Πληροφοριακά Συστήµατα και οργανισµοί. Κεφάλαιο 3. Ευαγγελάτος Ανδρέας

Transcript

1 Κεφάλαιο 3 Πληροφοριακά Συστήµατα και οργανισµοί Ο επίδραση των Πληροφοριακών Συστηµάτων στην διοικητική λειτουργία των οργανισµών Ευαγγελάτος Ανδρέας Εργαστήριο Πολυµέσων Επικοινωνίας

2 1. Εκπαιδευτικοί στόχοι του κεφαλαίου Μετά την ολοκλήρωση του παρόντος κεφαλαίου θα πρέπει: 1. Να κατανοείται την έννοια του οργανισµού. 2. Να είστε ικανοί να αναλύσετε την σχέση µεταξύ ενός ΠΣ και του οργανισµού στον οποίο ανήκει. 3. Να κατανοείται τις βασικές θεωρίες που ερµηνεύουν τους τρόπους µε τους οποίους τα ΠΣ επηρεάζουν τους οργανισµούς. 4. Να κατανοείται τον βασικό µηχανισµό λήψης διοικητικών αποφάσεων στους οργανισµούς. 5. Να κατανοείται τον βασικό µηχανισµό της επίδρασης ενός ΠΣ στην διαδικασία λήψης διοικητικών αποφάσεων σε έναν οργανισµό. 6. Να κατανοείται την επίδραση που µπορεί να έχουν τα ΠΣ στην διαδικασία της λήψης αποφάσεων από την διοίκηση ενός οργανισµού. 2

3 2. Αµφίδροµη σχέση οργανισµού και ΠΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ: ΠΑΡΕΜΒΑΛΟΜΕΝΟΙ ΠΑΡΑΓΟΝΤΕΣ Μια σταθερή και τυπική κοινωνική δοµή, η οποίααντλεί πόρους από το περιβάλλον και τους επεξεργάζεται προκειµένου να παράγει προϊόντα ή υπηρεσίες. ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΙ Περιβάλλον Κουλτούρα οµή Προτυποποιηµένες διαδικασίες Πολιτικές ιοικητικές αποφάσεις Αλλαγή ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ Βλέπε Laudon & Laudon σελ. 85 3

4 3. Τεχνικός ορισµός του οργανισµού ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ: Μια σταθερή και τυπική κοινωνική δοµή, η οποίααντλεί πόρους από το περιβάλλον και τους επεξεργάζεται προκειµένου να παράγει προϊόντα ή υπηρεσίες. Εισφορές από το Περιβάλλον Κεφάλαιο Εργασία Οργανισµός Παραγωγική διαδικασία Προϊόντα στο Περιβάλλον Προϊόντα Υπηρεσίες Βλέπε Laudon & Laudon σελ

5 3. Τεχνικός ορισµός του οργανισµού ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ: Μια σταθερή και τυπική κοινωνική δοµή, η οποίααντλεί πόρους από το περιβάλλον και τους επεξεργάζεται προκειµένου να παράγει προϊόντα ή υπηρεσίες. Εισφορές από το Περιβάλλον Κεφάλαιο Εργασία Οργανισµός Παραγωγική διαδικασία οµικά χαρακτηριστικά Ιεραρχία Καταµερισµός εργασίας Κανόνες, όροι Επιχειρηµατικές διαδικασίες Προτυποποιηµένες διαδικασίες ικαιώµατα / υποχρεώσεις Προνόµια / ευθύνες Κουλτούρα Αξίες Πρότυπα Άνθρωποι Βλέπε Laudon & Laudon σελ Προϊόντα στο Περιβάλλον Προϊόντα Υπηρεσίες 5

6 4. οµικά χαρακτηριστικά των οργανισµών Σύµφωνα µε τον Max Weber (1911), όλοι οι οργανισµοί έχουν κάποια κοινά χαρακτηριστικά. Αυτά τα κοινά χαρακτηριστικά των οργανισµών που περιγράφονται κατωτέρω είναι 6, η ύπαρξητουςδε, µας επιτρέπει να µιλούµε για µια «γραφειοκρατία»: 1. Σαφής καταµερισµός των εργασιών του οργανισµού και εξειδίκευση εργαζοµένων ως προς το είδος της απασχόλησης τους. 2. Ύπαρξη διοικητικής ιεραρχίας µε σαφή εξουσιοδότηση, η οποία προκύπτει από το επίπεδο της ιεραρχίας. 3. Ρητοί κανόνες και διαδικασίες που καθορίζουν τον τρόπο διεκπεραίωσης τωνδιαφόρωνυποθέσεων. 4. Λήψη αποφάσεων µε αµερόληπτες κρίσεις οι οποίες εξασφαλίζουν την ισότιµη αντιµετώπιση όλων. 5. Το προσωπικό προσλαµβάνεται και προωθείται µε βάση τα τεχνικά του προσόντα και τον επαγγελµατισµό του. 6. Ο οργανισµός είναι αφοσιωµένος στην αρχή της αποδοτικότητας «µεγιστοποίηση του αποτελέσµατος µε περιορισµένη χρήση των πόρων». Βλέπε Laudon & Laudon σελ

7 5. Προτυποποιηµένες διαδικασίες σε οργανισµούς Οι οργανισµοί που επιβιώνουν σε βάθος χρόνου προκειµένου να δηµιουργήσουν τα προϊόντα και τις υπηρεσίες τους εφαρµόζουν κάποιες διαδικασίες που είναι τυποποιηµένες εξασφαλίζοντας µεγαλύτερη αποδοτικότητα και αποτελεσµατικότητα. Οι διαδικασίες αυτές ονοµάζονται τυποποιηµένες διαδικασίες λειτουργίας (Standard Operating Procedures ή SOP) και αποτελούνται από λεπτοµερείς κανόνες διαδικασίες και πρακτικές οι οποίες έχουν αναπτυχθεί σε βάθος χρόνου προκειµένου ο οργανισµός ν ανταποκρίνεται πρακτικά στις καταστάσεις τις οποίες αντιµετωπίζει. Οι τυποποιηµένες διαδικασίες λειτουργίας ενός οργανισµού είναι πιθανόν να είναι αποτυπωµένες γραπτώς, τις περισσότερες όµως φορές είναι ανεπίσηµοι εµπειρικοί κανόνες οι οποίοι µεταδίδονται ενδοεταιρικά µε βάση την εφαρµοζόµενη πρακτική. Η αποδοτικότητα των οργανισµών συνδέεται στενά µε την εφαρµογή των τυποποιηµένων διαδικασιών λειτουργίας και γι αυτό κάθε αλλαγή τους απαιτεί τεράστια οργανωτική προσπάθεια. Βλέπε Laudon & Laudon σελ

8 6. Κουλτούρα ενός οργανισµού Η κουλτούρα ενός οργανισµού είναι το σύνολο των θεµελιωδών υποθέσεων σχετικά µε τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που παράγει ο συγκεκριµένος οργανισµός, καιοιοποίεςθεωρούνταιεντελώςδεδοµένες (προφανείς) µε συνέπεια σπάνια να ανακοινώνονται ή να συζητιούνται δηµόσια. Για παράδειγµα µερικές από τις θεµελιώδεις υποθέσεις της πανεπιστηµιακής ζωής (µέρος της κουλτούρας του οργανισµού του ΟΠΑ) είναι: 1. Οι καθηγητές γνωρίζουν περισσότερα από τους σπουδαστές. 2. Ο λόγος που οι σπουδαστές παρακολουθούν τα µαθήµατα είναι για κατανοήσουν καλύτερα την διδασκόµενη ύλη. 3. Οι εξετάσεις είναι αδιάβλητες. Η κουλτούρα ενός οργανισµού όµως είναι ένας ισχυρός ανασχετικός παράγοντας στην περίπτωση της προσπάθειας εφαρµογής τεχνολογικών αλλαγών στον οργανισµό αυτό. Βλέπε Laudon & Laudon σελ

9 7. Σχέση οργανισµού και περιβάλλοντος Ο ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ & ΤΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΤΟΥ Τα διάφορα ΠΣ ενός οργανισµού τον βοηθούν να αντιλαµβάνεται τις αλλαγές του περιβάλλοντος και τις αναµενόµενες επιπτώσεις στον ίδιο. Τα ΠΣ λειτουργούν σαν φίλτρο παρουσιάζοντας την αναγκαία πληροφόρηση. Όµως τα ΠΣ δεν αντανακλούν την πραγµατικότητα αλλά την διάθλασήτης µέσα από πρίσµατα που έχει καθορίσει ο ίδιος ο οργανισµός (δοµή, κουλτούρα, κλπ). ΤΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ: ΠΟΡΟΙ & ΕΜΠΟ ΙΑ ΚΡΑΤΙΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΑΝΤΑΓΩΝΙΣΤΕΣ ΠΕΛΑΤΕΣ ΧΡΗΜΑΤΟΠΙΣΤΩΤΙΚΟΙ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΙ ΚΟΥΛΤΟΥΡΑ ΓΝΩΣΗ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ Βλέπε Laudon & Laudon σελ

10 8.α. Πως τα ΠΣ επηρεάζουν οργανισµούς / Οικονοµικές Θεωρίες ΘΕΩΡΙΑ ΤΟΥ ΚΟΣΤΟΥΣ ΥΠΟΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ ΤΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ Σύµφωνα µε µικρο-οικονοµικό µοντέλο της επιχείρησης η τεχνολογία της πληροφορικής οδηγεί σε µείωση του αριθµού των εργαζοµένων, καθώς υποκαθιστά την εργασία τους. Με βάση την ανωτέρω οπτική ένα ΠΣ µπορεί να θεωρηθεί ως στοιχείο παραγωγικός παράγοντας ο οποίος µπορεί να υποκαταστήσει ελεύθερα κεφάλαιο και εργασία. Καθώς όµως το κόστος της πληροφορικής τεχνολογίας πέφτει αυτή υποκαθιστά εργασία, της οποία το κόστος παραδοσιακά ανεβαίνει. ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΕΡΓΑΣΙΑ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ (ΠΣ) ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ Βλέπε Laudon & Laudon σελ

11 8.α. Πως τα ΠΣ επηρεάζουν οργανισµούς / Οικονοµικές Θεωρίες ΘΕΩΡΙΑ ΤΟΥ ΚΟΣΤΟΥΣ ΣΥΝΑΛΛΑΓΩΝ Σύµφωνα µε την θεωρία του κόστους συναλλαγών οι οργανισµοί παραδοσιακά µεγάλωναν σε µέγεθος προκειµένου να µειώσουν το κόστος συναλλαγών. Κόστος Συναλλαγών Η τεχνολογία της πληροφορικής προσφέρει την δυνατότητα µείωσης του κόστους µετακινώντας την καµπύλη του κόστους συναλλαγών προς τα µέσα, καθώς δίνει την δυνατότητας αύξησης των εσόδων χωρίς περαιτέρω αύξηση του µεγέθους του οργανισµού, ή διατήρησης των εσόδων µε ταυτόχρονη µείωση του µεγέθους του οργανισµού. Κ1 Κ2 0 Τ2 Μέγεθος Επιχείρησης (Προσωπικό) Τ1 Βλέπε Laudon & Laudon σελ

12 8.α. Πως τα ΠΣ επηρεάζουν οργανισµούς / Οικονοµικές Θεωρίες ΘΕΩΡΙΑ ΤΟΥ ΚΟΣΤΟΥΣ ΑΝΤΙΠΤΟΣΩΠΕΥΣΗΣ Σύµφωνα µε την θεωρία του κόστους αντιπροσώπευσης οι οργανισµοί καθώς µεγαλώνουν σε µέγεθος και γίνονται πιο περίπλοκοι αντιµετωπίζουν αύξηση του κόστους αντιπροσώπευσης. Η τεχνολογία της πληροφορικής προσφέρει την δυνατότητα µείωσης του κόστους αντιπροσώπευσης µετακινώντας την καµπύλητου κόστους συναλλαγών κάτω δεξιά, καθώς δίνει την δυνατότητας ένα στέλεχος του οργανισµού να µπορεί να επιβλέψει ευκολότερα µεγαλύτερο αριθµόπροσωπικού. Κόστος αντιπροσώπευσης Κ1 Κ2 0 Τ1 Μέγεθος Επιχείρησης (Προσωπικό) Τ2 Βλέπε Laudon & Laudon σελ

13 8.β. Πως τα ΠΣ επηρεάζουν οργανισµούς / Συµπεριφορικές Θεωρίες ΜΕΙΩΣΗ ΤΟΥ ΕΝ ΙΑΜΕΣΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΣΤΗΝ ΙΕΡΑΡΧΙΑ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ Τα ΠΣ µειώνουντοκόστος απόκτησης και διανοµής των πληροφοριών απλοποιώντας την διαδικασία λήψης αποφάσεων στα µεσαία και τα κατώτερα διοικητικά επίπεδα. Έτσι η διοικητική δοµή µπορεί να γίνεται όλο και πιο επίπεδη. ΙΕΡΑΡΧΙΑ Βλέπε Laudon & Laudon σελ

14 8.β. Πως τα ΠΣ επηρεάζουν οργανισµούς / Συµπεριφορικές Θεωρίες ΑΝΤΙΣΤΑΣΗ ΣΤΙΣ ΑΛΛΑΓΕΣ Η τεχνολογία σχεδόν ποτέ µόνη της δεν µπορεί να οδηγήσει έναν οργανισµό σε αλλαγές. Τα υπόλοιπα βασικά στοιχεία απαραίτητα για την αλλαγή είναι οι άνθρωποι, η δοµή του οργανισµού και η κατανοµή του παραγόµενου έργου. Προκειµένου να επιτύχει η αλλαγή σε έναν οργανισµό πρέπει και τα τέσσερα στοιχεία ν αλλάξουν ταυτόχρονα. ΕΡΓΟ ΑΝΘΡΩΠΟΙ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ (ΠΣ) ΟΜΗ Βλέπε Laudon & Laudon σελ

15 9. Άσκηση εφαρµογής ΠΡΟΒΛΗΜΑ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ ΙΕΡΕΥΝΗΣΗ ΣΚΟΠΙΜΟΤΗΤΑΣ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΝΕΟΥ ΠΣ Η εταιρεία Χ έχει εργαζοµένους και αναζητά τρόπους µείωσης των λειτουργικών της δαπανών που αφορούν τηλεφωνικές κλήσεις µεταξύ των εργαζοµένων, καθώς και το κόστος της ενηµέρωσης τους ετησίως σχετικά µε την εταιρική πολιτική παροχών προς τους εργαζοµένους. Συγκεκριµένα τα κόστη είναι: Τηλεφωνικά έξοδα: Εγχειρίδια πολιτικών: 8,75 / ανά εγχειρίδιο Καθοδήγηση εργαζοµένου: 80 / ώρα συνάντησης Η επιχείρηση «σκέπτεται» να δηµιουργήσει ένα ΠΣ µε την µορφή ενδοδικτύου (intranet) το οποίο θα µπορούσε: 1. Να επιτρέπει την επικοινωνία µέσω µεταξύ των εργαζοµένων. 2. Να περιλαµβάνειτα εγχειρίδιασε ηλεκτρονική µορφή, πάντοτε αναθεωρηµένα. 3. Να δίνει στον κάθε εργαζόµενο την δυνατότητα να επιλέγει και να αναθεωρεί το προσωπικό του πρόγραµµα ασφάλισης και περίθαλψης. Η προϋπάρχουσα εµπειρία από την λειτουργία της επιχείρησης κάνει επιτρεπτές τις εξής υποθέσεις: Οιεργαζόµενοι µπορούν να χρησιµοποιούν το για να υποκαταστήσουν το 40% της τηλεφωνικής επικοινωνίας. Τα εγχειρίδια διανέµονται σε όλο το προσωπικό 1 φορά το χρόνο. Όλοι οι υπάλληλοι ασχολούνται µε την επανεξέταση των ασφαλιστικών & της περίθαλψης τους τουλάχιστον 1 φορά τον χρόνο. Εάν η ανάπτυξη του ενδοδικτύου θα κοστίσει , και θα απαιτεί για ετήσια συντήρηση τι θα συστήνατε να κάνει; (α) Να αναπτύξει ή όχι το ΠΣ και γιατί. (β) Τι µειονεκτήµατα και τι πλεονεκτήµατα θεωρείται ότι θα µπορούσαν να υπάρξουν στην περίπτωση που η επιχείρηση ανέπτυσσε το ΠΣ. (γ) Η απόφασησαςθα µπορούσε να ερµηνευτεί µε βάση τη θεωρία του κόστους συναλλαγών; Ναι ή όχι και γιατί. 15

16 Απορίες - Ερωτήσεις ΑΠΟΡΙΕΣ ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ:?????? 16