Συντελεστές. Υπεύθυνος σχεδιασμού εκδόσεων Aaron Black. Συντονισμός παραγωγής Barath Kumar Rajasekaran. Επιμελητής έργου Sarah Hellert

Transcript

1

2 Συντελεστές Υπεύθυνος σχεδιασμού εκδόσεων Aaron Black Επιμελητής έργου Sarah Hellert Τεχνικός επιμελητής Vince Averello Επιμελητής κειμένων Scott Tullis Συντονισμός παραγωγής Barath Kumar Rajasekaran Υπεύθυνη συγκέντρωσης και ανάπτυξης περιεχομένου Mary Beth Wakefield Αντιπρόεδρος για τη στρατηγική επαγγελματικής τεχνολογίας Barry Pruett

3

4 Περιεχόμενα Η συγγραφέας Η Elaine Marmel είναι η πρόεδρος της Marmel Enterprises LLC, μιας εξειδικευμένης εταιρείας τεχνικής κειμενογραφίας και εκπαίδευσης σε προγράμματα λογισμικού. Η Elaine είναι κάτοχος μεταπτυχιακού τίτλου σπουδών από το Πανεπιστήμιο Cornell και έχει απασχοληθεί σε έργα δημιουργίας συστημάτων χρηματοοικονομικής διαχείρισης στη Νέα Υόρκη και την Ουάσιγκτον, ενώ παράλληλα ανέλαβε και την εκπαίδευση 600 και πλέον εργαζομένων στη χρήση αυτών των συστημάτων. Με βάση αυτή την επαγγελματική ενασχόληση και πείρα, η Marmel Enterprises LLC απευθύνθηκε σε μικρομεσαίες επιχειρήσεις παρέχοντας τεχνική βοήθεια στη διαχείριση της υλοποίησης ηλεκτρονικών συστημάτων λογιστικής. Η Elaine ασχολείται ως επί το πλείστον με τη συγγραφή βοηθημάτων: Έχει γράψει, είτε μόνη της είτε σε συνεργασία και με άλλους συγγραφείς, περισσότερα από 90 βιβλία για τα Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Project, QuickBooks, Peachtree, Quicken for Windows, Quicken for DOS, Microsoft Word for Mac, Microsoft Windows, for Windows και Lotus Notes. Εξάλλου, από το 1994 έως το 2006, αρθρογραφούσε για τα μηνιαία περιοδικά Inside Peachtree και Inside QuickBooks. Η Elaine άφησε τη γενέτειρα πόλη της, το Σικάγο, για να καταλήξει στο πιο θερμό κλίμα της Αριζόνας (με «ενδιάμεσες στάσεις» στο Σινσινάτι του Οχάιο, την Ιερουσαλήμ, την Ίθακα της Νέας Υόρκης, την Ουάσιγκτον και την Τάμπα της Φλόριντα). εκεί απολαμβάνει τον ήλιο δουλεύοντας στο PC της και ασχολείται με εργόχειρα, αλλά και με τον σκύλο της, τον Jack. Ευχαριστίες της συγγραφέως Ένα βιβλίο δεν είναι αποτέλεσμα του κόπου μόνο του συγγραφέα. Γι' αυτό και θα ήθελα να μνημονεύσω και να ευχαριστήσω όλους όσους συνέβαλαν στην παραγωγή του βιβλίου. Ευχαριστώ τον Aaron Black που μου έδωσε την ευκαιρία να το γράψω. Επίσης, ευχαριστώ τον Vince Averello, ο οποίος φρόντισε να μη γράψουμε ανακρίβειες, καθώς και τον Scott Tullis που επιμελήθηκε τα κείμενά μου ώστε να είναι κατανοητά και γραμματικά σωστά είναι πάντα ευχαρίστησή μου να συνεργάζομαι μαζί σου. Και τέλος, ευχαριστώ τη Sarah Hellert, που ανέλαβε τον συντονισμό όλων των συντελεστών και τη διαχείριση των στοιχείων της έκδοσης. πρόκειται για μια πολύ δύσκολη δουλειά, αλλά την έφερε σε πέρας και με το παραπάνω.

5 Πώς θα χρησιμοποιήσετε το βιβλίο Για ποιον είναι το βιβλίο Το βιβλίο απευθύνεται σε αναγνώστες που δεν έχουν χρησιμοποιήσει ποτέ τη συγκεκριμένη τεχνολογία ή εφαρμογή λογισμικού. Είναι επίσης κατάλληλο για άτομα που θέλουν να διευρύνουν τις γνώσεις τους. Συμβάσεις του βιβλίου 1 Βήματα Το βιβλίο χρησιμοποιεί οδηγίες βήμα προς βήμα για να σας καθοδηγεί με εύκολο τρόπο σε κάθε άσκηση. Τα αριθμημένα βήματα είναι ενέργειες που πρέπει να εκτελείτε. τα βήματα με κουκκίδες διευκρινίζουν μια λεπτομέρεια, ένα βήμα ή ένα προαιρετικό χαρακτηριστικό. και τα βήματα σε εσοχή αναφέρουν το αποτέλεσμα. 2 Σημειώσεις Οι σημειώσεις παρέχουν πρόσθετες πληροφορίες: ειδικές συνθήκες που ενδέχεται να προκύψουν σε μια λειτουργία, καταστάσεις που καλό είναι να αποφύγετε, ή παραπομπές σε σχετικές ενότητες του βιβλίου. 3 Εικονίδια και κουμπιά Τα εικονίδια και τα κουμπιά σας δείχνουν ακριβώς σε ποια στοιχεία πρέπει να πατήσετε για να εκτελέσετε κάθε βήμα. 4 Συμβουλές Οι συμβουλές παρέχουν πρόσθετες πληροφορίες, όπως προειδοποιήσεις και συντομεύσεις. 5 Έντονη γραφή Με έντονη γραφή είναι γραμμένα τα ονόματα των διαταγών, οι επιλογές, καθώς και φράσεις κειμένου ή αριθμοί που πρέπει να πληκτρολογήσετε. 6 Πλάγια γραφή Με πλάγια γραφή εισάγονται και ορίζονται οι νέοι όροι. 1 Αλλαγή μεγέθους και μετακίνηση αντικειμένων 6 Ο ι ψηφιακές εικόνες ονομάζονται και αντικείμενα γραφικών. Αν ένα αντικείμενο γραφικών δεν βρίσκεται εκεί όπου το θέλετε ή αν είναι πολύ μεγάλο ή μικρό, μπορείτε να το μετακινήσετε ή να αλλάξετε το μέγεθός του. Κάθε φορά που επιλέγετε ένα αντικείμενο γραφικών, γύρω του εμφανίζονται λαβές χειρισμού. Με αυτές αλλάζετε το μέγεθός του. Καθώς μετακινείτε το αντικείμενο γραφικών, εμφανίζονται οδηγοί ευθυγράμμισης (πράσινες γραμμές) που σας βοηθούν στην ακριβή τοποθέτηση. Μόλις καταλήξετε στο σημείο στο οποίο θα τοποθετήσετε το γραφικό, οι οδηγοί ευθυγράμμισης εξαφανίζονται. Μετακινήστε και αλλάξτε το μέγεθος ενός αντικειμένου Μετακίνηση γραφικού 1 Πατήστε σε ένα αντικείμενο γραφικών. Α Γύρω από το αντικείμενο θα ). Σημείωση: Στο Publisher, γύρω από το. 2 Τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού επάνω σε ένα αντικείμενο γραφικών ή 3 Σύρετε το αντικείμενο γραφικών σε μια νέα θέση. Β Στο Word, οι πράσινοι οδηγοί στοίχισης θα σας βοηθήσουν να τοποθετήσετε το αντικείμενο γραφικών στη σωστή θέση. 4 Αφήστε το πλήκτρο του ποντικιού. Το αντικείμενο γραφικών θα εμφανιστεί στη νέα θέση και οι οδηγοί στοίχισης του Word θα εξαφανιστούν. 5 Πατήστε οπουδήποτε εκτός του αντικειμένου γραφικών για να το αποεπιλέξετε. ). 3 A 1 B Αλλαγή του μεγέθους ενός γραφικού 1 Πατήστε σε ένα αντικείμενο γραφικών. Γ Γύρω από το αντικείμενο θα εμφανιστούν ). Σημείωση: Στο Publisher, γύρω από το. 2 Τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού επάνω σε κάποια από τις λαβές χειρισμού θα αλλάξει σε,, ). 3 Σύρετε τη λαβή χειρισμού προς τα μέσα ή προς τα έξω μέχρι το αντικείμενο γραφικών να αποκτήσει το επιθυμητό μέγεθος (το,,, ή ). 4 Αφήστε το πλήκτρο του ποντικιού. Το αντικείμενο γραφικών θα αλλάξει μέγεθος. 5 Πατήστε οπουδήποτε εκτός του αντικειμένου γραφικών για να το αποεπιλέξετε. ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ Μπορώ να ρυθμίσω την αναδίπλωση του κειμένου γύρω από ένα αντικείμενο; Ναι, αν εισαγάγετε το αντικείμενο σε αρχείο του Word ή του Publisher. Επιλέξτε το αντικείμενο, πατήστε στο κουμπί Αναδίπλωση κειμένου της 5καρτέλας Μορφοποίηση και διαλέξτε στυλ αναδίπλωσης. ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ΤΟΥ OFFICE Εργαλεία επεξεργασίας γραφικών Γ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 Έχει σημασία ποια λαβή χειρισμού χρησιμοποιώ για να αλλάζω το μέγεθος του γραφικού; Ναι. Αν πατήσετε και σύρετε κάποια από τις γωνιακές λαβές, τότε κατά την αλλαγή μεγέθους διατηρούνται οι αναλογίες των διαστάσεων του γραφικού. Με τις λαβές που βρίσκονται στην επάνω, τη δεξιά, την κάτω και την αριστερή πλευρά του γραφικού αλλάζετε μόνο το πλάτος ή το ύψος του γραφικού, το οποίο θα παραμορφωθεί

6 Περιεχόμενα Μέρος I Κεφάλαιο 1 Λειτουργίες του Office Τα βασικά του Office Εκκίνηση και τερματισμός εφαρμογών του Office Περιήγηση στα παράθυρα προγραμμάτων Χρήση της προβολής Backstage Αλλαγή του συνδυασμού χρωμάτων Εύρεση μιας διαταγής στην Κορδέλα Χρήση της Κορδέλας Προσαρμογή της γραμμής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης Χρήση προγραμμάτων του Office σε tablet PC Κεφάλαιο 2 Χρήση αρχείων Δημιουργία νέου αρχείου Αποθήκευση αρχείου Άνοιγμα αρχείου Εκτύπωση αρχείου Έλεγχος αρχείων για κρυφά ή προσωπικά δεδομένα Αποστολή αρχείου μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Επιλογή δεδομένων Αποκοπή, αντιγραφή και επικόλληση δεδομένων Τακτοποίηση παραθύρων στην οθόνη... 50

7 Κεφάλαιο 3 Εργαλεία επεξεργασίας γραφικών Εισαγωγή εικόνας Εισαγωγή εικόνας από το Διαδίκτυο Αλλαγή μεγέθους και μετακίνηση αντικειμένων Μέθοδοι επεξεργασίας και τροποποίησης γραφικών Κεφάλαιο 4 Χρήση αρχείων του Office μέσω του Διαδικτύου Το Office στο «νέφος» Σύνδεση στο Office Κοινή χρήση εγγράφου μέσα από το Office Λήψη εφαρμογών από το Office Store Σύνδεση στο OneDrive Χρήση διαδικτυακών εφαρμογών του Office μέσω του OneDrive Χρήση προγραμμάτων του Office μέσω του OneDrive Αποστολή εγγράφων στο OneDrive Κοινή χρήση εγγράφου μέσα από το OneDrive... 76

8 Περιεχόμενα Μέρος II Κεφάλαιο 5 Word Προσθήκη κειμένου Αλλαγή της προβολής του Word Πληκτρολόγηση και επεξεργασία κειμένου Εισαγωγή Γρήγορων Τμημάτων Εισαγωγή συμβόλων Δημιουργία δημοσίευσης ιστολογίου Κεφάλαιο 6 Μορφοποίηση κειμένου Αλλαγή γραμματοσειράς, μεγέθους και χρώματος του κειμένου Στοίχιση κειμένου Ρύθμιση διάστιχου και αποστάσεων παραγράφων Εσοχή κειμένου Ορισμός στηλοθετών Ρύθμιση περιθωρίων Δημιουργία λίστας Αντιγραφή μορφοποίησης Απαλοιφή μορφοποίησης Χρήση στυλ μορφοποίησης Χρήση προτύπων...108

9 Κεφάλαιο 7 Προσθήκη επιπλέον στοιχείων Εισαγωγή βίντεο από το Διαδίκτυο Χρήση θεμάτων Προσθήκη περιγραμμάτων Δημιουργία στηλών Εισαγωγή πίνακα Εφαρμογή στυλ πινάκων Εισαγωγή γραμμών ή στηλών σε πίνακα Προσθήκη κεφαλίδων και υποσέλιδων Εισαγωγή υποσημειώσεων και σημειώσεων τέλους Εισαγωγή αρίθμησης και αλλαγών σελίδων Σημείωση καταχωρίσεων ευρετηρίου Δημιουργία ευρετηρίου Δημιουργία πίνακα περιεχομένων Δημιουργία βιβλιογραφίας Κεφάλαιο 8 Έλεγχος και αναθεώρηση εγγράφων Εργασία στην προβολή της λειτουργίας Ανάγνωσης Εύρεση και αντικατάσταση κειμένου Περιήγηση στο περιεχόμενο ενός εγγράφου Ορθογραφικός έλεγχος Χρήση της Αυτόματης Διόρθωσης Χρήση του Θησαυρού και του Λεξικού του Word Μετάφραση κειμένου Παρακολούθηση και έλεγχος αλλαγών στο έγγραφο Κλείδωμα της Παρακολούθησης αλλαγών Συνδυασμός διορθώσεων και σχολίων από πολλούς αναθεωρητές Χρήση σχολίων...158

10 Περιεχόμενα Μέρος III Κεφάλαιο 9 Excel Δημιουργία λογιστικών φύλλων Καταχώριση δεδομένων σε κελιά Επιλογή κελιών Καταχώριση δεδομένων με τη λειτουργία Αυτόματης Συμπλήρωσης Ενεργοποίηση αναδίπλωσης κειμένου Κεντρική στοίχιση δεδομένων σε στήλες Ρύθμιση στοίχισης κελιών Αλλαγή γραμματοσειράς και μεγέθους Αλλαγή μορφής αριθμών Αύξηση ή μείωση δεκαδικών ψηφίων Προσθήκη περιγραμμάτων και σκίασης κελιών Στυλ μορφοποίησης δεδομένων Εφαρμογή μορφοποίησης υπό όρους Προσθήκη στηλών και γραμμών Αλλαγή μεγέθους στηλών και γραμμών Σταθεροποίηση τίτλων στηλών και γραμμών στην οθόνη Ονομασία περιοχών κελιών Απαλοιφή περιεχομένων και διαγραφή κελιών Διαίρεση και μορφοποίηση στηλών με δεδομένα...190

11 Κεφάλαιο 10 Τα βασικά των λογιστικών φύλλων Προσθήκη φύλλου εργασίας Ονομασία φύλλων εργασίας Αλλαγή επιλογών διαμόρφωσης σελίδας Μετακίνηση και αντιγραφή φύλλων εργασίας Διαγραφή φύλλων εργασίας Εύρεση και αντικατάσταση δεδομένων Δημιουργία πινάκων Φιλτράρισμα και ταξινόμηση στοιχείων πίνακα Γρήγορη ανάλυση δεδομένων Επιλογές Γρήγορης Ανάλυσης Παρακολούθηση και έλεγχος αλλαγών σε φύλλα εργασίας Εισαγωγή σχολίου Κεφάλαιο 11 Χρήση μαθηματικών τύπων και συναρτήσεων Χρήση μαθηματικών τύπων Δημιουργία μαθηματικών τύπων Χρήση απόλυτων και σχετικών αναφορών κελιών Κατανόηση των συναρτήσεων Χρήση συναρτήσεων Εύρεση αθροίσματος με τη συνάρτηση Αυτόματης Άθροισης Έλεγχος φύλλου εργασίας για σφάλματα...222

12 Περιεχόμενα Κεφάλαιο 12 Χρήση γραφημάτων Δημιουργία γραφημάτων Μετακίνηση και αλλαγή μεγέθους γραφημάτων Αλλαγή τύπου γραφήματος Αλλαγή στυλ γραφήματος Αλλαγή διάταξης γραφήματος Προσθήκη στοιχείων γραφήματος Μορφοποίηση αντικειμένων γραφημάτων Αλλαγή δεδομένων γραφήματος Προβολή τάσεων δεδομένων με γραφήματα Sparkline Χρήση Συγκεντρωτικών Πινάκων Δημιουργία Συγκεντρωτικών Πινάκων Δημιουργία Συγκεντρωτικών Γραφημάτων Εισαγωγή Αναλυτών Συγκεντρωτικών Πινάκων Μέρος IV Κεφάλαιο 13 PowerPoint Δημιουργία παρουσιάσεων Δημιουργία νέας παρουσίασης Δημιουργία παρουσίασης άλμπουμ φωτογραφιών Αλλαγή προβολής στο PowerPoint Εισαγωγή διαφανειών Αλλαγή διάταξης διαφανειών Αλλαγή μεγέθους διαφανειών...256

13 Κεφάλαιο 14 Προσθήκη περιεχομένου στις διαφάνειες Προσθήκη και επεξεργασία κειμένου διαφανειών Αλλαγή γραμματοσειράς, μεγέθους και χρώματος του κειμένου Εφαρμογή θεμάτων Ρύθμιση διάστιχου και αποστάσεων Στοίχιση κειμένου Προσθήκη πλαισίου κειμένου σε διαφάνεια Προσθήκη πίνακα σε διαφάνεια Προσθήκη γραφήματος σε διαφάνεια Προσθήκη αποσπάσματος βίντεο σε διαφάνεια Μετακίνηση αντικειμένων μιας διαφάνειας Αλλαγή μεγέθους αντικειμένων μιας διαφάνειας Κεφάλαιο 15 Σύνθεση και παρουσίαση προβολής διαφανειών Αναδιοργάνωση διαφανειών Εκ νέου χρησιμοποίηση διαφανειών Οργάνωση διαφανειών σε ενότητες Εφέ μετάβασης διαφανειών Προσθήκη εφέ κίνησης Δημιουργία προσαρμοσμένων εφέ κίνησης Ηχογράφηση αφήγησης Επιλογή μουσικής επένδυσης Δημιουργία σημειώσεων ομιλητή Πρόβα παρουσίασης Εκτέλεση παρουσίασης Έλεγχος και αναθεώρηση παρουσίασης Δημιουργία πακέτου παρουσίασης σε CD Προβολή παρουσίασης μέσω Διαδικτύου...302

14 Περιεχόμενα Μέρος V Κεφάλαιο 16 Access Οι κύριες έννοιες των βάσεων δεδομένων Κατανόηση των κύριων εννοιών των βάσεων δεδομένων Δημιουργία βάσης δεδομένων με βάση ένα πρότυπο Δημιουργία κενής βάσης δεδομένων Δημιουργία νέου πίνακα Αλλαγή προβολών πίνακα Προσθήκη πεδίου σε πίνακα Διαγραφή πεδίου από πίνακα Απόκρυψη πεδίου πίνακα Μετακίνηση πεδίου πίνακα Δημιουργία φόρμας Αλλαγή προβολής φόρμας Μετακίνηση πεδίου φόρμας Διαγραφή πεδίου φόρμας Εφαρμογή θέματος βάσης δεδομένων Μορφοποίηση πεδίων φόρμας Προσθήκη εικόνας φόντου Κεφάλαιο 17 Προσθήκη και εύρεση δεδομένων, και δημιουργία ερωτημάτων Προσθήκη εγγραφών μέσω πίνακα Προσθήκη εγγραφών μέσω φόρμας Περιήγηση στις εγγραφές μέσω φόρμας Αναζήτηση εγγραφών μέσω φόρμας Διαγραφή εγγραφών πίνακα Διαγραφή εγγραφών μέσω φόρμας Ταξινόμηση εγγραφών Φιλτράρισμα εγγραφών...338

15 Εφαρμογή μορφοποίησης υπό όρους Δημιουργία απλού ερωτήματος Δημιουργία εκθέσεων Μέρος VII Κεφάλαιο 18 Outlook Οργάνωση με το Outlook Περιήγηση στο Outlook Προγραμματισμός συναντήσεων Δημιουργία νέων επαφών Δημιουργία νέων εργασιών Προσθήκη σημειώσεων Προσαρμογή της γραμμής Περιήγησης Συνοπτική προβολή συναντήσεων και εργασιών Αναζήτηση στα στοιχεία του Outlook Χρήση της Γραμμής εκκρεμών εργασιών Σύνδεση επαφών Κεφάλαιο 19 Ηλεκτρονική αλληλογραφία με το Outlook Σύνταξη και αποστολή μηνυμάτων Αποστολή συνημμένων αρχείων Ανάγνωση εισερχόμενων μηνυμάτων Απάντηση σε μηνύματα ή προώθηση Προσθήκη αποστολέων στις επαφές του Outlook Διαγραφή μηνυμάτων Χρήση συνομιλιών Διαλογή ανεπιθύμητης αλληλογραφίας Δημιουργία κανόνων...382

16 Περιεχόμενα Μέρος VII Κεφάλαιο 20 Publisher Τα βασικά του Publisher Δημιουργία δημοσιεύσεων Μεγέθυνση και σμίκρυνση Προσθήκη κειμένου Προσθήκη νέου πλαισίου κειμένου Εναλλαγή εικόνων Αποθήκευση δημοσίευσης για ψηφιακή εκτύπωση Κεφάλαιο 21 Προσαρμογή δημοσιεύσεων Αλλαγή γραμματοσειράς, μεγέθους και χρώματος του κειμένου Εφαρμογή εφέ κειμένου Αλλαγή στοίχισης κειμένου Προσθήκη περιγραμμάτων Ρύθμιση της αναδίπλωσης κειμένου Σύνδεση πλαισίων κειμένου Επεξεργασία φόντου Προσθήκη μπλοκ δόμησης Δημιουργία μπλοκ δόμησης...410

17 Μέρος VIII Κεφάλαιο 22 OneNote Δημιουργία σημειώσεων με το OneNote Περιήγηση στο OneNote Εισαγωγή σημειώσεων με το πληκτρολόγιο και δημιουργία χειρόγραφων σημειώσεων Εισαγωγή και μορφοποίηση πινάκων Επισύναψη αρχείων σε σημειώσεις Δημιουργία Γρήγορων Σημειώσεων Εισαγωγή αποσπασμάτων οθόνης Καταγραφή ηχογραφημένων σημειώσεων Κεφάλαιο 23 Οργάνωση και κοινή χρήση σημειώσεων Δημιουργία νέου σημειωματαρίου Δημιουργία νέας ενότητας Δημιουργία νέας σελίδας Μετονομασία ενοτήτων και σελίδων Ομαδοποίηση ενοτήτων Αναζήτηση στις σημειώσεις Αναζήτηση για πρόσφατες τροποποιήσεις Ρύθμιση επιλογών συγχρονισμού Κοινή χρήση σημειώσεων με άτομα που δεν έχουν το OneNote Ευρετήριο

18 ΜΈΡΟΣ Ι Λειτουργίες του Office Όλες οι εφαρμογές του Office 2016 έχουν κοινή όψη και αίσθηση. Σε κάθε πρόγραμμα θα βρείτε πολλές κοινές λειτουργίες, όπως την Κορδέλα, τη γραμμή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης, τα στοιχεία ελέγχου των παραθύρων και την καρτέλα Αρχείο. Πολλές από τις εργασίες που εκτελείτε, όπως η δημιουργία και η χρήση αρχείων, γίνονται με τις ίδιες διαδικασίες σε όλα τα προγράμματα του Office. Σε αυτό το μέρος του βιβλίου θα μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε τις πιο συνηθισμένες δυνατότητες του Office και πώς να εκτελείτε βασικές εργασίες.

19 Κεφάλαιο 1: Τα βασικά του Office Κεφάλαιο 2: Χρήση αρχείων Κεφάλαιο 3: Εργαλεία επεξεργασίας γραφικών Κεφάλαιο 4: Χρήση αρχείων του Office μέσω του Διαδικτύου... 60

20 Εκκίνηση και τερματισμός εφαρμογών του Office Το Office 2016 απαιτεί επεξεργαστή αρχιτεκτονικής 32 bit ή 64 bit και ταχύτητας τουλάχιστον 1 GHz, καθώς και 1 ή 2 GB μνήμη RAM, ανάλογα με την ταχύτητα του επεξεργαστή. Στο σύστημά σας πρέπει να είναι εγκατεστημένη κάποια έκδοση των Windows (Windows 7, Windows 8, Windows 10, Windows Server 2008 R2 ή Windows Server 2012). Σε αυτή την ενότητα θα χρησιμοποιήσουμε την Access για να δούμε πώς ανοίγουμε μια εφαρμογή του Office στα Windows 10. Όταν ανοίγει ένα πρόγραμμα του Office, εμφανίζεται η οθόνη έναρξής του, με την οποία μπορείτε είτε να βρείτε ένα έγγραφο που χρησιμοποιήσατε πρόσφατα είτε να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο. Στο Κεφάλαιο 2 θα δείτε και άλλους τρόπους για να δημιουργείτε και να ανοίγετε έγγραφα. Ξεκινήστε και τερματίστε εφαρμογές του Office 1 Πατήστε στο κουμπί Έναρξη των Windows. A Θα εμφανιστεί το μενού Έναρξη των Windows. 1 Σημείωση: Κατά τον χρόνο έκδοσης του βιβλίου, η ελληνική γλώσσα δεν υποστηρίζεται από το βοήθημα φωνητικής αναζήτησης των Windows 10, Cortana. Σε επόμενες ενημερώσεις του λειτουργικού συστήματος θα προστεθούν και τα ελληνικά, οπότε θα μπορείτε να χρησιμοποιείτε φωνητικές διαταγές για τις αναζητήσεις σας. A 20

21 ΛΕΙΤΟΥΡΓΊΕΣ ΤΟΥ OFFICE Τα βασικά του Office ΚΕΦΆΛΑΙΟ 1 2 Ξεκινήστε να πληκτρολογείτε το όνομα του προγράμματος. Για το παράδειγμά μας, ξεκινήστε να πληκτρολογείτε τα πρώτα γράμματα της λέξης Access. B Θα εμφανιστεί ένας κατάλογος με επιλογές που ταιριάζουν με τη λέξη που πληκτρολογήσατε. 3 Πατήστε στην επιλογή που αντιστοιχεί στο πρόγραμμα το οποίο θέλετε να ανοίξετε. Το πρόγραμμα θα ανοίξει εμφανίζοντας την οθόνη έναρξής του, από την οποία μπορείτε να δημιουργήσετε νέα έγγραφα ή να ανοίξετε ήδη υπάρχοντα. Για άλλους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να ανοίγετε έγγραφα, συμβουλευτείτε το Κεφάλαιο 2. Γ Από αυτό το τμήμα παραθύρου μπορείτε να ανοίξετε ένα υπάρχον έγγραφο. Δ Από αυτό το τμήμα μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο. Γ Ε Εδώ φαίνεται αν έχετε συνδεθεί στο Office 365. Σημείωση: Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη σύνδεση στο Office 365 δείτε το Κεφάλαιο B E Ζ Δ Ζ Για να βγείτε από το πρόγραμμα, πατήστε στο κουμπί Κλείσιμο ( ). Σημείωση: Αν το κουμπί Κλείσιμο ( ) δεν φαίνεται στην οθόνη, μετακινήστε τον δείκτη του ποντικιού ( ) στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης για να εμφανιστεί. ΣΥΜΒΟΥΛΉ Μπορώ να δημιουργώ συντομεύσεις για να ανοίγω τις εφαρμογές του Office; Μπορείτε, αλλά είναι πιο εύκολο να «καρφιτσώνετε» τις εφαρμογές στη γραμμή εργασιών των Windows ή στο μενού Έναρξη. Ακολουθήστε τα βήματα 1 και 2 αυτής της ενότητας. Μετά πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στο όνομα του προγράμματος όπως εμφανίζεται στον κατάλογο. Στο μενού που εμφανίζεται, πατήστε σε κάποια από τις επιλογές Καρφίτσωμα στη γραμμή εργασιών ή Καρφίτσωμα στην Έναρξη. Τα Windows 10 θα «καρφιτσώσουν» το πρόγραμμα στη γραμμή εργασιών ή στο μενού Έναρξη, αντίστοιχα. Για να ανοίξετε το πρόγραμμα, απλώς πατήστε στο αντίστοιχο κουμπί που υπάρχει στη γραμμή εργασιών ή στο μενού Έναρξη. Τα προγράμματα που είναι καρφιτσωμένα στο μενού Έναρξη εμφανίζονται στο δεξιό μέρος του ως πλακίδια. 21

22 Περιήγηση στα παράθυρα προγραμμάτων Όλα τα προγράμματα του Office έχουν την ίδια εμφάνιση και πολλές ίδιες λειτουργίες. Αν μάθετε πού βρίσκονται τα διάφορα στοιχεία σε μία εφαρμογή του Office, τότε εύκολα μπορείτε να περιηγείστε με τον ίδιο τρόπο και στις υπόλοιπες. Τέτοιες κοινές λειτουργίες είναι, μεταξύ άλλων, οι ράβδοι κύλισης, η Κορδέλα και η γραμμή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης. Η Κορδέλα περιλαμβάνει τις διαταγές που σύμφωνα με τους δημιουργούς του Office θα χρησιμοποιείτε πιο συχνά, ενώ και η γραμμή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης περιέχει τις πλέον συνηθισμένες διαταγές. Μπορείτε όμως να προσαρμόσετε και τα δύο στοιχεία στις ανάγκες σας. Α Γραμμή τίτλου Εδώ εμφανίζεται το όνομα του B A E Δ ανοιγμένου αρχείου και του προγράμματος του Office. Γ Β Γραμμή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης Περιέχει κουμπιά για γρήγορη πρόσβαση σε πολύ συνηθισμένες διαταγές, όπως Αποθήκευση, Αναίρεση και Επανάληψη. Γ Κορδέλα Περιέχει ομάδες σχετικών μεταξύ τους διαταγών, οργανωμένων σε καρτέλες. Κάθε καρτέλα περιλαμβάνει κουμπιά με τα οποία Η Θ εκτελείτε συνήθεις εργασίες. Ζ Δ Χειριστήρια παραθύρου προγράμματος Με αυτά τα κουμπιά μπορείτε να ρυθμίζετε την εμφάνιση του παραθύρου κάθε προγράμματος. Μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε την Κορδέλα και επίσης να ελαχιστοποιήσετε το παράθυρο προγράμματος, να το μεγιστοποιήσετε ή να το κλείσετε. Ε Ένδειξη σύνδεσης στο Office 365 Αν εδώ βλέπετε το όνομά σας, τότε έχετε συνδεθεί στο Office 365. Όταν πατάτε με τον δείκτη του ποντικιού στο όνομά σας, εμφανίζεται ένα μενού από το οποίο μπορείτε να διαχειρίζεστε τις ρυθμίσεις του προσωπικού σας λογαριασμού Microsoft ή να συνδεθείτε σε έναν άλλο λογαριασμό Microsoft. Αν δεν έχετε συνδεθεί στο Office 365, τότε εδώ εμφανίζεται ο σύνδεσμος Είσοδος. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη σύνδεση στο Office 365 δείτε το Κεφάλαιο 4. Ζ Γραμμή κατάστασης Εδώ εμφανίζονται πληροφορίες για το τρέχον έγγραφο Office. Η Συντομεύσεις προβολών Με αυτές τις συντομεύσεις μπορείτε να αλλάζετε την προβολή του εγγράφου. Θ Χειριστήρια ζουμ Από εδώ αλλάζετε τον βαθμό μεγέθυνσης του εγγράφου. 22

23 ΚΕΦΆΛΑΙΟ Χρήση της προβολής Backstage 1 Για να ανοίξετε την προβολή Backstage, πατήστε στην καρτέλα Αρχείο. Στην προβολή Backstage υπάρχουν διάφορες επιλογές με τις οποίες μπορείτε να ανοίγετε, να αποθηκεύετε και να τυπώνετε έγγραφα, να διαγράφετε προσωπικά δεδομένα και να διανέμετε έγγραφα. Επιπλέον, μπορείτε να ρυθμίζετε τις επιλογές που καθορίζουν τη συμπεριφορά των προγραμμάτων του Office. Εξάλλου, από την προβολή Backstage μπορείτε να χειρίζεστε τους φακέλους του σκληρού δίσκου ή του δικτύου στους οποίους αποθηκεύετε έγγραφα, και επίσης να διαχειρίζεστε τον λογαριασμό σας στο Office 365. Χρησιμοποιήστε την προβολή Backstage 1 Για να ανοίξετε την προβολή Backstage, πατήστε στην καρτέλα Αρχείο. 1 Α Εδώ εμφανίζονται οι πιο συνηθισμένες διαταγές διαχείρισης αρχείων και προγραμμάτων. Β Εδώ εμφανίζονται κουμπιά στα οποία μπορείτε να πατάτε. Γ Εδώ εμφανίζονται πληροφορίες σχετικά με το κουμπί στο οποίο έχετε πατήσει. Οι πληροφορίες που εμφανίζονται στο δεξιό τμήμα διαφέρουν ανάλογα με το κουμπί. Σημείωση: Οι διαταγές Νέο, Κλείσιμο και Επιλογές δεν εμφανίζουν επιπλέον κουμπιά ή πληροφορίες, αλλά εκτελούν απευθείας άλλες ενέργειες. 2 Για να επιστρέψετε στο ανοιχτό έγγραφο, πατήστε στο κουμπί Πίσω ( ). A 2 B Γ 23

24 Αλλαγή του συνδυασμού χρωμάτων Με τα θέματα και τα σχέδια φόντου του Office μπορείτε να αλλάζετε την εμφάνιση της οθόνης των προγραμμάτων. Τα θέματα ρυθμίζουν τον συνδυασμό χρωμάτων κάθε προγράμματος, ενώ τα σχέδια φόντου προσθέτουν μια ιδιαίτερη νότα στην οθόνη εργασίας σας. Με τους συνδυασμούς χρωμάτων μπορείτε να βλέπετε πιο ευκρινώς τα στοιχεία που εμφανίζονται στην οθόνη, αλλά τα σχέδια φόντου ίσως να αποσπούν την προσοχή σας. Μπορείτε να χρησιμοποιείτε τα θέματα ακόμα και χωρίς να συνδεθείτε στο Office 365. Δεν ισχύει το ίδιο για τα σχέδια φόντου, τα οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μόνο αφού συνδεθείτε. Για πληροφορίες σχετικά με τη σύνδεση στο Office 365 και την έξοδο από αυτό, δείτε το Κεφάλαιο 4. Αλλάξτε τον συνδυασμό χρωμάτων Σημείωση: Βεβαιωθείτε ότι έχετε συνδεθεί στο Office 365. Για περισσότερες πληροφορίες δείτε το Κεφάλαιο Ανοίξτε την προβολή Backstage πατώντας στην καρτέλα Αρχείο. 2 Πατήστε στην επιλογή Λογαριασμός. 3 Πατήστε στο βέλος της επιλογής Θέμα του Office ( ). 4 Επιλέξτε ένα θέμα του Office. Τα χρώματα του προγράμματος θα αλλάξουν

25 ΛΕΙΤΟΥΡΓΊΕΣ ΤΟΥ OFFICE Τα βασικά του Office ΚΕΦΆΛΑΙΟ 1 Σημείωση: Μερικές αλλαγές που γίνονται από κάποια θέματα δεν είναι άμεσα εμφανείς. 5 Πατήστε στο βέλος της επιλογής Φόντο του Office ( ). 6 Επισημάνετε με τον δείκτη του ποντικιού ( ) μια επιλογή από το μενού που εμφανίζεται. Α Στο επάνω μέρος του παραθύρου θα εμφανιστεί ένα σχέδιο φόντου. Το σχέδιο παραμένει στην οθόνη καθώς επεξεργάζεστε τα έγγραφα. 7 Επιλέξτε το σχέδιο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ή πατήστε στην επιλογή Χωρίς φόντο. 8 Για να επιστρέψετε στο έγγραφο, πατήστε στο κουμπί Πίσω ( ). Θα εμφανιστούν το θέμα και η εικόνα φόντου που επιλέξατε. Β Η εικόνα φόντου φαίνεται πίσω από τη γραμμή τίτλου και τις καρτέλες της Κορδέλας A B ΣΥΜΒΟΥΛΉ Τι θα συμβεί αν επιλέξω μια εικόνα φόντου του Office και μετά αποσυνδεθώ από το Office 365; Η εικόνα φόντου δεν θα εμφανίζεται πια στο πρόγραμμα, αλλά θα εμφανιστεί ξανά μόλις συνδεθείτε ξανά στο Office 365. Παρόμοια, οι αλλαγές θεμάτων που κάνετε ενώ έχετε συνδεθεί στο Office 365 χάνονται όταν αποσυνδέεστε. Για να επιλέξτε θέμα, όμως, δεν είναι απαραίτητο να έχετε συνδεθεί στο Office 365. Αρκεί απλώς να ολοκληρώσετε τα βήματα 1 έως 4. 25

26