινών προτύπων και υποδοµών Πληροφορικής στοχεύει στην αντικατάσταση των έγγραφων διαδικασιών από πλήρως ηλεκτρονικές διαδικασίες σε όλη την αλυσίδα των ηµόσιων Προµηθειών, καλύπτοντας λειτουργίες όπως: δηµοσίευση διαγωνισµών, υποβολή δικαιολογητικών, υποβολή προσφορών, αξιολόγηση προσφορών, ανάθεση διαγωνισµών, τιµολόγηση και πληρωµή. Στόχος του Προγράµµατος είναι η ενίσχυση των υπαρχόντων συστηµάτων ηλεκτρονικών προµηθειών των κρατών-µελών και η διασύνδεσή τους ώστε να γίνει εφικτή η είσοδος των περισσότερων επιχειρήσεων στις δηµόσιες προµήθειες, γεγονός που αποτελεί ένα ακόµα βήµα προς τη δηµιουργία της Ενιαίας Αγοράς. Το Πρόγραµµα διευκολύνει τόσο τη διαδικασία πριν την ανάθεση, όσο και την διαδικασία µετά από αυτήν. Τα κυριότερα σηµεία του είναι: Ηλεκτρονική Υπογραφή - esignature Οι Ηλεκτρονικές Υπογραφές βασίζονται σε ηλεκτρονικά πιστοποιητικά αναγνώρισης εταιρειών ή και µεµονωµένων ατόµων και χρησιµοποιούνται ήδη ευρέως. Επιτρέπουν την ασφαλή ταυτοποίηση του αποστολέα ενός εγγράφου και διασφαλίζουν την ακεραιότητά του. Το Πρόγραµµα PEPPOL στοχεύει στη δηµιουργία διαλειτουργικότητας µεταξύ των διαφορετικών εθνικών συστηµάτων, ώστε κάθε 27 PEPPOL International Marketing Broschure, «eprocurement without borders in Europe», Agency for Public Management and egovernment

56 56 δηµόσια οντότητα να µπορεί να ελέγχει τη γνησιότητα πιστοποιητικών που εκδίδονται σε άλλα κράτη-µέλη, επιτρέποντας έτσι την υποβολή διασυνοριακών προσφορών σε διαγωνισµούς. Εικονικός Φάκελος Εταιρείας Virtual Company Dossier (VCD) Αντικείµενο του VCD είναι η αντικατάσταση των εγγράφων βεβαιώσεων από ηλεκτρονικές. Το VCD και οι προτυποποιηµένες προδιαγραφές του, διευκολύνουν τις υποψήφιες εταιρείες στη δηµιουργία ενός προσωπικού φακέλου υψηλής ποιότητας, µε πληροφορίες και δυνατότητες των εταιρειών. Μέσω του VCD γίνεται για τις µεγάλες αλλά και µικροµεσαίες επιχειρήσεις, ευκολότερη η διασυνοριακή υποβολή µιας προσφοράς και η ικανοποίηση των νοµικών προϋποθέσεων που θέτει το κάθε κράτος- µέλος. Ηλεκτρονικοί Κατάλογοι ecatalogue Μία ενιαία προσέγγιση για την παροχή πληροφοριών µέσω Ηλεκτρονικών Καταλόγων εξοικονοµεί χρόνο για τους προµηθευτές κατά την προετοιµασία των προσφορών, ενώ παράλληλα διευκολύνει την αξιολόγηση των προσφορών από τις αναθέτουσες αρχές. Επίσης οι επιχειρήσεις θα πρέπει να ενθαρρύνουν τη δηµιουργία ηλεκτρονικών προσφορών µέσω ηλεκτρονικών καταλόγων, καθώς οι προσφορές αυτές θα µπορούν να επαναχρησιµοποιηθούν. Τέλος η δηµιουργία ηλεκτρονικών καταλόγων αποτελεί µια οικονοµική λύση για επιχειρήσεις και φορείς που δεν διαθέτουν πόρους για αγορά ολοκληρωµένων εφαρµογών Ηλεκτρονικών Προµηθειών. Ηλεκτρονικές Παραγγελίες eordering Η διαδικασία ηλεκτρονικών παραγγελιών έχει να κάνει µε την ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων. Ξεκινάει µε την έκδοση των εντολών παραγγελίας από τον αγοραστή και ολοκληρώνεται µε την αποδοχή και αποστολή των λεπτοµερειών παράδοσης από τον προµηθευτή. Στόχος είναι η δηµιουργία ενός Ευρωπαϊκού Πλαισίου Παραγγελιών, το οποίο θα επιτρέψει στις µικροµεσαίες επιχειρήσεις που θα το υιοθετήσουν, να µειώσουν το κόστος λειτουργίας τους και το κόστος συµµετοχής στους διαγωνισµούς.

57 57 Ηλεκτρονική Τιµολόγηση einvoicing Η διαδικασία Ηλεκτρονικής Τιµολόγησης έχει να κάνει µε την απαίτηση για πληρωµή για τα αγαθά ή τις υπηρεσίες που έχουν συµφωνηθεί ανάµεσα σε αγοραστή και προµηθευτή. Η διαδικασία της τιµολόγησης βρίσκεται ανάµεσα σε αυτές της ανάθεσης και της πληρωµής. Το Πρόγραµµα PEPPOL αποσκοπεί στην εφαρµογή των αναγκαίων ρυθµίσεων για την ανταλλαγή όλων των εγγράφων τιµολόγησης ανάµεσα στην αναθέτουσα αρχή και τον προµηθευτή. Εικόνα 16 Περιεχόµενα Προγράµµατος PEPPOL Από την εφαρµογή του Προγράµµατος PEPPOL προκύπτουν τα παρακάτω οφέλη για κρατικούς φορείς και προµηθευτές: Οφέλη για τους κρατικούς φορείς Επιτρέπει την επικύρωση ηλεκτρονικών πιστοποιητικών διαφορετικών κρατών.

58 58 Κάνει πιο αποτελεσµατική τη διαδικασία των προµηθειών µέσω των ηλεκτρονικών καταλόγων, των ηλεκτρονικών παραγγελιών και της ηλεκτρονικής τιµολόγησης και µειώνει το κόστος συνδιαλλαγής. Ανοίγει νέες αγορές στις µικροµεσαίες επιχειρήσεις. Αυξάνει τον ανταγωνισµό στην υποβολή προσφορών για δηµόσιους διαγωνισµούς Συνεισφέρει στην ανάπτυξη καινοτόµων πρακτικών στον τοµέα των δηµοσίων προµηθειών. Οφέλη για τους προµηθευτές Ηλεκτρονική υπογραφή εγγράφων Ηλεκτρονική λήψη παραγγελιών από όλη την Ευρώπη Ηλεκτρονική αποστολή τιµολογίων σε αναθέτουσες αρχές όλων των κρατών- µελών Ενισχύει τη συνεργασία µε φορείς του δηµοσίου Μειώνει το κόστος λειτουργίας Βελτιώνει τη διαχείριση των συµβάσεων και την τήρηση των όρων τους

59 European Benchmark Measurement Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή εκδίδει κάθε χρόνο µία Συγκριτική Μελέτη για την ψηφιοποίηση του δηµοσίου τοµέα και την πρόοδο που παρουσιάζουν τα κράτη µέλη στον τοµέα της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης 28. Ένα από τα θέµατα τα οποία εξετάζονται κάθε χρόνο είναι η παροχή υπηρεσιών ηλεκτρονικών προµηθειών από τα κράτη µέλη. Συγκεκριµένα στον τοµέα των ηλεκτρονικών προµηθειών εξετάζονται η διαφάνεια στις δηµόσιες προµήθειες και η διαθεσιµότητα υπηρεσιών ηλεκτρονικών δηµόσιων προµηθειών πριν και µετά την ανάθεση ιαφάνεια ηµοσίων Προµηθειών Η διαφάνεια των δηµοσίων προµηθειών ελέγχεται µέσω της ιστοσελίδας της κάθε αναθέτουσας αρχής και συγκεκριµένα µέσω της ύπαρξης των παρακάτω τριών στοιχείων: i. ηµοσίευση γενικών πληροφοριών για τις δηµόσιες συµβάσεις: Γενικές πληροφορίες για τις δηµόσιες συµβάσεις που διατίθενται µέσω της ιστοσελίδας της αναθέτουσας αρχής. ii. ηµοσίευση των προκηρύξεων σε επίσηµους ηλεκτρονικούς πίνακες ανακοινώσεων: 28 «Digitizing Public Services in Europe: Putting ambition into action», European Commission, Directorate General for Information Society and Media, 9 th Benchmark Measurement, 2010

60 60 ιαθεσιµότητα ενός επίσηµου ηλεκτρονικού πίνακα ανακοινώσεων στην ιστοσελίδα της αναθέτουσας αρχής για τη γνωστοποίηση προκηρύξεων διαγωνισµών στο κοινό ή ενός συνδέσµου για ιστοσελίδα στην οποία αναρτώνται οι προκηρύξεις διαγωνισµών. iii. ιαθεσιµότητα υπηρεσιών Ηλεκτρονικών Προµηθειών: ιαθεσιµότητα ενός συνδέσµου για µια ιστοσελίδα που παρέχει διαδραστικές υπηρεσίες ηλεκτρονικών προµηθειών. Η ιστοσελίδα µπορεί να είναι κοµµάτι του διαδικτυακού τόπου της αναθέτουσας αρχής ή εξωτερική ανεξάρτητη ιστοσελίδα ειδικά για την παροχή των συγκεκριµένων υπηρεσιών. Η βαθµολόγηση της ιστοσελίδας της κάθε αναθέτουσας αρχής, γίνεται βάσει του παρακάτω πίνακα: Ερώτηση Περιέχει η ιστοσελίδα πληροφορίες σχετικά µε τις δηµόσιες προµήθειες; ηµοσιεύονται στην ιστοσελίδα οι προκηρύξεις διαγωνισµών (πρόσκληση υποβολής προσφορών, προκήρυξη, διακήρυξη κλπ) ή παρέχεται ένας σύνδεσµος για µια ιστοσελίδα όπου δηµοσιεύονται οι προκηρύξεις διαγωνισµών; Παρέχει η αρχή υπηρεσίες ηλεκτρονικών προµηθειών, εκτός από τη δηµοσίευση των προκηρύξεων που αναφέρεται στην προηγούµενη ερώτηση, είτε άµεσα, είτε µέσω κάποιου συνδέσµου; Βαθµολογία Ναι = 10 Όχι = 0 Ναι = 20 Όχι = 0 Ναι = 70 Όχι = 0, εάν η χώρα δεν διαθέτει υποχρεωτική εθνική πλατφόρµα ηλεκτρονικών προµηθειών Πίνακας 1 Βαθµολόγηση διαφάνειας ιστοσελίδας αναθέτουσας αρχής Όχι = 40, εάν η χώρα διαθέτει εθνική πλατφόρµα ηλεκτρονικών προµηθειών

61 61 Η βαθµολογία που έλαβε η Ελλάδα στη συγκριτική ανάλυση του έτους 2010 είναι 36 µονάδες και πρόκειται για την τρίτη χαµηλότερη επίδοση, µε Μ.Ο. των κρατών-µελών τις 71 µονάδες. Σε περίπτωση που κάθε δηµόσια υπηρεσία υιοθετούσε την εφαρµογή και το προτεινόµενο σενάριο ηλεκτρονικών προµηθειών, η χώρα µας θα µπορούσε να επιτύχει τη µέγιστη βαθµολογία (100 µονάδες), ακόµα και χωρίς την ύπαρξη µιας ενιαίας εθνικής πλατφόρµας δηµοσίων προµηθειών ιαθεσιµότητα ιαδικασιών Ηλεκτρονικών Προµηθειών προ Ανάθεσης Η διαθεσιµότητα διαδικασιών ηλεκτρονικών προµηθειών πριν την ανάθεση χωρίζεται στις παρακάτω τρεις (3) υποφάσεις: i. Ηλεκτρονική αναγγελία / κοινοποίηση: Ηλεκτρονική δηµοσίευση των δηµοσίων προσκλήσεων, των προκηρύξεων διαγωνισµών, των συµβάσεων και άλλων σχετικών εγγράφων των δηµοσίων συµβάσεων. ii. Ηλεκτρονική υποβολή προσφορών: Προετοιµασία και υποβολή των ηλεκτρονικών προσφορών και οργάνωση και υλοποίηση των ηλεκτρονικών αγορών. iii. Ηλεκτρονική ανάθεση: Ηλεκτρονική αξιολόγηση και ανάθεση της σύµβασης, συµπεριλαµβανοµένων των συµβάσεων πλαίσιο και των ηλεκτρονικών δηµοπρασιών.

62 62 Η ικανοποίηση των απαιτήσεων της κάθε φάσης ελέγχεται µέσω των ερωτηµάτων που περιλαµβάνουν οι παρακάτω πίνακες: Ηλεκτρονική αναγγελία / κοινοποίηση 1 ηµοσιεύει ο οργανισµός σας τις προκηρύξεις δηµοσίων συµβάσεων; 2 Μπορούν οι προµηθευτές να εντοπίσουν τους τοµείς ενδιαφέροντός τους; 3 Μπορούν οι προµηθευτές να εγγράφονται online; 4 Μπορούν οι προµηθευτές να εγγραφούν ώστε να λαµβάνουν ενηµερωτικά s; 5 Μπορούν οι προµηθευτές να έχουν πρόσβαση και να λαµβάνουν τα έγγραφα των διαγωνισµών ανά πάσα στιγµή και χωρίς να χρειάζεται ανθρώπινη διαµεσολάβηση; ηµοσίευση στην πλατφόρµα προµηθειών, κάθε είδους εγγράφων (ανακοινώσεις, προκαταρκτικές προκηρύξεις, προκηρύξεις κλπ). Ο υποψήφιος προµηθευτής µπορεί να επιλέξει στην ιστοσελίδα τις περιοχές που τον ενδιαφέρουν. υνατότητα των προµηθευτών να εγγράφονται ηλεκτρονικά στον δικτυακό τόπο. υνατότητα των προµηθευτών να λαµβάνουν ειδοποιήσεις µέσω σχετικά µε ανακοινώσεις που τους ενδιαφέρουν. ιαθεσιµότητα των εγγράφων των διαγωνισµών σε αυτοµατοποιηµένο σύστηµα, 24 ώρες το 24ωρο, 7 ηµέρες την εβδοµάδα. Πίνακας 2 Απαιτήσεις ηλεκτρονικής αναγγελίας/κοινοποίησης

63 63 Ηλεκτρονική υποβολή προσφορών 6 Μπορούν οι προµηθευτές να συµπληρώνουν φόρµες που περιγράφουν το προφίλ και τα χαρακτηριστικά της εταιρείας τους; 7 Μπορούν οι προµηθευτές να υποβάλλουν προσφορές ηλεκτρονικά και µε ασφαλή τρόπο; 8 Μπορούν οι προµηθευτές να αναθεωρούν και να αλλάζουν τις προσφορές τους πριν την επίσηµη λήξη της προθεσµίας; 9 Μπορούν οι προµηθευτές να καταθέτουν πιστοποιητικά και βεβαιώσεις online; 10 Αποθηκεύονται οι προσφορές µε ασφαλή τρόπο; 11 Υπάρχουν κανάλια επικοινωνίας που επιτρέπουν την υποβολή ερωτήσεων και απαντήσεων από τους υποψήφιους προµηθευτές (πχ s, βιντεοδιασκέψεις, chat κλπ); 12 Υπάρχει online υπηρεσία βοήθειας χρηστών; ιαθεσιµότητα αυτοµατοποιηµένων φορµών περιγραφής που επιτρέπουν στον προµηθευτή να παρουσιάσει τις αρµοδιότητες, τους τοµείς ενδιαφέροντος και τα κύρια χαρακτηριστικά της εταιρείας. υνατότητα ηλεκτρονικής υποβολής της προσφοράς µε ασφαλή τρόπο, µέσω της χρήσης ηλεκτρονικής υπογραφής ή άλλων κατάλληλων τεχνικών λύσεων. υνατότητα του υποψηφίου προµηθευτή να ανακαλέσει, να αναθεωρήσει και να ενηµερώσει την προσφορά του πριν από την επίσηµη λήξη της προθεσµίας. ιαθεσιµότητα συστηµάτων που δέχονται πιστοποιητικά που εκδίδονται από ηλεκτρονικά µέσα Αποθήκευση των ηλεκτρονικών προσφορών µε ασφαλή και προστατευµένο τρόπο µέχρι την ηµ/νία αποσφράγισης. ιαθεσιµότητα online επικοινωνίας µεταξύ φορέα και διαγωνιζοµένων, µε διασφάλιση πως όλοι οι υποψήφιοι ανάδοχοι συµµετέχουν επί ίσοις όροις. Ύπαρξη συγκεκριµένης υπηρεσίας βοήθειας του χρήστη για την προετοιµασία της προσφοράς. Πίνακας 3 Απαιτήσεις ηλεκτρονικής υποβολής προσφορών

64 64 Ηλεκτρονική ανάθεση 13 ηµοσιεύονται online οι πληροφορίες σχετικά µε την ανάθεση των συµβάσεων; 14 Υπάρχουν διαδικασίες για την αυτόµατη και ασφαλή αποσφράγιση των προσφορών; 15 Υπάρχουν διαδικασίες για την αυτοµατοποιηµένη αξιολόγηση των προσφορών; 16 Παρέχονται υπηρεσίες ηλεκτρονικών δηµοπρασιών που επιτρέπουν τον ανταγωνισµό ανάµεσα στους υποψήφιους προµηθευτές; ηµοσιεύονται οι συµβάσεις που συνάπτονται και οι νικητές των διαγωνισµών. Ύπαρξη αυτόµατων και ασφαλών διαδικασιών που επιτρέπουν το άνοιγµα των προσφορών µε προκαθορισµένη σειρά (πχ πρώτα εξακρίβωση πληρότητας δικαιολογητικών και µετά εξέταση τεχνικής προσφοράς) ιαθεσιµότητα αυτοµατοποιηµένων διαδικασιών αξιολόγησης των προσφορών, που τις ταξινοµεί σε µία λίστα, βάσει αντικειµενικών κριτηρίων. ιαθεσιµότητα εργαλείων για τη διεξαγωγή διαγωνισµών σε πραγµατικό χρόνο. Πίνακας 4 Απαιτήσεις ηλεκτρονικής ανάθεσης Για το έτος 2010, η Ελλάδα ήταν η µοναδική χώρα που δεν έλαβε βαθµολογία στην συγκεκριµένη κατηγορία, καθώς δεν διαθέτει κάποια πλατφόρµα ηλεκτρονικών προµηθειών. Το προτεινόµενο σενάριο ηλεκτρονικών προµηθειών δεν ικανοποιεί τρεις (3) από τις παραπάνω απαιτήσεις. Συγκεκριµένα δεν δίνει στους προµηθευτές τη δυνατότητα εγγραφής στον διαδικτυακό τόπο (ερώτηµα 3), δεν υπάρχουν έτοιµες προς

65 65 συµπλήρωση φόρµες περιγραφής του προφίλ του προµηθευτή (ερώτηµα 6) και τέλος δεν παρέχεται η δυνατότητα διεξαγωγής ηλεκτρονικών δηµοπρασιών (ερώτηµα 16). Παρόλα αυτά, σε περίπτωση εφαρµογής του προτεινόµενου σεναρίου ηλεκτρονικών προµηθειών, η χώρα µας θα λάµβανε µία βαθµολογία µεγαλύτερη από τον Μ.Ο. των κρατών-µελών (70%) ιαθεσιµότητα ιαδικασιών Ηλεκτρονικών Προµηθειών µετά την Ανάθεση Η διαθεσιµότητα διαδικασιών ηλεκτρονικών προµηθειών πριν την ανάθεση χωρίζεται στις παρακάτω τρεις (3) υποφάσεις: i. Ηλεκτρονική παραγγελία: Ηλεκτρονική υποβολή παραγγελιών και διαχείρισή τους µέσω της πλατφόρµας ηλεκτρονικών προµηθειών. ii. Ηλεκτρονική τιµολόγηση: Ηλεκτρονική έκδοση και επικύρωση των τιµολογίων και διαχείρισή τους στο πλαίσιο της ολοκληρωµένης εφαρµογής ηλεκτρονικών προµηθειών. iii. Ηλεκτρονική πληρωµή: Ηλεκτρονική πληρωµή και ένταξή της στην ολοκληρωµένη εφαρµογή ηλεκτρονικών προµηθειών.

66 66 Ηλεκτρονική παραγγελία Μπορούν οι αγοραστές να παραγγείλουν online από ηλεκτρονικούς καταλόγους; Μπορούν οι αγοραστές να κάνουν online παραγγελίες; Υπάρχει µια ηλεκτρονική αγορά για τη συναλλαγή αγοραστών και προµηθευτών; υνατότητα online παραγγελίας από ηλεκτρονικούς καταλόγους, ανάλογα µε το είδος της προµήθειας, το προϊόν, την τιµή, τα χαρακτηριστικά και τον τρόπο παράδοσης του προϊόντος ή της υπηρεσίας. ιαθεσιµότητα online παραγγελίας, επιτρέποντας µια ολοκληρωµένη συναλλαγή µεταξύ αγοραστή και προµηθευτή. ιαθεσιµότητα µιας ηλεκτρονικής αγοράς που φιλοξενείται στην πλατφόρµα ηλεκτρονικών προµηθειών, για την απευθείας συνδιαλλαγή αγοραστών και προµηθευτών. Πίνακας 5 Απαιτήσεις ηλεκτρονικής παραγγελίας Ηλεκτρονική τιµολόγηση Παρέχεται τιµολόγηση των υπηρεσιών για λογαριασµό των αγοραστών; Παρέχεται υπηρεσία επικύρωσης των ηλεκτρονικών τιµολογίων για λογαριασµό των αγοραστών; Η διαχείριση των ηλεκτρονικών τιµολογίων γίνεται µε τη µεσολάβηση της πλατφόρµας ηλεκτρονικών προµηθειών, για λογαριασµό του προµηθευτή. Αποκλείεται η απλή παράδοση τιµολογίων µέσω , χωρίς την ενσωµάτωση ενός λογιστικού συστήµατος τιµολόγησης. ιαθεσιµότητα ασφαλών διαδικασιών µέσω της πλατφόρµας ηλεκτρονικών προµηθειών, για την τήρηση των απαιτήσεων της αυθεντικότητας, της ακεραιότητας, της µη αποποίησης και της αποθήκευσης των ηλεκτρονικών τιµολογίων. Πίνακας 6 Απαιτήσεις ηλεκτρονικής τιµολόγησης

67 67 Ηλεκτρονική πληρωµή Παρέχονται υπηρεσίες ηλεκτρονικών πληρωµών για λογαριασµό του αγοραστή; Παρέχεται επικύρωση της ηλεκτρονικής πληρωµής και υπηρεσίες ασφαλείας για λογαριασµό των αγοραστών; ιαθεσιµότητα online υπηρεσιών πληρωµής, η διαχείριση των οποίων γίνεται µέσω της πλατφόρµας ηλεκτρονικών προµηθειών. ιαθεσιµότητα διαδικασιών που διασφαλίζουν την τήρηση των απαιτήσεων της αυθεντικότητας, ακεραιότητας, µη αποποίησης και αποθήκευσης των ηλεκτρονικών πληρωµών. Πίνακας 7 Απαιτήσεις ηλεκτρονικής πληρωµής Η Ελλάδα δεν έχει λάβει βαθµολογία ούτε σε αυτή την κατηγορία, καθώς δεν διαθέτει ακόµα κάποια πλατφόρµα υλοποίησης ηλεκτρονικών προµηθειών. Επίσης, η τυχόν εφαρµογή του προτεινόµενου σεναρίου ηλεκτρονικών προµηθειών δεν θα άλλαζε την κατάταξη της χώρας µας, καθώς στην παρούσα πρόταση δεν περιλαµβάνονται υπηρεσίες για την φάση µετά την ανάθεση.

68 68 5. ΣΕΝΑΡΙΟ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ Οι προτεινόµενη υλοποίηση του συστήµατος ηλεκτρονικών δηµόσιων προµηθειών, ακολουθεί τις υφιστάµενες διαδικασίες και τις ηλεκτρονικοποιεί, µε τρόπο όµως που να µην έρχονται σε αντίθεση µε την υφιστάµενη νοµοθεσία, δηλαδή τα Π.. 150/2001, 60/2007 και 118/2007 και τους νόµους 2472/1997 για την Προστασία του ατόµου από την επεξεργασία δεδοµένων προσωπικού χαρακτήρα και 3979/2011 για την Ηλεκτρονική ιακυβέρνηση. Επίσης έχουν ληφθεί υπόψη και οι πρόσφατες προτεινόµενες τροποποιήσεις των Π.. 60/2007 και 118/2007, οι οποίες δόθηκαν σε δηµόσια διαβούλευση για το διάστηµα 25/08/ /09/2011. Για την προτεινόµενη υλοποίηση έχουν επιλεγεί εργαλεία web 2.0, τα οποία κυκλοφορούν ελεύθερα στο ιαδίκτυο και είναι µηδενικού προϋπολογισµού. Ως εκ τούτου, η συγκεκριµένη υλοποίηση µπορεί να εφαρµοστεί από δηµόσιους φορείς ανεξαρτήτως µεγέθους και προϋπολογισµού Σύνταξη ιακήρυξης Η σύνταξη της διακήρυξης, δεν θεωρείται απαραίτητα κοµµάτι των ηλεκτρονικών προµηθειών, καθώς αποτελεί εσωτερική διαδικασία του φορέα. Παρόλα αυτά, η χρήση συγκεκριµένων εργαλείων θα µπορούσε να απλουστεύσει τη διαδικασία, να κάνει τη συνεργασία των εµπλεκοµένων αποδοτικότερη και να συντοµεύσει την έκδοση της διακήρυξης. Πρώτη ενέργεια µετά τη λήψη της απόφασης για διενέργεια διαγωνισµού θα είναι η δηµιουργία ενός ηµερολογίου στην εφαρµογή Google Calendar, όπου σηµειώνονται οι ηµεροµηνίες µέσα στις οποίες πρέπει ο κάθε εµπλεκόµενος στη σύνταξη της διακήρυξης να παραδώσει το κοµµάτι του και οι ηµεροµηνίες και ώρες κατά τις οποίες θα πραγµατοποιηθούν συναντήσεις ή τηλεδιασκέψεις. Το ηµερολόγιο αυτό κοινοποιείται µόνο σε όσους εµπλέκονται στην διαδικασία σύνταξης της προκήρυξης.

69 69 Στη συνέχεια προτείνεται η δηµιουργία ενός κοινόχρηστου αρχείου κειµένου και το ανέβασµά του στην εφαρµογή Google Docs. Στο έγγραφο αυτό θα έχουν πρόσβαση και θα µπορούν να το τροποποιούν και πάλι µόνο όσοι εµπλέκονται στη σύνταξη της διακήρυξης. Ο κάθε εµπλεκόµενος θα δηµιουργήσει ένα αντίστοιχο αρχείο κειµένου στον υπολογιστή του, το οποίο και µέσω του Google Cloud Connect θα συγχρονίσει µε το αρχείο που βρίσκεται στο Google Docs. Με τον τρόπο αυτό, όλοι οι υπάλληλοι θα µπορούν να γράφουν ταυτόχρονα αλλά και να παρακολουθούν τις αλλαγές και τις προσθήκες που κάνουν οι συνάδελφοί τους. Σε περίπτωση που υπάρχουν απορίες ή προκύψουν προβλήµατα στην οµάδα που έχει αναλάβει τη σύνταξη της διακήρυξης, τα προβλήµατα αυτά µπορούν να λυθούν άµεσα µε τη διενέργεια κάποιας τηλεδιάσκεψης ή µε την αποστολή µηνυµάτων σε πραγµατικό χρόνο µέσω του προγράµµατος Skype. Το κείµενο που θα προκύψει όταν ολοκληρώσουν τα κοµµάτια τους όλοι οι υπάλληλοι θα αποτελεί το κείµενο της διακήρυξης το οποίο είναι έτοιµο να δοθεί σε δηµόσια διαβούλευση. Ένα πολύ χρήσιµο εργαλείο στην σύνταξη της διακήρυξης και της προκήρυξης είναι η υπηρεσία enotices 29 της ιαδικτυακής Πύλης europa.eu της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Πρόκειται για ένα ηλεκτρονικό εργαλείο που βοηθάει στην προετοιµασία των δηµοσίων συµβάσεων και τη δηµοσίευσή τους στο Συµπλήρωµα της Επίσηµης Εφηµερίδας της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Το enotices επίσης εξασφαλίζει τη συµµόρφωση της διακήρυξης µε τις οδηγίες της ΕΕ, οι οποίες διέπουν τις διαδικασίες δηµοσίων συµβάσεων. Εικόνα 17 Σελίδα προκηρύξεων χρήστη από enotices 29

70 ιαβούλευση Στην παρούσα φάση η δηµόσια διαβούλευση των όρων του διαγωνισµού δεν είναι υποχρεωτική, όµως πρόκειται να γίνει σύµφωνα µε τις τροποποιήσεις του Π.. 118/2007 που πρόκειται να ψηφιστούν. Η διαβούλευση λαµβάνει χώρα στην ιστοσελίδα που διατηρεί ο κάθε φορέας για το σύστηµα ηλεκτρονικών προµηθειών του. Η κατασκευή και διαχείριση της ιστοσελίδας γίνεται µέσω του εργαλείου Google Sites, το οποίο παρέχει και δωρεάν υπηρεσίες διακοµιστή και άρα ο φορέας δεν επιβαρύνεται µε κάποια έξοδα για τη λειτουργία της. Αρχικά αναρτάται στην εφαρµογή Google Docs το προς διαβούλευση κείµενο σε αρχείο της µορφής doc, docx ή pdf, ψηφιακά υπογεγραµµένο από τον δηµόσιο φορέα και στη συνέχεια συνδέεται το συγκεκριµένο αρχείο µε την ιστοσελίδα της εφαρµογής, δίνοντας και τη δυνατότητα αποθήκευσής του τοπικά στον υπολογιστή κάθε επισκέπτη. Στη συνέχεια κοινοποιείται ένα κάλεσµα συµµετοχής στη διαβούλευση µέσω των σελίδων κοινωνικής δικτύωσης Facebook, Twitter και LinkedIn. Επίσης αποστέλλεται ενηµερωτικό µήνυµα ηλεκτρονικού ταχυδροµείου (newsletter) µέσω της εφαρµογής MailChimp σε όλους τους εγγεγραµµένους στην υπηρεσία χρήστες. Στη διαβούλευση µπορεί να συµµετάσχει κάθε υποψήφιος προµηθευτής, αλλά και κάθε επισκέπτης της ιστοσελίδας. Τα σηµεία τα οποία αφορά η διαβούλευση είναι τρία (3): 1. Τεχνικές Προδιαγραφές 2. Κριτήρια Αξιολόγησης Προσφορών 3. Συντελεστές Βαρύτητας

71 71 Εικόνα 18 Παράδειγµα διαβούλευσης Συντελεστών Βαρύτητας ιαγωνισµού Οι συµµετέχοντες καλούνται να διαβάσουν το αρχικό κείµενο της διακήρυξης και στη συνέχεια να υποβάλουν τις προτάσεις ή τις διαφωνίες τους σε όποια από τα παραπάνω σηµεία επιθυµούν, µέσω της υποβολής σχολίου στην ιστοσελίδα της διαβούλευσης. Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία υποβολής σχολίων, η οµάδα που συνέταξε το αρχικό κείµενο της διαβούλευσης τα συγκεντρώνει και αφού τα λάβει υπόψη και προχωρήσει στις όποιες τροποποιήσεις, αναρτά στην ιστοσελίδα τα συµπεράσµατα της διαβούλευσης και συντάσσει το τελικό κείµενο της διακήρυξης. Νοµικό Κείµενο Περιγραφή Ν. 3979/2011, Άρθρο 10 ικαίωµα επικοινωνίας και συναλλαγής µέσω ΤΠΕ Π.. 118/2007, Άρθρο 3 (προσθήκη παρ. 11, µετά από τροποποίηση) Υποχρεωτική διαβούλευση τεχνικών προδιαγραφών, κριτηρίων αξιολόγησης και συντελεστών βαρύτητας Πίνακας 8 Νοµική πρόβλεψη διαδικασίας ιαβούλευση

72 ηµοσίευση ιαγωνισµού Σύµφωνα µε το άρθρο 4 του Π.. 118/2007, η Υπηρεσία που διενεργεί τον διαγωνισµό υποχρεούται να αποστείλει την προκήρυξη και τη διακήρυξη σε µία σειρά από συγκεκριµένους ευρωπαϊκούς και εγχώριους φορείς. Στο προτεινόµενο σενάριο, η αποστολή της προκήρυξης και της διακήρυξης γίνεται ηλεκτρονικά, µέσω ψηφιακά υπογεγραµµένης από την Υπηρεσία επιστολής. Υποχρεωτικά ο πρώτος φορέας στον οποίο αποστέλλεται η προκήρυξη είναι η Υπηρεσία Επίσηµων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων. Η προκήρυξη αποστέλλεται σε ψηφιακή µορφή µε χρονοσήµανση και ψηφιακά υπογεγραµµένη. Ακολουθεί η αποστολή στους ελληνικούς φορείς που προβλέπει ο νόµος και σε δύο ηµερήσιες οικονοµικές εφηµερίδες ευρείας κυκλοφορίας. Η προκήρυξη και η διακήρυξη αποστέλλονται και πάλι σε ψηφιακή µορφή, χρονοσηµασµένες και ψηφιακά υπογεγραµµένες. Συµπληρωµατικά στα όσα προβλέπει ο νόµος, η Υπηρεσία αναρτά ανακοίνωση στην ιστοσελίδα της. Επίσης ανακοινώνεται η διεξαγωγή του διαγωνισµού µέσω των ιστοσελίδων κοινωνικής δικτύωσης Facebook, Twitter και LinkedIn και αποστέλλεται ενηµερωτικό newsletter µέσω της εφαρµογής MailChimp (βλ. ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ V). Τέλος στην ιστοσελίδα του συστήµατος ηλεκτρονικών προµηθειών αναρτάται το πλήρες κείµενο της προκήρυξης και της διακήρυξης (εφόσον δεν πρόκειται για κλειστό διαγωνισµό), από όπου και µπορεί ο κάθε ενδιαφερόµενος να την αποθηκεύσει τοπικά στον υπολογιστή του, καθώς και όλα τα απαραίτητα για τη συµµετοχή στον διαγωνισµό έγγραφα. Εάν πρόκειται για κλειστό διαγωνισµό, το πλήρες κείµενο της διακήρυξης αποστέλλεται µόνο στους υποψήφιους προµηθευτές που έχουν επιλεγεί.

73 73 Νοµικό Κείµενο Περιγραφή Ν. 3979/2011, Άρθρο 10 ικαίωµα επικοινωνίας και συναλλαγής µέσω ΤΠΕ Π.. 118/2007, Άρθρο 4 Π.. 60/2007, Άρθρο 30 Π.. 60/2007, Άρθρο 35 Π.. 60/2007, Άρθρο 36 Κανόνες δηµοσιότητας Σύνταξη και λεπτοµέρειες δηµοσίευσης προκηρύξεων Ενηµέρωση υποψηφίων και προσφερόντων Κανόνες στην επικοινωνία των µερών του διαγωνισµού Πίνακας 9 Νοµική πρόβλεψη διαδικασίας ηµοσίευση Πεδίο ιαφάνεια ιαφάνεια ιαφάνεια Ηλεκτρονική Αναγγελία Ηλεκτρονική Αναγγελία Ηλεκτρονική Αναγγελία Ηλεκτρονική Αναγγελία Ικανοποιούµενο Κριτήριο ηµοσίευση γενικών πληροφοριών για τις δηµόσιες συµβάσεις ηµοσίευση των προκηρύξεων σε επίσηµους ηλεκτρονικούς πίνακες ανακοινώσεων ιαθεσιµότητα υπηρεσιών Ηλεκτρονικών Προµηθειών ηµοσίευση προκηρύξεων δηµοσίων συµβάσεων Εντοπισµός τοµέων ενδιαφέροντος από προµηθευτές Αποστολή ενηµερωτικών s σε προµηθευτές Πρόσβαση και λήψη εγγράφων ανά πάσα στιγµή, χωρίς ανθρώπινη µεσολάβηση Πίνακας 10 Προσφορά διαδικασίας ηµοσίευση στην κατάταξη της Ελλάδας στο Benchmarking Measurement

74 Προθεσµίες Συµµετοχής Ταυτόχρονα µε την αποστολή και κοινοποίηση της προκήρυξης και της διακήρυξης, δηµιουργείται στην εφαρµογή Google Calendar ένα ηµερολόγιο, το οποίο καθίσταται ορατό σε κάθε επισκέπτη, αλλά µη επεξεργάσιµο. Στο ηµερολόγιο αυτό σηµειώνονται όλες οι προθεσµίες και οι ηµεροµηνίες ορόσηµα για τον διαγωνισµό που τρέχει. Ενδεικτικά τέτοιες είναι η προθεσµία υποβολής συµµετοχής στον διαγωνισµό, η ηµεροµηνία αποσφράγισης των κυρίως φακέλων, η ηµεροµηνία αποσφράγισης των κυρίως προσφορών κ.α.. Αναρτάται επίσης ένας σύνδεσµος για το συγκεκριµένο ηµερολόγιο στην ιστοσελίδα του συστήµατος ηλεκτρονικών προµηθειών του δηµόσιου φορέα. Κάθε φορά που παρέρχεται µία ηµεροµηνία-ορόσηµο, αναρτάται µία ανακοίνωση στις ιστοσελίδες κοινωνικής δικτύωσης που ενηµερώνει για το πέρασµα στην επόµενη φάση του διαγωνισµού. Νοµικό Κείµενο Περιγραφή Ν. 3979/2011, Άρθρο 10 ικαίωµα επικοινωνίας και συναλλαγής µέσω ΤΠΕ Π.. 60/2007, Άρθρο 36 Κανόνες στην επικοινωνία των µερών του διαγωνισµού Πίνακας 11 Νοµική πρόβλεψη διαδικασίας Προθεσµίες Συµµετοχής Πεδίο ιαφάνεια Ηλεκτρονική Αναγγελία Ικανοποιούµενο Κριτήριο ηµοσίευση γενικών πληροφοριών για τις δηµόσιες συµβάσεις Αποστολή ενηµερωτικών s σε προµηθευτές Πίνακας 12 Προσφορά διαδικασίας Προθεσµίες Συµµετοχής στην κατάταξη της Ελλάδας στο Benchmarking Measurement

75 Υποβολή Αιτήσεων Συµµετοχής και ικαιολογητικών Επειδή οι υποψήφιοι ανάδοχοι δεν είναι απαραίτητα φυσικά πρόσωπα και επειδή όλα τα διακινούµενα έγγραφα θα πρέπει να είναι ψηφιακά υπογεγραµµένα, κρίνεται απαραίτητο κάθε ανάδοχος να ορίζει έναν εξουσιοδοτηµένο εκπρόσωπο. Ο ορισµός αυτός θα πρέπει να αποδεικνύεται είτε µε κάποιο πληρεξούσιο, είτε µε απόφαση Σ της εταιρείας και το αποδεικτικό αυτό θα πρέπει να υποβάλλεται µαζί µε τα υπόλοιπα δικαιολογητικά, αφού πρώτα έχει επικυρωθεί ηλεκτρονικά µέσω ΚΕΠ. Εφόσον ικανοποιείται αυτή η προϋπόθεση, θα πρέπει όλα τα δικαιολογητικά και τα διακινούµενα έγγραφα να είναι ψηφιακά υπογεγραµµένα από το νόµιµο εκπρόσωπο του υποψήφιου προµηθευτή. Σύµφωνα µε την ισχύουσα νοµοθεσία κατά τη συµµετοχή του σε µία διαδικασία δηµόσιων προµηθειών, ο υποψήφιος ανάδοχος αποστέλλει τον φάκελο των δικαιολογητικών συµµετοχής, τον φάκελο τεχνικής προσφοράς και τον φάκελο οικονοµικής προσφοράς. Κατ αντιστοιχία µε τη συµβατική υποβολή της προσφοράς, θα πρέπει ο υποψήφιος ανάδοχος να στέλνει ένα αρχείο zip, το οποίο να έχει όνοµα της µορφής ΠΡΟΣΦΟΡΑ_Αριθµός ιακήρυξης_επωνυµία Αποστολέα.zip και εκεί να περιέχονται όλα τα δικαιολογητικά και οι φάκελοι της τεχνικής και οικονοµικής προσφοράς. Προκειµένου να εξασφαλιστεί πως η πρόσβαση στις πληροφορίες της προσφοράς είναι εφικτή µόνο µε ταυτόχρονες ενέργειες των εξουσιοδοτηµένων προσώπων, προτείνεται η δηµιουργία δύο αρχείων zip µε τη µέθοδο span zip, µε ονοµασίες ΠΡΟΣΦΟΡΑ1_Αριθµός ιακήρυξης_επωνυµία Αποστολέα.zip και ΠΡΟΣΦΟΡΑ2_Αριθµός ιακήρυξης_επωνυµία Αποστολέα.zip τα οποία θα περιέχουν το αρχικό αρχείο ΠΡΟΣΦΟΡΑ_Αριθµός ιακήρυξης_επωνυµία Αποστολέα.zip και το αρχείο της χρονοσφραγίδας του. Η αποστολή του πρώτου αρχείου θα γίνεται στην αρµόδια υπηρεσιακή Μονάδα Προµηθειών του φορέα και του δεύτερου στην αρµόδια Επιτροπή Αποσφράγισης και Αξιολόγησης. Η τεχνική και οικονοµική προσφορά θα είναι επίσης αρχεία zip που θα έχουν όνοµα της µορφής ΤΕΧΝΙΚΗΠΡΟΣΦΟΡΑ_Αριθµός ιακήρυξης_επωνυµία Αποστολέα.zip και

76 76 ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΠΡΟΣΦΟΡΑ_Αριθµός ιακήρυξης_επωνυµία Αποστολέα.zip αντίστοιχα. Ο φάκελος δικαιολογητικών συµµετοχής περιλαµβάνει µία σειρά από υπεύθυνες δηλώσεις, βεβαιώσεις που εκδίδοντα από δηµόσιες υπηρεσίες, δικαιολογητικά που εκδίδει ο ίδιος ο υποψήφιος ανάδοχος και όχι κάποια δηµόσια υπηρεσία και εγγυητική επιστολή συµµετοχής από τράπεζα. Όλα τα παραπάνω δικαιολογητικά επιβάλλεται να είναι ψηφιακά υπογεγραµµένα από τον εκπρόσωπο που έχει ορίσει ο ανάδοχος και να φέρουν χρονοσφραγίδα που να αποδεικνύει την ύπαρξη και κατοχή τους πριν από την ηµεροµηνία υποβολής των προσφορών. Ενδεικτικά κάποιες από τις υπεύθυνες δηλώσεις είναι αυτές σχετικά µε την µη ύπαρξη νοµικών περιορισµών λειτουργίας της επιχείρησης, του µη αποκλεισµού από διαγωνισµούς µε αµετάκλητη απόφαση του Υπουργού Ανάπτυξης κ.α.. Οι δηλώσεις αυτές µπορούν να υποβληθούν ψηφιοποιηµένες σε ΚΕΠ, να επικυρωθούν και να αποθηκευτούν στην θυρίδα που παρέχει η Πύλη Ermis. Οι βεβαιώσεις που λαµβάνονται από δηµόσιες υπηρεσίες, όπως για παράδειγµα η ασφαλιστική και φορολογική ενηµερότητα, εάν έχουν ψηφιακή µορφή και είναι υπογεγραµµένες από την υπηρεσία που τις εξέδωσε, συµπεριλαµβάνονται κανονικά στον φάκελο. Εάν δεν είναι σε ψηφιακή µορφή, τότε ψηφιοποιούνται και προσκοµίζονται στα ΚΕΠ όπου λαµβάνουν ψηφιακή πιστοποίηση και µπορούν επίσης να εισαχθούν στην ηλεκτρονική θυρίδα της Πύλης Ermis. Αναφορικά µε τις δύο παραπάνω κατηγορίες δικαιολογητικών, προτείνεται µελλοντικά, εφόσον τα δικαιολογητικά υπάρχουν στην ηλεκτρονική θυρίδα του Ermis, να παρέχει η ίδια η Πύλη Ermis σε συνεργασία µε έναν εποπτεύοντα φορέα που θα µπορούσε να είναι η Γενική Γραµµατεία Εµπορίου, ένα ψηφιακό πιστοποιητικό που να βεβαιώνει την ύπαρξή τους και να δίνει δικαίωµα στους υποψήφιους αναδόχους να συµµετέχουν σε διαγωνισµούς, χωρίς να υποβάλουν κάθε φορά τα ίδια δικαιολογητικά. Εναλλακτικά προτείνεται η κατάρτιση στην ιστοσελίδα Ermis µιας λίστας µε τους υποψήφιους ανάδοχους που διαθέτουν όλα τα απαιτούµενα δικαιολογητικά για συµµετοχή σε διαγωνισµούς προµηθειών του ηµοσίου. ικαιολογητικά που εκδίδει ο ίδιος ο υποψήφιος ανάδοχος είναι ο κατάλογος µε τις κυριότερες παραδόσεις έργων την τελευταία τριετία, περιγραφή της επιχείρησης και

77 77 των δυνατοτήτων της κ.α.. Για τα δικαιολογητικά αυτά απαιτείται απλά να φέρουν την ψηφιακή υπογραφή του εκπροσώπου του αναδόχου. Οι φάκελοι της τεχνικής και οικονοµικής προσφοράς θα πρέπει να φέρουν χρονοσφραγίδα και την ψηφιακή υπογραφή του εκπροσώπου του αναδόχου. Μαζί τους υποβάλλονται και τα αντίστοιχα αρχεία που προκύπτουν από την χρονοσήµανσή τους. Για την λήψη χρονοσφραγίδας µπορεί να χρησιµοποιηθεί τόσο η εφαρµογή χρονοσήµανσης timemarker.org, όσο και η αντίστοιχη υπηρεσία της Πύλης Ermis. Με τον τρόπο αυτό εξασφαλίζεται η ηλεκτρονική υποβολή όλων των απαιτούµενων δικαιολογητικών, εκτός από την εγγυητική επιστολή, η οποία στην παρούσα φάση δεν εκδίδεται από τις τράπεζες σε ψηφιακή µορφή, αλλά µόνο σε έντυπη. Ήδη οι ελληνικές τράπεζες αποστέλλουν εγγυητικές επιστολές σε τράπεζες µε τις οποίες συνεργάζονται στο εξωτερικό µέσω ηλεκτρονικού µηνύµατος SWIFT, γεγονός που δείχνει πως µελλοντικά είναι εφικτή η επέκταση της χρήσης ηλεκτρονικών εγγυητικών επιστολών και σε εγχώριες συναλλαγές. Για όσο διάστηµα όµως η παραπάνω τακτική δεν εφαρµόζεται στους εγχώριους πελάτες, προτείνεται η υποβολή των εγγυητικών επιστολών µε τον συµβατικό τρόπο που ισχύει µέχρι σήµερα.

78 78 Νοµικό Κείµενο Περιγραφή Ν. 3979/2011, Άρθρο 10 ικαίωµα επικοινωνίας και συναλλαγής µέσω ΤΠΕ Ν. 3979/2011, Άρθρο 13 Κύρος και αποδεικτική ισχύς ηλεκτρονικών εγγράφων και υποχρέωση χρονοσήµανσης Ν. 3979/2011, Άρθρο 14 Εγκυρότητα ψηφιακών αντιγράφων και δυνατότητα ψηφιοποίησης εγγράφων Ν. 3979/2011, Άρθρο 22 ιακίνηση εγγράφων και υποχρέωση ηλεκτρονικής υπογραφής Ν. 3979/2011, Άρθρο 23 ικαίωµα ηλεκτρονικής υποβολής αιτήσεων, δηλώσεων και δικαιολογητικών σε διαγωνισµούς Π.. 118/2007, Άρθρο 5α Π.. 118/2007, Άρθρο 6 Π.. 150/2001, Άρθρο 3 Π.. 60/2007, Άρθρο 36 Τρόπος υποβολής στοιχείων και δικαιολογητικών ικαιολογητικά συµµετοχής Έννοµες συνέπειες ηλεκτρονικών υπογραφών Κανόνες στην επικοινωνία των µερών του διαγωνισµού Πίνακας 13 Νοµική πρόβλεψη διαδικασίας Υποβολή Αιτήσεων Συµµετοχής και ικαιολογητικών

79 79 Πεδίο Ηλεκτρονική Αναγγελία Ηλεκτρονική Υποβολή Ηλεκτρονική Υποβολή Ικανοποιούµενο Κριτήριο Πρόσβαση και λήψη εγγράφων ανά πάσα στιγµή, χωρίς ανθρώπινη µεσολάβηση Ηλεκτρονική υποβολή προσφορών µε ασφαλή τρόπο Online κατάθεση πιστοποιητικών και βεβαιώσεων από προµηθευτές Πίνακας 14 Προσφορά διαδικασίας Υποβολή Αιτήσεων Συµµετοχής και ικαιολογητικών στην κατάταξη της Ελλάδας στο Benchmarking Measurement *Για Ικανοποίηση απαιτήσεων Άρθρου 78 του Π.. 60/2007 βλ. ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ IV Υποβολή Προσφορών Όλα τα παραπάνω δικαιολογητικά πρέπει να συγκεντρωθούν σε έναν εικονικό φάκελο και να αποσταλούν στον φορέα που διενεργεί τον διαγωνισµό ηλεκτρονικά. Τα δικαιολογητικά συµµετοχής, η τεχνική προσφορά, η οικονοµική προσφορά και όλα τα αρχεία των χρονοσφραγίδων συµπιέζονται σε ένα αρχείο zip το οποίο λαµβάνει εκ νέου χρονοσφραγίδα. Το τελικό αρχείο zip και η χρονοσφραγίδα του, αφού διαχωριστούν σε δύο zip αρχεία µε τη µέθοδο span zip, αποστέλλονται στην αναθέτουσα αρχή µε έναν από τους παρακάτω δύο τρόπους: A. Τα δύο spanned αρχεία, αναρτώνται στην εφαρµογή Boxnet και γίνονται κοινόχρηστα το µεν πρώτο µε την αρµόδια Μονάδα προµηθειών του φορέα, το δε δεύτερο µε την Επιτροπή Αποσφράγισης και Αξιολόγησης των προσφορών. Μόλις ο φορέας λάβει το αυτοµατοποιηµένο µήνυµα πως του έχει καταστεί κοινόχρηστο κάποιο αρχείο, αποθηκεύει τοπικά το µήνυµα, επικοινωνεί µε το πρωτόκολλο και λαµβάνει αριθµό πρωτοκόλλου, όπως ορίζει το άρθρο 24 του

80 80 Ν.3979/2011. Ο αριθµός πρωτοκόλλου αποστέλλεται στον υποβάλλοντα την προσφορά, µαζί µε µία επιβεβαίωση λήψης της προσφοράς µε τον ίδιο τρόπο που έγινε και η αποστολή της προσφοράς. Ως ώρα υποβολής της προσφοράς λογίζεται η ώρα παραλαβής του αυτόµατου µηνύµατος ηλεκτρονικού ταχυδροµείου που ενηµερώνει τον φορέα για τη διαθεσιµότητα του αρχείου. Σηµειώνεται πως σε καµία περίπτωση τα αρχεία που έχουν αποσταλεί στον φορέα δεν αποθηκεύονται τοπικά σε κάποιον υπολογιστή. Σε περίπτωση που κάποιος υπάλληλος «κατεβάσει» τα απεσταλµένα αρχεία, πριν την ηµεροµηνία αποσφράγισης των προσφορών, θεωρείται πως έχει παραβιάσει τις προσφορές. Προκειµένου να εξασφαλιστεί πως δεν θα ανοιχτεί η οικονοµική προσφορά πριν την ηµεροµηνία αποσφράγισης, αποστέλλεται σε αρχείο µορφής pdf, το οποίο προστατεύεται από κωδικό. Ο υποψήφιος ανάδοχος αποστέλλει τον κωδικό εισόδου στο αρχείο της οικονοµικής προσφοράς µε ψηφιακά υπογεγραµµένη επιστολή, συνηµµένη σε µήνυµα ηλεκτρονικού ταχυδροµείου, που αποστέλλεται σε προκαθορισµένο χρονικό διάστηµα της ηµέρας που έχει οριστεί πως θα γίνει η αποσφράγιση των οικονοµικών προσφορών. B. Ο υποψήφιος ανάδοχος αποστέλλει στους λογαριασµούς ηλεκτρονικού ταχυδροµείου που έχει ορίσει ο φορέας τα δύο spanned αρχεία zip, µέσω της ιαδικτυακής εφαρµογής wetransfer.com. Ο φορέας λαµβάνει αυτοµατοποιηµένο µήνυµα ηλεκτρονικού ταχυδροµείου µε τον σύνδεσµο από όπου µπορεί να κατεβάσει τα αρχεία. Μόλις παραλάβει τα αρχεία αποστέλλει τον αριθµό πρωτοκόλλου της προσφοράς οµοίως µε την περίπτωση Α. Ως ώρα υποβολής της προσφοράς, λογίζεται η ώρα παραλαβής του αυτόµατου µηνύµατος ηλεκτρονικού ταχυδροµείου µε τον σύνδεσµο των αρχείων. Και σε αυτή την περίπτωση για να εξασφαλιστεί πως δεν θα παραβιαστούν οι προσφορές και δεν θα ανοιχτεί η οικονοµική προσφορά νωρίτερα από την προκαθορισµένη ηµεροµηνία αποσφράγισης, ακολουθείται η ίδια µεθοδολογία µε την περίπτωση Α. Εναλλακτικά και για κάποια µεταβατική περίοδο µέχρι να υπάρξει πλήρης εξοικείωση των προµηθευτών µε τη νέα διαδικασία, θα µπορούσε να γίνεται δεκτή και η παράλληλη ταχυδροµική αποστολή ενός ψηφιακού δίσκου µε το συµπιεσµένο αρχείο της προσφοράς.

81 81 Μέχρι να παρέλθει η ηµεροµηνία υποβολής των προσφορών, κάθε υποψήφιος ανάδοχος µπορεί να πραγµατοποιεί αλλαγές στην προσφορά που υπέβαλλε, υποβάλλοντας µία νέα προσφορά. Σε κάθε περίπτωση, ισχύει η τελευταία προσφορά που υποβλήθηκε εντός της προκαθορισµένης διορίας. Εάν κάποιος υποψήφιος επιθυµεί να αποσύρει την προσφορά του, αυτό γίνεται µε την αποστολή ψηφιακά υπογεγραµµένης επιστολής µέσω ηλεκτρονικού ταχυδροµείου, η οποία αναφέρει την πρόθεση του υποψηφίου, πριν την λήξη της προθεσµίας υποβολής προσφορών. Μόλις παρέλθει η προθεσµία υποβολής των προσφορών, αποστέλλεται ψηφιακά υπογεγραµµένη επιστολή που κοινοποιείται µέσω του Google docs, του WeTransfer ή του Box.net σε όσους υποψηφίους συνεχίζουν στην επόµενη φάση, το οποίο ενηµερώνει για την ηµεροµηνία αποσφράγισης των προσφορών. Νοµικό Κείµενο Περιγραφή Ν. 3979/2011, Άρθρο 10 ικαίωµα επικοινωνίας και συναλλαγής µέσω ΤΠΕ Ν. 3979/2011, Άρθρο 13 Κύρος και αποδεικτική ισχύς ηλεκτρονικών εγγράφων και υποχρέωση χρονοσήµανσης Ν. 3979/2011, Άρθρο 14 Εγκυρότητα ψηφιακών αντιγράφων και δυνατότητα ψηφιοποίησης εγγράφων Ν. 3979/2011, Άρθρο 22 ιακίνηση εγγράφων και υποχρέωση ηλεκτρονικής υπογραφής Ν. 3979/2011, Άρθρο 23 ικαίωµα ηλεκτρονικής υποβολής αιτήσεων, δηλώσεων και δικαιολογητικών σε διαγωνισµούς Ν. 3979/2011, Άρθρο 24 Προσδιορισµός χρόνου παραλαβής και προθεσµιών Π.. 118/2007, Άρθρο 11 Π.. 118/2007, Άρθρο 12 Π.. 150/2001, Άρθρο 3 Π.. 60/2007, Άρθρο 36 Χρόνος και τρόπος υποβολής προσφορών Περιγραφή φακέλων προσφορών Έννοµες συνέπειες ηλεκτρονικών υπογραφών Κανόνες στην επικοινωνία των µερών του διαγωνισµού Πίνακας 15 Νοµική πρόβλεψη διαδικασίας Υποβολή Προσφορών

82 82 Πεδίο Ηλεκτρονική Υποβολή Ηλεκτρονική Υποβολή Ηλεκτρονική Υποβολή Ικανοποιούµενο Κριτήριο Ηλεκτρονική υποβολή προσφορών µε ασφαλή τρόπο υνατότητα αναθεώρησης και αλλαγής της προσφοράς πριν την λήξη της προθεσµίας υποβολής Online κατάθεση πιστοποιητικών και βεβαιώσεων από προµηθευτές Πίνακας 16 Προσφορά διαδικασίας Υποβολή Προσφορών στην κατάταξη της Ελλάδας στο Benchmarking Measurement *Για Ικανοποίηση απαιτήσεων Άρθρου 78 του Π.. 60/2007 βλ. ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ IV Αποσφράγιση ικαιολογητικών και Τεχνικών Προσφορών Η αποσφράγιση των προσφορών γίνεται σε δύο στάδια. Πρώτα ελέγχονται τα δικαιολογητικά και οι τεχνικές προσφορές και σε επόµενη φάση αποσφραγίζονται οι οικονοµικές προσφορές. Αφού παραληφθούν οι προσφορές και παρέλθει η προθεσµία υποβολής προσφορών, η επιτροπή παραλαβής και αποσφράγισης προχωράει σε αποσφράγιση των προσφορών. Η εξακρίβωση της έγκαιρης υποβολής µιας προσφοράς γίνεται αρχικά µε έλεγχο της ηµεροµηνίας και ώρας λήψης του συµπιεσµένου αρχείου της προσφοράς από την υπηρεσία και στη συνέχεια µέσω ελέγχου των χρονοσφραγίδων που συνοδεύουν τον φάκελο της προσφοράς. Προσφορές που υποβλήθηκαν µετά το πέρας την προθεσµίας υποβολής δεν ανοίγονται και οι προµηθευτές που τις υπέβαλαν ενηµερώνονται µε µήνυµα ηλεκτρονικού ταχυδροµείου. Στην παρούσα φάση ελέγχονται µόνο ο κυρίως φάκελος της προσφοράς µε τον φάκελο των δικαιολογητικών και τον φάκελο της τεχνικής προσφοράς. Εκτός από την

83 83 πληρότητα και την ουσία των δικαιολογητικών, ελέγχονται παράλληλα η ύπαρξη ψηφιακής υπογραφής από τον εκπρόσωπο του προµηθευτή, η ύπαρξη ψηφιακού πιστοποιητικού δηµόσιας υπηρεσίας, εφόσον πρόκειται για έγγραφο που επικυρώθηκε από δηµόσιο φορέα και οι χρονοσφραγίδες όλων των υποβληθέντων αρχείων και εγγράφων. Ο έλεγχος ενός εγγράφου από δηµόσιο φορέα που έχει επικυρωθεί µέσω ΚΕΠ, µπορεί να γίνει εύκολα µέσω της εισαγωγής του εγγράφου στην αντίστοιχη υπηρεσία που παρέχει η Πύλη Ermis. Η χρονοσήµανση των αρχείων ελέγχεται από την επιτροπή αποσφράγισης είτε µέσω της εφαρµογής timemarker.org, είτε µέσω της αντίστοιχης υπηρεσίας της Πύλης Ermis. Η αρµόδια Επιτροπή Αποσφράγισης υπογράφει ψηφιακά τους φακέλους που παρέλαβε και συντάσσει έναν κατάλογο µε όλους τους προµηθευτές που υπέβαλαν προσφορά και τα δικαιολογητικά που αυτοί προσκόµισαν. Στη συνέχεια εξετάζει τις τεχνικές προσφορές όσων υποψηφίων έχουν υποβάλλει πλήρεις φακέλους δικαιολογητικών. Στο τέλος της διαδικασίας, συντάσσει πρακτικό στο οποίο επισυνάπτονται όλοι οι φάκελοι που παρελήφθησαν µαζί µε τα αρχεία της χρονοσήµανσής τους και τον κατάλογο των προµηθευτών. Εάν κριτήριο ανάθεσης είναι απλά η χαµηλότερη τιµή, δηµιουργείται από την Επιτροπή ένα φύλλο Excel µε τις ελάχιστες προδιαγραφές της διακήρυξης, όπου σηµειώνεται η συµµόρφωση ή όχι κάθε προσφοράς µε την κάθε προδιαγραφή. Εάν κριτήριο ανάθεσης είναι η πλέον συµφέρουσα από οικονοµική άποψη προσφορά, δηµιουργείται ένα φύλλο Excel στο οποίο έχουν περαστεί οι συντελεστές βαρύτητας του κάθε κριτηρίου που ορίζει ο πίνακας αξιολόγησης κριτηρίων και καταχωρούνται τα δεδοµένα της κάθε προσφοράς. Μέσω του φύλλου αυτού παράγονται οι βαθµολογίες της κάθε προσφοράς. Όσες προσφορές δεν ικανοποιούν τις ελάχιστες προδιαγραφές της προκήρυξης απορρίπτονται και οι υποψήφιοι που τις υπέβαλαν ενηµερώνονται µε µήνυµα ηλεκτρονικού ταχυδροµείου. Ταυτόχρονα αποστέλλεται από τον φορέα διεξαγωγής του διαγωνισµού ψηφιακά υπογεγραµµένη επιστολή, µε τρόπο αντίστοιχο µε αυτόν της υποβολής προσφορών, στους υποψήφιους αναδόχους που οι προσφορές τους έγιναν δεκτές, που τους ενηµερώνει για το χρονικό διάστηµα κατά το οποίο καλούνται να

84 84 αποστείλουν µε µήνυµα ηλεκτρονικού ταχυδροµείου τους κωδικούς πρόσβασης στο αρχείο µε την οικονοµική προσφορά. Νοµικό Κείµενο Περιγραφή Ν. 2690/1999, Άρθρο 14 Σύνθεση, Συνεδριάσεις και Λειτουργία Συλλογικών Οργάνων Ν. 3979/2011, Άρθρο 10 ικαίωµα επικοινωνίας και συναλλαγής µέσω ΤΠΕ Ν. 3979/2011, Άρθρο 13 Κύρος και αποδεικτική ισχύς ηλεκτρονικών εγγράφων και υποχρέωση χρονοσήµανσης Ν. 3979/2011, Άρθρο 14 Εγκυρότητα ψηφιακών αντιγράφων και δυνατότητα ψηφιοποίησης εγγράφων Ν. 3979/2011, Άρθρο 22 ιακίνηση εγγράφων και υποχρέωση ηλεκτρονικής υπογραφής Ν. 3979/2011, Άρθρο 23 ικαίωµα ηλεκτρονικής υποβολής αιτήσεων, δηλώσεων και δικαιολογητικών σε διαγωνισµούς Ν. 3979/2011, Άρθρο 30 Υποχρέωση αυθεντικοποίησης Π.. 118/2007, Άρθρο 9α Π.. 118/2007, Άρθρο 11 Π.. 118/2007, Άρθρο 12 Π.. 118/2007, Άρθρο 19 Π.. 150/2001, Άρθρο 3 Έλεγχος πληρότητας και νοµιµότητας δικαιολογητικών Χρόνος και τρόπος υποβολής προσφορών Περιγραφή φακέλων προσφορών Αποσφράγιση προσφορών Έννοµες συνέπειες ηλεκτρονικών υπογραφών Πίνακας 17 Νοµική πρόβλεψη διαδικασίας Αποσφράγιση ικαιολογητικών και Τεχνικών Προσφορών

85 85 Πεδίο Ηλεκτρονική Ανάθεση Ηλεκτρονική Ανάθεση Ικανοποιούµενο Κριτήριο Αυτόµατη και ασφαλής αποσφράγιση των προσφορών Αυτοµατοποιηµένη αξιολόγηση των προσφορών Πίνακας 18 Προσφορά διαδικασίας Αποσφράγιση ικαιολογητικών και Τεχνικών Προσφορών στην κατάταξη της Ελλάδας στο Benchmarking Measurement 5.8. Αποσφράγιση Οικονοµικών Προσφορών και Αξιολόγηση Προσφορών Η Επιτροπή Αποσφράγισης αφού παραλάβει τους κωδικούς, ανοίγει τις οικονοµικές προσφορές και ελέγχει αν ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις της διακήρυξης. Εάν κριτήριο είναι αποκλειστικά η χαµηλότερη τιµή, δηµιουργείται ένα φύλλο Excel στο οποίο κατατάσσονται οι προσφορές και επιλέγεται ο προµηθευτής που έχει υποβάλλει την χαµηλότερη προσφορά. Εάν κριτήριο είναι η πλέον συµφέρουσα από οικονοµική άποψη προσφορά, δηµιουργείται ένα αντίστοιχο φύλλο Excel όπου εισάγονται οι βαθµολογίες που υπολογίστηκαν από την τεχνική προσφορά στη φάση της αποσφράγισης, η τιµή που προσφέρει ο προµηθευτής και όσα άλλα κριτήρια απαιτεί η διακήρυξη. Μέσω αυτού του φύλλου προκύπτει η τελική βαθµολογία των προσφορών. Το τελικό αποτέλεσµα της αξιολόγησης των προσφορών αποστέλλεται ηλεκτρονικά και ψηφιακά υπογεγραµµένο σε όλους τους προµηθευτές οι οποίοι συµµετείχαν στη διαδικασία. Επίσης αναρτάται στις ιστοσελίδες κοινωνικές δικτύωσης µήνυµα ενηµέρωσης για το αποτέλεσµα του διαγωνισµού, καθώς και ενηµερωτικό newsletter µέσω της εφαρµογής MailChimp.

86 86 Νοµικό Κείµενο Περιγραφή Ν. 2690/1999, Άρθρο 14 Σύνθεση, Συνεδριάσεις και Λειτουργία Συλλογικών Οργάνων Ν. 3979/2011, Άρθρο 10 ικαίωµα επικοινωνίας και συναλλαγής µέσω ΤΠΕ Ν. 3979/2011, Άρθρο 13 Κύρος και αποδεικτική ισχύς ηλεκτρονικών εγγράφων και υποχρέωση χρονοσήµανσης Ν. 3979/2011, Άρθρο 22 ιακίνηση εγγράφων και υποχρέωση ηλεκτρονικής υπογραφής Ν. 3979/2011, Άρθρο 23 ικαίωµα ηλεκτρονικής υποβολής αιτήσεων, δηλώσεων και δικαιολογητικών σε διαγωνισµούς Ν. 3979/2011, Άρθρο 30 Υποχρέωση αυθεντικοποίησης Π.. 118/2007, Άρθρο 11 Π.. 118/2007, Άρθρο 12 Π.. 118/2007, Άρθρο 19 Π.. 118/2007, Άρθρο 20 Π.. 118/2007, Άρθρο 21 Π.. 150/2001, Άρθρο 3 Χρόνος και τρόπος υποβολής προσφορών Περιγραφή φακέλων προσφορών Αποσφράγιση προσφορών Κριτήρια ανάθεσης και αξιολόγηση προσφορών Κρίσεις αποτελεσµάτων διαγωνισµού Έννοµες συνέπειες ηλεκτρονικών υπογραφών Πίνακας 19 Νοµική πρόβλεψη διαδικασίας Αποσφράγιση Οικονοµικών Προσφορών και Αξιολόγηση Προσφορών

87 87 Πεδίο Ηλεκτρονική Ανάθεση Ηλεκτρονική Ανάθεση Ηλεκτρονική Ανάθεση Ικανοποιούµενο Κριτήριο Online δηµοσίευση πληροφοριών σχετικά µε την ανάθεση των συµβάσεων Αυτόµατη και ασφαλής αποσφράγιση των προσφορών Αυτοµατοποιηµένη αξιολόγηση των προσφορών Πίνακας 20 Προσφορά διαδικασίας Αποσφράγιση Οικονοµικών Προσφορών και Αξιολόγηση Προσφορών στην κατάταξη της Ελλάδας στο Benchmarking Measurement 5.9. Κατακύρωση και Υπογραφή Σύµβασης Αποστέλλεται ψηφιακά υπογεγραµµένη σχετική ανακοίνωση στον προµηθευτή ο οποίος επιλέχθηκε, η οποία περιλαµβάνει τα παρακάτω στοιχεία: Το προς προµήθεια είδος Την ποσότητα Την τιµή Τον φορέα για τον οποίο προορίζεται το υλικό Τη συµφωνία της κατακύρωσης ή της ανάθεσης µε τους όρους της διακήρυξης και της πρόσκλησης καθώς και µε το σχέδιο σύµβασης που έχει επισυναφθεί στη διακήρυξη Την προθεσµία υπογραφής της σύµβασης Επίσης αποστέλλεται ψηφιακά υπογεγραµµένη από την αναθέτουσα αρχή η σύµβαση, την οποία καλείται ο προµηθευτής να αποστείλει πίσω επίσης υπογεγραµµένη ψηφιακά

88 88 και µε χρονοσφραγίδα που να αποδεικνύει την υπογραφή της εντός της προθεσµίας που του έχει κοινοποιηθεί. Νοµικό Κείµενο Περιγραφή Ν. 3979/2011, Άρθρο 10 ικαίωµα επικοινωνίας και συναλλαγής µέσω ΤΠΕ Ν. 3979/2011, Άρθρο 13 Κύρος και αποδεικτική ισχύς ηλεκτρονικών εγγράφων και υποχρέωση χρονοσήµανσης Ν. 3979/2011, Άρθρο 22 ιακίνηση εγγράφων και υποχρέωση ηλεκτρονικής υπογραφής Π.. 118/2007, Άρθρο 23 Π.. 118/2007, Άρθρο 24 Π.. 150/2001, Άρθρο 3 Π.. 60/2007, Άρθρο 36 Ανακοίνωση κατακύρωσης ανάθεσης Περιγραφή συµβάσεων Έννοµες συνέπειες ηλεκτρονικών υπογραφών Κανόνες στην επικοινωνία των µερών του διαγωνισµού Πίνακας 21 Νοµική πρόβλεψη διαδικασίας Κατακύρωση και Υπογραφή Σύµβασης Βοήθεια Καθ όλη τη διάρκεια της διενέργειας του διαγωνισµού, υπάρχει η δυνατότητα επικοινωνίας µε τον φορέα για την παροχή βοήθειας και την απάντηση ερωτηµάτων που προκύπτουν. Οι υποψήφιοι ανάδοχοι µπορούν να χρησιµοποιούν για την υποβολή ερωτηµάτων: την φόρµα επικοινωνίας που παρέχει η ιστοσελίδα ηλεκτρονικών προµηθειών, µηνύµατα ηλεκτρονικού ταχυδροµείου στη διεύθυνση επικοινωνίας του φορέα που διεξάγει τον διαγωνισµό, ηλεκτρονικά υπογεγραµµένες ψηφιακές επιστολές και αποστολή FAX.

89 89 Για την ελαχιστοποίηση των ερωτηµάτων, έχουν δηµιουργηθεί αναλυτικοί οδηγοί συµµετοχής στη διαδικασία, οι οποίοι έχουν αναρτηθεί στην ιστοσελίδα της εφαρµογής ηλεκτρονικών προµηθειών και στο κανάλι της υπηρεσίας στην ιαδικτυακή εφαρµογή YouTube. Προτείνεται µελλοντικά η λειτουργία υποστηρικτικής υπηρεσίας µέσω Skype για την παροχή βοήθειας σε πραγµατικό χρόνο, για τις ώρες λειτουργίας του φορέα που διεξάγει τον διαγωνισµό. Νοµικό Κείµενο Περιγραφή Ν. 3979/2011, Άρθρο 10 ικαίωµα επικοινωνίας και συναλλαγής µέσω ΤΠΕ Π.. 60/2007, Άρθρο 36 Κανόνες στην επικοινωνία των µερών του διαγωνισµού Πίνακας 22 Νοµική πρόβλεψη διαδικασίας Βοήθεια Πεδίο Ηλεκτρονική Υποβολή Ηλεκτρονική Υποβολή Ικανοποιούµενο Κριτήριο Ύπαρξη καναλιών επικοινωνίας που επιτρέπουν την υποβολή ερωτήσεων και απαντήσεων από τους υποψήφιους προµηθευτές Ύπαρξη online υπηρεσίας βοήθειας χρηστών Πίνακας 23 Προσφορά διαδικασίας Βοήθεια στην κατάταξη της Ελλάδας στο Benchmarking Measurement Ενστάσεις Η υποβολή των ενστάσεων γίνεται µε τη διαδικασία που ισχύει και σήµερα, µε τη διαφορά πως κάθε υποψήφιος που υποβάλλει κάποια ένσταση ή ασκεί κάποια

90 90 διοικητική προσφυγή, ενηµερώνει µε ψηφιακά υπογεγραµµένη επιστολή τον φορέα που διεξάγει τον διαγωνισµό σχετικά µε την ένσταση αυτή, ώστε να παγώσουν οι διαδικασίες µέχρι την εκδίκαση των ενστάσεων. Μελλοντικά και εφόσον εκδοθεί η Κοινή Υπουργική Απόφαση που προβλέπεται στην παρ. 3 του Άρθρου 26 του Ν.3979/2011, σχετικά µε τον προσδιορισµό και την έκδοση ηλεκτρονικών παράβολων και χαρτοσήµων, οι ενστάσεις θα µπορούσαν να υποβάλλονται και ηλεκτρονικά. Νοµικό Κείµενο Περιγραφή Ν. 3979/2011, Άρθρο 10 ικαίωµα επικοινωνίας και συναλλαγής µέσω ΤΠΕ Ν. 3979/2011, Άρθρο 26 Ηλεκτρονικές πληρωµές και ηλεκτρονικά παράβολα Π.. 150/2001, Άρθρο 3 Π.. 60/2007, Άρθρο 36 Έννοµες συνέπειες ηλεκτρονικών υπογραφών Κανόνες στην επικοινωνία των µερών του διαγωνισµού Πίνακας 24 Νοµική πρόβλεψη διαδικασίας Ενστάσεις

91 91 6. ΕΠΙΛΟΓΟΣ 6.1. Συµπεράσµατα Με την ολοκλήρωση της παρούσας εργασίας, φαίνεται να έχει επιτευχθεί, ο υψηλότερος στόχος που τέθηκε κατά το ξεκίνηµά της, που δεν είναι άλλος από την ανάπτυξη µιας εφαρµογής ηµόσιων Ηλεκτρονικών Προµηθειών, µηδενικού προϋπολογισµού, βασισµένη εξολοκλήρου σε ελεύθερα εργαλεία Web 2.0. Οι αρχικοί προβληµατισµοί για την επίτευξη ή όχι του στόχου αυτού, αφορούσαν αφενός την ύπαρξη ελεύθερων εργαλείων που να µπορούν να υποστηρίξουν µία τέτοια διαδικασία και αφετέρου το αν το υπάρχον θεσµικό πλαίσιο µπορούσε να καλύψει τη διαδικασία αυτή. Όσον αφορά τον πρώτο προβληµατισµό, αποδείχθηκε πως υπάρχει πληθώρα ελεύθερων εργαλείων στο διαδίκτυο, που προσφέρουν όλα όσα προσφέρουν ακριβές, εµπορικές εφαρµογές. Επίσης, οι περισσότερες µεγάλες εταιρείες λογισµικού, διαθέτουν τις εφαρµογές τους, εκτός από την πλήρη εµπορική έκδοση και σε κάποιες δωρεάν εκδόσεις που καλύπτουν µία ελάχιστη, βασική λειτουργικότητα. Αποτέλεσµα των παραπάνω είναι η δυνατότητα κάλυψης των απαιτήσεων της εφαρµογής µέσα από διαφορετικές εναλλακτικές λύσεις, ανάλογα µε τις δυνατότητες και τις ειδικές απαιτήσεις του κάθε φορέα. Έτσι η υλοποίηση του κάθε βήµατος της προτεινόµενης εφαρµογής γίνεται µέσω επιλογής από τουλάχιστον δύο διαφορετικά εργαλεία που καλύπτουν την ίδια λειτουργικότητα. Αναφορικά µε το υπάρχον θεσµικό πλαίσιο, διαπιστώθηκε πως µπορεί να υποστηρίξει πλήρως µια εφαρµογή ηλεκτρονικών προµηθειών για όλο το στάδιο πριν την ανάθεση και την ανάθεση. Το µόνο σηµείο όπου διαπιστώθηκε πρόβληµα, είναι τα κοµµάτια του διαγωνισµού που αφορούν εγχρήµατες συναλλαγές. Συγκεκριµένα, σε κάποιες φάσεις του διαγωνισµού όπως οι ενστάσεις, υπάρχει η ανάγκη καταβολής κάποιων παράβολων και χαρτοσήµων. Παρόλο που ο Ν. 3979/2011 «Για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση», προβλέπει την έκδοσή τους, εκκρεµεί η Κοινή Υπουργική Απόφαση που θα ορίζει τις σχετικές λεπτοµέρειες.

92 92 Η εφαρµογή η οποία προέκυψε καλύπτει την ελάχιστη λειτουργικότητα που απαιτείται για την διεκπεραίωση ενός διαγωνισµού προµηθειών του ηµοσίου, από µία δηµόσια υπηρεσία, ανεξαρτήτως µεγέθους. Βασική επιδίωξη ήταν η κάλυψη των αναγκών της υπηρεσίας µε τους λιγότερους διαθέσιµους πόρους. Αυτό σηµαίνει πως οι υπηρεσίες που θα αποφάσιζαν να χρησιµοποιήσουν την προτεινόµενη εφαρµογή, δεν είναι υποχρεωµένες να επιλέξουν και τα προτεινόµενα εργαλεία. Κάθε υπηρεσία, είναι σε θέση να επιλέξει άλλα εργαλεία, ακόµα και επί πληρωµή, ανάλογα µε τις ανάγκες και τις δυνατότητές της. Η ουσία όµως της εργασίας αυτής, είναι να δείξει πως όποιο εργαλείο και αν επιλεγεί τελικά, η λειτουργικότητα που θα κληθεί να καλύπτει το εργαλείο αυτό, είναι η λειτουργικότητα που καλύπτουν τα προτεινόµενα εργαλεία Εξέλιξη της Εργασίας Μετά την επίτευξη του αρχικού στόχου που τέθηκε από την εργασία αυτή, µπορούν να γίνουν κάποιες προτάσεις για την εξέλιξή της και βελτίωση της, αλλά και να τεθούν νέοι, υψηλότεροι στόχοι. Βασική επιδίωξη θα πρέπει να είναι η επέκταση της εφαρµογής και για το στάδιο µετά την ανάθεση. Για να γίνει αυτό εφικτό, θα πρέπει να ολοκληρωθεί το πλαίσιο που διέπει τις εγχρήµατες συναλλαγές. Αυτό το πλαίσιο θα πρέπει να περιλάβει εκτός από την ηλεκτρονική πληρωµή παράβολων και χαρτοσήµων, την δυνατότητα κατάθεσης εγγυητικών επιστολών σε ηλεκτρονική µορφή. Μία άλλη πρόταση που µπορεί να υλοποιηθεί πιο άµεσα είναι η ανάπτυξη µιας δεύτερης έκδοσης της εφαρµογής που αυτή τη φορά θα απευθύνεται σε φορείς που έχουν διαθέσιµο έναν στοιχειώδη προϋπολογισµό για την εφαρµογή και κάποιες στοιχειώδεις υποδοµές, όπως για παράδειγµα ένα server. Με τον τρόπο αυτό, θα µπορούσαν οι Υπηρεσίες αυτές να αναπτύξουν εφαρµογές που επιτρέπουν τη διατήρηση κάποιων κρίσιµων δεδοµένων στο εσωτερικό του φορέα και να προσαρµόσουν κάποια εργαλεία περισσότερο στις ανάγκες τους.

93 93 Τέλος προτείνεται η παρουσίαση της εφαρµογής σε δηµοσίους υπαλλήλους που διαθέτουν µεγάλη εµπειρία σε θέµατα διαγωνισµών και σε εκπροσώπους εταιριών µε µεγάλη συµµετοχή σε διαγωνισµούς δηµοσίου. Στόχος θα είναι ο εντοπισµός των σηµείων όπου υστερεί το προτεινόµενο σενάριο και η βελτίωσή του.

94 94 ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ ΝΟΜΟΘΕΣΙΑ 1. Ν.2286/1995 (ΦΕΚ 19/1995) «Προµήθειες του δηµοσίου τοµέα και ρυθµίσεις συναφών θεµάτων» 2. Ν.2362/1995 (ΦΕΚ 247/1995) «Περί ηµοσίου Λογιστικού, ελέγχου των δαπανών του Κράτους και άλλες διατάξεις» 3. Ν.2690/1999 (ΦΕΚ 45/1999) «Κύρωση του Κώδικα ιοικητικής ιαδικασίας και άλλες διατάξεις» 4. Ν.3979/2011 (ΦΕΚ 138/2011) «Για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση και λοιπές διατάξεις» 5. Π..150/2001 (ΦΕΚ 125/2001) «Προσαρµογή στην Οδηγία 99/93/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συµβουλίου σχετικά µε το κοινοτικό πλαίσιο για ηλεκτρονικές υπογραφές» 6. Π..60/2007 (ΦΕΚ 64/2007) «Προσαρµογή της Ελληνικής Νοµοθεσίας στις διατάξεις της Οδηγίας 2004/18/ΕΚ περί συντονισµού των διαδικασιών σύναψης δηµοσίων συµβάσεων έργων, προµηθειών και υπηρεσιών, όπως τροποποιήθηκε µε την Οδηγία 2005/51/ΕΚ της Επιτροπής και την Οδηγία 2005/75/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συµβουλίου της 16 ης Νοεµβρίου 2005» 7. Π..118/2007 (ΦΕΚ 150/2007) «Κανονισµός Προµηθειών ηµοσίου (Κ.Π..)» ΕΛΛΗΝΟΓΛΩΣΣΗ ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ 8. έγλερης Εµµ. Παναγιώτης, «ίκαιο προµηθειών και υπηρεσιών ηµοσίου», Εκδόσεις Σάκκουλα, 2008

95 95 9. ηµητρακόπουλος Ι., «Το κοινοτικό δίκαιο των δηµοσίων συµβάσεων έργων, προµηθειών και υπηρεσιών», Εκδόσεις Σάκκουλα, Πανάγος Κ. Θεόδωρος, «Το θεσµικό πλαίσιο σύναψης των δηµοσίων συµβάσεων µε ηλεκτρονικά µέσα», Εκδόσεις Σάκκουλα, Αθήνα, Φρατζέσκος Απόστολος, «ιαδικασίες ανάθεσης συµβάσεων δηµοσίων έργων, υπηρεσιών και προµηθειών», Εκπαιδευτικό Υλικό Ε.Σ..., Τµήµα.Π.Σ., ΚΑ Εκπαιδευτική Σειρά, Αθήνα, Παρατηρητήριο για την Κοινωνία της Πληροφορίας, «Η ιακυβέρνηση στην εποχή του Web 2.0», Αθήνα, Κουντζέρης Α., «Ηλεκτρονικές Προµήθειες στο ηµόσιο Τοµέα: Υφιστάµενη Κατάσταση και Προοπτικές στην Ελλάδα και την Ευρωπαϊκή Ένωση»,Παρατηρητήριο για την Κοινωνία της Πληροφορίας, Αθήνα, 2007 ΞΕΝΟΓΛΩΣΣΗ ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ 14. Office of Government Commerce, «eprocurement in action: A guide to eprocurement for the public sector», London, Darryl Coulthard, Tanya Castleman, «Electronic procurement in government: More complicated than just good business», Melbourne, Emma Logan, «Simple tools for e-procurement», National e-procurement project, London, «Digitizing Public Services in Europe: Putting ambition into action», European Commission, Directorate General for Information Society and Media, 9 th Benchmark Measurement, «PEPPOL factsheet», ICT Policy Support Programme, Agency for Public Management and egovernment 19. PEPPOL International Marketing Broschure, «eprocurement without borders in Europe», Agency for Public Management and egovernment

96 96 ΙΑ ΙΚΤΥΑΚΟΙ ΣΥΝ ΕΣΜΟΙ GR/grafeiotypou/news/opis_news/general/eshdp_ htm re

97

98 98 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι - Ιστοσελίδα ιαδικτυακής Εφαρµογής Ηλεκτρονικών Προµηθειών Εικόνα 19 Αρχική σελίδα εφαρµογής ηλεκτρονικών προµηθειών Εικόνα 20 Χάρτης ιστοτόπου εφαρµογής ηλεκτρονικών προµηθειών

99 99 Εικόνα 21 Κεντρικό µενού ιστοσελίδας εφαρµογής ηλεκτρονικών προµηθειών Εικόνα 22 Μενού διαγωνισµού

100 100 Εικόνα 23 Μενού διαβούλευσης Εικόνα 24 ιαβούλευση τεχνικών προδιαγραφών διαγωνισµού

101 101 Εικόνα 25 Φόρµα υποβολής σχολίου σε διαβούλευση Εικόνα 26 Σελίδα σχετικής νοµοθεσίας Εικόνα 27 Σελίδα χρήσιµων εργαλείων

102 102 Εικόνα 28 Μενού βοήθειας για συµµετοχή σε διαγωνισµό Εικόνα 29 Φόρµα εγγραφής σε newsletter

103 103 Εικόνα 30 Φόρµα επικοινωνίας

104 104 Εικόνα 31 Σελίδα συνδέσµων προς κοινωνικά δίκτυα

105 105 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ - Οδηγός συµµετοχής στην εφαρµογή ηλεκτρονικών προµηθειών για ηµοσίους Υπαλλήλους Για να διεκπεραιώσει τις διαδικασίες ενός ηλεκτρονικού διαγωνισµού προµηθειών ένας δηµόσιος υπάλληλος, ανάλογα µε τον ρόλο που έχει λάβει, θα πρέπει να ακολουθήσει τα παρακάτω βήµατα: Υπάλληλος Μονάδας Προµηθειών 1. Κρίνεται απαραίτητη η δηµιουργία λογαριασµού χρήστη εκ µέρους της Υπηρεσίας, στις εφαρµογές Facebook, Twitter, LinkedIn, Mailchimp, Boxnet και YouTube. 2. ηµιουργία ενός λογαριασµού Gmail για την αξιοποίηση των εφαρµογών Google Docs, Google Sites, Google Calendar και Google Cloud Connect. 3. Σύνταξη προσωρινής διακήρυξης µέσω συνεργατικών εφαρµογών όπως τα Google Docs, Boxnet, Google Cloud Connect και Windows Live Mesh και µε χρήση του εργαλείου enotices της πύλης europa.eu. 4. Ανάρτηση των Τεχνικών Προδιαγραφών, των Κριτηρίων Αξιολόγησης Προσφορών και των Συντελεστών Βαρύτητας στην εφαρµογή Google Docs, σε ξεχωριστά αρχεία. 5. Σύνδεση των παραπάνω τριών αρχείων µε την αντίστοιχη σελίδα διαβούλευσης, στην ιστοσελίδα ηλεκτρονικών προµηθειών. 6. ηµιουργία ηµερολογίου διαγωνισµού µέσω της εφαρµογής Google Calendar και ανάρτησή του στην ιστοσελίδα ηλεκτρονικών προµηθειών. 7. Ενηµέρωση κοινωνικών δικτύων. 8. Αποστολή newsletter για την έναρξη της διαβούλευσης και την υποβολή προσφορών µέσω της εφαρµογής Mailchimp.

106 Επεξεργασία υποβληθέντων σχολίων και ανάρτηση συµπερασµάτων της διαβούλευσης στην ιστοσελίδα ηλεκτρονικών προµηθειών. 10. Σύνταξη τελικής διακήρυξης µέσω συνεργατικών εφαρµογών όπως τα Google Docs, Boxnet, Google Cloud Connect και Windows Live Mesh και µε χρήση του εργαλείου enotices της πύλης europa.eu. 11. Αποστολή τελικής διακήρυξης στην Υπηρεσία Επισήµων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων. 12. Αποστολή τελικής διακήρυξης στην βάση δεδοµένων TED. 13. Αποστολή τελικής διακήρυξης στους φορείς που ορίζει η παρ. 2 του Άρθρου 4 του Π. 118/ Ανάρτηση τελικής διακήρυξης και λοιπών απαραίτητων για τη συµµετοχή εγγράφων στην ιστοσελίδα ηλεκτρονικών προµηθειών. 15. Παραλαβή προσφορών µέσω εφαρµογών Boxnet ή WeTransfer. Για κάθε παραλαβή, λαµβάνεται Αριθµός Πρωτοκόλλου ο οποίος αποστέλλεται µε ψηφιακά υπογεγραµµένη επιστολή στον υποβάλλοντα την προσφορά. 16. Ανακοίνωση ολοκλήρωσης λήψης προσφορών στις εφαρµογές κοινωνικής δικτύωσης και την ιστοσελίδα των ηλεκτρονικών προµηθειών. 17. Εξέταση τυχόν υποβληθέντων ενστάσεων. 18. Ενηµέρωση ηµερολογίου διαγωνισµού για την ηµεροµηνία αποσφράγισης των φακέλων δικαιολογητικών και των τεχνικών προσφορών. 19. Ανακοίνωση ηµεροµηνίας αποσφράγισης των φακέλων δικαιολογητικών και των τεχνικών προσφορών µέσω των εφαρµογών κοινωνικής δικτύωσης. 20. Εξέταση τυχόν υποβληθέντων ενστάσεων. 21. Ενηµέρωση ηµερολογίου διαγωνισµού για την ηµεροµηνία αποσφράγισης των οικονοµικών προσφορών. 22. Ανακοίνωση ηµεροµηνίας αποσφράγισης των φακέλων οικονοµικών προσφορών µέσω των εφαρµογών κοινωνικής δικτύωσης.

107 Ενηµέρωση υποψηφίων αναδόχων για την ηµεροµηνία αποστολής των κωδικών για το άνοιγµα των οικονοµικών προσφορών µέσω ψηφιακά υπογεγραµµένων επιστολών. 24. Λήψη κωδικών οικονοµικών προσφορών και αποστολή Αριθµού Πρωτοκόλλου µέσω ψηφιακά υπογεγραµµένης επιστολής στον αποστολέα του κωδικού. 25. Εξέταση τυχόν υποβληθέντων ενστάσεων. 26. Ενηµέρωση του προµηθευτή στον οποίον κατακυρώθηκε ο διαγωνισµός µέσω ψηφιακά υπογεγραµµένης επιστολής. 27. Ανακοίνωση αποτελέσµατος διαγωνισµού µέσω της ιστοσελίδας ηλεκτρονικών προµηθειών και µέσω των εφαρµογών κοινωνικής δικτύωσης. 28. Αποστολή newsletter µέσω της εφαρµογής Mailchimp για το τελικό αποτέλεσµα τους διαγωνισµού. 29. Αποστολή ψηφιακά υπογεγραµµένης σύµβασης στον προµηθευτή στον οποίο κατακυρώθηκε ο διαγωνισµός. Μέλος Επιτροπής Αποσφράγισης και Αξιολόγησης προσφορών 1. ηµιουργία ενός λογαριασµού Gmail για την αξιοποίηση των εφαρµογών Google Docs, Google Sites, Google Calendar και Google Cloud Connect. 2. Παραλαβή προσφορών µέσω εφαρµογών Boxnet ή WeTransfer. 3. Προετοιµασία φύλλου εργασίας excel για τον έλεγχο της πληρότητας των δικαιολογητικών και των τεχνικών προσφορών. 4. Αποσφράγιση προσφορών, έλεγχος ψηφιακών υπογραφών των εγγράφων και επαλήθευσή τους αν πρόκειται για εξουσιοδοτηµένους εκπροσώπους των εταιριών και έλεγχος χρονοσφραγίδων. Οι παραπάνω έλεγχοι γίνονται µέσω των εφαρµογών Microsoft Word, Adobe Acrobat Reader και µέσω των εφαρµογών ελέγχου εγκυρότητας ηλεκτρονικών εγγράφων της πύλης Ermis, επαλήθευσης

108 108 ψηφιακής χρονοσήµανσης εγγράφων της πύλης Ermis και µέσω της εφαρµογής Timemarker.org. 5. Ψηφιακή υπογραφή όλων των φακέλων που αποσφραγίστηκαν από την Επιτροπή Αποσφράγισης. 6. Κατάρτιση πίνακα υποψηφίων προµηθευτών. 7. Κατάρτιση πρακτικού αποσφράγισης και επισύναψη σε αυτό όλων των ψηφιακά υπογεγραµµένων φακέλων και των αρχείων χρονοσήµανσής τους. 8. Ενηµέρωση υποψηφίων που αποκλείστηκαν από τη συνέχεια µέσω ψηφιακά υπογεγραµµένων επιστολών. 9. Λήψη κωδικών οικονοµικών προσφορών. 10. Προετοιµασία φύλλου εργασίας excel για την αξιολόγηση των οικονοµικών προσφορών. 11. Αποσφράγιση οικονοµικών προσφορών, έλεγχος ψηφιακών υπογραφών των εγγράφων και επαλήθευσή τους αν πρόκειται για εξουσιοδοτηµένους εκπροσώπους των εταιριών και έλεγχος χρονοσφραγίδων. Οι παραπάνω έλεγχοι γίνονται µέσω των εφαρµογών Microsoft Word, Adobe Acrobat Reader και µέσω των εφαρµογών ελέγχου εγκυρότητας ηλεκτρονικών εγγράφων της πύλης Ermis, επαλήθευσης ψηφιακής χρονοσήµανσης εγγράφων της πύλης Ermis και µέσω της εφαρµογής Timemarker.org. 12. Αξιολόγηση προσφορών µέσω φύλλου εργασίας excel από βήµα 31. Καθ όλη τη διάρκεια των παραπάνω βηµάτων, ο αρµόδιος υπάλληλος απαντάει στα ερωτήµατα που υποβάλλουν οι υποψήφιοι ανάδοχοι µέσω µηνυµάτων ηλεκτρονικού ταχυδροµείου.

109 109 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙΙ - Οδηγός συµµετοχής στην εφαρµογή ηλεκτρονικών προµηθειών για Προµηθευτές Για να συµµετέχει κάποιος υποψήφιος προµηθευτής σε έναν ηλεκτρονικό διαγωνισµό προµηθειών, θα πρέπει να ακολουθήσει τα παρακάτω βήµατα: 1. Προτείνεται η εγγραφή στην υπηρεσία ενηµέρωσης µέσω της ιστοσελίδας της εφαρµογής και η εγγραφή στο προφίλ της Υπηρεσίας στα κοινωνικά δίκτυα Facebook, Twitter και LinkedIn για την λήψη ενηµερωτικών µηνυµάτων. 2. Προτείνεται η δηµιουργία λογαριασµού Gmail, για να υπάρχει η δυνατότητα υποβολής σχολίων στη διαβούλευση της διακήρυξης και η δυνατότητα αποστολής της προσφοράς µέσω Google Docs. 3. Ορισµός νόµιµου εκπροσώπου της εταιρίας στον διαγωνισµό. 4. Εγγραφή του νόµιµου εκπροσώπου στην Εθνική Πύλη ηµόσιας ιοίκησης Ermis και λήψη ψηφιακού πιστοποιητικού. 5. Μελέτη αρχικής προσωρινής διακήρυξης και συµµετοχή στη διαβούλευση των όρων της µέσω της ιστοσελίδας των ηλεκτρονικών προµηθειών. 6. Λήψη οριστικής διακήρυξης και λοιπών απαραίτητων για τη συµµετοχή εγγράφων, από την ιστοσελίδα των ηλεκτρονικών προµηθειών. 7. Συγκέντρωση απαιτούµενων πιστοποιητικών, δηλώσεων και βεβαιώσεων, ψηφιοποίησή τους και επικύρωσή τους µέσω ΚΕΠ και Ermis. 8. Ψηφιακή υπογραφή όλων των παραπάνω δικαιολογητικών από τον εκπρόσωπο της εταιρίας στο διαγωνισµό. 9. ηµιουργία αρχείων zip µε την τεχνική και οικονοµική προσφορά, της µορφής ΤΕΧΝΙΚΗΠΡΟΣΦΟΡΑ_Αριθµός ιακήρυξης_επωνυµία Αποστολέα.zip και ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΠΡΟΣΦΟΡΑ_Αριθµός ιακήρυξης_επωνυµία Αποστολέα.zip αντίστοιχα.

110 Λήψη χρονοσφραγίδας για τα αρχεία της τεχνικής και της οικονοµικής προσφοράς. 11. Συµπίεση των δικαιολογητικών συµµετοχής στον διαγωνισµό, της τεχνικής προσφοράς, της οικονοµικής προσφοράς και των χρονοσφραγίδων τους σε ένα αρχείο της µορφής ΠΡΟΣΦΟΡΑ_Αριθµός ιακήρυξης_επωνυµία Αποστολέα.zip και λήψη χρονοσφραγίδας για το αρχείο αυτό. 12. Αποστολή του αρχείου ΠΡΟΣΦΟΡΑ_Αριθµός ιακήρυξης_επωνυµία Αποστολέα.zip και της χρονοσφραγίδας του στον φορέα που διενεργεί το διαγωνισµό µέσω της εφαρµογής Google Docs ή µέσω της εφαρµογής WeTransfer. 13. Προαιρετικά προτείνεται και η αποστολή ψηφιακού δίσκου (CD) που περιέχει τα παραπάνω δύο αρχεία, µέσω ταχυδροµείου. 14. Παρακολούθηση διαδικασίας αποσφράγισης δικαιολογητικών και τεχνικών προσφορών και τυχόν υποβολή ενστάσεων. 15. Εφόσον δεν απορριφθεί η προσφορά, αποστολή κωδικού για την οικονοµική προσφορά µέσω ψηφιακά υπογεγραµµένης επιστολής που επισυνάπτεται σε µήνυµα ηλεκτρονικού ταχυδροµείου µαζί µε την χρονοσφραγίδα της. 16. Παρακολούθηση διαδικασίας αποσφράγισης οικονοµικών προσφορών και τυχόν υποβολή ενστάσεων. 17. Λήψη και υπογραφή σύµβασης ψηφιακά και αποστολή της µαζί µε χρονοσφραγίδα, στην αναθέτουσα αρχή.

111 111 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙV - Ικανοποίηση απαιτήσεων Άρθρου 78 του Π.. 60/2007 Στο άρθρο 78 του Π.. 60/2007 που αποτελεί προσαρµογή της ελληνικής νοµοθεσίας στις διατάξεις της Οδηγίας 2004/18/ΕΚ «Περί συντονισµού των διαδικασιών σύναψης δηµοσίων συµβάσεων έργων, προµηθειών και υπηρεσιών», προσαρτάται το Παράρτηµα Χ, το οποίο ορίζει τις απαιτήσεις σχετικά µε τα συστήµατα ηλεκτρονικής παραλαβής των προσφορών και των αιτήσεων συµµετοχής σε διαγωνισµούς δηµοσίου. Οι προδιαγραφές οι οποίες ορίζει και ο τρόπος µε τον οποίο αυτές καλύπτονται παρουσιάζονται στον πίνακα 21: 1. Οι ηλεκτρονικές υπογραφές σχετικά µε τις προσφορές, τις αιτήσεις συµµετοχής και τις αποστολές σχεδίων και µελετών είναι σύµφωνες προς τις εθνικές διατάξεις που έχουν θεσπισθεί κατ εφαρµογή της Οδηγίας 1999/93/ΕΚ. Πλήρης εφαρµογή των διατάξεων του Π.. 150/2001 «Προσαρµογή στην Οδηγία 99/93/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου σχετικά µε το κοινοτικό πλαίσιο για τις ηλεκτρονικές υπογραφές» και του άρθρου 22 του Ν. 3979/2011 «Για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση». 2. Μπορεί να καθορισθεί µε ακρίβεια η ώρα και η ηµεροµηνία παραλαβής των προσφορών, των αιτήσεων συµµετοχής και των σχεδίων και µελετών. Ως ώρα και ηµεροµηνία παραλαβής των προσφορών ορίζεται η ώρα λήψης του αυτοµατοποιηµένου µηνύµατος που λαµβάνει η υπηρεσία, αµέσως µόλις της καταστεί κοινόχρηστο το αρχείο της προσφοράς. 3. Μπορεί να εξασφαλίζεται ευλόγως ότι κανείς δεν µπορεί να έχει πρόσβαση στις διαβιβαζόµενες δυνάµει των ως άνω απαιτήσεων πληροφορίες πριν τις προκαθορισµένες καταληκτικές ηµεροµηνίες.

112 112 Απαγορεύεται η αποθήκευση τοπικά των προσφορών πριν την ηµεροµηνία αποσφράγισης. Επιπρόσθετα, για την αποσφράγιση των οικονοµικών προσφορών απαιτείται κωδικός, ο οποίος αποστέλλεται από τον υποβάλλοντα σε προκαθορισµένη ώρα, την ηµέρα της αποσφράγισης. 4. Σε περίπτωση παραβίασης της ως άνω απαγόρευσης πρόσβασης, µπορεί να εξασφαλιστεί ευλόγως ότι η παραβίαση είναι σαφώς ανιχνεύσιµη. Γίνεται η παραδοχή πως αποθήκευση του αρχείου τοπικά σε κάποιον υπολογιστή, αποτελεί και παραβίαση του φακέλου. Σε περίπτωση που κάποιος «κατεβάσει» το αρχείο της προσφοράς, οι υπηρεσίες µεταφοράς των αρχείων στέλνουν αυτοµατοποιηµένο µήνυµα που αναφέρει ποιος χρήστης προέβη στην παραπάνω ενέργεια, µε την ακριβή ηµεροµηνία και ώρα της ενέργειας αυτής. Αν η ηµεροµηνία και ώρα είναι πριν από την προκαθορισµένη αποσφράγιση, θεωρείται πως υπήρξε παραβίαση. 5. Μόνο τα εξουσιοδοτηµένα πρόσωπα µπορούν να καθορίζουν ή να τροποποιούν τις ηµεροµηνίες αποσφράγισης των παραληφθεισών πληροφοριών. Η απόφαση λαµβάνεται από το προβλεπόµενο όργανο και µόνο αυτό έχει πρόσβαση και δυνατότητα τοπικής αποθήκευσης των προσφορών. 6. Η πρόσβαση στο σύνολο ή σε µέρος των υποβαλλόµενων πληροφοριών, κατά τα διάφορα στάδια της διαδικασίας ανάθεσης της σύµβασης ή του διαγωνισµού µελετών, είναι δυνατή µόνο µε ταυτόχρονες ενέργειες των εξουσιοδοτηµένων προσώπων. Ο φάκελος της προσφοράς σπάει σε δύο αρχεία µε τη µέθοδο span zip και τα αρχεία αυτά αποστέλλονται ένα στην αρµόδια Μονάδα Προµηθειών και ένα στην αρµόδια Επιτροπή Αποσφράγισης. Η αποσυµπίεση του τελικού αρχείου είναι εφικτή µόνο αν κάποιος διαθέτει και τα δύο αρχεία. 7. Η πρόσβαση στις διαβιβαζόµενες πληροφορίες µε ταυτόχρονες ενέργειες των εξουσιοδοτηµένων προσώπων είναι δυνατή µόνο µετά την προκαθορισµένη ηµεροµηνία.

113 113 Απαγορεύεται ρητά η τοπική αποθήκευση των αρχείων της προσφοράς πριν την ηµεροµηνία αποσφράγισης, ενώ παράλληλα ο κωδικός για την οικονοµική προσφορά αποστέλλεται την ηµέρα της αποσφράγισης. 8. Στις πληροφορίες που παραλήφθηκαν και αποσφραγίσθηκαν κατ εφαρµογή των ως άνω απαιτήσεων έχουν πρόσβαση µόνο τα εξουσιοδοτηµένα να λάβουν γνώση πρόσωπα. Κατά την αποστολή των αρχείων προσφορών, τα αρχεία καθίστανται κοινόχρηστα µόνο µε την αρµόδια Μονάδα Προµηθειών και την αρµόδια Επιτροπή Αποσφράγισης. Πίνακας 25 Ικανοποίηση απαιτήσεων Άρθρου 78 του Π.. 60/2007

114 114 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ V - Πρότυπα newsletters Εικόνα 32 Newsletter πρόσκλησης για συµµετοχή σε νέο διαγωνισµό

115 115 Εικόνα 33 Newsletter ολοκλήρωσης διαγωνισµού