Υποστήριξη Λειτουργιών Διαχείρισης Αποθηκών και Αποθέματος με Χρήση του Συστήματος Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων Microsoft Navision

Transcript

1 Υποστήριξη Λειτουργιών Διαχείρισης Αποθηκών και Αποθέματος με Χρήση του Συστήματος Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων Microsoft Navision Η Διπλωματική Εργασία παρουσιάστηκε ενώπιον του Διδακτικού Προσωπικού του Πανεπιστημίου Αιγαίου Σε Μερική Εκπλήρωση των Απαιτήσεων για το Μεταπτυχιακό Δίπλωμα του Τμήματος Μηχανικών Πληροφοριακών και Επικοινωνιακών Συστημάτων της Χριστίνας Νικολάου ΕΑΡΙΝΟ ΕΞΑΜΗΝΟ 2009

2 Η ΤΡΙΜΕΛΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΔΙΔΑΣΚΟΝΤΩΝ ΕΠΙΚΥΡΩΝΕΙ ΤΗ ΔΙΠΛΩΜΑΤΙΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ ΤΗΣ Χριστίνας Νικολάου Ευριπίδης Λουκής, Επιβλέπων Τμήμα Μηχανικών Πληροφοριακών και Επικοινωνιακών Συστημάτων Σπύρος Κοκολάκης, Μέλος Τμήμα Μηχανικών Πληροφοριακών και Επικοινωνιακών Συστημάτων Ιωάννης Χαραλαμπίδης, Μέλος Τμήμα Μηχανικών Πληροφοριακών και Επικοινωνιακών Συστημάτων ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΑΙΓΑΙΟΥ ΕΑΡΙΝΟ ΕΞΑΜΗΝΟ 2009

3 ΕΥΧΑΡΙΣΤΙΕΣ - ΑΦΙΕΡΩΣΕΙΣ Θα ήθελα να ευχαριστήσω τον επιβλέπων καθηγητή μου κύριο Ευριπίδη Λουκή για την πολύτιμη βοήθειά του και να αφιερώσω την παρούσα διπλωματική στους γονείς μου, Γιώργο και Σταμούλα.

4 ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ Κεφάλαιο 1 Εισαγωγή...4 Κεφάλαιο 2 Συστήματα ERP Ιστορική Αναδρομή Συστήματα ERP Ανάπτυξη Συστήματος ERP Πλεονεκτήματα Υιοθέτησης Συστημάτων ERP Απόδοση της Επένδυσης Υλοποίηση Υλοποίηση ERP και BPR Εκπαίδευση Χρηστών Ανθρώπινοι Πόροι Αναδόμιση και Μεταφορά Δεδομένων Οργάνωση Υλοποίησης ERP Από το business στο e-business Υποσυστήματα ERP ERP και Στρατηγικές Συστήματα ERP και Επικινδυνότητα Εκτίμηση της Αξίας των ERP Επίλογος..24 Κεφάλαιο 3 Διαχείριση Αποθηκών και Αποθεμάτων με Χρήση του Microsoft Navision Σενάριο Ορισμός Αποθήκης Είδη-Παραμετροποίηση Αποθεμάτων Τεχνικές Προδιαγραφές-Φασεολόγιο Παραγγελία-Εντολή Παραγωγής Παραγγελίες α Υλών Τοποθετήσεις Δημιουργία Συλλογής και Παραγωγή Ολοκληρωμένη Εντολή Παραγωγής Δημιουργία Εντολής Διακίνησης Αποστολή και Τιμολόγηση Παραγγελίας Φυσική Απογραφή Εγγραφές Αναπροσαρμογής Εσωτερικές Μετακινήσεις Κεφάλαιο 4 Επίλογος-Συμπεράσματα...110

5 Βιβλιογραφικές Αναφορές...112

6 Κεφάλαιο 1 Εισαγωγή Οι σημερινές επιχειρήσεις έχοντας διαπιστώσει τις ραγδαίες εξελίξεις στις καθημερινές επιχειρησιακές διαδικασίες ζητούν από τα μηχανογραφικά τους συστήματα να μπορούν να παρακολουθήσουν, να αξιολογήσουν και να συνδέσουν το σύνολο των λειτουργιών τους σε μία ολοκληρωμένη ενότητα, δημιουργώντας με αυτό τον τρόπο τις προϋποθέσεις που θα συμβάλλουν καθοριστικά στην εξελικτική πορεία τους και στην ενίσχυση του ανταγωνιστικού τους πλεονεκτήματος. Το παραπάνω ζήτημα έρχεται να καλύψει το ERP, δίνοντας τη δυνατότητα στις επιχειρήσεις να ανταποκριθούν άμεσα και δυναμικά στις σύγχρονες προκλήσεις και να θωρακίσουν τις λειτουργίες τους, λαμβάνοντας φυσικά υπόψη: Τις νέες συνθήκες που δημιουργούνται από τις εξελίξεις του κοινωνικού, οικονομικού και τεχνολογικού περιβάλλοντος (Παγκοσμιοποίηση, Διαδίκτυο, Ηλεκτρονικό Εμπόριο). Την ανάγκη συνδυασμού, συντονισμού και ελέγχου όλων των δραστηριοτήτων της επιχείρησης. Τη σπουδαιότητα για έγκαιρο και εμπεριστατωμένο προγραμματισμό ενεργειών. Την ανάγκη για άντληση έγκυρης πληροφόρησης και την άμεση αξιοποίησή της για τη λήψη σημαντικών επιχειρηματικών αποφάσεων και κυρίως Τη δυνατότητα να μπορούν οι επιχειρήσεις στο μέλλον να εντάξουν στα χαρακτηριστικά του, τα πρόσθετα στοιχεία που κρίνονται απαραίτητα για την ικανοποίηση των νέων λειτουργικών αναγκών που θα προκύψουν. Με βάση τα παραπάνω η παρούσα διπλωματική εργασία στο Κεφάλαιο 2 κάνει μια αναφορά στα Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων (ERP), στους τρόπους υλοποίησης και οργάνωσής τους καθώς και σε άλλα σχετικά ζητήματα. Κατόπιν στο Κεφάλαιο 3 δημιουργείται ένα ολοκληρωμένο σενάριο μέσα από το οποίο μπορεί να 4

7 γίνει εμφανές πως ένα σύστημα ERP μπορεί να υποστηρίξει τις διάφορες λειτουργίες μιας επιχείρησης, με έμφαση στη Διαχείριση Αποθεμάτων. Το εργαλείο που χρησιμοποιήθηκε για την ανάπτυξη του σεναρίου είναι το Σύστημα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων Microsoft Navision Έκδοση 5. 5

8 Κεφάλαιο 2 Συστήματα ERP 2.1 Ιστορική Αναδρομή Παλαιότερα υπήρχε η τάση ανάπτυξης πολλών μικρών Πληροφοριακών Συστημάτων στις επιχειρήσεις χωρίς κεντρικό σχεδιασμό. Κάθε ένα από αυτά τα συστήματα υποστηρίζει κάποια σημαντική εργασία της επιχείρησης (π.χ. γενική λογιστική, μισθοδοσία, παρακολούθηση παράδοση παραγγελιών, αποθήκη) και συνήθως με περιορισμένη λειτουργικότητα. Τα μικρά αυτά ΠΣ συνήθως αναπτύσσονται με διαφορετικές τεχνολογίες και σε διαφορετικές χρονικές στιγμές και δεν συνδέονται μεταξύ τους. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα τα δεδομένα του ενός να μην είναι άμεσα χρησιμοποιήσιμα από τα άλλα συστήματα, μεγάλα κόστη επανεισαγωγής στοιχειών από το ένα ΠΣ στο άλλο, ή πολλαπλής εισαγωγής των ιδίων στοιχείων (π.χ. προσωπικού) σε πολλά επί μέρους ΠΣ, ασυμφωνίες μεταξύ των δεδομένων (τα ίδια τα στοιχεία, σε άλλο ΠΣ είναι ενημερωμένα και στο άλλο όχι) κτλ. Επίσης με τη συγκεκριμένη προσέγγιση υπάρχει αδυναμία παροχής ολοκληρωμένης εικόνας (π.χ. ενός πελάτη με στοιχεία από διάφορα επί μέρους ΠΣ, π.χ. διαφόρων προϊόντων) και είναι μεγάλα τα κόστη λειτουργίας και συντήρησης των διαφορετικών τεχνολογιών των ΠΣ. Η ανορθολογική αυτή προσέγγιση (που υπάρχει όμως σε πολλές επιχειρήσεις) ονομάζεται: ISLANDS OF AUTOMATION ΝΗΣΙΔΕΣ ΑΥΤΟΜΑΤΙΣΜΟΥ Προχωρώντας ακόμα πιο πίσω στο χρόνο θα δούμε πως τη δεκαετία του 60 υπήρχαν τα ΠΣ ελέγχου αποθεμάτων (Inventory Control), όπου για κάθε είδος καθορίζεται ένα απόθεμα ασφαλείας, κάτω από το οποίο υποβάλλεται παραγγελία σε εξωτερικό προμηθευτή ή ξεκινά η παραγωγή στο εργοστάσιο της επιχείρησης. 6

9 Τη δεκαετία του 70 εμφανίζονται τα MRP (Materials Requirements Planning) συστήματα, δηλαδή τα συστήματα Προγραμματισμού Αναγκών Υλικών. Χονδρικά στα συστήματα αυτά βάσει του καταλόγου υλικών (Bill of Materials) και βάσει εκτιμήσεων ζήτησης του τελικού προϊόντος προσδιορίζονται οι ποσότητες του τελικού προϊόντος που θα πρέπει να παραχθούν, καθώς επίσης και οι ποσότητες των ενδιάμεσων εσωτερικά κατασκευζόμενων ειδών και οι αντίστοιχοι χρόνοι παραγωγής τους. Τη δεκαετία του 80 εμφανίζονται τα συστήματα MRP II στα οποία έχουμε συνδυασμό της διαχείρισης παραγωγής, προμηθειών και υλικών με την χρηματοοικονομική διαχείριση και τη λογιστική. 2.2 Συστήματα ERP Από τη δεκαετία του 90 η σύγχρονη τάση είναι προς την κατεύθυνση της δημιουργίας ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΩΝ ΠΛΗΡOΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ (ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΠΟΡΩΝ ENTERPRICE RECOURCE ΡLANNING SYSTEMS ERP) Είναι ουσιαστικά μια συλλογή από προγράμματα (λογισμικό) που παρέχουν πλήρη υποστήριξη και συνδέουν μεταξύ τους τις διάφορες λειτουργίες μιας επιχείρησης, όπως τα χρηματοοικονομικά, τις προμήθειες, την παραγωγή (προϊόντων ή υπηρεσιών), τις πωλήσεις, την διοίκηση του ανθρωπίνου δυναμικού, το λογιστήριο, τις ταμειακές ροές, κ.λ.π. Ορισμός Ως Σύστημα Διαχείρισης Πόρων Επιχείρησης (Enterprise Resources Planning System ERP) ορίζεται ένα ολοκληρωμένο ΠΣ, το οποίο υποστηρίζει όλες τις λειτουργίες της επιχείρησης και τις μεταξύ τους διασυνδέσεις, καθιστώντας έτσι δυνατό τον ενοποιημένο προγραμματισμό χρήσης, την αξιοποίηση και την παρακολούθηση όλων των παραγωγικών της πόρων (π.χ. μηχανημάτων, υλικών, ανθρώπων, οικονομικών πόρων, κ.λ.π.) με τελικό στόχο την καλύτερη εξυπηρέτηση των πελατών. 7

10 Η επιτυχία του Ολοκληρωμένου Συστήματος Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων οφείλεται στην χρήση κοινής βάσης δεδομένων με την οποία συνδέονται όλα τα υποσυστήματα. 2.3 Ανάπτυξη Συστήματος ERP Ένα Ολοκληρωμένο Σύστημα Διαχείρισης Πόρων Επιχείρησης μπορεί να αναπτυχθεί με δύο τρόπους : A. Χρησιμοποιώντας κάποιο έτοιμο πακέτο λογισμικού, το οποίο καλύπτει πολλές από τις διαδικασίες που είναι κοινές σε κάθε επιχείρηση (λ.χ. επεξεργασία παραγγελιών, τιμολόγηση, ισολογισμοί, αποθήκη, κ.ά.) και περιλαμβάνει και τις βέλτιστες πρακτικές και διαδικασίες. Βεβαία το σύνηθες είναι ότι κατά την διαδικασία της εγκατάστασής του λογισμικού, γίνεται παραμετροποίηση, εισαγωγή αρχικών στοιχείων ή και τροποποίηση του κώδικα, ώστε να καλύπτονται οι ανάγκες της κάθε επιχείρησης ξεχωριστά με απώτερο σκοπό την πληρέστερη ενοποίηση των διαφόρων τμημάτων. Ακολουθώντας αυτή την προσέγγιση υπάρχει σαφώς χαμηλότερο κόστος, η υλοποίηση είναι ταχύτερη, ο κίνδυνος αποτυχίας είναι μικρότερος και υπάρχει και η ενσωματωμένη εμπειρία των βέλτιστων πρακτικών. Από την άλλη όμως είναι πιθανό αν δε γίνει προσεκτική επιλογή να υπάρχει μεγάλη απόσταση από τις ανάγκες ή την λειτουργία κάποιων επιχειρήσεων και να απαιτούνται αλλαγές στην λειτουργία της επιχείρησης, ώστε να προσαρμοσθεί στις πρακτικές και διαδικασίες που υποστηρίζει το λογισμικό πακέτο. Οι αλλαγές αυτές άλλοτε είναι «θετικές» και βελτιώνουν την λειτουργία και την απόδοση της επιχείρησης), μπορεί όμως να έχουν και αρνητικά αποτελέσματα Β. Μέσω εξαρχής ανάπτυξης λογισμικού που υποστηρίζει επακριβώς και πλήρως τις ανάγκες και την λειτουργία της συγκεκριμένης επιχείρησης. Ακολουθώντας τη δεύτερη προσέγγιση σίγουρα είναι υψηλότερο το κόστος, μεγαλύτερος ο χρόνος υλοποίησης και μεγαλύτερος ο κίνδυνος αποτυχίας (ειδικά εάν το σύστημα είναι πολύπλοκο ). Εφόσον όμως το σύστημα αναπτυχθεί σωστά θα καλύπτει επακριβώς τις ανάγκες της συγκεκριμένης επιχείρησης, η οποία δε θα χρειαστεί να επανασχεδιάσει νέες διαδικασίες και πρακτικές, αφού στηρίχτηκε στις ήδη υπάρχουσες για να σχεδιαστεί το σύστημα. 8

11 Οι κυριότερες διεθνείς εταιρείες ανάπτυξης πακέτων ERP είναι οι παρακάτω: SAP (Systems Applications and Products in Data Processing): ORACLE : PEOPLESOFT : J.D.EDWARDS : MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS (Βασικό προϊόν Microsoft Navision) 2.4 Πλεονεκτήματα Υιοθέτησης Συστημάτων ERP Υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα τα οποία προκύπτουν από την υιοθέτηση ενός συστήματος ERP από μια επιχείρηση. Μερικά από αυτά είναι τα εξής : Μείωση του λειτουργικού κόστους. Ενσωμάτωση και ολοκλήρωση όλων των τμημάτων της επιχείρησης αποκτώντας περισσότερο έλεγχο στην λειτουργία τους. Αύξηση των χρόνων απόκρισης της επιχείρησης. Διενέργεια διαδικασιών σε μικρότερο χρονικό διάστημα, αφού όλα τα τμήματα της επιχείρησης είναι συνδεμένα και ολοκληρωμένα στο σύστημα ERP. Άμεση πρόσβαση σε πληροφορίες, βελτιώνοντας τους χρόνους στην λήψη αποφάσεων Ολοκλήρωση των διαφορετικών λογισμικών και προγραμμάτων της επιχείρησης σε ένα απλό ενιαίο σύστημα Αυτοματοποίηση επιτάχυνση διεκπεραιωτικών εργασιών ρουτίνας Κατάργηση της επανάληψης εργασιών (π.χ. πολλαπλή εισαγωγή των ίδιων δεδομένων σε πολλά Π.Σ- εφαρμογές) Άμεση διαθεσιμότητα έγκυρης - ολοκληρωμένης πληροφόρησης βελτίωση αποτελεσματικότητας και καλύτερης λήψης αποφάσεων Αύξηση αποδοτικότητας προσωπικού και βελτίωση συνθηκών εργασίας Καλύτερος προγραμματισμός χρήσης των πόρων της επιχείρησης και καλύτερη αξιοποίησή τους Υποστήριξη ανάπτυξης της επιχείρησης (σε: νέους πελάτες, νέες γεωγραφικές περιοχές, νέα προϊόντα) Μείωση κόστους μηχανογραφικής υποστήριξης Υποδομή για δραστηριότητες ηλεκτρονικού εμπορίου 9

12 Πρόκειται λοιπόν για ένα ενιαίο σύστημα που συγκεντρώνει πληροφορίες για όλα τα τμήματα μιας επιχείρησης, για κάθε διαδικασία και λειτουργία της σε πραγματικό χρόνο (on line ενημέρωση) και αυτοματοποιεί άλλοτε χρονοβόρες διαδικασίες. Επιπλέον οφέλη που προκύπτουν είναι και τα παρακάτω: Πλήρης εικόνα των οικονομικών στοιχείων: Τα χρηματοοικονομικά δεδομένα και οι σχετικές πληροφορίες μπαίνουν στο σύστημα από όλα τα τμήματα της επιχείρησης. Τα δεδομένα αυτά συγκεντρώνονται και διαχειρίζονται σαν μια ξεχωριστή ενιαία μονάδα και δίνουν άμεσα πληροφορίες στους χρήστες που έχουν δυνατότητα πρόσβασης σε τέτοιου είδους πληροφορίες. Είναι επομένως ανεκτίμητο εργαλείο πληροφόρησης και βοήθημα στην λήψη αποφάσεων για τα στελέχη και τον επιχειρηματία.(roi, προϋπολογισμοί, προμηθευτές, κλπ). Οργάνωση στις διαδικασίες και στις λειτουργίες της επιχείρησης: Το ERP είναι ο σκελετός λειτουργίας της επιχείρησης και βασίζεται στην αυτοματοποίηση των διαδικασιών και λειτουργιών. Οι διαδικασίες απλοποιούνται, γίνονται επίσημες, είναι ξεκάθαρες και σταθερές για κάθε τμήμα της επιχείρησης και για κάθε στέλεχος. Με αυτό τον τρόπο, οι πληροφορίες για την κατάσταση των παραγγελιών ή της αποθήκης για παράδειγμα, είναι άμεσες και προσβάσιμες από τους χρήστες μεγιστοποιώντας την ποιότητα εξυπηρέτησης προς τους πελάτες. Η οργάνωση και η αυτοματοποίηση των διαδικασιών, η άμεση και εύστοχη παροχή πληροφοριών είναι βασικά θεμέλια για την αποτελεσματικότερη επικοινωνία και συνεννόηση ανάμεσα σε όλα τα στελέχη της επιχείρησης. Ιδιαίτερα μεγάλη είναι η ανάγκη χρήσης ολοκληρωμένων πληροφορικών συστημάτων σε επιχειρήσεις που διατηρούν μεγάλο αριθμό τμημάτων και στελεχών καθώς και επιχειρήσεις που έχουν τμήματα σε διαφορετικά γεωγραφικά σημεία. Κάθε ολοκληρωμένο σύστημα ERP αποτελείται από αρκετά υποσυστήματα. Τα υποσυστήματα συνεργάζονται αρμονικά μεταξύ τους διαχέοντας τις πληροφορίες σε όλα τα τμήματα και όλους τους ενδιαφερόμενους, διασυνδέοντας τις λειτουργίες μιας επιχείρησης σε ένα στιβαρό, ομοιογενές και ενιαίο περιβάλλον εργασίας. 10

13 Τα παραπάνω είναι τα σημαντικότερα οφέλη που μπορεί να έχει μία εταιρία από ένα ERP σύστημα. Χρειάζεται όμως ιδιαίτερη προσοχή στην επιλογή του. 2.5 Απόδοση της επένδυσης Σύμφωνα με πρόσφατη έρευνα της AMR Research, οι τρεις σημαντικότεροι λόγοι για την αγορά λογισμικού ERP είναι η βελτίωση της παραγωγικότητας, το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα και η ικανοποίηση του πελάτη. Βέβαια οι προσδοκίες μιας επιχείρησης μετά την υιοθέτηση ενός συστήματος ERP είναι σίγουρα πολύ πιο σύνθετες και εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από τις ιδιαίτερες συνθήκες του περιβάλλοντος στο οποίο αυτή δραστηριοποιείται. Είναι βέβαιο ότι το λογισμικό ERP απαιτεί τη δέσμευση σημαντικών πόρων της επιχείρησης για την αγορά, εγκατάσταση, παραμετροποίηση, εκπαίδευση, συντήρηση και βελτίωση του συστήματος. Οι πόροι αυτοί, εκτός από χρηματικά ποσά, περιλαμβάνουν και τη δέσμευση του ανθρώπινου δυναμικού σε όλες τις βαθμίδες. Η τελική συνισταμένη όλων αυτών θα μπορούσε θεωρητικά να απεικονιστεί σε ένα περίπλοκο μοντέλο που θα περιέγραφε τις υφιστάμενες διαδικασίες και τα τελικά οφέλη από τη χρήση του ERP συστήματος. Εφόσον όλες οι μοντελοποιημένες διαδικασίες αναλυθούν και μετρηθούν ικανοποιητικά, το τελικό αποτέλεσμα θα μπορούσε να περιγραφεί με ένα γνώριμο αριθμό: την Απόδοση της Επένδυσης (Return on Investment, ROI), που ουσιαστικά αντιπροσωπεύει το κέρδος που προσδοκά η επιχείρηση από την επένδυσή της σε λογισμικό ERP. Η εξεύρεση του ROI αποτελεί, από μόνη της, ιδιαίτερα επίπονη και δύσκολη εργασία. Υπάρχουν, όμως, κάποιες γενικές κατευθύνσεις που δίνουν μια αντιπροσωπευτική εικόνα της απόδοσης του ERP, όπως: Πληροφορία σε πραγματικό χρόνο: Δημιουργεί συνθήκες εύκολης διάχυσης της πληροφορίας και αποφυγής ανεπιθύμητων καταστάσεων. Η έλλειψη άμεσης και έγκυρης πληροφορίας στο γρήγορα μεταβαλλόμενο επιχειρηματικό περιβάλλον που ζούμε ίσως μεταφράζεται και σε δυσκολία επιβίωσης. 11

14 Μείωση χρόνου καταχωρήσεων των δεδομένων: Η πληροφορία εισέρχεται μία φορά και χρησιμοποιείται από ολόκληρη την εταιρία. Βελτίωση στις διαδικασίες ενοποίησης (consolidation): Αναφέρεται στις πολυεθνικές επιχειρήσεις ή/και στους ομίλους επιχειρήσεων. Η ενοποίηση των πληροφοριών θα πρέπει να είναι (σε μεγάλο βαθμό) αυτόματη, με τις κατάλληλες μετατροπές στο νόμισμα, τα λογιστικά πρότυπα και τις όποιες άλλες ιδιαιτερότητες. Ευκολότερη συμμόρφωση σε υποχρεωτικά ή προαιρετικά πρότυπα: Είναι συνηθισμένο φαινόμενο η αδυναμία υιοθέτησης από την επιχείρηση ποικίλων προτύπων, όπως των προτύπων διασφάλισης ποιότητας ISO 9002, IAS κ.λπ. Τα Διεθνή Λογιστικά Πρότυπα (IAS) μέσα στα επόμενα δύο χρόνια θα είναι υποχρεωτικά για την Ελλάδα καθώς και για όλη την Ευρώπη. Ένα καλό ERP σύστημα, μέσα από τις δυνατότητες μοντελοποίησης, κάνει τη μετάβαση εύκολη και σίγουρη. Αύξηση της ικανοποίησης του πελάτη: Αποτελεί ένα πρόβλημα του οποίου η λύση είναι επιτακτική όσο και δαπανηρή. Συχνά απαιτεί αλλαγή σε πλήθος άυλων παραγόντων, όπως στη συμπεριφορά των εργαζομένων. Το λογισμικό ERP βελτιώνει την ικανοποίηση των πελατών με τη βελτίωση άλλων παραμέτρων, όπως την ταχύτερη εκτέλεση των παραγγελιών κ.λπ. Μείωση λαθών: Ένας παράγοντας που θεωρείται σχετικά εύκολα μετρήσιμος, έχει άμεση ανταπόκριση σε πλήθος άλλων, όπως στην ικανοποίηση των πελατών και των εργαζομένων, στη μείωση των λειτουργικών εξόδων, στη μείωση των διαφυγόντων κερδών, κ.λπ. Τα παραπάνω είναι τα σημαντικότερα οφέλη που μπορεί να έχει μία εταιρία από ένα ERP σύστημα. Χρειάζεται όμως ιδιαίτερη προσοχή στην επιλογή του. Μια λανθασμένη επιλογή όχι μόνο θα κάνει το ROI ένα όνειρο αλλά μπορεί να αποβεί και καταστροφικό για την εταιρία. Όλοι γνωρίζουμε πολλές εταιρίες που έχουν αρχίσει υλοποίηση ERP και μετά από πολλούς μήνες, ή και χρόνια, συνεχίζουν να την πληρώνουν. Στο διεθνή χώρο έχουμε 12

15 ακόμη και παραδείγματα εταιριών όπου η λανθασμένη επιλογή οδήγησε σε χρεοκοπία. 2.6 Υλοποίηση Υλοποίηση ERP και BPR Πριν από την επιλογή και υλοποίηση του συστήματος ERP συνιστάται η διεξαγωγή ενός έργου Ανασχεδιασμού των Επιχειρηματικών Διαδικασιών (Business Process Reengineering - BPR). Στην πλειοψηφία των εταιριών, το αποτέλεσμα είναι να μηχανοργανώνεται η υφιστάμενη οργάνωση και όχι να αναδιοργανώνεται η εταιρία μέσω της μηχανοργάνωσης. Γενικά υπάρχουν δύο βασικές προσεγγίσεις όσον αφορά τους ανασχεδιασμούς που συνήθως πραγματοποιούνται στα πλαίσια έργων δημιουργίας ΟΠΣ Ι. Ανασχεδιασμός Διαδικασιών βάσει ERP (Technology Enabled Reengineering) II. Ανασχεδιασμός Διαδικασιών από «Μηδενική βάση» (Clean Slate Reengineering) Στην περίπτωση Ι έχουμε μέσω του ERP μεταφορά εμπειρίας πολλών επιχειρήσεων, χαμηλότερους κινδύνους αποτυχίας, χαμηλότερο κόστος και μικρότερο χρόνο υλοποίησης, καλύτερη δόμηση του έργου, μικρότερες αντιστάσεις και μειωμένες ανάγκες υπηρεσιών συμβούλων επιχειρήσεων. Από την άλλη όμως το σύστημα είναι υλοποιήσιμο και από τους ανταγωνιστές, άρα δεν παρέχει ανταγωνιστικό πλεονέκτημα οι Β.Δ. διαδικασιών και πρακτικών των ERP δεν περιέχουν κάποιες πολύ πρόσφατες και καινοτομίες διαδικασίες και πρακτικές και είναι η απαραίτητη πρόσβαση στις νέες version του ERP που ενσωματώνουν νέες τεχνολογίες, πρακτικές και διαδικασίες. Στην περίπτωση ΙΙ σχεδιάζονται νέες διαδικασίες και πρακτικές και μετά επιλέγεται το καταλληλότερο ERP. Εδώ δεν υπάρχει περιορισμός από την Β.Δ. διαδικασιών και πρακτικών ενός ERP, το σύστημα που θα δημιουργηθεί δεν μπορεί να αντιγραφεί εύκολα από ανταγωνιστές, άρα υπάρχει η δυνατότητα ανταγωνιστικών 13

16 πλεονεκτημάτων και υπάρχει και υψηλότερη καινοτομικότητα. τα αρνητικά είναι ότι είναι υψηλότερο το κόστος και μεγαλύτερος ο χρόνος υλοποίησης, μεγαλύτεροι οι κίνδυνοι αποτυχίας, δεν υπάρχει εξωτερική βοήθεια ή δόμηση του έργου και είναι μεγαλύτερες οι αντιστάσεις στις αλλαγές (resistances to changes). Εφόσον τα σύγχρονα συστήματα ERP αποτελούν μέσα ορθολογιστικής οργάνωσης μιας εταιρίας, η υλοποίηση ενός τέτοιου συστήματος αποτελεί μοναδική ευκαιρία αναδιοργάνωσής της. Συνεπώς, η αξιολόγηση των υφιστάμενων διαδικασιών, τις οποίες καλείται να υποστηρίξει το σύστημα, και η προσεκτική βελτίωσή τους θεωρούνται κρίσιμα σημεία για την επιτυχία του συστήματος. Στην αντίθετη περίπτωση, η διαδικασία υλοποίησης θα εμπλακεί στις ιδιαιτερότητες και πολυπλοκότητες της υφιστάμενης κατάστασης, οι οποίες θα καθυστερήσουν (στην καλύτερη περίπτωση) το έργο ή θα το αποτελματώσουν. Υπάρχουν πολλά παραδείγματα επιχειρήσεων που προχώρησαν σε έργο Ανασχεδιασμού Επιχειρηματικών Διαδικασιών προ της επιλογής και υλοποίησης του συστήματος ERP. Χαρακτηριστικό είναι το παράδειγμα γνωστής πολυεθνικής εταιρίας από το χώρο των τροφίμων που, με την εφαρμογή του Ανασχεδιασμού Επιχειρηματικών Διαδικασιών προ της υλοποίησης του συστήματος ERP, είχε επίτευξη των στόχων του έργου, μείωση του λειτουργικού της κόστους και, κατά κύριο λόγο, εγκατάσταση πλαισίου αξιολόγησης/μέτρησης και συνεχούς βελτίωσης επιχειρηματικών διαδικασιών Εκπαίδευση χρηστών Η εκπαίδευση των χρηστών περιλαμβάνει διαφορετικά στάδια, όπως τη γενική εισαγωγή στη χρήση του συστήματος, την εκπαίδευση στις διαδικασίες και στις μεθόδους που αυτό υποστηρίζει, τη λεπτομερή εκπαίδευση στις οθόνες που χρησιμοποιεί και τα βήματα που εκτελεί ο κάθε χρήστης, την εκπαίδευση στα εργαλεία του συστήματος κ.λπ. Ο σωστός κατακερματισμός της εκπαίδευσης καθώς και η προσαρμογή της στις ανάγκες των χρηστών αποτελούν σημαντικές προϋποθέσεις επιτυχίας. 14

17 2.6.3 Ανθρώπινοι πόροι (human resources) Η επιλογή των ανθρώπινων πόρων αναφέρεται στα στελέχη της επιχείρησης που θα συμμετάσχουν στην ομάδα υλοποίησης καθώς και στα στελέχη της ομάδας συμβούλου υλοποίησης. Όσον αφορά τα στελέχη της επιχείρησης, συνιστάται να δοθούν κατάλληλα κίνητρα αλλά και περιορισμούς, έτσι ώστε να ελαχιστοποιηθούν οι πιθανότητες αποχώρησης από την εταιρία κατά τη διάρκεια υλοποίησης ή αμέσως μετά την ολοκλήρωση του έργου. Η επιλογή του κατάλληλου χρήστη-κλειδί (key user) είναι μια πολύ σημαντική απόφαση, αφού αυτός είναι σημαντικότατος πόρος στην υλοποίηση ενός προγράμματος που θα καθορίσει το μελλοντικό τρόπο λειτουργίας από πλευράς σχεδιασμού, εκπαίδευσης και υποστήριξης. Πολλές εταιρίες δεν το έχουν καταλάβει αυτό και ορίζουν στελέχη με το σκεπτικό της "απασχόλησης" του "λιγότερου προικισμένου / χρήσιμου" ατόμου σε αυτό τον τομέα. Επίσης, είναι πολύ συνηθισμένη η συνεχής απόσπαση του key user από το έργο λόγω συνεχών "επειγόντων" προβλημάτων. Με αυτό τον τρόπο, το έργο μετατρέπεται από έργο της εταιρίας σε έργο του συμβούλου υλοποίησης. Τα στελέχη του εξωτερικού συμβούλου υλοποίησης (αν υπάρχει) συμμετέχουν στην επιτροπή παρακολούθησης και στις ομάδες έργου. Είναι πολύ σημαντικός ο καθορισμός στη σύμβαση και ο έλεγχος: α) των στελεχών υλοποίησης του αναδόχου β) μιας σωστής σχέσης senior / junior consultants του αναδόχου (προτείνεται σχέση 1:1) Αναδόμηση & Μεταφορά Δεδομένων Πέραν της ορθής επιλογής και του προσεκτικού ανασχεδιασμού των διαδικασιών, σημαντικότατο ρόλο στην εύρυθμη λειτουργία του συστήματος ERP παίζουν η έγκαιρη αξιολόγηση της ορθότητας των υφιστάμενων δεδομένων της επιχείρησης, η κατάλληλη αναδόμησή τους ώστε να ανταποκρίνονται στις δομές δεδομένων του ERP και η ορθή μεταφορά τους από το παλαιό σύστημα στο νέο ERP. 15

18 Η έλλειψη αξιόπιστων στοιχείων και συστηματικής εκπαίδευσης είναι η κύρια αιτία που δημιουργεί τον πανικό στην υλοποίηση, και όχι τα τυχόν λάθη στην παραμετροποίηση. Είναι γνωστή η περίπτωση μιας ελληνικής παραγωγικής εταιρίας, από τις γνωστότερες του χώρου της, η οποία πραγματοποίησε ριζικό ανασχεδιασμό των επιχειρηματικών διαδικασιών και προσεκτική επιλογή συστήματος ERP για την υποστήριξη των νέων απαιτήσεων. Το πρόβλημα προέκυψε όταν αποφάσισε να δώσει μικρότερη έμφαση στις ενέργειες μεταφοράς και ελέγχου των υφιστάμενων δεδομένων που θα στήριζαν το νέο σύστημα. Το αποτέλεσμα ήταν, κατά τη φάση της δοκιμαστικής λειτουργίας, να διαπιστωθεί αναξιοπιστία και ανεπάρκεια των δεδομένων, με συνέπεια αφ ενός την απρογραμμάτιστη επιβάρυνση του χρόνου των στελεχών για την κάλυψη του προβλήματος, αφ ετέρου την καθυστέρηση του έργου. Όλα τα ανωτέρω είχαν σημαντικότατη επίδραση στο κλίμα και τον ενθουσιασμό της ομάδας. 2.7 Οργάνωση Υλοποίησης ERP Υπάρχουν διάφορες προσεγγίσεις σχετικά με την οργάνωση υλοποίησης των ERP συστημάτων. Η πιλοτική εφαρμογή επικεντρώνεται σε ένα αντιπροσωπευτικό δείγμα περιπτώσεων (περιορισμένο εύρος δεδομένων) αλλά εισχωρεί σε βάθος στις ιδιαιτερότητες κάθε διαδικασίας. Κατά την πιλοτική εφαρμογή διαφαίνονται προβλήματα στο σχεδιασμό και στην υλοποίηση των διαδικασιών καθώς και στην παραμετροποίηση του συστήματος. Τα προβλήματα αυτά πρέπει να αντιμετωπισθούν επιτυχώς προ της έναρξης της πλήρους λειτουργίας του. Επισημαίνεται ότι υπάρχουν συγκεκριμένες μέθοδοι διεξαγωγής της πιλοτικής εφαρμογής και αξιολόγησης του συστήματος με τη χρήση 16

19 ειδικών εργαλείων. Η αποδοχή του συστήματος γίνεται με βάση τα αποτελέσματα της πιλοτικής εφαρμογής. Είναι πολύ γνωστή η συζήτηση για το εάν πρέπει να γίνεται δοκιμαστική εκτέλεση πλήρους λειτουργίας (parallel run). Κατά τη δοκιμαστική εκτέλεση, το νέο σύστημα ERP και τα υφιστάμενα συστήματα της εταιρίας λειτουργούν παράλληλα. Τα τελευταία, όμως, είναι και αυτά που υποστηρίζουν ακόμη τις επιχειρηματικές διαδικασίες της επιχείρησης. Τα αποτελέσματα της λειτουργίας των δύο συστημάτων συγκρίνονται και διεξάγονται οι τελευταίες ρυθμίσεις και βελτιώσεις στο πακέτο ERP. Μετά την έναρξη πλήρους λειτουργίας, καταγράφονται όλα τα λειτουργικά προβλήματα, τα οποία αναλύονται και διορθώνονται. Πάντως, παρά το γεγονός ότι το parallel run φαίνεται ελκυστική λύση, τα λειτουργικά προβλήματα που δημιουργεί στην εταιρία είναι περισσότερα από αυτά που λύνει. Άλλες προσεγγίσεις είναι η Συνολική Υλοποίηση (Bing-Bang Implementation) δηλαδή εισαγωγή όλων των υποσυστημάτων σε όλα τα γραφεία της επιχείρησης την ίδια χρονική στιγμή. Εδώ δεν έχουμε ποτέ συνύπαρξη των παλαιών συστημάτων με τα υποσυστήματα του νέου ERP, δεν υπάρχει ανάγκη συντήρησης των παλαιών συστημάτων μέχρι της πλήρους κατάργησής τους και είναι μικρότερος ο χρόνος υλοποίησης και το κόστος υλοποίησης. Επίσης υπάρχει και η Υλοποίηση κατά Φάσεις (Phased Implementation) όπου πραγματοποιείται εισαγωγή υποσυστημάτων κατά φάσεις. Κάθε φάση περιλαμβάνει την εισαγωγή μίας ομάδας υποσυστημάτων (συνήθως έντονα συνδεόμενων) σε ορισμένα μόνο γραφεία. Εδώ για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα υπάρχει ανάγκη λιγότερου προσωπικού υψηλής ειδίκευσης, μπορούν να συγκεντρωθούν περισσότερους ανθρώπινους πόρους σε ένα «δύσκολο» υποσύστημα, εάν αυτό κριθεί αναγκαίο είναι χαμηλότερος ο κίνδυνος εκτεταμένων προβλημάτων (π.χ. στην προσέγγιση της συνολικής υλοποίησης μπορεί δυσλειτουργίες ενός υποσυστήματος να προκαλέσουν προβλήματα σε όλο το σύστημα και σε όλη την επιχείρηση), υπάρχει η δυνατότητα επιστροφής στο παλαιό σύστημα, εάν το νέο παρουσιάζει προβλήματα 17

20 και τέλος η επιτυχία μίας φάσης δημιουργεί θετικό κλίμα και υποστήριξη για τις επόμενες (πράγμα σημαντικό εάν υπάρχουν αμφιβολίες ή αντιστάσεις) 2.8 Από το business στο e-business Παραδοσιακά, οι λύσεις ERP εστιάζουν στην ενοποίηση διάφορων επιχειρησιακών διαδικασιών και τμημάτων μέσα στην επιχείρηση. Σήμερα, οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν τις δυνατότητες του Internet για να επεκτείνουν την ενοποίηση των διαδικασιών τους πέρα από τα φυσικά εταιρικά όρια, έτσι ώστε να περιλαμβάνουν πελάτες, προμηθευτές, συνεργάτες και εργαζομένους. Με τη χρήση τεχνολογιών web, το ERP μπορεί να μετατραπεί σε μία ενοποιημένη e-business πλατφόρμα, η οποία θα επιτρέψει στην επιχείρηση: να βελτιώσει το επίπεδο εξυπηρέτησης των πελατών της, παρέχοντας ακόμα και τη δυνατότητα αυτοεξυπηρέτησης ή αυτοπληροφόρησης των πελατών να επιτύχει ομοιογένεια στις εταιρικές διαδικασίες, επεκτείνοντας τη χρήση του ERP σε όλη την εφοδιαστική της αλυσίδα να αυξήσει το μερίδιο αγοράς της μέσω αυξημένου customer loyalty και νέων καναλιών πωλήσεων να συλλέγει δεδομένα πελατών μέσω του Internet και έτσι να μαθαίνει περισσότερα γι' αυτούς και τις αγορές να βελτιώνει την παραγωγή νέων προϊόντων, αυξάνοντας τη συνεργασία μεταξύ των ομάδων εργασίας μέσα και έξω από την επιχείρηση να υλοποιεί πρακτικές ηλεκτρονικού εμπορίου, πλήρως ενοποιημένες με τα συστήματα backup της επιχείρησης Αρκετές επιχειρήσεις, μετά την εγκατάσταση ενός ERP, προσανατολίζονται στην εγκατάσταση νέων εφαρμογών που θα του προσθέσουν νέα αξία. Τέτοιες εφαρμογές αποτελούν τα συστήματα Διαχείρισης Πελατειακών Σχέσεων (Customer Relationship Management), Διαχείρισης Εφοδιαστικής Αλυσίδας (Supply Chain Management), Advance Planning and Scheduling, Επιχειρησιακής Ευφυΐας (Business Intelligence) και φυσικά, ηλεκτρονικού εμπορίου. Βασικό κίνητρο αυτών των κινήσεων είναι αφ ενός η περαιτέρω μείωση των δαπανών και αφ' ετέρου η μεγιστοποίηση των ωφελειών από την επένδυση στο ERP. Σήμερα, 18

21 οι επιχειρήσεις και η τεχνολογία είναι τόσο στενά συνδεδεμένες ώστε είναι πρακτικά αδύνατο να αλλάξει το ένα χωρίς να επηρεαστεί το άλλο. Αυτό είναι αληθές και στην περίπτωση των έργων ERP, όπου το λογισμικό, οι επιχειρησιακές διαδικασίες και οι άνθρωποι που τις υλοποιούν και λειτουργούν τα συστήματα, είναι αδιάσπαστα συστατικά σε μία κοινή υποδομή. Ενδεχόμενη λανθασμένη διάθεση των απαιτούμενων πόρων σε όλη την έκταση αυτής της υποδομής μπορεί να αποτελέσει το βασικότερο παράγοντα για την αποτυχία. 2.9 Υποσυστήματα ERP Τα υποσυστήματα που συνήθως υπάρχουν στα περισσότερα ERP είναι τα παρακάτω: Υποσύστημα Οικονομικής Διαχείρισης Καλύπτει απόλυτα τις ανάγκες της καλής παρακολούθησης λογαριασμών προμηθευτών και πελατών, όπως επίσης και της διαχείρισης των κέντρων κόστους αλλά και εκμετάλλευσης και της λογιστικής απεικόνισης πράξεων επιχείρησης Υποσύστημα Διαχείρισης Ανθρώπινων Πόρων και Μισθοδοσίας Το υποσύστημα αυτό συνήθως καλύπτει όλες τις σύγχρονες ανάγκες που έχει η διεύθυνση ανθρώπινου πόρων, τόσο για την διοίκησή όσο και για την κάλυψη της μισθοδοσίας προσφέροντας σύγχρονα εργαλεία που μπορούν να ανταποκριθούν σε κάθε νέα απαίτηση. Ειδικά για τον υπολογισμό της μισθοδοσίας πρέπει να τονίσουμε ότι συνήθως τα υποσυστήματα αυτά είναι πλήρως παραμετρικά σε όλα τα κωδικοποιημένα στοιχεία του προσωπικού της επιχείρησης δίδοντας την κάθε πληροφορία άμεσα. Με το παρόν υποσύστημα παρακολουθούνται όλες οι υφιστάμενες συμβάσεις και υπολογίζονται αυτόματα οι μισθοδοσίες και τα διάφορα επιδόματα. Είναι αυτονόητο ότι το υποσύστημα δημιουργεί αυτόματα τις αντίστοιχες λογιστικές εγγραφές για ενημέρωση της Γενικής και Αναλυτικής Λογιστικής του Υποσυστήματος Οικονομικής Διαχείρισης. Υποσύστημα Αποθήκης Το υποσύστημα της εμπορικής διαχείρισης καλύπτει όλες τις μορφές διακινήσεων των αποθηκών, που αφορούν αγορές, πωλήσεις, αναλώσεις, απόγραφες κ.λ.π. Υποσύστημα Αγορών/Πωλήσεων 19

22 Το υποσύστημα Αγορών/Πωλήσεων καλύπτει την εισαγωγή παραγγελιών και δημιουργία παραστατικών, δελτίων Αποστολής, τιμολογίων πώλησης/αγοράς, ενημέρωση των αρχείων πελατών / προμηθευτών / αποθήκης, ενημέρωση οικονομικού υποσυστήματος Υποσύστημα Πελατών/Προμηθευτών Το υποσύστημα Πελατών / Προμηθευτών καλύπτει την εισαγωγή και τροποποίηση των στοιχείων των Πελατών / Προμηθευτών, περιλαμβάνει αγορές, πληρωμές, επιστροφές, παραγγελίες, εισπράξεις, ΦΠΑ περιόδου κτλ. Υποσύστημα Κοστολόγησης Παραγωγής Το υποσύστημα κοστολόγησης παραγωγής περιλαμβάνει συνήθως την αποτίμηση, τα βασικά στοιχεία κοστολόγησης, τα δελτία παραγωγής, την προσαρμογή των θεωρητικών αναλώσεων στις πραγματικές και τον προσδιορισμό της άμεσης εργασίας και των γενικών βιομηχανικών εξόδων. Επίσης το υποσύστημα αυτό συνήθως παρακολουθεί την παραγωγή και το κοστολόγιο, τις τεχνικές προδιαγραφές, τις καρτέλες αποθήκης, τις μηνιαίες καταστάσεις των βιβλίων αποθήκης, κλπ. Υποσύστημα Διαχείρισης Παραγωγής Το υποσύστημα αυτό (αφορά παραγωγικές επιχειρήσεις) είναι το σημαντικότερο υποσύστημα, καθώς επιτρέπει στις επιχειρήσεις που το χρησιμοποιούν να επιτύχουν καλύτερη εξυπηρέτηση των πελατών τους, με ταυτόχρονη μείωση του κόστους παραγωγής και των αποθεμάτων. Μεταξύ άλλων παρακολουθεί τις απαιτήσεις σε υλικά, διαχειρίζεται τις εντολές παραγωγής, βοηθά στην τήρηση τω τεχνικών προδιαγραφών και στην γενικότερη μοντελοποίηση της παραγωγής. Υποσύστημα Διαχείρισης Υπηρεσιών Καλύπτει απόλυτα τις ανάγκες των πολλαπλών λειτουργικών απαιτήσεων της επιχείρησης όσον αφορά την παροχή υπηρεσιών, εργασιών υποστήριξης, συντονισμού λοιπών εργασιών, κλπ. Υποσύστημα Διαχείρισης Έργων Αποτελεί βασικό υποσύστημα για την διατήρηση και διαχείριση έργων, υποέργων, δραστηριοτήτων, καθώς και για την σύνδεση μεταξύ δραστηριοτήτων και αντικειμένων (εντολές εργασίας, πακέτα εγγράφων, εργασίες δραστηριοτήτων και φύλλα χρονικών αναφορών). Το υποσύστημα επικοινωνεί με τα άλλα υποσυστήματα, ώστε να μπορεί να ανακτά πληροφορίες για κόστη και πρόοδο, καθώς και να εξάγει σημαντικές πληροφορίες για 20

23 το σχεδιασμό, τη διαχείριση, και την αποτίμηση ενός έργου ή υποέργου, όπως την πρόοδο (%), τα δεσμευμένα υλικά, τις ώρες που απαιτήθηκαν, την υπολογισμένη εργασία, κ.α ERP και Στρατηγικές Παρά τη διαθέσιμη βιβλιογραφία και καθοδήγηση, λιγότερο από το 10% των στρατηγικών που αναπτύσσονται εκτελούνται αποτελεσματικά. Η στρατηγική ορίζεται απλά ως ένα σχέδιο, μια σειρά δράσεων και οδηγιών για την αντιμετώπιση μιας κατάστασης. Σύμφωνα με τον Michael Porter στρατηγική είναι η δημιουργία μιας μοναδικής και πολύτιμης θέσης, η κατάκτηση της οποίας απαιτεί συγκεκριμένες δράσεις. Η στρατηγική είναι ο τρόπος με τον οποίο μια εταιρία προσπαθεί να επιτύχει το όραμά της και τους στόχους της και μια επιτυχημένη στρατηγική βοηθά την επιχείρηση να αποκτήσει και να διατηρήσει ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Η μεθοδολογία αλυσίδας αξίας του Porter αναγνωρίζει πέντε δυνάμεις που επηρεάζουν τα επίπεδα ανταγωνισμού στον κλάδο μιας επιχείρησης: Διαπραγματευτική δύναμη προμηθευτών Διαπραγματευτική δύναμη πελατών Απειλή εισόδου νέων επιχειρήσεων Απειλή από υποκατάστατα προϊόντα /υπηρεσίες Ένταξη ανταγωνισμού από υπάρχουσες επιχειρήσεις Βάσει αναλύσεων των παραπάνω δυνάμεων κάθε επιχείρηση διαμορφώνει στρατηγική ώστε να ελαχιστοποιηθούν τόσο με συμβατικά εργαλεία, όσο και με τη βοήθεια των ΠΣ. Οι στρατηγικές αυτές είναι που καθορίζουν πως οι διάφορες διακριτές λειτουργίες πραγματοποιούνται ώστε να προσθέσουν αξία και πιθανόν να δημιουργήσουν ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Οι λειτουργίες ενός οργανισμού μπορούν να κατηγοριοποιηθούν στις βασικές, οι οποίες προσθέτουν αξία άμεσα, και στις υποστηρικτικές (Εικόνα 1). Όλες οι λειτουργίες μαζί αποτελούν την Αλυσίδα Αξίας του Porter. Μία από τις υποστηρικτικές λειτουργίες όπως φαίνεται, είναι και η ανάπτυξη της τεχνολογίας. Το θέμα είναι λοιπόν πώς οι ΙΤ θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν ώστε να υποστηρίξουν τις λειτουργίες ενός οργανισμού και φυσικά να δημιουργήσουν ανταγωνιστικό πλεονέκτημα κατά μήκος της αλυσίδας. 21

24 Όλα τα παραπάνω οδήγησαν τις εταιρίες στο Σχεδιασμό Στρατηγικών Πληροφοριακών Συστημάτων (Strategic Information System Planning (SISP)). Εικόνα 1 Η στρατηγική Π.Σ. θα πρέπει να κατευθύνεται από την γενικότερη στρατηγική της επιχείρησης. Τα πληροφοριακά συστήματα αποτελούν πλέον στους περισσότερους κλάδους κρίσιμους πόρους των επιχειρήσεων και είναι κρίσιμης σημασίας για την διαμόρφωση των Ικανοτήτων στις βασικές λειτουργίες τους. Ο ρόλος των ERP είναι να αυξάνουν την αποτελεσματικότητα τόσο της κάθε επί μέρους λειτουργίας όσο και των μεταξύ τους διασυνδέσεων, αξιοποιώντας ταυτόχρονα πιθανές μοναδικές ικανότητες της επιχείρησης και αναπτύσσοντας και νέες για τη δημιουργία και διατήρηση ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος Συστήματα ERP και Επικινδυνότητα Η υιοθέτηση ενός συστήματος ERP είναι μια ριψοκίνδυνη επένδυση για τις επιχειρήσεις. Είναι πολύ πιθανό μια επιχείρηση να μην έχει πραγματοποιήσει σωστή μελέτη για την επιλογή του κατάλληλου ERP. Μπορεί για παράδειγμα να υπάρχουν προβλήματα παραμετροποίησης, ασυμβατότητες διαφορετικών υποσυστημάτων, δυσκολίες στη μετατροπή και μεταφορά δεδομένων. Όλα τα παραπάνω μπορούν να επηρεάσουν αρνητικά τα 22

25 λειτουργικά κέρδη μιας επιχείρησης, τις εσωτερικές της λειτουργίες, ή ακόμα και τις σχέσεις της με τους πελάτες, σε περιπτώσεις δυσλειτουργίας του συστήματος και καθυστέρησης των παραγγελιών. Οι επιχειρήσεις με τέτοιου είδους προβλήματα θα πρέπει να απευθύνονται σε ειδικούς συμβούλους, ώστε να ελαχιστοποιήσουν τα επίπεδα επικινδυνότητας. Γενικά η επιτυχία της υλοποίησης εγκατάστασης ενός συστήματος ERP εξαρτάται κατά κύριο λόγο από: τη δέσμευση της διοίκησης, την εξασφάλιση διαθεσιμότητας των βασικών εμπλεκόμενων στελεχών την πληρότητα της εκπαίδευσης των τελικών χρηστών την αξιοπιστία των διαθέσιμων στοιχείων (data) την εξασφάλιση χρηματοδοτικών πόρων τον κατάλληλο ανασχεδιασμό διαδικασιών το λειτουργικό οργανόγραμμα του έργου το ρεαλιστικό χρονοδιάγραμμα υλοποίησης την αποτελεσματική διοίκηση του έργου Όσο περισσότεροι από τους παραπάνω παράγοντες δεν λειτουργούν σωστά, τόσο περισσότερο αυξάνεται και η επικινδυνότητα Εκτίμηση της Αξίας των ERP Οι οργανισμοί σε παγκόσμιο επίπεδο έχουν επενδύσει μεγάλα ποσά στα συστήματα ERP, αναμένοντας διαφόρων ειδών οφέλη από την υιοθέτησή τους. Ορισμένες από αυτές τις επενδύσεις υπήρξαν αποδοτικές και επιτυχημένες, ενώ άλλες οδήγησαν σε αποτυχίες. Λαμβάνοντας υπ όψιν τα μεγάλα οφέλη που μπορεί να προσφέρει ένα σύστημα ERP, αλλά και τα μεγάλα κόστη, το ρίσκο και την πολυπλοκότητα της υλοποίησης από έναν οργανισμό, γίνεται εμφανής η ανάγκη για την ανάπτυξη θεωρίας για την αξία των συστημάτων ERP. Τα μέχρι σήμερα αποτελέσματα των ερευνών σε σχέση με την επίδραση των ERP στην επίδοση μιας εταιρίας είναι ανάμικτα. Άλλες έρευνες απέδειξαν τη θετική επίδραση και σε άλλες δε βρέθηκε σημαντική επιρροή. Γι αυτό το λόγο δεν έχει 23

26 αναπτυχθεί η κατάλληλη θεωρεία. Πιθανές εξηγήσεις γι αυτά τα αποτελέσματα είναι: Ι) Οι προμηθευτές των ERP, οι σύμβουλοι και οι ίδιες οι επιχειρήσεις δεν έχουν αγγίξει ακόμα υψηλά επίπεδα εμπειρίας και ωριμότητας στην υλοποίηση των ERP συστημάτων και στην προσαρμογή τους στις διάφορες επιχειρηματικές διαδικασίες. Επιπλέον υπάρχει μεγάλη διαφοροποίηση στην εμπειρία των διαφόρων εταιριώνπρομηθευτών ERP συστημάτων και επιβάλλεται προσεκτική επιλογή. ΙΙ) Στα μοντέλα που έχουν κατά καιρούς δημιουργηθεί από τις διάφορες έρευνες που έχουν πραγματοποιηθεί, σε σχέση με την εξάρτηση ορισμένων μέτρων επίδοσης ενός οργανισμού (εξαρτημένες μεταβλητές) από την υιοθέτηση των συστημάτων ERP, δεν έχουν ληφθεί υπ όψιν μερικές σημαντικές ανεξάρτητες μεταβλητές, που αντιστοιχούν σε σημαντικούς παράγοντες επιτυχίας. Οι παράγοντες αυτοί σχετίζονται με το εσωτερικό πλαίσιο του οργανισμού, τη στρατηγική της υλοποίησης και το εξωτερικό περιβάλλον του οργανισμού και επηρεάζουν την επιτυχία και τα οφέλη που προκύπτουν από την υλοποίηση. Οι σημαντικότεροι από αυτούς τους παράγοντες αναφέρθηκαν στην παράγραφο Επίλογος Η εγκατάσταση ενός ERP είναι σημαντικό επίτευγμα για κάθε επιχείρηση, ανεξαρτήτως μεγέθους. Με το ERP η επιχείρηση εισέρχεται σε μία λειτουργική φάση μεγαλύτερης οργάνωσης, η οποία μπορεί να αποτελέσει τη βάση για περαιτέρω ανάπτυξη. Η βελτιστοποίηση των διαδικασιών και των συστημάτων τη βοηθά να αναδιοργανωθεί, να υιοθετήσει νέες πρακτικές, με τελικό στόχο να λάβει όσο το δυνατόν περισσότερα από την επένδυσή της στο ERP. Η ελληνική και διεθνής εμπειρία υποδεικνύει ότι η εγκατάσταση ενός συστήματος ERP δεν αποτελεί τον καταληκτικό στόχο μίας επιχείρησης αλλά την αφετηρία της πορείας της προς τη συνεχή βελτίωση. Αν θεωρηθεί πως όλα τελειώνουν εκεί, ο κίνδυνος είναι η επανάπαυση στα μέχρι στιγμής κεκτημένα και η μη εκμετάλλευση των περαιτέρω δυνατοτήτων του ERP. Αντίθετα, το έργο που θα φέρει την επιπρόσθετη αξία (added value) στην επιχείρηση αρχίζει μετά το αρχικό έναυσμα λειτουργίας. Έχει δημιουργηθεί η απαιτούμενη 24

27 υποδομή, δηλαδή η πλατφόρμα πάνω στην οποία θα αναγερθεί το μελλοντικό οικοδόμημα (π.χ. βραχυπρόθεσμο scheduling πόρων, reporting και υποστήριξη αποφάσεων (Decision Support System), ηλεκτρονικό εμπόριο κ.λπ.). 25

28 Κεφάλαιο 3 Διαχείριση Αποθηκών και Αποθεμάτων με Χρήση του Microsoft Navision 3.1 Σενάριο H CRONUS INTERNATIONAL Α.Ε αποφασίζει να παράγει ένα νέο ξύλινο τραπέζι μπλε χρώματος για εξοχικές κατοικίες. Το τραπέζι αυτό παράγεται και αποθηκεύεται σε μια νέα αποθήκη της εταιρίας, τη ΒΑΣΙΚΗ. Στην ίδια αποθήκη παραδίδονται από τους προμηθευτές και τα υλικά από τα οποία αποτελείται. Η CRONUS INTERNATIONAL Α.Ε δέχεται στις 2/1/2009 μία παραγγελία για 20 τέτοια τραπέζια τα οποία όμως θα παραδωθούν στον πελάτη από την ΜΠΛΕ αποθήκη. 3.2 Ορισμός Αποθήκης Για την εισαγωγή μιας αποθήκης επιλέγουμε από το κύριο μενού το υποσύστημα «Αποθήκη» -> «Παραμετροποίηση» -> «Αποθήκες»: 26

29 Πατάμε το πλήκτρο F3 και εισάγουμε τα γενικά στοιχεία της αποθήκης: Στη συνέχεια πρέπει να ορίσουμε τις ζώνες και τις θέσεις της αποθήκης. Η ζώνη είναι μία συνεχής περιοχή μέσα σε μία αποθήκη που διακρίνεται από τις γειτονικές περιοχές από τη λειτουργία για την οποία χρησιμοποιείται (π.χ. αποστολή, παραλαβή, τόπος συλλογής κ.τ.λ.). Μία θέση είναι μία φυσική μονάδα αποθήκευσης διάφορων ειδών. Για την κάθε αποθήκη θα ορίσουμε τις εξής ζώνες : α) Ζώνη Αποστολής β) Ζώνη Παραλαβής γ) Ζώνη Αποθήκευσης. Για να ορίσουμε μια ζώνη στην καρτέλα αποθήκης επιλέγουμε «Αποθήκη», «Ζώνες Αποθήκης». 27

30 Συμπληρώνουμε τα πεδία «Κωδικός» και «Περιγραφή». Επιλέγουμε για την κάθε ζώνη τον «Κωδικό Τύπου Θέσης Αποθήκης» (με έξι δυνατές τιμές, ορισμένες από το σύστημα: Τύπος Αποστολής, Τύπος Παραλαβής, Χωρίς Τύπο, Συλλογή, Τοποθέτηση και Τοποθέτηση και Συλλογή), την «Προτεραιότητα Ζώνης Αποθήκης» που επιθυμούμε να έχει (βάζοντας 100 στη ζώνη Αποστολής σημαίνει πως σε αυτή τη ζώνη δίνουμε μεγαλύτερη προτεραιότητα) και τον «Κωδικό Ειδικό Εξοπλισμού», που ενδεχομένως χρειάζονται οι υπάλληλοι όταν εργάζονται στη ζώνη αυτή (έστω ότι στη ζώνη Αποθήκευσης είναι απαραίτητο το Κ1: καρότσι μεταφοράς 1). 28

31 Παρακάτω βλέπουμε τους υπάρχοντες ειδικούς εξοπλισμούς. Με F3 μπορούμε να δημιουργήσουμε έναν νέο (πχ Ειδική Στολή). Για να ορίσουμε θέσεις για την κάθε ζώνη θα πρέπει στην καρτέλα «Διαχείριση Αποθήκης» να έχουμε τικαρισμένο το πεδίο «Τοποθετήσεις και Συλλογές». Αφού ορίσουμε τις ζώνες προχωράμε στην εισαγωγή των θέσεων αποθήκης. Από την καρτέλα που ορίσαμε τις ζώνες και έχοντας επιλεγμένη τη ζώνη που θέλουμε 29

32 επιλέγουμε «Θέσεις Αποθήκης» Εδώ πρέπει και πάλι να εισάγουμε τον «Κωδικό Τύπου Θέσης Αποθήκης» που έχει τις ίδιες έξι πιθανές τιμές που αναφέρθηκαν παραπάνω. Το πεδίο «Κωδικός Τύπου Θέσης Αποθήκης» περιέχει τον κωδικό του τύπου θέσης αποθήκης που αντιστοιχεί στη συγκεκριμένη θέση. Ο τύπος θέσης αποθήκης καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο το πρόγραμμα θα χρησιμοποιήσει τη θέση αποθήκης σε δραστηριότητες της αποθήκης που σχετίζονται με την εισαγωγή και εξαγωγή ειδών. Θέσεις Ζώνης Αποθήκευσης Θέσεις Ζώνης Αποστολής 30

33 Θέσεις Ζώνης Παραλαβής Πηγαίνουμε στην καρτέλα «Θέσεις Αποθήκης» και εισάγουμε τις θέσεις στις οποίες θέλουμε να γίνεται η αποστολή, η παραλαβή, η παραγωγή, οι αναλώσεις των πρώτων υλών και η τοποθέτηση των παραγόμενων ειδών. 31

34 Τέλος πηγαίνουμε στην καρτέλα «Πολιτικές και Ζώνες Αποθήκης» και τικάρουμε το πεδίο «Υποχρεωτική Δημιουργία Τοποθετήσεων Αποθήκης» και το πεδίο «Υποχρεωτική Δημιουργία Γραμμής Συλλογής», που σημαίνει πως στη συγκεκριμένη αποθήκη όταν γίνεται κάποια παραλαβή αυτόματα θα δημιουργείται και η αντίστοιχη τοποθέτηση στη ζώνη Αποθήκευσης και όταν θα πρέπει να γίνει κάποια αποστολή (είτε για παραγωγή, είτε από εντολή διακίνησης, είτε για απευθείας παράδοση στον πελάτη) θα πρέπει πρώτα να δημιουργείται η αντίστοιχη συλλογή από τη ζώνη Αποθήκευσης. 3.3 Είδη- Παραμετροποίηση Αποθεμάτων Από το υποσύστημα «Αποθήκη» πηγαίνουμε «Προγραμματισμός και Εκτέλεση» -> «Είδη», για να ορίσουμε τέσσερα νέα είδη: το Ξύλινο Τραπέζι και τα τρία συστατικά του. Για την κατασκευή κάθε τέτοιου τραπεζιού απαιτείται ξύλο υψηλής ποιότητας 2 τμ, τέσσερα μεταλλικά πόδια και δεκαέξι υψηλής αντοχής βίδες (τέσσερις για κάθε πόδι). 32

35 Ξύλινο Τραπέζι Στην καρτέλα «Γενικά» εισάγουμε τον «Κωδικό», την «Περιγραφή» και τη «Βασική Μονάδα Μέτρησης» που είναι το τεμάχιο. 33

36 Στην καρτέλα «Τιμολόγηση» εισάγουμε τη «Μέθοδο Κοστολόγησης» και την «Τιμή Μονάδας» στα 180 Ευρώ. Εισάγουμε επίσης ως «Ο.Κ. Ειδών» την ΠΑΡΑΓΩΓΗ, ως «Ο.Κ. Ειδών Φ.Π.Α.» το Φ.Π.Α.19 και ως «Ο.Κ. Αποθεμάτων» το ΤΕΛΙΚΑ ΠΡ. Στο «Ο.Κ. Αποθεμάτων»-> «Παραμετροποίηση» εισάγουμε μια νέα γραμμή για τη ΒΑΣΙΚΗ αποθήκη. 34

37 Εδώ ουσιαστικά συσχετίζουμε την αποθήκη με την ομάδα καταχώρησης αποθεμάτων και με τους κατάλληλους λογαριασμούς της Γενικής Λογιστικής, λογαριασμούς Ετοίμων και Ημιτελών, Αποκλίσεων Πρώτων Υλών, Άμεσης Εργασίας και ΓΒΕ και λογαριασμούς Κόστους Υλικών και Εργατικών. Στην καρτέλα «Αναπλήρωση» ο «τρόπος αναπλήρωσης» είναι η Εντολή Παραγωγής. 35

38 Ομοίως εισάγουμε και τα τρία συστατικά του τραπεζιού: Ξύλο Υψηλής Ποιότητας Εδώ η «Βασική Μονάδα Μέτρησης» είναι το τετραγωνικό μέτρο το οποίο πρέπει να ορίσουμε γιατί δεν υπάρχει. Πατάμε λοιπόν F3 και εισάγουμε κωδικό και περιγραφή. 36

39 Στην καρτέλα «Τιμολόγηση» εισάγουμε τη «Μέθοδο Κοστολόγησης», ως «Ο.Κ. Ειδών» τις Α Ύλες, ως «Ο.Κ. Ειδών Φ.Π.Α.» το Φ.Π.Α.19 και ως «Ο.Κ. Αποθεμάτων» το Α Ύλες. Στο «Ο.Κ. Αποθεμάτων»-> «Παραμετροποίηση» εισάγουμε μια νέα γραμμή για τη ΒΑΣΙΚΗ αποθήκη. Εδώ ουσιαστικά συσχετίζουμε την αποθήκη με την ομάδα καταχώρησης αποθεμάτων και με τους κατάλληλους λογαριασμούς της Γενικής Λογιστικής, λογαριασμούς Α Υλών, Αποκλίσεων Πρώτων Υλών, Άμεσης Εργασίας και ΓΒΕ και λογαριασμούς Κόστους Υλικών και Εργατικών. 37

40 Εδώ ο τρόπος αναπλήρωσης είναι η αγορά. Μεταλλικό Πόδι 38

41 39

42 Βίδες Υψηλής Αντοχής 40

43 3.4 Τεχνικές Προδιαγραφές- Φασεολόγιο Από το υποσύστημα «Παραγωγής» πηγαίνουμε «Τεχνικές Προδιαγραφές» για να δημιουργήσουμε μια νέα για το Ξύλινο Τραπέζι. Εισάγουμε λοιπόν τα είδη που το αποτελούν, καθώς και τις ποσότητες όπως φαίνεται παρακάτω: 41

44 Έχουμε λοιπόν 2 τ.μ. Ξύλο Υψηλής Ποιότητας, 4 τεμ. Μεταλλικό Πόδι και 16 τεμ. Βίδες Υψηλής Αντοχής. Αλλάζουμε την «Κατάσταση» σε Εγκεκριμένη, που σημαίνει πως η συγκεκριμένη τεχνική προδιαγραφή έχει εγκριθεί από τον υπεύθυνο. Πηγαίνουμε πίσω στο υποσύστημα «Αποθήκη» -> «Προγραμματισμός και Εκτέλεση» -> «Είδη», βρίσκουμε το Ξύλινο Τραπέζι και εισάγουμε στην καρτέλα «Αναπλήρωση» και στο πεδίο «Κωδικός Τεχνικών Προδιαγραφών» την τεχνική προδιαγραφή που δημιουργήσαμε παραπάνω (με κωδικό Ρ00010). 42

45 Από το υποσύστημα «Παραγωγής» πηγαίνουμε «Φασεολόγια» για να δημιουργήσουμε ένα νέο για το Ξύλινο Τραπέζι. Εισάγουμε στις γραμμές τον Κωδικό Εργασίας και τους κωδικούς των Κέντρων Εργασίας από τα οποία θα περάσει το προϊόν μας, καθώς και τους χρόνους επεξεργασίας. Έστω λοιπόν ότι θα περάσει πρώτα από το τμήμα Συναρμολόγησης και ο χρόνος επεξεργασίας είναι 30 λεπτά και έπειτα από το τμήμα Βαφής με χρόνο 60 λεπτά. Αλλάζουμε την κατάσταση σε εγκεκριμένη, που και πάλι σημαίνει πως το συγκεκριμένο φασεολόγιο έχει εγκριθεί από ανωτέρω. 43

46 Πηγαίνουμε πίσω στο υποσύστημα «Αποθήκη» -> «Προγραμματισμός και Εκτέλεση» -> «Είδη», βρίσκουμε το Ξύλινο Τραπέζι και εισάγουμε στην καρτέλα «Αναπλήρωση» και στο πεδίο «Κωδικός Φασεολογίου» το φασεολόγιο που δημιουργήσαμε παραπάνω (με κωδικό R00010). 44

47 3.5 Παραγγελία- Εντολή Παραγωγής Παραγγελία Πώλησης Από το υποσύστημα «Αποθήκη» -> «Παραγγελίες & Επαφές» -> «Παραγγελίες Πωλήσεων» δημιουργούμε μια νέα παραγγελία. Εισάγουμε τον κωδικό του πελάτη και στις γραμμές εισάγουμε τον κωδικό του είδους για το Ξύλινο Τραπέζι, την αποθήκη από όπου ο πελάτης θα παραλάβει τα εμπορεύματα και την ποσότητα. Έπειτα πηγαίνουμε «Παραγγελία» -> «Σχεδιασμός» -> «Λειτουργίες» -> «Δημιουργία Εντ. Παραγωγής». 45

48 Τώρα πηγαίνουμε στο υποσύστημα «Παραγωγής» -> «Εκτέλεση» -> «Οριστ/μένες Εντολές Παραγωγής». Στην καρτέλα «Καταχώρηση» και στο πεδίο «Κωδ. Αποθήκης» βάζουμε τη ΒΑΣΙΚΗ, που σημαίνει πως από τη ΒΑΣΙΚΗ αποθήκη θα γίνουν οι αναλώσεις των πρώτων υλών και εκεί θα παραδοθούν τα τελικά προϊόντα. 46

49 Πατάμε «Λειτουργίες» -> «Ανανέωση». Με αυτή τη λειτουργία το σύστημα υπολογίζει τις απαραίτητες πρώτες ύλες για την παραγωγή των 20 τραπεζιών και προγραμματίζει και όλη τη διαδικασία της παραγωγής (κέντρα εργασίας, ημερομηνίες κτλ). Πηγαίνοντας «Γραμμή» ->»Συστατικά» βλέπουμε τις αναγκαίες ποσότητες για το κάθε υλικό από το οποίο αποτελείται το τραπέζι ( για το 1 και για όλη την παραγγελία). 47

50 Πηγαίνοντας «Γραμμή» -> «Φασεολόγιο» βλέπουμε τις υπολογισμένες ημερομηνίες έναρξης και λήξης των φάσεων της παραγωγής στα δύο κέντρα εργασίας. Ο σχεδιασμός της παραγωγής γίνεται με προς τα πίσω υπολογισμό. Τα 20 τραπέζια θα είναι έτοιμα και θα έχουν βγει από το τμήμα Βαφής στις 31/12/08 και ώρα 11:00 μμ. Κάθε τραπέζι θέλει 60 λεπτά επεξεργασίας, οπότε η εισαγωγή στο τμήμα Βαφής, που έχει δύο βάρδιες, θα γίνει στις 30/12/08 και ώρα 06:00 μμ. Στις 30/ 12/08 και ώρα 4:00 μμ που τελειώνει η βάρδια τα τραπέζια βγαίνουν από το τμήμα Συναρμολόγησης. Εδώ έχουμε μία βάρδια αλλά δυναμικότητα 3 (παράλληλη επεξεργασία), άρα τα 20 τραπέζια θα μπουν για συναρμολόγηση στις 29/12/08 και ώρα 2:00 μμ. Τη φόρτιση των Κέντρων Εργασίας μπορούμε να δούμε πηγαίνοντας «Παραγωγή» -> «Πόροι Παραγωγής» -> «Κέντρα Εργασίας». Επιλέγουμε το κέντρο εργασίας που θέλουμε και πατάμε «Κέντρο Εργασίας» -> «Φόρτιση». 48

51 Φόρτιση Τμήματος Βαφής Φόρτιση Τμήματος Συναρμολόγησης 49

52 3.6 Παραγγελίες α' υλών Χρειαζόμαστε 40 τ.μ. Ξύλο Υψηλής Ποιότητας, 80 Μεταλλικά Πόδια και 320 Βίδες Υψηλής Αντοχής. Παραγγέλνουμε με μια προσαύξηση ώστε να μας μείνει απόθεμα μετά την παραγωγή του τραπεζιού. Δημιουργούμε δύο ξεχωριστές παραγγελίες των α υλών με διαφορετικά κόστη για κάθε είδος στην καθεμιά. Εισάγουμε τον κωδικό του προμηθευτή, αριθμό τιμολογίου και στις γραμμές τα τρία είδη και τις ποσότητες. Η παραλαβή θέλουμε να γίνει στη ΒΑΣΙΚΗ αποθήκη. Πηγαίνουμε «Παραγγελίες & Επαφές» -> «Παραγγελίες Αγοράς». Παρακάτω έχουμε την πρώτη παραγγελία στην οποία ο προμηθευτής μας κάνει δώρο τα είδη που παραγγέλνουμε: Αλλάζουμε την κατάσταση της παραγγελίας σε «Εκδοθείσα» από τις «Λειτουργίες» - > «Έκδοση» που σημαίνει πως η παραγγελία έχει εγκριθεί από ανωτέρω. Αν δεν αλλάξουμε την κατάσταση δεν μπορεί να πραγματοποιηθεί η παραλαβή. Δημιουργούμε την παραλαβή πηγαίνοντας «Λειτουργίες» -> «Δημιουργία Παραλαβής Αποθήκης». 50

53 Η παραλαβή έχει δημιουργηθεί. Αυτό που μένει είναι να την καταχωρήσουμε. 51

54 Η καταχώρηση της παραλαβής δημιουργεί μία νέα τοποθέτηση. Αφού καταχωρήσαμε την παραλαβή, αυτή σβήστηκε και από πίσω φαίνεται η προηγούμενη, μη καταχωρημένη εγγραφή παραλαβής. 52

55 Αφού λοιπόν καταχωρήθηκε η παραλαβή μπορούμε να επιστρέψουμε στην παραγγελία μας και να καταχωρήσουμε την Παραλαβή και Τιμολόγησή της. Με τον ίδιο τρόπο δημιουργούμε και τη δεύτερη παραγγελία. Εδώ όμως το άμεσο κόστος για το Ξύλο Υψηλής Ποιότητας είναι 10 Ευρώ, για το Μεταλλικό Πόδι 15 Ευρώ και για τις Βίδες Υψηλής Αντοχής 1 Ευρώ. Αλλάζουμε την κατάσταση σε Εκδοθείσα όπως και παραπάνω. 53

56 Δημιουργούμε την παραλαβή: 54

57 Καταχωρούμε και αυτή την παραλαβή: 55

58 Αφού λοιπόν καταχωρήθηκε η παραλαβή μπορούμε να επιστρέψουμε στην παραγγελία μας και να καταχωρήσουμε την Παραλαβή και Τιμολόγησή της. Πηγαίνουμε «Αποθήκη» -> «Ιστορικό» -> «Καταχωρημένα Παραστατικά» -> «Καταχωρημένες Παραλαβές». Βλέπουμε την πρώτη: 56

59 Και τη δεύτερη: Τώρα πηγαίνουμε «Αποθήκη» -> «Διαχείριση Προιόντων-Πολλαπλές Παραγγελίες» - > «Περιεχόμενο Θέσης Αποθήκης» και βάζουμε φίλτρο το ΒΑΣΙΚΗ. Οι ποσότητες των δύο παραγγελιών είναι 60 τμ Ξύλο, 120 Πόδια και 400 Βίδες. Οι επιπλέον ποσότητες είναι από προηγούμενη μη καταχωρημένη παραλαβή. 57