Μάρκετινγκ αθλητικού σωματείου

Transcript

1 Μάρκετινγκ αθλητικού σωματείου Εισαγωγή Για πολλά χρόνια τα σωματεία στηριζόταν στην οικονομική υποστήριξη από την Ομοσπονδία (δηλαδή το κράτος) και θεωρούσαν ότι η εύρεση οικονομικών πόρων έπρεπε να απασχολεί μόνο τις ιδιωτικές επιχειρήσεις. Όμως, η οικονομική δυσπραγία που επικρατεί στη χώρα τα τελευταία χρόνια οδηγεί στην αναθεώρηση αυτής της άποψης και στην αναζήτηση άλλων τρόπων οικονομικής στήριξης των δραστηριοτήτων τους. Για να δημιουργηθεί εισόδημα απαραίτητη προϋπόθεση είναι ο σχεδιασμός και η υλοποίηση / προσφορά: προϊόντων (π.χ., ημερολόγια του σωματείου, φόρμες / μπλουζάκια / τετράδια, θήκες για κλειδιά κλπ., με το λογότυπο του σωματείου) και υπηρεσιών (π.χ., διάθεση εγκαταστάσεων για αθλητικές, κοινωνικές και άλλες εκδηλώσεις, προπονητικές υπηρεσίες, οργάνωση ειδικών προγραμμάτων για έναν οργανισμό [π.χ., καλοκαιρινό αθλητικό camp για τα παιδιά των υπαλλήλων μίας εταιρείας], δημιουργία καφετέριας, κλπ.), που μπορούν να κοστολογηθούν. Οφέλη του σωματείου από τη δημιουργία εισοδήματος Τα οφέλη του σωματείου από τη δημιουργία εισοδήματος είναι πολλά και σημαντικά, όπως: Μείωση της εξάρτησης από άλλους οργανισμούς. Αύξηση της ελευθερίας για επιδίωξη των σκοπών του. ιαχείριση των οικονομικών με διαφάνεια. Βελτίωση της ποιότητας των προϊόντων / υπηρεσιών που προσφέρει. Άνεση στην εφαρμογή των κανόνων Καλής ιακυβέρνησης. Μεγαλύτερη αναγνωρισιμότητα. Ευκολότερη προσέλκυση χορηγών. Μάρκετινγκ σωματείου Σχεδόν όλα τα σωματεία κάνουν ενέργειες μάρκετινγκ, τις περισσότερες φορές χωρίς να το καταλαβαίνουν. Για παράδειγμα, η καταχώρηση του ονόματος / διεύθυνσης / τηλεφώνου / του σωματείου σε κάποιον αθλητικό οδηγό, ή σε κάποια εφημερίδα είναι μία σχετικά απλή ενέργεια μάρκετινγκ. Ωστόσο, το μάρκετινγκ είναι πολλά περισσότερα από αυτό. Είναι μία προσεκτικά σχεδιασμένη διαδικασία, κατά την οποία το σωματείο δημιουργεί υπηρεσίες που «ανταλλάσσει» με άλλους ανθρώπους και φορείς. Στο κέντρο του ενδιαφέροντος του μάρκετινγκ είναι η δημιουργία μίας θετικής εμπειρίας που θέλει να αποκομίσει κάποιος όταν αγοράζει ένα προϊόν / υπηρεσία, ή συμμετέχει σε μία δραστηριότητα. Όσο περισσότερο ένα σωματείο ικανοποιεί τις ανάγκες / επιθυμίες των μελών του, τόσο πιο 1

2 επιτυχημένο είναι. Για να σχεδιάσει / υλοποιήσει ενέργειες μάρκετινγκ ένα σωματείο πρέπει πρώτα να προσδιορίσει: τους ανθρώπους στους οποίους απευθύνεται και τις ανάγκες / επιθυμίες τους, τα προϊόντα / υπηρεσίες που μπορεί να τους προσφέρει, τους στόχους που θέλει να πετύχει και τις «δυνάμεις» (π.χ., ανθρώπινο δυναμικό, χρήματα, χρόνο, κλπ.) που χρειάζεται για να υλοποιήσει ένα σχέδιο μάρκετινγκ. Ο ενέργειες που γίνονται έχουν στο κέντρο του ενδιαφέροντός τους αυτούς που χρησιμοποιούν τα προϊόντα / υπηρεσίες του σωματείου και επηρεάζουν την εμπειρία που βιώνουν από τη χρήση τους. Ποιός (πρέπει να) κάνει μάρκετινγκ στο σωματείο; Τα περισσότερα σωματεία κάνουν ευκαιριακές (ad hoc) ενέργειες μάρκετινγκ. Είναι πιο αποτελεσματικό, όμως, να αναθέτουν τη λειτουργία αυτή σε κάποιο άτομο με ειδικές γνώσεις, ή σε κάποια εξειδικευμένη εταιρεία, εξασφαλίζοντας με τον τρόπο αυτό συνέχεια και διάρκεια στην προσπάθειά τους. εν είναι λίγες οι καλές ιδέες που χάνονται επειδή αλλάζουν συχνά τα άτομα που ασχολούνται με το μάρκετινγκ. Τα στελέχη που ασχολούνται με το μάρκετινγκ πρέπει να έχουν: ενδιαφέρον να ασχοληθούν με το μάρκετινγκ, καλές επικοινωνιακές ικανότητες, ευκολία στη χρήση της τεχνολογίας, ανεπτυγμένο δίκτυο προσώπων (π.χ., μέλη του ημοτικού Συμβουλίου, τοπικούς επιχειρηματίες, δημοσιογράφους, κλπ.), συνεχή επαφή και συνεργασία με τη διοίκηση του σωματείου, προσήλωση στις ανάγκες των πελατών τους. Λογότυπο Κάθε σωματείο πρέπει να έχει ένα λογότυπο, το οποίο να είναι ευδιάκριτο και να εκφράζει τη φιλοσοφία, το όραμα, την αποστολή και τους στόχους του. Το λογότυπο είναι ένα ισχυρό επικοινωνιακό εργαλείο, το οποίο είναι απαραίτητο σε όλες τις φάσεις του μάρκετινγκ. Πρέπει να υπάρχει πάνω σε κάθε τι που χρησιμοποιεί το σωματείο (π.χ., επιστολόχαρτα, ιματισμό, εξοπλισμό, επαγγελματικές κάρτες, κλπ.). Η χρήση του λογότυπου του ΣΕΓΑΣ μπορεί να συμβάλλει στη δημιουργία «ταυτότητας» για το σωματείο, αλλά για να το χρησιμοποιήσετε πρέπει να έχετε την έγκριση της Ομοσπονδίας. Προϊόν, Τιμή, Προώθηση, Τόπος Το μάρκετινγκ έχει 4 διαστάσεις: 2

3 1) Το προϊόν (π.χ., οι αγώνες που συμμετέχει / διοργανώνει το σωματείο). 2) Την τιμή (π.χ., το κόστος που πρέπει να καταβάλλει κάποιος για να παρακολουθήσει τους αγώνες στους οποίους συμμετέχει το σωματείο). 3) Την προώθηση (π.χ., τους τρόπους που χρησιμοποιεί το σωματείο για να προβάλλει / διαφημίσει τους αγώνες στους οποίους συμμετέχει). 4) Το τόπο (π.χ., τον αγωνιστικό χώρο όπου πραγματοποιείται ένας αγώνας). Για να αυξάνει τις πιθανότητες επιτυχίας σε ενέργειες μάρκετινγκ ένα σωματείο πρέπει να προσδιορίζει τις 4 αυτές διαστάσεις όσο πιο αναλυτικά μπορεί, σε κάθε προσπάθεια που κάνει. Προώθηση Η φάση της προώθησης έχει σκοπό να ενημερώσει το κοινό για τις δραστηριότητες του σωματείου, να προσελκύσει το ενδιαφέρον του και να αναπτύξει την επιθυμία του να συμμετέχει σε αυτές, πράγμα που επιτυγχάνει με την επικοινωνία συγκεκριμένων και απλών πληροφοριών σε μία ή περισσότερες ομάδες στόχους, με ελκυστικό τρόπο. Γενικά, μία προώθηση έχει καλύτερα αποτελέσματα αν αφορά ένα θέμα (προϊόν / υπηρεσία / γεγονός, κλπ.) και, ως εκ τούτου, εκφράζεται με ένα μήνυμα. Βήματα που ακολουθούνται ημιουργείστε πρώτα το προϊόν / υπηρεσία. Προσδιορίστε όσο καλύτερα μπορείτε το σκοπό της προωθητικής ενέργειας. ημιουργείστε το σωστό μήνυμα για τους ανθρώπους που στοχεύετε. Τεστάρετε το μήνυμα με συνεργάτες, φίλους, κλπ. Προσδιορίστε τους αποδοτικότερους τρόπους για τη μετάδοση του μηνύματος (π.χ., διαδίκτυο, ραδιόφωνο, τηλεόραση, εφημερίδα, newsletter, δελτίο τύπου, χώρος προπόνησης, πίνακες ανακοινώσεων, μπλουζάκια, μπαλόνια, κλπ.). Μέσα προώθησης Έντυπα: Οι τοπικές εφημερίδες και τα περιοδικά αναζητούν ιστορίες που ενδιαφέρουν τους ανθρώπους. Για παράδειγμα, ένας αθλητής του σωματείου μπορεί να έχει επιτύχει μία σημαντική επίδοση και έχει προσελκύσει το ενδιαφέρον των δημοσιογράφων. Αυτή είναι μία καλή ευκαιρία για το σωματείο να ανακοινώσει ότι σχεδιάζει, για παράδειγμα, να οργανώσει μία εκδήλωση για την οικονομική υποστήριξη της μετακίνησης των αθλητών στους αγώνες της χρονιάς. Μία καλή ιδέα είναι να προσφερθεί το σωματείο να γράφει ένα μικρό κομμάτι για κάθε τεύχος της εφημερίδας / περιοδικού, ώστε να προβάλλει τις δραστηριότητές του. 3

4 Μπροσούρες και αφίσες είναι εύκολο και οικονομικό να δημιουργηθούν σε οικιακούς ηλεκτρονικούς υπολογιστές, να εκτυπωθούν σε απλούς εκτυπωτές και: α) να αναρτηθούν σε επιλεγμένα σημεία της εγκατάστασης και της πόλης και β) να μοιραστούν στα μέλη. Ραδιοφωνικοί / τηλεοπτικοί σταθμοί: Οι τοπικοί ραδιοφωνικοί σταθμοί προσφέρουν μία καταπληκτική δυνατότητα για ανακοινώσεις / παρουσιάσεις πληροφοριών που αφορούν στο σωματείο. Πολλοί έχουν ειδικές εκπομπές για δραστηριότητες που γίνονται στην περιοχή, τις οποίες παρακολουθούν αρκετοί δημότες, με αποτέλεσμα το μήνυμα του σωματείου να ακούγεται από ένα ευρύ ακροατήριο. Οι τοπικοί τηλεοπτικοί σταθμοί αναζητούν ανθρώπινες ιστορίες, ειδικά αν αφορούν διασημότητες (περιλαμβανομένων και των αθλητών). Επίσης, ενδιαφέρονται για αποτελέσματα αγώνων και διοργανώσεις εκδηλώσεων, τις οποίες παρουσιάζουν στα δελτία ειδήσεων. Η ανακοίνωση δραστηριοτήτων του σωματείου (ή, ακόμα καλύτερα, η αναμετάδοση αγώνων του) από τηλεοπτικό σταθμό είναι πολύτιμη, αφού λειτουργεί και ως εργαλείο μάρκετινγκ προσελκύοντας το ενδιαφέρον χορηγών. ιαδίκτυο: Αποτελεί ένα σημαντικό μέσο επικοινωνίας του σωματείου και, ως εκ τούτου, μέσο για την υλοποίηση ενεργειών μάρκετινγκ, επιτρέποντας να μεταδοθούν πολλές πληροφορίες με πολύ χαμηλό κόστος. Ειδικά γεγονότα: Τα γεγονότα αυτά προσελκύουν ευκολότερα το ενδιαφέρον των ΜΜΕ, οι οποίοι τα προβάλλουν και ενημερώνουν το κοινό. Παραδείγματα αποτελούν οι συνεντεύξεις Τύπου, οι επετειακοί αγώνες, τα τουρνουά, τα συνέδρια, τα σεμινάρια, οι ημέρες καριέρας, τα επίσημα πρωινά / γεύματα / δείπνα, κλπ. Αν ενδιαφερθούν τα ΜΜΕ πρέπει το γεγονός να είναι άρτια οργανωμένο, αλλιώς διατρέχει τον κίνδυνο να δημιουργήσει αρνητική δημοσιότητα. Εκθέσεις: Μπορούν να πραγματοποιηθούν σε αθλητικά / πολιτιστικά κέντρα, σε κεντρικά σημεία της πόλης, σε εμπορικά κέντρα, σε σχολεία, σε φεστιβάλ και όπου αλλού μπορείτε να προσεγγίσετε ενδεχόμενα μέλη του σωματείου. Επιδείξεις: Μπορούν να πραγματοποιηθούν όπου και οι εκθέσεις, αλλά σε προσαρμοσμένη για το χώρο μορφή. ημιουργούν μία καλή ευκαιρία για παρευρισκόμενους ανθρώπους να προσπαθήσουν και αυτοί να συμμετέχουν σε κάποια από τα αγωνίσματα. Το Kids Athletics είναι ιδανικό για το σκοπό αυτό. Προσωπικές επικοινωνίες: Είναι η πιο αποτελεσματική μέθοδος προώθησης. Για το λόγο αυτό, τα μέλη του σωματείου πρέπει να εκπαιδευτούν στο θέμα. Μπορεί να έχει τη μορφή ανεπίσημων επαφών μεταξύ των μελών και ενδεχόμενων μελών, ή τη μορφή επίσημης παρουσίασης. 4

5 Συμβουλές για επιτυχημένη προώθηση Όπου είναι δυνατό, ορίστε ένα άτομο με ειδικές γνώσεις για να διαχειρίζεται τις σχέσεις με τους δημοσιογράφους. Μάθετε τα μέσα από τα οποία τα μέλη και τα ενδεχόμενα μέλη παίρνουν τις πληροφορίες που χρειάζονται ώστε να διαμορφώσετε την αποτελεσματικότερη προσέγγιση για κάθε ένα από αυτά. Χρησιμοποιείστε τα μέσα που παρακολουθούν οι περισσότεροι αναγνώστες / ακροατές / τηλεθεατές. Κάνετε δοκιμή (με φίλους, συνεργάτες, κλπ.) των μηνυμάτων πριν τα ανακοινώσετε δημόσια. Εστιάστε το μήνυμα στα οφέλη που ενδεχόμενα θα έχει όποιος αγοράσει το προϊόν / υπηρεσία του σωματείου, γίνει μέλος, συμμετέχει στις δραστηριότητές του, κλπ. Σχέση «κόστους οφέλους» των ενεργειών μάρκετινγκ Η διερεύνηση της σχέσης «κόστος όφελος» γίνεται για να προσδιοριστεί αν οι ενέργειες μάρκετινγκ θα δημιουργήσουν περισσότερα έσοδα από τις δαπάνες που θα πραγματοποιηθούν για την υλοποίησή τους. Το κόστος έχει οικονομική διάσταση (π.χ., το κόστος καταχώρησης διαφήμισης μίας εκδήλωσης του σωματείου σε εφημερίδα), αλλά και χρονική διάσταση (π.χ., οι ώρες που αφιερώνει το στέλεχος μάρκετινγκ για να δημιουργήσει μία διαφήμιση και να κάνει τις διαπραγματεύσεις με τους αρμόδιους της εφημερίδας). Υπολογίζοντας τα κόστη αυτά είναι πιο εύκολο να προσδιοριστεί αν τελικά συμφέρει να πραγματοποιηθεί μία ενέργεια μάρκετινγκ. Στοχευμένο μάρκετινγκ Στοχευμένο μάρκετινγκ είναι ο σχεδιασμός και η υλοποίηση συγκεκριμένων ενεργειών που απευθύνονται σε συγκεκριμένους ανθρώπους / ομάδες. Σκοποί του είναι να: μειώνει τα έξοδα του σωματείου και να αυξάνει τα έσοδά του, ικανοποιεί περισσότερο τους αποδέκτες των προϊόντων / υπηρεσιών του σωματείου, αναπτύσσει προσωπικές σχέσεις με τα εν ενεργεία μέλη και προσελκύει νέα μέλη μέσα από μία προσωπική προσέγγιση. Στρατηγικές για την αύξηση των μελών Η εξυπηρέτηση / ικανοποίηση των υφιστάμενων μελών είναι πολύ οικονομικότερη από την προσέλκυση νέων, αλλά για να αυξήσει το σωματείο τις πιθανότητές του να επιβιώσει και να προοδεύσει πρέπει να φροντίζει συνεχώς να δημιουργεί και να εφαρμόζει αποτελεσματικές στρατηγικές για την αύξηση των μελών του. Οι στρατηγικές αυτές πρέπει να έχουν στόχο να: ενημερώσουν για τις υπηρεσίες που προσφέρει το σωματείο και 5

6 μεγιστοποιήσουν τον αριθμό των ατόμων που μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αυτό. Παρακάτω αναφέρονται ορισμένες από τις στρατηγικές αυτές: Υπηρεσίες ημιουργείστε για τα μέλη του σωματείου ένα περιβάλλον όπου θα βιώνουν ευχάριστες εμπειρίες, τις οποίες θα νοιώθουν την ανάγκη να περιγράψουν στους φίλους τους. ημιουργείστε ευκαιρίες για όσους δεν είναι μέλη να επισκεφτούν το σωματείο, να γνωριστούν με τους ανθρώπους του και να «δοκιμάσουν» τις υπηρεσίες που προσφέρει (π.χ., ξεναγήσεις, θεματικές ημερίδες, κλπ.). Προσθέστε υπηρεσίες που σας ζητούν τα μέλη, τροποποιείστε ήδη υπάρχουσες για να ικανοποιήσετε τις ανάγκες / επιθυμίες τους, ή τερματίστε αυτές για τις οποίες έχασαν το ενδιαφέρον τους. Μάρκετινγκ Χρησιμοποιείστε το άμεσο μάρκετινγκ (π.χ., ηλεκτρονικό newsletter, ηλεκτρονικές ευχετήριες κάρτες τα Χριστούγεννα, τελετή απονομής βραβείων σε διακριθέντες αθλητές, κλπ.). ημιουργείστε τρόπους για την αύξηση των οικονομικών εισροών με την πώληση προϊόντων με το λογότυπο του σωματείου (merchandising), με την προσέλκυση χορηγιών / δωρεών, κλπ. ώστε το όνομα σημαντικών χορηγών σε χώρους των εγκαταστάσεων. Τιμολόγηση ώστε τη δυνατότητα σε όποιον ενδιαφέρεται να δοκιμάσει δωρεάν τις υπηρεσίες που προσφέρει το σωματείο. Μειώστε τις τιμές για όσους θα χρησιμοποιήσουν τις υπηρεσίες για πρώτη φορά και για όσους τις χρησιμοποιούν επανειλημμένα. ώστε κίνητρα σε όσους προκαταβάλλουν τη συνδρομή τους. ώστε κίνητρα σε όσους προσελκύουν νέα μέλη. ημιουργείστε «πακέτα» προσφορών (π.χ., ειδικές τιμές για οικογένειες, στη συνδρομή μέλους προσφέρετε δωρεάν τη συνδρομή ενός παιδιού, κλπ.). Προώθηση Χρησιμοποιείστε όλους τους τρόπους επικοινωνίας με το κοινό που δεν κοστίζουν (π.χ., δημοσιότητα από εφημερίδες, ραδιοφωνικά / τηλεοπτικά κανάλια, διαφήμιση «από στόμα σε στόμα», διαδίκτυο, κλπ.). Απευθυνθείτε στην αίσθηση αλτρουισμού των μελών (π.χ., αναθέστε τους καθήκοντα βοηθού προπονητή, διαιτητή, μέντορα, κλπ.). Ζητείστε από τους αθλητές να συμμετέχουν στην προβολή του σωματείου. Απονέμετε τιμητικούς τίτλους (π.χ., επίτιμος πρόεδρος, κλπ.). Τόπος ιευκολύνετε την πρόσβαση προς το σωματείο. ημιουργείστε θέσεις στάθμευσης για αυτοκίνητα. 6

7 ημιουργείστε χώρους για παιδιά, αλλά και για φιλοξενούμενους. Μην περιμένετε πάντα να έρχονται τα μέλη στο σωματείο. Μερικές φορές, όποτε είναι εφικτό, πηγαίνετε τις υπηρεσίες σας σε αυτούς (π.χ., οργανώστε μία εκδήλωση σε κάποιο σχολείο). Χώροι Επιθεωρείτε τακτικά τις βασικές παραμέτρους λειτουργίας των χώρων, όπως, για παράδειγμα, την ασφάλεια, την καθαριότητα, τη θερμοκρασία, την κατάσταση των επιφανειών όπου ασκούνται τα μέλη, κλπ. Βεβαιωθείτε ότι οι χώροι και ο εξοπλισμός πληρούν τους κανόνες ασφάλειας και υγιεινής. Βεβαιωθείτε ότι η σήμανση των χώρων είναι επαρκής. Προσπαθήστε οι χώροι, ο εξοπλισμός και ο φωτισμός να είναι ευχάριστοι και ελκυστικοί. Εγκαταστήσετε ντουλάπια ασφάλειας όπου τα μέλη θα μπορούν να αφήνουν τα προσωπικά τους αντικείμενα. Προσωπικό Εκπαιδεύετε συνεχώς τα στελέχη του σωματείου σε θέματα που άπτονται των καθηκόντων τους (π.χ., διαδικασίες που εφαρμόζει το σωματείο σε θέματα ασφάλειας, υγιεινής, νέων τεχνολογιών, μάρκετινγκ, δημοσίων σχέσεων, συμπεριφοράς προς τα μέλη, κλπ.). ημιουργείστε διαδικασίες αναγνώρισης των στελεχών που διακρίνονται. Εμπλουτίστε τη δουλειά τους και κάνετέ την πιο ενδιαφέρουσα. Αναθέστε την επίβλεψη των ασκούμενων σε στελέχη που έχουν την κατάλληλη εκπαίδευση να το κάνουν. ιαδικασίες ημιουργείστε διαδικασίες που πρέπει να ακολουθούνται για κάθε θέμα που μπορεί να προβλεφθεί (π.χ., περίπτωση τραυματισμού / ατυχήματος / έκτακτης ανάγκης, έκφραση παραπόνου, υποβολή πρότασης, επικοινωνίας με μέλη που διέκοψαν τη συνδρομή τους, κλπ.). ιοργανώνετε τακτικά συναντήσεις μεταξύ στελεχών και εθελοντών. ιοργάνωση εκδηλώσεων Η διοργάνωση εκδηλώσεων είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για τη δημιουργία / βελτίωση των σχέσεων μεταξύ των stakeholders του σωματείου, αλλά και την προβολή του στην τοπική κοινωνία, αφού, ανάλογα με το περιεχόμενό τους και το ποιοι συμμετέχουν σε αυτές, μπορούν να προσελκύσουν το ενδιαφέρον των ΜΜΕ. Στις εκδηλώσεις μπορεί να περιλαμβάνονται: συζητήσεις με αθλητές, θεματικές ημερίδες, πρωινά / γεύματα / δείπνα, ξεναγήσεις στις εγκαταστάσεις, εκθέσεις, κλπ. Σε όσους συμμετέχουν για πρώτη φορά σε κάποια εκδήλωση τους προσφέρουμε τη δυνατότητα να γνωρίσουν τις εγκαταστάσεις, τους 7

8 ανθρώπους και τις υπηρεσίες που προσφέρονται και να αποκτήσουν μία προσωπική άποψη για το σωματείο. Ενέργειες που πρέπει να γίνουν πριν από την εκδήλωση: Προσδιορισμός των σκοπών / στόχων της. ιερεύνηση του αν είναι εφικτό να γίνει (π.χ., αν υπάρχει ενδιαφέρον από αυτούς στους οποίους απευθύνεται, αν υπάρχουν / μπορούν να βρεθούν τα χρήματα που απαιτούνται, αν υπάρχει διαθέσιμος χώρος, αν χρειάζεται να συμμετέχουν άλλοι φορείς, κλπ.). Ορισμός ενός συντονιστή και μίας οργανωτικής επιτροπής, τα μέλη της οποίας θα συνεδριάζουν σε τακτά χρονικά διαστήματα για να συζητούν τα οργανωτικά ζητήματα και να παίρνουν τις απαραίτητες αποφάσεις. Κατάρτιση του χρονοδιαγράμματος των ενεργειών που πρέπει να γίνουν. Κατάρτιση του προϋπολογισμού των εσόδων - εξόδων. Ενέργειες που πρέπει να γίνουν κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης: Τήρηση του προγράμματος. Τήρηση των κανονισμών ασφάλειας για τους συμμετέχοντες (αθλητές, διαιτητές, θεατές, κλπ.). Ενέργειες που πρέπει να γίνουν μετά την εκδήλωση: ιευθέτηση του χώρου. Επιστροφή εξοπλισμού που ανήκει σε άλλους φορείς. Αποπληρωμή οφειλών προς προμηθευτές. Συγγραφή διοικητικού / οικονομικού απολογισμού. 8