ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΑΙΓΑΙΟΥ. Νέος οδηγός χρηστών για τους Yπευθύνους των Τμηματικών Γραφείων Πρακτικής Άσκησης

Transcript

1 Νέος οδηγός χρηστών για τους Yπευθύνους των Τμηματικών Γραφείων Πρακτικής Άσκησης 1.Ενέργειες Συνεργατών Τμηματικών Γραφείων Πρακτικής Άσκησης Το αναμορφωμένο πληροφοριακό σύστημα Πρακτικής Άσκησης του Πανεπιστημίου Αιγαίου παρέχει στους χρήστες τη δυνατότητα της αξιολόγησης της διαδικασίας από τους εμπλεκόμενους (φοιτητής, επόπτης, φορέας) αλλά και τη δυνατότητα ανάρτησης, των απαραίτητων για την πρακτική άσκηση του φοιτητή, εγγράφων. 1.1 Απαιτούμενες ενέργειες πριν τη χρήση του πληροφοριακού συστήματος Πρακτικής Άσκησης του Πανεπιστημίου Αιγαίου Για την ορθή λειτουργία του συστήματος, πριν τις τελικές αναθέσεις πρακτικών ασκήσεων στο σύστημα ΑΤΛΑΣ το κάθε τμηματικό γραφείο καλείται να προβεί στις παρακάτω ενέργειες: 1) Ενημέρωση φοιτητή για είσοδο στο σύστημα πληροφοριακό σύστημα (pa.aegean.gr) με σκοπό την ανάρτηση των απαιτούμενων από το πρόγραμμα εγγράφων δικαιολογητικών 2) Ενημέρωση επόπτη καθηγητή για είσοδο στο πληροφοριακό σύστημα (pa.aegean.gr). Αφορά τα μέλη ΔΕΠ που για πρώτη φορά θα συνεργαστούν με το Τμήμα ως επόπτες καθηγητές στο ΠΠΑ Μετά την ολοκλήρωση των αναθέσεων στο σύστημα ΑΤΛΑΣ, και εντός 24 ωρών τα στοιχεία των πρακτικών ασκήσεων που έχουν ανατεθεί θα έχουν εισαχθεί αυτόματα στο ΟΠΣ του Πανεπιστημίου Αιγαίου με σκοπό την αξιολόγηση της πρακτικής τόσο από τους Φορείς Υποδοχής όσο και από τον επόπτη και το φοιτητή. **Στην περίπτωση που ο Φορέας (στον οποίο έχει ανατεθεί θέση πρακτικής μέσω του Συστήματος ΑΤΛΑΣ) δεν έχει εγγραφεί παλαιότερα στο σύστημα του Πανεπιστημίου Αιγαίου θα του σταλεί αυτόματα ηλεκτρονικό μήνυμα με τα στοιχεία σύνδεσής του στο pa.aegean.gr με σκοπό να προβεί μετά την πρακτική άσκηση στην ηλεκτρονική αξιολόγηση και την έκθεση επίδοσης του/της ασκούμενου/ης. Προς ενημέρωση των συνεργαζόμενων Φορέων Υποδοχής αναφέρεται ότι σε ορισμένες περιπτώσεις το βρίσκεται στο φάκελο «Spam» ή «Ανεπιθύμητη αλληλογραφία». Επιπρόσθετα το Σύστημα δίνει στους Φορείς Υποδοχής τη δυνατότητα ανάκτησης των κωδικών πρόσβασης. 1

2 Οι απαιτούμενες ενέργειες στο ΟΠΣ του για τους Υπευθύνους Πρακτικής Άσκησης είναι οι κάτωθι με τη σειρά που εμφανίζονται στο ΟΠΣ του Ανάκτηση Εγγράφων Ανάκτηση Φορέα Αντιστοίχιση Φορέα με ΑΤΛΑ Ορισμός Απολαβών Αντιστοίχιση Επόπτη Στατιστικά Στατιστικά από ΑΤΛΑΣ ** Κάποιες από τις ενέργειες των Υπευθύνων Πρακτικής Άσκησης, καταργήθηκαν λόγω αντικατάστασής τους από τις αντίστοιχες λειτουργίες στο Σύστημα ΑΤΛΑΣ ενώ προστέθηκαν κάποιες άλλες. Ακλουθεί αναλυτική περιγραφή των νέων ενεργειών 1.2 Αντιστοίχιση φορέων στο σύστημα ΑΤΛΑΣ Στην συγκεκριμένη ενότητα το ΓΠ καλείται να αντιστοιχίσει φορείς οι οποίοι είναι εγγεγραμμένοι τόσο στο ΟΠΣ του Πανεπιστημίου Αιγαίου, όσο και στο σύστημα ΑΤΛΑΣ και το ΑΦΜ τους είναι όμοιο με άλλους φορείς. Χαρακτηριστικό παράδειγμα είναι των επιμέρους εργαστηρίων του Πανεπιστημίου Αιγαίου τα οποία σαν φορείς έχουν μεταξύ τους τον ίδιο αριθμό φορολογικού μητρώου (ΑΦΜ του Πανεπιστημίου Αιγαίου). Για να πραγματοποιηθεί η αντιστοίχιση το ΓΠ, αφού μεταβεί στο μενού «Αντιστοίχιση φορέα στο σύστημα ΑΤΛΑΣ», θα πρέπει να επιλέξει τον φορέα που επιθυμεί (εμφανίζονται οι φορείς οι οποίοι το ΑΦΜ τους είναι κοινό με άλλους) και να πατήσει «Ανάκτηση». Από εκεί αφού επιλέξει το σωστό, εγγεγραμμένο στον ΑΤΛΑ, φορέα θα πρέπει να πατήσει «Αντιστοίχιση εγγραφής με επιλεγμένη εγγραφή ΑΤΛΑ» 2

3 ** Στην περίπτωση που δεν εμφανιστεί καμία εγγραφή σημαίνει πως δεν έχει πραγματοποιηθεί εγγραφή τους στον ΑΤΛΑΝΤΑ ή δεν έχει περαστεί το ΑΦΜ στην εγγραφή τους στο σύστημα. 1.3 Αντιστοίχιση πρακτικής άσκησης με επόπτη καθηγητή Για την ορθή λειτουργία της αξιολόγησης το Γραφείο Πρακτικής καλείται να αντιστοιχίσει την κάθε πρακτική άσκηση με τον επιβλέποντα καθηγητή (επόπτη). Για να πραγματοποιηθεί η παραπάνω ενέργεια θα πρέπει το ΓΠ να μεταβεί στο μενού «Ενέργειες Γραφείου» και μετά στο υπομενού «Αντιστοίχιση επόπτη». 3

4 Όπως φαίνεται παρακάτω, εμφανίζονται οι πρακτικές ασκήσεις οι οποίες έχουν εισαχθεί από το σύστημα ΑΤΛΑΣ και εκκρεμεί η αντιστοίχισή τους με κάποιον επόπτη καθηγητή. 4

5 Αφού επιλεγεί ο επόπτης καθηγητής της κάθε πρακτικής άσκησης μπορούν οι εμπλεκόμενες οντότητες (φορέας, ασκούμενος, επόπτης) να πραγματοποιήσουν την ενέργεια της αξιολόγησης. **Στην περίπτωση που δεν υπάρχει κάποια πρακτική άσκηση προς αντιστοίχιση με επόπτη θα σας εμφανιστεί το παρακάτω μήνυμα. 5

6 1.4 Προβολή στατιστικών του συστήματος ΑΤΛΑΣ Για την ορθή ενημέρωση των ΓΠ σχετικά με τη διασύνδεση του πληροφοριακού συστήματος του Πανεπιστημίου Αιγαίου με το σύστημα ΑΤΛΑΣ, έχει δημιουργηθεί η ενότητα «Στατιστικά από ΑΤΛΑΣ» στο μενού «Ενέργειες Γραφείου». Σε αυτή την ενότητα το τμηματικό γραφείο Πρακτικής Άσκησης ενημερωθεί σχετικά με: μπορεί να α) Τους εγγεγραμμένους στον ΑΤΛΑ φορείς (φορείς που ήδη υπάρχουν στο ΟΠΣ του Πανεπιστημίου Αιγαίου και έχουν πιστοποιηθεί από το σύστημα ΑΤΛΑΣ) β) Αναθέσεις που έχουν γίνει στο σύστημα ΑΤΛΑΣ και έχουν εισαχθεί επιτυχώς στο ΟΠΣ του Πανεπιστημίου Αιγαίου. 6

7 γ) Αναθέσεις με επιλογή αναζήτησης (βάση ημερομηνίας) Για την ευκολότερη αναζήτηση τόσο παλαιότερων, όσο και νέων πρακτικών ασκήσεων τα ΓΠ έχουν τη δυνατότητα αναζήτησης πρακτικών ασκήσεων με βάση την έναρξη αλλά και τη λήξη των πρακτικών. 7