1. Ηλεκτρονική Συνεργασία

Transcript

1 1. Ηλεκτρονική Συνεργασία Στο εισαγωγικό αυτό κεφάλαιο συζητούνται βασικά θέματα ηλεκτρονικής συνεργασίας (ecollaboration). Αρχικά, παρέχονται χρήσιμες πληροφορίες σχετικά με το πώς και πότε αυτή αναπτύχθηκε. Δείχνεται ότι η ηλεκτρονική συνεργασία, ως τομέας έρευνας και βιομηχανικής ανάπτυξης, είναι έννοια ευρύτερη από αυτό που αναφέρεται συχνά ως επικοινωνία μέσω υπολογιστή. Επιπλέον, αναλύονται έξι βασικά εννοιολογικά στοιχεία της ηλεκτρονικής συνεργασίας. Γίνεται σαφές ότι ο τομέας της ηλεκτρονικής συνεργασίας έχει ένα πολλά υποσχόμενο μέλλον, τόσο από πλευράς ακαδημαϊκής έρευνας όσο και ανάπτυξης του σχετικού λογισμικού. Το κεφάλαιο βασίζεται σε εισαγωγικό άρθρο του εκδότη του International Journal of e-collaboration (Kock, 2005). 1.1 Εισαγωγή Ως ηλεκτρονική συνεργασία (e-συνεργασία) ορίζεται η συνεργασία μεταξύ διαφορετικών ατόμων που χρησιμοποιούν ηλεκτρονικές τεχνολογίες για την από κοινού διεκπεραίωση μιας εργασίας (Kock and D Arcy, 2002). Αυτός είναι ένας ευρύς ορισμός που καλύπτει όχι μόνο τη συνεργασία μέσω (με τη βοήθεια) υπολογιστή, αλλά και τη συνεργασία που υποστηρίζεται από άλλους τύπους τεχνολογιών (όπως το τηλέφωνο ή ένα σύστημα τηλεσυνεδριάσεων, τα κύρια συστατικά του οποίου μπορεί να είναι κάμερες, τηλεοράσεις και συσκευές τηλεπικοινωνιών). Σε κάθε περίπτωση πάντως, ο ορισμός αυτός είναι πιο σαφής από τη γενική άποψη που επικρατεί στη βιομηχανία σχετικά με το τι είναι e-συνεργασία (όπου σε κάποιες περιπτώσεις δίνεται έμφαση σε τεχνολογίες υποστήριξης ηλεκτρονικών συναντήσεων μέσω Διαδικτύου, ενώ σε κάποιες άλλες σε τεχνολογίες υποστήριξης ηλεκτρονικού επιχειρείν μεταξύ επιχειρήσεων ή στην εικονική διαχείριση εφοδιαστικής αλυσίδας). 1.2 Μια ιστορική ματιά Το πεδίο της e-συνεργασίας είναι ακόμα στα σπάργανα, αν και οι σχετικές τεχνολογίες υποστήριξής της υπάρχουν εδώ και αρκετά χρόνια. Πολλοί θεωρούν ότι η e-συνεργασία έχει ξεκινήσει από τα μέσα του 19 ου αιώνα, με την εφεύρεση του τηλέγραφου από τον Samuel F.B. Morse. Ο τηλέγραφος επέτρεπε στα άτομα να διεκπεραιώνουν συλλογικές εργασίες αλληλεπιδρώντας ηλεκτρονικά. Άλλοι πάλι υποστηρίζουν ότι η αρχή της e- Συνεργασίας σηματοδοτείται γύρω στο 1870, με την εφεύρεση του

2 τηλεφώνου από τον Alexander Graham Bell. Σε κάθε περίπτωση πάντως, η «πραγματική» e-συνεργασία προέκυψε πολλά χρόνια μετά. Το ARPANET, ο πρόδρομος του σημερινού Διαδικτύου, εμφανίστηκε προς το τέλος της δεκαετίας του 60. Ο κύριος σκοπός του ARPANET project, κύριος χορηγός του οποίου ήταν το Υπουργείο Αμύνης των ΗΠΑ, ήταν να κατασκευαστεί ένα γεωγραφικά κατανεμημένο δίκτυο μεγάλων συστημάτων υπολογιστών (mainframes) στις ΗΠΑ, το οποίο θα μπορούσε να αντισταθεί σε μια μαζική (και ενδεχομένως πυρηνική) στρατιωτική επίθεση από την Σοβιετική Ένωση. Έως τότε, η βασική χρήση των παραπάνω υπολογιστών ήταν για υπολογισμούς βαλλιστικής (χωρίς αυτούς, τα διηπειρωτικά βλήματα δεν θα ήταν όσο αποτελεσματικά αναμένονταν να είναι). Ένα από τα εργαλεία που αναπτύχθηκαν για να επιτρέψουν στους χρήστες του ARPANET να ανταλλάσσουν δεδομένα ήταν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ( ). Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αρχικά θεωρήθηκε ως «παιχνίδι», με το οποίο οι ερευνητές που συμμετείχαν στο ARPANET αλληλεπιδρούσαν εύκολα. Προς έκπληξη πολλών, η «σοβαρή» χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυξήθηκε γρήγορα, κυρίως σαν μια τεχνολογία υποστήριξης της συνεργασίας μεταξύ ερευνητών, καθηγητών πανεπιστημίων και σπουδαστών. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο θεωρείται ευρέως ως η «μητέρα» όλων των τεχνολογιών e- Συνεργασίας (Sproull and Kiesler, 1991). Έτσι, παρά το γεγονός ότι υπήρχαν ήδη άλλες τεχνολογίες που θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν για την e-συνεργασία, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ήταν η πρώτη τεχνολογία που χρησιμοποιήθηκε για να την υποστηρίξει. Παρουσιάζει ιδιαίτερο ενδιαφέρον το ότι η επιτυχία του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως τεχνολογία e-συνεργασίας είναι ακόμα ανυπέρβατη (τουλάχιστον σε περιβάλλοντα οργάνωσης). Κάτι που βοηθά στη διατήρηση αυτής της «πρωτιάς» είναι το ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο συνδυάζει: i) απλότητα, ii) ομοιότητα με ένα ευρέως χρησιμοποιούμενο σύστημα (το κλασσικό ταχυδρομείο), και iii) υποστήριξη αλληλεπίδρασης ανεξαρτήτως χρόνου και τόπου (anytime-anyplace interaction). 1.3 e-συνεργασία vs. Επικοινωνία μέσω Υπολογιστή Η e-συνεργασία δεν είναι το ίδιο με την επικοινωνία μέσω υπολογιστή. Παραπάνω, ορίσαμε την e-συνεργασία ως τη συνεργασία μεταξύ διαφορετικών ατόμων που χρησιμοποιούν ηλεκτρονικές τεχνολογίες για την από κοινού διεκπεραίωση μιας εργασίας. Σύμφωνα με τον ορισμό αυτόν, η e-συνεργασία υπερκαλύπτει την επικοινωνία μέσω υπολογιστή. Μπορεί, για παράδειγμα, να ασχολείται και με τη μελέτη της επικοινωνίας μέσω τηλεφώνου. Περιλαμβάνει επίσης και την κλασσική ερευνητική

3 περιοχή της Συλλογικής Εργασίας με Υποστήριξη Υπολογιστή (Computer- Supported Cooperative Work - CSCW). Επιπλέον, μπορεί κάποιος να ισχυριστεί ότι e-συνεργασία μπορεί να πραγματοποιηθεί και σε περιπτώσεις που δεν υπάρχει καμία επικοινωνία αυτή καθ αυτή (οπότε, και καμία επικοινωνία μέσω υπολογιστή). Για παράδειγμα, θεωρήστε μια τεχνολογία e-συνεργασίας που βασίζεται στο Διαδίκτυο και επιτρέπει στους υπαλλήλους μιας ασφαλιστικής εταιρίας να διεκπεραιώσουν μια συλλογική εργασία, έστω να προετοιμάσουν ένα ασφαλιστικό συμβόλαιο για κάποιον πελάτη. Δεδομένου ότι αυτή η συλλογική εργασία βασίζεται σε μια τυποποιημένη ασφαλιστική πολιτική, δεν είναι παράλογο να έχουμε μια περίπτωση στην οποία διαφορετικοί υπάλληλοι της εταιρίας εισάγουν ηλεκτρονικά δεδομένα και πληροφορίες μέσω της παραπάνω τεχνολογίας e-συνεργασίας (τα οποία θα αποτελέσουν τμήματα του ασφαλιστικού συμβολαίου), χωρίς όμως να επικοινωνούν και να ανταλλάσσουν μεταξύ τους πληροφορίες. 1.4 Έξι Βασικά Εννοιολογικά Στοιχεία της e- Συνεργασίας Στην ενότητα αυτή συζητούνται έξι βασικά εννοιολογικά στοιχεία που καθορίζουν τι είναι (και τι δεν είναι) e-συνεργασία (σε κάθε περίπτωση, δεν πρέπει να θεωρηθεί ότι τα στοιχεία αυτά καλύπτουν σφαιρικά όλες τις πτυχές της e-συνεργασίας). Η συλλογική εργασία. Ένα παράδειγμα συλλογικής εργασίας που συχνά διεξάγεται με την υποστήριξη τεχνολογιών e-συνεργασίας είναι το γράψιμο μιας σύμβασης, ιδιαίτερα όταν τα συμβαλλόμενα μέρη είναι γεωγραφικά απομακρυσμένα. Η φύση της συλλογικής εργασίας (π.χ., εάν είναι απλή ή σύνθετη) μπορεί να έχει ισχυρή επίδραση στα παραγόμενά της όταν χρησιμοποιούνται συγκεκριμένες τεχνολογίες e- Συνεργασίας (Zigurs and Buckland, 1998). Η τεχνολογία e-συνεργασίας. Το στοιχείο αυτό περιλαμβάνει όχι μόνο το μέσο επικοινωνίας (communication medium) που δημιουργείται από την τεχνολογία, αλλά και τα χαρακτηριστικά (features) της τεχνολογίας αυτής (όπως αυτά έχουν σχεδιαστεί για την υποστήριξη της e- Συνεργασίας). Η εφαρμογή ενός συγκεκριμένου χαρακτηριστικού σε ένα συγκεκριμένο τύπο τεχνολογίας e-συνεργασίας μπορεί να έχει ισχυρή επίδραση στον τρόπο με τον οποίο η τεχνολογία χρησιμοποιείται πραγματικά από μια ομάδα ατόμων (DeSanctis and Poole, 1994). Τα άτομα που εμπλέκονται στη συλλογική εργασία. Αυτό το στοιχείο αναφέρεται πρώτιστα σε ορισμένα χαρακτηριστικά που έχουν τα άτομα

4 που συμμετέχουν σε μια συλλογική εργασία, όπως το φύλο τους ή η ικανότητα τους για δακτυλογράφηση. Αναφέρεται επίσης στον αριθμό των ατόμων που εμπλέκονται σε μια e-συνεργασία. Νοητικά σχήματα (mental schemas) των εμπλεκομένων. Αυτό το εννοιολογικό στοιχείο αναφέρεται στη γνώση ή/και το νοητικό υπόβαθρο (background) των ατόμων που εμπλέκονται στη συλλογική εργασία, τα οποία οδηγούν τα άτομα στο να ερμηνεύσουν τις σχετικές πληροφορίες με έναν ιδιαίτερο τρόπο. Ο βαθμός ομοιότητας μεταξύ των νοητικών σχημάτων διαφορετικών ατόμων που συμμετέχουν σε μια συλλογική εργασία (π.χ., εάν οι έμπειροι αλληλεπιδρούν με έμπειρους ή αρχαρίους) μπορεί να επηρεάσει σημαντικά την προσπάθεια που απαιτείται για να ολοκληρωθεί επιτυχώς η εργασία αυτή με χρήση συγκεκριμένων τεχνολογιών e-συνεργασίας (Kock, 2004). Το φυσικό περιβάλλον των εμπλεκομένων. Το στοιχείο αυτό αναφέρεται σε απτά στοιχεία που αποτελούν μέρος του περιβάλλοντος των ατόμων που σχετίζονται με τη συλλογική εργασία, καθώς επίσης και τη γεωγραφική κατανομή των ατόμων αυτών. Γεωγραφικά διασκορπισμένα άτομα είναι πιθανότερο (από αυτά που βρίσκονται στον ίδιο χώρο) να χρησιμοποιήσουν τεχνολογίες e-συνεργασίας και να ξοδέψουν χρόνο και προσπάθεια στο να προσαρμόσουν τα χαρακτηριστικά των τεχνολογιών αυτών στις σχετικές με τη συλλογική εργασία ανάγκες τους (Kock, 2001). Το κοινωνικό περιβάλλον των εμπλεκομένων. Αυτό το στοιχείο αναφέρεται κυρίως σε θέματα του κοινωνικού περιβάλλοντος των ατόμων που εμπλέκονται στη συλλογική εργασία, τα οποία ασκούν κάποιου είδους επιρροή στα άτομα αυτά. Αυτά τα θέματα μπορεί να αφορούν σε αντιλήψεις ή/και συμπεριφορές των εμπλεκομένων πλευρών απέναντι στις τεχνολογίες της e-συνεργασίας. Για παράδειγμα, η συμπεριφορά (στάση) ενός ατόμου όσον αφορά σε κάποιο συγκεκριμένο εργαλείο e-συνεργασίας, ή σε κάποιες από τις λειτουργίες του, μπορεί να επηρεαστεί σημαντικά από τη συμπεριφορά των συναδέλφων του. Επιπλέον, μπορεί να επηρεαστεί σημαντικά από τη θέση την οποία καταλαμβάνει το άτομο στην ιεραρχία μιας επιχείρησης ή κάποιας άλλης διοικητικής δομής (Carlson and Davis, 1998). Αναφορές Carlson, P.J. and Davis, G.B. (1998), An investigation of media selection among directors and managers: From self to other orientation, MIS Quarterly, Vol. 22, No 3, pp

5 DeSanctis, G. and Poole, M.S. (1994), Capturing the complexity in advanced technology use: Adaptive structuration theory, Organization Science, Vol. 5, No 2, pp Kock, N. (2001), Compensatory adaptation to a lean medium: An action research investigation of electronic communication in process improvement groups, IEEE Transactions on Professional Communication, Vol. 44, No 4, pp Kock, N. (2004), The psychobiological model: Toward a new theory of computermediated communication based on Darwinian evolution, Organization Science, Vol. 15, No 3, pp Kock, N. (2005), What is e-collaboration?, International Journal of e-collaboration, Vol. 1, No 1, pp. i-vii (editorial essay). Kock, N. and D Arcy, J. (2002), Resolving the e-collaboration paradox: The competing influences of media naturalness and compensatory adaptation, Information Management and Consulting (Special Issue on Electronic Collaboration), Vol. 17, No 4, pp Sproull, L. and Kiesler, S. (1991), Computers, networks and work. Scientific American, Vol. 265, No 3, pp Zigurs, I. and Buckland, B.K. (1998), A theory of task-technology fit and group support systems effectiveness, MIS Quarterly, Vol. 22, No 3, pp