16PROC

Transcript

1 ΑΝΑΡΤΗΤΕΑ ΣΤΟ ΚΗΜΔΗΣ Μαρούσι, 28 /3/2016 Αρ. Πρωτ.: ΔΑ1Ζ/Φ306/4 Γενική Δ/νση: ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΥΠΟΘΕΣΕΩΝ Δ/νση: ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ Τμήμα:ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ & ΑΠΟΘΗΚΩΝ Πληροφορίες: Ν. Γουβέλη Τηλ.: Fax: Ταχ. Δ/νση: Απ.Παύλου 12 Μαρούσι Αριθ. 4/2016 ΘΕΜΑ: Πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος του Πρόχειρου Διαγωνισμού,με αντικείμενο την επιλογή αναδόχου για την υλοποίηση του έργου «Ψηφιοποίηση δείγματος αρχειακού υλικού παρόχων» με κριτήριο κατακύρωσης τη χαμηλότερη τιμή. Παρακαλείσθε όπως, καταθέσετε στην Υπηρεσία μας (Απ. Παύλου 12 Μαρούσι, στο Ισόγειο, Γραφείο Γενικού Πρωτοκόλλου) έως την 31/03/2016 και ώρα πμ έγγραφη προσφορά για τον εν θέματι Πρόχειρο Διαγωνισμό. ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ Ο προϋπολογισμός του εν λόγω έργου ανέρχεται σε είκοσι χιλιάδες #20.000# ευρώ, πλέον Φ.Π.Α. 23 %, ο οποίος θα καλυφθεί από τον ΚΑΕ 0419 του προϋπολογισμού του ΕΟΠΥΥ έτους ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ Αντικείμενο της παρούσης είναι η επιλογή αναδόχου για την υλοποίηση του έργου «Ψηφιοποίηση δείγματος αρχειακού υλικού παρόχων» με κριτήριο κατακύρωσης τη χαμηλότερη τιμή, όπως αναλυτικά αναφέρεται στο Παράρτημα Α το οποίο αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της παρούσης. ΟΡΟΙ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ Στο φάκελο της Τεχνικής Προσφοράς, κάθε συμμετέχων θα πρέπει να καταθέσει επί ποινή αποκλεισμού, το κάτωθι δικαιολογητικό ή αντίγραφο αυτού: Βεβαίωση εγγραφής στον οικείο επαγγελματικό σύλλογο.

2 ΚΑΤΑΘΕΣΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Σφραγισμένες προσφορές θα γίνονται δεκτές έως και την 31/3/2016, ημέρα Πέμπτη και ώρα 10:00 π.μ. Η κατάθεση των προσφορών θα πραγματοποιηθεί στη Διεύθυνση Διοικητικής Υποστήριξης του ΕΟΠΥΥ, Τμήμα Γενικού Πρωτοκόλλου στην ταχ. δ/νση: Αποστόλου Παύλου 12, T.K , Μαρούσι στο Ισόγειο, με οποιονδήποτε τρόπο επί αποδείξει, με ευθύνη του ενδιαφερόμενου και θα παραμείνουν σφραγισμένες έως την αποσφράγισή τους από την αρμόδια Επιτροπή. Αντιπροσφορές δεν γίνονται δεκτές. Προσφορά που είτε υποβλήθηκε μετά την καθορισμένη ημερομηνία και ώρα, είτε ταχυδρομήθηκε έγκαιρα, αλλά δεν έφθασε έγκαιρα στην Υπηρεσία, δεν θα λαμβάνεται υπόψη και θα επιστρέφεται στον ενδιαφερόμενο. Οι προφορές θα κατατίθενται σε φάκελο στον οποίο θα πρέπει να αναγράφονται ευκρινώς τα παρακάτω: ΠΡΟΣΦΟΡΑ ΓΙΑ ΤΟ ΕΡΓΟ «Ψηφιοποίηση δείγματος αρχειακού υλικού παρόχων» με κριτήριο κατακύρωσης τη χαμηλότερη τιμή. ΑΡΙΘΜΟΣ ΠΡΟΣΚΛΗΣΗΣ: 4 /2016 ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΠΟΥ ΔΙΕΝΕΡΓΕΙ ΤΟ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟ: ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ ΚΑΙ ΑΠΟΘΗΚΩΝ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑΣ ΤΟΥ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ: ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΑΠΟΣΤΟΛΕΑ-ΠΡΟΣΦΕΡΟΝΤΟΣ:.... ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΦΑΚΕΛΟΥ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ Όλα τα έγγραφα που απαιτούνται για τη συμμετοχή στο διαγωνισμό θα συντάσσονται υποχρεωτικά στην ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΓΛΩΣΣΑ. Οι προσφορές πρέπει να υποβληθούν εις διπλούν ( πρωτότυπο και αντίγραφο) σε σφραγισμένο φάκελο ο οποίος θα περιέχει: την Τεχνική Προσφορά την οικονομική προσφορά, η οποία θα πρέπει να είναι σε ξεχωριστά σφραγισμένο φάκελο εντός του κυρίου φακέλου, σφραγισμένες και υπογεγραμμένες από τον νόμιμο εκπρόσωπο. Η προσφορά θα πρέπει να είναι σύμφωνη με τις Τεχνικές Προδιαγραφές του Παραρτήματος Α της παρούσης καθώς και τους όρους συμμετοχής και η χρονική τους διάρκεια θα ανέρχεται σε εξήντα (60) ημέρες. α) Προσφορές που δεν δίνουν την τιμή σε ΕΥΡΩ ή που καθορίζουν σχέση ΕΥΡΩ προς ξένο νόμισμα, θα απορρίπτονται ως απαράδεκτες. β) Εφόσον από την προσφορά δεν προκύπτει με σαφήνεια η προσφερόμενη τιμή, η προσφορά απορρίπτεται ως απαράδεκτη. γ) Προσφορές που θέτουν όρο αναπροσαρμογής της τιμής, απορρίπτονται ως απαράδεκτες.

3 δ) Προσφορές που δεν συντάσσονται, σύμφωνα με τα παραπάνω, δεν θα λαμβάνονται υπόψη. ε) Η Υπηρεσία διατηρεί το δικαίωμα να ζητήσει από τους συμμετέχοντες στοιχεία απαραίτητα για την τεκμηρίωση των προσφερομένων τιμών, οι δε διαγωνιζόμενοι υποχρεούνται να παρέχουν αυτά. ΑΠΟΣΦΡΑΓΙΣΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ-ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Η αποσφράγιση των προσφορών θα πραγματοποιηθεί από την αρμόδια Επιτροπή Διενέργειας Πρόχειρων Διαγωνισμών της ΚΥ του ΕΟΠΥΥ, δημόσια, την 31/03/2016 ημέρα Πέμπτη και ώρα 10:30 π.μ., στην Κεντρική υπηρεσία του ΕΟΠΥΥ επί της οδού Απ. Παύλου 12 στο Μαρούσι, η οποία στη συνέχεια θα προχωρήσει στην αξιολόγηση τους. Η Αναθέτουσα Αρχή, μετά από σχετική γνωμοδότηση της Επιτροπής Διενέργειας διατηρεί το δικαίωμα: α) να αποφασίσει τη ματαίωση, ακύρωση ή διακοπή του διαγωνισμού, β) να αποφασίσει τη ματαίωση του διαγωνισμού και την επανάληψή του με τροποποίηση ή μη των όρων και των προδιαγραφών της πρόσκλησης. γ) να αποφασίσει τη ματαίωση του διαγωνισμού και να προσφύγει στη διαδικασία της διαπραγμάτευσης. ΚΑΤΑΚΥΡΩΣΗ-ΥΠΟΓΡΑΦΗ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Η κατακύρωση του αποτελέσματος του διαγωνισμού θα γίνει από το Διοικητικό Συμβούλιο ΕΟΠΥΥ. Ο ανάδοχος στον οποίο κατακυρώνεται το έργο είναι υποχρεωμένος να προσέλθει για την υπογραφή της σύμβασης. Με την γνωστοποίηση της Απόφασης Κατακύρωσης, ξεκινά η υλοποίηση του έργου, το δε έγγραφο της σύμβασης έχει αποδεικτικό και μόνο χαρακτήρα. Ως χρόνος προετοιμασίας για την έναρξη της υλοποίησης του έργου, ορίζεται το χρονικό διάστημα των επτά (7) ημερών. Ως καταληκτική ημερομηνία ολοκλήρωσης του έργου από τον Ανάδοχο ορίζεται η 30 η Ιουνίου ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΚΑΙ ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ Η παρακολούθηση και παραλαβή του έργου θα πραγματοποιηθεί από Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής που θα συσταθεί ειδικά για το σκοπό αυτό. ΠΟΙΝΙΚΗ ΡΗΤΡΑ Η πλημμελής παροχή υπηρεσιών ή η αδικαιολόγητη διακοπή υπηρεσίας συνεπάγεται δικαίωμα αποζημίωσης προς την Αναθέτουσα Αρχή. Με απόφαση του ΔΣ του Οργανισμού κατόπιν σχετικής πρότασης της ΕΠΠΕ του έργου δύναται να παρακρατηθεί ποσό ίσης αξίας του 5% της τελευταίας αμοιβής του Αναδόχου. ΠΛΗΡΩΜΗ Η πληρωμή θα πραγματοποιηθεί σε δύο ισόποσες δόσεις από τις οποίες η πρώτη θα καταβληθεί εντός δεκαπέντε (15) ημερών από την έναρξη υλοποίησης του έργου και η δεύτερη θα καταβληθεί με την ολοκλήρωση του. Τα χρηματικά εντάλματα που θα εκδοθούν στο όνομα του δικαιούχου, με βάση τα τιμολόγιά του και το Πρωτόκολλο Παραλαβής των υπηρεσιών από την αρμόδια ΕΠΠΕ

4 του έργου θα αποσταλούν προς θεώρηση από την αρμόδια Υπηρεσία του Ελεγκτικού Συνεδρίου κατά την 1 η πληρωμή. Η δαπάνη βαραίνει τον ΚΑΕ 0419 του τακτικού προϋπολογισμού του ΕΟΠΥΥ του έτους Ο Διαγωνισμός θα διενεργηθεί σύμφωνα με τις συνημμένες Τεχνικές Προδιαγραφές και θα διέπεται από τις διατάξεις του 4270/2014 και αναλογικά του ΠΔ 118/2007. Ο Πρόεδρος του ΕΟΠΥΥ Σωτήρης Μπερσίμης Επικ. Καθ. Πανεπ. Πειραιώς

5 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α - ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ Ο ΕΟΠΥΥ προχωρά στην ψηφιοποίηση προεπιλεγμένου δείγματος του αρχειακού υλικού που υποβάλουν οι πάροχοι, με σκοπό την έναρξη εκκαθάρισης των δαπανών στο 100% της αξίας τους, για τα παραστατικά που έχουν υποβληθεί και αφορούν το διάστημα από Ιανουάριο 2016 και μετά, σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παρ.7, του άρ. 90 του Ν.4368 / Το αρχειακό υλικό των μηνών Ιανουαρίου και Φεβρουαρίου 2016 που βρίσκεται στις Περιφερειακές Διευθύνσεις του Οργανισμού θα μεταφερθεί σε χώρο, ο οποίος είναι προς διαμόρφωση, του κτιρίου της Κεντρικής Υπηρεσίας του Οργανισμού επί της οδού Λ. Ειρήνης 54 Πεύκη, όπου στεγάζεται η Διεύθυνση Εκκαθάρισης, με σκοπό να ξεκινήσει πιλοτικά η διαδικασία ψηφιοποίησης και εκκαθάρισης. Αντικείμενο του έργου: Αντικείμενο του έργου είναι η ψηφιοποίηση του δείγματος από το αρχειακό υλικό των μηνών Ιανουάριου, Φεβρουαρίου, Μαρτίου και Απριλίου 2016, στις εγκαταστάσεις του ΕΟΠΥΥ (Μαρούσι, Πεύκη) σε συνεργασία με το προσωπικό του ΕΟΠΥΥ. Υπηρεσίες Ψηφιοποίησης Αρχείου: Ο ανάδοχος θα αναλάβει τη ψηφιοποίηση του δείγματος (τουλάχιστον 5%) του αρχείου των υποβολών (όπου το σύστημα του ΕΟΠΥΥ θα ενημερώνει για το δείγμα που πρέπει να συλλέξει από το σύνολο του αρχείου κούτα/φάκελος), θα το εντοπίζει και θα προχωράει στη ψηφιοποίηση του. Στη συνέχεια και σε συνεργασία με το προσωπικό του ΕΟΠΥΥ, θα το μεταφορτώνει στο σύστημα του ΕΟΠΥΥ (edapy) με τη αντίστοιχη συσχέτιση της υποβολής. Μεγέθη ανά μήνα : συμβεβλημένοι πάροχοι = υποβαλλόμενοι «φάκελοι» Περί τα υποβολές στο σύνολο των παρόχων (περί τις εκ. σελίδες). Σύντομη περιγραφή έργου: Το σύνολο των συμβεβλημένων παρόχων με τον ΕΟΠΥΥ, σε συνέχεια της ηλεκτρονικής υποβολής των πράξεων ενός μήνα, θα έχουν την υποχρέωση να αποστέλλουν το φυσικό αρχείο της υποβολής στο σημείο όπου θα τους υποδείξει ο ΕΟΠΥΥ. Εξωτερικά της κούτας/φακέλου θα βρίσκεται επικολλημένο έγγραφο με γραμμωτό κώδικά (barcode) όπου θα περιέχει τις πληροφορίες του περιεχομένου. Το έγγραφο θα εκτυπώνεται στον πάροχο με την ολοκλήρωση της υποβολής. Ο ανάδοχος θα παραλαμβάνει το υλικό από το προσωπικό του ΕΟΠΥΥ και με τη σάρωση του γραμμωτού κώδικα θα προβαίνει στις ακόλουθες ενέργειες:

6 1. Θα ενημερώνεται για το δείγμα του περιεχομένου κούτας/φακέλου, όπως θα αναφέρει το σύστημα κατά τη σάρωση του barcode 2. θα προβαίνει στην ψηφιοποίηση του ανωτέρω δείγματος 3. θα το αναρτά στο σύστημα του ΕΟΠΥΥ, 4. θα επανατοποθετεί τα έγγραφα στην κούτα (ανά φάκελο υποβολής) ώστε να είναι ομογενοιοποιημένες και συγκεκριμένων διαστάσεων για την βέλτιση αποθήκευση τους. Η συσκευασία (του αρχείου που θα παραχθεί από τον μήνα Απρίλιο και μετά) θα γίνεται σύμφωνα με τις προδιαγραφές όπου θα έχουν τεθεί ήδη στους παρόχους (διαστάσεις κούτας και φακέλου). Για το υφιστάμενο αρχείο των μηνών Ιανουαρίου Φεβρουαρίου, θα πραγματοποιηθεί ανασυσκευασία σε ομοειδείς κούτες. Ο Ανάδοχος θα πρέπει να διαθέσει: 1. Προσωπικό αρμόδιο για τις εργασίες, τουλάχιστον τέσσερα (4) άτομα, ανά μήνα 2. τον κατάλληλο εξοπλισμό με τις σχετικές άδειες λογισμικού, ήτοι α) 3 scanners εικόνας σύνδεσης με Η.Υ, μεγάλου μεγέθους (τουλάχιστον 100 σελίδων εισαγωγής) β) 4 scanners barcode σύνδεσης με Η.Υ γ) 2 υπολογιστές δ) 1 εκτυπωτή Inkjet για να τεθεί σε πλήρη λειτουργία στον χώρο που θα του υποδειχθεί από τον ΕΟΠΥΥ, με βάση τις ανάγκες και τις απαιτήσεις του έργου, όπως αυτές περιγράφονται ανωτέρω. Ο Ανάδοχος αφού έχουν παραληφθεί οι κούτες θα προβαίνει στην ψηφιοποίηση του συγκεκριμένου δείγματος αρχείου, όπως αυτό θα του συστήνει το σύστημα του ΕΟΠΥΥ. Η ψηφιοποίηση θα γίνεται σε προτεινόμενη μορφή, μικρού όγκου (72dpi - έγχρωμο), ανά πράξη υποβολής. Στη συνέχεια θα έχει την υποχρέωση να το αναρτά στο σύστημα του ΕΟΠΥΥ όπου θα γίνεται η συσχέτιση με την υποβολή του παρόχου.