Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο

Transcript

1 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο Ολοκληρωμένο Διαδραστικό Σύστημα Ψηφιακής Τεχνολογίας ΤΕΙ Πειραιά Αναθέτουσα Αρχή: {ΕΛΚΕ/ΤΕΙ ΠΕΙΡΑΙΑ} Προϋπολογισμός: ,2 (χωρίς ΦΠΑ) Διάρκεια: 16 μήνες Διαδικασία Ανάθεσης: Ανοικτός Διεθνής με κριτήριο την οικονομικά συμφερότερη προσφορά Ημερομηνία διενέργειας διαγωνισμού: HH/MM/2011 Κωδικός ΟΠΣ: MIS

2 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ολοκληρωμένο Διαδραστικό Σύστημα Ψηφιακής Τεχνολογίας ΤΕΙ Πειραιά» Πίνακας Περιεχομένων Πίνακας Περιεχομένων... 2 Συνοπτικά στοιχεία Έργου... 4 ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ Συντομογραφίες Α1.1 Συντομογραφίες γενικά Α1.2 Συντομογραφίες έργου Α2. Περιβάλλον του Έργου Α2.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου Α2.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας Α2.1.2 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Υλοποίησης Α2.1.3 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) Α2.2 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου) Α2.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας 18 Α2.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Α2.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών Α2.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών Α3. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Α3.1 Αντικείμενο του Έργου Α3.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη Α3.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου Α3.4 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Α4. Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου Α4.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες Α4.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος Α4.2.1 Γενικές αρχές Α4.2.2 Θέματα συνάφειας με το Υποέργο Α1 της πρόσκλησης 21.1 και Εύδοξο Α4.3 Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου Α4.4 Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων (Υποσυστημάτων, Εφαρμογών) Α4.4.1 Υποσύστημα Φοιτητολογίου Α4.4.2 Υποσύστημα Λογιστικής Διαχείρισης Α4.4.3 Υποσύστημα Διαχείρισης Προμηθειών και Παγίων Α4.4.4 Μισθοδοσία Α4.4.5 Προϋπολογισμός Χρηματικά Εντάλματα και Αυτοματισμοί Π.Δ Α Σελίδα 2 από 102

3 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ολοκληρωμένο Διαδραστικό Σύστημα Ψηφιακής Τεχνολογίας ΤΕΙ Πειραιά» Α4.4.7 Υποσύστημα Διαχείρισης Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου Α4.4.8 Υποσύστημα Διαχείρισης Προσωπικού Α4.4.9 Υποσύστημα Λογισμικού για τη Διαχείριση Χρηστών Α Υποσύστημα Λογισμικού για τη Διαχείριση Αναφορών Εκτύπωσης Α Υποσύστημα Λογισμικού για τη Λήψη Εγγραφών από εξωτερικό αρχείο Α4.5 Προδιαγραφές Οριζόντιων Λειτουργιών Α4.6 Λειτουργικά Χαρακτηριστικά Εξοπλισμού Α4.7 Διαλειτουργικότητα Α4.8 Πολυκαναλική προσέγγιση Α4.9 Απαιτήσεις Ασφάλειας Α4.10 Απαιτήσεις Ευχρηστίας Συστήματος Α4.11 Απαιτήσεις Προσβασιμότητας Α4.12 Χρονοδιάγραμμα και Φάσεις Έργου Α4.13 Πίνακας Παραδοτέων Α4.14 Σημαντικά Ορόσημα υλοποίησης Έργου Α5. Ελάχιστες προδιαγραφές Υπηρεσιών Α5.1 Υπηρεσίες Δοκιμών Ελέγχου Α5.2 Υπηρεσίες Μετάπτωσης Δεδομένων Α5.3 Υπηρεσίες Εκπαίδευσης Α5.4 Υπηρεσίες Πιλοτικής και Δοκιμαστικής Παραγωγικής Λειτουργίας Α5.5 Υπηρεσίες Εγγύησης «Καλής Λειτουργίας» Α5.6 Υπηρεσίες Συντήρησης Α6. Μεθοδολογία Διοίκησης και Υλοποίησης Έργου Α6.1 Μέθοδοι και Τεχνικές Υλοποίησης και Υποστήριξης Α6.2 Σχήμα Διοίκησης, σχεδιασμού και υλοποίησης του Έργου Α6.2.1 Υπεύθυνος Έργου και Συντονιστής Εμπειρογνωμόνων Α6.2.2 Σύμβουλος Συστήματος Διαχείρισης Α6.2.3 Συντονιστής της ομάδας ανάπτυξης Α6.2.4 Μέλη της ομάδας ανάπτυξης Α6.2.5 Συντονιστής της ομάδας παραμετροποίησης Α6.2.6 Μέλη της ομάδας παραμετροποίησης Α6.2.7 Συντονιστής της ομάδας εκπαίδευσης Α6.2.8 Μέλη της ομάδας εκπαίδευσης Α6.3 Σχέδιο και Σύστημα Διασφάλισης Ποιότητας Α6.4 Σενάρια χρήσης και Ελέγχου Διαδικασία παραλαβής λειτουργικότητας συστημάτων και Έργου Σελίδα 3 από 102

4 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ολοκληρωμένο Διαδραστικό Σύστημα Ψηφιακής Τεχνολογίας ΤΕΙ Πειραιά» Συνοπτικά στοιχεία Έργου Το ΤΕΙ ΠΕΙΡΑΙΑ σκοπεύει να αναπτύξει και να υιοθετήσει πρωτοπόρες τεχνολογίες για το Ολοκληρωμένο Διαδραστικό Σύστημα Ψηφιακής Τεχνολογίας (ΟΔΣΨΤ) όπου οι τελικοί χρήστες μέσω διαδικτύου θα απολαμβάνουν υπηρεσίες υψηλού επιπέδου που θα προσφέρουν τη δυνατότητα αυτοεξυπηρέτησης και SSO (Single Sign On). Στόχος είναι να προσφέρεται ένα περιβάλλον για απομακρυσμένη πρόσβαση σε όσο το δυνατό περισσότερες ηλεκτρονικές υπηρεσίες στους εξυπηρετούμενους, στους απασχολούμενους και στους συναλλασσόμενους με το ΤΕΙ Πειραιά. Παράλληλα θα γίνει πλήρης διασύνδεση του Συστήματος με την κεντρική υποδομή που αναπτύσσεται ταυτόχρονα μέσω της δράσης Α1 της πρόσκλησης Το ΤΕΙ Πειραιά διαθέτει Πληροφοριακό Σύστημα το οποίο καλύπτει μεγάλο μέρος των Διοικητικών λειτουργιών του Ιδρύματος σε γραφικό περιβάλλον. Στο πλαίσιο αυτού του έργου στόχος είναι να επεκταθεί το Ολοκληρωμένο Σύστημα ώστε να λειτουργεί σε περιβάλλον WEB και να αξιοποιεί πολυκαναλικές υπηρεσίες. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί είτε με την επέκταση του ήδη υπάρχοντος συστήματος με νέες λειτουργίες και εφαρμογές είτε με την αντικατάστασή του με νέο σύστημα, το οποίο θα τροφοδοτηθεί με τα υπάρχοντα δεδομένα και θα εξασφαλίζει την απαιτούμενη λειτουργικότητα. Το ΤΕΙ Πειραιά αναμένει ότι μετά την ολοκλήρωση του έργου θα υποστηρίζονται τουλάχιστον τα ακόλουθα: 1. Φοιτητολόγιο i)όλες οι βασικές λειτουργίες ενός συστήματος διαχείρισης φοιτητικών θεμάτων. ii)εργαλεία αυτόματου ελέγχου ικανοποίησης προγραμμάτων σπουδών για υποψήφιους απόφοιτους (automated degree compliance). iii)δυνατότητα πρόσβασης στο σύστημα από τις σχολές, ώστε να μπορούν να ενημερώσουν (όπου αυτό επιτρέπεται από τις διαδικασίες και τους κανονισμούς) στοιχεία που τους αφορούν, όπως για παράδειγμα τα προσφερόμενα μαθήματα σε ένα συγκεκριμένο εξάμηνο. iv)υπηρεσίες Αυτοεξυπηρέτησης (μέσω διαδικτύου) φοιτητών για: a. εγγραφή/αποχώρηση σε/από μαθήματα b. προεγγραφές σε μαθήματα c. παρακολούθηση της ακαδημαϊκής τους πορείας (degree compliance report) d. ενημέρωση για το βαθμό τους στα μαθήματα e. υποβολή αιτημάτων f. αλλαγή προσωπικών στοιχείων (όπου αυτό είναι επιτρεπτό) g. άμεση ενημέρωση για θέματα που τους αφορούν, όπως για παράδειγμα η εμφάνιση απαγορευτικού για εγγραφή λόγω χρέους τους στην Βιβλιοθήκη. v)υπηρεσίες Αυτοεξυπηρέτησης (μέσω διαδικτύου) μελών Ε.Π. για: Σελίδα 4 από 102

5 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ολοκληρωμένο Διαδραστικό Σύστημα Ψηφιακής Τεχνολογίας ΤΕΙ Πειραιά» a. ηλεκτρονική υποβολή βαθμολογιών b. παρακολούθηση της ακαδημαϊκής πορείας των φοιτητών για τους οποίους είναι ακαδημαϊκοί σύμβουλοι c. αλλαγή προσωπικών στοιχείων (όπου αυτό είναι επιτρεπτό) d. άμεση ενημέρωση για θέματα που τους αφορούν, όπως για παράδειγμα η λήξη της περιόδου υποβολής βαθμών. 2. Διαχείριση Γραμματείας Αυτοματοποίηση και βελτιστοποίηση της διοικητικής λειτουργίας των Γραμματειών του ΤΕΙ Πειραιά μέσα από την επέκταση της εφαρμογής πρωτοκόλλου και διαχείρισης ροής εργασιών. H λειτουργία της web έκδοσης της εφαρμογής πρωτοκόλλου ταυτόχρονα με την εγκατάσταση εφαρμογής διαχείρισης ροής εργασιών, θα αυτοματοποιήσει την εσωτερική λειτουργία και συνεργασία των επιμέρους λειτουργικών μονάδων του ΤΕΙ Πειραιά. Βασικές λειτουργίες που θα εξυπηρετεί η εφαρμογή, η οποία θα λειτουργεί σε περιβάλλον WEB είναι: Η διαχείριση των εισερχομένων, η αρχειοθέτησή τους και η διανομή τους στις επιμέρους λειτουργικές μονάδες του ΤΕΙ Πειραιά. Η διακίνηση των εγγράφων εσωτερικά στο ΤΕΙ Πειραιά και ειδικότερα μεταξύ της Κεντρικής Διοίκησης και των Γραμματειών των Σχολών, όπως και μεταξύ των Γραμματειών των Σχολών. Η παρακολούθηση και διαχείριση της πορείας εξέλιξης των εισερχομένων εξερχομένων και της ροής των εργασιών που σχετίζονται με τα εισερχόμενα εξερχόμενα. Η αποτελεσματική και έγκαιρη διεκπεραίωση των εργασιών εσωτερικά στο ΤΕΙ. Η αυτοματοποίηση και Βελτίωση της επικοινωνίας όλων των συναλλασσομένων με το ΤΕΙ Πειραιά (Φοιτητές, Εκπαιδευτικοί, Προμηθευτές, ΥΠΔΒΜΘ, κ.ά.) μέσα από τις αυτοματοποιημένες και προσωποποιημένες υπηρεσίες. 3. Διαχείριση Προσωπικού Η ολοκληρωμένη εφαρμογή (επέκταση ή αντικατάσταση της ήδη υπάρχουσας) θα υποστηρίζει τις λειτουργίες που αφορούν τη διαχείριση του Προσωπικού (Μέλη Ε.Π., Διοικητικό προσωπικό, Έκτακτο Εκπαιδευτικό Προσωπικό). Βασικές λειτουργίες της εφαρμογής είναι: Σελίδα 5 από 102

6 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ολοκληρωμένο Διαδραστικό Σύστημα Ψηφιακής Τεχνολογίας ΤΕΙ Πειραιά» Διαχείριση των φακέλων προσωπικού (Προσωπικά Στοιχεία, Οικονομικά Στοιχεία, Ασφάλιση, Σπουδές, Επιδόματα, Εξέλιξη Προσωπικού, Μετακινήσεις, Ασφάλιση, Δάνεια, κ.ά.) Διαχείριση Κινήσεων Προσωπικού (Άδειες, Υπερωρίες, Ασθένειες, έκτακτα επιδόματα, προκαταβολές, μετακινήσεις, συμμετοχή σε συνέδρια, κ.ά.) Διαχείριση των κρίσεων και της εξέλιξης του προσωπικού και των νέων προσλήψεων Προσωποποιημένες υπηρεσίες σε περιβάλλον WEB προς το Προσωπικό του ΤΕΙ Πειραιά όσον αφορά το φάκελό των στοιχείων που τηρούνται στο Ίδρυμα (προσωπικά στοιχεία, άδειες.) Προσωποποιημένες υπηρεσίες έκδοσης βεβαιώσεων για όλες τις χρήσεις που αφορούν το προσωπικό του ΤΕΙ Πειραιά. Αυτοματοποίηση της ενημέρωσης για μεταβολές της υπηρεσιακής κατάστασης και για θέματα ασφάλισης. Διαχείριση των δανείων του προσωπικού από το Ταμείο Παρακαταθηκών και Δανείων και το Ταχυδρομικό Ταμιευτήριο Επικοινωνία με το Σύστημα της Ενιαίας Αρχής Πληρωμών για την αυτοματοποίηση της διαδικασίας ενημέρωσης. Υποστήριξη της ανάρτησης των βιογραφικών των μελών Ε.Π. σε συγκεκριμένο ιστοχώρο και παροχή της δυνατότητας ενημέρωσής του από τα μέλη Ε.Π. Η εφαρμογή αυτή, με την εφαρμογή της μισθοδοσίας θα αποτελεί ένα ενιαίο σύστημα. 4. Σπουδαστική Μέριμνα Η εφαρμογή που θα αναπτυχθεί θα καλύπτει τη διαχείριση των δεδομένων που αφορούν τις τρεις διακριτές ενότητες της φοιτητικής μέριμνας, δηλαδή, σίτιση, στέγαση και ασφάλιση και την ηλεκτρονική εξυπηρέτηση των φοιτητών. Ειδικότερα: Οι φοιτητές θα μπορούν να υποβάλλουν ηλεκτρονικά τις αιτήσεις τους για σίτιση, στέγαση και περίθαλψη, μαζί με συμπληρωματικά στοιχεία. Θα πραγματοποιείται αυτοματοποιημένα ο έλεγχος (όπου είναι εφικτό) από την εφαρμογή και θα ενημερώνεται και ηλεκτρονικά ο φοιτητής. Θα υποστηρίζεται η διαδικασία ελέγχου και έκδοσης των σχετικών εντύπων από το ΤΕΙ Πειραιά. Θα υποστηρίζεται η οποιαδήποτε μεταβολή των στοιχείων του Φοιτητή αναφορικά με τη σίτιση, στέγαση και περίθαλψη. Η εφαρμογή θα έχει διασύνδεση με την εφαρμογή του φοιτητολογίου για την άντληση στοιχείων του φοιτητή. Για την περίθαλψη θα υπάρχει σχετική διασύνδεση με τη εφαρμογή οικονομικής διαχείρισης για τα θέματα δαπανών νοσηλείας. Σελίδα 6 από 102

7 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ολοκληρωμένο Διαδραστικό Σύστημα Ψηφιακής Τεχνολογίας ΤΕΙ Πειραιά» 5. Οικονομική Διαχείριση Η οικονομική διαχείριση αποτελείται από ένα σύνολο εφαρμογών που υποστηρίζουν τις λειτουργίες που αφορούν τις οικονομικές λειτουργίες του ΤΕΙ Πειραιά. Οι εφαρμογές αυτές είναι: Α) Μισθοδοσία Β) Διαχείριση Παγίων και Περιουσίας Γ) Λογιστική Δ) Προϋπολογισμός Ε) Διαχείριση προμηθειών Στ) Χρηματικά Εντάλματα Διαχείριση Επιταγών Ζ) Αυτοματισμοί (ΠΔ 205/186/ 1992) Στο πλαίσιο αυτού του έργου απαιτείται να υλοποιηθούν παρεμβάσεις (όπου απαιτείται) ώστε να παρέχονται ηλεκτρονικές υπηρεσίες προς τους συναλλασσόμενους με το ΤΕΙ Πειραιά (φοιτητές, Προσωπικό του ΤΕΙ Πειραιά, Φορείς της ΙΔ., Προμηθευτές και Πολίτες) και επιπροσθέτως αναβάθμιση της διασύνδεσης των εφαρμογών αυτών σε ένα ενιαίο σύστημα και να αυτοματοποιηθεί στο μέγιστο βαθμό η διαλειτουργικότητά τους. Α. Μισθοδοσία Η εφαρμογή μισθοδοσίας του προσωπικού (μόνιμου και έκτακτου) θα περιλαμβάνει κατ ελάχιστον τις παρακάτω λειτουργίες: Διαχείριση των Προσωπικών Στοιχείων του Προσωπικού (ίδια ακριβώς λειτουργία με την εφαρμογή της Διαχείρισης Προσωπικού) Υπολογισμός των μισθοδοτικών καταστάσεων Προσωποποιημένες πληροφορίες για το προσωπικό που μισθοδοτείται, όσον αφορά στα στοιχεία της μισθοδοσίες του στα οποία περιλαμβάνονται η εκκαθάριση της μισθοδοσίας, οι ασφαλιστικές εισφορές, τα επιδόματα, οι υπερωρίες, τα δάνεια, κ.ά. Αυτοματοποιημένη ενημέρωση του προσωπικού για μεταβολές στη μισθοδοσία τους ή για ενέργειες που πρέπει να γίνουν (πχ. προσκόμιση πιστοποιητικών,βεβαιώσεων, κλπ) Αυτοματοποιημένες και προσωποποιημένες υπηρεσίες πληροφόρησης προς το προσωπικό όπως είναι η έκδοση βεβαιώσεων, η μηνιαία εκκαθάριση της μισθοδοσίας, κ.ά. Σελίδα 7 από 102

8 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ολοκληρωμένο Διαδραστικό Σύστημα Ψηφιακής Τεχνολογίας ΤΕΙ Πειραιά» Δημιουργία οικονομικών εκτυπώσεων περιόδων και των εκκαθαριστικών βεβαιώσεων προς το προσωπικό Αυτοματοποιημένες υπηρεσίες προς το Υπουργείο Οικονομικών και ενημέρωση της ενιαίας αρχής πληρωμών Αυτοματοποιημένες υπηρεσίες ενημέρωσης και αποστολής δεδομένων προς τους Ασφαλιστικούς Οργανισμούς (ΟΠΑΔ, ΙΚΑ, κλπ) Διαχείριση των ΑΠΔ ΙΚΑ και αυτοματοποιημένη ενημέρωση του ΙΚΑ. Διασύνδεση με την εφαρμογή Λογιστικής και αυτοματοποίηση της διαδικασίας ενημέρωσής της. Β. Διαχείριση Παγίων Όσον αφορά στη διαχείριση των Παγίων του ΤΕΙ Πειραιά η εφαρμογή θα έχει κατ ελάχιστον τις παρακάτω λειτουργίες. Θα επιτρέπει την διαχείριση των δεδομένων που αφορούν στα πάγια που διαθέτει το ΤΕΙ Πειραιά είτε αυτά αφορούν εγκαταστάσεις είτε εργαστηριακό εξοπλισμό. Θα έχει τον απαιτούμενο βαθμό παραμετροποίησης, έτσι ώστε να επιτρέπει την εύκολή διαχείριση των δεδομένων που αφορούν τα πάγια, την αποθήκευσή τους και τους υπολόγους. Θα παρέχεται η δυνατότητα διαχείρισης των στοιχείων του κάθε παγίου (καρτέλα παγίου) σε περιβάλλον WEB, Θα παρέχεται η δυνατότητα της διαχείρισης των κινήσεων των παγίων (μεταβολές) όσον αφορά την αποθήκευση, τους υπολόγους, την κατάστασή τους, τη συντήρηση και την καταστροφή τους. Θα παρέχει προσωποποιημένες πληροφορίες για τους υπολόγους με αναλυτικά στοιχεία όσον αφορά στον εξοπλισμό και τα πάγια για τα οποία είναι υπόλογοι. Θα παρέχει αναφορές προς τη διοίκηση και τις αρμόδιες υπηρεσίες και ΝΠΙΔ που έχουν την ευθύνη διαχείρισης της περιουσίας του ΤΕΙ Πειραιά. Θα υπάρχει αυτοματοποιημένη αμφίδρομη διαδικασία ενημέρωσης της Βάσης Δεδομένων της Λογιστικής και της Διαχείρισης Προμηθειών. Η διαχείριση των δεδομένων της εφαρμογής θα πραγματοποιείται σε γραφικό περιβάλλον ενώ οι αναφορές και πληροφοριακές καταστάσεις θα είναι διαθέσιμες σε WEB περιβάλλον. Γ. Διαχείριση Προμηθειών Το ΤΕΙ Πειραιά διαθέτει εφαρμογή διαχείρισης Προμηθειών σε γραφικό περιβάλλον που καλύπτει τις διαδικασίες προμηθειών από την υποβολή αιτήματος, την έγκριση της προμήθειας, τον ορισμό των επιτροπών, τη διενέργεια του διαγωνισμού, την Σελίδα 8 από 102

9 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ολοκληρωμένο Διαδραστικό Σύστημα Ψηφιακής Τεχνολογίας ΤΕΙ Πειραιά» παραλαβή και την πληρωμή των αναδόχων. Οι παρεμβάσεις που πρέπει να γίνουν, ώστε να παρέχονται ηλεκτρονικές υπηρεσίες είναι: Α) Υποβολή αιτημάτων ηλεκτρονικά για προμήθειες από το προσωπικό του ΤΕΙ Β) Ηλεκτρονική παρακολούθηση της πορείας εξέλιξης της Προμήθειας από το εξουσιοδοτημένο προσωπικό. Γ) Αυτοματοποιημένη διαδικασία ανάρτησης των προκηρήξεων και των πρακτικών των διαγωνισμών στις σχετικές ιστοσελίδες (διαβούλευση, διαγωνισμών, opengov.gr, κ.α.) Δ) Ηλεκτρονική υποβολή αιτημάτων ή ενστάσεων από τους υποψήφιους αναδόχους προς τις επιτροπές του Διαγωνισμού Ε) Ηλεκτρονική πληροφόρηση των μελών των Επιτροπών των διαγωνισμών και διαχείριση των δεδομένων που αφορούν την προμήθεια (π.χ. Πρακτικά Αξιολόγησης, Πρακτικά Παραλαβής, κ.α) Επίσης απαιτείται να γίνουν οι παρακάτω παρεμβάσεις: Διασύνδεση με την εφαρμογή πρωτοκόλλου και διαχείρισης ροών εργασίας του ΤΕΙ Πειραιά, έτσι ώστε να είναι δυνατό να παρακολουθείται και να γίνεται ολοκληρωμένη διαχείριση των προμηθειών μέσα από την εφαρμογή σε περιβάλλον WEB. Ενσωμάτωση στην εφαρμογή της δυνατότητας υλοποίησης ηλεκτρονικών προμηθειών, όπως αυτές καθορίζονται στον σχετικό νόμο. Δ. Λογιστική Διαχείριση Η εφαρμογή της λογιστικής καλύπτει αποτελεσματικά τις ανάγκες του ΤΕΙ. Παρεμβάσεις που πρέπει να γίνουν εστιάζονται κυρίως: Στη δυνατότητα λήψης στοιχείων ηλεκτρονικά από εξουσιοδοτημένους χρήστες αναφορά με εγγραφές, άρθρα και καθολικά για ενημέρωση της Διοίκησης. Στη δυνατότητα ενημέρωσης ηλεκτρονικά Φορέων του Δημοσίου όπως είναι το Ελεγκτικό Συνέδριο, το ΥΠΔΒΜ&Θ, το Υπ.Οικ.. Την αυτοματοποίηση της ενημέρωσης της Λογιστικής από τις άλλες εφαρμογές στις οποίες γίνεται η διαχείριση των πρωτογεννών στοιχείων που αφορούν οικονομικές συναλλαγές του ΤΕΙ Πειραιά. Σελίδα 9 από 102

10 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ολοκληρωμένο Διαδραστικό Σύστημα Ψηφιακής Τεχνολογίας ΤΕΙ Πειραιά» Προϋπολογισμός Η εφαρμογή του προϋπολογισμού καλύπτει τις εσωτερικές λειτουργίες του ΤΕΙ Πειραιά, όσον αφορά στη διαχείριση του προϋπολογισμού. Οι επιπρόσθετες λειτουργίες που απαιτείται να γίνουν αφορούν κυρίως στην δυνατότητα πληροφόρησης εξουσιοδοτημένων χρηστών (διοίκησης, ΥΠΔΒΜ&Θ) για την πορεία εκτέλεσης του προϋπολογισμού, διαθέσιμα, κ.α. Για το λόγο αυτό θα αναπτυχθεί ειδικές ηλεκτρονικές υπηρεσίες που θα παρέχουν πληροφόρηση στα στοιχεία του Προϋπολογισμού σε εξουσιοδοτημένους χρήστες του Συστήματος. Χρηματικά Εντάλματα Επιταγές Στην εφαρμογή Χρηματικών Ενταλμάτων οι παρεμβάσεις που απαιτούνται να γίνουν αφορούν κυρίως στη δυνατότητα να παρέχονται πληροφορίες για τα εντάλματα πληρωμής (κανονικά και επιτροπικά) μέσω παγκόσμιου ιστού, προκειμένου να υποστηριχθεί η συνεργασία του ΤΕΙ Πειραιά με το Ελεγκτικό Συνέδριο. Η εφαρμογή καλύπτει σήμερα αποτελεσματικά τη λειτουργία του Ιδρύματος και εκτός από την ανάγκη της υποστήριξης της συνεργασίες με το Ελεγκτικό Συνέδριο δεν απαιτείται να γίνει καμία περαιτέρω παρέμβαση. Θα παρέχεται η δυνατότητα της Πληροφόρησης του Ελεγκτικού Συνεδρίου και μέσω του Παγκόσμιου Ιστού του φακέλου της υπόθεσης που εξετάζεται και η αυτοματοποίηση της διαδικασίας ελέγχου και έγκρισης, στο βαθμό που είναι εφικτό. 6. Διαχείριση Χρηστών Το υποσύστημα θα παρέχει δυνατότητες σύνδεσης με την Υπηρεσία Καταλόγου (LDAP) και SSO του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος με δυνατότητα ενημέρωσης της ιδιότητας με βάση την κατάσταση φοίτησης και των στοιχείων επαφής. Θα πρέπει κατ ελάχιστο να υποστηρίζονται τα κάτωθι: Έλεγχος πρόσβασης χρηστών σε επίπεδο συστήματος, εφαρμογής, εγγράφων, βάσεων δεδομένων και αρχείων. Ασφαλής διαχείριση, καταχώρηση και κρυπτογράφηση των κωδικών πρόσβασης. Δημιουργία καταλόγου εξουσιοδοτημένων φυσικών προσώπων που θα έχουν δικαίωμα πρόσβασης καθώς και η διαδικασία ταυτοποίησης και αυθεντικοποίησης. Ορισμό μοναδικού κωδικού χρήστη για όλα τα υποσυστήματα του πληροφοριακού συστήματος (single sign on). Ορισμό αριθμητικού κωδικού για την υποστήριξη μελλοντικών τηλεφωνικών εφαρμογών (voice portals), που ενδέχεται να αναπτύξει το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα. Κεντρικό σύστημα διαχείρισης χρηστών και καθορισμού δικαιωμάτων στο λογισμικό της Γραμματείας Σελίδα 10 από 102

11 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ολοκληρωμένο Διαδραστικό Σύστημα Ψηφιακής Τεχνολογίας ΤΕΙ Πειραιά» Καθορισμός δικαιωμάτων πρόσβασης σε επίπεδο λειτουργικού συστήματος, βάσης δεδομένων και εφαρμογών. Υποστήριξη ψηφιακών υπογραφών και υποδομής PKI. Υποστήριξη υποδομής Shibboleth Υποστήριξη υποδομής CAS Κρυπτογράφηση για τη μεταφορά δεδομένων πάνω από ανασφαλή δίκτυα. Οι εφαρμογές θα πρέπει να υποστηρίζουν δυνατότητες καταγραφής γεγονότων και ενεργειών (logging) και αποστολής για ορισμένες κρίσιμες περιπτώσεις (πχ. Αλλαγή βαθμολογίας φοιτητών). 7. Διασύνδεση με το Σύστημα Επιτελικής Πληροφόρησης και με τα κεντρικά συστήματα (διαχείρισης στατιστικών στοιχείων) και με το κεντρικό σύστημα διανομής συγγραμμάτων Εύδοξος. Το (ΟΔΣΨΤ) θα παρέχει τη δυνατότητα διασύνδεσης: α) με Σύστημα Επιτελικής Πληροφόρησης και Αποθήκης Δεδομένων το οποίο θα λειτουργεί εσωτερικά στο ΤΕΙ Πειραιά, β) με το Σύστημα Διαχείρισης Στατιστικών Στοιχείων που θα αναπτυχθεί στην Κεντρική Πλατφόρμα και με το Σύστημα Διανομής συγγραμμάτων Έυδοξος. Ο Ανάδοχος του έργου θα αναλάβει να προετοιμάσει και αναπτύξει τις υπηρεσίες για τη διασύνδεση της Βάσης Δεδομένων με τα τρία αυτά συστήματα. Το Σύστημα Επιτελικής Πληροφόρησης του ΤΕΙ Πειραιά θα αναπτυχθεί στο πλαίσιο άλλου υποέργου και δεν περιλαμβάνεται σε αυτόν τον διαγωνισμό. Το ΤΕΙ Πειραιά θα προμηθευτεί τον παρακάτω εξοπλισμο: ΔΙΚΤΥΑΚΕΣ ΚΑΙ ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΙΚΕΣ ΥΠΟΔΟΜΕΣ A1.1 Εξυπηρετητές (Server) 2 A1.2 Μεταγωγείς (Switch) 2 A1.3 Access Point Ασύρματου Τοπικού Δικτύου 10 A1.4 Κεραίες Ασύρματου Τοπικού Δικτύου 3 A1.5 Ελεγκτής Ασύρματου 1 ΑΔΕΙΕΣ ΣΥΣΤΗΜΙΚΟΥ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ A2.1 Λογισμικό Βάσης Δεδομένων (Αναβάθμιση) 75 άδειες A2.2 Λειτουργικό Σύστημα 2 A2.3 Λογισμικό Αποθήκης Δεδομένων και εργαλεία Business Intelligence 1 Σελίδα 11 από 102

12 ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ Συντομογραφίες Α1.1 Συντομογραφίες γενικά ΑΑ ΕΕ ΕΣΠΑ ΕΠ ΨΣ ISO HTML SMS ΕΠ ΕΕΕΚ ΕΠ ΨΣ ΕΠΠΕ ΙΚΥ Π.Σ. ΥΠΔΒΜΘ Αναθέτουσα Αρχή Ευρωπαϊκή Ένωση Εθνικό Στρατηγικό Πλαίσιο Αναφοράς Επιχειρησιακό Πρόγραμμα Ψηφιακή Σύγκλιση International Organization for Standarization Hyper Text Markup Language Short Message Service Εκπαιδευτικό Προσωπικό Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων/ επίσημο έντυπο όπου δημοσιεύεται η Νομοθεσία, καθώς και διοικητικές πράξεις, ανακοινώσεις, προκηρύξεις κλπ, που έχουν νομικές ή άλλες δεσμεύσεις για τα κράτη μέλη ή αυτούς που αφορούν. Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση» Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου Ίδρυμα Κρατικών Υποτροφιών Πληροφοριακό Σύστημα Υπουργείο Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων Α1.2 Συντομογραφίες έργου ΑΑ ΑΕΙ ΕΠ ΕΔΙΠ ΕΕΔΙΠ ΕΛΚΕ ΕΤΠ ΛΕ ΛΣ ΟΠΣ ΕΔΔΑΠ ΠΔΕ Αναθέτουσα Αρχή Ανώτατο Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Μέλη Εκπαιδευτικού Προσωπικού Ειδικό Διδακτικό Προσωπικό Μέλη Ειδικού και Εργαστηριακού Διδακτικού Προσωπικού κλάδου Ι και ΙΙ Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας Ειδικό Τεχνικό Προσωπικό Λειτουργική Ενότητα Λειτουργικό Σύστημα Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων Σελίδα 12 από 102

13 ΠΔΗΔ ΠΕΣ ΣΔΠΕ ΣΗΔΕ ΡΕ ΤΕΙ ΦΕΚ AS ΒΔ ή DΒ ECTS DS Πλαίσιο Διαλειτουργικότητας Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης Συνολική Περίοδος Εγγύησης και Συντήρησης του Έργου Σχέδιο Διαχείρισης και Ποιότητας Έργου Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων και Ροής Εργασιών Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Φύλλο Εφημερίδας της Κυβερνήσεως Application Server Βάση Δεδομένων / Data Base European Credit Transfer and Accumulation System Συνθήκης Bologna, βλέπε προδιαγραφές cts/index_en.html Diploma Supplement Συνθήκης Bologna, βλέπε προδιαγραφές ition/diploma_en.html Σελίδα 13 από 102

14 Α2. Περιβάλλον του Έργου Α2.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου Α2.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας Το ΤΕΙ Πειραιά είναι ένα από τα παλαιότερα Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της χώρας μας. Ιδρύθηκε το 1983 με το Ν.1404/83, και αποτελεί την συνέχεια του ΚΑΤΕΕ Πειραιά, που είχε κατά το παρελθόν συγκεντρώσει την παράδοση και την εμπειρία της λειτουργίας των δύο παλαιότερων Ανώτερων Τεχνολογικών Σχολών της Ελλάδας, της Σχολής Υπομηχανικών του Εθνικού Μετσοβείου Πολυτεχνείου (του μικρού Πολυτεχνείου όπως συχνά ονομάζεται), της πρώτης Ανωτέρας Σχολής Ηλεκτρονικών που ιδρύθηκε στην Ελλάδα της Σχολής Αναστασιάδη και της Σιβιτανιδείου Σχολής Τεχνών και Επαγγελμάτων. Η λειτουργία του λοιπόν στηρίζεται στην πιο μακριά εκπαιδευτική παράδοση και ήδη στελεχώνεται με μεγάλο αριθμό νέων εκπαιδευτικών υψηλού επιπέδου και διοικητικών υψηλών προσόντων. Σήμερα αποτελείται από δύο Σχολές, Σχολή Διοίκησης και Οικονομίας (Σ.Δ.Ο.) και Σχολή Τεχνολογικών Εφαρμογών (Σ.Τ.Ε.Φ.). Στα πλαίσια της αποστολής τους τα Τ.Ε.Ι., παρέχουν θεωρητική και πρακτική εκπαίδευση για την εφαρμογή επιστημονικών, τεχνολογικών, καλλιτεχνικών γνώσεων και δεξιοτήτων. Τα Ιδρύματα του τεχνολογικού τομέα δίνουν έμφαση στην εκπαίδευση στελεχών εφαρμογών υψηλής ποιοτικής στάθμης, τα οποία, με τη θεωρητική και εφαρμοσμένη επιστημονική κατάρτιση τους αποτελούν συνδετικό κρίκο μεταξύ γνώσης και εφαρμογής, αναπτύσσοντας την εφαρμοσμένη διάσταση των επιστημών και των τεχνών στα αντίστοιχα επαγγελματικά πεδία. Μεταφέρουν, χρησιμοποιούν και προάγουν σύγχρονη τεχνολογία, καθώς επίσης και μεθόδους, πρακτικές και τεχνικές στο χώρο των εφαρμογών. Στο πλαίσιο αυτό, το ΤΕΙ Πειραιά συνδυάζει την ανάπτυξη του κατάλληλου θεωρητικού υπόβαθρου σπουδών με υψηλού επιπέδου εργαστηριακή και πρακτική άσκηση, ενώ παράλληλα διεξάγουν κυρίως τεχνολογική έρευνα, όπως εκάστοτε ορίζεται αυτή και αναπτύσσουν τεχνογνωσία και καινοτομίες στα αντίστοιχα επαγγελματικά πεδία. Συμβάλουν στη δημιουργία υπεύθυνων πολιτών, ικανών να συνεισφέρουν ως στελέχη εφαρμογής, στην οικονομική κοινωνική και πολιτιστική ανάπτυξη της χώρας. Παρέχονται δωρεάν και υπηρετούν την ανάγκη για συνεχιζόμενη εκπαίδευση των αποφοίτων τους και για διαρκή επιμόρφωση του Ελληνικού λαού. Συντονίζουν τις επιδιώξεις τους με εκείνες των Πανεπιστημίων στην κοινή προσπάθεια για μια αυτοδύναμη οικονομική ανάπτυξη του τόπου και συμμετέχουν ενεργά σε προγράμματα βασικής και εφαρμοσμένης έρευνας και διατηρούν αμφίδρομη σχέση με τις παραγωγικές τάξεις και τους οργανωμένους κλάδους της οικονομίας. Σελίδα 14 από 102

15 ΕΦΑΡΜΟΣΜΕΝΗ ΕΡΕΥΝΑ ΕΠΙΜΟΡΦΩΣΗ Το ΤΕΙ Πειραιά έχει δώσει έμφαση στη διεξαγωγή της βασικής και εφαρμοσμένης έρευνας και στη σύνδεσή της με την παραγωγή. Για την αξιολόγηση, επιλογή και χρηματοδότηση ερευνητικών έργων στο ΤΕΙ Πειραιά είναι η Επιτροπή Ερευνών που συγκροτείται από εκπροσώπους των Σχολών στα πλαίσια της κοινής υπουργικής απόφασης (Β1/819/1988) για τη Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα ΑΕΙ της χώρας. Η έρευνα διεξάγεται από μέλη του εκπαιδευτικού προσωπικού με τη δυνατότητα συμμετοχής και άλλων φορέων (ΑΕΙ της χώρας και του εξωτερικού, οργανισμών επιχειρήσεων, ιδρυμάτων, κ.λ.π.). Σκοπός του ΤΕΙ Πειραιά είναι η ανάληψη, ο συντονισμός και η διεκπεραίωση εκπαιδευτικών δραστηριοτήτων παροχής επαγγελματικών γνώσεων και συνεχιζόμενης κατάρτισης. Η εκτέλεση προγραμμάτων και σεμιναρίων, συνεχιζόμενης εκπαίδευσης και κατάρτισης, η προσέλκυση και η εκτέλεση χρηματοδοτούμενων ερευνητικών προγραμμάτων από κοινοτικούς και άλλους πόρους. Οι επιστημονικοί τομείς δραστηριότητας του ΤΕΙ Πειραιά είναι κυρίως η εφαρμοσμένη έρευνα και η υψηλού επιπέδου Εκπαίδευση και η Επαγγελματική Κατάρτιση. Η Διασύνδεση τεχνικής επαγγελματικής κατάρτισης και συνεχιζόμενης εκπαίδευσης με τις ανάγκες της παραγωγής και της κοινωνίας αποτελούν ένα ακόμη πόλο δραστηριοποίησης του ΤΕΙ. Επιπρόσθετα τομείς δραστηριοποίησης του ΤΕΙ Πειραιά είναι Η Τεκμηρίωση των αναγκών και ανάπτυξη μεθόδων μετάδοσης γνώσεων στον τομέα της τεχνολογικής εκπαίδευσης και της δια βίου μάθησης. Η Διεπιστημονική προσέγγιση και αξιοποίηση της υπάρχουσας εμπειρίας από τις ερευνητικές και εκπαιδευτικές διαδικασίες που υπάρχουν σήμερα. Ο εκσυγχρονισμός των μεθόδων διδασκαλίας τεχνολογικής εκπαίδευσης. Η συνεργασία με δημόσιους και αναγνωρισμένους ιδιωτικούς φορείς της Τέχνης και του Πολιτισμού σε θέματα συνεχιζόμενης κατάρτισης με σκοπό την εφαρμογή των αποφάσεων του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης της 21 Ιουνίου 1994 (94/C229/01) σχετικά με την πολιτιστική και καλλιτεχνική διάσταση της παιδείας καθώς επίσης και της συνθήκης για την Ευρωπαϊκή Ένωση (Μέρος τρίτο, τίτλος ΙΧ, Μάαστριχ, 7 Φεβρουαρίου 1992). Η εισαγωγή της εξ αποστάσεως διδασκαλίας με σύγχρονες μεθόδους. Η επεξεργασία και διατύπωση προγραμμάτων στους τομείς της συνεχιζόμενης εκπαίδευσης και επαγγελματικής κατάρτισης καθώς και των μεθόδων οργάνωσής τους. Το ΤΕΙ Πειραιά διαθέτει ήδη δύο αυτόνομα Μεταπτυχιακά Προγράμματα Σπουδών και επιπλέον σε σύμπραξη με Πανεπιστήμια του εσωτερικού και του εξωτερικού διαθέτει 12 εγκεκριμένα Μεταπτυχιακά Προγράμματα Σπουδών. Τα Μ.Π.Σ. του ΤΕΙ σε σύμπραξη με Πανεπιστήμια του εξωτερικού εγκρίθηκαν με Υπουργικές Αποφάσεις και λειτουργούν Σελίδα 15 από 102

16 σύμφωνα με τις διατάξεις των αποφάσεων αυτών σε συνδυασμό με τις διατάξεις των παρ. 12γ και 13 του άρθρου 5 του Ν. 2916/01 καθώς και τις διατάξεις της αριθμ /Ε5/ (Β, 771) υπουργικής απόφασης και της έγγραφης συμφωνίας μεταξύ των συνεργαζόμενων ιδρυμάτων. Α2.1.2 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Υλοποίησης Σύμφωνα με τη αριθμ. ΚΑ/679/ ιδρύθηκε στο Τ.Ε.Ι Πειραιά, Ειδικός Λογαριασμός για την αξιοποίηση των κονδυλίων επιστημονικής έρευνας, εκπαίδευσης, κατάρτισης, τεχνολογικής ανάπτυξης και παροχής σχετικών υπηρεσιών. Σκοπός του Ειδικού Λογαριασμού είναι η διάθεση και διαχείριση κονδυλίων που προέρχονται από οποιαδήποτε πηγή και προορίζονται για την κάλυψη δαπανών, οποιουδήποτε είδους, που είναι απαραίτητες για τις ανάγκες ερευνητικών, εκπαιδευτικών, επιμορφωτικών, αναπτυξιακών καθώς και έργων συνεχιζόμενης κατάρτισης και έργων για την παροχή επιστημονικών, τεχνολογικών και καλλιτεχνικών υπηρεσιών, την εκπόνηση ειδικών μελετών, την εκτέλεση δοκιμών, μετρήσεων εργαστηριακών εξετάσεων και αναλύσεων, την παροχή γνωμοδοτήσεων, τη σύνταξη προδιαγραφών για λογαριασμό τρίτων, ως και άλλων σχετικών υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που συμβάλλουν στη σύνδεση της εκπαίδευσης και της έρευνας με την παραγωγή και εκτελούνται ή παρέχονται από το επιστημονικό προσωπικό του ΤΕΙ ή και με τη συνεργασία άλλων ειδικών επιστημόνων. Το ΤΕΙ Πειραιά έχει συμβάλλει ή έχει υλοποιήσει: Προγράμματα που έχει υλοποιήσει ή βρίσκονται στο στάδιο της υλοποίησης είναι: Προγράμματα Ευρωπαϊκά (LEONARDO, ADAPT, TEMPUS, SOCRATES, ERASMUS) Προγράμματα της ΓΓΕΤ Διακρατικά, ΠΑΒΕ, ΠΕΝΕΔ Προγράμματα ΕΠΕΑΕΚ Μεταπτυχιακά Προγράμματα σε συνεργασία με ξένα Πανεπιστήμια Επιδοτούμενα σεμινάρια σε συνεργασία με το Υπουργείο Εργασίας και άλλους δημόσιους και ιδιωτικούς φορείς. Προγράμματα Ερευνητικά Εκπαιδευτικά Επιμορφωτικά Τεχνολογικά κ.ά., σε συνεργασία με ιδιωτικούς φορείς. Τεχνολογικές, επιστημονικές εκπαιδευτικές και άλλες μελέτες. Το ΤΕΙ Πειραιά στελεχώνεται από ερευνητικό, εκπαιδευτικό, τεχνικό και διοικητικό προσωπικό υψηλών απαιτήσεων, μεγάλης εμπειρίας, ακαδημαϊκών σπουδών και κατάρτισης. Ο ΕΛΚΕ/ΤΕΙ Πειραιά παρακολουθεί και υλοποιεί τα έργα με συστηματικό τρόπο καλύπτοντας όλες τις πτυχές των υλοποιούμενων έργων. Μέσω συγκεκριμένων πιστοποιημένων διαδικασιών δίδεται η δυνατότητα για την άμεση εκτίμηση των δεδομένων, που αφορούν στην κατανομή και τον προγραμματισμό των π όρων, στην αξιολόγηση της Προόδου και της Χρησιμοποίησης των Πόρων, στον έλεγχο των Τεχνικών Δραστηριοτήτων και των Δραστηριοτήτων Ποιότητας, στην αναφορά της Προόδου του Έργου και στην ανάληψη Διορθωτικής Δράσης και Λήψης Αποφάσεων και Εγκρίσεων Σελίδα 16 από 102

17 Α2.1.3 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) Όργανα και Επιτροπές για την υλοποίηση του έργου είναι τα παρακάτω: Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ) Για τις ανάγκες υλοποίησης του Έργου της παρούσας Διακήρυξης θα οριστεί «Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ)». Αρμοδιότητα της ΕΔΔΑΠ αποτελεί η διενέργεια του διαγωνισμού και η αξιολόγηση των προσφορών του παρόντος Έργου. Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ) Για τις ανάγκες παρακολούθησης και τελικής παραλαβής του Έργου όπως θα προκηρυχθεί από την παρούσα διακήρυξη θα οριστεί από το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα η «Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ)». Αρμοδιότητα της ΕΠΠΕ είναι η παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης και η τμηματική και οριστική παραλαβή του παρόντος Έργου. Ομάδα εργασίας Για τις ανάγκες παρακολούθησης του έργου θα ορισθεί Ομάδα Εργασίας με μέλη υπαλλήλους από τη Διεύθυνση Πληροφορικής και μέλη ΕΠ του Ιδρύματος με εξειδίκευση συναφή με το αντικείμενο του έργου. Η Ομάδα Εργασίας θα συνεργάζεται με τον ανάδοχο στην υλοποίηση του έργου και θα λαμβάνει γνώση για όλες τις τεχνικές λύσεις και λεπτομέρειες που αφορούν στο έργο και επιπλέον θα παρέχει τις απαιτούμενες πληροφορίες και διευκρινίσεις προς τον Ανάδοχο για την επιτυχή και αποτελεσματική υλοποίηση του έργου. Η Ομάδα Εργασίας θα συνεργάζεται α) με τον Ανάδοχο παρέχοντάς του τις απαιτούμενες πληροφορίες και διευκρινίσεις, β) με τους τελικούς χρήστες του συστήματος στο πλαίσιο της άντλησης των απαιτούμενων πληροφοριών για την αποτελεσματική υλοποίηση των εφαρμογών και β) με την Επιτροπή Παραλαβής και Παρακολούθησης του Έργου. Α2.2 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου) Το ΤΕΙ Πειραιά διαθέτει Πληροφοριακό Σύστημα για την Υποστήριξη των Διοικητικών και Διαχειριστικών διαδικασιών το οποίο σήμερα λειτουργεί σε γραφικό περιβάλλον (GUI) αρχιτεκτονικής client server. Η υπάρχουσα υποδομή καλύπτει σε αρκετά ικανοποιητικό βαθμό το πρώτο στάδιο της Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, δηλαδή την Ηλεκτρονική Πληροφόρηση για τις παρεχόμενες υπηρεσίες. Σε πολύ μικρότερο βαθμό και για πολύ περιορισμένες περιπτώσεις εφαρμογών (Εφαρμογή Φοιτητολογίου) ικανοποιείται το δεύτερο στάδιο που αφορά στη βασική αλληλεπίδραση (λήψη και μεταφόρτωση εντύπων), ενώ είναι ακόμη περισσότερο περιορισμένη η ικανοποίηση του τρίτου σταδίου, που αφορά στην αμφίδρομη αλληλεπίδραση (μόνο στην περίπτωση της εγγραφής σπουδαστών). Οι εφαρμογές που διαθέτει το ΤΕΙ είναι: α) Εφαρμογή Σπουδών Διαχείρισης Γραμματειών Σχολών (Γραμματείες) και WEB Σπουδαστών, β) Εφαρμογή Σπουδαστικής Λέσχης, δ) Εφαρμογή Προσωπικού, ε) Εφαρμογή Μισθοδοσίας, στ) Σελίδα 17 από 102

18 Εφαρμογή Παγίων, ζ) Εφαρμογή MIS, η) Εφαρμογή Λογιστικής, θ) Εφαρμογή Προμηθειών, ι) Εφαρμογή Αποθήκης, ια) Εφαρμογή Προϋπολογισμού Δημοσίου Λογιστικού, ιβ) Εφαρμογή ΧΕ ΧΕΠ Ταμειακή Παρακολούθηση Επιταγών, ιγ) Αυτοματισμοί σύμφωνα με Π.Δ. 205/ ιδ) Εφαρμογή Πρωτοκόλλου ΠΑΠΥΡΟΣ. Στόχος είναι μέσα από το έργο να εξασφαλισθεί η κάλυψη και των πέντε σταδίων της Δημόσιας Ηλεκτρονικής Εξυπηρέτησης με την επέκταση των ήδη υπαρχόντων εφαρμογών του και την ενσωμάτωση νέων, όπως είναι η εφαρμογή διαχείρισης επιστημονικών και εργαστηριακών συνεργατών, η εφαρμογή της σπουδαστικής μέριμνας (σίτιση, στέγαση και περίθαλψη). Όσον αφορά στο δίκτυο που διαθέτει σήμερα το ΤΕΙ Πειραιά είναι αξιοσημείωτα τα παρακάτω: Το ΤΕΙ Πειραιά έχει σύνδεση με το internet με ταχύτητα 1GB/s και διαθέτει μεταγωγείς και δρομολογητές οι οποίοι συνδέονται μεταξύ τους με οπτικές ίνες σε ταχύτητες 1GB/s. Σε 3 από το σύνολο των 9 κτιρίων του ΤΕΙ, ο εξοπλισμός είναι παλαιότερης γενιάς με χαμηλή ταχύτητα στο backplane και ports στα οποία η μέγιστη ταχύτητα δεν ξεπερνά τα 10MB/s, Τα υπόλοιπά κτίρια έχουν μεταγωγείς νεότερης γενιάς με πόρτες 10/100, όμως η αύξηση των μελών της κοινότητας του ΤΕΙ, και η δημιουργία νέων χώρων κάνουν επιτακτική την ανάγκη για βελτίωση της ταχύτητας πρόσβασης των τελικών χρηστών. Οι φοιτητές μπορούν να χρησιμοποιήσουν τις υπηρεσίες που παρέχει το ΤΕΙ, μόνο από αίθουσες του ΤΕΙ που παρέχουν πρόσβαση στο Internet και είναι περιορισμένης χωρητικότητας. Είναι απαραίτητη η εγκατάσταση ασύρματου δικτύου το οποίο θα καλύπτει τους χώρους συνάθροισης των φοιτητών θα δώσει ώθηση στη χρήση νέων τεχνολογιών και στην αύξηση του ποσοστού αποδοχής αυτών. Η πλειοψηφία των εξυπηρετητών του ΤΕΙ είναι παρωχημένης τεχνολογίας (towers, Pentium workstations ακόμα και μηχανήματα από το 2000) με ανύπαρκτη επεκτασιμότητα. Η αύξηση της χωρητικότητας συνεπάγεται αγορά νέου εξοπλισμού. Ο εξοπλισμός δεν είναι συγκεντρωμένος και οι ανάγκες για αδιάλειπτη λειτουργία των μηχανών καλύπτεται με περιορισμένων δυνατοτήτων συστημάτων αδιάλειπτου λειτουργίας. Επίσης, η δημιουργία ενός οργανωμένου data center θα προσέφερε οικονομία κλίμακας, εύκολη επεκτασιμότητα μέσω υποδομών storage και blade εξυπηρετητών, αλλά και δυνατότητα παροχής virtual μηχανών σε τμήματα, εργαστήρια και επιστασίες. Α2.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας Οργανωτική δομή του ΤΕΙ ΠΕΙΡΑΙΑ Η ακαδημαϊκή οργάνωση των ΤΕΙ δομείται ιεραρχικά σε τρία επίπεδα: Το Ίδρυμα. Η Σχολή. Σελίδα 18 από 102

19 Τα Προγράμματα Σπουδών. Ένα Τεχνολογικό Ίδρυμα αποτελείται από μία ή περισσότερες Σχολές και αντίστοιχα μία Σχολή περιλαμβάνει έναν αριθμό προγραμμάτων σπουδών. Οι Σχολές είναι οι βασικές ακαδημαϊκές μονάδες και τα προγράμματα σπουδών αντιστοιχούν σε ένα "γνωστικό αντικείμενο" ή επιστημονικό τομέα. Οι Σχολές παρέχουν το αντίστοιχο πτυχίο και επιπλέον είναι οι μονάδες στις οποίες ανήκουν οι θέσεις του Εκπαιδευτικού Προσωπικού (ΕΠ). Το προσωπικό του ΤΕΙ διακρίνεται στις ακόλουθες τρεις γενικές κατηγορίες: (α) το διδακτικό προσωπικό, (β) το ειδικό τεχνικό προσωπικό και (γ) το διοικητικό προσωπικό. Το διδακτικό προσωπικό αποτελείται από τις ακόλουθες κατηγορίες: (α) το Εκπαιδευτικό Προσωπικό ΕΠ (Καθηγητές πρώτης βαθμίδας, Αναπληρωτές Καθηγητές, Επίκουροι Καθηγητές,), (β) το Έκτακτο Ωρομίσθιο και επί συμβάσει Εκπαιδευτικό προσωπικό, (γ) το Ειδικό και Τεχνικό Προσωπικό (ΕΤΠ). Το Ειδικό Τεχνικό Προσωπικό (ΕΤΠ) προσφέρει εξειδικευμένες τεχνικές εργαστηριακές υπηρεσίες για την υποστήριξη των διδακτικών δραστηριοτήτων της Σχολής. Τέλος, το Διοικητικό Προσωπικό αποτελείται από τους υπαλλήλους που υπηρετούν στις διοικητικές, οικονομικές και τεχνικές υπηρεσίες του ΤΕΙ. Περιγραφή της Διοικητικής Οργάνωσης του ΤΕΙ Πειραιά. Α2.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Το ΤΕΙ ΠΕΙΡΑΙΑ είναι οργανωμένο σε Σχολές και Προγράμματα Σπουδών όπως όλα τα Α.Ε.Ι. Σε κάθε σχολή λειτουργεί γραμματεία, η οποία είναι υπεύθυνη για όλα τα φοιτητικά θέματα τα οποία σχετίζονται με τις σπουδές και τα συγγράμματα. Στο ΤΕΙ ΠΕΙΡΑΙΑ λειτουργούν 10 Προγράμματα Σπουδών τα οποία στόχος είναι με βάση το Νόμο 4009/2011 να οργανώθούν σε 4 Σχολές: Συγκεκριμένα τα Προγράμματα Σπουδών είναι τα εξής: Διοίκησης Επιχειρήσεων Λογιστικής Αυτοματισμού Πολιτικών Δομικών Έργων Μηχανολογίας Ηλεκτρολογίας Ηλεκτρονικών Ηλεκτρονικών Υπολογιστικών Συστημάτων Κλωστοϋφαντουργίας Σελίδα 19 από 102

20 Επίσης στο ΤΕΙ Πειραιά λειτουργούν το Τμήμα Διοίκησης Τουριστικών Επιχειρήσεων (Παράρτημα Σπετσών) Τις Διοικητικές Υπηρεσίες και τις Γραμματείες των Σχολών του ΤΕΙ Πειραιά στελεχώνουν 240 υπάλληλοι (μόνιμοι και αορίστου χρόνου) Α2.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών Το ΤΕΙ Πειραιά είναι οργανωμένο σε Σχολές όπως όλα τα Τ.Ε.Ι. Σε κάθε Σχολή λειτουργεί γραμματεία, η οποία είναι υπεύθυνη για όλα τα φοιτητικά θέματα τα οποία σχετίζονται με τις σπουδές και τα συγγράμματα. Οι αρμοδιότητες των γραμματέων των Σχολών σε σχέση με τα φοιτητικά θέματα είναι οι εξής: Εγγραφές φοιτητών (δημιουργία ηλεκτρονικής καρτέλας σπουδαστή) Διαχείριση φοιτητικών μεταβολών (διαγραφές, μεταγραφές, ανανεώσεις εγγραφών) Εισαγωγή δηλώσεων μαθημάτων Έκδοση βαθμολογικών καταστάσεων Εισαγωγή βαθμολογίας Έκδοση πιστοποιητικών Διαχείριση συγγραμμάτων Ανακήρυξη πτυχιούχων Εισαγωγή προγραμμάτων σπουδών. Πρωτοκόλληση και διανομή εγγράφων Σίτιση, Στέγαση, Περίθαλψη Φοιτητών Ένα σύνολο διαδικασιών απαιτούν τον φοιτητή στη θυρίδα της γραμματείας όπως για παράδειγμα η έκδοση πιστοποιητικού, ενημέρωση για την τρέχουσα κατάστασή του, υποβολή δήλωσης μαθήματος, εγγραφή σε κατεύθυνση κτλ. Παράλληλα υπάρχουν άλλες χρονοβόρες διαδικασίες που γίνονται χειρονακτικά από το προσωπικό της γραμματείας όπως εισαγωγή δηλώσεων μαθημάτων και εισαγωγή βαθμολογίας στο σύστημα. Οι Διοικητικές Υπηρεσίες του ΤΕΙ Πειραιά είναι οργανωμένες στις παρακάτω διευθύνσεις και Τμήματα (ΦΕΚ 127/ , Π.Δ 122/99) Σελίδα 20 από 102

21 Τ.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ Διοικητικό & Υπηρεσιακό Οργανόγραμμα Συνέλευση Συμβούλιο Νομική Υπηρεσία Πρόεδρος Γραμματεία Προέδρου Αντ/δρων Γ.Γραμματέα Αντιπρόεδρος Γενικός Γραμματέας Διεύθυνση Διοικητικού Διεύθυνση Οικονομικού Δ/νση Συντ.Σπουδών & Σπουδ. Μέριμνας Δ/νση Πληροφορικής & Τεχν. Υπηρεσιών Τμήμα Ερευν. Προγραμμάτων Τμήμα Δημόσιων & Διεθνών Σχέσεων Γραμματεία Σχολής Γραμματεία Τμήματος Τμήμα Ε.Π. & Ε.Ε.Π. Τμήμα Προϋπολογισμού Τμήμα Σπουδών Πρ. Ασκ.&Στ/μίας Σταδιοδρομίας Τμήμα Πληροφορικής Τμήμα Δ.Π. & Ε. Τ. Π. Τμήμα Δαπανών & Κ.Π.Σ. Τμήμα Σπουδαστικής Μέριμνας Τμήμα Μελετών Κατασκευών Τμήμα Διοικ.Μέριμνας & Πρωτοκόλλου Τμήμα Μισθοδοσίας & Αποζημιώσεων Τμήμα Περίθαλψης και Κοινωνικής Μέριμνας Τμήμα Συντήρησης Τμήμα Συλλ.&Ατομ. Οργάνων & Επιτροπών Τμήμα Προμηθειών & Περιουσίας Τμήμα Εκδόσεων & Βιβλιοθήκης Αυτ.Γρ. Πολ. Σχεδιάσεως Εκτάκτου Ανάγκης Σελίδα 21 από 102

22 Α2.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών Το ΤΕΙ Πειραιά διαθέτει τους παρακάτω εξυπηρετητές για την υποστήριξη του Πληροφοριακού του Συστήματος. Μοντέλο Ποσότητα Λειτουργία Λειτουργικό Υπηρεσίες / Λειτουργίες HP rx6600 HP UNIX Παρέχει τα δεδομένα που είναι BASE Data Base Oracle 10g απαραίτητα για την λειτουργία 1 System Two Server ( Server ) της Web Εφαρμογής Processors Εξυπηρέτησης Φοιτητών HP rx3600 Base Server Dell Power Edge Servers 2 PCs 8 Data Base Server Web Server Data Base Server Data Base Server HP UNIX Oracle 10g ( Server ) Windows 2008 Server Windows 2008 Server Oracle 10g Server Windows 2003 Server Oracle 9i Server Παρέχει τα δεδομένα που είναι απαραίτητα για την λειτουργία των Εφαρμογών Προσωπικού Μισθοδοσίας και Διαχείρισης Οικονομικού Web Εφαρμογή εξυπηρέτησης Φοιτητών Παρέχουν τα δεδομένα που είναι απαραίτητα για την λειτουργία της Εφαρμογής Διαχείρισης Φοιτητών. Αποστέλλουν τα απαραίτητα δεδομένα στο Data Base Server που υποστηρίζει τη λειτουργία της Web Εφαρμογής Εξυπηρέτησης Φοιτητών. Α3. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Α3.1 Αντικείμενο του Έργου Αντικείμενο του Έργου είναι η δημιουργία ενός Ολοκληρωμένου Διαδραστικού Συστήματος Ψηφιακής Τεχνολογίας (ΟΔΣΨΤ) για το ΤΕΙ Πειραιά μέσα από ένα ηλεκτρονικό σημείο τύπου Portal (e teipir.gr). Αναμένεται να καλυφθεί το σύνολο των Προπτυχιακών Προγραμμάτων Σπουδών και το σύνολο των Μεταπτυχιακών Προγραμμάτων Σπουδών όλων των Σχολών του ιδρύματος, καθώς και ένα σημαντικό ποσοστό των διοικητικών υπηρεσιών του. Πιο συγκεκριμένα οι υπηρεσίες που είτε θα αναπτυχθούν εκ του μηδενός είτε θα αναβαθμιστούν (με επέκταση των ήδη υπαρχόντων εφαρμογών) στα πλαίσια του Σελίδα 22 από 102

23 έργου θα είναι υπηρεσίες Παγκόσμιου Ιστού (Web enabled), προσωποποιημένες όπου αυτό είναι απαραίτητο, διαδραστικές με έμφαση στην πολυκαναλικότητα (Παγκόσμιος Ιστός, Κινητό Τερματικό, SMS και ) και θα ανήκουν στο ανώτατο επίπεδο ηλεκτρονικοποίησης. Το Έργο στοχεύει στην περαιτέρω επέκταση των πληροφοριακών υποδομών του ΤΕΙ Πειραιά, στις παρακάτω περιοχές: 1. Φοιτητολόγιο Διαχείριση Γραμματειών 2. Σπουδαστική Λέσχη 3. Διαχείριση Προσωπικού 4. Οικονομική Διαχείριση και Διαχείριση Παγίων 5. Διαχείριση Προμηθειών 6. Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο και Διαχείριση Ροής Εργασίας Προκειμένου να υποστηριχθούν ικανοποιητικά οι παραπάνω υπηρεσίες καθώς και η διασύνδεση με το κεντρικό ΠΣ του GUNet, θα αναπτυχθούν στα πλαίσια του ΟΔΣΨΤ και τα ακόλουθα δύο (2) υποσυστήματα και θα γίνει σχετική προμήθεια πρόσθετου υλικού και δικτυακού εξοπλισμού: 7. Υποσύστημα Διαχείρισης Χρηστών και Προσωποποίησης Πληροφοριών 8. Αποθήκη Δεδομένων και Σύστημα Επιτελικής Πληροφόρησης (Data Ware House, Business Intelligence). Η Αποθήκη Δεδομένων και το Σύστημα Επιτελικής Πληροφόρησης αποτελεί αντικείμενο άλλου υποέργου και για το οποίο θα γίνει ξεχωριστή προκήρυξη διαγωνισμού επιλογής αναδόχου. Το ΟΔΣΨΤ επεκτείνει τις ήδη υπάρχουσες υπηρεσίες ηλεκτρονικής διακυβέρνησης του ΤΕΙ Πειραιά παρέχοντας ένα σύγχρονο και αποδοτικό μοναδιαίο σημείο επαφής (single point of contact) για τα μέλη της ακαδημαϊκής κοινότητας, το διοικητικό προσωπικό καθώς και τους σπουδαστές του Ιδρύματος. Με την ολοκλήρωση του, το Έργο θα θέσει σε λειτουργία υπηρεσίες πλήρως διαθέσιμες ηλεκτρονικά (fully available online) οι οποίες θα καλύπτουν μεγάλο φάσμα των δραστηριοτήτων του ΤΕΙ Πειραιά στους παραπάνω τομείς, οι οποίοι θα λέγαμε ότι είναι οι πιο νευραλγικοί αναφορικά με την λειτουργία ενός Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. Ως εκ τούτου όλες οι συνιστώσες τις Ακαδημαϊκής Κοινότητας θα μπορούν αφενός μεν να υποστηριχθούν αποτελεσματικά και σε καθημερινή βάση στα καθήκοντα τους, αφετέρου να απολαμβάνουν ηλεκτρονικές υπηρεσίες πλήρως διαδραστικές που θα εξασφαλίζουν ασφάλεια, διαφάνεια και ισότιμη πρόσβαση στις διοικητικές και εκπαιδευτικές δραστηριότητες του Ιδρύματος. Στο επίπεδο διεπαφής με τον τελικό χρήστη τόσο οι υφιστάμενες υπηρεσίες (που θα αναβαθμιστούν) όσο και οι νέες θα υποστηρίζουν διεπαφή Παγκόσμιου Ιστού (WWW) τόσο για σταθερό υπολογιστή όσο και για κινητό τερματικό (τύπου smartphone). Επιπλέον η ειδοποίηση των ενδιαφερομένων αναφορικά με την πρόοδο των αιτημάτων που έχουν υποβάλλει ηλεκτρονικά θα πραγματοποιείται με γραπτό μήνυμα (υπηρεσία SMS) και με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Στις ακόλουθες παραγράφους πραγματοποιείται μια συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών του ΟΔΣΨΤ: Σελίδα 23 από 102

24 Φοιτητολόγιο Διαχείριση Γραμματειών: Το ήδη υπάρχον σύστημα του ΤΕΙ Πειραιά απαιτείται να επεκταθεί προκειμένου να καλύψει τα πέντε στάδια της Δημόσιας Ηλεκτρονικής Εξυπηρέτησης. Ο υπηρεσίες που προσφέρει σήμερα φθάνουν στοιχειωδώς στο τρίτο στάδιο. Όλα τα μέλη της Ακαδημαϊκής Κοινότητας (σπουδαστές, Ε.Π., διοικητικοί υπάλληλοι) θα πρέπει να μπορούν να διεξάγουν τις δραστηριότητες που αφορούν σε διαχείριση σπουδαστών, μαθημάτων, βαθμολογιών, γραμματείες κ.ά. μέσω του αναβαθμισμένου συστήματος. Με την ολοκλήρωση του έργου, θα πρέπει να είναι διαθέσιμες στους φοιτητές και τους διδάσκοντες του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος μια σειρά από νέες, ιδιαίτερα σημαντικές και καινοτόμες ηλεκτρονικές υπηρεσίες, που σκοπό έχουν να διευκολύνουν την καθημερινή επαφή και εξυπηρέτηση τους στο ΤΕΙ ΠΕΙΡΑΙΑ. Οι νέες αυτές ηλεκτρονικές υπηρεσίες αφορούν σχεδόν ολόκληρο τον φοιτητικό πληθυσμό και τα μέλη ΕΠ αλλάζοντας ριζικά τον τρόπο εργασίας και εξυπηρέτησης τους. Για παράδειγμα η άμεση ηλεκτρονική πρόσβαση από τους ίδιους τους φοιτητές στις προσωπικές τους βαθμολογίες, καθώς και άλλα σχετικά στοιχεία των γραμματειών όπως μέσοι όροι, προγράμματα μαθημάτων και εξετάσεων, πρόγραμμα σπουδών, ανακοινώσεις Τμήματος/Σχολής, κλπ. Η πρόσβαση αυτή θα πρέπει να γίνεται από τους φοιτητές με ασφάλεια, μέσω του internet, από οπουδήποτε είτε από τους χώρους του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος είτε από την κατοικία τους, κλπ. Θα είναι επίσης δυνατή η ηλεκτρονική διαχείριση και άλλων σχετικών φοιτητικών διαδικασιών, όπως οι δηλώσεις μαθημάτων, οι αιτήσεις για σίτιση, στέγαση και περίθαλψη κ.ά. Με το τρόπο αυτό θα επιτευχθεί όχι μόνο η καλύτερη και πιο άνετη εξυπηρέτηση των φοιτητών, αλλά και η αποσυμφόρηση των γραμματειών των σχολών. Ενδεικτικά, οι φοιτητές θα έχουν τις εξής δυνατότητες: Εμφάνιση των μαθημάτων που έχει περάσει ο κάθε φοιτητής, μαζί με την αντίστοιχη βαθμολογία, την εξεταστική περίοδο, το ακαδημαϊκό έτος, τις ώρες διδασκαλίας, κλπ Εμφάνιση των μαθημάτων που έχουν δηλωθεί από τον φοιτητή για το τρέχον εξάμηνο Ηλεκτρονική δήλωση μαθημάτων μέσω διαδικτύου Εμφάνιση του προγράμματος διδασκαλίας ή εξετάσεων των δηλωμένων μαθημάτων Δυνατότητα εμφάνισης του μέσου όρου της βαθμολογίας του φοιτητή Άμεση ανάκτηση και εκτύπωση προσωπικών στοιχείων φοιτητή όπως αριθμός μητρώου, διεύθυνση, τηλέφωνο, έτος εισαγωγής κλπ. Ανακοινώσεις της Γραμματείας που αφορούν το σύνολο των φοιτητών, είτε και ακόμη προσωποποιημένες που αφορούν συγκεκριμένο φοιτητή ή φοιτητές ενός προγράμματος σπουδών, ενός εξαμήνου, ενός μαθήματος. Επίσης τα μέλη ΟΠ θα πρέπει με τον ίδιο ηλεκτρονικό τρόπο να αποστέλλουν με ασφάλεια βαθμολογίες από τον υπολογιστή του γραφείου τους, να βρίσκουν στοιχεία όλων των φοιτητών ενός μαθήματος, να βρίσκουν αναλυτικά ποσοτικά και ποιοτικά στοιχεία ενός μαθήματος, να βρίσκουν αναλυτικά στοιχεία και βαθμούς εξεταστικών περιόδων, κλπ Σελίδα 24 από 102

25 Διαχείριση Προσωπικού Η υπάρχουσα εφαρμογή λειτουργεί σε γραφικό περιβάλλον χωρίς διεπαφή με τον Παγκόσμια Ιστό. Θα αναβαθμιστεί στο ανώτατο επίπεδο ηλεκτρονικοποίησης και θα εμπλουτιστεί με πρόσθετες υπηρεσίες όπως διοικητικές πράξεις, εκπαιδευτικές άδειες, συμμετοχή σε συνέδρια κ.ά. Επιπλέον θα καλυφθεί η ανάγκη του ΤΕΙ Πειραιά για διαχείριση της διαδικασίας πρόσληψης των Επιστημονικών και Εργαστηριακών συνεργατών η οποία επαναλαμβάνεται στις αρχές κάθε Ακαδημαϊκού έτους. Το νέο σύστημα θα υποστηρίζει ηλεκτρονική υποβολή δικαιολογητικών, αξιολόγηση, ανάθεση, τη δημιουργία των σχετικών εγγράφων που θα πρέπει να προωθηθούν προς τις αρμόδιες υπηρεσίες του Ιδρύματος, καθώς και την ενημέρωση των ενδιαφερομένων. Σήμερα, οι φάκελοι με τα έγγραφα που αφορούν στο προσωπικό διατηρούνται σε φακέλους στο αρχείο της Διεύθυνσης. Για την οποιαδήποτε συναλλαγή είτε αυτή αφορά απλή πληροφόρηση, είτε υποβολή εγγράφων ή την έκδοση πιστοποιητικών με τη Διεύθυνση Προσωπικού απαιτείται η επικοινωνία των συναλλασσομένων με την Διεύθυνση, και την επιτόπια επίσκεψη. Στο πλαίσιο της λειτουργίας της εφαρμογής διαχείρισης προσωπικού ένα σύνολο ηλεκτρονικών υπηρεσιών θα είναι διαθέσιμες στο προσωπικό του ΤΕΙ Πειραιά έτσι ώστε από τη μία μεριά να βελτιωθεί η ποιότητα και ο χρόνος εξυπηρέτησης και από την άλλη να βελτιωθεί η αποδοτικότητα και ο χρόνος απόκρισης της διεύθυνσης Προσωπικού. Ενδεικτικές υπηρεσίες είναι: Ηλεκτρονική υποβολή των αιτημάτων του προσωπικού προς την Διεύθυνση για θέματα που αφορούν υπηρεσιακή κατάσταση, ασφάλεια, άδειες, μετακινήσεις κ.ά. Ηλεκτρονική πληροφόρηση του προσωπικού σχετικά με θέματα υπηρεσιακής κατάστασης Ηλεκτρονική αποστολή βεβαιώσεις ή άλλων εγγράφων που απαιτείται να διαθέτει το Προσωπικό Στην εφαρμογή θα συμπεριληφθούν δυο επιμέρους υπηρεσίες. Η πρώτη αφορά στην ανάρτηση των βιογραφικών των μελών Ε.Π. σε συγκεκριμένη ιστοσελίδα και το δεύτερο στην αρχειοθέτηση ηλεκτρονικά όλων των εγγράφων που αφορούν στο προσωπικό του ΤΕΙ Πειραιά. Μέσω της πρώτης τα μέλη Ε.Π. του ΤΕΙ Πειραιά θα έχουν τη δυνατότητα της ανάρτησης και επικαιροποίησης των βιογραφικών τους σημειωμάτων στη σχετική ιστοσελίδα με εύκολο και φιλικό τρόπο σε μια ενιαία για το Ίδρυμα Ιστοσελίδα. Με τη δεύτερη θα υποστηριχθεί η διαχείριση το μεγάλου όγκου εγγράφων που διατηρείται στο αρχείο του ΤΕΙ Πειραιά και θα βελτιστοποιηθούν ο χρόνος αναζήτησης και επεξεργασίας πληροφοριών, πράγμα που θα έχει θετικές επιπτώσεις στο χρόνο και την ποιότητα εξυπηρέτησης των συναλλασσομένων με τη διεύθυνση. Τα ψηφιακά έγγραφα θα είναι διαθέσιμα μέσω ηλεκτρονικής υπηρεσίας. Σπουδαστική Μέριμνα Η εφαρμογή θα αναπτυχθεί από την αρχή και θα καλύπτει το σύνολο των δραστηριοτήτων που σχετίζονται με την στέγαση, την σίτιση και την ιατροφαρμακευτική περίθαλψη των δικαιούχων σπουδαστών. Οι εν λόγω διαδικασίες θα υποστηρίζονται καθ όλη την διάρκεια Σελίδα 25 από 102

26 παραμονής του σπουδαστή στο ίδρυμα και θα έχουν πλήρη διασύνδεση με την εφαρμογή του Φοιτητολογίου. Ενδεικτικά αναφέρεται ότι οι σπουδαστές θα έχουν: Τη δυνατότητα υποβολής ηλεκτρονικά αίτησης για σίτιση, στέγαση και περίθαλψη Την άμεση και αυτοματοποιημένη ενημέρωσή τους για τα δικαιώματα τους, μετά από έλεγχο των διαθέσιμων στοιχείων. Το αυτοματοποιημένο και προσωποποιημένο έλεγχο των στοιχείων των φοιτητών και την πληροφόρηση τους για τις δυνατές προς αυτούς παροχές. Τη έκδοση των σχετικών βεβαιώσεων και εντύπων για την εξυπηρέτηση των φοιτητών. Οικονομική Διαχείριση Στόχος είναι η ενοποίηση της Λογιστικής Διαχείρισης, των χρηματικών ενταλμάτων, της μισθοδοσίας και του Προυπολογισμού σε μία ολοκληρωμένη εφαρμογή η οποία θα μπορεί να λειτουργεί και σε περιβάλλον WEB για τους αρμόδιους χρήστες της για τους συναλλασσόμενους με το ΤΕΙ στο βαθμό που αυτοί εμπλέκονται (διαδικασία πληρωμών, αυτόματη ενημέρωση, κ.ά.) Στη Διεύθυνση Οικονομικού υπάγονται τα τμήματα α) προϋπολογισμού, β) Μισθοδοσίας και Αποζημιώσεων, γ) Δαπανών και ΚΠΣ, δ) Προμηθειών και Περιουσίας. Στη Διεύθυνση Οικονομικού λειτουργούν ήδη εφαρμογές σε γραφικό περιβάλλον που καλύπτουν τις βασικές λειτουργίες των προγραμμάτων σπουδών του ΤΕΙ. Οι εφαρμογές που διατίθενται είναι α) Μισθοδοσία, β) Διαχείριση Παγίων, γ) Λογιστική Διαχείριση, δ) Διαχείριση Προμηθειών, ε) Διαχείριση προϋπολογισμού. Ο περιορισμός της λειτουργίας των εφαρμογών αυτών στην αρχιτεκτονική πελάτη εξυπηρετητή δεν δίνει δυνατότητες παροχής ηλεκτρονικών υπηρεσιών προς τους συναλλασσόμενους και εξυπηρετούμενους με το ΤΕΙ Πειραιά. Για το σύνολο των εφαρμογών απαιτείται η ανάπτυξη ηλεκτρονικών υπηρεσιών σε περιβάλλον παγκόσμιου ιστού, προκειμένου να υποστηριχθεί η καλύτερη λειτουργία του Ιδρύματος. Ενδεικτικές ηλεκτρονικές υπηρεσίες είναι Η ηλεκτρονική προσωποποιημένη πληροφόρηση ενημέρωση του προσωπικού για θέματα μισθοδοσίας Η ηλεκτρονική συναλλαγή του προσωπικού με το ΤΕΙ για θέματα που αφορούν μισθοδοσία και κοινωνική ασφάλιση. Ηλεκτρονική ενημέρωση του προσωπικού για τα πάγια (π.χ. εξοπλισμό) στα οποία είναι υπόλογος. Το προσωπικό θα μπορεί να γνωρίζει μέσω της υπηρεσίας αυτής για ποια πάγια είναι υπόλογος, που βρίσκονται και σε ποια κατάσταση. Διενέργεια ηλεκτρονικών προμηθειών και αυτοματοποίηση της διαδικασίας υλοποίησης των διαγωνισμών, όπως είναι η ανάρτηση στη διαβούλευση η επικοινωνία με τους υποψήφιους αναδόχους, η ηλεκτρονική υποβολή αιτημάτων ή ενστάσεων, η ηλεκτρονική υποβολή προσφορών κ.ά. Διασύνδεση των εφαρμογών με την εφαρμογή πρωτοκόλλου και διαχείρισης ροής εργασιών για την αυτοματοποίηση των εργασιών. Σελίδα 26 από 102