Πίνακας περιεχομένων. Μέρος 1 Κατανόηση της Microsoft Access 41. Κεφάλαιο 1 Τι είναι η Microsoft Access; 43

Transcript

1 Πίνακας περιεχομένων Ευχαριστίες Ενημερώστε μας! Το CD του βιβλίου Τι περιλαμβάνεται στο CD Δείγματα εφαρμογών Χρήση του CD Απαιτήσεις συστήματος Πληροφορίες τεχνικής υποστήριξης Συμβάσεις και χαρακτηριστικά που χρησιμοποιούνται σε αυτό το βιβλίο Συμβάσεις κειμένου Συμβάσεις σχεδιασμού Συμβάσεις σύνταξης κώδικα Εισαγωγή Η Microsoft Access σήμερα Λίγα λόγια για το βιβλίο Μέρος 1 Κατανόηση της Microsoft Access 41 Κεφάλαιο 1 Τι είναι η Microsoft Access; 43 Τι είναι οι βάσεις δεδομένων; Σχεσιακές βάσεις δεδομένων Οι δυνατότητες των βάσεων δεδομένων Η Microsoft Access ως σχεσιακό σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων Ορισμός και αποθήκευση δεδομένων Χειρισμός δεδομένων Έλεγχος δεδομένων Η Microsoft Access ως σύστημα ανάπτυξης εφαρμογών Μετάβαση σε λογισμικό βάσεων δεδομένων Κεφάλαιο 2 Τα πολλά πρόσωπα της Microsoft Access 59 Η αρχιτεκτονική της Microsoft Access Εξερεύνηση της τοπικής βάσης δεδομένων Housing Reservations Πίνακες Ερωτήματα...71 Φόρμες Εκθέσεις Σελίδες προσπέλασης δεδομένων... 84

2 8 Πίνακας περιεχομένων Μακροεντολές Υπομονάδες Οργάνωση των αντικειμένων σας Εξερεύνηση του αρχείου έργου LawTrack Contacts Πίνακες Προβολές, συναρτήσεις, και αποθηκευμένες διαδικασίες Τα πολλά πρόσωπα της Microsoft Access Κεφάλαιο 3 Σχεδιασμός της εφαρμογής βάσης δεδομένων σας 101 Βασικές αρχές σχεδιασμού εφαρμογών Βήμα 1: Προσδιορισμός των εργασιών Βήμα 2: Σχεδίαση διαγράμματος ροής εργασιών Βήμα 3: Προσδιορισμός στοιχείων δεδομένων Βήμα 4: Οργάνωση των δεδομένων Βήμα 5: Σχεδιασμός του πρωτοτύπου και της διασύνδεσης χρήστη Βήμα 6: Κατασκευή της εφαρμογής Βήμα 7: Έλεγχος, αναθεώρηση, και βελτίωση Στρατηγική σχεδιασμού εφαρμογών Ανάλυση των εργασιών Επιλογή των δεδομένων Οργάνωση των εργασιών Ανάλυση δεδομένων Επιλογή των θεμάτων της βάσης δεδομένων Αντιστοίχιση των θεμάτων στη βάση δεδομένων σας Αρχές σχεδιασμού βάσεων δεδομένων Το πρόβλημα της σπατάλης Η λύση είναι η κανονικοποίηση Το αποτέλεσμα είναι αποδοτικές σχέσεις Πότε πρέπει να παραβιάζονται οι κανόνες Βελτίωση της απόδοσης κρίσιμων εργασιών Καταγραφή χρονικά προσδιορισμένων δεδομένων Δημιουργία στιγμιοτύπων δεδομένων για εκθέσεις Μέρος 2 Δημιουργία τοπικής εφαρμογής της Microsoft Access 133 Κεφάλαιο 4 Δημιουργία της βάσης δεδομένων και των πινάκων 135 Δημιουργία μιας νέας βάσης δεδομένων Χρήση προτύπου βάσης δεδομένων για τη δημιουργία μιας βάσης Δημιουργία μιας νέας κενής βάσης δεδομένων Δημιουργία του πρώτου σας απλού πίνακα με καταχώριση δεδομένων Δημιουργία πίνακα με τον Οδηγό Πινάκων

3 Πίνακας περιεχομένων 9 Δημιουργία πίνακα σε προβολή Σχεδίασης Ορισμός πεδίων Κατανόηση των τύπων δεδομένων των πεδίων Ιδιότητες πεδίων Συμπλήρωση των πεδίων του πίνακα Companies Ορισμός απλών κανόνων επικύρωσης πεδίων Ορισμός μασκών εισαγωγής Ορισμός πρωτεύοντος κλειδιού Ορισμός κανόνα επικύρωσης πίνακα Κατανόηση άλλων ιδιοτήτων των πινάκων Ορισμός σχέσεων Ορισμός της πρώτης σας σχέσης Δημιουργία σχέσης με πολλά πεδία Προσθήκη ευρετηρίων Ευρετήρια ενός πεδίου Ευρετήρια πολλών πεδίων Ορισμός επιλογών σχεδίασης πινάκων Εκτύπωση ορισμού πίνακα Περιορισμοί βάσεων δεδομένων Κεφάλαιο 5 Τροποποίηση της σχεδίασης των πινάκων σας 195 Πριν ξεκινήσετε Δημιουργία εφεδρικού αντιγράφου Έλεγχος εξαρτήσεων αντικειμένων Διαγραφή πινάκων Μετονομασία πινάκων Μετονομασία πεδίων Σύγκριση των δύο πινάκων επαφών Μετακίνηση πεδίων Εισαγωγή πεδίων Αντιγραφή πεδίων Διαγραφή πεδίων Αλλαγή ιδιοτήτων των δεδομένων Αλλαγή τύπου δεδομένων Αλλαγή μήκους δεδομένων Αντιμετώπιση σφαλμάτων μετατροπής Τροποποίηση άλλων ιδιοτήτων των πεδίων Αναίρεση αλλαγών Χρήση του Οδηγού Ανάλυσης Πίνακα Μια ματιά στις ιδιότητες αναζήτησης Αλλαγή πρωτεύοντος κλειδιού Συμπύκνωση της βάσης δεδομένων σας

4 10 Πίνακας περιεχομένων Κεφάλαιο 6 Εισαγωγή και σύνδεση δεδομένων 239 Λίγα λόγια για την Ανοιχτή Συνδεσιμότητα Βάσεων Δεδομένων (ODBC) Εισαγωγή και σύνδεση αρχείων βάσεων δεδομένων Εισαγωγή δεδομένων και βάσεων δεδομένων Εισαγωγή αρχείων dbase Εισαγωγή αρχείων Paradox Εισαγωγή πινάκων SQL Εισαγωγή αντικειμένων της Access Εισαγωγή δεδομένων λογιστικών φύλλων Προετοιμασία ενός λογιστικού φύλλου Εισαγωγή ενός λογιστικού φύλλου Διόρθωση σφαλμάτων Εισαγωγή αρχείων κειμένου Προετοιμασία ενός αρχείου κειμένου Εισαγωγή ενός αρχείου κειμένου Διόρθωση σφαλμάτων Τροποποίηση εισαχθέντων πινάκων Σύνδεση αρχείων Ζητήματα ασφαλείας Ζητήματα απόδοσης Σύνδεση πινάκων της Access Σύνδεση αρχείων dbase και Paradox Σύνδεση αρχείων κειμένου και λογιστικών φύλλων Σύνδεση πινάκων SQL Τροποποίηση συνδεδεμένων πινάκων Αποσύνδεση συνδεδεμένων πινάκων Χρήση της Διαχείρισης Συνδεδεμένων Πινάκων Κεφάλαιο 7 Δημιουργία και χρήση απλών ερωτημάτων 283 Επιλογή δεδομένων από έναν πίνακα Καθορισμός πεδίων Ορισμός ιδιοτήτων πεδίων Εισαγωγή κριτηρίων επιλογής Χρήση παραστάσεων Χρήση της Δόμησης Παραστάσεων Ορισμός ονομάτων πεδίων Ταξινόμηση δεδομένων Έλεγχος αλλαγών των κανόνων επικύρωσης Έλεγχος ενός νέου κανόνα επικύρωσης πεδίου Έλεγχος ενός νέου κανόνα επικύρωσης πίνακα Εργασία σε προβολή Φύλλου Δεδομένων Ερωτήματος Περιήγηση στο φύλλο δεδομένων και χρήση πλήκτρων συντόμευσης Εργασία με δευτερεύοντα φύλλα δεδομένων

5 Πίνακας περιεχομένων 11 Τροποποίηση δεδομένων Χρήση υπερσυνδέσμων Ταξινόμηση και αναζήτηση δεδομένων Κεφάλαιο 8 Δημιουργία σύνθετων ερωτημάτων 347 Επιλογή δεδομένων από πολλούς πίνακες Δημιουργία εσωτερικών συνδέσεων Δημιουργία ερωτήματος με βάση ένα άλλο ερώτημα Χρήση εξωτερικών συνδέσεων Χρήση Οδηγού ερωτημάτων Σύνοψη πληροφοριών με ερωτήματα συνόλων Σύνολα μέσα σε ομάδες Επιλογή εγγραφών για το σχηματισμό ομάδων Επιλογή συγκεκριμένων ομάδων Δημιουργία ερωτημάτων διασταύρωσης Διαμερισμός δεδομένων σε ερωτήματα διασταύρωσης Χρήση παραμέτρων σε ερωτήματα Προσαρμογή ιδιοτήτων ερωτημάτων Έλεγχος των αποτελεσμάτων ενός ερωτήματος Εργασία με μοναδικές εγγραφές και τιμές Ορισμός δευτερεύοντος φύλλου δεδομένων Άλλες ιδιότητες ερωτημάτων Επεξεργασία και δημιουργία ερωτημάτων σε προβολή SQL Περιορισμοί στη χρήση ερωτημάτων επιλογής για την ενημέρωση δεδομένων Δημιουργία Συγκεντρωτικών Πινάκων και Συγκεντρωτικών Γραφημάτων με ερωτήματα Δημιουργία ερωτήματος για Συγκεντρωτικό Πίνακα Σχεδίαση Συγκεντρωτικού Πίνακα Σχεδίαση Συγκεντρωτικού Γραφήματος Κεφάλαιο 9 Τροποποίηση δεδομένων με ερωτήματα ενέργειας 417 Ενημέρωση ομάδων γραμμών Έλεγχος με ένα ερώτημα επιλογής Μετατροπή ενός ερωτήματος επιλογής σε ερώτημα ενημέρωσης Εκτέλεση ενός ερωτήματος ενημέρωσης Ενημέρωση πολλών πεδίων Κατασκευή νέου πίνακα με ένα ερώτημα δημιουργίας πίνακα Κατασκευή ενός ερωτήματος δημιουργίας πίνακα Εκτέλεση ενός ερωτήματος δημιουργίας πίνακα Εισαγωγή δεδομένων από άλλους πίνακες Δημιουργία ενός ερωτήματος προσάρτησης Εκτέλεση ενός ερωτήματος προσάρτησης Διαγραφή ομάδων γραμμών Έλεγχος με ένα ερώτημα επιλογής

6 12 Πίνακας περιεχομένων Χρήση ενός ερωτήματος διαγραφής Διαγραφή ανενεργών δεδομένων Αντιμετώπιση προβλημάτων σε ερωτήματα ενέργειας Αντιμετώπιση συνηθισμένων σφαλμάτων και προβλημάτων σε ερωτήματα ενέργειας. 443 Εξέταση ενός παραδείγματος σφάλματος Μέρος 3 Δημιουργία φορμών και εκθέσεων σε εφαρμογή γραφείου 447 Κεφάλαιο 10 Χρήση φορμών 449 Χρήσεις των φορμών Περιήγηση στις φόρμες Επικεφαλίδες, ενότητες λεπτομερειών, και υποσέλιδα Πολυσέλιδες φόρμες Συνεχόμενες φόρμες Δευτερεύουσες φόρμες Φόρμες πρώτου πλάνου Υποχρεωτικές φόρμες Ειδικά χειριστήρια Συγκεντρωτικοί Πίνακες και Συγκεντρωτικά Γραφήματα Μετακίνηση μέσα σε φόρμες και εργασία με δεδομένα Προβολή δεδομένων Προσθήκη εγγραφών και τροποποίηση δεδομένων Αναζήτηση και ταξινόμηση δεδομένων Εκτέλεση απλής αναζήτησης Εκτέλεση γρήγορης ταξινόμησης σε πεδίο φόρμας Προσθήκη φίλτρου σε μια φόρμα Εκτύπωση φορμών Κεφάλαιο 11 Δημιουργία φόρμας 485 Φόρμες και αντικειμενοστρεφής προγραμματισμός Ξεκίνημα από το μηδέν Μια απλή φόρμα καταχώρισης δεδομένων Δημιουργία φόρμας με τα εργαλεία σχεδίασης Δημιουργία μιας απλής φόρμας καταχώρισης δεδομένων για τον πίνακα tblcompanies Προσαρμογή χρωμάτων και έλεγχος της σχεδίασης Χρήση Οδηγών φορμών Δημιουργία της βασικής φόρμας προϊόντων με έναν Οδηγό φορμών Τροποποίηση της φόρμας προϊόντων Ευκολότερη καταχώριση δεδομένων με φόρμες Σωστή χρήση σύνθετων πλαισίων και πλαισίων καταλόγου Χρήση κουμπιών-διακοπτών, πλαισίων ελέγχου, και κουμπιών επιλογής

7 Πίνακας περιεχομένων 13 Κεφάλαιο 12 Προσαρμογή φόρμας 527 Στοίχιση χειριστηρίων και αλλαγή του μεγέθους τους Ρύθμιση μεγέθους χειριστηρίων για την προσαρμογή των περιεχομένων τους Ρύθμιση της διάταξης των χειριστηρίων Συγκράτηση χειριστηρίων στο πλέγμα Στοίχιση χειριστηρίων Βελτίωση της εμφάνισης μιας φόρμας Γραμμές και ορθογώνια Χρώματα και ειδικά εφέ Γραμματοσειρές Ρύθμιση ιδιοτήτων χειριστηρίων Ιδιότητες μορφοποίησης Προσθήκη ράβδου κύλισης Ενεργοποίηση και κλείδωμα χειριστηρίων Καθορισμός της σειράς ενεργοποίησης Προσθήκη Έξυπνης Ετικέτας Επεξήγηση άλλων ιδιοτήτων των χειριστηρίων Ρύθμιση ιδιοτήτων φόρμας Ενεργοποίηση διαφορετικών προβολών Ρύθμιση επιλογών πλοήγησης Ορισμός φόρμας πρώτου πλάνου και υποχρεωτικής φόρμας Έλεγχος τροποποιήσεων, διαγραφών, προσθηκών, και φιλτραρίσματος Ορισμός χειριστηρίων παραθύρων Ορισμός του στυλ περιγράμματος Επεξήγηση άλλων ιδιοτήτων της φόρμας Ορισμός προεπιλεγμένων ρυθμίσεων για φόρμες και χειριστήρια Αλλαγή προεπιλεγμένων ρυθμίσεων χειριστηρίων Χρήση Αυτόματης Μορφοποίησης Ορισμός προτύπου φόρμας Κεφάλαιο 13 Σχεδίαση σύνθετης φόρμας 585 Φόρμες βασισμένες σε ερωτήματα πολλών πινάκων Δημιουργία φόρμας μονοσήμαντης σχέσης Δημιουργία και ενσωμάτωση δευτερευουσών φορμών Ορισμός της προέλευσης μιας δευτερεύουσας φόρμας Σχεδίαση της "εσωτερικής" φόρμας Σχεδίαση της δευτερεύουσας φόρμας πρώτου επιπέδου Ενσωμάτωση μιας δευτερεύουσας φόρμας Ορισμός της προέλευσης της κύριας φόρμας Δημιουργία της κύριας φόρμας Δημιουργία δευτερεύουσας φόρμας για δευτερεύον φύλλο δεδομένων Εμφάνιση τιμών σε μια ομάδα επιλογών Χρήση μορφοποίησης υπό συνθήκη

8 14 Πίνακας περιεχομένων Χρήση του χειριστηρίου καρτέλας Δημιουργία πολυσέλιδων φορμών Εισαγωγή στα χειριστήρια ActiveX Το χειριστήριο Ημερολογίου Εργασία με φόρμες Συγκεντρωτικών Γραφημάτων Δημιουργία φόρμας Συγκεντρωτικού Γραφήματος Ενσωμάτωση συνδεδεμένου Συγκεντρωτικού Γραφήματος Κεφάλαιο 14 Χρήση εκθέσεων 633 Χρήσεις των εκθέσεων Ξενάγηση στις εκθέσεις Προεπισκόπηση Εκτύπωσης Μια πρώτη ματιά Κεφαλίδες, ενότητες λεπτομερειών, υποσέλιδα, και ομάδες Δευτερεύουσες εκθέσεις Αντικείμενα σε εκθέσεις Εκτύπωση εκθέσεων Προετοιμασία για εκτύπωση Κεφάλαιο 15 Δημιουργία έκθεσης 649 Ξεκίνημα από το μηδέν Μια απλή έκθεση Δόμηση του ερωτήματος της έκθεσης Σχεδίαση της έκθεσης Ταξινόμηση και ομαδοποίηση πληροφοριών Ολοκλήρωση της έκθεσης Χρήση Οδηγού εκθέσεων Επιλογή τύπου έκθεσης Ορισμός επιλογών Οδηγού Προβολή του αποτελέσματος Κεφάλαιο 16 Σχεδίαση σύνθετης έκθεσης 669 Δημιουργία ερωτήματος για σύνθετη έκθεση Δημιουργία της βασικής έκθεσης διαθεσιμότητας καταλυμάτων ανά ημερομηνία Ορισμός των κριτηρίων ταξινόμησης και ομαδοποίησης Ρύθμιση ιδιοτήτων ενοτήτων και έκθεσης Ιδιότητες ενοτήτων Ιδιότητες έκθεσης Χρήση υπολογισμένων τιμών Προσθήκη ημερομηνίας εκτύπωσης και αριθμών σελίδων Εκτέλεση υπολογισμών Απόκρυψη περιττών τιμών και συνένωση αλφαριθμητικών κειμένου Υπολογισμός ποσοστών Χρήση τρέχοντος αθροίσματος

9 Πίνακας περιεχομένων 15 Χρήση μορφοποίησης υπό συνθήκη για καλύτερα αποτελέσματα Δημιουργία και ενσωμάτωση δευτερεύουσας έκθεσης Ζητήματα που αφορούν τις δευτερεύουσες εκθέσεις Δημιουργία έκθεσης με μια δευτερεύουσα έκθεση Προσθήκη Συγκεντρωτικού Γραφήματος σε μια έκθεση Σχεδίαση της φόρμας Συγκεντρωτικού Γραφήματος Ενσωμάτωση Συγκεντρωτικού Γραφήματος σε μια έκθεση Μέρος 4 Σχεδιασμός ενός έργου της Access 715 Κεφάλαιο 17 Δημιουργία πινάκων σε ένα έργο της Access 717 Δημιουργία ενός νέου αρχείου έργου Δημιουργία μιας νέας βάσης δεδομένων SQL Server Σύνδεση με μια υπάρχουσα βάση δεδομένων SQL Server Δημιουργία ενός πίνακα σε προβολή Σχεδίασης Ορισμός στηλών Τύποι δεδομένων στηλών Συμπλήρωση των στηλών του πίνακα Companies Ιδιότητες στηλών Ορισμός πρωτεύοντος κλειδιού Προσθήκη ευρετηρίων Δημιουργία επιπλέον πινάκων στο έργο Contact Tracking Ορισμός περιορισμών ελέγχου Δημιουργία πρόσθετων παραστάσεων περιορισμών Ορισμός σχέσεων Ορισμός σχέσεων σε προβολή Σχεδίασης πίνακα Ορισμός σχέσεων με χρήση διαγραμμάτων βάσης δεδομένων Ορισμός επιλογών σχεδίασης πίνακα Κεφάλαιο 18 Δημιουργία ερωτημάτων σε ένα έργο της Access 761 Δημιουργία ερωτημάτων στο περιβάλλον σχεδίασης ερωτημάτων Κατανόηση του περιβάλλοντος σχεδίασης ερωτημάτων Εργασία με προβολές Εργασία με εμβόλιμες συναρτήσεις Εργασία με αποθηκευμένες διαδικασίες Δημιουργία ερωτημάτων με ένα διορθωτή κειμένου Δημιουργία μιας αποθηκευμένης διαδικασίας κειμένου Δημιουργία μιας βαθμωτής συνάρτησης κειμένου Δημιουργία μιας συνάρτησης τιμών πίνακα κειμένου

10 16 Πίνακας περιεχομένων Κεφάλαιο 19 Σχεδίαση φορμών σε ένα έργο της Access 817 Κατανόηση των διαφορών που υπάρχουν στις φόρμες ενός έργου της Access Διευθέτηση ρυθμίσεων στο πλαίσιο διαλόγου Options Διευθέτηση ιδιοτήτων σε μια φόρμα έργου Ορισμός της ιδιότητας Recordset Type Κατανόηση της ιδιότητας Max Records Εργασία με φίλτρα διακομιστή Ρύθμιση παραμέτρων εισόδου Κεφάλαιο 20 Δημιουργία εκθέσεων σε ένα έργο της Access 837 Κατανόηση των διαφορών που υπάρχουν στις εκθέσεις ενός έργου της Access Ορισμός ιδιοτήτων σε εκθέσεις έργων Εργασία με φίλτρα διακομιστή Εργασία με παραμέτρους εισόδου Μέρος 5 Αυτοματοποίηση μιας εφαρμογής της Access 849 Κεφάλαιο 21 Κατανόηση της επεξεργασίας των συμβάντων 851 Η Access ως εφαρμογή των Windows οδηγούμενη από συμβάντα Κατανόηση των συμβάντων στα Windows Χρήση των συμβάντων της Access για τη δόμηση μιας εφαρμογής Σύνοψη των συμβάντων φορμών και εκθέσεων Άνοιγμα και κλείσιμο φορμών και εκθέσεων Αλλαγή δεδομένων Ανίχνευση μεταβολών στην εστίαση Ανίχνευση φίλτρων που εφαρμόζονται σε φόρμες Παγίδευση συμβάντων πληκτρολογίου και ποντικιού Ανίχνευση αλλαγών σε Συγκεντρωτικούς Πίνακες και Συγκεντρωτικά Γραφήματα Εκτύπωση Παγίδευση σφαλμάτων Ανίχνευση λήξης χρονομέτρου Κατανόηση της ακολουθίας των συμβάντων και της επεξεργασίας φορμών Σύνοψη των ενεργειών μακροεντολών Άνοιγμα και κλείσιμο αντικειμένων της Access Εκτύπωση δεδομένων Εκτέλεση ερωτήματος Δοκιμή συνθηκών και έλεγχος ροής ενεργειών Ορισμός τιμών Αναζήτηση δεδομένων

11 Πίνακας περιεχομένων 17 Δημιουργία προσαρμοσμένου μενού και εκτέλεση διαταγών μενού Έλεγχος εμφάνισης και εστίασης Ενημέρωση του χρήστη για ενέργειες Μετονομασία, αντιγραφή, διαγραφή, αποθήκευση, εισαγωγή, και εξαγωγή αντικειμένων Εκτέλεση άλλης εφαρμογής Το περιβάλλον σχεδίασης μακροεντολών Σύνοψη Εργασία με το παράθυρο σχεδίασης μακροεντολών Ορισμός πολλών ενεργειών Ομαδοποίηση μακροεντολών Παραστάσεις υπό συνθήκη Μετατροπή των μακροεντολών σας σε κώδικα Visual Basic Κεφάλαιο 22 Κατανόηση των βασικών αρχών της Visual Basic 901 Το περιβάλλον ανάπτυξης της Visual Basic Υπομονάδες Το παράθυρο του Διορθωτή Visual Basic Εργασία με τα εργαλεία αποσφαλμάτωσης της Visual Basic Μεταβλητές και σταθερές Τύποι δεδομένων Εμβέλεια μεταβλητών και σταθερών Δήλωση σταθερών και μεταβλητών Η εντολή Const Η εντολή Dim Η εντολή Enum Η εντολή Event Η εντολή Private Η εντολή Public Η εντολή ReDim Η εντολή Static Η εντολή Type Συλλογές, αντικείμενα, ιδιότητες, και μέθοδοι Η αρχιτεκτονική εφαρμογών της Access Η αρχιτεκτονική των Αντικειμένων Προσπέλασης Δεδομένων (DAO) Η αρχιτεκτονική των Αντικειμένων Δεδομένων ActiveX (ADO) Αναφορές σε συλλογές, αντικείμενα, και ιδιότητες Ανάθεση μεταβλητής αντικειμένου Η εντολή Set Μέθοδοι αντικειμένων Συναρτήσεις και υπορουτίνες Η εντολή Function Η εντολή Sub Κατανόηση των υπομονάδων τάξεων Η διαδικασία Property Get Η διαδικασία Property Let Η διαδικασία Property Set

12 18 Πίνακας περιεχομένων Έλεγχος της ροής εντολών Η εντολή Call Η εντολή Do Loop Η εντολή For Next Η εντολή For Each Next Η εντολή GoTo Η εντολή If Then Else Η εντολή RaiseEvent Η εντολή Select Case Η εντολή Stop Η εντολή While Wend Η εντολή With End With Εκτέλεση ενεργειών μακροεντολών και διαταγών μενού Το αντικείμενο DoCmd Εκτέλεση διαταγής μενού Ενέργειες με ισοδύναμα της Visual Basic Παγίδευση σφαλμάτων Η εντολή On Error Ορισμένα σύνθετα παραδείγματα κώδικα Visual Basic Μια διαδικασία για την τυχαία φόρτωση δεδομένων Μια διαδικασία για την εξέταση όλων των κωδικών σφαλμάτων Κεφάλαιο 23 Αυτοματοποίηση της εφαρμογής σας με τη Visual Basic 1017 Γιατί δεν χρησιμοποιούμε μακροεντολές; Πότε να χρησιμοποιείτε μακροεντολές Πότε να χρησιμοποιείτε τη Visual Basic Διευκόλυνση της καταχώρισης δεδομένων Συμπλήρωση συσχετισμένων δεδομένων Χειρισμός του συμβάντος NotInList Επιδιόρθωση υπερσυνδέσμου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Εμφάνιση εποπτικού ημερολογίου Εργασία με συνδεδεμένες φωτογραφίες Επικύρωση σύνθετων δεδομένων Έλεγχος για πιθανά διπλότυπα ονόματα Έλεγχος για συσχετισμένες εγγραφές κατά τη διαγραφή μιας εγγραφής Επιβεβαίωση προαπαιτούμενης εγγραφής Διατήρηση μιας ειδικής μοναδικής τιμής Έλεγχος για επικαλυπτόμενα δεδομένα Έλεγχος της μετακίνησης σε μια πολυσέλιδη φόρμα με το πλήκτρο Tab Αυτοματοποίηση της επιλογής δεδομένων Εργασία με ένα πλαίσιο καταλόγου πολλαπλών επιλογών Δημιουργία προσαρμοσμένου ερωτήματος με βάση τη φόρμα Επιλογή από μια συνοπτική λίστα Φιλτράρισμα λίστας με άλλη λίστα Σύνδεση με συσχετισμένα δεδομένα άλλης φόρμας ή έκθεσης

13 Πίνακας περιεχομένων 19 Σύνδεση φορμών με τη χρήση φίλτρου Σύνδεση σε έκθεση με τη χρήση φίλτρου Συγχρονισμός δύο φορμών με τη χρήση ενός συμβάντος τάξης Αυτοματοποίηση σύνθετων εργασιών Ενεργοποίηση μιας εργασίας δεδομένων από μια συσχετισμένη φόρμα Σύνδεση με συσχετισμένη εργασία Υπολογισμός αποθηκευμένης τιμής Αυτοματοποίηση εκθέσεων Χρήση ήδη τυπωμένων ετικετών αλληλογραφίας Σχεδίαση γραμμών και περιγραμμάτων σε μια έκθεση Δυναμικό φιλτράρισμα μιας έκθεσης κατά το άνοιγμά της Κεφάλαιο 24 Οι τελευταίες πινελιές 1095 Δημιουργία προσαρμοσμένων μενού και γραμμών εργαλείων Δυνατότητα προσαρμογής γραμμών εργαλείων Δημιουργία προσαρμοσμένης γραμμής εργαλείων Φόρμας Δημιουργία προσαρμοσμένης γραμμής μενού Φόρμας Δημιουργία προσαρμοσμένων μενού συντόμευσης Ορισμός ιδιοτήτων γραμμών εργαλείων και μενού για φόρμες, χειριστήρια φορμών, και εκθέσεις Βελτιστοποίηση με τον Οδηγό Ανάλυσης Απόδοσης Απενεργοποίηση της προβολής Σχεδίασης Φόρμας Ορισμός φορμών πινάκων επιλογών Σχεδίαση φόρμας πίνακα επιλογών από το μηδέν Χρήση της Διαχείρισης Πίνακα Επιλογών για τη σχεδίαση φορμών πινάκων επιλογών Έλεγχος του τρόπου εκκίνησης και εκτέλεσης της εφαρμογής σας Ρύθμιση ιδιοτήτων εκκίνησης για τη βάση δεδομένων σας Εκκίνηση και διακοπή της εφαρμογής σας Δημιουργία μιας μακροεντολής AutoKeys Εκτέλεση τελικής μεταγλώττισης στη Visual Basic Μέρος 6 Σύνδεση της Access με τον Ιστό 1133 Κεφάλαιο 25 Δημοσίευση δεδομένων στον Ιστό 1135 Εργασία με τον Ιστό Κατανόηση της HTML Εισαγωγή στην XML Συντήρηση στατικών ιστοσελίδων Δημιουργία δυναμικών ιστοσελίδων Εξαγωγή αποτελεσμάτων από δυναμικά ερωτήματα

14 20 Πίνακας περιεχομένων Επεξεργασία "ζωντανών" δεδομένων με φόρμες HTML Κοινή χρήση δεδομένων με την τεχνολογία SharePoint Μια παρουσίαση της τεχνολογίας SharePoint Office και SharePoint Εξερεύνηση των δυνατοτήτων Προβολή στατικών σελίδων HTML Εξαγωγή σελίδων ASP Εμφάνιση σελίδων προσπέλασης δεδομένων Κεφάλαιο 26 Δημιουργία στατικών και δυναμικών ιστοσελίδων 1163 Δημιουργία ενός στατικού εγγράφου HTML Βελτίωση της εμφάνισης των εξαγόμενων δεδομένων σε σελίδες HTML Δημιουργία σελίδας HTML από έκθεση της Access Σύνταξη κώδικα HTML από κώδικα Visual Basic Δημιουργία μιας δυναμικής σελίδας ASP Ορισμός προέλευσης δεδομένων συστήματος Εξαγωγή δεδομένων της Access σε σελίδα ASP Προγραμματισμός σελίδων ASP Κεφάλαιο 27 Δημιουργία σελίδων προσπέλασης δεδομένων 1195 Εισαγωγή στις σελίδες προσπέλασης δεδομένων Η υποκείμενη δομή μιας σελίδας προσπέλασης δεδομένων Χρησιμότητα και περιορισμοί Τύποι σελίδων που μπορείτε να δημιουργήσετε Σχεδίαση σελίδων προσπέλασης δεδομένων Καθορισμός επιλογών για σελίδες προσπέλασης δεδομένων Δημιουργία σελίδων με χρήση Οδηγών Η λειτουργία σχεδίασης σελίδων προσπέλασης δεδομένων Τροποποίηση σελίδας προσπέλασης δεδομένων που δημιουργήθηκε από Οδηγό Δημιουργία σελίδων προσπέλασης δεδομένων από φόρμες και εκθέσεις Δημιουργία σελίδας προσπέλασης δεδομένων σε προβολή Σχεδίασης Αυτοματοποίηση των σελίδων προσπέλασης δεδομένων Χρήση του Microsoft Script Editor με σελίδες προσπέλασης δεδομένων Δημιουργία σεναρίων για σελίδες προσπέλασης δεδομένων Ενημέρωση συνδέσμων και συνδέσεων των σελίδων προσπέλασης δεδομένων Ενημέρωση συνδέσμων από την Access προς τις σελίδες προσπέλασης δεδομένων Ενημέρωση συνδέσεων Ενημέρωση συνδέσμων και συνδέσεων με κώδικα Visual Basic Αποστολή των σελίδων σας σε ένα διακομιστή Ιστού Αντιγραφή σελίδων με το βοήθημα My Web Sites των Windows XP Δημοσίευση σελίδων μέσω FTP

15 Πίνακας περιεχομένων 21 Κεφάλαιο 28 Εργασία με την XML και τοποθεσίες Ιστού SharePoint 1283 Εξερεύνηση της XML Καλογραμμένη XML Οι τύποι αρχείων XML Χρήση της XML στη Microsoft Access Εξαγωγή και εισαγωγή XML από τη διασύνδεση χρήστη Εισαγωγή και εξαγωγή XML με κώδικα Visual Basic Εργασία με τοποθεσίες Ιστού SharePoint Χρήση της τεχνολογίας SharePoint από την Access Χρήση της Access από μια τοποθεσία Ιστού SharePoint Μέρος 7 Μετά την ολοκλήρωση της εφαρμογής 1321 Κεφάλαιο 29 Αναβάθμιση τοπικής εφαρμογής σε έργο 1323 Πλεονεκτήματα της αρχιτεκτονικής πελάτη/διακομιστή Η απόφαση για την αναβάθμιση Η απόφαση για τη στρατηγική Αναβάθμιση με χρήση της λειτουργίας Εισαγωγής Χρήση του Οδηγού Αναβάθμισης Προετοιμασία της τοπικής βάσης δεδομένων Γενικά θέματα αναβάθμισης Προετοιμασία των πινάκων σας Τροποποίηση ερωτημάτων Αλλαγή φορμών και εκθέσεων Τροποποίηση του κώδικά σας Χρήση του Οδηγού Αναβάθμισης Επιβεβαίωση της εκκίνησης του διακομιστή Εκτέλεση του Οδηγού Νέα προσπάθεια αν αποτύχει ο Οδηγός Διόρθωση του αποτελέσματος της αναβάθμισης Προσθήκη σχέσεων και περιορισμών και επιδιόρθωση ευρετηρίων Διόρθωση προβλημάτων με τα ερωτήματα Διόρθωση παραμέτρων σε φόρμες και εκθέσεις Διόρθωση σύνθετων πλαισίων και πλαισίων καταλόγου που χρησιμοποιούν μεγάλη προέλευση γραμμών Κεφάλαιο 30 Προστασία της βάσης δεδομένων σας 1359 Προστασία μιας τοπικής βάσης δεδομένων Αρχιτεκτονική ασφαλείας της Access

16 22 Πίνακας περιεχομένων Χρήστες, ομάδες, και άδειες Χρήση του Οδηγού Ασφαλείας Διευθέτηση της ασφαλισμένης βάσης δεδομένων Θέματα ασφαλείας σε ένα αρχείο έργου Ασφάλεια μακροεντολών Κεφάλαιο 31 Διανομή της εφαρμογής σας 1407 Χρήση συνδεδεμένων πινάκων σε τοπική βάση δεδομένων Εκμετάλλευση του βοηθήματος διαίρεσης των βάσεων δεδομένων Δημιουργία κώδικα εκκίνησης για την επαλήθευση και επιδιόρθωση των συνδέσεων με τους συνδεδεμένους πίνακες Επαλήθευση σύνδεσης διακομιστή σε αρχείο έργου Η κατάσταση χρόνου εκτέλεσης Δημιουργία βάσης δεδομένων μόνο για εκτέλεση Δημιουργία συντόμευσης εφαρμογής Τα εργαλεία Visual Studio για το σύστημα του Microsoft Office Μέρος 8 Παράρτημα 1427 Παράρτημα Εγκατάσταση του Microsoft Office 1429 Εγκατάσταση του Microsoft Office Οι επιλογές αν δεν είχατε προηγούμενη έκδοση του Office Οι επιλογές αν κάνετε αναβάθμιση από προηγούμενη έκδοση του Office Εγκατάσταση του λογισμικού Microsoft SQL Server Data Engine (MSDE) Διαχείριση συνδέσεων ODBC Δημιουργία ονόματος προέλευσης δεδομένων συστήματος ODBC για τη Microsoft Access Χρήση του ODBC για τη σύνδεση με διακομιστή Microsoft SQL Server Μετατροπή από προηγούμενη έκδοση της Microsoft Access Θέματα μετατροπής Δημιουργία γραμμής εργαλείων του Office στα Windows XP Ευρετήριο συμβουλών αντιμετώπισης προβλημάτων Ευρετήριο

17 Κεφάλαιο 3 Σχεδιασμός της εφαρμογής βάσης δεδομένων σας Βασικές αρχές σχεδιασμού εφαρμογών Στρατηγική σχεδιασμού εφαρμογών Ανάλυση δεδομένων Αρχές σχεδιασμού βάσεων δεδομένων Πότε πρέπει να παραβιάζονται οι κανόνες Θα μπορούσατε να ξεκινήσετε την κατασκευή μιας βάσης δεδομένων στη Microsoft Access όπως περίπου θα ξεκινούσατε τη δημιουργία ενός φύλλου εργασίας σε μια εφαρμογή λογιστικών φύλλων σαν το Microsoft Excel δηλαδή, οργανώνοντας απλώς τα δεδομένα σας σε γραμμές και στήλες, και καταχωρίζοντας τύπους στα σημεία που χρειάζονται υπολογισμοί. Αν έχετε ήδη ασχοληθεί αρκετά με κάποια εφαρμογή βάσεων δεδομένων ή λογιστικών φύλλων, θα γνωρίζετε ότι μια τέτοια "πρόχειρη" προσέγγιση είναι αποτελεσματική μόνο σε πολύ απλές περιπτώσεις. Η επίλυση πραγματικών προβλημάτων απαιτεί κάποιο σχεδιασμό. διαφορετικά, θα χρειάζεται να ανακατασκευάζετε συνεχώς την εφαρμογή σας. Ένα πλεονέκτημα ενός σχεσιακού συστήματος βάσεων δεδομένων, όπως η Access, είναι ότι διευκολύνει πολύ τις διορθώσεις κατά τη διάρκεια της κατασκευής. Αξίζει όμως να αφιερώσετε χρόνο στα αρχικά στάδια για να σχεδιάσετε τις εργασίες που θέλετε να πραγματοποιείτε, τις δομές δεδομένων που χρειάζεστε για την υποστήριξη αυτών των εργασιών, και τη ροή των εργασιών στην εφαρμογή της βάσης δεδομένων σας. Δεν χρειάζεται να εμβαθύνετε πολύ στη θεωρία σχεδιασμού εφαρμογών και βάσεων δεδομένων για να χτίσετε γερά θεμέλια για το έργο βάσης δεδομένων σας. Στην επόμενη ενότητα αυτού του κεφαλαίου θα μάθετε τις βασικές αρχές σχεδιασμού εφαρμογών, τις οποίες στη συνέχεια θα εφαρμόσετε στις επόμενες ενότητες, "Στρατηγική σχεδιασμού εφαρμογών" και "Ανάλυση δεδομένων". Στην ενότητα "Αρχές σχεδιασμού βάσεων δεδομένων" θα μάθετε μια βασική μέθοδο για τη σχεδίαση των πινάκων της εφαρμογής σας και για τον ορισμό των σχέσεων μεταξύ των πινάκων. Βασικές αρχές σχεδιασμού εφαρμογών Οι μεθοδολογίες για το σωστό σχεδιασμό εφαρμογών για υπολογιστές αναπτύχθηκαν για πρώτη φορά στη δεκαετία του 1960 από αναγνωρισμένους συμβούλους πληροφορικής, όπως οι James Martin, Edward Yourdon, και Larry Constantine. Στην αρχή της νέας εποχής των σύγχρονων υπολογιστικών συστημάτων, η κατασκευή μιας εφαρμογής ή η επισκευή μιας κατεστραμμένης κόστιζε τόσο πολύ ώστε οι ειδικοί συχνά συμβούλευαν να αφιερώνεται το 60 τοις εκατό, ή και περισσότερο, του συνολικού χρόνου του έργου στο σωστό σχεδιασμό, πριν γραφεί έστω και μία γραμμή κώδικα.

18 102 Mέρος 1: Κατανόηση της Microsoft Access Οι σημερινές τεχνολογίες ανάπτυξης εφαρμογών επιτρέπουν την πολύ ταχύτερη και φθηνότερη δόμηση μιας εφαρμογής. Μάλιστα, η υπολογιστική ταχύτητα είναι κατά πολλές τάξεις μεγέθους μεγαλύτερη από ό,τι ήταν πριν από μια δεκαετία. Ένας πεπειραμένος χρήστης μπορεί με έναν προσωπικό υπολογιστή και την Access να δημιουργήσει μέσα σε ένα απόγευμα αυτό που χρειαζόταν μήνες για να δημιουργηθεί (αν ήταν καν δυνατόν) με κάποιο από τα πρώτα μεγάλα υπολογιστικά συστήματα (mainframes). Επίσης, οι σύγχρονες τεχνολογίες σάς δίνουν τη δυνατότητα να δημιουργείτε ιδιαίτερα σύνθετες εφαρμογές. Ανεξάρτητα όμως από τα ισχυρά εργαλεία, η δημιουργία μιας εφαρμογής βάσεων δεδομένων (ιδίως μιας σχετικά σύνθετης) χωρίς πρώτα να αφιερωθεί κάποιο χρονικό διάστημα για τον προσδιορισμό του τι θα πρέπει να κάνει η εφαρμογή και πώς θα πρέπει να λειτουργεί, θα έχει αποτέλεσμα το χάσιμο πολύτιμου χρόνου για τη διόρθωση της εφαρμογής. Ακόμη όμως και αν η επανεκτίμηση και διόρθωση λαθών, ή η επανασχεδίαση "στο φτερό" είναι πλέον ευκολότερες από κάθε άλλη φορά, αν η εφαρμογή σας δεν είναι προσεκτικά σχεδιασμένη, ο εντοπισμός τυχόν προβλημάτων ή η μετέπειτα προσθήκη νέων λειτουργιών θα αποδειχθούν πολυέξοδες και χρονοβόρες διαδικασίες. Ακολουθεί μια σύντομη ανασκόπηση των τυπικών βημάτων σχεδιασμού μιας εφαρμογής βάσεων δεδομένων. Βήμα 1: Προσδιορισμός των εργασιών Πριν αρχίσετε να σχεδιάζετε μια εφαρμογή, θα πρέπει να έχετε κάποια ιδέα για το τι θέλετε να κάνει. Θα άξιζε πραγματικά να αφιερώσετε χρόνο για να συντάξετε έναν πλήρη κατάλογο με όλες τις κύριες εργασίες που θέλετε να πραγματοποιεί η εφαρμογή σας συμπεριλαμβανομένων και εκείνων που μπορεί να μη χρειαστείτε άμεσα, αλλά ενδεχομένως θα θέλατε να πραγματοποιήσετε στο μέλλον. Με τον όρο "κύριες εργασίες", εννοώ τις λειτουργίες της ε- φαρμογής που τελικά θα παρουσιάζονται σε μια φόρμα ή έκθεση της βάσης δεδομένων της Access. Για παράδειγμα, η "Καταχώριση παραγγελιών πελατών" είναι μια κύρια εργασία που θα πραγματοποιείτε χρησιμοποιώντας μια φόρμα η οποία θα έχει δημιουργηθεί γι' αυτόν το σκοπό, ενώ η εργασία "Υπολογισμός συνολικής τιμής" θα είναι πιθανότατα μια δευτερεύουσα εργασία της "Καταχώρισης παραγγελιών πελατών" που θα εκτελείται στην ίδια φόρμα. Βήμα 2: Σχεδίαση διαγράμματος ροής εργασιών Για να είστε σίγουροι για την ομαλή και λογική λειτουργία της εφαρμογής σας, θα πρέπει να ομαδοποιήσετε θεματικά τις κύριες εργασίες και στη συνέχεια να τις οργανώσετε μέσα σε ομάδες με βάση τη σειρά με την οποία θα πρέπει να εκτελούνται. Για παράδειγμα, θα πρέπει να διαχωρίσετε τις εργασίες των υπαλλήλων και τις εργασίες που αφορούν πωλήσεις σε δύο θεματικές ομάδες. Για να μπορείτε να τυπώνετε τις παραγγελίες ή να εξετάζετε τις συνολικές προμήθειες στην ομάδα των πωλήσεων, θα πρέπει πρώτα οι παραγγελίες να έχουν καταχωριστεί στο σύστημα. Ίσως ανακαλύψετε ότι μερικές εργασίες σχετίζονται με περισσότερες από μία ομάδες, ή ότι η ολοκλήρωση μιας εργασίας σε μια ομάδα αποτελεί προϋπόθεση για την εκτέλεση μιας εργασίας σε μια άλλη ομάδα. Η ομαδοποίηση και η σχεδίαση της ροής των εργασιών θα σας βοηθήσει να ανακαλύψετε μια φυσική ροή την οποία τελικά θα μπορείτε να εφαρμόσετε για τη σύνδεση των φορμών και των εκθέσεων της ολοκληρωμένης εφαρμογής σας. Στη συνέχεια

19 Κεφάλαιο 3: Σχεδιασμός της εφαρμογής βάσης δεδομένων σας 103 αυτού του κεφαλαίου θα δείτε πώς έχω οργανώσει τις εργασίες που πραγματοποιούνται σε ένα από τα δείγματα εφαρμογών του συνοδευτικού CD του βιβλίου. Οδηγός Κατανοήστε τον τρόπο εργασίας Όταν σχεδιάζετε μια εφαρμογή για κάποιον άλλον, αυτά τα δύο πρώτα βήματα είναι και τα πιο σημαντικά. Για να δημιουργήσετε μια εφαρμογή η οποία θα λειτουργεί όπως ακριβώς θέλει ο χρήστης, πρέπει να καταλάβετε τον τρόπο εργασίας της επιχείρησης. Τα δύο αυτά πρώτα βήματα θα σας βοηθήσουν να καταλάβετε τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης. Μη ξεχνάτε, εξάλλου, ότι σκοπός της εφαρμογής σας είναι να κάνει ευκολότερη τη ζωή των χρηστών αυτοματοποιώντας κάποιες σημαντικές διαδικασίες τις οποίες κάνουν με διαφορετικό τρόπο. Συνήθως κάνω αρκετή δουλειά για μικρές επιχειρήσεις ή μικρά τμήματα μεγαλύτερων εταιρειών. Αυτό που έχω διαπιστώσει είναι ότι η περιγραφή αυτής της διαδικασίας στους χρήστες συχνά τους βοηθά να κατανοήσουν την ίδια τους τη δουλειά, και πολλές φορές έχει αποτέλεσμα τη βελτίωση της απόδοσής τους πριν ακόμη γράψω έστω και μία γραμμή κώδικα! Βήμα 3: Προσδιορισμός στοιχείων δεδομένων Αφού δημιουργήσετε τον κατάλογο εργασιών σας, το πιο σημαντικό ίσως σχεδιαστικό βήμα είναι η καταγραφή των επιμέρους δεδομένων (δηλαδή, των στοιχείων δεδομένων) που απαιτούνται για την εκτέλεση κάθε εργασίας, και των αλλαγών που θα γίνονται σε αυτά. Κάθε εργασία θα απαιτεί την εισαγωγή κάποιων δεδομένων (για παράδειγμα, μια τιμή για τον υπολογισμό του τελικού οφειλόμενου ποσού μιας παραγγελίας). Η εργασία μπορεί ακόμη να ενημερώνει τα δεδομένα, να διαγράφει μερικά στοιχεία δεδομένων (για παράδειγμα, να καταργεί τα εξοφλημένα τιμολόγια), ή να προσθέτει νέα (να εισάγει πληροφορίες νέων παραγγελιών). Πιθανόν, μάλιστα, να υπολογίζει μερικά δεδομένα και να τα προβάλλει, χωρίς όμως να τα αποθηκεύει καθόλου στη βάση δεδομένων. Βήμα 4: Οργάνωση των δεδομένων Μετά τον προσδιορισμό όλων των στοιχείων δεδομένων που χρειάζεστε για την εφαρμογή σας, πρέπει να τα οργανώσετε θεματικά και να αντιστοιχίσετε τα θέματα σε πίνακες της βάσης δεδομένων σας. Ένα θέμα μπορεί να είναι ένα πρόσωπο, μια τοποθεσία, ένα αντικείμενο, ή μια ενέργεια που πρέπει να παρακολουθείτε στη βάση δεδομένων σας. Συνήθως κάθε θέμα χρειάζεται αρκετά στοιχεία δεδομένων δηλαδή, μεμονωμένα πεδία όπως όνομα ή διεύθυνση για να προσδιοριστεί πλήρως. Με ένα σχεσιακό σύστημα βάσεων δεδομένων, όπως η Access, χρησιμοποιείται μια διαδικασία που ονομάζεται κανονικοποίηση (normalization), η οποία σας διευκολύνει να σχεδιάσετε τον πιο αποτελεσματικό και ευέλικτο τρόπο αποθήκευσης των δεδομένων σας. Για να μάθετε μια απλή μέθοδο δημιουργίας ενός κανονικοποιημένου σχεδίου, δείτε την ενότητα "Αρχές σχεδιασμού βάσεων δεδομένων."

20 104 Mέρος 1: Κατανόηση της Microsoft Access Βήμα 5: Σχεδιασμός του πρωτοτύπου και της διασύνδεσης χρήστη Αφού κατασκευάσετε τις δομές πινάκων που απαιτούνται για την υποστήριξη της εφαρμογής σας, μπορείτε εύκολα να αντιγράψετε τη ροή της εφαρμογής σε φόρμες και να συνδέσετε ό- λες τις φόρμες με απλές μακροεντολές ή διαδικασίες συμβάντων της Microsoft Visual Basic. Έχετε τη δυνατότητα να κατασκευάσετε τις φόρμες και τις εκθέσεις που θα χρησιμοποιείτε στην εφαρμογής σας "στην οθόνη", περνώντας περιοδικά σε προβολή Φόρμας ή σε προβολή Προεπισκόπησης Εκτύπωσης για να ελέγχετε την πρόοδό σας. Αν κατασκευάζετε μια εφαρμογή που θα χρησιμοποιείται από άλλους, πριν αφιερώσετε χρόνο στη συγγραφή του πολύπλοκου κώδικα που απαιτείται για την πραγματοποίηση των εργασιών, μπορείτε εύκολα να την παρουσιάσετε και να πάρετε την έγκρισή τους σχετικά με την "εμφάνιση και τον τρόπο χρήσης της". (Στα Μέρη 3 και 4 αυτού του βιβλίου περιγράφεται ο τρόπος σχεδίασης και κατασκευής φορμών και εκθέσεων για εφαρμογές γραφείου και εφαρμογές πελάτη/διακομιστή (έργου) αντίστοιχα. στο Μέρος 5 περιγράφεται το πώς μπορείτε να χρησιμοποιείτε τη Visual Basic για να συνδέετε φόρμες και εκθέσεις για τη δόμηση μιας εφαρμογής.) Βήμα 6: Κατασκευή της εφαρμογής Στις πολύ απλές εφαρμογές ίσως διαπιστώσετε ότι το πρωτότυπο είναι η εφαρμογή. Στις περισσότερες εφαρμογές, όμως, θα πρέπει να γράφετε κώδικα για να αυτοματοποιείτε πλήρως τις εργασίες που έχετε συμπεριλάβει στο στάδιο σχεδιασμού. Ίσως ακόμη χρειαστεί να δημιουργήσετε ορισμένες φόρμες πλοήγησης που θα διευκολύνουν τη μετακίνηση από τη μια εργασία στην άλλη. Για παράδειγμα, ίσως χρειαστεί να κατασκευάσετε φόρμες που θα αποτελούν ένα είδος οδικού χάρτη της εφαρμογής σας, ή να κατασκευάσετε φόρμες πλαισίων διαλόγου για να επιτρέπετε στους χρήστες να καταχωρίζουν παραμέτρους και να φιλτράρουν εύκολα τα δεδομένα που θέλουν να χρησιμοποιούν σε συγκεκριμένες εργασίες. Ίσως πάλι να πρέπει να κατασκευάσετε προσαρμοσμένα μενού για τις περισσότερες, αν όχι όλες, τις φόρμες της εφαρμογής σας. Βήμα 7: Έλεγχος, αναθεώρηση, και βελτίωση Καθώς ολοκληρώνετε τα διάφορα τμήματα της εφαρμογής σας, θα πρέπει να ελέγχετε κάθε δυνατότητα που παρέχετε. Αν αυτοματοποιείτε τις εφαρμογές σας με τη Visual Basic, έχετε στη διάθεσή σας πολλά εργαλεία αποσφαλμάτωσης (debugging) για τον έλεγχο της σωστής εκτέλεσης της εφαρμογής, και τον εντοπισμό και τη διόρθωση των σφαλμάτων. Συμβουλή Ζητήστε τη γνώμη των χρηστών σας Όταν υπάρχει η δυνατότητα, θα πρέπει να δίνετε ολοκληρωμένα τμήματα της εφαρμογής σας στους χρήστες για να ελέγχουν τον κώδικά σας και να διατυπώνουν τη γνώμη τους σχετικά με τη ροή της εφαρμογής. Όση προσπάθεια και αν καταβάλετε για να προσδιορίσετε τις εργασίες και να καταστρώσετε την ομαλή ροή τους, οι χρήστες, έχοντας δει την εφαρμογή σας σε λειτουργία, πάντα θα βρίσκουν νέους και καλύτερους τρόπους προσέγγισης μιας συγκεκριμένης εργασίας. Επίσης, οι χρήστες συχνά ανακαλύπτουν ότι μερικές λειτουργίες που σας είχαν ζητήσει να συμπεριλάβετε, τελικά δεν είναι και τόσο χρήσιμες. Ο έγκαιρος εντοπισμός μιας απαραίτητης αλλαγής στα αρχικά στάδια υλοποίησης της εφαρμογής μπορεί να σας απαλλάξει από αρκετό χρόνο αναθεωρήσεων αργότερα.

21 Κεφάλαιο 3: Σχεδιασμός της εφαρμογής βάσης δεδομένων σας 105 Η διαδικασία βελτίωσης και αναθεώρησης συνεχίζεται και μετά την έναρξη της χρήσης της εφαρμογής σας. Οι περισσότεροι επαγγελματίες προγραμματιστές γνωρίζουν πως, μετά την ολοκλήρωση μιας "έκδοσης", συχνά είναι αναγκασμένοι να κάνουν σχεδιαστικές αλλαγές και βελτιώσεις. Για εκτεταμένες αλλαγές, θα πρέπει να ξεκινάτε πάλι από το Βήμα 1 και να αξιολογείτε τη συνολική επίδραση των αλλαγών, ώστε να μπορείτε να τις ενσωματώνετε ομαλά στην αρχική σας εργασία. Σύνοψη των τυπικών βημάτων ανάπτυξης εφαρμογών 1 Προσδιορισμός των εργασιών 2 Σχεδίαση διαγράμματος ροής εργασιών 3 Προσδιορισμός στοιχείων δεδομένων 4 Οργάνωση των δεδομένων 5 Σχεδιασμός του πρωτοτύπου και της διασύνδεσης χρήστη 6 Κατασκευή της εφαρμογής 7 Έλεγχος, αναθεώρηση, και βελτίωση Στρατηγική σχεδιασμού εφαρμογών Οι δύο βασικές σχολές σχεδιασμού βάσεων δεδομένων είναι ο σχεδιασμός οδηγούμενος από διαδικασίες (process-driven design), γνωστός και ως αναλυτικός σχεδιασμός (top-down design) ο οποίος επικεντρώνεται στις λειτουργίες ή τις εργασίες που πρέπει να εκτελούνται, και ο σχεδιασμός με βάση τα δεδομένα (data-driven design), γνωστός και ως συνθετικός σχεδιασμός (bottom-up design), που επικεντρώνεται στον προσδιορισμό και την οργάνωση όλων των επιμέρους δεδομένων που απαιτούνται. Η μέθοδος που θα περιγράψω εδώ περιλαμβάνει ιδέες και από τις δύο αυτές φιλοσοφίες. Η μέθοδος που θα χρησιμοποιήσω ξεκινά με τον προσδιορισμό και την ομαδοποίηση των εργασιών για να αποφασίσετε αν χρειάζεστε μία ή περισσότερες βάσεις δεδομένων. (Αυτή είναι μια αναλυτική προσέγγιση.) Όπως εξηγήσαμε και προηγουμένως, οι βάσεις δεδομένων πρέπει να οργανώνονται με βάση μια ομάδα συσχετισμένων εργασιών, ή λειτουργιών. Για κάθε εργασία επιλέγετε τα επιμέρους στοιχεία δεδομένων που χρειάζεστε, και κατόπιν συγκεντρώνετε όλα τα πεδία δεδομένων για όλες τις συσχετισμένες εργασίες και αρχίζετε να τα οργανώνετε θεματικά. (Αυτή είναι μια συνθετική προσέγγιση.) Κάθε θέμα αποτελεί τη βάση των επιμέρους πινάκων της βάσης δεδομένων σας. Τέλος, εφαρμόζετε τους κανόνες που θα μάθετε στην ενότητα "Αρχές σχεδιασμού βάσεων δεδομένων" αυτού του κεφαλαίου για να δημιουργήσετε τους πίνακές σας. Σημείωση Τα παραδείγματα αυτού του κεφαλαίου βασίζονται στο δείγμα εφαρμογής βάσης δεδομένων LawTrack Contacts του συνοδευτικού CD. Στη συνέχεια αυτού του βιβλίου, καθώς θα εξερευνάτε την αρχιτεκτονική και τις δυνατότητες της Microsoft Access, θα μάθετε πώς να κατασκευάζετε τα διάφορα μέρη μιας εφαρμογής. Η LawTrack Contacts δεν είναι μόνο μια εφαρμογή διαχείρισης επαφών (εταιρείες, άτομα, συμβάντα, και υπενθυμίσεις), αλλά και μια εφαρμογή καταχώρισης παραγγελιών (προϊόντα, πωλήσεις, και τιμολόγια), και είναι αρκετά πιο σύνθετη από την εφαρμογή Northwind Traders που περιλαμβάνεται στην Access. Επίσης, περιλαμβάνει πολλές τεχνικές που δεν αναφέρονται στην τεκμηρίωση του προϊόντος.

22 106 Mέρος 1: Κατανόηση της Microsoft Access Φτάνει πια! Όχι άλλο παράδειγμα καταχώρισης παραγγελιών! Θα έχετε προσέξει ότι κάθε φορά που μελετάτε τη σχεδίαση βάσεων δεδομένων είτε παρακολουθώντας σεμινάρια, είτε διαβάζοντας ένα βιβλίο, είτε εξετάζοντας δείγματα βάσεων δεδομένων σχεδόν όλα τα παραδείγματα (συμπεριλαμβανομένου και αυτού που αναφέρεται εδώ) είναι εφαρμογές καταχώρισης παραγγελιών. Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους συναντάτε συνεχώς αυτού του είδους τα παραδείγματα. 1 Ένα μεγάλο μέρος των επιχειρηματικών εφαρμογών βάσεων δεδομένων χρησιμοποιούν το συνηθισμένο μοντέλο καταχώρισης παραγγελιών. Αν κατασκευάζετε μια βάση δεδομένων, πιθανόν να χρησιμοποιήσετε αυτό το μοντέλο. 2 Η χρήση του μοντέλου καταχώρισης παραγγελιών κάνει ευκολότερη την παρουσίαση των τεχνικών καλού σχεδιασμού βάσεων δεδομένων. 3 Στον πυρήνα αυτού του μοντέλου υπάρχει ένα παράδειγμα "πολυσήμαντης" σχέσης. (Μια παραγγελία μπορεί να αφορά πολλά προϊόντα, ενώ ένα προϊόν μπορεί να εμφανίζεται σε πολλές παραγγελίες.) Οι πολυσήμαντες σχέσεις συνηθίζονται στις περισσότερες εφαρμογές βάσεων δεδομένων, αν και πολλές φορές δυσκολεύουν ακόμη και τους πιο πεπειραμένους σχεδιαστές βάσεων δεδομένων. Ίσως, πείτε "Μα, για στάσου. Εγώ θέλω να κατασκευάσω ένα σύστημα παρακολούθησης ασθενών για νοσοκομείο, όχι σύστημα καταχώρισης παραγγελιών!". Ίσως ακόμα να δημιουργείτε μια βάση δεδομένων για να κάνετε κρατήσεις δωματίων σε υπαλλήλους που επισκέπτονται την πόλη σας. (Αυτό κάνει το δείγμα βάσης δεδομένων Housing Reservations που συμπεριέλαβα σε αυτό το βιβλίο.) Μήπως δεν "πουλάτε" κρεβάτια νοσοκομείου σε ασθενείς; Η κράτηση ενός δωματίου για έναν υπάλληλο, δεν είναι και αυτή μια "πώληση"; Αν δείτε τις επαγγελματικές εφαρμογές σας μέσα από αυτό το πρίσμα, θα μπορέσετε να συγκρίνετε εύκολα το έργο σας με το παράδειγμα καταχώρισης παραγγελιών. Ακόμη και αν δημιουργείτε μια εφαρμογή για προσωπική χρήση, όπως, για παράδειγμα, για να παρακολουθείτε την κάβα με τα κρασιά σας, στην πραγματικότητα "πουλάτε" θέσεις ραφιών στο κελάρι σας σε κάθε νέα φιάλη που αγοράζετε. (Για να μην αναφερθούμε στην πιθανότητα να καταγράφετε και τους "προμηθευτές" σας.) Η έννοια των αλληλοσυσχετισμένων θεμάτων δεδομένων με "πολυσήμαντο" τρόπο είναι σημαντική για όλες τις εφαρμογές βάσεων δεδομένων, εκτός των πολύ απλών. Αυτό το είδος σχέσης δεδομένων συναντάται σχεδόν σε όλες τις επαγγελματικές ή προσωπικές εφαρμογές βάσεων δεδομένων. Για παράδειγμα, ένας συγκεκριμένος ασθενής ίσως να χρειάζεται πολλά διαφορετικά είδη φαρμάκων, ενώ ένα είδος φαρμάκου μπορεί να χορηγείται σε πολλούς ασθενείς. Σε μια ταινία της προσωπικής σας συλλογής συμμετέχουν πολλοί ηθοποιοί, αλλά καθένας από αυτούς μπορεί να συμμετέχει σε πολλές ταινίες. Όπως θα διαπιστώσετε, μια καλά σχεδιασμένη βάση δεδομένων καταχώρισης παραγγελιών περιέχει πολλές πολυσήμαντες σχέσεις. Ανάλυση των εργασιών Ας υποθέσουμε ότι ο ιδιοκτήτης της Εταιρείας Ανάπτυξης Λογισμικού LawTrack σάς έχει αναθέσει να κατασκευάσετε μια βάση δεδομένων παρακολούθησης των επαφών και των πωλήσεων. Η εφαρμογή της βάσης δεδομένων θα πρέπει να επιτρέπει στον κάτοχό της να καταχωρίζει εταιρείες ή οργανισμούς, τους υπαλλήλους αυτών των εταιρειών, και τους διάφορους τύπους επαφών που κάνει ένας χρήστης της LawTrack κατά την προώθηση πολλών προϊόντων λογισμικού. Αν η επαφή καταλήγει σε πώληση, η εφαρμογή θα πρέπει να παρακολουθεί την πώληση και να τυπώνει τιμολόγια. Το πρώτο βήμα για τη σχεδίαση της βάσης δεδομένων σας είναι να καταγράψετε όλες τις κύριες εργασίες που πρέπει να πραγματοποιεί αυτή η βάση δεδομένων. Μια πρώτη, πρόχειρη λίστα θα μπορούσε να περιλαμβάνει τις παρακάτω εργασίες:

23 Κεφάλαιο 3: Σχεδιασμός της εφαρμογής βάσης δεδομένων σας 107 Καταχώριση των δεδομένων της εταιρείας/του οργανισμού. Καταχώριση των προσωπικών δεδομένων. Σύνδεση των ατόμων με εταιρείες/οργανισμούς. Υπόδειξη του βασικού υπεύθυνου επικοινωνίας μιας εταιρείας, και της κύριας εταιρείας για ένα άτομο. Καταχώριση των πληροφοριών των προϊόντων. Εκτέλεση αναζήτησης με βάση την εταιρεία. Εκτέλεση αναζήτησης με βάση το άτομο. Καταγραφή ενός συμβάντος επαφής με ένα άτομο. Πώληση ενός προϊόντος κατά τη διάρκεια ενός συμβάντος επαφής. Δημιουργία τιμολογίου για προϊόντα που παραγγέλλονται. Εκτύπωση τιμολογίου. Καταγραφή συμβάντων επαφών μετά την πώληση. Στην Εικόνα 3-1 παρουσιάζεται ένα κενό φύλλο εργασίας σχεδιασμού μιας εφαρμογής που πρέπει να συμπληρώσετε για κάθε εργασία. Σημείωση Για να βρείτε το Φύλλο εργασίας σχεδιασμού εφαρμογής #1, πρέπει να ανοίξετε το αρχείο Chap3-01.doc που βρίσκεται στον υποφάκελο Documents (Έγγραφα) των αρχείων που θα εγκαταστήσετε από το συνοδευτικό CD του βιβλίου. Το φύλλο εργασίας #2 βρίσκεται στο αρχείο Chap3-02.doc. Ας ασχοληθούμε με την εργασία καταγραφής ενός νέου συμβάντος επαφής (όπως η παραλαβή μιας επιστολής). Γι' αυτή την εργασία ο χρήστης ενδεχομένως να χρειαστεί να αναζητήσει το άτομο ή την εταιρεία στην οποία εργάζεται. Αν η αναζήτηση πρόκειται να γίνει με βάση την εταιρεία, τότε ο χρήστης θα πρέπει να έχει τη δυνατότητα να εμφανίζει έναν κατάλογο ατόμων τα οποία θα είναι οι επαφές γι' αυτή την εταιρεία, και να επιλέγει το συγκεκριμένο άτομο. Στη συνέχεια, ο χρήστης πρέπει να μπορεί να καταχωρίζει κατευθείαν τις λεπτομέρειες της επιστολής που παρέλαβε και, αν χρειάζεται, να προγραμματίζει την απάντηση. Στη συγκεκριμένη εφαρμογή, η LawTrack πρέπει επίσης να μπορεί να καταγράφει τις πωλήσεις ως συμβάντα επαφών, και να προσδιορίζει εύκολα τα πωλούμενα προϊόντα κατά την καταχώριση των συμβάντων. Επίσης, το πρόγραμμα θα πρέπει να δημιουργεί αυτόματα τις σχετικές εγγραφές πώλησης προϊόντων μιας επαφής. Σημείωση Ορισμένοι όροι που χρησιμοποιώ σε αυτή την ενότητα μπορεί να προκαλέσουν κάποια σύγχυση. Μια "επαφή" μπορεί να είναι είτε ένα άτομο (το άτομο με το οποίο γίνεται η επαφή), είτε ένα συμβάν (η τηλεφωνική κλήση, η επιστολή, ή οτιδήποτε άλλο). Στη συνέχεια του βιβλίου θα χρησιμοποιώ τον όρο επαφή για να αναφέρομαι στο άτομο, και τον όρο συμβάν επαφής για να αναφέρομαι στην ενέργεια.

24 108 Mέρος 1: Κατανόηση της Microsoft Access Task Name: (Όνομα εργασίας) APPLICATION DESIGN WORKSHEET #1 = TASKS (ΦΥΛΛΟ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ # 1 = ΕΡΓΑΣΙΕΣ) Brief Description: (Σύντομη περιγραφή) Related Tasks: (Σχετικές εργασίες) Data Name (Όνομα στοιχείου δεδομένων) Usage (Χρήση) Description (Περιγραφή) Subject (Θέμα) Εικόνα 3-1. Ένα φύλλο εργασίας σχεδιασμού εφαρμογής για την περιγραφή εργασιών.

25 Κεφάλαιο 3: Σχεδιασμός της εφαρμογής βάσης δεδομένων σας 109 Δεδομένα ή πληροφορίες; Πριν αρχίσετε το σχεδιασμό της βάσης δεδομένων σας πρέπει να κατανοήσετε τη διαφορά μεταξύ δεδομένων και πληροφοριών. Αυτό θα σας διευκολύνει να προσδιορίσετε τι πρέπει να αποθηκεύετε στη βάση δεδομένων σας. Τα δεδομένα (data) είναι το σύνολο των στατικών τιμών που αποθηκεύετε στους πίνακες της βάσης δεδομένων, ενώ οι πληροφορίες (information) είναι τα δεδομένα που ανακτώνται και οργανώνονται κατά τέτοιον τρόπο ώστε να είναι κατανοητά από κάποιον που τα εξετάζει. Έτσι, αποθηκεύετε δεδομένα και ανακτάτε πληροφορίες. Η διάκριση αυτή είναι σημαντική λόγω του τρόπου με τον οποίο κατασκευάζουμε τις εφαρμογές βάσεων δεδομένων. Θα πρέπει πρώτα να ορίζετε τις απαραίτητες εργασίες (τις πληροφορίες που πρέπει να μπορείτε να ανακτάτε), και μετά να καθορίζετε τι πρέπει να αποθηκεύετε στη βάση δεδομένων για να υποστηρίζετε αυτές τις εργασίες (ποια δεδομένα χρειάζεστε για να δημιουργείτε και να παρέχετε αυτές τις πληροφορίες). Κάθε φορά που επεξεργάζεστε τη δομή της βάσης δεδομένων σας ή τα στοιχεία που είναι αποθηκευμένα σε πίνακες, ερωτήματα, μακροεντολές, ή κώδικα, χειρίζεστε δεδομένα. Παρόμοια, κάθε φορά που επεξεργάζεστε εγγραφές ερωτημάτων, φίλτρα, φόρμες, ή εκθέσεις, χειρίζεστε πληροφορίες. Η διαδικασία σχεδιασμού μιας βάσης δεδομένων και των εφαρμογών της θα γίνει σαφέστερη μόλις κατανοήσετε αυτή τη διαφορά. Δυστυχώς, οι δύο αυτοί όροι χρησιμοποιούνται από τους ανθρώπους της πληροφορικής ως συνώνυμοι. Τώρα όμως που έχετε οπλιστεί με αυτή τη γνώση μπορείτε να ξεκινήσετε τη διαδικασία σχεδίασης των δεδομένων. Επιλογή των δεδομένων Αφού προσδιορίσετε όλες τις εργασίες, πρέπει να δημιουργήσετε έναν κατάλογο με όλα τα στοιχεία δεδομένων που χρειάζεστε για την εκτέλεση κάθε εργασίας. Στο φύλλο εργασίας, πρέπει να καταχωρίσετε το όνομα κάθε στοιχείου δεδομένων, τον κωδικό χρήσης του, και μια σύντομη περιγραφή. Στη στήλη Usage (Χρήση), μπορείτε να καταχωρίσετε έναν ή περισσότερους κωδικούς χρήσης τους I, O, U, D, και C που είναι τα αρχικά των λέξεων input (είσοδος), output (έξοδος), update (ενημέρωση), delete (διαγραφή), και calculate (υπολογισμός). Ένα στοιχείο δεδομένων αντιπροσωπεύει είσοδο για μια εργασία όταν πρέπει να το διαβάσετε από τη βάση δεδομένων (αλλά όχι και να το ενημερώσετε) για να εκτελέσετε την εργασία. Για παράδειγμα, μερικά από τα απαραίτητα δεδομένα εισόδου για τη δημιουργία ε- νός συμβάντος επαφής είναι το όνομα και η διεύθυνση ενός ατόμου επαφής. Παρόμοια, τα δεδομένα αντιπροσωπεύουν έξοδο για μια εργασία όταν πρόκειται για νέα δεδομένα που καταχωρίζονται κατά την εκτέλεση της εργασίας, ή για δεδομένα που η εργασία υπολογίζει και αποθηκεύει με βάση τα δεδομένα εισαγωγής. Για παράδειγμα, η ημερομηνία εξόφλησης ενός τιμολογίου είναι έξοδος. η πωλούμενη ποσότητα και η τιμή πώλησης ενός προϊόντος σε μια καινούρια παραγγελία είναι επίσης έξοδοι. Όταν χρειάζεται να πάρουμε ένα αναγνωριστικό από ένα θεματικό πίνακα και να το αποθηκεύσουμε ως συνδετική τιμή σε ένα άλλο θεματικό πίνακα, τα στοιχεία δεδομένων εισέρχονται από έναν πίνακα, αλλά εξέρχονται σε έναν άλλο. Ενημερώνετε τα δεδομένα μιας εργασίας όταν διαβάζετε τα δεδομένα από τη βάση δεδομένων, τα τροποποιείτε, και τα επανεγγράφετε. Κατά την εργασία καταγραφής της αλλαγής διεύθυνσης μιας εταιρείας, θα γίνει είσοδος της παλιάς διεύθυνσης, ενημέρωσή της, και εγγραφή της νέας πίσω στη βάση δεδομένων. Όπως ίσως μαντέψατε, μια εργασία διαγράφει δεδομένα όταν τα καταργεί από τη βάση δεδομένων. Στη βάση δεδομένων Contacts (Επαφές), μπορεί να έχετε μια εργασία για την κατάργηση ενός προϊόντος από τη λίστα των προϊόντων ενός ατόμου επαφής, στην περίπτωση που ο πελάτης αποφασίσει να επιστρέψει το προϊόν.