ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΟΥ Ο ΗΓΟΣ ΧΡΗΣΗΣ Υπηρεσία Πληροφορικής και Τεχνολογίας

Transcript

1 ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΟΥ Ο ΗΓΟΣ ΧΡΗΣΗΣΣ Υπηρεσία Πληροφορικής και Τεχνολογίας

2 Έκδοση 3.0 Ημερομηνία 7/07/2015 Συγγραφέας Γραφείο Υποστήριξης Χρηστών, Υπηρεσία Πληροφορικής & Τεχνολογίας Ανοικτό Πανεπιστήμιο Κύπρου Ιδιοκτησία Υπηρεσία Πληροφορικής & Τεχνολογίας Ανοικτό Πανεπιστήμιο Κύπρου 2

3 ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ 1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ Χρήση του Outlook Web App σε επιτραπέζιους και φορητούς υπολογιστές Λειτουργικά συστήματα Windows... 5 Άλλα λειτουργικά συστήματα... 7 Χρήση του Outlook Web App σε smartphone και tablet ΒΑΣΙΚΗ ΟΘΟΝΗ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΟΥ Λίστα φακέλων... 8 Νέο μήνυμα... 9 Λίστα μηνυμάτων... 9 Αναζήτηση και ενσωματωμένα φίλτρα... 9 Παράθυρο ανάγνωσης Μετακίνηση σε άλλες οθόνες ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑ Λήψη Μηνυμάτων Δημιουργία νέου μηνύματος Ορισμός Παραληπτών Ορισμός θέματος και συγγραφή μηνύματος Επισύναψη αρχείων Εργασία με πρόχειρα Απάντηση Μηνύματος Προώθηση Μηνύματος Μορφοποίηση μηνυμάτων στο Outlook Web App Αλλαγή μορφοποίησης Απεσταλμένα Μηνύματα Διαγραφή μηνύματος Τακτοποίηση μηνυμάτων ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ Δημιουργία Συνάντησης Πρόσκληση Συμμετεχόντων Αλλαγή Συνάντησης Διαγραφή/Ακύρωση Συνάντησης Απάντηση σε Πρόσκληση για Συνάντηση

4 5 ΑΤΟΜΑ Κατάλογος Οι Επαφές Μου Δημιουργία Νέας Επαφής Αλλαγή Στοιχείων Επαφής Διαγραφή Επαφής Αναζήτηση στην καρτέλα Άτομα ΡΥΘΜΙΣΕΙΣ Δημιουργία Υπογραφής Αλλαγή Γλώσσας και μορφής ώρας Αλλαγή Κωδικού Πρόσβασης Περιορισμοί Ασφάλειας για τον Κωδικό Πρόσβασης ΕΞΟΔΟΣ ΑΠΟ ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ

5 1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ Ο παρών οδηγός αφορά στη χρήση της Υπηρεσίας Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου του Ανοικτού Πανεπιστημίου Κύπρου (ΑΠΚΥ). Στον οδηγό δίνονται οδηγίες για τις βασικές λειτουργίες του συστήματος. Περισσότερες πληροφορίες ή και λεπτομέρειες για τις δυνατότητες του συστήματος μπορείτε να βρείτε στον on-line οδηγό χρήσης του Microsoft Outlook Web App. Ο οδηγός είναι διαθέσιμος στην ηλεκτρονική διεύθυνση Επίσης, σε οποιοδήποτε σημείο του συστήματος είστε, πατώντας το κουμπί Βοήθεια (Help), το σύστημα θα σας παρουσιάσει το αντίστοιχο κεφάλαιο του οδηγού. 1.1 Χρήση του Outlook Web App σε επιτραπέζιους και φορητούς υπολογιστές Για την καλύτερη εμπειρία με το Outlook Web App, επιλέξτε ένα συνδυασμό λειτουργικού συστήματος και προγράμματος περιήγησης με την ένδειξη λειτουργικότητας "Βέλτιστη". Το Outlook Web App είναι διαθέσιμο και σε άλλους συνδυασμούς λειτουργικών συστημάτων και προγραμμάτων περιήγησης web, αλλά δεν είναι διαθέσιμες όλες οι δυνατότητές του. Ορισμένα προγράμματα περιήγησης υποστηρίζουν μόνο την έκδοση Light του Outlook Web App. Βέλτιστη: λειτουργούν όλες οι δυνατότητες. Καλή: λειτουργούν οι περισσότερες δυνατότητες. Απλή: το πρόγραμμα περιήγησης εμφανίζει την απλή έκδοση του Outlook Web App Λειτουργικά συστήματα Windows Πρόγραμμα περιήγησης Web Internet Explorer 7 Internet Explorer 8 Internet Explorer 9 Windows XP Windows Vista Windows 7 Windows 8 Απλή Δεν διατίθεται Δεν διατίθεται Δεν διατίθεται Απλή Απλή Απλή Δεν διατίθεται Δεν διατίθεται Βέλτιστη Βέλτιστη Δεν διατίθεται 5

6 Internet Explorer 10 Internet Explorer 11 Τρέχουσα ή προηγούμενη έκδοση του Firefox Δεν διατίθεται Δεν διατίθεται Βέλτιστη Βέλτιστη περιλαμβάνεται δυνατότητα πρόσβασης χωρίς σύνδεση περιλαμβάνεται δυνατότητα πρόσβασης χωρίς σύνδεση Δεν διατίθεται Δεν διατίθεται Βέλτιστη Βέλτιστη περιλαμβάνεται περιλαμβάνεται δυνατότητα δυνατότητα πρόσβασης πρόσβασης χωρίς σύνδεση χωρίς σύνδεση Βέλτιστη Βέλτιστη Βέλτιστη περιλαμβάνεται δυνατότητα πρόσβασης χωρίς σύνδεση περιλαμβάνεται δυνατότητα πρόσβασης χωρίς σύνδεση περιλαμβάνεται δυνατότητα πρόσβασης χωρίς σύνδεση Βέλτιστη περιλαμβάνεται δυνατότητα πρόσβασης χωρίς σύνδεση Safari 5 Απλή Απλή Απλή Απλή Τρέχουσα ή Καλή Καλή Βέλτιστη Βέλτιστη προηγούμενη περιλαμβάνεται περιλαμβάνεται περιλαμβάνεται περιλαμβάνεται έκδοση του δυνατότητα δυνατότητα δυνατότητα δυνατότητα Chrome πρόσβασης χωρίς σύνδεση πρόσβασης χωρίς σύνδεση πρόσβασης χωρίς σύνδεση πρόσβασης χωρίς σύνδεση Σε προηγούμενες εκδόσεις, το Outlook Web App διέθετε ενσωματωμένο ορθογραφικό έλεγχο. Στην τελευταία έκδοση, το Outlook Web App 2013 βασίζεται στο πρόγραμμα περιήγησης Web για τον ορθογραφικό έλεγχο, ωστόσο αυτή η δυνατότητα δεν παρέχεται σε εκδόσεις που κυκλοφόρησαν πριν από τον Internet Explorer 10. 6

7 1.1.2 Άλλα λειτουργικά συστήματα Πρόγραμμα περιήγησης Web Τρέχουσα ή προηγούμενη έκδοση του Firefox Safari 6 ή νεότερες εκδόσεις Τρέχουσα ή προηγούμενη έκδοση του Chrome Mac OS X έκδοση 10.5 Βέλτιστη περιλαμβάνεται δυνατότητα πρόσβασης χωρίς σύνδεση Βέλτιστη περιλαμβάνεται δυνατότητα πρόσβασης χωρίς σύνδεση Βέλτιστη περιλαμβάνεται δυνατότητα πρόσβασης χωρίς σύνδεση Linux Βέλτιστη περιλαμβάνεται δυνατότητα πρόσβασης χωρίς σύνδεση Δεν διατίθεται Βέλτιστη περιλαμβάνεται δυνατότητα πρόσβασης χωρίς σύνδεση Χρήση του Outlook Web App σε smartphone και tablet Χρησιμοποιήστε το πρόγραμμα περιήγησης Web της συσκευής σας για να πραγματοποιήσετε είσοδο στο Outlook Web App. Βέλτιστη: λειτουργούν όλες οι δυνατότητες για smartphone και tablet. Απλή: το πρόγραμμα περιήγησης εμφανίζει την απλή έκδοση του Outlook Web App. Συσκευή Εφαρμογή Υποστήριξη Windows 8 tablet πρόγραμμα περιήγησης Βέλτιστη Web Windows Phone 8 πρόγραμμα περιήγησης Βέλτιστη Web ios 6 ή νεότερες εκδόσεις για iphone 4s ή πρόγραμμα περιήγησης Καλή νεότερες εκδόσεις Web ios 6 ή νεότερες εκδόσεις για ipad 2 ή πρόγραμμα περιήγησης Καλή νεότερες εκδόσεις Web Όλα τα υπόλοιπα smartphone και tablet πρόγραμμα περιήγησης Web Απλή Συνιστάται η χρήση της εφαρμογής OWA για iphone ή OWA για ipad αντί για τη χρήση του προγράμματος περιήγησης του iphone ή του ipad. 7

8 2 ΒΑΣΙΚΗ ΟΘΟΝΗ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΟΥΥ Η Βασική Οθόνη του συστήματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίζεται σε 3 παράθυρα (βλ. Εικόνα 1), των οποίων ο ρόλος αναλύεται στην συνέχεια. Εικόνα Λίστα φακέλων Η 1 η στήλη (αριστερή), είναι η Λίστα φακέλων (Folder list) l σας και περιλαμβάνει όλους τους φακέλους του γραμματοκιβωτίου σας. Μπορεί να περιλαμβάνει και άλλους φακέλους, όπως Αγαπημέναα (Favorites) και φακέλους αρχειοθέτησης.. Για να συμπτύξετεε αυτό το παράθυρο, κάντε κλικκ στο εικονίδιο στην κορυφή των φακέλων. Για να αναπτύξετε και ναα συμπτύξετε φακέλους σε αυτήνν την προβολή, κάντε κλικ στα εικονίδια ή δίπλα στα ονόματα τωνν φακέλων.. Κάντε κλικ σε οποιονδήποτε φάκελο στη λίστα γιαα να δείτε τα περιεχόμενά του. Επίσης, κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε στοιχείο στη λίστα φακέλων για να δείτεε το μενού των ενεργειών που μπορείτε να κάνετε σχετικά με τους φακέλους, όπως να δημιουργήσετεε ή να διαγράψετε φακέλους. 8

9 2.2 Νέο μήνυμα Στη βασική οθόνη (στο πάνω μέρος της 1ης στήλης) υπάρχει το εικονίδιο για δημιουργία νέου μηνύματος. Για να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα επιλέγετε νέο μήνυμα (new mail). 2.3 Λίστα μηνυμάτων Στη 2η στήλη (κεντρική), βρίσκεται η Λίστα μηνυμάτων (Message list). Η λίστα μηνυμάτων περιέχει τα μηνύματα του τρέχοντα φακέλου. Κάθε καταχώρηση στην προβολή λίστας περιλαμβάνει πρόσθετες πληροφορίες, όπως τον αριθμό των μη αναγνωσμένων μηνυμάτων σε μια συνομιλία ή εάν υπάρχουν συνημμένα, σημαίες ή κατηγορίες που έχουν συσχετιστεί με οποιαδήποτε μηνύματα στη συνομιλία. Μια συνομιλία μπορεί να περιλαμβάνει ένα ή περισσότερα μηνύματα. Όταν επιλέγετε μια συνομιλία, μπορείτε να τη διαγράψετε ή να προσθέσετε μια σημαία (flag) κάνοντας κλικ στο εικονίδιο ή μια κατηγορία (category ) κάνοντας κλικ στο. Στην κορυφή της λίστας μηνυμάτων υπάρχουν φίλτρα (filters) που μπορείτε να επιλέξετε για να βρείτε γρήγορα μη αναγνωσμένα μηνύματα, μηνύματα που περιλαμβάνουν το όνομά σας στη γραμμή Προς ή Κοιν. ή μηνύματα που έχουν επισημανθεί με σημαία. 2.4 Αναζήτηση και ενσωματωμένα φίλτρα Στο πάνω μέρος της 2ης στήλης υπάρχει το παράθυρο αναζήτησης (search window). Για να πραγματοποιήσετε αναζήτηση, πληκτρολογήστε το στοιχείο που θέλετε να αναζητήσετε δίπλα από το εικονίδιο. Κάτω από το πλαίσιο εμφανίζεται μια λίστα με προτάσεις. Κάντε κλικ σε μία από αυτές για να πραγματοποιήσετε αναζήτηση για το συγκεκριμένο στοιχείο. Διαφορετικά, μπορείτε να ολοκληρώσετε την πληκτρολόγηση και να πατήσετε το πλήκτρο Enter για να ξεκινήσει η αναζήτηση. Για να διαγράψετε τα περιεχόμενα της αναζήτησης, κάντε κλικ στο εικονίδιο στη δεξιά πλευρά του παραθύρου αναζήτησης. Τα ενσωματωμένα φίλτρα όλα (all), μη αναγνωσμένα (unread), προς εμένα (to me) και με σημαία (flagged) είναι ένας γρήγορος τρόπος για να επιλέξετε τα στοιχεία που θέλετε να εμφανίσετε στη λίστα μηνυμάτων. Με την επιλογή όλα (all) εμφανίζονται όλα τα μηνύματα, με την επιλογή μη αναγνωσμένα (unread) εμφανίζονται τα μηνύματα που δεν έχουν επισημανθεί ως αναγνωσμένα, με την επιλογή προς εμένα (to me) εμφανίζονται όλα τα μηνύματα στα οποία περιλαμβάνεται το όνομά σας στη λίστα Προς ή Κοιν., ενώ με την επιλογή με σημαία (flagged) εμφανίζονται όλα τα μηνύματα που έχουν επισημανθεί με σημαία. 9

10 2.5 Παράθυρο ανάγνωσης Η 3η στήλη (δεξιά), είναι το Παράθυρο Ανάγνωσης (Reading pane). Το παράθυρο ανάγνωσης εμφανίζει το μήνυμα που έχετε επιλέξει. Μπορείτε να απαντήσετε σε οποιοδήποτε μήνυμα χρησιμοποιώντας τις επιλογές Απάντηση (Reply), Απάντηση σε όλους (Reply all) ή Προώθηση (Forward) στο επάνω μέρος ενός μηνύματος. 2.6 Μετακίνηση σε άλλες οθόνες Στο πάνω δεξιό μέρος της βασικής οθόνης μπορείτε να μετακινηθείτε στα πιο κάτω: Αλληλογραφία (Mail) Επιτρέπει την προβολή και επεξεργασία των ηλεκτρονικών μηνυμάτων αλλά και των φακέλων σας (Εισερχόμενα, Απεσταλμένα, Διαγραμμένα, Ανεπιθύμητα ) και προσωπικούς φακέλους που έχετε δημιουργήσει. Ημερολόγιο (Calendar) Επιτρέπει την προβολή και επεξεργασία του ημερολογίου. Άτομα (People) Επιτρέπει την προβολή και επεξεργασία των επαφών. Εργασίες (Tasks) Επιτρέπει την προβολή και επεξεργασία των εργασιών. 10

11 3 ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑ Όταν εισέρχεστε στο Outlook Web App, το πρώτο πράγμα που εμφανίζεται είναι τα Εισερχόμενα μηνύματα. Πρόκειται για το φάκελο όπου εμφανίζονται τα μηνύματα σας. Ο λογαριασμός σας περιέχει τους ακόλουθους προεπιλεγμένους φακέλους: Εισερχόμενα: Τα εισερχόμενα μηνύματα φτάνουν σε αυτόν τον φάκελο εκτός αν έχετε δημιουργήσει έναν κανόνα εισερχομένων για να τα ανακατευθύνετε σε άλλο φάκελο ή αν έχουν αναγνωριστεί ως ανεπιθύμητη ηλεκτρονική αλληλογραφία. Πρόχειρα: Αν δημιουργήσετε νέο μήνυμα ή απαντήσετε σε ένα μήνυμα, αλλά δεν μπορείτε να το ολοκληρώσετε αμέσως, αυτό αποθηκεύεται στο φάκελο Πρόχειρα. Μπορείτε να επιστρέψετε αργότερα στο μήνυμα για να συνεχίσετε την επεξεργασία και, στη συνέχεια, να το αποστείλετε. Απεσταλμένα: Από προεπιλογή, ένα αντίγραφο κάθε μηνύματος που στέλνετε τοποθετείται στο φάκελο Απεσταλμένα. Διαγραμμένα: Όταν διαγράφετε ένα μήνυμα, αυτό μετακινείται στο φάκελο Διαγραμμένα. Ανεπιθύμητη αλληλογραφία: Τα μηνύματα που έχουν χαρακτηριστικά ανεπιθύμητης ηλεκτρονικής αλληλογραφίας θα μετακινηθούν αυτόματα σε αυτό το φάκελο. 3.1 Λήψη Μηνυμάτων Το σύστημα αυτόματα σε τακτά χρονικά διαστήματα ελέγχει αν έχετε λάβει νέα μηνύματα και σας τα εμφανίζει. Στην περίπτωση που θέλετε να ελέγξετε από μόνοι σας αν έχετε λάβει νέα μηνύματα επιλέξτε από την πάνω δεξιά οθόνη το κουμπί Ρυθμίσεις πατήστε Ανανέωση. και στην συνέχεια 3.2 Δημιουργία νέου μηνύματος Για να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα θα πρέπει να κάνετε κλικ στην επιλογή Νέο μήνυμα ( new mail) πάνω από τη λίστα φακέλων. Στο παράθυρο ανάγνωσης, εμφανίζεται μια φόρμα νέου μηνύματος όπως φαίνεται στην Εικόνα 2. 11

12 Εικόνα Ορισμός Παραληπτών Για να προσθέσετε παραλήπτες, πληκτρολογήστε το όνομα οποιουδήποτε ατόμου από το φάκελο των επαφών σας ή τη λίστα διευθύνσεων της εταιρείας σας (βλ. Βιβλίο Διευθύνσεων) ή μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πεδίο "Προς". Στην περίπτωση που θέλετε το μήνυμα να έχει περισσότερους από ένα παραλήπτες, οι διευθύνσεις τους πρέπει να διαχωρίζονται με «;». Αν θέλετε να κοινοποιήσετε το μήνυμα σας και σε άλλους παραλήπτες καταχωρήστε τις διευθύνσεις τους στο πεδίο Κοιν (CC:). Στην περίπτωση που προσθέσατε κάποιο παραλήπτη κατά λάθος, για να τον αφαιρέσετε από τη λίστα παραληπτών, απλά διαγράψτε την ηλεκτρονική του διεύθυνση Ορισμός θέματος και συγγραφή μηνύματος Στο πεδίο Θέμα (Subject) καταχωρείστε, αν θέλετε, τον τίτλο του μηνύματος, ώστε οι παραλήπτες του να γνωρίζουν το θέμα που αφορά. Πληκτρολογήστε το μήνυμα που θέλετε να στείλετε. Για πληροφορίες σχετικά με τη μορφοποίηση του μηνύματος, ανατρέξτε στο θέμα Μορφοποίηση μηνυμάτων στο Outlook Web App. 12

13 3.2.3 Επισύναψη αρχείων Για να επισυνάψετε ένα ή και περισσότερα αρχεία στο μήνυμά σας, επιλέξτε Εισαγωγή, κατόπιν Συνημμένο στο επάνω μέρος της οθόνης (βλ.εικόνα 3) και αναζητήστε το αρχείο που θέλετε να επισυνάψετε, όπως φαίνεται στην Εικόνα 4. Εικόνα 3 Εικόνα 4 13

14 Για να ενσωματώσετε μια εικόνα στο μήνυμά σας, ώστε να εμφανίζεται χωρίς ο παραλήπτης να χρειάζεται να ανοίξει το μήνυμα, επιλέξτε Εισαγωγή, κάντε κλικ στην επιλογή Εικόνα και αναζητήστε την εικόνα που θέλετε να προσθέσετε στο μήνυμά σας. Όταν ολοκληρώσετε την εργασία σας και είστε έτοιμοι να στείλετε το μήνυμα, κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή. Εάν έχετε ήδη προσθέσει ένα συνημμένο και αποφασίσετε ότι δεν θέλετε να το αποστείλετε, επιλέξτε δίπλα στο όνομα του συνημμένου για να το αφαιρέσετε. Για να αφαιρέσετε μια ενσωματωμένη εικόνα, επιλέξτε την εικόνα και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Delete. Το συνολικό μέγεθος των επισυναπτόμενων αρχείων σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν πρέπει να υπερβαίνει τα 10MB. 3.3 Εργασία με πρόχειρα Εάν δεν μπορείτε να ολοκληρώσετε τη σύνταξη ενός μηνύματος ή θέλετε να περιμένετε προτού το στείλετε, κάντε κλικ σε ένα σημείο εκτός του μηνύματος και επιστρέψτε σε αυτό αργότερα για να το ολοκληρώσετε. Το Outlook Web App αποθηκεύει αυτόματα το μήνυμά σας καθώς το δημιουργείτε και το προσθέτει στο φάκελο "Πρόχειρα". Όταν είστε έτοιμοι να στείλετε το μήνυμά σας: 1. Βρείτε το φάκελο Πρόχειρα στη λίστα φακέλων και κάντε κλικ επάνω του. 2. Κάντε κλικ στο μήνυμα στο οποίο δημιουργήσατε για να το δείτε στο παράθυρο ανάγνωσης. 3. Επιλέξτε Συνέχεια επεξεργασίας ή, εάν έχετε αποφασίσει ότι δεν θέλετε να στείλετε το μήνυμα τελικά, κάντε κλικ στην επιλογή Απόρριψη. 4. Εάν θέλετε να στείλετε το μήνυμα, ολοκληρώστε την επεξεργασία του και επιλέξτε Αποστολή 14

15 3.4 Απάντηση Μηνύματος Μπορείτε να απαντήσετε σε μηνύματα που έχετε λάβει χρησιμοποιώντας τις συνδέσεις στο επάνω μέρος κάθε μηνύματος, στο παράθυρο ανάγνωσης του Outlook Web App. Όταν επιλέγετε Απάντηση, Απάντηση σε όλους ή Προώθηση, εμφανίζεται ένα νέο μήνυμα στο παράθυρο ανάγνωσης. Όταν απαντάτε σε ένα μήνυμα, το θέμα αντιγράφεται αυτόματα και στην αρχή του προστίθεται ένα πρόθεμα που δηλώνει ότι πρόκειται για απάντηση. Το κείμενο του αρχικού μηνύματος αντιγράφεται αυτόματα στο νέο μήνυμα. Για να απαντήσετε μόνο στον αποστολέα του μηνύματος: 1. Επιλέξτε το μήνυμα στο παράθυρο ανάγνωσης. 2. Στο επάνω μέρος του μηνύματος, κάντε κλικ στην επιλογή Απάντηση. Εμφανίζεται ένα νέο μήνυμα που απευθύνεται στον αποστολέα του αρχικού μηνύματος. 3. Προσθέστε την απάντησή σας. 4. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή, στο επάνω μέρος του μηνύματος. Για να απαντήσετε στον αποστολέα ενός μηνύματος και σε όλους τους άλλους παραλήπτες: 1. Επιλέξτε το μήνυμα στο παράθυρο ανάγνωσης. 2. Στο επάνω μέρος του μηνύματος, κάντε κλικ στην επιλογή Απάντηση σε όλους. Εμφανίζεται ένα νέο μήνυμα που απευθύνεται στον αποστολέα και σε όλους τους άλλους παραλήπτες του αρχικού μηνύματος. 3. Προσθέστε την απάντησή σας. 4. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή, στο επάνω μέρος του μηνύματος. 3.5 Προώθηση Μηνύματος Όταν προωθείτε ένα μήνυμα, το θέμα αντιγράφεται αυτόματα και στην αρχή του προστίθεται ένα πρόθεμα που δηλώνει ότι πρόκειται για προώθηση. Το κείμενο του αρχικού μηνύματος αντιγράφεται αυτόματα στο νέο μήνυμα. Για να προωθήσετε ένα μήνυμα: 1. Επιλέξτε το μήνυμα στο παράθυρο ανάγνωσης. 15

16 2. Στο επάνω μέρος του μηνύματος, κάντε κλικ στην επιλογή Προώθηση. Εμφανίζεται ένα νέο μήνυμα. 3. Στη γραμμή Προς, πληκτρολογήστε το όνομα ή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου στο οποίο θέλετε να προωθήσετε το μήνυμα. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στα στοιχεία Προς ή Κοιν. για να μεταβείτε στις λίστες διευθύνσεων. 4. Προσθέστε οποιαδήποτε άλλη πληροφορία θέλετε στο μήνυμα, όπως μια γρήγορη σημείωση που εξηγεί γιατί το προωθείτε. 5. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή, στο επάνω μέρος του μηνύματος. 3.6 Μορφοποίηση μηνυμάτων στο Outlook Web App Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία μορφοποίησης κειμένου στο Outlook Web App για να δώσετε έμφαση στα μηνύματά σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να εφαρμόσετε έντονη ή πλάγια γραφή σε μια λέξη, να δημιουργήσετε μια σύνδεση σε μια ιστοσελίδα ή ακόμη και να εισαγάγετε έναν πίνακα Αλλαγή μορφοποίησης Μπορείτε να προσαρμόσετε τη μορφοποίηση σε οποιοδήποτε μήνυμα δημιουργείτε. 1. Επισημάνετε το σημείο όπου θέλετε να αλλάξετε τη μορφοποίηση (βλ. Εικόνα 5). Εικόνα 5 2. Επιλέξτε τα στοιχεία που θέλετε. (βλ.εικόνα 6). Εικόνα 6 3. Μπορείτε να επιλέξετε τα ίδια στοιχεία ξανά για να καταργήσετε τη μορφοποίηση. 16

17 Τις περισσότερες φορές, είναι πιθανό ότι να μην μπορείτε να δείτε όλες τις διαθέσιμες επιλογές μορφοποίησης. Για να τις δείτε, απλώς επιλέξτε τα διάσημα στο τέλος της γραμμής εργαλείων μορφοποίησης (βλ. Εικόνα 7). Εάν δεν γνωρίζετε για το τι κάνουν ορισμένα από τα εικονίδια μορφοποίησης, μπορείτε να τοποθετήσετε το δείκτη του ποντικιού επάνω σε οποιοδήποτε από αυτά για να δείτε μια σύντομη περιγραφή. Εικόνα Απεσταλμένα Μηνύματα Τα μηνύματα που έχετε αποστείλει βρίσκονται στο φάκελο Απεσταλμένα (Sent). 3.8 Διαγραφή μηνύματος Όταν διαγράφετε ένα μήνυμα, αυτό μετακινείται στο φάκελο Διαγραμμένα. Με την πάροδο του χρόνου, τα περιεχόμενα του φακέλου Διαγραμμένα ενδέχεται να καταλαμβάνουν μεγάλο μέρος του ορίου χώρου αποθήκευσης του αρχείου δεδομένων ή του διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για να αδειάσετε το φάκελο "Διαγραμμένα" με μη αυτόματο τρόπο, κάντε δεξί κλικ στην επιλογή Διαγραμμένα και στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άδειασμα. (βλ. Εικόνα 8) 17

18 Εικόνα 8 Μπορείτε να ρυθμίσετε το Outlook Web App ώστε να αδειάζει το φάκελο "Διαγραμμένα" κάθε φορά που αποσυνδέεστε. Για να το εφαρμόσετε, επιλέξτε Ρυθμίσεις > Επιλογές > Ρυθμίσεις > Αλληλογραφία. Στην περιοχή "Επιλογές μηνύματος", επιλέξτε Άδειασμα του φακέλου "Διαγραμμένα" κατά την αποσύνδεση, πατήστε Αποθήκευση. 3.9 Τακτοποίηση μηνυμάτων Μπορείτε να τακτοποιήσετε τα μηνύματά σας με διάφορους τρόπους, κάνοντας κλικ στην επιλογή Τακτοποίηση κατά (Arrange By) και ορίζοντας στη συνέχεια μία από τις ακόλουθες επιλογές (βλ. Εικόνα 9): Ημερομηνία (Date): Εμφάνιση όλων των μηνυμάτων όπως φθάνουν στο φάκελο "Εισερχόμενα". Αυτή είναι η προεπιλεγμένη προβολή. Από (From): Ταξινόμηση όλων των μηνυμάτων με βάση τον αποστολέα. Με σημαία (Flagged): Ταξινόμηση των μηνυμάτων με βάση το αν έχουν σημαία ή όχι. Μέγεθος (Size): Ταξινόμηση όλων των μηνυμάτων με βάση το μέγεθος. Θέμα (Subject): Ταξινόμηση όλων των μηνυμάτων με βάση το θέμα. Τύπος (Type): Ταξινόμηση όλων των μηνυμάτων με βάση τον τύπο: μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πρόσκληση σε σύσκεψη, μήνυμα φωνητικού ταχυδρομείου ή μήνυμα φαξ. 18

19 Συνημμένα (Attachments): Ταξινόμηση των μηνυμάτων με βάση το αν έχουν συνημμένο. Σπουδαιότητα (Importance): Ταξινόμηση των μηνυμάτων με βάση τη σπουδαιότητα. Συνομιλία (Conversation): Ομαδοποιεί και εμφανίζει μηνύματα που είναι ταξινομημένα με βάση το θέμα της συνομιλίας. Για να δείτε όλα τα μηνύματα από μια συγκεκριμένη συνομιλία, επεκτείνετε την ομάδα των μηνυμάτων κάνοντας κλικ στο βέλος δίπλα στην ομάδα. Ο προεπιλεγμένος τρόπος τακτοποίησης μηνυμάτων είναι ομαδοποιημένα σε συνομιλία και ταξινομημένα κατά ημερομηνία (βλ. Εικόνα 9). Εικόνα 9 19

20 4 ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ Το σύστημα σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε το προσωπικό σας Ημερολόγιο (Calendar) για να καταχωρείτε το πρόγραμμα σας (συναντήσεις, γεγονότα κτλ). Για να διαχειριστείτε το ημερολόγιο σας, επιλέξτε από τη Βασική Οθόνη την επιλογή Ημερολόγιο (Calendar) (στο παράθυρο Περιήγησης). Το σύστημα θα σας παρουσιάσει την Οθόνη Ημερολογίου (βλ. Εικόνα 10). Εικόνα 10 Στην Οθόνη Ημερολογίου παρουσιάζεται το εβδομαδιαίο σας πρόγραμμα για την τρέχουσα εβδομάδα. Μπορείτε να περιηγηθείτε στο Ημερολόγιο σας, επιλέγοντας την ημερομηνία από το εργαλείο πλοήγησης ημερολογίου που παρουσιάζεται στο Παράθυρο Περιήγησης (βλ. Εικόνα 11). 20

21 Εικόνα 11 Επίσης, μπορείτε να αλλάξετε τον τρόπο παρουσίασης του ημερολογίου επιλέγοντας να το βλέπετε είτε ανά εργάσιμη εβδομάδα είτε ανά εβδομάδα, μήνα κτλ από τη γραμμή εργαλείων (βλ. Εικόνα 12). Εικόνα Δημιουργία Συνάντησης Για να δημιουργήσετε μία νέα συνάντηση στο ημερολόγιο σας πατήστε το κουμπί (new event) για να παρουσιαστεί η καρτέλα συνάντησης (βλ. Εικόνα 13). 21

22 Εικόνα 13 Στην καρτέλα συνάντησης μπορείτε να καταχωρήσετε: Συμβάν (Event): Το θέμα της συνάντησης. Τοποθεσία (Location): Ο χώρος στον οποίο θα πραγματοποιηθεί η συνάντηση Συμμετέχοντες (Attendees): Στην περίπτωση που είστε ο διοργανωτής μιας συνάντησης και θέλετε να προσκαλέσετε άλλους συμμετέχοντες τότε το σύστημα σας επιτρέπει να στείλετε προσκλήσεις για συμμετοχή στη συνάντηση. Πατώντας το κουμπί ανοίγει η καρτέλα με τις επαφές. Έναρξη (Start) και Διάρκεια (Duration) της συνάντησης Εμφάνιση Ως (Show As): Πώς να φαίνεται η συνάντηση στο ημερολόγιο σας (εκτός γραφείου, απασχολημένος κτλ) Υπενθύμιση (Reminder): Κατά πόσο θέλετε το σύστημα να σας υπενθυμίσει για τη συνάντηση και αν ναι, πότε πριν την συνάντηση. Ημερολόγιο (Calendar): Στην περίπτωση που έχετε περισσότερα από ένα ημερολόγια θα μπορείτε να επιλέξετε σε πιο ημερολόγιο θα εμφανίζεται η συνάντηση. 22

23 Επανάληψη (Repeat): Στη περίπτωση που το συμβάν επαναλαμβάνεται θα πρέπει να επιλέξεις την περιοδικότητα (κάθε μέρα, κάθε Παρασκευή ) Ιδιωτικό (Private): Κατά πόσο η συνάντηση είναι προσωπική. Κείμενο (Text): Άλλα στοιχεία σχετικά με τη συνάντηση, τα οποία θεωρείτε αναγκαία να σημειώσετε. Αφού συμπληρώσετε τα στοιχεία που επιθυμείτε για την συνάντηση, πατήστε το κουμπί Αποθήκευση (Save) για να εμφανιστεί στο ημερολόγιο σας (βλ. Εικόνα 14). Εικόνα Πρόσκληση Συμμετεχόντων Στην περίπτωση που είστε ο διοργανωτής μιας συνάντησης και θέλετε να προσκαλέσετε άλλους συμμετέχοντες τότε το σύστημα σας επιτρέπει να στείλετε προσκλήσεις για τη συνάντηση. Αφού ανοίξει η καρτέλα για τη συνάντηση, πατήστε το κουμπί Συμμετεχόντων (Invite Attendees). Όταν επιλέξετε τους συμμετέχοντες πατήστε να μεταβείτε στην αρχική φόρμα νέου συμβάντος. Προσθήκη για Μετά την προσθήκη των προσκεκλημένων σας δίνεται η δυνατότητα να καθορίσετε αν η παρουσία τους είναι υποχρεωτική στη συνάντηση ή προαιρετική. Για να ορίσετε ένα 23

24 συμμετέχοντα ως προαιρετικό κάντε δεξί κλικ στο όνομα του προσκεκλημένου και επιλέξτε ορισμός ως προαιρετικού (attendance optional). Αφού ορίσετε τους συμμετέχοντες και τα απαραίτητα στοιχεία για τη συνάντηση πατήστε το κουμπί Αποστολή (Send) για να προστεθεί η συνάντηση στο ημερολόγιο σας και να σταλούν οι προσκλήσεις (βλ. Εικόνα 15). Ο κάθε προσκεκλημένος θα λάβει μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τα στοιχεία της συνάντησης και τη δυνατότητα να απαντήσει κατά πόσο θα παρευρεθεί ή όχι στη συνάντηση (βλ. Απάντηση σε Πρόσκληση για Συνάντηση). Εικόνα Αλλαγή Συνάντησης Για να αλλάξετε τα στοιχεία και τις λεπτομέρειες μιας συνάντησης, επιλέξτε τη συνάντηση από το Ημερολόγιο σας, και ανοίξτε την καρτέλα της συνάντησης με διπλό κλικ (double click). Αφού κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές τότε: 24

25 Αν στη συνάντηση δεν έχουν προσκληθεί οποιαδήποτε άτομα για συμμετοχή, πατήστε το κουμπί Αποθήκευση (Save) για αποθήκευση των αλλαγών και επιστροφή στο Ημερολόγιο. Αν στη συνάντηση έχουν προσκληθεί οποιαδήποτε άτομα για συμμετοχή, πατήστε το κουμπί Αποστολή (Send) για αποθήκευση των αλλαγών, ενημέρωση των προσκεκλημένων για τις αλλαγές και επιστροφή στο Ημερολόγιο. 4.4 Διαγραφή/Ακύρωση Συνάντησης Για να διαγράψετε/ακυρώσετε μία συνάντηση, επιλέξτε την από το ημερολόγιο και κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Διαγραφή (Delete). Η διαγραμμένη συνάντηση θα μεταφερθεί στο φάκελο Διαγραμμένα (Deleted Items). Στην περίπτωση που στην συνάντηση υπάρχουν και άλλοι συμμετέχοντες, θα ενημερωθούν για την ακύρωση της συνάντησης. 4.5 Απάντηση σε Πρόσκληση για Συνάντηση Στην περίπτωση που σας έχει σταλεί πρόσκληση για συμμετοχή σε μια συνάντηση, θα την λάβετε ως μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (βλ. Εικόνα 16). Εικόνα 16 Τα κουμπιά στην γραμμή εργαλείων της πρόσκλησης (βλ. Εικόνα 17) σας επιτρέπουν να αποδεχτείτε την πρόσκληση (Αποδοχή (Accept)), να δηλώσετε ότι πιθανόν να παρευρεθείτε (Αβέβαιος (Tentative)) ή να την απορρίψετε (Απόρριψη (Decline)). Επιλέγοντας τον τρόπο απόκρισης σας στην πρόσκληση το σύστημα θα σας ρωτήσει κατά πόσο θέλετε να ενημερώσετε το διοργανωτή της συνάντησης με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείο. 25

26 Εικόνα 17 Εφόσον, αποδεχτήκατε μια πρόσκληση για συνάντηση θα ενημερωθεί το ημερολόγιο σας (βλ. Εικόνα 18). Εικόνα 18 26

27 5 ΑΤΟΜΑ 5.1 Κατάλογος Στο σύστημα υπάρχει διαθέσιμος Κατάλογος (Directory) που περιλαμβάνει τα στοιχεία επικοινωνίας για όλους όσους έχουν διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο ΑΠΚΥ. Τον κατάλογο αυτό τoν διαχειρίζεται ο Διαχειριστής του συστήματος (system administrator). Ο Κατάλογος επαφών χρησιμοποιείται από τους χρήστες για τον εύκολο εντοπισμό των ηλεκτρονικών διευθύνσεων άλλων μελών της κοινότητας του ΑΠΚΥ. 5.2 Οι Επαφές Μου Το σύστημα σας επιτρέπει πέραν του Καταλόγου (Directory) να διαχειρίζεστε και τη προσωπική σας λίστα επαφών Οι Επαφές Μου (My Contacts). Για να διαχειριστείτε τις επαφές σας, επιλέξτε από τη Βασική Οθόνη (βλ. Εικόνα 19) την επιλογή Οι Επαφές Μου (My Contacts). Εικόνα Δημιουργία Νέας Επαφής Για να δημιουργήσετε μια νέα επαφή πατήστε το κουμπί δημιουργία (new) και στη συνέχεια δημιουργία επαφής (create contact). Το σύστημα θα σας παρουσιάσει την καρτέλα επαφής για να καταχωρήσετε τα στοιχεία της επαφής (βλ. Εικόνα 20). Για κάθε επαφή μπορείτε να καταχωρήσετε στοιχεία ταυτότητας, επικοινωνίας, εργασίας αλλά και προσωπικά (π.χ. ημερομηνία γενεθλίων). Τα πλέον χρήσιμα στοιχεία που καταχωρούνται για μία επαφή (πέραν του ονοματεπωνύμου) είναι τα τηλέφωνα επικοινωνίας, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και διεύθυνση αλληλογραφίας. Αφού συμπληρώσετε τα στοιχεία που επιθυμείτε για την επαφή πατήστε το κουμπί στις προσωπικές σας επαφές. Αποθήκευση (Save) για να προστεθεί η επαφή 27

28 Εικόνα Αλλαγή Στοιχείων Επαφής Μπορείτε να επεξεργαστείτε μόνο τις επαφές που περιλαμβάνονται στο φάκελο Οι Επαφές Μου (My Contacts). Για να αλλάξετε τα στοιχεία μιας επαφής, επιλέξτε την από τον κατάλογο προσωπικών επαφών σας και θα εμφανιστούν στο παράθυρο ανάγνωσης οι σχετικές λεπτομέρειες της. Επιλέξτε Επεξεργασία (Edit). Το σύστημα θα σας παρουσιάσει την καρτέλα της επαφής με τα στοιχεία συμπληρωμένα, ώστε να κάνετε οποιαδήποτε αλλαγή επιθυμείτε. Πραγματοποιήστε τις επιθυμητές αλλαγές και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση (Save) για να τις αποθηκεύσετε ή Απόρριψη (Discard) για να τις αγνοήσετε. 28

29 5.2.3 Διαγραφή Επαφής Για να διαγράψετε μία επαφή, επιλέξτε την από τον κατάλογο προσωπικών σας επαφών και πατήστε το κουμπί και στη συνέχεια διαγραφή (delete). Επιλέξτε διαγραφή (delete) για να επιβεβαιώσετε το αίτημα σας ή άκυρο (cancel) για ακύρωση. Η διαγραμμένη επαφή θα μεταφερθεί στο φάκελο Διαγραμμένα (Deleted Items). Για να διαγραφεί μόνιμα, θα πρέπει να αδειάσετε το φάκελο Διαγραμμένα (Deleted Items). 5.3 Αναζήτηση στην καρτέλα Άτομα Οποιαδήποτε αναζήτηση στην καρτέλα Αλληλογραφία θα σας δώσει αυτόματα την επιλογή να πραγματοποιήσετε αναζήτηση επίσης στα Άτομα. Μπορείτε, επίσης, να αναζητήσετε άτομα επιλέγοντας το στοιχείο Άτομα (People) στο πάνω μέρος της οθόνης του Outlook Web App και πληκτρολογώντας το όνομα του ατόμου, της ομάδας που θέλετε να αναζητήσετε στο πλαίσιο αναζήτησης επιλέξτε Enter ή επιλέξτε το εικονίδιο αναζήτησης. Όταν κάνετε αναζήτηση στα Άτομα, τα αποτελέσματα αναζήτησης θα περιοριστούν στις επαφές σας και στον κατάλογο επαφών του ΑΠΚΥ. Μπορείτε να περιορίσετε την αναζήτησή σας, επιλέγοντας ένα από τα φίλτρα κάτω από το πλαίσιο αναζήτησης: όλα (all), άτομα (people) ή ομάδες (groups). Το προεπιλεγμένο φίλτρο είναι όλα (all). Περιορίστε περισσότερο την αναζήτησή σας, επιλέγοντας το εύρος στο παράθυρο περιήγησης. Το προεπιλεγμένο εύρος είναι Οι Επαφές Μου (My Contacts) και o Κατάλογος (Directory). Για να διαγράψετε τα αποτελέσματα της αναζήτησης, επιλέξτε το εικονίδιο απόρριψης δίπλα στο πλαίσιο αναζήτησης. Στον Καθολικό Κατάλογο Επαφών τα ονοματεπώνυμα των επαφών είναι καταχωρημένα με Λατινικούς χαρακτήρες, για παράδειγμα η επαφή Αντρέας Γεωργίου είναι καταχωρημένη ως Andreas Georgiou. 29

30 6 ΡΥΘΜΙΣΕΙΣ Το σύστημα σας επιτρέπει να ορίσετε κάποιες προσωπικές ρυθμίσεις για το λογαριασμό σας και τον τρόπο παρουσίασης του περιβάλλοντος. Στη συνέχεια δίνονται οδηγίες για τις βασικές ρυθμίσεις που μπορείτε να ορίσετε μέσω του συστήματος. Για να μεταβείτε στις πληροφορίες του λογαριασμού σας από την κύρια σελίδα του Outlook Web App, μεταβείτε στην επάνω γωνία και επιλέξτε Ρυθμίσεις > Επιλογές (βλ. Εικόνα 21). Εικόνα 21 Στη συνέχεια δίνονται οδηγίες για το πώς μπορείτε: Να δημιουργήσετε υπογραφή που θα εμφανίζεται στα ηλεκτρονικά σας μηνύματα Να αλλάξετε την γλώσσα που εμφανίζεται το Outlook Web App αλλά και να ρυθμίσετε τη μορφή της ημερομηνίας και της ώρας Να αλλάξετε τον κωδικό πρόσβασής σας. 30

31 6.1 Δημιουργία Υπογραφής Για να δημιουργήσετε Υπογραφή (Signature), επιλέξτε Ρυθμίσεις στην οθόνη Επιλογές και από τις καρτέλες που εμφανίζονται στο πάνω μέρος της οθόνης επιλέξτε Αλληλογραφία. Στο πλαίσιο Υπογραφή πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να έχετε για υπογραφή και η οποία θα φαίνεται στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλετε. Για τη μορφοποίηση της υπογραφής σας υπάρχουν διαθέσιμα τα βασικά εργαλεία μορφοποίησης κειμένου. Αν θέλετε η υπογραφή σας να εμφανίζεται αυτόματα σε κάθε μήνυμα που αποστέλλετε επιλέξτε Αυτόματη συμπερίληψη της υπογραφής μου στα μηνύματα που στέλνω (Automatically include my signature on messages I send). Στην Εικόνα 22 πιο κάτω, παρουσιάζεται ένα παράδειγμα υπογραφής για τον χρήστη Ελένη Γεωργίου Εικόνα 22 Για να αποθηκευτούν οι αλλαγές, πατήστε το κουμπί Αποθήκευση (Save). 31

32 6.2 Αλλαγή Γλώσσας και μορφής ώρας Το Outlook Web App σας δίνει την δυνατότητα να αλλάξετε την γλώσσα στο Outlook Web App ή να ρυθμίσετε τη μορφή της ημερομηνίας. Για να μεταβείτε στην καρτέλα Τοπικές ρυθμίσεις από την κύρια σελίδα του Outlook Web App, στην επάνω γωνία της οθόνης επιλέξτε Ρυθμίσεις > Επιλογές > Ρυθμίσεις > Τοπικές (βλ Εικόνα 23) Εικόνα 23 32

33 Το σύνολο των επιλογών φαίνεται στον πιο κάτω πίνακα: Ρύθμιση Περιγραφή Γλώσσα Επιλέξτε από τη λίστα τη γλώσσα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Μετονομασία των Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου για να μετονομάσετε προεπιλεγμένων φακέλων τους προεπιλεγμένους φακέλους χρησιμοποιώντας την ώστε τα ονόματά τους να επιλεγμένη γλώσσα. Οι προεπιλεγμένοι φάκελοι συμφωνούν με την αλληλογραφίας περιλαμβάνουν τους φακέλους καθορισμένη γλώσσα "Εισερχόμενα", "Πρόχειρα", "Απεσταλμένα", "Διαγραμμένα" και "Ανεπιθύμητη αλληλογραφία". Άλλοι προεπιλεγμένοι φάκελοι είναι οι εξής: "Ημερολόγιο", "Επαφές" και "Εργασίες". Εάν δεν θέλετε να μετονομάσετε τους προεπιλεγμένους φακέλους, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου. Μορφή ημερομηνίας Επιλέξτε τη μορφή ημερομηνίας που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Η λίστα των διαθέσιμων μορφών ημερομηνίας καθορίζεται από τη γλώσσα που έχετε επιλέξει. Μορφή ώρας Επιλέξτε τη μορφή ώρας που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Η λίστα των διαθέσιμων μορφών ώρας καθορίζεται από τη γλώσσα που έχετε επιλέξει. Τρέχουσα ζώνη ώρας Επιλέξτε την τρέχουσα ζώνη ώρας. Για να αποθηκευτούν οι αλλαγές σας πατήστε το κουμπί Αποθήκευση (Save). Οι αλλαγές αυτών των ρυθμίσεων εφαρμόζονται άμεσα. 33

34 6.3 Αλλαγή Κωδικού Πρόσβασης Για να αλλάξετε τον Κωδικό Πρόσβασης σας (password) επιλέξτε την καρτέλα Κωδικός Πρόσβασης (Password) στην οθόνη Επιλογές > Λογαριασμός > Αλλαγή Κωδικού Πρόσβασης. Εναλλακτικά στο Outlook Web App, στην επάνω γωνία, επιλέξτε Ρυθμίσεις > Επιλογές > Ρυθμίσεις > Κωδικός πρόσβασης, ώστε να παρουσιαστεί η σελίδα αλλαγής του κωδικού πρόσβασης (βλ. Εικόνα 24). Εικόνα 24 Στο πεδίο Τρέχων κωδικός πρόσβασης (Current Password) καταχωρήστε τον υφιστάμενο σας κωδικό, δηλαδή τον κωδικό που χρησιμοποιήσατε για να συνδεθείτε στο σύστημα. Στο πεδίο Νέος κωδικός πρόσβασης (New Password) καταχωρήστε τον καινούριο σας κωδικό, ο οποίος πρέπει να ικανοποιεί όλους τους κανόνες ασφαλείας (Περιορισμοί Ασφάλειας για τον Κωδικό Πρόσβασης). Στο πεδίο Επιβεβαίωση Νέου κωδικού πρόσβασης (Confirm New Password) επαναλάβετε τον καινούριο σας κωδικό. 34

35 Για να γίνει η αλλαγή του κωδικού πρόσβασης πατήστε το κουμπί Αποθήκευση (Save). Το σύστημα θα αλλάξει τον κωδικό πρόσβασής σας αν ισχύουν και τα 3 πιο κάτω: 1. Ο Παλιός κωδικός πρόσβασης (Old Password) είναι έγκυρος, δηλαδή είναι ο κωδικός πρόσβασης με τον οποίο σας αναγνωρίζει το σύστημα. 2. Ο Νέος κωδικός πρόσβασης (New Password) ικανοποιεί όλους τους περιορισμούς ασφαλείας 3. Στο πεδίο Επιβεβαίωση Νέου κωδικού πρόσβασης (Confirm New Password) καταχωρήθηκε ακριβώς ο ίδιος κωδικός όπως και στο Νέος κωδικός πρόσβασης (New Password). Αν οποιοδήποτε από τα πιο πάνω δεν ικανοποιείται, το σύστημα θα σας παρουσιάσει το ανάλογο μήνυμα λάθους (βλ. Εικόνα 25, Εικόνα 26, Εικόνα 27). Εικόνα 25 Εικόνα 26 35

36 Εικόνα 27 Αν η αλλαγή του κωδικού πρόσβασής σας έγινε επιτυχώς το σύστημα θα ζητήσει από εσάς να ξανασυνδεθείτε με τον νέο κωδικό πρόσβασης που έχετε ορίσει (βλ. Εικόνα 28). Εικόνα Περιορισμοί Ασφάλειας για τον Κωδικό Πρόσβασης Ο Κωδικός Πρόσβασης που θα ορίσετε πρέπει να πληροί όλα τα πιο κάτω: 1. Πρέπει να είναι τουλάχιστον 8 χαρακτήρες και να μην υπερβαίνει τους 15 χαρακτήρες 2. Πρέπει να περιλαμβάνει χαρακτήρες από τουλάχιστον 3 από τις ακόλουθες κατηγορίες i. Πεζά γράμματα ii. Κεφαλαία γράμματα iii. Αριθμοί iv. Ειδικοί Χαρακτήρες & #! +) 3. Το πλήθος των γραμμάτων και των αριθμών πρέπει να είναι τουλάχιστον 6 4. Δεν πρέπει να έχει συνεχόμενους ίδιους χαρακτήρες (π.χ. xx, ddd, ff, 11, ##) 36

37 5. Δεν πρέπει να περιλαμβάνει το όνομα ή το επώνυμο σας 6. Δεν πρέπει να είναι ο ίδιος ή παρόμοιος με τους τελευταίους 5 κωδικούς πρόσβασης που χρησιμοποιήσατε. 7 ΕΞΟΔΟΣ ΑΠΟ ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ Για να αποσυνδεθείτε από το σύστημα πατήστε στο όνομα του λογαριασμού σας στην πάνω δεξιά οθόνη, και στην συνέχεια πατήστε την επιλογή Αποσύνδεση (βλ. Εικόνα 29) Εικόνα 29 Το σύστημα θα σας εμφανίζει μήνυμα αποσύνδεσης και θα σας ζητήσει να κλείσετε όλα τα ανοικτά παράθυρα του φυλλομετρητή σας για την πλήρη αποσύνδεση (βλ. Εικόνα 30) Εικόνα 30 37