Ψηφιακές Υπηρεσίες Ιεράς Μητρόπολης Νικοπόλεως και Πρεβέζης

Transcript

1 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο Ψηφιακές Υπηρεσίες Ιεράς Μητρόπολης Νικοπόλεως και Πρεβέζης Αναθέτουσα Αρχή: ΙΕΡΑ ΜΗΤΡΟΠΟΛΗ ΝΙΚΟΠΟΛΕΩΣ ΚΑΙ ΠΡΕΒΕΖΗΣ Προϋπολογισμός: (συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ 23%) Διάρκεια: 5 μήνες Διαδικασία Ανάθεσης: Ανοικτού Διαγωνισμού Κριτήριο Ανάθεσης: Η οικονομικά συμφερότερη προσφορά Ημερομηνία δημοσίευσης στον Ελληνικό Τύπο: ΗΗ/ΜΜ/ΕΕ Ημερομηνία Διενέργειας Διαγωνισμού: HH/MM/EE Κωδικός ΟΠΣ:

2 Πίνακας Περιεχομένων 1 Μέρος Ά: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Περιβάλλον Έργου Αναθέτουσα Αρχή Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου) Αντικείμενο, στόχοι και παράγοντες επιτυχίας του Έργου Αντικείμενο του Έργου Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος Απαιτήσεις Εγκατάστασης Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων Λειτουργική Ενότητα «Ανάπτυξη Portal» Λειτουργική Ενότητα «Υποσυστήματα Αιτημάτων» Λειτουργική Ενότητα «Υποσυστήματα Μεταφοράς Γνώσης» Λειτουργική Ενότητα «Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου» Λειτουργική Ενότητα «Υποσύστημα Χαρτών» Λειτουργική Ενότητα «Υποσυστήματα Εφαρμογής Κινητών Συσκευών (Mobile App) Αιτημάτων και Λοιπών Λειτουργιών» Πολυκαναλική προσέγγιση Διαλειτουργικότητα Ανοιχτά δεδομένα ανοιχτά πρότυπα Απαιτήσεις Ασφάλειας Απαιτήσεις Ευχρηστίας Συστήματος Λειτουργική Ενότητα «Ψηφιοποίησης και αρχειοθέτησης Αρχείου» Υποσύστημα Ψηφιακού αποθετηρίου Προμήθεια Ηλεκτρονικών Υπολογιστών Χρονοδιάγραμμα και Φάσεις Έργου Χρονοδιάγραμμα Έργου Φάσεις Υλοποίησης Έργου Πίνακας Παραδοτέων...44 [2]

3 1.7 Υπηρεσίες Έργου Υπηρεσίες Παραμετροποίησης Υπηρεσίες Εκπαίδευσης Υπηρεσίες Πιλοτικής Λειτουργίας Δράση Δημοσιότητας Υπηρεσίες Εγγύησης «Καλής Λειτουργίας» & Συντήρησης Μέθοδοι και Τεχνικές Υλοποίησης και Υποστήριξης Σχήμα Διοίκησης, σχεδιασμού και υλοποίησης του Έργου...48 _Toc [3]

4 - _Toc Διακήρυξη Διαγωνισμού «Ψηφιακές Υπηρεσίες Ιεράς Μητρόπολης Νικοπόλεως και Πρεβέζης» 1 Μέρος Ά: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Αντικείμενο του διαγωνισμού αποτελεί η ανάπτυξη μοντέρνων λύσεων, για τη βελτίωση των παρεχόμενων υπηρεσιών της Ι.Μ. Νικοπόλεως και Πρεβέζης, με εκμετάλλευση σύγχρονων τεχνολογικών λύσεων και μέσων. Πρόκειται για μια ηλεκτρονική πλατφόρμα υπηρεσιών μέσω της οποία ο πολίτης θα μπορεί να έχει εύκολη πρόσβαση σε υπηρεσίες της Ι. Μητρόπολης. οι Υπηρεσίες που θα παρέχονται είναι: Ανάπτυξη Portal, o το οποίο θα παρέχει εύκολή και κατανοητή πρόσβαση σε όλους, δίνοντας ιδιαίτερη προσοχή σε ΑμΕΑ. o Δυνατότητα λειτουργίας της πύλης και σε κινητές συσκευές Ψηφιακές Υπηρεσίες o Υπηρεσία ηλεκτρονικών Αιτημάτων o Δημιουργία ηλεκτρονικών Φορμών Αιτημάτων o Εφαρμογή αποστολής και διαχείρισης αιτημάτων από Κινητό τηλέφωνο o Σύστημα παρακολούθησης αιτημάτων με υποστήριξη εσωτερικής ροής εργασιών, και εξατομικευμένη ενημέρωση για την πορεία της αίτησης. o Επικοινωνία με εναλλακτικούς τρόπους (VO.IP, Chat, κλπ) Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο o Το πρωτόκολλο θα είναι κεντρικό για όλες τις υπηρεσίες της I.M. και θα είναι άμεσα συνδεδεμένο με την υπηρεσία συλλογής, ταξινόμησης και παρακολούθησης αιτημάτων. Η κάθε υπηρεσία και ενορία θα έχει την δυνατότητα να διαχειρίζεται μόνο τα δικά της πρωτοκολλημένα αιτήματα. Περιλαμβάνει: Υποσύστημα Χαρτών τήρηση διαδικασιών πρωτοκόλλησης των εισερχόμενων αιτημάτων και τη διανομή τους στις υπηρεσίες. τήρηση διαδικασιών πρωτοκόλλησης εξερχόμενων & διεκπεραίωση των αιτημάτων Αφορά στην δημιουργία πλατφόρμας ψηφιακών Χαρτών με σκοπό την αποτύπωση των εκκλησιαστικών μνημείων της Ι.Μ. ώστε να προβάλλεται αποτελεσματικά ο Πνευματικός πλούτος και τα κύρια σημεία Θρησκευτικού ενδιαφέροντος. Ψηφιοποίηση και αρχειοθέτηση αρχείου o Θα ψηφιοποιηθεί μέρος του υπάρχοντος αρχείου της Ιεράς Μητρόπολη, σε πεδίο και έκταση το οποίο θα καθοριστεί κατά την μελέτη εφαρμογής και υλοποίησης του έργου. Η ελάχιστη ποσότητα σελίδων των εγγράφων που θα ψηφιοποιηθούν είναι μορφής Α4 της Ι.Μ. Ο Ανάδοχος θα πρέπει να περιγράψει στο [4]

5 πλαίσιο της τεχνικής του προσφοράς τις ολοκλήρωση της εργασίας αυτής. τεχνικές και εργαλεία για την Ο διαγωνισμός περιλαμβάνει την προμήθεια υπηρεσιών που αφορούν: στην ανάλυση της δομής της Ι.Μ. και την προσαρμογή του συστήματος στις ιδιαίτερες ανάγκες της Ι.Μ στην Ανάπτυξη, στον Έλεγχο και στην Ολοκλήρωση Εφαρμογών και Υποσυστημάτων του συστήματος, στην εκπαίδευση των χρηστών της Ι.Μ, στην Πιλοτική Λειτουργία του Συστήματος. Οι υπηρεσίες θα υλοποιηθούν με βάση τις ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ όπως αυτές αναλύονται στο αντίστοιχο τεύχος του διαγωνισμού και με το κείμενο της σύμβασης που θα καταρτισθεί βάσει της προσφοράς του μειοδότη και την οικεία διακήρυξη (Μέρος Β και Γ). Γίνονται δεκτές προσφορές σύμφωνα με τους όρους της παρούσας. 1.1 Περιβάλλον Έργου Αναθέτουσα Αρχή Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου Ο μόνος εμπλεκόμενος φορέας είναι η Ι.Μ. Νικοπόλεως και Πρεβέζης, η οποία έχει και την συνολική ευθύνη για την άρτια λειτουργία του έργου Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Η Ι.Μ. αποτελεί ΝΠΔΔ, και ακριβώς λόγω του χαρακτήρα της ακολουθεί τη κλασική δομή για αυτού του είδους Πρόσωπα. Το κεντρικό διοικητικό όργανο της είναι το Μητροπολιτικό Συμβούλιο. Αυτό λαμβάνει αποφάσεις οικονομικής φύσεως, όπως η σύνταξη και η έγκριση του προϋπολογισμού και του απολογισμού της ΙΜ η αξιοποίηση της μητροπολιτικής εκκλησιαστικής περιουσίας η υπογραφή μισθοδοτικών καταστάσεων. Έχει τη διοικητική εποπτεία επί των οργανωτικών υποδιαιρέσεων της Μητροπόλεως, δηλαδή των Ενοριών, Μονών και Εκκλησιαστικών Ιδρυμάτων. Επικεφαλής της ΙΜ είναι από τον Οκτώβριο του 2012 ο Μητροπολίτης Νικοπόλεως και Πρεβέζης κ. Χρυσόστομος, πτυχιούχος της Νομικής και της Θεολογικής Σχολής του Πανεπιστημίου Αθηνών. Στα πλαίσια της ασκήσεως της διοικητικής του εξουσίας ο Μητροπολίτης νομοθετεί, εκδίδει δηλαδή αποφάσεις, εγκυκλίους, ποιμαντικές επιστολές και μηνύματα, δια των οποίων εξειδικεύει ουσιαστικώς τον λόγο της Εκκλησίας για τις ανάγκες του ποιμνίου του. Κύριο υποστηρικτικό ρόλο έχει το γραφείο Πρωτοσύγκελου το οποίο είναι υπεύθυνο για τη διευθέτηση των κυριότερων επιχειρησιακών ζητημάτων που απασχολούν την Μητρόπολη. Ο Πρωτοσύγκελος είναι ο πρώτος εκ των κληρικών της Μητροπόλεως στην εκκλησιαστική τάξη, μετά τον Μητροπολίτη. Διευθύνει τα Μητροπολιτικά Γραφεία, παρακολουθεί όλες τις διοικητικές υποθέσεις της Μητροπόλεως, ενημερώνει τον Μητροπολίτη, τον οποίο και [5]

6 αναπληρώνει, όταν απουσιάζει ή κωλύεται, και υπογράφει αντ αυτού με εξουσιοδοτική πράξη του. Επίσης, αναπληρώνει τον Μητροπολίτη και ως προεδρεύων του Επισκοπικού Δικαστηρίου. Η διοικητική δομή της Ιεράς Μητρόπολης υποστηρίζεται από γραμματεία, ενώ υπάρχει ξεχωριστό λογιστήριο/οικονομική διαχείριση και το γραφείο γάμων. Σημαντικό ρόλο ακόμα στη λειτουργία της Ι.Μ. έχει το Φιλόπτωχο Ταμείο. Η Ι.Μ. έχει να επιδείξει πλούσιο έργο. Από τα έργα τα οποία ξεχωρίζουν το τελευταίο διάστημα είναι η ίδρυση και λειτουργία Κοινωνικού Φροντιστηρίου. Το έργο είναι στρατηγικής σημασίας για την τοπική ανάπτυξη και κινητοποίηση του ανθρώπινου κεφαλαίου της περιοχής. Μέσα από την υλοποίηση του έργου : Θα αξιοποιηθεί ο πληροφοριακός πλούτους της Ι.Μ για το κοινωνικό όφελος Θα υλοποιηθούν Ηλεκτρονικές υπηρεσίες προς τους πολίτες χωρίς αποκλεισμούς. Οι υπηρεσίες αφορούν τον τομέα της Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης Θα είναι διαθέσιμα επαναχρησιμοιήσιμα ανοικτά δεδομένα για την προώθηση της τοπικής ανάπτυξης με έμφαση στον τουρισμό και την ανάπτυξη εφαρμογών προστιθέμενης αξίας από τοπικές επιχειρήσεις Τέλος σημειώνεται ότι στην περιοχή υπάρχουν πολλά και σημαντικά μοναστήρια, και ιστορικές εκκλησίες στα οποία διοργανώνονται πανηγύρια. Βυζαντινές μονές και εκκλησίες φτιαγμένες με μεράκι και εξαιρετικές αγιογραφίες από ονομαστούς αγιογράφους. Ξυλόγλυπτα τέμπλα, κατανυκτική ατμόσφαιρα και πλήθος εορταστικές εκδηλώσεις καθ όλη τη διάρκεια του χρόνου. Ο ανάδοχος θα πρέπει να προτείνει τις τεχνικές και την μεθοδολογία μέσα από τις οποία το έργο θα υποστηρίξει τους παραπάνω στόχους. Πιο ειδικά θα πρέπει Να περιγραφούν πιθανές συνέργειες με σχετικούς φορείς του δημόσιου ή του ιδιωτικού φορέα της Περιοχής Να αναφερθούν καλές πρακτικές είτε από την Ελλάδα είτε από το Εξωτερικό Να προταθεί το πλαίσιο διαλειτουργικότητας στους εξής τομείς : Ροές ενημέρωσης από το portal: Υποστήριξη διεπαφής διαλειτουργικότητας στο επίπεδο της μεταφοράς πληροφορίας μεταξύ τρίτων εφαρμογών Δυνατότητα υποστήριξης διαλειτουργικότητας με υφιστάμενα συστήματα του π.χ. διεπαφή με συστήματα ηλεκτρονικών πληρωμών για την πραγματοποίηση ηλεκτρονικών συναλλαγών Άντληση στοιχείων στο portal που θα παραχθεί από τρίτους δικτυακούς τόπους π.χ. καταλόγων τοπικών προϊόντων ή τοπικών προορισμών πολιτιστικού / θρησκευτικού ενδιαφέροντος Ο τρόπος διάθεσης ανοικτών δεδομένων και η αξιοποίησή τους από ενδιαφερόμενους φορείς της περιοχής (π.χ. επιμελητήρια) Πρόσθετους τομείς τους οποίους θα εντοπίσει χρήσιμους ο ανάδοχος για την επίτευξη των στόχων του έργου [6]

7 Όργανα και Επιτροπές της αναθέτουσας αρχής Ομάδα Διοίκησης και Συντονισμού του Έργου Για την διοίκηση και τον συντονισμό του έργου θα οριστεί από την Ι.Μ ο Υπεύθυνος του Έργου και ο Υπεύθυνος Ποιότητας του Έργου Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ) Για τις ανάγκες υλοποίησης του Έργου της παρούσας Διακήρυξης, θα οριστεί «Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ)». Αρμοδιότητα της ΕΠΠΕ αποτελεί η παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης και η τμηματική και οριστική παραλαβή του παρόντος Έργου Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου) Οι Ιερές Μητροπόλεις βάση της νομοθεσίας, είναι αρμόδιες για την διοικητική τακτοποίηση παρακολούθηση και αρχειοθέτηση πράξεων, όπως οι γάμοι, οι βαφτίσεις, ενώ έχουν κρίσιμο ρόλο κατά την έκδοση διαζυγίων και πιστοποιητικών θανάτων (Καταστατικός Χάρτης της Εκκλησίας της Ελλάδος Ν.590/1977). Σήμερα, Ιερά Μητρόπολις, στηρίζεται σε παραδοσιακές μεθόδους διεκπεραίωσης, καταχώρησης και αρχειοθέτησης όλων των διοικητικών πράξεων της αρμοδιότητας της. Αυτό συνεπάγεται σημαντικές καθυστερήσεις, προβλήματα σε περιπτώσεις όπου έχουμε να κάνουμε με ορεινά ή δυσπρόσιτα μέρη και κυρίως τεράστιες δυσκολίες στην ανεύρεση παλαιών εγγράφων και πράξεων. Η χρησιμότητας της πράξης πηγάζει από την ανάγκη για εκσυγχρονισμό των παρεχόμενων υπηρεσιών από την Ιερά Μητρόπολη προς τους απλούς ανθρώπους, οι οποίοι απευθύνονται σε αυτήν για την εκτέλεση πράξεων, οι οποίες έχουν τόσο διοικητικό χαρακτήρα, όσο και αναμφίβολα και θρησκευτικό / πνευματικό. Οι προτεινόμενες λύσεις δέχονται και σέβονται ακριβώς αυτόν τον δυισμό, και είναι ακριβώς εξειδικευμένες για τον λόγο αυτό. Επιπλέον είναι πλέον αναγκαίο να εκσυγχρονιστούν τα μέσα που έχει στη διάθεση της ώστε να μπορεί εύκολα και με μικρό κόστος να παρακολουθεί και να εκτελεί τις ζητούμενες πράξεις. Ένας σημαντικός τομέας αλληλεπίδρασης της Ι.Μ. με τους πολίτες αφορά την παραλαβή και διεκπεραίωση διαφόρων αιτημάτων Οι αιτήσεις συνοδεύονται κατά την κατάθεσή τους από τα απαραίτητα δικαιολογητικά. Εφ όσον συμπληρώσουν την αίτηση και συλλέξουν τα δικαιολογητικά που απαιτούνται, οι πολίτες, είναι υποχρεωμένοι να επισκεφθούν εκ νέου την Ι.Μ. για να τα παραδώσουν. Για να ενημερωθούν για την κατάσταση διεκπεραίωσης του αιτήματός τους επικοινωνούν συνήθως τηλεφωνικά ή επισκέπτονται ξανά την Ι.Μ.. Τέλος με την ολοκλήρωση της διεκπεραίωσης του αιτήματός τους τις περισσότερες φορές δεν ενημερώνονται για την οποιαδήποτε εξέλιξη. Τα στοιχεία που σχετίζονται με την διεκπεραίωση των αιτημάτων, τις περισσότερες φορές, βρίσκονται διάσπαρτα σε διαφορετικές διοικητικές ενότητες (διευθύνσεις, τμήματα, γραφεία), με ζητούμενο την συσχέτιση και ενοποιημένη διάθεσή τους και την επακόλουθη αξιοποίησή τους για την αποδοτικότερη και ταχύτερη εξυπηρέτηση και ενημέρωση των πολιτών. [7]

8 Μέσα από την υλοποίηση της προτεινόμενης πράξης Η Ι.Μ. Πρέβεζας και Νικοπόλεως. Η Ι.Μ. Πρέβεζας και Νικοπόλεως αποσκοπεί να αντιμετωπίσει και να καλύψει θέματα που σχετίζονται με: Την αποτελεσματική και γρήγορη εξυπηρέτηση των αιτημάτων των πολιτών. Την ενεργοποίηση και συμμετοχή των πολιτών στην αντιμετώπιση θεμάτων δημόσιου ενδιαφέροντος μέσω της υποβολής αιτημάτων, ενημερωτικών υπομνημάτων και καταγγελιών. Την υποβολή, διαχείριση και αντιμετώπιση αιτημάτων των πολιτών με γεωγραφική αναφορά. Την ανάπτυξη μηχανισμών Ηλεκτρονικής Διαβούλευσης και προώθησης της Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης. Την υποστήριξη του Τουρισμού και του Πολιτισμού καθώς και της Τοπικής Οικονομίας Ειδικά, τη δημιουργία προϋποθέσεων για την ανάπτυξη δράσεων που θα ενισχύσουν τον θρησκευτικό τουρισμό Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Η Ι.Μ. Νικοπόλεως και Πρεβέζης έχει σημαντικό απόθεμα ανθρώπων με πείρα στην διαχείριση έργων. Έχει να επιδείξει ανθρώπινο δυναμικό, με ευρύτατη μόρφωση και εμπειρία. Η διαχείριση του έργου, θα γίνει βάση του σχετικού εγχειριδίου διαδικασιών, από τους υπεύθυνους των αντίστοιχων λειτουργικών μονάδων. Σημαντικό ρόλο στη διαχείριση του έργου θα έχουν ο Γενικός Αρχιερατικός Επίτροπος, κ. Δημήτριος Ντούσκας, (Π.Ε. Θεολογίας) και ο Γραμματέας της Ι. Μητρόπολης κ. Ιωαννίκιος Μπίλλιας Π.Ε. Θεολόγος Οικονομολόγος. Και οι δύο, έχουν μεγάλη διοικητική εμπειρία και είναι σε θέση να υποστηρίξουν την υλοποίηση του αιτούμενου έργου. Παράλληλα η Ιερά Μητρόπολη, είναι σε θέση να ζητήσει εξειδικευμένη υποστήριξη, όποτε και όπου αυτό απαιτηθεί 1.2 Αντικείμενο, στόχοι και παράγοντες επιτυχίας του Έργου Αντικείμενο του Έργου Αντικείμενο του έργου είναι η ανάπτυξη Πληροφοριακού Συστήματος (Portal και εφαρμογών) μέσω του οποίου οι πολίτες θα μπορούν να υποβάλλουν τα αιτήματα τους στην Ι.Μ. την Ι.Μ. έτσι ώστε να διεκπεραιωθεί από το σχετικό αρμόδιο τμήμα της Ι.Μ.. Ο κυριότερος σκοπός του συστήματος αυτού είναι να παρέχει απλή και αυτοματοποιημένη λειτουργία στις υπηρεσίες της Ι.Μ. Όλες οι εφαρμογές θα λειτουργούν μέσω διαδικτύου (Internet) και με την χρήση του προγράμματος περιήγησης του λειτουργικού συστήματος (Browser) ώστε να είναι προσβάσιμο από οποιονδήποτε ηλεκτρονικό υπολογιστή, με σύνδεση στο διαδίκτυο και δεν θα απαιτεί την οποιαδήποτε εγκατάσταση στον χώρο της Ι.Μ. ή οποιαδήποτε αγορά σε εξοπλισμό. [8]

9 Πιο συγκεκριμένα ο ανάδοχος θα πρέπει να υλοποιήσει τις εξής διακριτές εφαρμογές / υποσυστήματα Υποσύστημα ενημέρωσης και διαχείρισης περιεχομένου Υποσύστημα Ψηφιακών υπηρεσιών προς πολίτες Υποσύστημα Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου Υποσύστημα Διαδραστικής απεικόνισης πολιτιστικού αποθέματος Υποσύστημα ψηφιοποίησης και αρχειοθέτησης Εγγράφων Οριζόντιες λειτουργίες (Διαλειτουργικότητα - Ανοικτά δεδομένα) Λειτουργική Ενότητα «Υποσυστήματα Μεταφοράς Γνώσης» Λειτουργική Ενότητα «Υποσυστήματα Εφαρμογής Κινητών Συσκευών (Mobile App) Αιτημάτων και Λοιπών Λειτουργιών» Υποσύστημα Ψηφιακού αποθετηρίου Όλες οι εφαρμογές θα είναι προσβάσιμες μέσα από το portal Επιπλέον ο ανάδοχος θα παρέχει τις εξής υπηρεσίες : Προμήθεια αναγκαίου εξοπλισμού (υπολογιστές) Ψηφιοποίησης διαθέσιμου περιεχομένου Εκπαίδευσης Υποστήριξη Πιλοτικής και Παραγωγικής Λειτουργίας Ενέργειες διάχυσης των αποτελεσμάτων του έργου Συμβουλευτικές υπηρεσίες με στόχο τη βιωσιμότητα του έργου Υποστήριξη εγγύησης Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη Προσδοκώμενα Οφέλη Έργου Τα προσδοκώμενα οφέλη του έργου κρίνονται πολύ σημαντικά εφόσον θα εισάγει τις νέες τεχνολογίες σε τοπικό επίπεδο με αποτέλεσμα τη βελτίωση της επικοινωνίας και της ποιότητας της εξυπηρέτησης που λαμβάνει ο πολίτης από την Ι.Μ.. Ειδικότερα, με την ολοκλήρωση του έργου Η Ι.Μ. Νικοπόλεως και Πρεβέζης προσδοκά, μεταξύ άλλων, τα εξής οφέλη: Ηλεκτρονική συναλλαγή με τους πολίτες, οι οποίοι θα έχουν τη δυνατότητα για αυτόματη υποβολή αιτήματος σε 24ωρη βάση. Αμφίδρομη ηλεκτρονική επαφή και αλληλεπίδραση με τον πολίτη. Περιορισμό των δαπανών μέσα από την απλοποίηση των γραφειοκρατικών μηχανισμών και υποστήριξη των διαδικασιών εξυπηρέτησης του πολίτη μέσω ΤΠΕ. [9]

10 Εξάλειψη των περιττών επισκέψεων του κοινού στην Ι.Μ. εφόσον οι πληροφορίες και οι υπηρεσίες θα είναι διαθέσιμες μέσω Διαδικτύου, Τηλεφώνου και Κινητού Τηλεφώνου. Ηλεκτρονική διαχείριση των αιτήσεων που τηρούνται από την Ι.Μ., με αποτέλεσμα την μείωση του χρόνου ανταπόκρισης για την επίλυση του αιτήματος. Αποτελεσματική λειτουργία των Υπηρεσιών της Ι.Μ. Καλύτερη εξυπηρέτηση του Πολίτη με περισσότερη ποιότητα. Πολλαπλές επιλογές στους Πολίτες καταχώρησης του αιτήματος και άμεσης ενημέρωσης για την επίλυση του. Απλούστερος τρόπος τυπικής επικοινωνίας των πολιτών με τις υπηρεσίες της Ι.Μ. Αποτελεσματικότερη λειτουργία των Υπηρεσιών μέσω της άμεσης αξιολόγησης του προσωπικού για τις υπηρεσίες που παρέχει Η Ι.Μ. Νικοπόλεως και Πρεβέζης στους Πολίτες και τελικώς καλύτερες υπηρεσίες προς τους Ενδιαφερόμενους. Προϋποθέσεις τοπικής ανάπτυξης μέσα από χρήσιμα εργαλεία παρουσίασης του τοπικού πολιτιστικού / θρησκευτικού περιεχομένου και σημείων ενδιαφέροντος Τελικός στόχος του έργου είναι η αύξηση της αποτελεσματικότητας της Ι.Μ. σε καθημερινά προβλήματα, προς όφελος της αποδοτικής τοπικής διακυβέρνησης και της εξυπηρέτησης των πολιτών. Στόχος 1: Άμεση συμμετοχή των πολιτών και ταυτόχρονη ενημέρωση της Ι.Μ. για θέματα καθημερινότητας τους σε σχέση με τους στόχους και τις υπηρεσίες της Ι.Μ στο κοινωνικό σύνολο Στόχος 2: Η ανάπτυξη μηχανισμών Ηλεκτρονικής Διαβούλευσης / συμμετοχής των πολιτών Στόχος 3 : Υποστήριξη της τοπικής οικονομίας και ανάπτυξης με έμφαση στον Θρησκευτικό Τουρισμό [10]

11 1.3 Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες Υπηρεσία Επίπεδο* Ωφελούμενος** Ενημέρωσης 5 1,2 Ψηφιακών Υπηρεσιών - (Αιτημάτων) 4 1,2 Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου 5 1,2 Διαδραστικής Απεικόνισης 3 1,2 Ψηφιοποίησης 5 1,2 Ανοικτών δεδομένων 4 1,2 *1 ο - Πληροφοριακό, 2 ο - Επικοινωνιακό, 3 ο - Διαδραστικό, 4 ο - Συναλλακτικό, 5 ο - Προσωποποιημένο ** 1 Κράτος, 2- Πολίτης, 3-Επιχείρηση Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος Αρχιτεκτονική Συστήματος Το σύστημα θα αποτελείται από τα εξής διακριτά υποσυστήματα εφαρμογών : Υποσύστημα Portal, o το οποίο θα παρέχει εύκολή και κατανοητή πρόσβαση σε όλους, δίνοντας ιδιαίτερη προσοχή σε ΑμΕΑ. o Δυνατότητα λειτουργίας της πύλης και σε κινητές συσκευές Υποσύστημα Ψηφιακών Υπηρεσιών o Υπηρεσία ηλεκτρονικών Αιτημάτων [11]

12 o Δημιουργία ηλεκτρονικών Φορμών Αιτημάτων o Εφαρμογή αποστολής και διαχείρισης αιτημάτων από Κινητό τηλέφωνο o Σύστημα παρακολούθησης αιτημάτων με υποστήριξη εσωτερικής ροής εργασιών, και εξατομικευμένη ενημέρωση για την πορεία της αίτησης. o Επικοινωνία με εναλλακτικούς τρόπους (VO.IP, Chat, κλπ) Υποσύστημα Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου o Το πρωτόκολλο θα είναι κεντρικό για όλες τις υπηρεσίες της I.M. και θα είναι άμεσα συνδεδεμένο με την υπηρεσία συλλογής, ταξινόμησης και παρακολούθησης αιτημάτων. Η κάθε υπηρεσία και ενορία θα έχει την δυνατότητα να διαχειρίζεται μόνο τα δικά της πρωτοκολλημένα αιτήματα. Περιλαμβάνει: Υποσύστημα Χαρτών τήρηση διαδικασιών πρωτοκόλλησης των εισερχόμενων αιτημάτων και τη διανομή τους στις υπηρεσίες. τήρηση διαδικασιών πρωτοκόλλησης εξερχόμενων & διεκπεραίωση των αιτημάτων o Το υποσύστημα χαρτών αφορά στην απεικόνιση σε ψηφιακούς χάρτες των εκκλησιαστικών μνημείων της Ι.Μ. ώστε να προβάλλεται αποτελεσματικά ο Πνευματικός πλούτος και τα κύρια σημεία Θρησκευτικού ενδιαφέροντος. Το υποσύστημα θα παρέχει υπηρεσίες αυτές θα αφορούν στην ψηφιακή απεικόνιση γεωχωρικά συσχετισμένων πληροφοριών σχετικά με την ευρύτερη περιοχή αρμοδιότητας του Ι.Μ η σημεία και δράσεις θρησκευτικού ενδιαφέροντος ή με ψηφιοποιημένα τεκμήρια που υπάρχουν ή θα υπάρξουν στο μέλλον (π.χ. αγιογραφίες) Ο ανάδοχος θα πρέπει να προτείνει την αρχιτεκτονική υλοποίησης ώστε να διασφαλίζει : - κλιμακωσιμότητα (scalability) - μεταφερσιμότητα σε περιβάλλον cloud - ασφάλεια - επεκτασιμότητα Απαιτήσεις Εγκατάστασης Ο Ανάδοχος είναι υποχρεωμένος να εγκαταστήσει και να λειτουργήσει το προσφερόμενο Λογισμικό στις δικές του υποδομές φιλοξενίας. Το σύστημα όμως θα πρέπει να μπορεί να εγκατασταθεί σε Δημόσιο Ψηφιακό Κέντρο Δεδομένων όταν αυτό απαιτηθεί. Μέχρι την υπόδειξη από την Ι.Μ., του Ψηφιακού Κέντρου Δεδομένων στο οποίο τελικά θα εγκατασταθεί και θα φιλοξενηθεί η εφαρμογή, ο ανάδοχος δεσμεύεται να φιλοξενήσει την εφαρμογή, σε εγκατάσταση ευθύνης του ή σε ειδικό κέντρο φιλοξενίας δεδομένων (host center) χωρίς επιπλέον κόστος για την Ι.Μ. [12]

13 Το μέγιστο χρονικό διάστημα φιλοξενίας από τον ανάδοχο θα είναι ένα έτος από την ημερομηνία παράδοσης της εφαρμογής. Σε αυτό το χρονικό διάστημα ο ανάδοχος υποχρεούται να κάνει μετάπτωση (migration) της εφαρμογής στο Ψηφιακό Κέντρο Δεδομένων που θα του υποδειχθεί. Σε κάθε άλλη περίπτωση ο ανάδοχος μπορεί να συνεχίσει την φιλοξενία της εφαρμογής κέντρο δεδομένων της επιλογής του, με κόστος το οποίο θα πρέπει να αναφέρετε εκ των προτέρων στην οικονομική του προσφορά Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου Οι γενικές αρχές που θα διέπουν το σύστημα για την παροχή των ψηφιακών υπηρεσιών της Ι.Μ. σε λειτουργικό και τεχνολογικό επίπεδο είναι: Σύστημα «ανοικτής» αρχιτεκτονικής (open architecture), δηλαδή υποχρεωτική χρήση ανοικτών προτύπων που θα διασφαλίζουν: o την ομαλή λειτουργία και συνεργασία μεταξύ του συνόλου του προς προμήθεια υπηρεσιών o την επεκτασιμότητα των υποσυστημάτων χωρίς αλλαγές στη δομή και αρχιτεκτονική τους. Οι εφαρμογές του Συστήματος θα πρέπει να είναι κατάλληλα σχεδιασμένες ώστε να παρέχουν τη δυνατότητα εύκολης επικοινωνίας, διασύνδεσης ή και ολοκλήρωσης με τρίτες εφαρμογές ή / και υποσυστήματα. Γι αυτό το λόγο θα πρέπει να παρέχουν κατ ελάχιστον τα ακόλουθα: Τεκμηριωμένα API (Application Programming Interface) τα οποία να επιτρέπουν την ολοκλήρωση/ διασύνδεση με τρίτες εφαρμογές, όπου αυτό είναι απαραίτητο. Δυνατότητα διασύνδεσης / επικοινωνίας με τρίτες εφαρμογές βάσει διεθνών standards (XML, SOAP, UDDI κλπ.), Αρθρωτή (modular) αρχιτεκτονική του συστήματος, ώστε να επιτρέπονται μελλοντικές επεκτάσεις και αντικαταστάσεις, ενσωματώσεις, αναβαθμίσεις ή αλλαγές διακριτών τμημάτων λογισμικού ή εξοπλισμού Αρχιτεκτονική Ν-tier για την ευελιξία της κατανομής του κόστους και φορτίου μεταξύ κεντρικών συστημάτων και σταθμών εργασίας, για την αποδοτική εκμετάλλευση του δικτύου και την ευκολία στην επεκτασιμότητα, αλλά και στη συντήρησή του Χρήση γραφικού περιβάλλοντος λειτουργίας των χρηστών για την αποδοτική χρήση των εφαρμογών και την ευκολία εκμάθησής τους Διασφάλιση της πληρότητας, ποιότητας, ακεραιότητας και ασφάλειας των δεδομένων των εφαρμογών. Σχεδιασμός και υλοποίηση με βασική αρχή την οικονομία πόρων αλλά και τη βέλτιστη απόδοση των συστημάτων που θα προσφερθούν. Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως η εφαρμογή θα είναι προσβάσιμη από οποιονδήποτε ηλεκτρονικό υπολογιστή, μόνο με σύνδεση στο διαδίκτυο και δεν θα απαιτεί την οποιαδήποτε εγκατάσταση στον χώρο της Ι.Μ. ή οποιαδήποτε αγορά σε εξοπλισμό οπότε δεν θα υπάρχει και απαιτούμενο εξοπλισμό που θα πρέπει να προσφέρει ο Ανάδοχος. [13]

14 Ο ανάδοχος θα πρέπει να επιδείξει ιδιαίτερη μέριμνα στο σχεδιασμό για την ασφάλεια και την προστασία από ανεπιθύμητες ενέργειες / επιθέσεις εξωτερικών χρηστών και θα πρέπει να περιγράψει στην Τεχνική του Προσφορά τον τρόπο με τον οποίο θα διασφαλίσει της ασφάλεια και προστασία του ΠΣ σε όλα τα επίπεδα. Επιπρόσθετα ο Ανάδοχος θα παράσχει το απαιτούμενο λογισμικό υποδομής / συστήματος που απαιτείται για την υλοποίηση και λειτουργία του ΠΣ. Τα προσφερόμενα λογισμικά πακέτα πρέπει να καλύπτουν πλήρως τις ανάγκες των εφαρμογών του ΠΣ. Γενικές Απαιτήσεις και Προδιαγραφές Στο αντικείμενο του έργου του Αναδόχου θα περιλαμβάνονται: Η προμήθεια, και θέση σε λειτουργία του απαραίτητου λογισμικού συστημάτων Η συντήρηση του ΠΣ και η υποστήριξη της πιλοτικής του λειτουργίας για δεδομένο χρονικό διάστημα μετά την ολοκλήρωση των παραπάνω σταδίων Εκπαίδευση των χρηστών της Ι.Μ. στην διαχείριση και χρήση των εφαρμογών που θα αναπτυχθούν Το προτεινόμενο Σύστημα στο σύνολό του απαιτείται να είναι web-based. Το λογισμικό της εφαρμογής θα πρέπει να υποστηρίζει απεριόριστο πλήθος χρηστών - internet users. Επιπλέον, το ΠΣ θα πρέπει να εξασφαλίσει όχι μόνο την κάλυψη χαμηλών αλλά και αυξημένων απαιτήσεων σε όγκους δεδομένων και αριθμό χρηστών. Θα πρέπει να έχει τη δυνατότητα επικοινωνίας με ευρέως διαδεδομένα συστήματα διαχείρισης βάσεων δεδομένων. Το ΠΣ θα πρέπει να υποστηρίζει ταυτόχρονη πρόσβαση από πολλούς χρήστες (multi-user environment), να τηρούνται βοηθητικά δεδομένα καθώς και να υποστηρίζεται η διασύνδεση με εξωτερικές εφαρμογές μέσω «web-services». Το ΠΣ θα παρέχει διαφορετικούς τρόπους πρόσβασης στις λειτουργίες και τις υπηρεσίες του, ανάλογα με το προφίλ των χρηστών και τα δικαιώματα αυτών. Το περιβάλλον θα πρέπει να καλύπτει το σύνολο των λειτουργιών που απορρέουν από τη λειτουργική περιγραφή των υποσυστημάτων σε επίπεδο διαχείρισης του Συστήματος αλλά και σε επίπεδο διεκπεραίωσης των εσωτερικών διαδικασιών που καλείται να υποστηρίξει η Ι.Μ. Πρέβεζας και Νικοπόλεως Επιπλέον είναι απαραίτητο να ακολουθηθεί αρθρωτή (modular) αρχιτεκτονική του συστήματος ώστε να επιτρέπονται μελλοντικές επεκτάσεις και αντικαταστάσεις, ενσωματώσεις, αναβαθμίσεις ή αλλαγές διακριτών τμημάτων λογισμικού. Το σύστημα θα έχει αρχιτεκτονική n- tier. Η λειτουργία των επιμέρους συστημάτων και εφαρμογών που θα αποτελέσουν διακριτά τμήματα του πληροφοριακού συστήματος, θα γίνεται σε ένα ενιαίο περιβάλλον. [14]

15 1.4 Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων Λειτουργική Ενότητα «Ανάπτυξη Portal» Διαχείριση χρηστών και εξουσιοδότηση της πρόσβασης Οι Λειτουργίες διαχείρισης χρηστών και εξουσιοδότησης της πρόσβασης θα είναι οι ακόλουθες: Μηχανισμός αναγνώρισης και ταυτοποίησης χρήση [user authentication] Καθορισμός ομάδων χρηστών [user grouping]. Ένταξη χρηστών σε ομάδες χρηστών με την παρέμβαση του διαχειριστή χρηστών. Σημειώνεται εδώ ότι θα πρέπει να υπάρχει η δυνατότητα ένταξης ενός χρήστη σε περισσότερες από μία ομάδες. Καθορισμός ρόλων και δικαιωμάτων πρόσβασης [roles management]. Σε κάθε εξουσιοδοτημένο χρήστη ή ομάδα χρηστών, οι ρόλοι που αποδίδονται ρυθμίζουν: o Τα δικαιώματα πρόσβασης σε κατηγορίες. o Τη δυνατότητα χρήσης συγκεκριμένων υπηρεσιών-δοσοληψιών. Ομάδες εργασίας χρηστών Η εφαρμογή θα δίνει τη δυνατότητα δημιουργίας ομάδων εργασίας χωρίς κανένα περιορισμό. Οι ομάδες εργασίας θα επιτρέπουν να ενταχθεί σε αυτές οποιοδήποτε µέλος τους οργανισμού ανεξάρτητα από το τμήμα στο οποίο ανήκει και την οργανική του θέση. Με τον τρόπο αυτό, παρακάμπτεται η οργανωτική δομή του οργανισμού και δημιουργούνται δυναμικές οντότητες, οι οποίες έχουν την δικιά τους εσωτερική οργανωτική δομή και ιεράρχηση. Ρόλοι και δικαιώματα χρηστών Η εφαρμογή θα δίνει τη δυνατότητα να ορίζονται οι ρόλοι που υπάρχουν στα πλαίσια του οργανισμού µε βάση τα εργασιακά τους καθήκοντα. Ο ρόλος είναι η ιδιότητα εκείνη που εξασφαλίζει ή απαγορεύει την πρόσβαση στις διάφορες λειτουργικότητες της εφαρμογής και χαρακτηρίζει την οργανική ή την λειτουργική θέση κάθε εργαζομένου. Κάθε ρόλος μπορεί να έχει ανώτερους ή κατώτερους ιεραρχικά ρόλους. Οι ρόλοι μιας ομάδας εργασίας είναι µια οντότητα εντελώς διαφορετική από τον ρόλο του χρήστη. Η εμβέλεια τους περιορίζεται µόνο μέσα στα πλαίσια της ομάδας και δεν θα εξαρτώνται από το ρόλο του χρήστη στον οργανισμό. Το σύστημα θα δίνει την δυνατότητα είτε δημιουργίας ρόλων, είτε σε κάθε ομάδα εργασίας είτε ορισμού των ρόλων ενιαία για όλες τις ομάδες. Οι ρόλοι εργασίας θα είναι δυνατό να κληρονομούνται σε κάθε υπό-ομάδα η και να ορίζονται νέοι κάθε φορά. Τα δικαιώματα πρόσβασης και χρήσης ορίζονται στις οργανικές θέσεις (κύριος ρόλος και δευτερεύοντες ρόλοι) καθώς και στους ρόλους ομάδας. Το σύνολο των δικαιωμάτων πρόσβασης και χρήσης του χρήστη προκύπτουν από την ένωση όλων των παραπάνω δικαιωμάτων. [15]

16 Μετά την επιτυχή σύνδεση του χρήστη στο σύστημα θα εμφανίζονται µόνο οι λειτουργίες και διαδικασίες στις οποίες η οργανική θέση (κύριος ρόλος και δευτερεύοντες ρόλοι ) έχει δικαίωμα πρόσβασης και χρήσης. Διαχείριση Περιεχομένου Το Σύστημα Διαχείρισης Περιεχομένου θα παρέχει τη δυνατότητα δημιουργίας κύριων κατηγοριών, οι οποίες θα είναι οι πρώτες στην ιεραρχία οντότητες της πύλης. Σε κάθε κόμβο θα αντιστοιχίζονται κατηγορίες περιεχομένου και ο διαχειριστής θα μπορεί να επιλέξει κάποιο από τα διαθέσιμα πρότυπα (templates). Σημειώνεται ότι θα υπάρχουν δυνατότητες εισαγωγής, επεξεργασίας, διαγραφής και ελέγχου ενεργοποίησης και δημοσίευσης του κόμβου. Ακολούθως, παρατίθενται συνοπτικά οι δυνατότητες, οι οποίες θα πρέπει να υποστηρίζονται: Τήρηση πολυγλωσσικότητας από την κεντρική σελίδα εισαγωγής του κόμβου. Δυνατότητα εισαγωγής κόμβου σε απεριόριστο πλήθος γλωσσών, η οποία θα επιτυγχάνεται ταυτόχρονα μέσα από την ίδια σελίδα διαχείρισης. Επιλογή ελέγχου της πρόσβασης από εγγεγραμμένους ή μη χρήστες. Δυνατότητα τοποθέτησης σε ένα από τα τέσσερα διατιθέμενα μενού (Κύριο αριστερό μενού, δεξί μενού, μενού κορυφής, μενού στο υποσέλιδο). Λειτουργίες Διαχείρισης Κατηγοριών Περιεχομένου Το Σύστημα Διαχείρισης Περιεχομένου θα παρέχει τη δυνατότητα δημιουργίας σύνθετων κατηγοριών σε οσοδήποτε βάθος. Αξίζει να σημειωθεί ότι ο συγγραφέας της κατηγορίας, θα μπορεί να εισάγει μια κατηγορία σε οποιαδήποτε γλώσσα επιθυμεί. Προκαθορισμένες γλώσσες είναι τα Ελληνικά και τα Αγγλικά. Λειτουργίες Διαχείρισης Περιεχομένου Οι λειτουργίες αυτές αφορούν στη δημιουργία, επεξεργασία, μορφοποίηση, απόδοση μέταπληροφορίας και κατηγοριών (κόμβων της ιεραρχίας) στο περιεχόμενο. Ο συγγραφέας του περιεχομένου θα είναι σε θέση να εισάγει περιεχόμενο σε οποιαδήποτε γλώσσα επιθυμεί. Προκαθορισμένες γλώσσες θα είναι τα Ελληνικά και τα Αγγλικά. Οποιαδήποτε άλλη γλώσσα επιθυμεί, θα μπορεί απλά να την προσθέσει μέσα από ειδική σελίδα προσθήκης γλώσσας. Λειτουργίες Διαχείρισης Πηγών Περιεχομένου Το σύστημα διαχείρισης περιεχομένου θα δίνει τη δυνατότητα τήρησης πηγών περιεχομένου καλύπτοντας σε αυτό το σημείο την περίπτωση, που το κείμενο δεν ανήκει πνευματικά στον Οργανισμό. Επίσης, θα υπάρχει η δυνατότητα εισαγωγής τύπων πηγών, όπως για παράδειγμα εφημερίδα, άλλη Δικτυακή πύλη κ.λπ. Διαχείριση πλαισίων προβολής ειδικών θεμάτων (banners) [16]

17 Το σύστημα διαχείρισης περιεχομένου θα παρέχει τη δυνατότητα εισαγωγής banners, στο οποίο παρέχονται οι παρακάτω δυνατότητες: Προσθήκη διαφορετικού banner, ανά γλωσσική έκδοση της διαδικτυακής πύλης Δυναμικός καθορισμός τοποθέτησης του στοιχείου, παραδείγματος χάρη, στα δεξιά ή στα αριστερά του περιεχομένου. Καθορισμός του χρονικού διαστήματος, κατά το οποίο θα απεικονίζεται το πλαίσιο. Παροχή στατιστικών στοιχείων, αναφορικά με τον αριθμό των εμφανίσεων και τον αριθμό click through. Καθορισμός της σειράς εμφάνισης ενός πλαισίου. Διαχείριση Εκδηλώσεων Το υποσύστημα προβολής εκδηλώσεων, θα προσφέρει τη δυνατότητα στον επισκέπτη της πύλης να ενημερωθεί για όλα τα δρώμενα, αθλητικά, δημοτικά, πολιτιστικά κ.ά., μέσω ενός διαδραστικού ημερολογίου. Συγκεκριμένα, θα επιλέγεται μία ημερομηνία και θα εμφανίζονται αναλυτικές πληροφορίες για την εκδήλωση. Τα στοιχεία αυτά είναι τα ακόλουθα: Τόπος και Ημερομηνία Διεξαγωγής της εκδήλωσης o όνομα του τόπου διεξαγωγής της εκδήλωσης o οδός και αριθμός o τηλέφωνα επικοινωνίας o ημερομηνία και ώρα διεξαγωγής με δυνατότητα πολλαπλής εισαγωγής στοιχείων διεξαγωγής σε περίπτωση παραδείγματος χάρη, κατά την οποία μία εκδήλωση διεξάγεται πολλές ημέρες, αλλά σε διαφορετική ώρα. Κείμενο με τους συντελεστές της εκδήλωσης Διοργανωτές o όνομα φορέα o τηλέφωνο επικοινωνίας Χορηγοί o όνομα χορηγού o τηλέφωνο o Web site o o Fax Υποσύστημα Ανακοινώσεων Η έλλειψη άμεσης πληροφόρησης του πολίτη σε θέματα καθημερινής χρήσης και ανάγκης, αλλά ταυτόχρονα και μεγάλης ζήτησης σε πληροφορία που αφορά στο κυκλοφοριακό, στην καθαριότητα, στις συγκοινωνίες, στις εκδηλώσεις, στα επείγοντα περιστατικά κ.α., καθιστά ιδιαίτερα αναγκαία την εγκατάσταση του συστήματος ανακοινώσεων μέσω το οποίου θα είναι δυνατή η ανάρτηση πληροφοριακού υλικού αναφορικά με τα παραπάνω θέματα. Τα δεδομένα των ηλεκτρονικών ανακοινώσεων θα διαχειρίζονται, από το Σύστημα Διαχείρισης του Πληροφοριακού υλικού όπου θα γίνεται η παρακολούθηση, και η απεικόνιση γενικών πληροφοριών. [17]

18 Γενικές λειτουργίες του Συστήματος Διαχείρισης Περιεχομένου (CMS) Δημιουργία και ενημέρωση ιστοσελίδων μέσω φυλλομετρητών Η Διαχείριση του συστήματος θα πραγματοποιείται μέσω προγράμματος πλοήγησης (Web Browser) χωρίς την ανάγκη για εγκατάσταση επιπρόσθετου λογισμικού. Συγκεκριμένα, η δημιουργία, αλλά και η ενημέρωση των διαδικτυακών τόπων θα πραγματοποιείται μέσω φυλλομετρητών. Τήρηση Ιστορικότητας μεταβολών (Versioning) Το σύστημα διαχείρισης περιεχομένου θα δίνει τη δυνατότητα τήρησης ιστορικότητας των αλλαγών, οι οποίες πραγματοποιούνται στο περιεχόμενο, καθώς και χρήσιμες πληροφορίες παρακολούθησης, όπως η ημερομηνία, η ώρα και η ταυτότητα του χρήστη, που πραγματοποίησε την αλλαγή. Συγκεκριμένα, κάθε φορά που πραγματοποιείται μια αλλαγή, θα δημιουργείται ένα αντίγραφο στο οποίο ο χρήστης θα μπορεί να μεταβάλλει το περιεχόμενο. Με τον τρόπο αυτό, θα δίνεται η δυνατότητα τήρησης πολλών εκδόσεων της Ιστοσελίδας Επίσης, σε περίπτωση που ο χρήστης αποφασίσει ότι κάποια παλαιότερη έκδοση είναι καταλληλότερη θα μπορεί να την ενεργοποιήσει. Καθορισμός ελέγχου ροής για τη διαχείριση και δημοσίευση περιεχομένου Το σύστημα θα δίνει τη δυνατότητα για τον καθορισμό ελέγχου ροής, που αφορά στη διαχείριση και δημοσίευση του περιεχομένου. Συγκεκριμένα, θα υποστηρίζονται οι ρόλοι και οι ροές εργασίας (workflows) για τη διαδικασία δημιουργίας, επισκόπησης (review), ανάρτησης και ενημέρωσης των ιστοσελίδων. Σε επιλεγμένο προσωπικό θα ανατεθούν ρόλοι, οι οποίοι θα έχουν τις παρακάτω δυνατότητες. Συγκεκριμένα, θα μπορούν να: o Καθορίσουν τη διαδρομή που θα ακολουθηθεί για την ολοκλήρωση της εργασίας (επιλέγοντας από αντίστοιχη λίστα). o Καθορίσουν τις ενέργειες (βήματα) και τους χειριστές των ενεργειών. o Καθορίσουν το χρόνο λήξης κάθε σταδίου. o Συμπληρώσουν σε κάθε στάδιο στοιχείων όπως σχόλια, παρατηρήσεις κλπ. Δυνατότητα καθορισμού κύκλου ζωής περιεχομένου (Χρονικός καθορισμός δημοσιοποίησης, απόσυρσης, απομάκρυνσης, αναδημοσίευσης) Η δυνατότητα καθορισμού του κύκλου ζωής του περιεχομένου είναι μία ιδιαίτερα σημαντική λειτουργία, η οποία θα παρέχει τη δυνατότητα ενεργοποίησης της δημοσίευσης του πληροφοριακού υλικού ή κατάργησης αυτής, καθώς και τη δυνατότητα καθορισμού χρόνου διάθεσης του περιεχομένου. Ο συγγραφέας του περιεχομένου θα έχει τη δυνατότητα να επιλέξει ημερομηνία δημοσίευσης, σε περίπτωση που επιθυμεί το περιεχόμενο να εμφανιστεί κάποια συγκεκριμένη χρονική στιγμή. Σημειώνεται ότι σε περίπτωση που ο χρήστης δεν επιλέξει ημερομηνία, η προκαθορισμένη ημερομηνία δημοσίευσης είναι η ημερομηνία δημιουργίας του περιεχομένου. Επιπρόσθετα, θα υπάρχει η δυνατότητα καθορισμού ημερομηνίας λήξης του περιεχομένου, η οποία και θα δηλώνει το χρονικό πέρας της δημοσίευσης. Σε περίπτωση που δεν επιλέγεται ημερομηνία λήξης το περιεχόμενο θα εμφανίζεται μόνιμα. [18]

19 Η δυνατότητα καθορισμού του κύκλου ζωής του περιεχομένου θα επιτρέπει την άμεση αλλαγή της κατάστασης δημοσίευσης χωρίς την ανανέωση της ιστοσελίδας, αυξάνοντας με αυτό το τρόπο την αλληλεπιδραστικότητα και μειώνοντας την ταχύτητα ολοκλήρωσης της λειτουργίας. Ενσωματωμένος επεξεργαστής κειμένου Το προσφερόμενο λογισμικό θα παρέχει ολοκληρωμένες λύσεις για το σχεδιασμό, οργάνωση, διαχείριση, επισκόπηση, ανάρτηση και ενημέρωση διαδικτυακών τόπων. Συγκεκριμένα, θα υπάρχει ενσωματωμένος επεξεργαστής HTML (HTML editor), o οποίος θα δίνει τη δυνατότητα εύκολης εισαγωγής του σώματος κειμένου των ιστοσελίδων, αλλά και επεξεργασίας των ήδη υπαρχόντων. Ο επεξεργαστής κειμένου θα δίνει τη δυνατότητα στο χρήστη να εισάγει και να επεξεργαστεί περιεχόμενο σε HTML με πολύ απλό και φιλικό τρόπο, όμοια με ένα απλό κειμενογράφο. Δυνατότητα διαχείρισης πολυμεσικών στοιχείων (Media Manager) Το υποσύστημα διαχείρισης αρχείων και στοιχείων πολυμέσων( βίντεο, εικόνα, ήχος, κινούμενη εικόνα), θα παρέχει τη δυνατότητα διαχείρισης αρχείων μέσα από πλήθος επιλογών, οι οποίες καθιστούν τη μεταφορά αρχείων και την πλοήγηση σε αυτά ιδιαίτερα εύκολη. Συγκεκριμένα, ο χειριστής θα έχει τις παρακάτω δυνατότητες: o Μεταφορά αρχείου (upload) στο Web Server. o Αντιγραφή αρχείου o Δυνατότητα αλλαγής μεγέθους εικόνας σε οποιοδήποτε μέγεθος επιθυμεί. Η λειτουργία αυτή θα επιτρέπει τη άμεση αλλαγή σε οποιοδήποτε μέγεθος προστεθεί από το χειριστή. o Αυτόματη δημιουργία μικρογραφίας Εικόνας o Προβολή με λεπτομέρειες με παρουσίαση στοιχείων όπως όνομα αρχείου, o Προεπισκόπηση του επιλεγμένου αρχείου Δυνατότητα χειρισμού οσοδήποτε γλωσσών πέραν της Ελληνικής Η ειδική σελίδα Διαχείρισης Γλωσσών του συστήματος, θα παραθέτει σε λίστα τις γλώσσες στις οποίες θα παρουσιάζεται η Διαδικτυακή Πύλη. Ο αριθμός των γλωσσών που μπορούν να εισαχθούν θα είναι απεριόριστος. Με τον τρόπο αυτό και με την μετάφραση των περιεχομένων κεντρικά από μία σελίδα θα παρέχεται η δυνατότητα πολύγλωσσης απεικόνισης της πύλης. Δυνατότητα διαχείρισης συνδέσμων (links) Το υποσύστημα διαχείρισης συνδέσμων θα παρέχει τη δυνατότητα εισαγωγής και επεξεργασίας χρήσιμων συνδέσμων. Μία ιδιαίτερα σημαντική λειτουργία αυτού του υποσυστήματος θα είναι η δυνατότητα ελέγχου των συνδέσμων, ώστε να διαπιστώνεται ποια από αυτά έχουν συνδεδεμένα άκρα και ποια όχι. Σημειώνεται επίσης, ότι θα υπάρχει και η δυνατότητα κατηγοριοποίησης των συνδέσμων σε νοηματικές κατηγορίες. Η απεικόνιση στη διαδικτυακή πύλη, θα γίνεται συγκεντρωτικά με το αριθμητικό πλήθος των συνδέσμων που υπάγονται ανά κατηγορία [19]

20 Άμεση υποστήριξη βοήθειας (On-line help) Το παρόν σύστημα θα παρέχει άμεση υποστήριξη βοήθειας που θα είναι ενσωματωμένη με αναλυτικές οδηγίες προς τους χρήστες, ανά διαδικασία ή και οθόνη σε μορφή PDF, Windows Help και HTML. Οι οδηγοί αυτοί θα παρουσιάζουν αναλυτικά όλες τις λειτουργίες της εφαρμογής παρέχοντας βήμα προς βήμα οδηγίες χρήσης διατυπωμένες σε απλή και κατανοητή γλώσσα. Επίσης, θα πρέπει να παρέχονται ειδικά βίντεο με σενάρια διαδικασιών (screen casts), τα οποία θα παρουσιάζουν αναλυτικά τη χρήση των εφαρμογών. Παρουσίαση συχνά τιθέμενων ερωτήσεων (F.A.Q) Στο σύστημα θα περιληφθούν εκτενείς λίστες με συχνά τιθέμενες ερωτήσεις, οι οποίες θα είναι σχεδιασμένες με τέτοιο τρόπο ώστε να βοηθούν το χρήστη να επιλύσει θέματα αναφορικά με τη χρήση των συστημάτων. Απαιτήσεις συμβατότητας με γενικά αποδεκτά τεχνολογικά πρότυπα Το περιεχόμενο και η λειτουργικότητα της Δικτυακής Πύλης θα αναπτύσσονται και θα παρέχονται με τέτοιο τρόπο, ώστε να είναι αναγνώσιμα και προσβάσιμα: Από οποιονδήποτε browser, ο οποίος είναι συμβατός με την HTML 4.01 (χωρίς όμως τις ετικέτες που το πρότυπο αυτό έχει αποδοκιμάσει, όπως για παράδειγμα την ετικέτα <FONT>). Από browsers, που δεν υποστηρίζουν client-side κώδικα (όπως η Javascript). Πολλές φορές, οι ίδιοι οι χρήστες απενεργοποιούν τη δυνατότητα εκτέλεσης κώδικα από τον browser τους για λόγους ασφάλειας. Από χρήστες που συνδέονται στο Internet σε χαμηλές ταχύτητες μετάδοσης, πράγμα ιδιαίτερα σύνηθες στη χώρα μας. Από ομάδες πληθυσμού με ειδικά προβλήματα, καθώς θα υπάρχει πλήρης συμμόρφωση με το πρότυπο W3C. Η τελευταία αυτή δυνατότητα θα ελέγχεται, ώστε να επιβεβαιώνεται η προσβασιμότητα που προσφέρει, με τη χρήση εργαλείων που βρίσκονται στον δικτυακό τόπο του World Wide Web Consortium ( Τεχνολογίες και χαρακτηριστικά που θα πρέπει να αποφεύγονται Δίνεται ιδιαίτερη έμφαση στην αποφυγή λαθεμένων χαρακτηριστικών και τεχνικών προγραμματισμού, όπως: Frames, όπου τοποθετούνται τα μενού επιλογής, και γενικά οποιαδήποτε τεχνική διαιρεί ένα online έγγραφο σε ανεξάρτητες περιοχές. Εμφωλευμένοι πίνακες, πολλαπλές στήλες και γενικά οποιαδήποτε τεχνική κάνει ιδιαίτερα δύσκολη τη μετατροπή μίας σελίδας σε απλό κείμενο. Δήλωση της δομής ενός εγγράφου με εξειδικευμένες ετικέτες (tags) ενός CSS. (Cascade Style Sheet). Η δομή πρέπει να δηλώνεται με ετικέτες της HTML 4.01 (ώστε να είναι ορατή από οποιονδήποτε συμβατό Browser). Οι εξειδικευμένες ετικέτες των CSS πρέπει να χρησιμοποιούνται μόνο σε ζητήματα εμφάνισης των σελίδων και να καλούνται από ένα εξωτερικό CSS. Εξασφάλιση πρόσβασης σε ομάδες πληθυσμού με ειδικά προβλήματα (ΑμΕΑ) Εξασφαλίζεται η προσβασιμότητα σε ομάδες με ειδικά προβλήματα, καθώς τηρούνται οι παρακάτω θεμελιώδεις αρχές: [20]

21 Εικόνες και animation: Χρήση της εναλλακτικής λεκτικής περιγραφής (alternative text). Στην περιγραφή αυτή θα πρέπει να καταγράφεται η πληροφορία που περιέχεται στην εικόνα. Imagemaps: Χρήση client-side imagemaps σε συνδυασμό με κείμενο για τον ορισμό των ενεργών σημείων (hotspots) σε μια εικόνα. Πολυμεσικό περιεχόμενο: θα παρέχεται λεζάντα και μετεγγραφή (transcript) για ηχητικά αρχεία και λεκτικές περιγραφές για αρχεία video. Συνδέσεις: Χρήση στις συνδέσεις κειμένων που έχουν νόημα, χωρίς να απαιτείται η ανάγνωση όλης της σελίδας. Για παράδειγμα θα πρέπει να αποφεύγεται η χρήση κειμένων όπως «κάντε κλικ εδώ». Οργάνωση περιεχομένου: Θα πρέπει να χρησιμοποιούνται επικεφαλίδες, λίστες (bulleted lists) και συνεπής δομή σε ολόκληρο το δικτυακό τόπο. Συστήνεται η χρήση cascading style sheets για την οργάνωση και την παρουσίαση του περιεχομένου, όπου αυτό είναι δυνατό. Scripts, applets και plug-ins: Να παρέχεται εναλλακτικό περιεχόμενο για τις περιπτώσεις εκείνες που δεν υποστηρίζονται ενεργά στοιχεία (όπως τα παραπάνω) από τον browser του χρήστη. Πίνακες: Να είναι οργανωμένοι με τέτοιο τρόπο ώστε κατά την ανάγνωση να είναι εύληπτη η πληροφορία που περιέχουν. Έλεγχος του τελικού αποτελέσματος: Ο δικτυακός τόπος θα ελέγχεται ώστε να επιβεβαιώνεται η προσβασιμότητα που προσφέρει χρησιμοποιώντας τα εργαλεία που βρίσκονται στον δικτυακό τόπο του World Wide Web Consortium ( Βέλτιστες πρακτικές για τη συγκρότηση, τη δόμηση και την εμφάνιση του περιεχομένου Στόχος της ενότητας αυτής είναι να παρουσιάσει τις βέλτιστες πρακτικές σε θέματα που αφορούν στην εμφάνιση, στο περιεχόμενο, στη δομή και στην πλοήγηση. Βέλτιστες πρακτικές για τη συγκρότηση του περιεχομένου Ο βασικότερος παράγοντας που καθορίζει την επιτυχία ενός δικτυακού τόπου είναι το περιεχόμενο και η ποιότητά του. Δεν είναι λίγες οι περιπτώσεις δικτυακών τόπων με άψογη εμφάνιση, λειτουργικότητα και παρεχόμενες υπηρεσίες που απέτυχαν να προσελκύσουν και κυρίως να διατηρήσουν το κοινό τους. Αιτία για την αποτυχία τους ήταν η έλλειψη ενδιαφέροντος και καλογραμμένου περιεχομένου. Το περιεχόμενο ενός δικτυακού τόπου οφείλει να είναι συγκροτημένο λαμβάνοντας υπόψη τον χρήστη. Δεν αρκεί δηλαδή η μεταφορά στο διαδίκτυο υπαρχόντων κειμένων που έχουν δημιουργηθεί για παρουσιάσεις, φυλλάδια ή άλλες χρήσεις. Το μεγαλύτερο μέρος του περιεχομένου οφείλει να έχει δημιουργηθεί ειδικά για χρήση στο διαδίκτυο. Ένα από τα συχνότερα λάθη είναι η χρήση τυπικής, επίσημης γλώσσας, δημιουργώντας με αυτόν τον τρόπο απόσταση από το χρήστη. Τα κείμενα πρέπει να γράφονται σε απλή καθημερινή γλώσσα, ώστε πέρα από την δημιουργία αισθήματος οικειότητας με τον [21]

22 επισκέπτη να επιτρέπουν τον ταχύτερο εντοπισμό της πληροφορίας που αναζητά κάθε χρήστης. Έγκυρες έρευνες έχουν επισημάνει το γεγονός ότι η επανάληψη του ίδιου περιεχομένου σε περισσότερα του ενός σημεία ενός δικτυακού τόπου, προκαλεί σύγχυση στο χρήστη αντί για διευκόλυνση. Ως εκ τούτου θα πρέπει κάθε πληροφορία να βρίσκεται σε ένα και μοναδικό σημείο της δικτυακής πύλης. Σε κάθε περίπτωση πρέπει να είναι σαφές ότι, για κάθε δικτυακό τόπο, η συγκρότηση του περιεχομένου είναι η διαδικασία που προκαλεί τις μεγαλύτερες καθυστερήσεις. Συνήθως γίνεται κακή εκτίμηση του χρόνου που απαιτείται για να συγκεντρωθεί από ένα φορέα το υλικό, να γίνει η επεξεργασία του και να δημοσιευτεί. Βέλτιστες πρακτικές για τη συγγραφή του περιεχομένου Η δημιουργία περιεχομένου για μία Δικτυακή Πύλη, διαφέρει αισθητά ως διαδικασία από την δημιουργία συγγραφής περιεχομένου που θα δημοσιευτεί σε έντυπη μορφή. Η ανάγνωση από την οθόνη είναι περισσότερο κοπιαστική σε σχέση με την ανάγνωση από μια σελίδα χαρτί. Επιπλέον, ο χρήστης μπορεί να έχει πρόσβαση σε μια σελίδα του διαδικτύου απευθείας χωρίς κατ ανάγκη να έχει δει τις προηγούμενες, όπως θα συνέβαινε με ένα έντυπο. Έγκυρες έρευνες που έχουν διενεργηθεί με θέμα τον τρόπο που ο χρήστης προσεγγίζει την πληροφορία στο διαδίκτυο, καταδεικνύουν ότι ο αναγνώστης σπάνια διαβάζει τα κείμενα στις ιστοσελίδες λέξη προς λέξη. Συνήθως σαρώνει το περιεχόμενο εντοπίζοντας λέξεις ή φράσεις που του κινούν το ενδιαφέρον και στη συνέχεια διαβάζει το κείμενο γύρω από αυτές τις λέξεις. Για αποτελεσματικότερη μετάδοση των πληροφοριών, θα πρέπει κατά τη συγγραφή περιεχομένου για ένα δικτυακό τόπο, να λαμβάνεται υπόψη η παραπάνω διαπίστωση. Οι ίδιες έρευνες έχουν αποδείξει την αποτελεσματικότητα συγκεκριμένων μεθόδων προσαρμογής του περιεχομένου, στην αύξηση της χρηστικότητας ενός δικτυακού τόπου: Χρησιμοποιώντας αντικειμενικές διατυπώσεις, αποφεύγοντας εμφανείς φραστικές υπερβολές, επιθετικούς προσδιορισμούς και χαρακτηρισμούς. Ο χρήστης εκτιμά και θεωρεί περισσότερο αξιόπιστα κείμενα που δεν προσπαθούν να τον πείσουν, αλλά που προσπαθούν να είναι αντικειμενικά. Υιοθετώντας πρακτικές ώστε το κείμενο να σαρώνεται ευκολότερα από τον αναγνώστη. Τέτοιες πρακτικές είναι η χρήση λιστών (bulleted lists) στη θέση παραγράφων κειμένου, η επιλεκτική χρήση έντονης γραμματοσειράς για σημαντικές λέξεις καθώς και η χρήση περιεκτικών επικεφαλίδων και μεσότιτλων. Αποφεύγοντας την ανάπτυξη περισσότερων από μιας βασικής ιδέας σε κάθε παράγραφο. Οι αναγνώστες συχνά παραλείπουν την ανάγνωση ολόκληρων παραγράφων εάν οι πρώτες λέξεις δεν τους κινήσουν το ενδιαφέρον. Ως εκ τούτου, εάν η παράγραφος περιέχει περισσότερες από μια βασικές ιδέες, είναι επικίνδυνο κρίνοντας από τις πρώτες λέξεις, οι αναγνώστες να παρακάμψουν την παράγραφο χάνοντας χρήσιμη πληροφορία. Ακολουθώντας για τη συγγραφή των κειμένων τη δημοφιλή μεθοδολογία της «ανεστραμμένης πυραμίδας», τοποθετώντας στις πρώτες γραμμές του κειμένου βασικές πληροφορίες όπως το συμπέρασμα και απαντήσεις στα υποθετικά ερωτήματα «Ποιος;», «Τι;», «Που;», «Πότε;» και «Γιατί;». Συμπυκνώνοντας το κείμενο, με περιορισμό του πλήθους των λέξεων. Μια επιτυχημένη οδηγία είναι, ο περιορισμός των λέξεων στο μισό σε σχέση με το τελικό σχέδιο ή το έγγραφο πηγή του περιεχομένου. [22]

23 Βέλτιστες πρακτικές για την οργάνωση του περιεχομένου Σημείο αναφοράς σε θέματα οργάνωσης περιεχομένου είναι ο κανόνας των «τριών βημάτων» (three clicks away rule). Σύμφωνα με αυτή ο επισκέπτης ενός δικτυακού τόπου θα πρέπει το πολύ με τρία κλικ, να έχει καταφέρει να εντοπίσει την πληροφορία που τον ενδιαφέρει. Η βασική αυτή αρχή, θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη κατά το σχεδιασμό της δομής μιας δικτυακής πύλης και τη συγκρότηση του χάρτη πλοήγησης (site map). Η εφαρμογή της θεωρίας των τριών βημάτων, οδηγεί στην ανάπτυξη ενός δικτυακού τόπου «κατά πλάτος» (hierarchies of breadth) αντί για «κατά βάθος» (hierarchies of depth) ενισχύοντας την αποτελεσματικότητά του. Σε αντίθετη περίπτωση, οι χρήστες απογοητεύονται εύκολα όταν χρειάζεται να διασχίσουν αρκετά επίπεδα υποκατηγοριών για να εντοπίσουν την πληροφορία που τους ενδιαφέρει. Μετά το τρίτο επίπεδο ενός δικτυακού τόπου, ο επισκέπτης αμφιβάλλει για την ορθότητα των κινήσεών του από τη στιγμή που δεν έχει φτάσει στον τελικό του στόχο. Συμπληρωματικοί τρόποι πρόσβασης στο περιεχόμενο Πλέον του βασικού μηχανισμού πλοήγησης, μια πύλη οφείλει να προσφέρει και συμπληρωματικούς τρόπους πρόσβασης στο περιεχόμενο όπως μηχανή αναζήτησης (search engine), δένδρο πλοήγησης (site map) και πίνακα τελευταίων προσθηκών (what s new). Η μηχανή αναζήτησης είναι ο πλέον διαδεδομένος τρόπος εντοπισμού της πληροφορίας που ενδιαφέρει το χρήστη, ειδικά όταν αυτός δεν είναι εξοικειωμένος με ένα δικτυακό τόπο. Επιπλέον αποτελούν ασφαλή λύση όταν κάποιος έχει «χαθεί» σε κάποιο δικτυακό τόπο και δεν γνωρίζει πώς να επιστρέψει στο σημείο που τον ενδιέφερε. Το δένδρο πλοήγησης είναι ένας ακόμη δημοφιλής τρόπος για να εντοπίσει ο επισκέπτης την πληροφορία που τον ενδιαφέρει. Πρακτικά πρόκειται για μια σελίδα στην οποία εμφανίζεται με γραφικό τρόπο ή απλό κείμενο η δομή του δικτυακού τόπου. Η χρήση δένδρων πλοήγησης δίνει με μια ματιά το σύνολο του δικτυακού τόπου διευκολύνοντας την πλοήγηση ειδικά όσων χρηστών γνωρίζουν εκ των προτέρων ποια ακριβώς πληροφορία αναζητούν. Όπως και η μηχανή αναζήτησης έτσι και το δένδρο πλοήγησης θα πρέπει να είναι προσβάσιμο από κάθε σελίδα του δικτυακού τόπου. Τέλος ο πίνακας τελευταίων προσθηκών είναι ιδιαίτερα χρήσιμος τρόπος πρόσβασης στο περιεχόμενο, ειδικά για δικτυακούς τόπους με συχνή ενημέρωση. Συνήθως τοποθετείται στην αρχική σελίδα καθώς και σε άλλες συχνά προσβάσιμες και παρέχει συνδέσεις προς τις επίκαιρες πληροφορίες. Βέλτιστες πρακτικές για τον μηχανισμό πλοήγησης (Navigation) Ένας κρίσιμος παράγοντας για την επιτυχία ενός δικτυακού τόπου και την ικανοποίηση των επισκεπτών, είναι ο μηχανισμός τον οποίο προσφέρει για την πρόσβαση στις διαθέσιμες πληροφορίες (navigation). Συχνά ο μηχανισμός πλοήγησης καθορίζεται από τον σχεδιαστή ενός δικτυακού τόπου, με κριτήρια αισθητικής και όχι λειτουργικότητας. Ένας επιτυχημένος μηχανισμός πλοήγησης καταφέρνει να οδηγεί τους επισκέπτες στα σημεία που τους ενδιαφέρουν με τρόπο απλό και «προφανή»-«διαισθητικό» (intuitive navigation). Κατατοπίζει δηλαδή τον επισκέπτη ταχύτατα, δίνοντάς του να καταλάβει τι [23]

24 να περιμένει σε κάθε ενότητα και διευκολύνοντας έτσι την επιλογή του. Η αδιαμφισβήτητη πληθώρα των διαθέσιμων πληροφοριών στο διαδίκτυο και ο περιορισμένος χρόνος που αφιερώνει ο μέσος επισκέπτης, υπογραμμίζουν την αναγκαιότητα ύπαρξης ενός αποδοτικού μηχανισμού πλοήγησης. Η εύστοχη επιλογή των λεκτικών περιγραφών στο «μενού» καθώς και η τοποθέτησή του στις σελίδες επηρεάζουν άμεσα την ευχρηστία του. Σε κάθε περίπτωση η επιλογή των τίτλων θα πρέπει να γίνεται έχοντας υπόψη το μέσο επισκέπτη του τόπου και μια εκτίμηση για την εξοικείωση του με τη σχετική ορολογία. Έχει αποδειχθεί ότι η χρήση πρωτότυπων ή αυτοσχέδιων όρων περιπλέκει την πλοήγηση και δημιουργεί σύγχυση στο χρήστη. Σημαντική είναι η συνεπής παρουσίαση του τρόπου πλοήγησης αποφεύγοντας την επανάληψη των ίδιων επιλογών με διαφορετική εμφάνιση σε περισσότερα σημεία της ίδιας σελίδας. Μια τέτοια πρακτική προκαλεί σύγχυση στον επισκέπτη, τη στιγμή που προσπαθεί να αποφασίσει το επόμενο βήμα του. Έτσι κατά τη σχεδίαση της μεθόδου πλοήγησης θα πρέπει να προβλέπεται συγκεκριμένος τρόπος πρόσβασης σε κάθε σελίδα, κοινός από όλες τις σελίδες του δικτυακού τόπου. Μια ακόμη βασική αρχή που αφορά την επιλεγείσα δομή πλοήγησης, αφορά την τοποθέτηση τους στις σελίδες του δικτυακού τόπου. Η θέση της οφείλει να είναι στο «πρώτο πλάνο» και να είναι προσβάσιμη από τον επισκέπτη χωρίς να απαιτείται κύλιση της σελίδας. Παράλληλα θα πρέπει να παρέχεται το λεγόμενο «bread crumb navigation», με το οποίο ο χρήστης ανά πάσα στιγμή μπορεί να καταλάβει σε ποιο σημείο του δικτυακού τόπου βρίσκεται. Επιπλέον, το «bread crumb navigation» δίνει τη δυνατότητα στο χρήστη να κινηθεί στην ιεραρχία του ιστό-χώρου παρακάμπτοντας όλα τα βήματα που ενδεχομένως παρεμβάλλονται. Βέλτιστες πρακτικές για τον σχεδιασμό της αρχικής σελίδας Η αρχική σελίδα θα πρέπει να είναι κατατοπιστική και ελκυστική ώστε με μια ματιά και μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα, ο χρήστης να καταλαβαίνει τι να περιμένει από την δικτυακή πύλη. Σκοπός της πρώτης εντύπωσης είναι να προκαλέσει το ενδιαφέρον του χρήστη και να τον κάνει να συνεχίζει την πλοήγησή του στον υπόλοιπο ιστό-χώρο. Θετικό ρόλο παίζει ο περιορισμός των διαστάσεων (σε pixel) της αρχικής σελίδας. Έτσι συγκεντρώνεται η ωφέλιμη πληροφορία σε μικρότερο χώρο και ελαχιστοποιείται η ανάγκη για κύλιση του παραθύρου (scrolling). Μια τέτοια πρόβλεψη είναι απαραίτητη γιατί η πλειοψηφία των επισκεπτών ενός δικτυακού τόπου, εξάγει τα συμπεράσματά της με βάση την πληροφορία που είναι διαθέσιμη με την πρώτη ματιά και χωρίς να μετακινήσει το παράθυρό της. Η εμφάνιση της αρχικής σελίδας θα πρέπει να είναι λιτή, αποφεύγοντας στοιχεία που αποσπούν την προσοχή από το περιεχόμενο. Τέτοια στοιχεία είναι animation, περιττά γραφικά, κείμενα που αναβοσβήνουν (blinking text), κυλιόμενα μηνύματα (scrolling text) κ.ο.κ. Παρότι συνήθως τέτοιες προσθήκες γίνονται για την ενίσχυση της παρουσίασης, το τελικό αποτέλεσμα είναι προς την αντίθετη κατεύθυνση. Τελικά ο επισκέπτης αποπροσανατολίζεται καθώς δεν μπορεί να εντοπίσει την σημαντική πληροφορία και να αποφασίσει το επόμενο βήμα του. Βέλτιστες πρακτικές και πρότυπα για τον τρόπο εμφάνισης των σελίδων Θεμελιώδης αρχή στο σχεδιασμό δικτυακών τόπων είναι η ενιαία παρουσίαση και αίσθηση του τόπου (common look and feel). Συγκεκριμένα, επιβάλλεται η εφαρμογή ενιαίου τρόπου εμφάνισης των περιεχομένων του δικτυακού τόπου με χρήση σταθερών χρωματικών συνδυασμών (color scheme), γραμματοσειρών, μεθόδων πλοήγησης κ.ο.κ. Διατηρώντας ένα [24]