Εισαγωγή δεδομένων εταιρειών Συγχώνευση δεδομένων

Transcript

1 Εισαγωγή δεδομένων εταιρειών Συγχώνευση δεδομένων

2 Το συγκεκριμένο εγχειρίδιο δημιουργήθηκε για να βοηθήσει την κατανόηση της Διαδικασίας εισαγωγής δεδομένων εταιρειών Συγχώνευσης δεδομένων. Παρακάτω προτείνεται μια αλληλουχία ενεργειών την οποία ο χρήστης πρέπει να ακολουθήσει για να αξιοποιήσει τις δυνατότητες της εφαρμογής.

3 Με την εργασία συγχώνευσης δεδομένων είναι δυνατή η επιλεκτική αντιγραφή δεδομένων από μια βάση Μισθοδοσίας σε άλλη. Δίνεται η δυνατότητα σύγκρισης, αντιστοίχισης και συγχώνευσης των βοηθητικών δεδομένων, για να είναι δυνατή η αντιγραφή των υπολογιστικών δεδομένων (περίοδοι, αποδοχές, παροχές, αργίες, ταμεία, υπάλληλοι, εταιρείες). Επιλέγουμε χρήση εργασίας ή αν θέλουμε επιλογή όλων των χρήσεων. Αν έχουμε επιλεγμένο το checkbox «Αυτόματη αντιστοίχιση» κατά την αλλαγή των οθονών θα αντιστοιχίζονται αυτόματα περίοδοι, αποδοχές, παροχές κλπ, από τη μια βάση στην άλλη ανάλογα με το κριτήριο αντιστοίχισης για κάθε φόρμα. Αν δεν είναι επιλεγμένο, η αντιστοίχιση δεν θα γίνεται αυτόματα αλλά επιλεκτικά σε κάθε φόρμα. Στη συνέχεια αναπτύσσονται βήμα βήμα όλες οι απαιτούμενες ενέργειες για τη διαδικασία της συγχώνευσης των δεδομένων (οι παρακάτω οδηγίες εμφανίζονται και μέσω του button «Βοήθεια» κατά τη διαδικασία της συγχώνευσης) Επιλογή Βάσεων Επιλογή αρχείου βάσης για εισαγωγή και βάσης Μισθοδοσίας. Οι δύο βάσεις πρέπει να έχουν την ίδια έκδοση και να μην παρουσιάζουν κανένα πρόβλημα προερχόμενο από αναβάθμιση. Η επιλογή Αρχείου Back up μας δίνει τη δυνατότητα να επιλέξουμε ένα αρχείο back up το οποίο δεν έχουμε κάνει restore στην SQL βάση μας. Η βάση εισαγωγής είναι η βάση από την οποία θα αντλήσουμε δεδομένα και η βάση μισθοδοσίας είναι η βάση προορισμού. Επιλογή Κριτηρίων Επιλογή εταιρειών - περιόδων. Έχουμε δυνατότητα επιλογής όλων των εταιριών που πιθανόν να υπάρχουν καθώς και των περιόδων, αποεπιλογή αυτών ή και επιλεκτική επιλογή των παραπάνω. Σύγκριση Περιόδων Σύγκριση και διαχείριση των περιόδων των δύο βάσεων δεδομένων. Η σύγκριση των περιόδων αφορά τις περιόδους που έχουμε δημιουργήσει από τις Παραμέτρους της εφαρμογής από τη διαχείριση βασικών αρχείων πέρα από αυτές που υπάρχουν default στην εφαρμογή. Έτσι αν στη βάση που αντλούμε δεδομένα υπάρχουν περίοδοι που δημιουργήσαμε αντιστοιχίζονται με βάση την περιγραφή τους με τις αντίστοιχες περιόδους της βάσης προορισμού. Αν δεν υπάρχουν στη βάση προορισμού επιλέγουμε τις περιόδους που επιθυμούμε και με το μπλε βελάκι τις μεταφέρουμε προσθέτοντας αυτές ως νέες. Ουσιαστικά τις δημιουργούμε χωρίς να χρειαστεί να γίνει η διαδικασία αυτή μέσα από την εφαρμογή. Είναι πολύ σημαντικό να γίνει η αντιστοίχιση των περιόδων γιατί αν στην βάση προορισμού μεταφέρουμε δεδομένα που υπήρχαν από υπολογισμένη

4 πρόσθετη περίοδος στην βάση εισαγωγής, αυτή δεν θα μεταφερθεί αν δεν την έχουμε αντιστοιχίσει. Έχουμε δυνατότητα επιλογής όλων των περιόδων καθώς και αποεπιλογή όλων και παρατηρούμε ότι στην βάση προορισμού μπορούμε να διαγράψουμε μόνο περίοδο την οποία δημιουργήσαμε ως νέα τώρα και όχι κάποια που προϋπήρχε και απλά αντιστοιχίσαμε. Υπάρχει και σε αυτή τη φόρμα δυνατότητα αυτόματης αντιστοίχισης αν υπάρχουν περίοδοι με κοινή περιγραφή καθώς και ακύρωση αντιστοιχίσεων είτε μαζικά με την επιλογή ακύρωση αντιστοιχίσεων. Βοήθεια: Σύγκριση Αποδοχών Σύγκριση και διαχείριση των αποδοχών των δύο βάσεων δεδομένων. Και σ αυτή τη φόρμα οι αποδοχές είναι αυτές που δημιουργούμε από τις παραμέτρους της εφαρμογής από τη διαχείριση βασικών αρχείων. Υπάρχει και εδώ η δυνατότητα επιλογής όλων και αποεπιλογής όλων των αποδοχών, αυτόματης αντιστοίχισης τους, επιλεκτικής με το button αντιστοίχισης εγγραφών, προσθήκη τους στη βάση προορισμού ως νέες καθώς και ακύρωση αντιστοίχισης ή και μαζική ακύρωση. Στα δεδομένα προορισμού θα παρατηρήσουμε ότι έχουμε δυνατότητα διαγραφής αποδοχής που έχουμε δημιουργήσει από τη βάση εισαγωγής ως νέα και όχι μια αποδοχή που είχαμε στη βάση μας και απλά αντιστοιχίσαμε από τη βάση που αντλούμε δεδομένα. Σύγκριση Παροχών Σύγκριση και διαχείριση των παροχών των δύο βάσεων δεδομένων. Πρόκειται και εδώ για τις παροχές που έχουμε δημιουργήσει από τις Παραμέτρους της εφαρμογής από τη διαχείριση λοιπών αρχείων. Έχουμε τις ίδιες δυνατότητες της αυτόματης αντιστοίχισης των παροχών που γίνεται με βάση τη περιγραφή τους, της επιλεκτικής από εμάς αντιστοίχισης με το button αντιστοίχιση εγγραφών, καταχώρησης τους στη βάση προορισμού ως νέες αν δεν υπάρχουν καθώς και ακύρωση των αντιστοιχίσεων είτε μεμονωμένα είτε με μαζική ακύρωση με την επιλογή ακύρωση αντιστοιχίσεων. Σύγκριση Αργιών Σύγκριση και διαχείριση των αργιών των δύο βάσεων δεδομένων. Δίνεται η δυνατότητα αντιστοίχισης των αργιών των δύο βάσεων καθώς και δημιουργία των αργιών στη βάση προορισμού αν δεν υπάρχουν.

5 Σύγκριση Τμημάτων απασχόλησης και ωραρίων εργασίας Σύγκριση και διαχείριση των τμημάτων απασχόλησης και ωραρίων εργασίας των δύο βάσεων δεδομένων. Δίνεται η δυνατότητα αντιστοίχισης των τμημάτων απασχόλησης και των ωραρίων εργασίας των δύο βάσεων καθώς και δημιουργία των τμημάτων απασχόλησης και ωραρίων εργασίας στη βάση προορισμού αν δεν υπάρχουν. Σύγκριση Ελεύθερων Επαγγελματιών Σύγκριση και διαχείριση των ελεύθερων επαγγελματιών των δύο βάσεων δεδομένων. Υπάρχει και εδώ η δυνατότητα επιλογής όλων και αποεπιλογής όλων των ελεύθερων επαγγελματιών, αυτόματης αντιστοίχισής τους, επιλεκτικής με το button αντιστοίχισης εγγραφών, προσθήκη τους στη βάση προορισμού ως νέες καθώς και ακύρωση αντιστοίχισης ή και μαζική ακύρωση. Στα δεδομένα προορισμού θα παρατηρήσουμε ότι έχουμε δυνατότητα διαγραφής ελεύθερου επαγγελματία που έχουμε δημιουργήσει από τη βάση εισαγωγής ως νέα εγγραφή και όχι έναν ελεύθερο επαγγελματία που είχαμε στη βάση μας και απλά αντιστοιχίσαμε από τη βάση που αντλούμε δεδομένα. Σύγκριση Ταμείων Στη φόρμα εμφανίζονται οι Ομάδες Ταμείων και τα Ταμεία με τις κρατήσεις που έχουμε δημιουργήσει από την εφαρμογή στις Παραμέτρους διαχείριση βασικών αρχείων/ Ταμεία. Αρχικά αντιστοιχίζουμε τις κοινές ομάδες Ταμείων των δύο βάσεων όπου αυτόματα γίνεται η αντιστοίχιση με κριτήριο την περιγραφή τους ή επιλεκτικά με δική μας αντιστοίχιση επιλέγοντας την ομάδα ταμείου των κύριων δεδομένων και το button της αντιστοίχισης εγγραφών. Υπάρχει ακόμη η δυνατότητα δημιουργίας ομάδας αν δεν υπάρχει στη βάση προορισμού. Στον δεύτερο πίνακα αντιστοιχίζουμε τα Ταμεία με τον ίδιο τρόπο. Απαραίτητη προϋπόθεση για να προχωρήσουμε στην αντιστοίχιση Ταμείων είναι η προηγούμενη αντιστοίχιση ομάδων ταμείου. Αντίστοιχα γίνεται και η αντιστοίχιση των κρατήσεων από την βάση εισαγωγής στη βάση προορισμού με τις ίδιες δυνατότητες αντιστοίχισης καθώς και δημιουργίας αυτών αν δεν υπάρχουν στη βάση προορισμού. Για να προχωρήσουμε στην αντιστοίχιση κρατήσεων πρέπει να έχουμε αντιστοιχίσει και τις ομάδες ταμείων καθώς και τα ταμεία. Σύγκριση Εργαζομένων Στο βήμα της σύγκρισης υπαλλήλων εμφανίζονται οι εργαζόμενοι της βάσης εισαγωγής στον πίνακα Κύρια Δεδομένα οι οποίοι αν έχουμε επιλέξει αρχικά

6 αυτόματη αντιστοίχιση φαίνονται αντιστοιχισμένοι με τους εργαζόμενους της βάσης προορισμού με κριτήρια το ΑΦΜ και την ημερομηνία πρόσληψης τους. Υπάρχει βέβαια η δυνατότητα ακύρωσης των αυτόματων αντιστοιχίσεων και επιλεκτικής αντιστοίχισης καθώς και η δημιουργία των εργαζομένων που δεν υπάρχουν στη βάση προορισμού με επιλογή των εργαζομένων και το button προσθήκη ως νέων. Σύγκριση Εταιριών Δίνεται η δυνατότητα να συγκρίνουμε τις εταιρίες των δύο βάσεων. Αν είχαμε αρχικά επιλέξει αυτόματη αντιστοίχιση θα δούμε τις εταιρίες της βάσης εισαγωγής αντιστοιχισμένες με τις εταιρίες της βάσης προορισμού με κριτήριο το κοινό ΑΦΜ. Έχουμε και εδώ δυνατότητα επιλεκτικής αντιστοίχισης εταιριών των δυο βάσεων, καθώς και δημιουργία των εταιριών που δεν υπάρχουν στη βάση προορισμού από την βάση εισαγωγής με μαρκάρισμα τους και επιλογή του flat button προσθήκη ως νέων. Εκτέλεση Συγχώνευσης Στο σημείο αυτό έχουμε τελειώσει όλα τα βήματα αντιστοιχίσεων και προχωράμε σε εκτέλεση για να μεταφερθούν τα δεδομένα μας στη βάση προορισμού. Έχουμε βέβαια τη δυνατότητα επιστροφής σε προηγούμενες φόρμες για να προβούμε σε αλλαγές με το πλήκτρο προηγούμενο. Επιλέγοντας λοιπόν εκτέλεση εμφανίζονται στην οθόνη πληροφορίες σχετικά με τη διενέργεια των εργασιών που έχουν εκτελεστεί. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Με την ολοκλήρωση της εκτέλεσης δεν έχει γίνει μεταφορά των δεδομένων στη βάση προορισμού. Για να μεταφερθούν οι αλλαγές στη βάση προορισμού απαραίτητο είναι να επιλέξουμε το Button ενσωμάτωση αλλαγών. Αν για οποιοδήποτε λόγο δεν θέλουμε να ενσωματωθούν οι αλλαγές στη βάση προορισμού υπάρχει η δυνατότητα της ακύρωσης επιλέγοντας το αντίστοιχο Button Ακύρωση. ΠΡΟΣΟΧΗ! Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας συγχώνευσης των δεδομένων, όλα τα δεδομένα της βάσης προορισμού θα αντικατασταθούν από τα μεταφερόμενα και δεν θα υπάρχει δυνατότητα ανάκτησης αυτών.