Εισαγωγή Αρχείων από Εμπορικό Epsilon

Transcript

1 Εισαγωγή Αρχείων από Εμπορικό Epsilon

2 Το συγκεκριμένο εγχειρίδιο δημιουργήθηκε για να βοηθήσει στην κατανόηση της διαδικασίας εισαγωγής αρχείου εγγραφών της Γενικής Λογιστικής από εφαρμογές της Business. Παρακάτω προτείνεται μια αλληλουχία ενεργειών την οποία ο χρήστης πρέπει να ακολουθήσει για να αξιοποιήσει τις δυνατότητες της εφαρμογής.

3 Με αυτή την επιλογή, ο χρήστης έχει την δυνατότητα να εισάγει, λογαριασμούς, συναλλασσομένους και εγγραφές από άλλες εμπορικές εφαρμογές της Epsilon Net. Το πρώτο παράθυρο που εμφανίζεται, αφού ο χρήστης επιλέξει από το Βασικό Μενού της εφαρμογής Business Λογιστικής «Εισαγωγή Εξαγωγή» «Σύνδεση με Epsilon Software» «Εισαγωγή Άρθρων». είναι το παρακάτω:

4 όπου επιλέγοντας επιλέγοντας «Επόμενο» προχωρά στο επόμενο στάδιο της διαδικασίας εισαγωγής.

5 Στο επόμενο παράθυρο, θα πρέπει ο χρήστης να αναζητήσει τον προορισμό στον οποίο έχει αποθηκευτεί το αρχείο που περιέχει τα δεδομένα από την άλλη εφαρμογή της Epsilon Software, είτε πληκτρολογώντας την είτε ορίζοντας την από την επιλογή φόρμας «Τελείες». Εφόσον επιλέξει κάποιο αρχείο της μορφής «*.export» και δίνοντας «Επόμενο» συνεχίζει στο επόμενο στάδιο της διαδικασίας.

6 3.1 Πεδίο: Παράμετροι Εισαγωγής Δεδομένων

7 Στο σημείο αυτό το πρόγραμμα μας δίνει την δυνατότητα ορισμού παραμέτρων εισαγωγής, όπου εμφανίζονται πληροφορίες από την βάση που έχει επιλεχθεί για την εισαγωγή δεδομένων. Συγκεκριμένα: 1. Στοιχεία Εταιρείας: Εδώ επιλέγεται η εταιρεία στην οποία θα γίνει εισαγωγή δεδομένων. Οι εταιρείες προς επιλογή ανήκουν σε ένα από τους παρακάτω κανόνες Α. εάν έχει επιλεχθεί αρχείο προς εισαγωγή κατάληξης LD το οποίο έχει εξαχθεί από το μενού «εξαγωγή εγγραφών» της Λογιστικής, τότε σε εισαγωγή σε λογιστική Hyper / Business θα εμφανιστούν όλες οι εταιρείες προς Επιλογή μόνο και εφόσον είναι ενεργοποιημένο το Module. Β. Εάν το αρχείο LD δεν έχει εξαχθεί από το μενού «Εξαγωγή εγγραφών», θα εμφανιστούν προς Επιλογή, μόνο οι εταιρίες στις οποίες είναι ενεργοποιημένη η δυνατότητα εισαγωγής από την άλλη εμπορική εφαρμογή. Γ. Εάν το αρχείο είναι κατάληξης xml ή γίνεται εισαγωγή από Excel, τότε θα εμφανιστούν προς Επιλογή, μόνο οι εταιρείες στις οποίες είναι ενεργοποιημένη η δυνατότητα εισαγωγής από άλλη εμπορική εφαρμογή. 2. Στοιχεία Χρήστη: Εδώ επιλέγεται ο χρήστης με τον οποίο θα γίνει εισαγωγή των εγγραφών. Στην λίστα εμφανίζονται μόνο οι χρήστες που έχουν απεριόριστα δικαιώματα στα στοιχεία τους Επιλογές Εγγραφές - Άρθρα, Λογαριασμοί, Συναλλασσόμενοι 1. Εγγραφές Άρθρα Αντιστοίχιση Υποκαταστημάτων: Εδώ δηλώνεται η αντιστοίχιση των υποκαταστημάτων βάση του πεδίου «Κωδικός Υποκαταστήματος» στο Excel

8 και των Ενδοεταιρικών υποκαταστημάτων που υπάρχουν στην εταιρεία που επιλέχθηκε προς εισαγωγή δεδομένων. Προσθήκη μόνο εγγραφών / άρθρων που δεν έχουν εισαχθεί ήδη: η Επιλογή αυτή εισάγει του προγράμματος από τι ίδιο αρχείο, λόγω διακοπής του προγράμματος κατά την διάρκεια της εισαγωγής. Να επιτρέπεται η εισαγωγή διπλοεγγραφών. Ως διπλοεγγραφές εμφανίζονται οι εγγραφές που υπάρχουν στην εταιρεία οι οποίες έχουν ίδια ημερομηνία, περιγραφή παραστατικού και συνδεδεμένο συναλλασσόμενο με αυτό που πρόκειται να εισαχθούν. 2. Λογαριασμοί Ενημέρωση λογαριασμών εφόσον υπάρχουν: Εφόσον επιλεγεί τότε κατά την εισαγωγή των λογαριασμών εφόσον ο λογαριασμός υπάρχει στην εταιρεία, θα ενημερωθούν τα στοιχεία του βάση του αρχείου εισαγωγής. 3. Συναλλασσόμενοι Ενημέρωση συναλλασσόμενων εφόσον υπάρχουν: Εφόσον επιλεγεί τότε κατά την εισαγωγή των συναλλασσόμενων εφόσον ο συναλλασσόμενος υπάρχει στην εταιρεία, θα ενημερωθούν τα στοιχεία του βάση του αρχείου εισαγωγής. Ο έλεγχος γίνεται βάση ΑΦΜ και σε περίπτωση μηδενικού ΑΦΜ βάση επωνυμίας. 4 Προεπισκόπηση Εισαγωγής 4.1 Επεξεργασία Σφαλμάτων Με την προετοιμασία εισαγωγής δεδομένων εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη

9 Σε αυτό το σημείο εμφανίζονται οι εγγραφές οι οποίες εμφανίζουν λάθη μετά τον έλεγχο εισαγωγής, βάση των στοιχείων της βάσης εισαγωγής Πχ. 1. Στην πρώτη γραμμή οδηγώντας τον κέρσορα πάνω από το σφάλμα στην στήλη του παραστατικού, το FastImport μας ενημερώνει με την εξής πληροφορία Στην περίπτωση που είχε επιλεχθεί στις Παραμέτρους Εισαγωγής Δεδομένων, η Επιλογή «Να επιτρέπεται η εισαγωγή διπλοεγγραφών», η εγγραφή δεν θα εμφάνιζε σφάλμα αλλά σφάλμα ενημέρωσης. 2. Στην πρώτη γραμμή οδηγώντας τον κέρσορα πάνω στο σφάλμα στην στήλη του Κωδικού, το FastImport μας ενημερώνει με την εξής πληροφορία

10 Επιλέγοντας τον σταυρό εμφανίζεται το εξής μήνυμα Επιλέγοντας το σφάλμα στην στήλη του Λογαριασμού εμφανίζεται Σε αυτό το σημείο υπάρχουν δύο επιλογές: Εισάγεται στο πεδίο διαφορετικό λογαριασμό ο οποίος υπάρχει στο λογιστικό σχέδιο της εταιρείας. Μετά την εισαγωγή η εγγραφή δεν θα αναφέρει σφάλμα και θα γίνει με επιτυχία η εισαγωγή της. Διακόπτετε την εισαγωγή των δεδομένων και μέσα από την Λογιστική εισάγεται τον λογαριασμό στο λογιστικό σχέδιο της εταιρείας. Στην συνέχεια εκτελείται ξανά την εισαγωγή με το Fast Import. 3. Στην τρίτη γραμμή οδηγώντας τον κέρσορα πάνω από το σφάλμα στην στήλη του Κωδικού, το FastImport μας ενημερώνει με την εξής πληροφορία. Μας ενημερώνει ότι ο συνδεμένος συναλλασσόμενος της εγγραφής, έχει σφάλματα στα στοιχεία του. Για την εμφάνιση των σφαλμάτων επιλέγετε την καρτέλα «Συναλλασόμενοι»

11 Εδώ εμφανίζεται ο συνδεδεμένος συναλλασσόμενος της εγγραφής ο οποίος έχει σφάλμα στα στοιχεία του. Συγκεκριμένα οδηγώντας τον κέρσορα πάνω από το σφάλμα, η εφαρμογή μας ενημερώνει ότι το ΑΦΜ δεν είναι έγκυρο. Σε αυτό το σημείο, εφόσον καταχωρηθεί σωστό ΑΦΜ, ο συναλλασσόμενος δεν εμφανίζεται στην λίστα σφαλμάτων αλλά ούτε και η εγγραφή. 4.2 Εμφάνιση εγγραφών που έχουν ήδη εισαχθεί με το FastImport Για τις περιπτώσεις στις οποίες εκτελείται εισαγωγή εγγραφών για δεύτερη φορά από το ίδιο αρχείο και έχει επιλεχθεί η «Προσθήκη μόνο Εγγραφών / Άρθρων που δεν έχουν εισαχθεί ήδη», το πρόγραμμα εμφανίζει τις εγγραφές που έχουν ήδη εισαχθεί με το εικονίδιο.

12 4.3 Επιλογές παραθύρου Προεπισκόπησης Εισαγωγής 1. Εύρεση: Πληκτρολογώντας κείμενο / αριθμό στο πεδίο, γίνεται εμφάνιση μόνο των εγγραφών μόνο των εγγραφών που περιέχουν το κείμενο, οπουδήποτε και αν περιέχεται στα πεδία τους. 2. Απαλοιφή: Επιλέγοντας Απαλοιφή, εμφανίζονται όλες οι εγγραφές του παραθύρου. 3. Εξαγωγή σε Excel: Η επιλογή αυτή μας δίνει την δυνατότητα εξαγωγής των εγγραφών που εμφανίζονται στην οθόνη σε αρχείο Excel. 4. Φίλτρο : Επιλέγοντας το εικονίδιο του φίλτρου, εμφανίζεται προς Επιλογή, όλες οι τιμές που εμφανίζονται στις εγγραφές σε αυτή την στήλη, ώστε επιλέγοντας μια τιμή, να εμφανίσει μόνο τις εγγραφές που την περιέχουν. Λειτουργεί όπως το φίλτρο του Excel. 5. Εγγραφές που περιέχουν σφάλματα: Όταν το πεδίο είναι επιλεγμένο εμφανίζονται μόνο οι εγγραφές που περιέχουν σφάλματα. Η στήλη σφαλμάτων απαριθμεί ανά εγγραφή τα σφάλματα, ώστε με μια ταξινόμηση στην στήλη σφαλμάτων, να εμφανίζονται πρώτες οι εγγραφές που περιέχουν τα περισσότερα σφάλματα.

13 6. Επεξεργασία Φίλτρου: Επιλέγοντας την επεξεργασία Φίλτρου εμφανίζεται η παρακάτω φόρμα, στην οποία μπορούν να πραγματοποιηθούν ποιο εξειδικευμένες επιλογές φίλτρων. Στο συγκεκριμένο παράδειγμα, ζητούνται οι εγγραφές οι οποίες έχουν Αξία ΚΕΠΥΟ Υπόχρεου μεγαλύτερα από 200 ευρώ και η αιτιολογία εγγραφής αρχίζει με τους χαρακτήρες «ΣΔ». 4. Ολοκλήρωση Διαδικασίας Στο παράθυρο «Ολοκλήρωση Διαδικασίας» εμφανίζεται πληροφορία με τον αριθμό των εγγραφών που εισήχθησαν, ενημερώθηκαν ή ήταν εσφαλμένες.

14 Στο συγκεκριμένο παράδειγμα έγινε εισαγωγή 4 άρθρων ΓΛ, ενημερώθηκαν τα στοιχεία 2 συναλλασσομένων και δεν έγινε εισαγωγή ενός άρθρου Γ.Λ. 5. Τύποι Παραστατικών Αριθμοί Σελίδας Αντιστοίχιση Κωδικών Γ.Λ. Α.Λ. Επίσης, ο χρήστης επιλέγοντας από το Βασικό Μενού της εφαρμογής Hyper/Business Λογιστικής «Εισαγωγή Εξαγωγή» «Σύνδεση με Epsilon Εμπορικό» έχει την δυνατότητα να καθορίζει τον κωδικό κίνησης, κάθε παραγόμενου άρθρου, από τον συνδυασμό του τύπου παραστατικού και της σειράς αυτού. Για τον σκοπό αυτό, θα πρέπει να καταχωρίσει τους ενεργούς σε κάθε εταιρεία τύπους παραστατικών και αριθμούς σειράς. 5.1 Τύποι Παραστατικών

15 Η ενέργεια αυτή θα υλοποιηθεί από το μενού «Εισαγωγή Εξαγωγή» «Σύνδεση με Epsilon Εμπορικό», «Τύποι Παραστατικών», όπου και εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας: Στο σημείο αυτό επιλέγοντας εισαγωγή από το πλήκτρο, είτε από την Επεξεργασία, είτε με το πλήκτρο F3, εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας όπου εισαγάγει ο χρήστης τον Κωδικό, τον τύπο Παραστατικού και την Περιγραφή. Επιλέγοντας «Μεταβολή» έχει την δυνατότητα να μεταβάλει τα στοιχεία και αντίστοιχα επιλέγοντας «Διαγραφή» έχει την δυνατότητα να διαγράψει κάποιον τύπο παραστατικού που έχει ήδη δημιουργήσει. 5.2 Αριθμοί Σειράς. Κατά τον ίδιο τρόπο επιλέγοντας από το βασικό μενού «Εισαγωγή Εξαγωγή» «Σύνδεση με Epsilon Εμπορικό» «Αριθμοί Σειράς» εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας, όπου και μπορεί ο χρήστης να δημιουργήσει τις Σειρές Παραστατικών.

16 5. Αντιγραφή παραμέτρων από τις εταιρίες της Epsilon Εναλλακτικά έχει την δυνατότητα να αντιγράψει τις πληροφορίες αυτές, από την πρότυπη εταιρεία «99996 Epsilon Net Γενική Λογιστική» ή από την «99995 Epsilon Net Γενική Λογιστική (Νέα Προτ.)» ακολουθώντας τη διαδρομή «Παράμετροι» - «Εταιρεία» - «Αντιγραφή Γενικών Παραμέτρων από Εταιρεία», όπου και θα πρέπει να τσεκάρει τις ακόλουθες επιλογές: Τύποι Παραστατικών, Σειρές Παραστατικών, Αντιστοίχιση τύπων σειρών παραστ. με κωδικούς Γεν. Λογ. και Αντιστοίχιση Κυκλώματος εμπορικού με κωδικούς Γεν. Λογ. στον παρακάτω πίνακα.

17 6. Αντιστοίχιση κωδικών κίνησης με τύπο παραστατικών και σειράς Στην συνέχεια θα πρέπει να αντιστοιχίσει τον κωδικό κίνησης που επιθυμεί σε κάθε χρησιμοποιούμενο συνδυασμό τύπου παραστατικού και σειράς. Συγκεκριμένα επιλέγοντας από το Βασικό Μενού «Εισαγωγή Εξαγωγή» - «Σύνδεση με Epsilon Εμπορικό» - «Αντιστοίχιση Κωδικών Κίνησης Γεν. Λογιστικής»

18 εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας: Η μάσκα αυτή αποτελείται από 2 tab, «Αντιστοίχιση Κυκλώματος Παραστατικού με Κωδικό Γενικής Λογιστικής» και «Αντιστοίχιση Τύπου Σειράς Παραστατικού με Κωδικό Γενικής Λογιστικής». Όταν ανοίγει η μάσκα, εμφανίζεται το πρώτο tab «Αντιστοίχιση Κυκλώματος Παραστατικού με Κωδικό Γενικής Λογιστικής». 6.1 Αντιστοίχιση Κυκλώματος Παραστατικού με Κωδικό Γενικής Λογιστικής. Στο σημείο αυτό επιλέγοντας «Εισαγωγή» στον πίνακα όπου εμφανίζεται θα πρέπει να ορισθεί ο Κωδικός Κίνησης και ο Κωδικός Κυκλώματος ανάλογα με τους συνδυασμούς που χρησιμοποιούνται.

19 6.2 Αντιστοίχιση Τύπου Σειράς Παραστατικού με Κωδικό Γενικής Λογιστικής Επιλέγοντας το δεύτερο tab «Αντιστοίχιση Τύπου Σειράς Παραστατικού με Κωδικό Γενικής Λογιστικής» εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο, όπου θα πρέπει ο χρήστης να εισάγει τον Κωδικό Κίνησης, τον Τύπο και την Σειρά Παραστατικού ανάλογα με τους συνδυασμούς που χρησιμοποιεί. 7. Παράδειγμα στην εφαρμογή Για την καλύτερη κατανόηση των παραπάνω αναφέρονται ως παράδειγμα τα παρακάτω: Στην περίπτωση όπου χρησιμοποιήσει στην εμπορική εφαρμογή του Τύπο παραστατικού ΑΓ01 και Σειρά ΑΓ00 και θέλει όλα τα άρθρα που έχουν εξαχθεί από την εμπορική εφαρμογή, να εισαχθούν στην Γενική Λογιστική με είδος κίνησης «12 Αγορών Εξόδων» θα πρέπει αρχικά να δημιουργήσει τον Τύπο Παραστατικού ΑΓ01. Στην συνέχεια θα πρέπει να δημιουργήσει την Σειρά ΑΓ00

20 Και τέλος να δημιουργήσει την αντιστοίχιση Κωδικών Γενικής Λογιστικής όπως φαίνεται παρακάτω. Στην περίπτωση όπου για τον ίδιο Τύπο παραστατικού χρησιμοποιείται δεύτερη Σειρά Παραστατικού, θα πρέπει να πραγματοποιήσει ο χρήστης δεύτερη αντιστοίχιση κ.ο.κ.