Ολοκληρωµένη διαχείριση εκτυ ώσεων

Transcript

1 Ολοκληρωµένη διαχείριση εκτυ ώσεων

2 Managed Print Services - MPS H 24PCσας δίνει την δυνατότητα να ελαχιστοποιήσετε σε αρκετά σημαντικό βαθμό τα συνολικά κόστη των εκτυπώσεων της εταιρείας σας μέσα απο την υπηρεσία MPS και σε συνεργασία με την επίσημη αντιπροσωπεία των κορυφαίων οίκων σε εκτυπωτικά συστήματα παγκοσμίως.

3 Τι είναι ολοκληρωµένη ιαχείριση Εκτυπώσεων; Είναι η εξασφάλιση για την επιχείρηση του απόλυτου ελέγχου και της ολοκληρωμένης διαχείρισης του εκτυπωτικού στόλου της και η δυνατότητα μείωσης του συνολικού κόστους των εκτυπώσεων εως και 30%. Αποτέλεσμα: Χαμηλότερα κόστη, μείωση δαπανών, αύξηση παραγωγικότητας, απελευθέρωση πόρων, βελτιστοποίηση διαδικασιών, πλήρης έλεγχος ενός σημαντικού κόστους και η δυνατότητα διεξαγωγής συμπαγούς οικονομικού υπολογισμού σε ένα τομέα που η επιχείρησή σας αδυνατούσε να ασκήσει έλεγχο.

4 5 απλά ερωτήματα 1. Γνωρίζετε το εκτυπωτικό κόστος της επιχείρησής σας; Σχεδόν 3 στις 4 επιχειρήσεις δεν γνωρίζουν το πραγματικό εκτυπωτικό τους κόστοςκαι συχνά υποτιμούν το μέγεθός του. Οι έρευνες όμως δείχνουν ότι αυτό μπορεί να είναι από 1 3% του τζίρου μιας επιχείρησης ή έως και 40% του συνολικού εξόδου εργασίας. Παράλληλα, η έλλειψηστατιστικών και η αδυναμίαπαρακολούθησης του κόστους, οδηγεί σε δυσκολία πρόβλεψης και σωστής κατανομής του προϋπολογισμού. 2. Γνωρίζετε τις συνολικές εκτυπωτικές ανάγκες της επιχείρησης σας ; Συνήθως ο εκτυπωτικός εξοπλισμός αποκτάται και αναπτύσσεται αποσπασματικά, χωρίς κεντρικό σχεδιασμό, σε μια προσπάθεια να καλυφθούν κάθε φορά οι όποιες ανάγκες προκύπτουν σε μια ομάδα χρηστών ή και μεμονωμένων υπαλλήλων. Συχνά, λοιπόν, υπάρχει ανομοιογένεια του εξοπλισμού και ελλιπής κάλυψη των συνολικών αναγκών. Παράλληλα, ο εξοπλισμός δεν αξιοποιείται σωστά, και παρουσιάζονται φαινόμενα κατάχρησης μικρών κοστοβόρων συσκευών με υψηλό κόστος χρήσης, ενώ παραγωγικός εξοπλισμός με χαμηλό κόστος χρήσης υπολειτουργεί σε άλλα σημεία της εταιρείας.

5 3. Η συντήρηση του εκτυπωτικού εξοπλισμού και η διαχείριση αναλωσίμων απαιτεί πολύ χρόνο των υποστηρικτικών τμημάτων; Η συντήρηση του εξοπλισμού συχνά απορροφά πολύ χρόνο του υπεύθυνου Μηχανογράφησης που καλείται να λύσει λειτουργικά προβλήματα, ενώ ο υπεύθυνος Προμηθειών/ Αγορών καλείται να διαχειριστεί πολλές μικρές παραγγελίες σε διαφορετικούς προμηθευτές. Τέλος, ο υπεύθυνος Λογιστηρίου αφιερώνει πολύτιμο χρόνο στην αναγνώριση, κατανόηση και καταχώριση πολλών τιμολογίων διαφορετικών προμηθευτών με διαφορετικές χρεώσεις. 4. Οι χρήστες παραπονιούνται συχνά για το επίπεδο των υπηρεσιών εκτύπωσης που απολαμβάνουν ; Η μειωμένη λειτουργικότητα των εκτυπωτών και οι μεγάλοι χρόνοι αποκατάστασης βλαβών, οδηγούν σε καθυστερήσεις και αναποτελεσματικότητα των χρηστών που τελικά μειώνουντην παραγωγικότητα. Η αναπλήρωση αναλωσίμων και η αντιμετώπιση βλαβών, απορροφά πολύτιμο χρόνο τελικών χρηστών και διαταράσσει την παραγωγική διαδικασία. 5. Θα προτιμούσατε όλα τα εκτυπωτικά κόστη να καλύπτονται από μιαενιαία χρέωση ανά παραγόμενη σελίδα; Με τα Managed Print Services, η ενιαία συμφωνημένη χρέωση των υπηρεσιών περιλαμβάνει όλα τα κόστη του εκτυπωτικού εξοπλισμού ανεξαρτήτως κατασκευαστή και συσκευής. Έτσι, όχι μόνοεπιτυγχάνεται μείωση κόστους, αλλά και μετατροπή του εκτυπωτικού κόστους από σταθερό σε μεταβλητόακολουθώντας τις ανάγκες της επιχείρησης. Με την ανάληψη τεχνικής υποστήριξης και προμήθειας αναλωσίμων επιτυγχάνεται, επίσης, η μείωση του χρόνου ενασχόλησης των τελικών χρηστών και των υποστηρικτικών τμημάτων, ενώ μέσω των αναφορών υπάρχει πλήρης έλεγχος και δυνατότητα κατανομής του κόστους.

6 Γνωρίζετε οτι; Η ανομοιογένεια του εκτυπωτικού εξοπλισμού δημιουργεί μεγάλα κόστη σε επίπεδο διαχείρισης προμηθευτών, συντήρησης και επισκευής, κόστη ανα σελίδα. Το 15% του χρόνου των επιχειρήσεων ξοδεύεται σε θέματα διαχείρισης και εκτύπωσης εγγράφων. Το κόστος του εξοπλισμού είναι μόλις το 27% του συνολικού κόστους διαχείρισης του εκτυπωτικού στόλου. 33% των εργαζομένων έχουν δει εμπιστευτικά έγγραφα σε εκτυπωτικά μηχανήματα. 3% του συνολικού κύκλου εργασιών της επιχείρησής σας αντιστοιχεί σε δαπάνες σχετικές με τις εκτυπωτικές εργασίες. Με την υπηρεσία Managed Print Services MPS μπορείτε να ελέγξετε και να μειώσετε τον όγκο εκτυπώσεών σας εως και 30%.

7

8 Εξοπλισμός Τα συστήματα αυτοματισμού γραφείου της SHARP και της OKI ενσωματώνουν τις πιο προηγμένες τεχνολογικά λειτουργίες και εφαρμογές, επιτρέποντάς σας να ζητάτε περισσότερα σε σημαντικά λιγότερο χρόνο. Με πολυετή εμπειρία στον χώρο της πληροφορικής η 24PC ως επίσημος OKI Partnerκαι σε συνεργασία με την αποκλειστική αντιπροσωπεία της SHARP και της OKI μπορεί να εγγυηθεί για την ποιότητα και την αξιοπιστία του εξοπλισμού.

9 Υπηρεσίες MPS Print Audit Καταμέτρηση εκτυπώσεων για πλήρη εικόνα του όγκου των εκτυπωτικών εργασιών Έλεγχος κατάστασης εκτυπωτικών συσκευών μέσω Mail Alerts και Web εφαρμογών Αναλυτικές αναφορές χρήσης και αναγωγή σε κόστος Αυτοματοποίηση διαδικασιών αναπλήρωσης αναλωσίμων Απομακρυσμένη διαχείριση εκτυπωτικού στόλου Αναλυτική αναφορά στάθμης αναλωσίμων και κατάστασης εκτυπωτικών συσκευών σε πραγματικό χρόνο Κατανομή δαπανών στα ανάλογα κέντρα κόστους OKI MC560N OKI MB470 SHARP MX-4100N SHARP MX-M450U Μηνιαία αναφορά χρήσης ανα συσκευή 0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5

10 Υπηρεσίες Secure Print Ταυτοποίηση χρήστη μέσω προσωπικού κωδικού PIN ή μαγνητικής κάρτας προτού γίνει χρήση του εκτυπωτικού εξοπλισμού Περιορισμός δικαιωμάτων ανα χρήστη ή ανα τμήμα Πρόσβαση χρηστών ή τμημάτων σε συγκεκριμένες λειτουργίες (σάρωση/εκτύπωση/fax) για οποιαδήποτε εκτυπωτική συσκευή Κρυπτογράφηση δεδομένων και αυξημένη ασφάλεια κατά την διάρκεια αποστολής και αποθήκευσης εγγράφων στις εκτυπωτικές συσκευές που έχουν σκληρό δίσκο Αποτύπωση δραστηριότητας χρήστη σε οποιαδήποτε λειτουργία

11 Υπηρεσίες Follow Me Με την υπηρεσία Secure Printing μπορείτε να εφαρμόσετε στην επιχείρησή σας και την υπηρεσία Follow Me μέσω της οποίας μπορείτε να απελευθερώσετε την εκτύπωση σας απο οποιαδήποτε εκτυπωτική συσκευή είναι συνδεδεμένη στο δίκτυό σας, όποτε θέλετε και απο όπου θέλετε, με την καταχώρηση του προσωπικού σας κωδικού PIN ή με το πέρασμα της μαγνητικής κάρτας σας

12 Χωρίς MPS vs Με MPS Χωρίς Υπηρεσία MPS Ο όγκος των εκτυπώσεων δεν είναι μετρήσιμος και υπάρχει αδυναμία αναγωγής σε πραγματικό κόστος Για κάθε εκτυπωτική μονάδα υπάρχει διαφορετικό κόστος ανα σελίδα Δεν είναι δυνατή η σωστή διανομή της εκτυπωτικής δαπάνης στα κατάλληλα κέντρα κόστους Ο εκτυπωτικός εξοπλισμός σπανίως συντηρείται και η αποκατάσταση βλαβών επιφέρει επιπλέον χρεώσεις Μεμονωμένα «πακέτα» συμβολαίων συντήρησης (ή επεκτάσεων εγγύησης), με ξεχωριστούς όρους, απο διαφορετικούς προμηθευτές Χρονοβόρες διαδικασίες αναπλήρωσης και αποθήκευσης αναλωσίμων σε τακτά χρονικά διαστήματα Προληπτική αγορά και αποθήκευση μεγάλου αριθμού αναλωσίμων Πλήθος διαφορετικών μοντέλων/κατασκευαστών Εξοπλισμός περιορισμένων δυνατοτήτων Άτακτη τοποθέτηση εξοπλισμού Ελεύθερη χρήση συσκευών και ανεξέλεκτος αριθμός εκτυπώσεων Απαιτείται τηλεφωνική επικοινωνία με την εταιρεία προμηθευτή για ενημέρωση βλάβης Χαμηλό επίπεδο ασφαλείας δεδομένων κατά τις διαδικασίες εκτύπωσης, σάρωσης και αντιγραφής Με Υπηρεσία MPS Δυνατότητα αναλυτικής αναφοράς εκτυπώσεων και έλεγχος των σχετικών δαπανών Το κόστος ανα σελίδα είναι κοινό για όλες τις εκτυπωτικές συσκευές Αυτόματη κατανομή δαπανών στα αντίστοιχα κέντρα κόστους Προληπτική και κατασταλτική συντήρηση χωρίς επιπλέον χρεώσεις Μια σύμβαση συντήρησης για όλες τις εκτυπωτικές συσκευές απο έναν προμηθευτή Πλήρως αυτοματοποιημένη διαδικασία αναπλήρωσης αναλωσίμων Έγκαιρη αναπλήρωση και περιορισμός stock αναλωσίμων Ομογενοποίηση του εκτυπωτικού εξοπλισμού Ανανέωση τεχνολογίας και βελτίωση της ποιότητας των εκτυπώσεων Τοποθέτηση του εξοπλισμού βασισμένη σε εργονομική έρευνα Εφαρμογή κανόνων εκτύπωσης, έλεγχος και καθορισμός δικαιωμάτων ανα χρήστη ή τμήμα Μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας (service alerts) ο προμηθευτής ενημερώνεται για το είδος της βλάβης Καθορισμός και εφαρμογή του επιθυμητού επιπέδου ασφαλείας σε όλες τις λειτουργίες