Διοίκηση συμβάσεων. Βασίλης Σ. Μουστάκης. Πολυτεχνείο Κρήτης Τμήμα Μηχανικών Παραγωγής και Διοίκησης Χανιά

Transcript

1 Διοίκηση συμβάσεων Βασίλης Σ. Μουστάκης Πολυτεχνείο Κρήτης Τμήμα Μηχανικών Παραγωγής και Διοίκησης Χανιά & Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης Πρόγραμμα Μεταπτυχιακών Σπουδών Οργάνωση και Διοίκηση Τεχνικών Συστημάτων Διοίκηση Συμβάσεων 1 η έκδοση (Απρίλιος 2007) σελίδα 1 από 22

2 Πίνακας περιεχομένων Πρόλογος Εισαγωγή Προδιαγραφές του έργου Τύποι συμβάσεων Συμβάσεις προκαθορισμένης αποζημίωσης ή κόστους Συμβάσεις προκαθορισμένου κόστους Συμβάσεις προκαθορισμένου κόστους με δυνατότητα αναπροσαρμογής Συμβάσεις προκαθορισμένου κόστους με παροχή κινήτρου Συμβάσεις προκαθορισμένου κόστους με δυνατότητα επαναπροσδιορισμού του κόστους Συμβάσεις αποζημίωσης του κόστους Αποζημίωση κόστους και κέρδους με βάση κίνητρο Αποζημίωσης του κόστους και κέρδους με βάση την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου Συμβάσεις αποζημίωσης του κόστους και προκαθορισμένου ποσοστού κέρδους Συμβάσεις συμμετοχής στο κόστος Συνολική θεώρηση της διαδικασίας Προγραμματισμός και οργάνωση εργασιών Κοστολόγηση Καμπύλη μάθησης Αξιολόγηση προσφορών Έλεγχος της πορείας των εργασιών, διαπραγμάτευση αλλαγών και κλείσιμο σύμβασης...22 Διοίκηση Συμβάσεων 1 η έκδοση (Απρίλιος 2007) σελίδα 2 από 22

3 Πρόλογος Ετοίμασα τις σημειώσεις αυτές ειδικά για το μάθημα Μ2, Οικονομική Εκτίμηση Κύκλου Λειτουργίας Συστημάτων και Διαχείριση Έργων του μεταπτυχιακού προγράμματος σπουδών Οργάνωση και Διοίκηση Τεχνικών Συστημάτων ( Το κείμενο είναι συνοπτικό και η παρουσίαση συνοδεύεται από παραδείγματα, τα οποία δυστυχώς δεν περιλαμβάνονται πάντα. Το κείμενο συνοδεύεται από παραδείγματα συμβάσεων. Η διαδικασία σύναψης συμβάσεων αποτελεί μοχλό ανταγωνιστικότητας σε μικροοικονομική και μακροοικονομική κλίμακα. Κανείς οργανισμός ή εταιρία δεν έχει την δυνατότητα να παράγει μόνος του ένα προϊόν ή υπηρεσία. Στο παρόν κείμενο προσπάθησα να περιγράψω τις κεντρικές δραστηριότητες που εμπλέκονται κατά την συνδιαλλαγή αναθέτοντος (ή ενδιαφερομένου) οργανισμού και αναδόχου. Προφανώς δεν συμπεριέλαβα στην παρουσίαση όλες τις πτυχές του θέματος, όπως για παράδειγμα την οικονομική ανάλυση «Buy vs. Make που πρέπει να διεξάγει ο ενδιαφερόμενος να αγοράσει μέσω σύμβασης οργανισμός πριν αποφασίσει ότι πρέπει να προχωρήσει στην προκήρυξη ενός έργου. Ούτε συμπεριέλαβα τις νομικές πτυχές του θέματος, τις οποίες, εξ άλλου, δεν γνωρίζω. Αυτό που θέλω όμως να τονίσω είναι ότι η σύναψη μιας σύμβασης ή η διαδικασία μέσω της οποίας ένας οργανισμός αποφασίζει να εμπλακεί σε μια συναλλακτική σχέση μέσω σύμβασης με άλλο οργανισμό είναι σοβαρή υπόθεση για να την αφήσει κανείς μόνο στους νομικούς (παραφράζοντας την περίφημη φράση του Winston Churchill «ο πόλεμος είναι σοβαρή υπόθεση για να την αφήσουμε μόνο στους στρατηγούς». Το παρόν αποτελεί την πρώτη έκδοση και ελπίζω στο μέλλον να έχω την δυνατότητα διόρθωσης και επέκτασης του περιεχομένου. Ευχαριστώ εκ των προτέρων τους αναγνώστες που θα μου επισημάνουν ελλείψεις και παρέχουν σχόλια που θα με βοηθήσουν στην βελτίωση του κειμένου. Χανιά, Ιανουάριος Μάρτιος 2007 Βασίλης Μουστάκης Διοίκηση Συμβάσεων 1 η έκδοση (Απρίλιος 2007) σελίδα 3 από 22

4 1 Εισαγωγή Η σύμβαση αποτελεί την επίσημη τεκμηρίωση συμφωνίας μεταξύ δύο ή περισσοτέρων φορέων έχει επιτευχθεί. Η σύμβαση καθορίζει τον ρόλο που καλείται να διαδραματίσει ο κάθε εμπλεκόμενος φορέας καθορίζει τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις του κάθε φορέα. Ο κάθε φορέας συμμετέχοντας στην σύναψη μιας σύμβασης πιστοποιεί ότι: 1. Είναι πρόθυμος να συμμετάσχει, ότι συμφωνεί με τους όρους της σύμβασης και ότι οι όροι της σύμβασης είναι νόμιμοι. Οι όροι προσδιορίζουν τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις του (mutual ascent). Αντίστροφα αυτό σημαίνει ότι μια σύμβαση μπορεί ενώπιον των δικαστικών αρχών να μην θεωρηθεί ως νόμιμη αν τεκμηριωθεί ότι ένας εκ των εμπλεκομένων φορέων εξαναγκάσθηκε να συμμετάσχει σε αυτή ή αν τεκμηριωθεί ότι οι όροι της σύμβασης δεν είναι νόμιμοι. 2. Έχει την νομική δυνατότητα να συμμετάσχει (legal capacity). Με άλλα λόγια κάθε φορέας πρέπει να έχει από τον Νόμο την ευχέρεια να συμμετάσχει σε μια σύμβαση. 3. Κρίνει την αποζημίωση από την συμμετοχή του δίκαιη (consideration). Όπως χαρακτηριστικά αναφέρει ο Αριστοτέλης στον 2 ον τόμο από τα Ηθικά Νικομάχεια: «Το δίκαιο επομένως αποτελεί, προκειμένου για εκούσιες συναλλακτικές σχέσεις, μέσον ενδεχομένου κέρδους και ζημίας, συνίσταται δηλαδή να έχουν οι συναλλασσόμενοι όσα και πριν από την συναλλαγή». Η σύμβαση προσδιορίζει επίσης τον τρόπο καταβολής της προβλεπόμενης αποζημίωσης. Αν ένας από τους εμπλεκόμενους φορείς κρίνει εκ των υστέρων ότι η αποζημίωση τον αδικεί μπορεί να ζητήσει τον επαναπροσδιορισμό της. Η σύμβαση πρέπει να προβλέπει διαδικασίες επαναπροσδιορισμού του τιμήματος που δικαιούται ο κάθε συμμετέχων σε αυτή φορέας. Αν τέτοιες διαδικασίες δεν περιλαμβάνονται στο κείμενο της σύμβασης τότε η διαφορά λύνεται είτε μέσω διαπραγματεύσεων είτε ενώπιον των δικαστικών αρχών. Η σύναψη σύμβασης δεν έχει το προνόμιο αποφυγής λαθών. Τα λάθη επιλύονται είτε μέσω διαπραγμάτευσης είτε μέσω παρέμβασης της δικαιοσύνης είτε αυτεπάγγελτα είτε μέσω έγκλησης ενός εκ των συμμετεχόντων φορέων. Η ανάγκη για σύναψη σύμβασης μεταξύ δύο φορέων προκύπτει από το γεγονός ότι ο ένας εκ των εμπλεκομένων φορέων (ο αναθέτων φορέας) προσδιορίζει μια ανάγκη την οποία δεν μπορεί ή δεν έχει την νομική δυνατότητα ή κρίνει ασύμφορο να καλύψει μόνος του και επιζητεί κάποιον ανάδοχο που θα αναλάβει να ικανοποιήσει την ανάγκη αυτή. Από τον προσδιορισμό της ανάγκης για σύναψη σύμβασης από τον αναθέτοντα φορέα μέχρι την παράδοση σε αυτόν του έργου η διαδικασία διακρίνεται από τρία κεντρικά στάδια. Διοίκηση Συμβάσεων 1 η έκδοση (Απρίλιος 2007) σελίδα 4 από 22

5 Το πρώτο στάδιο περιλαμβάνει τις ενέργειες που διαδραματίζονται εσωτερικά από τον αναθέτοντα φορέα και οι οποίες καταλήγουν στην διαμόρφωση των αναλυτικών προδιαγραφών του έργου (statement of work SOW) και της πρόσκλησης για υποβολή προσφορών ή την δημόσια προκήρυξη του έργου. Το δεύτερο στάδιο αφορά την συλλογή των προσφορών από ενδιαφερόμενους αναδόχους του έργου και καταλήγει στην εκχώρηση του έργου σε ένα συγκεκριμένο ανάδοχο και την σύναψη της σύμβασης. Το τρίτο στάδιο αφορά τον έλεγχο του αναδόχου σχετικά με την καλή εκτέλεση των εργασιών όπως αυτές προσδιορίζονται στην σύμβασης και καταλήγει με την παράδοση του έργου στον αναθέτοντα φορέα και την πιστοποίηση της καλής εκτέλεσης της σύμβασης. Ανάλογα με την φύση του έργου έχουμε διαφορετικούς τύπους συμβάσεων. Ο απλούστερος τύπος σύμβασης είναι αυτός που προσδιορίζει ακριβώς την αποζημίωση του αναδόχου (συμβάσεις με προκαθορισμένη αποζημίωση) καθώς και το έργο που παραλαμβάνει ο αναθέτων φορέας. Αντίθετα η πλέον πολύπλοκη σύμβαση είναι αυτή που στηρίζεται στην αποζημίωση του κόστους του αναδόχου (συμβάσεις όπου ο αναθέτων φορέας και ο ανάδοχος συμφωνούν στον τρόπο υπολογισμού του κόστους και που ο αναθέτων φορέας αναλαμβάνει την υποχρέωση να αποζημιώνει τον ανάδοχο για το κόστος που αυτός υφίσταται στα πλαίσια της εκτέλεσης του έργου). Μεταξύ των δύο ακραίων τύπων συμβάσεων τοποθετούμε και άλλους τύπους. Η επιλογή του συγκεκριμένου τύπου σύμβασης είναι σε μεγάλο βαθμό συνάρτηση του έργου. Η προμήθεια ελαστικών αυτοκινήτων από μια δημόσια υπηρεσία μπορεί κάλλιστα να εξυπηρετηθεί μέσω μιας σύμβασης με προκαθορισμένη αποζημίωση αφού η αγορά διαθέτει πληθώρα εναλλακτικών λύσεων. Αντίθετα η αναζήτηση σχέσης μεταξύ του γενετικού κώδικα και της συμπτωματολογίας εμφάνισης κάποιας νόσου δεν μπορεί να αντιμετωπισθεί μέσω προκαθορισμένου κόστους σύμβασης και οδηγεί περισσότερο στην λογική σύμβασης αποζημίωσης του κόστους που υφίσταται ο ανάδοχος στα πλαίσια της προαναφερθείσας αναζήτησης. Το έργο επηρεάζει την διεξαγωγή των τριών σταδίων: (α) πριν από την σύναψη, (β) σύναψη σύμβασης και (γ) μετά την σύναψη της σύμβασης. Παρουσιάζουμε την διαδικασία παραγωγής των αναλυτικών προδιαγραφών (SOW) και στη συνέχεια εξετάζουμε τους εναλλακτικούς τύπους συμβάσεων καθώς και τα τρία κεντρικά στάδια της διαδικασίας σύναψης συμβάσεων. Διοίκηση Συμβάσεων 1 η έκδοση (Απρίλιος 2007) σελίδα 5 από 22

6 2 Προδιαγραφές του έργου Οι προδιαγραφές του έργου πρέπει να προσδιορίζονται με την μεγαλύτερη δυνατή σαφήνεια και να ενσωματώνονται στο αναλυτικό τεύχος των απαιτήσεων του έργου (Statement of Work SOW). Για τον προσδιορισμό των προδιαγραφών και του SOW συνήθως ξεκινάμε από μία μήτρα προγραμματισμού ενεργειών (task schedule matrix). Η μήτρα στην Εικόνα 1 αφορά τον αρχικό στάδιο προσδιορισμού των προδιαγραφών του έργου αναφορικά με ένα σύστημα φωτισμού αεροδρομίου με γεννήτριες Ντίζελ (προφανώς για χρήση σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης). Ενότητες εργασίας Μήνες Σχεδιασμός συστήματος Προετοιμασία χώρου εγκατάστασης συστήματος Εγκατάσταση Έλεγχος καλής λειτουργίας Εικόνα 1. Αρχική μήτρα προγραμματισμού του έργου. Η μήτρα της Εικόνας 1 στηρίζεται σε δύο δεδομένα σχετικά με το έργο: (1) ότι θέλουμε να πραγματοποιηθεί σε 6 μήνες και (2) ότι είμαστε σίγουροι ότι η πραγματοποίηση του περιλαμβάνει 4 ενότητες εργασιών. Στο επόμενο στάδιο ο αναθέτων φορέας πρέπει να συγκεκριμενοποιήσει την μήτρα του προγραμματισμού (Εικόνα 1) μέσω χρονικού προγραμματισμού και προϋπολογισμού του κόστους της κάθε ενότητας εργασίας. Πρέπει δηλαδή να διαμορφώσει ένα GANTT διάγραμμα. Στις Εικόνες 2 και 3 βλέπουμε ενδεικτικά τα διαδοχικά στάδια προγραμματισμού. Στην Εικόνα 2 προσθέτουμε τον χρονικό προγραμματισμό της κάθε ενότητας εργασίας ενώ στην Εικόνα 3 προσθέτουμε τις απαιτήσεις σε ανθρώπινο δυναμικό για την εκτέλεση του έργου. Όσον αφορά το ανθρώπινο δυναμικό διαφοροποιούμε την εκτίμηση σε τρεις επιμέρους κατηγορίες προσωπικού: μηχανικούς (Μ), τεχνικό προσωπικό (Τ) και διοικητικό προσωπικό (Δ). Αθροίζουμε τις ανάγκες για προσωπικό σε κάθε ενότητα εργασίας και για κάθε μήνα. Τα αποτελέσματα (Εικόνα 3) επιβεβαιώνουν την χρονική καμπύλη φόρτισης έργου (person loading time profile) Εικόνα 4 που ισχύει περίπου για όλα τα έργα. Σύμφωνα με την χρονική καμπύλη φόρτισης έργου, κατά την εκκίνηση οι απαιτήσεις σε προσπάθεια Διοίκηση Συμβάσεων 1 η έκδοση (Απρίλιος 2007) σελίδα 6 από 22

7 είναι μικρές και στη συνέχεια κλιμακώνονται σε μία μέγιστη τιμή περίπου στα μέσα του έργου και αποκλιμακώνονται στα επίπεδα εκκίνησης κατά την ολοκλήρωση του έργου. Ενότητες εργασίας Μήνες Σχεδιασμός συστήματος Προετοιμασία χώρου εγκατάστασης συστήματος Εγκατάσταση Έλεγχος καλής λειτουργίας Εικόνα 2. Χρονικός προγραμματισμός έργου. Ο σχεδιασμός του συστήματος ολοκληρώνεται τον πρώτο μήνα, η προετοιμασία του χώρου ξεκινά τον δεύτερο μήνα και ολοκληρώνεται στο τέλος του τρίτου μήνα, η εγκατάσταση του συστήματος ξεκινά τον τρίτο μήνα και ολοκληρώνεται στο τέλος του πέμπτου μήνα και ο έλεγχος καλής λειτουργίας του συστήματος πραγματοποιείται τους δύο τελευταίους μήνες του έργου. Ενότητες εργασίας Σχεδιασμός συστήματος Προετοιμασία χώρου εγκατάστασης συστήματος Εγκατάσταση Έλεγχος καλής λειτουργίας Μήνες Μ 2Δ 3Μ 3Τ 1Δ 3Μ 6Τ 2Δ 3Μ 4Τ 1Δ 3Μ 6Τ 2Δ 2Μ 4Τ 1Δ 2Μ 2Τ 1Δ Σύνολο 2Μ 2Δ 4 6Μ 9Τ 3Δ 8Μ 14Τ 4Δ 4Μ 6Τ 2Δ Μηχανικοί Τεχνικοί Διοικητικοί Σύνολο Εικόνα 3. Στα δεδομένα του χρονικού προγραμματισμού (Εικόνα 2) προσθέτουμε τις εκτιμήσεις όσον αφορά τις ανάγκες σε ανθρώπινο δυναμικό για την εκτέλεση του έργου. 2Μ 4Τ 1Δ Διοίκηση Συμβάσεων 1 η έκδοση (Απρίλιος 2007) σελίδα 7 από 22

8 Εικόνα 4. Τυπική χρονική καμπύλη φόρτισης του έργου και η καμπύλη του παραδείγματος σύμφωνα με τα δεδομένα από την Εικόνα 3. Το παράδειγμα ενδεικτικά αποτυπώνει το πώς ο αναθέτων φορέας πρέπει να δράσει πριν από την εκκίνηση της διαδικασίας για την σύναψη μιας σύμβασης. Η ανάλυση (Εικόνα 3) συμβάλλει στην εκτίμηση του κόστους του έργου. Αν πρόκειται για σύμβαση προκαθορισμένης αποζημίωσης (fixed price contract) η εκτίμηση χρησιμοποιείται στην προκήρυξη του έργου. 3 Τύποι συμβάσεων Διακρίνουμε δύο μεγάλες κατηγορίες συμβάσεων: (α) τις συμβάσεις με προκαθορισμένη αποζημίωση και (β) τις συμβάσεις αποζημίωσης του κόστους. Το κεντρικό χαρακτηριστικό της πρώτης κατηγορίας είναι ότι ο ανάδοχος αναλαμβάνει την υποχρέωση να εκτελέσει ένα έργο και γνωρίζει εκ των προτέρων την αποζημίωση που θα πάρει ενώ στην δεύτερη κατηγορία ο ανάδοχος και ο αναθέτων οργανισμός συμφωνούν ότι ο πρώτος μεν θα παραδώσει ένα έργο και επίσης συμφωνούν ότι για την εκτέλεση του έργου ο δεύτερος (δηλαδή ο ανάδοχος) έχει την δυνατότητα να αποζημιώνεται από τον αναθέτοντα φορές για τις δαπάνες που υφίσταται για την εκτέλεση του έργου. Στις συμβάσεις προκαθορισμένης αποζημίωσης ο ανάδοχος αναλαμβάνει εξ ολοκλήρου τον κίνδυνο όσον αφορά την εκτέλεση του έργου ενώ στις συμβάσεις αποζημίωσης του κόστους ο αναθέτων οργανισμός και ο ανάδοχος μοιράζονται τον κίνδυνο. 3.1 Συμβάσεις προκαθορισμένης αποζημίωσης ή κόστους Στην κατηγορία αυτή διακρίνουμε τέσσερεις επιμέρους τύπους συμβάσεων: 1. Συμβάσεις προκαθορισμένου κόστους ή αποζημίωσης (firm fixed price contracts) 2. Συμβάσεις προκαθορισμένου κόστους με δυνατότητα αναπροσαρμογής (fixed price with escalation). Διοίκηση Συμβάσεων 1 η έκδοση (Απρίλιος 2007) σελίδα 8 από 22

9 3. Συμβάσεις προκαθορισμένου κόστους με παροχή κινήτρων (fixed price incentive) 4. Συμβάσεις προκαθορισμένου κόστους με δυνατότητα επαναπροσδιορισμού (fixed price with redetermination) Συμβάσεις προκαθορισμένου κόστους Καταγράφει την επίσημη συμφωνία μέσω της οποίας ο αναθέτων οργανισμός αποζημιώνει σε μια προκαθορισμένη τιμή τον ανάδοχο όταν έχει ολοκληρωθεί το έργο. Ο ανάδοχος αναλαμβάνει το ρίσκο για την εκτέλεση του έργου σε μια προκαθορισμένη τιμή. Η σύμβαση δίνει στον ανάδοχο κίνητρο για την αποφυγή σπατάλης και χρήση καινοτομικών μεθόδων παραγωγής ή υπεργολαβίας για την εξοικονόμηση του κόστους. Η χρήση σύμβασης προκαθορισμένου κόστους προϋποθέτει ύπαρξη λεπτομερών προδιαγραφών, ολοκλήρωση του έργου σε σύντομο χρονικό διάστημα καθώς και συνθήκες που διασφαλίζουν την εκχώρηση του έργου σε μια δίκαιη τιμή. Εικόνα 5. Γραφική αναπαράσταση της σύμβασης προκαθορισμένου κόστους. Το κόστος του έργου προσδιορίζεται πριν από την ανάθεση, το έργο εκτελείται και α ανάδοχος αποζημιώνεται χωρίς να έχει την δυνατότητα να διεκδικήσει τίποτα περισσότερο από το προκαθορισμένο τίμημα Συμβάσεις προκαθορισμένου κόστους με δυνατότητα αναπροσαρμογής Παρέχεται η δυνατότητα αναπροσαρμογής του κόστους της σύμβασης (είτε προς τα πάνω είτε προς τα κάτω) σε σχέση με την εμφάνιση συγκεκριμένων (και προκαθορισμένων στα πλαίσια της σύμβασης) συγκυριών. Για παράδειγμα, η αποζημίωση μπορεί να μεταβληθεί σύμφωνα με μεταβολές στην τιμή των καυσίμων. Το πλαίσιο της αναπροσαρμογής περιλαμβάνεται στην σύμβαση. Αυτός ο τύπος χρησιμοποιείται όταν η διάρκεια της σύμβασης είναι σχετικά μεγάλη και το έργο πραγματοποιείται κάτω από μεταβαλλόμενες συνθήκες κόστους όσον αφορά την εργασία, τα υλικά, την ενέργεια, κλπ. Επίσης, το λογιστικό σύστημα κόστους του αναδόχου πρέπει να έχει την δυνατότητα στήριξης των αιτημάτων για αναπροσαρμογή του κόστους. Τέλος, η σύμβαση μπορεί να προβλέπει τα χρονικά διαστήματα για την Διοίκηση Συμβάσεων 1 η έκδοση (Απρίλιος 2007) σελίδα 9 από 22

10 προσαρμογή του κόστους (για παράδειγμα κάθε εξάμηνο ή τρίμηνο, κλπ.) Εν τούτοις πολλές φορές το θεσμικό πλαίσιο περιορίζει το ύψος της προσαρμογής για παράδειγμα στο ± 10%. Εικόνα 6. Γραφική αναπαράσταση της σύμβασης προκαθορισμένου κόστους με δυνατότητα αναπροσαρμογής. Το κόστος του έργου και τα πλαίσια αναπροσαρμογής προσδιορίζονται πριν από την ανάθεση, το έργο εκτελείται και α ανάδοχος αποζημιώνεται χωρίς να έχει την δυνατότητα να διεκδικήσει τίποτα περισσότερο από το προκαθορισμένο τίμημα συν τις προσαρμογές που έχουν πραγματοποιηθεί Συμβάσεις προκαθορισμένου κόστους με παροχή κινήτρου Πρόκειται για μια παραλλαγή του βασικού μοντέλου σύμβασης προκαθορισμένου κόστους. Η παραλλαγή στοχεύει στην ανάπτυξη κινήτρων για καλύτερη ή ταχύτερη εκτέλεση των εργασιών του εργολάβου. Πλέον σύνηθες είναι το κίνητρο που αφορά το κόστος. Διακρίνουμε δύο υπό κατηγορίες: 1. Προκαθορισμένου κινήτρου (fixed price incentive FPI). Προβλέπεται ανώτατο όριο κόστους πέρα από το οποίο ο αναθέτων οργανισμός δεν υποχρεούται να αποζημιώσει τον ανάδοχο. 2. Αποζημίωσης κόστους και επιπρόσθετου κινήτρου (cost plus incentive fee CPIF). Δεν προβλέπεται ανώτατο όριο αποζημίωσης του αναδόχου. Στις συμβάσεις που περιλαμβάνεται κίνητρο το κέρδος του αναδόχου προσδιορίζεται από την διαφορά που προκύπτει σε σχέση με: (α) την αρχικά καθορισμένη κεντρική αξία της σύμβασης (target cost) και (β) την κατανομή του οφέλους μεταξύ του αναδόχου και του αναθέτοντα οργανισμού όπως αυτή προσδιορίζεται μεταξύ τους κατά την σύναψη της σύμβασης. Αν, για παράδειγμα τα δύο μέρη συμφωνήσουν η κατανομή να είναι 60/40 τότε ο αναθέτων οργανισμός επωφελείται κατά 60% από την μείωση του κόστους που επιτυγχάνεται και ο ανάδοχος κατά 40%. Αντίθετα ο αναθέτων οργανισμός επωμίζεται το 60% του κόστους πλέον της κεντρικής αξίας της σύμβασης ενώ η υπευθυνότητα του αναδόχου περιορίζεται στο 40%. Διοίκηση Συμβάσεων 1 η έκδοση (Απρίλιος 2007) σελίδα 10 από 22

11 Διαγραμματικά η διαδικασία απεικονίζεται στην Εικόνα 7. Εικόνα 7. Η διαδικασία σύναψης σύμβασης με παροχή κινήτρου. Με την έναρξη της σύμβασης προσδιορίζεται το κεντρικό σημείο κόστους και το εύρος διακύμανσης στα πλαίσια του οποίου εντάσσεται το κίνητρο καθώς και η ποσοστιαία κατανομή μεταξύ του αναθέτοντος οργανισμού και του αναδόχου. Παράδειγμα: Σύμβαση μεταξύ 2 εταιριών (της Α και της Β, όπου η Α είναι η αναθέτουσα και η Β ο ανάδοχος). Η Α θέλει να μειώσει το κόστος της και η Β θέλει να μεγιστοποιήσει το κέρδος της. Η συμφωνία μεταξύ των Α και Β περιλαμβάνει: Ανώτατο όριο κόστους: για την Α με κέρδος για την Β ίσο με Κατώτατο όριο κόστους: για την Α με κέρδος για την Β ίσο με Κεντρικό σημείο κόστους: που αντιστοιχεί σε κέρδους για την Β. Κατανομή κόστους / κέρδους μεταξύ Α και Β ίση με 50%. Αυτό σημαίνει ότι κάθε εταιρία επωμίζεται κατά 50% το επιχειρηματικό ρίσκο. Διαγραμματικά τα παραπάνω στοιχεία απεικονίζονται στην Εικόνα 8. Διοίκηση Συμβάσεων 1 η έκδοση (Απρίλιος 2007) σελίδα 11 από 22

12 Εικόνα 8. Διαγραμματική απεικόνιση της συμφωνίας μεταξύ των εταιριών Α και Β. Η Β ολοκληρώνει το έργο στις κόστος. Με βάση τα παραπάνω στοιχεία η Α αποζημιώνει την Β , = Αν η Β ολοκληρώσει το έργο με κόστος τότε η αποζημίωση της Α θα ήταν ίση με και το κέρδος της ίσο με Όταν η Β ολοκληρώνει το έργο με κόστος το κέρδος της είναι ίσο με Συνοπτικά τα σενάρια κόστους της Α και κέρδους της Β έχουν ως εξής: Κόστος έργου Κόστος για την Α Κέρδος για την Β Συμβάσεις προκαθορισμένου κόστους με δυνατότητα επαναπροσδιορισμού του κόστους Ο τύπος αυτός διαφοροποιείται από τον τύπο της αναπροσαρμογής που προβλέπει τους όρους της τροποποίησης του κόστους της σύμβασης. Ουσιαστικά εδώ έχουμε ένα πλαίσιο σύναψης πολλών συμβάσεων. Πριν ολοκληρωθεί η προηγούμενη πραγματοποιείται διαπραγμάτευση για τους όρους της επόμενης κ.ο.κ. Μια ιδιαίτερη περίπτωση επαναπροσδιορισμού του κόστους είναι αυτή που γίνεται με την ολοκλήρωση του έργου. Η σύμβαση προβλέπει τους όρους του επαναπροσδιορισμού του κόστους. Διοίκηση Συμβάσεων 1 η έκδοση (Απρίλιος 2007) σελίδα 12 από 22

13 3.2 Συμβάσεις αποζημίωσης του κόστους Πρόκειται για συμβάσεις όπου ο αναθέτων οργανισμός και ο ανάδοχος συμφωνούν ώστε ο πρώτος να αποζημιώνει τις δαπάνες του δεύτερου. Επιπρόσθετα υπάρχει η δυνατότητα καταβολής ενός προκαθορισμένου περιθωρίου κέρδους στον ανάδοχο από τον αναθέτοντα οργανισμό. Η σύμβαση προσδιορίζει το ανώτατο όριο αποζημίωσης του αναδόχου. Οι συμβάσεις αποζημίωσης του κόστους χρησιμοποιούνται όταν υπάρχει σχετικά μεγάλη αβεβαιότητα σχετικά με την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου κάτι για παράδειγμα σύνηθες σε εργασία Έρευνας και Ανάπτυξης ή Βασικής Έρευνας. Ο αναθέτων οργανισμός χρησιμοποιεί σύμβαση αποζημίωσης του κόστους όταν είναι δύσκολο (ή αδύνατο) να διασφαλίσει την καλή εκτέλεση του έργου μέσω σύμβασης με προκαθορισμένο κόστος ή εκτιμά ότι θα επωμισθεί μεγαλύτερο κόστος μέσω σύμβασης με προκαθορισμένο κόστος. Συνήθως συμβάσεις αποζημίωσης του κόστους χρησιμοποιούνται όταν: Πρόκειται για ερευνητικό έργο. Η περιγραφή των εργασιών δεν μπορεί να γίνει με ακρίβεια. Είναι αμφίβολο αν το έργο μπορεί να ολοκληρωθεί. Τα δεδομένα του έργου δεν διασφαλίζουν τις προϋποθέσεις δημιουργίας ανταγωνισμού μεταξύ των υποψηφίων αναδόχων. Διακρίνουμε τέσσερεις παραλλαγές συμβάσεων αποζημίωσης του κόστους: 1. Αποζημίωσης του κόστους και κέρδους με βάση κίνητρο (Cost plus incentive fee CPIF) 2. Αποζημίωσης του κόστους και κέρδους με βάση την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου (Cost plus award fee CPAF) 3. Αποζημίωσης του κόστους και προκαθορισμένου κέρδους (Cost plus fixed fee CPFF) 4. Συμμετοχής στο κόστος του έργου (Cost sharing contracts) Αποζημίωση κόστους και κέρδους με βάση κίνητρο Ο αναθέτων οργανισμός αποζημιώνει τον ανάδοχο για όλες τις επιλέξιμες δαπάνες και επιπλέον προσφέρει κέρδος σύμφωνα με μια προκαθορισμένη συμφωνία. Η αποζημίωση των δαπανών δεν υπόκειται σε προκαθορισμένο ανώτατο όριο. Κατά την σύναψη της σύμβασης τα δύο μέρη συμφωνούν για: τις δαπάνες που αποζημιώνει ο αναθέτων οργανισμός, το κεντρικό (target) σημείο κόστους, τα ποσοστά κατανομής μεταξύ των δύο μερών του κέρδους και της ζημίας καθώς και για το ελάχιστο και μέγιστο κέρδος που θα καταβληθεί στον ανάδοχο. Προφανώς τα δύο μέρη συμφωνούν επίσης και για την ουσία των κινήτρων με βάση τα οποία ο ανάδοχος απολαμβάνει κέρδος από την συμμετοχή του στο έργο. Διοίκηση Συμβάσεων 1 η έκδοση (Απρίλιος 2007) σελίδα 13 από 22

14 Αυτή η σύμβαση εμπεριέχει μικρότερο ρίσκο για τον ανάδοχο σε σχέση με το ρίσκο που εμπεριέχει η σύμβαση προκαθορισμένου κόστους συν κίνητρο (βλέπε Εικόνα 7). Ουσιαστικά ο ανάδοχος αποζημιώνεται για όλες του τις δαπάνες και εφόσον πετύχει τότε απολαμβάνει ένα επιπλέον ποσοστό κέρδους ανάλογα με το ύψος της επιτυχίας του. Όταν το κίνητρο περιορίζεται σε οικονομικούς όρους τότε η κατανομή του οικονομικού πλεονάσματος ή ζημίας προκαθορίζεται μεταξύ των δύο πλευρών. Επιπλέον, ο ανάδοχος μπορεί να διεκδικήσει την καταβολή ελάχιστου ποσοστού κέρδους. Σχηματικά η σύμβαση αποζημίωσης του κόστους και κέρδους με βάση κίνητρο απεικονίζεται στην Εικόνα 9. Εικόνα 9. Σύμβαση αποζημίωσης του κόστους και κέρδους με βάση κίνητρο Αποζημίωσης του κόστους και κέρδους με βάση την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου Ο ανάδοχος αποζημιώνεται για το σύνολο των επιλέξιμων δαπανών που υφίσταται για την ολοκλήρωση του έργου επιπλέον απολαμβάνει ένα ποσοστό κέρδους που στηρίζεται στην [συνήθως] υποκειμενική αξιολόγηση του αποτελέσματος αλλά και της προσπάθειας του κατά τον χρόνο εκτέλεσης του έργου από τον αναθέτοντα οργανισμό. Συνήθως η ολοκλήρωση του έργου συνδυάζεται με την καταβολή ποσοστού 3 5% κέρδους και ανάλογα με την εκτίμηση του αποτελέσματος του έργου από τον αναθέτοντα οργανισμό το ποσοστό κέρδους για τον ανάδοχο μπορεί να αυξηθεί μέχρι 10 15%. Τα ποσοστά κέρδους εκφράζονται ως συνάρτηση του συνολικού κόστους του έργου. Σχηματικά η διαδικασία απεικονίζεται στην Εικόνα 10. Διοίκηση Συμβάσεων 1 η έκδοση (Απρίλιος 2007) σελίδα 14 από 22

15 Εικόνα 10. Η διαδικασία σύμβασης αποζημίωσης του κόστους με επιπρόσθετη καταβολή ποσοστού κέρδους σύμφωνα με την απόδοση του αναδόχου Συμβάσεις αποζημίωσης του κόστους και προκαθορισμένου ποσοστού κέρδους Εδώ ο ανάδοχος αποζημιώνεται για όλες τις επιλέξιμες δαπάνες που υφίσταται κατά την εκτέλεση του έργου και επιπρόσθετα απολαμβάνει ένα προκαθορισμένο ποσοστό κέρδους επί του συνολικού κόστους του έργου. Το ποσοστό κέρδους δεν μεταβάλλεται κατά την διάρκεια του έργου. Σε μερικές περιπτώσεις υπάρχει η δυνατότητα αύξησης του ποσοστού κέρδους αν ο αναθέτων οργανισμός επεκτείνει το έργο ή αντίστροφα μείωσης του περιθωρίου κέρδους αν η έκταση του έργου μειωθεί. Ο τύπος αυτός της σύμβασης δεν παρέχει κανένα κίνητρο μείωσης του κόστους στον ανάδοχο. Δεν πρέπει να χρησιμοποιείται αν υπάρχουν σαφείς ενδείξεις ότι το έργο μπορεί να ολοκληρωθεί μέσα σε προκαθορισμένα όρια κόστους ή όταν μπορεί να προκαθοριστεί με ικανοποιητική ακρίβεια ο χρόνος ολοκλήρωσης του Συμβάσεις συμμετοχής στο κόστος Συνήθως χρησιμοποιούνται σε έργα έρευνας και ανάπτυξης. Ο ανάδοχος δεν απολαμβάνει ποσοστό κέρδους όμως εμπλέκεται διότι στοχεύει στην περεταίρω αξιοποίηση των αποτελεσμάτων του έργου. Η Ευρωπαϊκή Ένωση χρησιμοποιεί τέτοιου είδους συμβάσεις όπου ο ανάδοχος συμμετέχει κατά 50% στο συνολικό κόστος του έργου. Διοίκηση Συμβάσεων 1 η έκδοση (Απρίλιος 2007) σελίδα 15 από 22

16 Εικόνα 11. Συνδυασμός τύπου σύμβασης και έργου. Από την έρευνα ως την παραγωγή έχουμε μείωση του ρίσκου όσον αφορά την ολοκλήρωση του έργου (από ± 50% σε ± 10%). Οι συμβάσεις προκαθορισμένου κόστους χρησιμοποιούνται όταν το προαναφερθέν ρίσκο είναι 25% και οι συμβάσεις αποζημίωσης κόστους χρησιμοποιούνται όταν το ρίσκο είναι 30%. Στα στάδιο της παραγωγής είναι δυνατή η λεπτομερής περιγραφή του έργου, βλέπε για παράδειγμα τις Εικόνες 1 3. Διοίκηση Συμβάσεων 1 η έκδοση (Απρίλιος 2007) σελίδα 16 από 22

17 4 Συνολική θεώρηση της διαδικασίας Η διοίκηση σύμβασης χωρίζεται σε τρία κύρια στάδια: Το πρώτο στάδιο αφορά την προετοιμασία που πραγματοποιείται στο εσωτερικό περιβάλλον του αναθέτοντος οργανισμού. Περιλαμβάνει τον προσδιορισμό του έργου, την κοστολόγηση του καθώς και τον προσδιορισμό των τεχνικών του παραμέτρων. Το πρώτο στάδιο ολοκληρώνεται με την ενσωμάτωση των προδιαγραφών του έργου σε ένα ενιαίο κείμενο αφού προηγούμενα έχει διασφαλισθεί η διαθεσιμότητα των απαραίτητων κονδυλίων για την πραγματοποίηση του έργου. Το δεύτερο στάδιο περιλαμβάνει την προκήρυξη του έργου, την συλλογή των προσφορών, την αξιολόγησή των προσφορών, την επίλυση τυχόν διαφωνιών με τους υποψήφιους αναδόχους και καταλήγει στην επιλογή του καταλληλότερου αναδόχου και την σύναψη σύμβασης για την εκτέλεση του έργου. Το τρίτο στάδιο αφορά την εκτέλεση του έργου από τον ανάδοχο, την παρακολούθηση των εργασιών του ανάδοχου, και καταλήγει ή στην παράδοση του έργου από ανάδοχο και την παραλαβή του από τον αναθέτοντα οργανισμό ή στην καταγγελία της σύμβασης και την διακοπή της πορείας εκτέλεσης του έργου. Η διαδικασία καταγγελίας της σύμβασης προβλέπεται μέσα από την σύμβαση. Συνοπτικά τα τρία στάδια απεικονίζονται στην Εικόνα 12. Εικόνα 12. Συνοπτική παρουσίαση των τριών σταδίων στην διαδικασία σύναψης συμβάσεων. Διοίκηση Συμβάσεων 1 η έκδοση (Απρίλιος 2007) σελίδα 17 από 22

18 Για την απρόσκοπτη διεξαγωγή των σταδίων της διαδικασίας ο αναθέτων οργανισμός και οι υποψήφιοι ανάδοχοι πρέπει να έχουν την ικανότητα να: Προγραμματίζουν και οργανώνουν Κοστολογούν Αξιολογούν προσφορές Ελέγχουν την πορεία των εργασιών Διαπραγματεύονται αλλαγές και να μπορούν να χειρίζονται αλλαγές προς το όφελος του έργου Στις ενότητες που ακολουθούν εξετάζουμε τις ικανότητες συνοπτικά. 4.1 Προγραμματισμός και οργάνωση εργασιών Προγραμματισμός είναι η διατύπωση του τι αποφασίσθηκε να γίνει και του πώς θα γίνει αυτό που αποφασίσθηκε. Στην πράξη ο προγραμματισμός είναι η οργανωμένη διατύπωση μιας σειράς αποφάσεων οι οποίες: 1. Ενσωματώνουν τη συλλογική κρίση πολλών ατόμων. Ο αριθμός των ατόμων αυξάνει και η σύνθεση της ομάδας εμπλουτίζεται όσο περισσότερο περίπλοκη ή/και πρωτοποριακή είναι η δραστηριότητα. 2. Περιορίζονται από καθιερωμένες επιχειρησιακές τακτικές όπως : 2.1. Η εξωτερική πολιτική της εταιρείας 2.2. Ο εσωτερικός κανονισμός λειτουργίας, και 2.3. Τα πρότυπα λειτουργίας. 3. Συνδέονται (ή καλύτερα, πρέπει να συνδέονται) μεταξύ τους. Κάθε δραστηριότητα (ή επιχειρησιακή τακτική) επηρεάζεται ή εξαρτάται από τις προηγούμενες της. Ο αναθέτων οργανισμός προγραμματίζει το έργο που πρόκειται να αναθέσει όπως για παράδειγμα αναφέρεται στην ενότητα 2. Μέσω του προγραμματισμού ο αναθέτων οργανισμός προσπαθεί να διατυπώσει με τον καλύτερο δυνατό τρόπο και στη μέγιστη δυνατή λεπτομέρεια αυτό που θέλει να αγοράσει μέσω της σύναψης σύμβασης με τον ανάδοχο. Είναι δυνατή η συνεργασία μεταξύ του αναθέτοντος οργανισμού και αναδόχου για την προετοιμασία των προδιαγραφών του έργου. Στην περίπτωση αυτή ο αναθέτων οργανισμός και ανάδοχος μπορεί να έχουν ήδη μια μακρόχρονη συνεργασία ή ο ανάδοχος να εξαιρείται από την ανάληψη του έργου. 4.2 Κοστολόγηση Πραγματοποιείται σύμφωνα με το σύστημα κοστολόγησης και εσωτερικής λογιστικής που εφαρμόζει ο κάθε συμβαλλόμενος. Ανάλογα με τις υποχρεώσεις της σύμβασης είναι δυνατόν να ζητηθεί από τον ανάδοχο να αναπροσαρμόσει το σύστημα κοστολόγησης που ακολουθεί. Υπάρχουν δύο προσεγγίσεις κοστολόγησης: Διοίκηση Συμβάσεων 1 η έκδοση (Απρίλιος 2007) σελίδα 18 από 22

19 1. Όγκου. Κοστολογούνται οι εμπλεκόμενες ποσότητες υλικά, εργατικά, μετακινήσεις, κ.λπ. 2. Διεργασιών. Κοστολογούνται οι διεργασίες (ή διαδικασίες). Προϋποθέτει την ύπαρξη ανάλογου συστήματος κοστολόγησης όπως Activity Based Costing (ABC). Ακολουθεί ενδεικτικό παράδειγμα κοστολόγησης έργου με βάση τον όγκο. Α/Α Κατηγορία Κόστος ( ) 1 Τεχνική εργασία Διοικητική εργασία Υλικά Ανάθεση σε τρίτους Μετακινήσεις Αναλώσιμα Χρήση εξοπλισμού Άλλες δαπάνες Γενικά διοικητικά έξοδα (100%) Συνολικό κόστος έργου Κέρδος (5%) Συνολικό κόστος σύμβασης Καταγράφονται 9 κατηγορίες δαπανών. Η κατηγορία #9 αφορά γενικές διοικητικές δαπάνες (overhead) που δεν είναι άμεσα σχετικές με το έργο (στο συγκεκριμένο παράδειγμα έχουν υπολογισθεί ως το 100% των δαπανών #1 και #2). Το κέρδος έχει υπολογισθεί σε ποσοστό 5% επί του συνολικού κόστους του έργου. Όταν η σύμβαση είναι προκαθορισμένου κόστους τότε η λεπτομερής ανάλυση και συμφωνία μεταξύ των συμβαλλομένων του κόστους ενδεχομένως να μην χρειάζεται να γίνουν. Σε άλλους τύπους συμβάσεων (αποζημίωσης του κόστους ή όταν το κέρδος συνδυάζεται με κίνητρο) η λεπτομερής ανάλυση και συμφωνία είναι αναγκαίες. Ιδιαίτερη περίπτωση είναι όταν η εκτέλεση του έργου από τον ανάδοχο εμπεριέχει το στοιχείο της μάθησης με αναμενόμενη μείωση του κόστους. Η ενσωμάτωση της μάθησης οδηγεί στην κοστολόγηση μέσω καμπύλης μάθησης Καμπύλη μάθησης Είναι γνωστό ότι μαθαίνουμε όσο περισσότερο κάνουμε κάτι. Η διαρκής ενασχόληση με μία συγκεκριμένη εργασία συμβάλλει στην μείωση του χρόνου που απαιτείται για την εκτέλεση της. Σε ένα περιβάλλον 80% μάθησης η προσπάθεια που απαιτείται για την εκτέλεση μιας εργασίας μειώνεται κατά 80%, συγκεκριμένα: Μονάδα παραγωγής Ανθρωποώρες Διοίκηση Συμβάσεων 1 η έκδοση (Απρίλιος 2007) σελίδα 19 από 22

20 N Η προσπάθεια υπακούει σε μια σχέση της μορφής Y = CX όπου το N 0 αναπαριστά την κλίση της καμπύλης (μάθησης) και αντιστοιχεί στο ποσοστό μάθησης, το C αντιστοιχεί στην προσπάθεια για την παραγωγή της πρώτης μονάδας, το X αναπαριστά μονάδα παραγωγής πέραν της πρώτης και το Y αντιστοιχεί στην προσπάθεια για την παραγωγή της X μονάδας. Προφανώς logy = logc N log X. Στην περίπτωση που το ποσοστό μάθησης είναι 80% τότε C = 100, Y = 80 και X = 2 και κατά συνέπεια N 0, 322. Οπότε για την παραγωγή της 20 ης μονάδας θα απαιτηθούν logy 2 0,322log 20 ή Y ανθρωποώρες. Η συνολική προσπάθεια που θα απαιτηθεί για την παραγωγή των 20 μονάδων προκύπτει από το άθροισμα της προσπάθειας για κάθε μονάδα: από την 1 η ως την 20 η. Αναλυτικά, ο υπολογισμός της προσπάθειας έχει ως εξής: Μονάδα παραγωγής Προσπάθεια ανά μονάδα Συνολική προσπάθεια N Το μοντέλο Y = CX είναι απλό. Ίσως εναλλακτικά μοντέλα να αποτυπώνουν καλύτερα την πραγματικότητα της μάθησης. Διοίκηση Συμβάσεων 1 η έκδοση (Απρίλιος 2007) σελίδα 20 από 22

21 4.3 Αξιολόγηση προσφορών Η κάθε προσφορά αξιολογείται από τον αναθέτοντα φορέα ως προς το τεχνικό της περιεχόμενο και ως προς την οικονομική της απαίτηση. Συνήθως η αξιολόγηση ως προς τα τεχνικά χαρακτηριστικά πραγματοποιείται στην βάση ικανοποιεί ή δεν ικανοποιεί τις προδιαγραφές. Η προσφορά που δεν ικανοποιεί όλες τις προδιαγραφές απορρίπτεται. Ο τρόπος αυτός της αξιολόγησης είναι κατάλληλος για ορισμένα έργα όχι όμως για άλλα όπου η τεχνική ποιότητα είναι σημαντική. Αξιολόγηση με βάση το δίπολο ικανοποιεί ή δεν ικανοποιεί δεν δίνει την δυνατότητα αξιολόγησης βέλτιστης απόδοσης κατά την εκτέλεση του έργου. Επίσης, οι προδιαγραφές του έργου μπορεί να χωρίζονται σε κυρίες και δευτερεύουσες. Η συμμόρφωση όσον αφορά τις κυρίες είναι υποχρεωτική ενώ η συμμόρφωση όσον αφορά τις δευτερεύουσες παρέχει επιπρόσθετο όφελος. Εάν θεωρήσουμε τις προδιαγραφές ως κριτήρια τότε καταλήγουμε σε ένα μοντέλο πολλαπλών κριτηρίων. Έστω K j τα κύρια κριτήρια και Δ j τα δευτερεύοντα κριτήρια. Υπενθυμίζουμε ότι τα Δ j δεν είναι υποχρεωτικά και χρησιμοποιούνται για να επιβραβεύσουν εξαιρετική ή επιπλέον απόδοση. Κάθε κριτήριο συνοδεύεται από ένα συντελεστή βαρύτητας, w K ) και w Δ ) όπου w( ) = 1 και w ( Δ ) = 1. Αναδεικνύουμε ( j ( j την υπεροχή των κυρίων κριτηρίων με ένα επιπλέον πολλαπλασιαστή βλέπε παρακάτω. Έστω si ( K j ) και si ( Δ j ) η απόδοση της i προσφοράς σε σχέση με το κριτήριο (ή προδιαγραφή) K j και Δ j, αντίστοιχα. Συνήθως το κάθε s i (.) αξιολογείται σε μια περιορισμένη κλίμακα, όπως για παράδειγμα: [ 1,2,3] όπου το 1 αντιστοιχεί σε ικανοποίηση του κριτηρίου, το 2 σε 5% επιπλέον απόδοση και το 3 σε 10% επιπλέον απόδοση (τα ποσοστά είναι ενδεικτικά). Διαμορφώνουμε ένα συνολικό σκορ για την προσφορά i ως εξής: S = λ ( K) w( K ) s ( K ) + w ( Δ ) s ( Δ )}, όπου ο συντελεστής i j K j { j i j j j i j j λ ( K) > 1 χρησιμοποιείται για να αναδείξει στην πράξη την υπεροχή των κυρίων κριτηρίων. Υπάρχει το ενδεχόμενο να μην χρησιμοποιηθούν τα δευτερεύοντα κριτήρια. Έστω δε ότι η προσφορά i έχει κόστος C i = Ci ( K) + Ci ( Δ) όπου το C i (K) και το C i (Δ) αντιστοιχούν στο επιμέρους κόστος ικανοποίησης των κυρίων και δευτερευόντων κριτηρίων, αντίστοιχα. Στη συνέχεια κατατάσσουμε τις προσφορές ανά αυξανόμενο κόστος και δημιουργούμε ένα πίνακα της μορφής: (1) (2) (3) (4) (5) (6) C C i (K) C (Δ) S w K ) s ( K ) w Δ ) ( Δ ) i i i ( j i j j j ( j s i j Ανάλογα με την πολιτική του αναθέτοντος οργανισμού και τους όρους της προκήρυξης συνδυάζουμε τις κολώνες (1) έως (6) και καταλήγουμε στην επιλογή της καλύτερης προσφοράς. Ο προσδιορισμός της σχετικής βαρύτητας του κάθε κριτηρίου, της διαδικασίας αξιολόγησης της κάθε προσφοράς όσον αφορά το κάθε επιμέρους κριτήριο και ο τρόπος συνδυασμού των περιεχομένων των στηλών (1) έως (6) αποτελούν, μεταξύ άλλων, θέματα που καλύπτονται από την πολιτική του οργανισμού όσον αφορά την Διοίκηση Συμβάσεων 1 η έκδοση (Απρίλιος 2007) σελίδα 21 από 22

22 σύναψη συμβάσεων. Επίσης, ο τύπος της σύμβασης επηρεάζει το μοντέλο αξιολόγησης των προσφορών. Η διαδικασία αξιολόγησης των προσφορών πρέπει να είναι γνωστή στους υποψηφίους αναδόχους. 4.4 Έλεγχος της πορείας των εργασιών, διαπραγμάτευση αλλαγών και κλείσιμο σύμβασης Εδώ έχουμε ως δεδομένο ότι μεταξύ των εμπλεκομένων μερών υπάρχει μια σύμβαση που είναι νομικά έγκυρη. Η σύμβαση προσδιορίζει τον τρόπο ελέγχου της πορείας των εργασιών του αναδόχου από τον αναθέτοντα οργανισμό καθώς και τις συνθήκες που ο αναθέτων οργανισμός έχει το δικαίωμα καταγγελίας και διακοπής της σύμβασης. Ο έλεγχος διεξάγεται με βάση το χρονοδιάγραμμα των εργασιών που έχει συμφωνηθεί ενώ παράλληλα με την πορεία του έργου πραγματοποιούνται και οι προσυμφωνημένες επίσης πληρωμές προς τον ανάδοχο. Αν δημιουργηθούν οι προϋποθέσεις καταγγελίας της σύμβασης υπάρχει το ενδεχόμενο η διαφορά να επιλυθεί ενώπιον των αρμοδίων δικαστικών αρχών που επίσης προσδιορίζονται από την σύμβαση. Σε ορισμένες περιπτώσεις υπάρχει το ενδεχόμενο να χρειαστεί να τροποποιηθεί το αντικείμενο εργασίας. Αν αυτό δεν προβλέπεται αρχικά τότε ο χειρισμός της τροποποίησης απαιτεί διαπραγμάτευση μεταξύ των δύο εμπλεκομένων μερών. Συνήθως όμως σε έργα που και τα δύο μέρη διακρίνουν το ενδεχόμενο τροποποίησης του έργου προσπαθούν να διαμορφώσουν μέσω της σύμβασης ευνοϊκές προϋποθέσεις ώστε η τροποποίηση να πραγματοποιηθεί με αμοιβαίο όφελος. Η δυνατότητα τροποποίησης περιορίζεται από το θεσμικό πλαίσιο λειτουργίας των εμπλεκομένων μερών καθώς και το νομοθετικό πλαίσιο που διέπει την σύναψη συμβάσεων. Η σύμβαση κλείνει με την παράδοση από τον ανάδοχο στον αναθέτοντα οργανισμό του έργου ή της υπηρεσίας που η συνεργασία των δύο προέβλεπε. Με την πιστοποίηση της καλής απόδοσης του αναδόχου ο αναθέτων οργανισμός αποπληρώνει το έργο και λύεται η συνεργασία των δύο. Ενδεχομένως με την παράδοση να επιστρέφεται στον ανάδοχο η εγγυητική επιστολή καλής εκτέλεσης. Διοίκηση Συμβάσεων 1 η έκδοση (Απρίλιος 2007) σελίδα 22 από 22