Νικος Σακκάς, Δρ. Μηχανικός

Transcript

1 ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ISO & EMAS Νικος Σακκάς, Δρ. Μηχανικός μια κοινή ανάπτυξη των

2 1. ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ Σύστημα 1: Eταιρική στρατηγική και περιβάλλον Σύστημα 2: Επιδόσεις και διαχειριστικές πρακτικές. Αρχική επισκόπηση Σύστημα 3: Σχεδίαση περιβαλλοντικής πολιτικής Σύστημα 5: Παρακολούθηση συστήματος Σύστημα 4: Eφαρμογή περιβαλλοντικής πολιτικής Σύστημα 6: Έλεγχος και αξιολόγηση Σύστημα 7: Επικοινωνιακή περιβαλλοντική πολιτική Σχήμα 1: Δομή ενός συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης Σελ. 2

3 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ Το παρόν εγχειρίδιο αποτελεί μια εισαγωγή στα συστήματα περιβαλλοντικής διαχείρισης (environmental management systems- EMS) και εξυπηρετεί μια διπλή σκοπιμότητα. Πρώτον, να εισάγει στη βασική θεωρία και στα βήματα εγκατάστασης ενός τέτοιου συστήματος και δεύτερον Να παρουσιάσει τη συγκεκριμένη μεθοδολογία που έχει αναπτύξει και τις σχετικές υπηρεσίες που προσφέρει η BPM Α.Ε. στις επιχειρήσεις αλλά και σε κάθε άλλο επιλέξιμο οργανισμό (π.χ. τοπική αυτοδιοίκηση), που θα επιθυμούσε να δρομολογήσει με πρακτικό τρόπο μια μακρόπνοη στρατηγική περιβαλλοντικής διαχείρισης, συμβατή με τα ισχύοντα σήμερα πρότυπα. Οι δύο αυτοί στόχοι αναπτύσσονται, διαδοχικά, ως δύο διαφορετικές ενότητες, ώστε το αντίστοιχο υλικό να διαθέτει μια εννοιολογική και λειτουργική αυτονομία και να μπορεί να χρησιμοποιηθεί για ανεξάρτητες εφαρμογές (παραγωγή υλικού on line για εξ αποστάσεως κατάρτιση, κτλ.). ===== Τα συστήματα περιβαλλοντικής διαχείρισης αναπτύχθηκαν για πρώτη φορά από το BSI (British Standards institute) to 1992 και κωδικοποιήθηκαν ως ΒS Το πρότυπο αυτό αποτέλεσε τη βάση για την ανάπτυξη των περισσότερο διαδεδομένων σήμερα προτύπων ISO και EMAS (Environmental Management Αudit Scheme). Το παρόν κείμενο εστιάζει στα δύο αυτά, κυρίαρχα πια, πρότυπα. Ο κύριος λοιπόν όγκος του εγχειριδίου αφορά και τα δύο πρότυπα, τόσο το διεθνές ΙSO όσο και το ευρωπαϊκό EMAS. Οι διαφορές τους περιγράφονται σε ειδικό κεφάλαιο. 2. ΟΦΕΛΗ ΚΑΙ ΚΟΣΤΟΣ ΑΠΟ ΤΗ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΕΝΟΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ Οι βασικοί λόγοι για τους οποίους ένας οργανισμός θα επιθυμούσε να εγκαταστήσει ένα σύστημα περιβαλλοντικής διαχείρισης ποικίλουν και, στη γενική περίπτωση, μπορεί να αφορούν: Tη διαβεβαίωση κάθε ενδιαφερόμενου μέρους (μέτοχος, κρατικός εποπτικός φορέας, κτλ.) ότι οι περιβαλλοντικές επιδόσεις του οργανισμού συμμορφώνονται με τις ισχύουσες περιβαλλοντικές διατάξεις. Το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα που πιθανόν να εξασφαλίζει ο οργανισμός στην παγκόσμια αγορά. Στην πιθανή βελτίωση της συνολικής παραγωγικότητας του οργανισμού. Σε κάθε περίπτωση, το αναμενόμενο όφελος θα πρέπει να αναλύεται με τη μεγαλύτερη δυνατή ακρίβεια, ώστε να υπάρχει η βεβαιότητα ότι το επενδυτικό και λειτουργικό κόστος ενός συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης αντισταθμίζεται τελικά από τα οφέλη που χαρακτηρίζουν τη λειτουργία του. Φυσικά, κόστος και όφελος εκδηλώνονται με έναν δυναμικό και μακροχρόνιο τρόπο, με αποτέλεσμα η μέτρησή τους να είναι αρκετά περίπλοκη. Πιθανόν σε περιβάλλον Σελ. 3

4 μικρών επιχειρήσεων μια τέτοια εκτίμηση μπορεί να γίνει εμπειρικά. Μια περισσότερο συστηματική μέθοδος που έχει προταθεί στη βιβλιογραφία αφορά την εκτίμηση της επίπτωσης του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης στην Καθαρή Θέση (shareholder value) της επιχείρησης, υπολογιζόμενης ως η διαφορά της αξίας της επιχείρησης (corporate value) και των υποχρεώσεών της (debt). 2.1 Πιθανές επιπτώσεις ενός συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης στην Καθαρή Θέση μιας επιχείρησης Οι δύο πίνακες που ακολουθούν, δίνουν, για όλες τις πιθανές κατηγορίες (drivers) παραδείγματα κόστους/ οφέλους από την εγκατάσταση ενός συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης. Πίνακας 1: Πιθανές θετικές επιπτώσεις ενός Συστήματος Περιβαλλοντικής Διαχείρισης στην Καθαρή Θέση μιας επιχείρησης Αύξηση περιθώριου κέρδους Αύξηση πωλήσεων Ελάττωση κεφάλαιου κίνησης Ελάττωση επενδύσεων παγίων Καλύτερη διαχείριση πρώτων υλών (καλύτερες παραγωγικές διαδικασίες, λιγότερο σκραπ) Οικονομία στο κόστος μεταφοράς και αποθήκευσης (λιγότερα υλικά) Μικρότερο κόστος διάθεσης απορριμμάτων αποβλήτων (λιγότερα υλικά) Μικρότερες δαπάνες ασφάλισης (χαμηλότερο περιβαλλοντικό ρίσκο) Καλύτερη ποιότητα καινοτομία (εις βάθος γνώση προϊόντων και διαδικασιών παραγωγής) Βελτιωμένη εικόνα οργανισμού (image) Διείσδυση σε νέες αγορές (καινοτόμα προϊόντα, φιλικά προς το περιβάλλον) Βελτίωση σχέσεων με πελάτες Λιγότερα υλικά σε στοκ (αποφυγή απορριμμάτων) Ελαττωμένες επενδύσεις σε αντιρρύπανση (λόγω καλύτερης πρόληψης) Ευχερέστερη και οικονομικότερη απόκτηση αδειών επεκτάσεων εγκαταστάσεων, κτλ. Λιγότερες ανάγκες αποθηκευτικών χώρων (καλύτερη διαχείριση υλικών) Ελάττωση φορολογικού συντελεστή Αξιοποίηση φορολογικών κίνητρων Ελάττωση κόστους χρήματος Προσέλκυση επενδυτών (καλύτερο image, μικρότερο ρίσκο) Καλύτεροι όροι δανεισμού (καλύτερο image, μικρότερο ρίσκο) Σελ. 4

5 Πίνακας 2: Πιθανές αρνητικές επιπτώσεις ενός Συστήματος Περιβαλλοντικής Διαχείρισης στην Καθαρή Θέση μιας επιχείρησης Ελάττωση περιθώριου κέρδους Ελάττωση πωλήσεων Αύξηση κεφάλαιου κίνησης Αύξηση επενδύσεων παγίων Αύξηση φορολογικού συντελεστή - Αύξηση κόστους χρήματος Επιπλέον κόστος υλοποίησης και λειτουργίας του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης Υψηλότερο κόστος παραγωγής, ως αποτέλεσμα χρήσης εξοπλισμού προσαρμογής στις νομοθετικές ρυθμίσεις Υψηλότερες τιμές για να αντισταθμιστεί το κόστος προσαρμογής στις νομοθετικές ρυθμίσεις Περισσότερο ακριβά υλικά και ενέργεια (παρά τη φιλικότητά τους προς το περιβάλλον) Εγκατάσταση τεχνολογίας αντιρρύπανσης Υψηλότερα επιτόκια δανεισμού, ως αποτέλεσμα της διαπίστωσης του περιβαλλοντικού κινδύνου που απεικονίζεται στις εκθέσεις του οργανισμού Είναι ενδιαφέρον να διαπιστώσει κανείς ότι η ίδια παράμετρος μπορεί να επηρεάζει την Καθαρή Θέση με διαφορετικό τρόπο. Για παράδειγμα η εγκατάσταση νέου εξοπλισμού αντιρρύπανσης μπορεί να επιβάλλεται ή και να αποτρέπεται από το σύστημα περιβαλλοντικής διαχείρισης. Στην πρώτη περίπτωση η επίπτωση είναι αρνητική, στη δεύτερη θετική. 3. ΤΑ ΜΕΡΗ ΕΝΟΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ Ένα πλήρες σύστημα περιβαλλοντικής διαχείρισης, που να ανταποκρίνεται στα πρότυπα ISO και EMAS απαρτίζεται από τις εξής επτά ενότητεςυποσυστήματα. Ενότητα 1: Η εταιρική στρατηγική και το περιβάλλον Ενότητα 2: Επιδόσεις και διαχειριστικές πρακτικές. Αρχική επισκόπηση Ενότητα 3: Σχεδίαση περιβαλλοντικής πολιτικής Ενότητα 4: Εφαρμογή περιβαλλοντικής πολιτικής Ενότητα 5: Παρακολούθηση συστήματος Ενότητα 6: Έλεγχος και αξιολόγηση Ενότητα 7: Επικοινωνιακή περιβαλλοντική πολιτική Η λειτουργική επικοινωνία των επί μέρους ενοτήτων απεικονίζεται στο Σχήμα της πρώτης σελίδας. Ακολουθεί η σύντομη περιγραφή των υποσυστημάτων αυτών. Σελ. 5

6 4. Η ΕΤΑΙΡΙΚΗ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗ ΚΑΙ ΤΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ Η στρατηγική του οργανισμού σε σχέση με το περιβάλλον διασαφηνίζει 1. Τη βασική επιχειρηματολογία και λογική του όλου εγχειρήματος εγκατάστασης του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης. 2. Τους γενικούς στόχους του οργανισμού σε σχέση με τα γενικότερα περιβαλλοντικά ζητήματα και ειδικότερα: o Τη δέσμευση απόλυτης συμμόρφωσης με τους ισχύοντες κανονισμούς σχετικά με τις εκπομπές ρυπαντών και τυχόν άλλες οχλήσεις (π.χ. θόρυβος) που προκαλεί ο οργανισμός. o Τη δέσμευση δρομολόγησης συγκεκριμένων διαδικασιών συνεχούς βελτίωσης των σχετικών επιδόσεων. Η στρατηγική αποτελεί το κορυφαίο κείμενο- οδηγό του Συστήματος Περιβαλλοντικής Διαχείρισης, τη βάση πάνω στην οποία θα διατυπωθεί η συγκεκριμένη πολιτική, θα σχεδιαστούν τα προγράμματα και θα τεθούν οι αντίστοιχοι στόχοι. Το κείμενο αυτό ανακοινώνεται σε όλους τους εργαζόμενους καθώς και στο πλατύ κοινό. 5. ΕΠΙΔΟΣΕΙΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΕΣ ΠΡΑΚΤΙΚΕΣ. ΑΡΧΙΚΗ ΕΠΙΣΚΟΠΗΣΗ Πριν από τη σχεδίαση της οποιασδήποτε πολιτικής είναι απαραίτητο να προηγηθεί μια συνοπτική αλλά πλήρης επισκόπηση της ευρύτερης σχέσης της λειτουργίας του οργανισμού με το περιβάλλον. Η αρχική επισκόπηση αποτελεί μια πρώτη ανάλυση της υπάρχουσας κατάστασης, μια ακτινογραφία της σχέσης της επιχείρησης με το περιβάλλον. Με τον τρόπο αυτό η εταιρεία προσεγγίζει τα δυνατά και αδύνατα σημεία της, τόσο σε σχέση με τις λειτουργίες όσο και σε σχέση με τη διαχείριση. Η πρώτη αυτή καταγραφή, σε συνδυασμό με τη βασική στρατηγική κατεύθυνση της εταιρείας (προηγούμενο σημείο- υποσύστημα 1) αποτελούν τα δύο βάθρα πάνω στα οποία θα σχεδιαστεί η κατάλληλη περιβαλλοντική πολιτική, η ψυχή δηλαδή του Συστήματος Περιβαλλοντικής Διαχείρισης του οργανισμού. 6. ΣΧΕΔΙΑΣΗ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΙΚΗΣ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ H σχεδίαση μιας συνεκτικής περιβαλλοντικής πολιτικής ξεκινά από την αναγνώριση όλων των πιθανών αλληλεπιδράσεων του οργανισμού με το περιβάλλον. Αν και η προηγούμενη φάση έχει ήδη προσφέρει τη δυνατότητα να κωδικοποιηθεί με λεπτομέρεια η συγκεκριμένη σχέση, δεν αποκλείεται οι δυνητικές επιπτώσεις να υπερβαίνουν αυτές που ανιχνεύονται στην ανάλυση της «παρούσα κατάστασης». Ενδεχόμενα δηλαδή κάποιες από τις αλληλεπιδράσεις να πρέπει να προβλεφθούν ως πιθανές στο μέλλον, ακόμη και αν ακόμη δεν έχουν εκδηλωθεί στο παρόν. Η δεύτερη προεργασία είναι η πλήρης αποδελτίωση των νομικών και άλλων θεσμικών υποχρεώσεων του οργανισμού. Ο σεβασμός του ισχύοντος θεσμικού Σελ. 6

7 πλαισίου είναι, κατά κάποιο τρόπο, το σημείο αφετηρίας, ο στοιχειώδης και πλέον προφανής στόχος του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης. Τέλος, η, υπό διαμόρφωση, πολιτική εξειδικεύεται με τη μορφή συγκεκριμένων προγραμμάτων διαχείρισης για καθένα από τα οποία θα πρέπει να εξειδικεύονται με εξαιρετικά σαφή τρόπο τα εξής: o Στόχοι, γενικοί (objectives) και ειδικοί (targets) o Xρονοδιάγραμμα υλοποίησης των στόχων o Απαραίτητοι ρόλοι (γενικά) για την υλοποίηση των στόχων o Απαιτούμενα μέσα πέραν του ανθρώπινου δυναμικού για την υλοποίηση των στόχων o Ρίσκο κατά την υλοποίηση και εναλλακτικά σχέδια (contingencies) H πολιτική, όπως και η γενικότερη περιβαλλοντική στρατηγική του οργανισμού διαχέεται μέσα στην εταιρεία και κοινοποιείται στο ευρύτερο κοινό. 7. ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΙΚΗΣ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ Η εφαρμογή των πολιτικών που υιοθετήθηκαν στο προηγούμενο βήμα αποτελεί το περισσότερο δύσκολο και χρονοβόρο στάδιο του όλου έργου. Η εφαρμογή περιλαμβάνει τα εξής: o (Ποιοι;) Αντιστοίχιση των ρόλων, που κρίθηκαν απαραίτητοι (προηγούμενη φάση) με συγκεκριμένα άτομα, στελέχη της επιχείρησης, και καθορισμό του υπεύθυνου παρακολούθησης και συντήρησης του συστήματος. 0 υπεύθυνος αυτός θα πρέπει να έχει την έγκριση της διοίκησης, στην οποία και απ ευθείας αναφέρεται. o (Πώς;) Εξακρίβωση ότι το παραπάνω προσωπικό έχει καλή και πρακτική κατανόηση της πολιτικής του οργανισμού στα θέματα της περιβαλλοντικής διαχείρισης, καθώς και των επιπτώσεων που αναμένεται να έχει, η συγκεκριμένη πολιτική, στο περιβάλλον. Στο σημείο αυτό θα πρέπει να εξεταστεί και το ενδεχόμενο κατάρτισης του προσωπικού στα παραπάνω τεχνικά και διαχειριστικά ζητήματα. Επίσης, ο λεπτομερής καθορισμός της ροής της πληροφορίας και των διαδικασιών εργασίας (workflow) του αρμόδιου προσωπικού. o (Tι;) Λεπτομερής τεκμηρίωση του Συστήματος Περιβαλλοντικής Διαχείρισης, ώστε να είναι δυνατός ο εσωτερικός και εξωτερικός έλεγχός του (audit) και η διαπίστωση της προσαρμογής του ή μη σε ένα από τα πρότυπα. Η τεκμηρίωση παίρνει τη μορφή ενός πλήρους φακέλου (handbook), όπου περιγράφονται τα διάφορα τμήματα του συστήματος και υπάρχουν και παραπομπές σε συνοδευτικό υλικό. Όλα τα έγγραφα έχουν σαφείς ημερομηνίες παραγωγής και λήξης/ αναθεώρησης. o Κοινοποίηση σε προμηθευτές, υπεργολάβους και άλλους συνεργάτες των τυχόν απαιτήσεων που θέτει απέναντί τους ο συγκεκριμένος οργανισμός. Σελ. 7

8 8. ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Ένα κρίσιμης σημασίας ερώτημα είναι η υπόδειξη μιας μεθόδου παρακολούθησης και αξιολόγησης της προσαρμογής της πραγματικότητας ως προς τους στόχους που έχουν τεθεί και συμπεριληφθεί στην πολιτική διαχείρισης του περιβάλλοντος. Η μέθοδος αυτή συχνά βασίζεται στη συσχέτιση των περιεχομένων τριών πινάκων. Ο πρώτος περιέχει ποσοτικές μετρήσεις σχετικές με πραγματικές επιπτώσεις στο περιβάλλον (environmental effects register). Ο δεύτερος μεγέθη- στόχους (environmental objectives register) της πολιτικής που έχει υιοθετηθεί στο προηγούμενο βήμα 3, όπου αυτοί υπάρχουν. Τέλος, ο τρίτος περιλαμβάνει τα αντίστοιχα μεγέθη που προβλέπονται από το ισχύον νομοθετικό και θεσμικό πλαίσιο (environmental regulations register). Με τη σύγκριση των μεγεθών των τριών αυτών πινάκων διαπιστώνεται o Κατά πόσο ο οργανισμός είναι συνεπής στη δέσμευσή του να βρίσκεται μέσα στα όρια που θέτει η σχετική νομοθεσία. o Κατά πόσο υφίσταται η διάσταση της συνεχούς βελτίωσης (continuous improvement) στη λειτουργία του οργανισμού. Υπενθυμίζεται ότι και οι δύο αυτές παράμετροι οφείλουν, σε κάθε περίπτωση, να αποτελούν βασικά χαρακτηριστικά της περιβαλλοντικής στρατηγικής του οργανισμού. 9. ΈΛΕΓΧΟΣ ΚΑΙ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ Ο έλεγχος του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης γίνεται τόσο από την ίδια την επιχείρηση (internal audit) όσο και από εξωτερικούς συνεργάτες- συμβούλους. O έλεγχος αποσκοπεί στην επαναθεώρηση και προσαρμογή οποιουδήποτε συστατικού του συστήματος (στρατηγική, πολιτική, στόχοι, διοίκηση, εργαλεία και μέσα παρακολούθησης) ώστε να παίρνονται υπόψη o Η υποκειμενική διάθεση της διοίκησης του οργανισμού για «σκληρότερους» ή «χαλαρότερους» στρατηγικούς ή τακτικούς στόχους. o Αλλαγές στις δραστηριότητες του οργανισμού ή στις επιμέρους λειτουργίες του. o Αλλαγές στην χρησιμοποιούμενη τεχνολογία. o Αλλαγές στο νομοθετικό πλαίσιο. o Τα ευρήματα αυτού καθ εαυτού του ελέγχου (εσωτερικού ή εξωτερικού) και/ ή συστάσεις των ελεγκτών. Έλεγχος εκτελείται φυσικά και από από διαπιστευμένα άτομα (accredited verifiers) αποσκοπεί στη διαπίστωση της πλήρους και σωστής δομής και λειτουργίας του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης. Προκειμένου ο έλεγχος αυτός να είναι εφικτός είναι απαραίτητο η τεκμηρίωση του Συστήματος Περιβαλλοντικής Διαχείρισης να είναι πλήρης. Εκτός από τη γενική περιγραφή του συστήματος θα πρέπει να περιέχονται λεπτομερή αναλυτικά μεγέθη και εγγραφές σχετικά με τα εξής: o Μετρήσεις των παραμέτρων που προβλέπονται από το σύστημα και αξιολόγησή τους (ενότητα Μέτρηση και Αξιολόγηση) ώστε να προκύπτει με Σελ. 8

9 σαφήνεια η νομοθετική συμμόρφωση του συστήματος και η συνεχής βελτίωση του. o Εκπαίδευση προσωπικού, ώστε να προκύπτει η συνεχής στήριξη με τις απαραίτητες ανθρώπινες ικανότητες της λειτουργίας του συστήματος. o Πράξεις εσωτερικού ελέγχου, ώστε να προκύπτει ο καθοδηγητικός ρόλος της διοίκησης στη στρατηγική προσαρμογή του συστήματος όταν αυτό είναι απαραίτητο. o Αποτελέσματα εξωτερικών ελέγχων, ώστε να είναι δυνατή η παρακολούθηση της συμμόρφωσης του οργανισμού στα σχόλια των εξωτερικών ελεγκτών. 10. ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΚΗ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΙΚΗ ΠΟΛΙΤΙΚΗ Η απαίτηση για κοινοποίηση στο πλατύ κοινό των δραστηριοτήτων του οργανισμού σχετικά με τις περιβαλλοντικές του επιδόσεις και τους σχετικούς στόχους που θέτει, αποτελεί θεμελιακό χαρακτηριστικό των συστημάτων περιβαλλοντικής διαχείρισης. Η απαίτηση αυτή είναι πολύ περισσότερο ενισχυμένη στη περίπτωση του ΕΜΑS, όπου υφίσταται η ανάγκη παραγωγής και δημοσίευσης από τον οργανισμό μιας ειδικής Έκθεσης για το Περιβάλλον (environmental report). Αυτό αποτελεί και μια σημαντική διαφορά από το ISO 14001, όπου, αν και προβλέπεται η ανάγκη της δημοσιοποίησης δραστηριοτήτων και στόχων, δεν υπάρχει ωστόσο η υποχρέωση για παραγωγή περιβαλλοντικής έκθεσης, με τον πολύ σαφή τρόπο που αυτό ορίζεται στο πρότυπο EMAS. Ένα ώριμο επικοινωνιακό σύστημα προϋποθέτει: o Υπόδειξη του ατόμου, που παραλαμβάνει ερωτήματα σχετικά με το σύστημα περιβαλλοντικής διαχείρισης. o Ύπαρξη μιας σαφούς διαδικασίας επεξεργασίας και διαχείρισης των ερωτημάτων που παραλαμβάνονται, εξωτερικά από την εταιρεία. o Επεξεργασία και ετοιμασία κατάλληλου υλικού με αποδέκτη το ευρύ κοινό (π.χ. τμήμα δημοσίων σχέσεων) και τους πελάτες (π.χ. τμήμα marketing/ πωλήσεων). Η επιλογή του πρότυπου ΕΜΑS επιτάσσει, επιπλέον των παραπάνω, τη δημοσιοποίηση της Έκθεσης για το Περιβάλλον, που περιλαμβάνει: o Τη στρατηγική του οργανισμού για το περιβάλλον και τις πολιτικές στις οποίες την έχει εξειδικεύσει o Την αναλυτική περιγραφή των υπολοίπων συστατικών του συστήματος (στόχοι, άτομα, μετρήσεις, ελέγχους, επικοινωνιακή πολιτική, κτλ.) όπου συμπεριλαμβάνονται και οι τρεις θεμελιώδεις πίνακες (registries), που περιγράφονται στην ενότητα «Μέτρηση και Αξιολόγηση». o Την αξιολόγηση του συστήματος, όπως αυτή αφορά και διαβάζεται από o Την κοινωνία γενικότερα o Τους μετόχους o Τους πιστωτές του οργανισμού Σελ. 9

10 Το σύστημα περιβαλλοντικής διαχείρισης οφείλει να αποδεικνύει όχι μόνο τη θετική του επίπτωση στο Περιβάλλον αλλά και τη μακροπρόθεσμη βιωσιμότητά του, με αμιγή οικονομικά κριτήρια. Σελ. 10

11 2. ΠΡΟΣΦΕΡΟΜΕΝΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ. ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ, ΜΕΘΟΔΟΙ & ΕΡΓΑΛΕΙΑ Σύστημα 1: Eταιρική στρατηγική και περιβάλλον Σύστημα 2: Επιδόσεις και διαχειριστικές πρακτικές. Αρχική επισκόπηση Σύστημα 3: Σχεδίαση περιβαλλοντικής πολιτικής Σύστημα 5: Παρακολούθηση συστήματος Σύστημα 4: Eφαρμογή περιβαλλοντικής πολιτικής Σύστημα 6: Έλεγχος και αξιολόγηση Σύστημα 7: Επικοινωνιακή περιβαλλοντική πολιτική Σχήμα 1: Δομή ενός συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης Σελ. 11

12 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ Οι υπηρεσίες περιβαλλοντικής διαχείρισης, με αποδέκτες επιχειρήσεις και άλλους επιλέξιμους οργανισμούς (κεντρική και τοπική αυτοδιοίκηση, κτλ.) αποτελούν μια σημαντική δραστηριότητα της BPM A.E. Η αξία- βάθρο της εταιρείας μας είναι η απόλυτη ικανοποίηση του πελάτη, ανεξάρτητα από δυσκολίες και πιθανές απρόβλεπτες δαπάνες, που πιθανόν να υπάρξουν στη διαδρομή. Βασιζόμενη στα στελέχη και τους συνεργάτες της στην Ελλάδα και το εξωτερικό, η BPM A.E. είναι σε θέση να ανταποκριθεί και στις πλέον εξειδικευμένες ανάγκες υπηρεσιών. Έτσι, ενώ είναι φυσικό η εταιρεία να επιχειρεί μια τυποποίηση στις υπηρεσίες της, αυτό με κανέναν τρόπο δεν υποδηλώνει αδιαφορία μπροστά στις τυχόν πολύ ιδιαίτερες απαιτήσεις, που πιθανά να ξεπερνούν το τυποποιημένο πλαίσιο των υπηρεσιών μας. Με αυτή τη βασική παρατήρηση κατά νου, τα τελικά παραδοτέα των υπηρεσιών της BPM Α.Ε. περιλαμβάνουν: o Την αξιολόγηση της οικονομικής σκοπιμότητας και του κόστους εγκατάστασης και συντήρησης συστημάτων περιβαλλοντικής διαχείρισης ΙSO ή EMAS. o Tη συγκρότηση του πλήρους φακέλου για το σύστημα περιβαλλοντικής διαχείρισης του οργανισμού. o Την εκπαίδευση στελεχών του οργανισμού, που εμπλέκονται άμεσα με το σύστημα περιβαλλοντικής διαχείρισης, τόσο σε τεχνικά θέματα περιβάλλοντος (συμπεριλαμβανομένων και οικονομοτεχνικών θεμάτων, θεμάτων αξιολόγησης σκοπιμότητας, κτλ.) όσο και σε διαχειριστικά θέματα. o Εντός του 2002 θα προσφέρεται επίσης η δυνατότητα πλήρους πληροφοριακής υποστήριξης όλου του συστήματος, ώστε να καθίσταται ευχερής η διαρκής ενημέρωσή του αλλά και η παραγωγή εντύπων και αναφορών με αποδέκτες τόσο αυτούς που προβλέπει το κάθε πρότυπο όσο και αυτούς που πιθανόν να υποδείξει ο ίδιος ο οργανισμός. Στο παρόν τεύχος γίνεται μια συνοπτική παρουσίαση των μεθόδων, εντύπων και των εργαλείων που χρησιμοποιεί η BPM A.E. για την εκπλήρωση των παραπάνω υπηρεσιών. Η παρουσίαση αυτή γίνεται με βάση τους βασικούς δομικούς λίθους του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης, που απεικονίζονται στο Σχήμα 1 της προηγούμενης σελίδας. Σελ. 12

13 2. ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΣΚΟΠΙΜΟΤΗΤΑΣ ΚΑΙ ΚΟΣΤΟΥΣ ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ - ΣΥΝΤΗΡΗΣΗΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ISO & EMAS Το σύστημα περιβαλλοντικής διαχείρισης οφείλει να αποδεικνύει όχι μόνο τη θετική του επίπτωση στο Περιβάλλον αλλά και τη μακροπρόθεσμη βιωσιμότητά του, με αμιγή οικονομικά κριτήρια Κάθε απόπειρα εγκατάστασης ενός συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης συνοδεύεται από επενδυτικές και λειτουργικές δαπάνες οι οποίες θα πρέπει, κατά περίπτωση, να αξιολογηθούν και να εκτιμηθούν, σε αντιπαραβολή μάλιστα με τα προσδοκώμενα οφέλη για τον οργανισμό. Στο τεύχος των «Γενικών αρχών» περιγράφονται μερικές ενδεικτικές, πιθανές, θετικές ή αρνητικές, επιπτώσεις, που μπορεί να έχει ένα τέτοιο σύστημα στον οργανισμό. Η BPM A.E προσφέρει υπηρεσίες συστηματικής ανάλυσης των οικονομικών παραμέτρων ενός συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης, που θα επιτρέψουν στη εταιρεία να διαμορφώσει μια σαφή εικόνα της οικονομικής διάστασης του συστήματος. Η μεθοδολογία της BPM A.E. συνοψίζεται στα παρακάτω σημεία. o Συναντήσεις εργασίας με ειδικά στελέχη του οργανισμού. o Χρήση ειδικών ερωτηματολογίων καταγραφής οικονομικών επιπτώσεων συστήματος, εκτίμηση κόστους εγκατάστασηςλειτουργίας. o Ανάλυση δεδομένων και αναφορά στην εταιρεία- οργανισμό. o Ειδική προσφορά BPM A.E. Σελ. 13

14 3. Η ΕΤΑΙΡΙΚΗ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗ ΚΑΙ ΤΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ Η διοίκηση έμπρακτα αναδεικνύει τη στρατηγική διάσταση του έργου, προσδιορίζει τους βασικούς του στόχους και τους δημοσιοποιεί εσωτερικά και εξωτερικά του οργανισμού. Η διατύπωση και καταγραφή της στρατηγικής του οργανισμού σε σχέση με την ευρύτερη επίπτωσή του στο περιβάλλον είναι το σημείο αφετηρίας του όλου εγχειρήματος. Στη φάση αυτή παράγεται και το πρώτο επίσημο κείμενο, που κοινοποιείται τόσο εσωτερικά στον οργανισμό, στους εργαζόμενους, όσο και εξωτερικά του, στο ευρύτερο κοινό. Το κείμενο αυτό θα πρέπει να είναι απόλυτα λιτό (και όχι φλύαρο), με συγκεκριμένους στόχους (χωρίς αφηρημένες διατυπώσεις) και ρεαλιστικό (χωρίς ευχές και απλή δήλωση καλών προθέσεων). Τέλος, θα πρέπει να τεκμηριώνεται η οικονομική σκοπιμότητα της εγκατάστασης του συστήματος ISO ή ΕΜΑS. Η BPM A.E, σε στενή συνεργασία με τη διοίκηση του οργανισμού, υποβοηθά τη διαδικασία διαμόρφωσης στρατηγικής, διατύπωσης συγκεκριμένων στόχων και δημοσιοποίησής τους εσωτερικά και εξωτερικά του οργανισμού. Η μεθοδολογία της BPM A.E. συνοψίζεται στα παρακάτω σημεία. o Συναντήσεις εργασίας με ειδικά στελέχη του οργανισμού. o Παρουσίαση εμπειρίας από άλλες εταιρείες συναφών δραστηριοτήτων. o Επεξεργασία και ποσοτικοποίηση βασικών στόχων, χρονικό πλαίσιο επίτευξής τους, επικοινωνιακή πολιτική και δημοσιοποίηση επιχείρησης. o Παρουσίαση, έγκριση και δημοσιοποίηση του παραδοτέου Η επιχειρηματική μας στρατηγική για το περιβάλλον 5. ΕΠΙΔΟΣΕΙΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΕΣ ΠΡΑΚΤΙΚΕΣ. ΑΡΧΙΚΗ ΕΠΙΣΚΟΠΗΣΗ Πριν την εξειδίκευση της στρατηγικής σε συγκεκριμένες πολιτικές είναι σκόπιμη μια ταχεία αλλά διεξοδική επισκόπηση, καταγραφή και αξιολόγηση των περιβαλλοντικών επιδόσεων και των διαχειριστικών πρακτικών της εταιρείας. Ανάμεσα στη στρατηγική άποψη της προηγούμενης φάσης και των σαφών πολιτικών που θα πρέπει να παραχθούν στην επόμενη φάση είναι σκόπιμο να παρεμβληθεί μια ταχεία διάγνωση της τρέχουσας κατάστασης του οργανισμού, τόσο όσον αφορά τις επιπτώσεις της λειτουργίας του στο περιβάλλον, όσο και του γενικότερου Σελ. 14

15 διαχειριστικού μοντέλου που (πιθανόν να) βρίσκεται σε ισχύ για την επιτήρηση και διαχείρισή τους. Συνοπτικά στη φάση αυτή καταγράφονται και αρχειοθετούνται: o Οι τυχόν υφιστάμενες πρακτικές και διαδικασίες περιβαλλοντικής διαχείρισης. o Οι επιπτώσεις στο περιβάλλον από τη λειτουργία του οργανισμού, με επισήμανση της σημασίας και συνακόλουθης προτεραιότητας στην αντιμετώπισή τους. o Το υφιστάμενο κανονιστικό πλαίσιο (νομοθεσία, κανονισμοί, κτλ.) που αφορά τον οργανισμό. Η μεθοδολογία της BPM A.E. συνοψίζεται στα παρακάτω σημεία. o Συναντήσεις εργασίας με ειδικά στελέχη του οργανισμού. 1. Ενημέρωση του συμβούλου για τις τυχόν ήδη υπάρχουσες διαδικασίες διαχείρισης και ελέγχου. 2. Παρουσίαση από τον σύμβουλο του κανονιστικού πλαισίου, και εντοπισμός από κοινού με τη εταιρεία της σχέσης του με τον οργανισμό και τις δραστηριότητες- διαδικασίες του. o Χρήση ειδικών χαρτών (eco-maps) για τη χωροταξική αποτύπωση των περιβαλλοντικών επιπτώσεων. o Χρήση ειδικών ερωτηματολογίων καταγραφής των επιπτώσεων στο περιβάλλον σε όλο το εύρος του οργανισμού και συσχέτισής τους με τους παραπάνω ειδικούς χάρτες. o Χρήση ειδικών εντύπων αξιολόγησης της σπουδαιότητας των επιπτώσεων που έχουν εντοπιστεί. o Χρήση ειδικών εντύπων για τη συστηματική καταγραφή όλων των δεδομένων που αφορούν τις τρέχουσες επιπτώσεις (environmental inventory). o Χρήση ειδικών εντύπων για τη συστηματική καταχώρηση των σχετικών με τον οργανισμό κανονιστικών διατάξεων (environmental regulations register). o Χρήση ειδικών εντύπων για την αποτύπωση των διαχειριστικών πρακτικών που ακολουθούνται και των αντίστοιχων υπευθύνων o Επεξεργασία ηλεκτρονική αρχειοθέτηση του υλικού. o Παρουσίαση και έγκριση από τον οργανισμό του παραδοτέου ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΙΚΕΣ ΕΠΙΠΤΩΣΕΙΣ, ΙΣΧΥΟΝ ΚΑΝΟΝΙΣΤΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΚΑΙ ΤΡΕΧΟΥΣΕΣ ΠΡΑΚΤΙΚΕΣ ΣΤΟΝ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟ 6. ΣΧΕΔΙΑΣΗ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΙΚΗΣ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ Σελ. 15

16 Η περιβαλλοντική πολιτική δομείται γύρω από συγκεκριμένους στόχους, συμβατούς με το στρατηγικό πλαίσιο που τέθηκε στην αρχή του έργου και από τα συγκεκριμένα προβλήματα που ανέδειξε η καταγραφή της υπάρχουσας κατάστασης. Η φάση αυτή αποσκοπεί στη διατύπωση λεπτομερών στόχων σχετικά με τη περιβαλλοντική διαχείριση. Απαραίτητη προϋπόθεση είναι να έχει ολοκληρωθεί η αποσαφήνιση του στρατηγικού πλαισίου του έργου και να έχει ολοκληρωθεί μια πρώτη καταγραφή της παρούσας κατάστασης. Τα δύο αυτά βασικά συστατικά του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης επιτρέπουν τη διατύπωση συγκεκριμένων περιοχών παρέμβασης και αντίστοιχων απόλυτα ποσοτικών και μετρήσιμων στόχων. Η διατύπωση αυτή πρέπει να έχει δυναμικό χαρακτήρα, να αναδεικνύει δηλαδή το βασικό χαρακτηριστικό της διαρκούς βελτίωσης του οργανισμού. Η περιβαλλοντική πολιτική αρθρώνεται συγκεκριμένα με τη μορφή ενός ή περισσότερων προγραμμάτων, καθένα από το οποία περιέχει σαφείς περιοχές παρέμβασης με μετρήσιμους στόχους, χρονοδιάγραμμα υλοποίησης, υπευθυνότητες και στοιχεία κόστους/ οφέλους. Η μεθοδολογία της BPM A.E. συνοψίζεται στα παρακάτω σημεία. o Χρήση ειδικών εντύπων για την αποτύπωση των πολιτικών, των προγραμμάτων, των παρεμβάσεων και των συγκεκριμένων στόχων του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης (environmental objectives register) o Χρήση ειδικού εντύπου αναλυτικής τεχνικής περιγραφής του κάθε στόχου που έχει τεθεί. o Χρήση ειδικού εντύπου ελέγχου της πληρότητας της περιβαλλοντικής πολιτικής και των προγραμμάτων στα οποία αυτή εξειδικεύεται. o Συζήτηση, έγκριση από εταιρεία. o Επεξεργασία ηλεκτρονική αρχειοθέτηση του υλικού. o Παρουσίαση, έγκριση και δημοσιοποίηση του παραδοτέου ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΙΚΗ ΠΟΛΙΤΙΚΗ: ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΑ, ΠΑΡΕΜΒΑΣΕΙΣ ΚΑΙ ΣΤΟΧΟΙ Σελ. 16

17 7. ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΙΚΗΣ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ Η εφαρμογή της περιβαλλοντικής πολιτικής προϋποθέτει τη δημιουργία όλων των προϋποθέσεων, ανθρώπινων, οργανωτικών και τεχνικών για την υλοποίηση των στόχων που τέθηκαν στα πλαίσια της περιβαλλοντικής πολιτικής του οργανισμού. Στο σημείο αυτό έχει ήδη επιτευχθεί η οργάνωση σημαντικών δεδομένων σε μια σειρά από αρχεία, που περιγράφηκαν στις παραπάνω παραγράφους. Ακόμη, έχουν καταγραφεί οι υπεύθυνοι υλοποίησης του κάθε στόχου ξεχωριστά. Στη συγκεκριμένη φάση πρέπει να εξασφαλιστούν οι προϋποθέσεις και να καταγραφούν οι διαδικασίες υλοποίησής τους. Πιο συγκεκριμένα πρέπει τώρα να οριστούν η απαραίτητη τεχνική ικανότητα, υποστήριξη και κατάρτιση που απαιτείται για κάθε υπεύθυνο ξεχωριστά και για τους πιθανούς συνεργάτες- βοηθούς του και οι διαδικασίες επικοινωνίας και αναφοράς τους (workflow). Τα έντυπα Η μεθοδολογία της BPM A.E. συνοψίζεται στα παρακάτω σημεία. o Χρήση ειδικού εντύπου για τη λεπτομερή αποτύπωση των αρμοδιοτήτων σχετικά με την υλοποίηση των στόχων που έχουν τεθεί. o Χρήση ειδικού εντύπου για τη λεπτομερή καταγραφή των απαιτήσεων κατάρτισης και του σχετικού χρονοδιαγράμματος που έχει προβλεφθεί. o Χρήση ειδικού εντύπου για την αναφορά των υπευθύνων εσωτερικά στον οργανισμό. o Παρουσίαση, έγκριση και δημοσιοποίηση του παραδοτέου ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ 8. ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΚΑΙ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ Η διαδικασία της μέτρησης των περιβαλλοντικών επιδόσεων είναι ιδιαίτερα δύσκολη, γιατί χρειάζεται να συγκεράζει δύο αντίθετες τάσεις. Από τη μια πλευρά τη σωστή και πλήρη αποτύπωση των ουσιωδών μεγεθών και από την άλλη το ρεαλισμό και την απλότητα, ώστε το σύστημα να μπορεί πράγματι να υλοποιηθεί και να αξιοποιηθεί. Η καρδιά του συστήματος παρακολούθησης είναι το αρχείο των περιβαλλοντικών επιπτώσεων (environmental effects register). Το αρχείο αυτό ανταποκρίνεται ως δομή στους στόχους που έχουν τεθεί ήδη από τη φάση διαμόρφωσης της περιβαλλοντικής πολιτικής. Η ενημέρωσή του απαιτεί ανθρώπινη ικανότητα, συνέπεια, καλά ρυθμισμένα όργανα, αξιόπιστες μεθόδους, κτλ. Η συσχέτιση των Σελ. 17

18 μεγεθών που καταγράφονται στο αρχείο αυτό με το αρχείο των στόχων (environmental objectives register) επιτρέπει την κατανόηση του πώς κινείται η επιχείρηση σε σχέση με τους στόχους της. Η αντίστοιχη συσχέτιση με τα δεδομένα του αρχείου κανονιστικών διατάξεων (environmental regulations register) καταδεικνύει το βαθμό συμμόρφωσης των επιδόσεων του οργανισμού με το ισχύον κανονιστικό πλαίσιο. Τα τρία αρχεία- καταχωρητές (στόχοι, κανονισμοί, επιδόσεις) έχουν σε γενικές γραμμές την ίδια δομή. Φυσικά η συμπλήρωση των πεδίων τους γίνεται με διαφορετικό, κάθε φορά, τρόπο. Οι στόχοι τίθενται από την ίδια την εταιρεία. Οι κανονισμοί είναι διατυπωμένοι σε εθνικό και συχνά υπερεθνικό (Ευρωπαϊκή Ένωση) επίπεδο. Οι επιπτώσεις προκύπτουν με φυσικές μετρήσεις, εκτιμήσεις ή άλλες δόκιμες μεθοδολογίες. Η δομή αυτή θα πρέπει να σχεδιάζεται με μεγάλη προσοχή, ώστε να είναι δυνατή η απόλυτη αξιοποίηση των δεδομένων που συλλέγονται. Κάτι τέτοιο μπορεί να είναι ιδιαίτερα σημαντικό στην περίπτωση που, για παράδειγμα, ο οργανισμός ενδιαφέρεται να ενσωματώσει στο λογιστικό του σύστημα τις περιβαλλοντικές δαπάνες. Μια τέτοια τάση (environmental accounting) φαίνεται να κερδίζει συνεχώς έδαφος καθώς επιτρέπει στις επιχειρήσεις να έχουν μια πολύ διαυγή εικόνα των δαπανών τους για την περιβαλλοντική διαχείριση, αλλά και των ωφελειών τους από αυτή. Ωστόσο, το θέμα μιας κοστολόγησης, που να επιμερίζει τις δαπάνες overhead με τρόπο που να αντανακλά τις περιβαλλοντικές τους επιπτώσεις ξεφεύγει του σκοπού του παρόντος κειμένου και δεν θα αναλυθεί περαιτέρω. Τα αρχεία λοιπόν καταγραφής των επιπτώσεων θα πρέπει να έχουν μια δομή που να επιτρέπει: o Τον καθορισμό των ορίων του συστήματος (χωρικά και χρονικά), ώστε να είναι σαφές ποιες είναι οι οργανωτικές μονάδες αναφοράς και ποια η χρονική περίοδος ανανέωσης των εγγραφών. Η τελευταία, προκειμένου να ευθυγραμμίζεται με τα υπόλοιπα λογιστικά έγγραφα συνήθως ορίζεται ως ένας χρόνος. o Την επιλογή περιβαλλοντικών κατηγοριών για τη χρέωση των αντίστοιχων δαπανών. Οι κατηγορίες αυτές περιλαμβάνουν τόσο παραμέτρους εισόδου (π.χ. πρώτες ύλες, ενέργεια, κτλ.) όσο και εξόδου (προϊόντα, παρα- προϊόντα, εκπομπές, απορρίμματα, κτλ.). Οι παράμετροι αυτοί ορίζονται με μια ξεχωριστή εγγραφή, που περιλαμβάνει στοιχεία όπως "κωδικός κατηγορίας", "όνομα", "ποσότητα", "μονάδα", "υπεύθυνος", κτλ. Για παράδειγμα μια κατηγορία μπορεί να είναι η "παραγωγή υγρών λυμάτων". Οι επιμέρους εγγραφές (π.χ. παραγωγή υγρών λυμάτων στα διάφορα τμήματα) περιλαμβάνουν ποσότητες, μονάδες, χρονολογία, όνομα υπεύθυνου συλλογής. o Την κατάρτιση του πίνακα των περιβαλλοντικών επιπτώσεων σε ετήσια βάση, ο οποίος κατά κανόνα προκύπτει αθροιστικά και με βάση την πληροφορία που έχει ήδη αποθηκευτεί στις περιβαλλοντικές κατηγορίες/ παραμέτρους. o Την αναγωγή των μεγεθών του πίνακα στην ποσότητα παραγωγής (ώστε να είναι λογική η διαχρονική σύγκριση των επιπτώσεων) ή σε κάποιο άλλο μέγεθος της επιχείρησης, που να συσχετίζεται έντονα με περιβαλλοντικές παραμέτρους εισόδου (α' ύλες, ενέργεια) ή και εξόδου (απόβλητα). Η ποσότητα παραγωγής κατά κανόνα έχει ικανοποιητική Σελ. 18

19 συσχέτιση με τέτοια μεγέθη, γι αυτό και ο κανόνας είναι να χρησιμοποιείται αυτή για την παραπάνω αναγωγή. o Την προσεκτική συλλογή δεδομένων από τους υπεύθυνους και την καταχώρισή τους σε εγγραφές, με βάση τις οποίες, όπως εξηγήθηκε παραπάνω, συμπληρώνεται τελικά ο πίνακας των περιβαλλοντικών επιπτώσεων. o Tέλος, η αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας του συστήματος της περιβαλλοντικής διαχείρισης, που ανάγεται σε: o Αξιολόγηση των περιβαλλοντικών επιπτώσεων, με σύγκριση των περιεχομένων των δύο αρχείων, των στόχων και των επιπτώσεων. Διευκρινίζεται ακόμη ότι υπάρχει μια τάση ομαδοποίησης των επιπτώσεων σε ευρύτερες κατηγορίες περιβαλλοντικών προβλημάτων, με σκοπό να αντιδιαστέλλονται τελικά λιγότερα μεγέθη και να είναι ευχερέστερη και παραστατικότερη η σύγκριση. Για παράδειγμα αντί να συγκρίνονται χωριστά οι εκπομπές CO 2 και CH 4, αυτές ομαδοποιούνται στην κατηγορία (φαινόμενο θερμοκηπίου) αφού χρησιμοποιηθεί ένας κατάλληλος συντελεστής αναγωγής (στην περίπτωσή μας η βιβλιογραφία αναφέρει ότι, ως προς τη συγκεκριμένη επίπτωση, 1 kg CH 4 ισοδυναμεί με 21 kg CO 2 ). Βέβαια, τέτοιοι συντελεστές αναγωγής δεν είναι πάντα εφικτοί ούτε καθολικά αποδεκτοί. o Αξιολόγηση της συμμόρφωσης με το κανονιστικό πλαίσιο, με σύγκριση των περιεχομένων των δύο αρχείων, των στόχων και των κανονισμών. o Αξιολόγηση της οικο- αποτελεσματικότητας (eco- efficiency) του οργανισμού, όπου το πρόθεμα "οικο" παραπέμπει τόσο στην οικολογία όσο και στην οικονομία. 8.1 Οικο- αποτελεσματικότητα (eco- efficiency) Η οικο- αποτελεσματικότητα είναι μια σύγχρονη αντίληψη που επιχειρεί την από κοινού δυναμική (μέσα στο χρόνο) αξιολόγηση των περιβαλλοντικών επιπτώσεων του οργανισμού σε σχέση με τα οικονομικά του μεγέθη. Σε πολλά σημεία έχει τονιστεί ότι πλέον σύγχρονη αντίληψη για την περιβαλλοντική διαχείριση την αντιμετωπίζει ως μια δραστηριότητα η οποία μπορεί να προσθέσει οικονομική αξία στην επιχείρηση. Η ίδια εξάλλου αντίληψη σταδιακά εδραιώνεται γενικότερα στα θέματα της διαχείρισης και προστασίας του περιβάλλοντος, όπου η καταστολή (pollution abatement) αντικαθίσταται από παρεμβάσεις νωρίτερα στη ηλικία του προϊόντος (π.χ. Σχεδίαση για το περιβάλλον- Design for the environment) ή της παραγωγικής διαδικασίας (π.χ. αποφυγή ρύπανσης- pollution prevention). Η οικο- αποτελεσματικότητα μιας επιχείρησης απεικονίζεται στις τέσσερις περιοχέςκαταστάσεις του παρακάτω σχήματος- χάρτη. Σελ. 19

20 95% Πράσινο ερωτηματικό (Green Question Mark) Πράσινο αστέρι (Green Star) 100% 2000 Μαύρο πρόβατο (Black Dog) Μαύρη Aγελάδα (Black Cow) 105% 1999 x- 5% x% x + 5 Σχήμα 2: Ο χάρτης της οικο-αποτελεσματικότητας Στο σχήμα αυτό απεικονίζεται η μετακίνηση ενός οργανισμού (κατά την περίοδο από το 1999 μέχρι το 2000) από την περιοχή του μαύρου πρόβατου (κακή οικονομική επίδοση, κακή περιβαλλοντική επίδοση) στην περιοχή του πράσινου αστεριού (καλή οικονομική και περιβαλλοντική επίδοση). Η μέτρηση της οικονομικής αποτελεσματικότητας μπορεί να γίνεται με κάποιον κατάλληλο οικονομικό δείκτη (καθαρή θέση επιχείρησης, κτλ.). Η μεθοδολογία της BPM A.E. συνοψίζεται στα παρακάτω σημεία. o Χρήση ειδικού εντύπου για τον καθορισμό των ορίων του συστήματος και των περιβαλλοντικών κατηγοριών (για τη χρέωση των αντίστοιχων δαπανών). o Χρήση ειδικού εντύπου για την περιγραφή των εγγραφών που ενημερώνουν τις επιλεγμένες κατηγορίες. o Χρήση ειδικού εντύπου για την κατάρτιση του πίνακα των περιβαλλοντικών επιπτώσεων σε ετήσια βάση. o Σχεδίαση μεθόδου αξιολόγησης της αποτελεσματικότητας του συστήματος με τις μεθόδους που έχουν περιγραφεί πιο πάνω. o Επεξεργασία ηλεκτρονική αρχειοθέτηση του υλικού. o Παρουσίαση και έγκριση του παραδοτέου. o Παραγωγή ετήσιων εκθέσεων αναφοράς (reports) με βάση τα δεδομένα του συστήματος παρακολούθησης. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ Σελ. 20

21 Επιπλέον η BPM A.E προσφέρει συμβουλευτικές υπηρεσίες κατά τη λειτουργία του συστήματος παρακολούθησης. 9. ΈΛΕΓΧΟΣ ΚΑΙ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ Ο έλεγχος του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης μπορεί να πραγματοποιηθεί είτε από στελέχη της ίδιας επιχείρησης είτε από ειδικά στελέχη- συνεργάτες. Σκοπός είναι η πιστοποίηση της σωστής εγκατάστασης και λειτουργίας του συστήματος. Η αξιολόγηση και πιθανά μερική αναθεώρησή του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης είναι υπόθεση της διοίκησης και επιβάλλεται αν οι ελεγκτές διαπιστώσουν ότι το σύστημα δεν υλοποιεί κάποιο τμήμα του εφαρμοζόμενου προτύπου, αν υπάρχουν σημαντικές εξελίξεις (τεχνικές, πολιτικές, νομοθετικές, αλλαγές σε προϊόντα, κτλ.) που την καθιστούν αναγκαία, ή αν τέλος η διοίκηση σκοπεύει να επαναδιατυπώσει τη στρατηγική της ως προς το περιβάλλον. Οι έλεγχοι των συστημάτων περιβαλλοντικής διαχείρισης απλά πιστοποιούν τη δυναμικότητα του επιχειρηματικού περιβάλλοντος μέσα στο οποίο εγκαθίστανται και λειτουργούν τα συστήματα αυτά. Ο προφανής στόχος είναι η διαπίστωση της σωστής λειτουργίας του συστήματος, όλων των δομικών του λίθων. Εξίσου όμως σημαντικοί στόχοι είναι o Ο εντοπισμός περιοχών που θα μπορούσαν να υπάρξουν σημαντικές βελτιώσεις. o Η αναγνώριση πιθανών σημαντικών αλλαγών που βρίσκονται υπό εξέλιξη ή δρομολόγηση και που μπορούν να αφορούν θέματα νέας τεχνολογίας, νομοθεσίας, αλλαγών σε προϊoντικές σειρές, πιθανών επαναδιατυπώσεων κάποιων θέσεων των ενδιαφερομένων μερών (μέτοχοι, πελάτες, πιστωτές, κτλ.), αλλαγές στην επικοινωνιακή πολιτική, κτλ. o Η πραγμάτωση μιας βασικής διάστασης των συστημάτων περιβαλλοντικής διαχείρισης, αυτής της συνεχούς βελτίωσης. Το πρότυπο ΕΜΑS επιβάλει να γίνονται τέτοιοι έλεγχοι τουλάχιστον κάθε τρία χρόνια, ενώ το ΙSΟ δεν ορίζει κάποια αντίστοιχη ελάχιστη συχνότητα ελέγχων. Οι έλεγχοι οφείλουν να παράγουν πάντα μια έκθεση προς τη διοίκηση, όπου να συνοψίζονται τα βασικά συμπεράσματα σε σχέση με τους παραπάνω στόχους και κατευθύνσεις. Με βάση αυτή την πρώτη ύλη η διοίκηση προβαίνει σε μια ριζική αξιολόγηση του συνολικού συστήματος και μια πιθανή αναθεώρηση κάποιων τεχνικών ή περισσότερο στρατηγικών πτυχών του. Στη δεύτερη περίπτωση, όπου δηλαδή επαναδιατυπώνονται κάποιες από τις πολιτικές, θα πρέπει να μελετηθούν οι πιθανά σοβαρές επιπτώσεις σε όλο το βάθος του συστήματος. Σελ. 21

22 Η μεθοδολογία της BPM A.E. συνοψίζεται στα παρακάτω σημεία. o Διατύπωση και περιγραφή της διαδικασίας των ελέγχων, κατάρτιση μεσοπρόθεσμου (τριετία) πλάνου ελέγχων (audit plan) και εκτέλεση επιτόπιων ελέγχων (audit) με τη συνεργασία των εξουσιοδοτημένων στελεχών της εταιρείας. o Σε βάθος ενημέρωση της εταιρίας για ευρύτερες αλλαγές (πολιτικών, νομοθεσίας, τεχνολογίας, κτλ.) που θα πρέπει να ληφθούν υπόψη και να οδηγήσουν σε πιθανή επαναθεώρηση πτυχών του συστήματος. o Χρήση ειδικού εντύπου (Audit Report) με παρατήματα (checklists) για τη λεπτομερή τεκμηρίωση των ευρημάτων του ελέγχου. o Χρήση ειδικού εντύπου όπου συνοψίζονται όλα τα σημεία που χρήζουν παρεμβάσεων (Non compliance report) με παρατήματα (checklists) για τη λεπτομερή τεκμηρίωση των ευρημάτων του ελέγχου. o Διατύπωση προτάσεων προς τη διοίκηση για σημεία όπου πρέπει να υπάρξουν μερικές ή συνολικότερες αλλαγές και συνεργασία για την ενσωμάτωσή των τελικών αναθεωρήσεων που θα εγκρίνει η διοίκηση μέσα στο σύστημα περιβαλλοντικής διαχείρισης. ΕΛΕΓΧΟΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ: ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ, ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΚΑΙ ΠΡΟΤΕΙΝΟΜΕΝΕΣ ΠΑΡΕΜΒΑΣΕΙΣ 10. ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΚΗ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΙΚΗ ΠΟΛΙΤΙΚΗ Οι περιβαλλοντικές εκθέσεις είναι ο βασικός επικοινωνιακός μηχανισμός της εταιρείας τόσο με τους μετόχους, τους πιστωτές, τους πελάτες και προμηθευτές της όσο και με το ευρύτερο κοινό. Οι εκθέσεις αυτές συνοψίζουν τις προκλήσεις που αντιμετωπίζει η εταιρεία και τις προσπάθειες που καταβάλλονται για την αντιμετώπισή τους και τη διαρκή βελτίωση των περιβαλλοντικών επιδόσεων της εταιρείας. Οι περιβαλλοντικές εκθέσεις καλύπτουν όλες τις πτυχές του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης (στρατηγική, πολιτικές, προγράμματα και στόχοι, συμμόρφωση με κανονιστικό πλαίσιο, λεπτόμεειες εφαρμογής συστήματος, μετρήσεις οικο- αποτελεσματικότητας και γενικότερων επιδόσεων, ευρήματα ελέγχων, κτλ.). Οι εκθέσεις πρέπει να είναι διεξοδικές αλλά και με τρόπο που να μπορεί να είναι εύκολα αναγνώσιμες από το ευρύτερο κοινό. Πρακτικά αυτό μπορεί να υλοποιηθεί αν όλες οι τεχνικές πληροφορίες έχουν καταχωρηθεί σε ειδικά παραρτήματα στα οποία παραπέμπει το βασικό κείμενο. Οι εκθέσεις πρεπει ακόμη και είναι αξιόπιστες (χωρίς λάθη και παραλείψεις) και συγκρίσιμες με προηγούμενες αντίστοιχες εκθέσεις. Σελ. 22

23 Ο Holmark (Price WaterHouse) προτείνει τη εξής δομή: 1. Περιγραφή εταιρείας (τύπος δραστηριοτήτων, ιστορία εταιρείας, κύκλος ζωής προϊόντων, τυπικές περιβαλλοντικές επιπτώσεις συναφών δραστηριοτήτων) 2. Περιγραφή του Συστήματος Περιβαλλοντικής Διαχείρισης (στρατηγική, πολιτικές, προγράμματα και στόχοι, συμμόρφωση με κανονιστικό πλαίσιο) 3. Πλαίσιο Περιβαλλοντικών Μετρήσεων (ορισμοί, αρχές μετρήσεων για την οικονομική, τεχνική και νομοθετική διάσταση των περιβαλλοντικών επιδόσεων) 4. Η οικονομική διάσταση της λειτουργίας του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης (κόστη, οφέλη, επενδύσεις, ανάλυση ρίσκου και ανάλυση κόστους οφέλους) 5. Η τεχνική διάσταση της λειτουργίας του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης (λεπτομέρειες συστήματος, δεδομένα αρχείου των περιβαλλοντικών επιπτώσεων -environmental effects register, δεδομένα αρχείου των περιβαλλοντικών στόχων -environmental objectives register, μετρήσεις οικο- αποτελεσματικότητας και γενικότερων επιδόσεων). 6. Η νομική διάσταση (προσαρμογή στο κανονιστικό πλαίσιο) της λειτουργίας του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης (δεδομένα αρχείου κανονιστικών διατάξεων -environmental regulations register, πιστοποίηση συμμόρφωσης, περιπτώσεις μη συμμόρφωσης και σχεδιαζόμενες παρεμβάσεις). 7. Παρατηρήσεις 8. Πιστοποίηση εταιρείας Η μεθοδολογία της BPM A.E. συνοψίζεται στα παρακάτω σημεία. o Παραγωγή γενικής φύσης περιβαλλοντικών εκθέσεων με βάση τον παραπάνω σκελετό, που αξιοποιεί δεδομένα που έχουν ήδη συλλεγεί στο σύστημά περιβαλλοντικής διαχείρισης. Ο σκελετός πιθανά να διαφοροποιείται ανάλογα με την περίπτωση ή και τις ιδιαίτερες απαιτήσεις της εταιρείας. o Παραγωγή ειδικής φύσης περιβαλλοντικών εκθέσεων, που να ανταποκρίνονται σε ιδιαίτερες απαιτήσεις οργανισμών. Τέτοια είναι για παράδειγμα η περίπτωση χρηματοπιστωτικών οργανισμών για τις οποίες η BPM παράγει αναφορές βασισμένες σε ειδική μεθοδολογίας, που έχει προταθεί από έγκυρους διεθνείς οργανισμούς (ΕPI- Finance). Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις εκθέσεις αυτές υπάρχουν στην διεύθυνση man fin ins/emas_gr.pdf ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΙΚΗ ΕΚΘΕΣΗ Σελ. 23

24 11. ΕΝΤΥΠΑ ΚΑΙ ΠΑΡΑΔΟΤΕΑ- ΣΥΝΟΨΗ Ένα σύστημα περιβαλλοντικής διαχείρισης περιλαμβάνει, όπως φάνηκε στα παραπάνω και ένα αρκετά σύνθετο σύστημα διαχείρισης δεδομένων. Τα δεδομένα αυτά συλλέγονται με συστηματικό τρόπο με ειδικά έντυπα που ανακεφαλαιώνονται σε τούτο το κεφάλαιο. Επιπλέον, πολύ σύντομα (εντός του 2002) ευελπιστούμε να αρχίσουμε ως BPM A.E. να προσφέρουμε και πληροφοριακή υποστήριξη της διαδικασίας διαχείρισης των σχετικών αρχείων. Η υποστήριξη αυτή περιγράφεται στο τρίτο τεύχος της σειράς ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ. Το τεύχος αυτό φέρει την ένδειξη «εμπιστευτικό» και είναι προσπελάσιμο στις ιστοσελίδες μας μόνο από καταχωρημένους χρήστες- πελάτες μας. ΕΝΤΥΠΑ Προκαταρκτικές υπηρεσίες αξιολόγησης οικονομικής σκοπιμότητας συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης ΣΠΔ-1 Eρωτηματολόγιο καταγραφής οικονομικών επιπτώσεων συστήματος, εκτίμηση κόστους εγκατάστασης- λειτουργίας Αρχική επισκόπηση περιβαλλοντικών επιδόσεων και διαχειριστικών πρακτικών ΣΠΔ-2 ΣΠΔ-3 ΣΠΔ-4 ΣΠΔ-5 ΣΠΔ-6 ΣΠΔ-7 Περιβαλλοντική πολιτική ΣΠΔ-8 ΣΠΔ-9 ΣΠΔ-10 Xάρτες (eco-maps) για τη χωροταξική αποτύπωση των περιβαλλοντικών επιπτώσεων Eρωτηματολόγιο καταγραφής των επιπτώσεων στο περιβάλλον σε όλο το εύρος του οργανισμού και συσχέτισής τους με τους παραπάνω ειδικούς χάρτες Έντυπο αξιολόγησης της σπουδαιότητας των επιπτώσεων που έχουν εντοπιστεί Έντυπο για τη συστηματική καταγραφή όλων των δεδομένων που αφορούν τις τρέχουσες επιπτώσεις (environmental inventory) Έντυπο για τη συστηματική καταχώρηση των σχετικών με τον οργανισμό κανονιστικών διατάξεων (environmental regulations register) Έντυπο για την αποτύπωση των διαχειριστικών πρακτικών που ακολουθούνται και των αντίστοιχων υπευθύνων Έντυπο για την αποτύπωση των πολιτικών, των προγραμμάτων, των παρεμβάσεων και των συγκεκριμένων στόχων του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης (environmental objectives register) Έντυπο αναλυτικής τεχνικής περιγραφής του κάθε στόχου που έχει τεθεί Έντυπο ελέγχου της πληρότητας της περιβαλλοντικής πολιτικής και των προγραμμάτων στα οποία αυτή εξειδικεύεται Εφαρμογή περιβαλλοντικής πολιτικής ΣΠΔ-11 ΣΠΔ-12 ΣΠΔ-13 Έντυπο για τη λεπτομερή αποτύπωση των αρμοδιοτήτων σχετικά με την υλοποίηση των στόχων που έχουν τεθεί Έντυπο για τη λεπτομερή καταγραφή των απαιτήσεων κατάρτισης και του σχετικού χρονοδιαγράμματος που έχει προβλεφθεί Έντυπο για την αναφορά των υπευθύνων εσωτερικά στον οργανισμό Παρακολούθηση και αξιολόγηση συστήματος ΣΠΔ-14 Έντυπο για τον καθορισμό των ορίων του συστήματος και των περιβαλλοντικών κατηγοριών (για τη χρέωση των αντίστοιχων δαπανών) Σελ. 24

25 ΣΠΔ-15 ΣΠΔ-16 Έλεγχος και αξιολόγηση ΣΠΔ-17 ΣΠΔ-18 κατηγοριών (για τη χρέωση των αντίστοιχων δαπανών) Έντυπο για την περιγραφή των εγγραφών που ενημερώνουν τις επιλεγμένες κατηγορίες Έντυπο για την κατάρτιση του πίνακα των περιβαλλοντικών επιπτώσεων σε ετήσια βάση Έντυπο (Audit Report) με παρατήματα (checklists) για τη λεπτομερή τεκμηρίωση των ευρημάτων του ελέγχου Έντυπο όπου συνοψίζονται όλα τα σημεία που χρήζουν παρεμβάσεων (Non compliance report) με παρατήματα (checklists) για τη λεπτομερή τεκμηρίωση των ευρημάτων του ελέγχου Σελ. 25

26 ΠΑΡΑΔΟΤΕΑ Π1 Η ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΗ ΜΑΣ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗ ΓΙΑ ΤΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ Π2 ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΙΚΕΣ ΕΠΙΠΤΩΣΕΙΣ, ΙΣΧΥΟΝ ΚΑΝΟΝΙΣΤΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΚΑΙ ΤΡΕΧΟΥΣΕΣ ΠΡΑΚΤΙΚΕΣ ΣΤΟΝ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟ Π3 ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΙΚΗ ΠΟΛΙΤΙΚΗ: ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΑ, ΠΑΡΕΜΒΑΣΕΙΣ ΚΑΙ ΣΤΟΧΟΙ Π4 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ (HANDBOOK) ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ Π5 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ Π Π6 ΕΛΕΓΧΟΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ: ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ, ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΚΑΙ ΠΡΟΤΕΙΝΟΜΕΝΕΣ ΠΑΡΕΜΒΑΣΕΙΣ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΙΚΗ ΕΚΘΕΣΗ Π7 Σελ. 26