16PROC

Transcript

1 ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΠΑΙΔΕΙΑΣ, EΡΕΥΝΑΣ ΚΑΙ ΘΡΗΣΚΕΥΜΑΤΩΝ Λεωφόρος Εθνικής Αντιστάσεως 41, Νέα Ιωνία ΑΝΑΡΤΗΤΕΑ ΣΤΟ ΜΗΤΡΩΟ Δ/ΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ Ν. Ιωνία: Τμήμα Προμηθειών ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ: κα Κοκκινάκου Ρ. (διοικητική διαδικασία) Αρ. Πρωτ.: ΤΗΛ FAX: Δ/ΝΣΗ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΠΡΟΣΟΝΤΩΝ Τμήμα Εθνικού Πλαισίου Προσόντων 1. «GRECIAN TRAVEL» Πληροφορίες: κα Σγουράκη Ρ., κα Δέδε Δ. (φυσικό αντικείμενο) ΠΡΟΣ: Απόλλωνος 34, Αθήνα, τηλ , Τηλ: Fax: Υπόψη κ. Ντιναπόγια Γ. 2. «EXODOS TRAVEL Βασιλέως Αλέξανδρου 50 Περιστέρι Τηλ: Fax: «KALI TRAVEL TOURS - ΤΑΞΙΔΙΑ ΤΟΥΡΙΣΜΟΣ ΕΠΕ» Δημοκρίτου 17, Αθήνα, 10673, ΑΤΤΙΚΗΣ Τηλ: info@kalitravel.gr Υπόψη κας Κωνσταντίνου ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ Θέμα: Πρόσκληση υποβολής προσφοράς για «Υπηρεσίες έκδοσης εισιτηρίων και κράτησης ξενοδοχείων για τις ανάγκες του προγράμματος EUROPASS: Support to National EUROPASS Centres within the Erasmus+ Programme (χρηματοδότηση 50% ERASMUS+, 50% εθνική συμμετοχή) και του Εθνικού Σημείου Συντονισμού για το Ευρωπαϊκό Πλαίσιο Προσόντων/EQF-NCP (χρηματοδότηση 75% ERASMUS+, 25% εθνική συμμετοχή), έτους 2016». Ο ΕΘΝΙΚΟΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΠΡΟΣΟΝΤΩΝ & ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΟΥ ΠΡΟΣΑΝΑΤΟΛΙΣΜΟΥ (Ε.Ο.Π.Π.Ε.Π.) στο πλαίσιο των προγραμμάτων «EUROPASS: Support to National EUROPASS Centres within the Erasmus+ Programme», (χρηματοδότηση 50% ERASMUS+, 50% εθνική συμμετοχή) και του «Εθνικού Σημείου Συντονισμού για το Ευρωπαϊκό Πλαίσιο Προσόντων/EQF-NCP» (χρηματοδότηση 75% ERASMUS+, 25% εθνική συμμετοχή), για το έτος 2016 και σύμφωνα με την με αρ. πρωτ. ΔΠ/17235/ Απόφαση του Δ.Σ. του Ε.Ο.Π.Π.Ε.Π. της 202/ Συνεδρίασης του (θέμα 22o), θα προβεί στην ανάθεση υπηρεσιών έκδοσης εισιτηρίων και κράτησης ξενοδοχείων στην Ελλάδα ή το εξωτερικό για τις ανάγκες μετακινήσεων στελεχών, Διοίκησης, ειδικών εμπειρογνωμόνων και συνεργατών του Ε.Ο.Π.Π.Ε.Π. στο πλαίσιο των δράσεων του προγράμματος «EUROPASS: Support to National EUROPASS Centres within the Erasmus+ Programme» (χρηματοδότηση 50% ERASMUS+, 50% εθνική συμμετοχή) και του «Εθνικού Σημείου Συντονισμού για το Ευρωπαϊκό Πλαίσιο Προσόντων/EQF-NCP» (χρηματοδότηση 75% ERASMUS+, 25% εθνική συμμετοχή), έτους Η παροχή των υπηρεσιών έκδοσης εισιτηρίων και κράτησης ξενοδοχείων θα γίνει σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παρούσα και στο παράρτημα αυτής. Προφίλ αναδόχου Απαιτούμενα Δικαιολογητικά: Δικαίωμα συμμετοχής στην παρούσα Πρόσκληση έχουν Φυσικά ή Νομικά πρόσωπα ή ενώσεις φυσικών ή/ και νομικών προσώπων με επαγγελματική ενασχόληση στο αντικείμενο της παροχής υπηρεσιών ταξιδιών / έκδοσης εισιτηρίων / κρατήσεων σε ξενοδοχεία στην Ελλάδα ή το εξωτερικό. Ο υποψήφιος Ανάδοχος θα πρέπει να υποβάλλει στην προσφορά του τους κάτωθι τρεις (3) φακέλους:

2 i. Φάκελος δικαιολογητικών: Προφίλ αναδόχου Σε περίπτωση φυσικού προσώπου Σε περίπτωση νομικού προσώπου Οι συμμετέχοντες πρέπει να έχουν ενασχόληση και εμπειρία στην παροχή υπηρεσιών ταξιδιών / έκδοσης εισιτηρίων / κρατήσεων σε ξενοδοχεία στην Ελλάδα ή το εξωτερικό Απαιτούμενα Δικαιολογητικά 1. Απαραίτητα έγγραφα που αποδεικνύουν τη νόμιμη άσκηση δραστηριότητας. 2. Απαραίτητα έγγραφα από τα οποία φαίνονται τα πρόσωπα ή όργανα διοίκησης και οι νόμιμοι εκπρόσωποι (ισχύον, τελευταίο ΦΕΚ εκπροσώπησης). 3. Συνημμένα παρόμοια έργα τουλάχιστον ένα (1) και βεβαιώσεις που αποδεικνύουν τη σχετική εμπειρία ή/και αντίγραφα συμβάσεων και γενικότερα στοιχεία σχετικά με την άσκηση της επαγγελματικής δραστηριότητάς τους και την εμπειρία τους στην παροχή σχετικών υπηρεσιών. 4. Στοιχεία σχετικά με τις τεχνικές και επαγγελματικές ικανότητές των υποψήφιων Αναδόχων και ιδίως το απασχολούμενο προσωπικό (εμπειρία προσωπικού, εξειδίκευση προσφέροντα, κ.ά.) 5. Υπεύθυνη δήλωση του Ν. 1599/1986, στην οποία θα δηλώνεται ότι όλα τα υποβαλλόμενα στοιχεία είναι ακριβή και αληθή και αποδέχεται τους όρους και προδιαγραφές της πρόσκλησης. ii. Τεχνική Προσφορά: Οι Προσφέροντες πρέπει να συμπληρώσουν τους «ΠΙΝΑΚΕΣ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΩΝ» που ακολουθούν στο Παράρτημα και να τους συμπεριλάβουν στην «Τεχνική Προσφορά». Επίσης, οφείλουν να περιγράψουν την πολιτική και διαδικασία ακύρωσης, τις τελικές προθεσμίες και τις χρεώσεις που προβλέπονται κατά περίπτωση. iii. Οικονομική προσφορά: Οι συμμετέχοντες οφείλουν να αναγράφουν στην οικονομική τους προσφορά τη συνολική τιμή προσφοράς χωρίς φόρους και κρατήσεις και συμπεριλαμβανομένων φόρων και κρατήσεων, συμπληρώνοντας τον ειδικό ΠΙΝΑΚΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ στο Παράρτημα. Ειδικότερα, πρέπει να ληφθούν υπόψη τα παρακάτω: 1. Ο συνολικός προϋπολογισμός της δαπάνης ανέρχεται έως του ποσού των είκοσι δύο χιλιάδων ευρώ (22.000,00), συμπεριλαμβανομένων φόρων και κρατήσεων. Από το ποσό αυτό, οι αφορούν υπηρεσίες έκδοσης εισιτηρίων και κράτησης ξενοδοχείων για τις ανάγκες του προγράμματος «EUROPASS» για το έτος 2016 και βαρύνουν τον προϋπολογισμό του (χρηματοδότηση 50% ERASMUS+, 50% εθνική συμμετοχή) και οι αφορούν υπηρεσίες έκδοσης εισιτηρίων και κράτησης ξενοδοχείων για τις ανάγκες του «Εθνικού Σημείου Συντονισμού για το Ευρωπαϊκό Πλαίσιο Προσόντων/EQF-NCP» έτους 2016 και βαρύνουν τον προϋπολογισμό του (χρηματοδότηση 75% ERASMUS+, 25% εθνική συμμετοχή). Ειδικότερα, το ως άνω ποσό αφορά την ανάθεση υπηρεσιών έκδοσης εισιτηρίων και κράτησης ξενοδοχείων για τις ανάγκες μετακινήσεων των στελεχών, της Διοίκησης, των ειδικών εμπειρογνωμόνων και των συνεργατών του Ε.Ο.Π.Π.Ε.Π. 2. Ο Ανάδοχος θα επιλεγεί με κριτήριο τη χαμηλότερη τιμή προσφοράς, εφόσον πληρούνται οι προδιαγραφές και όροι της Πρόσκλησης. 3. Στην προσφορά θα πρέπει απαραίτητα να αναφέρεται η πολιτική ακυρώσεων μετά την έκδοση, τις τελικές προθεσμίες και τυχόν χρεώσεις που προβλέπονται κατά περίπτωση. 4. Δεκτή θα γίνει η προσφορά για το σύνολο των υπό προμήθεια υπηρεσιών. Προσφορά που δεν καλύπτει τις προαναφερθείσες τεχνικές προδιαγραφές ή παρουσιάζει εναλλακτική οικονομική προσφορά απορρίπτεται ως απαράδεκτη. 5. Οι προσφορές θα πρέπει να έχουν ισχύ διάρκειας (2) δύο μηνών από την επομένη της καταληκτικής ημερομηνίας υποβολής τους. 6. Ο Ε.Ο.Π.Π.Ε.Π. εγκαίρως θα γνωστοποιήσει εγγράφως στον Ανάδοχο τον οριστικό αριθμό δωματίων και διανυκτερεύσεων, το προτεινόμενο ξενοδοχείο, όταν ο διοργανωτής των συναντήσεων (π.χ. Ευρωπαϊκή Επιτροπή, άλλο Ευρωπαϊκό Κέντρο Europass ή NCP, κλπ.) υποδεικνύει για τις ανάγκες της διοργάνωσης τη διαμονή των συμμετεχόντων σε συγκεκριμένο ξενοδοχείο, καθώς και τον οριστικό κατάλογο συμμετεχόντων και αντίστοιχων ημερομηνιών, τόπων προορισμού και ωρών μετακίνησής τους. Οι μετακινήσεις, που αναφέρονται στο συνημμένο Παράρτημα, ενδέχεται να διαφοροποιηθούν, ανάλογα με τις ανάγκες υλοποίησης των δράσεων των προγραμμάτων, κατά τη διάρκεια της σύμβασης. Επίσης, ενδέχεται να υπάρξουν έκτακτες μετακινήσεις, οι οποίες θα πρέπει να υποστηριχθούν από τον Ανάδοχο, εφόσον δεν ξεπερνούν το συνολικό προϋπολογισθέν συμβατικό τίμημα του έργου. Οι υπό προμήθεια υπηρεσίες για την πραγματοποίηση των υπηρεσιακών μετακινήσεων στο πλαίσιο των προγραμμάτων θα οριστικοποιούνται με την εκάστοτε εντολή μετακίνησης, με την υποβολή, τότε, σχετικής δεσμευτικής προσφοράς από τον Ανάδοχο, ανάλογης οικονομικά και ποιοτικά με την 2

3 υποβληθείσα στο πλαίσιο της παρούσας προσφοράς του. Σε κάθε περίπτωση, όμως, οι ως άνω υπηρεσίες, συνολικά και για όλη τη συμβατική διάρκεια δε θα ξεπερνούν τον ως άνω αναφερόμενο προϋπολογισμό. 7. Η Αναθέτουσα Αρχή διατηρεί το δικαίωμα να παρακολουθήσει με όποιο πρόσφορο τρόπο κρίνει σκόπιμο (π.χ. διαδίκτυο) ότι ο ανάδοχος επιλέγει και προτείνει στην Αναθέτουσα Αρχή τις προσφορότερες από άποψη κόστους, 16PROC χρόνου και ποιότητας εναλλακτικές λύσεις Σε περιπτώσεις διαπίστωσης απόκλισης από τα ανωτέρω η Αναθέτουσα Αρχή ενημερώνει σχετικά τον Ανάδοχο, διατηρώντας το δικαίωμα οποτεδήποτε να καταγγείλει την υπογραφείσα σύμβαση όταν διαπιστώσει ότι ο Ανάδοχος δεν επιδιώκει να επιτύχει και δεν επιτυγχάνει το συμφερότερο οικονομικό αποτέλεσμα (τη μεγαλύτερη οικονομική έκπτωση) για τον Οργανισμό ή δεν δεσμεύεται από την προσφορά του Αναδόχου, στην περίπτωση που, χωρίς την παρέμβαση του Αναδόχου, μπορεί να επιτύχει μεγαλύτερο οικονομικό όφελος, είτε ο Ε.Ο.Π.Π.Ε.Π. είτε με τη μεσολάβηση τρίτου, από το προτεινόμενο οικονομικό όφελος (προσφορά) του Αναδόχου. Σε κάθε περίπτωση ο Ε.Ο.Π.Π.Ε.Π. διατηρεί το δικαίωμα να μη χρησιμοποιεί τις υπηρεσίες του Αναδόχου, εφόσον ευρίσκει αλλού χαμηλότερες τιμές. 8. Ο Ανάδοχος που θα προκύψει θα υπογράψει σχετική σύμβαση με τον Οργανισμό. Με την υπογραφή της ο Ανάδοχος θα πρέπει να υποβάλλει: i. Φορολογική Ενημερότητα, ii. Υπεύθυνη δήλωση για τους φορείς κοινωνικής ασφάλισης στους οποίους οφείλει να καταβάλει εισφορές, iii. Πιστοποιητικό Ασφαλιστικής Ενημερότητας από όλους τους οργανισμούς κοινωνικής ασφάλισης στους οποίους οφείλει να καταβάλλει εισφορές, iv. Πιστοποιητικό του οικείου Επιμελητηρίου και λοιπά δικαιολογητικά που τυχόν απαιτηθούν. 9. Η Αναθέτουσα Αρχή δεν δεσμεύεται για την κάλυψη του κατά τα ανωτέρω συνολικού προϋπολογισθέντος συμβατικού τιμήματος (22.000,00 ) συμπεριλαμβανομένων φόρων και κρατήσεων, ενώ σε ενδεχόμενο εξάντλησης του συνολικού συμβατικού τιμήματος πριν τη λήξη του συμβατικού χρόνου (έως 31/12/2016), η σύμβαση λύεται αυτοδίκαια και ο Ανάδοχος δεν έχει δικαίωμα να διεκδικήσει οποιαδήποτε αποζημίωση. 10. Ο Ανάδοχος οφείλει να παρέχει τις υπηρεσίες για τις ανάγκες υλοποίησης του προγράμματος «EUROPASS», (χρηματοδότηση 50% ERASMUS+, 50% εθνική συμμετοχή) και του «Εθνικού Σημείου Συντονισμού για το Ευρωπαϊκό Πλαίσιο Προσόντων/EQF-NCP» (χρηματοδότηση 75% ERASMUS+, 25% εθνική συμμετοχή), κατά το έτος 2016, σε συνεργασία με τα αρμόδια στελέχη του Ε.Ο.Π.Π.Ε.Π. που θα οριστούν για την παρακολούθηση και παραλαβή του συγκεκριμένου έργου. 11. Η καταβολή της αμοιβής στον Ανάδοχο θα πραγματοποιείται σταδιακά, μετά την παροχή των υπηρεσιών, τη βεβαίωση καλής εκτέλεσης από τις αρμόδιες Επιτροπές Παρακολούθησης Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ) για τις υπηρεσίες που αντιστοιχούν στο τιμολόγιο/α του Αναδόχου, αφού προσκομισθούν όλα τα απαραίτητα δικαιολογητικά πληρωμής (κατάθεση του σχετικού τιμολογίου, λοιπά δικαιολογητικά κατά περίπτωση που θα ζητηθούν από τις αρμόδιες υπηρεσίες) και γίνουν οι νόμιμες κρατήσεις, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις. 12. Διευκρινίσεις ως προς το φυσικό αντικείμενο του έργου θα παρέχονται σε κάθε ενδιαφερόμενο από τη Διεύθυνση Πιστοποίησης Προσόντων του Ε.Ο.Π.Π.Ε.Π., τηλ , κα Ρέα Σγουράκη, , κα Δ. Δέδε. 13. Ο Ε.Ο.Π.Π.Ε.Π. διατηρεί το δικαίωμα υπαναχώρησης από την παρούσα πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος, σε οποιοδήποτε στάδιο και μέχρι την επιλογή αναδόχου χωρίς την καταβολή αποζημίωσης στους έχοντες εκδηλώσει ενδιαφέρον. 14. Παρακαλούμε να αποστείλετε την προσφορά σας στο πρωτόκολλο του Ε.Ο.Π.Π.Ε.Π. (Λεωφ. Εθνικής Αντιστάσεως 41, 14234, Ν. Ιωνία) αυτοπροσώπως, ταχυδρομικά, με συστημένη επιστολή ή με ιδιωτικό ταχυδρομείο (courier), μέχρι Τετάρτη 16 Μαρτίου 2016 και ώρα 15:00 μμ., με την ένδειξη «Υπηρεσίες έκδοσης εισιτηρίων και κράτησης ξενοδοχείων για τις ανάγκες του προγράμματος EUROPASS (χρηματοδότηση 50% ERASMUS+, 50% εθνική συμμετοχή) και του Εθνικού Σημείου Συντονισμού για το Ευρωπαϊκό Πλαίσιο Προσόντων/EQF-NCP (χρηματοδότηση 75% ERASMUS+, 25% εθνική συμμετοχή), έτους 2016». Ο Πρόεδρος του Δ.Σ. του Ε.Ο.Π.Π.Ε.Π. Βασίλειος Δαγδιλέλης Εσωτερική Διανομή 1. Γραφείο Προέδρου 2. Δ/νση Διοικητικών- Οικονομικών Υπηρεσιών (Τμήματα Διοικητικού, Προμηθειών) 3. Δ/νση Πιστοποίησης Προσόντων (Τμήμα Εθνικού Πλαισίου Προσόντων) 3

4 Π Α Ρ Α Ρ Τ Η Μ Α ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ Α. ΠΑΡΕΧΟΜΕΝΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ Η παροχή των υπηρεσιών έκδοσης εισιτηρίων και κράτησης ξενοδοχείων για τις ανάγκες μετακινήσεων στελεχών, Διοίκησης, ειδικών εμπειρογνωμόνων και συνεργατών του Ε.Ο.Π.Π.Ε.Π. στο πλαίσιο των δράσεων του προγράμματος «EUROPASS» (χρηματοδότηση 50% ERASMUS+, 50% εθνική συμμετοχή) και του «Εθνικού Σημείου Συντονισμού για το Ευρωπαϊκό Πλαίσιο Προσόντων/EQF-NCP» (χρηματοδότηση 75% ERASMUS+, 25% εθνική συμμετοχή), έτους 2016, αναφέρεται στα κάτωθι: α) Κάλυψη αναγκών μετακίνησης με μεταφορικό μέσο, στο εσωτερικό: το αεροπλάνο (οικονομική θέση) ή το πλοίο ή το τραίνο (Β' θέση) ή υπεραστικό λεωφορείο και στο εξωτερικό: με μεταφορικό μέσο κυρίως το αεροπλάνο (οικονομική θέση), καθώς και τραίνο κυρίως για συνδυασμένες μετακινήσεις (αεροπλάνο-τραίνο) σε πόλεις που δεν έχουν αεροδρόμιο ή που δε συνδέονται με απευθείας πτήσεις. β) Κάλυψη αναγκών διαμονής στο εσωτερικό και εξωτερικό: μέσος χρόνος διαμονής μία (1) έως και τρεις (3) ημέρες ανά ταξίδι. Συγκεκριμένα, για τις ανάγκες μετακινήσεων στελεχών, Διοίκησης, ειδικών εμπειρογνωμόνων και συνεργατών του Ε.Ο.Π.Π.Ε.Π. στο πλαίσιο των δράσεων του προγράμματος «EUROPASS» (χρηματοδότηση 50% ERASMUS+, 50% εθνική συμμετοχή), και του «Εθνικού Σημείου Συντονισμού για το Ευρωπαϊκό Πλαίσιο Προσόντων/EQF-NCP» (χρηματοδότηση 75% ERASMUS+, 25% εθνική συμμετοχή) έτους 2016, προβλέπεται να χρειαστούν ειδικότερα οι ακόλουθες υπηρεσίες: ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ EUROPASS 2016 Διαμονή και Εισιτήρια για κινητικότητα σε Ευρωπαϊκή/ες πόλη/εις που θα προσδιοριστεί από το δίκτυο Mediterranean National Europass Centres (MED - NEC) ή για τη συμμετοχή στελεχών ΕΟΠΠΕΠ σε study visit Διαμονή και Εισιτήρια Λισσαβώνα 1-2 δωμάτια 2-3 ανά άτομο Μέσα στο 2016 Διαμονή και Εισιτήρια Ρώμη 1-2 δωμάτια 2-3 ανά άτομο Μέσα στο 2016 Διαμονή και Εισιτήρια Πράγα 1-2 δωμάτια 2-3 ανά άτομο Κατ εκτίμηση Απρίλιος ή Μάιος 2016 Διαμονή και Εισιτήρια Στοκχόλμη (ή άλλη ευρωπαϊκή πόλη) 1-2 δωμάτια 3-4 ανά άτομο Διαμονή και Εισιτήρια Κύπρος Μέσα στο 2016 (κατ εκτίμηση Μάιος) 4

5 1-2 δωμάτια 2-3 ανά άτομο Μέσα στο 2016 Συναντήσεις του δικτύου EUROPASS και του Mobility Working Group Διαμονή και Εισιτήρια Ζάγκρεμπ (ή άλλη ευρωπαϊκή πόλη) 1-2 δωμάτια 1-2 ανά άτομο Μέσα στο 2016 Διοργάνωση της Αντιπροσωπείας της Ε.Ε. κατά το 2016 Διαμονή και Εισιτήρια Χανιά 1 δωμάτιο 2 1 δωμάτιο 1-2 Άφιξη 20-21/5/2016 Χανιά Εφόσον προκύψει άλλη διοργάνωση της αντιπροσωπείας της Ε.Ε. σε πόλη της Ελλάδας Μέσα στο 2016 ΕΘΝΙΚΟ ΣΗΜΕΙΟ ΣΥΝΤΟΝΙΣΜΟΥ ΓΙΑ ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΠΡΟΣΟΝΤΩΝ/EQF-NCP 2016 Διαμονή και Εισιτήρια για κινητικότητα σε Ευρωπαϊκή/ες πόλη/εις για συμμετοχή σε τακτικές συναντήσεις του δικτύου EQF-NCPs, σε συναντήσεις-plas του EQF Advisory Group, σε επιμορφωτικές επισκέψεις (study visits) σε αντίστοιχα EQF/NCPs ή/και σε σχετικά συνέδρια, σε συναντήσεις σχετικές με το ECVET κλπ. Διαμονή και Εισιτήρια Βρυξέλλες Για συμμετοχή σε 5-6 συναντήσεις του EQF Advisory Group και του ECVET (κάποια/ες από τις συναντήσεις αυτές είναι δυνατό να πραγματοποιηθεί/ούν και σε άλλη ευρωπαϊκή πόλη) 1-2 δωμάτια 1-2 ανά άτομο 5-6 ημερομηνίες μέσα στο 2016 Διαμονή και Εισιτήρια Λουξεμβούργο 1-2 δωμάτια 1-2 ανά άτομο Μέσα στο 2016 Διαμονή και Εισιτήρια Ιρλανδία 5

6 1-2 δωμάτια 1-2 ανά άτομο Μέσα στο 2016 Διαμονή και Εισιτήρια Ρίγα 1-2 δωμάτια 1-2 ανά άτομο Διαμονή και Εισιτήρια Μπιλμπάο Μέσα στο 2016 (κατ εκτίμηση Μάιος 2016) 1-2 δωμάτια 1-2 ανά άτομο Διαμονή και Εισιτήρια Κύπρος Μέσα στο 2016 (κατ εκτίμηση Σεπτέμβριος 2016) 1-2 δωμάτια 1-2 ανά άτομο Μέσα στο 2016 (κατ εκτίμηση Νοέμβριος 2016) Διοργάνωση της Αντιπροσωπείας της Ε.Ε. κατά το 2016 Διαμονή και Εισιτήρια (Κατερίνη, Χανιά) 1 δωμάτιο 2 1 δωμάτιο 2 1 δωμάτιο 1-2 Σεμινάρια Άφιξη 15-16/4/2016 Κατερίνη Άφιξη 20-21/5/2016 Χανιά Εφόσον προκύψει άλλη διοργάνωση της αντιπροσωπείας της Ε.Ε. σε πόλη της Ελλάδας Μέσα στο 2016 Διαμονή και Εισιτήρια (Θεσσαλονίκη ή άλλη ελληνική πόλη) 1 δωμάτιο 1-2 Μέσα στο

7 Β. ΠΙΝΑΚΑΣ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΩΝ Οι Προσφέροντες πρέπει να συμπληρώσουν τους πίνακες που ακολουθούν και να τους συμπεριλάβουν στο φάκελο «Τεχνική Προσφορά». Ο παρακάτω Πίνακας, συμπληρωμένος από τους Προσφέροντες, αποτελεί αναπόσπαστο μέρος του Φακέλου 16PROC Τεχνικής Προσφοράς Η στήλη «ΑΠΑΙΤΗΣΗ» έχει συμπληρωθεί από την Αναθέτουσα Αρχή με ΝΑΙ για τις απαιτούμενες υπηρεσίες και με ΟΧΙ για τις επιθυμητές υπηρεσίες και προσόντα. Η στήλη «ΑΠΑΝΤΗΣΗ» συμπληρώνεται από τους Προσφέροντες με ΝΑΙ ή ΟΧΙ. Σε περίπτωση που ένα κελί είναι ΚΕΝΟ θεωρείται ότι η απάντηση είναι ΟΧΙ. ΠΙΝΑΚΑΣ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΩΝ Παροχή Υπηρεσιών / Τεχνικά χαρακτηριστικά ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ 1. ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ Α. ΕΙΣΙΤΗΡΙΑ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ 1. Προμήθεια εισιτηρίων αεροπορικών, ακτοπλοϊκών και ΝΑΙ σιδηροδρομικών γραμμών για οποιαδήποτε διαδρομή στο εσωτερικό, καθώς και δρομολόγια υπεραστικών λεωφορείων. 2. Κράτηση εισιτηρίων μέσω αναγνωρισμένων αεροπορικών και ΝΑΙ ακτοπλοϊκών εταιρειών. 3. Διάθεση των οικονομικότερων εισιτηρίων ανά περίπτωση. ΝΑΙ 4. Δυνατότητα αλλαγής πτήσης ή/και δρομολογίου σε έκτακτες ΝΑΙ περιπτώσεις. 5. Ολοκλήρωση της κράτησης εισιτηρίων το αργότερο εντός δύο ΝΑΙ εργασίμων ημερών από την ημερομηνία ενημέρωσης του πρακτορείου. 6. Έκδοση, εκτύπωση και αποστολή των εισιτηρίων και των αντίστοιχων vouchers στα γραφεία του Ε.Ο.Π.Π.Ε.Π., καθώς και ηλεκτρονική αποστολή των vouchers και e-tickets. ΝΑΙ 7. Δυνατότητα έκδοσης σχετικών αναφορών με ένδειξη ΝΑΙ τουλάχιστον των πραγματοποιηθέντων ταξιδιών, των αριθμών εισιτηρίων (όπου απαιτούνται), των ονοματεπωνύμων των δικαιούχων, της ώρας αναχώρησης και ώρας επιστροφής σε πραγματικούς χρόνους. 8. Δυνατότητα εισιτηρίων με εκδρομικό ναύλο. ΝΑΙ 9. Δυνατότητα έκδοσης εισιτηρίων με ειδικό ναύλο ΝΑΙ συμπεριλαμβανομένου και του Σαββατοκύριακου. 10 Δυνατότητα ακύρωσης (οι Προσφέροντες οφείλουν να ΝΑΙ περιγράψουν αναλυτικά την πολιτική και διαδικασία ακύρωσης, τις τελικές προθεσμίες και τις χρεώσεις που προβλέπονται κατά περίπτωση). 11. Επικοινωνία και συνεννόηση με τους μετακινούμενους για τη ΝΑΙ διευθέτηση των διαδικασιών μετακίνησης. 12. Συντονισμός και οργάνωση ομαδικών τοπικών μετακινήσεων. ΝΑΙ Β. ΕΙΣΙΤΗΡΙΑ ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΥ 14. Προμήθεια εισιτηρίων αεροπορικών, ακτοπλοϊκών και ΝΑΙ σιδηροδρομικών γραμμών για οποιαδήποτε διαδρομή στο εξωτερικό. 15. Κράτηση εισιτηρίων μέσω διεθνώς αναγνωρισμένων ΝΑΙ αεροπορικών αερογραμμών. 16. Διάθεση των οικονομικότερων εισιτηρίων ανά περίπτωση. ΝΑΙ 17. Δυνατότητα αλλαγής πτήσης ή/και δρομολογίου σε έκτακτες ΝΑΙ περιπτώσεις. 18. Ολοκλήρωση της κράτησης εισιτηρίων το αργότερο εντός δύο ΝΑΙ εργασίμων ημερών από την ημερομηνία ενημέρωσης του πρακτορείου. 19. Έκδοση, εκτύπωση και αποστολή των εισιτηρίων και των αντίστοιχων vouchers στα γραφεία του Ε.Ο.Π.Π.Ε.Π., καθώς και ηλεκτρονική αποστολή των vouchers και e-tickets. ΝΑΙ 20. Δυνατότητα έκδοσης σχετικών αναφορών με ένδειξη ΝΑΙ τουλάχιστον των πραγματοποιηθέντων ταξιδιών, των αριθμών εισιτηρίων (όπου απαιτούνται), των ονοματεπώνυμων των δικαιούχων, της ώρας αναχώρησης και ώρας επιστροφής σε 7

8 πραγματικούς χρόνους 21. Δυνατότητα έκδοσης βίζας, όπου απαιτείται. ΝΑΙ 22. Δυνατότητα εισιτηρίων με εκδρομικό ναύλο. ΝΑΙ 23. Δυνατότητα έκδοσης εισιτηρίων με ειδικό ναύλο ΝΑΙ συμπεριλαμβανομένου και του Σαββατοκύριακου. 24. Δυνατότητα ακύρωσης (οι Προσφέροντες οφείλουν να ΝΑΙ περιγράψουν αναλυτικά την πολιτική και διαδικασία ακύρωσης, τις τελικές προθεσμίες και τις χρεώσεις που προβλέπονται κατά περίπτωση). 25. Επικοινωνία και συνεννόηση με τους μετακινούμενους για τη ΝΑΙ διευθέτηση των διαδικασιών μετακίνησης. 26. Συντονισμός και οργάνωση ομαδικών τοπικών μετακινήσεων. ΝΑΙ Γ. ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΔΙΑΜΟΝΗΣ 28. Εξασφάλιση διαμονής σε ξενοδοχεία Α', Β ή Γ κατηγορίας για ΝΑΙ οποιοδήποτε μέρος στο εσωτερικό, με επιλογή των οικονομικότερων ξενοδοχείων ανά περίπτωση. 29. Εξασφάλιση διαμονής για οποιοδήποτε μέρος στο εξωτερικό, ΝΑΙ με επιλογή των οικονομικότερων ξενοδοχείων ανά περίπτωση. 30. Εξασφάλιση διαμονής με παροχή τουλάχιστον πρωινού. ΝΑΙ 31. Εξασφάλιση διαμονής με ημιδιατροφή όταν απαιτείται. ΝΑΙ 32. Άμεση εξεύρεση ξενοδοχείου. ΝΑΙ 33. Δυνατότητα επιλογής ξενοδοχείων πέραν εκείνων που ΝΑΙ περιλαμβάνονται στην κατάσταση συνεργατών του πρακτορείου. 34. Δυνατότητα ακύρωσης (οι Προσφέροντες οφείλουν να ΝΑΙ περιγράψουν αναλυτικά την πολιτική και διαδικασία ακύρωσης, τις τελικές προθεσμίες και τις χρεώσεις που προβλέπονται κατά περίπτωση). 35. Διαπραγμάτευση τιμών συμπεριλαμβανομένων ειδικών ΝΑΙ παροχών. 36. Διαχείριση της πληρωμής των ξενοδοχείων. ΝΑΙ Δ. ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΤΟΥ ΑΝΑΔΟΧΟΥ 37. Ο Ανάδοχος υποχρεούται να τηρεί πλήρη εχεμύθεια, να μη ΝΑΙ γνωστοποιεί σε τρίτους και να κρατά μυστική κάθε πληροφορία που περιέρχεται στην αντίληψή του από την εκτέλεση του παρόντος έργου. 38. Ο Ανάδοχος υποχρεούται να παρέχει ανά δίμηνο αναλυτική ΝΑΙ κατάσταση των υπηρεσιών που έχουν παρασχεθεί, καθώς και του υπολειπόμενου προϋπολογισμού. 39. Ο Ανάδοχος οφείλει να ανταποκρίνεται στα αιτήματα της ΝΑΙ Αναθέτουσας Αρχής εντός εικοσιτεσσάρων (24) ωρών από την υποβολή του εκάστοτε αιτήματος. 40. Ο Ανάδοχος οφείλει να διατηρεί τα e-tickets σε ηλεκτρονική ΝΑΙ μορφή για τουλάχιστον τέσσερις (4) μήνες από την έκδοσή τους. 41. Δυνατότητα επικοινωνίας σε έκτακτες περιπτώσεις και μετά τις καθημερινά, καθώς και όλο το Σαββατοκύριακο. ΝΑΙ 2. ΕΠΙΘΥΜΗΤΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ & ΠΡΟΣΟΝΤΑ 42. Δυνατότητα κράτησης και αγοράς εισιτηρίων μέσω Internet. ΝΑΙ 43. Ο Ανάδοχος να διαθέτει χωριστό τμήμα εξυπηρέτησης εταιριών ΟΧΙ και να διαθέτει συγκεκριμένο/ους εργαζόμενους στην εκτέλεση του παρόντος έργου. 44. Δυνατότητα επιλογής ξενοδοχείων μέσω internet. ΝΑΙ 45. Σε περίπτωση αλλαγής πτήσης, μη δυνατότητας ΝΑΙ πραγματοποίησής της, overbooking ή ανωτέρας βίας για λόγους πέραν της υπαιτιότητας του πρακτορείου που συνεπάγεται επιπλέον διαμονή του μετακινούμενου, ο Ανάδοχος να υποβάλει το σχετικό δικαιολογητικό. 8

9 Γ. ΠΙΝΑΚΑΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ Οι Προσφέροντες πρέπει να συμπληρώσουν τον πίνακα που ακολουθεί και να τον περιλάβουν στον φάκελο με την ένδειξη «Οικονομική Προσφορά». Η οικονομική προσφορά θα είναι υπογεγραμμένη από τον προσφέροντα και πρέπει 16PROC να αναφέρει με σαφήνεια την προσφερόμενη τιμή σε ευρώ. Οι προσφερόμενες επιμέρους τιμές, καθώς και η συνολική προσφερόμενη τιμή θα δίνονται με ακρίβεια δύο (2) δεκαδικών ψηφίων (π.χ. 00,00). Ακόμη και στην περίπτωση μηδενικής έκπτωσης ή μη χρέωσης τέλους εξυπηρέτησης θα πρέπει να αναγράφεται στο αντίστοιχο πεδίο αριθμητικά 0,00. ΠΙΝΑΚΑΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ 1. Προσφερόμενη τιμή χωρίς φόρους και κρατήσεις (ολογράφως και αριθμητικώς) 2. Ποσό Έκπτωσης 3. (Τυχόν) Ποσό τέλους εξυπηρέτησης (service fee) σε (επί της συνολικής τιμής χωρίς φόρους και κρατήσεις) Για τις υπηρεσίες έκδοσης εισιτηρίων ως αναφέρονται στον πίνακα μετακινήσεων ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ EUROPASS Για τις υπηρεσίες κράτησης ξενοδοχείων ως αναφέρονται στον πίνακα μετακινήσεων ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ EUROPASS ΣΥΝΟΛΙΚΗ ΠΡΟΣΦΕΡΟΜΕΝΗ ΤΙΜΗ ΜΕ ΦΟΡΟΥΣ ΚΑΙ ΚΡΑΤΗΣΕΙΣ (Άθροισμα τιμών όλων των μετακινήσεων (συμπεριλαμβανομένων τυχόν ποσού έκπτωσης και τέλους εξυπηρέτησης) (ολογράφως και αριθμητικώς) ΟΔΗΓΙΕΣ ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗΣ ΠΙΝΑΚΑ: Σε κάθε περίπτωση η προσφερόμενη τιμή συμπεριλαμβανομένων των ποσών έκπτωσης και του τέλους εξυπηρέτησης, δε θα πρέπει να ξεπερνούν το συνολικό Προϋπολογισμό του έργου. Το κόστος προσφοράς (χωρίς φόρους και κρατήσεις (συμπεριλαμβανομένων τυχόν ποσού έκπτωσης και τέλους εξυπηρέτησης) θα περιλαμβάνει όλες τις επιβαρύνσεις, καθώς και τις νόμιμες υπέρ τρίτων κρατήσεις, οι οποίες βαρύνουν αποκλειστικά τον προσφέροντα. Η Αναθέτουσα Αρχή δεν δεσμεύεται για την κάλυψη του κατά τα ανωτέρω προϋπολογισθέντος τιμήματος, που αφορά ενδεικτικό αριθμό και άλλα επιμέρους στοιχεία μετακινήσεων για τις ανάγκες υλοποίησης του προγράμματος EUROPASS 2016 που ενδέχεται να διαφοροποιηθούν εντός του συμβατικού τιμήματος ανάλογα με τις ανάγκες του προγράμματος. Η Αναθέτουσα δε δεσμεύεται για την κάλυψη του συμβατικού τιμήματος του έργου. Η συνολική προσφερόμενη τιμή με φόρους και κρατήσεις (συμπεριλαμβανομένων τυχόν ποσού έκπτωσης και τέλους εξυπηρέτησης) θα γράφεται αριθμητικώς και ολογράφως. Σε περίπτωση ασυμφωνίας μεταξύ αριθμητικώς και ολογράφως υπερισχύει το ολογράφως. Σε περίπτωση ασυμφωνίας μεταξύ επιμέρους τιμών και συνολικής προσφερόμενης τιμής υπερισχύουν οι επιμέρους τιμές, και η επιτροπή αξιολόγησης προσφορών θα υπολογίσει τη σωστή συνολική τιμή με βάση την οποία θα αξιολογηθεί η προσφορά. 9