«Υπηρεσία Ιδρυματικού Αποθετηρίου στο ΤΕΙ Δυτικής Μακεδονίας»

Transcript

1 Έργο: «Υπηρεσία Ιδρυματικού Αποθετηρίου στο ΤΕΙ Δυτικής Μακεδονίας» (Κωδικός ΟΠΣ: ). 1 η ΠΕΡΙΟΔΙΚΗ ΕΚΘΕΣΗ ΜΑΡΤΙΟΣ 2015 Ενωση εταιρειών COSMOS - ELiDOC Page 1

2 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ Το έργο «Υπηρεσία Ιδρυματικού Αποθετηρίου στο ΤΕΙ Δυτικής Μακεδονίας», βάσει της σύμβασης που ανατέθηκε έχει τους εξής κυρίως στόχους: Αναβάθµιση των υπηρεσιών του Ιδρυµατικού Καταθετηρίου/ Αποθετηρίου, το οποίο λειτουργεί ήδη στο Ιδρυµα. Η αναβάθµιση έχει δύο βασικές κατευθύνσεις: o Αναβάθµιση της έκδοσης του λογισµικού διαχείρισης Αποθετηρίου eprints που χρησιµοποιείται ήδη από το Ιδρυµα µε συνακόλουθο την o Αναβάθµιση της Εφαρµογής µε την προσθήκη νέων υπηρεσιών και πλήρη εκµετάλλευση τω δυνατοτήτων της νέας έκδοσης και o Τη γενίκευση της χρήσης του λογισµικού και στις βιβλιοθήκες των Παραρτηµάτων. Εµπλουτισµό του Ιδρυµατικού Καταθετηρίου/Αποθετηρίου ως εξής: o Μετάπτωση των εργασιών που έχουν εισαχθεί στο εν λειτουργία Αποθετήριο στη νέα έκδοση/εφαρµογή o Αναδροµική απόθεση ψηφιακού περιεχοµένου µε την ψηφιοποίηση έντυπων και ειδικών συλλογών, που υπάρχουν στην Κεντρική Βιβλιοθήκη αλλά και στις βιβλιοθήκες των Παραρτηµάτων. o ηµιουργία Υπηρεσίας Αυτοαπόθεσης εκ µέρους των ίδιων των ενδιαφεροµένων, βάσει κατάλληλης εξουσιοδότησης και σύµφωνα µε την πολιτική του Ιδρύµατος. Υπηρεσίες τεχνικής υποστήριξης και εκπαίδευσης Η πρώτη έκθεση που ακολουθεί αφορά στις εργασίες που προβλέπεται να ολοκληρωθούν το πρώτο 4μηνο του έργου, σύμφωνα με τη σύμβαση και το επικαιροποιημένο χρονοδιάγραμμα. Ενωση εταιρειών COSMOS - ELiDOC Page 2

3 2. ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ ΚΑΙ ΠΑΡΑΔΟΤΕΑ Σύμφωνα με το Χρονοδιάγραμμα ολοκληρώθηκαν οι εργασίες των δύο πρώτων φάσεων. Συγκεκριμένα: Φάση 1 Συγκέντρωση περιεχομένου, επιλογή υλικού προς ψηφιοποίηση, τεκμηρίωση και εισαγωγή στο Αποθετήριο Το υλικό που έχει προγραμματιστεί να ενταχθεί στο νέο Αποθετήριο ανήκει στις ακόλουθες κατηγορίες: περίπου ψηφιακών τεκμηρίων (κυρίως των τελευταίων ετών) περίπου επιλεyμένα τεκμήρια που θα ψηφιοποιηθούν και θα παραδοθούν σε format PDF για ανάρτηση στο Αποθετήριαμαζί εμ τα ψηφιακά μεταδεδομένα τους. περίπου 800 επιλεyμένα άρθρα/δημοσιεύσεις μελών του ΤΕΙ Δυτικής Μακεδονίας, 120 Μελέτες με 4 τεκμήρια (μ.ο.) ανά μελέτη που περιλαμβάνουν Ερyασίες - Συλλοyικά Έρyα Μελών του ΤΕΙ Δυτικής Μακεδονίας - Παρουσιάσεις, σύνολο 480 τεκμήρια, και 120 Διατριβές Μεταπτυχιακών φοιτητών, καθώς και πτυχιακές ερyασίες προπτυχιακών, από τις οποίες το 30% είναι ψηφιακή μορφή ενώ το υπόλοιπο 70% θα ψηφιοποιηθεί και θα παραδοθεί και σε PDF μορφή (εκτός από τους άλλους τύπους που προβλέπονται βάσει των προδιαγραφών ψηφιοποίησης). Οι ανωτέρω εργασίες έχουν ολοκληρωθεί σύμφωνα με τη διακήρυξη, ως εξής: Ολοκληρώθηκε η συγκέντρωση του υλικού που πρόκειται να ψηφιοποιηθεί. Το υλικό αυτό είναι συγκεντρωμένο κατά θεματικές ενότητες. Ακολουθώντας τη διαδικασία παραλαβής/παράδοσης το έντυπο υλικό παραδόθηκε από τη Βιβλιοθήκη στην ομάδα ψηφιοποίησης για ψηφιακή επεξεργασία(παραδοτέο Π1). Ενωση εταιρειών COSMOS - ELiDOC Page 3

4 Επίσης οι εργασίες που έχουν παραδοθεί σε ψηφιακή μορφή συγκεντρώθηκαν και έχει ξεκινήσει η καταχώρηση των μεταδεδομένων τους (τεκμηρίωση) (Παραδοτέο Π3). Εχουν επίσης συγκεντρωθεί οι εγγραφές βιβλιοθήκης που θα υποστούν επεξεργασία, ανάλογα με την πληρότητά τους (μετατροπή/μετάπτωση, εμπλουτισμός, πρωτότυπη επεξεργασία). Φάση 2: Προμήθεια και εγκατάσταση των απαραίτητων λογισμικών για την υλοποίηση των εφαρμογών. Οι βασικοί στόχοι της 2 ης Φάσης είναι: Η Προμήθεια και εγκατάσταση του Λογισμικού eprints για τη δημιουργία και διαχείριση του Ιδρυματικού Αποθετηρίου του Ιδρύματος Η δημιουργία του περιβάλλοντος λειτουργίας της εφαρμογής και συγκεκριμένα: o Η εγκατάσταση LAMP σε λειτουργικό Ubuntu Server LTS o Η πλήρης παραμετροποίηση του λειτουργικού και των παραμέτρων ασφαλείας (PhpMyadmin, fail2ban, ssh, rkhunter, ssl, mail, κλπ). H εγκατάσταση θα γίνει στον server που θα διαθέσει το Ιδρυμα ι με virtualization για την καλύτερη εκμετάλλευσή του. Παραμετροποίηση του λογισμικού eprints στην τελευταία σταθερή έκδοσή του και πλήρης παραμετροποίηση (interface, λογότυπα, metadata κλπ) και έλεγχος μέσω των OAI2 validation tests (OAI PMH-Tools). Προθήκη νέων υπηρεσιών στην εφαρμογή Ι.Α (π.χ. Υπηρεσία myir με προσωποποιημένες υπηρεσίες, κ.λπ). Κατάλληλη παραμετροποίηση με διεύρυνση κατηγοριών ώστε να περιληφθούν τεκμήρια των παραρτημάτων Καστοριάς, Γρεβενών και Φλώρινας, και τέλος Μετάπτωση υπαρχόντων τεκμηρίων από τις 4 βιβλιοθήκες (περίπου 1650 τεκμήρια). Ενωση εταιρειών COSMOS - ELiDOC Page 4

5 Σ εκτέλεση των ανωτέρω οι εταιρείες προέβησαν στις ακόλουθες ενέργειες: 1. Εγινε η προμήθεια και εγκατάσταση σε server του Ιδρύματος του απαραίτητου λογισμικού: λειτουργικό σύστημα και σύστημα Διαχείρισης Ιδρυματικού Αποθετηρίου. Συγκεκριμένα: Εγινε η εγκατάσταση LAMP σε λειτουργικό Ububtu Server LTS, με κατάλληλο virtualization. Εγινε η παραμετροποίηση του λογισμικού βάσης ώστε να καλύπτονται πλήρως οι απαιτήσεις πρόσβασης και ασφάλειας Εγινε η προμήθεια και εγκατάσταση του λογισμικού ανοιχτού κώδικα eprints v3. για τη διαχείριση του Ιδρυματικού Αποθετηρίου, και o έλεγχος ορθής λειτουργίας του στο συγκεκριμένο περιβάλλον. Ακολούθως έγινε η παραμετροποίηση του eprints ώστε να περιλάβει το Σύνολο των Σχολών του Ιδρύματος (Κοζάνη, Καστοριά, Φλώρινα, Γρεβενά) και τις απαραίτητες συλλογές. Παραμετροποιήθηκε η φόρμα εισαγωγής των μεταδεδομένων περιγραφής του ψηφιακού υλικού (τεκμηρίωση) σε μορφότυπο (format) Dublin Core. Η παραμετροποίηση ακολούθησε τη δομή και ονοματολογία του format Dublin Core στα βασικά πεδία ώστε να εξασφαλισθεί η διαλειτουργικότητα της εφαρμογής και της Βάσης Δεδομένων με άλλες εφαρμογές Αποθετηρίων μέσω harvesting (υποστήριξη του πρωτοκόλλου OAI-PMH). Στην επόμενη οθόνη εμφανίζονται τα Τμήματα στα οποία γίνεται η κατάταξη των εργασιών (επιλογή από drop down list στο στάδιο της τεκμηρίωσης μιας εργασίας). Ενωση εταιρειών COSMOS - ELiDOC Page 5

6 Εγιναν δοκιμές ώστε να διαπιστωθεί η πληρότητα και χρηστικότητα των φορμών εργασίας και η παροχή ολοκληρωμένου περιβάλλοντος εργασίας στους τεκμηριωτές. Η παραμετροποίηση περιέλαβε επίσης: o τη διεπαφή επικοινωνίας (εξωτερικό interface) η οποία διαμορφώθηκε με τα χρώματα και το logo του Ιδρύματος, o τoν πλήρη εξελληνισμό του λογισμικού eprints (frontend και Back-end) o την προσθήκη προσωποποιημένων υπηρεσιών (MyIR) με παροχή στο χρήστη δυνατότητας αποθήκευσης των αποτελεσμάτων αναζητήσεών του, των αναζητήσεων που έχει κάνει σε προκαθορισμένο χρονικό διάστημα, καθώς και την αποστολή μηνυμάτων ή λήψη ειδοποιήσεων για θέματα που έχει δηλώσει ότι τον ενδιαφέρουν. Στη συνέχεια παραθέτουμε ενδεικτικές οθόνες εργασίας της εφαρμογής Ενωση εταιρειών COSMOS - ELiDOC Page 6

7 Αυτή είναι η πρώτη σελίδα που εμφανίζεται όταν ξεκινούμε μία νέα απόθεση και στην οποία επιλέγουμε τον τύπο του τεκμηρίου που θα εισάγουμε στο σύστημα. Ενωση εταιρειών COSMOS - ELiDOC Page 7

8 Από την οθόνη αυτή ο χειριστής επιλέγει το ψηφιακό αρχείο που αντιστοιχεί στο του τεκμήριο. Ακολουθεί η πρώτη σελίδα τεκμηρίωσης. Εδώ συμπληρώνονται στοιχεία όπως Τίτλος του τεκμηρίου, Περίληψη, Συγγραφείς κλπ. Ενωση εταιρειών COSMOS - ELiDOC Page 8

9 Ενωση εταιρειών COSMOS - ELiDOC Page 9

10 Και η οθόνη από την οποία γίνεται η επιλογή των θεματικών επικεφαλίδων που αφορούν το τεκμήριο. Ενωση εταιρειών COSMOS - ELiDOC Page 10

11 Μετά την ολοκλήρωση της εισαγωγής των απαραίτητων στοιχείων και πριν την οριστική απόθεση του τεκμηρίου στο αποθετήριο εμφανίζεται η ακόλουθη οθόνη η οποία περιέχει όλα τις πληροφορίες που έχουμε εισάγει κατά την τεκμηρίωση, προκειμένου να γίνει ένας τελικός έλεγχος της ορθότητας και πληρότητας των μεταδεδομένων. Ενωση εταιρειών COSMOS - ELiDOC Page 11

12 Οι τελευταίες προσθήκες τεκµηρίων στο σύστηµα εµφανίζονται συνολικά στην ακόλουθη οθόνη. Σχετικά με την εισαγωγή μεταδεδομένων τεκμηρίωσης του υλικού επισυνάπτουμε τεύχος οδηγιών που συντάχθηκε από την εταιρεία μας και δόθηκε στους τεκμηριωτές. Ενωση εταιρειών COSMOS - ELiDOC Page 12

13 Τέλος έγινε η μεταφορά στο νέο Αποθετήριο των εγγραφών που είχαν καταχωρηθεί στην προηγούμενη έκδοση από τις βιβλιοθήκες του Ιδρύματος( 1650 εγγραφές) Με τις ενέργειες αυτές ολοκληρώθηκε η δεύτερη Φάση (Παραδοτέα Π4, Π5 και Π6) και η εφαρμογή Ιδρυματικού Αποθετηρίου/Ψηφιακής Βιβλιοθήκης του Ιδρύματος είναι έτοιμη για την καταχώρηση νέου υλικού. 3. ΑΛΛΕΣ ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ 3.1 Η ένωση προχώρησε στην εγκατάσταση εργαστηρίου ψηφιοποίησης του έντυπου υλικού στο χώρο που παρεχώρησε η βιβλιοθήκη του Ιδρύματος, στην Κοζάνη. Συγκεκριμένα εγκαταστάθηκε ο ακόλουθος εξοπλισμός/λογισμικό ψηφιοποίησης και ψηφιακής επεξεργασίας: Scanners 2 Fujitsu fi 7160 document scanners (με δυνατότητες deskewing, color cleanup κλπ απευθείας από το δικό του software 1 Epson Workforce DS510 document scanner (με αντίστοιχες δυνατότητες, λίγο καλύτερο από τα Fujitsu σε ποιότητα στις φωτογραφίες) 1 IRIScan Book 3 Executive scanner χειρός 1 EPSON Perfection V550 Photo flatbed scanner Hardware 1 laptop Asus G750js i7 4core 1 desktop i5 4core 3 desktop i5 2core 1 NAS Sharecenter με 2 Western Digital 4TB Red σε διάταξη mirror RAID 2 Western Digital Ultra Passport 1 TB φορητούς σκληρούς δίσκους Ενωση εταιρειών COSMOS - ELiDOC Page 13

14 Software 1 ReadIRIS Corporate 14 1 Abbyy Finereader 1 Nitro PDF 1 Foxit PDF Αν χρειαστεί θα αξιοποιηθεί και το λογισμικό Adobe Photoshop στο στάδιο της τελικής επεξεργασίας της ψηφιακής εικόνας. Μετά την ολοκλήρωση των σχετικών δοκιμών ξεκίνησε η παραγωγική διαδικασία ψηφιοποίησης του έντυπου υλικού Αρχές Μαρτίου. 3,2 Τεκμηρίωση και εισαγωγή υλικού στο Αποθετήριο. Μετά την ολοκλήρωση της παραμετροποίησης του λογισμικού διαχείρισης eprints, ξεκίνησε η εισαγωγή των εργασιών από το υλικό που έχει κατατεθεί σε ψηφιακή μορφή. Προηγήθηκε εκπαίδευση των στελεχών (βιβλιοθηκονόμων) στα πρόγραμμα και στο format Dublin Core, καθώς και στις ιδιαιτερότητες του υλικού. Η εισαγωγή του υλικού ξεκίνησε μέσα Φεβρουαρίου κα η παραγωγή είναι ικανοποιητική. Παράλληλα με την εισαγωγή γίνεται ποιοτικός έλεγχος από την εταιρεία μας. Ενωση εταιρειών COSMOS - ELiDOC Page 14