Τι νέο υπάρχει στο Microsoft Excel

Transcript

1 Περιεχόμενα Τι νέο υπάρχει στο Microsoft Excel Διορθώσεις, σχόλια, και βοήθεια... 9 Λήψη βοήθειας για το βιβλίο και το CD του...9 Λήψη βοήθειας για το Microsoft Excel Χρήση του συνοδευτικού CD του βιβλίου Ελάχιστες απαιτήσεις συστήματος Εγκατάσταση των αρχείων πρακτικής εξάσκησης Χρήση των αρχείων πρακτικής εξάσκησης Απεγκατάσταση των αρχείων πρακτικής εξάσκησης Συμβάσεις και χαρακτηριστικά του βιβλίου Δεξιότητες Microsoft Office Specialist Δεξιότητες για το επίπεδο Microsoft Office Specialist Δεξιότητες για το επίπεδο Expert της πιστοποίησης Microsoft Office Specialist Εξετάσεις πιστοποίησης Microsoft Office Specialist Σχετικά με το πρόγραμμα Microsoft Office Specialist Επιλογή επιπέδου πιστοποίησης Microsoft Office Specialist Δεξιότητες Microsoft Office Specialist Η εμπειρία της εξέτασης Συμβουλές για την εξέταση Για περισσότερες πληροφορίες Γρήγορη Αναφορά Κεφάλαιο 1: Γνωριμία με το Excel Κεφάλαιο 2: Προετοιμασία βιβλίου εργασίας Κεφάλαιο 3: Εκτέλεση υπολογισμών σε δεδομένα Κεφάλαιο 4: Αλλαγή της εμφάνισης του εγγράφου Κεφάλαιο 5: Εστίαση σε συγκεκριμένα δεδομένα με φίλτρα Κεφάλαιο 6: Συνδυασμός δεδομένων από διάφορες πηγές Κεφάλαιο 7: Ταξινόμηση και σύνοψη δεδομένων Κεφάλαιο 8: Ανάλυση εναλλακτικών συνόλων δεδομένων Κεφάλαιο 9: Δυναμικές λίστες με συγκεντρωτικούς πίνακες Κεφάλαιο 10: Δημιουργία γραφημάτων Κεφάλαιο 11: Εκτύπωση Κεφάλαιο 12: Αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών με μακροεντολές Κεφάλαιο 13: Εργασία με άλλες εφαρμογές του Microsoft Office Κεφάλαιο 14: Εργασία με στοιχεία βάσεων δεδομένων Κεφάλαιο 15: Δημοσίευση πληροφοριών στον Ιστό Κεφάλαιο 16: Συνεργασία με άλλους χρήστες... 64

2 4 Ελληνικό Microsoft Office Excel 2003 Βήμα Βήμα Κεφάλαιο 1: Γνωριμία με το Excel Πρώτη γνωριμία με το Excel Εργασία με υπάρχουσα λίστα δεδομένων Εξέταση δεδομένων σε μια λίστα Δημιουργία βιβλίου εργασίας Έλεγχος και διόρθωση δεδομένων Κεφάλαιο 2: Προετοιμασία βιβλίου εργασίας Πιο εύκολη εργασία με τα βιβλία εργασίας Πιο ευανάγνωστα δεδομένα Προσθήκη γραφικού σε έγγραφο Κεφάλαιο 3: Εκτέλεση υπολογισμών σε δεδομένα Ονομασία ομάδων δεδομένων Δημιουργία τύπων για τον υπολογισμό τιμών Εύρεση και διόρθωση σφαλμάτων σε υπολογισμούς Κεφάλαιο 4: Αλλαγή της εμφάνισης του εγγράφου Αλλαγή της εμφάνισης των δεδομένων Εφαρμογή υπάρχουσας μορφοποίησης σε δεδομένα Ευανάγνωστοι αριθμοί Αλλαγή εμφάνισης των δεδομένων ανάλογα με τις τιμές τους Προετοιμασία για εκτύπωση Τοποθέτηση δεδομένων στην τυπωμένη σελίδα Κεφάλαιο 5: Εστίαση σε συγκεκριμένα δεδομένα με φίλτρα Περιορισμός των δεδομένων που εμφανίζονται στην οθόνη Εκτέλεση υπολογισμών σε φιλτραρισμένα δεδομένα Ορισμός συνόλου αποδεκτών τιμών για μια περιοχή κελιών Κεφάλαιο 6: Συνδυασμός δεδομένων από διάφορες πηγές Χρήση λίστας δεδομένων ως προτύπου για άλλες λίστες Εργασία με πολλά σύνολα δεδομένων Σύνδεση με δεδομένα άλλων βιβλίων εργασίας Σύνοψη πολλών συνόλων δεδομένων Ομαδοποίηση πολλών λιστών δεδομένων Κεφάλαιο 7: Ταξινόμηση και σύνοψη δεδομένων Ταξινόμηση λίστας δεδομένων Οργάνωση δεδομένων σε επίπεδα Κεφάλαιο 8: Ανάλυση εναλλακτικών συνόλων δεδομένων Ορισμός και επεξεργασία εναλλακτικών συνόλων δεδομένων Ορισμός πολλών εναλλακτικών συνόλων δεδομένων Μεταβολή δεδομένων για επίτευξη του επιθυμητού αποτελέσματος Εύρεση λύσεων με την Επίλυση Ανάλυση δεδομένων με περιγραφικά στατιστικά στοιχεία

3 Περιεχόμενα 5 Κεφάλαιο 9: Δυναμικές λίστες με συγκεντρωτικούς πίνακες Δυναμικές λίστες με συγκεντρωτικούς πίνακες Επεξεργασία συγκεντρωτικών πινάκων Δημιουργία συγκεντρωτικών πινάκων από εξωτερικά δεδομένα Κεφάλαιο 10: Δημιουργία γραφημάτων Δημιουργία γραφήματος Προσαρμογή ετικετών γραφήματος και αριθμών Εντοπισμός τάσεων στα δεδομένα σας Δημιουργία δυναμικού συγκεντρωτικού γραφήματος Δημιουργία διαγραμμάτων Κεφάλαιο 11: Εκτύπωση Εκτύπωση λίστας δεδομένων Εκτύπωση μέρους λίστας δεδομένων Εκτύπωση γραφήματος Κεφάλαιο 12: Αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών με μακροεντολές Εισαγωγή στις μακροεντολές Δημιουργία και τροποποίηση μακροεντολών Δημιουργία γραμμής εργαλείων για μακροεντολές Δημιουργία μενού για μακροεντολές Εκτέλεση μακροεντολής κατά το άνοιγμα ενός βιβλίου εργασίας Κεφάλαιο 13: Εργασία με άλλες εφαρμογές του Microsoft Office Συμπερίληψη εγγράφου του Office σε φύλλο εργασίας Αποθήκευση αρχείου Excel ως τμήματος άλλου εγγράφου του Office Δημιουργία υπερσυνδέσμου Επικόλληση γραφήματος σε άλλο έγγραφο Κεφάλαιο 14: Εργασία με στοιχεία βάσεων δεδομένων Αναζήτηση πληροφοριών σε λίστες δεδομένων Ανάκτηση στοιχείων από βάσεις δεδομένων Σύνοψη λίστας δεδομένων Κεφάλαιο 15: Δημοσίευση πληροφοριών στον Ιστό Αποθήκευση βιβλίου εργασίας σε μορφή για τον Ιστό Δημοσίευση φύλλων εργασίας στον Ιστό Δημοσίευση συγκεντρωτικού πίνακα στον Ιστό Ανάκτηση δεδομένων από τον Ιστό Λήψη δεδομένων από τον Ιστό με τις Έξυπνες Ετικέτες Εργασία με δομημένα στοιχεία Χρήση προηγμένων δυνατοτήτων για δεδομένα XML

4 6 Ελληνικό Microsoft Office Excel 2003 Βήμα Βήμα Κεφάλαιο 16: Συνεργασία με άλλους χρήστες Κοινή χρήση λίστας δεδομένων Διαχείριση σχολίων Παρακολούθηση και διαχείριση των αλλαγών των συνεργατών σας Προσδιορισμός των αναθεωρήσεων που πρέπει να διατηρηθούν Προστασία βιβλίων και φύλλων εργασίας Πιστοποίηση αυθεντικότητας βιβλίων εργασίας Γλωσσάρι Ευρετήριο

5 Κεφάλαιο 3 Εκτέλεση υπολογισμών σε δεδομένα Σε αυτό το κεφάλαιο θα μάθετε: Να ονομάζετε ομάδες κελιών. Να δημιουργείτε τύπους για τον υπολογισμό τιμών. Να εντοπίζετε και να διορθώνετε σφάλματα στους υπολογισμούς. Τα βιβλία εργασίας του Excel δεν είναι μόνο ένα βολικό μέρος για να αποθηκεύετε και να οργανώνετε τα δεδομένα σας. το πρόγραμμα σας παρέχει επίσης πολλούς τρόπους χειρισμού των στοιχείων σας. Μια σημαντική εργασία που μπορείτε να πραγματοποιήσετε στο Excel είναι να υπολογίσετε αθροίσματα από τις τιμές μιας σειράς σχετιζόμενων κελιών. Επίσης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Excel για να εντοπίσετε και άλλες πληροφορίες σχετικά με τα επιλεγμένα δεδομένα, όπως τη μέγιστη ή την ελάχιστη τιμή μιας ομάδας κελιών. Η εύρεση της μέγιστης ή της ελάχιστης τιμής σε μια ομάδα μπορεί να σας βοηθήσει να αξιολογήσετε τους πωλητές σας, να εντοπίσετε τις κατηγορίες προϊόντων που χρήζουν της προσοχής σας, ή να δείτε ποιοι προμηθευτές σας παρέχουν σταθερά τις καλύτερες συμφωνίες. Όποιες και αν είναι οι ανάγκες σας, το Excel σάς δίνει τη δυνατότητα να βρείτε τις πληροφορίες που θέλετε. Και στην περίπτωση που κάνετε κάποιο λάθος, μπορείτε γρήγορα να βρείτε την αιτία και να τη διορθώσετε. Πολλές φορές δεν μπορείτε να προσπελάσετε τις πληροφορίες που θέλετε χωρίς να αναφερθείτε πολλές φορές σε ένα συγκεκριμένο κελί, και είναι επίσης αλήθεια ότι συχνά χρησιμοποιείτε τα δεδομένα της ίδιας ομάδας κελιών για περισσότερους από έναν υπολογισμούς. Το Excel διευκολύνει την αναφορά σε ένα πλήθος κελιών ταυτόχρονα, επιτρέποντάς σας να ορίζετε τους υπολογισμούς σας γρήγορα. Στο κεφάλαιο αυτό θα μάθετε πώς να οργανώνετε αναφορές σε ομάδες δεδομένων του φύλλου εργασίας σας, και πώς να δημιουργείτε και να διορθώνετε τύπους που συνοψίζουν τα στοιχεία των πωλήσεων και των προϊόντων της εταιρείας The Garden Company. δείτε επίσης Θέλετε να ρίξετε μια γρήγορη ματιά στα θέματα αυτού του κεφαλαίου; Δείτε τη γρήγορη αναφορά στις σελίδες σημαντικό Για να μπορέσετε να χρησιμοποιήσετε τα αρχεία εξάσκησης αυτού του κεφαλαίου, πρέπει να τα εγκαταστήσετε από το συνοδευτικό CD του βιβλίου στην προεπιλεγμένη θέση. Για περισσότερες πληροφορίες, δείτε την ενότητα "Χρήση του συνοδευτικού CD-ROM" στη σελίδα 11.

6 110 Ελληνικό Microsoft Office Excel 2003 Βήμα Βήμα Ονομασία ομάδων δεδομένων Microsoft Office Specialist Όταν δουλεύετε με μεγάλες ποσότητες δεδομένων, είναι πιο εύκολο να προσδιορίζετε ομάδες κελιών που περιέχουν στοιχεία τα οποία σχετίζονται μεταξύ τους. Στην επόμενη εικόνα, για παράδειγμα, τα κελιά C2 μέχρι C6 περιέχουν τις τιμές των προϊόντων από την παραγγελία ενός πελάτη. Αντί να καθορίζετε τα κελιά μεμονωμένα κάθε φορά που θέλετε να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα τους, μπορείτε να τα ορίσετε ως περιοχή (λέγεται επίσης και επώνυμη περιοχή). Για παράδειγμα, τα στοιχεία της προηγούμενης εικόνας θα μπορούσαν να ομαδοποιηθούν σε μια περιοχή με όνομα ΣτοιχείαΠαραγγελίας1. Κάθε φορά που θέλετε να χρησιμοποιήσετε τα περιεχόμενα αυτής της περιοχής σε έναν υπολογισμό, μπορείτε να αναφέρετε το όνομα της περιοχής αντί να καθορίζετε κάθε κελί ξεχωριστά. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για τη δημιουργία μιας επώνυμης περιοχής, δύο από τους οποίους χρησιμοποιούν το μενού Εισαγωγή. Η πρώτη μέθοδος είναι πιο κατάλληλη στην περίπτωση που έχετε μια στήλη δεδομένων με ετικέτα στην κορυφή της, όπως στην επόμενη εικόνα. Σε αυτή την περίπτωση, ανοίγετε το πλαίσιο διαλόγου Δημιουργία ονομάτων δείχνοντας στην επιλογή Όνομα του μενού Εισαγωγή και πατώντας στη διαταγή Δημιουργία. Στο πλαίσιο διαλόγου Δημιουργία ονομάτων, μπορείτε να καθορίσετε μια επώνυμη περιοχή αφήνοντας το Excel να χρησιμοποιήσει την ετικέτα στο πάνω-πάνω κελί ως όνομα. Επίσης, μέσω του πλαισίου διαλόγου Ορισμός ονόματος, το οποίο ανοίγετε δείχνοντας στη διαταγή Όνομα του μενού Εισαγωγή και επιλέγοντας Ορισμός, μπορείτε να δημιουργείτε και να διαγράφετε επώνυμες περιοχές. Ένας ακόμα τρόπος για να δημιουργήσετε μια επώνυμη περιοχή είναι να επιλέξετε τα κελιά που θέλετε, να πατήσετε στο πλαίσιο Ονόματος δίπλα από τη γραμμή τύπων, και να πληκτρολογήσετε το όνομα της περιοχής. Αν πατήσετε στο βέλος του πλαισίου Ονόματος, θα εμφανίσετε τις περιοχές που είναι διαθέσιμες στο βιβλίο εργασίας.

7 Κεφάλαιο 3: Εκτέλεση υπολογισμών σε δεδομένα 111 σημαντικό Κάθε περιοχή ενός βιβλίου εργασίας πρέπει να έχει ένα μοναδικό όνομα. Αν αναθέσετε το όνομα μιας υπάρχουσας περιοχής σε μια νέα περιοχή, η αρχική αναφορά θα καταργηθεί, επηρεάζοντας πιθανώς τη συμπεριφορά του φύλλου εργασίας σας. Στην άσκηση αυτή θα δημιουργήσετε επώνυμες περιοχές ώστε να μπορείτε να αναφέρεστε σε ομάδες κελιών. ΑΝΟΙΞΤΕ το αρχείο ΕπώνυμηΠεριοχή από το φάκελο ΒΒ\Excel\ΕκτέλεσηΥπολογισμών. 1 Αν χρειάζεται, πατήστε στην καρτέλα του φύλλου Εργαλεία. 2 Πατήστε στο κελί C3 και σύρετε μέχρι το κελί C18. Τα επιλεγμένα κελιά επισημαίνονται. 3 Στο μενού Εισαγωγή, δείξτε στη διαταγή Όνομα, και κατόπιν πατήστε στη διαταγή Δημιουργία. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Δημιουργία ονομάτων. 4 Αν χρειάζεται, ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Πρώτη γραμμή. 5 Πατήστε στο OK. Το Excel αναθέτει στην περιοχή των κελιών το όνομα Τιμή. 6 Στην κάτω αριστερή γωνία του παραθύρου του βιβλίου εργασίας, πατήστε στην καρτέλα του φύλλου Προμήθειες. Θα εμφανιστεί το φύλλο εργασίας Προμήθειες. 7 Πατήστε στο κελί C4 και σύρετε μέχρι το κελί C29. 8 Στο μενού Εισαγωγή, δείξτε στη διαταγή Όνομα και πατήστε στη διαταγή Ορισμός. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Ορισμός ονόματος.

8 112 Ελληνικό Microsoft Office Excel 2003 Βήμα Βήμα 9 Πληκτρολογήστε ΤιμέςΠρομηθειών στο πλαίσιο Ονόματα στο βιβλίο εργασίας και μετά πατήστε στο OK. Το Excel αναθέτει το όνομα ΤιμέςΠρομηθειών στην περιοχή κελιών και το πλαίσιο διαλόγου Ο- ρισμός ονόματος κλείνει. 10 Πατήστε στην καρτέλα του φύλλου Έπιπλα, στην κάτω αριστερή γωνία του παραθύρου του βιβλίου εργασίας. Αποθήκευση Θα εμφανιστεί το φύλλο εργασίας Έπιπλα. 11 Πατήστε στο κελί C4 και σύρετε μέχρι το κελί C Πατήστε στο πλαίσιο Ονόματος. Τα περιεχόμενα του πλαισίου Ονόματος θα επισημανθούν. 13 Πληκτρολογήστε ΤιμέςΕπίπλων και πατήστε Enter. Το Excel αναθέτει στην περιοχή κελιών το όνομα ΤιμέςΕπίπλων. 14 Στο μενού Εισαγωγή, δείξτε στη διαταγή Όνομα και πατήστε στη διαταγή Ορισμός. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Ορισμός ονόματος. 15 Στον κατάλογο Ονόματα στο βιβλίο εργασίας στο κάτω αριστερό τμήμα του πλαισίου διαλόγου Ορισμός ονόματος, πατήστε στην καταχώριση Τιμή. Η λέξη Τιμή θα εμφανιστεί στο πλαίσιο Ονόματα στο βιβλίο εργασίας. 16 Στο πλαίσιο Ονόματα στο βιβλίο εργασίας, διαγράψτε τη λέξη Τιμή, πληκτρολογήστε ΤιμέςΕργαλείων, και μετά πατήστε στο OK. Το πλαίσιο διαλόγου Ορισμός ονόματος θα κλείσει. 17 Πατήστε στο κουμπί Αποθήκευση της Βασικής γραμμής εργαλείων. ΚΛΕΙΣΤΕ το αρχείο ΕπώνυμηΠεριοχή. Δημιουργία τύπων για τον υπολογισμό τιμών Microsoft Office Specialist Αφού προσθέσετε τα δεδομένα σας σε ένα φύλλο εργασίας και καθορίσετε περιοχές για να απλοποιήσετε τις αναφορές σε αυτά, μπορείτε να δημιουργήσετε τύπους, δηλαδή παραστάσεις που εκτελούν υπολογισμούς στα δεδομένα. Για παράδειγμα, μπορείτε να υπολογίσετε το συνολικό κόστος της παραγγελίας ενός πελάτη, να βρείτε τις μέσες πωλήσεις για όλες τις Τετάρτες του Ιανουαρίου, ή να εντοπίσετε τις υψηλότερες και τις χαμηλότερες ημερήσιες πωλήσεις για μια περίοδο μίας εβδομάδας, ενός μήνα, ή ενός έτους. Για να γράψετε έναν τύπο στο Excel, ξεκινάτε με ένα σύμβολο ίσον με αυτόν τον τρόπο το Excel καταλαβαίνει ότι η παράσταση που ακολουθεί θα πρέπει να ερμηνευτεί ως υπολογισμός και όχι ως κείμενο. Μετά το ίσον, πληκτρολογείτε τον τύπο. Για παράδειγμα, με τον τύπο =C2+C3 υπολογίζετε το άθροισμα των κελιών C2 και C3. Αφού καταχωρίσετε τον τύπο σε ένα κελί, μπορείτε να τον διορθώσετε πατώντας στο κελί και τροποποιώντας τον στη γραμμή τύπων. Έτσι, έχετε για παράδειγμα τη δυνατότητα να αλλάξετε τον προηγούμενο τύπο σε =C3 C2, ο οποίος υπολογίζει τη διαφορά μεταξύ των περιεχομένων των κελιών C2 και C3.

9 Κεφάλαιο 3: Εκτέλεση υπολογισμών σε δεδομένα 113 αντιμετώπιση προβλήματος Αν το Excel αντιμετωπίζει τον τύπο σας ως κείμενο, ελέγξτε μήπως έχετε πληκτρολογήσει κατά λάθος κάποιο κενό διάστημα πριν από το σύμβολο ίσον. Μην ξεχνάτε ότι ο πρώτος χαρακτήρας πρέπει να είναι το ίσον! Η πληκτρολόγηση των αναφορών για δεκαπέντε ή είκοσι κελιά σε έναν υπολογισμό θα ή- ταν κουραστική, όμως το Excel απλοποιεί το χειρισμό πολύπλοκων παραστάσεων. Για να δημιουργήσετε ένα νέο υπολογισμό, επιλέγετε τη διαταγή Συνάρτηση του μενού Εισαγωγή. Έτσι εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή συνάρτησης, με έναν κατάλογο από συναρτήσεις, δηλαδή έτοιμους τύπους, από τις οποίες μπορείτε να κάνετε την επιλογή σας. Οι πιο χρήσιμες συναρτήσεις του καταλόγου περιγράφονται στον επόμενο πίνακα. Συνάρτηση SUM AVERAGE COUNT MAX MIN Περιγραφή Επιστρέφει το άθροισμα των αριθμών στα καθορισμένα κελιά Υπολογίζει το μέσο όρο των αριθμών στα καθορισμένα κελιά Υπολογίζει το πλήθος των καταχωρίσεων στα καθορισμένα κελιά Εντοπίζει τη μεγαλύτερη τιμή στα καθορισμένα κελιά Εντοπίζει τη μικρότερη τιμή στα καθορισμένα κελιά Δύο άλλες συναρτήσεις που είναι πιθανό να χρησιμοποιήσετε είναι η NOW() και η PMT(). Η συνάρτηση NOW() επιστρέφει την ώρα που ανοίχτηκε το βιβλίο εργασίας για τελευταία φορά και έτσι η τιμή της μεταβάλλεται κάθε φορά που το βιβλίο εργασίας ανοίγει. Η σωστή μορφή αυτής της συνάρτησης είναι =NOW(). για να ενημερώσετε την τιμή με την τρέχουσα ημερομηνία και ώρα, αποθηκεύστε τη δουλειά σας, κλείστε το βιβλίο εργασίας, και ανοίξτε το ξανά. Η συνάρτηση PMT() είναι λίγο πιο σύνθετη. Υπολογίζει τις δόσεις ενός δανείου με

10 114 Ελληνικό Microsoft Office Excel 2003 Βήμα Βήμα σταθερό επιτόκιο και σταθερές καταβολές. Για να κάνει τους υπολογισμούς της, η συνάρτηση PMT() χρειάζεται το επιτόκιο, των αριθμό των μηνιαίων δόσεων, και το αρχικό κεφάλαιο. Τα στοιχεία που πρέπει να καταχωριστούν σε μια συνάρτηση ονομάζονται ορίσματα και η καταχώρισή τους πρέπει να γίνει με συγκεκριμένη σειρά. Η σειρά αυτή αναπαρίσταται με τον ακόλουθο τρόπο: PMT(rate; nper; pv; fv; type). Στον επόμενο πίνακα περιγράφονται τα ορίσματα της συνάρτησης PMT(). Όρισμα rate nper pv fv type Περιγραφή Το επιτόκιο, το οποίο θα διαιρεθεί με το 12 για ένα δάνειο με μηνιαίες δόσεις αποπληρωμής Ο συνολικός αριθμός δόσεων για το δάνειο Το αρχικό κεφάλαιο (η παρούσα αξία) Το υπόλοιπο που θέλετε να παραμείνει μετά το τέλος της καταβολής των δόσεων (συνήθως μένει κενό, κάτι που αντιστοιχεί σε 0) 1 ή 0, τιμή η οποία καθορίζει αν οι καταβολές θα γίνονται στην αρχή ή το τέλος του μήνα (συνήθως μένει κενό, κάτι που αντιστοιχεί σε 0, δηλαδή στο τέλος του μήνα) Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να δανειστείτε με επιτόκιο 8% και να αποπληρώσετε το δάνειο σε 24 μήνες. Με τη συνάρτηση PMT() θα μπορούσατε να υπολογίσετε τις μηνιαίες δόσεις. Για τα παραπάνω στοιχεία, η συνάρτηση θα έπρεπε να γραφεί με τη μορφή =PMT(8%/12; 24; 20000) και η μηνιαία δόση θα υπολογιζόταν στα 904,55. Σε έναν τύπο μπορείτε επίσης να προσθέσετε τα ονόματα των περιοχών που έχετε καθορίσει. Για παράδειγμα, αν η επώνυμη περιοχή Παραγγελία1 αναφέρεται στα κελιά C2 έως C6, με τον τύπο =AVERAGE(Παραγγελία1) μπορείτε να υπολογίσετε το μέσο όρο των κελιών αυτών. Αν θέλετε να συμπεριλάβετε σε έναν τύπο μια σειρά συνεχόμενων κελιών, τα οποία ό- μως δεν έχετε ορίσει ως περιοχή, μπορείτε να πατήσετε στο πρώτο κελί της περιοχής και να σύρετε μέχρι το τελευταίο. Αν τα κελιά δεν είναι συνεχόμενα, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Ctrl και πατήστε σε όσα από αυτά θέλετε να συμπεριλάβετε. Και στις δύο περιπτώσεις, όταν αφήσετε το πλήκτρο του ποντικιού, οι αναφορές των κελιών που επιλέξατε θα εμφανιστούν στον τύπο. Άλλη μια χρήση των τύπων είναι η εμφάνιση μηνυμάτων κάτω από συγκεκριμένες συνθήκες. Για παράδειγμα, υποθέστε ότι η Κατερίνα Γρηγοράκου, ιδιοκτήτρια της εταιρείας The Garden Company, θέλει να δωρίσει ένα περιοδικό κηπουρικής σε όσους πελάτες κάνουν αγορές μεγαλύτερες από 150 ευρώ. Ένας τέτοιος τύπος λέγεται υπό συνθήκη, και χρησιμοποιεί τη συνάρτηση IF. Για να δημιουργήσετε έναν τύπο υπό συνθήκη, πατήστε στο κελί που θα τοποθετηθεί ο τύπος και ανοίξτε το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή συνάρτησης. Στο πλαίσιο διαλόγου, επιλέξτε τη συνάρτηση IF από τη λίστα των διαθέσιμων συναρτήσεων και κατόπιν πατήστε στο ΟΚ. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Ορίσματα συνάρτησης.

11 Κεφάλαιο 3: Εκτέλεση υπολογισμών σε δεδομένα 115 Όταν δουλεύετε με μια συνάρτηση IF, το πλαίσιο διαλόγου Ορίσματα συνάρτησης διαθέτει τρία πλαίσια: τα Logical_test, Value_if_true, και Value_if_false. Το πλαίσιο Logical_test (Λογικός έλεγχος) περιέχει τη συνθήκη που θέλετε να ελέγξετε. Για να ελέγξετε αν μια παραγγελία είναι μεγαλύτερη από 150 ευρώ, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε την παράσταση SUM(Παραγγελία1)>150. Τώρα το Excel θα πρέπει να εμφανίσει ένα μήνυμα που να ενημερώνει αν ο πελάτης δικαιούται δωρεάν περιοδικό ή όχι. Για να εμφανίσετε μηνύματα από μια συνάρτηση IF, πρέπει να περικλείσετε τα μηνύματα μέσα σε εισαγωγικά και να τα τοποθετήσετε στα πλαίσια Value_if_true (Τιμή αν η συνθήκη είναι αληθής) και Value_if_false (Τιμή αν η συνθήκη είναι ψευδής). Στο παράδειγμά μας, θα μπορούσατε να γράψετε το μήνυμα "Δικαιούται δωρεάν περιοδικό!" στο πλαίσιο Value_if_true, και το μήνυμα "Ευχαριστούμε για την παραγγελία!" στο πλαίσιο Value_if_false. Αφού δημιουργήσετε έναν τύπο, μπορείτε να τον αντιγράψετε και να τον επικολλήσετε σε κάποιο άλλο κελί. Όταν γίνεται αυτό, το Excel προσπαθεί να προσαρμόσει τον τύπο ώστε να λειτουργεί για τα νέα κελιά. Για παράδειγμα, στην επόμενη εικόνα το κελί D8 περιέχει τον τύπο =SUM(C2:C6).

12 116 Ελληνικό Microsoft Office Excel 2003 Βήμα Βήμα Αν πατήσετε στο κελί D8, αντιγράψετε τα περιεχόμενά του, και μετά επικολλήσετε το αποτέλεσμα στο κελί D16, τα περιεχόμενα του κελιού προορισμού (του D16) θα γίνουν =SUM(C10:C14). Το Excel έχει προσαρμόσει τον τύπο έτσι ώστε να ταιριάζει με τα γειτονικά κελιά! Το πρόγραμμα γνωρίζει πώς ακριβώς να προσαρμόζει τα κελιά που χρησιμοποιούνται στους τύπους, επειδή αυτοί χρησιμοποιούν σχετικές αναφορές, δηλαδή αναφορές που μπορούν να μεταβληθούν αν ο τύπος αντιγραφεί σε κάποιο άλλο κελί. Οι σχετικές αναφορές γράφονται μόνο με τη γραμμή και τη στήλη του κελιού (για παράδειγμα, C14). Αν προτιμάτε μια αναφορά κελιού να παραμένει σταθερή και όταν ο τύπος αντιγράφεται σε άλλο κελί, θα πρέπει να την ορίσετε ως απόλυτη. Για να το κάνετε αυτό, πληκτρολογείτε το σύμβολο του δολαρίου ($) πριν από το γράμμα της γραμμής και τον αριθμό της στήλης. Αν θέλετε ο τύπος στο κελί D16 να εμφανίζει το άθροισμα των τιμών στα κελιά C10 μέχρι C14, ανεξάρτητα από το κελί στο οποίο έχει επικολληθεί, πρέπει να τον γράψετε ως εξής: =SUM($C$10:$C$14). συμβουλή Αν αντιγράψετε έναν τύπο από τη γραμμή τύπων, χρησιμοποιήστε σε αυτόν απόλυτες αναφορές ή μόνο επώνυμες περιοχές. Το Excel δε θα αλλάξει τις αναφορές κελιών σε περίπτωση που ο τύπος αντιγραφεί σε κάποιο άλλο κελί. Στην επόμενη άσκηση θα δημιουργήσετε έναν τύπο για να βρείτε το συνολικό κόστος μιας παραγγελίας και θα δημιουργήσετε έναν καινούργιο τύπο για να βρείτε το μέσο κόστος των στοιχείων της παραγγελίας. Τα κελιά με το κόστος των προϊόντων στην παραγγελία έχουν αποθηκευτεί στην επώνυμη περιοχή ΣτοιχείαΠαραγγελίας. ΑΝΟΙΞΤΕ το αρχείο Τύπος από το φάκελο ΒΒ\Excel\ΕκτέλεσηΥπολογισμών. 1 Πατήστε στο κελί D7. Το κελί D7 θα γίνει το ενεργό κελί. 2 Στη γραμμή τύπων, πληκτρολογήστε =SUM(, σύρετε από το κελί D4 μέχρι το κελί D5, κλείστε την παρένθεση, και στη συνέχεια πατήστε Enter. Η τιμή 63,90 θα εμφανιστεί στο κελί D7 και θα γίνει ενεργό το κελί D8.

13 Κεφάλαιο 3: Εκτέλεση υπολογισμών σε δεδομένα Επιλέξτε τη διαταγή Συνάρτηση από το μενού Εισαγωγή. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή συνάρτησης. 4 Πατήστε στην καταχώριση AVERAGE και κατόπιν πατήστε στο OK. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Ορίσματα συνάρτησης, με επισημασμένα τα περιεχόμενα του πλαισίου Number 1. 5 Πληκτρολογήστε ΣτοιχείαΠαραγγελίας και πατήστε στο OK. Το πλαίσιο διαλόγου Ορίσματα συνάρτησης θα κλείσει και η τιμή 31,95 θα εμφανιστεί στο κελί D8.

14 118 Ελληνικό Microsoft Office Excel 2003 Βήμα Βήμα 6 Πατήστε στο κελί C10. 7 Επιλέξτε τη διαταγή Συνάρτηση από το μενού Εισαγωγή. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή συνάρτησης. 8 Στο τμήμα Επιλογή συνάρτησης πατήστε στην επιλογή IF, και μετά πατήστε στο OK. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Ορίσματα συνάρτησης. 9 Στο πλαίσιο Logical_test, πληκτρολογήστε D7> Στο πλαίσιο Value_if_true, πληκτρολογήστε "Έκπτωση 5%". 11 Στο πλαίσιο Value_if_false, πληκτρολογήστε "Όχι έκπτωση" και μετά πατήστε στο OK. Το πλαίσιο διαλόγου Ορίσματα συνάρτησης θα κλείσει και η φράση Έκπτωση 5% θα εμφανιστεί στο κελί C10. Αποθήκευση 12 Πατήστε στο κουμπί Αποθήκευση της Βασικής γραμμής εργαλείων. Το Excel αποθηκεύει τις αλλαγές σας. ΚΛΕΙΣΤΕ το αρχείο Τύπος. Εύρεση και διόρθωση σφαλμάτων σε υπολογισμούς Microsoft Office Specialist Η χρήση υπολογισμών σε ένα φύλλο εργασίας σάς δίνει πολύτιμες απαντήσεις σε ερωτήματα σχετικά με τα δεδομένα σας. Ωστόσο, δεν είναι δυνατόν να αποφύγετε κάποια λάθη που θα παρεισφρύσουν στους τύπους σας. Με το Excel, ο εντοπισμός της πηγής τέτοιων σφαλμάτων είναι εύκολος, αφού καταδεικνύει τα κελιά που χρησιμοποιούνται σε ένα συγκεκριμένο υπολογισμό, και περιγράφει τυχόν σφάλματα που έχουν συμβεί. Η διαδικασία της εξέτασης ενός φύλλου εργασίας για σφάλματα σε τύπους ονομάζεται ελεγκτική παρακολούθηση. Το Excel υποδεικνύει τα σφάλματα με διάφορους τρόπους. Ο πρώτος είναι να τοποθετήσει στο κελί όπου βρίσκεται ο τύπος που προκαλεί το σφάλμα έναν κωδικό σφάλματος. Στην επόμενη εικόνα, το κελί D8 περιέχει τον κωδικό σφάλματος #ΟΝΟΜΑ?.

15 Κεφάλαιο 3: Εκτέλεση υπολογισμών σε δεδομένα 119 Σφάλμα Όταν το κελί με τον τύπο που προκαλεί το σφάλμα είναι το ενεργό, δίπλα σε αυτό εμφανίζεται ένα κουμπί με την ετικέτα Σφάλμα. Μπορείτε να πατήσετε στο βέλος αυτού του κουμπιού για να εμφανίσετε ένα μενού με επιλογές, οι οποίες παρέχουν πληροφορίες σχετικά με το σφάλμα και προσφέρουν βοήθεια για τη διόρθωσή του. Ο επόμενος πίνακας αναφέρει τους πιο συνηθισμένους κωδικούς σφαλμάτων και τη σημασία τους. Κωδικός σφάλματος Περιγραφή ##### Το πλάτος της στήλης δεν επαρκεί για την εμφάνιση της τιμής. #ΤΙΜΗ! #ΟΝΟΜΑ? #ΑΝΑΦ! #ΔΙΑΙΡ/0! Ο τύπος έχει λάθος όρισμα (όπως κείμενο αντί για μια τιμή TRUE ή FALSE). Ο τύπος περιέχει κείμενο που δεν αναγνωρίζεται από το Excel (όπως ένα ανύπαρκτο όνομα περιοχής). Ο τύπος αναφέρεται σε ανύπαρκτο κελί (πράγμα που μπορεί να συμβεί μετά από διαγραφή κελιών). Ο τύπος προσπαθεί να εκτελέσει διαίρεση με το μηδέν. Άλλη μια τεχνική που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να βρείτε την πηγή ενός σφάλματος σε κάποιον τύπο είναι, να βεβαιωθείτε ότι οι τιμές που λαμβάνουν μέρος στους υπολογισμούς του προέρχονται από τα κατάλληλα κελιά. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι, ενώ θέλετε να υπολογίσετε τις συνολικές πωλήσεις μιας κατηγορίας προϊόντων, συμπεριλαμβάνετε στον τύπο τα ονόματα των προϊόντων και όχι τις τιμές τους. Τέτοιου είδους σφάλματα μπορούν να εντοπιστούν με την εξέταση των υποστηριζόντων (ή προηγούμενων) κελιών, δηλαδή των κελιών που φιλοξενούν τις τιμές οι οποίες χρησιμοποιούνται στον τύπο του ενεργού κελιού. Το Excel σημειώνει τα υποστηρίζοντα κελιά ενός κελιού με ένα μπλε βέλος, το οποίο ξεκινάει από το υποστηρίζον κελί και καταλήγει στο ενεργό κελί. Μπορείτε επίσης να ελέγξετε ένα φύλλο εργασίας εντοπίζοντας όσα κελιά έχουν τύπους που χρησιμοποιούν τιμές από άλλα κελιά. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε το συνολικό κόστος μιας παραγγελίας σε έναν τύπο που υπολογίζει το μέσο όρο όλων των παραγγελιών μιας δεδομένης ημέρας. Τα κελιά που χρησιμοποιούν τις τιμές άλλων κελιών στους υπολογισμούς τους λέγονται εξαρτώμενα, επειδή ο υπολογισμός της δικής τους τιμής εξαρτάται από την τιμή του άλλου κελιού. Όπως και με την παρακολούθηση των υποστηριζόντων

16 120 Ελληνικό Microsoft Office Excel 2003 Βήμα Βήμα κελιών, μπορείτε να ανοίξετε το μενού Εργαλεία, να δείξετε στη διαταγή Έλεγχος τύπου, και να πατήσετε στη διαταγή Ανίχνευση εξαρτημένων για να κάνετε το Excel να σχεδιάσει μπλε βέλη από το ενεργό κελί προς τα κελιά που έχουν υπολογισμούς οι οποίοι βασίζονται σε αυτή την τιμή. Αν τα κελιά που υποδεικνύονται από τα βέλη δεν είναι τα σωστά, μπορείτε να κρύψετε τα βέλη και να διορθώσετε τον τύπο. Για να κρύψετε τα βέλη παρακολούθησης σε ένα φύλλο εργασίας, ανοίγετε το μενού Εργαλεία και επιλέγετε διαδοχικά τις διαταγές Έλεγχος τύπου και Κατάργηση όλων των βελών. Αν προτιμάτε τα στοιχεία ενός σφάλματος τύπου να εμφανίζονται ως κείμενο σε πλαίσιο διαλόγου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο διαλόγου Έλεγχος σφαλμάτων το οποίο εμφανίζεται αν πατήσετε στη διαταγή Έλεγχος σφαλμάτων του μενού Εργαλεία για να εμφανίσετε το σφάλμα και τον τύπο στο κελί όπου αυτό παρουσιάζεται. Επίσης, έχετε τη δυνατότητα να χρησιμοποιήσετε τα χειριστήρια του πλαισίου διαλόγου Έλεγχος σφαλμάτων για να ελέγξετε τον τύπο βηματικά, να επιλέξετε να αγνοήσετε το σφάλμα, ή να μετακινηθείτε στο επόμενο ή στο προηγούμενο σφάλμα. Αν πατήσετε στο κουμπί Επιλογές, θα εμφανιστεί το ομώνυμο πλαίσιο διαλόγου που διαθέτει χειριστήρια με τα οποία μπορείτε να αλλάξετε τον τρόπο με τον οποίο το Excel αποφασίζει τι είναι και τι δεν είναι σφάλμα. συμβουλή Μια αλλαγή που αξίζει να αναφέρουμε είναι ότι μπορείτε να ρυθμίσετε το εργαλείο Έλεγχος σφαλμάτων ώστε να αγνοεί τους τύπους που δε χρησιμοποιούν όλα τα κελιά μιας περιοχής (όπως μια γραμμή ή μια στήλη). Αν αποεπιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Παράλειψη κελιών από τον τύπο στην περιοχή, έχετε τη δυνατότητα να δημιουργήσετε τύπους που δε θα προσθέτουν όλες τις τιμές σε μια γραμμή ή στήλη (ή σε μια περιοχή), χωρίς να επισημαίνονται από το Excel ως σφάλμα. Στις περιπτώσεις όπου θα θέλετε απλώς να εμφανίζετε τα αποτελέσματα σε κάθε βήμα ενός τύπου και δε θα χρειάζεστε όλες τις ισχυρές λειτουργίες του Ελέγχου Σφαλμάτων, μπορείτε να χρησιμοποιείτε το πλαίσιο διαλόγου Υπολογισμός τύπου για να ελέγχετε κάθε στοιχείο του τύπου. Για να εμφανίσετε το πλαίσιο διαλόγου Υπολογισμός τύπου, ανοίξτε το μενού Εργαλεία και επιλέξτε διαδοχικά τις διαταγές Έλεγχος τύπου και Υπολογισμός τύπου. Το πλαίσιο διαλό-

17 Κεφάλαιο 3: Εκτέλεση υπολογισμών σε δεδομένα 121 γου Υπολογισμός τύπου είναι πολύ πιο χρήσιμο για τον έλεγχο τύπων οι οποίοι δε δημιουργούν κάποιο σφάλμα αλλά δε δίνουν το αποτέλεσμα που θέλετε. Τέλος, μπορείτε να ελέγχετε την τιμή ενός κελιού, ανεξάρτητα από τη θέση όπου βρίσκεστε στο βιβλίο εργασίας, ανοίγοντας ένα παράθυρο παρακολούθησης το οποίο περιέχει την τιμή του κελιού. Για παράδειγμα, αν κάποιος από τους τύπους σας χρησιμοποιεί τιμές κελιών τα οποία βρίσκονται σε άλλα φύλλα εργασίας ή ακόμη και σε άλλα βιβλία εργασίας, μπορείτε να ορίσετε ένα στοιχείο παρακολούθησης στο κελί που περιέχει τον τύπο και μετά να αλλάξετε τις τιμές των άλλων κελιών. Για να ορίσετε ένα στοιχείο παρακολούθησης, πατήστε στο κελί που θέλετε να παρακολουθείτε, δείξτε στην επιλογή Έλεγχος τύπου του μενού Εργαλεία, και μετά πατήστε στη διαταγή Εμφάνιση παραθύρου παρακολούθησης. Πατήστε στο κουμπί Προσθήκη παρακολούθησης ώστε το Excel να ελέγχει το επιλεγμένο κελί. Μόλις πληκτρολογήσετε τη νέα τιμή, το νέο αποτέλεσμα του τύπου θα εμφανιστεί στο παράθυρο παρακολούθησης. Όταν ολοκληρώσετε τον έλεγχο του τύπου, επιλέξτε το στοιχείο παρακολούθησης, πατήστε στο κουμπί Διαγραφή παρακολούθησης, και κλείστε το παράθυρο παρακολούθησης. Στην άσκηση αυτή θα χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητες παρακολούθησης τύπων του Excel για να εντοπίσετε και να διορθώσετε σφάλματα σε έναν τύπο. ΑΝΟΙΞΤΕ το αρχείο ΕύρεσηΣφαλμάτων από το φάκελο ΒΒ\Excel\ΕκτέλεσηΥπολογισμών. 1 Πατήστε στο κελί D20. 2 Στο μενού Εργαλεία, επιλέξτε διαδοχικά τις διαταγές Έλεγχος τύπου και Εμφάνιση παραθύρου παρακολούθησης. 3 Πατήστε στο κουμπί Προσθήκη παρακολούθησης και μετά πατήστε στο κουμπί Προσθήκη του πλαισίου διαλόγου Προσθήκη παρακολούθησης. Στο παράθυρο παρακολούθησης θα εμφανιστεί το κελί D20. 4 Πατήστε στο κελί D8. Στη γραμμή τύπων θα εμφανιστεί ο τύπος =SUM(C2:C6). 5 Στο μενού Εργαλεία, επιλέξτε διαδοχικά τις διαταγές Έλεγχος τύπου και Ανίχνευση προηγουμένων. Μεταξύ του κελιού D8 και της ομάδας κελιών C2 έως C6 θα εμφανιστεί ένα μπλε βέλος, που δείχνει ότι η τιμή του κελιού D8 εξαρτάται από τα περιεχόμενα των κελιών της περιοχής C2:C6.

18 122 Ελληνικό Microsoft Office Excel 2003 Βήμα Βήμα 6 Στο μενού Εργαλεία, επιλέξτε διαδοχικά τις διαταγές Έλεγχος τύπου και Κατάργηση όλων των βελών. Το βέλος θα εξαφανιστεί. 7 Πατήστε στο κελί A1. 8 Επιλέξτε τη διαταγή Έλεγχος σφαλμάτων από το μενού Εργαλεία. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Έλεγχος σφαλμάτων όπου θα υποδεικνύεται το σφάλμα του κελιού D20. 9 Πατήστε στο κουμπί Επόμενο. Το Excel θα σας ειδοποιήσει ότι ολοκληρώθηκε ο έλεγχος σφαλμάτων για το φύλλο. Πατήστε στο OK για να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου Έλεγχος σφαλμάτων. 10 Στο μενού Εργαλεία, δείξτε στην επιλογή Έλεγχος τύπου και πατήστε στη διαταγή Ανίχνευση σφάλματος. Θα εμφανιστούν μπλε βέλη που ξεκινούν από τα κελιά D7 και D15 και καταλήγουν στο κελί D20. Τα βέλη αυτά σας δείχνουν ότι η χρήση των τιμών (οι οποίες είναι απούσες στη συγκεκριμένη περίπτωση) στα συγκεκριμένα κελιά προκαλεί το σφάλμα στο κελί D Στο μενού Εργαλεία, επιλέξτε διαδοχικά τις διαταγές Έλεγχος τύπου και Κατάργηση όλων των βελών. Τα βέλη θα εξαφανιστούν. 12 Στη γραμμή τύπων, διαγράψτε τον υπάρχοντα τύπο, πληκτρολογήστε =AVERAGE(D8;D16), και πατήστε Enter. Στο κελί D20 θα εμφανιστεί η τιμή 149, Πατήστε στο κελί D Στο μενού Εργαλεία, επιλέξτε διαδοχικά τις διαταγές Έλεγχος τύπου και Υπολογισμός τύπου. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Υπολογισμός τύπου, το οποίο περιέχει τον τύπο του κελιού D Πατήστε στο κουμπί Υπολογισμός. Θα εμφανιστεί το αποτέλεσμα του τύπου στο κελί D Πατήστε στο κουμπί Κλείσιμο.

19 Κεφάλαιο 3: Εκτέλεση υπολογισμών σε δεδομένα 123 Αποθήκευση 17 Στο παράθυρο παρακολούθησης, επιλέξτε το στοιχείο παρακολούθησης από τη λίστα. 18 Πατήστε στο κουμπί Διαγραφή παρακολούθησης. Το στοιχείο παρακολούθησης θα εξαφανιστεί. 19 Στο μενού Εργαλεία, επιλέξτε διαδοχικά τις διαταγές Έλεγχος τύπου και Απόκρυψη παραθύρου παρακολούθησης. Το παράθυρο παρακολούθησης εξαφανίζεται. 20 Πατήστε στο κουμπί Αποθήκευση της Βασικής γραμμής εργαλείων. Το Excel αποθηκεύει τις αλλαγές σας. ΚΛΕΙΣΤΕ το αρχείο ΕύρεσηΣφαλμάτων. Βασικά σημεία Για να προσθέσετε μια ομάδα κελιών σε έναν τύπο, πληκτρολογήστε τον τύπο και, στη συνέχεια, έχοντας το σημείο εισαγωγής στο σημείο του τύπου όπου θέλετε να ορίσετε τα κελιά, επιλέξτε τα κελιά με το ποντίκι. Με τις επώνυμες περιοχές μπορείτε να αναφέρεστε σε ολόκληρες ομάδες κελιών με μία μόνο λέξη, εξοικονομώντας αρκετό χρόνο και κόπο. Κατά τη δημιουργία ενός τύπου, να χρησιμοποιείτε απόλυτες αναφορές ($A$1) όταν θέλετε ο τύπος να μην αλλάζει κατά την αντιγραφή του από ένα κελί σε κάποιο άλλο και σχετικές αναφορές (A1) όταν θέλετε ο τύπος να αλλάζει σύμφωνα με τη νέα θέση του στο φύλλο εργασίας. Αντί να πληκτρολογείτε τύπους από το μηδέν, μπορείτε να χρησιμοποιείτε το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή συνάρτησης για να διευκολύνεστε. Μπορείτε να ελέγχετε τη μεταβολή μιας τιμής σε ένα κελί, προσθέτοντας ένα στοιχείο παρακολούθησης στο παράθυρο παρακολούθησης. Για να βλέπετε ποιοι τύποι αναφέρονται στις τιμές ενός επιλεγμένου κελιού, χρησιμοποιείτε τη διαταγή Ανίχνευση εξαρτημένων. για να βλέπετε σε ποια κελιά περιέχονται οι τιμές του τύπου στο ενεργό κελί, χρησιμοποιείτε τη διαταγή Ανίχνευση προηγουμένων. Το πλαίσιο διαλόγου Υπολογισμός τύπου σάς δίνει τη δυνατότητα να εκτελέσετε βηματικά τους υπολογισμούς ενός τύπου, ενώ το εργαλείο Έλεγχος σφαλμάτων είναι κατάλληλο για ακόμα πιο σχολαστικό έλεγχο σφαλμάτων.