Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο

Transcript

1 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «ΠΣ Λειτουργικών Υπηρεσιών» Αναθέτουσα Αρχή: ΕΛΚΕ ΠΟΛΥΤΕΧΝΕΙΟΥ ΚΡΗΤΗΣ Αρ. Διακηρυξης: 12302/ Προϋπολογισμός: Εξήντα Μία Χιλιάδες Τριακόσια Ογδόντα Δυο Ευρώ και Έντεκα Λεπτά ,11 (χωρίς ΦΠΑ) Διάρκεια: Δέκα (10) μήνες Διαδικασία Ανάθεσης: Τακτικός Ανοικτός με κριτήριο την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά Ημερομηνία διενέργειας διαγωνισμού: 18/12/2012 Κωδικός ΟΠΣ: [ ]

2 Πίνακας Περιεχομένων Πίνακας Περιεχομένων... 2 Συνοπτικά στοιχεία Έργου... 4 ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ... 5 A1 Περιβάλλον του Έργου... 7 Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου... 7 Α1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας & Υλοποίησης... 7 Α1.1.2 Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου Α1.1.3 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) Α1.2 Υφιστάμενη κατάσταση Α1.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας Α1.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Α1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών Α1.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών A2 Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Α2.1 Αντικείμενο του Έργου Α2.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη Α2.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου Α2.4 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου A3 Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου Α3.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες Α3.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος Α3.2.1 Γενικές αρχές Α3.2.2 Θέματα συνάφειας με το Υποέργο της οριζόντιας δράσης Α1 της πρόσκλησης 21.1 και με το σύστημα Ερμής Α3.3 Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου Α3.4 Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων (Υποσυστημάτων) Α3.4.1 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Χρηστών» Α3.4.2 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων» Α3.4.3 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Έργων» Α3.4.4 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Προμηθειών» Α3.4.5 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Προσωπικού» Α3.5 Προδιαγραφές Οριζόντιων Λειτουργιών Α3.6 Λειτουργικά Χαρακτηριστικά Εξοπλισμού Α3.7 Διαλειτουργικότητα Α3.8 Πολυκαναλική προσέγγιση... 50

3 Α3.9 Ανοιχτά δεδομένα Α3.10 Απαιτήσεις Ασφάλειας Α3.11 Απαιτήσεις Ευχρηστίας Συστήματος Α3.12 Απαιτήσεις Προσβασιμότητας Α3.13 Χρονοδιάγραμμα και Φάσεις Έργου Α3.14 Πίνακας Παραδοτέων Α3.15 Σημαντικά Ορόσημα υλοποίησης Έργου A4 Ελάχιστες προδιαγραφές Υπηρεσιών Α4.1 Υπηρεσίες Δοκιμών Ελέγχου Α4.2 Υπηρεσίες Μετάπτωσης Δεδομένων Α4.3 Υπηρεσίες Εκπαίδευσης Α4.4 Υπηρεσίες Πιλοτικής και Παραγωγικής Λειτουργίας Α4.5 Υπηρεσίες Εγγύησης «Καλής Λειτουργίας» A5 Μεθοδολογία Διοίκησης και Υλοποίησης Έργου Α5.1 Μέθοδοι και Τεχνικές Υλοποίησης και Υποστήριξης Α5.2 Σχέδιο και Σύστημα Διασφάλισης Ποιότητας Α5.3 Σενάρια χρήσης και Ελέγχου - Διαδικασία παραλαβής λειτουργικότητας συστημάτων και Έργου... 64

4 Συνοπτικά στοιχεία Έργου Το έργο αναφέρεται στην αναβάθμιση και επέκταση των δυνατοτήτων του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος που διαθέτει το Ίδρυμα, με την υιοθέτηση νέων πρωτοπόρων και καινοτόμων τεχνολογιών που είναι απαραίτητες για την κάλυψη των άμεσων καθημερινών αναγκών. Στόχος είναι να προσφέρονται όσο το δυνατό περισσότερες ηλεκτρονικές υπηρεσίες για όλους τους φοιτητές, τους καθηγητές, τους εργαζόμενους και τους εξωτερικούς συναλλασσόμενους με το Ίδρυμα, αλλά και να διασφαλισθεί η δυνατότητα διασύνδεσης του ΟΠΣ με την κεντρική υποδομή που θα αναπτυχθεί μέσω της δράσης Α1 της πρόσκλησης Συγκεκριμένα, στοχεύει στην ολοκλήρωση των υφιστάμενων πληροφοριακών συστημάτων του Ιδρύματος με την εγκατάσταση, παραμετροποίηση και θέση σε λειτουργία πρόσθετων υποσυστημάτων λογισμικού στις παρακάτω περιοχές, όπως καθορίστηκαν στο e- university: 1. Διαχείριση Προσωπικού 2. Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων 3. Διαχείριση Έργων 4. Διαχείριση Προμηθειών

5 ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ Συντομογραφίες Γενικά Συντομογραφίες Περιγραφή ΑΑ ΕΕ ΕΣΠΑ ΕΠ ΨΣ ISO HTML SMS ΔΕΠ ΕΕΕΚ ΕΛΚΕ ΕΠ ΨΣ ΕΠΠΕ ΕΤΕΠ ΙΚΥ Π.Σ. ΥΠΔΒΜΘ Αναθέτουσα Αρχή Ευρωπαϊκή Ένωση Εθνικό Στρατηγικό Πλαίσιο Αναφοράς Επιχειρησιακό Πρόγραμμα Ψηφιακή Σύγκλιση International Organization for Standardization Hyper Text Markup Language Short Message Service Διδακτικό Ερευνητικό Προσωπικό Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων/ επίσημο έντυπο όπου δημοσιεύεται η Νομοθεσία, καθώς και διοικητικές πράξεις, ανακοινώσεις, προκηρύξεις κλπ, που έχουν νομικές ή άλλες δεσμεύσεις για τα κράτη μέλη ή αυτούς που αφορούν. Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων και Έρευνας Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση» Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου Ειδικό Τεχνικό Εργαστηριακό Προσωπικό Ίδρυμα Κρατικών Υποτροφιών Πληροφοριακό Σύστημα Υπουργείο Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων Συντομογραφίες Έργου Συντομογραφίες Περιγραφή ΑΑ ΑΕΙ ΔΕΠ ΔΕΣΕ ΕΔΙΠ ΕΕΔΙΠ ΕΛΚΕ ΕΣΡ ΕΣ ΕΤΕΠ ΕΤΠ ΛΕ Αναθέτουσα Αρχή Ανώτατο Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Μέλη Διδακτικού Ερευνητικού Προσωπικού Διεύθυνση Εκτέλεσης & Συντήρησης Έργων Ειδικό Διδακτικό Προσωπικό Μέλη Ειδικού και Εργαστηριακού Διδακτικού Προσωπικού κλάδου Ι και ΙΙ Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας Εθνικό Συμβούλιο Ραδιοτηλεόρασης Ελεγκτικό Συνέδριο Μέλη Ειδικού Τεχνικού Εργαστηριακού Προσωπικού Ειδικό Τεχνικό Προσωπικό Λειτουργική Ενότητα

6 ΛΣ ΟΠΣ ΕΔΔΑΠ ΠΔΕ ΠΔΗΔ ΠΕΣ ΣΔΠΕ ΣΗΔΕ-ΡΕ ΤΕΙ ΦΕΚ ΠΕΣ AS ΒΔ ή DΒ ECTS DS Λειτουργικό Σύστημα Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων Πλαίσιο Διαλειτουργικότητας Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης Συνολική Περίοδος Εγγύησης του Έργου Σχέδιο Διαχείρισης και Ποιότητας Έργου Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων και Ροής Εργασιών Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Φύλλο Εφημερίδας της Κυβερνήσεως Συνολική Περίοδος Εγγύησης του Έργου Application Server Βάση Δεδομένων / Database European Credit Transfer and Accumulation System Συνθήκης Bologna, βλέπε προδιαγραφές /ects/index_en.html Diploma Supplement Συνθήκης Bologna, βλέπε προδιαγραφές ognition/diploma_en.html

7 A1 Περιβάλλον του Έργου Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου Για την υλοποίηση του Έργου της παρούσας Διακήρυξης εμπλέκονται οι ακόλουθοι: ΦΟΡΕΑΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΟΥ ΕΠ ΨΣ ΕΥΔ ΨΣ ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ & ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΦΟΡΕΑΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ ΕΔΔΑΠ - Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών ΕΑΕ - Επιτροπή Αξιολόγησης Ενστάσεων ΕΠΠΕ Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής του Έργου ΕΛΚΕ Πολυτεχνείου Κρήτης Υπουργείο Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων Βλ. παρ. Α Βλ. παρ. Α1.1.3 Βλ. παρ. Α Α1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας & Υλοποίησης Το Πολυτεχνείο Κρήτης ιδρύθηκε με το νόμο 545/77 «Περί ιδρύσεως Τεχνολογικού Πανεπιστημίου υπό την επωνυμία Πολυτεχνείο Κρήτης και άλλων τινών διατάξεων». Οι διοικητικές υπηρεσίες στην κεντρική διοίκηση του Πολυτεχνείου Κρήτης διεκπεραιώνονται από την Γενική Διεύθυνση Διοικητικών και Τεχνικών Υπηρεσιών, αντικείμενο της οποίας είναι ο προγραμματισμός των δραστηριοτήτων, ο εκσυγχρονισμός και ο συντονισμός λειτουργίας των Διευθύνσεων: (i) Διοικητικών Υπηρεσιών (ii) Οικονομικών Υπηρεσιών (iii) Ακαδημαϊκών Θεμάτων (iv) Τεχνικών Υπηρεσιών (v) Διεύθυνσης Τηλεπικοινωνιών, Δικτύων και Υπολογιστικής Υποδομής Πιο αναλυτικά:

8 1. Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών Η Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών διεκπεραιώνει όλα τα θέματα που σχετίζονται με το σύνολο του ανθρώπινου δυναμικού του Ιδρύματος. Ειδικότερα ως προς το διοικητικό προσωπικό εισηγείται για την κατάλληλη αξιοποίηση, αναβάθμιση και ανάπτυξη αυτού ώστε να είναι σε θέση να ανταποκριθεί στις αυξανόμενες απαιτήσεις. Έχει την ευθύνη ενημέρωσης των αρχείων προσωπικού με τις μεταβολές, συγκροτείται δε από τις εξής μονάδες με τις παρακάτω αρμοδιότητες: α) Το Τμήμα Διοικητικού Προσωπικού Έχει την ευθύνη για την εφαρμογή της κείμενης νομοθεσίας που αναφέρεται σε θέματα υπηρεσιακής κατάστασης του διοικητικού προσωπικού (μονίμων υπαλλήλων ή εργαζομένων με σύμβαση Ιδιωτικού Δικαίου) ειδικότερα δε : Παρακολουθεί, εντοπίζει και ιεραρχεί τις ανάγκες των διοικητικών υπηρεσιών σε προσωπικό κατά ειδικότητα, βαθμό και ειδικές γνώσεις και εισηγείται την καλύτερη δυνατή αξιοποίηση του υπάρχοντος διοικητικού προσωπικού. Καταρτίζει και εισηγείται προγράμματα ανάπτυξης και μετεκπαίδευσης του προσωπικού. Παρακολουθεί την στελέχωση των διοικητικών υπηρεσιών, εντοπίζει τις μεταβολές στο φόρτο εργασίας και εισηγείται την ανακατανομή του προσωπικού, σε συνδυασμό με την δυνατότητα πλήρωσης κενών θέσεων. Συντάσσει τον ετήσιο προγραμματισμό κάλυψης των κενών οργανικών θέσεων διοικητικού προσωπικού του Ιδρύματος, καθώς και τον προγραμματισμό πρόσληψης ωρομισθίου προσωπικού. Μεριμνά για την έκδοση των αναγκαίων διοικητικών πράξεων σχετικά με τον διορισμό, πρόσληψη, μετάταξη, απόσπαση, τοποθέτηση, μετακίνηση, ανάθεση καθηκόντων, παραίτηση, συνταξιοδότηση, αξιολόγηση, χορήγηση πάσης φύσεως αδειών, ιατροφαρμακευτική περίθαλψη κλπ. Επιλαμβάνεται των συμβάσεων ανάθεσης έργου. Μεριμνά για την έκδοση πάσης φύσεως πιστοποιητικών. Καταρτίζει τις ετήσιες καταστάσεις προσωπικού και τους πίνακες προακτέων. Μεριμνά για την έκδοση των αναγκαίων διοικητικών πράξεων σχετικά με την μονιμοποίηση, προαγωγή, χορήγηση μισθολογικών κλιμακίων, χρονοεπιδομάτων και παντός άλλου προβλεπομένου επιδόματος από την κείμενη νομοθεσία. Μελετά τα προβλήματα υπηρεσιακής κατάστασης του προσωπικού και εισηγείται στο αρμόδιο όργανο. Τηρεί τα προσωπικά μητρώα του διοικητικού προσωπικού, τα ενημερώνει συνεχώς με όλες γενικά τις μεταβολές και παρέχει πληροφορίες επ αυτών. Επιλαμβάνεται θεμάτων εφαρμογής πειθαρχικών διατάξεων. Μεριμνά για την αντιμετώπιση των προσφυγών του διοικητικού προσωπικού στα Διοικητικά Δικαστήρια, σε συνεργασία με την Νομική Υπηρεσία. Παρέχει γραμματειακή υποστήριξη στο Υπηρεσιακό Συμβούλιο διοικητικού προσωπικού.

9 β) Το Τμήμα Διδακτικού Προσωπικού: Έχει την ευθύνη για την εφαρμογή των διατάξεων της κείμενης νομοθεσίας που αναφέρεται σε θέματα της υπηρεσιακής κατάστασης των μελών του Διδακτικού Ερευνητικού Προσωπικού, του Επικουρικού Διδακτικού Προσωπικού, των Επισκεπτών Καθηγητών, των Εντεταλμένων Επίκουρων Καθηγητών και του προσωπικού που προσλαμβάνεται με το άρθρο 5 του Π.Δ. 407/80 (Α 182) και ειδικότερα: Διεκπεραιώνει τις αποφάσεις των Ακαδημαϊκών Τμημάτων για την προκήρυξη νέων θέσεων μετά από τους αναγκαίους ελέγχους. Μεριμνά για την κατάρτιση και προώθηση των αναγκαίων πράξεων διορισμού του Διδακτικού Προσωπικού. Προβαίνει στις αναγκαίες ενέργειες για θέματα που σχετίζονται με τη μισθολογική εξέλιξη του διδακτικού προσωπικού και φροντίζει για την έκδοση των σχετικών διοικητικών πράξεων. Προβαίνει στον έλεγχο νομιμότητας των αποφάσεων των Γενικών Συνελεύσεων των Ακαδημαϊκών Τμημάτων για τη χορήγηση των πάσης φύσεως αδειών και φροντίζει για την έγκρισή τους. Επιλαμβάνεται και διεκπεραιώνει θέματα παραιτήσεων, εξελίξεων, κινήσεων εκτός έδρας, εκπτώσεων εισιτηρίων, ιατροφαρμακευτικής περίθαλψης, πολυθεσίας, κλπ. Μεριμνά για την έκδοση πάσης φύσεως πιστοποιητικών. Επιλαμβάνεται θεμάτων εφαρμογής πειθαρχικών διατάξεων. Τηρεί τα προσωπικά μητρώα του Διδακτικού Προσωπικού, τα ενημερώνει συνεχώς και πλήρως με όλες γενικά τις μεταβολές και παρέχει πληροφορίες επ αυτών. Μεριμνά για την αντιμετώπιση των προσφυγών του Διδακτικού Προσωπικού στα Διοικητικά Δικαστήρια, σε συνεργασία με τη Νομική Υπηρεσία. γ. Το Τμήμα Ειδικού Τεχνικού Εκπαιδευτικού Προσωπικού - Ειδικού Εργαστηριακού Διδακτικού Προσωπικού: Έχει την ευθύνη για την εφαρμογή των διατάξεων της κείμενης νομοθεσίας, που αναφέρεται σε θέματα υπηρεσιακής κατάστασης του Ε.Τ.Ε.Π.- Ε.Ε.ΔΙ.Π. και ειδικότερα: Διεκπεραιώνει τις αποφάσεις των Ακαδημαϊκών Τμημάτων για προκήρυξη νέων θέσεων Ε.Τ.Ε.Π.-Ε.Ε.ΔΙ.Π., μετά από αναγκαίους ελέγχους. Προβαίνει στον έλεγχο νομιμότητας των αποφάσεων των αρμοδίων οργάνων των Ακαδημαϊκών Τμημάτων για την εκλογή των μελών του ΕΤΕΠ-ΕΕΔΙΠ και μεριμνά για την κατάρτιση και προώθηση των αναγκαίων διοικητικών πράξεων διορισμού αυτών. Προετοιμάζει τις αναγκαίες διοικητικές πράξεις σχετικά με τον διορισμό, πρόσληψη, μετάταξη, παραίτηση, συνταξιοδότηση, χορήγηση πάσης φύσεως αδειών, ιατροφαρμακευτική περίθαλψη κλπ. Μεριμνά για την έκδοση πάσης φύσεως πιστοποιητικών. Παρακολουθεί χρονικά την βαθμολογική και μισθολογική εξέλιξη των Ε.Τ.Ε.Π.- Ε.Ε.ΔΙ.Π.

10 Μεριμνά για την έκδοση των αναγκαίων διοικητικών πράξεων σχετικά με τη μονιμοποίηση, προαγωγή, χορήγηση μισθολογικών κλιμακίων, χρονοεπιδομάτων και παντός άλλου προβλεπομένου επιδόματος από την κείμενη νομοθεσία. Μελετά τα προβλήματα υπηρεσιακής κατάστασης του προσωπικού και εισηγείται στα αρμόδια όργανα. Τηρεί τα προσωπικά μητρώα των Ε.Τ.Ε.Π.-Ε.Ε.ΔΙ.Π., τα ενημερώνει συνεχώς και πλήρως με όλες γενικά τις μεταβολές και παρέχει πληροφορίες επ αυτών Επιλαμβάνεται θεμάτων εφαρμογής πειθαρχικών διατάξεων. Μεριμνά για την αντιμετώπιση των προσφυγών των Ε.Τ.Ε.Π.-Ε.Ε.ΔΙ.Π. στα Διοικητικά Δικαστήρια, σε συνεργασία με τη Νομική Υπηρεσία. δ. Το Τμήμα Διεκπεραίωσης και Αρχείου: Παραλαμβάνει την αλληλογραφία και πρωτοκολλεί τα κοινά και εμπιστευτικά έγγραφα, εισερχόμενα και εξερχόμενα του Ιδρύματος, φροντίζει για την αποστολή της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας στους αποδέκτες, επικυρώνει τα εξερχόμενα έγγραφα με την ένδειξη «πιστό αντίγραφο» και γραμματοσημαίνει την δια των Ελληνικών Ταχυδρομείων αποστελλόμενη αλληλογραφία. Μεριμνά για την τήρηση του γενικού αρχείου του Ιδρύματος και αρχειοθετεί τα πρωτότυπα σχέδια των εξερχόμενων εγγράφων. 2. Διεύθυνση Οικονομικών Υπηρεσιών Η Διεύθυνση Οικονομικών Υπηρεσιών μελετά και εισηγείται προγράμματα οικονομικής υποστήριξης των δραστηριοτήτων του Πολυτεχνείου Κρήτης και των αναπτυξιακών προγραμμάτων του. Διερευνά τις δυνατότητες χρηματοδότησης μέσω του τακτικού προϋπολογισμού και του προϋπολογισμού των δημοσίων επενδύσεων, καθώς και την δυνατότητα χρηματοδότησης από άλλες πηγές, κληροδοτήματα, έσοδα από συνεργασίες, επιδοτήσεις Κοινοτικών Ταμείων κλπ. Παρακολουθεί και αναλύει τις δαπάνες του Ιδρύματος και εισηγείται τρόπους κατανομής των προβλεπόμενων εσόδων προς κάλυψη των επί μέρους δαπανών. Παρέχει υποστήριξη σε θέματα προμηθειών, φροντίζει για την διαχείριση της κινητής και ακίνητης περιουσίας του Ιδρύματος και προγραμματίζει τις εκταμιεύσεις ώστε αυτές να κινούνται μέσα στα πλαίσια των διαθεσίμων. Ασκεί προληπτικούς και κατασταλτικούς διαχειριστικούς ελέγχους, για την διασφάλιση των συμφερόντων του Ιδρύματος και έχει την ευθύνη για την έκδοση της μισθοδοσίας του Προσωπικού. Η Διεύθυνση συγκροτείται από τα Τμήματα : (α) Λογιστηρίου και Ταμείου, (β) Προμηθειών, (γ) Διαχείρισης Περιουσίας, (δ) Μισθοδοσίας. Οι Αρμοδιότητες των Τμημάτων της Διεύθυνσης Οικονομικών Υπηρεσιών είναι: α. Το Τμήμα Λογιστηρίου και Ταμείου:

11 Συγκεντρώνει και επεξεργάζεται στοιχεία για την κατάρτιση ή αναμόρφωση του ετήσιου τακτικού προϋπολογισμού καθώς και αυτών του προγράμματος δημοσίων επενδύσεων, κληροδοτημάτων, ιδίων πόρων κλπ. και μεριμνά για την έγκαιρη υποβολή τους για έγκριση ή τροποποίηση. Παρακολουθεί την εκτέλεση των προϋπολογισμών και υποβάλλει προτάσεις για τροποποιήσεις σε περίπτωση αποκλίσεων. Επιμελείται και εισηγείται για την έγκριση των αιτουμένων δαπανών από τα αρμόδια όργανα και διεκπεραιώνει τις εγκριτικές αποφάσεις. Κατανέμει τα εγκεκριμένα ποσά δαπανών στους λογαριασμούς δαπανών των αποφάσεων της Συγκλήτου και των Γενικών Συνελεύσεων των Ακαδημαϊκών Τμημάτων, κατόπιν αποφάσεως του Πρυτανικού Συμβουλίου. Επιμελείται για τη παροχή βεβαιώσεων σχετικά με την ύπαρξη πιστώσεων για την εκτέλεση των δαπανών του Ιδρύματος. Εισηγείται για τη λήψη των μέτρων που απαιτούνται για την έγκαιρη χρηματοδότηση του Ιδρύματος από το κράτος και τους άλλους αρμόδιους φορείς. Παραλαμβάνει αιτήσεις δαπανών εκ των μη κατανεμηθέντων κονδυλίων και μεριμνά για την έγκρισή τους. Αναλύει τη διαμόρφωση των δαπανών κατά τα προηγούμενα έτη κατά δραστηριότητα και παρέχει σχετικά στοιχεία στην κεντρική διοίκηση, τα τμήματα και τις διοικητικές υπηρεσίες. Ενημερώνει τα αρμόδια όργανα τόσο κατά τη διάρκεια της χρήσης για την πορεία των προϋπολογισμών, όσο και κατά το τέλος αυτής συντάσσοντας τον απολογισμό εσόδων και εξόδων για κάθε οικονομικό έτος. Παρέχει πληροφορίες και οδηγίες σε όλα τα τμήματα για την εκτέλεση των δαπανών και προβαίνει στην εκκαθάρισης και ενταλματοποίηση κάθε είδους δαπάνης. Παραλαμβάνει τα δελτία παραγγελιών για την εκτέλεση δαπανών σε βάρος των προϋπολογισμών του Ιδρύματος και ελέγχει την ύπαρξη υπολοίπου του αντίστοιχου λογαριασμού κατά κατηγορία πραγματοποιούμενης δαπάνης. Παραλαμβάνει όλα τα τιμολόγια και λοιπά παραστατικά των διαφόρων αγορών, τα παραβάλλει με τα δελτία παραγγελίας, ελέγχει τη νομιμότητα αυτών και εκδίδει τα εντάλματα πληρωμής και τις σχετικές επιταγές. Ελέγχει την ύπαρξη προϋποθέσεων εκδόσεων ενταλμάτων προπληρωμής και προβαίνει στην έκδοσή τους. Διενεργεί την ενταλματοποίηση και εκκαθάριση των δαπανών νοσηλείας και των συγγραφικών δικαιωμάτων από την δωρεάν διανομή διδακτικών βιβλίων και σημειώσεων στους φοιτητές, σε συνεργασία με την Διεύθυνση Ακαδημαϊκών Θεμάτων. Τηρεί τους λογαριασμούς του Ιδρύματος και των κληροδοτημάτων βάσει του λογιστικού σχεδίου, στα υπό του νόμου προβλεπόμενα λογιστικά βιβλία. Επιμελείται για τη νόμιμη, ορθή και αιτιολογημένη καταχώρηση των συμψηφιστικών και λογιστικών εγγραφών στα σχετικά βιβλία και καταρτίζει τον ισολογισμό του Ιδρύματος.

12 Μεριμνά για τη θεώρηση χρηματικών ενταλμάτων από τον αρμόδια υπηρεσίας του Ελεγκτικού Συνεδρίου. Ευθύνεται για την διαχείριση της πάγιας προκαταβολής και την αποδέσμευση του διαθέσιμου ορίου. Σε περίπτωση παροχής δικαιωμάτων διαχείρισης πάγιας προκαταβολής στα τμήματα, παρακολουθεί την κίνηση των λογαριασμών και την τήρηση των ορίων καθώς και την ταχεία έκδοση ενταλμάτων πληρωμής. Αποστέλλει ειδοποιήσεις στους υπολόγους για είσπραξη των ενταλμάτων. Τηρεί μητρώο υπολόγων και αρχείο δικαιολογητικών των ενταλμάτων. Παρακολουθεί τα διατιθέμενα χρήματα του ιδρύματος στις τράπεζες καθώς και τις αναληφθείσες υποχρεώσεις δαπανών και καταστρώνει το πρόγραμμα μετρητών. Ρυθμίζει τις εγκρίσεις δαπανών στα πλαίσια των διαθεσίμων του ιδρύματος. Παραλαμβάνει τα αντίγραφα των λογαριασμών των τραπεζών προς έλεγχο και συμφωνία και προβαίνει στην σύνταξη της κατάστασης χρηματικής κίνησης του μηνός βάσει των αναλυτικών καθολικών και λογαριασμών δαπανών και εσόδων. Ελέγχει, πριν από την εξόφληση, τα χρηματικά εντάλματα και τους άλλους τίτλους πληρωμής, όσον αφορά το νόμιμο και το έγκυρο των εντελλομένων δαπανών. Αποστέλλει στους δικαιούχους ειδοποιήσεις για το ποσό που πρόκειται να εισπραχθεί και ελέγχει τα πιστοποιητικά και τα λοιπά έγγραφα νομιμοποίησής τους. Τηρεί τις ημερήσιες ταμειακές καταστάσεις εισπράξεων και πληρωμών, φυλάσσει τα σχετικά παραστατικά και τα υποβάλλει στο Ελεγκτικό Συνέδριο μέσα στις νόμιμες προθεσμίες. Ενεργεί την είσπραξη των εσόδων, την πληρωμή των εξόδων, αποστέλλει τα μετρητά στην Τράπεζα της Ελλάδος και προβαίνει στην συμφωνία ταμείου. Συντάσσει καταστάσεις για τις κρατήσεις που έγιναν υπέρ του δημοσίου και τρίτων, σχετικά με κάθε εξοφληθέντα τίτλο πληρωμής. Μεριμνά για την απόδοση των κρατήσεων μέσα στις προθεσμίες που προβλέπει ο νόμος, ως και για την αποστολή στα ασφαλιστικά ταμεία αντιγράφων των μισθοδοτικών και λοιπών καταστάσεων με σχετικά γραμμάτια καταβολής των υπέρ αυτών κρατήσεων από τα εντάλματα που έχουν εξοφληθεί. Φροντίζει για την αγορά και επικόλληση στα βιβλιάρια των μισθωτών των ενσήμων του Ι.Κ.Α. και των λοιπών ασφαλιστικών οργανισμών. Μεριμνά για τη διασφάλιση των χρημάτων, των αξιών και των ενσήμων. Μεριμνά για την αποστολή στη μηχανογραφική υπηρεσία της συνεργαζόμενης Τράπεζας των στοιχείων που χρειάζονται για την πίστωση των τρεχούμενων λογαριασμών των μισθοδοτούμενων. Μεριμνά για την αποστολή των μισθοδοτικών καταστάσεων στο ταμείο πληρωμών, την εξόφλησή τους, και την κατάθεση του χρηματικού προϊόντος σε λογαριασμό στην συνεργαζόμενη Τράπεζα. Παραλαμβάνει τα χρήματα για την πληρωμή της μισθοδοσίας από το Δημόσιο Ταμείο και φροντίζει για τις πληρωμές των αποδοχών. β. Το Τμήμα Προμηθειών:

13 Επιλαμβάνεται των πάσης φύσεως προμηθειών του Ιδρύματος, βάσει των μελετών και των προδιαγραφών που συντάσσουν τα αρμόδια τμήματα ή η Γενική Διεύθυνση Διοικητικών και Τεχνικών Υπηρεσιών. Συγκεντρώνει τα υποβαλλόμενα αιτήματα, επεξεργάζεται και καταρτίζει ετήσια προγράμματα προμηθειών και τα υποβάλλει για έγκριση στα αρμόδια όργανα. Μεριμνά για την εκτέλεση των προγραμμάτων αυτών. Μεριμνά για την διενέργεια των μειοδοτικών διαγωνισμών προμηθειών ως και για την σύνταξη, υπογραφή και εκτέλεση των σχετικών συμβάσεων. Προβαίνει σε διερεύνηση της αγοράς και παρέχει κάθε πληροφορία σχετικά με τους προμηθευτές, τις τιμές κλπ. Μεριμνά για την εισαγωγή και εκτελωνισμό των εφοδίων που εισάγονται από το εξωτερικό και για την χορήγηση δασμολογικών απαλλαγών. Διαχειρίζεται τα πάσης φύσεως αναλώσιμα υλικά, τηρεί αποθήκη αγοραζομένων κοινών υλικών (π.χ. φωτοτυπικό χαρτί, γραφική ύλη, κλπ) και τα χορηγεί στους δικαιούχους κατόπιν αιτήσεώς τους. Τηρεί αρχείο αγορών, συμβάσεων αγορών, ασφαλιστηρίων συμβολαίων και εγγυητικών επιστολών, που αφορούν τις προμήθειες. Μεριμνά για την εισαγωγή των αγοραζομένων ειδών στο Ίδρυμα και για την παραλαβή τους από τις επιτροπές παραλαβής οργάνων και λοιπών υλικών. Μεριμνά για την έγκαιρη, πλήρη και ακριβή καταγραφή στο βιβλίο απογραφής των μη αναλωσίμων υλικών που διαχειρίζονται οι υπηρεσίες του Ιδρύματος. Παρακολουθεί και διεκπεραιώνει κάθε θέμα που αφορά στην παραλαβή, διαχείριση, εκποίηση καταστροφή αχρήστου και γενικά κάθε είδους υλικού των υπηρεσιών του Ιδρύματος. Συντάσσει και υποβάλλει στα αρμόδια όργανα απολογιστικά στοιχεία για την εκτέλεση των προγραμμάτων προμηθειών. γ. Το Τμήμα Διαχείρισης Περιουσίας: Μεριμνά για την καταγραφή, εκκαθάριση, αξιοποίηση και διαχείριση των περιουσιών που καταλείπονται στο Ίδρυμα με κληρονομιές, καταπιστεύματα, κληροδοσίες, δωρεές ή με οποιονδήποτε άλλο τρόπο. Μεριμνά για την καταγραφή, αξιοποίηση, και διαχείριση του επιστημονικού εξοπλισμού του ιδρύματος, όπως βιβλίων, οργάνων, μηχανημάτων, εργαλείων κλπ., και της κινητής περιουσίας αυτού, όπως αξιογράφων και των λοιπών κινητών αξιών που ανήκουν στην ίδια περιουσία του ιδρύματος. Εισηγείται στα αρμόδια όργανα για κάθε θέμα που ανάγεται στην αποδοχή ή αποποίηση των κληρονομιών, καταπιστευμάτων και κληροδοσιών, ως και την σύναψη των συμβάσεων δωρεών. Μεριμνά για την έρευνα και τον έλεγχο των τίτλων κυριότητας των καταλειπομένων περιουσιακών στοιχείων (κινητών και ακινήτων), για την έκδοση και μεταγραφή των πράξεων που απαιτούνται για την απόκτηση κυριότητας από το Ίδρυμα, ως και για τη λήψη συντηρητικών μέτρων.

14 Καταρτίζει το κτηματολόγιο του Πολυτεχνείου Κρήτης και φροντίζει για την διαρκή ενημέρωσή του με κάθε επερχόμενη μεταβολή. Εισηγείται για κάθε θέμα που ανάγεται στην αξιοποίηση των παραπάνω περιουσιών σύμφωνα με το σκοπό των διαθετών ή δωρητών, την κείμενη νομοθεσία και τις ειδικότερες αποφάσεις των αρμοδίων οργάνων του Ιδρύματος. Μεριμνά για την έγκαιρη προκήρυξη των διαγωνισμών για την εκμίσθωση των ακινήτων, κατάρτιση και δημοσίευση των σχετικών διακηρύξεων, εισήγηση στα αρμόδια όργανα για την κατακύρωση ή μη του αποτελέσματος των διαγωνισμών, κατάρτιση και υπογραφή των μισθωτηρίων συμβάσεων, τήρηση και διαρκή ενημέρωση του αρχείου φακέλων μισθωτών ακινήτων, επιδίωξη αναπροσαρμογής των μισθωμάτων (εξωδίκως ή δικαστικώς). Μεριμνά για την πιστή τήρηση των όρων των μισθωτηρίων συμβάσεων από τους μισθωτές. Μεριμνά για την επισκευή και συντήρηση των ακινήτων σε συνεργασία με την Διεύθυνση Τεχνικών Υπηρεσιών. Τηρεί μητρώο αξιογράφων και το ενημερώνει συνεχώς με όλες τις μεταβολές. Παρακολουθεί τις κληρώσεις ομολογιών. Λαμβάνει κάθε πρόσφορο μέτρο για τον εντοπισμό και εξασφάλιση της νομής και κατοχής των καταλειπομένων περιουσιακών στοιχείων. Μεριμνά για την έγκαιρη και νόμιμη είσπραξη όλων των απαιτήσεων και δικαιωμάτων, που περιέχονται στις κληρονομιές, καταπιστεύματα, κληροδοσίες και δωρεές. Εισηγείται στα αρμόδια όργανα για την έγκαιρη βεβαίωση και είσπραξη των εσόδων, ως και για τη λήψη των αναγκαίων μέτρων εναντίον των καθυστερούντων οφειλετών. Παρακολουθεί τις φορολογικές υποχρεώσεις των κληρονομιών, κληροδοτημάτων, κληροδοσιών και δωρεών, μεριμνά για την εκπλήρωση του σκοπού και την εκτέλεσή τους και εισηγείται για την επωφελέστερη αξιοποίησης ή διάθεση αυτών, όταν δεν είναι δυνατό να πραγματοποιηθεί η βούληση του διαθέτη ή δωρητή. δ. Το Τμήμα Μισθοδοσίας: Τηρεί το μισθολογικό μητρώο του προσωπικού όλων των κατηγοριών και καταχωρεί τις εκδιδόμενες, μέσω των Τμημάτων Διδακτικού Προσωπικού, Διοικητικού Προσωπικού και ΕΤΕΠ-ΕΕΔΙΠ, διοικητικές πράξεις. Μεριμνά για την απόδοση των κρατήσεων μέσα στις προθεσμίες που προβλέπει ο νόμος καθώς και για την αποστολή στα ασφαλιστικά ταμεία αντιγράφων των μισθοδοτικών και λοιπών καταστάσεων των υπέρ αυτών κρατήσεων. Φροντίζει για την αγορά και επικόλληση στα βιβλιάρια των μισθωτών των ενσήμων του Ι.Κ.Α. και των λοιπών ασφαλιστικών οργανισμών. Μεριμνά για την διασφάλιση των χρημάτων, των αξιών και των ενσήμων.

15 Μεριμνά για την αποστολή στη μηχανογραφική υπηρεσία της συνεργαζόμενης Τράπεζας των στοιχείων που χρειάζονται για την πίστωση των τρεχούμενων λογαριασμών των μισθοδοτούμενων. Μεριμνά για την έγκαιρη αποστολή των μισθοδοτικών καταστάσεων στο ταμείο πληρωμών, την εξόφλησή τους και την κατάθεση του χρηματικού προϊόντος σε λογαριασμό της συνεργαζόμενης Τράπεζας. Παραλαμβάνει τα χρήματα για την πληρωμή της μισθοδοσίας από το Δημόσιο Ταμείο και φροντίζει για τις πληρωμές των αποδοχών. Εκδίδει καταστάσεις μισθοδοσίας των διδασκόντων με το Π.Δ. 407/80. Συγκεντρώνει και επεξεργάζεται τα στοιχεία για την κατάρτιση του προϋπολογισμού της μισθοδοσίας. Συντάσσει και υποβάλλει στατιστικά στοιχεία που αφορούν μισθοδοτικά θέματα για ενημέρωση του Υπουργείου Οικονομικών και Γενικού Λογιστηρίου του Κράτους. Τηρεί αρχείο αναλυτικών φακέλων κατά εργαζόμενο, αντιγράφων πληρωμών Τραπέζης, κ.λ.π. Συντάσσει τα δελτία μεταβολών για τον Η/Υ, φροντίζει για εκτύπωση της μισθοδοσίας και προβαίνει στους σχετικούς ελέγχους. Παρέχει στο οικείο τμήμα της Διεύθυνσης Τηλεπικοινωνιών, Δικτύων και Υπολογιστικής Υποδομής τις απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με τις μεταβολές που αφορούν στη μισθοδοσία για τη ρύθμιση των παραμέτρων του προγράμματος. Συνεργάζεται με τη Διεύθυνση Τηλεπικοινωνιών, Δικτύων και Υπολογιστικής Υποδομής για την προσαρμογή των προγραμμάτων σε περίπτωση αλλαγών των κανόνων υπολογισμού της μισθοδοσίας. Ενημερώνει τις μισθολογικές μερίδες και εκδίδει τα πιστοποιητικά αποδοχών και τις καταστάσεις φόρου εισοδήματος. Εκδίδει κάθε δεκαπενθήμερο αναλυτικά προσωπικά σημειώματα μισθοδοσίας για την ενημέρωση των μελών του προσωπικού όλων των κατηγοριών. 3. Διεύθυνση Ακαδημαϊκών Θεμάτων Η Διεύθυνση Ακαδημαϊκών Θεμάτων υποστηρίζει το εκπαιδευτικό έργο των Ακαδημαϊκών Τμημάτων συντονίζοντας θέματα κοινού ενδιαφέροντος και αποτελεί το επιτελικό όργανο του Ιδρύματος σε θέματα σπουδών. Οι αρμοδιότητές της περιλαμβάνουν: Θέματα εγγραφής στα τμήματα του Ιδρύματος Θέματα φοιτητικής μέριμνας, όπως η σίτιση και στέγαση, μέριμνα για τα άτομα με ειδικές ανάγκες, φοιτητικό δελτίο ειδικού εισιτηρίου και υγειονομική περίθαλψη Παροχή διδακτικών βιβλίων Θέματα υποτροφιών και βραβείων, ανταποδοτικών υποτροφιών και εκπαιδευτικών δανείων

16 Θέματα μετεγγραφών, κατατάξεων και μετακίνησης φοιτητών 4. Διεύθυνση Τεχνικών Υπηρεσιών Η Διεύθυνση Τεχνικών Υπηρεσιών : Καταρτίζει τον Προϋπολογισμού Δημοσίων Επενδύσεων που αφορά στα Τεχνικά Έργα, συντάσσει ή αναθέτει σε τρίτους την εκπόνηση πάσης φύσεως μελετών, δημοπρατεί τα έργα και τα παρακολουθεί, μεριμνά για τις επιμετρήσεις και τον ποιοτικό έλεγχο καθώς επίσης για την συντήρηση των έργων και των εγκαταστάσεων. Εισηγείται προς τα αρμόδια όργανα τα θέματα αρμοδιότητας της. Συγκεντρώνει τα δικαιολογητικά των δαπανών και τα υποβάλλει στην Διεύθυνση Οικονομικών Υπηρεσιών για έλεγχο και έκδοση ενταλμάτων πληρωμής. Παρακολουθεί την διεκπεραίωση των μελετών, την τήρηση των προθεσμιών για την εκτέλεση των έργων, την παραλαβή και εκκαθάριση των εργολαβιών. Συγκεντρώνει τα στατιστικά στοιχεία των έργων και μελετών. Συντάσσει πρωτόκολλα εγκατάστασης εργολάβων, πρακτικά περατώσεως και εντολές επίβλεψης. Παρέχει γραμματειακή υποστήριξη στο Τεχνικό Συμβούλιο. Επιμελείται για την τήρηση και διαφύλαξη των φακέλων των μελετών και των έργων, για το κλείσιμο των φακέλων των έργων και τήρηση του αρχείου παλαιών εργολαβιών. Τηρεί το πρωτόκολλο και το αρχείο της διεύθυνσης. Η Διεύθυνση συγκροτείται από τα Τμήματα: α. Μελετών β. Εκτέλεσης Έργων γ. Συντήρησης δ. Διοικητικής Υποστήριξης Οι αρμοδιότητες των Τμημάτων της Διεύθυνσης Τεχνικών Υπηρεσιών είναι: α. Το Τμήμα Μελετών: Υλοποιεί σε συνεργασία με τα άλλα Τμήματα της Διεύθυνσης το ετήσιο πρόγραμμα μελετών και έργων. Καθορίζει τις προδιαγραφές και συντάσσει τα κτιριολογικά προγράμματα για τις μελέτες.

17 Συντάσσει τις μελέτες σκοπιμότητας (επιστημονικά και οικονομικά στοιχεία) για την κατασκευή των έργων του Ιδρύματος σε σχέση με το γενικό κτιριολογικό σχέδιο του Πολυτεχνείου Κρήτης. Καταρτίζει τις μελέτες εξοπλισμού των κτιρίων και συντάσσει τις σχετικές προδιαγραφές για την προμήθειά τους. Τηρεί αρχείο σχεδίων και μελετών και των λεπτομερειών κατασκευής. Συντάσσει τα τεύχη δημοπράτησης ή τα ελέγχει όταν αυτά συντάσσονται από τρίτους και επιβλέπει όλες τις αρχιτεκτονικές, στατικές, ηλεκτρομηχανολογικές και λοιπές μελέτες ή τις εγκρίνει όταν συντάσσονται από τρίτους. β. Το Τμήμα Eκτέλεσης έργων: Επιβλέπει, ελέγχει και συντονίζει την εκτέλεση των έργων και κάθε άλλη διαδικασία, που προβλέπεται από την νομοθεσία για την εκτέλεση δημοσίων έργων. Μεριμνά για τη σύνταξη και έλεγχο των επιμετρήσεων, πρωτοκόλλων αφανών εργασιών, λογαριασμών, πρωτοκόλλων νέων τιμών μονάδας, ανακεφαλαιωτικών πινάκων, πρωτοκόλλων προσωρινής και οριστικής παραλαβής και μεριμνά για την έγκρισή τους. Ελέγχει την ποιότητα και την αναλογία των υλικών καθώς και την ποιότητα των κατασκευών. Μεριμνά για την κατάρτιση, έλεγχο και επίβλεψη των εγκριθέντων προγραμμάτων εκτέλεσης έργων, ετήσιων και μακροπρόθεσμων. Ελέγχει και μεριμνά για την καλή λειτουργία των κτιριακών, ηλεκτρομηχανολογικών εγκαταστάσεων και υποσταθμών του Ιδρύματος. γ. Το Τμήμα Συντήρησης : Επιθεωρεί συνεχώς τις κτιριακές εγκαταστάσεις και εισηγείται την εκτέλεση των αναγκαίων εργασιών συντήρησης. Φροντίζει για την λειτουργία και την συντήρηση όλων των εγκαταστάσεων, ιδίως δε των ανελκυστήρων, κλιματιστικών εγκαταστάσεων, λεβητοστασίων, ηλεκτρικών δικτύων και υποσταθμών, αντλιοστασίων, δικτύων ύδρευσης, οδικού δικτύου και μεριμνά για την τήρηση των σχετικών μητρώων λειτουργίας. Φροντίζει για την σωστή λειτουργία και την αποκατάσταση βλαβών σε οπτικές ίνες και καλώδια που χρησιμοποιούνται σε Τηλεπικοινωνίες και Δίκτυα και βρίσκονται στα προσπελάσιμα υπόγεια κανάλια του Ιδρύματος, σε συνεργασία (όπου χρειάζεται) με την Διεύθυνση Τηλεπικοινωνιών, Δικτύων και Υπολογιστικής Υποδομής. Μεριμνά για τη λειτουργία αποθήκης ανταλλακτικών και υλικών για τις ανάγκες των εργασιών συντήρησης και καθαρισμού. Συντάσσει μηνιαία πρωτόκολλα για την ανάλωση των υλικών, που διατίθενται από την αποθήκη.

18 Μεριμνά για την κατάρτιση και επίβλεψη εφαρμογής των εγκριθέντων ετήσιων προγραμμάτων συντήρησης των κτιρίων και εγκαταστάσεων του Ιδρύματος. Επιμελείται για την εκτέλεση των έργων συντήρησης και ανάπτυξης του πρασίνου. Μεριμνά για τον καθαρισμό και ευπρεπισμό των χώρων πρασίνου. Εποπτεύει τα συνεργεία στα οποία ανατίθενται εργασίες καθαρισμού, φύλαξης, συντήρησης των εγκαταστάσεων όπως επίσης και ανάπλασης και ανάπτυξης χώρων πρασίνου. Εποπτεύει το προσωπικό Επιστασίας, Καθαριότητας και Εργατικού Προσωπικού. Μεριμνά για την έγκαιρη απομάκρυνση των απορριμμάτων και κάθε άχρηστου υλικού από τους χώρους του Ιδρύματος. Τηρεί αποθήκη του προς εκποίηση αχρήστου υλικού. Παραλαμβάνει τους προς καθαρισμό και φύλαξη τάπητες του Ιδρύματος και τηρεί το σχετικό βιβλίο παραδόσεως και παραλαβής. Μεριμνά για την απρόσκοπτη λειτουργία των κοινοχρήστων εγκαταστάσεων. Μεριμνά για την εκτέλεση όλων εκείνων των απαραιτήτων εργασιών, όπως μεταφορά και τοποθέτηση επίπλων, που διασφαλίζουν μια διαρκή ετοιμότητα χρήσης όλων των εγκαταστάσεων. Έχει την ευθύνη όλου του προσωπικού φύλαξης. Λαμβάνει κάθε μέτρο προκειμένου να περιοριστούν φθορές της περιουσίας του Ιδρύματος. Ενεργεί για την απομάκρυνση από τους χώρους του Ιδρύματος κάθε τρίτου που προκαλεί ζημιές στις εγκαταστάσεις. Μεριμνά για τη φύλαξη των εγκαταστάσεων του Ιδρύματος από κακή χρήση, φθορά, κλοπές, κλπ. Ελέγχει τους εισερχόμενους τρίτους στις εγκαταστάσεις και φροντίζει για την τήρηση των κανονισμών κυκλοφορίας στο χώρο του Ιδρύματος. Εποπτεύει τους οδηγούς των αυτοκινήτων του Ιδρύματος εκτός αυτών των Πρυτανικών Αρχών. Ρυθμίζει κάθε θέμα που αφορά την κίνηση και διάθεση των μεταφορικών μέσων που διαθέτει το Πολυτεχνείο Κρήτης. Διενεργεί έλεγχο για τον τρόπο χρησιμοποίησής τους. Φροντίζει για τον ανεφοδιασμό τους σε καύσιμα και ελαιολιπαντικά και παρακολουθεί την κανονική κατανάλωσή τους. Εισηγείται για την προμήθεια των αναγκαίων υλικών και ανταλλακτικών. Μεριμνά για την συντήρηση και επισκευή των αυτοκινήτων και γενικά κάνει όλες τις απαραίτητες ενέργειες προκειμένου να διασφαλιστεί η διαρκής ετοιμότητά τους. δ. Το Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης Μεριμνά για την διεκπεραίωση της αλληλογραφίας της Τεχνικής Υπηρεσίας. Παρέχει γραμματειακή υποστήριξη στο Τεχνικό Συμβούλιο.

19 Τηρεί το αρχείο εγγράφων. Παρακολουθεί την κίνηση των πιστώσεων των έργων και μελετών. Συντάσσει στατιστικούς πίνακες και συλλέγει στατιστικά στοιχεία, σε σχέση προς τις αρμοδιότητες της Τεχνικής Υπηρεσίας. Παρακολουθεί τα νομικής φύσεως θέματα τα οποία προκύπτουν κατά την εκτέλεση των έργων ή τον έλεγχο των μελετών και παρέχει σχετικές πληροφορίες και στοιχεία στο Νομικό Σύμβουλο του Ιδρύματος. Παρέχει διοικητική υποστήριξη για την δημοπράτηση των κάθε είδους έργων και μελετών καθώς και για την κατακύρωση ή επανάληψη των διαγωνισμών. Μεριμνά για την κατάρτιση και υπογραφή των συμβάσεων για εκτέλεση μελετών και έργων καθώς και για την εγκατάσταση των αναδόχων. Ελέγχει τα δικαιολογητικά πληρωμής έργων και μελετών. Μεριμνά για την τήρηση αρχείου νομοθεσίας σχετικής με τα έργα και τις μελέτες και παρέχει κάθε σχετική πληροφορία. 5. Διεύθυνση Τηλεπικοινωνιών, Δικτύων και Υπολογιστικής Υποδομής Η Διεύθυνση Τηλεπικοινωνιών, Δικτύων και Υπολογιστικής Υποδομής (ΤΔΥΥ) σχεδιάζει, υλοποιεί και λειτουργεί τις κεντρικές υπηρεσίες πληροφορικής και επικοινωνιών του Πολυτεχνείου Κρήτης καθώς και τις υποδομές που αυτές απαιτούν. Παρέχει στην ακαδημαϊκή κοινότητα υψηλού επιπέδου υπηρεσίες όπως ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, πρόσβαση στο διαδίκτυο, τηλεφωνία, ανάπτυξη και υποστήριξη εφαρμογών ηλεκτρονικής διοίκησης και εκπαίδευσης. Διαχειρίζεται το ευρυζωνικό δίκτυο επικοινωνιών του Πολυτεχνείου Κρήτης το οποίο συνδέεται με το Εθνικό Δίκτυο Έρευνας και Τεχνολογίας με πολύ υψηλές ταχύτητες μεταγωγής δεδομένων μέσω καλωδίων οπτικών ινών. Σχεδιάζει και αναπτύσσει υποδομές που μεταξύ άλλων περιλαμβάνουν αίθουσες ηλεκτρονικών υπολογιστών, αίθουσες τηλεκπαίδευσης και ηλεκτρονικής μάθησης, τηλεφωνικά κέντρα και κέντρα φιλοξενίας και συστέγασης εξυπηρετητών. Παράλληλα συμμετέχει σε αναπτυξιακά έργα και προγράμματα και αναπτύσσει διαρκώς νέες πρωτοποριακές υπηρεσίες βασισμένες σε τεχνολογίες αιχμής. Οι υπηρεσίες της Διεύθυνσης προς τους χρήστες, παρέχονται μέσω των τριών τμημάτων της: το Τμήμα Τηλεπικοινωνιών και Δικτύων, το Τμήμα Εκπαιδευτικής Υπολογιστικής Υποδομής και το Τμήμα Διοικητικής Υπολογιστικής Υποδομής. Πρόκειται για μονάδες υψηλής έντασης εξειδίκευσης οι οποίες λειτουργούν πολλαπλασιαστικά στο θετικό αποτέλεσμα των εκπαιδευτικών, ερευνητικών και διοικητικών λειτουργιών. Το Πολυτεχνείο Κρήτης είναι το πρώτο ελληνικό πανεπιστήμιο το οποίο ενσωμάτωσε οργανικά τέτοιες δραστηριότητες στον διοικητικό του κορμό με το Προεδρικό Διάταγμα 54

20 του Μέχρι εκείνη την στιγμή οι υπηρεσίες αυτές προσφέρονταν ανεξάρτητα από το Κέντρο Διαχείρισης Δικτύων και το Μηχανογραφικό Κέντρο. Η σύσταση της Διεύθυνσης ήταν αδήριτη αναγκαιότητα αλλά και σημαντική καινοτομία. Και αυτό γιατί αντιμετώπισε με ενιαίο και αναπόσπαστο τρόπο τις υποδομές Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών του Ιδρύματος παρέχοντας τα μέσα για την αποτελεσματικότερη ανάπτυξή και διαχείρισή τους αλλά και για οικονομία κλίμακας. Η Διεύθυνση ΤΔΥΥ συνεργάζεται στενά με την Επιτροπή Μηχανογραφικού Κέντρου και Δικτύων η οποία εποπτεύει την λειτουργία των υποδομών του Μηχανογραφικού Κέντρου. Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας Πολυτεχνείου Κρήτης Η Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας (ΕΛΚΕ) του Πολυτεχνείου Κρήτης, στελεχώνεται από προσωπικό του Πολυτεχνείου Κρήτης, που διατίθεται με απόφαση της Συγκλήτου, ύστερα από πρόταση της Επιτροπής Ερευνών, και από προσωπικό που προσλαμβάνεται με απόφαση της Επιτροπής Ερευνών και αμείβεται από τον προϋπολογισμό του ΕΛΚΕ. Η Γραμματεία του ΕΛΚΕ έχει συνοπτικά τις ακόλουθες αρμοδιότητες: Παρακολουθεί τη λογιστική και διαχειριστική κίνηση του ΕΛΚΕ. Προβαίνει στην πληρωμή των δαπανών κάθε ερευνητικού έργου, εφόσον η δαπάνη προβλέπεται στον εγκεκριμένο προϋπολογισμό του έργου. Εξυπηρετεί γραμματειακά την Επιτροπή Ερευνών και εισηγείται σε αυτήν για θέματα της αρμοδιότητάς της. Μεριμνά για την εκτέλεση των αποφάσεων της Επιτροπής Ερευνών. Υποστηρίζει τους Επιστημονικούς Υπεύθυνους στη διαχείριση των ερευνητικών έργων. Τηρεί αρχείο των εκθέσεων ολοκλήρωσης των χρηματοδοτούμενων μέσω ΕΛΚΕ έργων. Μεριμνά για την καταγραφή σε ειδικό «βιβλίο διακίνησης υλικού» των μη αναλώσιμων υλικών κάθε είδους, των οποίων η προμήθεια πραγματοποιείται σε βάρος των πιστώσεων του ΕΛΚΕ. Συντάσσει κάθε χρόνο κατά μήνα Μάρτιο απολογισμό της οικονομικής διαχείρισης όλων των χρηματοδοτούμενων έργων του προηγούμενου έτους. Η Γραμματεία του ΕΛΚΕ αποτελείται από: Α) Τομέα Οικονομικής Διαχείρισης Αρμοδιότητες : Έλεγχος της επιλεξιμότητας και νομιμότητας των δαπανών

21 Έλεγχος του προϋπολογισμού των εκτελούμενων έργων (οικονομικό αντικείμενο), παρακολούθηση προόδου έργων (φυσικό αντικείμενο) Ενημέρωση των Υπευθύνων Έργων και της Επιτροπής Ερευνών σχετικά με την διαχείριση των εκτελούμενων έργων Έκδοση καταστάσεων δαπανών ερευνητικών έργων Τήρηση αρχείου διοικητικών θεμάτων εκτελούμενων έργων Διαδικασίες ολοκλήρωσης έργων Αντιμετώπιση ελέγχων χρηματοδοτών έργων σε συνεργασία με τον Τομέα Εσωτερικού Ελέγχου και Διασφάλισης Ποιότητος Β) Τομέα Προγραμματισμού Ανάπτυξης και Παρακολούθησης Έργων Αρμοδιότητες : Κατάρτιση ετήσιου προγραμματισμού έργων Τεχνικός και λειτουργικός σχεδιασμός έργων Παρακολούθηση της εκτέλεσης του φυσικού αντικειμένου των έργων σε συνεργασία με το Γραφείο Διαχείρισης Έργων Υποστήριξη των μελών ΔΕΠ στην υποβολή προτάσεων σε συνεργασία με το Γραφείο Διαμεσολάβησης Περιοδικές ενημερωτικές εκδόσεις που αφορούν τη λειτουργία του ΕΛΚΕ σε συνεργασία με το Γραφείο Διαμεσολάβησης Οργάνωση Ημερίδων με προσκεκλημένους ομιλητές από τις Διευθύνσεις της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, της Γ.Γ.Ε.Τ. και άλλους φορείς με θεματολογία τις νέες κατευθύνσεις της χρηματοδοτούμενης Έρευνας και την υποβολή προτάσεων στα νέα προγράμματα σε συνεργασία με το Γραφείο Διαμεσολάβησης Οργάνωση εκδηλώσεων με σκοπό τη διάχυση και διάδοση των αποτελεσμάτων της έρευνας σε συνεργασία με το Γραφείο Γρ. Διαμεσολάβησης Γ) Τομέα Διοικητικής Διαχείρισης Αρμοδιότητες : Παροχή γραμματειακής υποστήριξης στην Επιτροπή Ερευνών και στη Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού Ερευνών Υποστήριξη του Γραμματέα και του Αναπληρωτή του στην προετοιμασία των συνεδριάσεων της Επιτροπής Ερευνών και στην εκτέλεση των αποφάσεων Ενημέρωση επί των αποφάσεων της Συγκλήτου και του Πρυτανικού Συμβουλίου και πληροφόρηση των Διοικητικών Μονάδων της Γραμματείας για τις αποφάσεις που τις αφορούν Ενημέρωση των διοικητικών φακέλων των έργων που τηρούνται στο Γραφείο διαχείρισης ερευνητικών έργων Έκδοση βεβαιώσεων συνεργατών του Ειδικού Λογαριασμού Τήρηση του πρωτοκόλλου, διαχείριση της αλληλογραφίας και τήρηση του αρχείου αυτής

22 Διεκπεραίωση των εισερχόμενων έγγραφων Καταχώρηση διοικητικών στοιχείων και κινήσεων έργων στο μηχανογραφικό σύστημα Η προκήρυξη, δημοσιοποίηση και διεξαγωγή διαγωνισμών και προμηθειών. Η διαδικασία πρόσληψης συμβασιούχων Ι.Δ.Ο.Χ. (τήρηση διοικητικού φακέλου) και η παρακολούθηση των αδειών του προσωπικού Ι.Δ.Ο.Χ. Η παροχή γενικής πληροφόρησης σχετικής με τον ΕΛΚΕ σε θέματα προμηθειών προκηρύξεων ανακοινώσεων και συμβάσεων Σύνταξη και διεκπεραίωση συμβάσεων Καταχώρηση στοιχείων συμβάσεων στο πληροφοριακό σύστημα Δ) Τομέα Εσωτερικού Ελέγχου και Διασφάλισης Ποιότητας Αρμοδιότητες : Καθορισμός αρχών, κανόνων και τυποποίηση των διαδικασιών για τον έλεγχο και την διασφάλιση της ποιότητας της διαχείρισης των έργων Έλεγχος εντύπων ΕΛΚΕ για ερευνητικά έργα Διενέργεια ειδικών ελέγχων και η διερεύνηση ειδικών θεμάτων Σύνταξη εκθέσεων, με περιεχόμενο τα πορίσματα των ελέγχων και Υποβολή προτάσεων βελτίωσης του έργου της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού Ερευνών. Επικοινωνία με τους Εξωτερικούς Ελεγκτές για τον συντονισμό του ελεγκτικού έργου. Υποστήριξη των Επιστημονικών Υπευθύνων για την καταβολή των χρηματοδοτήσεων από τους χρηματοδότες. Τήρηση αρχείου φακέλων των έργων εσωτερικού ελέγχου. Ε) Γραφείο Νομικής Υποστήριξης Αρμοδιότητα του Γραφείου Νομικής Υποστήριξης είναι η συνδρομή του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας με εκπόνηση μελετών σε νομικά θέματα που άπτονται της λειτουργίας και των δραστηριοτήτων του. Ενδεικτικά τα θέματα αυτά αφορούν: τον έλεγχο της πάσης φύσεως συμβάσεων που συνάπτει ο Ειδικός Λογαριασμός Ερευνών τον έλεγχο των προκηρύξεων που εκδίδει ο Ειδικός Λογαριασμός Ερευνών Την διαδικασία εκτέλεσης των διαγωνισμών, είτε αυτοί διενεργούνται από τον ΕΛΚΕ είτε απ άλλη αναθέτουσα αρχή και αφορούν τον ΕΛΚΕ (π.χ. ενστάσεις, νομιμότητα της διαδικασίας), κλπ Την διατύπωση νομικών γνωμοδοτήσεων σε ερωτήματα που τίθενται από την Επιτροπή Ερευνών και τη Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού Ερευνών και που αφορούν τις αρμοδιότητες της Επιτροπής, το νομικό πλαίσιο που διέπει την λειτουργία του Ειδικού Λογαριασμού, κά

23 Την παροχή γνωμοδοτήσεων σε θέματα που σχετίζονται με τις υπαλληλικές σχέσεις του προσωπικού της Γραμματείας του ΕΛΚΕ Για την επιτέλεση του παραπάνω έργου το Τμήμα Νομικής Υποστήριξης συνεργάζεται, όπου απαιτείται, με τις λοιπές οργανικές Μονάδες της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού Ερευνών και με τον Νομικό Σύμβουλο του Ιδρύματος και εκπροσωπεί, κατόπιν εξουσιοδότησης της Επιτροπής, τον Ειδικό Λογαριασμό Ερευνών ενώπιον δημόσιων αρχών καθώς και σε διαπραγματεύσεις με τρίτους. ΣΤ) Γραφείο Υποστήριξης Πληροφοριακών Συστημάτων Αρμοδιότητες : Ανάπτυξη νέων εφαρμογών των Πληροφοριακών Συστημάτων ή αναπροσαρμογή των υπαρχουσών για τις ανάγκες της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού Ερευνών και για τρίτους σε θέματα πληροφοριακών συστημάτων διαχείρισης της έρευνας Υποστήριξη των Μηχανογραφικών Συστημάτων του ΕΛΚΕ Συντήρηση των Μηχανογραφικών Συστημάτων Βελτιώσεις Τροποποιήσεις των Μηχανογραφικών Συστημάτων Διασφάλιση επικοινωνίας των Μηχανογραφικών Συστημάτων του ΕΛΚΕ με τα άλλα Μηχανογραφικά Συστήματα του Ιδρύματος Εκπαίδευση του προσωπικού σε θέματα Πληροφοριακών Συστημάτων Ανάπτυξη και η συντήρηση ιστοσελίδων του ΕΛΚΕ Υποστήριξη σε θέματα hardware και software της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού Ερευνών. Ο Προϊστάμενος της Γραμματείας έχει τις ακόλουθες αρμοδιότητες και καθήκοντα: Συντονισμός, έλεγχος και εποπτεία της ομαλής και εύρυθμης λειτουργίας της Γραμματείας του ΕΛΚΕ (Π.Δ. 432/81 και ΚΑ/679/96). Παρακολούθηση και ιεράρχηση των αναγκών της Γραμματείας, εντοπισμός των μεταβολών στο φόρτο εργασίας και εισήγηση στην Επιτροπή Ερευνών για την κατάλληλη αξιοποίηση και αναβάθμιση του προσωπικού (σε συνεργασία με τους προϊσταμένους των αντίστοιχων Τομέων και Γραφείων). Παρακολούθηση της επίτευξης των στόχων που τίθενται από την Επιτροπή Ερευνών ή/ και τη Σύγκλητο. Υπογραφή οικονομικών απολογισμών προς τους χρηματοδότες, κτλ όπου απαιτείται Έλεγχος της νομιμότητας των υποχρεώσεων που αναλαμβάνει ο ΕΛΚΕ και σχετική ενημέρωση της Επιτροπής Ερευνών σε συνεργασία με το Γραφείο Νομικής Υποστήριξης, παρακολούθηση των εσωτερικών διαδικασιών αξιολόγησης και επιλογής, εισήγηση στα αρμόδια όργανα για τις αναγκαίες εγκρίσεις, Παρακολούθηση της ορθής εκτέλεσης του Προϋπολογισμού. Ενημέρωση του αρμόδιου Αντιπρύτανη Προέδρου της Επιτροπής Ερευνών για τις ενδεχόμενες

24 εκκρεμότητες ή υπερβάσεις. Εισηγήσεις για απαιτούμενες τροποποιήσεις του προϋπολογισμού. Κατάρτιση απολογισμού. Παρακολούθηση του αποθεματικού του ΕΛΚΕ. Χαρακτηρισμός και εξασφάλιση της έγκαιρης διανομής της εισερχόμενης αλληλογραφίας. Υπογραφή όλης της αλληλογραφίας που αναφέρεται σε διαχειριστικά θέματα. Διάρθρωση στελέχωση του προσωπικού της Γραμματείας. Ανάθεση καθηκόντων στους Προϊσταμένους των διοικητικών μονάδων. Ανάθεση καθηκόντων στο υπόλοιπο προσωπικό της Γραμματείας σε συνεργασία με τους Προϊσταμένους των μονάδων αυτής Α1.1.2 Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου Δεν εμπλέκονται άλλοι φορείς για την επιτυχή έκβαση του έργου. Α1.1.3 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ) Για τις ανάγκες υλοποίησης του Έργου της παρούσας Διακήρυξης έχει οριστεί πενταμελής «Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ)» κατόπιν δημόσιας ηλεκτρονικής κλήρωσης σύμφωνα με άρθρο 26 του Ν. 4024/2011. Αρμοδιότητα της ΕΔΔΑΠ αποτελεί η διενέργεια του διαγωνισμού και η αξιολόγηση των προσφορών του παρόντος Έργου. Επιτροπή Αξιολόγησης Ενστάσεων (ΕΑΕ) Για τις ανάγκες αξιολόγησης των ενστάσεων και προσφυγών που πιθανώς θα κατατεθούν στην αξιολόγηση των Προσφορών έχει οριστεί «Επιτροπή Αξιολόγησης Ενστάσεων (ΕΑΕ)» αποτελούμενη από 5 μέλη κατόπιν δημόσιας ηλεκτρονικής κλήρωσης σύμφωνα με άρθρο 26 του Ν. 4024/2011, διάφορα της Επιτροπής Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ). Αρμοδιότητα της ΕΑΕ αποτελεί η αξιολόγηση των ενστάσεων και προσφυγών που θα κατατεθούν στο πλαίσιο του διαγωνισμού του παρόντος Έργου.

25 Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ) Για τις ανάγκες παρακολούθησης και τελικής παραλαβής του Έργου όπως θα προκηρυχθεί από την παρούσα διακήρυξη έχει οριστεί από το Ίδρυμα τριμελής «Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ)». Αρμοδιότητα της ΕΠΠΕ είναι η παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης και η τμηματική και οριστική παραλαβή του παρόντος Έργου. Επίσης αρμοδιότητα της ΕΠΠΕ είναι η ανάπτυξη στρατηγικής και η υποστήριξη του υπό προμήθεια και υπό επέκταση συστήματος, προκειμένου να γίνει ευκολότερα η μετάβαση στην νέα επέκταση του συστήματος. Επίσης αρμοδιότητα της ΕΠΠΕ είναι η ανάπτυξη στρατηγικής και η υποστήριξη του υπό προμήθεια και υπό επέκταση συστήματος, προκειμένου να γίνει ευκολότερα η μετάβαση στην νέα επέκταση του συστήματος. Α1.2 Υφιστάμενη κατάσταση Τα σχετιζόμενα με το έργο υφιστάμενα συστήματα και υποδομές πληροφορικής, έχουν ως εξής: Το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα χρησιμοποιεί υποδομές εξοπλισμού οι οποίες είναι ξεπερασμένες και υποστηρίζουν την λειτουργία μόνο των «παλαιών» συστημάτων λογισμικού για τη διαχείριση των οικονομικών και διοικητικών υπηρεσιών, στο βαθμό που ακόμη χρησιμοποιούνται. Το συγκεκριμένο λογισμικό παρείχε και σε ορισμένες περιπτώσεις παρέχει ακόμη τις βασικές υπηρεσίες στο Πανεπιστήμιο σε θέματα οικονομικών (μισθοδοσία, προμήθειες) και διοικητικών (καρτέλες υπαλλήλων με συνοπτικές πληροφορίες). Επισημαίνεται ότι οι εφαρμογές είναι «κλειστής αρχιτεκτονικής» σε γλώσσα Cobol που δεν διαθέτει γραφικό περιβάλλον λειτουργίας. Προκειμένου να ολοκληρωθούν οι απαιτούμενες υποδομές, θα εγκατασταθούν: Τρεις εξυπηρετητές Windows 2008 R2 και δύο Microsoft SQL Server 2008, οι οποίοι θα υποστηρίξουν πλήρως τα νέα πληροφοριακά συστήματα που θα εγκατασταθούν, τόσο από πλευράς απρόσκοπτης, αποδοτικής και συνεχούς λειτουργίας όσο και από πλευράς λήψης αντιγράφων ασφαλείας. Η ολοκλήρωση των υποδομών δεν είναι αντικείμενο του παρόντος έργου. Αναλυτικά τα παραπάνω υποσυστήματα υποστηρίζουν: Υποσύστημα Διοικητικού (Προσωπικού) Γενικά Καρτέλα Εργαζόμενου (Προσωπικά στοιχεία, Στοιχεία πατρός / μητρός, Γενικά στοιχεία, Στοιχεία Διεύθυνσης, Στοιχεία Ταυτότητος) Στοιχεία Ασφάλισης

26 Παρακολούθηση Οικογένειας Στοιχεία μόρφωσης: Πτυχίο, Τίτλος, Πανεπιστήμιο Εσωτερικού ή Εξωτερικού, Σχολή, Ημερομηνία Απόκτησης Τίτλου Ξένες Γλώσσες Βαθμίδες, κατηγορίες (ΔΕΠ, ΕΔΤΠ, ΔΠ, Δάσκαλοι του Π.Δ. 407/80 κτλ.) Γνωστικά αντικείμενα Στοιχεία αρχικής πρόσληψης (ημ/νίας αρχικής πρόσληψης, ανάθεσης καθηκόντων, ΦΕΚ πρόσληψης κτλ) Μισθολογικά Κλιμάκια Ακαδημαϊκοί Τίτλοι Τοποθέτηση, Σχέσεις Εργασίας, Επιδόματα Διαχείριση Ποινών Διδασκαλία, Σεμινάρια Παρακολούθηση προϋπηρεσίας για επιδόματα χρόνου υπηρεσίας Παρακολούθηση των συμβάσεων, ανανεώσεων, οργάνων κτλ. Άδειες Προσωπικού Είδος Άδειας: π.χ. Εκπαιδευτική, Αναρρωτική, Σεμινάρια, κτλ. Υπόλοιπα αδειών Έναρξη, Διάρκεια, Ημ/νία διακοπής Εξέλιξη προσωπικού Υπηρεσιακές μεταβολές: Διορισμός, Μονιμοποίηση, Απόλυση, Επαναδιορισμός, Μετάταξη, Ποινές, Προαγωγές, Προσαυξήσεις μισθού, Λύση υπαλληλικής σχέσης, Βαθμός, Μισθολογικό κλιμάκιο κτλ. Πράξεις μεταβολών: Διατάγματα, χρονολογία Δημοσιεύεις: Αριθμός ΦΕΚ, Χρονολογία Υποσύστημα Οικονομικών Υποθέσεων Προϋπολογισμός Κατάρτιση Έγκριση Οριστικοποίηση. Αναμορφώσεις, δεσμεύσεις και εγκρίσεις. Παρακολούθηση υλοποίησης (εσόδων και εξόδων). Απολογισμοί Διαχείριση εσόδων και εξόδων Ταμείο Εκθέσεις Ανάληψης Δαπάνης. Μητρώα συναλλασσομένων (Δικαιούχων ΧΕΠ, οφειλετών, διαχειριστών κλπ) Παραστατικά Δαπανών και Αγορών. Έκδοση χρηματικών ενταλμάτων πληρωμής.

27 Βεβαιώσεις οφειλών (παραστατικά εσόδων, οίκοθεν, χρηματικοί κατάλογοι) Παρακολούθηση υλικού Τήρηση Μητρώου Παγίων και Περιουσίας: Ενημέρωση από παραστατικά. Χρέωση παγίου σε τμήματα και υπευθύνους. Αναλυτικές κινήσεις. Βελτιώσεις. Προσθήκες. Επεκτάσεις. Καταστροφές. Κλπ. Τήρηση Αποθήκης αναλωσίμων: Εισαγωγές, εξαγωγές, ανάλωση και διακίνηση. Ταμείο Πληρωμές πάσης φύσεως (μετρητά, επιταγές, εμβάσματα, κλπ) Γραμμάτια και τριπλότυπα είσπραξης Αποδόσεις κρατήσεων Τράπεζες: Παρακολούθηση λογαριασμών Όψεως και Επιταγών. Λογιστήριο Δημόσια (λογαριασμοί Τάξεως), Γενική και Αναλυτική λογιστική Ενημέρωση αναλυτικών κινήσεων, αυτόματα από τις κινήσεις και τα παραστατικά των υπολοίπων υποσυστημάτων Τήρηση προβλεπόμενων βιβλίων και στοιχείων Μισθοδοσία Διαχείριση Καρτέλας εργαζομένων με προσωπικά, διοικητικά και μισθοδοτικά στοιχεία Διαχείριση Προϋπηρεσίας εργαζόμενου Διαχείριση Σπουδών και επαγγελματικής κατάρτισης Διαχείριση Προστατευόμενων Μελών, Διαχείριση Αδειών, Ασθενειών και Απουσιών Α1.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας Οργανωτική δομή των Πανεπιστημίων Τα πανεπιστήμια είναι νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου με πλήρη αυτοδιοίκηση. Τελούν υπό την εποπτεία του κράτους δια του Υπουργού Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων, ενισχύονται οικονομικά απ' αυτό και λειτουργούν βάσει των σχετικών νόμων.