ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ 4

Transcript

1 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ 4 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1. ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΕΝΤΑΞΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΝΤΑΞΗ ΠΡΑΞΕΩΝ 8 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2. ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ 12 ΠΡΑΞΕΩΝ 2.1 ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ ΜΕ Ι ΙΑ ΜΕΣΑ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΥΠΟΕΡΓΩΝ ΜΕ ΑΝΑΘΕΣΗ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΑΝΑΘΕΣΗΣ ΒΑΣΕΙ ΤΟΥ Π 346/98 ΟΠΩΣ 15 ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΘΗΚΕ ΑΠΟ ΤΟ Π 18/ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΑΝΑΘΕΣΗΣ ΜΕ ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ ΕΚ ΗΛΩΣΗΣ 18 ΕΝ ΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3. ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ ΠΡΑΞΕΩΝ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ ΠΡΑΞΕΩΝ ΠΡΟΣ ΙΟΡΙΣΜΟΣ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ ΠΡΑΞΕΩΝ ΚΑΙ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ 23 ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ ΤΟΥ ΑΝΑ ΕΙ ΟΣ ΡΑΣΗΣ ΕΙ ΟΣ ΡΑΣΗΣ : ΣΥΜΒΟΥΛΕΥΤΙΚΗ ΕΙ ΟΣ ΡΑΣΗΣ : ΗΜΟΣΙΟΤΗΤΑ- ΕΥΑΙΣΘΗΤΟΠΟΙΗΣΗ ΕΙ ΟΣ ΡΑΣΗΣ : ΙΚΤΥΩΣΗ ΕΙ ΟΣ ΡΑΣΗΣ : ΠΡΟΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΕΙ ΟΣ ΡΑΣΗΣ : ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΕΙ ΟΣ ΡΑΣΗΣ : ΣΥΝΟ ΕΥΤΙΚΕΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΚΤΙΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗ ΗΜΟΣΙΟΤΗΤΑ ΠΡΑΞΕΩΝ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ ΠΡΑΞΕΩΝ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΕΩΝ ΚΑΤΑ ΤΗ ΙΑΡΚΕΙΑ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ ΕΠΙΚΑΙΡΟΠΟΙΗΣΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗ ΧΩΡΙΣ ΕΠΑΝΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗ ΜΕ ΕΠΑΝΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΕΛΕΓΧΩΝ ΠΡΑΞΕΩΝ ΕΛΕΓΧΟΙ ΣΕ ΤΕΛΙΚΟ ΙΚΑΙΟΥΧΟ ΕΛΕΓΧΟΙ ΑΠΟ ΤΟΝ ΤΕΛΙΚΟ ΙΚΑΙΟΥΧΟ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ 58 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4. ΧΡΗΜΑΤΟΡΡΟΕΣ - ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ 60 ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ ΠΡΑΞΕΩΝ 4.1. ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΧΡΗΜΑΤΟΡΡΟΩΝ ΠΡΑΞΕΩΝ ΠΡΟΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΕΣ ΙΑ ΙΚΑΣΙΕΣ ΕΝΑΡΞΗΣ /ΛΗΞΗΣ 61 1

2 ΧΡΗΜΑΤΟΡΡΟΩΝ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΤΩΝ ΧΡΗΜΑΤΟΡΡΟΩΝ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΚΑΤΑΘΕΣΗΣ ΑΙΤΗΜΑΤΩΝ ΧΡΗΜΑΤΟ ΟΤΗΣΗΣ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΠΛΗΡΩΜΩΝ ΠΡΑΓΜΑΤΟΠΟΙΗΘΕΝΤΟΣ ΕΡΓΟΥ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ ΠΡΑΞΕΩΝ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗΣ ΚΑΙ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΜΗΝΙΑΙΩΝ ΕΛΤΙΩΝ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΤΩΝ ΜΗΝΙΑΙΩΝ ΕΛΤΙΩΝ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗΣ ΜΗΝΙΑΙΩΝ ΕΛΤΙΩΝ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΜΗΝΙΑΙΩΝ ΕΛΤΙΩΝ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗΣ ΚΑΙ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΤΡΙΜΗΝΙΑΙΩΝ ΕΛΤΙΩΝ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΤΡΙΜΗΝΙΑΙΩΝ ΕΛΤΙΩΝ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗΣ ΤΡΙΜΗΝΙΑΙΩΝ ΕΛΤΙΩΝ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΤΡΙΜΗΝΙΑΙΩΝ ΕΛΤΙΩΝ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΧΡΗΣΗΣ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΕΛΤΙΩΝ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΥΠΟΒΟΛΗ ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΕΛΤΙΩΝ ΕΡΓΟΥ/ ΥΠΟΕΡΓΩΝ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΥΠΟΒΟΛΗ ΕΛΤΙΩΝ (ΜΗΝΙΑΙΑ ΤΡΙΜΗΝΙΑΙΑ) 75 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 76 ΕΝΟΤΗΤΑ Π.1. ΚΑΝΟΝΙΣΤΙΚΟ ΚΑΙ ΘΕΣΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ 77 Π.1.1. ΚΑΝΟΝΙΣΤΙΚΟ ΚΑΙ ΘΕΣΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΣΤΟ Γ ΚΠΣ 77 Π.1.2. ΚΑΝΟΝΙΣΤΙΚΟ ΚΑΙ ΘΕΣΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ Ε.Κ.Τ. ΣΤΟ Γ ΚΠΣ 78 ΕΝΟΤΗΤΑ Π.2. ΕΙ ΙΚΕΣ ΡΥΘΜΙΣΕΙΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΝΑΘΕΣΗ ΥΠΟΕΡΓΩΝ ΠΡΑΞΕΩΝ ΕΚΤ 81 Π.2.1.ΚΑΝΟΝΙΣΤΙΚΟ ΚΑΙ ΘΕΣΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΓΙΑ ΤΙΣ ΑΝΑΘΕΣΕΙΣ 81 Π.2.2. ΙΣΧΥΟΥΣΕΣ ΡΥΘΜΙΣΕΙΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΝΑΘΕΣΗ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ 82 Π.2.3. ΙΑ ΙΚΑΣΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ ΕΚ ΗΛΩΣΗΣ ΕΝ ΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ 86 ΕΝΟΤΗΤΑ Π.3. ΠΕΡΙΠΤΩΣΕΙΣ ΕΞΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ 88 Π.3.1.ΠΛΑΙΣΙΟ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΞΑΣΦΑΛΙΣΗ ΤΟΥ ΑΝΑΓΚΑΙΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΓΙΑ 88 ΤΗΝ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΠΡΑΞΕΩΝ (περίπτωση ΟΤΑ και επιχειρήσεων ΟΤΑ) Π.3.2. ΑΡΘΡΑ ΝΟΜΩΝ ΚΑΙ ΑΛΛΕΣ ΙΑΤΑΞΕΙΣ 93 ΕΝΟΤΗΤΑ Π.4. ΗΜΟΣΙΟΤΗΤΑ - ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗ 106 Π.4.1. ΝΟΜΟΘΕΣΙΑ ΣΧΕΤΙΚΗ ΜΕ ΤΗΝ ΚΡΑΤΙΚΗ ΙΑΦΗΜΙΣΗ 106 Π.4.2.ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ ΚΑΙ ΗΜΟΣΙΟΤΗΤΑΣ ΣΕ ΕΠΙΠΕ Ο ΠΡΑΞΕΩΝ 115 Π.4.3. ΚΑΝΟΝΕΣ ΗΜΟΣΙΟΤΗΤΑΣ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ ΓΙΑ ΤΟ Γ ΚΠΣ, ΤΙΣ ΚΟΙΝΟΤΙΚΕΣ ΠΡΩΤΟΒΟΥΛΙΕΣ ΚΑΙ ΤΟ ΤΑΜΕΙΟ ΣΥΝΟΧΗΣ 121 ΕΝΟΤΗΤΑ Π.5. ΝΟΜΟΘΕΣΙΑ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΚΡΑΤΙΚΗ ΙΑΦΗΜΙΣΗ 126 Π.5.1. ΗΛΩΣΗ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗΣ ΠΡΑΞΗΣ 126 2

3 ΕΝΟΤΗΤΑ Π.6 ΕΝΤΥΠΑ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ ΣΕ Ε.Ε ΣΕ ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΑΝΑΘΕΣΕΩΝ ΒΑΣΕΙ ΤΟΥ Π 346/98 ΟΠΩΣ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΘΗΚΕ ΜΕ ΤΟ Π 18/ Π.6.1. ΕΝΤΥΠΟ 1 - ΠΡΟΚΗΡΥΞΗ ΣΥΜΒΑΣΗΣ 128 Π.6.2. ΕΝΤΥΠΟ 2 - ΠΡΟΚΗΡΥΞΗ ΠΡΟΚΑΤΑΡΤΙΚΗΣ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗΣ 138 Π.6.3. ΕΝΤΥΠΟ 3 ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΑΝΑΘΕΣΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ 143 ΕΝΟΤΗΤΑ Π.7. ΑΙΤΗΣΗ ΗΜΙΟΥΡΓΙΑΣ ΝΕΟΥ ΚΩ ΙΚΟΥ ΧΡΗΣΤΗ 150 Π.7.1. ΑΙΤΗΣΗ ΗΜΙΟΥΡΓΙΑΣ ΝΕΟΥ ΚΩ ΙΚΟΥ ΧΡΗΣΤΗ 150 ΕΝΟΤΗΤΑ Π.8. ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΑΝΑΚΤΗΣΗΣ ΑΧΡΕΩΣΤΗΤΩΣ ΚΑΤΑΒΛΗΘΕΝΤΩΝ ΠΟΣΩΝ 151 3

4 ΕΙΣΑΓΩΓΗ Το «Εγχειρίδιο Βασικών ιοικητικών ιαδικασιών Υλοποίησης Πράξεων ΕΚΤ» αφορά την παρουσίαση των κυριότερων διαδικασιών που πρέπει να ακολουθήσει ένας Φορέας προκειμένου να υλοποιήσει Πράξεις/Υποέργα συγχρηματοδοτούμενα από το ΕΚΤ στο πλαίσιο του Γ ΚΠΣ. Το παρόν Εγχειρίδιο αποτελεί βοήθημα Φορέων όπως : Τελικών ικαιούχων Φορέων ή φυσικών προσώπων που υποστηρίζουν τους Τ για την υλοποίηση των σχετικών Πράξεων. Για τη σύνταξη του Εγχειριδίου έχει ληφθεί ως παράδειγμα το πλαίσιο υλοποίησης του Μέτρου των Τοπικών Πρωτοβουλιών Απασχόλησης (ΤΠΑ) στα ΠΕΠ, με βάση τη διάγνωση αναγκών σε Περιφέρειες δράσης της Ομάδας Υποστήριξης Ειδικών Ομάδων Πληθυσμού της ΜΟ αε. Έτσι στο Εγχειρίδιο αναφέρονται μόνο δράσεις που περιλαμβάνονται στην ΚΥΑ των ΤΠΑ των ΠΕΠ 1 που όμως καλύπτουν το μεγαλύτερο μέρος των κατηγοριών ενέργειας Πράξεων ΕΚΤ και που είναι : Συμβουλευτική, κατηγορία ενέργειας «ΣΥΜΒΟΥΛΕΥΤΙΚΗ-ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗ- ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ» 351 ημοσιότητα, κατηγορία ενέργειας «ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗΣ ΚΑΙ ΕΥΑΙΣΘΗΤΟΠΟΙΗΣΗΣ» 327 ικτύωση, κατηγορία ενέργειας «ΙΚΤΥΩΣΗ» 320 Προκατάρτιση, κατηγορία ενέργειας «ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ» 349 Κατάρτιση, κατηγορία ενέργειας «ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ» 349 Συνοδευτικές Υποστηρικτικές Υπηρεσίες, κατηγορία ενέργειας «ΣΥΜΒΟΥΛΕΥΤΙΚΗ- ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗ-ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ» 351 Στη σύνταξη έχει ληφθεί υπόψη το κανονιστικό πλαίσιο υλοποίησης Πράξεων στο Γ ΚΠΣ (κοινοτικού και εθνικού επιπέδου) και ιδιαίτερα οι Υπουργικές Αποφάσεις και Οδηγοί που έχουν έως σήμερα εκδοθεί 2 από τις αρμόδιες υπηρεσίες (ΥΠ.ΟΙ.Ο., Υπ. Εργασίας- ΕΥΣΕΚΤ) και που αφορούν τις παραπάνω δράσεις τόσο για την υλοποίηση κάθε μιάς χωριστά όσο και για τις ολοκληρωμένες παρεμβάσεις όπως αυτές των ΤΠΑ. 1 Οι κατηγορίες ενέργειας «ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗ» 350, «ΑΠΟΚΤΗΣΗ ΕΡΓΑΣΙΑΚΗΣ ΕΜΠΕΙΡΙΑΣ» 359 κλπ που περιλαμβάνει τις δράσεις προώθησης της απασχόληση στα ΤΠΑ, δεν περιλαμβάνεται στο παρόν Εγχειρίδιο γιατί (έως τη στιγμή σύνταξης) δεν έχει εκδοθεί η σχετική ΚΥΑ του ΟΑΕΔ, ο οποίος είναι και ο μοναδικός ΤΔ των Πράξεων. 2 Βλέπε αναλυτική αναφορά στο Παράρτημα. 4

5 Τονίζεται ιδιαίτερα ότι επειδή οι αναφερόμενες διοικητικές διαδικασίες απορρέουν από την εφαρμογή ισχύοντος πλαισίου τη χρονική στιγμή εκπόνησης του Εγχειριδίου, οποιαδήποτε αλλαγή προκύψει μετά το πέρας της έκδοσης του παρόντος, δημιουργεί και την αντίστοιχη τροποποίησή του. Στο κείμενο η αναφορά στις επίσημες πηγές γίνεται είτε με την παρουσίαση αυτούσιων κειμένων είτε με παραπομπές σε συγκεκριμένα κεφάλαια ή άρθρα. Το Εγχειρίδιο βρίσκεται σε αντιστοιχία με τον «Ο ΗΓΟ ΤΗΡΗΣΗΣ ΦΑΚΕΛΟΥ ΑΡΧΕΙΟΥ ΠΡΑΞΗΣ (ΦΑΚΕΛΟΣ ΕΡΓΟΥ) ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΚΟΙΝΩΝΙΚΟΥ ΤΑΜΕΙΟΥ» που έχει εκπονηθεί από τη ΜΟ και ο οποίος μπορεί να αποτελέσει αναπόσπαστο τμήμα και έγγραφο συνοδευτικό του παρόντος. Την σύνταξη, την επεξεργασία των κειμένων και την επιμέλεια τους πραγματοποίησαν τα στελέχη του Τ ΥΥ της ΜΟ αε ΚΟΥΤΡΟΥΚΗ Σοφία και ΒΕΝΙΟΥ Πόπη, η οποία ήταν και η Υπεύθυνη της Ομάδας Εργασίας. Για την εκπόνηση του Εγχειριδίου επίσης συνεργάστηκαν τα στελέχη της Ομάδας Στήριξης ράσεων ΕΟΠ της ΜΟ : ΚΑΛΑΜΑΡΑΣ ημήτρης, ΝΕΣΤΟΡΗ Αρτεμις, ΤΖΟΜΑΚΑ Ανδρονίκη, ΤΣΟΛΑΚΙ ΗΣ Νίκος Το Εγχειρίδιο διαρθρώνεται στα παρακάτω Κεφάλαια, ενώ στο Παράρτημα επισημαίνονται πρόσθετες πληροφορίες : ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 «ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΝΤΑΞΗ ΠΡΑΞΕΩΝ» που περιλαμβάνει διαδικασίες προετοιμασίας του Φορέα για τη σύνταξη πρότασης και την υποβολή Τεχνικού ελτίου Έργου (Τ Ε). ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 «ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΠΡΑΞΗΣ/ΥΠΟΕΡΓΩΝ» που περιλαμβάνει διαδικασίες προετοιμασίας του Φορέα ανάλογα με τον τρόπο που θα υλοποιήσει την ΠΡΑΞΗ (ίδια μέσα ή εξωτερικός Ανάδοχος) ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 «ΙΑ ΙΚΑΣΙΕΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ/ΥΠΟΕΡΓΩΝ» που περιλαμβάνει τα στοιχεία τεκμηρίωσης του Φυσικού Αντικειμένου (Φ.Α.) ανά δράση (ΣΥΜΒΟΥΛΕΥΤΙΚΗ, ΗΜΟΣΙΟΤΗΤΑ, ΙΚΤΥΩΣΗ, ΠΡΟΚΑΤΑΡΤΙΣΗ, ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ, Σ.Υ.Υ.) και τις βασικές διαδικασίες που απαιτούνται για την υλοποίηση των Πράξεων και που απορρέουν από το σχετικό κανονιστικό πλαίσιο (δημοσιότητα, πιστοποίηση ΦΑ, τροποποιήσεις, έλεγχοι, εσωτερική αξιολόγηση, ολοκλήρωση Πράξεων). ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4 «ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΧΡΗΜΑΤΟΡΡΟΩΝ, ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΚΑΙ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ ΤΟΥ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ ΠΡΑΞΕΩΝ/ΥΠΟΕΡΓΩΝ» που περιλαμβάνει τις διαδικασίες για τη χρηματοδότηση μιας Πράξης καθώς και την παρακολούθηση του οικονομικού αντικειμένου μέσω των τυποποιημένων ελτίων (Μηνιαίων, Τριμηνιαίων). ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ που περιλαμβάνει στοιχεία, έγγραφα και αποσπάσματα θεσμικού πλαισίου χρήσιμα στην εφαρμογή των προαναφερομένων διαδικασιών. 5

6 Σημείωση : Το Εγχειρίδιο δεν αποτελεί δεσμευτικό κείμενο. Πρόκειται για ένα πρακτικό εργαλείο βοήθημα για την υλοποίηση Πράξεων ΕΚΤ στο Γ ΚΠΣ. Για τυχόν διευκρινίσεις μπορείτε να απευθύνεστε, επισημαίνοντας «Εγχειρίδιο βασικών ιοικητικών ιαδικασιών υλοποίησης Πράξεων ΕΚΤ» στη διεύθυνση : Μονάδα Οργάνωσης της ιαχείρισης του Κοινοτικού Πλαισίου Στήριξης Α.Ε. ( ΜΟ α.ε.) Τομέας ιοικητικών Υποστηρικτικών Υπηρεσιών Μιχαλακοπούλου ΑΘΗΝΑ Τηλ: Fax: webmaster@mou.gr 6

7 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΕΝΤΑΞΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ 7

8 1.1. ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΝΤΑΞΗ ΠΡΑΞΕΩΝ Η φάση προετοιμασίας ενός Τελικού ικαιούχου (Τ ) για την υποβολή πρότασης με στόχο την ένταξή της αρχίζει από τη χρονική στιγμή που αυτός ορίζεται σε Συμπλήρωμα Προγραμματισμού Επιχειρησιακού Προγράμματος ως δυνητικός Τ συγκεκριμένων κατηγοριών Πράξεων. O Τ λαμβάνει μία σειρά Αποφάσεων 3 που τον κατοχυρώνουν νομικά και διοικητικά με βάση το κανονιστικό πλαίσιο οργάνωσης και λειτουργίας του για την συμμετοχή του σε κατάθεση πρότασης για την υλοποίηση Πράξης στο πλαίσιο του Γ ΚΠΣ. Σε κάθε περίπτωση, για την ανάληψη αποφάσεων συμμετοχής σε δράσεις προκηρυσσόμενου Μέτρου, οι Φορείς Υλοποίησης πρέπει να λαμβάνουν υπ όψιν τους: το περιεχόμενο της πρόσκλησης της ιαχειριστικής Αρχής σε σχέση με: - τις ανάγκες που πρόκειται να καλύψει η υποβαλλόμενη πρόταση - τη δυνατότητα συμμετοχής του Τ για την ανάληψη του ρόλου του σε σχέση και με το κανονιστικό πλαίσιο που διέπει τη λειτουργία του τους όρους, τις προϋποθέσεις και τις προδιαγραφές υλοποίησης της συγκεκριμένης Πράξης με βάση το κανονιστικό και θεσμικό πλαίσιο που αφορά Κανονισμούς, Οδηγίες, συστάσεις και αποφάσεις των κοινοτικών οργάνων που αφορούν τα ιαρθρωτικά Ταμεία και ιδιαίτερα τη δράση του Ευρωπαϊκού Κοινωνικού Ταμείου, καθώς επίσης και την Εθνική νομοθεσία (νόμοι, κανονιστικές πράξεις, εγκριτικές αποφάσεις κλπ), έγγραφα εθνικής πολιτικής σχετικής με το είδος των δράσεων καθώς και τις σχετικές ΚΥΑ και οδηγούς Σχεδιασμού/Εφαρμογής. την εξειδίκευση του περιεχομένου της πρόσκλησης όπως παρουσιάζεται στις δράσεις ενημέρωσης ή/και δημοσιότητας που οργανώνονται από αρμόδιους φορείς για το συγκεκριμένο Μέτρο. Με βάση τα ανωτέρω, παρατίθενται αποφάσεις που πρέπει να ληφθούν από τον Τ και που είναι αναγκαίες για τη συμμετοχή του σε πρόσκληση ενδιαφέροντος. ιευκρινίζεται ότι : η σειρά των αποφάσεων είναι ενδεικτική και όχι αριθμητική ο αριθμός των αποφάσεων είναι προσεγγιστικός επειδή μπορεί κάποιες από αυτές να μην απαιτούνται σύμφωνα με το πλαίσιο λειτουργίας του φορέα και κάποιες άλλες μπορούν να συμπτυχθούν σε μία ανάλογα 3 του ανώτατου διοικητικού οργάνου, των συλλογικών οργάνων ή του νομίμου εκπροσώπου (ανάλογα με την κάθε περίπτωση) 8

9 πολλές από τις αποφάσεις μπορούν να τροποποιηθούν κατά την διάρκεια των ενεργειών ανάλογα με τα δεδομένα που διαμορφώνονται κάθε φορά ανάλογα με την πορεία υλοποίησης του Προγράμματος Αναλυτικότερα αναφέρονται : Απόφαση αρμοδίου οργάνου του Τ για την ενσωμάτωση της Πράξης στον ετήσιο Προγραμματισμό του (και όπου αυτό απαιτείται από το πλαίσιο λειτουργίας του Φορέα). Αποφάσεις για την υποβολή συγκεκριμένης πρότασης στο προκηρυσσόμενο Μέτρο, όπου καθορίζονται το φυσικό αντικείμενο, ο προϋπολογισμός, το χρονοδιάγραμμα και ο τρόπος υλοποίησης των δράσεων. Αποφάσεις ανάθεσης αρμοδιοτήτων σε υπηρεσίες ή/και στελέχη του Τ για τη σύνταξη (συγκέντρωση και επεξεργασία των απαιτούμενων στοιχείων) και έγκαιρη υποβολή της πρότασης. Αποφάσεις ανάθεσης αρμοδιοτήτων σε υπηρεσίες ή/και στελέχη του Τ που θα εμπλακούν στην παρακολούθηση της υλοποίησης, τον έλεγχο και την αξιολόγηση της δράσης. Απόφαση ορισμού του Υπευθύνου Έργου 4 ο οποίος, κατά κανόνα, είναι στέλεχος του Φορέα Υλοποίησης ή ενός εκ των Φορέων Επίβλεψης, έχει συνολική εικόνα για το Έργο, συνεργάζεται με τις Υπηρεσίες ή τα οριζόμενα με τις προηγούμενες αποφάσεις στελέχη, συνυπογράφει με τον νόμιμο εκπρόσωπο του Φορέα Υλοποίησης το Τ..Ε. και έχει, αλληλεγγύως με αυτόν την ευθύνη για την εγκυρότητα και την πληρότητα των πληροφοριών που καταγράφονται στο Τ..Ε. Λοιπές Αποφάσεις και διοικητικές πράξεις που απαιτούνται για την υποβολή της πρότασης, ανάλογα με το θεσμικό πλαίσιο και τον Κανονισμό Λειτουργίας του Τ Ο Τ είναι υποχρεωμένος να υποβάλλει την πρόταση του στα τυποποιημένα έντυπα που είναι το Τεχνικό ελτίο Έργου και το Τεχνικό ελτίο Υποέργου ( Τ Ε/Τ Υ). εν γίνονται δεκτές από τις Α προτάσεις που δεν συντάσσονται στα τυποποιημένα έντυπα του ΥΠ.ΟΙ.Ο. Εφ όσον η πρόταση εγκριθεί τα Τ Ε/Τ Υ αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της Απόφασης Ένταξης της Πράξης. Τα ελτία συμπληρώνονται και μπορούν να υποβληθούν σε έντυπη ή/και σε ηλεκτρονική μορφή αξιοποιώντας τη διαδικασία ηλεκτρονικής υποβολής τους. 4 βλέπε Οδηγίες συμπλήρωσης ΤΔΕ ΕΚΤ κωδικός 57 «ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΟΥ ΥΠΕΥΘΥΝΟΥ ΕΡΓΟΥ (ΣΥΝΤΑΚΤΗ ΤΟΥ ΤΕΧΝΙΚΟΥ ΔΕΛΤΙΟΥ ΕΡΓΟΥ) 9

10 Στη περίπτωση που ο Φορέας επιλέξει εκτός της έντυπης και την ηλεκτρονική υποβολή πρέπει πρώτα να εισαγάγει τα στοιχεία στην σχετική ηλεκτρονική φόρμα ακολουθώντας την απαιτούμενη διαδικασία. Στη συνέχεια πρέπει να εκτυπώσει το ελτίο με τα στοιχεία που έχουν εισαχθεί, με στόχο να το καταθέσει και σε έντυπη μορφή για λήψη αριθμού πρωτοκόλλου από την Α. Με αυτό τον τρόπο αποφεύγεται η εις διπλούν συμπλήρωση του ελτίου. Στη περίπτωση της ηλεκτρονικής υποβολής πρέπει να οριστεί το φυσικό πρόσωπο που θα είναι υπεύθυνο για την χρήση του κωδικού εισαγωγής των στοιχείων όλων των ελτίων Παρακολούθησης της Πράξης (Τ Ε, Μηνιαία, Τριμηνιαία). Η διαδικασία λήψης κωδικού πρόσβασης καθώς και η αναλυτική διαδικασία της ηλεκτρονικής υποβολής περιγράφεται στο κεφάλαιο 3 του παρόντος 5. Αναλυτικότερα για την υποβολή των Τ Ε απαιτούνται : Συμπλήρωση του Τ Ε και Τ Υ από τις Υπηρεσίες και τα στελέχη που έχουν οριστεί με προηγούμενες αποφάσεις του Φορέα, σύμφωνα με τις οδηγίες του ΥΠΟΙΟ και τις τυχόν υποδείξεις της αρμόδιας Α και με τα υποδείγματα των Τ Ε ανά συγκεκριμένη δράση που μπορεί να παρουσιάζονται στην ιστοσελίδα της Α. Εξαίρεση 6 για την οποία δεν απαιτείται η υποβολή πλήρως συμπληρωμένων Τ Υ αποτελούν περιπτώσεις Πράξεων στις οποίες ο ακριβής αριθμός των Υποέργων και το περιεχόμενό τους προσδιορίζεται μέσω ανοικτής διαδικασίας και βάσει προδιαγραφών που έχει θέσει ο Τ (πχ κατάρτιση). Στην περίπτωση αυτή η πρόταση συνοδεύεται από την περιγραφή του συστήματος εξειδίκευσης της Πράξης σε Υποέργα από τον Τ και το αναλυτικό χρονοδιάγραμμά του. Τα αναλυτικά ελτία των Υποέργων υποβάλλονται συμπληρωμένα από τον Τ στην ιαχειριστική Αρχή μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας εξειδίκευσης. Η Α στην περίπτωση αυτή ελέγχει την συμβατότητα των Υποέργων με την εγκριθείσα Πράξη και ενσωματώνει τα Υποέργα στην ενταχθείσα πρόταση με συμπληρωματική απόφαση του γενικού ή ειδικού γραμματέα. Ηλεκτρονική υποβολή του Τ Ε/Τ Υ στη Α Υποβολή σε έντυπη μορφή του Τ Ε/Τ Υ στη Α με όλα τα επισυναπτόμενα έγγραφα που απαιτούνται ως συνημμένα στο Τ Ε και αναφέρονται στο πεδίο «ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ ΣΥΝΗΜΜΕΝΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ (ΓΙΑ Τ Ε ΕΚΤ)» και που ενδεικτικά είναι : αίτηση/συνοδευτικό υποβολής πρότασης, απογραφικά δελτία φορέων, στοιχεία θεσμικού πλαισίου του Φορέα και καθεστώς σύστασης του φορέα, σχέδιο δημοσιότητας, σχέδιο προκήρυξης και οδηγού εφαρμογής (εφ όσον απαιτείται), σύστημα διαχείρισης αξιολόγησης προτάσεων - παρακολούθησης του έργου, σύστημα εσωτερικής 5 βλέπε «διαδικασία χρήσης της εφαρμογής της ηλεκτρονικής υποβολής ΤΔΕ, ΜΔΠΕΥ, ΤΔΠΕΥ» 6 Εγκύκλιος για τις διαδικασίες ένταξης Πράξεων στα ΕΠ του ΚΠΣ (Υπ.Οι.Ο.-Ιούλιος 2001) κεφάλαιο ΙΙΙ. 4 προϋποθέσεις συμπλήρωσης στοιχείων υποέργων ταυτόχρονα με την υποβολή της πρότασης 10

11 αξιολόγησης του έργου, στοιχεία απαιτούμενου προσωπικού, καθεστώς υπαγωγής για ΦΠΑ, τίτλοι ιδιοκτησίας ή παραχωρητήρια χρήσης χώρου/εξοπλισμού (εφ όσον απαιτούνται), λοιπές βεβαιώσεις / υπεύθυνες δηλώσεις κλπ Υποβολή των Τ Ε και Τ Υ εντός της προθεσμίας υποβολής προτάσεων που έχει οριστεί από την Α στην πρόσκληση ενδιαφέροντος προς δυνητικούς Τ. Λήψη και αρχειοθέτηση του αριθμού πρωτοκόλλου κατάθεσης του Τ Ε στην Α. Η Α αφού εξετάσει τα ελτία που υποβλήθηκαν, δύναται να ζητήσει από τον Τ διευκρινήσεις, πρόσθετες πληροφορίες ή/και τροποποιήσεις-διορθώσεις που μπορεί να οδηγήσουν στην υποβολή νέων Τ Ε/Τ Υ. Με την υποβολή των οριστικών ελτίων ολοκληρώνεται η φάση προετοιμασίας του Τ με στόχο την ένταξη της υποβαλλόμενης Πράξης για χρηματοδότηση στο πλαίσιο του Γ ΚΠΣ. Σε περίπτωση απόρριψης της Πράξης, ο Τ ενημερώνεται με επαρκώς αιτιολογημένη επιστολή από την ιαχειριστική Αρχή. Σε περίπτωση ένταξης της Πράξης, ο Τ παραλαμβάνει την Απόφαση Ένταξης με αποδεικτικό παραλαβής. 11

12 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ ΠΡΑΞΕΩΝ 12

13 2.1. ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ Η διαδικασία προετοιμασίας αφορά τις ενέργειες στις οποίες πρέπει να προβεί ο Τ αμέσως μετά την έκδοση της Απόφασης Ένταξης και πριν την ημερομηνία έναρξης της υλοποίησης του φυσικού αντικειμένου της Πράξης. Στο στάδιο αυτό περιλαμβάνονται τυχόν τροποποιήσεις προηγούμενων Αποφάσεων ή όπου απαιτείται εξειδίκευση αυτών για την εξασφάλιση της ορθής και βέλτιστης παρακολούθησης και διαχείρισης του Έργου. Ο Τ οφείλει με βάση τις δεσμεύσεις του που αναφέρονται στην Απόφαση Ένταξης των Πράξεων να διαθέτει τα κατάλληλα συστήματα /μηχανισμούς για την ορθολογική υλοποίηση και διαχείρισή τους και ως ακολούθως : Μηχανισμό πιστοποίησης εκτέλεσης της Πράξης, ο οποίος εξασφαλίζει τον αποτελεσματικό έλεγχο της ποιότητας και ποσότητας των υλικών, των υπηρεσιών και του τελικού παραδοτέου αποτελέσματος 7.Στο μηχανισμό αυτό πρέπει να καθορίζονται αρμοδιότητες σε υπεύθυνες Υπηρεσίες ή φυσικά πρόσωπα που αναλαμβάνουν την πιστοποίηση του Φυσικού Αντικειμένου (ΦΑ) των Πράξεων/Υποέργων καθώς και τον τρόπο συνεργασίας τους με τους υπεύθυνους παρακολούθησης της υλοποίησης του έτσι ώστε να εξασφαλίζεται η εύρυθμη λειτουργία του μηχανισμού 8. Εσωτερικού μηχανισμού ελέγχου των πληρωμών, ο οποίος εξασφαλίζει την νομιμότητα και κανονικότητά τους 9. Στο μηχανισμό αυτό πρέπει να καθορίζονται αρμοδιότητες σε υπεύθυνες Υπηρεσίες ή φυσικά πρόσωπα που αναλαμβάνουν την παρακολούθηση του Οικονομικού Αντικειμένου (Ο.Α.) των Πράξεων/Υποέργων και τον έλεγχο των πληρωμών, καθώς και τον τρόπο συνεργασίας τους με τους υπεύθυνους παρακολούθησης της υλοποίησης του Φ.Α. έτσι ώστε να εξασφαλίζεται η εύρυθμη λειτουργία του μηχανισμού 10. Απαιτούμενα στοιχεία για την λειτουργία των δύο προαναφερομένων μηχανισμών περιγράφονται στα κεφάλαια 3 και 4 του παρόντος εγχειριδίου. Τονίζεται ότι η ύπαρξη των μηχανισμών είναι απαραίτητη σε κάθε περίπτωση υλοποίησης Πράξης, είτε αυτή υλοποιείται με ίδια μέσα είτε με ανάθεση σε εξωτερικό Ανάδοχο. 7 πηγή :Απόφαση Υφυπουργού Εθνικής Οικονομίας απ 18527/ΓΔΑΠΠΠΔΕ 156 από 7 Ιουνίου 2001 για «τον τύπο και το περιεχόμενο Απόφασης Ένταξης Πράξης σε ΕΠ του Γ ΚΠΣ σύμφωνα με το άρθρο 5, παρ. 3 του Ν 2860/2000», κεφ 4 παρ5, 8 βλέπει κεφάλαιο 3 ενότητα 3.4 του παρόντος «Διαδικασία πιστοποίησης ΦΑ Πράξεων» 9 πηγή: Απόφαση Υφυπουργού Εθνικής Οικονομίας απ 18527/ΓΔΑΠΠΠΔΕ 156 από 7 Ιουνίου 2001 για «τον τύπο και το περιεχόμενο απόφασης ενταξης πράξης σε ΕΠ του Γ ΚΠΣ σύμφωνα με το άρθρο 5, παρ. 3 του Ν 2860/2000», κεφ 4 παρ5 10 Βλέπε κεφάλαιο 4, ενότητα 4.2 του παρόντος «Διαδικασία παρακολούθησης οικονομικού αντικειμένου Πράξης» 13

14 2.2. ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ ΜΕ Ι ΙΑ ΜΕΣΑ Πριν την έναρξη υλοποίησης του φυσικού αντικειμένου και μετά την έκδοση Απόφασης Ένταξης της Πράξης, όταν αυτή υλοποιείται με ίδια μέσα, επιπλέον των οριζομένων στο Μηχανισμό πιστοποίησης εκτέλεσης της Πράξης και στο μηχανισμό ελέγχου των πληρωμών, όπως περιγράφονται στα κεφάλαια 3 και 4 του παρόντος, ο Τ πρέπει να λαμβάνει τις παρακάτω αποφάσεις που αφορούν : Την δέσμευση του Τ για την υλοποίηση της Πράξης 11 : Απόφαση υλοποίησης της Πράξης με ίδια μέσα, όπου προσδιορίζονται : το περιεχόμενο της Πράξης και των Υποέργων (ποσοτικά στοιχεία, χωροταξία ανά Υποέργο κλπ), η χρονική διάρκεια υλοποίησης, ο προϋπολογισμός της Πράξης και των Υποέργων καθώς και τα παραδοτέα. Τον προσδιορισμό των διαθέσιμων ανθρωπίνων πόρων για την υλοποίηση της Πράξης/ Υποέργων : Απόφαση ορισμού των αρμόδιων Υπηρεσιών / στελεχών για την υλοποίηση του φυσικού αντικειμένου της Πράξης. 12 Στις περιπτώσεις που απαιτείται εξειδικευμένο προσωπικό που δεν διαθέτει ο Φορέας ακολουθούνται οι σχετικές διαδικασίες πρόσληψης ανάλογα με τη νομική μορφή σύστασής του. Αναφορά στις σχετικές διαδικασίες που απορρέουν κάθε φορά γίνεται στο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ του παρόντος. Με την οριστικοποίηση του απασχολούμενου στην Πράξη προσωπικού, καταρτίζεται πίνακας με τα στοιχεία και τις ειδικότητές του. Επίσης, στην περίπτωση υλοποίησης με ίδια μέσα εφ όσον απαιτείται από την διαχείριση της Πράξης, ο Τ πρέπει να καθορίσει και το Σύστημα επιμερισμού οριζοντίων δαπανών για τον επιμερισμό των δαπανών που αφορούν περισσότερα του ενός κέντρα κόστους. 11 η απόφαση αυτή βρίσκεται σε αντιστοιχία με το έγγραφο νομικής δέσμευσης στη περίπτωση υλοποίησης της Πράξης με ανάθεση σε εξωτερικό Ανάδοχο. 12 τις περισσότερες φορές στις σχετικές ΚΥΑ και τους Οδηγούς Εφαρμογής προδιαγράφονται οι απαιτούμενες ειδικότητες/εμπειρία των στελεχών υλοποίησης του φυσικού αντικειμένου 14

15 2.3. ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΥΠΟΕΡΓΩΝ ΜΕ ΑΝΑΘΕΣΗ Στο κεφάλαιο αυτό αναφέρονται επιγραμματικά οι διοικητικές ενέργειες του Τ για την διενέργεια των διαδικασιών σε δύο περιπτώσεις : ανάθεση βάσει του Π 346/98, όπως τροποποιήθηκε από το Π 18/2000 (που ενσωμάτωσε την Οδηγία 92/50 ΕΟΚ στην Ελληνική Νομοθεσία) ανάθεση με πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος (εφόσον ο π/υ των Πράξεων είναι κάτω από το όριο του Π 346/98 όπως τροποποιήθηκε από το Π 18/2000) Για την περίπτωση αυτή στο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ περιγράφονται οι ισχύουσες θεσμοθετημένες ρυθμίσεις ανάθεσης από τον Τ σε εξωτερικό Ανάδοχο, ανάλογα με τον προϋπολογισμό του έργου και την νομική μορφή σύστασης του Φορέα Τελικού ικαιούχου 13. Για την κάλυψη των αναγκών της παρούσας διαδικασίας ο Τ πρέπει με απόφαση να ορίσει τα φυσικά πρόσωπα ή την Υπηρεσία του που θα αναλάβουν: - τη σύνταξη του Αναλυτικού Τεύχους της ιακήρυξης με τα Παραρτήματα και τα Έντυπα, της Περίληψης της Προκήρυξης και του Σχεδίου Συμβάσεως. τη διάθεση των τευχών της Προκήρυξης σε κάθε ενδιαφερόμενο σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή την πληροφόρηση των ενδιαφερομένων και την παροχή τυχόν διευκρινήσεων που θα ζητηθούν επί του περιεχομένου και των διαδικασιών την ενημέρωση της ιστοσελίδας του Τελικού ικαιούχου με το κείμενο της Προκήρυξης την υποδοχή των αιτήσεων των υποψηφίων Αναδόχων τη σύνταξη και αποστολή εγγράφων απαντήσεων για διευκρινήσεις στο κείμενο της Προκήρυξης (εφόσον ζητηθούν εγγράφως από τους υποψήφιους Αναδόχους και εντός των οριζομένων προθεσμιών) ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΑΝΑΘΕΣΗΣ ΒΑΣΕΙ ΤΟΥ Π 346/98 ΟΠΩΣ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΘΗΚΕ ΑΠΟ ΤΟ Π 18/ Κατά την διαδικασία αυτή ο Τ δρώντας ως Αναθέτουσα Αρχή προβαίνει στην έκδοση αναγκαίων αποφάσεων, τη συμπλήρωση προτυποποιημένων εντύπων και τη διεκπεραίωση συγκεκριμένων εργασιών ως ακολούθως : Συμπλήρωση και αποστολή στην Ε.Ε. του Τυποποιημένου Εντύπου 2 της Οδηγίας 2001/78/ΕΚ για την Προκαταρκτική Ενημέρωση της Ε.Ε πηγή: Εγχειρίδιο Οδηγού Εφαρμογής ΤΠΑ στα ΠΕΠ-ΕΥΣΕΚΤ 14 που ενσωμάτωσε την Οδηγία 92/50 ΕΟΚ στην Ελληνική Νομοθεσία 15 για «Προμήθειες» ή «Υπηρεσίες» που το σύνολο των ετήσιων προυπολογιζόμενων ποσών ανάθεσης είναι άνω των ευρώ 15

16 Σύνταξη από τα αρμόδια στελέχη του αναλυτικού τεύχους ιακήρυξης με τα Παραρτήματα και τα Έντυπα, της Περίληψης της Προκήρυξης και του Σχεδίου Συμβάσεως. Αποστολή στη ΜΟΠΑ ΙΣ 16 των Προκηρύξεων που απευθύνονται στους Αναδόχους στις περιπτώσεις που το αντικείμενο της Προκήρυξης αφορά «Υπηρεσίες» και ο προϋπολογισμός του Έργου είναι ίσος ή μεγαλύτερος από ευρώ (μη συμπεριλαμβανόμενου ΦΠΑ) Συμπλήρωση του Τυποποιημένου Έντυπου 1 της Οδηγίας 2001/78/ΕΚ (Προκήρυξη Σύμβασης) και αποστολή του στην ΕΕ για δημοσίευση στο Συμπλήρωμα της Επίσημης Εφημερίδας των Ε.Κ. Απόφαση για αποστολή της περίληψης Προκήρυξης για δημοσίευση. Αποστολή της περίληψης προκήρυξης για δημοσίευση στο ΦΕΚ και στον ελληνικό ημερήσιο τύπο. Τήρηση του Πρακτικού ημερομηνιών δημοσίευσης Προκήρυξης στην επίσημη εφημερίδα της Ε.Ε. και στον ελληνικό ημερήσιο τύπο. Πρωτοκόλληση και αρχειοθέτηση των προσφορών των Αναδόχων και ειδικότερα: των Φακέλων δικαιολογητικών συμμετοχής, των τεχνικών και οικονομικών προσφορών. Αρχειοθέτηση και τήρηση των εγγυητικών επιστολών των υποψηφίων Αναδόχων Απόφαση για συγκρότηση της Επιτροπής ιενέργειας / Αξιολόγησης ιαγωνισμού Απόφαση για συγκρότηση των Γνωμοδοτικών Επιτροπών, των αναπληρωτών και του στελέχους γραμματειακής υποστήριξης Απόφαση για συγκρότηση της Επιτροπής Ενστάσεων στη περίπτωση που θα απαιτηθεί 17, Απόφαση για τον ορισμό των Αξιολογητών Αρχειοθέτηση των Υπεύθυνων δηλώσεων των Αξιολογητών και των Γνωμοδοτικών Επιτροπών και Επιτροπής Ενστάσεων για μη συγγένεια με Αναδόχους κ.α. Αρχειοθέτηση των προτυποποιημένων ελτίων-εντύπων Αξιολόγησης των προσφορών των υποψηφίων Αναδόχων 16 αφορά την παρακολούθηση και τον έλεγχο του προσυμβατικού σταδίου των δημοσίων συμβάσεων υπηρεσιών (όχι προμηθειών), οι οποίες υπάγονται στο πεδίο εφαρμογής των οδηγιών 92/50/ΕΟΚ, 93/37/ΕΟΚ και 93/38/ΕΟΚ και του αντιστοίχου εθνικού δικαίου μεταγραφής 17 βλέπε στο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ του παρόντος, ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ ΕΚΔΗΛΩΣΗΣ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ, Ενστάσεις πηγή : Εγχειρίδιο Εφαρμογής ΤΠΑ-ΕΥΣΕΚΤ 16

17 Αποφάσεις μετά την ολοκλήρωση της κάθε φάσης αξιολόγησης και με βάση τα πρακτικά και τις εισηγήσεις της Επιτροπής ιενέργειας ιαγωνισμού 18 Πρωτοκόλληση και Αρχειοθέτηση των Ενστάσεων που μπορεί να υποβληθούν από τους υποψήφιους Αναδόχους Αποφάσεις όσον αφορά στις Ενστάσεις που μπορεί να υποβληθούν από τους υποψήφιους Αναδόχους μετά την εξέτασή τους και με βάση τα πρακτικά και τις εισηγήσεις της Επιτροπής Ενστάσεων. Απόφαση για κατακύρωση του ιαγωνισμού Συμπλήρωση του Τυποποιημένου Εντύπου 3 της Οδηγίας 2001/78/ΕΚ (Ανακοίνωση Ανάθεσης Σύμβασης) και αποστολή του στην Ε.Ε. για δημοσίευση στο Συμπλήρωμα της Επίσημης Εφημερίδας των Ε.Κ Σύνταξη και αποστολή στους Αναδόχους των εγκριτικών επιστολών Αρχειοθέτηση των πιστοποιητικών στις περιπτώσεις που απαιτούνται από τους Αναδόχους από το Τμήμα Ελέγχου ιαφάνειας του Εθνικού Συμβουλίου Ραδιοτηλεόρασης, σύμφωνα με το άρθρο 4 του Ν. 3021/2002 (ΦΕΚ 143 Α / ), που να βεβαιώνει τη μη συνδρομή των ασυμβίβαστων ιδιοτήτων που προβλέπονται στο άρθρο 3 του ίδιου Νόμου για την περίπτωση εταιριών (ΑΕ, ΟΕ, ΕΠΕ, κλπ), ΝΠ και ΝΠΙ, με αντικείμενο σύμβασης την εκτέλεση έργου ή προμήθειας ή παροχής υπηρεσιών, που η αξία τους υπερβαίνει το ποσό των διακοσίων πενήντα χιλιάδων ( ) ευρώ, καθώς επίσης και οι συμβάσεις των οποίων η αξία είναι κατώτερη των διακοσίων πενήντα χιλιάδων ( ) ευρώ αλλά έχουν ως αντικείμενο τμήμα, προσθήκη ή επέκταση ανατιθέμενου έργου, προμήθειας ή υπηρεσίας που υπερβαίνει σε συνολική αξία το ποσό αυτό. Αρχειοθέτηση των ενδεχομένων προσφυγών αιτήσεων Ασφαλιστικών Μέτρων και των Aποφάσεων των δικαστηρίων. Κατάρτιση των Σχεδίων Συμβάσεων με την εξειδίκευση των όρων και των δεσμεύσεων του Αναδόχου 18 πηγή : φάκελος Εργου ΕΚΤ-ΜΟΔ. η κάθε φάση περιλαμβάνει : Πρακτικό ελέγχου πληρότητας Φακέλου Δικαιολογητικών (1ο πρακτικό Επιτροπής Διαγωνισμού) Απόφαση Αναθέτουσας Αρχής περί αποτελεσμάτων του ελέγχου της πληρότητας Φακέλου Δικαιολογητικών Πρακτικό αξιολόγησης Τεχνικών Προσφορών (2ο πρακτικό Επιτροπής Διαγωνισμού) (Ενδεχόμενες) ενστάσεις Αναδόχων επί των αποτελεσμάτων της Τεχνικής Αξιολόγησης Εξέταση (ενδεχόμενων) ενστάσεων Τεχνικής Αξιολόγησης (3ο πρακτικό Επιτροπής Διαγωνισμού) Απόφαση Αναθέτουσας Αρχής περί αποτελεσμάτων αξιολόγησης τεχνικών προσφορών Αξιολόγηση οικονομικών προσφορών (4ο πρακτικό Επιτροπής Διαγωνισμού) (Ενδεχόμενες) ενστάσεις επί των τελικών αποτελεσμάτων της Επιτροπής Διαγωνισμού Εξέταση (ενδεχόμενων) ενστάσεων επί των τελικών αποτελεσμάτων (5ο πρακτικό Επιτροπής Διαγωνισμού) Απόφαση Αναθέτουσας Αρχής περί αποτελεσμάτων Αξιολόγησης 17

18 Αποστολή των Σχεδίων Συμβάσεων στην ΜΟΠΑ ΙΣ 19 πριν την υπογραφή τους. Για τις συμβάσεις που το αντικείμενο τους αφορά «προμήθειες» δεν αποστέλλονται στη ΜΟΠΑ ΙΣ σε κάθε περίπτωση, ενώ για τις συμβάσεις που το αντικείμενο τους αφορά «Υπηρεσίες» αποστέλλονται μόνο όταν ο προϋπολογισμός του έργου είναι ίσος ή μεγαλύτερος από ευρώ. Αποστολή των Σχεδίων Συμβάσεων στο Ελεγκτικό Συνέδριο πριν την υπογραφή τους, στις περιπτώσεις όπου το αντικείμενο σύμβασης αφορά «προμήθειες» και ο προϋπολογισμός του έργου είναι μεγαλύτερος από ευρώ (περιλαμβανομένου ΦΠΑ), και όπου το αντικείμενο σύμβασης αφορά «Παροχή Υπηρεσιών» και ο προϋπολογισμός του έργου είναι μεγαλύτερος από ευρώ (περιλαμβανομένου ΦΠΑ). Αίτηση ανάκλησης απόφασης Ελεγκτικού Συνεδρίου σε περίπτωση απορριπτικής απόφασης. Αποστολή του τελικού κειμένου της σύμβασης στους Αναδόχους για υπογραφή πρώτα από αυτούς και μετά από τον νόμιμο εκπρόσωπο του Τ. Αρχειοθέτηση των υπογεγραμμένων συμβάσεων στο ειδικό τμήμα του Φακέλου Έργου ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΑΝΑΘΕΣΗΣ ΜΕ ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ ΕΚ ΗΛΩΣΗΣ ΕΝ ΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ (εφόσον ο π/υ των Πράξεων είναι κάτω από το όριο του Π 346/98 όπως τροποποιήθηκε από το Π 18/2000) Στη διαδικασία αυτή ο Τ δρώντας ως Αναθέτουσα Αρχή προβαίνει στην έκδοση αναγκαίων αποφάσεων, συμπλήρωση συγκεκριμένων εντύπων και διεκπεραίωση συγκεκριμένων εργασιών ως ακολούθως : Σύνταξη της Πρόσκλησης Εκδήλωσης Ενδιαφέροντος, με συνημμένα τα απαραίτητα επεξηγηματικά έγγραφα (π.χ. οδηγοί υποβολής πρότασης) και υποδείγματα εντύπων που πρέπει να συμπληρωθούν ημοσίευση της περίληψης της Πρόσκλησης 20 στον τύπο Αφορά την παρακολούθηση και τον έλεγχο του συμβατικού σταδίου των ίδιων συμβάσεων των δημοσίων συμβάσεων προμηθειών και υπηρεσιών, οι οποίες υπάγονται στο πεδίο εφαρμογής των οδηγιών 92/50/ΕΟΚ, 93/37/ΕΟΚ και 93/38/ΕΟΚ και του αντιστοίχου εθνικού δικαίου μεταγραφής 20 βλέπε υπόδειγμα σε Οδηγό Εφαρμογής ΤΠΑ-ΕΥΣΕΚΤ 21 Για πρόχειρο και ανοικτό διαγωνισμό περίληψη δημοσιεύεται σε δύο ημερήσιες εφημερίδες που εκδίδονται στο νομό. Εάν δεν εκδίδονται δύο σε επίπεδο Νομού, τότε δημοσιεύεται σε μία σε επίπεδο νομού και σε μία σε επίπεδο περιφέρειας, πηγή : ΕγχειρίδιοΕφαρμογής ΤΠΑ-ΕΥΣΕΚΤ, ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ ΕΚΔΗΛΩΣΗΣ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ, όπως επισυνάπτεται στο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ του παρόντος 18

19 Πρωτοκόλληση και Αρχειοθέτηση των Υποβληθέντων Προτάσεων και των δικαιολογητικών των Αναδόχων π.χ, Εμπειρίας, Ανθρωπίνου υναμικού, Υλικοτεχνικής Υποδομής Απόφαση ορισμού Επιτροπής ιενέργειας και Αξιολόγησης του διαγωνισμού 22 που προβαίνει στον «Έλεγχο κριτηρίων αποδοχής», στην «Αξιολόγηση τεχνικών προσφορών» στο «Άνοιγμα οικονομικών προσφορών» και στον «Υπολογισμό των ανοιγμένων προσφορών». Απόφαση για συγκρότηση της Επιτροπής Ενστάσεων στη περίπτωση που θα απαιτηθεί, 23 Αρχειοθέτηση Υπεύθυνων δηλώσεων μελών Επιτροπής ιενέργειας και Αξιολόγησης του διαγωνισμού και Επιτροπής Ενστάσεων Απόφαση για κατακύρωση του ιαγωνισμού με βάση τις προτάσεις της Επιτροπής ιενέργειας και Αξιολόγησης του διαγωνισμού Πρωτοκόλληση και Αρχειοθέτηση των (Ενδεχόμενων) Ενστάσεων των υποψηφίων Αναδόχων Αποφάσεις για τις Ενστάσεις που των υποψήφιων Αναδόχων μετά την εξέτασή τους και με βάση τα πρακτικά και τις εισηγήσεις της Επιτροπής Ενστάσεων Σύνταξη και αποστολή στους Αναδόχους των εγκριτικών επιστολών Κατάρτιση Σχεδίων Συμβάσεων Αποστολή του τελικού κειμένου της σύμβασης στους Αναδόχους για υπογραφή πρώτα από αυτούς και μετά από τον νόμιμο εκπρόσωπο του Τ. Αρχειοθέτηση των υπογεγραμμένων συμβάσεων Έργου στο ειδικό τμήμα του Φακέλου 22 για την περίπτωση ορισμού δύο επιτροπών βλέπε στο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ του παρόντος, ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ ΕΚΔΗΛΩΣΗΣ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ, πηγή : Εγχειρίδιο Εφαρμογής ΤΠΑ-ΕΥΣΕΚΤ 23 βλέπε στο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ του παρόντος, ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ ΕΚΔΗΛΩΣΗΣ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ, Ενστάσεις πηγή : Εγχειρίδιο Εφαρμογής ΤΠΑ-ΕΥΣΕΚΤ 19

20 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ ΠΡΑΞΕΩΝ 20