Τ.Ε.Ι. ΚΡΗΤΗΣ, Σ.Δ.Ο., Τμήμα Λογιστικής. Accounting

Transcript

1 Τ.Ε.Ι. ΚΡΗΤΗΣ, Σ.Δ.Ο., Τμήμα Λογιστικής Accounting

2 A common feature of many but not all of business processes is that they have consequences for the organization s financial position. The role of accounting processes is to record the financial consequences of the various process steps. In turn, the organization uses this financial information to plan and manage these processes. Accounting processes are broadly divided into two main categories: financial accounting and management accounting. Financial accounting (FI) is concerned with recording the financial impacts of business processes as they are executed. Businesses use these data to generate financial statements to meet legal or regulatory reporting requirements. In contrast, management accounting, or controlling (CO), is internally focused, meaning that it provides the information the organization needs to effectively manage the various processes. Management accounting processes, like FI processes, use financial data recorded during process execution to generate reports. Specifically, CO reports focus on costs and revenues which management uses to achieve basic business objectives such as increasing revenues, minimizing costs, and achieving profitability. Role of Accounting

3 Financial accounting vs. management accounting FI vs CO

4 Οι βασικές διεργασίες στην οικονομική λογιστική είναι οι εξής: Γενική Λογιστική (γενικό καθολικό) Λογαριασμοί εισπρακτέοι Λογαριασμοί πληρωτέοι Διαχείριση Παγίων και Τραπεζικό Καθολικό Το γενικό καθολικό χρησιμοποιείται για την καταγραφή των οικονομικών επιπτώσεων των μέτρων της επιχειρηματικής διαδικασίας. Οι εισπρακτέοι λογαριασμοί συνδέονται με την εκπλήρωση και χρησιμοποιούνται για την διαχείριση των χρημάτων που οφείλονται από πελάτες για αγαθά και υπηρεσίες που πωλούνται. Αντίθετα, οι πληρωτέοι λογαριασμοί συνδέονται με τη διαδικασία σύναψης δημοσίων συμβάσεων. Ο Η διαχείριση περιουσιακών στοιχείων χρησιμοποιείται για την καταγραφή των δεδομένων που σχετίζονται με την αγορά, τη χρήση και διάθεση των στοιχείων ενεργητικού όπως τα κτίρια, εξοπλισμό, μηχανήματα και αυτοκίνητα. Τέλος, το τραπεζικό καθολικό ασχολείται με την καταγραφή των δεδομένων που σχετίζονται με τις τραπεζικές συναλλαγές. Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, τα οικονομικά δεδομένα που καταχωρούνται στο γενικό καθολικό χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία των οικονομικών καταστάσεων που απαιτούνται για εξωτερική πληροφόρηση. Τυπικά οι οικονομικές καταστάσεις είναι ο ισολογισμός, κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων και κατάσταση ταμειακών ροών. Ο ισολογισμός είναι ένα στιγμιότυπο της οργάνωσης σε μια δεδομένη χρονική στιγμή. Σε αντίθεση, μια κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων, επίσης γνωστή ως κατάσταση κερδών και ζημιών, δείχνει τις αλλαγές στην χρηματοοικονομική θέση της εταιρείας κατά τη διάρκεια μιας χρονικής περιόδου. Προσδιορίζει τα έσοδα, έξοδα, και τα κέρδη ή ζημίες. Τέλος, μια κατάσταση ταμειακών ροών εμφανίζει όλες τις εισπράξεις και τις πληρωμές για συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Financial Accounting

5 Organizational Data

6 More specifically, the general ledger includes many accounts that companies use to record financial data. Each account tracks different types of financial data. For example, some accounts record sales revenues, whereas others record the costs associated with producing and selling products. A list of accounts that can be included in a general ledger is called a chart of accounts. A chart of accounts (COA) is an ordered listing of accounts that comprise a company s general ledger. There are three types of charts of accounts: operative COA, country-specific COA, and group COA. The operative or operational COA contains the operational accounts that are used to record the financial impact of an organization s day-to-day transactions. It is the primary COA maintained by an organization. The accounts in the operative COA are mapped to alternative accounts in country-specific charts of account. Companies create these alternative accounts to meet special country-specific reporting requirements. Master Data

7 Chart of accounts

8 General Ledger Account Data

9 The accounts in the general ledger are defined based on the selected COA. The general ledger is an instantiation of the COA for a particular company and can include some or all of the accounts in the COA. Like most master data, the data in general ledger accounts are segmented by organizational level. COA account data include a COA or client segment and a company code segment. The COA segment typically includes an account number, short and long text, an account group, and an indication as to whether the account is a balance sheet or a profit and loss account. Each account is assigned a unique account number to distinguish it from other accounts in the COA. Each account also includes a long text (description) and short text (brief description) of the account. Designating the account as either a balance sheet or a profit and loss account has implications for the ways the balances in the accounts are treated at the end of the year. Specifically, balances in balance sheet accounts are carried forward into the same account, whereas balances in the profit and loss accounts are carried forward into different, specified accounts. Chart of Accounts

10 Balance sheet and Profit & Loss accounts

11 Assets are what the company owns, such as cash, inventory of materials, land, buildings, and money owed to the company by its customers (receivables). Liabilities are what the company owes to others, including money owed to vendors (payables) and loans from financial institutions. Owner s equity refers to the owner s share of the company s assets. Revenues are the monies the company earns by selling its products and services Expenses are the costs associated with creating and selling those products and services. Assets, liabilities, etc.

12 Structure of FI document

13 A financial accounting document (FI document) records the impact (financial data) of a transaction step on financial accounting. An FI document consists of a header section and a detail or line item section. The header includes data that apply to the entire document, such as document number, document type, various dates, company code, currency used, and a reference number. A document type is a two-character code that identifies the specific business process step that generated the document. Commonly used document types include customer invoice (DR), customer payment (DZ), goods issue (WA), and goods receipt (WE). The detail section typically consists of two line items: a debit item and a credit item. Each line item includes the account number from the general ledger, a description of the account, an indication of whether the account is debited or credited, and the amount. The debit or credit is indicated by a posting key, which is a two-digit code that determines how a line item is posted. Specifically it identifies the account type, indicates whether the line item is a debit or credit posting, and specifies the field status of additional data needed to post the item. Examples of account types are customer (D), vendor (K), asset (A), material (M), and general ledger accounts (S). Examples of additional data are cost centers and business areas. FI document

14 Account Information

15 Account information can be obtained at three levels account balance display, line items display, and original FI document. Figure 3-23 shows the balance display for a bank account for the months of September (Period 9) and October (Period 10). The figure highlights a drilldown for a credit amount of $19,000 in September. The drilldown reveals a list of line items that comprise the credit amount. One of these items is for the value of $5,000. A further drilldown of the $5,000 displays the data in the original FI document the original debits and credits associated with the posting. Account Information

16 Asset Explorer

17 Balance sheet accounts

18 Profit & Loss accounts

19 Μια οικονομική δήλωση είναι μια ιεραρχική ομαδοποίηση των λογαριασμών του γενικού καθολικού που περιλαμβάνονται στις οικονομικές καταστάσεις. Μια εταιρεία μπορεί να ορίσει πολλαπλές εκδόσεις οικονομικών καταστάσεων, προσαρμόζοντας κάθε μία στην ικανοποίηση διαφόρων εκθέσεων. Στις δηλώσεις αυτές επίσης μπορείτε να καθορίσετε πρόσθετα χαρακτηριστικά, όπως το νόμισμα, τη μορφή και το επίπεδο λεπτομέρειας. Το πρώτο σχήμα παρέχει ένα παράδειγμα του ισολογισμού. Η δήλωση αυτή περιλαμβάνει τους σχετικούς λογαριασμούς του ισολογισμού οι οποίοι μπορούν να ομαδοποιηθούν σε δύο μεγάλες κατηγορίες, τα περιουσιακά στοιχεία και υποχρεώσεις / ίδια κεφάλαια, τα οποία με τη σειρά χωρίζονται σε ομάδες, όπως βραχυπρόθεσμα περιουσιακά στοιχεία (π.χ. πρώτες ύλες και τελικά προϊόντα) και μακροπρόθεσμα περιουσιακά στοιχεία (π.χ. γης και αποσβέσεων). Το δεύτερο σχήμα εμφανίζει κέρδη και ζημίες. Είναι ομαδοποιημένα σε λογαριασμούς εσόδων, λογαριασμούς εξόδων, και σε λογαριασμούς με το κόστος των πωληθέντων προϊόντων. FI Documents