ΟΔΗΓΟΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ & ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΟΥ ΕΙΔΙΚΟΥ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ ΚΟΝΔΥΛΙΩΝ ΕΡΕΥΝΑΣ ΤΟΥ ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ

Transcript

1 ΟΔΗΓΟΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ & ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΟΥ ΕΙΔΙΚΟΥ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ ΚΟΝΔΥΛΙΩΝ ΕΡΕΥΝΑΣ ΤΟΥ ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ ΕΚΔΟΣΗ 7η ΑΡΤΑ, ΙΟΥΛΙΟΣ 2016

2 Πρόλογος Οι Ειδικοί Λογαριασμοί Κονδυλίων Έρευνας, χάριν συντομίας ΕΛΚΕ, ιδρύθηκαν στα Ανώτατα Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα για πρώτη φορά με την Β1/819/1988 Απόφαση των Υπουργών Οικονομικών, Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων και Βιομηχανίας Ενέργειας και Τεχνολογίας, με σκοπό «τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται σε αυτά». Ο παρών οδηγός συντάχθηκε σύμφωνα με το Ν. 3027/2002, Άρθρο 3, παράγραφος 2, περί «Σύνταξης Οδηγού Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού», ο οποίος ορίζει ότι: "Η Επιτροπή Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού που προβλέπεται στο άρθρο 4 της κοινής υπουργικής απόφασης με αριθμό ΚΑ/679/ (ΦΕΚ 826 Β )* συντάσσει «Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης» του Ειδικού Λογαριασμού, ο οποίος εγκρίνεται από τη Σύγκλητο του Πανεπιστημίου ή τη Συνέλευση του ΤΕΙ, κατά περίπτωση. α) Στον Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης περιγράφονται συνολικά τα όργανα, οι διαδικασίες αξιολόγησης, επιλογής, χρηματοδότησης και οικονομικής διαχείρισης των δραστηριοτήτων που περιγράφονται στην παράγραφο 2, του άρθρου 2, της ανωτέρω κοινής υπουργικής απόφασης, καθώς και η διάδοση, αξιοποίηση και εκμετάλλευση των αποτελεσμάτων και προϊόντων των ερευνητικών και άλλων δραστηριοτήτων που χρηματοδοτούνται μέσω του Ειδικού Λογαριασμού. β) Με τον Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης καθορίζονται, επίσης, οι αρμοδιότητες, οι υποχρεώσεις των υπευθύνων των έργων για τις διάφορες κατηγορίες δραστηριοτήτων, το πλαίσιο και τα θέματα αμοιβών όσων συμμετέχουν σε έργα που χρηματοδοτεί και διαχειρίζεται ο Ειδικός Λογαριασμός καθώς και κάθε περίπτωση χρηματοδότησης και οικονομικής διαχείρισης που δεν προβλέπεται από την ανωτέρω κοινή υπουργική απόφαση. Η Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού, λαμβάνοντας υπόψη τις σύγχρονες απαιτήσεις για την οικονομική παρακολούθηση και διαχείριση των έργων καθώς και τις απαιτήσεις των Διαχειριστικών και Ελεγκτικών Αρχών των εκάστοτε Χρηματοδοτικών Προγραμμάτων και την επικαιροποίηση του Νομικού Πλαισίου που διέπει τη λειτουργία του, προχώρησε το Νοέμβριο του 2015 στην προσαρμογή του Οδηγού Χρηματοδότησης και Διαχείρισής του στα νέα δεδομένα (7 η Έκδοση), ο οποίος εγκρίθηκε με την υπ. Αριθμ. 16/ /Θ2 Απόφαση της Επιτροπής Εκπαίδευσης. Η Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Ειδικού Λογαριασμού προκειμένου να διασφαλίσει και να αναβαθμίσει την ικανότητα του Ειδικού Λογαριασμού να υλοποιεί έργα δημόσιου και μη χαρακτήρα με αποτελεσματικότητα και αποδοτικότητα,

3 προχώρησε στην ανάπτυξη Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας (ΣΔΕΠ) σύμφωνα με το πρότυπο ΕΛΟΤ 1429 και τους Οδηγούς Εφαρμογής: - ΕΛΟΤ , για την υλοποίηση δημοσίων συμβάσεων προμηθειών και υπηρεσιών και - ΕΛΟΤ , για την υλοποίηση συγκεκριμένων δράσεων με ίδια μέσα. Στο πλαίσιο αυτό ανέπτυξε σύνολο διαδικασιών όπως αποτυπώνονται στον σχετικό πίνακα του Παραρτήματος ΙΧ για την επίτευξη των στόχων των υλοποιούμενων έργων με την αποδοτικότερη αξιοποίηση των διατιθέμενων πόρων, δημιουργώντας τις προϋποθέσεις για τη μείωση της πιθανότητας εμφάνισης αστοχιών και την ικανοποίηση των απαιτήσεων των ενδιαφερόμενων μερών. Η Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Ειδικού Λογαριασμού αποδεικνύει τη δέσμευσή της για τη διασφάλιση της διαχειριστικής της επάρκειας στην υλοποίηση έργων και τη συνεχή βελτίωση της ικανότητάς της να τα υλοποιεί αποτελεσματικά: - Δημιουργώντας κατάλληλο εργασιακό κλίμα - Εξασφαλίζοντας τους απαιτούμενους πόρους για την αποτελεσματική λειτουργία του συστήματος - Αναθέτει δραστηριότητες και διασφαλίζει την αποτελεσματική εσωτερική και εξωτερική επικοινωνία - Παρακολουθεί τον προγραμματισμό των υλοποιούμενων έργων - Διεξάγει ανασκοπήσεις, λαμβάνει και υλοποιεί αποφάσεις για την επίτευξη της συνεχούς βελτίωσης του συστήματος. Ως Εκπρόσωπος της Διοίκησης του ΕΛΚΕ έχει οριστεί ο κ. Δημήτρης Μαρέτας, Υπεύθυνος Γραφείου Προγραμματισμού Ανάπτυξης και Παρακολούθησης Έργων, ο οποίος έχει την ευθύνη και την αρμοδιότητα της επικοινωνίας με εξωτερικά μέρη για θέματα που αφορούν το ΣΔΕΠ, της παρακολούθησης των διεργασιών του συστήματος και της ευαισθητοποίησης του προσωπικού ώστε να διασφαλίζεται η τήρηση των κανονιστικών απαιτήσεων και των απαιτήσεων του προτύπου, καθώς και της ενημέρωσης της Επιτροπής Εκπαίδευσης και Ερευνών σχετικά με την επίδοση του συστήματος για την υλοποίηση έργων και τις ανάγκες βελτίωσης. * Η ΚΑ/679/ (ΦΕΚ 826 Β ) παρουσιάζεται στο σύνολό της στο Παράρτημα I του παρόντος Οδηγού.

4 ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ 1.1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΘΕΣΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΠΗΓΕΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ ΤΟΥ ΕΛΚΕ ΠΑΡΑΚΡΑΤΗΣΕΙΣ ΥΠΕΡ ΤΟΥ ΕΛΚΕ... 4 ΌΡΓΑΝΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΟΥ ΕΙΔΙΚΟΥ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΟΥ ΕΙΔΙΚΟΥ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΕΙΔΙΚΟΥ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΗΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ ΤΟΥ ΕΙΔΙΚΟΥ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΕΡΓΩΝ ΈΡΓΑ ΜΕ ΒΑΣΗ ΤΗ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗ ΈΡΓΑ ΜΕ ΒΑΣΗ ΤΗ ΦΥΣΗ ΤΟΥΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΣΥΝΤΑΞΗΣ, ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΚΑΙ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΓΙΑ ΤΗ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗ ΕΡΕΥΝΗΤΙΚΩΝ ΕΡΓΩΝ ΚΑΙ ΑΛΛΩΝ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΩΝ ΓΕΝΙΚΑ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΚΑΙ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΈΡΓΩΝ ΚΑΙ ΑΛΛΩΝ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΩΝ ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΥΝΤΑΞΗ ΚΑΙ ΥΠΟΒΟΛΗ ΠΡΟΤΑΣΕΩΝ ΓΙΑ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗ ΕΡΓΩΝ ΣΥΝΤΑΞΗ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΔΑΠΑΝΩΝ ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ ΕΥΘΥΝΕΣ ΤΩΝ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΙΚΩΝ ΥΠΕΥΘΥΝΩΝ ΤΩΝ ΈΡΓΩΝ ΕΙΔΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ... 56

5 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 Εισαγωγή Θεσμικό Πλαίσιο 1.1. Εισαγωγή Βασική αποστολή των Aνωτάτων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων (Ν. 3549/07, άρθρο 1) είναι, εκτός από την μετάδοση της γνώσης (εκπαίδευση), η παραγωγή νέας γνώσης μέσω της έρευνας. Το Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Ηπείρου (ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ) ενθαρρύνει την έρευνα (όπως αυτή καθορίζεται με το ν.1514/85 και το Ν.3653/08), μέσω του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων και Έρευνας, του οποίου ο σκοπός είναι: «η διάθεση και διαχείριση κονδυλίων που προέρχονται από οποιαδήποτε πηγή και προορίζονται για την κάλυψη δαπανών, οποιουδήποτε είδους, που είναι απαραίτητες για τις ανάγκες ερευνητικών, εκπαιδευτικών, επιμορφωτικών, αναπτυξιακών, καθώς και έργων συνεχιζόμενης κατάρτισης και έργων για την παροχή επιστημονικών, τεχνολογικών και καλλιτεχνικών υπηρεσιών, την εκπόνηση ειδικών μελετών, την εκτέλεση δοκιμών, μετρήσεων, εργαστηριακών εξετάσεων και αναλύσεων, την παροχή γνωμοδοτήσεων, τη σύνταξη προδιαγραφών για λογαριασμό τρίτων, ως και άλλων σχετικών υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που συμβάλλουν στη σύνδεση της εκπαίδευσης και της έρευνας με την παραγωγή και εκτελούνται ή παρέχονται από το επιστημονικό προσωπικό των ΑΕΙ και με την συνεργασία άλλων ειδικών επιστημόνων» Για τη διευκόλυνση της έρευνας και της διάδοσης των γνώσεων, το Συμβούλιο του Τ.Ε.Ι. Ηπείρου στη συνεδρία του με αριθμό 15/ αποφάσισε τη συγκρότηση της Επιτροπής Ερευνών, που προβλέπεται από το Προεδρικό Διάταγμα 432/81 Περί συστάσεως Ειδικών Λογαριασμών αξιοποιήσεως κονδυλίων για την εκτέλεση ερευνητικών έργων στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της χώρας, όπως αυτό τροποποιήθηκε και αντικαταστάθηκε με την αριθμ. Β1/819/ κοινή Υπουργική Απόφαση Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας (Φ.Ε.Κ. 920/1988 τ.β ). Η κοινή αυτή Υπουργική Απόφαση τροποποιήθηκε και αντικαταστάθηκε με την αριθμ. ΚΑ/679/ κοινή Υπουργική Απόφαση και έχει τον αυτό τίτλο με την Β1/819 απόφαση. Κυρώθηκε δε αναδρομικά με το άρθρο 36 του Ν.3794/2009 και τροποποιήθηκε ως προς τα άρθρα 1,4 και 7 από το Ν.3848/2010. Η Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών (για χάριν συντομίας θα καλείται «η Επιτροπή» στον παρόντα Οδηγό) του Ειδικού Λογαριασμού είναι συλλογικό αιρετό όργανο του Ιδρύματος 1

6 από εκπροσώπους όλων των Σχολών του και έναν από τους Αναπληρωτές Προέδρους ο οποίος προεδρεύει της Επιτροπής. Η διοίκηση και διαχείριση του Ειδικού Λογαριασμού πραγματοποιείται από τα όργανά του (Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών και τη Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού) και είναι ανεξάρτητη από τη διοίκηση και διαχείριση του ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ. Η διοίκηση του Ιδρύματος παρακολουθεί και ελέγχει, με βάση τις διαδικασίες που προβλέπει ο Οδηγός Χρηματοδότησης του άρθρου 9 της Κ.Υ.Α. Αριθμ. ΚΑ/679/ τη λειτουργία και τα πεπραγμένα του Ειδικού Λογαριασμού Θεσμικό Πλαίσιο Κατά χρονολογική σειρά, το θεσμικό πλαίσιο που διέπει τη διαχείριση της χρηματοδότησης ερευνητικών έργων και σχετικών υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων, στα ΤΕΙ συνίσταται από: 1. Το Ν. 1404/1983 «Δομή και Λειτουργία των Τεχνολογικών Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων», 2. Το Ν. 1514/1985 "Ανάπτυξη της επιστημονικής και τεχνολογικής έρευνας", 3. Την Ε5/1629/1986 Υπουργική Απόφαση «Προϋποθέσεις παροχής υπηρεσιών από τα Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα σε ιδιώτες και κάθε νομικής μορφής οργανισμούς», 4. Την Β1/819/1988 Απόφαση των Υπουργών Οικονομικών, Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων και Βιομηχανίας Ενέργειας και Τεχνολογίας «Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή τα Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα», 5. Την υπ αριθ. Κ.Α./679/ Υπουργική Απόφαση «Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή τα Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της χώρας», 6. Το Ν. 2916/2001 «Διάρθρωση της ανώτατης εκπαίδευσης και ρύθμιση θεμάτων του τεχνολογικού τομέα αυτής» 7. Το Ν. 3027/2002, Άρθρο 3, παράγραφος 2, περί «Σύνταξης Οδηγού Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού», και 8. Τo Ν. 3549/2007 «Μεταρρύθμιση του θεσμικού πλαισίου για τη δομή και λειτουργία των Ανωτάτων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων» 9. Το Ν.3653/2008 «Θεσμικό πλαίσιο έρευνας και τεχνολογίας» 10. Το Άρθρο 36 του Ν.3794/2009 «Ρύθμιση θεμάτων του πανεπιστημιακού και τεχνολογικού τομέα της ανώτατης εκπαίδευσης και άλλες διατάξεις» 11. Το Άρθρο 36, του Ν3848/2010 «Αναβάθμιση του ρόλου του εκπαιδευτικού - καθιέρωση κανόνων αξιολόγησης και αξιοκρατίας στην εκπαίδευση και λοιπές διατάξεις» 2

7 12. Το Κεφάλαιο ΙΑ, του άρθρου 80 «Λοιπές Μεταβατικές Διατάξεις», παράγραφος 17α του Ν.4009/ Το άρθρο 24 του Ν.4386/2016 «Ρυθμίσεις για τους ερευνητικούς και τεχνολογικούς φορείς και τους Ειδικούς Λογαριασμούς Κονδυλίων Έρευνας των ερευνητικών και τεχνολογικών φορέων και των Α.Ε.Ι.» Για θέματα έρευνας και των διαδικασιών που ακολουθούνται, λαμβάνονται υπόψη και τα όσα αναφέρονται στο άρθρο 54 του Εσωτερικού Κανονισμού Λειτουργίας του ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ (ΦΕΚ τ.β 316/ ) 1.3. Πηγές Χρηματοδότησης του ΕΛΚΕ Τα κονδύλια του ΕΛΚΕ προέρχονται από τις παρακάτω πηγές χρηματοδότησης: α) Ετήσια επιχορήγηση από τον Τακτικό Προϋπολογισμό του Κράτους β) Κονδύλια από τον Προϋπολογισμό Δημοσίων Επενδύσεων που διατίθενται είτε μέσω των εκάστοτε προγραμμάτων ανάπτυξης της εκπαίδευσης ή της έρευνας και της τεχνολογίας, είτε με οποιονδήποτε άλλο τρόπο γ) Ειδικές εισφορές και χρηματοδοτήσεις από δημόσιες επιχειρήσεις, άλλους δημόσιους φορείς, ιδιωτικές επιχειρήσεις ή ιδιώτες, διεθνείς οργανισμούς και δωρεές κάθε είδους δ) Έσοδα από παροχές υπηρεσιών προς τρίτους, από εμπορική εκμετάλλευση ευρεσιτεχνιών, τεχνογνωσίας και προϊόντων που προκύπτουν από χρηματοδοτούμενα έργα ε) Πρόσοδοι από περιουσιακά στοιχεία του ΕΛΚΕ στ) Κάθε είδους δάνεια ζ) Έσοδα από κρατήσεις που επιβάλλονται σε εκτελούμενα έργα. Το "πλεόνασμα" το οποίο προκύπτει από τις παραπάνω αναφερόμενες πηγές χρηματοδότησης μετά την αφαίρεση των υποχρεώσεων των έργων και των εξόδων λειτουργίας του ΕΛΚΕ, διατίθεται από την Επιτροπή, για να στηρίξει τις παρακάτω δραστηριότητες: Ενίσχυση της έρευνας σε τομείς επιστημών που ενδιαφέρουν άμεσα το Ίδρυμα Εκπόνηση μελετών σχετικά με την ανάπτυξη του Ιδρύματος Διοργάνωση Επιμορφωτικών προγραμμάτων, σεμιναρίων, επιστημονικών συνεδρίων, συμποσίων και ημερίδων επιστημονικού περιεχομένου 3

8 Δημοσίευση διαφόρων επιστημονικών εργασιών/άρθρων των μελών Εκπαιδευτικού Προσωπικού, σε διεθνή έγκυρα περιοδικά Κάλυψη διαφόρων έκτακτων αναγκών, οι οποίες προσδιορίζονται από το Συμβούλιο Διοίκησης και τη Συνέλευση του Ιδρύματος καθώς και από την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών Χρηματοδότηση εκδόσεων του Ιδρύματος. Το ποσό της δαπάνης επιστρέφεται από τον εκδότη ή το συγγραφέα. Η Επιτροπή διατηρεί το δικαίωμα να απαιτήσει από τoν χρηματοδοτηθέντα, ποσοστό μέχρι 30% από την εμπορική εκμετάλλευση της έκδοσης Χρηματοδότηση μετακινήσεων του Μόνιμου Εκπαιδευτικού Προσωπικού του Ιδρύματος που σχετίζονται με την ανάπτυξη και την προβολή της Έρευνας μετά από την αξιολόγηση και έγκριση της Επιτροπής Εκπαίδευσης και Ερευνών Παρακρατήσεις υπέρ του ΕΛΚΕ Όλα τα έργα που διαχειρίζεται ο ΕΛΚΕ υπόκεινται σε παρακράτηση υπέρ του Λογαριασμού σύμφωνα με το Αρ.2 παρ. 7 της Κ.Υ.Α. ΚΑ/679/ Το ποσό της παρακράτησης υπολογίζεται σε ποσοστό ύψους 10% επί του συνολικού προϋπολογισμού του έργου, λαμβανομένων πάντα υπόψη των περιορισμών που ενδεχομένως τίθενται και από τους ίδιους τους εξωτερικούς χρηματοδότες. Η παρακράτηση πραγματοποιείται από την Γραμματεία του ΕΛΚΕ σε κάθε δόση χρηματοδότησης από τον φορέα χρηματοδότησης. Απαλλάσσονται από κάθε παρακράτηση: Έργα που χρηματοδοτούνται εξ ολοκλήρου από τον ΕΛΚΕ βάσει του ετήσιου προϋπολογισμού του. Έργα που αφορούν αποκλειστικά και μόνο στην αγορά επιστημονικών οργάνων, ύστερα από σχετική κατά περίπτωση απόφαση του ΕΛΚΕ Ειδικές περιπτώσεις: Το ποσοστό της παρακράτησης μπορεί να είναι διαφορετικό σε ειδικές περιπτώσεις, όταν οι συμβάσεις προβλέπουν συγκεκριμένο ποσοστό παρακράτησης ή γενικών εξόδων και σε περιπτώσεις για τις οποίες αποφασίζει η Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Ειδικού Λογαριασμού. Ειδικότερα σε έργα Παροχής Υπηρεσιών (με υποχρέωση έκδοσης Τιμολογίου Παροχής Υπηρεσιών από τον ΕΛΚΕ και απόδοση ΦΠΑ), το ποσοστό παρακράτησης υπέρ ΕΛΚΕ ορίζεται σε 7% επί του καθαρού ποσού του προϋπολογισμού του έργου, δηλαδή από τον συνολικό εγκεκριμένο προϋπολογισμό του, αφαιρουμένου του Φόρου Προστιθέμενης Αξίας 4

9 Η Επιτροπή μπορεί κατά την κρίση της να αυξάνει ή να μειώνει το ποσοστό κράτησης σε συγκεκριμένες περιπτώσεις (συνέδρια, κ.λπ.) και έπειτα από εισήγηση του Επιστημονικού Υπευθύνου (ΕΥ) του έργου. Όταν προκύπτουν ειδικές περιπτώσεις χρηματοδότησης και διαχείρισης έργων που δεν προβλέπονται παραπάνω, για το ποσοστό παρακράτησης αποφασίζει η Επιτροπή, λαμβάνοντας υπόψη τους περιορισμούς που ενδεχομένως τίθενται από τους εξωτερικούς χρηματοδότες. 5

10 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 Όργανα Διοίκησης και Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού 2.1. Επιτροπή Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού Η διοίκηση και διαχείριση του ΕΛΚΕ πραγματοποιείται από τα όργανά του και είναι ανεξάρτητη από τη διοίκηση και διαχείριση του ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ (άρθρο 3, παρ. 1 της ΚΑ/679/96). Η Διοίκηση του Ιδρύματος παρακολουθεί και ελέγχει, με βάση τις διαδικασίες που προβλέπει ο παρών Οδηγός Χρηματοδότησης και Διαχείρισης, τη λειτουργία και τα πεπραγμένα του ΕΛΚΕ. Τα όργανα διοίκησης και διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας είναι: 1. Η Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών (καλούμενη χάριν συντομίας Επιτροπή) 2. Η Γραμματεία του ΕΛΚΕ. Σύμφωνα με το άρθρο 4 της ΚΑ/679/ , η Επιτροπή έχει τις παρακάτω αρμοδιότητες: α) Επεξεργάζεται προτάσεις προς το Συμβούλιο Διοίκησης ή τη Συνέλευση του Τ.Ε.Ι., αντίστοιχα, για την ερευνητική πολιτική του Ιδρύματος β) Επικουρεί το Συμβούλιο Διοίκησης του Τ.Ε.Ι. καθώς και τη Συνέλευση του Τ.Ε.Ι. στο συντονισμό των ερευνητικών, εκπαιδευτικών και επιμορφωτικών έργων που χρηματοδοτούνται μέσω του Ειδικού Λογαριασμού και εισηγείται σχετικά με τη λήψη μέτρων για την εξασφάλιση πόρων του Λογαριασμού γ) Εγκρίνει τη διαχείριση των έργων και ορίζει τις αντίστοιχες Επιτροπές Παρακολούθησης και Πιστοποίησης τους όπου αυτές απαιτούνται ή κρίνει σκόπιμο η Επιτροπή δ) Προτείνει στη Συνέλευση του Τ.Ε.Ι., σύμφωνα με τις θεσμοθετημένες διαδικασίες, τρόπους αξιολόγησης, επιλογής, χρηματοδότησης, πληρωμής των δαπανών και παραλαβής των αποτελεσμάτων των εκπαιδευτικών, ερευνητικών, τεχνολογικών έργων και γενικά των αναλαμβανομένων στα πλαίσια της παρούσας και των γενικών διατάξεων έργων ε) Εγκρίνει, σύμφωνα με τις διαδικασίες του Οδηγού Χρηματοδότησης, προτάσεις για χρηματοδότηση κάθε είδους έργων από το Λογαριασμό με τη συνεργασία των σχολών, τμημάτων και τομέων, και στα πλαίσια των διαδικασιών που προβλέπονται από τον παρόντα Οδηγό Χρηματοδότησης στ) Καταρτίζει ετήσιο επιστημονικό και οικονομικό προϋπολογισμό και απολογισμό κινήσεως του Λογαριασμού και παρέχει κάθε αναγκαία ενημέρωση προς τον Πρόεδρο του Τ.Ε.Ι., τη 6

11 Συνέλευση του Τ.Ε.Ι., τα Υπουργεία Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων, Ανάπτυξης, Οικονομικών και άλλους ενδιαφερόμενους, με εκθέσεις ή ειδικές εκδόσεις ζ) Συντάσσει τον Οδηγό Χρηματοδότησης του ΕΛΚΕ και τον κανονισμό για τη διάθεση προϊόντων, που προέρχονται από ερευνητικά έργα (ευρεσιτεχνίες, προγράμματα λογισμικού, κατασκευές κ.τ.λ.) και τις αμοιβές των εχόντων τα πνευματικά δικαιώματα σ αυτά. Ο κανονισμός αυτός εγκρίνεται από τη Συνέλευση του Τ.Ε.Ι. και αποτελεί μέρος του Οδηγού Χρηματοδότησης η) Αναθέτει μελέτες με αμοιβή για εξυπηρέτηση των σκοπών της στο προσωπικό του Τ.Ε.Ι. ή τρίτους, μετά από τεκμηρίωση της σκοπιμότητας και με τις διαδικασίες που προβλέπονται από τον Οδηγό Χρηματοδότησης θ) Αποδέχεται τις κάθε είδους επιχορηγήσεις, δωρεές και εισφορές τρίτων στο Λογαριασμό και καθορίζει τους ειδικότερους όρους αποδοχής και διάθεσής τους ι) Αναζητεί πηγές χρηματοδότησης του ΕΛΚΕ και ενεργεί κάθε πράξη που είναι απαραίτητη για την εξασφάλιση χρηματικών πόρων ια) Φροντίζει για την ενημέρωση της επιστημονικής κοινότητας του Τ.Ε.Ι. σχετικά με προγράμματα και έργα που έρχονται σε γνώση της ιβ) Χορηγεί υποτροφίες σύμφωνα με ειδικό κανονισμό που εγκρίνει η Συνέλευση του Τ.Ε.Ι., στο πλαίσιο του παρόντος Οδηγού Χρηματοδότησης ιγ) Προσλαμβάνει ειδικό προσωπικό για τη στελέχωση της Γραμματείας ιδ) Εποπτεύει το έργο της Γραμματείας και ορίζει τον Προϊστάμενό της και τον Αναπληρωτή του ιε) Διατηρεί αρχείο των τελικών εκθέσεων των χρηματοδοτούμενων μέσω του Λογαριασμού προγραμμάτων και έργων Γραμματεία Ειδικού Λογαριασμού Η Γραμματεία στελεχώνεται, ανάλογα με τις ανάγκες, είτε από προσωπικό του Ιδρύματος - επιστημονικό ή άλλο, που διατίθεται με απόφαση της Συνέλευσης ύστερα από πρόταση της Επιτροπής, είτε από νέο προσωπικό που προσλαμβάνεται με απόφαση της Επιτροπής και αμείβεται από τα κονδύλια του Λογαριασμού. Α ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ & ΕΡΕΥΝΩΝ Κατάρτιση του καταλόγου θεμάτων της Ημερήσιας Διάταξης. Εισήγηση των θεμάτων στη συνεδρίαση της Επιτροπής. Σύνταξη του πρακτικού της συνεδρίασης. Εκτέλεση των αποφάσεων που λαμβάνονται σε κάθε συνεδρίαση της Επιτροπής. Έλεγχος και εφαρμογή των αποφάσεων. 7

12 Μελέτη των εισερχόμενων εγγράφων - χρέωσή τους προς ενέργεια και σύνταξη των εξερχόμενων. Μελέτη και εισήγηση οργανωτικών και άλλων θεμάτων. Συντονισμός και οργάνωση του προσωπικού και των αντικειμένων τους. Ευθύνη εκδηλώσεων του Ειδικού Λογαριασμού Διενέργεια Εσωτερικών Επιθεωρήσεων ΣΔΕΠ Β ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ ΤΟΥ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ Γραμματειακή υποστήριξη της Επιτροπής Ερευνών και του Προϊσταμένου της Γραμματείας Συγκέντρωση Θεμάτων Ημερήσιας Διάταξης των Συνεδριάσεων Συγγραφή και τήρηση πρακτικών Επιτροπής Ερευνών Διανομή των αποφάσεων των Συνεδριάσεων της Επιτροπής Ερευνών Απαιτούμενες ενέργειες υλοποίησης των αποφάσεων Επιτροπής Ερευνών σε συνεργασία με τον Προϊστάμενο της Γραμματείας Τήρηση πρωτοκόλλου Εισερχόμενης Εξερχόμενης αλληλογραφίας Αρχειοθέτηση εγγράφων, χρηματικών ενταλμάτων, στοιχείων έργων Κοινοποίηση εγγράφων Συγκέντρωση κωδικοποίηση νομοθεσίας Πληρωμές δικαιούχων Αποστολή επιταγών και βεβαιώσεων παρακράτησης φόρου Παραλαβή αποδείξεων είσπραξης Εσωτερικός έλεγχος νομιμότητας δαπανών Έλεγχος ορθότητας δικαιολογητικών Ηλεκτρονικές τραπεζικές συναλλαγές Παρακολούθηση γενικών εξόδων Έκδοση δελτίων συμψηφισμού για τα Γενικά Έξοδα Παρακολούθηση δανείων και έκδοση Δελτίων Συμψηφισμού Παρακολούθηση χρηματοδοτήσεων και κίνησης των προϋπολογισμών Υπολογισμός και απόδοση φόρων Συνεργασία με τα ασφαλιστικά ταμεία και απόδοση εισφορών Έκδοση γραμματίων είσπραξης Αποστολή δικαιολογητικών στους φορείς που τα ζητούν Σύνταξη προϋπολογισμού απολογισμού έτους Ενημέρωση τήρηση λογιστικών βιβλίων Σύνταξη ισοζυγίων ισολογισμών. Συνεργασία με τους Ορκωτούς Λογιστές 8

13 Έκδοση τιμολογίων Απόδοση και διαχείριση Φ.Π.Α Συγκεντρωτική τιμολογίων Λογιστικό κλείσιμο έργων Τήρηση μητρώου παγίων αναλωσίμων Εξόφληση επιταγών από EXTRΑΙΤ Συναλλαγές με τράπεζα Προσκλήσεις Εκδήλωσης Ενδιαφέροντος για την απασχόληση προσωπικού σε συνεργασία με τον προϊστάμενο Προετοιμασία συμβάσεων έργου Έλεγχος ορθότητας και επιλεξιμότητας συμβάσεων. Έκδοση βεβαιώσεων προϋπηρεσίας Παρακολούθηση ορίου αμοιβών Έκδοση βεβαιώσεων αποδοχών Κρατήσεις μελών Ε.Π. (Ν.2530/97) Τήρηση αρχείου συμβάσεων Έκδοση χρηματικών ενταλμάτων αμοιβών προσωπικού Έλεγχος νομιμότητας των εντύπων Έκδοση χρηματικών ενταλμάτων προμηθειών Έλεγχος νομιμότητας των εντύπων Διαχείριση προμηθευτών Τήρηση βιβλίου ενταλμάτων προπληρωμής Συνεργασία με το Γραφείο Προμηθειών για διενέργεια διαγωνισμών Συμβάσεις προμηθειών Έκδοση χρηματικών ενταλμάτων μετακινήσεων Άνοιγμα νέων έργων Έλεγχος συμβάσεων και συμβολαίων με φορείς χρηματοδότησης Έλεγχος παρακράτησης υπέρ Ειδικού Λογαριασμού Έλεγχος επιλεξιμότητας δαπανών Έλεγχος απορροφητικότητας κονδυλίων Τήρηση ολοκληρωμένων φακέλων έργων Κλείσιμο έργων Προεργασία για τη σύνταξη και έλεγχος μηνιαίων τριμηνιαίων δελτίων Έλεγχος μηνιαίων τριμηνιαίων δελτίων Έκδοση επιταγών τραπεζικές καταθέσεις Διεκπεραίωση ηλεκτρονικών συναλλαγών Παρακολούθηση υλοποιούμενων προγραμμάτων του Ειδικού Λογαριασμού Τήρηση καταλόγου συνεργαζόμενων φορέων 9

14 Στατιστική επεξεργασία και ανάλυση πορεία υλοποίησης των έργων Ενημέρωση των μελών του Ε.Π. για προσκλήσεις προγραμμάτων Ανάπτυξη σχέσεων με επιχειρήσεις φορείς χρηματοδότησης Συμμετοχή σε ημερίδες, συσκέψεις, παρουσιάσεις προγραμμάτων και δράσεων αναπτυξιακού χαρακτήρα Έλεγχος τήρησης συμβατικών υποχρεώσεων των προγραμμάτων Επιμέλεια σύνταξης αναφορών παρακολούθησης των προγραμμάτων σύμφωνα με τις συμβατικές τους υποχρεώσεις προς τους φορείς χρηματοδότησης Αρχείο επιστημονικών απολογισμών και τελικών εκθέσεων Τήρηση στοιχείων έργων Προκηρύξεις εσωτερικών προγραμμάτων της Επιτροπής Ερευνών Συμμετοχή στην αξιολόγηση και επεξεργασία των διαδικασιών Έλεγχος τεχνικών δελτίων νέων προγραμμάτων Έλεγχος των νέων προτάσεων ως προς την τήρηση των όρων νομιμότητας και επιλεξιμότητας Παρακολούθηση νέων προκηρύξεων προγραμμάτων Ανάπτυξη διαδικασίας αναζήτησης χρηματικών πόρων για νέα έργα Δημοσιότητα - ενημέρωση του Ε.Π. Υποστήριξη σε επιστημονικούς υπευθύνους για την υποβολή προτάσεων Σύνταξη και τροποποίηση ιδρυματικών προτάσεων και τεχνικών δελτίων Ενημέρωση της ιστοσελίδας της Επιτροπής Ερευνών Ανάπτυξη και υποστήριξη λογισμικού Δημιουργία βάσεων δεδομένων Τα καθήκοντα που περιγράφονται παραπάνω είναι ενδεικτικά. Στην πορεία και ανάλογα με τις ανάγκες δημιουργούνται και νέα. Οι υπάλληλοι της Γραμματείας αλληλοενημερώνονται και αναπληρώνουν ο ένας τον άλλο Οργάνωση της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού Η Γραμματεία του ΕΛΚΕ διαρθρώνεται σε τέσσερα (4) Γραφεία και επιπρόσθετα από το Γραφείο Νομικής υποστήριξης το οποίο καλύπτει τον ΕΛΚΕ σε θέματα νομικής φύσεως και υποστηρίζεται από τη Νομική Υπηρεσία του Ιδρύματος. Ο Ποιοτικός Έλεγχος των διαδικασιών του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ πραγματοποιείται από το Συμβούλιο Ποιότητας. Στη συνέχεια περιγράφονται ενδεικτικά οι δραστηριότητες του κάθε τμήματος: 10

15 Γραφείο Οικονομικής Διαχείρισης Έργων 1. Προβαίνει στην ενταλματοποίηση των δαπανών των έργων σύμφωνα με τις εντολές των ΕΥ, καθώς και την πληρωμή όλων των δαπανών του ΕΛΚΕ 2. Τηρεί πλήρη φάκελο οικονομικού αντικειμένου των έργων (εντάλματα) 3. Παρακολουθεί τον προϋπολογισμό των ερευνητικών έργων 4. Παρακολουθεί τις τραπεζικές συναλλαγές 5. Τηρεί μητρώο παγίων 6. Προβαίνει στη μισθοδοσία όλων των αμειβομένων από τον ΕΛΚΕ 7. Αποδίδει στα αντίστοιχα ταμεία τις κρατήσεις που προβλέπονται σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις στις πληρωμές των δαπανών 8. Συντάσσει προϋπολογισμό - απολογισμό έτους και ισολογισμό, συνεργάζεται με τους Ορκωτούς Λογιστές για τον έλεγχο της οικονομικής διαχείρισης του ΕΛΚΕ 9. Τηρεί Ενημερώνει τα λογιστικά βιβλία και εκδίδει τα αντίστοιχα παραστατικά σύμφωνα με τον Κ.Β.Σ. 10. Μεριμνά για την κατάρτιση του προϋπολογισμού του ΕΛΚΕ μετά από συνεργασία 11. Συντάσσει τον απολογισμό του ΕΛΚΕ 12. Συνεργάζεται με την διοίκηση του ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ για την παροχή κάθε πληροφορίας που ζητείται στο πλαίσιο εφαρμογής του προϋπολογισμού του ΕΛΚΕ 13. Ελέγχει τη νομιμότητα και επιλεξιμότητα των δαπανών (πρωτότυπα δικαιολογητικά δαπανών, να προβλέπονται στον προϋπολογισμό, να αφορούν σε ημερομηνίες διάρκειας του έργου, κ.λπ.), την αξιοπιστία των πληροφοριών και οικονομικών στοιχείων που δηλώνονται από τον ΕΥ στα πλαίσια των εντολών πληρωμής. Γραφείο Προγραμματισμού Ανάπτυξης και Παρακολούθησης Έργων 1. Παρακολουθεί τις συμβατικές υποχρεώσεις των έργων και εξυπηρετεί τους ελέγχους 2. Παρακολουθεί και υποστηρίζει τους Επιστημονικά Υπευθύνους (ΕΥ) στο έργο τους (π.χ. προκηρύξεις για προμήθειες, πλήρωση θέσεων προσωπικού, σύνταξη συμβάσεων, 11

16 σύνταξη Δελτίων Παρακολούθησης Έργων, σύνταξη οικονομικών εκθέσεων, απολογισμών έργων κ.τ.λ.) 3. Συντάσσει τα μηνιαία δελτία δαπανών δελτίων 4. Συνεργάζεται με τους φορείς χρηματοδότησης των έργων (ΥΠΑΙΘΠΑ, ΓΓΕΤ, Ευρωπαϊκή Ένωση, κ.λπ.), για την επίλυση ενδεχομένων προβλημάτων κατά τη υλοποίηση των έργων 5. Τηρεί πλήρη διοικητικό φάκελο για κάθε έργο και για όλες τις ενέργειες στο πλαίσιο του έργου, σε όλες τις φάσεις εκτέλεσής του 6. Εντοπίζει τα κάθε είδους προβλήματα που προκύπτουν κατά την πορεία υλοποίησης Ελέγχει την τήρηση του οδηγού χρηματοδότησης και διαχείρισης κατά την υποβολή προτάσεων για χρηματοδότηση έρευνας 7. Παρέχει τεχνική βοήθεια προς τα μέλη ΕΠ του ιδρύματος κατά τη σύνταξη προτάσεων έρευνας 8. Εντοπίζει τα κάθε είδους προβλήματα που προκύπτουν κατά την πορεία υλοποίησης των έργων και εισηγείται τρόπους επίλυσής των στα αρμόδια Όργανα. 9. Αναζητά νέες πηγές χρηματοδότησης ερευνητικών έργων σε εθνικό και ευρωπαϊκό επίπεδο και υποβάλλει στην ΕΕ προτάσεις για νέες κατευθύνσεις 10. Ενημερώνει την κοινότητα του ιδρύματος σχετικά με νέες προτάσεις έρευνας με πληροφοριακό υλικό και διοργάνωση εκδηλώσεων και δράσεων δημοσιότητας 11. Οργανώνει και παρακολουθεί τη δημοσιότητα των έργων που χρηματοδοτεί ή διαχειρίζεται ο ΕΛΚΕ, σύμφωνα με τις διατάξεις και τους κανονισμούς που θέτει ο εκάστοτε φορέας χρηματοδότησης 12. Συνεργάζεται με άλλες αρμόδιες υπηρεσίες και δημόσιους φορείς, καθώς και με τους φορείς χρηματοδότησης των έργων που διαχειρίζεται ο ΕΛΚΕ 13. Προγραμματίζει όλες τις απαραίτητες ενέργειες για την προκήρυξη χρηματοδότησης νέων έργων και για την υλοποίηση των υφιστάμενων σύμφωνα πάντα με τον οδηγό χρηματοδότησης και διαχείρισης του ΕΛΚΕ 14. Συντάσσει τις προκηρύξεις προμηθειών/εργασιών, υποστηρίζει τις διαδικασίες των διαγωνισμών, συντάσσει τις συμβάσεις προμηθειών και εκτέλεσης εργασιών 15. Υπεύθυνος του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας - Κατάρτιση Προγράμματος Εσωτερικής Επιθεώρησης και Διενέργεια Εσωτερικών Επιθεωρήσεων 12

17 Γραφείο Διοικητικών και Οικονομικών Συναλλαγών 1. Τηρεί το πρωτόκολλο και το αρχείο του ΕΛΚΕ, έχει την ευθύνη διακίνησης των εγγράφων και την εν γένει γραμματειακή υποστήριξη του ΕΛΚΕ 2. Μεριμνά για τη σύγκληση των συνεδριάσεων της ΕΕ, τη συγκέντρωση των θεμάτων για τις συνεδριάσεις ΕΕ, τον έλεγχο των εντύπων των προτάσεων που υποβάλλονται για ερευνητικά έργα, τη συγγραφή των πρακτικών των συνεδριάσεων της ΕΕ, τη διεκπεραίωση των αποφάσεων της ΕΕ, καθώς και για την υποβολή των εισηγήσεων της ΕΕ στο Συμβούλιο Διοίκησης και τη Συνέλευση του Τ.Ε.Ι. και διάχυση των σχετικών αποφάσεων. Γραφείο Διαχείρισης Πληροφοριακού Συστήματος 1. Εισάγει τα στοιχεία των ερευνητικών έργων στο μηχανογραφικό σύστημα του ΕΛΚΕ 2. Παρέχει τεχνική υποστήριξη για τη λειτουργία του εξοπλισμού και του λογισμικού καθώς και υποστήριξη στο προσωπικό του ΕΛΚΕ. Έχει την ευθύνη για την ορθή και απρόσκοπτη λειτουργία των πληροφοριακών συστημάτων του ΕΛΚΕ και παρέχει υποστήριξη προς τους χρήστες για την ορθή χρήση και λειτουργία αυτών. Συντηρεί, βελτιώνει και προσαρμόζει τα μηχανογραφικά για την άντληση δεδομένων και παροχή εξειδικευμένων αναφορών 3. Οργανώνει και τηρεί ηλεκτρονική βιβλιοθήκη έργων, μελετών, στοιχείων και απαραίτητων βοηθημάτων για τις ανάγκες του ΕΛΚΕ 4. Συντηρεί, βελτιώνει και εμπλουτίζει την υπάρχουσα ιστοσελίδα του ΕΛΚΕ. Γραφείο Νομικής Υποστήριξης Παρέχει νομική υποστήριξη για τη διαχείριση των έργων. Υποστηρίζεται από τη Νομική Υπηρεσία του Ιδρύματος *** ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Το Οργανόγραμμα της Γραμματείας του ΕΛΚΕ βρίσκεται υπό τροποποίηση στο πλαίσιο της σύνταξης του νέου Οργανισμού του ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ 13

18 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 Κατηγορίες έργων 3.1. Έργα με βάση τη χρηματοδότηση Τα έργα που διαχειρίζεται η Επιτροπή διακρίνονται σε: Εσωτερικώς χρηματοδοτούμενα έργα και Εξωτερικώς χρηματοδοτούμενα έργα Ως εσωτερικώς χρηματοδοτούμενα εννοούνται τα έργα (ερευνητικά, αναπτυξιακά, επιμορφωτικά, έργα υπηρεσιών κλπ) των οποίων η χρηματοδότηση προέρχεται από τον προϋπολογισμό των διαθεσίμων πόρων του ΕΛΚΕ. Η Επιτροπή χρηματοδοτεί τα έργα αυτά βάσει των προϋποθέσεων και διαδικασιών που περιγράφονται στον παρόντα οδηγό (κεφάλαιο 4). Στην περίπτωση αυτή η Επιτροπή έχει την επιστημονική εποπτεία και την οικονομική διαχείριση του ερευνητικού έργου. Ως εξωτερικώς χρηματοδοτούμενα εννοούνται τα έργα (ερευνητικά, αναπτυξιακά, επιμορφωτικά, έργα υπηρεσιών κλπ) των οποίων η χρηματοδότηση προέρχεται από κάθε άλλη πηγή (δημόσιου, ή ιδιωτικού φορέα), εκτός των διαθεσίμων πόρων του ΕΛΚΕ. Η Επιτροπή διαχειρίζεται τη χρηματοδότηση των έργων αυτών βάσει των προϋποθέσεων και διαδικασιών που περιγράφονται στον παρόντα οδηγό (κεφάλαιο 5). Στην περίπτωση αυτή ο φορέας χρηματοδότησης έχει και την εποπτεία του έργου. Η Επιτροπή ενημερώνεται από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο του έργου (που έχει προταθεί με Απόφαση της Συνέλευσης του Ιδρύματος κατά την υποβολή της πρότασης) για την τήρηση των τυπικών υποχρεώσεων (υποβολή εκθέσεων για την εξέλιξη της υλοποίησης του φυσικού αντικειμένου του έργου, οικονομικών εκθέσεων κλπ) προς τον φορέα χρηματοδότησης. Αντίγραφα αυτών αποστέλλονται από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο στον Ειδικό Λογαριασμό και τηρούνται στον φάκελο του έργου. Σε ειδικές περιπτώσεις ένα έργο μπορεί να είναι συγχρηματοδοτούμενο, τόσο από τον προϋπολογισμό των διαθεσίμων πόρων του ΕΛΚΕ, όσο και από προϋπολογισμούς άλλων φορέων. (π.χ. Δύο ή περισσότερα ιδρύματα χρηματοδοτούν ένα κοινού ενδιαφέροντος έργο). 14

19 3.2. Έργα με βάση τη φύση τους Επιπλέον με βάση τη φύση τους τα έργα διακρίνονται σε: ΕΡΕΥΝΗΤΙΚΑ ΚΑΙ ΑΝΑΠΤΥΞΙΑΚΑ ΕΡΓΑ: Χρηματοδοτούμενο ερευνητικό έργο νοείται κάθε σχεδιασμένη πρωτότυπη επιστημονική δραστηριότητα με καθορισμένο αντικείμενο, στόχους, χρονοδιάγραμμα, μεθοδολογία, κόστος, πόρους και παραδοτέα. Η δραστηριότητα ενός αναπτυξιακού ή τεχνολογικού έργου αναφέρεται στην ανάπτυξη νέων τεχνολογικών μεθόδων, υπηρεσιών και προϊόντων ή τη βελτίωση υπαρχόντων καθώς επίσης και αναπτυξιακών έργων Τμημάτων, Υπηρεσιών και γενικότερα κάθε είδους δραστηριότητας του Ιδρύματος. ΜΕΛΕΤΕΣ: Πρόκειται για μελέτες που έχουν στόχο την βελτίωση των υποδομών και των υπηρεσιών του Τ.Ε.Ι., ή την υλοποίηση στόχων της Επιτροπής. Οι μελέτες αυτές μπορεί να προτείνονται από την Επιτροπή, το Συμβούλιο ή την Γενική Συνέλευση του Ιδρύματος. Σε κάθε περίπτωση πρέπει να τεκμηριώνεται πλήρως η σκοπιμότητα της μελέτης ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΑ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ ΚΑΙ ΚΑΤΑΡΤΙΣΗΣ: Πρόκειται για προγράμματα που έχουν στόχο την παροχή εκπαίδευσης και κατάρτισης και απευθύνονται τόσο στην κοινότητα του ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ (φοιτητές, μέλη ΕΠ, ΔΠ, ΕΤΠ), όσο και σε άτομα ή ενώσεις εκτός Ιδρύματος για τις οποίες κρίνεται αναγκαία η επιμόρφωσή τους σε κάποιο επιστημονικό πεδίο. ΣΥΝΕΔΡΙΑ/ΕΚΔΗΛΩΣΕΙΣ: Πρόκειται για τη διοργάνωση συνεδρίων, συμποσίων, ημερίδων εργασίας και εκδηλώσεων οι οποίες οργανώνονται σε κάποιο από τα επιστημονικά πεδία που σχετίζονται με τα τμήματα του ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ ή της γενικότερης επιστημονικής κοινότητας ΠΑΡΟΧΗ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΠΡΟΣ ΤΡΙΤΟΥΣ: Παροχή Επιστημονικών και Τεχνολογικών Υπηρεσιών προς τρίτους είναι η εκπόνηση ειδικών μελετών και γνωμοδοτήσεων, η εκτέλεση δοκιμών, μετρήσεων, εργαστηριακών εξετάσεων, αναλύσεων, η παροχή εξειδικευμένων επιστημονικών συμβουλών και η σύνταξη προδιαγραφών. Η Επιτροπή διαχειρίζεται τη χρηματοδότηση βάσει των προϋποθέσεων και διαδικασιών που περιγράφονται στον παρόντα οδηγό (κεφάλαιο 5). Επιπλέον ζητήματα που σχετίζονται με την απασχόληση προσωπικού και τη χρήση χώρων του Τ.Ε.Ι. αναφέρονται στο παράρτημα Δ. Σε οποιαδήποτε από τις παραπάνω κατηγορίες έργων θα πρέπει: Το έργο ή η παρεχόμενη υπηρεσία να παρουσιάζει επιστημονικό ενδιαφέρον και να προάγει την επιστήμη ή την τεχνολογία στην πράξη ή/και την ανάπτυξη του Ιδρύματος Το έργο ή η παρεχόμενη υπηρεσία να μην έχει ως βασικό σκοπό το κέρδος και 15

20 Να μην παρακωλύονται ή δυσχεραίνονται οι εκπαιδευτικές και ερευνητικές δραστηριότητες του εργαστηρίου, του τομέα, του τμήματος ή του Ιδρύματος κατά περίπτωση. 16

21 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4 Διαδικασία Σύνταξης, Υποβολής και Αξιολόγησης για τη χρηματοδότηση ερευνητικών έργων και άλλων δραστηριοτήτων 4.1. Γενικά Τη χρηματοδότηση ερευνητικών έργων και μελετών από τους πόρους του ΕΛΚΕ μπορούν να ζητήσουν: Το ίδιο το Τ.Ε.Ι. ή τα συλλογικά του όργανα Οι Σχολές και τα Τμήματα του Τ.Ε.Ι. ή τα συλλογικά τους όργανα Ομάδες ή μεμονωμένοι ερευνητές, μέλη του Τ.Ε.Ι., με ή χωρίς τη συμμετοχή φοιτητών Μικτές ομάδες ερευνητών αποτελούμενες από μέλη του Τ.Ε.Ι., από ερευνητές μέλη άλλων ΑΕΙ, λοιπών ερευνητικών ιδρυμάτων και άλλων φορέων του δημοσίου ή ιδιωτικού τομέα της χώρας ή της αλλοδαπής με ή χωρίς τη συμμετοχή φοιτητών. Η χρηματοδότηση έρευνας γίνεται μετά από προκήρυξη, η οποία συντάσσεται από την Επιτροπή και ανακοινώνεται, μέσω των Τμημάτων, σε όλο το επιστημονικό προσωπικό του Ιδρύματος. Η Επιτροπή, ανάλογα με το διαθέσιμο συνολικό ποσό χρηματοδότησης, καθορίζει κάθε φορά το ανώτατο ύψος του προϋπολογισμού για τις προτάσεις ερευνητικών έργων που θα υποβληθούν, με τη σύμφωνη γνώμη του Συμβουλίου του Ιδρύματος, καθώς και το σύνολο των κανόνων των επιλέξιμων δαπανών. Εάν για την εκτέλεση του ερευνητικού έργου πρόκειται να χρησιμοποιηθούν πρόσωπα ή εγκαταστάσεις άλλου Ιδρύματος, απαιτείται έγκριση από τον υπεύθυνο του Ιδρύματος αυτού. Η χρηματοδότηση του ερευνητικού έργου γίνεται βάσει προϋπολογισμού και μπορεί να διακοπεί εφόσον οι όροι της σύμβασης δεν εκπληρώνονται Διαδικασία Υποβολής προτάσεων Η Επιτροπή παίρνοντας υπ όψιν τη γενικότερη ερευνητική πολιτική του Ιδρύματος και την ανάγκη διασφάλισης όρων ισόρροπης ανάπτυξης της ερευνητικής δραστηριότητας για το σύνολο των Τμημάτων του, καθώς και για όλες τις μορφές επιστημονικής έρευνας, 17

22 προκηρύσσει κατά καιρούς τη χρηματοδότηση ερευνητικών έργων με συγκεκριμένους στόχους. Η Επιτροπή, ανάλογα με το διαθέσιμο συνολικό ποσό χρηματοδότησης, καθορίζει κάθε φορά το ανώτατο ύψος του προϋπολογισμού των ερευνητικών προτάσεων που θα υποβληθούν. Οι προκηρύξεις γνωστοποιούνται, μέσω των Τμημάτων, σε όλο το επιστημονικό προσωπικό του ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ, προκειμένου να υποβληθούν προτάσεις. Για την υλοποίηση της όλης διαδικασίας απαιτείται και η σύμφωνη γνώμη του Συμβουλίου του Ιδρύματος Οι προτάσεις υποβάλλονται, μέσα στα χρονικά πλαίσια που ορίζονται από την πρόσκληση, στη Γραμματεία της Επιτροπής σε έντυπο - αίτηση που χορηγείται από τη Γραμματεία (έντυπο Δ1) και που περιέχει τα ακόλουθα στοιχεία: σκοπό του προγράμματος, παρούσα κατάσταση (με βιβλιογραφική τεκμηρίωση), σπουδαιότητα των επιδιώξεων, μεθοδολογία, σύσταση ερευνητικής ομάδας, χρόνο και στάδια εργασίας, απαιτούμενο εξοπλισμό, προϋπολογισμό με αιτιολόγηση, βιογραφικά στοιχεία ερευνητών, βιβλιογραφία πάνω στο θέμα, στη θεωρία και μεθοδολογία της έρευνας. Η αίτηση πρέπει να συνοδεύεται από Υπεύθυνη Δήλωση του Επιστημονικού Υπευθύνου ότι το προτεινόμενο έργο δεν έχει χρηματοδοτηθεί ή δεν χρηματοδοτείται από άλλη πηγή. Η Επιτροπή μπορεί να ζητήσει να υποβληθεί η πρόταση εκτός της ελληνικής και σε μια άλλη από τις ευρωπαϊκές γλώσσες. Η Γραμματεία της Επιτροπής ελέγχει τα τυπικά στοιχεία της πρότασης και προωθεί αρμοδίως την πρόταση στην Επιτροπή για αξιολόγηση Αξιολόγηση Προτάσεων Διαδικασία αξιολόγησης Αξιολόγηση γίνεται όταν: α. Διαπιστώνεται ότι όντως πρόκειται περί προγράμματος έρευνας ή επιμόρφωσης. β. Τεκμηριώνεται η δυνατότητα εκπόνησης του προγράμματος. γ. Έχει την έγκριση του Συμβουλίου ή της Γενικής Συνέλευσης του Τμήματος ή γενικότερα του Ιδρύματος στο οποίο πρόκειται να γίνει η έρευνα, κατά προτεραιότητα και κατά περίπτωση που αφορά αποκλειστικά το τυπικό μέρος της ενημέρωσης και γνωστοποίησης των χώρων / εργαστηρίων που θα χρησιμοποιηθούν για αυτό το σκοπό. 18

23 Εφόσον ικανοποιούνται τα παραπάνω, η Επιτροπή προχωρεί στην εύρεση των κατάλληλων κριτών για κάθε έργο, συναφούς αντικειμένου, οι οποίοι μπορούν να προταθούν και από τον υποβάλλοντα την πρόταση, με την προϋπόθεση ότι δεν έχουν συνεργαστεί την τελευταία τριετία Κριτές Οι κριτές είναι τρεις (3), Έλληνες ή αλλοδαποί, επιστήμονες αναγνωρισμένοι στο πεδίο τους. Μέλη της Επιτροπής δεν μπορούν να ορισθούν κριτές. Οι κριτές αξιολογούν το προτεινόμενο έργο συμπληρώνοντας το Φύλλο Αξιολόγησης με βάση πάγια καθορισμένες οδηγίες και κριτήρια που τους τίθενται υπόψη (έντυπο Δ2). Οι γνωματεύσεις των κριτών τίθενται υπόψη της Επιτροπής, η οποία και τελικά αποφασίζει αν το ερευνητικό έργο: α. Γίνεται δεκτό όπως είναι. β. Γίνεται δεκτό με συγκεκριμένες τροποποιήσεις. γ. Δε γίνεται δεκτό με τη μορφή που υποβλήθηκε. δ. Απορρίπτεται. Η απόφαση της Επιτροπής γίνεται αμέσως γνωστή στον κύριο ερευνητή μέσω της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού Κριτήρια Αξιολόγησης προτάσεων Στην επιστολή που στέλνεται στους κριτές για το πώς θα διατυπώσουν τις απόψεις και κρίσεις τους, τονίζονται τα παρακάτω: Τους δηλώνεται ότι, η ταυτότητά τους θα τηρηθεί απόρρητη από την Επιτροπή, αλλά οι απόψεις τους θα μπορεί να συζητηθούν με τους ερευνητές που υπέβαλαν την πρόταση. Τους ζητείται να τηρήσουν και εκείνοι απόρρητο το περιεχόμενο της πρότασης ως και το γεγονός ότι ήταν εκείνοι κριτές της. Οι κριτές, καλούνται να αξιολογήσουν την πρόταση ως προς τα ακόλουθα κριτήρια: 1. ΙΔΕΑ (Πρωτοτυπία και θεμελίωση) 2. ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΙΚΗ ΣΠΟΥΔΑΙΟΤΗΤΑ 3. ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ (Καταλληλότητα και ποιότητα, εφικτότητα προγραμματισμού και χρονοδιαγράμματος, συμφωνία παραδοτέων με αιτούμενη χρηματοδότηση) 4. ΠΟΙΟΤΗΤΑ ΕΡΕΥΝΗΤΙΚΗΣ ΟΜΑΔΑΣ (Ηγεσία, ικανότητα, πείρα, συνέπεια, σύνθεση - επάρκεια). 19

24 5. ΣΥΜΒΟΛΗ ΕΡΕΥΝΗΤΙΚΟΥ ΦΟΡΕΑ (Οργανωτική υποστήριξη, διαθέσιμα μέσα, επιστημονικό περιβάλλον) Για κάθε ένα από τα πέντε αυτά κριτήρια, οι κριτές καλούνται να εκφράσουν τις απόψεις τους και να τις αιτιολογήσουν. Εάν θέλουν, επιπλέον, να χαρακτηρίσουν επιγραμματικά την ποιότητα της προτάσεως ως προς τα παραπάνω κριτήρια, χρησιμοποιούν την κλίμακα: «άριστο - καλό - μέτριο - όχι ικανοποιητικό απαράδεκτο» Παράλληλα οι κριτές καλούνται να σχολιάσουν πόσο συνεπής είναι ο προτεινόμενος προϋπολογισμός προς το αντικείμενο του έργου, τόσο στο σύνολό του, όσο και ως προς κάθε προτεινόμενη κατηγορία δαπανών. Στο τέλος των σχολίων τους οι κριτές μπορούν, αν θέλουν, να προβούν σε εισήγηση ως προς την αποδοχή ή απόρριψη της προτάσεως κάνοντας αναφορά στις τέσσερις (4) μορφές της αποφάσεως που αναφέρονται στην παραπάνω παράγραφο η οποία θα απευθύνεται αποκλειστικά προς την Επιτροπή και όχι προς τον Επιστημονικό Υπεύθυνο Αποδοχή και Σύμβαση Η επιλογή των προτάσεων που τελικά θα χρηματοδοτηθούν από τον Λογαριασμό γίνεται από την Επιτροπή με βάση: Την αναλυτική και την τελική βαθμολογία των προτάσεων από την Επιτροπή Αξιολόγησης. Τις προτεραιότητες που έχει θέσει η Επιτροπή για το συγκεκριμένο πρόγραμμα εσωτερικής χρηματοδότησης. Το συνολικό διαθέσιμο ύψος χρηματοδότησης. Η Επιτροπή χρηματοδοτεί μόνο ένα έργο ανά μέλος Ε.Π. ως Επιστημονικού Υπεύθυνου. Δεν θα υπάρξει νέα χρηματοδότηση εάν το προηγούμενο έργο του μέλους Ε.Π. δεν έχει λήξει και δεν έχει γίνει αποδοχή του επιστημονικού και οικονομικού απολογισμού. Για τις προτάσεις εκείνες που η Επιτροπή αποφάσισε να γίνουν δεκτές αλλά με συγκεκριμένες αλλαγές (περίπτωση β) καλείται ο κύριος ερευνητής του έργου και σε συνεργασία με ένα μέλος της Επιτροπής κατά περίπτωση, συζητούν τις αλλαγές και εφόσον ο κύριος ερευνητής συμφωνήσει ή από κοινού έλθουν σε συμφωνία, επανέρχεται το έργο στην Επιτροπή για την αποδοχή του άνευ όρων. Οι κύριοι ερευνητές των προγραμμάτων που έχουν εγκριθεί καλούνται από τη Γραμματεία του ΕΛΚΕ και υπογράφουν την προβλεπόμενη σύμβαση (έντυπο Δ3) και υλοποιούν το έργο με τις διαδικασίες οικονομικής διαχείρισης των προγραμμάτων όπως αυτές περιγράφονται 20

25 στο Κεφάλαιο 5 του παρόντος Οδηγού: Διαδικασίες Οικονομικής Διαχείρισης και Λογιστικής Παρακολούθησης Έργων και άλλων Δραστηριοτήτων» 4.5. Παρακολούθηση και Τροποποιήσεις Οι κύριοι ερευνητές σε καθορισμένες χρονικές περιόδους (6 μήνες ή έτος κατά την κρίση της Επιτροπής) θα υποβάλλουν έκθεση πεπραγμένων βάσει της οποίας θα γίνεται και η επιστημονική και οικονομική παρακολούθηση του ερευνητικού έργου. Η παρακολούθηση των ερευνητικών έργων ως προς την τήρηση τυπικών νομικών όρων της σύμβασης γίνεται από την Επιτροπή μέσω της Γραμματείας του ΕΛΚΕ. Η επιστημονική παρακολούθηση γίνεται από την Επιτροπή ή από επιπρόσθετη ειδική επιτροπή κατά πρόγραμμα (ερευνητικό έργο) από Έλληνες ή αλλοδαπούς (όχι κριτές) εγνωσμένης αξίας και κύρους επιστήμονες. Η αναφορά της επιτροπής αυτής είναι συμβουλευτική και όχι δεσμευτική για την Επιτροπή. Τυχόν παρατηρήσεις θα γίνονται γνωστές στον κύριο ερευνητή μέσω της Γραμματείας του ΕΛΚΕ. Σε περίπτωση που ο κύριος ερευνητής ζητήσει τροποποιήσεις κατά τη διάρκεια της εκτέλεσης του προγράμματος (ερευνητικού έργου) με οικονομικές επιπτώσεις, θα πρέπει να κάνει σχετική αίτηση - πρόταση δικαιολογώντας την τροποποίηση και στη συνέχεια να την εγκρίνει η Επιτροπή. Παράταση πριν από τη λήξη του ερευνητικού έργου μπορεί να δοθεί εφόσον υποβληθεί σχετική αίτηση από τον κύριο ερευνητή στην οποία θα εξηγείται και θα δικαιολογείται η ζητούμενη παράταση κυρίως αν υπάρχουν οικονομικές επιβαρύνσεις. Η αίτηση πρέπει να υποβληθεί τουλάχιστον τρεις (3) μήνες πριν από την κανονική λήξη του ερευνητικού έργου. Οι αιτήσεις τροποποιήσεων και παρατάσεων με αύξηση της χορήγησης, πρέπει να περιέχουν λεπτομερή ανάλυση του επιπλέον αιτούμενου χρηματικού ποσού Πληρωμή Δαπανών Οι πληρωμές θα γίνονται σύμφωνα με τους όρους της σύμβασης και το αριθμ. 432/81 Π.Δ. όπως αυτό τροποποιήθηκε με την αρ. ΚΑ/679/ κοινή Υπουργική Απόφαση και τον Οδηγό Χρηματοδότησης με τις διαδικασίες οικονομικής διαχείρισης των έργων όπως αυτές περιγράφονται αναλυτικά στο Κεφάλαιο 5. 21

26 4.7. Απολογισμός και Αποτίμηση Υποχρέωση της ερευνητικής ομάδας είναι η υποβολή μία ή δύο φορές το έτος, μέσω του κύριου ερευνητή, εκθέσεων που να συνοψίζουν τα κυριότερα σημεία της επιστημονικής προόδου του έργου. Η έκθεση αυτή θα μελετάται από την Επιτροπή ή θα τίθεται υπόψη της Επιτροπής Παρακολούθησης του Έργου η οποία θα διατυπώνει τη γνώμη της γραπτώς προς την Επιτροπή. Στο τέλος του έργου υποβάλλεται πλήρης έκθεση με τον επιστημονικό απολογισμό του έργου (έντυπο Δ4-04-Δ-04). Στον επιστημονικό απολογισμό αναφέρεται ο βαθμός επιτυχίας του έργου σε σχέση με τις επιδιώξεις που είχαν διατυπωθεί στην πρόταση. Επίσης παρουσιάζονται οι δημοσιεύσεις και οι προοπτικές που ανοίχθηκαν για τις έρευνες ή και εφαρμογές στο μέλλον. Με βάση τις επιμέρους εκθέσεις και τον τελικό απολογισμό η Επιτροπή με τη βοήθεια και της Επιτροπής Παρακολούθησης αν χρειαστεί, αποτιμά την ποιότητα και την ποσότητα των ερευνητικών επιτευγμάτων σε σχέση με τις επιδιώξεις του έργου. Τυχόν αποτυχία του Επιστημονικού Υπευθύνου να υλοποιήσει το έργο, τον αποκλείει από την ανάληψη επιπλέον έργων. Εάν η όποια αιτιολόγηση του ΕΥ δεν κριθεί ικανοποιητική από τους αρχικούς κριτές της πρότασης, η Επιτροπή δύναται να απαιτήσει και την επιστροφή των καταβληθέντων χρημάτων από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο Περιπτώσεις που δεν προβλέπονται από τον Οδηγό Για τις περιπτώσεις που δεν προβλέπονται από τον οδηγό αυτό, ή για τυχόν προβλήματα που θα προκύψουν κατά την εφαρμογή του οδηγού, αρμόδια για να αποφασίζει είναι Γενική Συνέλευση του ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ, μετά από σχετική εισήγηση της Επιτροπής Περίπτωση διακοπής λειτουργίας του Ειδικού Λογαριασμού Σε περίπτωση διακοπής της λειτουργίας του Ειδικού Λογαριασμού, τα πάσης φύσεως περιουσιακά στοιχεία και τα λογιστικά βιβλία μεταβιβάζονται στο ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ και αποφασίζει σχετικά η Συνέλευση του Ιδρύματος. 22

27 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5 Διαδικασίες Οικονομικής Διαχείρισης και Λογιστικής Παρακολούθησης Έργων και άλλων Δραστηριοτήτων 5.1. Εισαγωγή Η διαχείριση των χρηματοδοτούμενων έργων γίνεται στα Ιδρύματα της Τριτοβάθμιας Εκπαίδευσης από την Επιτροπή Εκπαίδευσης & Ερευνών, η οποία ενεργεί για λογαριασμό του Ιδρύματος και σύμφωνα με ιδιαίτερο θεσμικό πλαίσιο. Η Επιτροπή, έχοντας την υποχρέωση από τον νόμο της σύνταξης ετήσιου επιστημονικού και οικονομικού απολογισμού και προϋπολογισμού, συγκεντρώνει και ελέγχει όλα τα υποβαλλόμενα στοιχεία για την επιστημονική και οικονομική πρόοδο κάθε χρηματοδοτούμενου έργου που διαχειρίζεται, τα οποία στη συνέχεια επεξεργάζεται σε σύστημα ηλεκτρονικής παρακολούθησης των έργων. Θα πρέπει να επισημανθεί το πλήθος, η σημασία, το είδος και η έκταση των ελέγχων στους οποίους υπόκειται η Επιτροπή, σύμφωνα με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο, και τις κατά περίπτωση συμβατικές τις υποχρεώσεις. Έτσι έλεγχοι διενεργούνται από τους: Σώμα Ορκωτών Ελεγκτών (τακτικός ετήσιος έλεγχος) Ελεγκτικό Συνέδριο Ελλάδος (έκτακτος έλεγχος) Ελεγκτικό Συνέδριο Ευρωπαϊκής Ένωσης (έκτακτος έλεγχος) Γ.Γ. Ευρωπαϊκής Επιτροπής (UKLAF) (έκτακτος έλεγχος) Υπουργεία Παιδείας, Οικονομικών και Γενικό Λογιστήριο του Κράτους (έκτακτος έλεγχος) Φορείς Χρηματοδότησης (κατά έργο και κατά περίπτωση ) Επίσης ουσιαστικός και διαχειριστικός έλεγχος είναι δυνατόν να διενεργείται από δημοσιονομικούς υπαλλήλους σε όλα τα προγράμματα που χρηματοδοτούνται από πόρους της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Κατά συνέπεια όλα τα παραπάνω υποχρεώνουν την Επιτροπή τόσο να ελέγχει, να παρακολουθεί την ομαλή εξέλιξη των έργων και να λαμβάνει τα μέτρα που είναι απαραίτητα για την απρόσκοπτη λειτουργία τους και τη νόμιμη και αποτελεσματική χρήση των πόρων, όσο και να προβαίνει σε έλεγχο της νομιμότητας και της πληρότητας όλων των διενεργουμένων από τον υπεύθυνο κάθε έργου πράξεων. 23

28 Παρακάτω γίνεται περιγραφή των διαδικασιών, των κανόνων, των υποχρεώσεων και των ρόλων σχετικά με τη διοίκηση και τη διαχείριση των ερευνητικών έργων, από το στάδιο της υποβολής μιας πρότασης έως τον επιστημονικό απολογισμό ενός έργου Σύνταξη και Υποβολή Προτάσεων για χρηματοδότηση έργων Ενημέρωση για τις προσκλήσεις υποβολής προτάσεων Το πρώτο βήμα ενός Μέλους Εκπαιδευτικού Προσωπικού (Ε.Π.) του Ιδρύματος που επιθυμεί τη χρηματοδότηση έργου είναι ο εντοπισμός της κατάλληλης Πρόσκλησης. Τα Μέλη Ε.Π. του Ιδρύματος μπορούν να ενημερώνονται από την Ιστοσελίδα της Επιτροπής ( για τις Προσκλήσεις υποβολής προτάσεων διαφόρων φορέων, ενώ ταυτόχρονα ενημερώνονται από το Τμήμα Προγραμματισμού Ανάπτυξης και Παρακολούθησης Έργων με την αποστολή μηνύματος στο προσωπικό τους ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Στο βήμα αυτό συνιστάται η επικοινωνία με το Τμήμα Προγραμματισμού Ανάπτυξης και Παρακολούθησης Έργων, το οποίο ενημερώνει αναλυτικότερα κάθε ενδιαφερόμενο μέλος Ε.Π. για τις προσκλήσεις υποβολής προτάσεων, ενώ ταυτόχρονα παρέχει τεχνική υποστήριξη και το αντίστοιχο πληροφοριακό υλικό Σύνταξη και υποβολή προτάσεων για χρηματοδότηση έργων Το επόμενο στάδιο είναι η σύνταξη της πρότασης. Κατά το στάδιο αυτό θα πρέπει να ακολουθούνται σχολαστικά οι σχετικές οδηγίες της πρόσκλησης και να λαμβάνονται υπόψη οι ιδιαίτεροι κανόνες και οι διαδικασίες που θα εφαρμοστούν κατά την υλοποίηση του έργου, αν αυτό εγκριθεί. Κατά τη σύνταξη του χρονοδιαγράμματος θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη, εκτός των άλλων, και ο χρόνος που είναι απαραίτητος για ενέργειες που απαιτούν εγκρίσεις, όπως διαδικασίες επιλογής προσωπικού καθώς και οι τυχόν άδειες που απαιτούνται για χρήση ξένης ιδιοκτησίας (έστω και κρατικής). Κατά τη σύνταξη του προϋπολογισμού χρειάζεται να γίνονται ακριβείς υπολογισμοί των οικονομικών μεγεθών, όπως το κόστος της μονάδας εργασίας (ωριαία, μηνιαία κλπ.) για κάθε κατηγορία προσωπικού, σε πραγματικές τιμές και όχι με αποκλίσεις. 24

29 Ο χρονικός προγραμματισμός της χρηματοδότησης στη διάρκεια του έργου πρέπει να γίνεται έτσι ώστε να συμβαδίζουν, κατά το δυνατό αναμενόμενη, η ροή της χρηματοδότησης και οι δαπάνες. Οι κακές εκτιμήσεις, είτε στο χρονοδιάγραμμα είτε στην ανάλυση κόστους, δημιουργούν αργότερα προβλήματα στην υλοποίηση του έργου και κατά συνέπεια στην αξιοπιστία του Ιδρύματός μας. Είναι δε δυνατό σε περιπτώσεις καθυστερήσεων εργασιών να δημιουργηθεί υποχρέωση έντοκης επιστροφής κεφαλαίων. Δεν πρέπει να παραλείπεται η πρόβλεψη του ποσού των Γενικών Εξόδων ή overheads (Κρατήσεις υπέρ Ειδικού Λογαριασμού), το οποίο αφορά το έμμεσο λειτουργικό κόστος που δαπανά το Ίδρυμα για τη διεξαγωγή των προγραμμάτων (έξοδα διαχείρισης, χρήση χώρων και εξοπλισμών, φως, νερό, θέρμανση, καθαριότητα κ.λπ.). Δεν πρέπει να συγχέεται το κόστος αυτό με το κόστος για την «γραμματειακή υποστήριξη» του έργου, σε όποιο έργο αποτελεί επιλέξιμη δαπάνη, το οποίο αποτελεί άμεσο κόστος του συγκεκριμένου έργου και συνυπολογίζεται στις δαπάνες προσωπικού του κάθε έργου. Οι υπηρεσίες που παρέχει η Επιτροπή είναι υπηρεσίες συμβουλευτικές για τη διαχείριση καθώς και υπηρεσίες ελέγχου και διαχείρισης, και όχι υπηρεσίες γραμματειακής υποστήριξης των έργων. Αυτό υπαγορεύεται από τον νόμο και τους κανόνες της χρηστής διοίκησης και διαχείρισης με την εφαρμογή της αρχής «μη ταύτισης ελέγχοντος και ελεγχόμενου». Θα πρέπει να προβλέπεται από αυτό το στάδιο ο τρόπος ενδεχόμενης εκμετάλλευσης των αποτελεσμάτων του έργου καθώς και το ποσοστό συμμετοχής του ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ σε αυτά, κυρίως όταν πρόκειται για πολύ-εταιρική πρόταση. Επίσης θα πρέπει απαραίτητα να προβλέπονται οι απαιτούμενες ενέργειες προβολής των αποτελεσμάτων του έργου. Τα Μέλη Ε.Π. του Ιδρύματος που πρόκειται να υποβάλλουν πρόταση για την χρηματοδότηση έργου από οποιονδήποτε φορέα, θα πρέπει να μεριμνήσουν για την έγκαιρη υποβολή της πρότασης στο Συμβούλιο του Ιδρύματος για την έγκριση υποβολή της πρότασης, την υπογραφή από το Νόμιμο Εκπρόσωπο του Ιδρύματος σε όλα τα απαραίτητα έγγραφα και τον ορισμό του Επιστημονικού Υπευθύνου του Έργου. Αντίγραφο της πρότασης πρέπει να υποβάλλεται απαραίτητα στην Επιτροπή, το οποίο και θα αποτελεί στοιχείο του «Διοικητικού Φακέλου» του έργου, εφόσον η πρόταση εγκριθεί. Οι προτάσεις στη συνέχεια θα πρέπει να κατατίθενται στο Τμήμα Προγραμματισμού Ανάπτυξης και Παρακολούθησης Έργων τουλάχιστον 5 εργάσιμες μέρες πριν από τη λήξη της προθεσμίας υποβολής τους, για τον έλεγχό τους και τη συνεργασία για τη συγκέντρωση των απαραίτητων εγγράφων και υπογραφών. 25