«Διαχείριση Έργων στη Δημόσια Διοίκηση» Ενότητα 4: Πόροι ΕΙΔΙΚΗΣ ΦΑΣΗΣ ΣΠΟΥΔΩΝ 24η ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΗ ΣΕΙΡΑ

Transcript

1 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΑΝΑΣΥΓΚΡΟΤΗΣΗΣ «Διαχείριση Έργων στη Δημόσια Διοίκηση» Ενότητα 4: Πόροι ΕΙΔΙΚΗΣ ΦΑΣΗΣ ΣΠΟΥΔΩΝ 24η ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΗ ΣΕΙΡΑ

2 Πόροι Πόροι (resources) είναι τα άτομα, ο εξοπλισμός, τα υλικά και τα χρήματα που απαιτούνται για την ολοκλήρωση των εργασιών του έργου. Το Microsoft Project εστιάζει σε δύο πτυχές των πόρων, τη διαθεσιμότητα και το κόστος. Η διαθεσιμότητα προσδιορίζει πότε ένας συγκεκριμένος πόρος μπορεί να απασχοληθεί σε μια εργασία και πόσο έργο μπορεί να παράγει, ενώ το κόστος αναφέρεται στο πόσα χρήματα θα χρειαστούν για να πληρωθεί ο πόρος αυτός. Το Microsoft Project χειρίζεται τρία είδη πόρων, τους πόρους απασχόλησης, τους υλικούς πόρους και τους οικονομικούς πόρους. Οι πόροι απασχόλησης (work resources) είναι τα άτομα και ο εξοπλισμός που εκτελούν τις δουλειές του έργου και είναι αυτοί που επηρεάζουν τη συνολική απασχόληση που έχει προγραμματιστεί για μια εργασία. Υλικοί πόροι (material resources) είναι τα αναλώσιμα που χρησιμοποιούνται κατά την πρόοδο του έργου. Όπως και με τους πόρους απασχόλησης, οι υλικοί πόροι αντιστοιχίζονται σε εργασίες. Αντίθετα από τους πόρους απασχόλησης, οι υλικοί πόροι δεν επηρεάζουν τη συνολική απασχόληση που έχει προγραμματιστεί για μια εργασία. Οι Οικονομικοί πόροι είναι η χρηματικοί δαπάνη η οποία σχετίζεται με μια εργασία 2

3 Εισαγωγή Ανθρώπινων Πόρων 1. Στην ομάδα Resources Views (Προβολές Πόρων) της καρτέλας View πατήστε το κουμπί Resource Sheet (Φύλλο Πόρων) 2. Πατήστε στο κελί ακριβώς κάτω από την επικεφαλίδα της στήλης Resource Name (Όνομα πόρου) 3. Πληκτρολογήστε Οικονομική Υπηρεσία 4. Στο πεδίο Type (Είδος), βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί το Έργασία (Work) και πατήστε Tab 5. Επειδή θα καταχωρίσετε έναν ανθρώπινο πόρο απασχόλησης, μπορείτε να παραλείψετε το πεδίο Ετικέτα υλικού (Material Label). Πατήστε ξανά Tab. 6. Στο πεδίο Αρχικά (Initials) το Microsoft Project βάζει το πρώτο γράμμα του oνοματεπωνύμου του πόρου. 7. Βάλτε Δικαιούχος (με Tab) το πεδίο Group 8. Στο πεδίο Max Units ( Μέγιστες μονάδες) βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί η τιμή 100% και πατήστε στο επόμενο κενό κελί της στήλης Όνομα Πόρου (Resource Name). 3

4 Εισαγωγή Ανθρώπινων Πόρων για το έργο G.I.S Επαναλάβατε τα αντίστοιχα βήματα για τους πόρους του excel αρχείου πόροι 4

5 Καταχώρηση αμοιβών πόρων Η παρακολούθηση και η διαχείριση των πληροφοριών κόστους επιτρέπει στο Διαχειριστή έργων να απαντά σε σημαντικά ερωτήματα όπως Ποιο είναι το αναμενόμενο συνολικό κόστος του έργου, με βάση τις προβλέψεις για τη διάρκεια των εργασιών και τους πόρους; Μήπως χρησιμοποιούμε ακριβούς πόρους για να εκτελέσουμε εργασίες που θα μπορούσαν να πραγματοποιηθούν με φθηνότερους πόρους; Πόσα χρήματα θα κοστίσει ένα συγκεκριμένο είδος πόρου ή εργασίας στη διάρκεια του έργου; Θα μπορέσουμε να διατηρήσουμε τον ίδιο ρυθμό δαπανών σε όλη την προβλεπόμενη διάρκεια του έργου ή όχι; 5

6 Αμοιβή ανθρώπινων πόρων Resource Name Std. Rate Ovt. Rate Cost/Use Accrue At Οικονομική Υπηρεσία 5,00 /hr 2,00 /hr 0,00 Prorated Διοικητική 5,00 /hr 2,00 /hr 0,00 Prorated Πληροφορική 5,00 /hr 2,00 /hr 0,00 Prorated ΕΠΠΕ 5,00 /hr 4,00 /hr 0,00 Prorated Διοίκηση 0,00 /hr 0,00 /hr 0,00 Prorated Διαχειριστική 10,00 /hr 0,00 /hr 0,00 Prorated Διοικητικοί 50,00 /hr 0,00 /hr 0,00 Prorated Ανάπτυξη Βάσεων 80,00 /hr 20,00 /hr 0,00 Prorated Ανάπτυξη Λογισμικού 50,00 /hr 30,00 /hr 0,00 Prorated Αγορά Η/Υ 0, ,00 Start Υποψήφιοι Ανάδοχοι 0,00 /hr 0,00 /hr 0,00 Prorated 6

7 Καταχώρηση αμοιβών πόρων - Οργάνωση σε ομάδες Στα περισσότερα έργα οι πόροι απασχόλησης εντάσσονται σε λογικές ομάδες (groups). Στο συγκεκριμένο παράδειγμα διακρίνουμε δύο ομάδες. Το τακτικό προσωπικό και τους εξωτερικούς συνεργάτες. Το πεδίο Max Units (Μέγιστες μονάδες) αντιστοιχεί στη μέγιστη δυνατότητα που έχει ένας πόρος να διεκπεραιώσει μια εργασία. Αν ορίσετε ότι η γραμματέας έχει μέγιστες μονάδες 100% αυτό σημαίνει ότι διαθέτει το 100% του χρόνου της για να ασχοληθεί με τις εργασίες που της έχετε αντιστοιχίσει. 7

8 Προσαρμογή εργάσιμου χρόνου για μεμονωμένο πόρο Στην ομάδα Properties της καρτέλας Project, πατήστε το κουμπί Change Working time (Αλλαγή χρόνου εργασίας). Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου 8

9 Προσαρμογή εργάσιμου χρόνου για μεμονωμένο πόρο Στην επιλογή For Calendar (Για ημερολόγιο) επιλέξτε τον πόρο που θέλετε και θα εμφανιστεί το ημερολόγιο εργασίας του πόρου. Μπορείτε να προσθέσετε Exceptions (Εξαιρέσεις) και αργίες κατά τα γνωστά όπως σε ημερολόγιο έργου. 9

10 Διευθέτηση οικονομικών πόρων Το κόστος των οικονομικών πόρων το εισάγουμε μόνο όταν τον αντιστοιχίσουμε σε μια εργασία. Αυτό γίνεται από το πεδίο Cost (Κόστος) του πλαισίου διαλόγου Assign Resources (Αντιστοίχιση πόρων) ή από το πεδίο της φόρμας Εργασίας, αφού εμφανίσετε τη σελίδα λεπτομερειών Cost. 10

11 Εκχώρηση Πόρων σε Εργασίες Εκχώρηση Αντιστοίχιση ονομάζεται ο συνδυασμός ενός πόρου με μια εργασία με αντίστοιχο την απασχόληση (work). Από την πλευρά των εργασιών μπορούμε να ονομάσουμε την ενέργεια αυτή αντιστοίχιση εργασίας, ενώ από την πλευρά των πόρων αντιστοίχιση πόρων. Και στις δύο περιπτώσεις σημαίνει ακριβώς το ίδιο: μια εργασία μαζί με έναν πόρο ισοδυναμεί σε αντιστοίχιση. Στο Microsoft Project δε χρειάζεται να αντιστοιχίζετε πόρους σε εργασίες μπορείτε να δουλεύετε απλώς με τις εργασίες. 11

12 Εκχώρηση Πόρων σε Εργασίες Η εκχώρηση πόρων στο πρόγραμμα του έργου παρουσιάζει, όμως, κάποια πλεονεκτήματα. Αν αντιστοιχίσετε πόρους σε εργασίες, θα μπορείτε να απαντήσετε σε ερωτήματα όπως: Ποιος πρέπει να ασχοληθεί με ποιες εργασίες και πότε; Διαθέτετε το σωστό αριθμό πόρων για τη διεκπεραίωση του εύρους εργασιών που απαιτεί το έργο σας; Μήπως έχετε ορίσει ότι ένας πόρος θα ασχοληθεί με μια εργασία σε χρονικό διάστημα που ο πόρος αυτός δεν θα είναι διαθέσιμος (για παράδειγμα, όταν ο πόρος θα λείπει διακοπές) Μήπως αντιστοιχίσετε έναν πόρο σε τόσες πολλές εργασίες που έχετε υπερβεί τη δυναμικότητα απασχόλησης του πόρου; Με άλλα λόγια, ο πόρος σας υπεραπασχολείται; Αξιολογείστε την απόδοση του πόρου σας σε σχέση με το προκαθορισμένο πρόγραμμα. Ένας πόρος που εμφανίζεται πολύ απασχολημένος αλλά χρειάζεται διπλάσιο χρόνο για να ολοκληρώσει μια εργασία συγκριτικά με έναν άλλον, μπορεί να μην είναι τόσο αποδοτικός όσο φαίνεται. 12

13 Πριν τις εκχωρήσεις Παρατηρήστε Ομάδα Properties (Ιδιότητες) της καρτέλας Project (έργο), πατήστε το κουμπί Project Information (Πληροφορίες έργου) και μετά Statistics (Στατιστικά) Σημειώστε τη διάρκεια και το κόστος 13

14 Εκχώρηση ενός πόρου σε μία εργασία 1. Στη ομάδα Assignments (Αναθέσεις) της καρτέλας Resource (Πόρος) πατήστε το κουμπί Assign Resources (Αντιστοίχιση πόρων). 2. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Assign Resources Εδώ εμφανίζονται αλφαβητικά πρώτα οι πόροι που έχουν αντιστοιχιστεί στην εργασία και μετά οι υπόλοιποι 14

15 Εκχώρηση ενός πόρου σε μία εργασία, πιο εύκολα Πατάμε στη στήλη Resource names (Ονόματα πόρων) και από τη λίστα που εμφανίζεται επιλέγουμε του πόρους που θέλουμε. 15

16 Εκχώρηση ενός πόρου σε μία εργασία, μέσα από το Task Information 16

17 Αντιστοίχιση Πολλών Πόρων σε Μία Εργασία - Αλλαγή της διάρκειας του έργου και της απασχόλησης των πόρων Εξ ορισμού, το Microsoft Project χρησιμοποιεί τη μέθοδο χρονοπρογραμματισμού που ονομάζεται χρονοπρογραμματισμός με βάση την προσπάθεια (effort driven scheduling Καθοδήγηση με βάση την προσπάθεια). Αυτό σημαίνει ότι η απασχόληση σε μία εργασία παραμένει σταθερή, ανεξάρτητα από τον αριθμό των πόρων που της εκχωρείτε. Το Microsoft Project εφαρμόζει το χρονοπρογραμματισμό με βάση την προσπάθεια μόνο όταν εκχωρείτε ή αφαιρείτε έναν-έναν πόρους από τις εργασίες. Αρχικά, η εργασία «Α.2 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΝΤΑΞΗΣ ΠΡΑΞΗΣ» έχει διάρκεια 120 days αλλά, αφού δεν έχει αντιστοιχιστεί κανένας πόρος, η τιμή απασχόλησης για αυτήν είναι 0. Στην συνέχεια θα προβούμε στην πρώτη εκχώρηση για την εργασία αυτή. Η Διοίκηση με το 100% των μονάδων της. Αφού προβούμε στην πρώτη αντιστοίχιση, η διάρκεια της εργασίας και η τιμή απασχόλησης θα είναι 960 ώρες. Στην ίδια εργασία θα εκχωρήσουμε και την οικονομική υπηρεσία με το 100% των μονάδων της. Η προσθήκη της οικονομικής υπηρεσίας ελάφρωσε τη Διοίκηση και μείωσε και τη διάρκεια της εργασίας σε 60 μέρες. Μείωσε επίσης και τη συνολική διάρκεια του έργου. 17

18 Εκχώρηση όλων των πόρων του παραδείγματος Εκχωρήστε όλους τους πόρους όπως δίνονται στο αρχείο Εργασίες 18

19 Εκχώρηση όλων των πόρων του παραδείγματος 19

20 Αύξηση Απασχόλησης Πόρου - Μείωση Διάρκειας Έργου Μπορούμε επίσης να αλλάξουμε και τη διάρκεια του έργου αυξάνοντας την απασχόληση ενός βασικού πόρου. 20

21 Χρονοπρογραμματισμός Τύπος χρονοπρογραμματισμού (scheduling formula): Διάρκεια Εργασίας Χ Μονάδες Πόρων= Απασχόληση Απασχόληση: Η συνολική προσπάθεια η οποία απαιτείται για την εκτέλεση μιας εργασίας. Στο συγκεκριμένο παράδειγμα μετριέται σε ανθρωποώρες. Η τιμή απασχόλησης διαφέρει από τη διάρκεια μόνο αν αντιστοιχίσετε περισσότερους από έναν πόρους σε εργασία, ή αν ο ένας πόρος που αντιστοιχίσατε δεν εργάζεται με πλήρη απασχόληση. Ας δούμε ένα παράδειγμα. Η διάρκεια της Εργασίας «Επιχειρησιακή μελέτη Καταγραφής/ Ανάλυσης Αναγκών & Εφαρμογών / Σύνταξη Τευχών Δημοπράτησης» είναι 30 τυπικές εργάσιμες ημέρες ή 240 ώρες. Όταν αντιστοιχίσατε τον Διευθυντή στην εργασία αυτή το πρόγραμμα εφάρμοσε στην εργασία αυτή το 100% του χρόνου απασχόλησης του. Ο τύπος χρονοπρογραμματισμού για την εργασία αυτή έχει ως εξής: 240 ώρες διάρκεια εργασίας Χ 100% μονάδες πόρου = 240 ώρες απασχόλησης. 21

22 Τύποι Εργασίας Υπάρχουν τρεις τύποι α) σταθερών μονάδων (fixed units), β) σταθερής εργασίας (fixed work) & γ) σταθερής διάρκειας (fixed duration) Κάθε τιμή του τύπου χρονοπρογραμματισμού αντιστοιχεί σε ένα είδος εργασίας (task type). To είδος εργασίας προσδιορίζει ποια από τις τρεις τιμές του τύπου χρονοπρογραμματισμού θα παραμείνει σταθερή, αν αλλάξουν οι άλλες δύο. Για να δείτε το είδος της επιλεγμένης εργασίας πατήστε στο κουμπί Πληροφορίες Εργασίας (Task Information) και μετά επιλέξτε την καρτέλα Για προχωρημένους (Advanced). 22

23 Με Βάση την Προσπάθεια Πρέπει να σκεφτείτε σε ποιο βαθμό θα εφαρμόζεται ο χρονοπρογραμματισμός με βάση την προσπάθεια στις εργασίες των έργων σας. Για παράδειγμα, αν ένας πόρος χρειαστεί 10 ώρες για να ολοκληρώσει μια εργασία, θα μπορούσαν 10 πόροι να ολοκληρώσουν την εργασία σε μία ώρα; Η μήπως 20 πόροι σε 30 λεπτά; Μάλλον όχι. Ο κάθε πόρος θα μπλέκεται με τον άλλον και θα χρειαστεί πρόσθετος συντονισμός για την περάτωση εργασίας. Αν η εργασία είναι ιδιαίτερα περίπλοκη, ίσως χρειαστεί σημαντική εκπαίδευση προτού ένας πόρος μπορέσει να συνεισφέρει πλήρως. Η συνολική παραγωγικότητα μπορεί ακόμα και να μειωθεί αν αντιστοιχίσετε περισσότερους πόρους στην εργασία. Δεν υπάρχει κανόνας που να ορίζει πότε πρέπει και πότε δεν πρέπει να εφαρμόζετε το χρονοπρογραμματισμό με βάση την προσπάθεια. Ως διαχειριστής έργων, πρέπει να αναλύσετε τη φύση της δουλειάς που απαιτείται για κάθε εργασία του έργου σας, και να χρησιμοποιείτε την κρίση σας. Σύμφωνα με τον προηγούμενο τύπο, μια αλλαγή στο ποσό της διάρκειας, στις μονάδες πόρων ή στην απασχόληση επηρεάζει πάντα τις άλλες μεταβλητές. 23

24 Συνδυασμοί Χρονοπρογραμματισμού Υπάρχουν πέντε μοναδικοί συνδυασμοί χρονοπρογραμματισμού με βάση την προσπάθεια: σταθερών μονάδων, εξαρτώμενη από την προσπάθεια (προεπιλεγμένη ρύθμιση) σταθερών μονάδων (δεν επιλέγεται η Καθοδήγηση μέσω της προσπάθειας) σταθερής διάρκειας σταθερής διάρκειας, εξαρτώμενη από την προσπάθεια (επιλέγεται κι εδώ η Καθοδήγηση μέσω της προσπάθειας) σταθερής εργασίας 24

25 Εργασίες Σταθερών Μονάδων Εξαρτώμενες από την προσπάθεια Με μία τέτοια εργασία το πρόγραμμα υπολογίζει την απασχόληση την πρώτη φορά που αντιστοιχίζονται πόροι, και την κρατά σταθερή (μέχρι να την αλλάξει ο χρήστης). Είναι προεπιλεγμένος τύπος (fixed units και effort driven) Οι διάρκειες της εργασίας και του έργου, μειώνονται με την πρόσθεση νέων πόρων και αυξάνονται με την αφαίρεση αυτών. 25

26 Εργασίες Σταθερών Μονάδων Με μία τέτοια εργασία το πρόγραμμα υπολογίζει τις μονάδες πόρων την πρώτη φορά που αντιστοιχίζονται πόροι, και τις κρατά σταθερές (μέχρι να τις αλλάξει ο χρήστης). Οι διάρκειες της εργασίας και του έργου, αυξάνονται ή μειώνονται με τη μεταβολή της απασχόλησης και αντίστροφα. Η απασχόληση εδώ είναι πάντα μεταβαλλόμενη. 26

27 Εργασίες Σταθερής Διάρκειας Με μία τέτοια εργασία το πρόγραμμα κρατά σταθερή τη διάρκεια και υπολογίζει την απασχόληση κάθε φορά που αντιστοιχίζονται πόροι. Μια εργασία σταθερής διάρκειας δεν αλλάζει. Εάν είναι στην κρίσιμη διαδρομή και το έργο καθυστερεί πρέπει να αντιμετωπιστεί η κατάσταση από της προηγούμενές της. 27

28 Εργασίες Σταθερής Διάρκειας εξαρτώμενες από την προσπάθεια Στις εξαρτώμενες από την προσπάθεια εργασίες σταθερής διάρκειας δεν μπορείτε να μεταβάλλετε ούτε τη διάρκεια, ούτε την απασχόληση. Προσθήκη πόρων σημαίνει ότι κάθε πόρος θα δεσμευθεί σε μικρότερο ποσοστό. 28

29 Εργασίες Σταθερής Εργασίας Με μία εργασία τέτοια το πρόγραμμα υπολογίζει την απασχόληση την πρώτη φορά που αντιστοιχίζονται πόροι, και την κρατά σταθερή (χωρίς να μπορεί να την αλλάξει ο χρήστης). Η Καθοδήγηση μέσω της προσπάθειας καθίσταται ανενεργή Μια αλλαγή στη διάρκεια επιφέρει αλλαγή στις μονάδες πόρων. Οι διάρκειες της εργασίας και του έργου, μειώνονται με την πρόσθεση νέων πόρων και αυξάνονται με την αφαίρεση αυτών. 29

30 Ρύθμιση του εργάσιμου χρόνου για μεμονωμένους πόρους Ημερολόγιο πόρου (resource calendar). Ημερολόγιο πόρου είναι ο εργάσιμος και μη εργάσιμος χρόνος ενός μεμονωμένου πόρου. Τα ημερολόγια πόρων εφαρμόζονται μόνο σε πόρους απασχόλησης (άτομα και εξοπλισμό), και όχι σε υλικούς πόρους. Όταν σε ένα έργο δημιουργείται για πρώτη φορά πόρους, το Microsoft Project δημιουργεί ένα ημερολόγιο για κάθε πόρο. Οι αρχικές ρυθμίσεις χρόνου για τα ημερολόγια πόρων είναι ακριβώς ίδιες με αυτές του βασικού-τυπικού ημερολογίου (Standard base calendar). Αν όλοι οι εργάσιμοι χρόνοι των πόρων σας ταυτίζονται με τον εργάσιμο χρόνο του βασικού ημερολογίου standard, δεν χρειάζεται να διορθώσετε κανένα ημερολόγιο πόρου. Ωστόσο, υπάρχουν πιθανότητες ορισμένοι πόροι να εξαιρούνται από τον εργάσιμο χρόνο του βασικού ημερολογίου Standard, όπως: Πρόγραμμα απασχόλησης με ελαστικό ωράριο. Χρόνος διακοπών. Άλλος χρόνος όπου ένας πόρος δεν είναι διαθέσιμος να απασχοληθεί στο έργο, όπως ο χρόνος για κατάρτιση ή παρακολούθηση συνεδρίων. 30

31 Καταχώρηση σταθερού κόστους Παραδείγματα σταθερού κόστους έργων - Έξοδα ταξιδιού για ένα σύμβουλο, που καταβάλλονται επιπλέον της ωριαίας ή ημερήσιας αμοιβής του. - Δαπάνες εγκατάστασης ενός μηχανήματος που χρεώνονται επιπλέον του ημερήσιου ενοικίου του. Αν για μία εργασία καταχωρίσετε κόστος πόρου και σταθερό κόστος, το Microsoft Project προσθέτει τα δύο ποσά για να προσδιορίσει το συνολικό κόστος της εργασίας. Ακόμα και αν δεν καταχωρίσετε πληροφορίες για το κόστος πόρων σε ένα πρόγραμμα έργου ( ίσως επειδή δε γνωρίζετε πόσοι πόροι θα πληρωθούν), μπορείτε να ελέγξετε κάπως το συνολικό κόστος του έργου σας καταχωρώντας ένα σταθερό κόστος για κάθε εργασία. Μπορείτε να ορίσετε πότε θα συσσωρευτεί (accrue) το σταθερό κόστος - Στην αρχή - Στο τέλος - Επιμεριστικά 31

32 Καταχώρηση σταθερού κόστους για το έργο ΟΠΣΥ Για το έργο γνωρίζουμε ότι η αγορά Η/Υ θα στοιχίσει Ευρώ, επιπλέον της εργασίας των πόρων απασχόλησης. Στην επιλογή Assign Resources επιλέγουμε τη στήλη Cost για την αγορά Η/Υ και καταχωρούμε Έτσι, το Microsoft Project θα προγραμματίσει κόστος Ευρώ για την εργασία και το έργο θα χρεωθεί με το κόστος αυτό όταν τελειώσει η εργασία. Το κόστος αυτό είναι ανεξάρτητο από τη διάρκεια της εργασίας ή του κόστους των πόρων που της έχουν αντιστοιχιστεί 32