ΔΡΑΣΗ «Υποστήριξη των Επιχειρήσεων για την απασχόληση προσωπικού υψηλού επιπέδου»

Transcript

1 ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ «ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΥ ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ» ΔΡΑΣΗ «Υποστήριξη των Επιχειρήσεων για την απασχόληση προσωπικού υψηλού επιπέδου» ΚΩΔΙΚΟΣ ΕΡΓΟΥ 368 ΠΑΡΑΔΟΤΕΟ ΕΡΓΟΥ ΤΙΤΛΟΣ ΕΡΓΟΥ EUROPEAN NETWORK FOR VIRTUAL ENTERPRISES ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΣ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΕΣ & ΔΡΑΣΕΙΣ ΚΟΙΝΩΝΙΑΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΕΠΕ ΕΝΟΤΗΤΑ ΕΡΓΑΣΙΑΣ 1 ΜΕΛΕΤΕΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ Α/Α ΠΑΡΑΔΟΤΕΟΥ 5 ΤΙΤΛΟΣ ΠΑΡΑΔΟΤΕΟΥ Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών Προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET VES και την ανταλλαγή δεδομένων ΕΚΔΟΣΗ ΠΑΡΑΔΟΤΕΟΥ 1

2 Περιεχόμενα ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΗ ΜΕΛΕΤΗ Δομή και λειτουργία των εικονικών επιχειρήσεων στην Πλατφόρμα ENET-VES Είδη εικονικών επιχειρήσεων Ο κύκλος ζωής των εικονικών επιχειρήσεων στην Πλατφόρμα Χαρακτηριστικά των Εικονικών Επιχειρήσεων στην Πλατφόρμα Το πλαίσιο δημιουργίας μιας εικονικής επιχείρησης πλατφόρμας ENET- VES Βασικές λειτουργικές απαιτήσεις της ψηφιακής πλατφόρμας ΒΑΣΙΚΑ ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ & ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΣ Υποσύστημα Διαχείρισης Περιεχομένου Υποσύστημα Διαχείρισης Νέων και Ανακοινώσεων Υποσύστημα Διαχείρισης Χρηστών (εσωτερικών & εξωτερικών) Εφαρμογή Συζητήσεων μεταξύ των Χρηστών Μηχανισμός Chat Υποσύστημα αναζήτησης πληροφοριών για επιχειρήσεις Υποσύστημα διαχείρισης ερωτημάτων (FAQ) Μηχανισμός Ενημερωτικών Δελτίων Μηχανισμός Banners Εφαρμογή Χρήσιμων Διευθύνσεων Εφαρμογή Ημερολόγιου Εφαρμογή Διαχείρισης Αγγελιών Υποσύστημα Στατιστικής Ανάλυσης & Παραγωγής Αναφορών Υποσύστημα Διενέργειας Ψηφοφοριών / Δημοσκοπήσεων Οι υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 2

3 3.1 Υπηρεσίες των Διαχειριστών και των στελεχών των CNO s προς τις επιχειρήσεις του Δικτύου Δικτυακό Management Υποσύστημα Mentoring Τεχνογνωσία Έρευνα αγοράς Βελτιστοποίηση-τυποποίηση προϊόντων Δημιουργία και διαχείριση Ιστοσελίδων Υποσύστημα Τηλεκατάρτισης Υποσύστημα πρότυπων υποδειγμάτων Υποσύστημα εγγραφών νέων επιχειρήσεων Υποσύστημα Αξιολόγησης Αιτήσεων Υπηρεσίες μεταξύ των Επιχειρήσεων του Δικτύου Περιβάλλοντα αναπαραγωγής εικονικών επιχειρήσεων (Virtual organization Breeding Environment-VBE) Ο ρόλος του Initiator στην πλατφόρμα ENET-VES Υποσύστημα Καταγραφής Ιδεών, Έργων Προτάσεων Συνεργασίας Υποσύστημα Δημιουργίας Συνεργασιών Υπηρεσίες της Εικονικής Επιχείρησης προς τους πελάτες της Σύστημα CRM Υποσύστημα για Νομικό & Φορολογικό πλαίσιο Διαχείριση της λειτουργίας της εικονικής επιχείρησης: δικτυακό μάνατζμεντ Ο ρόλος του δικτυακού μάνατζμεντ Απαραίτητες ενέργειες στα πλαίσια του δικτυακού μάνατζμεντ Εφαρμοζόμενες Στρατηγικές Στρατηγική ποικιλίας (variety strategy) Καιροσκοπική στρατηγική (opportunistic strategy) Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 3

4 4.3.3 Γενικευμένη στρατηγική (generalist strategy) Ο ρόλος των νέων τεχνολογιών στη δημιουργία και λειτουργία των εικονικών επιχειρήσεων Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 4

5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΗ ΜΕΛΕΤΗ Μια πρώτη προσέγγιση των τεχνικών και λειτουργικών προδιαγραφών έχει γίνει στη Μελέτη Στρατηγικής. Στο πλαίσιο του συγκεκριμένου παραδοτέου οι τεχνικές και λειτουργικές προδιαγραφές θα εξειδικευτούν περαιτέρω σε επίπεδο υπηρεσιών αλλά και ανταλλαγής δεδομένων (π.χ πρότυπα, πρωτόκολλα κλπ). Ως υπηρεσίες νοούνται οι υπηρεσίες τριών κατηγοριών: Υπηρεσίες των Διαχειριστών και των στελεχών των CNO s προς τις επιχειρήσεις του Δικτύου Υπηρεσίες μεταξύ των επιχειρήσεων του Δικτύου Υπηρεσίες της εικονικής επιχείρησης προς τους πελάτες της Σημαντικό τμήμα του συγκεκριμένου παραδοτέου θα αποτελέσει και ο σχεδιασμός του interface τόσο στο εσωτερικό περιβάλλον του δικτύου όσο και στο εξωτερικό δηλ. προς τους πελάτες. Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 5

6 1 Δομή και λειτουργία των εικονικών επιχειρήσεων στην Πλατφόρμα ENET-VES Οι εικονικές επιχειρήσεις θα χαρακτηρίζονται από δύο βασικά δομικά στοιχεία: τα μέλη τους ή actors και τις σχέσεις ή συνδέσμους (linkages) μεταξύ τους.τα μέλη ή actors είναι επιχειρήσεις οι οποίες βάσει της στρατηγικής τους αποφασίζουν να συμμετάσχουν στην εικονική επιχείρηση στην πλατφόρμα για την επίτευξη συγκεκριμένων στρατηγικών τους στόχων οι οποίοι ευθυγραμμίζονται με τον ευρύτερο στόχο της εικονικής επιχείρησης. Οι σχέσεις ή σύνδεσμοι (linkages) εκφράζουν τους διαφορετικούς τύπους εξαρτήσεων μεταξύ των επιχειρήσεων μελών, οικονομικές, συμβατικές και κοινωνικές σχέσεις και κοινές αξίες. Οι επιχειρήσεις-μέλη που συμμετέχουν στην εικονική επιχείρηση έχουν υποστεί την εσωτερική αναμόρφωση που περιγράφηκε και ως εξ αυτής παρουσιάζουν επίπεδες (flat), δημοκρατικές δομές και αποκεντρωμένο τρόπο λήψεως αποφάσεων. Συγκεκριμένα απαρτίζονται από αλληλοεξαρτώμενες ομάδες που διαθέτουν μέλη πολλών ειδικοτήτων και οι οποίες είναι εξειδικευμένες σ ένα συγκεκριμένο αντικείμενο. Οι ομάδες συνεργάζονται μεταξύ τους για την επίτευξη του κοινού στόχου και δίνεται ιδιαίτερη έμφαση στην ταχύτητα και στη μάθηση. Οι ομάδες εργασίας της εικονικής επιχείρησης στην πλατφόρμα συγκροτούνται βάσει ενός συγκεκριμένου επιχειρηματικού στόχου (εκτέλεση ενός έργου, αξιοποίηση μιας επιχειρηματικής ευκαιρίας ή αντιμετώπιση μιας πρόκλησης) και συνήθως απαρτίζονται από υπαλλήλους οι οποίοι ανήκουν σε διαφορετικές επιχειρήσεις-μέλη. Ένα μεγάλο μέρος της ευθύνης για την επίτευξη των επιμέρους στόχων, οι οποίοι συμβάλλουν στην επίτευξη του γενικού στόχου της εικονικής επιχείρησης, μετακυλύεται στα μέλη των ομάδων τα οποία ενδυναμώνονται με νέες αρμοδιότητες και εξουσίες. Πρόκειται για μια αποκεντρωμένη, εργο-κεντρική, επίπεδη (flat) δομή που χαρακτηρίζεται από οριζόντια συνεργασία, αλλά και τακτικές αλλαγές στην ανάθεση ευθυνών και κατανομή εξουσιών, ανάλογα με τον συγκεκριμένο στόχο που καλείται να επιτύχει η επιχείρηση κάθε φορά. Ο συντονισμός των ομάδων εργασίας εξασφαλίζεται με τη χρήση λεπτομερών σχεδίων έργου (project plans), αυστηρών διοριών, συχνών συσκέψεων στις οποίες ενθαρρύνεται ο συντονισμός, δηλαδή κάθε ειδικότητα να παραμένει συνδεδεμένη με τις δραστηριότητες των άλλων ειδικοτήτων και ο έλεγχος της πορείας του έργου. Με τον τρόπο αυτό όλοι είναι ενημερωμένοι για την πρόοδο του έργου και το πώς κάθε ομάδα συνεισφέρει σ αυτήν. Δεδομένου ότι συνήθως τα μέλη των ομάδων εργασίας είναι γεωγραφικά διεσπαρμένα και πολλές φορές βρίσκονται σε μακρινές Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 6

7 αποστάσεις, οι προαναφερόμενες συσκέψεις, αλλά και ο ευρύτερος συντονισμός και η επικοινωνία επιτυγχάνονται με τη χρήση των νέων τεχνολογιών (τηλεσυσκέψεις, ανταλλαγή μηνυμάτων κλπ). Τα τμήματα της εικονικής επιχείρησης είναι γεωγραφικά διεσπαρμένα, αλλά κάθε φορά επιλέγονται περιοχές με τα κατάλληλα πλεονεκτήματα τα οποία εξυπηρετούν τον ευρύτερο σκοπό. Για παράδειγμα εφόσον ο στόχος τις εικονικής επιχείρησης είναι η γρήγορη προώθηση ενός προϊόντος σε μακρινές ασιατικές αγορές, μεταξύ όμοιων αποθηκών των επιχειρήσεων-μελών, θα επιλεχθούν εκείνες οι οποίες γειτνιάζουν με λιμάνια ή αεροδρόμια. Η δομή της εικονικής επιχείρησης θα πρέπει να ναι τέτοια που να επιτρέπει τη στρατηγική διαχείριση των γεωγραφικά διεσπαρμένων τμημάτων της. Είναι χρήσιμο ότι βαθμός κεντρικοποίησης στην εικονική επιχείρηση θα είναι υψηλός, προκειμένου να εξασφαλιστεί ο καλός συντονισμός της και εξ αυτού η καλή διαχείριση των πόρων, η ταχεία λήψη αποφάσεων και ύπαρξη ενός παγκόσμιου οράματος που θα καθοδηγεί την εικονική επιχείρηση. Για το λόγο προτείνετε τονκεντρικό ρόλο στην εικονική επιχείρηση πρέπει να παίζει μια επικεφαλής επιχείρηση (initiator) η οποία συνεχώς θα ελκύει και θα επιλέγει νέα μέλη, θα διατηρεί την ισορροπία στις σχέσεις μεταξύ των επιχειρήσεων-μελών διαχειριζόμενη τις συγκρούσεις, τοποθετεί την εικονική επιχείρηση στην αγορά και κτίζει τη δομή και την κουλτούρα του δικτύου. Οι λειτουργίες αυτές μπορούν να υλοποιηθούν και από μια ξεχωριστή οντότητα, ένα μικτό συμβούλιο απαρτιζόμενο από τα ανώτερα στελέχη των επιχειρήσεων-μελών. Η λειτουργία μιας εικονικής επιχείρησης ή εικονική λειτουργία ορίζεται ως οι διαδικασίες που συνδυάζουν ικανότητες και πόρους για την περίοδο που απαιτείται, για να υλοποιηθεί η αξία μιας επιχειρηματικής ευκαιρίας. Η εικονική επιχείρηση βρίσκεται σε μια διαδικασία διαρκούς αναδόμησης με σκοπό την αξιοποίηση των σύντομων επιχειρηματικών ευκαιριών. Υπάρχουν τρία βασικά στοιχεία τα οποία ορίζουν αυτό το σύστημα: Η αξία, δηλαδή η ευκαιρία ή ο λόγος που οδηγεί στην αναδόμηση, Η εικονική λειτουργία ή το αποτέλεσμα της αναδόμησης και Το δίκτυο, δηλαδή η πηγή της αναδόμησης με την έννοια ότι εκεί αναζητούμε τις νέες διαδικασίες που θα ενσωματώσουμε στη νέα εικονική επιχείρηση, για να επιτύχουμε έναν νέο επιχειρηματικό σκοπό. Μόλις αναγνωριστεί η νέα επιχειρηματική ευκαιρία, εντοπίζονται μέσα στο δίκτυο των επιχειρήσεων-μελών οι ικανότητες εκείνες και οι διαδικασίες που είναι απαραίτητες για την υλοποίηση του επιχειρηματικού στόχου και ενοποιούνται (integrated) δημιουργώντας τις επιχειρηματικές διαδικασίες της νέας εικονικής επιχείρησης. Αυτή η διαδικασία συνεχούς Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 7

8 αναδόμησης εξασφαλίζει την ικανότητα της εικονικής επιχείρησης για ευελιξία και προσαρμογή στις εκάστοτε νέες συνθήκες. Σημαντικό σημείο στη λειτουργία της εικονικής επιχείρησης αποτελεί η δυνατότητα αναγνώρισης της χρονικά σύντομης ευκαιρίας. Για το λόγο αυτό η επιχείρηση βρίσκεται σε μια στενή διαδραστική σχέση μαζί του, προκειμένου ν αποτυπώνει συνεχώς τις αλλαγές στις προτιμήσεις και τις ανάγκες του και να προσαρμόζεται σ αυτές. Η αναγνώριση των νέων επιχειρηματικών ευκαιριών μπορεί να γίνει με δυο τρόπους: top-down ή bottom-up. Στην πρώτη περίπτωση το διοικητικό επιτελείο της εικονικής επιχείρησης ή της επικεφαλής επιχείρησης (initiator) εντοπίζει την νέα επιχειρηματική ευκαιρία, ενώ στη δεύτερη τα μέλη των ομάδων εργασίας μέσω της συνεχούς επαφής και διαδράσεως με τον πελάτη εντοπίζουν την νέα ανάγκη ή τάση στην αγορά. Με σκοπό την καλύτερη κατανόηση του τρόπου λειτουργίας μιας εικονικής επιχείρησης παρατίθεται ένα απλό παράδειγμα. Η εταιρία Α είναι μια επιχείρηση εμπορίας και διανομής παιδικών παιχνιδιών και από την επαφή των πωλητών της με τους πελάτες διαπιστώνει την ανάγκη για δημιουργία ενός συστήματος οπτικοακουστικής παρακολούθησης του κοιμισμένου βρέφους της οικογένειας. Η εταιρία Β είναι μια μεγάλη εταιρία παραγωγής ηλεκτρονικών ειδών με ένα τμήμα της να εξειδικεύεται στην κατασκευή και σχεδίαση μικρο-καμερών. Η εταιρία Γ είναι κατασκευάστρια παιδικών ειδών με ένα τμήμα της να ειδικεύεται στη σχεδίαση και κατασκευή παιχνιδιών και αξεσουάρ του παιδικού κρεβατιού. Με τη διαπίστωση της νέας ανάγκης η εταιρία Α που έχει συνεργαστεί στο παρελθόν με τις άλλες δυο εταιρίες, αναλαμβάνει το ρόλο της επικεφαλής επιχείρησης και εντοπίζει τις βασικές ικανότητες μέσα στις τρεις επιχειρήσεις: Η Α προσφέρει το πελατολόγιο, το δίκτυο διανομής και τους αποθηκευτικούς χώρους, η Β προσφέρει την τεχνογνωσία για τη σχεδίαση και κατασκευή μικροκαμερών και η Γ την τεχνογνωσία για τη σχεδίαση και κατασκευή αξεσουάρ παιδικού κρεβατιού. Και οι τρεις μαζί προσφέρουν τα απαιτούμενα κεφάλαια. Οι Β και Γ δημιουργούν μικτές ομάδες σχεδιασμού και κατασκευής καμερών παιδικού δωματίου με τη μορφή παιχνιδιού που γαντζώνεται στο μπράτσο του παιδικού κρεβατιού. Συντονίζουν τα τμήματα σχεδίασης και παραγωγής τους τόσο μεταξύ τους όσο και με το τμήμα αποθηκών τελικού προϊόντος της εταιρίας Α. Η τελευταία παραλαμβάνει το νέο προϊόν στις αποθήκες τις και το προωθεί μέσω των δικτύων διανομής που διαθέτει. Έτσι έχουμε τη δημιουργία νέων διαδικασιών από την ενοποίηση τμημάτων και διαδικασιών των επιχειρήσεων-μελών μιας νέας επιχειρηματικής οντότητας που ονομάζεται ΑΒΓ. Στην πορεία προκύπτει η ανάγκη για μετάδοση της εικόνας του μωρού από το σπίτι στο γραφείο. Η Α αναζητά και βρίσκει την επιχείρηση Δ ένα τμήμα της οποίας εξειδικεύεται στη σχεδίαση και Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 8

9 παραγωγή ειδικών μικρο-δρομολογητών (routers) οι οποίοι μπορούν να δρομολογήσουν ψηφιακά δεδομένα και επομένως και ψηφιακή εικόνα μέσω διαδικτύου. Η Δ εντάσσεται στην ΑΒΓ και δημιουργείται μια νέα επιχείρηση, η ΑΒΓΔ. Υπάλληλοι των τμημάτων σχεδίασης και κατασκευής μικρο-δρομολογητών της Δ εισέρχονται στις μικτές ομάδες των Β και Γ και δημιουργείται μια γραμμή σχεδίασης και παραγωγής μιας κάμερας-παιχνιδιού η οποία μέσω του δρομολογητή στέλνει την εικόνα του μωρού στο γραφείο της μαμάς. Για λόγους ασφαλείας υπάρχει password στη χρήση του δρομολογητή μέσω διαδικτύου, ακόμη κι αν κάποιος «χτυπήσει» την IP του. 1.1 Είδη εικονικών επιχειρήσεων Ο χαρακτηρισμός μιας μορφής επιχείρησης ως εικονικής προϋποθέτει ένα αριθμό βασικών χαρακτηριστικών. Ωστόσο κάποιες ιδιαιτερότητες ως προς το χειρισμό συγκεκριμένων θεμάτων έχουν ως αποτέλεσμα μια διαφοροποίηση ως προς τη μορφή της εικονικής επιχείρησης. Ένα απλό παράδειγμα τέτοιας διαφοροποίησης αποτελεί το θέμα του τρόπου συντονισμού των επιχειρήσεων-μελών και αν αυτός θα πραγματοποιείται από μια κεντρική επιχείρηση (intiator) ή από ένα μικτό επιτελείο αποτελούμενο από στελέχη όλων των επιχειρήσεων-μελών. Στην συνέχεια προσδιορίζονται τέσσερα κριτήρια, τα οποία, αναλόγως του τρόπου με τον οποίο προσεγγίζονται οδηγούν στη δημιουργία οκτώ διαφορετικών ειδών εικονικών επιχειρήσεων (δικτύων), δυο ανά κριτήριο. Τα θέματα αυτά είναι: (α) Η ισότητα, (β) Η σταθερότητα, (γ) Η είσοδος και (δ) Ο ρόλος της πληροφορικής Η ισότητα. Στην περίπτωση αυτή εξετάζεται το θέμα της εξουσίας που διαθέτει και της επιρροής που ασκεί κάθε επιχείρηση-μέλος εντός της εικονικής επιχείρησης. Στην περίπτωση που ένα μέλος έχει περισσότερη ισχύ και ασκεί επιρροή επί των υπολοίπων μελών, τότε προκύπτει μια μορφή εστιακής εικονικής επιχείρησης ή εστιακού δικτύου (focal network). Εφόσον η εξουσία είναι κατανεμημένη εξίσου σ όλες τις επιχειρήσεις μέλη, τότε μιλάμε για πολυκεντρική εικονική επιχείρηση ή πολυκεντρικό δίκτυο (polycentric network). Το emaster μια συνεργασία πολλών πανεπιστημίων, αναφέρεται ως παράδειγμα πολυκεντρικού δικτύου. Στην περίπτωση αυτή σημαντικό ρόλο στο σχηματισμό ενός τέτοιου δικτύου έπαιξαν ο μεγάλος γεωγραφικός διασκορπισμός των μελών που καθιστούσε αδύνατη μια πιο ιεραρχική μορφή καθώς και η διαφορά στις ικανότητές τους (δεν υπήρχαν όμοιες ικανότητες). Από την άλλη πλευρά εστιακές εικονικές επιχειρήσεις συγκροτούνται στους παραδοσιακούς κλάδους της αγοράς όπου τα δίκτυα σχηματίζονται Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 9

10 γύρω από μεγάλες επιχειρήσεις οι οποίες παίζουν το ρόλο του εστιακού κόμβου, δηλαδή το ρόλο του κεντρικού συντονιστή που έχει την περισσότερη εξουσία και ασκεί άμεση επιρροή επί των υπολοίπων μελών. Στις περιπτώσεις αυτές ένα βασικό θέμα που αντιμετωπίζει ο εστιακός κόμβος είναι η διαχείριση των αλλαγών εξουσίας που εμφανίζεται στα διάφορα στρώματα των προμηθευτών σε τρόπο ώστε να διατηρήσει τη θέση του. Η εμφάνιση ενός εστιακού δικτύου μπορεί να λάβει χώρα, όταν μια κεντρική επιχείρηση δημιουργεί ένα δίκτυο υπεργολάβων για την εκτέλεση ενός συγκεκριμένου έργου. Στην περίπτωση αυτή ένα βασικό θέμα που χρήζει ιδιαίτερης προσοχής είναι ο συντονισμός των συνεργατών. Τέλος μια εστιακή εικονική επιχείρηση μπορεί να ανακύψει, όταν σε κάποιους κλάδους μεγάλες επιχειρήσεις αναλαμβάνουν ευρείες επενδυτικές πρωτοβουλίες, οι οποίες ενεργοποιούν τη συνεργασία μεταξύ των διαφόρων παικτών του κλάδου. Στην περίπτωση αυτή σημαντικό θέμα είναι η εμπλοκή των βασικών παικτών του κλάδου, προκειμένου να αποκτήσει αποδοχή και να ενισχύσει τη θέση της η κεντρική επιχείρηση. Η σταθερότητα. Στην περίπτωση αυτή εξετάζεται το θέμα της συχνότητας αλλαγής των επιχειρήσεων-μελών και ειδικά των βασικών μελών που αποτελούν τον πυρήνα της εικονικής επιχείρησης. Εφόσον τα μέλη δεν αλλάζουν συχνά και τα βασικά μέλη παραμένουν σταθερά, έχουμε μια σταθερή εικονική επιχείρηση ή σταθερό δίκτυο (stable network). Ένα βασικό θέμα που πρέπει να αντιμετωπιστεί σε τέτοια δίκτυα είναι η δημιουργία σταθερών κοινωνικών δεσμών μεταξύ των υπεύθυνων κάθε επιχείρησηςμέλους, προκειμένου να εξασφαλιστεί η καλή λειτουργία του δικτύου. Οι δυναμικές εικονικές επιχειρήσεις ή δυναμικά δίκτυα (dynamic networks) προκύπτουν, όταν τα μέλη μπορούν να μπουν και να βγουν από το δίκτυο ανά πάσα στιγμή. Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δοθεί στην επιλογή των κατάλληλων κάθε φορά προμηθευτών και στη διαχείριση των αλλαγών κατά τέτοιο τρόπο που να εξασφαλίζεται η ομαλή μετάβαση από το παλαιό σχήμα στο νέο. Η είσοδος. Με βάση το κριτήριο αυτό διακρίνουμε δυο είδη εικονικών επιχειρήσεων: τις εικονικές επιχειρήσεις ανοικτής εισόδου ή δίκτυα ανοικτής εισόδου (open network entry) και τις εικονικές επιχειρήσεις κλειστής εισόδου ή δίκτυα κλειστής εισόδου (closed network entry). Στις πρώτες γίνονται δεκτά νέα μέλη κάθε χρονική στιγμή, αρκεί να πληρούν τα κριτήρια και τις προϋποθέσεις του δικτύου. Δυο βασικά θέματα ανακύπτουν στις περιπτώσεις αυτές και θα πρέπει να γίνουν αντικείμενο προσεκτικού χειρισμού: πρώτον η επιλογή των κατάλληλων συνεργατών οι οποίοι θα συμβάλλουν στην πρόοδο του δικτύου και δεύτερον ο τρόπος εισόδου να είναι τέτοιος που να μη διαταράξει την οικολογία του δικτύου και να μη προξενήσει οποιουδήποτε είδους εχθρικότητας μεταξύ των ήδη υπαρχόντων μελών. Στο δεύτερο είδος επιχειρήσεων εκείνο της κλειστής εισόδου, ισχύει ότι Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 10

11 από τη στιγμή που θα σχηματιστεί το δίκτυο και φθάσει στον απαραίτητο αριθμό μελών, η είσοδος κλείνει και δε δέχονται νέα μέλη. Αυτό συμβαίνει, προκειμένου να διασφαλίσουν την ποιότητα του προσφερόμενου προϊόντος. Ωστόσο σε ένα τέτοιο κλειστό περιβάλλον που δε δέχεται νέες ιδέες και ερεθίσματα από εξωτερικές πηγές, θα πρέπει να καταβληθεί ιδιαίτερη προσπάθεια για εξασφάλιση οποιασδήποτε μορφής καινοτομίας. Ο ρόλος της πληροφορικής (ΙΤ). Ο ρόλος της πληροφορικής ως προς την εικονική επιχείρηση μπορεί να είναι είτε ενεργοποιητικός (enabling role of IT) είτε υποστηρικτικός (supporting role of IT). Στην πρώτη περίπτωση η τεχνολογικές καινοτομίες της πληροφορικής είναι ενεργοποιητικός παράγοντας που οδηγεί στη δημιουργία της νέας εικονικής επιχείρησης. Στις επιχειρήσεις αυτές θα πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη βαρύτητα στο τρόπο υλοποίησης της συγκεκριμένης τεχνολογικής λύσης, αλλά και να δημιουργηθούν καινοτόμες προσφορές προς τους συμμετέχοντες, ώστε να εξασφαλιστεί η αφοσίωσή τους. Στη δεύτερη περίπτωση οι νέες τεχνολογίες λειτουργούν υποστηρικτικά ως προς το ήδη υπάρχον δίκτυο το οποίο προικοδοτούν με νέες πρακτικές και αναβαθμισμένες επιχειρηματικές διαδικασίες. Σε κάθε μεγάλη αλλαγή θα πρέπει να αντιμετωπιστούν με σοβαρότητα δυο βασικά θέματα: πρώτον η διαχείριση της μεταφοράς από τον ένα τύπο εργασίας σ έναν άλλο, ώστε αυτό να γίνει κατά τρόπο ομαλό και δεύτερον αντιμετώπιση της τυχόν αντίστασης στην αλλαγή που μπορεί να οδηγήσει το έργο σε αποτυχία. Για το λόγο αυτό θα πρέπει να γίνει μια προσεκτική διαχείριση των αλλαγών στις καθημερινές πρακτικές εργασίας και να εξετάζονται ενδελεχώς τυχόν αλλαγές συσχετισμών δυνάμεων μεταξύ των επιχειρήσεων-μελών. 1.2 Ο κύκλος ζωής των εικονικών επιχειρήσεων στην Πλατφόρμα Η εικονική επιχείρηση ως ένας ζωντανός επιχειρηματικός οργανισμός έχει ένα συγκεκριμένο κύκλο ζωής που ακολουθεί συγκεκριμένα βήματα μέσα από τις διάφορες φάσεις που διέρχεται. Η επιτυχημένη πορεία μιας εικονικής επιχείρησης καθορίζεται σε μεγάλο βαθμό, πριν αυτή ακόμη δημιουργηθεί. Η προετοιμασία του εδάφους για την ομαλή σύνδεση των μεμονωμένων επιχειρήσεων σ ένα κοινό σχήμα είναι καταλυτικής σημασίας για την πορεία της εικονικής επιχείρησης μέσα από όλες τις φάσεις του κύκλου ζωής της. Το προκαταρκτικό αυτό στάδιο ονομάζεται και αναλυτική φάση στην οποία λαμβάνουν χώρα τα ακόλουθα: Συνεχής καταγραφή του επιχειρηματικού περιβάλλοντος Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 11

12 Προσδιορισμός της ανταγωνιστικής θέσης των επιχειρήσεων-μελών βάσει των ικανοτήτων και των πόρων που διαθέτουν Ανίχνευση τυχόν νέων επενδυτικών ευκαιριών ή επιχειρηματικών προκλήσεων Καθορισμός της στρατηγικής τοποθέτησης της εικονικής-επιχείρησης Άνοιγμα σε νέα μέλη βάσει των υπολογισμών για μελλοντικά απαραίτητες ικανότητες και πόρους Ο κύκλος ζωής των εικονικών επιχειρήσεων διέρχεται τις ακόλουθες έξι φάσεις: 1) Αρχικοποίηση, 2) Διαμόρφωση, 3) Υλοποίηση, 4) Σταθεροποίηση, 5) Μετασχηματισμός και 6) Διάλυση. 1) Αρχικοποίηση. Στη φάση αυτή λαμβάνει χώρα ο εντοπισμός των πιθανών συνεργατών. Ο βασικός επιχειρηματικός στόχος αποσυντίθεται σε επιμέρους επιχειρηματικούς λειτουργικούς στόχους και για κάθε τέτοιο στόχο αναγνωρίζονται οι επιχειρήσεις που μπορούν να τον υλοποιήσουν βάσει πόρων και ικανοτήτων. Στη συνέχεια πραγματοποιείται μια πρώτη επικοινωνία και λαμβάνουν χώρα κάποιες διερευνητικές συζητήσεις. Η αρχικοποίηση μπορεί να προκύψει ως αποτέλεσμα δυο διαφορετικών προσεγγίσεων: topdown και bottom-up. Στην πρώτη περίπτωση οι υπεύθυνοι κάθε επιχειρήσεως αποφασίζουν να εισχωρήσουν στο δίκτυο. Σημαντικό θέμα που υφίσταται στην προσέγγιση αυτή είναι η επιλογή των κατάλληλων συνεργατών. Συγκεκριμένα οι επιλεγμένοι συνεργάτες θα πρέπει να έχουν κοινές αξίες και πεποιθήσεις με τα υπόλοιπα μέλη, προκειμένου να ταιριάξουν καλά μέσα στο περιβάλλον της εικονικής επιχείρησης. Επιπρόσθετα θα πρέπει να εντοπιστούν επιχειρήσεις που επιδιώκουν να εισέλθουν στο δίκτυο, για να λειτουργήσουν καιροσκοπικά εκμεταλλευόμενες του κοινούς πόρους και μη προσφέροντας τίποτε για τον κοινό σκοπό. Σε τέτοιες επιχειρήσεις πρέπει να απαγορευθεί η είσοδος πάση θυσία, διότι υπονομεύουν όχι μόνο τη καλή λειτουργία της εικονικής επιχείρησης, αλλά και το κλίμα αμοιβαίας εμπιστοσύνης που είναι κρίσιμο για τη βιωσιμότητά της. Στην bottom-up προσέγγιση το δίκτυο προκύπτει από πρωτοβουλίες που ανέλαβαν πρόσωπα μέσα σε κάθε επιχείρηση. Είναι πρώτιστης σημασίας, στην περίπτωση αυτή, η εξασφάλιση της διαρκούς υποστήριξης από όλα τα μέλη, ώστε να επιτευχθεί η διαρκής ροή κεφαλαίων και διάθεση προσωπικού. Για να γίνει αυτό θα πρέπει τα πρόσωπα που ανέλαβαν την πρωτοβουλία αφενός μεν να εντοπίσουν τους βασικούς ενδιαφερόμενους σε σχέση μ αυτή μέσα σε κάθε επιχείρηση-μέλος αφετέρου δε να τους δώσουν ένα κίνητρο να την υποστηρίξουν συσχετίζοντας μ αυτήν συγκεκριμένες καινοτόμες προτάσεις που θα τους προσθέσουν κάποια αξία. Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 12

13 2) Διαμόρφωση. Στη φάση αυτή λαμβάνει χώρα η επιλογή των επιχειρήσεων που θα ενταχθούν στη νέα εικονική επιχείρηση. Προσδιορίζεται ο τρόπος και ο βαθμός συνεισφοράς της κάθε επιχείρησης και οι κανόνες συνεργασίας που καθορίζουν τη συμπεριφορά των συνεργατών. Οι επιμέρους επιχειρηματικές διαδικασίες που επιλέγονται από κάθε μέλος (τοπικές επιχειρηματικές διαδικασίες) συνθέτουν μια συνολική επιχειρηματική διαδικασία όπως φαίνεται στο ακόλουθο σχήμα Εικόνα 1: Σύνθεση της επιχειρηματικής διαδικασίας της εικονικής επιχείρησης Τα πορτοκαλί οβάλ σχήματα είναι οι επιχειρήσεις-μέλη της εικονικής επιχείρησης καθεμιά από τις οποίες έχει τις δικές της διαδικασίες (μαύροι κόμβοι) που σχηματίζουν τη συνολική δραστηριότητά της (σύνδεση με μαύρα βέλη). Στα πλαίσια τις εικονικής επιχείρησης κάποιες από τις τοπικές διαδικασίες των επιχειρήσεων-μελών, συνδέονται (με κόκκινα βέλη) και σχηματίζουν την ευρύτερη διαδικασία (global process). Στο βήμα αυτό ένας από τους πιο βασικούς στόχους είναι ο προσδιορισμός του πεδίου δράσης της εικονικής επιχείρησης. Στα πλαίσια αυτού του στόχου υπάρχουν κάποιοι επιμέρους στόχοι που πρέπει να επιτευχθούν: Ο ορισμός των αποστολών: Θα πρέπει να γίνει αναγνώριση των επιμέρους αποστολών/ στόχων που πρέπει να επιτευχθούν και να γίνει ανάθεση συγκεκριμένων στόχων ανά συνεργάτη, προκειμένου να εξασφαλιστεί αρμονική συνεργασία, συντονισμός και να αποφευχθούν οι συγκρούσεις αρμοδιοτήτων. Δόμηση μιας αποδοτικής διεπαφής: Θα πρέπει να προσδιοριστεί το είδος της επικοινωνίας μεταξύ των διαφόρων συνεργατών, να εξασφαλιστεί ότι τα μέλη κοινών ομάδων έχουν μια αποδοτική, καθημερινή προσωπική επικοινωνία. Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 13

14 Εγκαθίδρυση μηχανισμών διοίκησης: Οι μάνατζερ θα πρέπει να επιλέξουν μεταξύ δυο βασικών μηχανισμών διοίκησης που θα αναπτυχθούν στα πλαίσια μια διεπιχειρησιακής συμφωνίας: τη συμβατική συνεργασία ή τη συνεργασία που βασίζεται στην εμπιστοσύνη. Η επιλογή θα γίνει βάσει αξιολόγησης πλεονεκτημάτων και μειονεκτημάτων του κάθε μηχανισμού σε σχέση με τη συγκεκριμένη στρατηγική που εφαρμόζεται. Εκτίμηση των συνεισφορών: Θα πρέπει να εκτιμηθεί η συνεισφορά του κάθε μέλους στην εικονική επιχείρηση είτε πρόκειται για πόρους (πρώτες ύλες, υποδομές, κεφάλαια) είτε για ικανότητες (ειδική τεχνογνωσία). Η εκτίμηση αυτή έχει ιδιαίτερη σημασία, δεδομένου ότι βάσει αυτής θα αναγνωριστεί σε κάθε μέλος με έναν κοινά αποδεκτό τρόπο ο βαθμός συνεισφοράς του στην εικονική επιχείρηση και κατ επέκταση η ανταμοιβή του. 3) Υλοποίηση. Στη φάση αυτή οι διαδικασίες (global processes) που σχεδιάστηκαν στο προηγούμενο βήμα, θα τοποθετηθούν πάνω στην κατανεμημένη υποδομή της εικονικής επιχείρησης και θα εκτελεστούν εκεί. Ωστόσο η υλοποίηση μπορεί να γίνει υπό διαφορετικές συνθήκες. Σε μερικές περιπτώσεις η υλοποίηση γίνεται σε Εικονικές επιχειρήσεις: εφαρμόζοντας νέες μορφές επιχειρηματικότητας με τη χρήση καινοτόμων τεχνολογιών υπάρχοντα δίκτυα τα οποία αναμορφώνονται, με την υιοθέτηση νέων συνεργατικών τεχνολογιών. Σε άλλες περιπτώσεις έχουμε τη δημιουργία νέων δικτύων, στα οποία οι τεχνολογίες που υιοθετούνται είναι εντελώς διαφορετικές από αυτές που είχε η κάθε μεμονωμένη επιχείρηση. Ακόμη στη φάση της υλοποίησης σε μερικές περιπτώσεις (π.χ. εστιακές εικονικές επιχειρήσεις) εμφανίζεται η προσπάθεια του πιο σημαντικού κόμβου (εστιακός) να επιβάλλει την τεχνολογική του πλατφόρμα στους υπολοίπους. Σε όλες τις παραπάνω περιπτώσεις ανακύπτουν δυο βασικά θέματα που πρέπει να αντιμετωπιστούν: Διαχείριση της ανταλλαγής πληροφοριών: Με την υλοποίηση της εικονικής επιχείρησης, όσοι συμμετέχουν στο δίκτυο θα πρέπει να προσαρμοστούν σε νέους τρόπους ανταλλαγής πληροφοριών και με διαφορετικούς συνεργάτες απ ότι είχαν συνηθίσει στην επιχείρησή τους. Για το λόγο αυτό είναι κρίσιμο το να γίνει διαχείριση της διαδικασίας αυτής, προκειμένου να εξασφαλίσουμε μια ομαλή μετάβαση. Γνωριμία με τις νέες εργασιακές ρυθμίσεις: Με την εισαγωγή νέων τεχνολογιών σε επίπεδο δικτύου, αλλάζουν πολλές από τις πρακτικές και τους τρόπους της καθημερινής εργασίας σε σχέση μ αυτό που συνέβαινε μέσα σε κάθε επιχείρηση. Οι Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 14

15 μάνατζερ θα πρέπει να αναλάβουν την ευθύνη εξοικείωσης του προσωπικού με τις νέες πρακτικές. 4) Σταθεροποίηση. Η εικονική επιχείρηση στο πλαίσιο της πλατφόρμας θα λειτουργήσει για κάποιο διάστημα και όταν η συνεργασία μεταξύ των μελών θα έχει πλέον ωριμάσει σε τρόπο ώστε καθένας γνωρίζει τις ικανότητες, τα χαρακτηριστικά και τις συνεργατικές ιδιαιτερότητες των άλλων. Στη φάση αυτή θα πρέπει να εμφυσηθεί από τους μάνατζερ στις διοικήσεις μια πιο ρεαλιστική αντίληψη της εικονικής επιχείρησης και των δυνατοτήτων της. Στο σημείο αυτό βασικά θέματα που ανακύπτουν είναι τα ακόλουθα: Ενίσχυση των κοινωνικών δεσμών: Η ύπαρξη ενός κοινωνικού δικτύου στενών σχέσεων θα αυξήσει το αίσθημα εμπιστοσύνης και θα ενισχύσει την εικονική επιχείρηση για την αντιμετώπιση τυχόν προβλημάτων και προκλήσεων. Δημιουργία μιας κοινής ταυτότητας: Η δημιουργία μιας κοινής ταυτότητας μπορεί να λειτουργήσει ως ένα κοινό ιδανικό για όλους τους συνεργάτες που θα τους συνδέσει ακόμη περισσότερο ειδικά στην περίοδο αυτή που δεν υπάρχουν τόσο πολλές εξωτερικές απειλές που θα τους ωθήσουν σε κάτι τέτοιο. Διευκόλυνση της ευθυγράμμισης των διαδικασιών: Προσδιορισμός πιο ρεαλιστικών, πλέον, στόχων που θα βοηθήσουν στη δημιουργία ρεαλιστικών διαδικασιών σε επίπεδο δικτύου. Δημιουργία μηχανισμών αξιολόγησης περιβάλλοντος: Ένας τέτοιος μηχανισμός δίνει τη δυνατότητα υποτύπωσης του εξωτερικού δυναμικού περιβάλλοντος με όλες τις ευκαιρίες και τις προκλήσεις του. Η επαφή με την πραγματικότητα εμφυσά ένα αίσθημα επαγρύπνησης που είναι απαραίτητο στη φάση αυτή της σταθερής πορείας κατά την οποία υπάρχει μια γενικότερη ευφορία και μια αίσθηση ασφάλειας. 5) Μετασχηματισμός. Η φάση αυτή είναι το σήμα κατατεθέν της εικονικής επιχείρησης. Πρόκειται για μια επίπονη προσπάθεια συντονισμού του δικτύου στις συνεχώς μεταβαλλόμενες απαιτήσεις της αγοράς με τρόπο γρήγορο και ευέλικτο. Τον κεντρικό ρόλο έχει το δικτυακό μάνατζμεντ το οποίο αναλαμβάνει να συντονίσει τις Εικονικές επιχειρήσεις: εφαρμόζοντας νέες μορφές επιχειρηματικότητας με τη χρήση καινοτόμων τεχνολογιών επιχειρήσεις-μέλη, να εντοπίσει και να συγκεντρώσει τις απαραίτητες κάθε φορά ικανότητες και πόρους με τρόπο αποδοτικό και γρήγορο, προκειμένου να ανταπεξέλθει η εικονική επιχείρηση αποτελεσματικά στις νέες προκλήσεις που εμφανίζονται. Συγκεκριμένα θέματα που προκύπτουν είναι τα ακόλουθα: Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 15

16 Αξιοποίηση της διεπιχειρησιακής μάθησης: Μετά από ένα μακρύ χρονικό διάστημα συνεργασίας η κάθε επιχείρηση-μέλος έχει αντιληφθεί τις ικανότητες και τις στρατηγικές όλων των άλλων και με την καθημερινή τριβή έχει γίνει μεταφορά γνώσεων μεταξύ των μελών. Τη γνώση αυτή πρέπει να εκμεταλλευτούν οι μάνατζερ προς όφελος του δικτύου. Προσαρμογή του πεδίου δραστηριοποίησης: Θα πρέπει να προσαρμοστεί το πεδίο δραστηριοποίησης της εικονικής επιχείρησης στις νέες απαιτήσεις και να επαναληφθούν οι συμφωνίες μεταξύ των συνεργατών, οι οποίες είχαν λάβει χώρα και στη φάση της αρχικοποίησης. Αξιολόγηση των συνεργατών: Κάθε μέλος θα πρέπει να αξιολογηθεί βάσει της συνεισφοράς του στο δίκτυο, ώστε αφενός μεν να γνωρίζουμε τα ισχυρά του σημεία και να τα εκμεταλλευθούμε ανά περίπτωση αφετέρου δε αν κάποιοι δεν έχουν ικανοποιητική συνεισφορά ή δρουν παρασιτικά να απομακρυνθούν. Διευκόλυνση της εισόδου νέων μελών: Μια νέα επιχειρηματική ευκαιρία ενδεχομένως να απαιτεί ικανότητες ή πόρους που δε διαθέτει η εικονική επιχείρηση. Οι μάνατζερ θα πρέπει να είναι πάντοτε έτοιμοι να εντοπίσουν έναν νέο συνεργάτη που θα εισέλθει στην εικονική επιχείρηση και θα προσφέρει νέες ιδέες και καινοτομίες οι οποίες θα τη βοηθήσουν στην επίτευξη του νέου στόχου. 6) Διάλυση. Αποτελεί το τελικό στάδιο του κύκλου ζωής και προκύπτει είτε λόγω της αποτυχίας της συνεργασίας είτε λόγω λήξεως της πρόσκαιρης συνεργασίας στα πλαίσια ενός έργου. Δυο βασικά θέματα πρέπει να γίνουν αντικείμενο ιδιαίτερης προσοχής και διαχείρισης στη φάση αυτή: Κατανομή των κοινών πόρων: Της διαλύσεως ενδεχομένως να έχουν προηγηθεί επενδύσεις της εικονικής επιχείρησης στη δημιουργία κοινών πόρων και περιουσιακών στοιχείων. Θα πρέπει πολύ προσεκτικά να γίνει μια κατανομή τους μεταξύ των μελών κατά τρόπο αποδεκτό απ όλους. Η καλή φήμη κάθε μεμονωμένης επιχείρησης είναι ένα περιουσιακό στοιχείο που δε πρέπει να βλαφθεί από τη διαδικασία αυτή. Εντοπισμός νέων ευκαιριών για συνεργασία: Μια παλιά συνεργασία μπορεί να γεννήσει μια νέα. Οι μάνατζερ θα πρέπει να είναι έτοιμοι να εντοπίσουν και να προτείνουν νέες συνεργασίες ειδικά με παλιούς συνεργάτες που απεδείχθησαν πολύτιμοι στις προηγούμενες συνεργασίες. Γενικώς ακόμη και στη διάλυση ή την Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 16

17 άρνηση συνεργασιών θα πρέπει να υπάρχει ένα κλίμα αβρότητας, για την αποφυγή όξυνσης του ανταγωνισμού μεταξύ παλιών συνεργατών. 1.3 Χαρακτηριστικά των Εικονικών Επιχειρήσεων στην Πλατφόρμα Μια εικονική επιχείρηση στο πλαίσιο της πλατφόρμας ΕNET- VES χαρακτηρίζεται από τα παρακάτω: Στενές σχέσεις μεταξύ επιχειρήσεων που οδηγούν στη δημιουργία μιας ξεχωριστής οντότητας με καθορισμένη οργανωσιακή δομή, ένα ξεχωριστό επιχειρησιακό μοντέλο και λειτουργίες διαφορετικές από εκείνες των συνεργαζόμενων μελών. Κάθε συνεργαζόμενη επιχείρηση-μέλος προσφέρει τις εξειδικευμένες ικανότητές της, για την επίτευξη του συγκεκριμένου επιχειρηματικού στόχου της εικονικής επιχείρησης. Έναν κοινό επιχειρηματικό στόχο ο οποίος μπορεί να βασίζεται σε κοινές αξίες ή ευθυγραμμισμένες στρατηγικές. Προσωρινότητα, διότι η εικονική επιχείρηση συνήθως συγκροτείται για μια περιορισμένη χρονική περίοδο, με ένα περιορισμένο/ συγκεκριμένο σκοπό. Οι σχέσεις είναι και κάθετες μεταξύ των μελών του συστήματος πρόσθεσης αξίας από τους προμηθευτές μέχρι τους τελικούς χρήστες, αλλά και οριζόντιες μεταξύ των πραγματικών ή πιθανών ανταγωνιστών που συνυπάρχουν μέσα στην εικονική επιχείρηση. Οργανώνονται και λειτουργούν βάσει σχεσιακών συμβολαίων τα οποία είναι λιγότερο εξειδικευμένα σε σχέση με τα συμβόλαια που χρησιμοποιούνται στην αγορά. Ευελιξία και προσαρμοστικότητα στις νέες επιχειρηματικές συνθήκες είτε πρόκειται για ευκαιρία είτε για πρόκληση. Διαμοιρασμός των κινδύνων και των ανταμοιβών μεταξύ των επιχειρήσεων-μελών. Πελατο-κεντρικός προσανατολισμός κατευθυνόμενος από τις ανάγκες και προτιμήσεις των αγοραστών και προσπάθεια γρήγορης απόκρισης σ αυτές. Επίπεδη (flat) δομή με συνεχείς αλληλεπιδράσεις μεταξύ των συνεργατών ειδικά εκείνων που ανήκουν στην ίδια ομάδα εργασίας. Τα δίκτυα συνεργασίας είναι πολύ πιο σύνθετα σε σχέση με τα δίκτυα διανομής και λιγότερο σταθερά (αλλάζουν συχνά). Το «μυαλό» της εικονικής επιχείρησης είναι ένα υψηλής τεχνολογίας πληροφοριακό σύστημα υποστήριξης λήψεως αποφάσεων. Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 17

18 Λαμβάνει χώρα διαμοιρασμός κρίσιμων πληροφοριών που αφορούν στην έρευνα, ανάπτυξη, παραγωγή και στο μάρκετινγκ. Ως εκ τούτου η εμπιστοσύνη μεταξύ των συνεργαζόμενων επιχειρήσεων είναι ένα ζωτικής σημασίας χαρακτηριστικό για τις εικονικές επιχειρήσεις. Δεδομένου ότι σε αρκετές περιπτώσεις υπάρχει μεγάλη ετερογένεια ως προς τις ικανότητες, τις προτιμήσεις και τους ρόλους, μεταξύ των επιχειρήσεων- μελών, οι εικονικές επιχειρήσεις χαρακτηρίζονται από μια δυναμική ευθυγράμμιση των ενδιαφερόντων των συμμετεχόντων σ αυτές και μια αναζήτηση για επικερδείς συμβιβαστικές λύσεις. Ένα δυναμικό τρόπο καθορισμού των ορίων εσωτερικά και εξωτερικά των επιχειρήσεωνμελών. Εσωτερικά τα μέλη καθορίζουν και επανακαθορίζουν συνεχώς τα όρια μεταξύ του εμείς (τα μέλη) και του αυτοί (το πλαίσιο κοινής εργασίας της συγκεκριμένης εικονικής επιχείρησης). Εξωτερικά θα πρέπει να καθοριστούν τα όρια με βάση τους όρους συμμετοχής. Ενσωμάτωση και όχι περιορισμός των αποτελεσματικών πρακτικών και ενθάρρυνση και όχι περιορισμός των τεχνολογικών καινοτομιών. Ηλεκτρονικός συντονισμός και προσφορά υπηρεσιών στους καταναλωτές/ πελάτες (πρόσωπα ή οργανισμούς). Οι υπηρεσίες που προσφέρονται μπορεί να ναι ενημερωτικές ή συναλλακτικές. Οι ενημερωτικές υπηρεσίες μπορεί να προσφέρονται από συνεργαζόμενους ανταγωνιστές όχι όμως και οι συναλλακτικές υπηρεσίες, διότι η εμπειρία έχει αποδείξει ότι με τον τρόπο αυτό η εικονική επιχείρηση απλά θα δημιουργήσει ένα νέο κανάλι επιχειρήσεων που θα την ανταγωνίζονται στην απόκτηση των ίδιων της των πελατών. Ο ιδανικός αριθμός των συνεργατών είναι ίσος με τον αριθμό των διακριτών εξειδικευμένων υπηρεσιών που απαιτούνται για την υλοποίηση του στόχου της εικονικής επιχείρησης ή και μικρότερος, εφόσον μια επιχείρηση-μέλος προσφέρει περισσότερες των μια τέτοιων υπηρεσιών. Συνήθως ενεργοποιούνται σε κλάδους υψηλής τεχνολογίας εντάσεως πληροφορίας και κεφαλαίου. Σε αρκετές περιπτώσεις λόγω της μη σαφήνειας των ορίων υπάρχουν αλληλεπικαλύψεις αρμοδιοτήτων και λειτουργιών. Δημιουργία αξίας από μια επιχειρηματική ευκαιρία και όχι απλώς πρόσθεση αξίας. Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 18

19 Διευκολύνει διαδικασίες συνεχούς αναδόμησης, προκειμένου να προσαρμοστεί στις συνεχώς μεταβαλλόμενες συνθήκες του επιχειρηματικού περιβάλλοντος. 1.4 Το πλαίσιο δημιουργίας μιας εικονικής επιχείρησης πλατφόρμας ENET- VES Η δημιουργία κάθε εικονικής επιχείρησης πραγματοποιείται υπό διαφορετικές επιχειρηματικές συνθήκες και με διαφορετικές προϋποθέσεις και γι αυτό παρουσιάζει κάποια ιδιαίτερα χαρακτηριστικά. Υπάρχουν τρία κύρια πλαίσια (ιδιαίτερες συνθήκες) δημιουργίας μιας εικονικής επιχείρησης: Μακροπρόθεσμη συνεργασία. Στην περίπτωση αυτή οι επιχειρήσεις συγκροτούν μια μακροπρόθεσμη συνεργασία στα πλαίσια της οποίας λαμβάνουν χώρα οι διάφορες επιμέρους αλλαγές σε διαδικασίες και τρόπο συνεργασίας, προκειμένου να εκμεταλλευθεί η εικονική επιχείρηση τις εκάστοτε ανακύπτουσες επιχειρηματικές ευκαιρίες. Στα πλαίσια αυτά υπάρχει περιθώριο για περισσότερη δαπάνη σε χρόνο και χρήματα, δεδομένης της μακροχρόνιας προοπτικής απόδοσης της επένδυσης (περίπτωση Α στην Εικόνα2) Βραχυπρόθεσμη συνεργασία σε κατάλληλο τομέα. Πρόκειται για την περίπτωση εκείνη κατά την οποία όλα τα μέλη ενός ειδικού τομέα της οικονομίας έχουν τα ίδια ή συμβατά εργαλεία, επιχειρηματική κουλτούρα και πρακτικές και είναι πολύ εύκολος ο σχηματισμός μιας εικονικής επιχείρησης ακόμη και για μια μεμονωμένη, σύντομη επιχειρηματική ευκαιρία (περίπτωση Γ στην Εικόνα 2). Βραχυπρόθεσμη συνεργασία. Αφορά σε όλες τις άλλες περιπτώσεις κατά τις οποίες δεν υπάρχει εξασφαλισμένη συμβατότητα μεταξύ των παικτών του κλάδου. Στην περίπτωση αυτή η κατάσταση είναι πολύ κρίσιμη. Ειδικά όταν τα χρονικό περιθώριο της επιχειρηματικής ευκαιρίας είναι πολύ μικρό, είναι απαραίτητο να βρεθούν οι κατάλληλοι συνεργάτες πολύ σύντομα και θα πρέπει να είναι έτοιμοι να συμμετάσχουν σε μια τέτοια συνεργασία. Αυτή η ετοιμότητα περιλαμβάνει κοινές διαλειτουργικές υποδομές, κοινούς κανόνες λειτουργίας και κοινές συμφωνίες συνεργασίας. Όλα αυτά δεν είναι έτοιμα από πριν και θα πρέπει οι μέλλοντες συνεργάτες να είναι κατάλληλα προετοιμασμένοι. Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 19

20 Εικόνα 2:Τα πλαίσια δημιουργίας μιας εικονικής επιχείρησης στην πλατφόρμα ENET- VES 1.5 Βασικές λειτουργικές απαιτήσεις της ψηφιακής πλατφόρμας Η λειτουργική αρχιτεκτονική ενός συστήματος παρουσιάζει τις βασικές δυνατότητες του συστήματος σχετικά με την επεξεργασία και τη διαχείριση της πληροφορίας. Η περιγραφή του τρόπου επεξεργασίας και διαχείρισης της πληροφορίας και των εμπλεκομένων οντοτήτων δίνει την εικόνα του ολοκληρωμένου συστήματος και επομένως μετατρέπει την εικόνα του «μαύρου κουτιού» σε σύνολο λειτουργιών και χαρακτηριστικών ικανών να καλύψουν τις απαιτούμενες προδιαγραφές. Στα πλαίσια αυτά, τα βασικά χαρακτηριστικά που καλείται να περιέχει η Ψηφιακή Πλατφόρμα είναι: Καλαίσθητη εικαστική παρουσίαση του περιεχομένου. Ευκολία ανανέωσης και γρήγορη παρουσίαση των πληροφοριών. Δυνατότητα υποστήριξης πολλαπλών γλωσσών (π.χ. Ελληνικής, Αγγλικής) στο λογισμικό διαχείρισης του portal. Κατανοητό σύστημα πλοήγησης και θεματολογίας. Ευέλικτη αναζήτηση στο περιεχόμενο (από πολλαπλές, δομημένες και αδόμητες πηγές) της πύλης βάσει πολλαπλών κριτηρίων πληροφοριών (λέξεις κλειδιά, κείμενο, ημερομηνία κλπ.). Αλληλεπίδραση με τους χρήστες Διάθεση χάρτη του δικτυακού τόπου (site map), ο οποίος παρουσιάζει τη δομή του portal, ώστε να μπορεί ο επισκέπτης να δει τι περιέχει κάθε ενότητα, και να πλοηγείται γρήγορα και εύκολα. O χάρτης θα ενημερώνεται δυναμικά κάθε φορά που εισάγεται νέο περιεχόμενο. Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 20

21 Αναγνώριση των χρηστών και ασφαλής αλληλεπίδραση με το περιεχόμενο και τις υπηρεσίες της πύλης. Θα είναι δυνατό να υπάρχει διαβαθμισμένο περιεχόμενο, στο οποίο οι χρήστες δεν θα έχουν πρόσβαση αν δεν έχουν τα κατάλληλα δικαιώματα. Επεκτασιμότητα (Scalability): ικανότητα δυναμικής ικανοποίησης πρόσθετων απαιτήσεων χωρίς διακοπή της κανονικής λειτουργίας του συστήματος. Ασφάλεια: προστασία από κινδύνους, ιούς, παραβίαση πρόσβασης, δημοσίευση μη ελεγμένων πληροφοριών. Υποστήριξη ανοιχτών προτύπων: εξασφάλιση της βιωσιμότητας και της μελλοντικής επέκτασης της πλατφόρμας. Λογισμικό Ανοικτού Κώδικα για όλα τα υποσυστήματα της εφαρμογής. Ενοποιημένη αρχιτεκτονική: Αποφυγή προβλημάτων και κόστους ενοποίησης μεταξύ των στοιχείων λογισμικού που απαρτίζουν την υποδομή της πλατφόρμας. Διαχείριση όλων των τύπων δεδομένων: Η Βάση Δεδομένων θα υποστηρίζει όλους τους καθιερωμένους τύπους σχεσιακών δεδομένων. Είναι εύκολα αναβαθμίσιμη. Δυνατότητες online backup και recovery. Αξιοπιστία, διασφαλίζοντας την ομαλή καθημερινή λειτουργία των εφαρμογών, με τη χρήση τεχνικών που εγγυώνται την ορθότητα των δεδομένων τα οποία διαχειρίζεται και διανέμει σε αυτόνομο ή σε κατανεμημένο περιβάλλον εργασίας. Προστασία των προσωπικών δεδομένων κατά την αποθήκευση, πρόσβαση και επεξεργασία τους στη Βάση Δεδομένων, καθώς και εξελιγμένα χαρακτηριστικά διαχείρισης χρηστών και των δικαιωμάτων τους. Διαπίστευση χρηστών με τη χρήση username και password τα οποία μπορούν να αποθηκευτούν στη Βάση Δεδομένων. Δυνατότητες κεντρικής διαχείρισης πολιτικών ασφάλειας, καθώς επίσης και των χρηστών και των δικαιωμάτων τους και υποστήριξη πολύ μεγάλου αριθμού χρηστών. Ευκολία διαχείρισης της Βάσης Δεδομένων. Δυνατότητα υποστήριξης των πιο διαδεδομένων προγραμμάτων πλοήγησης Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 21

22 Επιγραμματικά η σχεδίαση της ψηφιακής πλατφόρμας εστιάζει στην απόδοση, την χρηστικότητα, την ασφάλεια, την νομιμότητα, τον σεβασμό της ιδιωτικότητας, στην ευελιξία όσον αφορά την δυνατότητα συντήρησης και την φορητότητα (την δυνατότητα εκτέλεσης σε διαφορετικά περιβάλλοντα λειτουργικά συστήματα & βάσεις δεδομένων) Η υπό ανάπτυξη ψηφιακή πλατφόρμα θα περιλαμβάνει υπηρεσίες και εφαρμογές οι οποίες θα είναι προσβάσιμες στον χρήστη μέσω μιας κοινής διαδικτυακής πύλης, από όπου ο τελικός χρήστης θα μπορεί να επιλέγει την υπηρεσία την οποία θα θέλει να χρησιμοποιήσει τη δεδομένη στιγμή. Οι γενικές αρχές που θα πρέπει να διέπουν το σύνολο του πληροφοριακού συστήματος της σε λειτουργικό και τεχνολογικό επίπεδο περιλαμβάνουν: 1. Συστήματα «ανοικτής» αρχιτεκτονικής (open architecture), δηλαδή ανεξαρτησία από συγκεκριμένο προμηθευτή και χρήση προτύπων που θα διασφαλίζουν: Ομαλή συνεργασία και λειτουργία μεταξύ των επιμέρους λειτουργικών εφαρμογών και υποσυστημάτων του πληροφοριακού συστήματος Τη δικτυακή συνεργασία μεταξύ εφαρμογών ή/και συστημάτων τα οποία βρίσκονται σε διαφορετικά υπολογιστικά συστήματα 2. Αρθρωτή (modular) αρχιτεκτονική του πληροφοριακού συστήματος, ώστε να επιτρέπονται μελλοντικές επεκτάσεις και αντικαταστάσεις, ενσωματώσεις, αναβαθμίσεις ή αλλαγές διακριτών τμημάτων λογισμικού ή εξοπλισμού 3. Αρχιτεκτονική Ν-tier για την ευελιξία της κατανομής του κόστους και φορτίου μεταξύκεντρικών συστημάτων και σταθμών εργασίας, για την αποδοτική εκμετάλλευση του δικτύου και την ευκολία στην επεκτασιμότητα 4. Λειτουργία των επιμέρους εφαρμογών, υποσυστημάτων και λύσεων που θα αποτελέσουν διακριτά τμήματα του πληροφοριακού συστήματος, σε ένα περιβάλλον, στο οποίο θα: επιτευχθεί η μεγαλύτερη δυνατή ομοιομορφίας στις διεπαφές μεταξύ των διαφόρων υποσυστημάτων και στον τρόπο εργασίας τους επιλεγούν κοινοί και φιλικοί τρόποι παρουσίασης, όσον αφορά τις διεπαφές των χρηστών με τις εφαρμογές διασφαλίζεται η επεκτασιμότητα του συστήματος 5. Χρήση συστημάτων διαχείρισης σχεσιακών βάσεων δεδομένων (RDBMS) για την ευκολία διαχείρισης μεγάλου όγκου δεδομένων, για τη δυνατότητα δημιουργίας εφαρμογών φιλικών Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 22

23 στον χρήστη, για την αυξημένη διαθεσιμότητα του συστήματος και για τη δυνατότητα ελέγχου των προσβάσεων στα δεδομένα. Θα πρέπει να διασφαλίζονται: Ανοικτό περιβάλλον ανάπτυξης εφαρμογών Ανοικτά τεκμηριωμένα και δημοσιευμένα συστήματα διεπαφής με προγράμματα τρίτων Τυποποιημένα πρωτόκολλα επικοινωνίας Ανοικτό περιβάλλον ως προς τη μεταφορά και ανταλλαγή δεδομένων με άλλα συστήματα Ανοικτό περιβάλλον ως προς την τεχνολογία της βάσης δεδομένων 6. Χρήση σουίτας εργαλείων ανάπτυξης, συντήρησης και διαχείρισης των εφαρμογών και των εργαλείων που θα χρησιμοποιηθούν, η οποία θα είναι συμβατή με την επιλεχθείσα βάση δεδομένων 7. Χρήση γραφικού περιβάλλοντος λειτουργίας του χρήστη με το σύστημα (GUI) για την αποδοτική χρήση των εφαρμογών και την ευκολία εκμάθησής τους 8. Ενσωμάτωση στα υποσυστήματα άμεσης υποστήριξης βοήθειας (online help) και οδηγιών προς τους χρήστες ανά διαδικασία ή και οθόνη. Μηνύματα λαθών, τα οποία θα παρουσιάζουν οι εφαρμογές στους τελικούς χρήστες (error messages), στην Ελληνική γλώσσα και ειδοποίηση των χρηστών με όρους οικείους προς αυτούς 9. Ικανοποίηση των παρακάτω απαιτήσεων σε σχέση με τις εφαρμογές που θα αναπτυχτούν: Πληρότητα των στοιχείων που αποθηκεύονται Ακεραιότητα και ασφάλεια των δεδομένων των εφαρμογών Σύνταξη τεχνικών εγχειριδίων του συστήματος και των εργαλείων διαχείρισης (system manuals), καθώς και λεπτομερή εγχειρίδια λειτουργίας του συστήματος (operation manuals) και υποστήριξης των χρηστών (user manuals) Τεκμηρίωση του συστήματος μέσω της αναλυτικής περιγραφής της βάσης δεδομένων και των εφαρμογών Ύπαρξη βοηθητικών προγραμμάτων για την εξαγωγή όλων των στοιχείων των εφαρμογών από τη βάση δεδομένων και την εισαγωγή εξωτερικών στοιχείων συγκεκριμένης δομής. Πρόβλεψη για εξαγωγή δεδομένων με βάση την ημέρα εισαγωγής / τροποποίησης / διαγραφής και με βάση τον χρήστη. Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 23

24 10. Σχεδιασμός σύμφωνα με συγκεκριμένο θεσμικό πλαίσιο. Από το θεσμικό πλαίσιο θα καθοριστούν τα υποχρεωτικά στοιχεία και οι υποχρεωτικές λειτουργίες που πρέπει να διενεργούνται από τις εφαρμογές. Από την καθημερινή λειτουργία και τις ανάγκες των χρηστών των εφαρμογών μπορεί να προκύψει η ανάγκη επέκτασης με επιπλέον δεδομένα και λειτουργίες, φυσικά αν επιτρέπεται από το θεσμικό πλαίσιο. Στη βάση αυτή είναι απαραίτητη η επικαιροποίηση της εφαρμογής όποτε αλλάξει το θεσμικό πλαίσιο 11. Ελεγχόμενη και διαβαθμισμένη πρόσβαση στο πληροφοριακό σύστημα Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 24

25 2 ΒΑΣΙΚΑ ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ & ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΣ 2.1 Υποσύστημα Διαχείρισης Περιεχομένου Το συγκεκριμένο web-based υποσύστημα θα υποστηρίζει τη διαχείριση όλων των θεματικών περιοχών του Δικτυακού Τόπου. Θα επιτρέπει την ταυτόχρονη πρόσβαση πολλαπλών χρηστών (multi user), οι οποίοι θα μπορούν να χρησιμοποιούν την εφαρμογή από διαφορετικούς σταθμούς εργασίας. Τα βασικότερα από τα χαρακτηριστικά που θα ενσωματώνει είναι τα ακόλουθα: Εύχρηστο, γραφικό περιβάλλον διεπαφής. Ανάρτηση στατικού και δυναμικού περιεχομένου. Δυνατότητα δημιουργίας / δημοσίευσης περιεχομένου σε intranet, Internet. Υποστήριξη των ηλεκτρονικών υπηρεσιών συναλλαγών, επιπέδου 1 και 2. Προεγκατεστημένα πρότυπα (templates) - παράμετροι για τη γραφιστική απεικόνιση των σελίδων και του περιεχομένου της Πύλης. Δυνατότητα εγκατάστασης νέων προτύπων. Παραμετροποιήσιμος ορισμός περιοχών παρουσίασης περιεχομένου (display areas). Κάθε σελίδα της πύλης πρέπει να μπορεί να χωρίζεται σε πολλαπλούς τομείς (regions) και σε καθέναν από αυτούς να μπορούν να ενσωματωθούν πολλαπλές επιμέρους πληροφορίες/ εφαρμογές (portlets). Ευκολία ανανέωσης και γενικότερης διαχείρισης περιεχομένου μέσω ενός απλού φυλλομετρητή και χωρίς την ύπαρξη ειδικού επιπρόσθετου λογισμικού, μέσω εξειδικευμένου εργαλείου (WYSIWYG HTML Editor) με τη χρήση του οποίου ο χρήστης θα μπορεί διαμορφώσει κατάλληλα την εκάστοτε ιστοσελίδα του τελικού περιεχομένου, μέσα από ένα γραφικό περιβάλλον, χωρίς να απαιτείται καθόλου προγραμματισμός. Ο editor θα υποστηρίζει λειτουργίες όπως διαχείριση διαφορετικών συμβολοσειρών και τρόπου συστοιχίας και εμφάνισης κειμένου, εισαγωγή και διαχείριση πινάκων, διαχείριση πολλαπλών εικόνων και συνδέσμων εντός του κειμένου. Θα παρέχεται η δυνατότητα προεπισκόπησης (preview) της ιστοσελίδας που δημιουργείται πριν αυτή δημοσιευτεί στο κεντρικό Portal. Όλα αυτά θα γίνονται μέσω εύχρηστων οδηγών (wizards), κατάλληλων ακόμα και για μη εξειδικευμένους χρήστες. Δυνατότητα διαχείρισης και επισύναψης αρχείων. Το περιεχόμενο θα μπορεί να συνοδεύεται από υλικό (αρχεία) προς επισύναψη. Το υποσύστημα θα ενσωματώσει ειδικό Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 25

26 εργαλείο για την κεντρική διαχείριση και αποθήκευση όλων των απαραίτητων αρχείων και multimedia περιεχομένου (αρχεία εικόνας, ήχου, video, κ.λπ.) που συνοδεύουν το περιεχόμενο, παρέχοντας τη δυνατότητα αποθήκευσης αρχείων και multimedia περιεχομένου όλων των τύπων (π.χ..doc,.txt.,.xls,.pdf,.zip,.mp3,.wav,.avi,.mpg κ.λπ.) σε έναν κεντρικό file server. Η επισύναψη θα συμπληρώνεται από την καταχώρηση metadata (content classification), με σκοπό την εύκολη ανάκτηση των αρχείων. Η ημερομηνία καταγραφής του περιεχομένου θα σημειώνεται αυτόματα στη βάση δεδομένων. Επιπλέον, θα παρέχεται δυνατότητα ομαδοποίησης των αρχείων ανά τύπο ή θεματική ενότητα, ενώ θα υποστηρίζεται και η διατήρηση διαφορετικών εκδόσεων ενός αρχείου. Η προσκόμιση (upload) και διάθεση (download) αρχείων θα είναι ελεγχόμενη βάσει ρόλων και χρηστών. Η πρόσβαση στα αρχεία θα γίνεται μέσω κατάλληλων συνδέσμων. Δυνατότητα κατηγοριοποίησης του περιεχομένου σε δυναμικό, ιεραρχικό κατάλογο και συσχέτισης ενός αντικειμένου με πολλές κατηγορίες του καταλόγου. Δυνατότητα πλήρους διαχείρισης των κατηγοριών (δημιουργία, διαγραφή, ενεργοποίηση και αναδιοργάνωση). Επιπλέον, δυνατότητα ταξινόμησης των αντικειμένων εντός των κατηγοριών. Κατανοητό σύστημα πλοήγησης και θεματολογίας. Ο χρήστης θα μπορεί να κινείται εύκολα ανάμεσα σε περιλήψεις του περιεχομένου και σε λεπτομερή και δομημένη ανάπτυξη αυτού. Λειτουργίες αναζήτησης και παρακολούθησης ενοτήτων που έχουν προστεθεί πρόσφατα, αναφορές συγκεκριμένων τύπων περιεχομένου κ.α. για τις υπεύθυνους ελέγχου του περιεχομένου. Δυνατότητα πλήρους συνεργασίας με το clipboard του client συστήματος ώστε να είναι δυνατή η εισαγωγή εγγράφων (ή μέρους αυτών) από τις εφαρμογές αυτοματισμού γραφείου στο CMS σύστημα μέσω copy paste ενεργειών. Υποστήριξη εναλλακτικών τρόπων πλοήγησης στην Πύλη. Η πλοήγηση στην Πύλη θα είναι ανεξάρτητη από το περιεχόμενο και θα υποστηρίζονται εναλλακτικοί μηχανισμοί για πρόσβαση στο ίδιο περιεχόμενο (μενού επιλογών, site map, κ.λπ.). Ο χρήστης θα γνωρίζει ανά πάσα στιγμή σε ποια ενότητα του συστήματος βρίσκεται, μέσω κατάλληλης ένδειξης της ακολουθούμενης διαδρομής. Σε διαδικασίες οι οποίες ολοκληρώνονται σε περισσότερα από ένα βήματα (οθόνες) θα υπάρχει σαφής παρουσίαση του συνόλου των βημάτων με κατάλληλη ένδειξη του τρέχοντος και διαφοροποίηση των ήδη ολοκληρωμένων, καθώς και δυνατότητα επιστροφής στα προηγούμενα. Δυνατότητα διαχείρισης πολυγλωσσικού περιεχομένου. Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 26

27 Δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης του ίδιου περιεχομένου σε διαφορετικά σημεία χωρίς την ανάγκη αντιγραφής του. Δυνατότητα σύνδεσης ηλεκτρονικών εγγράφων με τη Web σελίδα που θα εμφανίζεται στον εξωτερικό χρήστη ώστε να είναι δυνατή η μεταφορά και αποθήκευση του αρχείου στον Η/Υ του χρήστη. Δυνατότητα τήρησης του ιστορικού των μεταβολών επιλεγμένων στοιχείων. Θα τηρούνται τουλάχιστον τα στοιχεία: περιγραφή του στοιχείου που τροποποιήθηκε (π.χ. όνομα πεδίου), παλιά και νέα τιμή αυτού του στοιχείου και ημερομηνία τροποποίησης, η ταυτότητα του χρήστη που έκανε την τροποποίηση. Δυνατότητα διαχείρισης διαφορετικών εκδόσεων περιεχομένου (versioning). Σε όλα τα κείμενα που δημιουργούνται / τροποποιούνται γίνεται αυτόματη ανάθεση αριθμού έκδοσης (auto versioning). Οι διαφορετικές εκδόσεις συνθέτουν το ιστορικό το οποίο είναι προσβάσιμο οποιαδήποτε στιγμή. Το versioning αφορά τόσο στο περιεχόμενο που θα εμφανίζεται με τη μορφή σελίδων όσο και στα συνοδευτικά αρχεία - έγγραφα. Δυνατότητα επιστροφής σε προηγούμενη κατάσταση (rollback). Ελεγχόμενη, διαβαθμισμένη πρόσβαση βάσει ρόλων και χρηστών. Κάθε χρήστης θα είναι υπεύθυνος για συγκεκριμένες ενότητες των οποίων το περιεχόμενο θα διαχειρίζεται. Δυνατότητα σύνδεσης εξωτερικών κλειστών ομάδων χρηστών με αντίστοιχα δικαιώματα πρόσβασης (extranet), ώστε να παρέχεται η δυνατότητα ελεγχόμενης εισαγωγής και επεξεργασίας περιεχομένων. Ελεγχόμενη δημοσίευση περιεχομένου και από επισκέπτες (ο επισκέπτης θα μπορεί να αποθηκεύει / τοποθετεί περιεχόμενο στο σύστημα, αλλά η δημοσίευση θα γίνεται από προκαθορισμένους χρήστες του συστήματος). Δυνατότητα καθορισμού με δηλωτικό τρόπο του κύκλου ζωής (life cycle) κάθε κατηγορίας περιεχομένου (χρονικός καθορισμός δημοσιοποίησης, απόσυρσης, απομάκρυνσης, επαναδημοσίευσης). Δυνατότητα καθορισμού αντιπροσώπου ώστε σε περίπτωση απουσίας του χρήστη να κατευθύνονται οι ανατιθέμενες εργασίες στον αντιπρόσωπο προς υλοποίηση. Το παραγόμενο περιεχόμενο και οποιαδήποτε συνοδευτική πληροφορία θα αποθηκεύονται στη σχεσιακή βάση δεδομένων, με εξαίρεση τα επισυναπτόμενα αρχεία που θα αποθηκεύονται στο σύστημα αρχείων. Οι συνοδευτικές πληροφορίες των επισυναπτόμενων αρχείων θα αποθηκεύονται και αυτές στη βάση δεδομένων. Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 27

28 Δυνατότητα απενεργοποίησης πληροφοριών ώστε να μην εμφανίζονται στο δημόσιο τμήμα της πύλης, αλλά να παραμένουν καταχωρημένες στη βάση δεδομένων και να μπορούν οποιαδήποτε στιγμή να ενεργοποιηθούν εκ νέου. Αντίστοιχη δυνατότητα ενεργοποίησης / απενεργοποίησης θα υπάρχει και για τις υποστηριζόμενες υπηρεσίες. Δυνατότητα αυτόματης ειδοποίησης συγκεκριμένου χρήση για σε περίπτωση χρήση εσφαλμένων URL's. Δυνατότητα ειδοποίησης χρηστών και μέσω , σε περίπτωση ανάθεσης εργασίας προς υλοποίηση Δυνατότητα ορισμού προτύπων (templates & masks) για την ευκολότερη και γρηγορότερη εισαγωγή δεδομένων. Δυνατότητα εισαγωγής δεδομένων σε τυποποιημένα πεδία π.χ. αρμόδια υπηρεσία, τηλέφωνα επικοινωνίας κλπ. Βοηθητικά προγράμματα για την εισαγωγή / εξωτερικών όλων των στοιχείων των εφαρμογών από / προς τη βάση δεδομένων προς / από αρχεία προκαθορισμένης δομής (.csv,.txt,.xml, αρχεία outlook, κ.λπ.). Δυνατότητα εξαγωγής δεδομένων βάσει ημερομηνίας εισαγωγής / τροποποίησης / διαγραφής (απόλυτη ημερομηνία ή διάστημα) ή / και βάσει του χρήστη που εκτέλεσε την ενέργεια. Προαιρετική εφαρμογή διαδικασίας ανάθεσης εργασίας, ελέγχου και αποδοχής περιεχόμενου. Έλεγχος της διαδικασίας μέσω ειδοποιήσεων (notifications) που θα αποστέλλονται μέσω . Εξατομίκευση. Το portal θα έχει τη δυνατότητα να παρουσιάζει σε κάθε χρήστη διαφορετικό περιεχόµενο ανάλογα µε την ιδιότητά του (π.χ. στοιχεία του προφίλ του, ασχολίες) ή την ομάδα στην οποία ανήκει ή τις προτιμήσεις του. Ο χρήστης θα μπορεί να προσαρμόσει το Portal στις δικές του προτιμήσεις (εμφάνιση σελίδων, σειρά εμφάνισης περιεχομένου και εφαρμογών κλπ). Tο περιεχόµενο για τον κάθε χρηστή ή ομάδα θα παράγεται χωρίς να χρειάζεται να δημιουργηθούν ξεχωριστές σελίδες. Διαχείριση διευθύνσεων για την κατηγοριοποιημένη και δομημένη προβολή των στοιχείων επικοινωνίας (με βάση την οργανωτική δομή) των υπαλλήλων των διαφόρων τμημάτων. 2.2 Υποσύστημα Διαχείρισης Νέων και Ανακοινώσεων Μέσω του συστήματος αυτού θα δημοσιοποιούνται ενδιαφέρουσες ανακοινώσεις και νέα. Κάθε ανακοίνωση θα περιλαμβάνει τίτλο και περιεχόμενο, ενώ θα υπάρχει και η δυνατότητα επισύναψης Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 28

29 ενός ή περισσότερων συσχετιζόμενων αρχείων. Οι ανακοινώσεις θα ομαδοποιούνται σε κατηγορίες, οι οποίες θα είναι πλήρως επεξεργάσιμες από το υπεύθυνο χρήστη (δηλ. θα μπορεί να ορίσει νέες κατηγορίες και να επεξεργαστεί τις υπάρχουσες δεν θα υπάρχει περιορισμός μόνο στις προαναφερθείσες θεματικές ενότητες). Ταξινόμηση θα υποστηρίζεται τόσο σε επίπεδο κατηγοριών, όσο και σε επίπεδο ανακοινώσεων εντός μιας κατηγορίας. Οι πιο πρόσφατες ανακοινώσεις θα εμφανίζονται στην αρχική σελίδα του δικτυακού τόπου, ενώ οι υπόλοιπες θα εμφανίζονται σε ξεχωριστή σελίδα. Ωστόσο, θα μπορούν να επιλεχθούν ανακοινώσεις προς εμφάνιση στην αρχική σελίδα ανεξάρτητα από την ημερομηνία δημοσίευσης τους. Με τον τρόπο αυτό θα μπορούν να προβάλλονται ιδιαιτέρως ανακοινώσεις βαρύνουσας σημασίας. Επιπλέον, θα παρέχεται δυνατότητα εισαγωγής περιεχομένου από άλλα sites μέσω RSS-Feed σε όλες τις σελίδες της πύλης, αλλά και δυνατότητα δημιουργίας και διαχείρισης πολλαπλών καναλιών RSS-Feed, για την μετάδοση συνεχώς ενημερωνόμενου πληροφοριακού περιεχομένου από επιλεγμένες ενότητες της πύλης. Η εισαγωγή, τροποποίηση και διαγραφή ανακοινώσεων, καθώς και η επιλογή των ανακοινώσεων που εμφανίζονται στη πρώτη σελίδα θα γίνεται από κατάλληλα εξουσιοδοτημένους χρήστες. Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 29

30 Τροποποίηση Ανακοίνωσης Εισαγωγή Γεγονότων (Εκδηλώσεων) στο Ημερολόγιο Portlets Ανακοινώσεων και Ημερολογίου Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 30

31 2.3 Υποσύστημα Διαχείρισης Χρηστών (εσωτερικών & εξωτερικών) Όπως έχει ήδη αναφερθεί, η χρήση του συστήματος θα είναι ελεγχόμενη βάσει ρόλων, οι οποίοι θα έχουν συγκεκριμένα δικαιώματα ώστε να ελέγχεται η πρόσβαση στις επιμέρους εφαρμογές και στο περιεχόμενο της Πύλης (δυναμικές σελίδες και αρχεία). Ένας χρήστης που συνδέεται με ένα ρόλο αυτόματα «κληρονομεί» όλα τα δικαιώματα που έχουν ανατεθεί στο συγκεκριμένο ρόλο. Κάθε χρήστης του συστήματος (εσωτερικός και εξωτερικός) όταν συνδέεται στο σύστημα, θα βλέπει πληροφορίες όπως ο ρόλος και το ονοματεπώνυμο, ενώ θα έχει άμεση πρόσβαση και στο σύνολο των προσωπικών του στοιχείων προς προβολή / ενημέρωση. Σε συγκεκριμένες ενότητες της πύλης η πρόσβαση θα είναι ελεύθερη και δεν θα απαιτεί την πιστοποίηση του χρήστη. Η διαχείριση χρηστών αφορά στους εσωτερικούς (επιχειρησιακούς χρήστες), αλλά και στους εξωτερικούς χρήστες (αποδέκτες των υπηρεσιών): Εγγραφή Εσωτερικών Χρηστών: Η εισαγωγή χρηστών θα γίνεται είτε από το διαχειριστή, είτε μέσω της διαδικασίας του self-registration (εγγραφή του ίδιο του χρήστη) και την μετέπειτα ενεργοποίησή του από το διαχειριστή. Η επιτυχημένη εισαγωγή ενός χρήστη στο σύστημα μεταξύ των άλλων συνεπάγεται και την απόκτηση ενός μοναδικού διακριτικού (username) και κωδικού πρόσβασης (password) τα οποία θα δημιουργούνται αυτόματα από το σύστημα ή θα ορίζονται από τον ίδιο το χρήστη με βάση κάποιους αυστηρούς κανόνες (π.χ. ελάχιστο πλήθος χαρακτήρων, μοναδικότητα διακριτικού, διαφοροποίηση συνθηματικού από λοιπά προσωπικά στοιχεία όπως όνομα, επώνυμο και διακριτικό). Κάθε φυσικό πρόσωπο θα καταχωρείται μόνο μία φορά, με ένα μόνο διακριτικό ανεξάρτητα από το πλήθος των ρόλων με τους οποίους είναι συνδεδεμένο. Το σύστημα θα αρχικοποιηθεί απαραίτητα με ένα χρήστη που θα είναι συνδεδεμένος με το ρόλο του γενικού διαχειριστή (υπεύθυνος για τη συνολική διαχείριση του συστήματος, συμπεριλαμβανομένης και της διαχείρισης χρηστών). Εγγραφή Εξωτερικών Χρηστών: Ο ενδιαφερόμενος θα μπορεί να κάνει αίτηση για κωδικούς πρόσβασης με διάφορους τρόπους: Όλες οι αιτήσεις για κωδικό πρόσβασης θα καταγράφονται απ ευθείας στην κεντρική Βάση Δεδομένων και θα ελέγχονται μέσω Διαδικτύου από τον αρμόδιο Διαχειριστή, ανεξάρτητα που έχουν κατατεθεί. Σε κάθε αίτηση (εγγραφής) θα αποδίδεται μοναδικός αριθμός που θα «χαρακτηρίζει» το συναλλασσόμενο σε όλες τις συναλλαγές του. Ο Διαχειριστής θα κάνει τους απαραίτητους ελέγχους και θα εκδίδει μέσα από το υποσύστημα αριθμητικό κωδικό Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 31

32 PIN, ο οποίος θα είναι ενιαίος για τις υπηρεσίες μέσω Διαδικτύου. Οι κωδικοί που θα εκδίδει ο Διαχειριστής θα αποθηκεύονται στον Database Server, όπου θα γίνεται και ο έλεγχος της πρόσβασης των πολιτών. Όταν η αίτηση γίνεται On-line μέσω Διαδικτύου, ο κωδικός θα στέλνεται στον αιτούντα με . Ο πολίτης θα μπορεί μέσω Διαδικτύου να αλλάζει όποτε επιθυμεί τον κωδικό πρόσβασής του, ενώ θα υποστηρίζεται και λειτουργία επανέκδοσης κωδικού. Κάθε φορά που κάποιος χρήστης επιθυμεί να τροποποιήσει τα προσωπικά του στοιχεία θα πρέπει να πρώτα πιστοποιείται από το σύστημα. Αφού είναι πιστοποιημένος, θα μπορεί να εκτελέσει όποια ενέργεια επιθυμεί από τις διαθέσιμες χωρίς να χρειάζεται να ξαναδώσει το όνομά του και τον κωδικό του (single sign-on). Ο συναλλασσόμενος θα έχει επιπλέον τη δυνατότητα να επιλέγει και να αποθηκεύει στο προφίλ του υπηρεσίες που είναι οι πιο σημαντικές γι αυτόν ώστε να έχει άμεση πρόσβαση. Η διαχείριση των δικαιωμάτων πρόσβασης θα γίνεται από το γενικό διαχειριστή του συστήματος, ο οποίος θα έχει τη δυνατότητα να εισάγει χρήστες και να καθορίσει τα δικαιώματα αυτών αναθέτοντάς τους έναν ή περισσότερους ρόλους μέσω κατάλληλης κεντρικής κονσόλας διαχείρισης η οποία θα είναι προσπελάσιμη, όπως και το σύνολο της εφαρμογής, μέσω web (remote control) και θα παρουσιάζει τα στοιχεία διακριτά ανά χρήστη, ανά ρόλο, ανά εφαρμογή και σε επίπεδο ομάδας περιεχομένου. Πιο συγκεκριμένα, η διαχείριση των δικαιωμάτων πρόσβασης θα παρέχει τις εξής λειτουργίες: Μηχανισμός πολυεπίπεδου ορισμού και διαχείρισης δικαιωμάτων πρόσβασης για κάθε κατηγορία χρηστών και ρόλων ώστε να διευκολύνεται η διαβαθμισμένη πρόσβαση στα επιμέρους υποσυστήματα και στο περιεχόμενο της Πύλης. Συγκεκριμένα: Διαχείριση των κωδικών πρόσβασης σε επίπεδο χρήστη με δυνατότητες ενεργοποίησης / απενεργοποίησης λογαριασμών, αλλαγής κωδικών πρόσβασης, κτλ. Διαχείριση του προφίλ των χρηστών με δυνατότητες αλλαγής των πεδίων που συνθέτουν το προφίλ. Ορισμός δικαιωμάτων πρόσβασης και εξουσιοδοτήσεων για κάθε χρήστη ξεχωριστά αλλά και για διακριτές ομάδες χρηστών (user groups). Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 32

33 2.4 Εφαρμογή Συζητήσεων μεταξύ των Χρηστών Το σύστημα θα παρέχει τη δυνατότητα ανταλλαγής απόψεων μεταξύ των χρηστών. Οι χρήστες θα μπορούν να συμμετέχουν σε διάφορες «Περιοχές Διαλόγου», στις οποίες θα γίνονται συζητήσεις πάνω σε διαφορετικά και διακριτά θεματικά πεδία. Το σύστημα θα παρέχει τη δυνατότητα δημιουργίας fora συζητήσεων που θα συνδέονται με συγκεκριμένες οντότητε,. Η διαχείριση / έλεγχος ενός forum αποτελεί υπευθυνότητα του χρήστη που το δημιούργησε ή άλλων χρηστών στους οποίους έχει ανατεθεί (από τον δημιουργό του forum) το συγκεκριμένο καθήκον. Διαχειριστικά δικαιώματα στο σύνολο των forums έχει ο γενικός διαχειριστής του συστήματος. Ειδικά, ο διαχειριστής μπορεί επιπλέον να: δημιουργήσει θεματικές ενότητες και να ενσωματώσει περιγραφές για το περιεχόμενο της κάθε ενότητας, αποδώσει δικαιώματα πρόσβασης σε διαφορετικές κατηγορίες χρηστών, αποκλείσει την πρόσβαση σε έναν χρήστη (ή ομάδα χρηστών) από μία ή περισσότερες θεματικές ενότητες των fora, ενεργοποιήσει ή απενεργοποιήσει κάποιο θέμα (οι χρήστες μπορούν να δουν τα μη ενεργά θέματα άλλα δεν μπορούν να δημοσιεύσουν νέο μήνυμα κάτω από μη ενεργό θέμα), διαγράψει μηνύματα, θέματα ή ολόκληρες θεματικές ενότητες, να δει ιστορικό των δημοσιεύσεων τόσο του ιδίου όσο και των άλλων χρηστών. Ο χρήστης έχει πρόσβαση στα θέματα και τα μηνύματα των ενοτήτων στις οποίες έχει σχετικά δικαιώματα, αλλά και το ιστορικό των δημοσιεύσεων τόσο του ιδίου όσο και των άλλων χρηστών. Περιοχή Συζητήσεων Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 33

34 2.5 Μηχανισμός Chat Θα υποστηρίζει τη σύγχρονη (σε πραγματικό χρόνο) επικοινωνία μεταξύ των χρηστών που βρίσκονται online στο σύστημα, παρέχοντας τη δυνατότητα άμεσης επίλυσης προβλημάτων, αλλά και ανταλλαγής ιδεών μεταξύ επισκεπτών μελών. Θα υποστηρίζει την ελληνική και αγγλική γλώσσα, την δυνατότητα αποστολής και λήψης συνημμένων αρχείων διαφόρων μορφών 2.6 Υποσύστημα αναζήτησης πληροφοριών για επιχειρήσεις Θα παρέχεται μηχανισμός αναζήτησης, απλός (γρήγορος) και προχωρημένος (advanced). Ο απλός μηχανισμός θα δίνει τη δυνατότητα εντοπισμού υλικού συναφούς με τις επιχειρήσεις της πλατφόρμας με βάση οποιαδήποτε λέξη ή φράση περιέχεται στο κείμενό τους, ενώ ο σύνθετος θα παρέχει τη δυνατότητα εντοπισμού υλικού με βάση οποιαδήποτε λέξη ή φράση που περιέχεται στο κείμενο, τον τίτλο, την περίληψη, τις λέξεις κλειδιά, ημερομηνίες, καθώς και το λεξικό των όρων που χρησιμοποιούνται για τον χαρακτηρισμό του υλικού. Ο μηχανισμός θα περιλαμβάνει διεπαφές για την εισαγωγή παραμέτρων αναζήτησης, την επιλογή του τρόπου παρουσίασης των αποτελεσμάτων και την μετάβαση στο αντίστοιχο περιεχόμενο. Επιπλέον, θα υπάρχει δυνατότητα δημιουργίας προκαθορισμένων ερωτήσεων (φίλτρων) για τακτική και περιοδική χρήση και ρύθμιση του τρόπου και του χρόνου εκτέλεσης αυτών. Οι σελίδες και τα έγγραφα της πύλης θα παρουσιάζονται στο χρήστη, μόνο εφόσον εκείνος διαθέτει τα κατάλληλα δικαιώματα πρόσβασης. Η φόρμα αναζήτησης περιεχομένου θα είναι διαθέσιμη σε όλες τις ιστοσελίδες του δικτυακού τόπου, σε εμφανή σημείο. Αναλυτικά Χαρακτηριστικά: Αναζήτηση σε όλο το περιεχόμενο της πύλης: δυναμικές σελίδες, έγγραφα που είναι διαθέσιμα (.doc,.pdf, κ.λπ.) αλλά και μηνύματα στους χώρους συζητήσεις (discussion fora). Δυνατότητα επιλογής αριθμού αποτελεσμάτων ανά σελίδα. Τα αποτελέσματα θα περιλαμβάνουν ημερομηνία, τύπο, συγγραφέα (εάν υπάρχει) και συντελεστή σχετικότητας. Επίσης, μπορούν να ταξινομηθούν με οποιοδήποτε από τα παραπάνω στοιχεία. Ομαδοποίηση αποτελεσμάτων που προέρχονται από το ίδιο site, index, κ.λπ. Τονισμός (highlighting) των επιτυχημένων, στα αποτελέσματα της αναζήτησης, όρων. Δυνατότητες αναζήτησης με λογικούς όρους (AND, OR, NOT κ.λπ.). Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 34

35 Υποστήριξη της ελληνικής (με χειρισμό πτώσεων, κλίσεων, τονισμού, κ.λπ.) και της Αγγλικής γλώσσας. Δυνατότητα ορισμού ενός ή περισσότερων κριτηρίων σύνθετης αναζήτησης multicriteria search (π.χ. λέξεις ή φράσεις, τύπος αποτελέσματος, ημερομηνία, συγγραφέας, κ.λπ.). Αναζήτηση με ειδικούς χαρακτήρες WildCard. 2.7 Υποσύστημα διαχείρισης ερωτημάτων (FAQ) Το Help Desk είναι ένα εργαλείο για τη διαχείριση των αιτημάτων που υποβάλλονται από τους χρήστες της πύλης. Ο χρήστης της πύλης συμπληρώνει μια πρότυπη φόρμα υποβολής αιτήματος με τα βασικά στοιχεία επικοινωνίας του και το αίτημα/ ερώτημά του. Παράλληλα επιλέγει την θεματική κατηγορία στην οποία ανήκει το αίτημα/ ερώτημα από τις πρότυπες θεματικές κατηγορίες που έχει προσδιορίσει ο εσωτερικός χρήστης του συστήματος, για την αποδοτικότερη οργάνωση των αιτημάτων. Το αίτημα αποστέλλεται και καταγράφεται στο σύστημα ως «Νέο Αίτημα/ Ερώτημα». Ο υπεύθυνος εσωτερικός χρήστης, μέσω κατάλληλης διεπαφής, βλέπει τα νέα αλλά και τα υπάρχοντα αιτήματα, τα επεξεργάζεται και συμπληρώνει απαντήσεις. Η απάντηση αποστέλλεται αυτόματα μέσω στον παραλήπτη. Τροποποίηση Ερώτησης (FAQ) Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 35

36 Οι συχνότερα υποβαλλόμενες ερωτήσεις μέσω του Help Desk και οι απαντήσεις τους θα δημοσιοποιούνται σε κατάλληλη τοποθεσία της πύλης (FAQ). Τα συχνά ερωτήματα θα κατηγοριοποιούνται κάτω από θεματικές ενότητες. Το σύστημα θα παράγει αυτόματα πίνακα περιεχομένων του FAQ με βάση τις καθορισμένες ενότητες. Ο υπεύθυνος εσωτερικός χρήστης θα μπορεί να συλλέγει και τα ερωτήματα που υποβάλλονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να τα καταχωρεί σε αυτά του Help Desk (και κατ επέκταση και στις Συχνές Ερωτήσεις). 2.8 Μηχανισμός Ενημερωτικών Δελτίων Πρόκειται για ένα χρήσιμο εργαλείο που θα υποστηρίζει τη μαζική αποστολή ενημερωτικών δελτίων σε χρήστες της υπηρεσίας που έχουν εκδηλώσει σχετικό ενδιαφέρον (δηλ. δηλωμένοι συνδρομητές κατόπιν δικής τους αίτησης). Τα ενημερωτικά δελτία θα περιλαμβάνουν νέα και ανακοινώσεις, με παράλληλη δυνατότητα σύνδεσής τους στη Διαδικτυακή Πύλη για περισσότερες πληροφορίες. Επιπλέον, θα υπάρχει δυνατότητα αποστολής δελτίων με πληροφορίες από άλλες θεματικές ενότητες (αθλητικές & πολιτιστικές εκδηλώσεις, κ.λπ.). Ο χρήστης θα μπορεί να εγγραφεί, επιλέγοντας τις θεματικές κατηγορίες που τον ενδιαφέρουν ώστε να λαμβάνει μόνο εκείνα τα newsletters που αφορούν τις κατηγορίες αυτές. Επιπλέον, θα έχει τη δυνατότητα να επιλέξει ανάμεσα σε έκδοση μόνο κειμένου (text only) ή σε έκδοση του newsletter εμπλουτισμένη με επιπλέον γραφικά στοιχεία. Τέλος, ένας συνδρομητής θα μπορεί να διαγραφεί από τη λίστα οποιαδήποτε στιγμή επιθυμεί. Το περιεχόμενο των ενημερωτικών δελτίων θα μπορεί να δημιουργείται: αυτόματα (π.χ. συμπεριλαμβάνοντας τα τελευταία νέα ή κατά την προετοιμασία μιας ανακοίνωσης ο χρήστης να επιλέγει να την αποστείλει μέσω ή αποστολή του περιεχομένου μιας ολόκληρης σελίδας), εξ αρχής από το χρήστη, μέσω του rich-text editor (δυνατότητες μορφοποίησης κειμένου, συμπερίληψης εικόνων, κλπ). Ο διαχειριστής θα μπορεί να δημιουργεί διαφορετικές εκδόσεις newsletter για διαφορετικές ομάδες χρηστών. Τα ιστορικά newsletters θα καταχωρούνται σε ψηφιακό αρχείο το οποίο θα είναι προσβάσιμο μέσω του δικτυακού τόπου από τους χρήστες. Οι χρήστες θα μπορούν να πλοηγηθούν στα περιεχόμενα του ψηφιακού αρχείου και να αναζητούν προηγούμενες εκδόσεις newsletter, τα οποία θα βρίσκονται κατηγοριοποιημένα ανά ημερομηνία συγγραφής και ανά θεματικό περιεχόμενο. Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 36

37 Το συγκεκριμένο εργαλείο θα υποστηρίζει παράλληλα και τη δομημένη διαχείριση λιστών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, με δυνατότητες δημιουργίας νέας λίστας, αναζήτησης στις λίστες, εξαγωγή περιεχομένων σε αρχείο, κ.λπ. 2.9 Μηχανισμός Banners Θα παρέχεται δυνατότητα για διαχείριση banners. Τα banners θα μπορούν να συνδεθούν με συγκεκριμένες σελίδες ή με το σύνολο των σελίδων της πύλης. Επιπλέον, θα παρέχεται πρόσβαση σε μηχανισμούς έκδοσης στατιστικών στοιχείων και δημιουργίας αναλυτικών αναφορών, σχετικά με την «αποδοτικότητα» των banners Εφαρμογή Χρήσιμων Διευθύνσεων Μέσω του συγκεκριμένου υποσυστήματος, ο υπεύθυνος χρήστης θα έχει τη δυνατότητα να ορίζει συνδέσμους (links) προς σχετικούς δικτυακούς τόπους οι οποίοι θα εμφανίζονται συγκεντρωτικά σε συγκεκριμένα σημεία της πύλης. Για κάθε σύνδεσμο θα υπάρχει δυνατότητα καταχώρησης διευκρινιστικών πληροφοριών, όπως τίτλος, σύντομη περιγραφή, κ.τ.λ. Επιπλέον, θα παρέχονται δυνατότητες ομαδοποίησης των συνδέσμων σε δυναμικά οριζόμενες κατηγορίες, ταξινόμησης των κατηγοριών και των συνδέσμων εντός των κατηγοριών καθώς και δυνατότητα επιλογής των συνδέσμων που θα εμφανίζονται στην αρχική σελίδα. Τέλος, περιοδικά θα εκτελούνται αυτόματοι έλεγχοι οι οποίοι θα ελέγχουν την «εγκυρότητα» των συνδέσμων και θα απενεργοποιούν αυτόματα τους «σπασμένους» συνδέσμους Εφαρμογή Ημερολόγιου Οι χρήστες της δικτυακής πύλης θα έχουν πρόσβαση σε ένα ημερολόγιο όπου θα έχουν τη δυνατότητα να εισάγουν σημειώσεις (notes) για κάθε μέρα και εργασίες (tasks) που επιθυμούν να εκτελεστούν συγκεκριμένη ημερομηνία και ώρα. Για κάθε σημείωση θα μπορούν να ορίζουν σε ποιους επιπλέον χρήστες θα είναι ορατή (μεμονωμένους, ομάδες ή χρήστες που συνδέονται με συγκεκριμένους ρόλους) και τον εάν οι χρήστες θα ειδοποιηθούν κάποια προκαθορισμένη ώρα για τη σημείωση αυτή μέσω . Για κάθε εργασία θα υπάρχει δυνατότητα καθορισμού του χρονικού διαστήματος στο οποίο θα είναι ενεργή η εργασία αυτή, των χρηστών που εμπλέκονται στην διεκπεραίωσή της, των χρηστών που θα έχουν πρόσβαση στη σχετική πληροφορία καθώς και δυνατότητα υπενθύμισης. Οι χρήστες θα μπορούν να ενημερώνουν το σύστημα σχετικά με την Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 37

38 πορεία της εργασίας (σε εκκρεμότητα, ολοκληρωμένη, ημιτελής, κλπ). Οι εργασίες που είναι σε εκκρεμότητα συνθέτουν τη λίστα εκκρεμοτήτων, η οποία θα παρουσιάζεται ως διακριτό τμήμα της εφαρμογής. Θα υπάρχουν δυνατότητες γρήγορης προβολής την στοιχείων της τρέχουσας ημέρας, της εβδομάδας, του μήνα, κ.λπ. Θα υποστηρίζονται και Gannt charts. Παράλληλα, το ημερολόγιο θα καλύπτει και το χρονοπρογραμματισμό εκδηλώσεων, προσφέροντας επιλογές εισαγωγής και δημοσίευσης εκδηλώσεων, οι οποίες θα μπορούν να καταχωρούνται είτε από χρήστες του συστήματος είτε από επισκέπτες των ιστοσελίδων. Ο τελικός έλεγχος, αποδοχή και δημοσίευση των καταχωρήσεων θα γίνεται από προκαθορισμένους χρήστες του συστήματος. Επίσης οι χρήστες θα μπορούν να υποβάλλουν αίτηση για συμμετοχής σε εκδηλώσεις Εφαρμογή Διαχείρισης Αγγελιών Η συγκεκριμένη εφαρμογή θα υποστηρίζει τη διαχείριση και δημοσίευση αγγελιών. Οι αγγελίες θα μπορούν να καταχωρηθούν τόσο από τις επιχειρήσεις όσο και από τους διαχειριστές Υποσύστημα Στατιστικής Ανάλυσης & Παραγωγής Αναφορών Το συγκεκριμένο εργαλείο θα καλύψει την παρακολούθηση και αξιολόγηση της λειτουργίας του portal. Θα είναι ενσωματωμένο στην πλατφόρμα, ώστε να μην απαιτείται από τους χρήστες εξοικείωση με διαφορετικές διεπαφές και τρόπους λειτουργίας. Μέσα από ένα εύχρηστο γραφικό περιβάλλον διαχείρισης θα δίνει τη δυνατότητα δημιουργίας και τροποποίησης αναφορών χωρίς να απαιτούνται ιδιαίτερες γνώσεις προγραμματισμού. Οι παραγόμενες αναφορές θα καλύπτουν τα στοιχεία από τη χρήση του συστήματος, τα αιτήματα των επιχειρήσεων, την ανταπόκριση των διαχειριστών σε σχέση με τα αιτήματα αυτά, καθώς και πληροφορίες που αφορούν στη χρήση και λειτουργία του portal. Αναλυτικά θα υποστηρίζει τα ακόλουθα: Παρακολούθηση της κίνησης και εξαγωγή στατιστικών στοιχείων σχετικά με την επισκεψιμότητα της πύλης. Περιλαμβάνει την παραγωγή reports με στατιστικά στοιχεία όπως αριθμός επισκέψεων, επισκεπτών, κατηγορία περιεχομένου σελίδων, αρχείων κ.λπ. ανά ημέρα, εβδομάδα, μήνα κ.λπ. Έμφαση θα δοθεί στην παραγωγή στατιστικών χρήσης που δείχνουν τη συµπεριφορά των χρηστών, τη χρήση των πόρων, τη δοµή του site, την αποτελεσµατικότητα κάποιας νέας εφαρµογής (πόσο ενδιαφέρον δηµιούργησε, πόσο χρησιµοποιήθηκε κ.ά.), συνολικός αριθµός χρηστών (peak times), συχνοί χρήστες, χρήση Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 38

39 ανά χρήστη. υνατότητα παρακολούθησης της χρήσης του portal µε βάση τον τύπο του εγγράφου, το χρόνο πρόσβασης, τη συχνότητα πρόσβασης, τα σηµεία εισόδου/εξόδου, τον τύπο συσκευής, τον τύπο Browser, το user ID και την τοποθεσία χρήστη. Η διάθεση των στατιστικών θα γίνεται μέσω αυτόματων αναφορών που θα περιλαμβάνουν και γραφικές αναπαραστάσεις. Θα υπάρχει δυνατότητα αποστολής των αναφορών μέσω σε συγκεκριμένους χρήστες αλλά και δημοσίευσης τους σε ειδική ενότητα της υπηρεσίας (με ελεύθερη ή ελεγχόμενη πρόσβαση). Aνάλυση της κίνησης στον διακομιστή και την παραγωγή σχετικών αναφορών (click stream analysis). Αναφορικά με την ανάλυση κίνησης, θα παρέχονται στατιστικά που αφορούν στο domain της Πύλης (μοναδικοί επισκέπτες, αριθμός επισκέψεων, σελίδες, επιτυχίες, bytes), τα οποία ουσιαστικά συλλέγονται από τον εξυπηρετητή (WEB Server) της Πύλης. Το σύστημα, ανά τακτά χρονικά διαστήματα, θα συλλέγει, θα ιεραρχεί και θα παρουσιάζει τις πληροφορίες αυτές σε μορφή αναφοράς ώστε να είναι άμεσα αναγνώσιμα στον χρήστη. Η παρουσίαση των στατιστικών θα παρέχεται σε επίπεδο μηνός και επίπεδο έτους. Συγκεντρωτικά Στατιστικά που αφορούν το domain της Πύλης Στατιστικά Κινήσεων ανά Μήνα Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 39

40 Στατιστικά Κινήσεων ανά Ημέρα του Μήνα Επιπλέον στατιστικά που θα υποστηρίζει το εργαλείο αφορούν στα ακόλουθα: κινήσεις σε επίπεδο ώρας του τρέχοντος μήνα, χώρες από τις οποίες έγινε η επίσκεψη, ηλεκτρονικές διευθύνσεις από τις οποίες έγινε η επίσκεψη, μηχανές αναζήτησης οι οποίες έχουν επισκεφτεί την Πύλη, χρόνους παραμονής των επισκεπτών, πλήθος ανακτήσεων ανά τύπο αρχείου, σελίδες της Πύλης με την μεγαλύτερη απήχηση, κ.λπ. Στατιστικά Κινήσεων ανά Ώρα Ημέρας Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 40

41 Στατιστικά Κινήσεων ανά Χώρα Τα δικαιώματα δημιουργίας, τροποποίησης και προβολής αναφορών θα καθορίζονται από το διαχειριστή του συστήματος. Οι χρήστες και τα δικαιώματα θα διαμορφώνονται μέσω της κεντρικής εφαρμογής διαχείρισης χρηστών της Πύλης Υποσύστημα Διενέργειας Ψηφοφοριών / Δημοσκοπήσεων Ο πολίτης θα μπορεί μέσα από ένα web-based περιβάλλον να επιλέγει ψηφοφορία / δημοσκόπηση (από τις ενεργές) και να δίνει την απάντησή του. Η απάντησή του θα καταχωρείται στην κεντρική Βάση Δεδομένων του συστήματος. Οι επισκέπτες θα έχουν επίσης τη δυνατότητα να ενημερώνονται μέσω του ίδιου του υποσυστήματος για τα τρέχοντα αποτελέσματα (δηλ. ποσοστά ανά απάντηση) μίας ψηφοφορίας / δημοσκόπησης. Τα αποτελέσματα θα απεικονίζονται και σε γραφική μορφή. Η συμμετοχή προϋποθέτει την ταυτοποίηση του χρήστη (με PIN και ΑΦΜ). Οι χρήστες θα έχουν πρόσβαση στις δημοσκοπήσεις μέσω των (διαφορετικών) σελίδων στις οποίες θα δημοσιεύεται η κάθε μία, αλλά και από κεντρικό σημείο όπου θα μπορούν να εκτελούν και αναζητήσεις (με κριτήρια όπως το θέμα και την ημερομηνία έναρξης). Θα επιτρέπεται η πρόσβαση και σε ερωτήσεις αποτελέσματα προηγούμενων ψηφοφοριών / δημοσκοπήσεων (ιστορικό). Οι αρμόδιοι διαχειριστές θα διαχειρίζονται τις ψηφοφορίες / δημοσκοπήσεις μέσω ενός web-based περιβάλλοντος, αφού προηγουμένως περάσουν από τη διαδικασία αυθεντικοποίησης. Συγκεκριμένα, θα έχουν τη δυνατότητα να ορίζουν και να δημοσιεύουν νέα θέματα ψηφοφορίας / δημοσκόπησης και τις πολλαπλές απαντήσεις ανά θέμα, να απενεργοποιούν υπάρχοντες ψηφοφορίες / δημοσκοπήσεις, να δημοσιεύουν και να εκτυπώνουν τα αποτελέσματα ολοκληρωμένων ή και ενεργών ψηφοφοριών / δημοσκοπήσεων, κ.λπ. Θα παρέχονται λειτουργίες καταμέτρησης ψήφων και ποσοστών, απεικόνισης αποτελεσμάτων σε γραφική μορφή, παραγωγής εκθέσεων, ενώ θα υπάρχει και η δυνατότητα συσχέτισης των ψηφοφοριών με σελίδες, ανάλογα με Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 41

42 το πληροφοριακό υλικό που περιέχει κάθε σελίδα (στόχευση των ψηφοφοριών). Ο χρήστης θα μπορεί να ορίσει το χρονικό διάστημα κατά το οποίο μία ψηφοφορία / δημοσκόπηση θα παραμείνει ενεργή. Τέλος, θα υποστηρίζεται η πρόσβαση και σε ερωτήσεις αποτελέσματα προηγούμενων δημοσκοπήσεων (ιστορικό) μέσω μηχανισμού αναζήτησης βάσει θέματος ή / και ημερομηνίας. Το υποσύστημα διενέργειας ψηφοφοριών/δημοσκοπήσεων θα διακρίνεται από τις παρακάτω ιδιότητες: Ακρίβεια (Accuracy). Δεν είναι δυνατή η αλλοίωση της ψήφου, δεν είναι δυνατή η μη συμπερίληψη ενός εγκύρου ψηφοδελτίου στον τελικό υπολογισμό του αποτελέσματος και δεν είναι δυνατή η συμπερίληψη ενός άκυρου ψηφοδελτίου στο τελικό αποτέλεσμα. Σε ένα εντελώς ακριβές σύστημα, όσες πιθανές ανακρίβειες μπορεί να εμφανιστούν κατά τη συλλογή ψηφοδελτίων, εντοπίζονται και διορθώνονται. Τα μερικώς ακριβή συστήματα εντοπίζουν τις ανακρίβειες αλλά δεν τις διορθώνουν. Ο βαθμός ακρίβειας του συστήματος μπορεί να μετρηθεί με βάση τον αριθμό των λαθών, την πιθανότητα λάθους ή τον αριθμό των «επίφοβων» σημείων του συστήματος συλλογής στα οποία είναι πιθανή η εμφάνιση λάθους. Ευχρηστία (Convenience). Θα επιτρέπει στους ψηφοφόρους να ψηφίζουν σύντομα, με μία και μόνη ενέργεια, με ελάχιστο εξοπλισμό και χωρίς ειδικά προσόντα. Ευελιξία (Flexibility). Θα επιτρέπει την ύπαρξη πληθώρας μορφών ερωτημάτων στα συλλεγόμενα ερωτηματολόγια, συμπεριλαμβανομένων ερωτημάτων «ανοικτής απάντησης», ώστε να είναι δυνατή η «δυναμική» εγγραφή υποψηφίων και η εξαγωγή στατιστικών αποτελεσμάτων. Μυστικότητα (Privacy). Δεν θα υπάρχει συσχετισμός ψηφοδελτίου με τον ψηφοφόρο που το χρησιμοποίησε. Μη τρωτότητα (Invulnerability). Θα επιτρέπει μόνο στους εγγεγραμμένους ψηφοφόρους να ψηφίσουν και θα εξασφαλίζει ότι κάθε εγγεγραμμένος ψηφοφόρος ψηφίζει μόνο μια φορά. Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 42

43 3 Οι υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES 3.1 Υπηρεσίες των Διαχειριστών και των στελεχών των CNO s προς τις επιχειρήσεις του Δικτύου Οι υπηρεσίες των Διαχειριστών και των στελεχών των CNO s προς τις επιχειρήσεις του Δικτύου θα είναι: Δικτυακό Management 1. Απλό ξεκίνημα. Οι διεπιχειρηματικές συνεργασίες πρέπει να ξεκινούν απλά, το πεδίο δραστηριοποίησής τους να περιορίζεται αρχικά σε μια συγκεκριμένη περιοχή της αγοράς και σιγά-σιγά μπορεί να επεκτείνεται και σε άλλες περιοχές και να γίνεται όλο και πιο σύνθετο. Η τακτική αυτή βοηθάει να εξασφαλίζουμε γρήγορες μικρές επιτυχίες που πείθουν για την βιωσιμότητα του εγχειρήματός μας και τους πιο διστακτικούς συνεργάτες και η μάθηση του συνεργατικού τρόπου δραστηριοποίησης πραγματοποιείται σταδιακά χωρίς επιπτώσεις (αρχικά) σε μεγάλο εύρος επιχειρηματικών δραστηριοτήτων. 2. Διαμόρφωση μιας κοινά επιθυμητής μορφής δικτύου. Πριν ακόμη δημιουργηθεί το δίκτυο της πλατφόρμας ENET- VES, θα πρέπει να εντοπιστούν τα κίνητρα συμμετοχής κάθε μεμονωμένης επιχείρησης, δηλαδή τι ενδιαφέρει ιδιαίτερα κάθε μέλος, ώστε να διαμορφωθεί η εικονική επιχείρηση με τέτοιο τρόπο, ώστε η λειτουργίας της να εμπεριέχει μια κοινή συνισταμένη όλων των κινήτρων. Επίσης με την καταγραφή των κινήτρων των συνεργατών μας δίνεται η δυνατότητα να αξιολογούμε την ελκυστικότητα της εικονικής επιχείρησης σε κάθε φάση του κύκλου ζωής και να διαπιστώνουμε τυχόν αίτια μη αφοσίωσης κάποιων συνεργατών στους κοινούς σκοπούς. Έτσι βάσει των συμπερασμάτων, μπορούμε να αναδιαμορφώσουμε την εικονική επιχείρηση κάνοντάς την εξίσου ελκυστική για όλα τα μέλη. 3. Διευκόλυνση της κοινωνικής ενοποίησης. Η επένδυση σε κοινωνικό κεφάλαιο είναι ιδιαίτερης σημασίας για τις εικονικές επιχειρήσεις της πλατφόρμας. Φέρνοντας πιο κοντά τα συνεργαζόμενα πρόσωπα, δίνουμε τη δυνατότητα μέσω της προσωπικής και όχι μόνο αυστηρά επαγγελματικής επαφής, να γνωριστούν καλύτερα, να διαμορφώσουν κατάλληλα τον τρόπο επικοινωνίας τους και να αποκτήσουν μια κοινή αντίληψη για το όλο έργο και τα κύρια θέματα που απασχολούν την επιχείρηση. Αυτή η επένδυση σε προσωπικές σχέσεις μπορεί να αποδειχθεί σωτήρια για την επιχείρηση σε περιπτώσεις όπου η ροή των πληροφοριών μέσω των επίσημων καναλιών έχει παραλύσει και πρέπει να δοθεί λύση Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 43

44 αμέσως. Στην περίπτωση αυτή πρόσωπα με πολλούς και ισχυρούς κοινωνικούς δεσμούς, αναλαμβάνουν το έργο της μεταφοράς των πληροφοριών μέσω των κατάλληλων κόμβων. 4. Δημιουργία ειδικών μηχανισμών εκμαίευσης αναγκών για πληροφορίες. Οι υπηρεσίες των Διαχειριστών και των στελεχών των CNO s θα εντοπίζουν και να εκμαιεύουν τις ανάγκες σε πληροφορίες που έχει κάθε συνεργάτης βάσει των ρόλων που καλείται να υλοποιήσει. Η πιο προφανής πηγή των αναγκών για πληροφορίες μπορεί να εντοπιστεί στα επιμέρους έργα και τις διαδικασίες που καλείται να φέρει εις πέρας κάθε συνεργάτης και οι οποίες προσδιορίζονται στη φάση της διαμόρφωσης του δικτύου. Στην πορεία της λειτουργίας της εικονικής επιχείρησης μπορούν να ανανεώνουν την εικόνα που έχουν με τη χρήση ερωτηματολογίων, διεξαγωγή συνεντεύξεων και απλών συζητήσεων μέσω των οποίων θα καταγράφουν τυχόν νέες ανάγκες σε πληροφορίες. 5. Δημιουργία συγκεκριμένων κανόνων επικοινωνίας. Οι κανόνες αυτοί μπορεί να είναι πολύ απλοί όπως ο τρόπος προώθησης ενός ή πολύ σύνθετοι όπως συγκεκριμένα πρωτόκολλα επικοινωνίας μεταξύ μελών διαφορετικού βαθμού και εξειδίκευσης. Σκοπός των κανόνων αυτών είναι η εξασφάλιση μιας καθαρής ροής των πληροφοριών μεταξύ όλων των μελών και η διευκόλυνσή της. Κάθε υπάλληλος θα διαθέτει μόνο τις πληροφορίες που πρέπει να κατέχει και θα γνωρίζει τι πληροφορίες έχουν οι υπόλοιποι. Έτσι θα διευκολυνθεί η διαδικασία λήψεως αποφάσεων και επικοινωνίας και θα αποφευχθούν οι συγκρούσεις. 6. Καταγραφή και έλεγχος των διαδικασιών. Οι επιχειρηματικές διαδικασίες αποτελούν τη ραχοκοκαλιά κάθε επιχειρήσης γι αυτό και η καλή τους λειτουργία αποτελεί το βαρόμετρο της ποιοτικής λειτουργίας όλης της εικονικής επιχείρησης. Μπορεί ο σχεδιασμός των διαδικασιών αυτών να έχει πραγματοποιηθεί μεθοδικά και με κάθε λεπτομέρεια, αλλά στις εικονικές επιχειρήσεις η πραγματική λειτουργία τους εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τη διάθεση των συνεργατών να εμπλακούν επιτυχώς στη λειτουργία του δικτύου, αλλά και στα κίνητρα που δίδονται για κάτι τέτοιο. Η καταγραφή και ο έλεγχος των επιχειρηματικών διαδικασιών έχει ιδιαίτερη σημασία, προκειμένου να συμπεράνουμε, αν τα πράγματα πηγαίνουν συμφώνως σχεδιασμού. Μια ισχυρή ένδειξη επιτυχούς και ποιοτικής λειτουργίας και συνεργασίας είναι να διαπιστώσουμε, κατόπιν ελέγχου, ότι οι επιχειρηματικές διαδικασίες λειτουργούν επιτυχώς ή εμφανίζονται σε τομείς που δεν αναμενόταν. Το αντίθετο ισχύει, όταν οι διαδικασίες ούτε λειτουργούν σωστά ούτε προκύπτουν σε άλλους τομείς. 7. Υιοθέτηση ενός κοινού λεξιλογίου. Κάθε επιχείρηση στα πλαίσια της λειτουργίας της αποκτά ένα συγκεκριμένο λεξιλόγιο, δηλαδή ένα συγκεκριμένο τρόπο να αποδίδει Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 44

45 ονομασίες σε διαδικασίες, ενέργειες ακόμη και οντότητες. Το λεξιλόγιο αυτό δεν είναι κατανοητό από άλλες επιχειρήσεις και σ ένα περιβάλλον όπου συμμετέχουν πολλές επιχειρήσεις οι οποίες διασυνδέονται μεταξύ τους ποικιλοτρόπως, η έλλειψη κατανόησης του τρόπου που ορίζει ο καθένας τα πράγματα γύρω του μπορεί να δημιουργήσει σοβαρά προβλήματα συνεργασίας. Η υιοθέτηση ενός κοινού λεξιλογίου λύνει το θέμα αυτό, βοηθά στην καλλιέργεια μιας κοινής αντίληψης των κοινών προβλημάτων και στην επίλυσή τους και προάγει έναν κοινό σχεδιασμό για αντιμετώπιση μελλοντικών προκλήσεων που θα προκύψουν από αλλαγές στο επιχειρηματικό περιβάλλον. 8. Διαχείριση των προσδοκιών. Ένα κομβικό σημείο για την τελική επιτυχία μιας εικονικής επιχείρησης είναι η εξασφάλιση της αποδοχής της από τους υπαλλήλους των επιχειρήσεων-μελών. Σε πολλές περιπτώσεις κατά τις οποίες υφίσταται μια νεφελώδης αντίληψη περί του τι αναμένουμε από μια νέα συνεργασία, καλλιεργούνται υψηλές προσδοκίες στους υπαλλήλους είτε από την περιρρέουσα ατμόσφαιρα είτε από την ίδια τη διοίκηση της επιχείρησης, η διάψευση των οποίων έχει καταστροφικά αποτελέσματα στο ηθικό του προσωπικού και αναιρεί το αίσθημα αποδοχής του επιχειρηματικού εγχειρήματος. Για το λόγο αυτό θα πρέπει από νωρίς να ξεκαθαρίζονται θέματα σχετικά με τη σχηματισθείσα εικονική επιχείρηση που αφορούν σε ποια πρόταση αξίας θα κάνουμε προς τον πελάτη, τι οφέλη αναμένουμε, αν θα έχουμε αλλαγή ρόλων και σχέσεων κλπ. Επιπρόσθετα θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη και οι προσδοκίες, απαιτήσεις και οι περιορισμοί των πελατών και να εφαρμοστεί, αν είναι εφικτό, μια συμμετοχική προσέγγιση στην ανάπτυξη του νέου επιχειρηματικού εγχειρήματος Υποσύστημα Mentoring Πρόκειται για υπηρεσίες μέσω του συστήματος αναδοχής/ανάληψης ευθύνης και συμβουλευτικής καθοδήγησης (Mentoring). Οι διαχειριστές της πλατφόρμας ENET VES και τα στελέχη των CNO s, τα οποία θα είναι άτομα με εξειδίκευση και εμπειρία (Μέντορες) θα συμβουλεύουν τα μέλη των δυνητικών επιχειρήσεων που θα εξυπηρετούνται από τη πλατφόρμα σε θέματα αρμοδιότητας τους. Πιο συγκεκριμένα προβλέπονται: Μέντορες σε θέματα πωλήσεων Μέντορες σε θέματα παραγωγής και τυποποίησης Κρίνεται ότι το σύστημα αναδοχής/ανάληψης ευθύνης συμβουλευτικής καθοδήγησης είναι εξαιρετικά χρήσιμο εργαλείο για τη μεγιστοποίηση της απόδοσης των στελεχών της επιχείρησης. Είναι χρήσιμο να τονισθεί ότι η ανάγκη για υποστήριξη από Μέντορες Πωλήσεων και Marketing, Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 45

46 Μέντορες Παραγωγής και Τυποποίησης θα περιορισθεί σε περιοδικές ή και μη τακτικές μετακλήσεις εξειδικευμένων προσώπων για επίλυση συγκεκριμένων προβλημάτων ή ανάπτυξη νέων δραστηριοτήτων υπό τη μορφή παροχής συμβουλευτικών υπηρεσιών (αμοιβή κατά περίπτωση και για συγκεκριμένη εργασία). Το υποσύστημα θα έχει την δυνατότητα σύγχρονης και ασύγχρονης επικοινωνίας μεταξύ των διαχειριστών, CNO s και των μελών των επιχειρήσεων. Σε πρώτο επίπεδο ο ενδιαφερόμενος θα αποστέλλει τα ερωτήματα του στους διαχειριστές και CNO s οι οποίοι θα απαντάνε σε εύλογο χρονικό διάστημα γραπτώς. Εάν ο ενδιαφερόμενος δεν καλύπτεται από την απάντηση, θα έχει την δυνατότητα να ορίσει ένα ραντεβού για τηλεδιάσκεψη όπου σε πραγματικό χρόνο θα μπορεί να έχει μια εποικοδομητική συζήτηση για τα θέματα που τον απασχολούν Τεχνογνωσία H μελέτη του θεσμικού και δημοσιονομικού πλαισίου το οποίο είναι ενεργό αυτή τη στιγμή στον Ελληνικό χώρο, καθορίζει τον τρόπο οργάνωσης και λειτουργίας κάθε δυνητικής επιχείρησης της πλατφόρμας ENET-VES. Η καταγραφή και η ανάλυση του υπάρχοντος θεσμικού, δημοσιονομικού και επιχειρηματικού πλαισίου - σε Εθνικό επίπεδο - όσον αφορά στην ανάληψη επιχειρηματικής δραστηριότητας, αποτελεί προαπαιτούμενο στοιχείο για τη δημιουργία μίας βιώσιμης επιχείρησης παραγωγής και προώθησης προϊόντων και παροχής υπηρεσιών. Η λεπτομερής γνώση του πλαισίου που διέπει τη σύσταση και λειτουργία τέτοιων επιχειρήσεων, θα εξασφαλίσει την ομαλή εξέλιξη και τη βιωσιμότητα των εμπλεκόμενων επιχειρήσεων στην πλατφόρμα ENET-VES. Η γνώση του τρόπου οργάνωσης και λειτουργίας επιχειρήσεων που έχουν ήδη ιδρυθεί και λειτουργούν μέχρι σήμερα, θα προσφέρει σημαντικές πληροφορίες σχετικά με την προσέγγιση της καλύτερης δυνατής μεθόδου ίδρυσης της Νέας Επιχείρησης. Έτσι θα αποφευχθούν λάθη του παρελθόντος αλλά θα συλλεχθούν στοιχεία που θα εξοικονομήσουν χρόνο και χρήμα στους Νέους Επιχειρηματίες Έρευνα αγοράς Με την έρευνα αγοράς και την καταγραφή της συμπεριφοράς του καταναλωτικού κοινού έναντι των προϊόντων και υπηρεσιών που θα παράγονται στο πλαίσιο της πλατφόρμας ENET- VES θα γίνει μια πρώτη εκτίμηση της ζήτησης που έχουν τα υφιστάμενα προϊόντα των επαγγελματικώνπαραγωγικών εργαστηρίων. Η συμβουλευτική καθοδήγηση σε τέτοια θέματα θα γίνει από τους Μεντόρες σε θέματα Πωλήσεων και Marketing που αποτελούν βασικό στοιχείο της οργανωτικής δομής της πλατφόρμας. Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 46

47 3.1.5 Βελτιστοποίηση-τυποποίηση προϊόντων Η βελτιστοποίηση και η τυποποίηση των διαδικασιών παραγωγής και των υπηρεσιών των δυνητικών υπό εκκόλαψη εικονικών επιχειρήσεων αποσκοπεί τόσο στη διασφάλιση ποιοτικών χαρακτηριστικών των προϊόντων όσο και στη διαμόρφωση ποιοτικών συνθηκών και όρων εργασίας για τα άτομα που συμμετέχουν στην παραγωγή. Η συμβουλευτική καθοδήγηση σε τέτοια θέματα θα γίνει από τους Μεντόρες σε θέματα Παραγωγής και Τυποποίησης που αποτελούν βασικό στοιχείο της οργανωτικής δομής της πλατφόρμας Δημιουργία και διαχείριση Ιστοσελίδων Με την Υπηρεσία Δημιουργίας και Διαχείρισης Ιστοσελίδων οι επιχειρήσεις του δικτύου θα έχουν τη δυνατότητα να δημιουργούν τη δική της ιστοσελίδα - portal που θα προβάλει την επιχείρηση, τις δραστηριότητές της, τα προϊόντα της, κ.τ.λ., η οποία θα φιλοξενείται στο διακομιστή της πλατφόρμας ENET- VES. Η επιχείρηση θα μπορεί να έχει στην εξατομικευμένη ιστοσελίδα της, τη δυνατότητα αναζήτησης, χώρο ανακοινώσεων, χώρο γεγονότων, χώρο ανάκτησης αρχείων, χώρο συζητήσεων, κατάλογο συνδέσμων, συχνές ερωτήσεις, σύστημα δημοσκοπήσεων, Newsletters, σύστημα διαχείρισης και εμφάνισης διαφημίσεων, χώρο χρήσιμων στατιστικών, κ.τ.λ. Μέσω του συστήματος Δημιουργίας και Διαχείρισης Ιστοσελίδων θα μπορεί εύκολα να δημιουργηθεί η διαδικτυακή κοινότητα της κάθε επιχείρησης μέσω του προσωπικού, εξατομικευμένου portal της. Το εργαλείο δημιουργίας portal περιλαμβάνει ένα πλήρως εξατομικευμένο portal, τη δυνατότητα προσαρμογής (customization) web σελίδων του portal και ένα Εργαλείο Διαχείρισης του portal με δυνατότητες Διαχείρισης Χρηστών. Οι λοιπές υπηρεσίες και πληροφοριακά εργαλεία που θα ενσωματώνονται στην πλατφόρμα θα επιτρέπουν στις υποστηριζόμενες επιχειρήσεις να δημιουργούν το δικό τους e-shop, να ορίζουν τα προϊόντα τους και την τιμολογιακή τους πολιτική, να συμμετέχουν σε κοινά marketplaces με άλλες επιχειρήσεις με κοινά ενδιαφέροντα της ηλεκτρονικής θερμοκοιτίδας, διαχείριση πελατολογίου και ιστορικού αγορών πελατών, κ.τ.λ Υποσύστημα Τηλεκατάρτισης. Ο εκπαιδευτικός σχεδιασμός του περιβάλλοντος εξ αποστάσεως κατάρτισης επιτρέπει στους καταρτιζόμενους την πρόσβαση στο εκπαιδευτικό υλικό, χωρίς να απαιτείται η παρουσία εκπαιδευτή. Με αυτό τον τρόπο το περιβάλλον αποτελεί όχι μόνο περιβάλλον κατάρτισης αλλά και χώρο συνεχούς αναφοράς από τους καταρτιζόμενους, έτσι ώστε να μπορούν να ανατρέχουν σε Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 47

48 αυτό για την αντιμετώπιση πιθανών προβλημάτων ή την επίλυση ερωτημάτων. Οι βασικοί θεματικοί άξονες θα είναι: θέματα marketing και προώθησης προϊόντων και θέματα βελτιστοποίησης και τυποποίησης προϊόντων. Σύστημα ηλεκτρονικού εμπορίου Ο ενδιαφερόμενος κάθε επιχείρησης δημιουργεί ένα μοναδικό account (Username Password) το οποίο και χρησιμοποιεί για να εισέλθει στο περιβάλλον ασύγχρονης τηλεκατάρτισης. Το υποσύστημα από την στιγμή που ο χρήστης πιστοποιείται, τον μεταφέρει στον ιστολογικό χώρο μέσα από τον οποίο μπορεί να επιλέξει την κατηγορία γνωστικού αντικειμένου που θέλει να παρακολουθήσει. Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 48

49 Το διαθέσιμο υλικό μέσο του υποσυστήματος τηλεκατάρτησης θα έχει την μορφή αρχείων PDF και XML προς ανάγνωση, καθώς και βίντεο προς παρακολούθηση. Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 49

50 Επιπροσθέτως ο χρήστης έχει ένα πλήρως διαχειρίσιμο προφίλ, μέσα από το οποίο μπορεί να επικοινωνεί με τους Διαχειριστές και τους CNO s, να επιλέγει διαφορετικές γνωστικές ενότητες, να μεταβάλλει το προφίλ του και να επικοινωνεί με μέλη άλλων επιχειρήσεων που παρακολουθούν παρόμοιες θεματικές ενότητες Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 50

51 Η παροχή ενός συστήματος ηλεκτρονικού εμπορίου με τη χρήση και αξιοποίηση των σύγχρονων τεχνολογικών δυνατοτήτων για την εγκαθίδρυση μιας αποτελεσματικής επικοινωνίας ανάμεσα στις επιχειρήσεις ( business-to-business ) και στις επιχειρήσεις και στους καταναλωτές ( business-toconsumer ), συγκαταλέγεται επίσης ανάμεσα στις παρεχόμενες από την πλατφόρμα ENET-VES υπηρεσίες το οποίο θα είναι στη διάθεση κάθε επιχείρησης. Με το υποσύστημα e-marketplace ο πελάτης της επιχείρησης έχει τη δυνατότητα να ενημερωθεί για τα προϊόντα της επιχείρησης και να παραγγείλει όσα επιθυμεί. Η επιλογή και η παραγγελία των προϊόντων γίνεται με τη βοήθεια ειδικά διαμορφωμένων επιλογών, ενώ ανά πάσα στιγμή ο πελάτης γνωρίζει τα προϊόντα που έχει επιλέξει και το συνολικό χρηματικό ποσό που κοστίζουν. Το σύστημα αποτελείται από σειρά προγραμμάτων που προσαρμόζονται γρήγορα σε οποιοδήποτε είδος προϊόντων. Το υποσύστημα του ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος δημιουργεί μια εταιρική παρουσίαση μέσω ενός προτύπου παρουσίασης επιχείρησης, προσαρμοσμένο και υλοποιημένο για περιβάλλον Internet και αξιοποιεί τη χρήση διαφορετικών τεχνολογιών και τεχνικών για την ενσωμάτωση στην τελική εφαρμογή στοιχείων πολυμέσων (ήχος, εικόνα, κ.λπ.). Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 51

52 3.1.8 Υποσύστημα πρότυπων υποδειγμάτων Στο υποσύστημα αυτό, πρόσβαση έχουν τα στελέχη των CNOs οι οποίοι και αναλαμβάνουν την ενημέρωση του. Μέσω της Βάσης Δεδομένων οι επιχειρήσεις της πλατφόρμας έχουν πρόσβαση στο εν λόγω υποσύστημα προκειμένου να αντλήσουν υλικό υποδείγματα. Η δυνατότητα που έχουν τα συστήματα υποστήριξης αποφάσεων να αποθηκεύουν, να τροποποιούν και να εκτελούν ποσοτικά πρότυπα τα διαφοροποιεί από τα άλλα πληροφοριακά συστήματα. Το υποσύστημα διαχείρισης προτύπων αποτελείται από τη βάση προτύπων, το σύστημα διαχείρισης βάσης προτύπων, τον κατάλογο προτύπων και το υποσύστημα εκτέλεσης προτύπων. Βάση Προτύπων Κατάλογος Προτύπων Υποσύστημα Διαχέιρισης Δεδομένων Διαχείριση Βάσης Προτύπων Εκτέλεση Προτύπων Υποσύστημα Διαχέιρισης Διαλόγων Βάση Προτύπων - περιέχει όλα τα ποσοτικά πρότυπα τα οποία είναι διαθέσιμα για την μοντελοποίηση του προβλήματος. Τέτοια μοντέλα μπορεί να είναι στατιστικά (παλινδρόμηση, δειγματοληψία, ανάλυση χρονοσειρών, έλεγχος υποθέσεων, κλπ), οικονομικά, επιχειρησιακών ερευνών (γραμμικός προγραμματισμός, δένδρα αποφάσεων, ανάλυση μαρκοβιανών, PERT, CPM, δυναμικός προγραμματισμός). Σύστημα Διαχείρισης Βάσεων Προτύπων - είναι το λογισμικό για την δημιουργία νέων προτύπων και την τροποποίηση υπαρχόντων. Κατάλογος Προτύπων - περιέχει πληροφορίες για τα πρότυπα που υπάρχουν στην βάση προτύπων. Ο κατάλογος προτύπων περιέχει τη περιγραφή των μοντέλων και την κύρια λειτουργία τους. Υποσύστημα Εκτέλεσης Προτύπων - λογισμικό υπεύθυνο για την εκτέλεση προτύπων και Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 52

53 άλλων εντολών. Βασικές λειτουργίες του υποσυστήματος διαχείρισης βάσεων προτύπων. - Εύκολη και γρήγορη δημιουργία προτύπων. - Χρήση προτύπων από χρήστες για την απάντηση ερωτήσεων ("τι θα γίνει αν..."). - Δυνατότητα αποθήκευσης και διαχείρισης πολλών διαφορετικών ειδών προτύπων. - Δυνατότητα εμφάνισης του καταλόγου προτύπων. - Παρακολούθηση προτύπων και χρήσεών τους Υποσύστημα εγγραφών νέων επιχειρήσεων Το συγκεκριμένο υποσύστημα μαζί με το Υποσύστημα Αξιολόγησης Αιτήσεων θεωρείται ως ένα διακριτό τμήμα της πλατφόρμας το οποίο όμως ελέγχεται πλήρως από τους CNO s και τους διαχειριστές. Στο πλαίσιο του συγκεκριμένου υποσυστήματος παρέχονται πληροφορίες και δίνονται κατευθύνσεις τόσο για τις τυπικές όσο και για τις ουσιαστικές απαιτήσεις που πρέπει να καλύπτει μια επιχείρηση προκειμένου να γίνει αποδεκτή ως μέλος της πλατφόρμας. Εάν και εφόσον το μέλος της επιχείρησης κρίνει μετά την ανάγνωση των παρεχόμενων πληροφοριών ότι η επιχείρησή του καλύπτει τα τυπικά κριτήρια συμμετοχής στην πλατφόρμα συμπληρώνει μια ηλεκτρονική φόρμα εγγραφής η οποία περιλαμβάνει κατ ελάχιστον τα ακόλουθα πεδία: - Επωνυμία επιχείρησης - Διακριτός τίτλος επιχείρησης - Ημερομηνία Ίδρυσης - Νομική μορφή επιχείρησης (ΟΕ, ΑΕ, ΕΠΕ κ.ο.κ) - ΑΦΜ επιχείρησης. - ΔΥΟ που υπάγεται η επιχείρηση - Είδος βιβλίων που κρατάει η επιχείρηση (επιλογή από drop down menu) - Κλάδος επιχείρησης (επιλογή από drop down menu) - Είδος Επιχείρησης (επιλογή από drop down menu) Υφιστάμενη, Νέο ιδρυθείσα, Υπό σύσταση - Αριθμός κλεισμένων διαχειριστικών χρήσεων (επιλογή από drop down menu) - ΚΑΔ Δραστηριοτήτων (Free Box) - Έδρα επιχείρησης (επιλογή από drop down menu) Νομός Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 53

54 - Διεύθυνση επιχείρησης (πεδία για διεύθυνση και ταχυδρομικό κώδικα) - Τηλέφωνο επιχείρησης. - Fax επιχείρησης. - επιχείρησης. - Διεύθυνση ιστοσελίδας επιχείρησης (αν υπάρχει). - Νόμιμος εκπρόσωπος επιχείρησης. - ΑΦΜ νόμιμου εκπρόσωπου επιχείρησης - Αριθμός μετόχων (αν υφίστανται) - Αριθμός εργαζομένων που απασχολεί η επιχείρηση (επιλογή από drop down menu με εύρος) - Username - Password - Eπαλήθευση Password - Πεδίο στο οποίο υποβάλλονται ηλεκτρονικά (upload) διάφορα δικαιολογητικά σε μορφή PDF - Πεδίο επαλήθευσης αναγραφόμενου κειμένου. Σε πρώτη φάση όλα τα δικαιολογητικά, τα στοιχεία και το υλικό τεκμηρίωσης θα υποβάλλονται ηλεκτρονικά. Μοναχά στο τελικό στάδιο και μόνο για όσα δικαιολογητικά είναι απολύτως απαραίτητα θα ζητούνται σε έντυπη μορφή Υποσύστημα Αξιολόγησης Αιτήσεων Το υποσύστημα αξιολόγησης αιτήσεων αλληλεπιδρά με το Υποσύστημα Εγγραφών Νέων Επιχειρήσεων, τη Βάση Δεδομένων και τα στελέχη των CNO s. Η αξιολόγηση περιλαμβάνει τρία επίπεδα: Τυπική αξιολόγηση (πλήρωση των ελάχιστων προϋποθέσεων συμμετοχής) Αξιολόγηση της δυναμικής της επιχείρησης. Στο πλαίσιο της πλατφόρμας η δυναμική διαμορφώνεται με βάση τη δυνατότητα της επιχείρησης να μπορέσει να συνεργαστεί και να παρέχει προστιθέμενη αξία σ αυτή την συνεργασία. Αξιολόγηση του κλάδου και του αντικειμένου της επιχείρησης. Εδώ ενεργοποιούνται οι πληροφορίες και τα δεδομένα της Βάσης Δεδομένων (κλαδικές μελέτες, καταγεγραμμένες εμπειρίες από ανάλογες επιχειρήσεις που κατά το παρελθόν λειτούργησαν στο πλαίσιο της πλατφόρμας, καλές πρακτικές κλπ). Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 54

55 Με το πέρας της διαδικασίας αξιολόγησης και εφόσον η υποψήφια επιχείρηση κριθεί ότι πληροί τα τυπικά και ουσιαστικά προσόντα για ένταξή της στην ψηφιακή πλατφόρμα, ζητείται η αποστολή περαιτέρω δικαιολογητικών (καταστατικό, μετοχική σύνθεση, ισολογισμούς τριετίας κ.ο.κ) τα οποία γίνονται δεκτά σε ηλεκτρονική μορφή. Με την λήψη των δικαιολογητικών αυτών, ενεργοποιείται ο λογαριασμός της επιχείρησης και αυτόματα γίνεται αποδεκτή σαν νέο μέλος της πλατφόρμας. 3.2 Υπηρεσίες μεταξύ των Επιχειρήσεων του Δικτύου Περιβάλλοντα αναπαραγωγής εικονικών επιχειρήσεων (Virtual organization Breeding Environment-VBE) Το VBE είναι ένα στενότερο επιχειρηματικό περιβάλλον μέσα στο οποίο συναθροίζονται επιχειρήσεις οι οποίες προετοιμάζονται κατάλληλα, για να συμμετάσχουν ανά πάσα στιγμή σε νέα συνεργατικά σχήματα υπό τη μορφή εικονικών επιχειρήσεων. Με την προετοιμασία αυτή εξασφαλίζεται ότι ο σχηματισμός της νέας εικονικής επιχείρησης θα γίνει γρήγορα και με τον πιο αποδοτικό τρόπο αυξάνοντας έτσι κατακόρυφα τις πιθανότητες επιτυχίας του επιχειρηματικού εγχειρήματος και αξιοποίησης της παρουσιαζόμενης ευκαιρίας κατά τον καλύτερο τρόπο. Το VBE έχει επίσης τη δυνατότητα να ανευρίσκει και να καρπώνεται τις επιχειρηματικές ευκαιρίες με δυο τρόπους: ενεργητικά και παθητικά. Ενεργητικά με την επιθετική αναζήτηση νέων πελατών και συνεργατικών ευκαιριών και παθητικά με τη δημοσιοποίηση των ικανοτήτων και των αγαθών που προσφέρονται από την κοινότητα. Επιδιώκει, λοιπόν τις νέες ευκαιρίες και προκλήσεις, αλλά ταυτόχρονα είναι έτοιμο να τις αντιμετωπίσει με την κατάλληλη ευελιξία και τον απαιτούμενο επαγγελματισμό. Μέσα στο VBE υπάρχει ένας μεγάλος αριθμός ενεργούντων (actors) όπου ο ενεργών μπορεί να είναι είτε μια επιχείρηση-μέλος είτε ένα πρόσωπο που αντιπροσωπεύει μια τέτοια επιχείρηση. Υπάρχει μια ποικιλία ρόλων που αντιστοιχούν και αποδίδονται στους ενεργούντες (actors) μέσα στο VBE: VBE Μέλος. Αυτός είναι ο βασικός ρόλος που παίζουν οι επιχειρήσεις που εισέρχονται στο VBE και είναι έτοιμες να συμμετάσχουν στις δραστηριότητές του. VBE Διαχειριστής (administrator). Ο ρόλος αυτός ασκείται από την επιχείρηση που είναι υπεύθυνη για τη λειτουργία του VBE και την εξέλιξη και προαγωγή της συνεργασίας μεταξύ των επιχειρήσεων-μελών, συμπληρώνοντας τα κενά ικανοτήτων, αναζητώντας και Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 55

56 στρατολογώντας/ καλώντας νέες επιχειρήσεις μέσα στο VBE, διαχειρίζεται καθημερινά τις γενικές λειτουργίες του VBE, αναλαμβάνει την επίλυση διαφωνιών, προετοιμάζει τη δεξαμενή αγαθών του VBE και καταρτίζει την κοινή πολιτική. Μεσίτης ή μεσίτης ευκαιρίας. Υλοποιείται από έναν ενεργούντα (actor) ο οποίος αναγνωρίζει και εξασφαλίζει νέες ευκαιρίες συνεργασίας, διαφημίζοντας τις ικανότητες και τα αγαθά του VBE και διαπραγματευόμενος με πιθανούς πελάτες. Υπάρχει η πιθανότητα αυτό τον ρόλο να τον παίζει μια οντότητα εξωτερικά του VBE ως παρεχόμενη υπηρεσία. Σχεδιαστής εικονικής επιχείρησης ή ενοποιητής επιχειρήσεων. Το ρόλο αυτό τον παίζει ένας ενεργών (actor) ο οποίος, στα πλαίσια μιας νέας επιχειρηματικής ευκαιρίας, αναγνωρίζει τις απαραίτητες ικανότητες και ιδιότητες, επιλέγει ένα σύνολο συνεργατών και οικοδομεί μια νέα εικονική επιχείρση. Εικονικές επιχειρήσεις: εφαρμόζοντας νέες μορφές επιχειρηματικότητας με τη χρήση καινοτόμων τεχνολογιών επιχείρηση. Σε πολλές περιπτώσεις ο ρόλος του σχεδιαστή εικονικής επιχείρησης και του μεσίτη υλοποιούνται από τον ίδιο ενεργούντα (actor). Συντονιστής εικονικής επιχείρησης. Πρόκειται για εκείνον τον ενεργούντα (actor) ο οποίος αναλαμβάνει να συντονίσει τις επιχειρήσεις μέλη στα πλαίσια μιας εικονικής επιχείρησης καθ όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής της, με σκοπό την εκπλήρωση των στόχων που τέθηκαν από την επιχειρηματική ευκαιρία η οποία απετέλεσε τη γενεσιουργό αιτία του συνεργατικού σχήματος Ο ρόλος του Initiator στην πλατφόρμα ENET-VES Ένας σηµαντικός αριθµός ερευνητών αναφέρεται στον όρο initiator. Ο κύριος ρόλος αυτού θα είναι να συγκεντρώσει τις ανεξάρτητες οντότητες που θα αποτελέσουν τα µέλη της εικονικής οργάνωσης στην πλατφόρμα ENET-VES. Η πλήρης πραγµατοποίηση αυτού του ρόλου µπορεί να γίνει µόνο από µια εταιρεία broad access computerized information system Ο ρόλος του initiator έχει αυξηµένη σηµαντικότητα. Ειδικότερα ο initiator στην εικονική οργάνωση της πλατφόρμας είναι το πρώτο µέλος αυτής. Η εταιρεία initiator ενεργεί κυρίως ως ένας µεσίτης πληροφοριών αλλά οι δραστηριότητες της είναι πολύ περισσότερες. Ο initiator χρησιµεύει ως ο καταλύτης δηλαδή είναι η κινητήρια δύναµη για το σχηµατισµό της εικονικής οργάνωσης στην πλατφόρμα. Αυτό σηµαίνει ότι η συγκεκριµένη εταιρία ψάχνει και αναγνωρίζει εµπορικές ευκαιρίες, ψάχνει και επιλέγει τους κατάλληλους, ικανούς και αλληλοσυµπληρούµενους συνεργάτες, είναι ο κύριος συντονιστής της εικονικής οργάνωσης κατά τις αρχικές φάσεις καθορισµού των επιχειρηµατικών συµφωνιών συνεργασίας και των καθηκόντων (ρόλων) των µελών της εικονικής Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 56

57 οργάνωσης, εκτελεί καθήκοντα διαµεσολαβητή κατά τη διάρκεια της φάσης λειτουργίας της εικονικής οργάνωσης µε την επίλυση των συγκρούσεων µεταξύ των συνεργατών και τέλος σε ορισµένες περιπτώσεις µπορεί να αποτελεί το πρωτεύων point of contact για τους πελάτες της εικονικής επιχείρησης. Κατά τη διάρκεια όλων των φάσεων του κύκλου ζωής της εικονικής επιχείρησης στην πλατφόρμα ENET-VES, ο initiator εκτελεί διάφορες δραστηριότητες συµπεριλαµβανοµένων των : Αξιολόγηση των ικανοτήτων και των προσόντων των συνεργατών σε σχέση µε τα καθήκοντα που έχουν να επιτελέσουν καθ όλο τον κύκλο ζωής της εικονικής οργάνωσης στην πλατφόρμα. Καθήκοντα επιβλέπων του σχεδιασµού για την υλοποίηση και λειτουργία της εικονικής οργάνωσης Συµβουλές για τον καθορισµό της πολιτικής και των συµφωνιών που θα διέπουν την συνεργασία µεταξύ των κόµβων του δικτύου Οικοδόµηση και διατήρηση της εµπιστοσύνης µεταξύ των συνεργατών Δράση ως point of contact για όλα τα µέλη της εικονικής επιχείρησης Υποσύστημα Καταγραφής Ιδεών, Έργων Προτάσεων Συνεργασίας. Στο πλαίσιο του συγκεκριμένου υποσυστήματος σχεδιάζονται, ωριμάζουν και καταγράφονται προτάσεις ιδέες για έργα, projects, συνεργασίες με την μορφή ενός συνοπτικού επιχειρηματικού σχεδίου. Το υποσύστημα βρίσκεται σε άμεση συνεργασία και επικοινωνία με: Την Κεντρική Βάση Δεδομένων Το Υποσύστημα CRM Εικονικών Επιχειρήσεων Το Υποσύστημα Δημιουργίας Συνεργασιών Το Υποσύστημα Νομικό Φορολογικό Πλαίσιο Κάθε επιχείρηση που διαθέτει μια επιχειρηματική ιδέα η υλοποίηση της οποίας απαιτεί δημιουργία συνεργασιών, καταθέτει ένα προσχέδιο επιχειρησιακού πλάνου στο εν λόγω υποσύστημα. Το προσχέδιο αυτό μπορεί να έχει ως αποδέκτη κάποια συγκεκριμένη επιχείρηση με την οποία υπάρχει ήδη μια πρώτη επικοινωνία (σε online ή offline επίπεδο) είτε αποτελεί ένα ανοιχτό κάλεσμα προς κάθε ενδιαφερόμενη επιχείρηση της ψηφιακής πλατφόρμας που ικανοποιεί τις απαιτούμενες προϋποθέσεις. Σε περίπτωση εκδήλωσης ενδιαφέροντος για την δημιουργία Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 57

58 συνεργασίας, ενημερώνονται οι CNO s οι οποίοι εξετάζουν την συμβατότητα των επιχειρήσεων σε κάθε επίπεδο Υποσύστημα Δημιουργίας Συνεργασιών Ουσιαστικά το εν λόγω υποσύστημα αποτελεί μια λογική συνέχεια του υποσυστήματος καταγραφής ιδεών, έργων & προτάσεων συνεργασίας. Εδώ γίνεται ουσιαστικά το matching μεταξύ Ιδεών Προτάσεων Έργων και Επιχειρήσεων της πλατφόρμας. Το υποσύστημα διερευνά την δυνατότητα συνεργασίας μεταξύ επιχειρήσεων μελετώντας την κουλτούρα, την επενδυτική στρατηγική, τις οικονομικές δυνατότητες, τις δυνατότητες χρηματοδότησης, το νομικό και θεσμικό πλαίσιο κλπ. Παράλληλα επιχειρεί το matching μεταξύ επιχειρήσεων και ιδέας έργου. 3.3 Υπηρεσίες της Εικονικής Επιχείρησης προς τους πελάτες της Σύστημα CRM Η παροχή συστήματος διαχείρισης σχέσεων με πελάτες (Customer Relationship Management CRM) κρίνεται εξαιρετικά σημαντική δεδομένου του ότι η σύγχρονη επιχείρηση αντιμετωπίζει μια τεράστια πρόκληση όσον αφορά στη δυνατότητα που έχει να συλλέγει στοιχεία για τους πελάτες της και να τα χρησιμοποιεί με σκοπό την αποτελεσματική υποστήριξή τους κατά τη διάρκεια της αγοραστικής πράξης (π.χ. πρόταση για αγορά tailor made προϊόντων) αλλά και μετά την πώληση (π.χ. after sales support ). Η διαδικασία αυτή επιταχύνεται δραστικά, λόγω κυρίως της αμεσότητας πληροφόρησης και του χαμηλού κόστους συλλογής στοιχείων στo πλαίσιo μιας παγκοσμιοποιημένης αγοράς. Έτσι, η επιχείρηση έχει τη δυνατότητα πλέον να προσεγγίζει νέους πελάτες και να επικοινωνεί τα προϊόντα και τις υπηρεσίες της αποτελεσματικότερα και με πολύ χαμηλό κόστος. Το παραπάνω φαντάζει ανέφικτο στο πλαίσιο λειτουργίας του παραδοσιακού εμπορίου, λόγω κυρίως των περιορισμένων οικονομικών πόρων και των γεωγραφικών περιορισμών. Τα παραπάνω ζητήματα έρχεται να απαντήσει το υποσύστημα CRM το οποίο είναι ένα σύστημα διαχείρισης σχέσεων με πελάτες. Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 58

59 Η χρήση του υποσυστήματος CRM είναι ένας συνδυασμός επιχειρηματικών πρακτικών και τεχνολογικών εργαλείων που υποστηρίζει την επιχείρηση στη προσπάθεια της να αξιοποιήσει με τον καλύτερο τρόπο τον πολύτιμο πόρο που λέγεται πελατειακή βάση. Το υποσύστημα CRM συλλέγει στοιχεία για τον πελάτη από όλες τις δραστηριότητες της εταιρίας και της επικοινωνίας της με αυτόν, τα οργανώνει σε πληροφορία και γνώση, και τα διαθέτει στα στελέχη της εταιρίας της εταιρίας που διαχειρίζονται τη σχέση με τον πελάτη. Κατά κύριο λόγο αυτά ανήκουν στα τμήματα μάρκετινγκ, πωλήσεων και εξυπηρέτησης. Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 59

60 Το υποσύστημα CRM επιτρέπει: Την καλύτερη γνώση της συμπεριφοράς του πελάτη. Την παροχή υπηρεσιών προσαρμοσμένων στις ανάγκες του πελάτη. Την διαχείριση και επίλυση περιστατικών με αυτόματη δρομολόγηση, τοποθέτηση σε ουρά και κλιμάκωση αιτήσεων εξυπηρέτησης. Την παραγωγή αναφορών που βοηθούν στον προσδιορισμό συνηθισμένων ζητημάτων υποστήριξης, στην αξιολόγηση των αναγκών των πελατών, στην παρακολούθηση των διαδικασιών και στη μέτρηση της απόδοσης της εξυπηρέτησης. Σε δευτερεύον επίπεδο το σύστημα CRM δίνει την δυνατότητα στις επιχειρήσεις για: Διαχείριση στοιχείων επαφών και κατηγοριοποίηση σε δυναμικές ομάδες Διαχείριση πρότυπων κειμένων αλληλογραφίας. Διαχείριση αρχείων και σύνδεση τους με κάθε επαφή Διαχείριση υπενθυμίσεων για κάθε επαφή. Διαχείριση σημειώσεων για κάθε επαφή Διαχείριση tickets. Διαχείριση δυναμικών υπηρεσιών. Ημερολογιακή απεικόνιση των υπενθυμίσεων. Εξαγωγή πληροφοριών με δυναμικά reports (αναφορές). Σύστημα μαζικής αποστολής . Σύστημα εκτύπωσης ετικετών. Σύστημα αναγνώρισης τηλεφωνικών κλήσεων. Το παρεχόμενο προς τις επιχειρήσεις CRM θα είναι collaborative (συνεργαζόμενο) και θα υποστηρίζει την ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ των διαφόρων τμημάτων μιας επιχείρησης με τμήματα άλλων επιχειρήσεων. Για παράδειγμα, τα δεδομένα του τμήματος εξυπηρέτησης πελατών μιας επιχείρησης μπορούν να φανούν ιδιαιτέρως χρήσιμα στο τμήμα marketing μιας συνεργαζόμενης επιχείρησης το οποίο θα κλιθεί να προωθήσει τα προϊόντα στην αγορά αλλά και στο τμήμα πωλήσεων για να γνωρίζει τι θέλει η αγορά (ή τα προβλήματα που αντιμετώπισε ένα Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 60

61 προϊόν). Έτσι, εταιρίες που απασχολούνται στον ίδιο κλάδο μπορούν πλέον να μοιράζονται κάποια δεδομένα και στατιστικές αναλύσεις σε πραγματικό χρόνο. Με αυτόν τον τρόπο, η εικόνα που θα έχουν για τους εν δυνάμει, αλλά και υποψήφιους πελάτες τους είναι ακόμα καλύτερη και πιο ολοκληρωμένη Υποσύστημα για Νομικό & Φορολογικό πλαίσιο Το συγκεκριμένο υποσύστημα θα λειτουργεί σε δύο επίπεδα. Είναι μια παροχή της ψηφιακής πλατφόρμας προς τις εικονικές επιχειρήσεις και τις εν δυνάμει συνεργασίες τους, ενώ συνάμα αποτελεί τον σύμβουλο σε θέματα νομικά φορολογικά κάθε μεμονωμένης επιχείρησης κατά τη διάρκεια σχηματισμού της εικονικής επιχείρησης αλλά και των στελεχών των CNO s κατά το σχεδιασμό και ωρίμανση ιδεών προτάσεων έργων. Οι νομικοί κανόνες ρυθμίζουν με δεσμευτικό τρόπο τις επιχειρησιακές διαδικασίες και συναλλαγές, ορίζουν τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις των συναλλασσόμενων μερών καθώς και των ενδιάμεσων οντοτήτων. Η μοντελοποίηση των κανόνων αυτών αυτή αποτελεί το βασικό βήμα για να ενσωματωθούν οι νομικοί κανόνες στη βάση δεδομένων και γνώσης ενός συστήματος ηλεκτρονικών συναλλαγών. Τα οφέλη της ενσωμάτωσης για το σύστημα και τα συναλλασσόμενα μέρη αναμένεται να είναι σημαντικά. Το σύστημα σχεδιάζεται έτσι ώστε να συμμορφώνεται στο νομικό και ρυθμιστικό πλαίσιο και επίσης να προσαρμόζεται στις αλλαγές αυτού. Επίσης, είναι σε θέση να παρέχει χρήσιμες πληροφορίες και υποδείξεις στους χρήστες του, οι οποίες πηγάζουν από νομοθετικές διατάξεις. Με τον τρόπο αυτό αυτοματοποιούνται όλες οι διαδικασίες στις οποίες έχουν πρακτικό αντίκτυπο νομικές ρυθμίσεις των χωρών των συναλλασσόμενων μερών. Διευκολύνεται η εύρεση και η εφαρμογή των διαδικασιών που πρέπει να ακολουθούνται κατά περίπτωση έτσι ώστε η πραγματοποιούμενη συναλλαγή να συμμορφώνεται με τις νομικές ρυθμίσεις όλων των συναλλασσόμενων μερών, κάτι ιδιαίτερα πολύπλοκο όταν πρόκειται για διασυνοριακές συναλλαγές. Παρακάτω παρουσιάζεται η προσέγγιση που θα ακολουθηθεί για την μοντελοποίηση κανόνων. Αρχικά απαιτείται η αναγνώριση των συναλλαγών επιχειρηματικών διαδικασιών τις οποίες θα υποστηρίζει το σύστημα. Με βάση αυτές τις συγκεκριμένες διαδικασίες, αναζητούνται κανόνες από την ευρωπαϊκή νομοθεσία και την εθνική νομοθεσία των χωρών που συμμετέχουν στο σύστημα ηλεκτρονικών συναλλαγών, καθώς και από άλλες πηγές, οι οποίοι έχουν εφαρμογή σε κάθε μία από τις διαδικασίες. Οι κυριότερες μεταβλητές που χρησιμοποιούνται κατά την εγγραφή ενός κανόνα στην βάση δεδομένων του συστήματος, παρατίθενται στον παρακάτω πίνακα: Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 61

62 Πεδίο / Χαρακτηριστικό Α/Α Kανόνας Συνθήκες ενεργοποίησης Τύπος κανόνα Εκδότης του κανόνα Θεματική κατηγορία Σπουδαιότητα Χώρες που ισχύει Πράξη όπου περιέχεται Τροποποιητικές πράξεις Ημερομηνία Συγγενικοί κανόνες Οντότητες που αφορά Διαδικασία/ Συναλλαγή Έγγραφο Σημειώσεις Έκδοση συστήματος Ακολουθεί η περιγραφή του περιεχομένου κάθε πεδίου: Α/Α: Αύξων αριθμός κανόνα. Αποτελεί το πρωτεύον κλειδί και επίσης χρησιμοποιείται για την αναφορά σε άλλους κανόνες (πχ στο πεδίο συγγενικοί κανόνες). Κανόνας: Περιγραφή του κανόνα σε προστακτική μορφή. Συνθήκες ενεργοποίησης: Το πεδίο περιέχει ένα if statement για να ελεγχθεί αν εφαρμόζεται ο κανόνας ή όχι. Καταγράφονται οι συνθήκες κάτω από τις οποίες προβλέπεται ότι αυτός εφαρμόζεται/ ενεργοποιείται, αφού οι κανόνες (και ιδιαίτερα οι νομικοί) στη διατύπωσή τους συνήθως περιλαμβάνουν μια σειρά συνθηκών και περιπτώσεων, κάτω από τις οποίες ισχύουν. Τύπος κανόνα: Ο τύπος του κανόνα μπορεί να είναι νομικός, επιχειρηματικός, εθιμικός, να περιέχεται σε κώδικα αυτό-ρύθμισης ή δεοντολογίας. Συνεπώς το πεδίο αυτό παίρνει μία από τις επόμενες τιμές: Νομικός / Επιχειρηματικός/ Κώδικας αυτό-ρύθμισης / Κώδικας Δεοντολογίας/ Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 62

63 Άλλο. Εκδότης του κανόνα: Ο φορέας ο οποίος έχει θεσπίσει τον κανόνα αυτό. Το πεδίο παίρνει μία από τις επόμενες τιμές: Συμβούλιο ΕΚ-ΕΕ / Χώρα Χ / Διεθνής Δικαιοδοσία. Όταν ο κανόνας περιέχεται σε κάποια οδηγία, κανονισμό, σύσταση κλπ της Ευρωπαϊκής Ένωσης, το πεδίο λαμβάνει την πρώτη τιμή (Συμβούλιο ΕΚ-ΕΕ), όταν βρίσκεται σε εθνικό νομοθετικό πλαίσιο το πεδίο συμπληρώνεται με το όνομα της αντίστοιχης χώρας και τέλος το πεδίο παίρνει την τιμή Διεθνής Δικαιοδοσία (δεν ενδιαφέρει αυστηρά ο εκδότης) αν ο κανόνας περιλαμβάνεται σε κάποια διεθνή συνθήκη για τη δικαιοδοσία. Θεματική κατηγορία: Σκοπός του πεδίου αυτού είναι να παρέχει μια κατηγοριοποίηση με βάση το θεματικό περιεχόμενο του κανόνα. Οι τιμές του είναι οι εξής: Προστασία δεδομένων/ Ιδιωτικότητα / Πνευματική Ιδιοκτησία/ Η-εμπόριο/ Η- ταυτότητες/ Η-υπογραφές/ Η-πληρωμές/ Η- επικοινωνίες/ Η-διακυβέρνηση/ Δημόσιες η-προμήθειες/ Άλλο. Αυτή είναι μια πρώτη σχεδίαση του πεδίου αυτού. Η δοκιμή στην πράξη αναμένεται να κατευθύνει την εξέλιξή του προσθέτοντας ενδεχομένως νέες τιμές στο πεδίο ή αλλάζοντας τον χαρακτήρα του από πεδίο προκαθορισμένων τιμών σε ελεύθερο πεδίο. Σπουδαιότητα: O κανόνας μπορεί να είναι είτε υποχρεωτικός, είτε προαιρετικός. Αυτές είναι και οι προκαθορισμένες τιμές του πεδίου. Χώρες όπου ισχύει: Καταγράφονται οι χώρες στις οποίες ισχύει ο κανόνας. Για παράδειγμα αν πρόκειται για κανονισμό της ΕΕ, το πεδίο συμπληρώνεται με την ένδειξη ΕΕ28 ή αν πρόκειται για οδηγία της ΕΕ συμπληρώνονται οι χώρες που έχουν ενσωματώσει την οδηγία στο εθνικό τους δίκαιο. Πράξη όπου περιέχεται: Το πεδίο αυτό περιέχει την πράξη (νομοθετική ή μη) στην οποία περιέχεται ο κανόνας. Για παράδειγμα, το Χ προεδρικό διάταγμα ή η Υ κοινοτική οδηγία ή ο Ζ κώδικας. Τροποποιητικές πράξεις: Αναφέρονται όλες οι τροποποιητικές της «κύριας» πράξης (η οποία συμπληρώνεται στο προηγούμενο πεδίο) έτσι ώστε να υπάρχει σαφής εικόνα των νομοθετικών προβλέψεων και να αποφεύγονται οι κίνδυνοι της άγνοιας της αλυσίδας των τροποποιήσεων ενός νόμου και της μη πλήρους ενοποιημένης εικόνας του κειμένου μετά τις τροποποιήσεις. Ημερομηνία: Καταγράφεται η ημερομηνία της έκδοσης της πράξης. Σε περίπτωση ύπαρξης τροποποιήσεων οι οποίες επηρεάζουν τον κανόνα της εγγραφής, καταγράφεται η ημερομηνία της τελευταίας τέτοιας τροποποίησης. Συγγενικοί κανόνες: Το πεδίο συμπληρώνεται με μία λίστα άλλων συγγενικών κανόνων. Οντότητες που αφορά: Καταγράφεται σε ποιους έχει αντίκτυπο ο κανόνας: Επιχείρηση/ Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 63

64 Τράπεζα/ Δημόσια Διοίκηση/ Καταναλωτής. Το πεδίο αυτό προκαθορισμένων τιμών παίρνει και παραπάνω από μία τιμή. Ουσιαστικά αποτελείται από τέσσερα πεδία, κάθε ένα εκ των οποίων διαθέτει μία ένδειξη ΝΑΙ/ΟΧΙ. Διαδικασία/ Συναλλαγή: Βασικός σκοπός του μοντέλου αποτελεί η συσχέτιση νομικών κανόνων με επιχειρησιακές διαδικασίες και συναλλαγές, οπότε στο πεδίο αυτό καταγράφεται η διαδικασία ή συναλλαγή στην οποία έχει αντίκτυπο ο κανόνας, αν κάτι τέτοιο υφίσταται. Έγγραφο: Στα πλαίσια των διαδικασιών και συναλλαγών, χρησιμοποιούνται έγγραφα. Αν ο κανόνας εφαρμόζεται σε συγκεκριμένο έγγραφο, καταγράφεται το έγγραφο αυτό. Σημειώσεις: Επιπλέον παρατηρήσεις ή στοιχεία. Έκδοση Συστήματος: Η έκδοση (version) του συστήματος στην οποία ενσωματώθηκε ο κανόνας. Μέσα από την νομική αυτή βάση δεδομένων, οι επιχειρήσεις θα μπορούν να λαμβάνουν μια πρώτη συμβουλευτική για τους εγχώριους και διεθνής κανόνες και περιορισμούς που διέπουν την επιχειρηματική δράση ή το πλαίσιο συνεργασιών που θέλουν να αναπτύξουν. Το υποσύστημα νομικού και φορολογικού πλαισίου αλληλεπιδρά είτε άμεσα είτε έμμεσα με μια σειρά από υποσυστήματα καθώς και με τους διαχειριστές και CNO s. Σε επίπεδο χρηστών για την φιλικότερη και απλούστερη λειτουργία του υποσυστήματος θα παρέχεται μηχανισμός αναζήτησης απλός (γρήγορος) και προχωρημένος (advanced). Ο απλός μηχανισμός θα δίνει τη δυνατότητα εντοπισμού υλικού συναφούς με το διεθνές και εγχώριο δίκαιο με βάση οποιαδήποτε λέξη ή φράση περιέχεται στα ενταγμένα στην βάση κείμενα, ενώ ο σύνθετος θα παρέχει τη δυνατότητα εντοπισμού υλικού με βάση οποιαδήποτε λέξη ή φράση που περιέχεται στο κείμενο, τον τίτλο, την περίληψη, τις λέξεις κλειδιά, ημερομηνίες, καθώς και το λεξικό των όρων που χρησιμοποιούνται για τον χαρακτηρισμό του υλικού. Ο μηχανισμός θα περιλαμβάνει διεπαφές για την εισαγωγή παραμέτρων αναζήτησης, την επιλογή του τρόπου παρουσίασης των αποτελεσμάτων και την μετάβαση στο αντίστοιχο περιεχόμενο. Οι σελίδες και τα έγγραφα της πύλης θα παρουσιάζονται στο χρήστη, μόνο εφόσον εκείνος διαθέτει τα κατάλληλα δικαιώματα πρόσβασης. Η φόρμα αναζήτησης του νομικού πλαισίου θα είναι διαθέσιμη σε όλες τις ιστοσελίδες του δικτυακού τόπου, σε εμφανή σημείο. Αναλυτικά Χαρακτηριστικά: Αναζήτηση σε όλο το περιεχόμενο βάσης που σχετίζεται με το νομικό πλαίσιο: έγγραφα που είναι διαθέσιμα (.doc,.pdf, κ.λπ.) Δυνατότητα επιλογής αριθμού αποτελεσμάτων ανά σελίδα. Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 64

65 Τα αποτελέσματα θα περιλαμβάνουν ημερομηνία ισχύς των νόμων και κανόνων, τύπο (διεθνή ή εγχώριο) και συντελεστή σχετικότητας. Επίσης, μπορούν να ταξινομηθούν με οποιοδήποτε από τα παραπάνω στοιχεία. Δυνατότητες αναζήτησης με λογικούς όρους (AND, OR, NOT κ.λπ.). Υποστήριξη της ελληνικής (με χειρισμό πτώσεων, κλίσεων, τονισμού, κ.λπ.) και της Αγγλικής γλώσσας. Δυνατότητα ορισμού ενός ή περισσότερων κριτηρίων σύνθετης αναζήτησης multicriteria search (π.χ. λέξεις ή φράσεις, τύπος αποτελέσματος, ημερομηνία, συγγραφέας, κ.λπ.). Αναζήτηση με ειδικούς χαρακτήρες WildCard. Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 65

66 4 Διαχείριση της λειτουργίας της εικονικής επιχείρησης: δικτυακό μάνατζμεντ Η μετάβαση από τις παραδοσιακές μορφές επιχειρήσεων προς πιο σύνθετες, συνεργατικές και αποκεντρωμένες μορφές επιχειρηματικότητας, ασφαλώς άλλαξε και τις απαιτήσεις σε επίπεδο μάνατζμεντ. Η πολυπλοκότητα των διεπιχειρησιακών σχέσεων μέσα σε μια εικονική επιχείρηση, η ανάγκη συμβιβασμού πολλών διαφορετικών χαρακτηριστικών και ιδιοτήτων των επιχειρήσεωνμελών και συντονισμού και εναρμόνισης του τρόπου λειτουργίας τους μέσα σ ένα κοινό πλαίσιο, γεννούν διοικητικές ανάγκες που δεν υπήρχαν στο παρελθόν. Το κενό αυτό καλείται να καλύψει το δικτυακό μάνατζμεντ. 4.1 Ο ρόλος του δικτυακού μάνατζμεντ Οι εικονικές επιχειρήσεις παρέχουν τη δυνατότητα συγκέντρωσης ενός μεγάλου αριθμού ικανοτήτων και πόρων από διάφορες ετερογενείς πηγές που δε θα μπορούσαν να εντοπιστούν στα πλαίσια μεμονωμένων επιχειρήσεων. Επιπρόσθετα υφίσταται η δυνατότητα στρατολόγησης νέων μελών και αύξησης της δεξαμενής ιδεών, ικανοτήτων και τεχνολογικών καινοτομιών. Υπό την έννοια αυτή η εικονική επιχείρηση έχει τη δυνατότητα της αξιοποίησης ενός μεγάλου φάσματος επιχειρησιακών ευκαιριών, αλλά και να προσαρμοστεί στις νέες συνθήκες που θα εμφανίζονται κάθε φορά. Η πληθώρα των επιχειρήσεων που συνυπάρχουν εντός μιας εικονικής επιχείρησης στο πλαίσιο της πλατφόρμας ENET- VES μπορεί να προσφέρει ένα πλούτο ικανοτήτων, αλλά δημιουργεί και ένα μεγάλο αριθμό προκλήσεων. Όλοι αυτοί οι συνεργάτες θα πρέπει να ενταχθούν σ ένα κοινό πλαίσιο να μοιραστούν μια κοινή φιλοσοφία και να οικοδομήσουν στενότερες σχέσεις μεταξύ τους οι οποίες θα διαπνέονται από εμπιστοσύνη και συνεργατικότητα. Το δικτυακό μάνατζμεντ εστιάζει στην αξιοποίηση του πλούτου που χαρακτηρίζει τις εικονικές επιχειρήσεις και της ικανότητάς τους για συνεχή καινοτομία, οργανώνοντας τις επιχειρήσεις-μέλη κατά τρόπο λειτουργικό και αποδοτικό. Συγκεκριμένα επιχειρεί σε ένα πρώτο επίπεδο να εμφυσήσει στις επιχειρήσεις-μέλη μια νέα αίσθηση αυτοσυνειδησίας. Είναι απαραίτητο οι διοικήσεις, αλλά και οι υπάλληλοι των επιμέρους εταιριών να αντιληφθούν ότι δε λειτουργούν μεμονωμένα, αλλά σ ένα ευρύτερο πλαίσιο και είναι έργο του δικτυακού μάνατζερ να εμπνεύσει το νέο αυτό αίσθημα σε όλους τους συμμετέχοντες. Η οικοδόμηση του απαραίτητου αισθήματος συνεργατικότητας και εμπιστοσύνης έχει ως βασικό προαπαιτούμενο τη δίκαιη, ισότιμη μεταχείριση, αλλά και την ενίσχυση των επιμέρους σχέσεων Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 66

67 (κοινωνικών κλπ) μεταξύ των μελών. Σκοπός του δικτυακού μάνατζμεντ στο επίπεδο αυτό είναι αφενός μεν η λεπτομερής καταγραφή της παρουσίας και συμπεριφοράς του κάθε μέλους με βάση κοινώς αποδεκτά κριτήρια, ώστε να λαμβάνει χώρα ένας δίκαιος καταμερισμός των ευθυνών και διανομή των ωφελειών αφετέρου δε αναλαμβάνει τουλάχιστον στα αρχικά στάδια λειτουργίας της εικονικής επιχείρησης, την αποζημίωση των μελών για τυχόν προβλήματα ή δυσκολίες που τους δημιουργήθηκαν, λόγω της συμμετοχής τους στο νέο σχήμα, ώστε να μη δημιουργηθεί ένα κλίμα δυσφορίας. Η εγκατάσταση μηχανισμών και διαδικασιών επίλυσης διαφορών είναι επίσης ένα σημαντικό βήμα προς την ίδια κατεύθυνση. Τη δημιουργία ευνοϊκού κλίματος ακολουθεί η προσπάθεια για σωστή και αποδοτική διαχείριση των ικανοτήτων και των πόρων των μελών. Ο πλούτος των εικονικών επιχειρήσεων είναι κατ ουσία άχρηστος, αν δεν ενταχθεί σ ένα συγκεκριμένο πλαίσιο. Ο ρόλος του δικτυακού μάνατζμεντ στο σημείο αυτό είναι η κατάρτιση καταλόγων ικανοτήτων των επιχειρήσεων, η δημιουργία κατάλληλων διεπαφών συνεργασίας μεταξύ των διαφορετικών ομάδων εργασίας και μιας κοινής γλώσσας επικοινωνίας. Όταν θα παρουσιαστεί η πρώτη επιχειρηματική ευκαιρία και προκύψει η ανάγκη συνένωσης επιχειρηματικών διαδικασιών από διαφορετικά μέλη, τότε θα πρέπει να υπάρχει ήδη έτοιμο ένα κοινό, τεχνολογικό και διαδικαστικό, υπόβαθρο συνεργασίας. Ο μάνατζερ εντοπίζει τις ικανότητες που απαιτούνται στο νέο εγχείρημα, και οργανώνει τη συνένωση των επιμέρους επιχειρηματικών διαδικασιών που τις υποστηρίζουν σε μια ενιαία νέα επιχειρηματική διαδικασία. 4.2 Απαραίτητες ενέργειες στα πλαίσια του δικτυακού μάνατζμεντ 1. Εξισορρόπηση πεδίου δραστηριοποίησης και του πεδίου ευθύνης. Παρουσιάζεται συχνά στις εικονικές επιχειρήσεις ο δομικός κίνδυνος να επεκτείνουν το πεδίο ευθύνης τους σε όλη την επικράτεια ενός δικτύου επιχειρήσεων, χωρίς όμως να επεκτείνουν συνακόλουθα το πεδίο ενεργειών και επιρροής τους. Στην περίπτωση αυτή θα πρέπει να αναληφθούν ενέργειες υποστήριξης αυτών που αναλαμβάνουν τις εκτεταμένες ευθύνες. 2. Ενεργοποίηση υποστήριξης. Οι εικονικές επιχειρήσεις επεκτείνονται σε ένα μεγάλο εύρος πολλών και πολύ-επίπεδων συμφωνιών. Για το λόγο αυτό θα πρέπει να ενεργοποιηθεί η υποστήριξη πέραν των συμβατικών ορίων του δικτύου και των επιχειρήσεων-μελών που επηρεάζονται άμεσα απ αυτήν. 3. Απόκτηση κοινής ταυτότητας. Καλλιέργεια μιας ισχυρής αίσθησης κοινής ταυτότητας που θα χαρακτηρίζεται από κοινές αξίες. Ωστόσο στις περιπτώσεις που η κουλτούρα κάποιων Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 67

68 μεμονωμένων επιχειρήσεων υπερβαίνει την κοινή ταυτότητα, θα πρέπει να καλλιεργείται ένα αίσθημα αποδοχής της διαφορετικότητας ως πηγή καινοτομίας και μάθησης. 4. Ενσωμάτωση υψηλού επιπέδου τεχνολογίας. Η ανάπτυξη και ενσωμάτωση νέων τεχνολογικών καινοτομιών στα πλαίσια της εικονικής επιχείρησης θα συμβάλλει στην διεύρυνση των ορίων επικοινωνίας, θα άρει τα τυχόν προβλήματα και δυσκολίες και θα βελτιώσει τη διαλειτουργικότητα των συνεργαζόμενων επιχειρήσεων. Η βελτίωση του επιπέδου πληροφοριοποίησης θα βοηθήσει στην αύξηση της σταθερότητας του δικτύου και αποτελεί προαπαιτούμενο για την επιτυχή πορεία της εικονικής επιχείρησης. 5. Δημιουργία φραγμών εξόδου. Όσο προχωράει η λειτουργία της εικονικής επιχείρησης, είναι φυσιολογικό να αυξάνει ο όγκος των πληροφοριών, γνώσεων και ικανοτήτων που ανταλλάσσονται μεταξύ των μελών. Για το λόγο αυτό είναι σημαντικό στη φάση αυτή να δημιουργούνται φραγμοί εξόδου από το δίκτυο, ειδικά των παλιών μελών. Μολαταύτα κάθε μέλος θα πρέπει να κάνει μια ανοικτή και κριτική ανασκόπηση όλων των μορφών επενδύσεων που έχει πραγματοποιήσει εντός της εικονικής επιχείρησης και των αποδόσεών τους, ώστε να αποφευχθεί η υφέρπουσα φθορά του δικτύου. 4.3 Εφαρμοζόμενες Στρατηγικές Το κύριο ερέθισμα για τη δημιουργία των εικονικών επιχειρήσεων είναι η ανάγκη για προσαρμογή στις αλλαγές ενός ταχύρρυθμα μεταβαλλόμενου επιχειρηματικού περιβάλλοντος. Χαρακτηριστικά ενός τέτοιου περιβάλλοντος είναι η ταχύρρυθμα εξελισσόμενη τεχνολογία, μικροί κύκλοι ζωής των προϊόντων τμηματοποιημένες αγορές οι οποίες επεκτείνονται έξω από τα εθνικά όρια. Ανάλογα με τις ιδιαίτερες συνθήκες που υπάρχουν σε κάθε συγκεκριμένη περίπτωση, εφαρμόζονται από τις επιχειρήσεις τρεις βασικές στρατηγικές: η στρατηγική ποικιλίας, η καιροσκοπική στρατηγική και η γενικευμένη στρατηγική Στρατηγική ποικιλίας (variety strategy) Εφαρμόζεται στις περιπτώσεις εκείνες που οι διαφορές στις προτιμήσεις/ ανάγκες των πελατών είναι δύσκολο να οριστούν. Βασικός στόχος της εφαρμοζόμενης στρατηγικής είναι να απευθυνθούμε στις ανάγκες αυτές με μια ποικιλία προϊόντων. Η στρατηγική αυτή είναι κατάλληλη για ώριμες αγορές. Η επιχειρηματική σχεδίαση που θα πρέπει να χαραχθεί, προκειμένου να εφαρμόσουμε μια τέτοια στρατηγική αποτελεσματικά, ποικίλει ανάλογα με τα χαρακτηριστικά της αγοράς. Έτσι σε μια νέα αγορά απαιτείται να διαμορφωθούν δίκτυα δια των οποίων θα προωθείται η τεχνολογική ανάπτυξη, θα διευκολύνεται η πρόσβαση στην αγορά και η απόκτηση νέων πόρων. Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 68

69 Σε μια ώριμη αγορά οι απαιτήσεις είναι διαφορετικές. Στην περίπτωση αυτή απαιτείται η πλήρης υλοποίηση των οργανωτικών αρχών της εικονικής επιχείρησης, δηλαδή η κάθετη αποκέντρωση, η δημιουργία μιας πιο επίπεδης (flat) ιεραρχίας, η λειτουργική ενοποίηση και η ενίσχυση των υπαλλήλων με αύξηση των εξουσιών και των ευθυνών τους, προκειμένου να εξασφαλίσουμε ευελιξία για την αντιμετώπιση του ανταγωνισμού και γρηγορότερη απόκριση στις απαιτήσεις των πελατών Καιροσκοπική στρατηγική (opportunistic strategy) Είναι κατάλληλη σε ανταγωνιστικές συνθήκες όπου οι προτιμήσεις στην αγορά έχουν τμηματοποιηθεί και επεκτείνονται εκτός εθνικών ορίων. Ο κύριος καθοριστικός παράγοντας της στρατηγικής αυτής είναι το ραγδαία μεταβαλλόμενο επιχειρηματικό περιβάλλον. Οι επιχειρήσεις που ανταγωνίζονται στα πλαίσια ενός τέτοιου περιβάλλοντος είναι συνήθως ειδικοί (υψηλή τεχνογνωσία) που αναπτύσσουν ένα πελατο-κεντρικό μάρκετινγκ το οποίο λειτουργεί ως μεσίτης και συντονίζει ένα εκτεταμένο δίκτυο προμηθευτών και αγοραστών. Θεμελιώδης ικανότητα εξαιρετικής σημασίας για την εφαρμογή της στρατηγικής αυτής είναι η εξασφάλιση ενός πληροφοριακού δικτύου για την υποστήριξη του μάρκετινγκ. Οι επιχειρήσεις που εφαρμόζουν την καιροσκοπική στρατηγική σχηματίζουν συναλλακτικές σχέσεις με προμηθευτές και πελάτες, εκτελώντας λειτουργίες σχεδίασης προϊόντος, συσκευασίας και τιμολόγησης Γενικευμένη στρατηγική (generalist strategy) Εφαρμόζεται όταν η διάρκεια των διακυμάνσεων του επιχειρηματικού περιβάλλοντος εκτείνεται σε μεγάλες περιόδους και υπάρχει τμηματοποίηση των αναγκών των πελατών. Η στρατηγική αυτή ενισχύει τις συνεργατικές σχέσεις μεταξύ των επιχειρήσεων, τις λεπτές επιχειρηματικές δομές και την ανάπτυξη βασικών ικανοτήτων στην παραγωγή καινοτομικών προϊόντων και στην παραγωγική αποδοτικότητα. Οι κλάδοι στους οποίους συνήθως εφαρμόζεται η στρατηγική αυτή είναι ο κλάδος των αυτοκινήτων, των υπολογιστών, των τηλεπικοινωνιών και των φαρμάκων. 4.4 Ο ρόλος των νέων τεχνολογιών στη δημιουργία και λειτουργία των εικονικών επιχειρήσεων Οι αλλαγές στο επιχειρηματικό περιβάλλον μπορούν να αντιμετωπιστούν με την αναδόμηση των επιχειρηματικών διαδικασιών μέσω συστημάτων διαχείρισης γνώσης (knowledge management) φέρνοντας την κατάλληλη γνώση στα κατάλληλα πρόσωπα και ομάδες. Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 69

70 Η εφαρμογή των νέων τεχνολογιών εκτός από το γενικότερο επιχειρηματικό περιβάλλον, επηρέασε και την εσωτερική δομή των παραδοσιακών επιχειρήσεων. Η εμφάνιση νέων προϊόντων και υπηρεσιών ενεργοποίησε αλλαγές στις οποίες οι επιχειρήσεις όφειλαν να προσαρμοστούν με μεγάλη ευελιξία και αποδοτικότητα, προκειμένου να ανταπεξέλθουν στον ανταγωνισμό. Η αλλαγή στρατηγικής σήμανε ταυτόχρονα αλλαγή εσωτερικής δομής και λειτουργίας. Ωστόσο οι νέες τεχνολογίες επηρέασαν και πιο άμεσα την αλλαγή των εσωτερικών δομών των επιχειρήσεων. Η αποτελεσματική υλοποίηση και χρήση των ICTs προϋποθέτει την αναμόρφωση των εσωτερικών δομών και διαδικασιών της επιχείρησης και προσαρμογή τους πάνω στη λειτουργία των συστημάτων αυτών. Με την ανάπτυξη των σύγχρονων τεχνολογιών και ειδικά της πληροφορικής και με τη χρήση των ICTs δόθηκε η δυνατότητα σε διαφορετικές ομάδες μέσα στην εικονική επιχείρηση να διαδραματίσουν ρόλους οι οποίοι κάποτε ήταν αυστηρά συζευγμένοι και συγκεντρωμένοι στα ανώτερα στρώματα της παραδοσιακής ιεραρχίας. Σε γενικές γραμμές η χρήση των νέων πληροφοριακών συστημάτων καθιστά δυνατή την ύπαρξη συμβατικών και συνεργατικών σχέσεων που χαρακτηρίζονται από πολυκάναλες συναλλακτικές και συνεργατικές διαδικασίες οι οποίες συνενώνουν διαφορετικές ενέργειες της αλυσίδας αξίας, με αποτέλεσμα την αλλαγή της δομής και της βάσης του ανταγωνισμού και της συνεργασίας μέσα στις αγορές.οι νέες επιχειρηματικές απαιτήσεις που προέκυψαν ως αποτέλεσμα των τεχνολογικών εξελίξεων δεν οδήγησαν μόνο στην αναμόρφωση των ήδη υπαρχόντων παραδοσιακών επιχειρήσεων, αλλά και στην εμφάνιση νέων μορφών επιχειρήσεων. Η δομή των εικονικών επιχειρήσεων είναι τέτοια, ώστε, προκειμένου να εξασφαλιστεί η αποδοτική λειτουργία της, πρέπει να επικοινωνεί, να ανταλλάσσει δεδομένα και να συντονίζεται καθημερινά ένας μεγάλος αριθμός ανθρώπων οι οποίοι βρίσκονται πολύ συχνά διεσπαρμένοι σε μεγάλες γεωγραφικές αποστάσεις. Τα ICTs παίζουν καθοριστικό ρόλο στην υλοποίηση των εικονικών επιχειρήσεων παρέχοντας πληροφοριακά και επικοινωνιακά κανάλια που επιτρέπουν τις συντονισμένες δράσεις απομακρυσμένων γεωγραφικά ομάδων εργασίας. Η εμφάνιση νέων τεχνολογικών μορφών επικοινωνίας και ανταλλαγής δεδομένων κινείται προς την ίδια κατεύθυνση διευκόλυνσης και προαγωγής του έργου των εικονικών επιχειρήσεων. Τέτοιες μορφές είναι η δικτύωση ομότιμων Η/Υ (Peer-to-Peer networking) που επιτρέπει την αποθήκευση και το διαμοιρασμό πληροφοριών από ένα προσωπικό υπολογιστή προς άλλους και το αντίστροφο, χωρίς να απαιτείται για κάτι τέτοιο ένα συγκεκριμένος, «αφιερωμένος» server. Η τηλεσυνεργασία (telecooperation) η οποία παρέχει τη δυνατότητα είτε τηλε-συσκέψεων (telemeetings) Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 70

71 είτε τηλεχειρισμού υπολογιστών (remote assistance) βοηθάει επίσης το συντονισμό των ομάδων εργασίας. Η διαδραστικότητα (interactivity) εξυπηρετεί ένα ζωτικής σημασίας τμήμα της λειτουργίας της εικονικής επιχείρησης, εκείνο της συνεχούς επαφής με την αγορά και τον τελικό πελάτη. Με τη χρήση είτε διαδραστικών ιστοχώρων (interactive portals) είτε του απλού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η επιχείρηση μπορεί να διατηρεί στενή επαφή με τον πελάτη, να γνωρίζει τις αλλαγές στις ανάγκες και τις απαιτήσεις του όπου κι αν βρίσκεται στον κόσμο. Έτσι δίνεται η δυνατότητα για παρακολούθηση των αλλαγών των τάσεων της αγοράς παγκοσμίως και για υλοποίηση της λεγόμενης μαζικής εξατομίκευσης/προσωποποίησης (mass customization/ personalization), δηλαδή της προσαρμογής των χαρακτηριστικών του προϊόντος ή της υπηρεσίας στις ιδιαίτερες ανάγκες ομάδων καταναλωτών. Η βελτίωση της τεχνογνωσίας και ως εξ αυτής των τεχνικών παραγωγής των νέων τεχνολογικών συστημάτων, βοήθησε στην εξάπλωση της χρήσης του εντός των οργανισμών. Με τη δημιουργία πιο λειτουργικών συστημάτων, βελτιώθηκαν παράγοντες όπως η πρόσβαση στο μέσο (υπολογιστής, δικτυακή συσκευή κλπ), η ευκολία στη χρήση (νέα εύχρηστα λειτουργικά συστήματα και εφαρμογές), η λειτουργικότητα του μέσου (βελτιστοποίηση λειτουργίας και αποφυγή απωλειών και σφαλμάτων) και το κόστος χρήσης (φθηνότερα ανταλλακτικά, χαμηλές τιμές παροχής υπηρεσιών διαδικτύου), επηρεάζουν θετικά τη διεύρυνση της χρήσης των νέων τεχνολογιών. Η βελτίωση της λειτουργίας των εικονικών επιχειρήσεων προκύπτει και ως αποτέλεσμα της αποτελεσματικής μοντελοποίησης των επιχειρηματικών διαδικασιών, οντοτήτων και αντικειμένων. Συγκεκριμένα η νέες εννοιολογικές προσεγγίσεις και τεχνολογίες επιχειρηματικής μοντελοποίησης προσφέρουν στην εικονική επιχείρηση: i. Συνεπές και ομοιόμορφο εννοιολογικό μοντέλο ii. Συνεπείς και συναλλακτικές λειτουργίες, ενημερώσεις και αναθεωρήσεις των επιχειρηματικών οντοτήτων iii. Ένα ενιαίο (μεταξύ των επιχειρήσεων-μελών) οργανωσιακό μοντέλο. iv. Διαδικασίες με συνεπείς και μη αντικρουόμενους ρόλους σε όλο το μήκος της εικονικής επιχείρησης. Ο δεύτερος ρόλος των νέων τεχνολογιών, αναγνωρίζεται ως υποστηρικτικός της λειτουργίας των εικονικών επιχειρήσεων. Στόχος της αναμόρφωσης των παλαιών επιχειρήσεων σε νέες μορφές και της εμφάνισης των εικονικών επιχειρήσεων είναι η αντιμετώπιση των ταχύρρυθμων αλλαγών γρήγορα και αποτελεσματικά. Ωστόσο μέσο για την αντιμετώπιση είναι η παραγωγή καινοτόμων Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 71

72 προϊόντων και υπηρεσιών. Οι επιχειρήσεις-μέλη συνεργάζονται μεταξύ τους, προκειμένου να συνδυάσουν ικανότητες και πόρους και να παράγουν εξελιγμένα τεχνολογικά προϊόντα ή να παράσχουν εξελιγμένες υπηρεσίες που δε μπορούσαν από μόνη της καθεμία να παράσχει. Ο τρίτος ρόλος της τεχνολογικής καινοτομίας ως προς την εικονική επιχείρηση είναι ότι αποτελεί αποτέλεσμά της. Ωστόσο οι παραγόμενες καινοτομίες αυξάνουν τον ανταγωνισμό στην αγορά, δημιουργούν νέες προκλήσεις και ευκαιρίες και οδηγούν στη δημιουργία νέων εικονικών επιχειρήσεων. Έτσι η τεχνολογική καινοτομία μετατρέπεται πάλι σε δημιουργό αιτία της εικονικής επιχείρησης ακολουθώντας μια κυκλική πορεία εναλλαγής ρόλων, όπως παρουσιάζεται στην Εικόνα 4. Εικόνα 3: Η σχέση των τεχνολογικών καινοτομιών με την εικονική επιχείρηση Μελέτη Τεχνικών και Λειτουργικών προδιαγραφών για τις υπηρεσίες της πλατφόρμας ENET- VES Σελ. 72