Διακήρυξη Διαγωνισμού για την. «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας»

Transcript

1 Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας» του Υποέργου 1 Αναβάθμιση και Ολοκλήρωση Λειτουργικής Ενότητας Φοιτητικής Μέριμνας της Πράξης «Ανάπτυξη Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης» {K.E (80800)} Αναθέτουσα Αρχή: Ειδικός Λογαριασμός Δημοκρίτειου Πανεπιστήμιου Θράκης Προϋπολογισμός: ,88 (χωρίς ΦΠΑ) ,00 (με ΦΠΑ) Διάρκεια: 7 μήνες Διαδικασία Ανάθεσης: Δημόσιος Ανοικτός Διαγωνισμός με κριτήριο την οικονομικά συμφερότερη προσφορά Ημερομηνία δημοσίευσης στο ΦΕΚ Δημοσίων Συμβάσεων : 18/01/2013 Ημερομηνία αποστολής στον Ελληνικό τύπο : 21/01/2013 & 24/01/2013 Ημερομηνία δημοσίευσης στον Ελληνικό τύπο : 23/01/2013 & 26/01/2013 Ημερομηνία διενέργειας διαγωνισμού: 04/03/2013 Κωδικός ΟΠΣ: [304239] Σελ. 1 από 68

2 Σελ. 2 από 68

3 Πίνακας Περιεχομένων Πίνακας Περιεχομένων... 3 Συνοπτικά στοιχεία Έργου... 5 ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ... 6 Συντομογραφίες... 6 Συντομογραφίες γενικά... 6 Συντομογραφίες έργου... 6 Α1. Περιβάλλον του Έργου... 7 Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου... 7 Α1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας & Υλοποίησης... 7 Α1.1.2 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) Α1.2 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου) Α1.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας Α1.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Α1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών Α1.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών Α1.2.5 Τεχνικές προδιαγραφές ΟΠΣ-ΔΠΘ Α2. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Α2.1 Αντικείμενο του Έργου Α2.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη Α2.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου Α2.4 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Α3. Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου Α3.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες Α3.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος Α3.2.1 Γενικές αρχές Α3.2.2 Θέματα συνάφειας με το Υποέργο Κεντρικών Στατιστικών της οριζόνιας δράσης Α1 της πρόσκλησης 21.1, σύστημα Ερμή και Εύδοξο Α3.3 Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου Α3.4 Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων (Υποσυστημάτων, Εφαρμογών) Α3.4.1 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για τη Διαχείριση Δεδομένων Φοιτητών καθώς και Προγραμμάτων Σπουδών Α3.4.2 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για τη διαχείριση του Χρονικού Προγραμματισμού Αιθουσών 37 Α3.4.3 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Αιτούντων φοιτητών Α3.4.4 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για τη Διαχείριση Χρηστών Α3.4.5 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για τη Διαχείριση Αναφορών Εκτύπωσης Α3.4.6 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για τη Λήψη Εγγραφών από εξωτερικό αρχείο 41 Α3.4.7 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για την Εξυπηρέτηση Φοιτητών μέσω διαδικτύου 41 Σελ. 3 από 68

4 Α3.4.8 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για την Εξυπηρέτηση Διδασκόντων μέσω διαδικτύου Α3.4.9 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για τη διαχείριση στατιστικών στοιχείων Α Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για τη διαχείριση των συγγραμμάτων Α Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Διαχείρισης Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου Α Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Φοιτητικής Μέριμνας για τη Σίτιση, Στέγαση και Περίθαλψη 49 Α3.5 Προδιαγραφές Οριζόντιων Λειτουργιών Α3.6 Διαλειτουργικότητα Α3.7 Πολυκαναλική προσέγγιση Α3.8 Ανοιχτά δεδομένα Α3.9 Απαιτήσεις Ασφάλειας Α3.10 Απαιτήσεις Ευχρηστίας Συστήματος Α3.11 Απαιτήσεις Προσβασιμότητας Α3.12 Χρονοδιάγραμμα και Φάσεις Έργου Α3.13 Πίνακας Παραδοτέων Α3.14 Σημαντικά Ορόσημα υλοποίησης Έργου Α4. Ελάχιστες προδιαγραφές Υπηρεσιών Α4.1 Υπηρεσίες Δοκιμών Ελέγχου Α4.2 Υπηρεσίες Μετάπτωσης Δεδομένων Α4.3 Υπηρεσίες Εκπαίδευσης Α4.4 Υπηρεσίες Πιλοτικής και Δοκιμαστικής Παραγωγικής Λειτουργίας Α4.5 Υπηρεσίες Εγγύησης «Καλής Λειτουργίας» Α5. Μεθοδολογία Διοίκησης και Υλοποίησης Έργου Α5.1 Μέθοδοι και Τεχνικές Υλοποίησης και Υποστήριξης Α5.2 Σχήμα Διοίκησης, σχεδιασμού και υλοποίησης του Έργου Α5.2.1 Υπεύθυνος Έργου και Συντονιστής Εμπειρογνωμόνων Α5.2.2 Σύμβουλος Συστήματος Διαχείρισης Φοιτητικών Στοιχείων Α5.2.3 Συντονιστής της ομάδας ανάπτυξης Α5.2.4 Μέλη της ομάδας ανάπτυξης Α5.2.5 Συντονιστής της ομάδας παραμετροποίησης Α5.2.6 Μέλη της ομάδας παραμετροποίησης Α5.2.7 Συντονιστής της ομάδας εκπαίδευσης Α5.2.8 Μέλη της ομάδας εκπαίδευσης Α5.3 Σχέδιο και Σύστημα Διασφάλισης Ποιότητας Α5.4 Σενάρια χρήσης και Ελέγχου - Διαδικασία παραλαβής λειτουργικότητας συστημάτων και Έργου 67 Σελ. 4 από 68

5 Συνοπτικά στοιχεία Έργου Το παρόν έργο αποτελεί το υποέργο 1 της ενταγμένης στο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση» πράξης με τίτλο «Ανάπτυξη Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης». Σκοπός του προτεινόμενου έργου είναι η «Παροχή Υπηρεσιών Αναβάθμισης και Ολοκλήρωσης του Υφιστάμενου Πληροφοριακού Συστήματος Φοιτητολογίου» Το παρόν έργο αναφέρεται στην αναβάθμιση - επέκταση των δυνατοτήτων του υφιστάμενου Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος Διαχείρισης Φοιτητολογίου μέσω της υιοθέτησης των αποτελεσμάτων του έργου «E- University Υλοποίηση Ολοκληρωμένου Συστήματος Πληροφόρησης & Συναλλαγών του Πολίτη Προμήθεια και Εγκατάσταση Εξοπλισμού», ώστε να καλύψει το σύνολο των Γραμματειών των μεταπτυχιακών Τμημάτων του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης, όπου οι τελικοί χρήστες μέσω διαδικτύου θα απολαμβάνουν υπηρεσίες υψηλού επιπέδου που θα προσφέρουν την δυνατότητα αυτοεξυπηρέτησης και SSO (Single Sign-On). Στόχος είναι να προσφέρονται όσο το δυνατό περισσότερες ηλεκτρονικές υπηρεσίες για όλους τους φοιτητές και τους καθηγητές και να διασφαλισθεί η δυνατότητα διασύνδεσης του υφιστάμενου ΟΠΣ φοιτητολογίόυ με την κεντρική υποδομή που αναπτύσσεται παράλληλα στα πλαίσια των έργων του ΤΔΠΠ της Α1 της πρόσκλησης με δικαιούχο το GUNet και περιλαμβάνει τις εξής διασυνδέσεις: 1) διασύνδεση με το Κεντρικό Πληροφοριακό Σύστημα Επιχειρηματικής Ευφυίας της πράξης «Ψηφιακές Υπηρεσίες Ακαδημαϊκών Ιδρυμάτων Οριζόντια Δράση» με δικαιούχο το Ακαδημαϊκό Διαδίκτυο GUnet. 2) διασύνδεση με την Κεντρική υποδομή αποστολής και λήψης σύντομων μηνυμάτων (SMS) της πράξης «Ψηφιακές Υπηρεσίες Ακαδημαϊκών Ιδρυμάτων Οριζόντια Δράση» με δικαιούχο το Ακαδημαϊκό Διαδίκτυο GUnet. 3) διασύνδεση με το Mobile Portal της πράξης «Ψηφιακές Υπηρεσίες Ακαδημαϊκών Ιδρυμάτων Οριζόντια Δράση» με δικαιούχο το Ακαδημαϊκό Διαδίκτυο GUnet. 4) διασύνδεση με την Ηλεκτρονική Υπηρεσία Ολοκληρωμένης Διαχείρισης Συγγραμμάτων ΕΥΔΟΞΟΣ που αναπτύσσεται παράλληλα από το ΕΔΕΤ καθώς και 5) διασύνδεση με την εθνική πύλη ΕΡΜΗΣ. Συγκεκριμένα, στοχεύει στην ολοκλήρωση των υφιστάμενων πληροφοριακών υποσυστημάτων Φοιτητολογίου του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος με την εγκατάσταση, παραμετροποίηση και θέση σε λειτουργία πρόσθετων υποσυστημάτων και πρόσθετης λειτουργικότητας στην περιοχή φοιτητολογίου, όπως καθορίστηκε στο έργο «E- University Υλοποίηση Ολοκληρωμένου Συστήματος Πληροφόρησης & Συναλλαγών του Πολίτη Προμήθεια και Εγκατάσταση Εξοπλισμού». Σελ. 5 από 68

6 ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ Συντομογραφίες Συντομογραφίες γενικά ΑΑ ΕΕ ΕΣΠΑ ΕΠ ΨΣ ISO HTML SMS ΔΕΠ ΔΠΘ ΕΛ ΕΠ ΨΣ ΕΠΠΕ ΕΤΕΠ ΙΚΥ Π.Σ. ΟΠΣ ΥΠΔΒΜΘ Αναθέτουσα Αρχή Ευρωπαϊκή Ένωση Εθνικό Στρατηγικό Πλαίσιο Αναφοράς Επιχειρησιακό Πρόγραμμα Ψηφιακή Σύγκλιση International Organization for Standarization Hyper Text Markup Language Short Message Service Διδακτικό Ερευνητικό Προσωπικό Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης Ειδικός Λογαριασμός Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση» Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου Ειδικό Τεχνικό Εργαστηριακό Προσωπικό Ίδρυμα Κρατικών Υποτροφιών Πληροφοριακό Σύστημα Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Υπουργείο Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων Συντομογραφίες έργου ΑΑ ΑΕΙ ΔΕΠ ΕΔΙΠ ΕΕΔΙΠ ΕΛ ΕΣ ΕΤΕΠ ΕΤΠ ΛΕ ΛΣ ΟΠΣ ΕΔΔΑΠ ΕΠΠΕ ΠΔΕ ΠΔΗΔ ΠΕΣ ΣΔΠΕ ΣΗΔΕ-ΡΕ Αναθέτουσα Αρχή Ανώτατο Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Μέλη Διδακτικού Ερευνητικού Προσωπικού Ειδικό Διδακτικό Προσωπικό Μέλη Ειδικού και Εργαστηριακού Διδακτικού Προσωπικού κλάδου Ι και ΙΙ Ειδικός Λογαριασμός Ελεγκτικό Συνέδριο Μέλη Ειδικού Τεχνικού Εργαστηριακού Προσωπικού Ειδικό Τεχνικό Προσωπικό Λειτουργική Ενότητα Λειτουργικό Σύστημα Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής έργου Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων Πλαίσιο Διαλειτουργικότητας Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης Συνολική Περίοδος Εγγύησης και Συντήρησης του Έργου Σχέδιο Διαχείρισης και Ποιότητας Έργου Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων και Ροής Εργασιών Σελ. 6 από 68

7 ΤΕΙ ΦΕΚ ΠΕΣ AS ΒΔ ή DΒ ECTS DS Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Φύλλο Εφημερίδας της Κυβερνήσεως Συνολική Περίοδος Εγγύησης και Συντήρησης του Έργου Application Server Βάση Δεδομένων / Data Base European Credit Transfer and Accumulation System Συνθήκης Bologna, βλέπε προδιαγραφές Diploma Supplement Συνθήκης Bologna, βλέπε προδιαγραφές html Α1.Περιβάλλον του Έργου Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου Για την υλοποίηση του Έργου της παρούσας Διακήρυξης εμπλέκονται οι ακόλουθοι: ΦΟΡΕΑΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΟΥ ΕΠ ΨΣ ΕΥΔ ΨΣ ortal/ ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ & ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΦΟΡΕΑΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ ΕΔΔΑΠ - Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών ΕΠΠΕ - Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής του Έργου Επιτροπή Παραλαβής του Έργου Δημοκρίτειου Πανεπιστήμιου Θράκης - Ειδικός Λογαριασμός Υπουργείο Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων Βλ. παρ. Α1.1.2 Βλ. παρ. Α1.1.2 Βλ. παρ. Α Α1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας & Υλοποίησης Το Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης ιδρύθηκε τον Ιούλιο του 1973 και ξεκίνησε την λειτουργία του το ακαδημαϊκό έτος με την εισαγωγή φοιτητών στα τμήματα των Πολιτικών Μηχανικών στην Ξάνθη και Νομικής στην Κομοτηνή. Ονομάστηκε «Δημοκρίτειο» προς τιμήν του αρχαίου Έλληνα φιλοσόφου Δημόκριτου, ο οποίος καταγόταν από την πόλη Άβδηρα του Νομού Ξάνθης. Η διοικητική έδρα του Πανεπιστημίου είναι στην πόλη της Κομοτηνής, η οποία αποτελεί και την πρωτεύουσα της Διοικητικής Περιφέρειας Ανατολικής Μακεδονίας και Θράκης, όμως διοικητικές υπηρεσίες παρέχονται και στις τέσσερις πόλεις έδρες του. Το Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης υπήρξε από την ίδρυση του το πρώτο Ελληνικό περιφερειακό πολυεδρικό πανεπιστήμιο η αναγκαιότητα του οποίου δεν αφορούσε αποκλειστικά εκπαιδευτικούς στόχους. Η λειτουργία του μέσα από την πολυεδρικότητα του (αρχικά στις πόλεις Ξάνθη και Κομοτηνή και στη συνέχεια σε Αλεξανδρούπολη και Ορεστιάδα), πλέον της εκπαιδευτικής και Σελ. 7 από 68

8 ερευνητικής του δραστηριότητας, απετέλεσε ουσιαστική παρέμβαση στην οικονομική ανάπτυξη και συνέβαλε σημαντικότατα στην ενίσχυση της εθνικής και πολιτιστικής φυσιογνωμίας της ευρύτερης περιοχής της Θράκης αλλά και στην αναβάθμιση του βιοτικού και κοινωνικού επιπέδου με άμεσες και έμμεσες δράσεις προσφοράς. Η λειτουργία του κατά πρώτα έτη ήταν εστιασμένη κυρίως στην παροχή προπτυχιακών σπουδών και μη ανταγωνιστικής έρευνας λόγω της έλλειψης οργανωμένων συνθηκών υποστήριξης μεταπτυχιακών σπουδών και ολοκληρωμένων υποδομών. Κατά την αρχική φάση της λειτουργίας του, εκτός από την διασπορά του σε διαφορετικές πόλεις, εξ αιτίας της παντελούς έλλειψης υποδομών, υπήρχε και αντίστοιχη διασπορά σε επίπεδο πόλης ακόμα και υποδομών του ιδίου τμήματος. Η διασπορά αυτή η οποία εν μέρει συνεχίζεται μέχρι σήμερα (σε μικρότερο βαθμό) και η μη ύπαρξη ακόμη πλήρους και ενιαίας οργανωμένης Πανεπιστημιούπολης ανά πόλη (campus) δημιουργεί σημαντικό μειονέκτημα στην λειτουργία του Πανεπιστημίου αφού εκτός από το ότι απαιτεί σημαντικά αυξημένους οικονομικούς πόρους, παράλληλα διασπά την εκπαιδευτική και ερευνητική δραστηριότητα. Τις τελευταίες δεκαετίες έχουν ήδη αναπτυχθεί σε σημαντικό βαθμό (και αναπτύσσονται) οι πανεπιστημιουπόλεις στις πόλεις έδρες οι οποίες με την ολοκλήρωση τους θα άρουν σε σημαντικό βαθμό το μειονέκτημα αυτό. Το Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο παίζει σημαντικό ρόλο στην ενίσχυση της εθνικής και πολιτιστικής φυσιογνωμίας της περιοχής της Θράκης και συμβάλλει στο υψηλό επίπεδο των σπουδών ανώτατης εκπαίδευσης στην Ελλάδα. Με την ποιότητα διδασκαλίας και το επίπεδο έρευνάς του έχει εξασφαλίσει μια θέση μεταξύ των καλύτερων Ελληνικών Α.Ε.Ι., ενώ ως προς το μέγεθός του κατέχει την τρίτη θέση μεταξύ όλων των Πανεπιστημίων της χώρας. Σήμερα περιλαμβάνει συνολικά 20 Τμήματα με έδρες τις πόλεις Ξάνθη, Κομοτηνή, Αλεξανδρούπολη και Ορεστιάδα και αριθμεί συνολικά φοιτητές, ( προπτυχιακούς και μεταπτυχιακούς, από τους οποίους οι είναι υποψήφιοι διδάκτορες), καθώς και 572 μέλη Διδακτικού Ερευνητικού Προσωπικού (Δ.Ε.Π.). Με συνεχείς προσπάθειες επιστημονικής και τεχνολογικής αναβάθμισης τα Τμήματά του έχουν γίνει πόλος έλξης για επιστήμονες κύρους από την Ελλάδα και το εξωτερικό. Σήμερα οι συνεργασίες με ερευνητικά και ακαδημαϊκά ιδρύματα του εσωτερικού και του εξωτερικού αυξάνονται συνεχώς, όπως και η συμμετοχή σε χρηματοδοτούμενα ερευνητικά και αναπτυξιακά προγράμματα, ενώ οργανώνονται και μεταπτυχιακά προγράμματα εξειδίκευσης. Επιπλέον τα Τμήματα διοργανώνουν σημαντικό αριθμό συνεδρίων και ημερίδων με συμβολή στην επιστημονική έρευνα και εκπαίδευση αλλά και στην πολιτιστική ζωή της τοπικής κοινωνίας. ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΕΡΕΥΝΩΝ Τα όργανα διοίκησης και διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού είναι : 1. Επιτροπή Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού (καλούμενη Επιτροπή Ερευνών) 2. Η Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού Σκοπός του Ε.Λ. είναι η διάθεση και διαχείριση κονδυλίων που προέρχονται από οποιαδήποτε πηγή και προορίζονται για την κάλυψη δαπανών οποιουδήποτε είδους, οι οποίες είναι απαραίτητες για τις ανάγκες ερευνητικών, εκπαιδευτικών, επιμορφωτικών, αναπτυξιακών, καθώς και έργων συνεχιζόμενης κατάρτισης, έργων παροχής επιστημονικών, τεχνολογικών και καλλιτεχνικών υπηρεσιών, την εκπόνηση ειδικών μελετών, την εκτέλεση δοκιμών, μετρήσεων εργαστηριακών εξετάσεων και αναλύσεων, την παροχή γνωμοδοτήσεων, τη σύνταξη προδιαγραφών για λογαριασμό τρίτων, ως και άλλων σχετικών υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων, που συμβάλλουν στη σύνδεση της εκπαίδευσης και της έρευνας με την παραγωγή και εκτελούνται ή παρέχονται από τα μέλη του επιστημονικού προσωπικού του Πανεπιστημίου και με τη συνεργασία άλλων ειδικών επιστημόνων, σύμφωνα με το άρθρο 1 παρ.2 της ΚΥΑ/679/ Η Επιτροπή Ερευνών έχει τις παρακάτω αρμοδιότητες : Σελ. 8 από 68

9 1. Επεξεργάζεται προτάσεις των Σχολών ή/και των Τμημάτων του Πανεπιστημίου που αφορούν θέματα ερευνητικής πολιτικής και εισηγείται σχετικά προς τη Σύγκλητο. 2. Επικουρεί τη Σύγκλητο του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης στο συντονισμό των έργων που χρηματοδοτούνται μέσω του Ειδικού Λογαριασμού και εισηγείται τη λήψη μέτρων για την εξασφάλιση πόρων του Ειδικού Λογαριασμού. 3. Προτείνει στη Σύγκλητο του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης διαδικασίες, τρόπους αξιολόγησης, επιλογής, χρηματοδότησης, πληρωμής των δαπανών και παραλαβής των αποτελεσμάτων των έργων που χρηματοδοτούνται μέσω του Ειδικού Λογαριασμού. 4. Εγκρίνει προτάσεις για τη χρηματοδότηση έργων, που εκτελούνται εντός του Πανεπιστημίου, με τη συνεργασία των Τμημάτων ή/και των Σχολών του, σύμφωνα με τις διαδικασίες που προβλέπονται στον παρόντα Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης. 5. Καταρτίζει ετήσιο επιστημονικό και οικονομικό προϋπολογισμό και απολογισμό κίνησης του Ειδικού Λογαριασμού και παρέχει κάθε αναγκαία ενημέρωση προς τον Πρύτανη, τη Σύγκλητο του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης, το ΥπΕΠΘ, άλλα Υπουργεία και λοιπούς αρμόδιους φορείς της Πολιτείας. 6. Συντάσσει και υποβάλλει για έγκριση στη Σύγκλητο του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης τον Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού, όπου περιγράφονται οι διαδικασίες παρακολούθησης και ελέγχου της λειτουργίας και των πεπραγμένων του Ειδικού Λογαριασμού. 7. Αναθέτει μελέτες με αμοιβή για την εξυπηρέτηση των σκοπών της στο προσωπικό του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης ή τρίτους, μετά από τεκμηρίωση της σκοπιμότητας και με τις διαδικασίες που προβλέπονται από τον «Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης». 8. Αποδέχεται κάθε είδους επιχορηγήσεις, δωρεές και εισφορές τρίτων προς τον Ειδικό Λογαριασμό και καθορίζει τους ειδικότερους όρους αποδοχής και διάθεσής τους. 9. Αναζητεί πηγές χρηματοδότησης του Ειδικού Λογαριασμού και ενεργεί κάθε πράξη που είναι απαραίτητη για την εξασφάλιση χρηματικών πόρων. 10. Φροντίζει για την ενημέρωση της Πανεπιστημιακής Κοινότητας για τις διάφορες ευκαιρίες χρηματοδότησης έργων. 11. Χορηγεί υποτροφίες σύμφωνα με ειδικό κανονισμό που εγκρίνει η Σύγκλητος του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης στο πλαίσιο του Οδηγού Χρηματοδότησης και Διαχείρισης. 12. Προσλαμβάνει ειδικό προσωπικό για τη στελέχωση της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού 13. Εποπτεύει το έργο της Γραμματείας, ορίζει τον Προϊστάμενό της και τον Αναπληρωτή του 14. Διατηρεί αρχείο των τελικών εκθέσεων όλων των έργων που χρηματοδοτούνται μέσω του Ειδικού Λογαριασμού. 15. Καταρτίζει, κάθε έτος, προϋπολογισμό διαχείρισης του χρηματικού πλεονάσματος του Ειδικού Λογαριασμού που προκύπτει, είτε από τις κρατήσεις που επιβάλλονται σε εκτελούμενα έργα, είτε από άλλα έσοδα που προέρχονται από τη διαχείριση των πόρων του. Η Επιτροπή Ερευνών έχει ιδιαίτερη ευθύνη ως προς τον προσδιορισμό του σκέλους των εξόδων του ετήσιου προϋπολογισμού, τα οποία πρέπει να εκτιμώνται τουλάχιστον με βάση το πλεόνασμά της μέχρι και την προηγούμενη του έτους, της κατάρτισης του προϋπολογισμού. Ο προϋπολογισμός αυτός, ο οποίος συντάσσεται με τη σύμφωνη γνώμη του Πρυτανικού Συμβουλίου, δύναται να περιλαμβάνει και τα έξοδα που προβλέπονται να διατεθούν για τις ανάγκες του Ιδρύματος που συνάδουν με το σκοπό ίδρυσης του Ειδικού Λογαριασμού και εγκρίνεται από τη Σύγκλητο του Δημοκρίτειου 16. Ιδρύει / καταργεί συμπτύσσει, μετά από εισήγηση του Προέδρου της Επιτροπής Ερευνών, νέες / υπάρχουσες Διοικητικές Μονάδες της Γραμματείας τόσο σε οργανωτικό όσο και σε χωροταξικό επίπεδο. Το έργο υλοποιείται στο πλαίσιο του Προγράμματος «Ψηφιακή Σύγκλιση» με κωδικό ΟΠΣ , με Φορέα Λειτουργίας/Υλοποίησης το Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης Ειδικός Λογαριασμός (ΕΛ). Σελ. 9 από 68

10 Στα πλαίσια του έργου έχει οριστεί ως Επιστημονικός Υπεύθυνος και Υπεύθυνος Υλοποίησης ο κ. Γεωργίου Δημήτριος, Αν. Καθηγητής του Τμήματος Ηλεκτρολόγων Μηχανικών & Μηχανικών Υπολογιστών. Α1.1.2 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ) Για τις ανάγκες υλοποίησης του Έργου της παρούσας Διακήρυξης θα οριστεί «Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ)». Αρμοδιότητα της ΕΔΔΑΠ αποτελεί η διενέργεια του διαγωνισμού και η αξιολόγηση των προσφορών του παρόντος Έργου. Επιτροπή Παραλαβής : Η Επιτροπή παραλαβής (τριμελής) έχει οριστεί από την Αναθέτουσα Αρχή σύμφωνα με το Ν.4024/2011, άρθρο 26 και αρμοδιότητά της αποτελεί μόνο η παραλαβή του αντικειμένου του εν λόγω έργου (διαγωνισμού) Επιτροπή Ενστάσεων : Η Επιτροπή Ενστάσεων ορίσθηκε από την Αναθέτουσα Αρχή σύμφωνα με το άρθρο 26 του ν.4024/2011 και το άρθρο 38, παράγραφος 2β του Π.Δ. 118/2007, με μέλη διάφορα της Επιτροπής Διενέργειας Διαγωνισμού. Έργο της Επιτροπής είναι η εκδίκαση προσφυγών που τυχόν κατατεθούν κατά τη διαδικασία διενέργειας του διαγωνισμού Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής του έργου: Για τις ανάγκες παρακολούθησης και τελικής παραλαβής (του φυσικού αντικειμένου του έργου), όπως θα προκηρυχθεί από την παρούσα διακήρυξη έχει οριστεί από την Αναθέτουσα Αρχή «Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ)». Αρμοδιότητα της ΕΠΠΕ είναι η παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης και η τμηματική και οριστική παραλαβή του παρόντος Έργου (του φυσικού αντικειμένου του έργου) Α1.2 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου) Στο ΔΠΘ όλες οι Γραμματείες Τμημάτων, διαθέτουν πλέον μια σχετικά ομογενοποιημένη έκδοση Λογισμικού Φοιτητολογίου - Ηλεκτρονικής Γραμματείας (eduth), με τα εξής υποσυστήματα: 1. Υποσύστημα Διαχείρισης Δεδομένων Προπτυχιακών Φοιτητών καθώς και Προγραμμάτων Σπουδών. 2. Υποσύστημα Χρονικού Προγραμματισμού Αιθουσών (οι γραμματείες της Πολυτεχνικής). 3. Υποσύστημα Διαχείρισης Χρηστών. 4. Υποσύστημα Λήψης Εγγραφών από εξωτερικό αρχείο. 5. Υποσύστημα εξυπηρέτησης φοιτητών μέσω διαδικτύου. 6. Υποσύστημα εξυπηρέτησης διδασκόντων μέσω διαδικτύου. Με τα ανωτέρω υποσυστήματα υποστηρίζει πλήρως τις παρακάτω διαδικασίες: Διαχείριση δεδομένων προπτυχιακών φοιτητών Εγγραφές φοιτητών (διαχείριση ηλεκτρονικής καρτέλας φοιτητή) Σελ. 10 από 68

11 Διαχείριση φοιτητικών μεταβολών (διαγραφές, μεταγραφές, ανανεώσεις εγγραφών, προγράμματα ανταλλαγής) Διαχείριση δηλώσεων μαθημάτων και κανόνων δηλώσεων (εισαγωγή, διαγραφή, μεταβολή) Έκδοση καταστάσεων (βαθμολογίας, πιστοποιητικών, αναλυτικών βαθμολογιών κτλ) Διαχείριση βαθμολογίας Διαχείριση συγγραμμάτων Ανακήρυξη πτυχιούχων Διαχείριση προγραμμάτων σπουδών Διαχείριση διπλωματικών εργασιών Διαχείριση πρακτικών ασκήσεων Πρωτοκόλληση και διανομή εγγράφων (μερικώς). Το υφιστάμενο ΟΠΣ Φοιτητολογίου στηρίζεται σε ευέλικτη δομή της βάσης δεδομένων, που επιτρέπει ταχύτερη, ευκολότερη και ασφαλέστερη πρόσβαση στις διαδικασίες που διεκπεραιώνονται από τις Γραμματείες των Τμημάτων. Παρέχει τη δυνατότητα για: α) εξασφάλιση πρόσβασης στα στοιχεία μόνο εξουσιοδοτημένων ατόμων, β) διαβάθμιση εργασιών αναλόγως του επιπέδου σημαντικότητας της εργασίας και το βαθμό εξουσιοδότησης του χρήστη (ως χρήστες θεωρούνται το προσωπικό των Γραμματειών, οι καθηγητές και οι φοιτητές). Είναι μοντέρνας αρχιτεκτονικής πολλών επιπέδων, και λειτουργεί με βάση δεδομένων MS SQL Server Το ανωτέρω λογισμικό, καλύπτει όλες τις διαδικασίες των γραμματειών και επιπλέον προσφέρει βασικές ψηφιακές υπηρεσίες στους φοιτητές και καθηγητές. Το υφιστάμενο σύστημα φοιτητολογίου προσφέρει τις παρακάτω ψηφιακές υπηρεσίες: 1. Ψηφιακές Υπηρεσίες προς τους Φοιτητές Δηλώσεις μαθημάτων με προσυμπληρωμένα δεδομένα, ανάλογα με το πρόγραμμα σπουδών που ακολουθεί ο φοιτητής Αυτόματη ενημέρωση βαθμολογίας μαθημάτων που έχει συμμετάσχει ο φοιτητής μέσω web Ηλεκτρονική πληροφόρηση για διδασκαλία, μαθήματα, προγράμματα σπουδών, πρόγραμμα εξετάσεων Προσωποποιημένη πληροφόρηση για πρόγραμμα εξετάσεων, πρόγραμμα διδασκαλίας Παροχή πληροφοριακού επίσημου υλικού (αιτήσεις, κτλ) Παρακολούθηση της καρτέλας, της προσωπικής προόδου, της τήρησης προϋποθέσεων λήψης πτυχίου και της τήρησης προϋποθέσεων λήψης φοιτητικών παροχών 2. Ψηφιακές Υπηρεσίες προς τους Διδάσκοντες Πρόσβαση σε καρτέλα φοιτητή Ασφαλής αποστολή βαθμολογίας καθηγητών στις γραμματείες Καταχώρηση βαθμολογίας φοιτητών Ιστορικά στοιχεία αναφορικά με την βαθμολογία των φοιτητών Σελ. 11 από 68

12 Α1.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας Η οργάνωση του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης δομείται ιεραρχικά σε Σχολές και αντίστοιχα μία Σχολή αποτελείται από έναν αριθμό Τμημάτων. Τα Τμήματα είναι βασικές μονάδες. Παρέχουν εκπαιδευτικές υπηρεσίες που καταλήγουν σε πτυχία ή/ διπλώματα και επιπλέον είναι οι μονάδες εκείνες στις οποίες ανήκουν διάφορες κατηγορίες προσωπικού. Το προσωπικό μπορεί να ανήκει σε Σχολή ή και σε άλλες διοικητικές μονάδες/υπηρεσίες της Πανεπιστημιακής κοινότητας. Τα Τμήματα χωρίζονται σε Τομείς που αντιστοιχούν σε μικρότερα και διακριτά μέρη του ευρύτερου γνωστικού αντικειμένου του Τμήματος. Το προσωπικό του Πανεπιστημίου διακρίνεται στις ακόλουθες τρεις γενικές κατηγορίες: (α) το διδακτικό προσωπικό, (β) το ειδικό τεχνικό εργαστηριακό προσωπικό και (γ) το διοικητικό προσωπικό. Το διδακτικό προσωπικό αποτελείται από τις ακόλουθες κατηγορίες: (α) το Διδακτικό και Ερευνητικό Προσωπικό ΔΕΠ (Καθηγητές, Αναπληρωτές Καθηγητές, Επίκουροι Καθηγητές, Λέκτορες), (β) τους Επισκέπτες καθηγητές, (γ) του Ειδικούς Επιστήμονες και τους Εντεταλμένους Επίκουρους Καθηγητές (οι οποίοι καλύπτουν ειδικές εκπαιδευτικές ανάγκες), (δ) τους διδάσκοντες βάσει του ΠΔ407/80 (προσλαμβάνονται με σύμβαση ορισμένου χρόνου), και (ε) το Ειδικό και Εργαστηριακό Διδακτικό Προσωπικό (ΕΕΔΙΠ). Το Ειδικό Τεχνικό Εργαστηριακό Προσωπικό (ΕΤΕΠ) προσφέρει εξειδικευμένες τεχνικές εργαστηριακές υπηρεσίες για την υποστήριξη των διδακτικών και ερευνητικών δραστηριοτήτων του Τμήματος. Τέλος, το Διοικητικό Προσωπικό αποτελείται από τους υπαλλήλους που υπηρετούν στις διοικητικές, οικονομικές και τεχνικές υπηρεσίες του Πανεπιστημίου. Α1.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Τα όργανα διοίκησης του Πανεπιστημίου είναι η Σύγκλητος, το Πρυτανικό Συμβούλιο και η Πρυτανεία. Ο Πρύτανης εκπροσωπεί το Α.Ε.Ι., το διευθύνει και συγκαλεί τη Σύγκλητο και το Πρυτανικό Συμβούλιο. Κατά την άσκηση των καθηκόντων του επικουρείται από τους Αντιπρυτάνεις, δηλαδή τον Αντιπρύτανη Ακαδημαϊκών Υποθέσεων και Προσωπικού, τον Αντιπρύτανη Φοιτητικών Θεμάτων και Εξωτερικών Υποθέσεων και τον Αντιπρύτανη Οικονομικού Προγραμματισμού και Ανάπτυξης. Οι αρμοδιότητες έχουν καθοριστεί και ανατεθεί από το Πρυτανικό Συμβούλιο. Ο Πρύτανης και οι Αντιπρυτάνεις εκλέγονται για τετραετή θητεία από ειδικό σώμα εκλεκτόρων. Η Σύγκλητος αποτελείται από τον Πρύτανη, τους Αντιπρυτάνεις, τους Κοσμήτορες των Σχολών, τους Προέδρους των Τμημάτων, μέλη του Διδακτικού Ερευνητικού Προσωπικού (Δ.Ε.Π.), έναν εκπρόσωπο των φοιτητών από κάθε Τμήμα, δύο εκπροσώπους των μεταπτυχιακών φοιτητών και ειδικών μεταπτυχιακών υποτρόφων (Ε.Μ.Υ.), έναν εκπρόσωπο των βοηθών - επιμελητών - επιστημονικών συνεργατών, έναν εκπρόσωπο του Ειδικού και Εργαστηριακού Διδακτικού Προσωπικού (Ε.Ε.ΔΙ.Π.), έναν εκπρόσωπο του Ειδικού Τεχνικού Εργαστηριακού Προσωπικού (Ε.Τ.Ε.Π.) και έναν εκπρόσωπο του διοικητικού προσωπικού. Το Πρυτανικό Συμβούλιο αποτελείται από τον Πρύτανη, τους Αντιπρυτάνεις, έναν εκπρόσωπο των φοιτητών, που υποδεικνύεται από το σύνολο και μεταξύ των φοιτητών που μετέχουν στη Σύγκλητο, έναν εκπρόσωπο των διοικητικών υπαλλήλων και τον Προϊστάμενο της Γραμματείας. Το Πρυτανικό Συμβούλιο έχει αρμοδιότητα να αποφασίζει ως σύνολο για κάθε θέμα του Δ.Π.Θ., που δεν περιλαμβάνεται στις αρμοδιότητες της Συγκλήτου. Επίσης έχει την ευθύνη της Σελ. 12 από 68

13 εφαρμογής των αποφάσεων της Συγκλήτου, αποφασίζει για τις αρμοδιότητες των Αντιπρυτάνεων και εισηγείται στη Σύγκλητο τον προϋπολογισμό και το πρόγραμμα έργων του Δ.Π.Θ. Στο ΔΠΘ λειτουργούν σήμερα δύο Σχολές και είκοσι Τμήματα σε τέσσερις πόλεις της Θράκης: Ξάνθη Πολυτεχνική Σχολή Τμήμα Πολιτικών Μηχανικών Τμήμα Ηλεκτρολόγων Μηχανικών και Μηχανικών Υπολογιστών Τμήμα Μηχανικών Περιβάλλοντος Τμήμα Αρχιτεκτόνων Μηχανικών Τμήμα Μηχανικών Παραγωγής και Διοίκησης Κομοτηνή Τμήμα Νομικής Τμήμα Επιστήμης Φυσικής Αγωγής και Αθλητισμού Τμήμα Ιστορίας και Εθνολογίας Τμήμα Ελληνικής Φιλολογίας Τμήμα Κοινωνικής Διοίκησης Τμήμα Διεθνών Οικονομικών Σχέσεων και Ανάπτυξης Τμήμα Γλωσσών, Φιλολογίας και Πολιτισμού Παρευξεινίων Χωρών Τμήμα Πολιτικών Επιστημών Τμήμα Διοίκησης Επιχειρήσεων Αλεξανδρούπολη Τμήμα Ιατρικής Τμήμα Μοριακής Βιολογίας και Γενετικής Σχολή Επιστημών Αγωγής Παιδαγωγικό Τμήμα Δημοτικής Εκπαίδευσης Τμήμα Επιστημών της Εκπαίδευσης στην Προσχολική Ηλικία Ορεστιάδα Τμήμα Αγροτικής Ανάπτυξης Τμήμα Δασολογίας και Διαχείρισης Περιβάλλοντος και Φυσικών Πόρων Επιπλέον, επίκειται η δημιουργία Σχολής Δια βίου Μάθησης, οπότε το ΠΣ θα πρέπει να καλύπτει και τις ανάγκες της νέας Σχολής. Α1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών Οι αρμοδιότητες των γραμματέων των Τμημάτων σε σχέση με τα φοιτητικά θέματα είναι οι εξής: Εγγραφές φοιτητών (δημιουργία ηλεκτρονικής καρτέλας σπουδαστή) Διαχείριση φοιτητικών μεταβολών (διαγραφές, μεταγραφές, ανανεώσεις εγγραφών) Εισαγωγή δηλώσεων μαθημάτων Έκδοση βαθμολογικών καταστάσεων Εισαγωγή βαθμολογίας Έκδοση πιστοποιητικών Διαχείριση συγγραμμάτων Σελ. 13 από 68

14 Ανακήρυξη πτυχιούχων Εισαγωγή προγραμμάτων σπουδών. Πρωτοκόλληση και διανομή εγγράφων Σίτιση, Στέγαση, Περίθαλψη Φοιτητών Α1.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών Στο Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης λειτουργούν δύο δομές στήριξης λειτουργίας πληροφοριακών συστημάτων, το Υπολογιστικό Κέντρο - Κέντρο Διαχείρισης Δικτύων και η Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης. Αναλυτικότερα, το Υπολογιστικό Κέντρο Κέντρο Διαχείρισης Δικτύων (ΥΚ-ΚΔΔ) του Δ.Π.Θ. έχει αναλάβει την εποπτεία της λειτουργίας του δικτύου επικοινωνιών, την τυποποίηση και την τεκμηρίωση των διαδικασιών, τη συνεχή παρακολούθηση των συναφών αναγκών του Ιδρύματος και την ικανοποίηση των χρηστών του δικτύου επικοινωνιών. Επίσης, το ΥΚ-ΚΔΔ έχει την ευθύνη της ορθής λειτουργίας του DUTHNet και της πρόσβασης στο Πανεπιστημιακό Διαδίκτυο (GUNet). Επίσης, στο Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης λειτουργεί η Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης, που είναι αρμόδια για την υποστήριξη της λειτουργίας, της συντήρησης και της διαρκούς αναβάθμισης της υπολογιστικής υποδομής των Διοικητικών Υπηρεσιών του Πανεπιστημίου. Α1.2.5 Τεχνικές προδιαγραφές ΟΠΣ-ΔΠΘ Το ΟΠΣ για λόγους ασφαλείας υλοποιείται πάνω στην λογική των δύο αυτόνομων και μη διασυνδεδεμένων δικτύων. Τα δύο δίκτυα που από εδώ και στο εξής θα αναφέρονται ως «εσωτερικό» και «εξωτερικό» δίκτυο έχουν τα εξής χαρακτηριστικά: Α)Εσωτερικό δίκτυο: Είναι το δίκτυο το οποίο αποτελείται από τους διακομιστές που συγκρατούν τα δεδομένα (db servers), τους διακομιστές που περιλαμβάνουν τα προγράμματα και τις ιστοσελίδες που απαιτούνται για την κεντρική επεξεργασία και τον έλεγχο των προς καταχώρηση δεδομένων σε επίπεδο εφαρμογής (app servers) καθώς και τα τερματικά με την εφαρμοφή πελάτη που είναι εγκατεστημένα στις εκάστοτε γραμματείες. Α1)Δρομολόγηση δικτύου Το εσωτερικό δίκτυο υλοποιείται με την χρήση του πρωτοκόλλου VPN και στηρίζεται στην υπάρχουσα υποδομή του Πανεπιστημίου μας. Το εσωτερικό δίκτυο υποστηρίζει δρομολόγηση των πακέτων δεδομένων μεταξύ των κόμβων και από έκαστο κόμβο προς τα τερματικά των γραμματειών των τμημάτων. Η επικοινωνία μεταξύ των τερματικών των γραμματειών δεν είναι δυνατή για λόγους απλότητας στην δρομολόγηση και επιπλέον ασφάλειας του συστήματος. Η παραπάνω υλοποίηση έγινε από το Πανεπιστημίου και αποτελεί ευθύνη του.. Α2)Κρυπτογράφηση δεδομένων Τα δεδομένα στο εσωτερικό δίκτυο υφίστανται κρυπτογράφηση πριν τη μεταφορά τους πάνω από το δημόσιο δίκτυο ώστε να προστατεύονται από υποκλοπή και αλλοίωση. Η κρυπτογράφηση γίνεται με συσκευές υλισμικού και στηρίζεται σε γνωστά πρωτόκολλά των οποίων η αντοχή έχει δοκιμαστεί ευρέως (3DES AES192 bit ή ισχυρότερα). Η κρυπτογράφηση των δεδομένων γίνεται τόσο στην εσωτερική διασύνδεση των κόμβων όσο και στην διασύνδεση του κάθε κόμβου με τα τερματικά των γραμματειών. Η παραπάνω υλοποίηση αποτέλεσε ευθύνη του Πανεπιστημίου Σελ. 14 από 68

15 Β) Εξωτερικό δίκτυο: Πρόκειται για το δίκτυο που κύριο στόχο έχει την προβολή των δεδομένων μέσω διαδικτύου στους εξουσιοδοτημένους χρήστες του συστήματος. Σε αυτό ανήκουν οι διακομιστές των δεδομένων του εξωτερικού δικτύου (web dbservers) και οι διακομιστές ιστοσελίδων που εξυπηρετούν τους ιστότοπους του classweb και unistudent. Δύναται δε οι διακομιστές δεδομένων εξωτερικού δικτύου να βρίσκονται σε ένα επιπλέον δίκτυο κατά τα πρότυπα του εσωτερικού δικτύου, το oποίο δεν είναι συνδεδεμένο με το διαδίκτυο, για την μεταξύ τους επικοινωνία και να επικοινωνούν άμεσα με ένα μόνο διακομιστή ιστοσελίδων ο καθένας. Στη πλήρη ανάπτυξή του το ΟΠΣ αποτελείται από 3 συστοιχίες διακομιστών, οι οποίοι από εδώ και πέρα αναφέρονται ως κόμβοι. Οι κόμβοι έχουν ισότιμα αντίγραφα των δεδομένων του ΟΠΣ. Σκοπός τους είναι να προσφέρουν αδιάλειπτη λειτουργία του συστήματος σε περίπτωση που ένας ή δύο κόμβοι τεθούν εκτός λειτουργίας. Επιπλέον θα προσφέρουν αυτονομία σε περίπτωση διακοπής λειτουργίας του δικτύου μεταξύ των κόμβων και ίσως και μια υποτυπώδη διαχείριση φορτίου, εάν στην τελική υλοποίηση του ΟΠΣ τα τερματικά των γραμματειών θα συνδέονται υπό κανονικές συνθήκες στον κόμβο του νομού στον οποίο ανήκει το τμήμα. Ο κάθε κόμβος θα περιλαμβάνει χωρίζεται σε 4 διακομιστές ήτοι: Ένα διακομιστή db server Ένα διακομιστή appserver Ένα διακομιστή web dbserver Ένα διακομιστή webserver Οι κόμβοι, ένας για κάθε νόμο που έχει παρουσία το πανεπιστήμιο μας, είναι εγκατεστημένοι στην Ξάνθη την Κομοτηνή και την Αλεξανδρούπολη. Συγκεκριμένα η υφιστάμενη κατάσταση έχει ως εξής: Ξάνθη Εσωτερικός DB Windows 2008 Enterprise SQL Server 2008 R2 Enterprise, Εσωτερικός APP Server Windows 2008 Standard, Εξωτερικός DB Windows 2008 Enterprise SQL Server 2008 R2 Enterprise, Εξωτερικός APP Server Windows 2008 Standard, Κομοτηνή Εσωτερικός DB Windows 2008 Enterprise SQL Server 2008 R2 Enterprise, Εσωτερικός APP Server Windows 2008 Standard, Εξωτερικός DB Windows 2008 Enterprise SQL Server 2008 R2 Enterprise, Εξωτερικός APP Server Windows 2008 Standard, Αλεξανδρούπολη Εσωτερικός DB Windows 2008 Enterprise SQL Server 2008 R2 Enterprise, Εσωτερικός APP Server Windows 2008 Standard, Εξωτερικός DB Windows 2008 Enterprise SQL Server 2008 R2 Enterprise, Εξωτερικός APP Server Windows 2008 Standard. Τονίζεται ότι μετά το πέρας του έργου θα πρέπει να υπάρχουν 3 ομότιμοι κόμβοι που θα εξασφαλίζουν αντοχή του ΟΠΣ τόσο σε απώλεια δικτύου όσο και διακομιστών. Σελ. 15 από 68

16 Α2. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Α2.1 Αντικείμενο του Έργου Το παρόν έργο στοχεύει στην αναβάθμιση - επέκταση της λειτουργικότητας του υφιστάμενου Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος Διαχείρισης Φοιτητολογίου, υιοθετώντας για τις επεκτάσεις το λογισμικό Φοιτητολογίου του έργου «E- University Υλοποίηση Ολοκληρωμένου Συστήματος Πληροφόρησης & Συναλλαγών του Πολίτη Προμήθεια και Εγκατάσταση Εξοπλισμού», όπου Κύριος του Έργου είναι το Υπουργείο Παιδείας, Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων. Στα πλαίσια του παρόντος έργου ο Ανάδοχος θα προσαρμόσει, παραμετροποιήσει και θα προβεί σε επιπλέον ανάπτυξη των διασυνδέσεων, ώστε να καλύψει το σύνολο των Γραμματειών των προπτυχιακών και μεταπτυχιακών Τμημάτων του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος, όπου οι τελικοί χρήστες μέσω διαδικτύου θα απολαμβάνουν υπηρεσίες υψηλού επιπέδου που θα προσφέρουν την δυνατότητα αυτοεξυπηρέτησης και SSO (Single Sign-On) μέσω Shibboleth. Στόχος είναι να προσφέρονται όσο το δυνατό περισσότερες ηλεκτρονικές υπηρεσίες για όλους τους φοιτητές και καθηγητές του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. Το έργο στοχεύει επίσης και στην ολοκλήρωση των υφιστάμενων υποσυστημάτων στη λειτουργική περιοχή του Φοιτητολογίου όπως καθορίστηκε από το έργο e-university του 3 ου ΚΠΣ. Η ολοκλήρωση θα γίνει με την ανάπτυξη, την εγκατάσταση, την παραμετροποίηση και την θέση σε λειτουργία πρόσθετων λειτουργικοτήτων κυρίως σε ότι αφορά: 1) Τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες προς τους συναλλασσόμενους με το Ίδρυμα. 2) Τις δυνατότητες διαλειτουργικότητας με τρίτα συστήματα, όπως π.χ. η διασύνδεση με τις κεντρικές υποδομές που θα αναπτυχθούν μέσω της δράσης Α1 της πρόσκλησης 21-1 (βλέπε Α3.2.2, «Θέματα συνάφειας με το Υποέργο Κεντρικών Στατιστικών της οριζόνιας δράσης Α1 της πρόσκλησης 21.1, σύστημα Ερμή και Εύδοξο.») Ο παρόν διαγωνισμός περιλαμβάνει ενσωμάτωση επεκτάσεων που θα δώσουν προστιθέμενη αξία στο πληροφοριακό σύστημα με νέες υπηρεσίες και αντιμετώπιση θεμάτων αξιοπιστίας και διασύνδεσης των επιμέρους υποσυστημάτων. Αναλυτικότερα: Θα προστεθούν υποσυστήματα που θα επιτρέψουν τη διασύνδεση των υποδομών με κεντρικά συστήματα όπως περιγράφονται στην παράγραφο Α3.2.2 Θα προστεθούν υποσυστήματα όπως περιγράφονται στην παράγραφο Α3.4. Θα πραγματοποιηθεί επέκταση του υφιστάμενου ΟΠΣ Φοιτητολογίου σε όλα τα μεταπτυχιακά (τα οποία σήμερα δεν είναι μηχανογραφημένα) για το σύνολο της βασικής, πρόσθετης λειτουργικότητας και των επεκτάσεων. Η εργασία αυτή περιλαμβάνει: Υπηρεσίες μετάπτωσης δεδομένων Υπηρεσίες παραμετροποίησης, ώστε το λογισμικό να προσαρμοστεί στις ανάγκες του κάθε Τμήματος, όπως αυτές περιγράφονται στην παράγραφο Α3.3 «Τεχνολογίες και Σχέδιο Υλοποίησης του Έργου». Υπηρεσίες σχεδίασης αναφορών εκτύπωσης Υπηρεσίες εγκατάστασης Υπηρεσίες εκπαίδευσης Υπηρεσίες υποστήριξης έναρξης λειτουργίας Θα πραγματοποιηθεί ολοκλήρωση με νέες ψηφιακές υπηρεσίες για το σύνολο των τμημάτων του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος, όπως αυτές περιγράφονται στην παράγραφο Α.3.1. Θα πραγματοποιηθεί ολοκλήρωση των υποσυστημάτων Διαχείρισης Δεδομένων Προπτυχιακών και Μεταπτυχιακών Φοιτητών, Προγραμμάτων Σπουδών, Χρονικού Προγραμματισμού Αιθουσών, Διαχείρισης Χρηστών, Διαχείρισης Αναφορών Εκτύπωσης Report Generator, Εξυπηρέτησης Σελ. 16 από 68

17 Φοιτητών μέσω Διαδικτύου, Εξυπηρέτησης Διδασκόντων μέσω Διαδικτύου, Διαχείρισης Στατιστικών Στοιχείων, με πολυυγλωσσικό περιβάλλον, έτσι ώστε ο χρήστης να έχει δικαίωμα επιλογής της γλώσσας που επιθυμεί από τουλάχιστον δύο γλώσσες: Ελληνικά Αγγλικά. Είναι ιδιαίτερα επιθυμητή η υποστήριξη και άλλων γλωσσών της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Θα βελτιωθεί η διαδικασία εγγραφών προεγγραφών σε προπτυχιακό και μεταπτυχιακό επίπεδο, μέσω εγκατάστασης υποσυστήματος εγγραφών, όπως αυτό περιγράφεται στην παράγραφο Α Υποσύστημα προεγγραφής φοιτητών. Με τα παραπάνω θα παρέχονται καλύτερες υπηρεσίες στους φοιτητές και στο προσωπικό του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος και ταυτόχρονα θα γίνει εφικτή απρόσκοπτη ενημέρωση των κεντρικών υποδομών του ΥΠΔΒΜΘ (σύστημα στατιστικών, εύδοξος κ.α.) με αυτοματοποιημένο τρόπο από το νέο πληροφοριακό σύστημα. Παράλληλα θα προσφερθούν οι αναγκαίες υπηρεσίες εγκατάστασης και παραμετροποίησης των επεκτάσεων, μετάπτωσης δεδομένων, εκπαίδευσης προσωπικού και υποστήριξης έναρξης λειτουργίας. Το Ίδρυμα αναμένει ότι μετά την ολοκλήρωση του έργου θα διαθέτει το λογισμικό φοιτητολογίου του έργου E-University, ενιαίο και πλήρες αναβαθμισμένο σε όλα τα Τμήματα (προπτυχιακά και μεταπτυχιακά) του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος, διασυνδεδεμένο με τα κεντρικά συστήματα και θα προσφέρει ένα σύνολο ηλεκτρονικών υπηρεσιών προς τους καθηγητές, φοιτητές και γενικότερα μέλη της Ακαδημαϊκής Κοινότητας. Α2.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη Η υλοποίηση του προτεινόμενου έργου στο Ακαδημαϊκό Ίδρυμα: - Βελτιώνει άμεσα τις παρεχόμενες υπηρεσίες του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος προς τους φοιτητές και καθηγητές και αυξάνει την παραγωγικότητα του προσωπικού - Συμβάλει στην καλύτερη αξιοποίηση των μέχρι σήμερα σχετικών επενδύσεων. - Συμβάλει στην σταδιακή τεχνική και οργανωτική προσαρμογή του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος στο νέο περιβάλλον - Αξιοποιεί την μέχρι σήμερα σημαντική εμπειρία του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος σε σχετικά θέματα και συμβάλλει στο να αποκτηθεί πολύτιμη τεχνογνωσία - Συμβάλλει στην ομογενοποίηση του λογισμικού για όλα τα Τμήματα (προπτυχιακά και μεταπτυχιακά), επιτυγχάνοντας σημαντικές οικονομίες κλίμακος και μειώνοντας σημαντικά το κόστος συντήρησης. - Δίνει την δυνατότητα εσωτερικής ανάπτυξης νέων εφαρμογών και την προσαρμογή των υφιστάμενων, - Δίνει τη δυνατότητα διασύνδεσης των εφαρμογών του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος με τις οριζόντιες κεντρικές εφαρμογές του ΥΠΔΒΜΘ στα πλαίσια της γενικότερης στρατηγικής του ΥΠΔΒΜΘ. - Απελευθερώνει από το προσωπικό των γραμματειών το χρόνο που αποδίδεται στην εξυπηρέτηση των φοιτητών και στην εισαγωγή δηλώσεων μαθημάτων, βαθμολογιών και στοιχείων φοιτητή. - Μειώνει τον φόρτο εργασίας του προσωπικού των γραμματειών και τον συνωστισμό που παρατηρείται στις θυρίδες των γραμματειών - Βελτιώνεται η εξυπηρέτηση των φοιτητών και ελαχιστοποιείται η επαφή του φοιτητή με τη Γραμματεία του Τμήματος όπου ανήκει. Σελ. 17 από 68

18 Α2.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου Το έργο στοχεύει να εξυπηρετήσει τους τριακόσιους (300) εργαζόμενους του Πανεπιστημίου και κυρίως τους εκατό (100) εργαζόμενους στις γραμματείες των Τμημάτων, τους είκοσι τέσσερις χιλιάδες (24.000) φοιτητές και τα εξακόσια (600) μέλη ΔΕΠ του Πανεπιστημίου. Στόχος του έργου είναι «Η χρήση των υπηρεσιών από το σύνολο των φοιτητών κατά το πρώτο έτος παραγωγικής λειτουργίας μετά την οριστική παραλαβή του έργου». Μετρήσιμος Στόχος Η χρήση των υπηρεσιών από τα μέλη ΔΕΠ κατά το πρώτο έτος παραγωγικής λειτουργίας μετά την οριστική παραλαβή του έργου. Η χρήση των υπηρεσιών από φοιτητές κατά το πρώτο έτος παραγωγικής λειτουργίας μετά την οριστική παραλαβή του έργου. Η χρήση των υπηρεσιών από το προσωπικό των Γραμματειών κατά το πρώτο έτος παραγωγικής λειτουργίας μετά την οριστική παραλαβή του έργου. Τιμή 60% 60% 60% Πίνακας 1: Ποσοτικοποίηση των Στόχων του Έργου Α2.4 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του έργου είναι: 1. Οργανωτικοί παράγοντες: Ο σωστός σχεδιασμός των διαδικασιών που συνοδεύουν τη χρήση των υποσυστημάτων έτσι ώστε οι νέες υπηρεσίες να πλαισιώνονται και να υποστηρίζονται σωστά από την οργανωτική δομή του Ιδρύματος. 2. Τεχνολογικοί παράγοντες Η εξασφάλιση της πλήρους και απρόσκοπτης διαλειτουργικότητας των νέων υπηρεσιών. Η απόλυτη κάλυψη των αναγκών λειτουργικότητας που αποτελεί το κύριο ζητούμενο από τον Ανάδοχο. Η αποτυχία πλήρους εξυπηρέτησης των αναγκών με τρόπο εύληπτο και αποδοτικό ενδέχεται να οδηγήσει στην απόρριψη του πληροφοριακού συστήματος από τους χρήστες. Η σωστή και επαρκής εκπαίδευση, τόσο ποιοτικά όσο και ποσοτικά που θα συμβάλει στην μεγιστοποίηση της αποδοχής του έργου από τους χρήστες και στην αποδοτική του λειτουργία. Απρόσκοπτη λειτουργία των υποσυστημάτων και υψηλή διαθεσιμότητα των υπηρεσιών. Ύπαρξη διαρκούς και καλής ποιότητας υποστήριξη. 3. Διοικητικοί και κανονιστικοί παράγοντες: Η επιτυχής και συνεχής ενημέρωση των χρηστών για τις νέες υπηρεσίες και η παρότρυνση και ενθάρρυνση για την χρήσης τους. Η απομάκρυνση όπου είναι δυνατό κάθε γραφειοκρατικού εμποδίου και η απλοποίηση των διαδικασιών. Σελ. 18 από 68

19 Α3. Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου Α3.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες Στα πλαίσια του έργου θα ολοκληρωθούν οι ηλεκτρονικές υπηρεσίες μίας στάσης στο Ακαδημαϊκό Ίδρυμα προς όλους τους συναλλασσόμενους με αυτό, ήτοι μέλη της ακαδημαϊκής κοινότητας (φοιτητές, μέλη ΔΕΠ, εργαζόμενοι) και λοιπούς εξωτερικούς φορείς (π.χ. ΥΠΔΒΜΘ και ΕΣΥΕ), αλλά και το γενικό κοινό, δηλαδή οποιοδήποτε απλό πολίτη. Οι υπηρεσίες που θα προκύψουν από το προτεινόμενο έργο θα πρέπει να καλύψουν όλο το φάσμα φοιτητικών δραστηριοτήτων του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. Τα μέλη της ακαδημαϊκής κοινότητας, συνεργαζόμενοι φορείς, αλλά και οποιοσδήποτε απλός πολίτης, θα έχουν ένα σημείο επαφής με το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα, από το οποίο θα λαμβάνουν και θα προσφέρουν με ασφαλή τρόπο και χωρίς διακρίσεις υπηρεσίες και ενημέρωση. Στην παράγραφο Α.1.2. περιγράφονται οι ηλεκτρονικές υπηρεσίες που προσφέρει σήμερα το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα. Στη συνέχεια περιγράφονται οι νέες ηλεκτρονικές υπηρεσίες που θα υλοποιηθούν στας πλαίσια του έργου ανά κατηγορία επωφελούμενων πρέπει να ενταχθούν οι ακόλουθες: Το υφιστάμενο σύστημα φοιτητολογίου προσφέρει τις παρακάτω ψηφιακές υπηρεσίες: 3. Ψηφιακές Υπηρεσίες προς τους Φοιτητές 1. Φοιτητές Εγγραφές στα ακαδημαϊκά Τμήματα εισερχομένων φοιτητών μέσω εξετάσεων Δηλώσεις συγγραμμάτων με προσυμπληρωμένα δεδομένα, ανάλογα με το πρόγραμμα σπουδών που ακολουθεί ο φοιτητής διασύνδεση με Εύδοξο Αυτόματη ενημέρωση βαθμολογίας μαθημάτων που έχει συμμετάσχει ο φοιτητής μέσω Αυτόματη έκδοση πιστοποιητικών σε μορφή pdf μετά από αίτηση (θα απαιτείται ταυτοποίηση) Αιτήσεις για φοιτητικές παροχές και πιστοποιητικά και παρακολούθηση της πορείας της αίτησης. Ενδεικτικά είδη αιτήσεων: o Αίτηση χορήγησης κάρτας σίτισης o Αίτηση διαμονής στην εστία o Αίτηση για λήψη πτυχίου και ορκωμοσία Προσωποποιημένη πληροφόρηση για διδακτορικούς φοιτητές 2. Αιτούντες Φοιτητές Αιτήσεις φοιτητών (εκτός της ταυτοποίησης περιλαμβάνει όλη τη διαδικασία αιτήσεων φοιτητών, την επεξεργασία εντύπων και τις φόρμες αποστολής στοιχείων, την υποβολή τυχόν δικαιολογητικών) Αιτήσεις φοιτητών για εγγραφή σε μεταπτυχιακά προγράμματα σπουδών με αυτόματη ενημέρωση αποτελέσματος μέσω web, ή sms Αυτόματη εισαγωγή φοιτητών σε τμήματα και προγράμματα σπουδών μετά από ηλεκτρονική διαδικασία αίτησης εισαγωγής Σελ. 19 από 68

20 3. Μέλη ΔΕΠ Υπηρεσίες ηλεκτρονικής Γραμματείας ακαδημαϊκού Τμήματος όπως: o Δημιουργία Προγράμματος Σπουδών με συμμετοχή διδασκόντων και Γραμματείας. o Αυτόματη ενημέρωση διδασκόντων για ανάθεση διδασκαλίας μαθημάτων ή δυνατότητα επεξεργασίας εξετάσεων μέσω web, , sms o Αυτόματη δημοσίευση ημερολόγιων προγραμμάτων διδασκαλίας και εξετάσεων μαθημάτων, στα οποία έχουν δικαίωμα, μέσω web, ή sms o Αυτόματη έκδοση πιστοποιητικών σε μορφή pdf μετά από αίτηση (θα απαιτείται ταυτοποίηση) Περιγραφή Υπηρεσίας Εγγραφές στα ακαδημαϊκά Τμήματα εισερχομένων φοιτητών Αυτόματη ενημέρωση βαθμολογίας μαθημάτων που έχει συμμετάσχει ο φοιτητής μέσω Αυτόματη έκδοση πιστοποιητικών σε μορφή pdf μετά από αίτηση Αιτήσεις φοιτητών (εκτός της ταυτοποίησης περιλαμβάνει όλη τη διαδικασία αιτήσεων φοιτητών, την επεξεργασία εντύπων και τις φόρμες αποστολής στοιχείων, την υποβολή τυχόν δικαιολογητικών) Απαιτούμενα στοιχεία (δεδομένα εισόδου) Στοιχεία αποτελέσματος (δεδομένα εξόδου) Προσωποποιημένες Υπηρεσίες για φοιτητές Κωδικός φοιτητή (username και password) Κωδικός φοιτητή (username και password) Κωδικός φοιτητή (username και password) Εγγραφή φοιτητή στο ΠΣ Αναλυτική βαθμολογία Παρατηρήσεις (π.χ. επίπεδο «ηλεκτρονικοπ οίησης», επίπεδο Υπηρεσίας κλπ.) Πιστοποιητικό 4 Προσωποποιημένες Υπηρεσίες για τους αιτούντες φοιτητές Κωδικός Αίτηση φοιτητή 3 φοιτητή (username και password) Αιτήσεις φοιτητών για εγγραφή σε μεταπτυχιακά προγράμματα σπουδών με αυτόματη ενημέρωση αποτελέσματος μέσω web, ή sms Αυτόματη εισαγωγή φοιτητών σε τμήματα και προγράμματα σπουδών μετά από ηλεκτρονική διαδικασία αίτησης εισαγωγής Κωδικός φοιτητή (username και password) Κωδικός φοιτητή (username και password) Αίτηση φοιτητή 4 Εισαγωγή φοιτητή σε τμήμα / πρόγραμμα σπουδών Προσωποποιημένες Υπηρεσίες για διδακτορικούς φοιτητές Κωδικός Προσωποποιημέν φοιτητή η πληροφόρηση (username και Προσωποποιημένη πληροφόρηση για διδακτορικούς φοιτητές Σελ. 20 από 68

21 Δημιουργία προγραμμάτων σπουδών με συμμετοχή διδασκόντων Αυτόματη ενημέρωση διδασκόντων για ανάθεση διδασκαλίας μαθημάτων ή δυνατότητα επεξεργασίας εξετάσεων μέσω web, , sms Ασφαλής αποστολή βαθμολογίας καθηγητών στις γραμματείες Αυτόματη δημοσίευση ημερολόγιων προγραμμάτων διδασκαλίας και εξετάσεων μαθημάτων, στα οποία έχουν δικαίωμα, μέσω web, ή sms Αυτόματη έκδοση πιστοποιητικών σε μορφή pdf μετά από αίτηση (θα απαιτείται ταυτοποίηση) password) Προσωποποιημένες Υπηρεσίες για τα μέλη ΔΕΠ Κωδικός Πρόγραμμα καθηγητή σπουδών (username και password) Κωδικός καθηγητή (username και password) Κωδικός καθηγητή (username και password) Κωδικός καθηγητή (username και password) Κωδικός καθηγητή (username και password) Ανάθεση διδασκαλίας Βαθμολόγιο εξετάσεων Ημερολόγιο πρόγραμμα διδασκαλίας Πιστοποιητικό σε pdf Α3.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος Η αρχιτεκτονική του ΟΠΣ θα πρέπει να περιλαμβάνει ενδεικτικά τα παρακάτω υποσυστήματα,: 1. Υποσύστημα Διαχείρισης Δεδομένων Προπτυχιακών και Μεταπτυχιακών Φοιτητών καθώς και Προγραμμάτων Σπουδών. 2. Υποσύστημα Διαχείρισης Ροών Φοιτητολογίου 3. Υποσύστημα Χρονικού Προγραμματισμού Αιθουσών. 4. Υποσύστημα Διαχείρισης Αιτούντων Φοιτητών 5. Υποσύστημα Διαχείρισης Χρηστών. 6. Υποσύστημα Διαχείρισης Αναφορών Εκτύπωσης Report Generator. 7. Υποσύστημα Λήψης Εγγραφών από εξωτερικό αρχείο. 8. Υποσύστημα εξυπηρέτησης φοιτητών μέσω διαδικτύου. 9. Υποσύστημα εξυπηρέτησης διδασκόντων μέσω διαδικτύου. 10. Υποσύστημα διαχείρισης στατιστικών στοιχείων 11. Υποσύστημα διαχείρισης συγγραμμάτων διασύνδεση με ΕΥΔΟΞΟ 12. Υποσύστημα διαχείρισης ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου 13. Υποσύστημα Φοιτητικής Μέριμνας για τη Σίτιση, Στέγαση, Περίθαλψη Το ΟΠΣ θα είναι εγκατεστημένο σε τρείς κόμβους (Ξάνθη, Κομοτηνή, Αλεξανδρούπολη), οι οποίοι θα εξυπηρετούν το σύνολο των Τμημάτων (προπτυχιακά και μεταπτυχιακά). Το ΟΠΣ θα πρέπει να υποστηρίζει την πλήρη διασύνδεση των υποσυστημάτων του η οποία έγκειται στα ακόλουθα: Στην ύπαρξη ενός ενιαίου τρόπου επιβολής των πολιτικών (ρόλοι χρηστών, δικαιώματα και εξουσιοδοτήσεις, ασφάλεια κτλ) Σελ. 21 από 68

22 Στην ενιαία τήρηση των κοινών δεδομένων μέσω τήρησης ενιαίας βάσης δεδομένων, ώστε οι πληροφορίες για μία οντότητα να διατηρούνται σε ποικίλα απομακρισμένα σημεία ώστε να εξασφαλίζεται η αυτονομία του ΟΠΣ και να δημιουργούνται/ενημερώνονται μόνο από το κατάλληλο υποσύστημα. Οποιοδήποτε υποσύστημα θα πρέπει να μπορεί να εκτελεί οποιαδήποτε παρεχόμενη λειτουργία του συστήματος μέσω ανοικτής τεχνολογίας διασύνδεσης όπως Web Services. Επίσης, το σύστημα θα πρέπει να μπορεί να επικοινωνήσει με Κυβερνητικά Συστήματα. Αυτό θα πρέπει να υλοποιηθεί είτε με SOAP δηλαδή μέσω Web Services, ή με XML αν υπάρχουν τα αντίστοιχα πρότυπα για την ανταλλαγή κατάλληλων μηνυμάτων ή με SMTP (δηλαδή μέσω ηλεκτρονικής αλληλογραφίας) ή μέσω Web Forms. Τα web forms είναι τελείως χειρωνακτικός τρόπος και θα γίνεται από κάποιον υπάλληλο, ο οποίος συνδέεται μέσω του Web Browser του στην κατάλληλη σελίδα και θα αποστέλλει το έγγραφό του μέσω των πρωτοκόλλων HTTP ή HTTPS. Επιπλέον, το σύστημα θα πρέπει να μπορεί να επικοινωνήσει με ετερογενή συστήματα ή υποσυστήματα είτε μέσω Web Services, αν αυτά είναι service-based, είτε μέσω XML αν υπάρχουν τα αντίστοιχα πρότυπα μηνυμάτων ώστε να γίνεται ανταλλαγή της σωστής πληροφορίας. Α3.2.1 Γενικές αρχές Οι γενικές αρχές που θα πρέπει να διέπουν το προτεινόμενο Πληροφοριακό Σύστημα και τα επιμέρους υποσυστήματά του σε λειτουργικό και τεχνολογικό επίπεδο περιλαμβάνουν: 1. Συστήματα «ανοικτής» αρχιτεκτονικής (open architecture), κάνοντας χρήση προτύπων που θα διασφαλίζουν: o Ομαλή συνεργασία και λειτουργία μεταξύ των επιμέρους λειτουργικών εφαρμογών και υποσυστημάτων του πληροφοριακού συστήματος καθώς και με άλλες εξωτερικές εφαρμογές o Τη δικτυακή συνεργασία μεταξύ εφαρμογών ή/και συστημάτων τα οποία βρίσκονται σε διαφορετικά υπολογιστικά συστήματα o Την επεκτασιμότητα των μηχανογραφικών συστημάτων και εφαρμογών χωρίς αλλαγές στη δομή και αρχιτεκτονική τους. 2. Αρθρωτή (modular) αρχιτεκτονική του συστήματος, ώστε να επιτρέπονται μελλοντικές επεκτάσεις και αντικαταστάσεις, ενσωματώσεις, αναβαθμίσεις ή αλλαγές διακριτών τμημάτων λογισμικού ή εξοπλισμού. 3. Αρχιτεκτονική n-tier, για την ευελιξία της κατανομής του κόστους και φορτίου μεταξύ κεντρικών συστημάτων και σταθμών εργασίας, για την αποδοτική εκμετάλλευση του δικτύου και την ευκολία στην επεκτασιμότητα. 4. Λειτουργία των επιμέρους εφαρμογών, υποσυστημάτων και λύσεων που θα αποτελέσουν διακριτά τμήματα του πληροφοριακού συστήματος, σε ένα ολοκληρωμένο περιβάλλον, το οποίο θα αποτελέσει το βασικό «χώρο εργασίας» για τους «διαχειριστές» και τους εξουσιοδοτημένους χρήστες των εφαρμογών του με στόχο την : o Επίτευξη της μεγαλύτερης δυνατής ομοιομορφίας στις διεπαφές μεταξύ των διαφόρων υποσυστημάτων και στον τρόπο εργασίας των χρηστών o Επιλογή κοινών και φιλικών τρόπων παρουσίασης, όσον αφορά τις διεπαφές των χρηστών με τις εφαρμογές 5. Εξασφάλιση πλήρους λειτουργικότητας μέσω του εσωτερικού δικτύου (intranet) και του Διαδικτύου (internet) για το σύνολο των εφαρμογών και εργαλείων που θα καλύψουν τις γενικότερες ανάγκες διαχείρισης πληροφορίας. Σελ. 22 από 68